Ciel documentation/obligation_TVA.PDF
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La-Solution-Associat..> 07-Sep-2012 10:26 -
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CIELNormeN4DS.htm 18-Jan-2012 07:17 12K
CIELauto-entrepreneu..> 18-Jan-2012 07:02 30K
solutioncielassociat..> 14-Oct-2011 10:09 -
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IPXPIA140.pdf 24-Aug-2009 17:33 175K
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IPWPI1300.pdf 24-Aug-2009 17:33 539K
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IPWKF300.pdf 24-Aug-2009 17:33 735K
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IPWK1600.pdf 24-Aug-2009 17:32 821K
IPWI1500.pdf 24-Aug-2009 17:32 106K
IPWGE900.pdf 24-Aug-2009 17:32 605K
IPWGQ250.pdf 24-Aug-2009 17:32 186K
IPWG1600.pdf 24-Aug-2009 17:32 576K
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IPWDF900.pdf 24-Aug-2009 17:31 578K
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Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris.
Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com
L’obligation de télédéclarer et télépayer la TVA
obligation_TVA2015
Depuis le 1er octobre 2014, l’ensemble des entreprises sans condition de chiffre d’affaires doivent
télédéclarer leur TVA et télérégler les montants dus au titre de la TVA, de l’impôt sur les sociétés et de la
taxe due les salaires.
Pourquoi télédéclarer avec Ciel ?
Ouverte à toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, la télédéclaration
comporte de nombreux avantages :
• Vous obtenez des déclarations prêtes à l’envoi directement depuis votre logiciel Ciel sans aucune ressaisie
• Vous êtes rapidement informé(e) de leur réception et leur validation
• Vous recevez un e-mail avant chaque déclaration vous rappelant la date limite de dépôt
• Vous êtes prélevé(e) automatiquement à la date d’échéance grâce au télérèglement
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service commercial Ciel au 01 55 26 34 34.
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Ciel directDéclaration TVA
Manuel de découverte
Ciel Devis Factures
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante : laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé)
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et
peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte .................................................................................................5
Aides et documentations ......................................................................................................... 6
Commencer à travailler............................................................................................................ 7
Environnement ........................................................................................................................ 8
Création d’un dossier................................................................................10
Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 11
Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 13
Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 16
Prise en main ............................................................................................21
Les clients ............................................................................................................................. 22
Les articles ............................................................................................................................ 26
La saisie document................................................................................................................ 28
Les devis ............................................................................................................................... 30
Les factures........................................................................................................................... 35
Les règlements ...................................................................................................................... 37
Les avoirs .............................................................................................................................. 41
Relancer un client.................................................................................................................. 43
Consulter un compte client.................................................................................................... 44
Le rapport des ventes ............................................................................................................ 46
Autres fonctionnalités...............................................................................47
Mot de passe......................................................................................................................... 48
Sauvegarde............................................................................................................................ 49
Restauration.......................................................................................................................... 50
Calculatrice ........................................................................................................................... 51
Purge..................................................................................................................................... 52
Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 53
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 54
Modifier un modèle de facture............................................................................................... 55
Index ........................................................................................................56
Découverte
Découverte
6
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
La documentation
La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le
menu Aide :
• Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du
logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous
souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de
consulter ce document.
• Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des
informations utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir
puis de la COMMANDE à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel
de référence ou l’aide.
Découverte
7
Commencer à travailler
Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la
création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel.
Démarrer Ciel Devis Factures
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre
ordinateur ou bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES.
3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES.
Ouvrir le dossier d'exemple
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir
le dossier d'exemple :
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple .
2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc.
Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton
.
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
Attention !
Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle
société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU).
Découverte
8
Environnement
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.
Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF
(Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux
différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).
Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel
• ouvrir des applications ou des fichiers
• présenter des images ou des notes texte
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email)
afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre
programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Bouton de fermeture
de l’application
Bouton de réduction et
d’agrandissement
Espace de travail Barre de navigation
(masquée par défaut) Barre de statut Intuiciel
Découverte
9
Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE
NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.
Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
L’Intuiciel
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est
composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez
depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE du logiciel.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône
du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Création d’un dossier
Création d’un dossier
11
Choisir la méthode de création du dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier d'exemple en activant
la commande FERMER du menu DOSSIER.
Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la
création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier.
Création d’un nouveau dossier
Lors de la création d’un nouveau dossier, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel
Professionnel indépendant.
1. Si vous souhaitez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui].
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] et suivez la procédure suivante.Lorsque vous activez
la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche :
Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis
une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société
qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas,
cochez l’option de votre choix.
1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Attention !
Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Devis Factures.
Contactez le service commercial pour en savoir plus.
Création d’un dossier
12
La fenêtre suivante s’affiche:
Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création :
Mode de création rapide
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité)
sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 13.
Mode de création détaillé
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un
dossier en mode détaillé, page 16.
3. Cochez l'option de votre choix.
4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>].
Création d’un dossier
13
Créer un dossier en mode rapide
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide.
Étape : Raison sociale
Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez
renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA).
7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels
à Responsabilité Limitée).
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous
imprimerez à partir de Ciel Devis Factures.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Service à la personne
Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez
d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
Création d’un dossier
14
Étape : Exercices et paramètres
Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier.
9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
la date ou bien utiliser l'icône du calendrier .
10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA.
• si vous souhaitez facturer en TTC.
11. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
12. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de
votre fichier.
Attention !
La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas
à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Création d’un dossier
15
Étape finale
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel
Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe].
Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.
Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 48.
13. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre
de titre de la fenêtre principale.
Création d’un dossier
16
Créer un dossier en mode détaillé
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé.
Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes :
• Raison sociale.
• Service à la personne.
• Coordonnées et paramètres.
• Logo ou photo.
• Modes de paiement.
• Articles.
• Clients.
• Intervenants.
Nous ne détaillerons pas ici les quatre premières étapes de la création qui sont similaires à celles que
nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide,
page 13.
Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante.
Étape : Logos
Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise.
Vous pouvez :
• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier.
• importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom).
• récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
Création d’un dossier
17
Étape : Modes de paiement
Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par
défaut.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Mode de paiement s’affiche.
2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé.
Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite,
etc.
Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de
nouveaux.
3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection .
4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche
lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste .
La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône
. Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client
concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans
le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type
Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent
que le compte.
6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK].
Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste.
7. Procédez de même pour les autres modes de paiement.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Création d’un dossier
18
Étape : Articles
Dans cette étape, vous allez créer vos Articles.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel
Article s'affiche. Voir Créer un article, page 26.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Clients
Dans cette étape, vous allez créer vos Clients.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Client. Voir Créer un client, page 24.
Création d’un dossier
19
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Intervenants
Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants.
Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne dans l’étape
Service à la personne.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant.
3. Dans l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées.
4. Dans l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.
Création d’un dossier
20
Etape Félicitations
La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre
dossier.
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel
Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y
le mot de passe.
Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 48.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de
la fenêtre principale.
Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis
SOCIÉTÉ du menu DOSSIER.
Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et
Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos
premières factures.
Prise en main
Prise en main
22
Les clients
La liste des clients
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS.
Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects.
La catégorie Clients est active par défaut.
Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de
modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste.
Pour accéder à la liste des fournisseurs et prospects, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de
la fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.
La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails
sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Rechercher un client
Menu EDITION - commande RECHERCHER ou .
Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est
d'effectuer une recherche.
La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher :
1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis
sélectionne le premier élément répondant à la demande.
Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis.
Mot entier uniquement
Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez, tel
qu'il est enregistré dans votre liste.
Prise en main
23
Exemple
Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en
majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne pourra aboutir.
Respecter Min/Maj
Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque
vous saisissez votre mot pour la recherche.
Exemple
Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en
majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir.
En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès.
Sélectionner les éléments
Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients concernés par
votre recherche.
Direction
Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir
du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.
Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect.
Filtrer la liste
Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par
conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile de peaufiner les sélections et de réduire
le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement.
Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans le Manuel de référence, partie
Présentation générale, chapitre Les Filtres.
Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé
ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à
l'aide du menu déroulant.
Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet d'effectuer différentes
sélections selon vos besoins.
Exemple
Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris.
1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes.
La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste.
2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton .
3. Indiquez Paris dans la zone Valeur.
4. Validez vos critères en appuyant sur la touche .
Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de Paris.
Annuler un filtre
Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le menu déroulant
FILTRES.
La liste complète s'affiche à nouveau.
Ouvrir une fiche client
1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES.
2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir.
Prise en main
24
Créer un client
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]
Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé.
Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de
la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.
Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence
(chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE.
1. Saisissez le Nom du client.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
L'onglet Fiche
2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax,
adresse E-mail, etc.)
Vous disposez des boutons suivants :
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude
de l'adresse.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
• Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le
site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre.
L'onglet Complément
L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers
selon des caractéristiques communes.
3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton
[Créer].
4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors
de ses règlements. Vous pourrez le modifier.
Prise en main
25
5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre
client.
La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client.
L'onglet Contact
Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact.
6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs
contacts pour chaque client.
Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le
menu LISTES, commande CONTACTS.
Prise en main
26
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou
prestations correspondant aux produits que vous vendez.
Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir
de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer.
Créer un article
Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer].
Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un
nouveau client).
1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques
communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions.
2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser
d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description.
Prise en main
27
Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte
(Gras, Souligné, etc.).
Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les
pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de
l'article qui est repris.
3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté.
4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.
Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous
n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule :
Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT
5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant.
Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.
6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques),
affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.
Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS.
7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste.
8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez pas faire apparaître
cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne.
9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.
Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau.
Le remplissage automatique
Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix
d'affichage des fenêtres Liste.
Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple
augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ).
Prise en main
28
La saisie document
La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en
saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône .
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données.
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale.
En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic
droit) de la liste des pièces clients.
Pour plus de détails sur reportez-vous aux paragraphes “Les devis”, page 30 et “Facturer un client”,
page 35 et “Établir un avoir”, page 41.
Exemple : Extrait d’un devis
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une
ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce
mode de saisie.
Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser»
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris
enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre
de saisie (devis, facture, avoir.)
Saisissez les
informations
directement
dans la pièce
commerciale.
Prise en main
29
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect
pour lequel vous souhaitez établir la pièce.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez le devis dans la fenêtre Liste des factures.
Prise en main
30
Les devis
Préparer un devis
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS.
Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet,
pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en
facture, vous utilisez la commande DEVIS du menu LISTES.
Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez
un client ou un prospect.
• Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis.
La fenêtre de création du devis apparaît.
Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Nouveau client] ou
[Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de
création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre
de création du devis.
La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties :
L'entête du devis
Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code
client, son nom et son adresse.
Le corps du devis
Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix.
Le pied du devis
Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.
Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le
sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL.
Renseigner l'entête du devis
Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro
du dernier devis créé.
Prise en main
31
Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet
Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
La date de travail est proposée comme Date du devis.
La Date de validité correspond à la durée du devis.
Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en
fin de zone.
Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez
modifier ces informations.
Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de
liste situé à la fin de la zone Code.
Saisir les articles dans le corps du devis
Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis.
La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se
place dans la colonne Code article du tableau de saisie.
Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement
lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre
article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de
Recherche rapide.
2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante.
Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations
définies dans la fiche article.
3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones.
4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur la touche
ou .
Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées.
Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du
devis, est calculé.
Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur
Description article. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche puis appuyez sur la
touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA,
etc.
Compléter et vérifier les données du pied du devis
Facturer en TTC
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT.
Éco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation
s'affiche à titre informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS
CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en
montant en saisissant une valeur dans la zone Remises globale. En fonction des articles saisis, les zones
sont remises à jour automatiquement.
Prise en main
32
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la
zone Acompte.
Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le
programme en fonction des articles saisis dans le devis.
• Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose
ensuite d'effectuer différents traitements :
• Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix.
Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Imprimer un devis
A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis.
Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la
commande OPTIONS du menu DOSSIER.
Imprimer après la création d'un devis
1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK] pour demander
l'édition du devis.
Imprimer à partir de la liste des devis
Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez par la commande
DEVIS du menu LISTES.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste.
Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler votre demande
en cliquant sur le bouton [Annuler].
La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression.
Envoyer le devis par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique
et un modem.
1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par e-mail.
Prise en main
33
3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire.
A ce stade, vous pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste vide. Vous
devez alors la saisir.
4. Cliquez sur le sur le bouton [OK].
5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.
Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe Reader).
Aperçu du devis à l'écran
L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier, selon le modèle de
devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu
DOSSIER.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste.
La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche.
3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en cliquant sur le bouton [Imprimer
tout] situé en haut de la fenêtre.
Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque
vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu.
Rechercher un devis
Pour rechercher un devis :
• Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la barre d’actions.
Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse.
• ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la liste, page 23.
Modifier et supprimer un devis
Menu LISTES - commande DEVIS.
Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis.
1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne.
Le masque de saisie du devis s'affiche.
3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le bouton [OK].
Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis concernés dans la
liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer plusieurs par
sélection multiple dans la liste.
Accepter un devis
Menu LISTES - commande DEVIS.
Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi
créée, son règlement et son impression.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter.
Prise en main
34
2. Cliquez sur le bouton [Accepter].
Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables, accessibles depuis
le menu DOSSIER, commande OPTIONS.
Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES
du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la
commande RÈGLEMENT du menu LISTES.
Convertir un devis en facture
A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus
d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que
partiellement accordé.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture].
Un message vous demande de confirmer ce traitement.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran.
4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement.
5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK].
Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du
menu LISTES.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Prise en main
35
Les factures
Facturer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT.
C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.
Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS
du menu LISTES, bouton [Transférer en facture].
Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à
l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la
facture et le pied de la facture.
Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la
création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 30.
Valider une facture
Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être
validée.
Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou
lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne
l'est pas.
En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN
RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si
elle ne l'est pas encore.
Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage
du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste.
Pour valider une facture à partir de la liste des factures
1. Placez le curseur sur la facture à valider.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Un message vous demande de confirmer le traitement.
3. Cliquez sur [Oui].
Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment :
• la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier,
• l'imprimer sur papier,
• l'envoyer par e-mail à votre client.
Aperçu d'une facture à l'écran
Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles
qu'elles s'imprimeront sur papier.
La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles
depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche.
3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en cliquant
sur le bouton [Imprimer tout] (dans l'entête de la fenêtre Aperçu).
Prise en main
36
Imprimer une facture
Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de
la liste des factures.
Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis
la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer].
La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche.
3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].
Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur l'icône ,
présentée au-dessus de la liste des factures.
Supprimer une facture
Seules les factures non validées peuvent être supprimées.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer.
Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures,
appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez sur toutes les lignes correspondant
aux factures à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression.
3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement.
Les factures d’acompte
Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail.
Voir Saisir un acompte, page 38.
Prise en main
37
Les règlements
Encaisser un règlement
Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT.
Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les
factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées.
Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.
Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez le chapitre Mon
argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE).
Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche :
La date de travail est proposée comme Date de règlement.
Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et
à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du
menu DOSSIER.
Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir
sélectionné et effacé.
1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de
Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans
la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés.
2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur
l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous
pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les
premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection.
4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé.
Prise en main
38
La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et
Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci
indiqueraient le montant restant dû sur la facture.
5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement.
Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.
Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide .
Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler]
Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton [Régler].
La fenêtre suivante s'affiche :
La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé.
2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement.
Saisir un acompte
Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte].
Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte.
2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].
Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire
en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte.
Prise en main
39
Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez :
La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier.
Le Code est indiqué par défaut.
Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture
pour laquelle le client verse l'acompte.
Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est
défini dans le mode de paiement.
Les deux dernières zones peuvent être modifiées.
1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé.
La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste.
2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.
Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras.
La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer
indique le montant restant dû.
Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée,
que le montant réglé correspond à un acompte.
Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture
Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de la facture vous
permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre commande.
L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée.
Votre logiciel affichera alors la fenêtre d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment.
Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures d’acompte, page 36.
Prise en main
40
Consulter les règlements
Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS.
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de
la commande utilisée.
Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de :
• la liste des factures, par le bouton [Régler]
• l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte])
• l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT)
Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en
cliquant sur le bouton [Supprimer].
Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste.
Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom
du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement.
La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme
d'acompte.
Prise en main
41
Les avoirs
Établir un avoir
Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes :
• la saisie de toutes pièces,
• la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations.
Saisir un avoir de toutes pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR.
Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.
Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche.
1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer.
La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche.
2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour
un devis ou une facture.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé.
Établir un avoir total à partir d’une facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous
évitez ainsi une double saisie des informations.
A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les
factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.
La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture
partiellement réglée.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total.
Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu
LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la
pièce.
Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro.
Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture.
Établir un avoir d'annulation de facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être
enregistré.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
Prise en main
42
3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous
en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire.
4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra
d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique.
La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un
commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Remboursement d’avoir
Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser].
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Étape préalable à la création d'un avoir :
1. Création d'une facture.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement.
2. Cliquez sur le bouton [Rembourser].
3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner
une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...).
4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé.
5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte.
6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK].
Prise en main
43
Relancer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT.
Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé
leurs factures à la date d'échéance.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer.
2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer
via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en
pièce jointe via votre messagerie.
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de
vos relances.
3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options
proposées :
• Tous : tous les clients existants seront sélectionnés.
• Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance.
Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner.
• De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés,
utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner.
4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées.
5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance.
6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...].
7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.)
8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes :
• Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous
indiquerez seront sélectionnées.
• Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de
chaque client, sera utilisé comme critère de sélection.
9. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le
paramétrage de votre imprimante et du format d'impression.
Prise en main
44
Consulter un compte client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT.
A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné :
lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou encore accéder à sa fiche pour lui
apporter d'éventuelles modifications.
1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez sur l'icône
d'appel de liste.
2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets :
• Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné.
• Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées.
Devis : liste de tous les devis émis pour le client.
Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client.
Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client sélectionné.
• Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client.
Accéder à une fiche Client
Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des
modifications.
Envoyer un e-mail au client
Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem
et une messagerie électronique sur votre ordinateur.
1. Cliquez sur le bouton [Email].
Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message,
le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous devez alors saisir son adresse.
Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre. L'adresse
électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire.
2. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.
Prise en main
45
Consulter le site Web
Cette commande ouvre votre navigateur Internet.
Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site Web, celui-ci s'ouvre.
Envoyer une relance au client
Vous pouvez effectuer une relance pour un ou plusieurs clients en cliquant sur le bouton [Relancer].
La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par
la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS.
Voir Relancer un client, page 43.
Statistiques
Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à
l'écran.
Aperçu/ Imprimer
Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] vous proposent de visualiser à l'écran votre sélection ou de lancer
directement l'édition de celle-ci.
Prise en main
46
Le rapport des ventes
Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES.
Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné le détail des factures et avoirs, classé par
article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être
consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif.
1. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur les boutons correspondants :
• bouton [Aperçu] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu.
• bouton [Imprimante] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier.
1. Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes, en
cochant une des options proposées :
• Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés.
• Le client : l'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche
lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste.
• De la famille : seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit
seront sélectionnés.
L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes.
2. Dans la partie Articles, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en
cochant une des options proposées :
• Tous : tous les articles existants sont alors sélectionnés.
• L'article : dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le
code dans la liste affichée, quand vous cliquez dans l'icône d'appel de liste.
• De la famille : seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés.
3. Définissez la période à prendre en compte, en choisissant respectivement dans les zones Du et Au, la
date de début et la date de fin de la période.
Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône pré-
sentée à la fin des zones ouvre le calendrier.
4. Cliquez sur [OK].
Une nouvelle fenêtre s'affiche.
Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu, en cliquant sur le
bouton [Imprimer tout] présenté dans l'entête de la fenêtre.
Autres fonctionnalités
Autres fonctionnalités
48
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE.
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.
L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière
étape.
Créer un mot de passe
La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide.
1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre Mot de passe s’affiche.
2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en
rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans
la zone correspondante.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot
de passe.
Modifier ou supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK].
Votre mot de passe s'affiche.
4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK].
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe].
Autres fonctionnalités
49
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
Sauvegarde sur support
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE.
3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : format compressé.
• Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original.
4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie
Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Autres fonctionnalités
50
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION.
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration.
2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer
vos données ou vos préférences ou bien les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde.
5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le
bouton [Suivant>].
Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Autres fonctionnalités
51
Calculatrice
Menu DIVERS - commande CALCULATRICE.
La commande CALCULATRICE ouvre la calculatrice standard de Windows.
Autres fonctionnalités
52
Purge
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE.
Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis,
factures, acomptes, avoirs et règlements).
La commande PURGE affiche la fenêtre suivante :
Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours.
Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui
précède celle proposée.
1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou
des dates pré-définies.
2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante
aux pièces que vous souhaitez conserver.
3. Cliquez sur le bouton [Purger].
4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre
demande. Validez en cliquant sur [Oui].
5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de
lancer une purge.
• Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez
l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les
pièces et revient à la fenêtre principale.
• Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé,
votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.
Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements
qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas
être purgés.
Autres fonctionnalités
53
Sauvegarde DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les
données ayant permis d’établir les documents légaux.
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité
et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices
antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé
USB...).
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche :
• soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas
trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin
d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées
sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce
traitement est donc obligatoire.
Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont
classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Autres fonctionnalités
54
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce
traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice
clôturé.
Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche.
Etape : Sauvegarde DGFiP
La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet
d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta.
Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE
DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 53.
1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur
externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape : Options
Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge,
page 52.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Etape : Lancer le traitement
Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice.
4. Vérifiez la date de fin d’exercice.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice.
6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer
le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.
Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du
menu AIDE.
Attention !
Cette opération est irréversible.
Autres fonctionnalités
55
Modifier un modèle de facture
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Un dessin de facture standard est sélectionné par défaut dans votre logiciel, mais celui-ci peut être
modifié pour l'adapter à vos besoins.
1. Activez le menu DOSSIER, commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES.
2. Sélectionnez dans la liste des familles, à gauche, la famille Dessin factures.
Dans la liste de droite s'affichent les différents modèles de factures.
3. Sélectionnez le modèle affiché en gras (coché par défaut).
4. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir.
Un message vous indique que cet état est standard et qu'il n'est pas modifiable. Il propose de le
dupliquer.
5. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle de facture puis cliquez sur [OK].
Le logiciel ouvre directement le dessin du modèle existant que vous pouvez maintenant modifier.
Consultez le Manuel de référence (partie Générateur d'états), disponible dans le menu AIDE du logiciel.
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Devis Factures - MAN_WDF - V13.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Index
A
Acompte 38
Articles 26
Avoir 41
Avoir d’annulation 41
B
Besoin d’aide 9
C
Calculatrice 51
Clients 22
rechercher 22
relancer 43
Compte client 44
D
Devis 30
accepter 33
convertir en facture 34
envoyer par mail 32
imprimer 32
modifier 33
Documentation 6
Dossier
créer en mode détaillé 16
créer en mode rapide 13
E
Environnement 8
F
Facture
annuler par avoir 41
imprimer 36
modèle 55
saisir 35
valider 35
Facture d’acompte 36
Fin d’exercice 54
I
Intuiciel 9
M
Mot de passe 48
P
Purge 52
R
Rapport des ventes 46
Règlements
consulter 40
encaisser 37
Remplissage automatique 27
Restauration 50
S
Saisie document 28
Sauvegarde 49
Sauvegarde DGFiP
conformité 53
consultation 53
T
Trouvtoo 9
Manuel de découverte
Ciel Facturation Facile
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante : laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé)
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et
peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte .................................................................................................5
Aides et documentations ......................................................................................................... 6
Commencer à travailler............................................................................................................ 7
Environnement ........................................................................................................................ 8
Création d’un dossier................................................................................10
Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 11
Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 12
Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 15
Prise en main ............................................................................................18
Les clients ............................................................................................................................. 19
Les articles ............................................................................................................................ 21
La saisie document................................................................................................................ 23
Les devis ............................................................................................................................... 24
Les factures........................................................................................................................... 27
Les règlements ...................................................................................................................... 30
Les avoirs .............................................................................................................................. 33
Autres fonctionnalités...............................................................................35
Mot de passe......................................................................................................................... 36
Sauvegarde............................................................................................................................ 37
Restauration.......................................................................................................................... 38
Purge..................................................................................................................................... 39
Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 40
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 41
Index ........................................................................................................43
Découverte
Découverte
6
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
La documentation
La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le
menu Aide :
• Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du
logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Facturation Facile dans le détail. Si
vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de
consulter ce document.
• Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Facturation Facile, des
informations utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir
puis de la COMMANDE à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel
de référence ou l’aide.
Découverte
7
Commencer à travailler
Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la
création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel.
Démarrer Ciel Facturation Facile
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre
ordinateur ou bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - FACTURATION FACILE.
3. Cliquez sur CIEL FACTURATION FACILE.
Ouvrir le dossier d'exemple
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir
le dossier d'exemple :
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple .
2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc.
Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, le dossier que vous allez créer sera proposé, dans la fenêtre affichée par le bouton
.
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
Attention !
Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle
société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU).
Découverte
8
Environnement
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.
Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF
(Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux
différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).
Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel
• ouvrir des applications ou des fichiers
• présenter des images ou des notes texte
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email)
afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre
programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
Intuiciel Espace de travail Barre de statut
La barre de navigation
(masquée par défaut).
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Bouton de fermeture
de l’application
Bouton de réduction et
d’agrandissement
Découverte
9
Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE
NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.
Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
L’Intuiciel
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est
composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez
depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE du logiciel.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône
du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Création d’un dossier
Création d’un dossier
11
Choisir la méthode de création du dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Facturation Facile, fermez le fichier d'exemple en
activant la commande FERMER du menu DOSSIER.
Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la
création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier.
1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche :
Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis
une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société
qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas,
cochez l’option de votre choix.
1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Ciel Facturation Facile vous demande alors de choisir votre méthode de création :
Mode de création rapide
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité)
sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 12.
Mode de création détaillé
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un
dossier en mode détaillé, page 15.
3. Cochez l'option de votre choix.
4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>].
Attention !
Ciel Facturation Facile vous permet de créer et de gérer un seul dossier.
Création d’un dossier
12
Créer un dossier en mode rapide
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide.
Étape : Raison sociale
Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez
renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA).
7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels
à Responsabilité Limitée).
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Création d’un dossier
13
Étape : Exercices et paramètres
Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier.
9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
la date ou bien utiliser l'icône du calendrier .
10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA.
• si vous souhaitez facturer en TTC.
11. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de
votre fichier.
Attention !
La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas
à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Création d’un dossier
14
Étape finale
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation
Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe].
Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.
Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 36.
12. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre
de titre de la fenêtre principale.
Création d’un dossier
15
Créer un dossier en mode détaillé
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé.
Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes :
• Raison sociale.
• Coordonnées et paramètres.
• Modes de paiement.
• Articles.
• Clients.
Nous ne détaillerons pas ici les quatre premières étapes de la création qui sont similaires à celles que
nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide,
page 12.
Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante.
Étape : Modes de paiement
Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par
défaut.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Mode de paiement s’affiche.
2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé.
Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite,
etc.
Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de
nouveaux.
3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection .
4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche
Création d’un dossier
16
lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste .
La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône
. Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client
concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans
le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type
Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent
que le compte.
6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK].
Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste.
7. Procédez de même pour les autres modes de paiement.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Articles
Dans cette étape, vous allez créer vos Articles.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel
Article s'affiche. Voir Créer un article, page 21.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Clients
Dans cette étape, vous allez créer vos Clients.
En édition limitée, vous pouvez créer 20 clients et fournisseurs maximum.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Client. Voir Créer un client, page 19.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Etape Félicitations
Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de
votre dossier.
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation
Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y
le mot de passe.
Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 36.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Ciel Facturation Facile l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre
de la fenêtre principale.
Création d’un dossier
17
Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis
SOCIÉTÉ du menu DOSSIER.
Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et
Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos
premières factures.
Prise en main
Prise en main
19
Les clients
La liste des clients
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS.
Cette fenêtre présente deux onglets : les Clients, les Fournisseurs.
En édition limitée, vous pouvez avoir jusqu’à 20 clients et fournisseurs maximum.
La catégorie Clients est active par défaut.
Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de
modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste.
Pour accéder à la liste des fournisseurs, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de la fenêtre.
Son fonctionnement est identique à la liste des clients.
La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails
sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Rechercher un client
Menu EDITION - commande RECHERCHER ou .
Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est
d'effectuer une recherche.
La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher :
1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis
sélectionne le premier élément répondant à la demande.
Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche .
Ouvrir une fiche client
1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES.
2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir.
Créer un client
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]
En édition limitée, vous pouvez créer 20 clients et fournisseurs maximum.
Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé.
Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de
la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.
Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence
(chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE.
Prise en main
20
1. Saisissez le Nom du client.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
L'onglet Fiche
2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax,
adresse E-mail, etc.)
Vous disposez des boutons suivants :
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude
de l'adresse.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
• Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site
InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre.
L'onglet Complément
L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers
selon des caractéristiques communes.
3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton
[Créer].
4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors
de ses règlements. Vous pourrez le modifier.
L'onglet Contact
Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact.
5. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs
contacts pour chaque client.
Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le
menu LISTES, commande CONTACTS.
Prise en main
21
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou
prestations correspondant aux produits que vous vendez.
Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir
de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer.
Créer un article
Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer].
Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un
nouveau client).
1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques
communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions.
2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser
d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description.
Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte
(Gras, Souligné, etc.).
Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les
pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de
l'article qui est repris.
3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté.
4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.
Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous
n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule :
Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT
5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant.
Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.
6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques),
affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.
Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS.
Prise en main
22
7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste.
8. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.
Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau.
Le remplissage automatique
Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix
d'affichage des fenêtres Liste.
Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple
augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ).
Prise en main
23
La saisie document
La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en
saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône .
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données.
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale.
En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
Exemple : Extrait d’un devis
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une
ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.
Saisissez les
informations
directement
dans la pièce
commerciale.
Prise en main
24
Les devis
Préparer un devis
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS.
Dans la fenêtre Nouveau Devis, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La
saisie document, page 23.
La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties :
L'entête du devis
Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code
client, son nom et son adresse.
Le corps du devis
Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix.
Le pied du devis
Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.
Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le
sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL.
Renseigner l'entête du devis
Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro
du dernier devis créé.
Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet
Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
La date de travail est proposée comme Date du devis.
La Date de validité correspond à la durée du devis.
Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en
fin de zone.
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez
modifier ces informations.
Saisir les articles dans le corps du devis
La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se
place dans la colonne Code article du tableau de saisie.
Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement
lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre
article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de
Recherche rapide.
Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur
Description article. Saisissez votre description puis appuyez sur la touche pour passer
aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA.
Compléter et vérifier les données du pied du devis
Facturer en TTC
Cochez cette case, située dans la barre d’actions, si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le
TTC et non sur le HT.
Éco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation
s'affiche à titre informatif.
Prise en main
25
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS
CLIENTS - commande ÉTATS / STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en
montant en saisissant une valeur par le biais du bouton [Remise] situé dans la barre d’actions. En
fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement.
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en
cliquant sur le bouton [Acompte] situé dans la barre d’actions.
• Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose
ensuite d'effectuer différents traitements :
• Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix.
Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Vous pourrez par la suite effectuer ces mêmes traitements depuis la liste des devis accessible par le menu
RELATIONS CLIENTS, commande DEVIS.
Accepter un devis
Menu LISTES - commande DEVIS.
Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi
créée, son règlement et son impression.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter.
2. Cliquez sur le bouton [Accepter].
Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES
du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la
commande RÈGLEMENT du menu LISTES.
Prise en main
26
Convertir un devis en facture
A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus
d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que
partiellement accordé.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture].
Un message vous demande de confirmer ce traitement.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran.
4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement.
5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK].
Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du
menu LISTES.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Prise en main
27
Les factures
Facturer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT.
C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.
Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS
du menu LISTES, bouton [Transférer en facture].
Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à
l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la
facture et le pied de la facture.
1. Le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture.
Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, vous pouvez cliquer sur [Créer] afin de renseigner
une nouvelle fiche client.
Dans la fenêtre Nouvelle facture, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La
saisie document, page 23.
Renseigner l'en-tête de la facture
Informations pièce et règlement
Le Numéro de pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture
créée.
Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet
Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
La date de travail est proposée comme Date de la facture.
La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en
fonction du mode de paiement que vous avez choisi.
Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du calendrier .
Informations client
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète.
Pour réaliser simplement
votre facture, saisissez directement
dans le document
les informations nécessaires.
Prise en main
28
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
membre.
• La première icône affiche la fenêtre de localisation.
• La seconde affiche la fenêtre du chemin correspondant.
Vous pouvez modifier ces informations.
2. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de
liste située en fin de zone.
Saisir les articles dans le corps de la facture
La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date d'échéance renseignée, le curseur se
place dans la colonne Code article du tableau de saisie.
3. Pour chacune des lignes de la facture, indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône
d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même
nom.
Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le
sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.
4. Pour saisir un article non référencé, appuyez sur la touche ou pour passer à la
zone suivante.
Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies
dans la fiche article.
Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones.
5. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1) puis appuyez sur la touche
ou .
Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées.
Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied
de la facture est calculé.
Compléter et vérifier les données du pied de la facture
• Facturer en TTC : cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non
sur le HT. Cette case est dans la barre d’actions en haut de la fenêtre.
• Éco-participation : si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC
de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.
• Saisie d'une remise globale : vous pouvez déterminer un taux de remise en pourcentage ou en saisissant
une montant. Pour cela, cliquez sur le bouton [Remise] présent en haut de la fenêtre. En fonction
des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement.
• Saisie d'un acompte : si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir
son montant en cliquant sur le bouton [Acompte] présent en haut de la fenêtre.
6. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider la facture.
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents
traitements.
Pour obtenir des informations détaillées sur la facturation, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application.
Valider une facture
Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être
validée.
Prise en main
29
Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou
lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne
l'est pas.
En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN
RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si
elle ne l'est pas encore.
Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage
du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste.
Pour valider une facture à partir de la liste des factures
1. Placez le curseur sur la facture à valider.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Un message vous demande de confirmer le traitement.
3. Cliquez sur [Oui].
Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment :
• la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier,
• l'imprimer sur papier,
• l'envoyer par e-mail à votre client.
Les factures d’acompte
Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail.
Voir Saisir un acompte, page 31.
Prise en main
30
Les règlements
En édition limitée, vous ne pouvez pas saisir de règlement. Les commandes décrites dans ce
paragraphe sont inactives.
Encaisser un règlement
Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT.
Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les
factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées.
Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.
Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Facturation Facile, consultez le chapitre
Mon argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE).
Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche :
La date de travail est proposée comme Date de règlement.
Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et
à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du
menu DOSSIER.
Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir
sélectionné et effacé.
1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de
Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans
la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés.
2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur
l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous
pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les
premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection.
4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé.
Prise en main
31
La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et
Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci
indiqueraient le montant restant dû sur la facture.
5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement.
Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.
Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche .
Saisir un acompte
Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte].
Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte.
2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].
Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire
en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte.
Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez :
La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier.
Le Code est indiqué par défaut.
Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture
pour laquelle le client verse l'acompte.
Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est
défini dans le mode de paiement.
Les deux dernières zones peuvent être modifiées.
1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé.
La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste.
2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.
Prise en main
32
Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras.
La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer
indique le montant restant dû.
Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée,
que le montant réglé correspond à un acompte.
Consulter les règlements
Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS.
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de
la commande utilisée.
Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de :
• la liste des factures, par le bouton [Régler]
• l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte])
• l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT)
Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en
cliquant sur le bouton [Supprimer].
Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste.
Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom
du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement.
La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme
d'acompte.
Prise en main
33
Les avoirs
Établir un avoir
Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes :
• la saisie de toutes pièces,
• la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations.
Saisir un avoir de toutes pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR.
Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.
Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche.
1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer.
La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche.
2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour
un devis ou une facture.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé.
Établir un avoir total à partir d’une facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous
évitez ainsi une double saisie des informations.
A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les
factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.
La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture
partiellement réglée.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total.
Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu
LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la
pièce.
Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro.
Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture.
Établir un avoir d'annulation de facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être
enregistré.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
Prise en main
34
3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous
en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire.
4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra
d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique.
La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un
commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Remboursement d’avoir
Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser].
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Étape préalable à la création d'un avoir :
1. Création d'une facture.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement.
2. Cliquez sur le bouton [Rembourser].
3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner
une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...).
4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé.
5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte.
6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK].
Autres fonctionnalités
Autres fonctionnalités
36
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE.
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.
L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière
étape.
Créer un mot de passe
La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide.
1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre Mot de passe s’affiche.
2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en
rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans
la zone correspondante.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot
de passe.
Modifier ou supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK].
Votre mot de passe s'affiche.
4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK].
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe].
Autres fonctionnalités
37
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
Sauvegarde sur support
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE.
3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : format compressé.
• Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original.
4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie
Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE accessible par la touche
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Autres fonctionnalités
38
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION.
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration.
2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer
vos données ou vos préférences ou bien les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde.
5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le
bouton [Suivant>].
Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Autres fonctionnalités
39
Purge
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE.
Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis,
factures, acomptes, avoirs et règlements).
La commande PURGE affiche la fenêtre suivante :
Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours.
Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui
précède celle proposée.
1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou
des dates pré-définies.
2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante
aux pièces que vous souhaitez conserver.
3. Cliquez sur le bouton [Purger].
4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre
demande. Validez en cliquant sur [Oui].
5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de
lancer une purge.
• Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez
l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les
pièces et revient à la fenêtre principale.
• Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé,
votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.
Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements
qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas
être purgés.
Autres fonctionnalités
40
Sauvegarde DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Facturation Facile vous permet d'exporter
les données ayant permis d’établir les documents légaux.
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité
et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices
antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé
USB...).
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche :
• soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas
trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin
d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées
sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce
traitement est donc obligatoire.
Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont
classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Autres fonctionnalités
41
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce
traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice
clôturé.
Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche.
Etape : Sauvegarde DGFiP
La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet
d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta.
Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE
DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 40.
1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur
externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape : Options
Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge,
page 39.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Etape : Lancer le traitement
Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice.
4. Vérifiez la date de fin d’exercice.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice.
6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer
le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.
Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du
menu AIDE.
Attention !
Cette opération est irréversible.
Autres fonctionnalités
42
Attention !
Ciel Facturation Facile Édition Limitée (APCE) vous permet de découvrir et d’essayer le logiciel
pendant une durée de 6 mois.
Le logiciel ne gère pas la saisie des règlements et la liaison comptable avec un logiciel de
comptabilité.
Attention !
Ciel Facturation Facile Édition Limitée vous permet de gérer 20 clients et fournisseurs maximum.
Le logiciel ne gère pas :
- la saisie des règlements,
- la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité.
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Facturation Facile - MAN_WFF - V7.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Index
A
Acompte 31
Articles 21
Avoir 33
Avoir d’annulation 33
B
Besoin d’aide 9
C
Clients 19
rechercher 19
D
Devis 24
accepter 25
convertir en facture 26
Documentation 6
Dossier
créer en mode détaillé 15
créer en mode rapide 12
E
Environnement 8
F
Facture
annuler par avoir 33
saisir 27
valider 28
Facture d’acompte 29
Fin d’exercice 41
I
Intuiciel 9
M
Mot de passe 36
P
Purge 39
R
Règlements
consulter 32
encaisser 30
Remplissage automatique 22
Restauration 38
S
Saisie document 23
Sauvegarde 37
Sauvegarde DGFiP
conformité 40
consultation 40
T
Trouvtoo 9
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LH2 2012
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Paye Evolution 2014
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• Paye mensuelle, horaire, inversée, partielle…
• Calcul automatique des IJSS
• Attestation Employeur Dématérialisée
• Journal, état des charges
Les principales fonctions
• Génération automatique de formulaires administratifs
agréés
• Fichier des virements électroniques des salaires à la
Norme SEPA
• Import/Export avec MS Excel pour gérer les variables
des bulletins
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Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès
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Accès au logiciel Ciel Paye Evolution
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Ciel DirectDéclaration Social pour 3 sirets
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depuis votre logiciel : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U.
Pré-imprimés de bulletins de paye
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Ciel Paye Evolution et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés.
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Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris.
Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables.
Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou
supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 3 Go de Ram • 750 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom
ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions MS Word® et
MS Excel® : nécessitent Office 2000 (ou supérieur) • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible
MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation
et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des
marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8
35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19
Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33
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Bulletins de paye
• Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre,
non cadre, gérant, CUI…)
• Choix d’affichage des congés payés, des RTT
et du DIF sur le bulletin
• Gestion du DIF
• Calcul automatique des IJSS
• Import/export des variables au format MS Excel®
• Conforme aux dernières réglementations
Formulaires administratifs agréés
• Attestations de salaire pour la Sécurité Sociale
(arrêt maladie, congé maternité/paternité,
accident du travail)
• Dématérialisation de vos Attestations Employeur
(AED)
Paramétrage
• Cotisations et rubriques prêtes à l’emploi
et personnalisables
• Plans de paye standard, coiffure, hôtel/café/
restaurant, animateur sportif
• Gestion des payes mensuelles, horaires, par points,
inversées, décalées et employeurs multiples
• Accès aux dossiers N-1 archivés pour contrôle
ou réédition
• Duplication des salariés, reprise des éléments
d’une fiche salarié à l’autre
• Création des contrats de prévoyance et de mutuelle
ainsi que les cotisations rattachées
• PRATIQUE ! Rattachement de plusieurs salariés
à un même contrat de prévoyance ou mutuelle
Editions
• DADS, DUCS (états préparatoires) et DPAE (ex-DUE)
• Journal de paye, Livre de paye
• Etats des paiements, des charges à payer par caisse
• Fiches individuelles des salariés
• Etat des congés et RTT par salarié
• Plus de 25 lettres et documents inclus au format
MS Word© (confirmation d’embauche, contrat de
travail, lettre chèque…)
Echanges de données
• Génération des fichiers de virement à la norme SEPA
• Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta
pour Windows
• Possibilité de mise à jour via Internet des taux
et éléments constitutifs de plans de paye
DADS-U
• Télétransmission(1) de la DADS-U de type complète
(TDS, IRC et/ou IP) à la norme 4DS
• Indicateurs des zones obligatoires... DADS-U dans
la fiche salarié
• Contrôle de cohérence DADS-U
Gestion de temps - Plannings
• Plannings prévisionnels graphiques
(par établissement, service, catégorie de salarié…)
• Bordereaux de saisie au format MS Excel®
Aides
• Aide intégrée au logiciel
• Formation multimédia
• Manuel utilisateur
Nombre illimité de salariés.
Informations techniques
Ciel Paye Evolution
2014
sociales 2013
(nouveau calcul de la CSG,
allègement "Fillon" 2013...)
CONFORME
Crédit d’Impôt
Compétitivité Emploi
DADS-U et AED
CONFORMES
(1) Sous réserve de souscription à Ultraflex .
Les nouveautés de
Ciel Compta
Ciel Compta Evolution
Ciel Compta - Ciel Up To Experts
Sage activité Ciel
10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Ce guide vous permet de découvrir les nouveautés de votre logiciel et de récupérer les données de votre
ancienne version.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
313 966 129 R.C.S. Paris
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Compta....................................................................... 7
Déclaration d’acompte de TVA ........................................................................................................7
Sauvegarde en ligne ........................................................................................................................7
Import des écritures .........................................................................................................................7
La migration d’une ancienne version.............................................................. 9
Ouvrir un dossier dans la nouvelle version ..................................................... 9
Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta .................................................9
Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 ...................................9
Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 ..............................11
Récupérer un dossier dans la nouvelle version............................................ 12
Présentation....................................................................................................................................12
Les éléments non récupérés .........................................................................................................12
Contrôles avant récupération ........................................................................................................13
Informations complémentaires avant récupération....................................................................13
Procédure de récupération d’un dossier.......................................................................................14
Vérifications après récupération....................................................................................................21
Nouvelle interface du logiciel ........................................................................ 22
Les fenêtres.....................................................................................................................................22
Affichage et recherches .................................................................................................................24
Boutons de commande..................................................................................................................25
Modifications fonctionnelles majeures.........................................................................................26
Nouveaux accès.............................................................................................. 27
Questions - Réponses ..................................................................................... 28
L’historique des nouveautés .......................................................................... 30
Les nouveautés de la version Evolution 5.40 ............................................... 30
Réviser une immobilisation ...........................................................................................................30
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation..............................................33
Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire .....................35
Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ..................................... 38
Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala........................................38
Nouvel Intuiciel...............................................................................................................................40
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) ...........................40
Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures...............................................41
Impression d’une lettre chèque ....................................................................................................41
Trésorerie prévisionnelle ...............................................................................................................41
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet...........................................................42
Mise à jour automatique................................................................................................................42
Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs ..........................................42
Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10................................. 43
Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala...............43
Nouveau bordereau de déclaration de TVA..................................................................................43
PDF en couleur ................................................................................................................................43
Date de saisie des écritures ...........................................................................................................43
Nouveaux formats d’import/export .............................................................................................44
Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ..................................... 45
Besoin d’aide ..................................................................................................................................45
Trouvtoo ..........................................................................................................................................45
Nouveau mode comptable............................................................................................................45
Nouveau format d’import/export.................................................................................................46
Relevé bancaire ..............................................................................................................................46
Saisies des A-nouveaux .................................................................................................................46
Import balance................................................................................................................................46
Synchro compta..............................................................................................................................46
Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques.....................................................47
Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ ...............................................................................47
Modification du solde pointé .........................................................................................................47
Informations complémentaires.....................................................................................................47
Affichage des alertes......................................................................................................................48
Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10................................. 49
Nouvel assistant d’import et d’export des écritures....................................................................49
Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ..................................... 50
Nouvelle interface..........................................................................................................................50
Les aperçus......................................................................................................................................52
Acquisition d’informations légales................................................................................................53
Mise sous surveillance ...................................................................................................................53
Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes .............................................................53
Nouveaux modes de la Synchro compta......................................................................................53
Nouveaux formats d’import des écritures....................................................................................53
Annuler le lettrage manuel............................................................................................................54
Gestion des inventaires des immobilisations...............................................................................54
Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés....................................54
Paramétrage des états fiscaux ......................................................................................................54
Réouverture d’exercice : nouvelles étapes ..................................................................................54
Format RImport : pointage récupéré.............................................................................................54
Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ..................................... 55
Personnalisation des polices .........................................................................................................55
Les regroupements dans les listes (Intuiliste)..............................................................................55
Les règles ........................................................................................................................................55
Saisie Z de caisse ............................................................................................................................56
Règles d’affectation relevé............................................................................................................56
Compte de TVA par défaut .............................................................................................................56
Pointage automatique par import : nouveaux formats...............................................................56
Consultation des écritures d’un compte en saisie........................................................................56
Infos perso. dans les comptes .......................................................................................................57
Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 ................................... 58
Les barres d’actions........................................................................................................................58
Affichage des fenêtres en arrière-plan.........................................................................................59
Enregistrement automatique des vues ........................................................................................59
Les actions flash..............................................................................................................................59
Gestion du crédit-bail .....................................................................................................................59
Affichage des cumuls par mois .....................................................................................................60
Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................60
Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20............................... 61
Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ........................................................................61
Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 ................................... 62
Intuiciel personnalisable ................................................................................................................62
Insertion automatique....................................................................................................................62
Correcteur orthographique ............................................................................................................63
Aide à la saisie des Codes postaux et villes..................................................................................63
Plan comptable général 2010 .......................................................................................................63
Saisie simplifiée des factures et avoirs.........................................................................................64
Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable...................................64
Intégration de la norme SEPA........................................................................................................64
Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................64
Ecritures de redevances de crédit-bail..........................................................................................64
Comptes exonérés de TVA .............................................................................................................65
Création de dossier à partir d’une société existante....................................................................65
Ciel Business Mobile.......................................................................................................................65
Les nouveautés des versions19.0 et Evolution 12.0 .................................... 66
Accueil Ciel ......................................................................................................................................66
Mon Compte Ciel ............................................................................................................................66
Amélioration de l’intuiciel..............................................................................................................66
Choix du code de lettrage ..............................................................................................................67
Modification de l’historique des archives .....................................................................................67
Modification de l’ouverture d’un dossier......................................................................................67
Déclaration de TVA .........................................................................................................................68
Consulter plusieurs comptes..........................................................................................................68
Emprunts .........................................................................................................................................68
Multi sélection de codes analytiques............................................................................................69
Calcul de la trésorerie prévisionnelle............................................................................................69
Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion......................................................69
Amélioration de la purge ...............................................................................................................69
Référence d’obligation fiscale .......................................................................................................69
Association de comptes .................................................................................................................70
FlashCode et QR-Code ....................................................................................................................70
Détail du calcul des formules des états fiscaux............................................................................70
Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0 ................................... 71
TVA...................................................................................................................................................71
Sauvegarde DGFiP ..........................................................................................................................71
Windows™ 8 ...................................................................................................................................72
Compte d’attente ...........................................................................................................................72
Enregistrement des écritures en cours .........................................................................................72
Equilibrage automatique des écritures en cours..........................................................................73
Longueur du libellé des journaux et comptes ..............................................................................73
Longueur des codes journaux........................................................................................................73
Les nouveautés des versions Millésime 20.10, Evolution 13.10, Ciel Up To Experts
20.10 ...................................................................................................... 74
Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts.........................................74
Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures ................................................74
L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts .............................................75
L’import et l’export des écritures ..................................................................................................75
Les nouveautés des versions 21.0 et Evolution 14.0 ................................... 77
Assistant de création de dossier....................................................................................................77
Bureau de réglages ........................................................................................................................77
Mode tactile ....................................................................................................................................77
Export provisoire des écritures ......................................................................................................78
Les nouveautés de Ciel Compta
7
Les nouveautés de Ciel Compta
Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 21.10, Evolution 14.10, Ciel Up To Expert 21.10.
Déclaration d’acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE
Lorsque vous êtes en régime simplifié de TVA, chaque trimestre vous déclarez un acompte de TVA.
1. Dans l’assistant d’acompte de TVA, sélectionnez l’option Déclarer un acompte de TVA.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Dans la zone Acompte de, indiquez le mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, sélectionnez le mois
d’avril pour le paiement d’acompte du premier trimestre, le mois de juillet pour le paiement d’acompte du
second trimestre, etc.
4. Si vous souhaitez connaître le montant de votre TVA réelle pour la période concernée, cliquez sur le bouton [Ma
TVA réelle]. Une fenêtre s’affiche avec le montant de votre TVA réelle du trimestre.
5. Les zones Montant à déclarer et Déduction du crédit de TVA de la CA12 sont renseignées automatiquement.
Vous pouvez modifier ces valeurs.
Selon que vous déclarez votre acompte de TVA par la téléprocédure ou pas, les étapes qui suivent diffèrent.
Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide
().
Sauvegarde en ligne
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE
Lorsque vous êtes en option Ciel Données Mobiles, vos données sont directement sauvegardées sur le cloud. La
sauvegarde en ligne vous permet d’accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez à
condition d’avoir une connexion Internet.
A partir de la liste des sauvegardes en ligne, vous pouvez restaurer et supprimer des sauvegardes réalisées.
Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide ().
Import des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES
A l’activation de la commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche.
1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
2. Deux cas se présentent :
• Si les écritures importées sont au format Ciel, votre logiciel le détecte et importe les écritures automatiquement.
Selon le type de contrat auquel vous avez souscrit, le nombre de sauvegarde en ligne varie. Dans la liste
des sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez.
Les nouveautés de Ciel Compta
8
• Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche.
Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
ont été générées :
Pour plus de détails sur l’import des écritures, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide ().
La migration d’une ancienne version
9
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier dans la nouvelle version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont
nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta, soit :
• votre dossier de travail nécessite une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure
d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe Comment puis-je
reconnaître facilement mon numéro de version ?, page 28.
Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta.
1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR.
2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
La migration d’une ancienne version
10
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer une
copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.
Votre dossier provient d’une autre version Ciel Compta
Le dossier que vous ouvrez a été créé dans Ciel Compta Millésime ou dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou
dans Ciel Compta Facile, le logiciel vous demande l'action à effectuer.
Exemple
1. Cochez l'option de votre choix :
• Refuser l'ouverture : un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert.
• Le convertir pour Ciel Compta...
L'application convertira votre dossier dans la version de Ciel Compta dans laquelle vous travaillez (Millésime,
Evolution ou Ciel Up To Experts).
Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une
copie de mon dossier et lancer le traitement].
Si vous travaillez dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts, il vous est demandé si votre expert-comptable utilise ou
non le logiciel Sage Production Experts. Répondez à la question. En fonction de votre réponse, le logiciel sera
pré-paramétré pour échanger des données soit par Sage Production Experts (Oui) soit par l'import/export (Non
ou Je ne sais pas).
• L'ouvrir sans conversion
Un message vous avertira que votre logiciel se comportera comme Ciel Compta Millésime ou Ciel Compta - Ciel
Up To Experts ou Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude.
Cette option est pratique si par exemple vous travaillez principalement dans une version millésime et que votre
expert-comptable possède une version Evolution de Ciel Compta.
Par la suite, si vous souhaitez modifier l'option d'ouverture, vous devrez passer par les préférences d'ouverture d'un
dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, catégorie Comptabilité.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous
pouvez commencer à travailler.
Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d'origine (Ciel Compta, Ciel
Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile).
Un dossier créé dans la version Evolution de Ciel Compta ne peut être converti.
La migration d’une ancienne version
11
Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta, vous devez effectuer une
récupération. Voir Récupérer un dossier dans la nouvelle version, page 12.
La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la version 2010 (version Millésime 16.0 ou
version Evolution 9.0). Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, voici les
modifications apportées sur votre ordinateur à la suite de l’installation de la nouvelle version de Ciel Compta :
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés,
• l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwk.exe.
Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version
(C:\Ciel\Wcpta par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwk.exe.
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
12
Récupérer un dossier dans la nouvelle version
Présentation
Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers :
• d’une version Ciel Compta inférieure ou égale à Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2006 minimum.
• d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 4.10 vers Ciel Compta Evolution 5.20 minimum.
Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple
mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier
sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta.
Reportez-vous au paragraphe ci-dessous Les éléments non récupérés, page 12.
Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également
de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.
Les éléments non récupérés
Les éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution sont les
suivants :
Les états paramétrables
La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, la récupération
des anciens états n’est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle
version.
Les rapprochements bancaires
La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au
mieux aux besoins des utilisateurs. Le système étant totalement différent, la récupération des rapprochements
bancaires effectués sur votre ancien dossier ne peut être réalisée. Cependant, toutes les écritures pointées lors de
ces rapprochements sont récupérées avec ce statut.
Les budgets des prévisions
Les budgets N et N-1 définis dans les prévisions ne sont pas récupérés.
Ces montants étaient précédemment annuels, ils sont désormais mensuels dans la nouvelle version.
Un même compte pouvait être utilisé dans plusieurs prévisions. Dans la nouvelle version, ils sont saisis directement
dans la fiche des comptes.
L’historique des clôtures
L’historique des clôtures n’est pas récupéré. Cependant vous pourrez toujours consulter cet historique depuis votre
ancienne version.
Les commentaires des tâches et rappels
Les commentaires des tâches et des rappels ne sont pas récupérés.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur
une copie de votre dossier.
Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version.
La migration d’une ancienne version
13
Contrôles avant récupération
Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une
récupération partielle.
Les écritures lockées
1. Vous devez vérifier si des écritures «lockées» sont présentes dans le dossier que vous souhaitez récupérer. Si
c’est la cas, vous devez repasser ces écritures en brouillard.
Pour cela, effectuez une recherche de ces écritures en activant le menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES
- onglet Lignes.
2. Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée.
3. Nommez la requête : Ecritures en L (par exemple).
Double-cliquez ensuite sur la première ligne, sous le titre de la colonne Val puis sélectionnez la condition Egal.
Saisissez la valeur L (en majuscule obligatoirement). Cliquez sur le bouton [Ok].
4. Validez en cliquant sur [Enregistrer] puis sur [Ok].
5. De retour dans la liste des écritures, les écritures lockées s’affichent.
Appuyez sur la touche du clavier et double-cliquez sur n'importe quelle ligne du mouvement.
6. Un message vous propose de visualiser l'écriture en grille de saisie.
Après confirmation, le mouvement apparaît dans la grille de saisie.
Cochez l'option Brouillard et cliquez sur [Enregistrer] pour remettre l'écriture au brouillard.
Codes analytiques
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, nous vous conseillons de vérifier, dans les
répartitions des codes analytiques, qu'un même code n’est pas présent dans plusieurs niveaux (comme l'exemple cidessous).
Si tel est le cas, vous devez modifier ces répartitions. En effet, il n'est plus possible dans la nouvelle version de Ciel
Compta d’affecter un même code à plusieurs niveaux.
Informations complémentaires avant récupération
Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la
récupération mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas.
Ecritures d'abonnement
Les écritures qui ont été générées via les abonnements, quel que soit leur type, seront récupérées dans la grille de
saisie «au kilomètre».
Durée du traitement
La procédure de récupération peut être longue. Elle est fonction de la taille de votre dossier et de votre ordinateur.
De plus, cette procédure ne peut être annulée.
L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis
standards sont effacés.
La migration d’une ancienne version
14
Procédure de récupération d’un dossier
Nous allons détailler la procédure de récupération de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Il
est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet,
ceci vous permettra d'optimiser la récupération de votre ancien dossier.
Démarrer Ciel Compta
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution en double-cliquant sur le raccourci qui a été
créé sur le bureau. La fenêtre de sélection du Dossier s'affiche.
2. Cochez l’option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette
procédure de récupération.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta doit être installée sur votre
ordinateur, en plus de l’ancienne version.
Cette option vous permet de sélectionner manuellement
le répertoire à prendre en compte.
Fenêtre dans Ciel Compta Evolution
Fenêtre dans Ciel Compta
La migration d’une ancienne version
15
Sélectionner le dossier
La fenêtre qui s’affiche est fonction de l’option que vous avez cochée auparavant.
Vous avez coché l’option Version <= 2005
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Vous avez coché l’option Version ≥ 2006 ou Version 2006
La fenêtre ci-dessous s’affiche
Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe Si votre ancien dossier
ne s’affiche pas dans la liste..., page 16.
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta. Pour le moment, vous ne
pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel.
Cette fonction vous permet de choisir votre ancien
dossier.
Pour sélectionner manuellement votre ancien
dossier, conservez la touche de votre
clavier enfoncée et cliquez sur Récupérer un
dossier d’une ancienne version.
La migration d’une ancienne version
16
1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur le bouton [Ancienne version].
Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta.
Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
2. Choisissez le dossier que vous souhaitez récupérer.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, il faut le sélectionner manuellement. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée.
Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe ci-dessous Si votre
ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste..., page 16.
La migration d’une ancienne version
17
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Choisir un utilisateur
Par défaut, le dossier est géré par l’utilisateur MAITRE.
1. Si dans votre ancien dossier, plusieurs utilisateurs étaient définis, sélectionnez votre nom.
2. Cliquez sur le bouton [Ok].
Saisir le mot de passe
Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Le logiciel effectue certains contrôles avant de récupérer l’ancien dossier.
La migration d’une ancienne version
18
Les contrôles
• Avant de lancer la procédure de récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que votre ancienne version
n'est pas ouverte.
Si c'est le cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous en informe.
Contrôle ancienne version Ciel Compta
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en
fonction de votre ancienne version :
Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Compta 7.0 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien
dossier n'est pas possible.
Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.0. Vous devez d’abord
récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.0 et 11.10 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une
version plus récente.
Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil.
Si votre dossier correspond à une version supérieure ou égale à Ciel Compta 7.0 et inférieure à Ciel Compta 11.10
Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un
message comme celui présenté ci-dessous s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier peut commencer.
Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta 11.10
Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer
directement.
Contrôle ancienne version Ciel Compta Evolution
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta Evolution, voyons les 2 cas de figures pouvant
se présenter en fonction de votre ancienne version :
La migration d’une ancienne version
19
Si votre dossier correspond à une version inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 5.0 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un
message comme celui présenté ci-dessous s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune
modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence
alors.
Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta Evolution 5.10
Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer
directement.
La récupération
Une fois que vous avez sélectionné votre dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
Une fois le traitement terminé, le message ci-dessous s'affiche.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération.
La migration d’une ancienne version
20
Le compte rendu de la récupération
Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre, semblable à celle présentée ci-dessous, s'affiche.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien
dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques
générales mais aussi des erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver :
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui
ont été modifiées après récupération.
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres
incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes.
Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note,
l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante situé en haut à droite
de la fenêtre.
Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer.
La migration d’une ancienne version
21
Vous pouvez fermer la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle
version de Ciel Compta.
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications que vous
pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier.
Les accélérateurs de type «Caisse»
Les accélérateurs de type «Caisse» ne sont pas récupérés. Si un accélérateur de ce type existait précédemment, il
faudra le redéfinir en type «Trésorerie» une fois le dossier récupéré (menu DOSSIER - OPTIONS, commande
PRÉFÉRENCES et choisir la préférence Accélérateurs dans la famille Comptabilité).
Le nom utilisateur et le mot de passe
Si vous aviez définis plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier de comptabilité, vous devez, après l’ouverture
du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos
modifications sur votre nouveau dossier.
Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION
< A 2006 du menu DIVERS.
Vérifiez et saisissez éventuellement le nom
utilisateur et le mot de passe.
La migration d’une ancienne version
22
Nouvelle interface du logiciel
Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’interface du logiciel a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation.
Nous allons détailler ici, via la fenêtre du plan de comptes, les principales différences existant entre l’ancienne et la
nouvelle version.
Les fenêtres
Anciennes versions
Lorsque vous activiez la commande PLAN COMPTABLE du menu BASES, deux fenêtres s’ouvraient :
• la liste des comptes composant le Plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné et
affiché dans une couleur différente.
• le détail du compte sélectionné dans la liste.
La migration d’une ancienne version
23
Nouvelles versions
Lorsque vous activez la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES, une unique fenêtre s’ouvre : la liste des
comptes composant le plan de comptes.
Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0
Si vous sélectionnez l’option Afficher l’aperçu
depuis ce bouton, un aperçu du numéro de
compte sélectionné s’affiche à droite de la fenêtre.
À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0
La migration d’une ancienne version
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Affichage et recherches
Ancienne version
Les icones de recherche étaient situés en bas de la fenêtre de consultation du compte sélectionné.
Afficher les comptes d’une classe particulière
• Pour afficher les comptes d’une classe en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la
fenêtre Plan de comptes.
Exemple
Pour afficher les comptes Financiers, cliquez sur le lien Financiers :
Afficher un compte à partir de son numéro
• Pour afficher un compte dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche.
À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0
À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0
La migration d’une ancienne version
25
Exemple
Pour afficher le compte 4130000 Clients effets à recevoir, saisissez 4130000 dans la zone de recherche :
Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes
disponible depuis le menu AIDE.
Boutons de commande
Anciennes versions
Ces boutons étaient situés en haut de la fenêtre de consultation du compte sélectionné.
Nouvelles versions
Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes
exécutables à partir de la fenêtre.
Exemple
Dans la fenêtre Plan de comptes, ces boutons permettent respectivement de :
• créer un compte,
• modifier un compte,
• supprimer un compte,
• consulter les écritures relatives à un compte, travailler sur le compte, lettrer, pointer des écritures d’un compte,
• fermer la fenêtre.
Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées, et enregistrer vos
critères de recherches.
À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0
À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0
À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0
À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0
La migration d’une ancienne version
26
Modifications fonctionnelles majeures
Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, certaines fonctions ont été profondément modifiées :
• Le rapprochement bancaire
La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au
mieux aux besoins des utilisateurs.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Rapprochement bancaire pour plus d’informations sur
cette fonctionnalité.
• L’import des écritures comptables
La procédure d’importation des écritures de paye ou de gestion commerciale en comptabilité a été modifiée.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Import des écritures en attente pour plus
d’informations sur cette fonctionnalité.
• La Synchro compta
La procédure des échanges des écritures entre clients/experts-comptables a été modifiée et vous propose deux
modes de synchro compta.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Synchroniser les données comptables pour plus
d’informations sur cette fonctionnalité.
La migration d’une ancienne version
27
Nouveaux accès
Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter
l’utilisation. Voici les principales modifications :
Anciennes versions Nouvelles versions
Menu BASES Menu LISTES
Vous retrouvez désormais vos principales commandes
(plan de comptes, consulter un compte, journaux,
chéquiers, modes de paiement, etc.) dans le menu LISTES.
Menu BASES commande IMMOBILISATIONS Menu IMMOBILISATIONS
Le nouveau menu Immobilisations vous permet de gérer et
de suivre toutes vos immobilisations
(Fonction disponible uniquement dans Ciel Compta
Evolution)
Menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES Menu LISTES commande ÉCRITURES
Menu ETATS commande DÉCLARATION DE TVA Menu TRAITEMENTS commande DÉCLARATIONS DE TVA
Menu ETATS commande RELANCES CLIENTS Menu TRAITEMENTS commande RELANCES - RELANCES
CLIENTS
Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de diffé-
rents menus dans l’ancienne version (tableau de bord, statistiques,
relation expert, mailing, exports balance, etc.)
Menu FENÊTRES commande MODE DÉCOUVERTE /
MODE COMPLET
Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS
STANDARD
Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL
ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale.
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION
EXPERT - COORDONNÉES
Menu ECHANGES commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION
EXPERT - IMPORT
Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION
EXPERT - EXPORT
Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
Menu EXPERT COMPTA - commande RELATION EXPERT
- HISTORIQUE DES TRANSFERTS
Menu ECHANGES commande HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS
Menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA Menu ECHANGES commande SYNCHRO COMPTA
Menu DIVERS commande IMPORTS/EXPORTS Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
Menu ECHANGES commande IMPORTER UNE BALANCE.
Menu ECHANGES commande EXPORTER UNE BALANCE.
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - catégorie
Comptabilité.
La migration d’une ancienne version
28
Questions - Réponses
Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupé-
ration de mes données ?
Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation.
Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES de l’ancienne version de Ciel Compta.
Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?
1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Tableau de correspondance Ciel Compta
Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution
Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde.
Numéro de version Millésime
7.0 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001
8.0 - 8.01 - 8.02 2002
9.0 - 9.10 2003
10.0 - 10.50 2004
11.0 - 11.10 2005
12.0 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006
13.0 - 13.10 2007
14.0 - 14.10 2008
15.0 - 15.10 -15.20 2009
16.0 - 16.10 2010
17.0 - 17.10 - 17.20 2011
18.0 - 18.10 2012
19.0 - 19.60 - 19.61 2013
20.0 - 20.10 2014
Numéro de version Millésime
1.10 - 1.11 2002
2.0 2003
3.0 - 3.50 2004
4.0 - 4.10 2005
5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R)
6.0 - 6.10 2007
7.0 - 7.10 2008
8.0 - 8.10 - 8.20 2009
9.0 - 9.10 2010
10.0 - 10.10 - 10.20 2011
11.0 - 11.10 2012
12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013
13.0 -12.10 2014
La migration d’une ancienne version
29
Tableau de correspondance Ciel Compta- Ciel Up To Experts
Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ?
Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution doit être installée sur votre ordinateur.
Avant la récupération
• Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel :
• répartition des codes analytiques
• vérification des écritures lockées
• Copie de sauvegarde de votre ancien dossier.
Récupération de vos données
• Lancement de Ciel Compta
• Sélection de votre ancien dossier
• Saisie éventuelle du mot de passe
• Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier
• Récupération et compte rendu du traitement
Après la récupération
• Vérification de certains éléments (accélérateurs de type «Caisse»).
Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ?
Les éléments suivants ne seront pas récupérés :
• les états paramétrables
• les rapprochements bancaires
• les budgets et prévisions
• les commentaires des tâches et rappels
• les accélérateurs de type «Caisse»
• l’historique des clôtures.
Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien
pour être mis à jour. Que dois-je faire ?
Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible.
Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30.
Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ?
1. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Compta (Menu UTILITAIRES commande
RESTAURATION).
2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta en activant la commande RÉINDEXATION du
menu UTILITAIRES.
3. Activez le menu ? commande RESSOURCES/INFORMATIONS - RÉPARATION pour lancer une réparation des données.
La fenêtre Réparation des données s’affiche. Cochez les options Tentative de correction et Détail des enregistrements
modifiés ou effacés puis cliquez sur [Ok].
4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.
Numéro de version Millésime
20.10 2014
L’historique des nouveautés
30
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et 5.40.
Les nouveautés de la version Evolution 5.40
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution
Réviser une immobilisation
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des
immobilisations.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur
les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation
(usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur
de cet actif ou de la durée d'usage.
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =100,00
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A
partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des
nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
L’historique des nouveautés
31
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir
la commande RÉVISER.
La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
L’historique des nouveautés
32
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu
de 600 soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis
choisir la commande RÉVISER.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat.
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04.
La valeur d'achat est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
L’historique des nouveautés
33
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle
valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/
2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE
DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des
exercices ouverts à compter du 01/01/2005.
Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à
établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux.
La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour
chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.»
«PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et
faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» .
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des
résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des
immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes
consolidés.(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1).
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/02 .
La valeur d'achat est = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
L’historique des nouveautés
34
A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en
l'occurrence la structure :
• un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans
• un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans.
• Structure : 7000 €
• Composant A : 8000 €
• Composant B : 5000 €
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu
déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure ») puis sa valeur
dans la zone .
Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées
automatiquement.
L’historique des nouveautés
35
On obtient la liste des immobilisations suivante.
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 :
• composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
• composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 30.
Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un
amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles
comptables.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle
régularisation comptable concernant les exercices précédents.
L’historique des nouveautés
36
Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher
Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
L’historique des nouveautés
37
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique
de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée).
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice
révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui
concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée,
et la partie Valeur bloquée.
De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
• la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
• la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.
L’historique des nouveautés
38
Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0
Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA
La synchronisation est une méthode d’échange de données comptables simple, rapide et dynamique.
Elle facilite les échanges de données entre l'expert-comptable et son client.
Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les données comptables de votre expert/client équipé
d'une application Ciel, Sage L30 et L100 ou Sage Coala.
Cette fonction permet :
L’historique des nouveautés
39
au client
• d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante
des PME.
• de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante.
• de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais
convenus entre le client et l'expert-comptable.
L’historique des nouveautés
40
à l'expert-comptable
• d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers.
• d'effectuer un suivi précis des affaires de son client.
• de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier
de ce dernier.
Pour des informations détaillées sur la Synchro Compta (paramétrage, émission, réception et historique des
synchronisations) reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Nouvel Intuiciel
Menu DIVERS - commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de
quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI)
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Compta vous permet d'archiver les états et d'exporter les
données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice (assistant Top Clôture).
Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données.
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre
application.
Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant -
commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Cette commande vous permet de calculer le montant des remboursements dans le cas ou l'entreprise rembourse les
frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration
fiscale.
Pour des informations détaillées sur le calcul des frais kilométriques, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Impression d’une lettre chèque
GRILLE DE SAISIE AU KILOMÈTRE - clic droit LETTRE CHÈQUE
Vous pouvez, à partir de la grille de saisie au Kilomètre, imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, activez le commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie.
Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par
avance avec vos partenaires financiers.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportez-vous à
l’aide intégrée au logiciel.
Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle.
Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries
prévisionnelles. De même, vous pouvez établir des budgets prévisionnels.
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet
Menu DIVERS - commande TRANSFERT INTERNET
Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.
1. Vous devez choisir le type de transfert :
• mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées.
• mode avancé : sélection des écritures à envoyer.
2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter].
3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client,
N° Licence, Nom de la société, etc).
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et lancer le transfert.
Mise à jour automatique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour
installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez
directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités.
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs
A partir de la fenêtre d’un Compte client (411) ou fournisseur (401) - Onglet Client ou Fournisseur
Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du
fournisseur.
• Le premier icone affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10
Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage
Coala
Création d’un dossier comptable via la Synchro compta
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez maintenant créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier
de synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
Pour des informations détaillées sur la Création d’un dossier via la Synchro Compta, reportez-vous à l’aide
intégrée au logiciel.
Gestion des A-nouveaux
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES, ou
Menu DOSSIER - PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ onglet Synchro Compta
Vous pouvez maintenant définir la personne qui sera chargée de la génération des A-nouveaux : soit l’expertcomptable
soit le client.
Dans la zone Génération des A-nouveaux par, il suffit de sélectionner l’option Expert comptable ou Client.
Coordonnées de l’expert comptable
Les coordonnées de l’expert comptable sont récupérés dans le fichier de synchronisation.
Simplification de la validation des écritures de l’expert comptable
Menu DIVERS - commande LANCER LA SYNCHRO COMPTA
Si vous êtes Expert comptable, lors de l’envoi des données à votre client, les écritures à synchroniser peuvent être
validées automatiquement. Il vous est demandé si vous voulez valider les écritures, cochez l'option Oui puis
saisissez la Date de validation des écritures.
Nouveau bordereau de déclaration de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT - option Éditer une déclaration de TVA.
Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS - bouton [Etat].
Si vous êtes en régime réel de TVA, vous pouvez éditer votre état fiscal de déclaration de TVA sur le nouveau
bordereau de saisie de la Direction Générale des Impôts.
En effet, ce nouveau bordereau de saisie : 3310-N°10963*11 et valable à compter du 01/09/2006 est disponible dans
Ciel Compta.
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur (les journaux, le grand-livre, etc.). Vous pourrez
donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet.
Date de saisie des écritures
Menu SAISIES - commandes FACTURE CLIENT ou FACTURE FOURNISSEUR
Lors de vos saisies de factures, vous pouvez indiquer une date d’échéance inférieure à la date de saisie.
L’historique des nouveautés
44
Nouveaux formats d’import/export
Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS
Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES EXPORTS
Format Ciel
• Le nouveau format Import Ciel permet d’importer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant
d’autres logiciels Ciel.
• A l’inverse, le format Export Ciel permet d’exporter des écritures provenant de Ciel Compta vers d’autres applications
Ciel.
Ces deux nouveaux formats tiennent compte de la longueur maximale des comptes, des codes journaux et des
codes analytiques propre à Ciel Compta.
Format Cegid, CCMX, Sage Coala
Vous avez maintenant deux nouveaux formats : Ecritures Cegid Sisco 2 et Ecritures CCMX permettant d’importer
vos écritures provenant des logiciels Cegid ou CCMX .
Vous pouvez également exporter vos écritures de Ciel Compta vers les logiciels Cegid ou CCMX en utilisant les
formats Export écritures CCMX ou Export écritures Cegid Sisco 2.
Sage Coala dispose maintenant de nouveaux formats qui vous seront également proposés dans Ciel Compta lors de
vos exports ou imports d’écritures.
L’historique des nouveautés
45
Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0
Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
icone du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller
commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où
vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Trouvtoo
Menu DIVERS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du
client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop,
Google Web).
3. Validez en cliquant sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Nouveau mode comptable
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
A la création d’un dossier, un autre mode comptable vous est proposé. Vous avez le choix entre :
• Standard : par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode standard. Ce mode comptable
propose des saisies guidées des écritures qui facilite votre travail ainsi qu’une tenue de comptabilité poussée
et complète.
• Cahier : ce mode permet de tenir une comptabilité de façon simplifiée. La saisie des écritures est sous forme
d’un cahier comptable. De plus, vous disposez des principaux états (journaux, grand-livre, etc) ainsi que des traitements
essentiels (pointage, relevé bancaire, déclaration de TVA etc.).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
L’historique des nouveautés
46
Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier.
Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode Comptable si par exemple la saisie par cahier ne vous
convient pas.
Nouveau format d’import/export
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus
d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.).
L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de
comptabilité Ciel.
Relevé bancaire
Format
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Les formats d’import relevé permettent à votre logiciel de décoder les relevés bancaires que vous pourrez importer
depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires.
Vous disposez de trois formats d'import :
• le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu.
• le format QIF : Quicken Interchange Format.
• le format OFX : Open Financial eXchange.
Saisie
Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées :
• manuelle,
• par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est
fourni par votre banque.
Saisies des A-nouveaux
Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX
Vous disposez maintenant d’une saisie simplifiée des A-nouveaux sous forme de Débit/Crédit et à partir de votre
plan de comptes qui vous est présenté.
Import balance
Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORT BALANCE
Vous pouvez importer toutes les écritures d’une balance dans Ciel Compta.
Synchro compta
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez échanger des données synchronisées via la plateforme Ciel. Le destinataire pourra alors le télécharger
sur le site internet de Ciel.
Pour plus de détails, reportez-vous au guide de référence électronique disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
47
Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution
Menu ÉTATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE
Vous pouvez pour une comptabilité analytique éditer un bilan synthétique et un compte de résultat synthétique.
Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les documents des comptes annuels.
Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE
Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie.
Dans une cellule de la colonne Intitulé du compte, faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé
du compte’. La fenêtre suivante s’affiche :
Modification du solde pointé
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - onglet Banque
Vous avez la possibilité de modifier le solde pointé d’un compte de banque directement à partir de sa fiche.
Dans la zone Solde Pointé, l’icone permet d’accéder à la fenêtre Régularisation du solde pointé.
Informations complémentaires
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Dans la fiche d’un compte, vous disposer de l’icone qui vous permet de saisir des informations
complémentaires concernant votre compte.
L’historique des nouveautés
48
Affichage des alertes
Les alertes s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut.
Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic-droit dans la
barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, vous pouvez
choisir votre option d’affichage des alertes.
Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu
DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).
Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au manuel électronique Annexes disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
49
Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10
Nouvel assistant d’import et d’export des écritures
Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT D’ÉCHANGES DE DONNÉES
Ciel Compta permet de transmettre et recevoir vos écritures comptables dans différents formats.
Vous disposez maintenant d’un assistant d'export et d'import qui regroupe tous les types d'envoi et de réception
disponibles dans votre logiciel.
Cet assistant vous guide dans votre choix de format d’export et d’import en fonction des logiciels que possèdent
votre expert-comptable ou client.
Pour plus de détails, consultez le guide de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de
navigation.
L’historique des nouveautés
50
Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0
Nouvelle interface
Mode d’affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs
fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS,
PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer
en cliquant sur la barre de titre.
Barre de titre
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
L’historique des nouveautés
51
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES -
commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
Localisation, itinéraire et recherche d’adresse
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs
Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), les boutons de localisation et de recherche d’adresse
sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
Localisation
• : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre client ou fournisseur).
Recherche d’adresse
• : permet de faire une recherche de l’adresse du client ou du fournisseur via internet afin de
vérifier l’exactitude de l’adresse.
L’historique des nouveautés
52
Les aperçus
Afficher l’aperçu dans la liste des comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte directement à partir du plan de
comptes.
1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur
votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton [].
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
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Acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs
Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), au-dessus de la zone Coordonnées, vous disposez d’un
nouveau bouton .
Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site
Infogreffe.
Mise sous surveillance
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous
serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification
de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont
consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la
barre de navigation.
Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
A la création d’un dossier en mode cahier, vous pouvez maintenant choisir le mode comptable «dépenses-recettes»,
en plus du mode «créances-dettes».
Nouveaux modes de la Synchro compta
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES - onglet Synchro compta
Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta :
• La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le
client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.).
• La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expertcomptable.
Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de
référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Nouveaux formats d’import des écritures
Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS
De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles :
• API,
• Apisoft,
• Cote Ouest,
• Gestimum,
• Quadratus,
• Ciel Saisie Comptable.
L’historique des nouveautés
54
Annuler le lettrage manuel
Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL
Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence.
Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton
.
Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le
lettrage en cours.
Gestion des inventaires des immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE
Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations.
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion
du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et,
d'autre part aux immobilisations.
Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système
de lecture optique.
Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés
Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE ou BALANCE ou ÉTAT BUDGÉTAIRE
Vous pouvez afficher dans votre état budgétaire les codes non imputés. Pour cela, vous devez cocher l’option
Affichage des codes non imputés.
De même, dans l’état du grand livre analytique et de la balance analytique, il est possible d’éditer les comptes non
affectés, en cochant la case Affichage des comptes non affectés.
Paramétrage des états fiscaux
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille États fiscaux
Dans le but de simplifier la personnalisation des états fiscaux, chaque formule est maintenant accessible
séparément. Ainsi, lorsque vous double-cliquez dans une cellule de l’état, uniquement la formule de cette cellule
apparaît dans l’éditeur de script.
Réouverture d’exercice : nouvelles étapes
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE
Deux nouvelles étapes vous permettent de reporter les écritures non pointées et les écritures non lettrées dans l’Anouveau.
Aussi, vous avez la possibilité de sélectionner les comptes à reporter. Dans ce cas, une étape
supplémentaire est proposée.
Format RImport : pointage récupéré
Menu DIVERS - commande RELATIONS EXPERTS - ASSISTANT DES ÉCHANGES DE DONNÉES ou IMPORT ou AUTRES
EXPORTS
Le format RImport permettant d’importer et d’exporter des écritures dans un fichier prend en compte les écritures
pointées.
L’historique des nouveautés
55
Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille
des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans
l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre
disposition : Petite, Normale ou Grande.
A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement.
Les regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux,
modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT
puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Les règles
A partir de la barre de navigation
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs
par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.
Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.
Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et,
en second lieu, applique vos règles.
L’historique des nouveautés
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Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Saisie Z de caisse
Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE
Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket
totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification.
Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.
La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre
d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.
Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis
l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ
Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent d’affecter automatiquement un compte, un
mode de paiement et éventuellement un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui
répondent à une règle puis attribue le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle.
Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie
d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).
Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Compte de TVA par défaut
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de
charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des
saisies.
Pointage automatique par import : nouveaux formats
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX,
Standard, Société Générale, BNP, La Poste.
Pour cela, vous disposez du bouton .
Consultation des écritures d’un compte en saisie
A partir d’une commande de saisie accessible par le menu SAISIES - clic droit sur le compte
Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en
HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des
ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe
Comptabilité - Options de saisie.
L’historique des nouveautés
57
Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la
zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de
celui-ci s’affiche.
Infos perso. dans les comptes
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous
pouvez maintenant en créer dans les comptes.
Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans
les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte
Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la
rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut.
L’historique des nouveautés
58
Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions
est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur
lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le
contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne
barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que
d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les
fenêtres sont classées par catégorie.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un
petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus
souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes,
chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier .
L’historique des nouveautés
59
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre
active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation
des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une
liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les
listes concernées (plan de compte, pointage, lettrage, relances clients, liste des immobilisations, liste des modèles,
liste des cahiers).
Gestion du crédit-bail
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de
les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et
c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et
Crédits-bails.
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous
pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton
.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS
Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à
payer.
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
60
Affichage des cumuls par mois
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - onglet Soldes validés
L’onglet Soldes validés présent dans un compte récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10.
Ces soldes sont maintenant présentés mois par mois.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton .
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles via la flèche du bouton [Regroupement].
Balance comparative N à N -10
Menu ETATS - commande BALANCE
Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée.
Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états
Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE ou COMPTES DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE ou SOLDES INTERMÉDIAIRES
DE GESTION
Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique,
Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes
N-1 au mois qui est proposée.
Gestion multi-analytique de niveau 1
A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône
Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte.
Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous
cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique.
L’historique des nouveautés
61
Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20
Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A.
Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de
transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre
O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire.
Paramétrage O.G.A
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A
Transmission à l’O.G.A
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA
Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la
case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA.
Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit
des renseignements suivants :
• le Nom,
• l’adresse, le code postal et la ville,
• le N°agrément,
• le numéro de SIRET.
L’historique des nouveautés
62
Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous
utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par
exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour
gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos
articles...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu
AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que
vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des
insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple
après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case
Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots.
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le
menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
L’historique des nouveautés
63
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe.
Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du
texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés
dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande
VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
• Choix des langues
Ciel Compta Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue
en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre
texte et utilise le dictionnaire approprié.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies.
Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera
automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Plan comptable général 2010
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
L’historique des nouveautés
64
Dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle
notamment à partir du Plan Comptable Général 2010. Vous l’adapterez par la suite à vos besoins.
Saisie simplifiée des factures et avoirs
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR
Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture
varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture.
Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir
celle qui correspond à votre saisie.
Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable
A partir du menu ECHANGES
Le nouveau menu Echanges est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce
menu, vous pouvez :
• échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export,
• importer ou exporter une Balance,
• envoyer le dossier de votre société,
• saisir les coordonnées de votre expert-comptable,
• consulter l’historique des imports/exports.
Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import
et d’export Sage Petites Entreprises.
Intégration de la norme SEPA
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés
d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous les renseignez dans les comptes de banque au niveau de l’onglet Banque.
Gestion multi-analytique de niveau 1
Menu SAISIES - RELEVÉ BANCAIRE
Menu LISTES - RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ
Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte dans les
saisie de relevé bancaire et dans la création d’une règle d’affectation relevé.
Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous
cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Ecritures de redevances de crédit-bail
UNIQUEMENT DISPONIBLE DANS CIEL ASSOCIATIONS EVOLUTION.
Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta.
L’historique des nouveautés
65
Dans la fiche d’un crédit-bail
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS
Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA
applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez
indiquées ainsi que du taux de TVA.
La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose
de deux parties.
• Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures.
• Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.
Enregistrement des écritures de redevances
Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS
Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande
ENREGISTRER LES ABONNEMENTS.
Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des
écritures.
Comptes exonérés de TVA
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de
TVA.
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question.
Création de dossier à partir d’une société existante
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'une société existante. Pour cela, dans l’étape Choix du modèle de plan
comptable, sélectionnez .
Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés.
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de
l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la
nouvelle société.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette
application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données
comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit,
stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business
Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business
Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site
Internet Ciel http://www.ciel.com/.
L’historique des nouveautés
66
Les nouveautés des versions19.0 et Evolution 12.0
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme
l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer
à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel
au format pdf.
• J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Mon Compte Ciel
Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau;
ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus.
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre
logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations
etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.
Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet,
un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone
Trouvtoo.
Amélioration de l’intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’intuiciel est composé des onglets : Mon bureau, accessible depuis l’icône ; Mon tableau de bord,
accessible depuis l’icône ; et Mes états statistiques, accessible depuis l’icône situés dans la barre
d’actions.
Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne.
L’historique des nouveautés
67
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue . Les deux icônes permettent respectivement d’afficher le graphique
sous forme de barres et sous forme de secteurs. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du
graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Choix du code de lettrage
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options
Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage
pendant le lettrage manuel.
3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage.
4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé.
Solde évolutif
Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE
Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE
Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous
indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage.
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L’historique des archives DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez
à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Dossier clôturé
Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas
de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur La fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
68
Déclaration de TVA
Assistant de déclaration de TVA
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT
Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la
DGFiP.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Téléprocédure TVA
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA
L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez
précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA.
Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible
depuis le menu AIDE.
Consulter plusieurs comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte]
Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois.
1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes.
2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un
autre compte.
Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants.
Emprunts
Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre
l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de
la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt.
Liste des emprunts
Menu LISTES - commande EMPRUNTS
Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants:
• [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité
; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
• [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active.
• [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt.
• [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette.
• [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement
soit partiellement.
• [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt.
L’historique des nouveautés
69
Créer un emprunt
Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer]
Une fenêtre vous propose deux options à cocher :
• Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants,
• Je souhaite créer un autre type d’emprunt.
Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un
autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Multi sélection de codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton
[Ajouter] dans l’onglet Répartition.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations
d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu
Contextuel (clic droit).
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt.
Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion
Menu Etats - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION
Vous pouvez désormais éditer l’état Solde intermédiaire de gestion avec l’option Détail des comptes.
Amélioration de la purge
Menu TRAITEMENT - commande PURGE.
L’option Tous les budgets a été ajoutée aux traitements de la purge. Lors du lancement de la purge des écritures, si
vous cochez l’option Toutes les écritures, par défaut les zones Rapprochement bancaire et Déclaration de TVA
sont également cochées et grisées.
Référence d’obligation fiscale
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA
Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES
TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres.
L’historique des nouveautés
70
Association de comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options
• Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur.
• Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client.
Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options.
FlashCode et QR-Code
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres
sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut
permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts,
etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes:
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur
l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet
de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
• Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez
sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de
code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Détail du calcul des formules des états fiscaux
Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu
Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de
voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au
détail du calcul du montant.
L’historique des nouveautés
71
Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0
TVA
Les paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié.
Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis d’acompte
3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12.
Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514 et
Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous voulez
paramétrer.
L’assistant de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA
L’assistant de TVA a été révisé et enrichi.
Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de
visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi d’enregistrer en
comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y
accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA.
Sauvegarde DGFiP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité
sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les
trois exercices passés.
Vérification de la conformité de vos sauvegardes
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à
l'exercice courant.
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités :
• si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde
correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la
sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis
d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux
formulaires.
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
L’historique des nouveautés
72
Consultation des sauvegardes DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes
DGFiP sont classées chronologiquement par exercice.
Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche .
La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables
légales et obligatoires.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via
le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur
externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
Windows™ 8
Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités.
• L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de
fonds, bords carrés....).
• Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil].
• En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que
les agrandir ou les réduire.
Compte d’attente
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte d’attente est
utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie.
Enregistrement des écritures en cours
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE.
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR.
L’historique des nouveautés
73
Menu SAISIES - commande PAIEMENT et ENCAISSEMENT.
Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de sauvegarder
l’écriture en cours.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le bouton
[Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture.
A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter
les zones obligatoires.
Equilibrage automatique des écritures en cours
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE
Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non.
Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le bouton
[Fermer] situé en haut de la fenêtre.
Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose
d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte
d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.
Longueur du libellé des journaux et comptes
Menu LISTES - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier].
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier].
La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères.
Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40 caractères dans
la zone Intitulé.
Longueur des codes journaux
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta].
La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum.
Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux :
1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier les
réglages compta].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ.
Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK].
Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte
471000.
L’historique des nouveautés
74
Les nouveautés des versions Millésime 20.10, Evolution
13.10, Ciel Up To Experts 20.10
Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle issu du logiciel Sage Production Experts.
C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la touche
.
Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures
A la création du dossier
Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de
déterminer votre mode d’échanges.
Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si vous
répondez par :
• Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
Dans les paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type d'échanges
avec votre expert-comptable.
Sélectionnez l'option correspondant à votre cas :
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier
dédié.
Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts.
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export.
Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et
100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...).
Cette commande est également accessible dans l’Accueil, bouton [Je créé mon dossier à partir d’un
modèle Sage Production Experts].
Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité.
Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode
d'échanges à utiliser.
Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime.
L’historique des nouveautés
75
• Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges.
Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les échanges de
données comptables entre l'expert-comptable et son client.
L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts
Indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.
Envoyer des écritures à mon expert
A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et
qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts.
A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix
(email, sur un support envoyé par courrier...).
Recevoir des écritures de mon expert
Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie.
Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la nouvelle commande RECEVOIR
DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES.
Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre
dossier.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche .
L’import et l’export des écritures
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder à
l’import et à l’export de vos écritures.
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES
Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-
dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
Cette option est indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts.
Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, ces
commandes sont indisponibles.
Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les
supprimer ou de les enregistrer en brouillard.
Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi.
Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment
que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par
votre expert-comptable.
A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.
L’historique des nouveautés
76
• Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
• Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES
Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un
fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces
réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre.
• Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront
intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email].
Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK].
L’historique des nouveautés
77
Les nouveautés des versions 21.0 et Evolution 14.0
Assistant de création de dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
La création de votre dossier est simplifiée. En seulement deux étapes, votre dossier est créé et vous pouvez
commencer à travailler.
Dans la première étape de l’assistant, vous indiquez vos dates d’exercices comptable et vos paramètres de TVA.
Dans la seconde étape de l’assistant, vous renseignez les informations concernant votre monnaie et si vous
souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe.
Pour plus de détails sur la création de votre dossier, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
Bureau de réglages
A partir de la barre d’actions - bouton
Un bureau de réglages, accessible depuis la page d’accueil de votre logiciel, vous permet d’effectuer le paramétrage
de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA et votre activité.
Ce bureau de réglages est composé de trois tuiles contenant des liens. Ce sont des raccourcis vous permettant
d’accéder aux fonctions utilisées le plus souvent.
Par défaut, le bureau de réglages s’affiche automatiquement après la création de votre dossier.
Pour plus de détails sur le bureau de réglages, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
Mode tactile
A partir de la barre d’actions - onglet - Mode tactile
Si vous travaillez sur un écran tactile ou sur une tablette sous Windows™ 8, vous disposez d’un mode tactile vous
permettant de naviguer aisément avec le bout du doigt dans votre logiciel.
1. Cliquez sur l’icône de l’onglet [Accueil].
2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile.
L’activation de ce mode permet d’aérer les boutons de la barre d’actions, d’espacer les icônes, les éléments de la
palette et le zoom afin de naviguer plus facilement avec le doigt dans votre logiciel.
Vous pouvez avec votre doigt :
• défiler horizontalement et verticalement dans l’Intuiciel et dans toutes les listes,
• glisser-déposer une tâche en mode personnalisation de votre bureau,
• augmenter ou diminuer le zoom dans les listes, les aperçus des états ou les images de votre logiciel.
Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
Avant la création de votre dossier, si vous avez procédé au référencement de votre logiciel, toutes les
coordonnées de votre société saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société.
L’historique des nouveautés
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Export provisoire des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES
En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez désormais générer un fichier d’écritures comptables
provisoire.
Pour plus de détails sur l’export provisoire des écritures, reportez-vous au manuel de référence accessible
depuis le menu AIDE ou à l’aide (F1).
Avant de lancer ce traitement, vous devez obligatoirement valider les écritures sur la période définie.
©Copyright 2014 Sage activité Ciel
Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - Réf. : MAJ WKE 21.10 / 14.10 - 10.14.
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel d’installation
Version Evolution réseau
Ciel Compta
Ciel Gestion commerciale
Ciel Associations
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Ce qu’il faut savoir sur................................................................................4
L'architecture client/serveur .................................................................................................... 4
Le protocole TCP/IP................................................................................................................. 4
La configuration minimale requise........................................................................................... 5
Les configurations possibles.................................................................................................... 6
Installation des logiciels..............................................................................8
Lancez le CD-Rom de votre logiciel ......................................................................................... 8
Démarrez la procédure d'installation ....................................................................................... 8
Installez le module Ciel directDéclaration .............................................................................. 10
Référencez-vous.......................................................................................11
Au premier lancement de votre logiciel.................................................................................. 11
Au prochain lancement de votre logiciel ................................................................................ 13
Configuration de Ciel Serveur....................................................................15
Lancement de Ciel Serveur..................................................................................................... 15
Maintenance automatique...................................................................................................... 15
Mise en place du dossier sur le poste Serveur ...........................................17
Création d'un nouveau dossier............................................................................................... 17
Récupération d'un ancien dossier .......................................................................................... 18
Connexion depuis un poste Client ......................................................................................... 18
Ce qu’il faut savoir sur...
4
Ce qu’il faut savoir sur...
L'architecture client/serveur
Ciel Serveur va vous permettre de faire fonctionner les versions Evolution réseau de Ciel Gestion
commerciale, Ciel Compta et Ciel Associations entre différents postes et plusieurs utilisateurs, selon
l'architecture client /serveur.
Ce type de fonctionnement en réseau présente les avantages suivants :
• La rapidité de traitement des postes clients et les capacités du lien réseau sont exploitées au mieux.
• Étant donné que le serveur est au centre du réseau, il gère des ressources communes à N utilisateurs
(le nombre de fichiers ouverts et d'utilisateurs connectés est illimité).
• Le serveur est déchargé de certains traitements qui sont délégués aux clients d'où un meilleur temps
de réponse.
• Des postes clients peuvent être ajoutés ou supprimés simplement, sans que cela ne perturbe le fonctionnement
même du réseau.
Ciel Serveur
est une application permettant l’échange de données entre un poste serveur et un poste client.
Le poste serveur
désigne l'ordinateur sur lequel s'exécute Ciel Serveur et où sont hébergés les données utilisables en
réseau.
Les postes clients
correspondent aux stations de travail sur lesquelles une application cliente va être installée. Le poste
client va ensuite utiliser le service que Ciel Serveur met à sa disposition.
Le protocole TCP/IP
Généralités
Le protocole représente le langage utilisé par les ordinateurs pour dialoguer sur le réseau au moyen de
règles et de procédures permettant d'émettre et de recevoir des données.
Pour utiliser les applications Ciel Evolution Réseau, le protocole TCP/IP doit être installé sur le poste
serveur et sur tous les postes clients de votre configuration réseau.
Le protocole TCP/IP signifie Transmission Control Protocol/Internet Protocol. TCP/IP provient des noms des
deux protocoles majeurs d'une suite de protocoles reliés entre eux, entre autres, les protocoles TCP et IP.
Le protocole IP assure la transmission des données à travers l'interconnexion. Il est basé sur l'adressage
IP, c'est-à-dire le fait de fournir une adresse IP à chaque machine du réseau.
L'information est découpée en paquets de petite taille. Ces paquets sont les segments.
Chaque segment possède, en plus de l'information, l'adresse du destinataire et celle de l'émetteur.
Une fois l'information acheminée, il faut atteindre l'application référencée, c'est le rôle du protocole TCP.
TCP est complémentaire de IP. Il remet en ordre les paquets sur l'ordinateur du destinataire.
Vérifier l'existence du protocole TCP/IP sur les postes serveur et clients
L'application Ciel Serveur s'appuie sur le protocole TCP/IP et communique par ce même protocole.
Assurez-vous que ce protocole est installé et configuré sur le serveur ainsi que sur les postes clients.
1. Activez le menu DÉMARRER de Windows™ - commande PARAMÈTRES - PANNEAU DE CONFIGURATION puis
sélectionnez l'option connexion réseau.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez - à l’aide du bouton droit de la souris - sur l'option connexion au
Ce qu’il faut savoir sur...
5
réseau local puis sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS. La fenêtre suivante s’affiche.
• Si le protocole TCP/IP est installé sur le poste, il doit apparaître dans la liste des composants réseau
installés.
• Si le protocole TCP/IP ne figure pas dans la liste des composants réseau installés sur les postes, vous
devez d’abord l’installer puis le configurer.
La configuration minimale requise
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser les fonctions Réseau
• carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur,
• protocole TCP/IP installé,
• plateforme Windows™ obligatoire,
• ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows™ Serveur.
Le protocole TCP/IP doit être installé et configuré sur le poste serveur et les postes clients.
Attention !
Cette procédure est réservée à des utilisateurs maîtrisant le domaine réseau et son langage. Il est
préférable de consulter votre administrateur système ou votre installateur réseau qui en assurera la
mise en place.
Ce qu’il faut savoir sur...
6
Pour utiliser Ciel directDéclaration
Uniquement pour Ciel Compta Evolution.
• Processeur 1,5 GHz
• 2Go de Ram.
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste.
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur).
• Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont
utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Les configurations possibles
Nous verrons en détail quelques configurations possibles en utilisant les applications Ciel Compta, Ciel
Gestion commerciale et Ciel Associations en exemple.
Exemple
Un poste Ciel Compta principal (serveur de données) et un poste secondaire.
Dans ce cas, le poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de
travail.
Exemple
Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Gestion commerciale
principal (serveur de données de Gestion commerciale). Chaque poste peut se connecter sur la Gestion
commerciale ou sur la Compta.
Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est
aussi utilisé comme poste de travail.
Exemple 3
Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Associations principal
(serveur de données d’Associations). Chaque poste peut se connecter sur Ciel Associations ou sur Ciel
Compta.
Ce qu’il faut savoir sur...
7
Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est
aussi utilisé comme poste de travail.
Exemple 4
Un poste Serveur Ciel Compta/Ciel Gestion commerciale (serveur de données de Compta et de Gestion
commerciale) et des postes Clients Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale.
Dans ce cas il n'y a qu'un seul poste Serveur (serveur des données de Compta et de Gestion
commerciale).
Installation des logiciels
8
Installation des logiciels
Sur le poste Serveur
1. Installation de l’application sur l'ordinateur qui contiendra les données de Ciel Compta et/ou Ciel
Gestion commerciale et/ou Ciel Associations (Serveur de données).
Sur chaque poste Client
2. Installation de l’application sur le ou les ordinateurs (postes Clients) qui accéderont aux données du
poste Serveur.
Dans les deux cas, la procédure est identique.
Lancez le CD-Rom de votre logiciel
1. Insérez le CD-Rom dans le lecteur prévu à cet effet.
2. Attendez l'ouverture automatique du CD-Rom.
Si le CD-Rom ne s'ouvre pas automatiquement au bout de quelques secondes, vous devez effectuer
certaines opérations, par exemple sous Windows XP :
• Cliquez sur le bouton [Démarrer] et sélectionnez la commande EXÉCUTER.
• Saisissez le nom du lecteur CD-Rom, suivi de la commande \Install.exe
ou suivi de la commande \setup.exe uniquement pour Ciel Association.
Exemple
si le lecteur se nomme D:, saisissez D:\Install.exe ou D:\setup.exe).
Démarrez la procédure d'installation
Après quelques instants, la fenêtre Bienvenue chez Ciel! du programme d'installation de votre logiciel
s'affiche. A titre d’exemple, il vous est présenté ci-dessous l’installation de Ciel Compta Evolution sur un
poste Serveur, qui s’effectue une seule fois.
A l’inverse, l’installation de votre application en version Client est à répéter sur chaque poste client.
3. Dans la fenêtre de Bienvenue chez Ciel!, cliquez sur le bouton [Suivant>] pour démarrer la procédure
d’installation.
Attention !
Vous devez disposer de 300 Mo d'espace disque pour effectuer l'installation d’un poste Client ou
Serveur.
Installation des logiciels
9
Les applications Ciel faisant l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final à titre
personnel et pour un seul logiciel, les termes de ce contrat de licence vous sont rappelés.
4. Cochez l’option J’accepte les termes de ce contrat de licence puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Choisissez le type d'installation
5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le type d’installation souhaité.
Vous disposez de trois types d'installation :
Installation du poste client
Installation de l’application sur le ou les ordinateurs qui accéderont aux données du poste serveur.
Choisissez ce type d’installation s’il s’agit du ou des poste(s) client(s) que vous installez.
La procédure d’installation est identique pour le poste serveur et le(s) poste(s) client(s).
L’option correspondante est sélectionnée par défaut. Vous laissez l’option cochée pour le(s) poste(s) qui se
connecteront au serveur de données.
Vous ne devez pas choisir cette option pour le poste Serveur.
Installation du poste serveur
Installation de l’application sur l’ordinateur qui contiendra les dossiers de votre application (Serveur de
données). Choisissez ce type d'installation s’il s’agit du poste serveur que vous installez.
Cette installation implique :
• d’une part l’installation de l’application Ciel Serveur,
• d’autre part l’installation de votre application : Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale ou Ciel Associations.
Installation des logiciels
10
Le poste Serveur de données pourra également se connecter aux dossiers de Ciel Compta et/ou de Ciel
Gestion commerciale et/ou de Ciel Associations (comme les postes Clients).
Installation personnalisée
Installation qui vous permettra de choisir les fonctionnalités à installer ainsi que le répertoire
d’installation. Ce type d’installation s’adresse aux utilisateurs expérimentés.
6. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour poursuivre l'opération.
Validez l'installation du logiciel
7. Une fois tous les paramètres d'installation définis, l’installation de votre logiciel démarre.
8. En fin de procédure, le programme indique que l'installation est terminée. Cliquez sur le bouton [Terminer].
L'installation de votre poste serveur est achevée. Vous devrez renouveler la procédure d’installation pour
les postes clients.
Fin de l'installation sur le poste Serveur
A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement.
A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée.
Installez le module Ciel directDéclaration
Uniquement pour Ciel Compta Evolution.
Le module directDéclaration vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta
Evolution vers la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
Vous pouvez télécharger et installer ce module directement depuis Ciel Compta Evolution. Une fois que
vous aurez lancé le logiciel, allez dans le menu ETATS et choisissez la commande DÉCLARATIONS DE TVA -
TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION.
Référencez-vous
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Référencez-vous
Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel
et pour une seule application.
Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous
devez vous référencer auprès de notre Service Référencement.
Au premier lancement de votre logiciel
1. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche. Elle vous informe des conditions légales
concernant le logiciel. Lisez ces informations.
2. Si vous disposez d’une connexion Internet et d’un N° SIRET (identifiant numérique composé de 14
chiffres), saisissez ce dernier. Vos coordonnées seront automatiquement récupérées et vous gagnerez
ainsi du temps1.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le SIRET. Si le SIRET est valide, vous passez automatiquement
à l’étape suivante ou cliquez sur le bouton [Continuer].
Attention !
Le référencement peut être effectué à partir de n’importe quel poste client ou serveur.
Tant que celui-ci n’aura pas été effectué, au delà de 30 jours, l’impression sera interdite et les
dossiers ne s’ouvriront qu’en lecture seule sur le poste serveur ou sur le poste client.
1.Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un
traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable
du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre
de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions
prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à
la Direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17.
Cet intitulé varie
en fonction du
logiciel que
vous avez
Référencez-vous
12
La fenêtre suivante s’affiche :
4. Renseignez les zones présentées dans cette fenêtre1. Certaines zones doivent obligatoirement être renseignées
pour terminer votre référencement.
Si vous n’avez pas renseigné la zone E-mail, un message d’erreur apparaît sous la zone. Vous devez
obligatoirement renseigner une adresse e-mail valide.
5. Cochez l’option J’accepte les Conditions Générales d’Assistance.
6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour finaliser le référencement.
Vos données sont alors directement envoyées au Service Référencement Sage activité CIEL via Internet.
Vous n’avez pas de connexion internet ou l’envoi a échoué
Si vous ne possédez pas de connexion Internet ou si l’envoi a échoué pour une autre raison ; la fenêtre cidessous
s’affiche :
Vous possédez une connexion Internet
• Cliquez sur le bouton [Recommencer].
Si le problème persiste, envoyez votre fiche de référencement par courrier. Dans ce cas, cliquez sur le
bouton [Imprimer].
Vous ne possédez pas de connexion Internet
• Cliquez alors sur le bouton [Imprimer] pour lancer l’impression de votre fiche de référencement et
adressez-la à :
Sage activité Ciel - Service Référencement - 35 rue de la Gare - 75917 Paris Cedex 19
ou par fax au numéro 01.55.26.33.29.
Saisissez les informations
nécessaires1.
Référencez-vous
13
L’envoi a réussi
Un message s’affiche pour vous indiquer que l’envoi de vos données de référencement chez Ciel a été
effectué avec succès.
Au prochain lancement de votre logiciel
Après la réception des informations de référencement, Ciel renverra automatiquement une clé
d’activation. Votre logiciel sera alors activé sans que vous ayez à intervenir.
Attente du retour de clé
Si le retour de la clé d’activation n’est pas effectué au bout de 5 jours, vous obtiendrez au démarrage de
l’application la fenêtre suivante :
Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe du nombre de jours dont vous disposez sans clé d’activation. Passé ce délai (30
jours maximum), vous pouvez toujours ouvrir le logiciel mais vous ne pouvez plus effectuer d'impression
et vos dossiers seront en lecture seule.
Retour de clé effectué
Si la clé d’activation est retournée à l’application, vous obtiendrez au démarrage de cette dernière le
message suivant.
Référencez-vous
14
Clé d’activation reçue par email, courrier ou fax
Si vous recevez votre clé d’activation par e-mail, courrier ou fax.
1. Lancez votre logiciel sur le poste Serveur ou Client.
2. Dans la fenêtre Assistant de référencement, saisissez votre clé.
3. Si vous avez acquis votre application chez Ciel, indiquez votre Code client que vous trouverez sur votre
facture d'achat.
4. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Une fois votre clé d’activation saisie sur le poste Serveur ou Client, la connexion depuis le poste Serveur ou
les postes Clients s’effectue directement (plus de décompte du nombre de jours).
Attention !
La clé d’activation ne peut pas vous être communiquée par téléphone.
Configuration de Ciel Serveur
15
Configuration de Ciel Serveur
Les paramètres réseau définis par défaut dans Ciel Serveur sont optimisés pour répondre à la majorité
des configurations réseau. Il n'est donc pas indispensable de les modifier pour que fonctionnent les
applications Ciel Evolution en réseau.
Lancement de Ciel Serveur
Pour des raisons pratiques, l'ouverture de Ciel Serveur s’effectue en mode minimisé.
Vous devez vérifier que l'application Ciel Serveur est bien présente dans la barre des tâches de
Windows™.
Maintenance automatique
Le système de maintenance automatique de Ciel Serveur permet d'effectuer automatiquement certaines
actions à des moments prédéfinis. Son but principal est d'effectuer des copies.
Les dossiers des applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations sont ouverts en
mode exclusif et ne peuvent être copiés quand ils sont ouverts.
La maintenance automatique se déclenchera en général la nuit et réalisera les actions suivantes :
• les utilisateurs éventuels seront déconnectés,
• les données à sauvegarder seront copiées vers un répertoire temporaire,
• ce répertoire temporaire pourra ensuite être copié ou gravé sur un support de sauvegarde.
Pour beaucoup d'utilisateurs, ce système n'est pas nécessaire. L’utilisation de la sauvegarde à partir
d'un poste Serveur est suffisante.
Pour procéder à la maintenance automatique, sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DU SERVEUR dans le
menu SERVEUR et cliquez sur l'onglet Maintenance. La fenêtre ci-dessous s’affiche.
Attention !
Vous ne devez effectuer cette opération que si vous avez besoin d'adapter certains paramètres
réseau à votre configuration.
Attention !
A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement.
A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée.
Configuration de Ciel Serveur
16
Démarrage de la maintenance automatique
La première étape consiste à renseigner les zones suivantes :
1. Définissez l'heure à laquelle la maintenance doit s'effectuer.
Le redémarrage peut s’effectuer :
• automatiquement dès la fin des tâches,
• à une heure spécifiée.
2. Indiquez ensuite les jours où la maintenance doit s'effectuer.
Tâches de la maintenance automatique
La deuxième étape consiste à ajouter dans l'ordre les tâches à effectuer.
Il existe plusieurs possibilités pour réaliser des sauvegardes automatiques, mais elles peuvent être
regroupées dans deux scénarios :
Maintenance automatique avec redémarrage automatique de Ciel Serveur
Dans ce cas, Ciel Serveur sera interrompu. Pendant cette interruption une copie temporaire d'un dossier
sera réalisée à l'aide de la tâche Copie puis Ciel Serveur sera ensuite redémarré.
La copie réalisée peut alors être utilisée par un logiciel de sauvegarde, par un batch, etc.
Dans ce cas, l’interruption du serveur est brève.
Maintenance automatique avec redémarrage à heure fixe de Ciel Serveur
Dans ce cas, le serveur sera interrompu le temps défini. Pendant ce temps, un logiciel de sauvegarde par
exemple peut utiliser ce fichier pour le sauvegarder.
Il peut toutefois y avoir un inconvénient à cette méthode. Il n'est pas sûr à 100% que la copie soit
terminée lors du redémarrage du serveur, ce qui peut entraîner des erreurs.
La tâche Copie
La maintenance automatique va en général utiliser la tâche Copie.
La fenêtre ci-dessous correspond à la fenêtre de paramétrage de la tâche.
Attention !
La tâche SAUVEGARDE de l'application Ciel Serveur ne sauvegarde pas les dossiers mais les réglages
du serveur.
Mise en place du dossier sur le poste Serveur
17
Mise en place du dossier sur le poste Serveur
Lors de la mise en place de votre dossier sur le poste Serveur, deux cas peuvent se présenter :
• la création d'un nouveau dossier,
• la récupération d'un ancien dossier.
Création d'un nouveau dossier
Vous pouvez créer votre dossier de Compta, de Gestion commerciale ou Associations depuis le poste
Serveur lui-même ou depuis l'un des postes Clients.
1. Démarrez le logiciel.
• Pour Ciel Compta, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER
commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
• Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le
menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
• Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu
DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
Dans cette fenêtre, la liste du ou des serveurs présents sur votre réseau s’affiche.
Dans la fenêtre ci-dessus, le serveur se nomme Test-Serveur.
2. Sélectionnez le serveur et validez en cliquant sur le bouton [OK].
3. La procédure de création du nouveau dossier commence. Elle est identique à la création d'un dossier
en monoposte.
Attention !
Avant de procéder à la création de votre dossier, vous devez vous assurer que l'application Ciel
Serveur est bien lancée. Si ce n'est pas la cas, activez le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES -
DÉMARRAGE - CIEL SERVEUR.
Attention !
L’option ne doit pas être utilisée sinon ce dossier ne sera pas
accessible par d’autres postes.
Mise en place du dossier sur le poste Serveur
18
Récupération d'un ancien dossier
La procédure de récupération des anciens dossiers sur le poste Serveur se déroule de la même manière
qu'en monoposte. La seule obligation est de la réaliser sur le poste Serveur.
Cette procédure se déroule en mode exclusif et à ce titre, le dossier ne pourra pas être ouvert par d'autres
postes Clients.
Pour cela, une fois la procédure terminée, il faut impérativement quitter le dossier.
1. Activez la commande QUITTER du menu DOSSIER.
2. Reconnectez-vous en choisissant le dossier dans la liste proposée.
Pour des informations détaillées sur la procédure de récupération des données de votre ancienne
version, reportez-vous au Guide des mises à jour accessible depuis le menu AIDE.
Connexion depuis un poste Client
• Démarrez le logiciel.
• Pour Ciel Compta, cliquez sur l'icône correspondante située sur le Bureau ou passez par le menu
DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
• Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l'icône située sur le Bureau ou passez par le menu
DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
• Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante présente sur le Bureau ou passez par le
menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS.
Une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’affiche.
Si le poste Serveur est aussi utilisé comme poste Client, la procédure est identique.
Attention !
Vérifiez bien que l'application Ciel Serveur est lancée et que le serveur est actif.
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel d’installation des versions Evolution Réseau - Référence : Maninst_Rev - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel de découverte
Ciel Compta
Ciel Compta Evolution
Ciel Compta - Ciel Up To
Experts
Sage activité Ciel
10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le
lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
313 966 129 R.C.S. Paris
Sommaire
Prise en main .................................................................................................... 5
Configuration minimale ...................................................................................................................6
Documentation .................................................................................................................................7
Si vous débutez.................................................................................................................................8
Entraînez-vous ................................................................................................................................11
Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 18
Créez votre dossier .........................................................................................................................19
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ................................................23
Contrôlez et modifiez le plan de comptes....................................................................................24
Vérifiez les journaux .......................................................................................................................30
Créez vos chéquiers et vos RIB ......................................................................................................32
Préparez une comptabilité analytique..........................................................................................34
La tenue de votre comptabilité...................................................................... 36
Saisissez les écritures comptables ................................................................................................37
Rapprochez une facture et son règlement...................................................................................50
Rapprochez des écritures avec votre banque ..............................................................................52
Pointez des écritures ......................................................................................................................53
Annulez une écriture validée.........................................................................................................54
Le brouillard ....................................................................................................................................56
Gérez la trésorerie prévisionnelle .................................................................................................58
Les états........................................................................................................... 60
Principes généraux.........................................................................................................................61
Les états comptables......................................................................................................................63
Les états clients et fournisseurs ....................................................................................................66
Les états fiscaux..............................................................................................................................67
Traitements ..................................................................................................... 68
La TVA ..............................................................................................................................................69
Clôturez et réouvrez un exercice...................................................................................................70
Vérification comptable DGFiP ........................................................................................................71
Échangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................................72
Importez ou exportez des écritures ..............................................................................................74
Gestion des dossiers ....................................................................................... 80
La sauvegarde / restauration........................................................................................................81
La sauvegarde en ligne ..................................................................................................................84
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ....................................................................85
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................... 86
Les prévisions..................................................................................................................................87
Gérez une comptabilité multi-devises..........................................................................................88
Les immobilisations........................................................................................................................90
Infos perso.....................................................................................................................................103
Index .............................................................................................................. 104
Prise en main
Prise en main
6
Configuration minimale
Versions monopostes
• Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0.
• Processeur 1,5 GHz.
• 2 Go de Ram.
• 1 Go d'espace disque disponible.
• Un lecteur DVD-Rom.
• Une résolution écran de 1024x768 points.
• Une connexion Internet haut débit.
• Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé).
• Une imprimante laser ou jet d'encre.
Versions réseaux
• Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur).
Versions souscriptions
• Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant.
La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre
application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+,...), assurez-vous que cette condition soit
remplie.
Prise en main
7
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne :
• le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel.
• le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la
présentation générale et le générateur d’états.
• le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une
ancienne version.
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton .
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple,
vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas
à rechercher l’information.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier
ou en activant la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
apporte une information complémentaire sur un point particulier
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre
ordinateur.
Prise en main
8
Si vous débutez
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la
durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan
de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue
ainsi :
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers.
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité,
on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants
enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun
d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et
des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant
les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte).
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures
enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne
faisant état que des factures restants dues.
Prise en main
9
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte
Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation
pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
Prise en main
10
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer
correctement votre comptabilité avec Ciel Compta.
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Créez votre dossier
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
Imprimez les éditions de fin d’année :
Clôturez l’exercice
Contrôlez et modifiez le plan comptable
et les journaux
grand-livre, balance, journaux, ...
bilan et compte de résultat, SIG
lettrage, rapprochement bancaire, ...
Prise en main
11
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par
la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
La page d’accueil s’affiche.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement
du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez
pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet.
Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez
sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire
Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier
Société Exemple, livré avec le logiciel.
1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple
s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon
dossier
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de
Ciel Compta,
• le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe
Prise en main
12
l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD
du menu DIVERS.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :
La barre de menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide
des menus.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente
différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier.
Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut
(Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible
dans le menu Aide.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Intuiciel Barre d’état
Zone de recherche Trouvtoo
Prise en main
13
Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans
laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à
partir du menu FENÊTRES.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres
sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de
votre ancienne barre d’outils.
Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus
visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu
FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos
principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs
de votre exercice.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
• Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous y retrouvez les bureaux
suivants :
• l’Accueil Ciel, accessible depuis le bouton ,
• le bureau de Réglages accessible depuis le bouton ,
• et le Bureau personnalisable accessible depuis le bouton .
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour
plus d’informations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mon bureau, page 14.
• Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les
principales informations de votre société.
Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les
évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc.
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.Si vous
travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet
Accueil de l’Intuiciel.
Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
Prise en main
14
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez
modifier cette date en cliquant dessus.
• Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de
statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous
pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant
la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mes états et statistiques,
page 15.
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous
pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous
trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi
que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux
fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez
sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande
AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre
bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche.
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche
sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
Prise en main
15
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche
blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes
s’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus
en avant certaines fonctions du logiciel.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Restaurer le bureau / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser Mes états et statistiques
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de
personnalisation .
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de
tâches.
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Prise en main
16
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables
peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états
paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’états disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE
depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre
Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements
où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un
emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin
appuyez sur la touche .
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre
d’icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d'états.
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Prise en main
17
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Effectuez des recherches Trouvtoo©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et
cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez,
décochez un répertoire de recherche).
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .
4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application - Rubrique Trouvtoo.
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où
vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
19
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez
les paramètres généraux de celui-ci.
Saisie du nom du dossier
1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent :
• Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de
récupérer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations.
• Plusieurs dossiers existent sur votre poste : une fenêtre s'affiche avec la liste déroulante contenant tous
les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour
reprendre les paramètres société.
• Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier.
2. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société.
La fenêtre de choix du modèle de plan comptable s’affiche.
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole,
Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins.
1. Sélectionnez le modèle de plan comptable de votre choix.
• plan comptable général 2010
• plan comptable spécifique : choisissez dans la liste déroulante la plan comptable correspondant à votre
activité.
• Pas de plan comptable prédéfini : cochez cette option si vous ne voulez pas utiliser de modèle.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement
au paragraphe Création à partir d’un dossier existant, page 21.
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Assistant de création de votre dossier
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.
Etape 1
La première étape de l'assistant permet de renseigner vos Dates d’exercices comptables et votre TVA.
Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies
seront automatiquement reportées dans les paramètres société.
Création et mise en place d’un dossier
20
Mes dates d’exercices comptables
1. Saisissez les périodes de votre premier exercice comptable (celui-ci correspond à la date de création de votre
société et en aucun cas à la date de première utilisation de votre logiciel).
2. Indiquez les périodes de l’exercice en cours.
Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
Ma TVA
3. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA;
• si vous êtes sou le régime de TVA Simplifié ou Réel;
• si votre TVA est collectée lors de la facturation ou de l’encaissement.
4. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur le bouton
Etape 2
Cette deuxième étape permet d’effectuer des réglages complémentaires.
Ma monnaie
1. Indiquez la monnaie du dossier.
2. Pour afficher et modifier le nombre de décimales, faites un clic sur le bouton droit de la souris pour activer le
menu CONTEXTUEL et cliquez sur Modifier le nombre de décimales.
Dans la zone Nombre de décimales qui apparaît en face de votre monnaie, modifiez le nombre de décimales si
besoin
Mes échanges avec mon expert-comptable
3. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production
Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre
logiciel :
• Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
Mon dossier
4. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case
correspondante.
5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez
les zones de la fenêtre Mot de passe.
6. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier.
Une fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans
la barre de titre de la fenêtre principale.
Bureau de réglages
A partir de la barre d’accueil - Bouton
Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
Création et mise en place d’un dossier
21
Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages ci-dessous :
Ce bureau vous permet d’accéder d’un simple clic au paramétrage de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA
et votre activité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions utilisées
fréquemment.
Création à partir d’un dossier existant
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de
l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la
nouvelle société.
1. Depuis la page d’accueil de votre logiciel, cliquez sur le bouton Je crée mon dossier à partir d’un dossier existant.
Vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
2. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.
L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle
société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments
spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Création et mise en place d’un dossier
22
4. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le
cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments.
Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité
et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes
fournisseurs et les modèles d’écritures associés.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société.
7. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier.
8. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.
Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche
effacées.
Création et mise en place d’un dossier
23
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts
Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts.
C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Renseignez le Nom de votre société.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
Création et mise en place d’un dossier
24
Contrôlez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la
création de votre dossier.
Voir Choix du modèle de plan comptable, page 19.
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent,
comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES.
La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est
sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Modifiez un compte
Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous
pouvez indifféremment :
• déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les
touches ou de votre clavier,
• cliquer sur le numéro de compte,
• saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.
Exemple
Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.
1. Saisissez les chiffres 512.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.
3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé.
4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].
Créez un compte
Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs
Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer.
A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant.
1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients.
2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.
La fenêtre Nouveau compte s’affiche.
1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.
2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte.
Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.
Création et mise en place d’un dossier
25
Onglet Options
Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte.
3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après.
Option cochée Signification
Utilisable
Vous pouvez utiliser le compte en saisie.
1. dgsfgsdfgsdfg
2. sdfgsdfgsdfgdfsgd
Lettrable
Demander
Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage.
En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé.
Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage.
Ventilation
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au
compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et
renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures.
Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela
cliquez sur l’icône .
Saisie
L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du
numéro de pointage.
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance.
En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et
7 en général).
Saisie des Infos
Perso
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution
Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille
de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures.
Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs.
Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte
en question.
Création et mise en place d’un dossier
26
Onglet Client ou Fournisseur
Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en
question.
1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur.
2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.
3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante.
4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles
correspondent au lieu de compensation :
• Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation
bancaire.
• Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire.
5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au
régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment,
qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de
saisie s'adaptera automatiquement.
6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte.
Calcul de la date d'échéance
Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous
accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à
laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela :
Compte
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à
un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué
avec le bon taux de TVA lors des saisies.
Compte de
produits
Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client.
Compte de
charges
Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.
Création et mise en place d’un dossier
27
1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance.
2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Localiser le client/fournisseur sur une carte
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou fournisseur).
Vérifier l’adresse du client ou fournisseur
Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier
l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville,
Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).
Informations légales
Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site
InfoGreffe.
Onglet Complément
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Contact
Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts.
Divers
Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques
concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.).
Onglet Relance
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné.
Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client.
Création et mise en place d’un dossier
28
Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance
concernant les clients en retard de paiement.
Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné.
Onglet Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte.
Onglet Budget
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés
mois par mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est
impossible de les modifier manuellement.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton .
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement].
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1.
Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées.
Onglet Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS
PERSO. du menu LISTES.
Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.
Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.
Sélectionnez les modèles de lettres qui seront
utilisés pour la première, deuxième et
troisième relance.
Création et mise en place d’un dossier
29
Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser
une information, cocher un statut.
Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings.
Création d’un compte de TVA
Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options
TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte.
• Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
Création d’un compte de Banque
Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent.
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées.
4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert
autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel
5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de
connexion Relevé CFONB.
Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import :
6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque.
7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient
les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises.
8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.
Validez la création d’un compte
Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en
haut de la fenêtre.
Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant,
mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de
TVA utilisé.
Création et mise en place d’un dossier
30
Vérifiez les journaux
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
La liste des journaux
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez
en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES.
Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en
créer de nouveaux.
Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.
Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ?
Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal
correspondant.
Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir :
• le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux,
• le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.
Exemple
Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie.
1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
La fenêtre de modification du journal s’affiche.
1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement
lorsque le solde des lignes est équilibré
2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie.
3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou
>Entrée>.
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que
de comptes bancaires.
En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard
ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade.
Création et mise en place d’un dossier
31
4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation.
Gestion des numéros de pièce
Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à
la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal.
Exemple
Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons
donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple.
5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le
numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre
écriture du même journal.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes.
Création et mise en place d’un dossier
32
Créez vos chéquiers et vos RIB
Les chéquiers
Menu LISTES - commande CHÉQUIERS.
Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par
chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers.
Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque.
• Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.
Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche .
Les relevés d’identité bancaire
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES.
Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées
dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant.
L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque.
Voir Création d’un compte de Banque, page 29.
Les formats des relevés bancaires
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse
décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format
OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés
bancaires.
Si vous disposez de Ciel Communication
Bancaire pour Windows, indiquez le nom et
le répertoire du fichier de connexion
CEFONB.
Si votre banque vous fournit des relevés
bancaires via internet :
choisissez le format d’import de
votre banque et sélectionnez le fichier
du relevé bancaire de votre
banque (qui contient les écritures
qu’elle a enregistrées).
Création et mise en place d’un dossier
33
Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
Format Texte
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc.
Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne.
2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection .
3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé.
4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au
moins renseigner celle-ci.
5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document.
Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à
laisser lors de la lecture du relevé.
6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
Format QIF ou format OFX
Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des
colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou
QIF (US), soit OFX.
La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :
• Français : format de date de type Jour/Mois/Année
• US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel®
puis les enregistrer au format Texte.
Création et mise en place d’un dossier
34
Préparez une comptabilité analytique
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de
comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une
ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique.
Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou
supprimer un code analytique.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les
codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.
1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors
visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible.
Onglet Répartition
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction
économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes
analytiques que d'éléments de répartition.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service aprèsvente,
administration. La répartition peut être la suivante :
• 20% à l'administration
• 35% au service après-vente
• 45% au service commercial
Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez
effectuer.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.
3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.
4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie.
5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition.
• Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.
• Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions.
Le bouton permet d'équilibrer les répartitions.
Création et mise en place d’un dossier
35
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.
• Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement
réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété.
• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case
Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code
analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
• Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est
impossible de les modifier manuellement.
Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et
N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou .
La tenue de votre comptabilité
La tenue de votre comptabilité
37
Saisissez les écritures comptables
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des
différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous
propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 45.
Le mode Saisie standard
Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie.
Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les
informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.).
Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que
vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.
Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités.
Le mode Saisie rapide
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de
saisie suivantes :
• Facture/Avoir client rapide.
• Factures/Avoir fournisseur rapide.
• Encaisser un montant.
• Régler un montant.
Le mode Saisie au kilomètre
Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour
enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en
banque).
Le mode Saisie guidée
Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de
contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le
dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie.
Quatre guides de saisie sont disponibles :
• Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients.
• Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc.
• Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients.
• Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs.
Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent,
l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant
411DUR, d'un montant TTC de 400 €.
La tenue de votre comptabilité
38
Saisie standard d’une écriture
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD
Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.
Les données de l'en-tête
1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant
l'une des deux options.
2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul
automatique.
Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client
doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT.
3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes.
4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture.
Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie
dans les paramètres de comptabilité.
5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce
que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement.
Voir Gestion des numéros de pièce, page 31.
6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux.
Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme
libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur
la touche de votre clavier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit :
• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros),
• ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers
caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes.
2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple.
3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû
au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner
le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne
Montant débit puis saisissez le montant.
5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.
Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche
. Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un
prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
La tenue de votre comptabilité
39
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en
sélectionner un.
6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule
puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’.
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette
zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence
pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne
d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let.
En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour
sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 20.00% pour l’exemple.
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne
d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture
par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le
compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la
fenêtre, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.
Comme pour la ligne 2 :
• le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Ventilation budgétaire
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique.
Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le
dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter
plusieurs codes analytiques.
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles
au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas
possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/
budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
La tenue de votre comptabilité
40
L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous.
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la
pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.
Opérations sur les lignes d’écritures
Calculez les frais kilométriques
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant -
commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des
frais kilométriques.
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au
minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture,
cliquez sur le bouton [Solde].
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est
possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte
de contrepartie.
Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille.
Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.
La tenue de votre comptabilité
41
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise
rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de
l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant
s'inscrit dans la zone correspondante
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43.
Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non.
5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée.
6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre.
7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose
d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000.
8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le
compte d’attente.
Imprimez une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE
CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Saisie d'une écriture en mode saisie guidée
Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou
PAIEMENT.
Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES.
Saisie de la première ligne
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture.
Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est
normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé.
2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de
ventes dans la liste proposée.
3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier,
soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte
411DUR dans la liste qui s'affiche.
Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.
4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro
facilitera la recherche et l’identification d’écriture.
La tenue de votre comptabilité
42
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement.
5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur
est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche .
6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est
automatiquement calculée selon la date de la pièce.
La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez
ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte
concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas
quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter
plusieurs codes analytiques.
8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte.
9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un
autre en cliquant sur le bouton Liste .
La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous :
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles
saisies.
Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que
vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un
avoir.
La tenue de votre comptabilité
43
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43.
Saisie des A-nouveaux
Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX
Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des
comptes.
Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la
balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à
partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal
des A-nouveaux (AN).
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux
sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ.
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK].
L’enregistrement des écritures en comptabilité
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en
comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
• Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la
commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
• annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
• modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de
compte.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne
Statut.
La tenue de votre comptabilité
44
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue
anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché
éventuel ; etc.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être
ou non incluses dans les différents états.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande
VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation
dans la colonne Statut.
Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous
pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas
de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens.
L’assistant Top Saisie
Menu SAISIES - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat,
règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez
sur le bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche.
Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en
complétant les lignes d'écriture.
Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous
entraîner à paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Une facture de vente
Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas
automatiquement à chaque ouverture de dossier.
Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
J’envoie une facture de vente Mon client me paye
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.
La tenue de votre comptabilité
46
Achats au comptant
Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel
sans appeler le compte Fournisseur.
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération
peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou
l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez
et ce que l'on vous doit.
J’enregistre une note d’essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant.
• Montant TVA au débit de TVA déductible.
J’enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je calcule les charges sociales
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc… pour chaque caisse.
La tenue de votre comptabilité
47
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
En enregistrant les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
Un prêt bancaire
Factures payées par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela
créer deux comptes :
• 403xxx Effets à payer.
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
J’obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
La tenue de votre comptabilité
48
• 413xxx Effets à recevoir.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes
échéances.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en
prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer
l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA.
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
• Montant HT au débit du compte Achats.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont"
et la date d'échéance.
La traite est retirée de mon compte à l’échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
J’ai un crédit de TVA
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
Je paye ma TVA en tenant compte du crédit
La tenue de votre comptabilité
49
• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
La tenue de votre comptabilité
50
Rapprochez une facture et son règlement
A quoi sert le lettrage des écritures ?
Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers
clients ne faisant état que des factures restants dues.
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures
enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé :
• au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],
• ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
Le lettrage automatique
1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage.
Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.
4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
Le lettrage manuel
Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par
exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture.
Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du
compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :
• effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,
• lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
La tenue de votre comptabilité
51
• délettrer les écritures,
• ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,
• équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,
• annuler le lettrage.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE.
La tenue de votre comptabilité
52
Rapprochez des écritures avec votre banque
Saisie du relevé bancaire
Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit
manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous
est fourni par votre banque.
Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez
effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre
comptabilité.
Voir Rapprochez les écritures, page 52.
Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable :
• vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,
• connaître le format d’import de votre banque.
A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.
Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu
AIDE.
Rapprochez les écritures
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les
écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires.
Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et
le solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
• d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
• à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.
Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de
Banque.
La tenue de votre comptabilité
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Pointez des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées
dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le
bouton [OK].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des
écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.
3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :
• d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste,
• d’un fichier généré au format CFONB.
Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de
compte CFONB ou Autres formats.
La tenue de votre comptabilité
54
Annulez une écriture validée
Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche,
de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation
pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période
de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par :
• Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser
le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Lignes comptables.
Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton .
La tenue de votre comptabilité
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1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
Par défaut, le logiciel propose :
• la Date du jour comme date de l'écriture,
• d'imputer le mouvement au Journal d'O.D,
• le libellé du mouvement.
2. Modifiez ces éléments si nécessaire.
3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture :
• Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
• Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé
aux montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante
:
• Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
• Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
• Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite
du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
Le brouillard
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il
est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice.
Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie :
• l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,
• la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances,
• la validité des codes budgétaires,
• l'équilibre des écritures, etc.
Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.
Enregistrez des écritures dans le brouillard
Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option
Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43.
Validez le brouillard
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il
est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous
permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice.
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de
saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection.
1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la
date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la
case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la
validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans
l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures
en simulation.
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton .
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre
choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.
Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou
encore effectuer une contrepassation.
La tenue de votre comptabilité
57
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
Consultez la liste des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES.
Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou
validées.
Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de
saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures.
Editez le brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD.
Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou
en simulation.
Voir Brouillard, page 64.
Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation
apparaît dans la colonne Statut.
La tenue de votre comptabilité
58
Gérez la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE.
Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.
1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou
Tous les comptes de trésorerie.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs.
Plan de trésorerie : saisie des montants
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des
options d'affichage préalablement définies.
1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles
correspondant à vos dépenses.
• La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période.
• La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
• La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde
initial.
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au
mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée.
La tenue de votre comptabilité
59
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant
compte des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou
Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des
fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt.
• Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification.
• Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie.
Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.
Les états
Les états
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Principes généraux
Les différents types d’état
Les états comptables
Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA
détaillée.
Les états budgétaires/analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la
commande ANALYTIQUE du menu ETATS.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs :
Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en
banque, etc.
Les états fiscaux
Le menu ETATS vous permet d'éditer :
• le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales.
• les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055.
• les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan.
Les états statistiques
La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs,
Répartition charges produits, Répartition d'une classe.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains
paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour
Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis
les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans
Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez
utiliser.
Les états
62
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante
que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir
les propriétés de l’imprimante.
Les états
63
Les états comptables
Grand livre
Menu ETATS - commande GRAND LIVRE.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur
l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre
choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
Balance
Menu ETATS - commande BALANCE.
Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition
d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un
des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
Les états
64
• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre
choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin
du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
Journaux - Centralisateur
Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR.
La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.
La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit
et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.
1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer.
2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin
du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
Brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez
y inclure également les écritures en simulation.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
Seules les écritures validées sont prises en compte.
Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton .
Les états
65
l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :
• pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante.
Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles.
• pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en
renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte.
4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante.
5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page
en cochant la case Saut de page par journal.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin
du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
TVA détaillée
Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE
Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande
de renseigner les critères d'édition.
1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier
.
2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.
3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation.
Les états
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Les états clients et fournisseurs
Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche .
Echéancier
Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.
Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos
fournisseurs et le paiement de vos clients.
Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte.
Balance Agée
Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE.
Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des
prévisions de trésorerie et surveiller les échéances
Encours clients
Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.
La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous
autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours.
Relances clients
Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS.
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela :
• lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance,
• les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER
- commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ),
• la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE
COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.
Lettre de pénalités de retard
Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD.
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les
pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité
forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
Bordereau de remise en banque
Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE.
Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous
remettez à l'encaissement.
Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures
lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel.
Les états
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Les états fiscaux
Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche .
Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique
Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES .
Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales.
Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments
actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise
durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est :
• un bénéfice : total des produits > total des charges
• une perte : total des produits < total des charges
Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels.
Etats fiscaux
Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX.
Cette commande regroupe les états préparatoires suivants :
• 2050 (BIC - Régime réel)
• 2033 (BIC - Régime simplifié)
• 2035 (BNC)
• 2054 - 2055
Soldes Intermédiaires de Gestion
Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION.
Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail
des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante.
Traitements
Traitements
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La TVA
La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non
à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer
sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les
déclarations de TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Gérer la déclaration de TVA
En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA
En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION ANNUELLE
La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les
paramètres TVA du menu DOSSIER :
• état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,
• état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.
1. Sélectionnez l'option de votre choix :
• Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la télé-
procédure.
• Télédéclarer ma TVA
• Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la téléprocédure.
• Enregistrer mon paiement de TVA
• Enregistrer mon remboursement de TVA
• Afficher ma liste des déclarations
• Mettre en place la télédéclaration avec Ciel.
2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].
Pour plus de détails sur la déclaration annuelle de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche
lorsque vous êtes dans l’assistant.
Gérer l'acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.
Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE
Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous déclarez un acompte de TVA.
Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser.
• Déclarer un acompte de TVA.
• Demander un remboursement de TVA sur investissements.
• Enregistrer l’écriture du paiement d’acompte de TVA.
• Enregistrer l’écriture du remboursement de TVA sur investissements.
• Mettre en place la télédéclaration avec Ciel.
Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche
lorsque vous êtes dans l’assistant.
L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la
télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas
proposés.
Traitements
70
Clôturez et réouvrez un exercice
Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE.
L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité.
1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice
(bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES
- COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la
clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien
Traitements.
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables
légales et obligatoires.
4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite
via le menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par
mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...).
Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK].
7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie
de mon dossier et lancer le traitement].
8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton
[OK].
9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau.
10. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les
options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes.
12. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.
14. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en
détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau.
15. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
16. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le
bouton [OK].
La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.
Traitements
71
Vérification comptable DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les données
légales de votre dossier sur trois ans.
La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniers exercices.
Export provisoire des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES
En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez générer un fichier d’export provisoire de vos
écritures comptables.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité
sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les
trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice
courant.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont
accessibles à partir de cette commande Consultation sauvegarde DGFiP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est
donc obligatoire.
Vous pouvez consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces
sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Traitements
72
Échangez des écritures avec mon expert-comptable
Indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.
Envoyez des écritures à mon expert
A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est
compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche.
1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la
date du dernier envoi.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez
sur le bouton [Continuer].
4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables.
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un
support envoyé par courrier...).
Intégrez des écritures de mon expert
Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie.
Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité.
1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES.
2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les
commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles.
Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les
supprimer ou de les enregistrer en brouillard.
Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi.
Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment
où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par
votre expert-comptable.
Traitements
73
Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre
dossier.
Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des
erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas
et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc.
Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.
Traitements
74
Importez ou exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES.
Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expertcomptable
ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des
informations.
Vous pourrez ainsi :
• Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées.
• Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.
Paramétrage
Coordonnées
Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES.
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet
Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expertcomptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer
lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un
rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.
Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ).
Réglages de l’export au format Ciel
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le
format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.
Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ).
Le format Ximport
Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte)
contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT.
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont
situés les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient
des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas
dépasser 137 caractères.
Il doit avoir la structure suivante :
N° de Mouvement 5 caractères Numérique
Journal 2 caractères Alphanumérique
Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
Traitements
75
Exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures
pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert, Sage
30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible
dans Ciel Compta Millésime.
Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un
fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces
réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez
sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76.
• Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis, correspondants
à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront
intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche pour sélectionner les écritures
à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :
• Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites
Entreprises.
• Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid.
1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat.
Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce 12 caractères Alphanumérique
Compte 11 caractères Alphanumérique
Libellé 25 caractères Alphanumérique
Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique
Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)
N° de pointage 12 caractères Alphanumérique
Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique
Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique
Euro 1 caractère Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version
4 caractères Alphanumérique
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.
Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet
Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises,
Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Traitements
76
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit
que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui].
La fenêtre Génération des écritures s'affiche.
• Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les
formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du
logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier
d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter.
Sélectionnez les écritures à exporter
Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des
écritures s’affiche.
Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
• Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez
dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que
vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette
de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code
seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
• Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.
Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur
Universel.
Traitements
77
• Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis
précédemment seront exportées.
• Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis pré-
cédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur
des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour
cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
8. Si vous avez opté pour une sortie :
• Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe
d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail.
• Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier d'exportation
puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre choix.
Importez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Cette commande peut être utilisée :
• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures
de bilan, par exemple),
• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En
effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest,
Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts
Indisponible dans Ciel Compta Millésime
Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au
format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
• Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code
analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de
niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.
Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la
prochaine ouverture du fichier concerné.
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en
comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être
importé.
Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la
personne qui vous l'a envoyé.
Traitements
78
Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou
non.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export
A l’activation de cette commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche.
1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
2. Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Sinon,
l'import se fait directement.
3. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel les écritures ont
été générées :
• Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage Expert ou Sage Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
• Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel
Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont en
attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a
été effectuée.
• Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats
d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction
du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
5. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].Lorsque vous importez
des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la
fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].
6. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs.
Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte
qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comportent des numéros de compte inexistants,
votre logiciel se chargera de les créer.
Importez une balance
Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE
1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des
A-nouveaux.
3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations
effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas.
Exportez une balance
Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel.
Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne
d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont
alors effacés dans le fichier généré.
Traitements
79
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt).
2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton
pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera
considérée par défaut.
4. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste
vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les
écritures validées seront prises en compte.
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre
choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin
du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
81
La sauvegarde / restauration
Indisponible en option Ciel données Mobiles.
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage.
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION.
Vous pouvez aussi cliquer directement sur le bouton [Sauvegarde] de la barre d’actions. La fenêtre suivante
s’affiche :
2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur
l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation
vous indiquera le nom et l’emplacement de votre sauvegarde.
Vous pouvez personnaliser la sauvegarde :
• à partir des préférences de sauvegarde (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE);
• ou en cliquant directement sur le bouton .
Modifier les réglages
1. Pour définir vos préférences de sauvegarde, cliquez sur le bouton .
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution.
Cette option est cochée par défaut.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est
essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du
programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent
arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une
sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la
question «Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?».
Gestion des dossiers
82
4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera
stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la
copie.
6. L'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie est cochée par défaut.
7. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu’un message de
confirmation vous soit proposé. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut.
8. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder :
• votre dossier,
• vos données annexes (préférences, modèles, etc.),
• ou bien les deux.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos préférences de sauvegarde.
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans
remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé
vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez
restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou
support différent de celui utilisé habituellement.
Gestion des dossiers
83
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiezles
si besoin.
5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.
Gestion des dossiers
84
La sauvegarde en ligne
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE
La sauvegarde en ligne consiste à sauvegarder votre dossier su un serveur dédié. Vos données sont stockées en
ligne. A la différence d'une sauvegarde sur support, vos données sont sécurisées car vous ne risquez pas de les
perdre.
De plus, la sauvegarde en ligne vous permet d'accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez
dès que vous êtes connecté à Internet.
Pour sauvegarder votre dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis
le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE). Votre sauvegarde en ligne s'effectue
automatiquement. Un message de confirmation vous indique que la sauvegarde a été réalisée avec succès.
Liste des sauvegardes en ligne
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES
Pour accéder à la liste des sauvegardes en ligne réalisées, cliquez sur le bouton sur la barre
d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES). La fenêtre cidessous
s’affiche :
A partir de la liste des sauvegardes, vous pouvez restaurer ou supprimer les sauvegardes existantes.
Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous à l’Aide (touche ).
Selon le type de contrat que vous avez, le nombre de sauvegardes en ligne varie. Dans la liste des
sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez.. Si votre quota
de sauvegarde est dépassé, un message vous en informe et vous propose de supprimer la sauvegarde
la plus ancienne de la liste.
Gestion des dossiers
85
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de
mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit
en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre
poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos
dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
87
Les prévisions
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu LISTES - commande PRÉVISIONS.
Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels.
La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de
créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé.
3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code
prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice.
Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné.
Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes
Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous
souhaitez définir un budget.
Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes.
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].
Ajouter une racine de compte
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis
sélectionnez la commande une racine.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK].
Définir le budget d’un compte
1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au
compte. La fiche du compte s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget.
Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].
La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
88
Gérez une comptabilité multi-devises
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Déclarez la gestion multi-devises
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises.
Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion
du multi-devises dans les paramètres du dossier.
Définissez les devises utilisées
Menu LISTES - commande DEVISES.
Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez
saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme
de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK].
La fenêtre Nouvelle devise s'affiche.
3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier
4. Précisez le nombre de décimales autorisées.
5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date anté-
rieure à la date saisie lors de la création de la devise.
6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise.
7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK].
Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie.
Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement
cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier.
Saisissez une écriture en devises
Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES.
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu
SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures.
Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros.
Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des
fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES.
1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises.
2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables,
la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active.
Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau
taux directement dans la zone.
Conséquences sur la saisie et la liste des écritures
Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants
sont exprimés dans la devise choisie.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
89
Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et
Montant crédit les montants exprimés en devises.
Les éditions en devises
Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre
choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte.
Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option.
Constatation des écarts de conversion
Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de
conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer.
Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture :
1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées.
2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de
l'écriture.
3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement.
4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer].
5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage.
Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart
de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
90
Les immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS.
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des
immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une
fiche pour chacune des immobilisations existantes.
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche
Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée
par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 94.
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches
Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de
les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et
c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations
Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes.
A ce stade, vous pouvez :
• créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
• réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
• recalculer les dotations à la date de votre choix,
• effectuer un virement de poste à poste,
• acquérir un crédit-bail, etc.
Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails
• Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice
en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les
immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations.
Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations
sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012.
• Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date
de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.
Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE
CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit).
L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de
redevances si vous déclenchez leur enregistrement.
Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton
).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
91
La fiche d'une immobilisation
Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est
composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur
d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement :
la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de
plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte.
L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible.
L’onglet Crédit-bail
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation
à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail].
3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe Saisissez une immobilisation, page 91 ou Saisissez un
crédit-bail, page 93.
Saisissez une immobilisation
1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer].
2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la
zone suivante.
Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
92
3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante.
4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin
de zone.
Dans l’onglet Fiche
1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez :
• la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique
• sa Localisation : Siège social
• son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro
2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus
fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en
service un certain temps après l'achat.
3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du
même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur
d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02).
4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de
la zone Taux de TVA.
5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le
Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement.
Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le
cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties.
Voir Reprise d’antériorité, page 94.
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une
date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les
immobilisations, page 95.
Dans l'onglet Complément
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n°
interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises).
2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez
le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans
le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains
états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition.
Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation.
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ;
l'onglet Historique est vide.
Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat
1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].
2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre.
Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel
commentaire pour l'immobilisation affichée.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
93
Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations
(clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat).
Saisissez un crédit-bail
Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.
Dans l’onglet Crédit-bail
1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la
liste déroulante.
2. Saisissez la durée du bail.
3. Indiquez la date de la première échéance des redevances.
4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière,
hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez
à l'acquisition du crédit-bail.
5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.
6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez
indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas
modifiables.
La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs
possibilités :
• modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le
montant,
• utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les
échéances.
Dans l’onglet Fiche
1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles
pour les recherches et le classement.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement
théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces
A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à
l'entreprise.
Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement.
Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
94
informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis
directement.
2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.
3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors
reporté dans la zone Valeur fiscale.
4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux
amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement.
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail.
Dans l’onglet Complément et Plan
• L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire
de renseigner ces zones.
• L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.
Dans l’onglet Enregistrement
Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances.
Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures.
1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement.
2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez
enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la
date de la redevance.
3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé.
4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la
date de la redevance au libellé.
Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.
5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez
le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône .
6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte
de redevances est le plus souvent un compte de charge 612.
7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet
d'en affecter plusieurs.
8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.
Reprise d’antériorité
Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur
résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la
date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans
l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).
2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exerPour
enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la
commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
95
cice précédant celui en cours.
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations
dans votre logiciel).
Méthode de calcul
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières :
• Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,
• Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes :
Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente.
Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas
de Valeur bloquée
Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Amortissement linéaire
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette
annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien.
Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone
Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période
écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.
Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas
d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement
exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc.
Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement :
• Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel.
Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité.
Amortissement dégressif
L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens
d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la
profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels).
Traitements
Calculez les immobilisations
Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date
donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le
fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée.
1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste
puis cliquez sur le bouton [Calculer au].
Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
96
La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône
d'appel du calendrier .
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date
du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront
alors recalculés.
Sortez une immobilisation
La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir].
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante
afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des
amortissements. Il s’agit d’une cession.
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des
immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation
s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date
de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession totale d'une immobilisation
La cession totale intervient dans le cas d'une vente.
Exemple
Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière
suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail).
3. Sélectionnez le Type de sortie Cession.
4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.
Le Prix TTC s'affiche automatiquement.
5. Indiquez le nom de l'Acheteur.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
97
Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à
court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value.
6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le
bouton [Oui].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de
sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession partielle d’une immobilisation
Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de
bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble.
Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de
l'immobilisation.
Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous
demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement.
Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué
précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation
s’affiche.
1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement
de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la
partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie.
3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.
4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :
• indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.
• indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera
au calcul de la Valeur à amortir.
• indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de
la Valeur à amortir.
5. cliquez sur le bouton [OK].
Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
98
L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De
plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du
bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation.
Enregistrez l’écriture de cession
Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre.
Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation,
puis commande Ecriture de cession).
Acquérez un crédit-bail
Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en
immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition créditbail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour
calculer un nouveau plan d'amortissement.
2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans
la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail,
indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat
contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Révisez une immobilisation
Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes
Immobilisation CRC 2002-10.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur
les 3 points suivants :
La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous
devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement.
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
99
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE.
Familles
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES.
Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les
recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille
selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille.
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux
diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des
types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.
4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK].
Localisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS.
Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque
immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite
l'inventaire physique du parc.
Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent
les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par
localisations selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé.
2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le
bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immé-
diatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active.
Virements
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS.
Effectuez un virement
Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable
d'une immobilisation d'un exercice à l'autre.
En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier
le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte.
1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement].
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
100
2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau
compte.
Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.
4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre.
Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement,
puis commande Ecriture de virement.
Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes :
• Dotations mensuelles
• Etat préparatoire 2054-2055
La liste des virements
Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués.
Supprimez un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].
Générez l’écriture comptable correspondant à un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT.
3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le
bouton [OK].
Ecritures de dotations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS.
Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation
des immobilisations cédées.
1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées.
2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte.
Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des
cessions.
3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous
pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures.
4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez.
Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation
dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active.
Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de
lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 95.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
101
correspondante.
5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton
[Générer] pour lancer le traitement.
Inventaire
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE.
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion
du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et,
d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise,
soit par saisie soit par un système de lecture optique.
La gestion des codes-barres
Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de
la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes.
Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles
depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états.
La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations
recensées.
Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des
immobilisations ou la saisie automatique du stock physique.
Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée :
• en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation,
• en rouge : l'immobilisation est mal localisée.
Saisie manuelle
1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche :
2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser.
3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est
égale à 1.
4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisie automatique
La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est
préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable.
1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture
optique et votre logiciel vous les indique.
Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE.
Récupération Ciel Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS.
Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette
immobilisation augmente d'une unité.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
102
Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.
Les états immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS.
Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations :
• Dotations.
• Plus et Moins values.
• Réintégrations fiscales.
• TVA à reverser.
• Tableau des immobilisations.
• Export des immobilisations.
• Stats immobilisations.
• Crédit-bails.
• Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.
Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
103
Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes
soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie
(saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES
- commande PLAN DE COMPTES).
1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche.
3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton .
S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de
cette rubrique dans la liste des écritures.
5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur
l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.
Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE.
6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
104
Index
A
Afficher menus découverte/standard __ 11
Amortissement
dégressif ............................................95
exceptionnel .......................................95
linéaire ...............................................95
plan ....................................................95
Analytique __________________________ 34
Annuler une écriture validée __________ 54
A-nouveau __________________________ 43
Assistant
création de dossier ..............................19
de saisie .............................................45
Top clôture ..........................................70
B
Balance _____________________________ 63
agée ...................................................66
exporter .............................................78
Barre
d’actions .............................................13
de navigation ......................................13
Besoin d’aide ________________________ 17
Bilan ________________________________ 67
Bordereau de remise en banque _______ 66
Brouillard ___________________________ 56
imprimer ............................................64
valider ................................................56
Budget ______________________________ 28
C
Chéquiers ___________________________ 32
Ciel Données Mobiles _________________ 11
Clôture ______________________________ 70
Compte
banque ...............................................29
contrepartie ........................................30
modifier .............................................24
tiers ....................................................24
TVA .....................................................29
Compte de résultat ___________________ 67
Contrepassation _____________________ 54
Crédit-bail
acquérir ..............................................98
saisir ...................................................93
D
Devises _____________________________ 88
DGFiP _______________________________ 71
Documentation _______________________ 7
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste ......85
créer ...................................................19
créer à partir d’un modèle Sage Expert 23
restaurer .............................................82
sauvegarder .......................................81
E
Echéancier ___________________________ 66
Ecritures
écritures types ....................................45
en brouillard .......................................43
en simulation ......................................44
enregistrer ..........................................43
envoyer à mon expert .........................72
export provisoire .................................71
importer/exporter ..............................74
recevoir de mon expert .......................72
saisir ...................................................37
validées ..............................................43
Encours clients _______________________ 66
Environnement de travail _____________ 12
Etats
clients et fournisseurs .........................66
comptables .........................................63
fiscaux ................................................67
Exercice
clôturer ...............................................70
rouvrir ................................................70
Expert-comptable
échanges ............................................72
Exports
balance ..............................................78
écritures comptables ...........................75
F
Format d’import ______________________ 32
Frais kilométriques ___________________ 40
G
Grand livre ___________________________ 63
I
Immobilisations
® Copyright 2014 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution pour Windows - MAN_WKE 21.10 / 14.10 - 09.14
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
cession partielle ..................................97
cession totale .....................................96
fiche ...................................................91
inventaire ......................................... 101
liste ....................................................90
mise au rebut .....................................96
reprise d’antériorité ............................94
réviser ................................................98
saisir ...................................................91
sortir ...................................................96
Importer des écritures ________________ 77
Impressions
imprimante ........................................61
types ..................................................61
Imprimer
balance ..............................................63
balance agée ......................................66
bilan ...................................................67
bordereau de remise en banque ..........66
brouillard ............................................64
compte de résultat ..............................67
échéancier ..........................................66
encours clients ....................................66
états préparatoires fiscaux ..................67
grand livre ..........................................63
journaux .............................................64
lettre de pénalités de retard ................67
relances clients ...................................66
soldes intermédiaires de gestion .........67
Infos perso _________________________ 103
Intuiciel _____________________________ 13
J
Journaux ____________________________ 30
L
Lettrage
automatique .......................................50
manuel ...............................................50
Lettre de pénalités de retard __________ 67
N
Normes CRC 2002-10 _________________ 98
P
Plan d’amortissement _____________ 95, 98
Pointage manuel _____________________ 53
R
Rapprochement bancaire _____________ 52
Rapprocher écriture /règlement _______ 50
Relancer un client ____________________ 66
Relation Expert _______________________ 74
Relevés d’identité bancaire ____________ 32
Restauration _________________________ 82
S
Sage Production Experts
envoi / réception des écritures ...........72
modèle ...............................................23
Saisie
assistant Top Saisie .............................45
guidée ................................................41
modes de saisie ..................................37
standard .............................................38
Sauvegarde __________________________ 81
DGFiP .................................................71
en ligne ..............................................84
Soldes Intermédiaires de Gestion ______ 67
T
Trésorerie prévisionnelle ______________ 58
Trouvtoo© ___________________________ 17
TVA _________________________________ 69
acompte .............................................69
déclaration .........................................69
édition du détail ..................................65
Manuel de découverte
Ciel Immobilisations
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• Le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel.
• Votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps
de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet
Explorer 7.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur).
• Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte et prise en main ............................................................... 7
Aides et documentations .....................................................................8
La documentation...............................................................................................8
L’aide en ligne ...................................................................................................8
Le site Internet Ciel ............................................................................................8
Démarrer Ciel Immobilisations .............................................................9
Ouvrir le dossier d'exemple ...............................................................10
Environnement ................................................................................11
La fenêtre principale de l’application ................................................................... 11
Les menus....................................................................................................... 11
La barre d'actions............................................................................................. 12
La barre de navigation ...................................................................................... 12
Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 12
Consulter votre Compte Ciel .............................................................................. 12
Création du dossier .......................................................................... 13
Créer un dossier ..............................................................................14
Créer les bases ................................................................................15
Les comptes .................................................................................................... 15
Les taux de TVA ............................................................................................... 16
Les codes analytiques ....................................................................................... 16
Les familles ..................................................................................................... 16
Les localisations ............................................................................................... 16
Les fournisseurs ............................................................................................... 17
Immobilisations ............................................................................... 18
Les immobilisations ..........................................................................19
A propos des immobilisations ............................................................................. 19
A propos des crédits-bails.................................................................................. 19
La liste des immobilisations ............................................................................... 20
Les commandes ............................................................................................... 22
La fiche d'une immobilisation ............................................................................. 23
Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail...................................................... 24
Reprise d’antériorité ......................................................................................... 27
Le plan d'amortissement ................................................................................... 28
Les traitements ................................................................................ 30
Traitements ....................................................................................31
Acquérir un crédit-bail....................................................................................... 31
Calculer les immobilisations ............................................................................... 32
Sortir une immobilisation................................................................................... 33
Réviser une immobilisation ................................................................................ 35
Les virements .................................................................................................. 36
Générer les écritures de dotations ...................................................................... 36
L’inventaire ..................................................................................................... 38
Exporter vos immobilisations ............................................................................. 41
Mettre sous surveillance .................................................................................... 41
Les états........................................................................................... 42
Les états ........................................................................................43
Présentation générale ....................................................................................... 43
Choix des données à imprimer et type de sortie ................................................... 43
Les états standards .......................................................................................... 44
Les états spécifiques......................................................................................... 45
Les statistiques ................................................................................................ 46
Autres états..................................................................................................... 47
Les états paramétrables .................................................................................... 48
Fonctions diverses............................................................................ 49
Autres fonctions...............................................................................50
Mot de passe ................................................................................................... 50
Sauvegarde ..................................................................................................... 51
Restauration .................................................................................................... 52
Fin d’exercice................................................................................................... 53
Index................................................................................................ 54
Découverte et prise en main
8
Découverte et prise en main
Aides et documentations
La documentation
La documentation de Ciel Immobilisations est structurée en deux manuels électroniques
au format PDF :
• Le manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la
découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus
importantes de votre logiciel.
• Le manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Immobilisations dans
le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier,
nous vous conseillons donc de consulter ce document. Vous pouvez le consulter et
l'imprimer à l'aide d'Adobe Reader.
Ces deux manuels sont accessibles depuis le menu AIDE.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu
AIDE ou la touche .
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel
Immobilisations, des informations utiles.
9
Découverte et prise en main
Démarrer Ciel Immobilisations
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le
Bureau de votre ordinateur. Ou bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - IMMOBILISATIONS.
3. Cliquez sur CIEL IMMOBILISATIONS.
10
Découverte et prise en main
Ouvrir le dossier d'exemple
Dans ce chapitre, vous effectuerez diverses manipulations, et à cette fin, vous utiliserez le
fichier d'exemple Société Exemple qui contient des listes prédéfinies d’immobilisations, de
comptes, de fournisseurs, etc.
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous
conseillons donc d'ouvrir ce dossier d'exemple :
1. Sur la page d’accueil du logiciel, cliquez sur le bouton .
2. Le fichier exemple s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Immobilisations ™, seul le dossier exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par
le bouton .
Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul dossier peut être ouvert à la fois.
11
Découverte et prise en main
Environnement
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des
commandes est accessible à l'aide des menus.
Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au
format électronique PDF (Adobe Reader).
Onglets
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Bouton de fermeture de
l’application
Boutons de réduction et
d’agrandissement
Intuiciel Barre de statut
12
Découverte et prise en main
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principales fonctions du
logiciel: liste des immobilisations, des fournisseurs, etc.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre
d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans
différents groupes. A l'intérieur de chaque groupe, des icônes vous permettent de créer
une immobilisation, de générer les écritures de dotations, etc.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans
quitter votre application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez lancer une recherche (par exemple toutes les
factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les
retrouvant rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au-dessus de la
barre d’action.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant,
Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations
spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Cliquez sur pour valider.
4. Cliquez sur pour annuler une recherche.
Consulter votre Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques
du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher
certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations
pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi
que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance
technique.
Création du dossier
14
Création du dossier
Créer un dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création
d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier.
2. Sélectionnez l’option Créer une nouvelle société nommée.
3. Indiquez son nom, puis cliquez sur le bouton [Créer].
Étape 1 : Paramètres
4. Sélectionnez la Monnaie du dossier, le nombre de décimales.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant>].
Étape 2 : Raison sociale
5. Saisissez le Code de votre société, son nom ainsi que son Adresse complète.
Étape 3 : Communication
6. Indiquez les numéros de téléphone, portable, fax et les adresses mail et internet de
votre société.
Étape 4 : Exercice/calcul/taux de TVA
7. Indiquez les Dates de début et de fin de votre premier exercice, ainsi que la Durée d’un
exercice standard.
8. Spécifiez la base de calcul des amortissements : le logiciel permet de gérer des calculs
basés sur un prorata temporis linéaire de 360 ou 365 jours.
9. Indiquez si vous êtes assujetti à la TVA ou non.
Étape finale : Félicitations
Dans la dernière étape de l’assistant, vous pouvez protéger votre dossier par un mot de
passe.
10.Pour cela, cliquez sur le bouton [Mot de passe].
11.Renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 50
12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre
société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Conformément à la législation en vigueur, cette date a une implication directe sur les
plans d'amortissements de l'ensemble des fiches d'immobilisation entrées au cours du
1er exercice.
15
Création du dossier
Créer les bases
Avant de commencer à saisir vos immobilisations, vous devez vérifier et/ou créer les
données de vos listes : comptes, taux de TVA, codes analytiques, familles, localisations, etc.
Les comptes
Menu LISTES - commande COMPTES
Cette liste regroupe les comptes immobilisations de la classe 2.
1. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Numéro de compte d'immobilisation ainsi que son Libellé.
3. Indiquez le Code liasse auquel est rattachée votre immobilisation. Pour ouvrir la liste
des codes liasse, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.
L'affectation de ce code à votre immobilisation vous permettra d'éditer ensuite l'état
préparatoire CERFA 2054 et 2055.
Les différentes zones des comptes liés (Dotations aux amortissements, Amortissements des
immobilisations, Dotations aux amortissements dérogatoires, Reprises aux amortissements
dérogatoires, Amortissements dérogatoires) sont automatiquement renseignées selon le
Plan comptable 99.
4. Pour valider la création du nouveau compte, cliquez sur le bouton [OK].
Pour modifier ou supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur
les boutons [Modifier] ou [Supprimer].
16
Création du dossier
Les taux de TVA
Menu LISTES - commande TAUX DE TVA
Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel.
• Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer].
• Pour modifier un taux existant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
L'affectation à chaque immobilisation d'un Code analytique va permettre de classer et de
gérer les immobilisations selon des codes analytiques. Vous pouvez ainsi conserver une
cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité.
Pour créer un code analytique, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones
Code et Libellé.
Les familles
Menu LISTES - commande FAMILLES
1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer].
Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. Pour ouvrir la liste des types
d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés
par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pouvez les
modifier par la suite.
Les localisations
Menu LISTES - commande LOCALISATIONS
Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser
l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors
rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc.
1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Renseignez les zones Code et Libellé.
17
Création du dossier
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
1. Pour créer une fiche fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Indiquez le code et le nom du fournisseur.
3. Renseignez les différentes zones relatives au fournisseur : coordonnées postales,
numéros de téléphone, de fax, numéro Siret, adresses mail et internet, etc.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné-
raire de votre adresse à celle de votre fournisseur).
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur
afin de vérifier l'exactitude de l'adresse.
• Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre fournisseur via le site InfoGreffe.
Le N° de Siret du fournisseur doit obligatoirement être renseigné pour accéder à ces
informations.
Vous disposez d’autres listes concernant les monnaies, les formes juridiques et les
titres. Elles sont accessibles par la commande AUTRES LISTES du menu LISTES et
fonctionnent comme celles précédemment décrites.
Immobilisations
19
Immobilisations
Les immobilisations
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et
Crédits-bails créés.
A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails.
Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes.
Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les
différencier des immobilisations.
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Immobilisations, il est tout à fait probable que
vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux
amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des
immobilisations existantes.
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur
bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers
montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ
de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 27
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et
mettez à jour les fiches Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne
au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à
l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est
considéré comme une immobilisation.
Uniquement l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail.
20
Immobilisations
La liste des immobilisations
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et crédits-bails existants. A
ce stade, vous pouvez :
• créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
• réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
• recalculer les dotations à la date de votre choix,
• effectuer un virement de poste à poste,
• réviser une immobilisation,
• acquérir un crédit-bail,
• etc.
Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la
liste.
Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails
• Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des
exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il
n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice,
cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus
de la liste des immobilisations.
Exemple
Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi
les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010.
• Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance
est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant
le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste.
21
Immobilisations
Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible
via le bouton ).
Afficher l’aperçu
L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état
standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres.
1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu.
2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu.
3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur
le bouton [< la fiche standard>] et sélectionnez l’état de votre choix.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
22
Immobilisations
Les commandes
Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques,
d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des
polices, de définir les propriétés de la liste.
Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation.
Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée.
Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations
sélectionnées.
S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un
message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation
sélectionnée.
Non disponible pour un crédit-bail
Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation
sélectionnée. Il n’est pas disponible pour un crédit-bail.
Non disponible pour un crédit-bail
Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes
comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre.
Non disponible pour un crédit-bail
Le bouton [Réviser] vous permet de réviser une immobilisation sur sa
valeur, sa durée. Vous pouvez également décomposer une
immobilisation.
Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture
d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation.
Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de
l'immobilisation.
Ce bouton permet d'accéder directement au plan d'amortissement.
La fiche de l'immobilisation ou du crédit-bail s'ouvre directement sur
l’onglet Plan.
23
Immobilisations
Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE,
ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL.
La fiche d'une immobilisation
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS - bouton [Créer].
Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre, elle est composée de quatre onglets ou de
cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la
Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les
recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique,
le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une
immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le
numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore
d'enregistrer une note texte.
L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle
d'une immobilisation divisible.
24
Immobilisations
L’onglet Crédit-bail
Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de
choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation]
ou [Crédit-bail].
Saisie d’une immobilisation
1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur .
Le curseur passe à la zone suivante.
2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. Passez à la zone suivante.
3. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur
l’icône d’appel de liste située en fin de zone.
Dans l’onglet Fiche
1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à
titre d’exemple, indiquez :
• la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique
• sa Localisation : Siège social
• son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro
2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle
d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par
exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps
après l'achat.
3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la
Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement diffé-
rente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement
fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02).
4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle
de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA.
5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la
Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date
de fin de l'amortissement.
25
Immobilisations
Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette
immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise
d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité,
page 27
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs
aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment,
le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 32
Dans l'onglet Complément
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture
du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des
Entreprises).
2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation
divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus
ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considé-
rée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations
avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont
ignorées dans les différentes éditions.
Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel
commentaire pour l'immobilisation affichée.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller
ou par importation (elle peut être importée directement depuis un scanner ou un
appareil photo numérique).
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que
vous venez de créer; l'onglet Historique est vide.
Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat
1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].
2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture
d'achat.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer
l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].
• Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat
depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande
Ecriture d'achat).
Saisie d’un crédit-bail
1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur
passe à la zone suivante.
26
Immobilisations
2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante.
A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien
n'appartient pas encore à l'entreprise.
Dans l’onglet crédit-bail
Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel,
sélectionnez Mois dans la liste déroulante.
2. Saisissez la durée du bail.
3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement
dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier.
4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de
l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris
lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail.
5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée
et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés
par le logiciel ne sont pas modifiables.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela,
vous avez plusieurs possibilités :
• modifier manuellement les montants des redevances,
• utiliser les options de calcul automatisé.
Saisie manuelle
Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant.
Saisie automatisée
1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes :
• Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de
variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du
tableau.
• Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage
d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque
échéance.
• Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de
variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du
tableau.
27
Immobilisations
• Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.
Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances
vides.
Dans l’onglet Fiche
1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations
sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement.
Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n’appartient pas à
l’entreprise.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan
d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En
renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan
d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement.
2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première
échéance.
3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce
montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale.
4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation
théorique du bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants
relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment,
le calcul se refera alors immédiatement.
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail.
Dans l’onglet Complément et Plan
• L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il
n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones.
• L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.
Reprise d’antériorité
Ciel Immobilisations vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement
amorties en "bloquant" la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être
que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la
dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case
Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).
28
Immobilisations
2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le
31 décembre de l'exercice précédant celui en cours.
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en
place de vos immobilisations dans Ciel Immobilisations).
Méthode de calcul
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux
manières :
• Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,
• Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement,
les valeurs suivantes :
• Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première
année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la
valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée.
• Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
• Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
• Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Amortissement linéaire
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période
d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux
approprié à la valeur du bien.
Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en
service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite
prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service
jusqu'à la date de clôture.
Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si
nécessaire.
Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des
éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les
entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte
l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc.
Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan
d'amortissement :
1. Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous
affiche le logiciel.
2. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité.
29
Immobilisations
Amortissement dégressif
L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre
de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les
chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les
investissements hôteliers (immeubles ou matériels).
Les traitements
31
Les traitements
Traitements
Acquérir un crédit-bail
Acquisition
Si votre entreprise choisit d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous
devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture
d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le
bouton [Acquisition crédit-bail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées
seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement.
2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations
seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date
de début.
Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été
conclue.
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez
renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement
dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être
modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de
l'amortissement.
Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition
Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation
et certaines données doivent être renseignées.
32
Les traitements
La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont
automatiquement récupérées de l'acquisition :
• La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie
précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail.
• La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat
contractuel du crédit bail.
1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation.
2. Si vous gérez une comptabilité analytique, renseignez le Code analytique de l’immobilisation.
3. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan.
4. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le
crédit-bail ne passera pas en immobilisation.
Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le
souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer
l'écriture s'ouvre.
Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la
liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT.
Calculer les immobilisations
Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations
pour une date donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une
année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection
des immobilisations effectuée.
1. Pour calculer toutes les immobilisations, sélectionnez la commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS
du menu TRAITEMENTS.
Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations,
sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au].
La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet
effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier.
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes
pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et
Valeur résiduelle seront alors recalculés.
33
Les traitements
La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation,
onglet Fiche, zone Calcul. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date
dans la zone Date de calcul. Le calcul ne concernera alors que l'immobilisation dont la
fiche est ouverte.
Sortir une immobilisation
La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations
à l’aide du bouton [Sortir].
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de
l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values
réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou
obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut
d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir.
2. Cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.
3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
4. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut.
5. Cliquez sur [OK] pour valider la sortie de l’immobilisation.
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut
apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession totale d'une immobilisation
La cession totale intervient dans le cas d'une vente.
Exemple
Vous souhaitez revendre une de vos machines à commande numérique.
La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir.
2. Cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
4. Sélectionnez le Type de sortie Cession.
5. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.
Le Prix TTC s'affiche automatiquement.
6. Indiquez le nom de l'Acheteur.
34
Les traitements
Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement
les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui
servira à déterminer la plus ou moins value.
7. Cliquez sur [OK].
Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation.
8. Cliquez sur [Oui].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors
en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession partielle d'une immobilisation
Ciel Immobilisations autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément.
Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous
pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble.
Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de
la fiche de l'immobilisation.
Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation
est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement.
Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous
l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre
Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche.
1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation
car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle
35
Les traitements
immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date
d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie.
3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.
4. Trois possibilités vous sont offertes pour la cession partielle d’une immobilisation :
• indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.
• indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce
cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir.
• indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel
procédera au calcul de la Valeur à amortir.
5. Cliquez sur [OK].
Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu
précédemment.
L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant
à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de
l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante)
que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation.
Réviser une immobilisation
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement
portent essentiellement sur les trois points suivants :
• révision de la durée d'amortissement,
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat,
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués
(amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment).
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez
réviser, puis cliquez sur le bouton [Réviser].
2. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur).
3. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat.
4. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois).
5. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1).
6. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante.
Il s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composants qui
consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés diffé-
remment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun
d'eux.
Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicable au
suivi des amortissements des immobilisations.
36
Les traitements
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision
de la durée, révision de la valeur d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc., reportez
au manuel de référence électronique accessible par le menu AIDE.
Les virements
Menu LISTES - commande VIREMENTS
Effectuer un virement
Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements
de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre.
En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par
exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette
immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte.
1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée.
2. Cliquez sur le bouton [Virement].
3. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date de travail par
défaut), ainsi que le nouveau compte.
Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.
4. Cliquez sur [OK] pour confirmer ce virement.
Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes :
• Dotations mensuelles
• État préparatoire 2054-2055
La liste des virements
Menu LISTES - commande VIREMENTS
Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués.
Pour supprimer un virement :
1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].
Générer les écritures de dotations
Menu TRAITEMENTS - commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES
Cette commande permet de générer vos écritures de dotations aux amortissements.
Vous pourrez ensuite exporter ces données comptables du logiciel Ciel Immobilisations
pour Windows vers Ciel Compta pour Windows (version 9 ou supérieure).
Si vous avez saisi de nouvelles fiches, ou modifié le contenu de certaines, nous vous
conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements (menu TRAITEMENTS
- commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS).
37
Les traitements
1. Activez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES du menu TRAITEMENTS.
2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisations
des dotations par compte.
3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de
l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois
pour lequel vous souhaitez générer les écritures.
4. Modifiez le Libellé des écritures si vous le souhaitez puis cliquez sur le bouton [Générer]
pour lancer le traitement.
La fenêtre Prévisualisation des écritures s’affiche. Elle présente les écritures générées avec les
principales informations correspondantes : Date, N° et Libellé du compte, Débit, Crédit, etc.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le traitement.
Vous pouvez visualiser l’historique de vos exports via la commande HISTORIQUE DES
TRANSFERTS du menu TRAITEMENTS. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de
référence disponible depuis l’onglet Documentations de votre application.
Paramétrer l’export
Avant de procéder à l’export de vos écritures, vous devez paramétrer les options de
transfert des écritures via le menu DOSSIER - commandes OPTIONS, PRÉFÉRENCES - Liaison
comptable - Génération des écritures.
Vous trouverez les informations relatives à ce paramétrage dans le manuel
électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.
38
Les traitements
L’inventaire
Menu TRAITEMENTS - commande INVENTAIRE
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes
dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système
d'étiquettes correspondant d'une part, aux localisations, et d'autre part, aux
immobilisations.
Le principe réside dans le fait de pouvoir inventorier toutes les immobilisations présentes
dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique.
La gestion des codes-barres
Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et
immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune
manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes.
Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos
immobilisations sont disponibles depuis la commande AUTRES ÉTATS du menu ETATS.
Le recensement des immobilisations
La commande INVENTAIRE du menu TRAITEMENTS ouvre une fenêtre liste regroupant toutes
les immobilisations recensées.
Deux modes de saisie sont possibles : la saisie manuelle et la saisie automatique.
Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée :
• en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation.
• en rouge : l'immobilisation est mal localisée.
La saisie manuelle
1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie manuelle].
La fenêtre Saisie manuelle du stock physique s’affiche.
2. Saisissez le code Localisation puis le code Immobilisation. Vous pouvez modifier la
Quantité.
39
Les traitements
3. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.
4. Si vous souhaitez prendre en compte les crédits-bails, cochez la case correspondante.
5. Cliquez sur [OK] pour valider la saisie.
La saisie automatique
La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire
automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable.
1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie auto].
La fenêtre Saisie automatique du stock physique s’affiche.
2. La saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique.
Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la
quantité de cette immobilisation augmente d'une unité.
Relocaliser
Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une immobilisation
non affectée.
Exemple
Une immobilisation est présentée en rouge. Elle est donc mal localisée.
1. Sélectionnez l'immobilisation dans la liste d'inventaire.
2. Cliquez sur le bouton [Relocaliser].
Un message vous demande de confirmer la relocalisation.
3. Cliquez sur [Oui].
L’immobilisation apparaît alors en bleu et le code localisation est automatiquement
modifié dans la fiche immobilisation.
Vous pouvez Relocaliser tout l’inventaire en activant la commande correspondante du
menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit).
Exporter l’inventaire
L'intérêt de l'inventaire physique est de pouvoir échanger les données entre un
ordinateur portable et un poste fixe.
1. Dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande EXPORT du menu CONTEXTUEL (que
vous obtenez par un clic-droit).
2. Dans la fenêtre Choix d’un élément, sélectionnez le type de sortie voulu (Fichier ou e-mail).
3. Si vous avez choisi Fichier, sélectionnez le répertoire dans lequel sera enregistré le
fichier INVENT.DBF.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Si vous avez choisi e-mail, votre messagerie s’ouvre et affiche un mail contenant le
fichier d’export en pièce jointe.
5. Complétez le mail.
6. Envoyez-le.
40
Les traitements
Les éditions relatives à l’inventaire
Le contrôle des données inventoriées avec les données théoriques est l'aboutissement de
l'inventaire physique. Les différentes éditions disponibles vous permettent d'effectuer un
contrôle des localisations et des quantités ainsi que d’exporter l’inventaire.
Export inventaire
Cet état permet d’exporter l’inventaire dans un fichier au format .DBF.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez la ligne Export inventaire.
2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou Email).
3. Cliquez le bouton [OK).
4. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export ou envoyez le mail contenant le fichier
en pièce jointe.
Immobilisations non inventoriées
Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été
inventoriées lors de l'inventaire physique. La liste des immobilisations concernées
apparaît avec les localisations et quantités théoriques.
1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats].
2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées.
3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran].
Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante].
Inventaire
Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part,
leur localisation théorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par
localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement
présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et le théorique.
1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats].
2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire.
3. Choisissez un type de sortie en cliquant sur le bouton correspondant :
• [Ecran] : pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran.
• [Imprimante] : pour lancer directement l’impression de l’état.
4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez les immobilisations à prendre en compte.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
41
Les traitements
Purger l’inventaire
Un système de purge sélective vous donne la possibilité d'effacer les entrées de
l'inventaire physique. Vous pouvez purger :
• tout l'inventaire : dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande PURGER TOUT
L’INVENTAIRE du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit).
• la localisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez la localisation
souhaitée puis cliquez sur le bouton [Purger] ou activez la commande PURGER L’IMMOBILISATION
du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit).
• l'immobilisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez l’immobilisation
souhaitée puis cliquez sur le bouton [Purger].
Pour chaque cas, vous devrez confirmer la suppression des entrées d'inventaire.
Exporter vos immobilisations
Menu TRAITEMENTS - commande EXPORT ASCII
Cette commande vous permet d’exporter vos immobilisations dans un fichier ASCII
(format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte).
1. Cliquez sur le bouton [Fichier] pour générer le fichier d'export dans le répertoire de
votre choix ou sur le bouton [Email] pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
2. Si vous avez choisi une sortie fichier :
• le fichier se nomme par défaut IMMOS.txt. Renommez-le si nécessaire et allez dans
le répertoire où le fichier sera enregistré.
• Cliquez sur le bouton [Enregistrer]
3. Si vous avez opté pour un envoi par email :
• votre messagerie s’ouvre avec le fichier ASCII automatiquement inséré en pièce
jointe. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.
Mettre sous surveillance
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de mettre sous surveillance vos fournisseurs.
1. Appelez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton [Surveiller].
La liste de vos fournisseurs s’affiche.
3. Choisissez les fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance.
4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix.
Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien
déroulée.
Les états
43
Les états
Les états
Présentation générale
Ciel Immobilisations pour Windows prend en charge les différentes éditions relatives aux
immobilisations.
Les états standards
Les états relatifs directement aux immobilisations sont présentés dans les éditions
suivantes : Dotations mensuelles, Plus ou moins-values, Réintégrations fiscales, TVA à
reverser.
Les états spécifiques
Les différents états spécifiques sont représentés dans les éditions suivantes : Etat
préparatoire 2054-2055, Etat de contrôle 2054.
Les statistiques
Vous avez la possibilité d'obtenir des statistiques concernant les éléments des fiches
immobilisations que vous avez saisies.
Autres états
Outre les états listés ci-dessus, vous pouvez également obtenir les états suivants : codes
barres immobilisations, étiquettes, fiche immobilisation ; immobilisation par code
analytique, par compte, par famille, par localisation ; immobilisations soumises à la CFE
(Contribution Foncière des Entreprises) ; immobilisations dérogatoires par compte.
Les états paramétrables
Pour personnaliser les différentes éditions disponibles, vous disposez d’un générateur
d’état.
Choix des données à imprimer et type de sortie
Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, une fenêtre s'affiche pour
définir les critères de sélection des données à imprimer. Dans la plupart des éditions,
vous avez à déterminer l'année. Outre ce critère principal de sélection de dates, d'autres
viennent s'y ajouter, selon l'édition que vous demandez.
Dates
Dans la plupart des éditions, la sélection des données se fait sur une année spécifique.
Par défaut, l'année correspond à la date de recalcul que vous avez demandée. Vous pouvez
modifier ces valeurs en saisissant dans la zone la nouvelle année à prendre en compte.
Visualiser une édition à l'écran ou l’imprimer directement
Une fois les critères de sélection définis, vous devez choisir le type de sortie : aperçu à
l’écran ou sortie imprimante.
44
Les états
Les états standards
Dotations mensuelles
Menu ETATS - commande DOTATIONS MENSUELLES
Trois états permettent d’imprimer pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et
pour l'exercice en cours :
• le détail des dotations par compte,
• les dotations par compte,
• les dotations par immobilisation,
Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation.
Cochez la case Voir les commentaires pour obtenir la description des différents états
dans la partie droite de la fenêtre.
Plus ou moins-values
Menu ETATS - commande PLUS OU MOINS VALUES
Cette commande édite les plus et moins-values à court et à long terme réalisées sur les
cessions d'immobilisations à une date donnée.
La définition des plus ou moins-values s'effectue selon le tableau suivant (CT = Court
Terme ; LT = Long Terme) :
Réintégrations fiscales
Menu ETATS - commande RÉINTÉGRATIONS FISCALES
Avec cette commande vous obtenez la liste de toutes les réintégrations fiscales à opérer
sur les dotations d'amortissements de vos immobilisations.
Cela concerne les immobilisations dont la valeur brute d'achat dépasse un plafond fixé
par l'administration. En effet, la réintégration fiscale correspond à la différence entre
l'amortissement comptable qui est calculé sur la totalité de la valeur de l'immobilisation
et l'amortissement fiscal.
TVA à reverser
Menu ETATS - commande TVA À REVERSER
Cette commande permet d'éditer, pour le mois considéré, l'état récapitulatif des valeurs
de TVA à reverser pour chaque bien immobilier cédé.
Le montant de la TVA à reverser est également indiqué dans la zone TVA à reverser de la
fenêtre de sortie de l’immobilisation.
Durée de détention des
éléments cédés
PLUS VALUES MOINS VALUES
- de 2 ans 2 ans et + - de 2 ans 2 ans et +
Eléments amortissables
CT CT à hauteur des
amortissements
LT au-delà
CT CT
Eléments non amortissables CT LT CT LT
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Les états
Crédits-bails
Menu ETATS - commande CRÉDITS-BAILS...
Cette commande vous permet d’éditer deux états spécifiques aux immobilisations en
crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui
restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des
redevances restant à payer.
Les états spécifiques
Etat préparatoire 2054-2055
Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054-2055
Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état préparatoire des immobilisations
et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B).
Lorsque vous souhaitez obtenir l'état préparatoire CERFA, vous devez préciser si vous
souhaitez recalculer la liasse fiscale en cochant la case Recalculer la liasse.
Si cette case est décochée, les données visualisées seront celles du précédent calcul de la
liasse.
46
Les états
Etat de contrôle 2054-2055
Menu ETATS - commande ÉTAT DE CONTRÔLE 2054
Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état de contrôle de la déclaration 2054-
2055. Vous pouvez demander le contrôle des valeurs de tous les codes liasses ou d’une
partie des codes liasses.
Les statistiques
Menu ETATS - commande STATISTIQUES
Cette commande vous permet d'obtenir une édition des diverses valeurs saisies dans vos
fiches d'immobilisations.
Valeurs
1. Sélectionnez l'élément pour lequel vous souhaitez obtenir les statistiques (valeurs
d'achat, valeurs à amortir, cumuls des dotations, valeurs résiduelles, dotations).
Regroupements
2. Sélectionnez le type de regroupement pour lequel vous voulez obtenir les statistiques
(par compte, par famille, par localisation, par code analytique).
Options
3. Indiquez la date de calcul.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider vos choix.
Pour inclure les immobilisations sorties
avant la date de calcul, cochez
cette option.
47
Les états
Modifier la présentation du graphique
Dans la fenêtre du graphique, cliquez sur le bouton [Propriétés].
Dans la fenêtre Propriétés du graphique, choisissez une des options proposées pour
intervenir sur :
• l'aspect du graphique : lignes, barres ou secteurs,
• la position des légendes, des commentaires,
• les couleurs utilisées (pour cela cliquez sur le bouton [Couleurs] situé en bas de la
fenêtre).
Demander l’aperçu avant impression ou l’impression directe
Aperçu
Pour obtenir l’aperçu avant impression, activez la commande APERÇU du menu CONTEXTUEL
(que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique).
Impression
Pour lancer l’impression du graphique, activez la commande IMPRIMER du menu CONTEXTUEL
(que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique).
Autres états
Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS
Si vous cochez la case Voir les commentaires, le descriptif de l’état sélectionné s’affiche
dans la partie droite de la fenêtre.
Dans la Liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez visualiser puis
cliquez sur le bouton [Aperçu].
48
Les états
Les états paramétrables
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les
différentes éditions disponibles.
Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux
qui existent déjà.
Vous trouverez les informations relatives au générateur d’états dans le manuel de
référence disponible depuis le menu AIDE.
Fonctions diverses
50
Fonctions diverses
Autres fonctions
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
Si vous le souhaitez, vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.
Rappelez-vous que l'assistant de création de votre dossier vous a proposé de fixer un mot
de passe lors de sa dernière étape.
Créer un mot de passe
1. Si vous ne l'avez pas fait et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande
MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre Contrôle d’accès au dossier s’affiche.
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide.
2. Pour créer un mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe
s'affiche.
3. Saisissez votre Mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous
aidera à vous souvenir de votre mot de passe. La liste déroulante vous en propose
quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau.
Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe].
4. Cliquez sur [OK].
Le programme revient à la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, enregistre votre mot de
passe et affiche des points dans la zone Mot de passe.
5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre.
Modifier ou supprimer un mot de passe
1. Activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Dans la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Dans la fenêtre Mot de passe, saisissez votre mot de passe et cliquez sur [OK].
51
Fonctions diverses
4. Celui-ci s'affiche. Cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe].
5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre Contrôle d’accès au dossier.
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une
autre unité de stockage.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette
opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt
intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une
suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire
perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet,
dans ce cas, de récupérer vos données.
Sauvegarde sur support
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
• e-Sauvegarde : la copie de votre dossier sera réalisée sur votre site Internet.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le
volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé
comme nom de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux
sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou
vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
52
Fonctions diverses
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus
demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Sauvegarde en ligne
Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui
permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de
l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures
solutions pour un archivage informatique.
La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou
supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre
Ciel e-Sauvegarde.
Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier -
SAUVEGARDE-RESTAURATION - e-Sauvegarde), disponible depuis le menu AIDE.
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données
précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur
un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont
disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez
cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre
fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer
une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration
restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous
choisirez.
• Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.
Par défaut, Ciel Immobilisations sélectionne l’option Remplacer les données actuelles
par les données sauvegardées.
3. Une fois que vous avez choisi votre Mode de restauration, cliquez sur le bouton
[Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que
vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche
l’emplacement de votre sauvegarde.
5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer,
cliquez sur le bouton [Suivant>].
Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre
dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme
53
Fonctions diverses
revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez
sur le bouton [Suivant>].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le
bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton
[Restaurer].
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
Cette commande change les dates de l’exercice courant.
Le logiciel a renseigné les dates du nouvel exercice en se basant sur celles de l’exercice en
cours. Vous ne pouvez pas modifier ces zones.
Cliquez sur le bouton [Exécuter] pour lancer le traitement, ou sur le bouton [Annuler]
pour l’annuler.
54
Index
A
Aide en ligne 8
Amortissement
dégressif 29
exceptionnel 28
linéaire 28
Autres états 47
Autres fonctions 50
C
Codes analytiques 16
Crédit-bail 24
acquisition 31
saisie 25
D
Documentation 8
Dossier
créer 14
Dotations mensuelles 44
E
Ecritures de dotations 36
e-Sauvegarde 51
Etats
de contrôle 2054-2055 46
préparatoire 2054-2055 45
spécifiques 45
standards 44
F
Fichier ASCII 41
Fin d’exercice 53
Fournisseurs 17
G
Gestion des codes-barres 38
I
Immobilisations 19
calculer 32
cession partielle 34
cession totale 33
exporter 41
réviser 35
Installation
en mise à jour 11
Inventaire 38
M
Mettre sous surveillance 41
Mise au rebut 33
Mot de passe 50
P
Plan d’amortissement 28
Plus ou moins-values 44
R
Recensement des immobilisations 38
Référencement 8
Réintégrations fiscales 44
Reprise d’antériorité 27
Restauration 52
S
Sauvegarde 51
en ligne 52
Statistiques 46
T
Taux de TVA 16
Trouvtoo 12
TVA à reverser 44
Copyright 2012 Ciel
Manuel de découverte Ciel Immobilisations - MAN_WI - V19.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
V
Virements 36
Manuel de découverte
Ciel Comptes personnels
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
En effet, ces informations nous sont indispensables pour vous faire bénéficier de l'assistance
téléphonique au démarrage (2 appels sous 30 jours).
Pour contacter nos techniciens-conseil, composez le numéro indigo Garantie : 0825 00 40 30.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante : laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé)
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour
• Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et
peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte .................................................................................................................5
Documentation .........................................................................................................6
Prise en main..............................................................................................................7
Prendre en main le logiciel .........................................................................................8
Création du dossier................................................................................................... 11
Créer votre fichier ................................................................................................... 12
Gérer sa comptabilité ............................................................................................... 14
Comment débuter? ................................................................................................. 15
Démarrer votre comptabilité ..................................................................................... 16
Gérer vos comptes .................................................................................................. 18
Pointer les relevés de banque ................................................................................... 22
Consulter les catégories ........................................................................................... 24
Gérer votre trésorerie prévisionnelle .......................................................................... 27
Index........................................................................................................................ 28
Découverte
Découverte
6
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre application est structurée en trois manuels au format PDF accessibles depuis
le menu AIDE :
• Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du
logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Comptes personnels dans le détail. Si
vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de
consulter ce document.
• le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée, le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche .
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Comptes personnels, des
informations utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la
COMMANDE à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de réfé-
rence ou l’aide.
Prise en main
Prise en main
8
Prendre en main le logiciel
Introduction
L'environnement de base de Ciel Comptes personnels vous est présenté. Par ailleurs, vous découvrirez les
principales fonctions du logiciel. Celles-ci correspondent à 90% des travaux de gestion de vos comptes.
L'objectif est donc de vous faire saisir une recette, une dépense et un virement puis de vous familiariser
au pointage des relevés bancaires et à l'analyse de l'état de vos comptes.
En règle générale, le but premier est de savoir «où on en est». Vous devez donc, à tout moment, connaître
ce que vous avez dépensé et ce dont vous disposez réellement sur vos comptes. Enfin, vous pourrez
«décortiquer» vos recettes et vos dépenses afin d'en découvrir avec précision leur répartition.
Lancer votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation en cliquant sur l'icône présentée sur le
bureau de votre ordinateur.
Par la suite, pour lancer votre logiciel, vous pourrez aussi suivre la procédure suivante :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows™,
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS.
Commencer à travailler
Vous êtes invité à découvrir Ciel Comptes personnels en utilisant le fichier d'exemple tout en parcourant
ce manuel de découverte.
Vous passerez ensuite à la création de votre fichier puis vous découvrirez progressivement les différentes
fonctions du logiciel.
Ouvrir le dossier d'exemple
1. Dans le menu DÉMARRER de Windows™, sélectionnez la commande PROGRAMMES puis CIEL - COMPTES
PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS.
2. Activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre Ouvrir s’affiche.
3. Sélectionnez dans le répertoire Mes documents le fichier d'exemple Mes comptes.
4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Prise en main
9
La fenêtre principale de l'application
Dans ce manuel vous effectuerez diverses manipulations et pour cela vous utiliserez le fichier d'exemple
Mes comptes livré avec Ciel Comptes personnels. À l’ouverture de Ciel Comptes personnels, vous obtenez
la fenêtre suivante :
La barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux
raccourcis, présentés dans différents onglets. Elle est masquée par défaut.
Ces raccourcis permettent d’activer des fonctions du logiciel :
• ouvrir des applications ou des fichiers,
• présenter des images ou des notes texte,
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques
(Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer
votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le chapitre Présentation Générale,
disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Une barre horizontale appelée barre d'actions est également présente sous les menus. Elle facilite l'accès
aux principaux fichiers de votre dossier et permet de naviguer d’un onglet de l’Intuiciel à l’autre.
La totalité des options est accessible à l'aide des menus.
L’Intuiciel©
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n'est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en
cliquant sur l’onglet Accueil.
Attention
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
Prise en main
10
L'Intuiciel© est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à
certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques.
Il est composé de trois onglets accessibles depuis la barre d’actions :
• Mon bureau accessible par l’icône est l’onglet actif par défaut ;
• Mon tableau de bord accessible par l’icône où vous avez une vision globale des informations sur
vos comptes ;
• Mes états et statistiques accessible par l’icône où vous retrouvez une liste d’états et de statistiques.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Trouvtoo©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google Web.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au dessus de la barre d’action.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur les deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
Création du dossier
Création du dossier
12
Créer votre fichier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
L'assistant Top départ vous aide à créer un fichier.
1. Choisissez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
La fenêtre d'enregistrement de fichiers s'affiche.
2. Saisissez le nom de votre fichier et choisissez éventuellement sa destination. Par exemple, sous Windows
XP, les fichiers sont créés automatiquement dans le répertoire Mes documents.
Ciel Comptes personnels ouvre alors l'assistant de création de fichier.
Vous allez, en plusieurs étapes, fournir les informations nécessaires à la tenue de vos comptes.
3. Dans la première étape, renseignez vos coordonnées puis cliquez sur le bouton [Suivant].
4. Dans la seconde étape, créez vos comptes bancaires. Pour cela, cliquez sur le bouton [Créer].
La fiche vide d'un compte s'affiche.
5. Complétez-la en indiquant plus particulièrement le Solde initial.
Il s'agit du solde de votre dernier relevé de banque, celui à partir duquel vous allez débuter votre
comptabilité.
6. Créez ainsi autant de comptes que vous en possédez :
• autres comptes courants,
• livret épargne,
• Codevi, etc.
7. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
8. Dans la troisième étape vous pouvez ajouter des moyens de paiement.
Vous pouvez créer autant de moyens de paiement de type chèque que vous avez de chéquiers en circulation
(vous et votre conjoint par exemple). Il en est de même pour les cartes bancaires.
Il est également possible de modifier ou supprimer ceux qui vous sont proposés par défaut.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Dans les étapes 4 et 5, vous avez respectivement les listes des catégories de dépense et de recette définies
par défaut. Vous pourrez créer vos catégories par la suite, lors de vos saisies. Cliquez sur le bouton
[Suivant>].
La fenêtre suivante vous permet de créer vos titres ou actions.
Si vous êtes connaisseurs, vous pouvez les saisir. Cependant, il sera toujours possible de renseigner ces
informations plus tard, en ayant pris soin de vous procurer les documents nécessaires.
Pour finir, une dernière fenêtre vous propose de sélectionner des options de démarrage :
• La première option est cochée par défaut. Elle permet d’ouvrir automatiquement le fichier que vous
venez de créer, à chaque lancement de Ciel Comptes personnels.
• La seconde vous permet de définir un mot de passe qui vous sera demandé à chaque ouverture du
fichier.
Création du dossier
13
10.Cliquez sur le bouton [Terminer]. Le logiciel crée votre fichier et affiche la fenêtre principale.
Gérer sa comptabilité
Gérer sa comptabilité
15
Comment débuter?
Généralités
L'objectif premier est de commencer rapidement votre comptabilité.
Il est donc nécessaire de fixer des méthodes, vérifier la présence de certains paramètres enfin, de saisir
les premières opérations qui permettront de mettre en phase votre comptabilité et vos comptes. De façon
générale, deux cas peuvent se présenter :
• vous teniez vos comptes manuellement,
• vous ne gériez pas de comptes personnels.
Vous teniez vos comptes manuellement
Dans ce cas, la tâche sera plus simple. En effet, vous avez, en théorie, déjà pointé vos relevés et vous
connaissez la différence entre le solde en banque et le solde réel de vos comptes.
Autrement dit, vous connaissez les opérations qui ne sont pas encore passées en banque (chèques émis
non retirés, paiement par carte à débit différé, TIP renvoyés, etc). Pour démarrer votre comptabilité, il
suffit ici d'avoir la liste de ces opérations et le dernier relevé bancaire.
Vous ne gériez pas vos comptes
Si vous ne teniez pas encore vos comptes, il vous suffira d'appliquer l’exemple de méthode qui suit.
Vous devez vous munir de différents documents.
• Pour vos dépenses : votre dernier relevé de comptes, vos talons de chéquiers de la période couverte par
le relevé, vos reçus de carte bancaire, les différentes factures payées par TIP et autre moyen automatique
et la liste des différents prélèvements automatiques.
• Pour les recettes : le dernier montant des salaires, les remboursements de Sécurité Sociale et autres
justificatifs d'entrées d'argent.
Vous devez dans un premier temps effectuer le contrôle des différentes données de base.
Gérer sa comptabilité
16
Démarrer votre comptabilité
Vous teniez vos comptes manuellement
1. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les opérations que vous n'avez
encore pas pointées et qui ne sont, par conséquent, pas encore passées en banque.
2. Si, lors de la création de votre fichier, vous n'avez pas saisi le solde du dernier relevé de banque, indiquez-le
dans la fiche du compte en question dans la zone Solde initial (menu LISTES - commande
COMPTES).
Pour les livrets, vous pouvez également indiquer le montant du dernier relevé.
3. Procédez ainsi pour tous vos comptes et toutes vos opérations en attente.
Certains cas particuliers que vous pouvez rencontrer tels les échéances d'emprunt, les prélèvements
automatiques réguliers et constants, etc. vous seront présentés un peu plus loin.
Vous ne teniez aucun compte
Comme il vous a été précisé précédemment, vous devez disposez d'un minimum de documents (relevés,
factures, chéquiers, justificatifs de paiement par carte, etc.).
1. Indiquez, comme solde de départ du premier compte traité, le solde de fin de relevé (menu LISTES -
commande COMPTES, zone Solde initial).
2. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les différentes opérations qui ne
sont pas présentes sur le relevé.
3. Pour cela, utilisez vos chéquiers, vos justificatifs de carte bancaire, vos factures pour lesquelles le TIP
ou le virement (ou prélèvement) a été accordé, vos bulletins de salaire, vos bordereaux de remboursement
de Sécurité Sociale, etc.
Il se peut que vous soyez obligés de prendre l'avant-dernier relevé pour voir si telle ou telle opération n'a
pas déjà été enregistrée auprès de votre banque.
Pour les chèques et les cartes, utilisez les talons et les justificatifs pour retrouver la nature des
opérations (type de dépenses, bénéficiaire, etc.).
En règle générale, si vous ne teniez pas vos comptes, vous risquez d’omettre certaines opérations parce
que vous ne disposez plus des justificatifs ou par oubli.
En fait, vous saisirez ces opérations plus tard, à réception des prochains relevés qui vous permettront de
constater leur existence.
Ainsi, votre comptabilité se mettra à jour progressivement.
Cas particuliers
Échéance d'emprunt
Pour optimiser l'enregistrement des échéances des emprunts qui courent :
• soit vous créez une simple opération automatique en la passant sur un poste de dépense,
• soit vous utilisez le gestionnaire d'emprunts (menu LISTES - commande EMPRUNTS).
Ce dernier vous permet d’aller plus loin, notamment en vous autorisant à enregistrer le tableau
d'amortissement et à ventiler le capital remboursé, les intérêts et les frais.
1. Pour débuter votre comptabilité, saisissez une simple dépense. Voir Saisir une dépense simple,
page 18.
2. Créez la catégorie de dépense si cela est nécessaire.
Prélèvement automatique
Un loyer représente l'exemple «type» du prélèvement (ou virement) d'un montant constant à échéance fixe.
Aussi, pour le lancement de votre comptabilité, nous vous conseillons de saisir les dépenses
correspondantes manuellement. Par la suite, il suffira de créer une opération automatique dite périodique
pour chaque prélèvement ou virement.
Pour plus de détails sur les opérations périodiques, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le
menu AIDE.
Gérer sa comptabilité
17
Retraits d'espèces
Pour les retraits d'espèces, plusieurs méthodes peuvent être utilisées.
• Vous pouvez considérer tout retrait comme une dépense diverse et donc vous enregistrez cette opération
sur la catégorie Dépenses diverses avec un mode de paiement adapté au type de retrait effectué
(carte, retrait au guichet, etc.)
• Vous pouvez créer un compte Caisse sur lequel vous effectuerez un virement à chaque retrait. Vous
enregistrez ensuite vos dépenses sur le compte caisse.
Vous serez amené à utiliser un compte caisse si vous réalisez un achat conséquent en espèces. En effet, il
peut s'avérer délicat d'enregistrer une dépense importante en Dépenses diverses.
Si vous réalisez de fréquents retraits d'espèces, vous avez tout intérêt à créer un modèle de saisie qui
comportera déjà la majorité des données relatives à ce genre d'opération. Cela est d'autant plus utile si
vous êtes habitué à effectuer des retraits à montant constant, par exemple, vous retirez presque toujours
30 euros par carte dans les guichets automatiques.
Nous vous indiquons ici une méthode parmi beaucoup d'autres.
De plus, nous ne décrivons pas chacune des manipulations à effectuer.
Les travaux courants
Ce chapitre résume les travaux couramment effectués pour une tenue correcte de votre comptabilité.
Les saisies
L'activité principale de tenue des comptes est la saisie. Elle impose un minimum de rigueur notamment
en inscrivant clairement vos talons de chèques et en conservant tout justificatif lors d'un paiement par
carte bancaire.
De même, pour certaines dépenses, vous devrez vous aider des factures.
C'est le cas de celles que vous réglez par TIP (EDF, France Télécom, etc.).
En effet, pour payer, vous devez renvoyer le TIP. Pour cela, munissez-vous de la facture ou alors attendez
votre relevé de banque pour constater le paiement.
De plus, certaines opérations n'apparaissent que sur un avis, un courrier ou un contrat, qui eux-mêmes
ne vous sont peut-être expédiés qu'une seule fois en début d'année (allocations familiales, mensualisation
des impôts, etc.), voire une fois pour toutes (loyer).
Dans ce cas, soit vous considérez cela comme une écriture périodique (le montant doit bien sûr être
constant), soit vous enregistrez ces opérations depuis les relevés.
Les emprunts sont des opérations automatiques spécifiquement gérées.
Enfin, d'autres opérations n'ont aucun autre justificatif que le relevé de banque lui-même. C'est le cas des
cotisations de cartes bancaires, parfois des agios, etc.
Vous devez accorder le temps nécessaire à la création des opérations automatiques et des modèles qui
faciliteront ensuite vos travaux de saisie.
Le pointage
Le pointage est un travail essentiel pour connaître exactement votre situation. Il permet simplement de
connaître les opérations qui ne sont pas encore enregistrées en banque.
L'objectif du pointage est d'obtenir un solde des opérations pointées égal à celui de votre dernier relevé
puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées,
c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque.
Autres travaux
Les autres travaux ne sont que recherches, consultations, éditions et statistiques. Ils dépendent de votre
volonté et de vos besoins d'aller plus loin dans le suivi de vos finances.
Gérer sa comptabilité
18
Gérer vos comptes
Menu MES COMPTES - commande NOUVELLE RECETTE
Saisir une recette
1. Cliquez sur l'icône Nouvelle recette de la barre de navigation.
Une première fenêtre s'affiche et vous propose la liste de vos comptes.
2. Choisissez celui sur lequel vous enregistrez la recette.
Exemple
Sélectionnez le compte chèque courant BGO et validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi
utiliser la touche de votre clavier.
La fenêtre suivante s’affiche :
3. Par défaut, le programme propose la date de travail. Saisissez la Date de l'opération si elle est diffé-
rente. Vous pouvez utiliser l'icône d’appel du calendrier ou celui des dates prédéfinies .
4. Passez à la zone suivante pour valider la date en cours.
Exemple
Saisissez 07 puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone Montant.
Utilisez le même procédé pour passer d'une zone à l'autre.
5. Saisissez le montant de l'opération, par exemple 1450 euros puis appuyez sur la touche .
6. Dans la rubrique Catégorie, indiquez la catégorie de votre recette à l’aide de l’icône d’appel de liste
situé en fin de zone.
7. Le bouton [Plusieurs catégories] vous permet de ventiler votre recette. La saisie répartie sur plusieurs
catégories est décrite au paragraphe “Saisir une dépense ventilée”, page 19.
8. Dans la zone Description, Ciel Comptes personnels reprend par défaut le nom de la catégorie de
recette. Modifiez si vous le voulez l'intitulé de cette description.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la recette et fermer la fenêtre.
Le bouton permet d'enregistrer l'opération que vous venez de saisir comme modèle.
Exemple
Par exemple, si vous percevez votre salaire tous les mois, vous pourrez l'enregistrer en tant que modèle.
Par la suite, il suffira de le l’ouvrir et de renseigner le montant de l'opération.
Saisir une dépense simple
1. Cliquez sur l'icône Nouvelle dépense de la barre de navigation.
2. Sélectionnez le compte concerné par votre dépense et validez en cliquant sur [OK]. Vous pouvez utiliser
la touche de votre clavier.
3. La fenêtre de saisie d'une dépense est semblable à celle d'une recette mais vous devez renseigner deux
zones supplémentaires : Paiement et Réf.
Gérer sa comptabilité
19
4. Pour vous familiariser avec cette fonction, saisissez la dépense ci-dessous :
• Date : 08
• Montant : 30 euros
• Catégorie : Essence
• Paiement : Carte
• Référence : 081010
5. Validez en cliquant sur [OK].
Saisir une dépense ventilée
La saisie ventilée est le fait de payer en une seule fois, avec un moyen de paiement unique, une dépense
comportant différentes catégories. Par exemple, au supermarché, vous achetez de l'alimentation, des
vêtements et des meubles.
Exemple
Vous avez effectué différents achats dans un même magasin. Vous souhaitez maintenant enregistrer
votre dépense et la ventiler.
1. Pour cela, utilisez les données ci-dessous :
• Date : 0810
• Montant : 153 euros
• Catégories : Alimentation pour 60 euros - Habillement pour 50 euros - Meubles pour 43 euros.
• Paiement : Chèque.
Pour saisir votre dépense sur plusieurs catégories :
1. Cliquez sur le bouton [Plusieurs catégories]. La fenêtre suivante s'affiche :
2. Indiquez une catégorie en double-cliquant dans la cellule puis saisissez le montant correspondant.
Un code statistique qui est facultatif peut être renseigné.
Vous trouverez une description détaillée sur les codes statistiques dans le chapitre Paramètres du
MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre précédente.
La zone Réf. est renseignée automatiquement si vous avez indiqué vos informations chéquier ou carte
bancaire lors de la création des modes de paiement.
4. Renseignez la rubrique Code statistique puis passez à la zone Description.
5. Dans la zone Description, indiquez le nom de votre dépense, par exemple, Achats supermarché.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous :
Gérer sa comptabilité
20
6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre opération et fermer la fenêtre.
Le bouton permet d’enregistrer votre saisie en modèle de dépense.
Saisir un virement
La saisie de virements doit être utilisée pour tout transfert d'argent entre deux comptes.
Exemple
Virement de la caisse vers une banque ou inversement.
Virement entre deux comptes chèques, entre un compte chèques et un livret d'épargne, etc.
Si vous effectuez des virements d'un montant constant à échéance régulière, vous avez tout intérêt à
créer une opération périodique (par exemple, le versement mensuel d'une somme fixe sur un Plan
Épargne Logement).
Vous trouverez une description détaillée sur les opérations périodiques dans le chapitre Menu Listes du
MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
1. Cliquez sur l'icône Nouveau virement de la barre de navigation ou sélectionnez la commande NOUVEAU
VIREMENT du menu MES COMPTES.
2. Choisissez le compte sur lequel sera prélevé l'argent.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre de saisie s'affiche.
4. Indiquez la date de l'opération et saisissez le montant.
5. Choisissez le compte vers lequel l'argent sera versé.
6. La zone Description est automatiquement renseignée par le programme, modifiez-la si nécessaire.
7. Enregistrez votre virement en cliquant sur [OK].
8. Comme pour les recettes et les dépenses, vous pouvez enregistrer un modèle de virement en cliquant
sur l'icône .
Vous venez d’effectuer les trois principales opérations de la tenue d'une comptabilité personnelle.
9. Une fois toutes les opérations saisies, rien ne permet d'évaluer avec précision votre situation. Pour
chacun de vos comptes, il vous reste à vérifier si les opérations sont bien passées en banque. Pour
cela, vous devez pointer vos comptes bancaires en utilisant vos derniers relevés. Voir Pointer les relevés
de banque, page 22.
Gérer sa comptabilité
21
Consulter un compte
1. Pour consulter l'état de votre compte, activez la commande GÉRER MES COMPTES située dans le menu
MES COMPTES.
2. Choisissez le compte «Compte Chèque (BGO)» dans la liste proposée puis validez à l'aide de la touche
.
La liste des opérations passées sur le compte chèque (BGO) s’affiche.
L'en-tête de la fenêtre dispose de trois boutons qui vous permettent de créer une dépense, une recette ou
un virement.
3. Le libellé du compte choisi est repris dans la zone Compte, dans notre exemple il s’agit du Compte
chèque (BGO).
Les boutons flèches vous permettent de naviguer d'un compte à l'autre sans fermer votre fenêtre. Le
menu déroulant Opérations vous permet de sélectionner les opérations que vous souhaitez consulter :
pointées, non pointées ou les deux (toutes).
4. Choisissez votre période de consultation à l'aide des boutons situés en fin de zone.
Le programme affiche le Solde en banque qui doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de
votre dernier relevé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date
indiquée et qui ne sont pas encore passées en banque. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre
compte.
Modifier une opération
Double-cliquez sur l’opération à modifier ou sélectionnez-la dans la liste puis activez la commande
MODIFIER du menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Supprimer une opération
Sélectionnez l’opération dans la liste et choisissez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic-droit)
puis confirmez la suppression.
Gérer sa comptabilité
22
Pointer les relevés de banque
Vous disposez de deux méthodes de pointage : le pointage dit manuel et le pointage par import dit
automatique.
Pointage manuel
Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES
Munissez-vous de votre relevé de banque.
1. Cliquez sur le bouton [Gérer mes comptes] dans la barre d’actions.
2. Sélectionnez le compte que vous allez pointer.
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations que vous avez effectuées
sur votre compte.
3. Pour pointer, consultez votre relevé de banque pour chercher l'opération correspondante dans la liste.
4. Dans la colonne Opération pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Utilisez le même principe
pour dépointer votre opération. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge.
Marquez également l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une
opération dans la liste alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a
une différence de montant ou de date.
5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées.
Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la
liste des opérations : Solde en banque et Solde réel.
6. Répétez l'opération pour tous vos comptes bancaires.
Il est possible d’effectuer un tri de vos opérations en utilisant le menu déroulant Opérations. Celui-ci
vous permet d'afficher les opérations pointées, non pointées ou bien toutes.
Pointage automatique
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE PAR IMPORT
Vous pouvez également effectuer un pointage par import à partir du menu MES COMPTES - commande
GÉRER MES COMPTES ou menu CONTEXTUEL (clic-droit), fonction POINTER PAR IMPORT.
Le pointage automatique consiste à récupérer les opérations de votre relevé bancaire dans Ciel Comptes
personnels et de les comparer avec les opérations que vous avez saisies. Le logiciel repère les opérations
non pointées. Il ne vous reste plus qu’à les vérifier et à les enregistrer. Vos opérations seront
automatiquement pointées.
Attention !
Le Solde en banque doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé
pointé. Quant au Solde réel, il tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date
indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte.
Gérer sa comptabilité
23
Avant de lancer le pointage par import, vous devez :
• récupérer votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque.
• définir le format d’import du relevé bancaire.
Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés pour vérifier celui qui fonctionne
avec votre banque (menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE). Vous disposez des
trois formats suivants : Texte, QIF (Français et US), OFX.
Pour plus de détails sur les formats d’import des relevés bancaires, consultez le MANUEL DE RÉFÉRENCE
depuis le menu AIDE.
Gérer sa comptabilité
24
Consulter les catégories
Menu LISTES - commande CATÉGORIES
Vous obtenez toutes les opérations qui se rattachent à une catégorie donnée.
Par exemple, pour la catégorie de dépenses Alimentation, vous pouvez immédiatement connaître :
• le détail depuis la tenue de vos comptes,
• le total d'un mois donné,
• le total sur toute une période de votre choix.
1. Sélectionnez la commande CATÉGORIES du menu LISTES.
La fenêtre qui s'affiche vous propose deux catégories. La première catégorie représente les Dépenses et la
seconde les Recettes.
2. Sélectionnez la ligne Alimentation et cliquez sur le bouton [Consulter].
Une fenêtre présentant toutes les opérations de dépenses d'Alimentation s’affiche.
Par défaut, Ciel Comptes personnels affiche les opérations de l'année en cours. Si vous sélectionnez au
moins une fois une autre période, celle-ci sera automatiquement reprise lors de la prochaine
consultation.
3. Pour consulter les opérations d'un mois précis, utilisez l'icône d’appel du calendrier .
Gérer sa comptabilité
25
Exemple
Pour connaître vos dépenses sur la journée en cours, cliquez sur l'icône d'appel des dates prédéfinies,
sélectionnez l’option Aujourd’hui. Le programme affiche alors la liste des opérations de dépenses en
alimentation de la journée en cours.
La colonne Montant total affiche le total des opérations saisies.
Évaluer votre situation
Pour obtenir une situation d'ensemble, nous allons utiliser deux méthodes : le parcours rapide des soldes
des catégories et l'impression d'un bilan.
Visualiser les soldes
Cette fonction permet d'afficher une fenêtre dans laquelle les soldes des catégories seront présentés pour
chaque mois de l'année avec le total annuel et la moyenne mensuelle.
1. Sélectionnez la commande SOLDES/BUDGETS du menu ANALYSES ou utilisez la Barre de navigation.
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
2. Ciel Comptes personnels affiche un tableau dans lequel vous retrouvez :
• les noms des catégories, en première colonne,
• les douze mois de l'année,
• le total annuel et la moyenne mensuelle de la catégorie, dans les deux dernières colonnes. Pour les
visualiser, faites défiler l'ascenseur horizontal.
Ainsi, pour chaque catégorie, vous disposez du montant réalisé chaque mois.
Les catégories de type recettes sont placées à la suite de celles de type dépenses.
La fonction de cette fenêtre ne s'arrête pas à la présentation de vos recettes et dépenses réalisées. En
effet, la notion de budget est abordée.
Gérer sa comptabilité
26
Définir les budgets
Définir un budget consiste à estimer le montant de vos recettes et de vos dépenses sur l'année.
A l'aide du menu déroulant Afficher, vous pouvez choisir d'afficher :
• les montants réalisés,
• les montants budgétisés : les valeurs réalisées sont remplacées par les montants prévisionnels,
• tous les montants : les montants réalisés sont comparés aux prévisions.
Deux cases à cocher facilitent l'analyse :
• Afficher l'écart affiche la différence entre le montant réalisé et le montant budgétisé.
• Afficher le pourcentage présente le pourcentage d'atteinte des budgets.
Les montants budgétés doivent être saisis directement dans le tableau.De plus, il est possible de
changer l'année consultée à l'aide de l'icône d'appel du calendrier ou en saisissant directement
l'année. Dans notre cas, il s'agit de l'année 2010.
Pour plus de détails sur les budgets, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
Gérer sa comptabilité
27
Gérer votre trésorerie prévisionnelle
Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d’établir les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule
automatiquement vos soldes. La période sur laquelle vous faites vos prévisions est représentée mois par
mois.
• Dans la colonne Plan de trésorerie, les lignes de vos entrées d’argent puis celles de vos sorties d’argent
sont présentées. La ligne Solde de la période affiche le total sur un mois.
• La première ligne Solde début de période indique le solde des comptes sélectionnés en début de période.
• La dernière ligne Solde final indique le solde une fois les recettes et dépenses renseignées et calculées.
Pour plus de détails sur la gestion de la trésorerie prévisionnelle, reportez-vous au MANUEL DE
RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
28
Index
A
Aide en ligne 6
Assistant création de fichier 12
Assistant Top départ 12
B
Barre d’actions 9
Barre de navigation 9
Budgets 26
Bureau 10
C
Comptabilité 14
Compte
consulter 21
gérer 18
Configuration minimale 3
Consulter les catégories 24
Créer votre dossier 12
D
Démarrer comptabilité 16
Dépense
simple 18
ventilée 19
Documentation 6
Dossier d’exemple 8
E
Echéance d’emprunt 16
Enregistrer les manuels 6
Etats et statistiques 10
Évaluer votre situation 25
F
Fenêtre principale 9
Formats d’import relevé bancaire 23
G
Gérer mes comptes 16
Google 10
Guide des mises à jour 6
I
Imprimer les manuels 6
Intuiciel© 9
L
Lancer le logiciel 8
M
Manuel de
découverte 6
référence 6
Modifier une opération 21
Montants
budgétisés 26
réalisés 26
Mot de passe 12
P
Plan de trésorerie 27
Pointage 17
automatique 22
manuel 22
Prélèvement automatique 16
R
Recette 18
Retraits d’espèces 17
S
Saisies 17
Saisir
un virement 20
une dépense simple 18
une dépense ventilée 19
une recette 18
Site Internet Ciel 6
Solde
début de période 27
en banque 22
final 27
initial 16
réel 21, 22
Supprimer une opération 21
T
Tableau de bord 10
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Comptes personnels - MAN_WCP - V12.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Tenue de comptes
aucune 16
manuelle 16
Travaux courants 17
Trésorerie prévisionnelle 27
Trouvtoo© 10
V
Virement 20
Visualiser les soldes 25
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connexion à Internet.
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selon vos besoins en cours d’année.
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et évolutions légales en cours d’année grâce
aux mises à jour incluses dans l’abonnement.
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ouvrages, de travaux
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avec les nouvelles attestations de TVA.
Ciel Compta
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d’écritures prêts à l’emploi.
Obtenez automatiquement votre TVA, Compte
de Résultat, Bilan…
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spécifique bâtiment.
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une version conforme à la Norme 4DS(1).
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pour gérer votre personnel, mais aussi l’intégralité de votre activité ou encore réaliser votre tenue comptable ?
• Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ?
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Vous souhaitez :
Accès au logiciel Ciel Compta
• Pour maîtriser tous les stades de votre comptabilité.
• Pour bénéficier de plans comptables clés en main.
• Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de la Balance…).
Accès au logiciel Ciel Bâtiment
• Pour réaliser vos devis détaillés avec images, plans, tranches de travaux, options…
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• Pour visualiser la rentabilité d’une affaire (prévu/réalisé) grâce aux analyses chantiers.
Accès au logiciel Ciel Paye Bâtiment
• Pour réaliser simplement vos bulletins de paye avec des modèles selon le profil du salarié.
• Pour vous guider dans la gestion du personnel (planning, absences, formulaires administratifs...).
• Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics.
Accès au logiciel Ciel Immobilisations
• Pour obtenir automatiquement vos tableaux d’amortissements.
• Pour effectuer l’inventaire de vos immobilisations et payer moins de taxe professionnelle (CET).
• Pour simplifier vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055.
• Conforme à la Loi de Finances Rectificative.
• Conforme aux dernières réglementations sociales ainsi qu’à la mesure CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi).
• Télédéclarations de votre TVA et de votre DPAE, DUCS, DADS-U et AED en quelques clics(1).
• Interface intuitive et fluide.
• Personnalisation de l’environnement de travail.
• Accès de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7(1).
Les + des logiciels
Accès au logiciel
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Mises à jour
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Assistance Ciel
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Services connectés
Accès au logiciel
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Mises à jour
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Assistance Ciel
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Mises à jour
Choisissez l'abonnement sans engagement
adapté à vos besoins !
2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité
Accès aux mises à jour en téléchargement
Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières
lois en vigueur.
L’assistance Ciel pour répondre à vos questions
Assistance téléphonique illimitée
Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance
téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h.
Assistance via l’espace Client
• Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement
sur votre espace client "Mon compte" sur www.ciel.com.
• Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale".
• Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs
et Astuces Ciel".
Accompagnement sur mesure
Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main
à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel.
Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers
Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET
Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité.
Ciel Données Mobiles
Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24
et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les
serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de
pouvoir ainsi continuer à travailler.
Ciel directDéclaration Social pour 3 SIRET
Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis
votre logiciel de paye : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U.
Pré-imprimés de bulletins de paye
Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel de paye et éditer
facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés.
Mon Compte est votre espace Client sur www.ciel.com
• Retrouvez toutes les informations sur votre équipement et vos services.
• Téléchargez vos mises à jour légales et fonctionnelles.
• Consultez les formations disponibles pour vos équipements.
• Accédez à la veille légale et aux actualités légales.
Le saviez-vous ?
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris.
Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
Photos non contractuelles.
Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014.
Sage - Division Ciel
10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17
Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33
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Ciel Bâtiment
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vos déboursés sec, vos cœfficients de frais généraux
et vos marges
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d’images, de photos...
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règlements de vos clients
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sur vos chantiers instantanément
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à commander auprès de vos fournisseurs
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d’avancement des travaux
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et la main d’œuvre de vos salariés, par chantier
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avec la bibliothèque de 2 800 libellés d’ouvrages
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et au simulateur des certificats d’énergie (CEE)
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et visualisez rapidement la rentabilité d’une affaire
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dans Ciel Compta
Ciel Compta
• Une comptabilité clé en main
• Bénéficiez de plans comptables et de modèles
d’écriture prêts à l’emploi
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de paiement…
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• Envoyez facilement votre comptabilité à votre expertcomptable
Ciel Immobilisations
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des immobilisations
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(calcul des loyers, option d’achat…).
Ciel Paye Bâtiment
• Soyez guidé, dans les principales étapes de la création
de votre société, dès l’installation de votre logiciel
• Bénéficiez des plans de paye prêts à l’emploi :
cas standard et bâtiment
• Utilisez les nombreux profils disponibles :
cadre, ETAM, apprenti, CUI, ouvrier…
• Organisez votre activité à l’aide des plannings
par salarié, équipe ou établissement…
• Disposez des formulaires administratifs agréés
pré-remplis en cas d’arrêt de travail ou d’embauche
d’un salarié
• Bénéficiez d’une gestion analytique par salarié
et disposez ainsi d’une analyse financière des coûts
salariaux
• Editez rapidement vos éditions légales et vos
documents types : Journal de paye, état des charges,
contrats, convocations, suivi du personnel…
• Créez simplement vos contrats de prévoyance
et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées
• Fiabilisez votre déclaration pour éviter tout rejet,
grâce au contrôle de cohérence DADS-U
• Générez votre DADS-U et DADS-U CI BTP avec
une version conforme
• Télédéclarez et payez vos cotisations en un clic
aux organismes de protection sociale(1) : AED,
DUCS, DADS-U et DADS-U CI BTP
• Dématérialisez rapidement vos attestations
employeur AED(1) à la Norme 4DS
• Evitez les ressaisies et gagnez du temps en rattachant
plusieurs salariés au même contrat mutuelle
INFORMATIONS TECHNIQUES
La Solution Bâtiment Ciel 2015
(1) Sous réserve de souscription à Ultraflex.
Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz
• 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit
de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation
de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie. • Un logiciel de messagerie compatible
MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre.
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer
des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Windows 8
Le Duo 2015
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selon vos besoins en cours d’année.
Vous disposez de nos dernières innovations
et évolutions légales en cours d’année grâce
aux mises à jour incluses dans l’abonnement.
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rapidement votre travail avec l’aide de nos
techniciens-conseil à tout moment.
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Ciel Compta
Disposez du Bilan et du Compte de Résultat
pour faire le point sur l’avenir de votre entreprise.
Disposez de nombreux assistants et modèles
d’écritures pour gagner du temps comme l’import
de votre relevé bancaire.
Automatisez l’enregistrement de vos charges
régulières (loyer, EDF…) grâce aux écritures
d’abonnement.
Ciel Devis Factures
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Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde
de vos fichiers DGFiP.
Réalisez tout de suite vos devis en saisissant
à la volée vos clients, articles, prestations…
et d’un simple clic, enregistrez les éléments pour
constituer votre base.
Utilisez le mode document pour réaliser
vos devis et factures aussi simplement que dans
un traitement de texte.
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(Windows 8 uniquement, sauf RT).
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• Pour réaliser immédiatement vos devis en saisissant à la volée vos articles, prestations, clients…
• Pour gérer efficacement les services à la personne.
• Pour visualiser d’un coup d’œil les chiffres clés de votre entreprise.
2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité
Accès aux mises à jour en téléchargement
Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières
lois en vigueur.
L’assistance Ciel pour répondre à vos questions
Assistance téléphonique illimitée
Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance
téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h.
Assistance via l’espace Client
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sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com.
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et Astuces Ciel".
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à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel.
Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers
Ciel Données Mobiles
Pour accéder de manière sécurisée à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7.
Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les
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Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET
Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité.
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris.
Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
Photos non contractuelles.
Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014.
Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz
• 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit
de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation
de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible
MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre.
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer
des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Windows 8
Editions
• Bilan et Compte de Résultat synthétique, réel normal
2050 - 2053 et simplifié 2033A - 2033B, BNC 2035A
(états préparatoires)
• Déclaration de TVA CA3, CA12 (état préparatoire)
• Télédéclaration de TVA(1)
• Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard, Journal
centralisateur, SIG
• Bordereau de remise de chèques en banque
Traitements
• Pointage et rapprochement bancaire (formats CFONB,
QIF et OFX)
• Lettrage automatique ou manuel
• Contrepassation, réimputation
• Intégration des relevés de comptes bancaires
aux formats CFONB-ETEBAC, QIF et OFX
• Assistant de clôture d’exercice
Plan comptable et saisies
• Plans comptables (Général (2010), agricole,
associations, avoués, BTP, hôtellerie, ingénierie
et mutuelle)
• Saisie sur 2 exercices sans clôturer
• Saisie des A-Nouveaux
• Saisie en HT ou TTC
• Calcul automatique de la TVA, du solde
et de la contrepartie
• Enregistrement des écritures en brouillard
ou en simulation avant validation définitive
• Calcul des frais kilométriques
• Gestion des chéquiers et RIB
• Saisie cahier comptable
• Affectation automatique des comptes aux opérations
du relevé bancaire lors de l’import
• Visualisation des données comptables sur
les 10 dernières années (Comptes et Balance)
• Gestion analytique détaillée (plusieurs codes pour
une écriture/répartition des montants sur plusieurs
codes)
• Automatisation de la saisie de vos écritures
en associant les comptes (charges/fournisseurs…)
Gestion complète des tiers
• Comptes clients et fournisseurs
• Encours clients, relances, mailings
Echanges de données
• Format CEGID PGI
• Echange avec Sage Génération Expert, Sage 30,
Sage 100
• Import des écritures de Ciel Paye, Ciel Gestion
commerciale, Ciel Immobilisations, Ciel Bâtiment,
Ciel Associations, Ciel Devis Factures, Ciel Compta
Facile, Ciel Facturation Facile...
• Import de Balance comptable depuis un autre logiciel
ou de MS Excel®
• Export de la Balance vers Ciel Etats comptables et
fiscaux, MS Excel®…
Aides
• Société Exemple pour s’entraîner
• Aide intégrée au logiciel
• Manuel
Logiciel limité à 5 sociétés.
Pour plus de sociétés, consultez votre revendeur
ou le service commercial Ciel au 01 55 26 33 33.
INFORMATIONS TECHNIQUES
Ciel Compta 2015
(1) Sous réserve de souscription à Ultraflex.
Sage - Division Ciel
10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17
Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33
www.ciel.com
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris.
Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
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Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014.
Généralités
• Correcteur orthographique intégré
• Base de données complète de tous les codes postaux
et villes de France
• Gestion des services à la personne (intervenants,
attestations fiscales…)
• Choix de la monnaie et du nombre de décimales
Aides
• Aide en ligne et contextuelle
• Manuel électronique
Devis et factures
• Adaptation simplifiée des modèles de devis, factures,
avoirs (logo, texte, colonne)
• Gestion des encours et règlements
• Facturation en HT ou TTC
• Gestion de plusieurs taux de TVA
• Historique des pièces commerciales par client
• Paramétrages des éditions (typographie, logo,
insertion de colonnes…)
• Gestion des statuts des devis en cours ou à relancer
(en saisie standard)
• Envoi de devis, factures, avoirs par Internet et par
courrier
• Choix visuel du modèle de document avant impression
Ventes
• Indicateur de gestion du tableau de bord sur une
période (date à date)
• Echéancier
• Rapport des ventes
• Graphiques (CA par client, factures par mois…)
et listes des pièces par client
Gestion de contacts, articles,
prestations
• Gestion de prospects, clients, fournisseurs
(coordonnées, e-mail, encours…)
• Gestion des clients et articles divers
• Gestion des articles et prestations
• Gestion des articles en sommeil
• Création de mailings
• Agenda intégré avec fonction de rappel
Echange de données
• Importation de contacts, clients et fournisseurs
• Assistant d’échanges de données avec votre expertcomptable
ou votre CGA(1)
• Exportation des données vers MS Excel® et MS Word®
• Transfert automatique des factures, règlements
et avoirs vers Ciel Compta
Sauvegarde et sécurité
• Société Exemple pour s’entraîner
• Sauvegarde de vos données
• Mot de passe
Logiciel limité à 5 dossiers.
INFORMATIONS TECHNIQUES
Ciel Devis Factures 2015
(1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation.
Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz
• 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit
de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation
de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible
MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre.
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer
des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Windows 8
Sage - Division Ciel
10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17
Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33
www.ciel.com
Manuel de découverte
Ciel Devis Factures du Bâtiment
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,
• votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement,
• le dépliant d’installation.
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou
supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet, et un logiciel de messagerie
compatible simple MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre)
Autres fonctionnalités
• PDF : Acrobat Reader®
• Mailings Clients : Microsoft Word® 2003 (ou supérieur)
• Autres Exports : Microsoft Excel®, Word® et Outlook® 2003 (ou supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que
dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires
respectifs.
Sommaire
Découverte ......................................................................................... 1
Documentation ..................................................................................3
Environnement ..................................................................................4
Entraînez-vous ..................................................................................6
Mise en place d’un dossier .................................................................. 7
Création d’un dossier..........................................................................9
Paramétrage du dossier ....................................................................13
Les fiches de base............................................................................17
Utilisation quotidienne ..................................................................... 23
Préparation d’un devis ......................................................................25
Préparation d’une facture de travaux et d’avancement ..........................32
Préparation d’une facture directe et d’un avoir .....................................37
Règlements clients ...........................................................................38
Relances clients ...............................................................................39
Les éditions des documents de ventes ................................................40
Préparation d’une commande fournisseur ............................................40
Transferts en comptabilité et statistiques ............................................41
Personnalisation du logiciel.............................................................. 43
Les vues et listes .............................................................................45
Paramétrage des éditions..................................................................47
Configuration imprimante et e-mail ....................................................48
Autres traitements ........................................................................... 49
Sauvegarde et restauration ...............................................................51
Import des données .........................................................................51
Interface des bibliothèques ...............................................................52
Réorganisation ................................................................................54
Purges............................................................................................54
Index................................................................................................ 55
Votre avis nous intéresse... .............................................................. 57
Découverte
3
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent manuel. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous
rappelons les conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris.
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et
commandes.
Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier
ou activer la commande AIDE du menu ?.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information.
4
Environnement
Présentation de la fenêtre principale
La barre de menus
Les menus permettent d’accéder à la totalité des fonctionnalités du logiciel.
La barre d’icônes
La barre d’icônes donne accès aux principales listes (clients, articles,...) de votre logiciel.
Vous pouvez la personnaliser à partir du menu FENÊTRES, commande BARRE D’ICÔNES.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous à l’aide.
Barre de titre Barre de menus Barre d’icônes Intuiciel
5
L’Intuiciel
L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, utilisez la commande INTUICIEL du menu FENÊTRES pour le mettre au premier
plan.
Mon bureau
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la gestion d’un chantier.
• Préparer un devis.
• Préparer une facture.
• Enregistrer un règlement client.
• Suivre les clients.
• Relancer des clients
• Importer les tarifs d’un fournisseur.
Cliquez sur une icône pour ouvrir le traitement correspondant.
Mon tableau de bord
Le tableau de bord vous permet de visualiser à une période donnée les principales
informations de votre société :
• les relances à effectuer : liste des devis à relancer depuis plus de 10 ou 20 jours.
• les documents de ventes établis,
• les règlements en attente : liste des montants non réglés par les clients.
• l’état des ventes : le nombre et le montant des devis, des factures, des échéances
clients.
• le chiffre d’affaires HT : graphique de l’évolution du chiffre d’affaires par mois.
Vous indiquez la période de votre choix dans les zones situées en haut à gauche.
Le bouton situé en bas à droite permet de modifier les préférences des tableaux.
Mes états et statistiques
Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées,
reportez-vous à l’aide.
Vous pouvez éditer les états relatifs aux ventes ou aux pièces commerciales. Pour cela,
cliquez sur le lien de votre choix.
Mes actualités
Cet onglet vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines
informations sans quitter votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin,
vous avez les numéros de l'assistance technique.
Cliquez sur le bouton [Me connecter] correspondant à votre choix.
6
Entraînez-vous
Vous pouvez découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d’exemple livré avec votre
logiciel.
Lancez votre logiciel
Vous avez deux possibilités pour lancer votre logiciel :
• Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows puis sélectionnez
les commandes TOUS LES PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT - CIEL DEVIS
FACTURES DU BÂTIMENT.
• Double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau de Windows.
Ouvrez la société Exemple
Pour faire un tour d’horizon des fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons
d’ouvrir le fichier d’exemple.
1. Activez le menu GÉNÉRAL puis la commande DOSSIERS.
2. Sélectionnez le dossier Exemple Bâtiment Ciel et cliquez sur le bouton [Valider].
Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage.
Attention !
Faites attention à ne pas saisir vos données dans ce dossier.
Mise en place d’un dossier
9
Création d’un dossier
Menu GÉNÉRAL - commande DOSSIERS
Un dossier contient toutes les informations d’une société. Sa création est donc la
première étape à réaliser lorsque vous acquérez votre logiciel.
1. Cliquez sur le menu GÉNÉRAL et choisissez la commande DOSSIERS.
La liste des dossiers s’affiche :
2. Cliquez sur l’icône pour créer un dossier de travail correspondant à une nouvelle
société.
3. Un message vous demande de confirmer la création, cliquez alors sur le bouton [Valider].
Deux étapes supplémentaires vont s’afficher afin que vous définissiez les renseignements
généraux et les préférences de la société.
Vous pourrez toujours revenir sur ces informations via le menu INITIALISATION.
La société Exemple est livrée avec
votre logiciel afin de faire un tour
d’horizon de l’application.
Faites attention à ne pas renseigner
vos données dans ce dossier.
10
Renseignements généraux
La fenêtre Renseignements généraux s’ouvre.
Les renseignements généraux permettent de définir les renseignements de la société,
nécessaires à la présentation des documents qui seront transmis aux clients. En effet,
ces informations seront exploitées lors des éditions.
1. Saisissez les renseignements civils de la société (raison sociale, adresse, coordonnées
téléphoniques...) qui identifient le dossier : il s'agit en quelque sorte de sa fiche signalétique.
Le numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le numéro
d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés soit le R.C.S., sont fournis
sur votre extrait K-Bis.
2. Cliquez dans la zone du logo pour insérer le vôtre, qui devra être édité sur les documents
commerciaux (devis, factures, etc.).
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
La date de dernière
sauvegarde réalisée
sera affichée en bas
de la fenêtre.
11
Préférences de la société
Les préférences permettent d’initialiser des critères, valeurs ou règles de gestion à
appliquer à votre dossier. Ceux-ci sont nécessaires à l’exécution d'un grand nombre de
fonctions du logiciel.
1. Renseignez les différentes parties de cette fenêtre :
Bibliothèque
La partie Bibliothèque permet d’initialiser les pourcentages des frais généraux par type
d’articles ainsi que le taux de bénéfice pratiqué par la société. Les frais généraux
représentent tous les frais de structure de la société :
• charges de personnel à renseigner dans la zone F.G. M.O. (Frais Généraux Main
d’Oeuvre),
• charges administratives et de fonctionnement à l'exception des coûts d'achat des
matériaux à renseigner dans la zone F.G. Fourniture.
• le pourcentage des coûts et achats des matériaux sont à indiquer dans la zone F.G.
Matériel.
La répercussion des frais généraux sur les prix d'achat permet d'obtenir les prix de
revient. La répercussion du pourcentage de bénéfice sur le prix de revient permet
d’obtenir le prix de vente.
Devis/Factures
La partie Devis/factures regroupe les informations à prendre en compte lors de
l’établissement des documents de vente.
• Retenue de garantie : il s’agit du pourcentage retenu sur le prix TTC de la facture.
Ce montant est réglé dans un délai d’une année à la fin des travaux. La retenue de
garantie ne peut dépasser 5% du montant des factures.
• Conserver le P.V. d’origine : consiste à figer les prix de vente du document d'origine
afin qu'ils soient préservés au moment de leur reprise.
12
Nombre de décimales
La partie Nombres de décimales permet d’indiquer le nombre de décimales à gérer sur
les quantités, les prix unitaires et les montants : elles seront appliquées aussi bien au
niveau des fiches des articles que des devis, factures, etc.
Divers
La partie Divers propose d’initialiser les options d’impressions par défaut et de
présentation des familles articles lors des recherches dans les listes.
2. Une fois les préférences renseignées, cliquez sur le bouton [Valider].
13
Paramétrage du dossier
Les familles articles
Menu INITIALISATION - commande FAMILLES ARTICLES
L'organisation des articles en familles et sous-familles permettra, dans la plupart des
listes, d’extraire automatiquement les articles appartenant à la famille sélectionnée, en
lançant une recherche.
Créez une famille d’article
1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de
création d’une famille article s’ouvre :
2. Saisissez un code et un libellé pour la famille.
Un point est automatiquement inséré à la fin du code afin de pouvoir créer des sousfamilles.
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
Créez une sous-famille d’article
La codification des sous-familles doit être réalisée en saisissant un point entre chaque
niveau.
Exemple
ELEC. est la famille générale des articles Electricité.
ELEC.PRISES est la sous famille des articles Electricité de type prises.
1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la zone Code, saisissez :
• le code de la famille de l’article (premier niveau),
• un point,
• le code de la sous-famille (second niveau),
• et ainsi de suite si vous avez d’autres niveaux de famille.
3. Indiquez le libellé et cliquez sur le bouton [Valider].
14
La TVA
Menu INITIALISATION - commande TVA
Cette liste présente les taux de TVA applicables au dossier et vous permet d’initialiser les
taux de TVA que vous serez amené à utiliser au niveau d'un document commercial. Vous
pourrez détailler la TVA au niveau global du document, d'une tranche de travaux ou
d’une ligne au sein d’un document.
Chaque taux de TVA est associé à un code allant de 1 à 5. Le code 0 est réservé aux
articles exempts de TVA. Le taux de 5,50% est utilisé pour les travaux de rénovation.
1. Vérifiez que les taux de TVA par défaut répondent à vos besoins.
2. Pour en ajouter un, saisissez-le directement dans la colonne Taux. En appuyant sur la
touche , les comptes comptables de TVA collectée et déductible sont automatiquement
associés au taux.
Les comptes de TVA collectée et déductible sont nécessaires à la procédure de
transfert en comptabilité (écritures de ventes et de trésorerie).
3. Choisissez le mode de TVA à appliquer par défaut à vos factures clients :
• Encaissements/Décaissements : la TVA sera exigible lors d'un encaissement ou lors
d'un décaissement (lors de l'encaissement d'un chèque de règlement par exemple).
• Débits/Crédits : la TVA sera exigible lors de l'enregistrement au débit ou au crédit du
compte tiers.
Cette fonction n'affectera pas les factures déjà existantes. Elle pourra être modifiée de
manière ponctuelle dans le pied des factures.
4. Cliquez sur le bouton [Valider].
Les modes de règlement
Menu INITIALISATION - commande MODES DE RÈGLEMENT
Les modes de règlement correspondent aux types de paiement des clients. Lors de la
création de la fiche d'un client, l’association d’un mode de règlement permettra de
calculer automatiquement la date de l’échéance dès lors qu’une facture sera établie.
1. A partir de la liste de règlements, cliquez sur le bouton [Créer].
15
2. Saisissez le code puis le libellé du règlement. Par exemple : CHQ avec le libellé chèque.
3. Passez à la colonne % . Il s’agit du cumul des lignes d'un mode de règlement qui est
obligatoirement égal à 100%. En effet, le logiciel refuse de valider un mode de règlement
dont le total des échéances n'atteint pas 100%.
4. Sélectionnez le Type de paiement : Comptant, Net, Net Le, Fin de Décade, Fin de Mois,
Fin de Mois le, Fin de Mois à.
5. Dans la colonne Mois, indiquez la méthode de calcul de la date d’échéance. Le calcul
de la date d'échéance doit être réalisé en mois entier, avec des mois de 30 jours ou des
mois de longueur variable (31 en janvier, 28 en février, etc.).
• Si vous choisissez Oui, les mois seront tous de 30 jours et la colonne Nbre J.
n'acceptera que des multiples de 30 (30, 60, 90, etc.).
• Si vous choisissez Non, les mois seront utilisés pour leur longueur réelle et la zone
Nbre J. acceptera tout nombre de jours. Lorsque la zone Type de paiement est à Fin
de décade la zone Mois est obligatoirement à Oui.
6. Cliquez sur le bouton [Valider].
Les paramètres comptables
Menu INITIALISATION - commande PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ
Le paramétrage de la comptabilité permet d’initialiser le lien avec Ciel Compta qui recevra
les écritures de ventes et de trésorerie. Vous pouvez importer les écritures comptables
16
dans Ciel Compta ou bien dans un fichier de transfert comptable (au format texte)
intégrable dans d’autres applications de comptabilité.
1. Dans la zone Logiciel de comptabilité, cliquez sur la flèche et sélectionnez Ciel Compta
ou Fichier de transfert uniquement.
2. Indiquez le répertoire de l’application de Ciel Compta ou bien l’emplacement où sera
enregistré le fichier de transfert (format texte).
3. Indiquez en chiffres le nombre de caractères maximum à utiliser pour la longueur des
comptes en comptabilité. Cette valeur doit être comprise entre 6 et 9.
4. Indiquez les codes des journaux de trésorerie et de ventes avec deux caractères maximum.
En général, ces codes sont BQ (Trésorerie) et VT (Ventes).
5. Les comptes et racines comptables sont renseignés par défaut pour les ventes (selon le
type d’articles), les achats, la retenue de garantie, l’acompte, l’escompte, etc. Modifiezles
si nécessaire.
6. Cochez la case Gérer les acomptes par tiers si vous souhaitez que votre logiciel transfère
automatiquement les écritures d'acomptes de chaque client sur un compte comptable
spécifique à ce client.
Si cette case est décochée, le logiciel transfère systématiquement les écritures
d'acomptes de tous les clients sur le même compte comptable.
7. La zone Racine Acompte devient accessible lorsque la case Gérer les acomptes par tiers
est cochée. Saisissez la racine de compte comptable qui sera exploitée lors du transfert
en comptabilité.
Généralement, cette racine est :
• 4191 pour que les écritures d'acomptes soient imputées à un compte comptable
d'acompte spécifique au client (exemple 4191DUPONT).
• ou 411 (à savoir la même racine que celle indiquée dans la zone Racine Client) pour
que les écritures d'acomptes d'un client soient imputées au compte comptable de ce
client (exemple 411DUPONT).
8. Cliquez sur le bouton [Valider].
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?.
17
Les fiches de base
Les fiches de base sont les éléments indispensables à la facturation, c’est-à-dire les
articles, clients et fournisseurs.
Les articles
Menu FICHIERS - commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES
Les articles sont les composants de base des documents commerciaux. La liste des
articles regroupe toutes les fournitures (matériaux, marchandises) rentrant dans le cycle
des achats ou des ventes, tous les matériels (engins de chantiers) utilisés pour la
construction et tous les services et prestations (main d'œuvre).
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
2. Saisissez le code du nouvel article qui est obligatoire.
3. Indiquez le type de l’article : Fourniture, Matériel ou Main d’œuvre.
4. Saisissez un libellé commercial puis un libellé technique qui servira aux ouvriers (par
exemple, le détail sur la pose).
5. Cliquez sur l’onglet Tarification.
6. Indiquez les informations financières : le déboursé sec qui correspond au prix d’achat,
le pourcentage de Frais généraux et de Bénéfice, le Prix de vente, les marges, les taux
de TVA associés par défaut, etc.
7. Renseignez les informations techniques : appartenance à une famille article, unité de
mesure.
8. Indiquez les informations comptables (comptes par défaut).
18
Déterminez les fournisseurs de l’article
La zone Fournisseur est uniquement disponible pour les articles de type Fourniture. Pour
la modifier, vous devez utiliser le bouton [Fournisseurs].
1. Cliquez sur le bouton [Fournisseurs] situé en bas de la fenêtre.
2. Sélectionnez le ou les fournisseurs de l’article en cliquant sur l’icône . Vous pouvez
renseigner jusqu’à trois fournisseurs ce qui est très utile lorsque vous achetez un
article à différents fournisseurs.
3. Indiquez le prix d’achat public, la remise et le prix d’achat net. Ce dernier sera récupéré
dans la zone Déboursé sec.
4. Cliquez sur la colonne du fournisseur qui sera utilisé par défaut (principal). Le titre de
la colonne apparaît alors en jaune.
5. Cliquez sur le bouton [Valider]. Vous revenez à la fiche de l’article.
Liez des documents externes
Dans l’onglet Documents externes, vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque
dur. Ces fichiers peuvent être des catalogues d’articles fournisseurs, des plans, des
documents administratifs, etc. Il est possible de classer ces fichiers par dossier. Dans la
partie droite de la fenêtre, faites un clic-droit et choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI).
Validez la fiche de l’article
Une fois que vous avez fini de renseigner les informations concernant votre article,
cliquez sur le bouton [Valider].
Modifications globales des articles
Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MODIFICATIONS GLOBALES
La modification globale agit directement sur les informations des articles sélectionnés.
Cette commande réalise rapidement des changements qui seraient fastidieux de réaliser
manuellement, fiche après fiche. Plusieurs modifications peuvent être réalisées en même
temps sur les fiches. Elles peuvent être réalisées automatiquement ou avec un contrôle
manuel.
19
Exemple
Vous créez une nouvelle famille d’article plus appropriée à certains articles et vous
n’achetez plus ces articles chez le même fournisseur. Pour apporter ces modifications, il
suffit de sélectionner les articles concernés, de changer la famille et le code fournisseur.
Mise à jour des tarifs
Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MISE À JOUR DES TARIFS
Cette commande permet de réaliser rapidement une mise à jour des tarifs d’une sélection
d’articles (fourniture, main-d’œuvre, matériel).
Mise en sommeil des articles
Menu FICHIERS - commande ARTICLES
Lorsque vous n’utilisez plus des articles devenus obsolètes, vous pouvez les rendre
inactifs. Ainsi, ils ne seront pas proposés lors de la saisie des pièces commerciales.
La mise en sommeil des articles peut être réalisée selon trois méthodes :
• Globalement avec la possibilité d’identifier la mise en sommeil, par la commande
ARTICLES - MISE EN SOMMEIL.
• Globalement pour une sélection d’article en passant par la commande ARTICLES - MODIFICATIONS
GLOBALES.
• Manuellement en cochant l’option Elément en sommeil dans chaque fiche de l’article
concerné, par la commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES.
2. Sélectionnez le champ à modifier
et cliquez sur le bouton [Ajouter].
Ces champs sont les informations
constituant une fiche article.
3. Modifiez les valeurs des champs.
1. Cliquez dans cette zone et
sélectionnez les articles à
modifier.
Cette zone permet de sélectionner
les articles devant faire l'objet
d'une modification de tarifs.
Cette zone permet de choisir
l’action : modification du prix
d’achat, du prix de vente, etc.
Cette zone permet de saisir la
variation des prix en montant ou
en pourcentage.
20
Les clients
Menu FICHIERS - commande CLIENTS
Le fichier client permet d’identifier les prospects ou clients référencés à qui vous adressez
vos devis et factures.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
2. Saisissez le code du nouveau client qui est obligatoire et unique.
3. Indiquez le type (client ou prospect), le statut (industrie, particulier, etc.), les coordonnées.
L’option Compte bloqué coché interdit la création de bons de livraison et de factures
sur ce client. Un message d'avertissement apparaît en cas d'utilisation de ce client
dans un devis ou une commande.
4. Cliquez sur l’onglet Règlements.
5. Renseignez les informations financières (mode de règlement, RIB, etc.) que le client
vous a fourni.
6. Dans la zone Plafond En-cours, saisissez la valeur du reste dû à ne pas dépasser pour
ce client. Lorsque le reste dû aura dépassé le montant du plafond, des messages
d'avertissement s’afficheront lorsque de nouvelles factures ou de nouveaux devis
seront établis pour ce client.
La zone C.A. réalisé affiche le chiffre d'affaires réalisé avec ce client en fonction de ses
échéances. La loupe permet de lancer un recalcul du C.A. réalisé.
7. Cliquez sur l’onglet Divers.
8. Modifiez si nécessaire les comptes proposés par défaut.
Le compte comptable est une information indispensable au transfert du journal des
ventes, de trésorerie en comptabilité. Il contient la racine 411 (racine des comptes
clients selon les règles comptables) suivie des 6 derniers caractères de la zone Code.
21
9. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être
des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un
clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI).
10.Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [Valider].
Les fournisseurs
Menu FICHIERS - commande FOURNISSEURS/SS-TRAIT.
Cette commande permet d’enregistrer dans votre dossier les fournisseurs susceptibles de
vous fournir les matériaux (briques, fils électriques, blocs-portes...) nécessaires à la
réalisation des chantiers ainsi que les sous-traitants susceptibles de réaliser certaines
tâches (ou la totalité) des chantiers.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
2. Saisissez le code du nouveau fournisseur et ses coordonnées.
3. Dans l’onglet Autres renseignements, indiquez les informations financières que le fournisseur
vous a fourni : mode de règlement, RIB, le numéro d’identification de TVA
intracommunautaire ainsi que le compte comptable.
La saisie du compte comptable est obligatoire. Il contient la racine 401 (racine des
comptes fournisseurs selon les règles comptables) suivie des six derniers caractères
de la zone Code.
4. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être
des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un
clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI).
5. Cliquez sur le bouton [Valider].
22
Textes standards
Menu FICHIERS - commande TEXTES STANDARDS
Cette commande vous permet de paramétrer des textes qui pourront être utilisés lors de
la saisie des factures, devis, commandes, etc. Ces textes vous permettront d’insérer
automatiquement des informations volumineuses et répétitives dans les pièces
commerciales.
Dans le corps des pièces commerciales client , vous les intégrerez via l’icône .
6. Pour plus de détails sur la création des textes standards, reportez-vous à l’aide, accessible
à partir du menu ?.
Utilisation quotidienne
25
L’utilisation quotidienne de votre logiciel concerne la chaîne de facturation : préparer un
devis et l’envoyer à votre client, commander les fournitures dont vous avez besoin auprès
de vos fournisseurs, saisir la facture soit à partir du devis soit directement, enregistrer
les règlements des clients, relancer des clients.
Préparation d’un devis
Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS
1. Dans la liste des devis, cliquez sur le bouton [Créer]. Vous pouvez aussi directement
cliquer sur l’icône Préparer un devis, dans l’Intuiciel.
Le devis est composé de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied.
L’en-tête du devis (onglet En-tête)
L’entête du devis permet de référencer votre nouvelle pièce commerciale, d’associer le
client, de saisir l’intitulé des travaux, d’indiquer la date de la proposition commerciale et
l’état du devis.
2. Saisissez la Référence du devis qui permettra de l’identifier.
L’état du devis est par défaut En-cours. Ce statut permet de réaliser des classements,
recherches, filtres dans la liste des devis.
3. Saisissez la date de création du devis si elle est différente de la date du jour, proposée
par défaut. Vous pouvez la saisir sans les séparateurs «/».
4. Cliquez dans la zone Client et sélectionnez celui à qui s’adresse le devis. Si le client
n’existe pas encore dans votre dossier, vous pouvez saisir le code du nouveau client, le
logiciel vous demandera si vous voulez créer sa fiche.
5. Les informations de la fiche client sont récupérées dans les différentes zones (coor-
26
données postales et téléphoniques, adresse de chantier). Complétez-les si nécessaire.
6. Dans la partie Description, saisissez une description sommaire des travaux à réaliser.
Celle-ci pourra être imprimée sur l'en-tête du devis.
7. Dans la partie Chantier, saisissez l’adresse du chantier si elle est différente de l’adresse
du client et la date à laquelle est prévue le début des travaux.
Vous pouvez indiquer des informations supplémentaires (deux expressions de 30
caractères maximum) qui apparaîtront en entête de devis.
8. Une fois les zones nécessaires renseignées, cliquez sur l’onglet Lignes pour accéder au
corps du devis.
Le corps du devis (onglet Lignes)
Le corps est la partie principale du devis dans lequel vous pouvez insérer des articles,
tranches, sous-tranches, textes libres, sous-totaux, textes standards.
Insérer du texte
standard
Lancer la
vérification
orthographique
Outils de mise en
forme du texte
dans la colonne
Désignation
Couper /
Copier /
Coller
Accéder à la vue
globale des tranches
et sous-tranches
Vous disposez de la commande
Mise en forme afin de personnaliser
le devis par type de ligne (tranche,
sous total, élément)
Consulter la
fiche de
l’article
sélectionné
Accéder au détail des
lignes pour les saisir au
lieu de passer par les
colonnes
27
Personnalisez des colonnes du devis
Avant de commencer à renseigner le corps de votre devis, vous pouvez définir les
colonnes qui le composent.
1. Positionnez votre souris sur la colonne à supprimer ou sur la colonne à côté de
laquelle vous voulez en ajouter une.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE ou SUPPRIMER UNE
COLONNE.
3. Dans le cadre d’un ajout, sélectionnez le nom de la colonne. La colonne s’affiche alors
juste après celle sur laquelle vous étiez positionné.
4. Répétez l’opération pour toutes les colonnes à supprimer ou à ajouter.
5. Afin de pouvoir utiliser votre présentation dans les prochains devis, faites un clic-droit
sur une colonne et choisissez ENREGISTRER.
Saisissez des informations dans le corps
Insertion des tranches
Les tranches permettent de structurer le devis en étapes, lots ou sections du chantiers.
Chaque tranche comportera donc des éléments en rapport avec la nature des travaux.
Chaque tranche peut à son tour se subdiviser en sous-tranches.
Exemple
La tranche Gros Œuvre pourra elle-même se subdiviser en différentes sous-tranches Lot
de maison n°1, Lot de maison n°2, etc.
1. Positionnez le curseur de la souris à l’endroit où vous voulez insérer la tranche ou la
sous-tranche.
2. Pour une tranche, cliquez sur l’icône .
Pour une sous-tranche, cliquez sur le bouton puis choisissez la commande
INSÉRER, SOUS-TRANCHE.
3. Dans la colonne Désignation, saisissez le nom de la tranche ou de la sous-tranche.
La saisie de tranches n’est pas obligatoire mais elle permet de structurer de manière
claire les devis. Outre le fait de regrouper des éléments, les tranches permettent aussi
de leur appliquer certaines valeurs. Par exemple, la saisie d’un prix de vente au
niveau général de la tranche provoque le recalcul du prix de vente de tous ses
éléments au prorata de chacun.
28
Insertion des articles
Les articles peuvent être insérés dans le devis, que ce soit hors tranche, au niveau d’une
tranche ou d’une sous-tranche. Pour cela, plusieurs méthodes sont possibles :
• l’appel de la liste des articles puis la sélection des articles,
• la saisie manuelle d’un code article dans la colonne Référence,
• la saisie manuelle, dans la colonne Référence, d’un code article pas encore référencé
de manière à le créer par la même occasion dans la bibliothèque,
• la saisie libre d’un article non renseigné dans la bibliothèque. En effet, vous pouvez
utiliser un article ponctuellement, sans qu’il soit nécessaire de le créer. Il s’agit d’un
élément non référencé. Pour cela, vous laissez la colonne Référence vide et vous renseignez
une désignation puis les colonnes relatives à la tarification.
Procédure avec la 1ère méthode
1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer les articles.
2. Cliquez sur l’icône . La liste des articles s’affichent.
3. Sélectionnez le ou les articles à mettre dans le devis. Pour une sélection multiple,
appuyez sur la touche de votre clavier tout en cliquant sur les lignes des
articles.
4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les articles sont alors insérés dans le devis.
5. Saisissez pour chaque article la quantité nécessaire à la réalisation des travaux. Vous
pouvez faire appel aux métrés en cliquant sur l’icône . Les métrés sont des
feuilles de calcul aidant à évaluer la quantité.
6. Les informations de la fiche des articles sont récupérées dans les différentes colonnes.
Vérifiez-les et éventuellement complétez-les.
Insertion de texte libre
Il est possible d’agrémenter les lignes du devis par la saisie de texte libre, notamment
lorsque celui-ci ne correspond pas à un élément qui sera quantifié ou vendu, tel qu’une
remarque.
1. Pour cela, saisissez votre texte dans la colonne Désignation.
2. Appuyez sur la touche . Une fenêtre de saisie étendue permettra de compléter le
texte avec des retours à ligne.
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
Insertion des sous-totaux
L’application permet de placer des lignes de sous-totaux à n’importe quel niveau du
devis.
1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer un sous-total.
2. Cliquez sur l’icône . La ligne s’affiche alors.
3. Si vous le souhaitez, modifiez son nom et sa mise en forme.
29
La totalisation se fait depuis le sous-total en englobant tous les éléments situés audessus
et ce jusqu’à la prochaine totalisation ou tranche rencontrée.
Insertion et suppression des lignes
1. Sélectionnez la ligne à supprimer ou bien celle au-dessus de laquelle sera insérée une
nouvelle ligne.
2. Cliquez sur l’icône pour ajouter une ligne ou sur l’icône pour supprimer.
Dans le cadre d’une suppression, un message vous demande de confirmer.
La suppression d’une tranche entraîne la suppression des éléments qui la composent,
qu’il s’agisse de sous-tranches, de textes libres, d’articles.
Mise en variante des lignes
Une ligne du devis peut être considérée comme une option, c’est-à-dire qu’elle est traitée
à part et n’est pas comptée dans le total du devis. Néanmoins, elle est visible dans
l’édition du devis dans un bloc spécifique.
Exemple
Deux articles sont similaires : l’entrée de gamme et le haut de gamme. L’article haut de
gamme est mis en variante dans le devis. Son prix est affiché à part et à titre informatif
dans l’édition afin de montrer au client une autre possibilité.
1. Cliquez dans la ligne à mettre en variante.
2. Cliquez sur le bouton puis choisissez la commande OPTIONS - VARIANTES.
La ligne est reconnaissable graphiquement par une croix rouge, située dans la marge.
Validez le corps du devis
Une fois que vous avez fini de renseigner tous les éléments à facturer, cliquez sur l’onglet
Pied pour afficher le pied du devis.
Le pied du devis (onglet Pied)
L’onglet Pied du devis se présente de la manière suivante :
30
Les différentes informations issues du corps du devis sont reprises, à savoir la
totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le
temps total, les totaux HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc.
1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps ou dans l’en-tête du devis afin d’y
apporter des modifications. Pour cela, cliquez sur les onglets correspondants.
Le temps en heures reprend le total des heures de main d’œuvre et éventuellement les
heures de matériel si les préférences le spécifient. Le temps en jours est calculé à
l’aide du nombre d’heures déclarées dans les Préférences (menu INITIALISATION -
commande PRÉFÉRENCES).
2. Dans la zone Effectif, saisissez le nombre de personnes qui travaille sur le chantier. La
durée totale du chantier est alors calculée.
La zone Marge brute présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente brut total et
le prix de revient total : (PV-PR) / PV.
La zone Marge nette présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente net (après
application des remises ou majorations) et le prix de revient total (PVNet -PR) / PV Net.
Dans la partie inférieure du devis, les différents totaux sont modifiables : une
actualisation est alors générée. Le TTC est modifiable en l’absence de postes
complémentaires.
3. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage
ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT du devis. Dans
le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont alors
recalculées.
A la différence de l’actualisation, transparente pour le client, les postes complémentaires
permettent la saisie d’une remise ou d’une majoration qui sera déduite ou ajoutée au
total HT. La remise ou majoration est éditée en pied de document et permet de
déterminer le calcul du HT net commercial. Les postes complémentaires doivent
apparaître dans les éditions et la différence générée n’est pas répercutée dans le corps du
31
devis. Il peut notamment s’agir d’un geste commercial envers le client qu’il est bien
entendu nécessaire de faire figurer.
4. A la fin de la zone Postes compl., cliquez sur le bouton et saisissez l’intitulé de la
remise ou de la majoration puis son montant ou pourcentage. Cliquez enfin sur le
bouton [Valider].
5. Si un escompte est accordé, cochez la case correspondante puis saisissez son montant
ou son pourcentage.
Un escompte peut être accordé en prévision d'un paiement au comptant. Ce sera au
niveau du pied de la facture issue de ce devis que l'on accordera définitivement
l'escompte ou non.
6. Pour consulter à tout moment le détail des taux de TVA applicables au devis ainsi que
les différents calculs effectués, cliquez sur le bouton à la fin de la zone Total TVA.
7. A la fin de la zone Acompte, cliquez sur le bouton afin d’associer un acompte au
devis.
8. Le mode de règlement précisé dans la fiche client est repris par défaut. Modifiez-le si
besoin.
Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer
votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La
fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40.
32
Préparation d’une facture de travaux et d’avancement
Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS - bouton [Transfert]
Le transfert du devis en facture génère automatiquement une facture de type « facture de
travaux ». Ce type de facturation permet de constater l’avancée progressive des travaux
au fil du temps. Ce type de facturation peut aussi être appelé factures de situation ou
demande d’acompte intermédiaire.
Transfert du devis en facture de travaux
1. Sélectionnez le devis à partir duquel sera fait la facture.
2. Cliquez sur le bouton [Transfert].
3. Dans la zone Destination de transfert, sélectionnez Facture de travaux.
4. Saisissez ensuite le code de la facture.
5. Si la date de la facture est différente de la date du jour proposée par défaut, modifiezla.
6. Cliquez sur le bouton si vous voulez afficher la facture juste après le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [Valider]. L’en-tête de la facture de travaux s’ouvre.
33
Saisie d’une facture de travaux
Comme le devis, la facture est composée de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied.
En-tête de la facture
L’en-tête de la facture est automatiquement renseignée à partir des informations du
devis.
1. Modifiez la date de la facture si elle est différente de la date du jour proposée par
défaut.
2. Vérifiez les différentes informations.
3. Saisissez une description qui vous aidera à repérer la facture.
4. Cliquez sur l’onglet Lignes pour afficher le corps de la facture.
Corps de la facture
Dans le cadre de chantiers de longue durée, vous ne souhaitez peut-être pas attendre la
fin des travaux avant de débuter la facturation. Vous pouvez donc établir des factures
d'avancement, appelées aussi situations de travaux, au fur et à mesure de leur
progression.
Ainsi, vous facturez uniquement les travaux réalisés depuis le début du chantier. Les
travaux qui restent à réaliser apparaîtront sur l’édition de la facture mais ne seront pas
comptés dans le prix.
Vous pouvez gérer ces avancements soit au niveau global du document soit au niveau
des tranches, sous-tranches ou éléments (articles).
Références de la facture
précédente et suivante dans la
chaîne de facturation
Position de la facture dans la
chaîne de facturation. Dans
cet exemple, c’est la première
facture
Référence du devis d’origine
34
Avancement global
1. Cliquez sur le bouton , situé en bas de la fenêtre.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton .
3. Dans la zone Avancement, saisissez le pourcentage.
Avancement par ligne
1. Cliquez dans la colonne %Avancement de la tranche ou sous-tranche à facturer puis
saisissez le pourcentage d’avancement.
Ce pourcentage est alors appliqué à tous les éléments composant cette tranche.
2. Pour les étapes du chantier qui ne sont pas finies, supprimez le pourcentage 100
attribué par défaut.
Pour plus de lisibilité, vous pouvez ajouter les colonnes Qté Origine et P.V. Origine (clicdroit)
afin de continuer à voir les valeurs non facturées.
Les avancements au niveau des articles et ouvrages peuvent également être spécifiés en
quantité. Dans ce cas, saisissez la valeur de l'avancement dans la colonne Quantité.
3. Cliquez sur l’onglet Pied pour afficher le pied de la facture.
Avancement
sur les quantités
Pourcentages
recalculés en
fonction des
quantités
35
Pied de la facture
Les différentes informations issues du corps de la facture sont reprises ; à savoir la
totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le
temps total, les totalisations HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc.
1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps de la facture afin d’y apporter des
modifications. Pour cela, cliquez sur le bouton [Retour au corps] situé en bas de la
fenêtre.
2. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage
ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT de la facture.
Dans le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont
alors recalculées.
3. Saisissez ou modifiez éventuellement le pourcentage de retenue de garantie à appliquer
sur le total TTC de la facture.
La retenue de garantie est calculée sur le total TTC après l’application des postes complémentaires
et du calcul de la TVA.
4. Précisez éventuellement le mode de règlement prévu. Si vous aviez attribué un mode
de règlement au devis d'origine, ce mode est automatiquement repris. Sinon il correspond
à celui précisé dans la fiche du client.
Les échéances présentent le calcul automatique du montant des échéances en fonction
du calcul associé au mode de règlement. Le montant des échéances est obtenu à l'aide du
net à payer duquel est déduit la retenue de garantie éventuelle. Vous pouvez dans tous
les cas modifier les montants calculés.
5. Cochez la case Exclure de toute relance si le montant restant ne sera pas payé.
Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer
votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La
fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40.
36
Vous pouvez constater que seuls les éléments avancés sont facturés.
Les saisies se réalisent en cumulé et l’application se charge de calculer la différence de
manière à ne pas provoquer de refacturation.
Saisie des factures d’avancement
Pour réaliser les factures d’avancement suivantes, vous devez transférer la facture
précédente en facture d’avancement suivante.
1. Activez le menu VENTES, commande FACTURES CLIENTS.
2. Sélectionnez la facture puis cliquez sur le bouton [Transfert].
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
4. Saisissez cette facture d’avancement de la même façon qu’une facture de travaux. Voir
Saisie d’une facture de travaux, page 33.
37
Préparation d’une facture directe et d’un avoir
Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS
Créez une facture directe
Dans le cas d’une vente de fournitures ou de la réalisation de petits travaux, il n’est pas
nécessaire de créer préalablement un devis. Par exemple, un peintre vend des pots de
peinture au particulier, il saisie alors une simple facture.
1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton .
2. Vérifiez que le type Facture directe est bien sélectionné.
Pour plus de détails sur la création d’une facture directe, reportez-vous à l’aide,
accessible depuis le menu ?.
Créez un avoir
Il est possible de procéder à l’établissement d’un avoir destiné à diminuer la dette du
client.
L’avoir s’enregistre comptablement dans le sens inverse d’une facture classique : il n’est
donc pas nécessaire de saisir des montants ou quantités négatives.
1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Sélectionnez le type Avoir.
Pour plus de détails sur la création d’un avoir, reportez-vous à l’aide, accessible par le
menu ?.
38
Règlements clients
Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS
Chaque facture peut faire l’objet de l’enregistrement du règlement correspondant. Une
facture peut être réglée en intégralité en un seul règlement ou bien en plusieurs règlements
partiels.
1. Ouvrez la facture à régler.
2. Dans le pied de la facture, cliquez sur l’icône .
La fenêtre suivante s’affiche :
Vous pouvez passer par l’Intuiciel, icône Enregistrer un règlement client. La fenêtre de
règlement s’ouvre directement. Vous devez renseigner en plus le client et la facture
afin que le logiciel récupère les montants à régler.
Le net à payer de la facture.
C’est dans cette zone que vous
saisissez un montant de règlement
partiel à la place du montant
proposé.
Enregistre le règlement
39
Relances clients
Menu COMPTABILITÉ - commande RELANCE CLIENT
L'édition des relances permet de générer automatiquement des lettres de relance ou une
liste de clients à relancer accompagnée de leurs numéros de fax, téléphone, etc. Le
logiciel va relancer les échéances non réglées à la date de l'édition et correspondant aux
critères de filtre définis.
Afin d'éviter de relancer un client pour quelques euros, il peut être utile de renseigner le
montant minimum de relance. Toutes les échéances non soldées et inférieures à ce
montant ne figureront pas dans la liste des relances.
Sélectionnez les critères de filtre
Indiquez les critères d’impression
40
Les éditions des documents de ventes
L’édition des documents des ventes est accessible à partir :
• du menu VENTES, commande ÉDITIONS DE DOCUMENTS,
• de la liste du document,
• du corps ou du pied du document.
Lorsque vous demandez une impression, une fenêtre s’affiche :
1. Choisissez le type de sortie de cette édition (aperçu avant impression, sortie directe
sur l’imprimante, envoi d’un Email, etc.).
2. Sélectionnez le modèle d’édition paramétrable sur lequel vous vous basez.
Préparation d’une commande fournisseur
Menu COMMANDES - commande COMMANDES FOURNISSEURS ou COMMANDES AUTOMATIQUES
Les commandes fournisseurs constituent les documents de base dans le cycle des achats
de fourniture.
Vous avez deux méthodes pour saisir une commande fournisseur :
• saisie manuelle : vous saisissez et sélectionnez vous-même les articles à commander.
• saisie automatique : vous générez des commandes en fonction des besoins d’un chantier
à partir du devis.
Les commandes fournisseurs se divisent en deux parties : l’en-tête/corps et le pied.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?.
41
Transferts en comptabilité et statistiques
Transfert comptable
Menu COMPTABILITÉ - commande TRANSFERT COMPTABILITÉ
Cette commande permet de transférer des factures vers le journal de ventes et de
trésorerie. Un fichier contenant vos écritures sera alors généré en fonction des
paramètres préalablement définis dans le menu INITIALISATION, commande OPTIONS -
PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ. Voir Les paramètres comptables, page 15.
A l’appel de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche :
1. Renseignez la période des écritures à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Un aperçu des écritures de vente sous forme de tableau est affiché avant que celles-ci ne
soient transférées définitivement dans Ciel Compta. Il est alors possible de contrôler,
imprimer, ou envoyer par e-mail la liste des écritures.
Le fichier est généré à l’emplacement que vous aviez indiqué dans le paramétrage de la
comptabilité. Dans Ciel Compta, vous devez alors importer ce fichier via le menu DIVERS,
commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS
Statistiques et analyses
Menu COMPTABILITÉ - commande JOURNAL DES DEVIS, JOURNAL DES COMMANDES, JOURNAL
DES BONS DE LIVRAISON, JOURNAL DES VENTES
Le menu Comptabilité propose des éditions de journaux (pour les devis, commandes,
bons de livraison ou factures). Chaque édition présente sur la période que vous indiquez
une liste avec le nom du client, n° de document, montant H.T., TVA, T.T.C., acompte, etc.
Par ailleurs, vous accédez également à des analyses chiffrées de votre activité dans
l’Intuiciel, onglets Tableau de bord et Mes états et statistiques.
Voir L’Intuiciel, page 5.
Personnalisation du logiciel
45
Les vues et listes
Les listes présentent les enregistrements, sous une forme adaptable à chaque utilisateur.
Cette forme pourra être enregistrée sous forme de vue.
La fenêtre des listes est constituée de six parties principales.
Les boutons de gestion de liste
Ces boutons vous permettent de gérer les vues, les filtres, les exports et les recherches
dans la liste qui est ouverte.
La barre de titre
Cette barre présente l'intitulé des colonnes présentes dans les listes. Vous pouvez via un
clic-droit choisir les colonnes à présenter, leur ordre d'apparition ainsi qu’afficher le total
des colonnes numériques. Cette barre permet de classer les enregistrements en prenant
comme critère une des colonnes. Cette colonne sera marquée par une flèche.
Ajouter des colonnes dans une liste
1. Positionnez votre souris sur la colonne à côté de laquelle vous voulez en ajouter une.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez les noms des colonnes à insérer.
4. Cliquez sur le bouton [Valider].
Permet d’accéder
à d’autres vues, à
la modification et
gestion des vues,
cette dernière
fonction permettant
en autre de
créer une vue.
Permet de créer des
filtres de recherche,
d’activer un filtre sur
la vue en cours.
Permet d’exporter la
liste dans un document
Word, Excel, etc.
Permet de rechercher dans
tous les champs, sur des
phonèmes, des caractères,
etc.
46
Le corps de la fenêtre
Composé de colonnes, il présente un enregistrement par ligne. La ligne sélectionnée est
caractérisée par un encadré rouge.
La barre d’autofiltre
Les autofiltres facilitent la gestion des volumes de données importants.
L'icône située à droite des en-têtes de colonne permet d’activer les autofiltres.
Une ligne s’affiche en dessous des en-têtes des colonnes sur laquelle vous pouvez saisir
ou sélectionner les critères d’extraction. Le résultat est alors immédiat.
La barre des tâches
Située en bas de la fenêtre, elle peut être composée de six éléments, décrits ci-dessous.
Nombre total
d’éléments de
la liste
Nombre d’éléments
sélectionnés dans la
liste
Annule la
sélection
en cours
Modifie la
hauteur
des lignes
Augmente
la taille de
la police
Diminue la
taille de la
police
47
Paramétrage des éditions
Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE ÉDITIONS
Cette commande permet de personnaliser entièrement la présentation de tous les
documents édités par le logiciel. Vous pouvez ainsi modifier les polices de caractères,
déplacer les informations fixes et variables, insérer des images...
Il est possible de consulter et modifier un paramétrage existant ou bien de créer un
nouveau paramétrage.
1. Pour accéder à un paramétrage, développez le dossier associé, par exemple Fichiers
pour les éditions des articles, clients ou fournisseurs.
2. Sélectionnez à droite de la fenêtre un paramétrage et cliquez sur le bouton [Valider].
Une fenêtre s’affiche avec les éléments composant l’édition.
Le menu PARAMÉTRAGES permet alors d’ouvrir un autre paramétrage, de quitter la fenêtre,
etc.
Au moment de l'édition, le logiciel proposera d'utiliser l'un de ces formats ("paramétrage
par défaut") et éventuellement de choisir votre propre paramétrage, selon le type de
document que vous souhaiterez obtenir.
48
Configuration imprimante et e-mail
Imprimante
Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE IMPRIMANTES
Cette commande permet de sélectionner et de configurer l'imprimante que vous utilisez.
Les imprimantes ont été paramétrées dans le panneau de configuration de Windows.
E-mail
Menu UTILITAIRES - commande CONFIGURATION DE SERVICES - MESSAGERIE
Vous pouvez envoyer des e-mails à vos clients, fournisseurs à partir de Ciel Devis
Factures du bâtiment.
Seules les applications de messageries Microsoft Outlook, Outlook Express et
Windows Mail sont compatibles pour la réalisation d’envoi de mails à partir de votre
logiciel.
Pour pouvoir envoyer des e-mails à partir de votre logiciel, vous devez sélectionner le
gestionnaire de messagerie installé sur votre ordinateur :
• Service Outlook : permet de gérer l’envoi de Mail avec Microsoft Outlook.
• Service MAPI : permet de gérer l’envoi de Mail avec Outlook Express ou Windows Mail
(Vista).
Une fois le gestionnaire de messagerie choisi, votre logiciel est relancé. Ensuite, vous
devez redémarrer votre ordinateur avant d’utiliser l’envoi par e-mail dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur l’envoi d’email, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu
? (ou touche F1).
Autres traitements
51
Sauvegarde et restauration
Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION
• La sauvegarde permet de réaliser une copie de votre dossier. Vous pouvez choisir
l’emplacement où sera stockée la copie. Lorsque l’option Compression des données est
cochée, la copie est au format zip.
• La restauration n’est à utiliser que lorsque vous avez un problème sur votre dossier tel
que des données corrompues. Elle permet de remplacer les informations de votre
société par celles de la sauvegarde.
L’option Mode sécurisé permet au logiciel de vérifier l'intégrité des données avant de
réaliser la restauration. Vous êtes ainsi assuré de ne pas remplacer les données
actuelles par des données corrompues.
Sauvegarde de vos données en ligne
Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - ESAUVEGARDE
Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde.
Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des
locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent
une connexion Internet qui est utilisée lors de :
• la création/modification du site à l'aide d'un assistant,
• l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée,
• la réalisation d'une sauvegarde en ligne.
Import des données
Menu UTILITAIRES - commande IMPORT
Cette commande permet de récupérer des données en provenance d'autres applications
(articles, clients, fournisseurs, tarifs fournisseurs, famille articles).
Par exemple, il peut s'agir d'un fichier réalisé dans Excel et enregistré au format CSV, ou
bien d’un fichier texte fourni par un grossiste.
Le format du fichier à importer est automatiquement reconnu par le logiciel. Trois
formats peuvent être détectés en fonction de l'extension du fichier :
• ACCESS (extensions MDB),
• DBase III ou IV (extensions DBF),
• ASCII (autre).
Pour plus de détails sur la procédure d’import, reportez-vous à l’aide, accessible par le
menu ?.
52
Interface des bibliothèques
Menu UTILITAIRES - commande INTERFACE BIBLIOTHÈQUES - GROSSISTES
Vous disposez d’une bibliothèque qui permet d’intégrer les fichiers des tarifs des
grossistes. Ces fichiers de tarifs contiennent généralement des fournitures.
Vous accédez également à l’import des tarifs fournisseurs par l’Intuiciel.
Lorsque vous activez cette commande, une liste de grossistes est proposée.
1. Sélectionnez le grossiste qui vous a fourni un catalogue de tarifs.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Une fenêtre s’affiche. Celle-ci peut varier selon le grossiste mais le principe reste le même.
3. Saisissez éventuellement le préfixe à ajouter au code des articles lors de l'intégration.
Ceci permet de clairement les distinguer des autres articles.
Exemple
Pour les articles MERLIN GERIN vous pouvez par exemple utiliser le préfixe MER.
L'article ZZB2 sera alors intégré avec le code MERZZB2.
4. Dans la zone Fournisseur associé, indiquez le code d'un fournisseur. Si les articles
n’existent pas, ceux-ci sont créés et rattachés à ce fournisseur. Par contre, si les
articles existent déjà pour ce fournisseur, leurs tarifs sont mis à jour.
Si vous ne spécifiez pas de fournisseur, c'est le fournisseur Origine qui sera sélectionné.
Le fournisseur Origine n'est pas à proprement parler un fournisseur (il ne possède pas
de code et ne fait donc pas partie de votre bibliothèque fournisseurs). Les articles
nouvellement importés ne seront alors rattachés à aucun fournisseur et les tarifs
fournisseurs de ceux déjà existants ne seront pas remis à jour.
53
5. Dans la zone Par défaut, indiquez Oui pour que le fournisseur spécifié dans la zone
Code devienne le fournisseur par défaut des articles. Leur déboursé sera alors directement
lié au prix d'achat net pratiqué par ce même fournisseur.
6. Saisissez ou modifiez les valeurs à appliquer aux articles, à savoir :
• le taux de frais généraux qui est appliqué au prix d'achat net afin de calculer le prix de
revient.
• le taux de bénéfice qui est appliqué au prix de revient afin de calculer le prix de vente.
• le coefficient qui est appliqué au déboursé afin de calculer le prix de vente. Par défaut
le coefficient multiplicateur est égal à : 1 + (taux de frais généraux × taux de bénéfice).
7. Cochez la case Appliquer le prix public au prix de vente si vous voulez que le prix de
vente devient égal au prix d'achat public tel qu'il est pratiqué par le fournisseur (il
s'agit du prix hors remise éventuelle). Les zones Bénéfice et Coef. multiplicateur ne sont
alors plus actives.
8. Saisissez ou modifiez le chemin du répertoire dans lequel est stocké le fichier des
tarifs.
9. Cliquez sur le bouton [Valider].
54
Réorganisation
Menu UTILITAIRES - commande RÉORGANISATION
Cette commande permet d’alléger la base de données de Ciel Devis Factures du bâtiment
mais aussi de réparer les bases endommagées, de gérer les évolutions de version afin de
bénéficier des dernières fonctions de votre logiciel. En effet, la réorganisation contrôle les
champs et en cas d’absence, ceux-ci sont ajoutés.
La réorganisation se présente sous la forme d'un assistant permettant de choisir le mode
(simple ou avancé) et les opérations à réaliser. Cette réorganisation « à la carte » répond
ainsi à vos besoins et habitudes de travail.
Pour plus de détails sur la réorganisation, reportez-vous à l’aide, accessible par le
menu ?.
Purges
Menu UTILITAIRES - commande PURGES
Ce traitement consiste à supprimer les documents commerciaux qui ne vous sont plus
utiles, jusqu'à une date donnée. Le logiciel vous permet de choisir les documents
commerciaux à purger : devis, commandes client, bons de livraison, factures client,
factures d'acompte, commandes fournisseurs.
Par sécurité, il est impossible de réaliser une purge si vous n’avez pas procédé à
l’archivage annuel, accessible par le menu UTILITAIRES, ARCHIVAGE DES DONNÉES puis
LANCEMENT.
55
Index A
Article
créer 17
famille 13
mettre à jour les tarifs 19
mise en sommeil 19
modifier 18
Avoir 37 B
Bibliothèques 52 C
Clients
créer 20
règlements 38
relance 39
Commande fournisseur 40
Comptabilité
paramètres 15
transfert 41
Configuration
e-mail 48
imprimante 48
D
Devis
préparer 25
transférer en facture 32
Documents externes 18
Dossier
créer 9
paramétrer 13
E
Edition
documents de ventes 40
paramètres 47
statistiques et analyses 41
eSauvegarde 51 F
Facture
avancement 29
directe 37
travaux 29
Familles d’articles 13
Fournisseurs
commande 40
créer 21
I
Import 51
Intuiciel 5 L
Listes et vues 45 M
Modes de règlement 14 P
Paramètres
comptabilité 15
dossier 13
Préférences 11
Purge 54 R
Renseignements société 10
Réorganisation 54
Restauration 51
56
S
Sauvegarde 51
Statistiques et analyses 41
T
Textes standards 22
Transferts
en comptabilité 41
TVA 14
Votre avis nous intéresse...
Afin d'améliorer la qualité de nos manuels sur nos produits (Aide, manuel...), nous vous
serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse
suivante :
Sage activité Ciel - Service Rédaction
10, rue Fructidor - 75 834 Paris Cedex 17
Fax : 01.41.66.24.36
Vos coordonnées
Nom de la société : ......................................... Code client : ............................................
Utilisateur : .................................................... Fonction : ...............................................
Adresse : ........................................................................................................................
Code postal : .................................................. Ville : ......................................................
Tél. : .............................................................. Fax : ......................................................
e.mail : ...........................................................................................................................
Les sources d’informations produit
Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ?
Indiquez les raisons de votre réponse.
Quelle est la source d'informations que vous utilisez le plus souvent ? Pourquoi ?
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Y a-t-il une information que vous n'avez trouvée sur aucun support de documentation ?
Si oui, laquelle ?
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Source d’information Oui Non Pour quelle(s) raison(s) ?
Dépliant d’installation
Manuel de découverte
Aide intégrée
Le manuel de découverte
Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans ce manuel ?
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
A votre avis, y a-t-il des informations dans ce manuel qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui,
lesquelles ?
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
L’aide
Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans l’aide ?
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
À votre avis, y a-t-il des informations dans l’aide qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui,
lesquelles ?
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Suggestions et commentaires
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles
font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la
société Sage activité Ciel responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de
confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à
l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés
du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la direction administrative
et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17.
Copyright Ciel 2011
Manuel de découverte Ciel Devis Factures du bâtiment - MAN WDFB - v 9.0 - 01.10
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel de découverte
Ciel Paye
Ciel Paye Evolution
Ciel Paye Bâtiment
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le
suivi logique des éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les
cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au
transfert de l'écriture de paye en comptabilité.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment sont détaillées
à la fin de ce manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du
manuel de référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Infopaye).
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,
• le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits
authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence,
demandé lors du référencement.
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps
de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou
supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 3 Go de Ram.
• 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur).
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur).
Pour utiliser Ciel directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz
• 2 Go de Ram
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants
système déjà installés sur votre poste
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce
document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées
par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..................................................................................... 6
Documentation ..................................................................................7
Si vous débutez .................................................................................9
Entraînez-vous ................................................................................13
Création et mise en place d’un dossier ............................................. 19
Créer votre dossier ..........................................................................20
Contrôler et modifier le plan de paye ..................................................25
La reprise de paye (reprise de cumuls) ...............................................31
Créer les fiches des salariés ..............................................................33
Création des bulletins et traitements................................................ 39
Établir des premiers bulletins de paye.................................................40
Valider les bulletins de la période .......................................................43
Effectuer le paiement des salaires ......................................................45
Transférer l’écriture de paye en comptabilité .......................................47
A propos de la règle des cumuls.........................................................50
Les impressions................................................................................ 53
Principes généraux des impressions....................................................54
Les éditions mensuelles et trimestrielles..............................................57
Traitements de fin d’année ............................................................... 62
La dernière paye de l’année...............................................................63
La déclaration annuelle des données sociales .......................................64
La clôture du dossier ........................................................................65
Gestion des dossiers......................................................................... 66
La gestion des utilisateurs .................................................................67
La sauvegarde .................................................................................68
La restauration ................................................................................70
Les fonctionnalités de Ciel Paye Évolution et Ciel Paye Bâtiment...... 71
La gestion de temps .........................................................................72
La gestion automatique des IJSS........................................................74
Les services ....................................................................................76
Les éditions administratives ..............................................................77
Le récapitulatif des salaires ...............................................................80
Le générateur de documents .............................................................81
Les éditions chaînées........................................................................82
Personnalisation des fiches salarié......................................................83
Générer des écritures comptables (Zone Ecritures à générer) ................84
Assistant de cotisation ......................................................................85
L’archivage d’un dossier....................................................................86
La gestion analytique .......................................................................87
Import Ciel Bâtiment ........................................................................89
Etat préparatoire DADS CI-BTP ..........................................................91
Index................................................................................................ 92
Prise en main
7
Prise en main
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous
rappelons les conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté
dans l’accueil Ciel.
L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le
bouton [Accueil].
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.
La formation
Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour la
consulter, activez la commande FORMATION FLASH du menu ? (AIDE).
La formation est lancée sur une page internet, sur le site Ciel.com.
Le manuel de référence
Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande
MANUEL DE RÉFÉRENCE.
L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être
installée sur votre ordinateur.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
8
Prise en main
Naviguer dans le manuel de référence
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre
de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous
affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Imprimer le manuel de référence
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et
commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans
la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur la touche .
L'Infopaye
Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures
supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales.
9
Prise en main
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur
des points précis et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Créer votre dossier
L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la
création de vos éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye.
Voir Créer votre dossier, page 20.
Récupérer le paramétrage de paye modèle
Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des
bulletins.
Créer les fiches salariés
Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter
un profil à chaque salarié.
Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins
des salariés peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins.
Créer les banques
Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par
virement.
Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins
La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement
Ciel Paye à vos besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les
éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre barre de navigation (ajouter,
renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges
utilisées dans l’impression des états standards.
Etablir les premiers bulletins
L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous
obtenez un bulletin «vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types»
à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin
d’après le profil du salarié.
Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40.
Attention !
Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux
caisses, aux cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes.
10
Prise en main
Gérer les bulletins du mois suivant
Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent.
Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins
sont déjà créés, la meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins
précédents.
Quelques notions de paye
Organiser un bulletin de paye
Calculer un bulletin
Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en
cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin.
Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des
bulletins. Pour cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1
des PARAMÈTRES société.
Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront
automatiquement mises à jour.
Valider un bulletin
Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur
la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Attention !
N’oubliez pas de valider vos bulletins !
Le bulletin de paye peut être organisé comme suit :
Salaire de base
Salaire Brut
Cotisations URSSAF
Cotisations ASSEDIC
Cotisations IRC
Total Cotisations
Net imposable
Net à payer
Attention !
Le calcul du bulletin est une opération indispensable.
Attention !
Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer
certains traitements, les bulletins de la période doivent être validés.
11
Prise en main
Réaliser une paye à l’envers
Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous
définissez. Dans ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du
salaire brut et les cotisations sont recalculés.
Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire
ou Paye par points.
1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude.
2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les
rubriques, cotisations et commentaires nécessaires.
3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande
PAYE INVERSÉE.
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin
jusqu'à ce que le montant se rapproche de celui saisi.
Saisissez le montant net à payer à partir
duquel le bulletin va être calculé.
12
Prise en main
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser
pour pouvoir gérer correctement la paye avec Ciel.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Créez votre dossier de paye
Créez les éléments de base de votre
Etablissez les premiers bulletins de paye
Calculez, validez et imprimez
Paiement des salaires
Editez les données de paye
Contrôlez et modifiez le plan de paye
dossier (salariés, caisses, banques etc.)
Transférez l’écriture de paye
les bulletins de paye
en comptabilité
(journal de paye, livre de paye)
13
Prise en main
Entraînez-vous
Lancer votre logiciel
Pour lancer votre logiciel :
1. cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows,
2. sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé
le logiciel, soit CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.
Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le
bureau.
Ouvrir le dossier Exemple
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir la société Exemple, livrée avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le
bouton .
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la
fenêtre Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par
un clic-droit, commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE.
14
Prise en main
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution :
L’Intuiciel
L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des
fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les
boutons de la barre d’actions .
Mon bureau
Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut.
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à
votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Espace de travail Barre d’état
Intuiciel
15
Prise en main
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à
l'ouverture de votre logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler.
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques
du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher
certaines informations sans quitter votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils,
astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à
télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous
obtenez les numéros de l'assistance technique.
Accéder aux principales tâches de paye
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par
exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les
congés et les absences, calculer les charges sociales, etc.
Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés.
• Embaucher un salarié.
• Préparer mes bulletins de paye.
• Envoyer l'ordre de virement des salariés.
• Gérer les congés et absences.
• Calculer mes charges sociales.
• Établir ma DUCS.
• Imprimer un document administratif.
• Enregistrer le départ d'un salarié.
• Éditer ma DADS.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord est accessible par le bouton .
Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la
paye :
• Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser).
• Les congés et absences à la date du jour.
• Les salariés ayant le plus de congés à solder.
• Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise.
• Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des
congés payés, modification des minima sociaux).
16
Prise en main
• Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour
l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales.
• Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale.
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .
Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées,
reportez-vous au manuel de référence - Menu États.
Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés
et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix.
Choisir un mode d’affichage : découverte ou complet
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec
les principales fonctions de votre logiciel,
• le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il
regroupe l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à
partir du menu FENÊTRE.
Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé
lorsque vous quittez l'application.
17
Prise en main
Consulter un bulletin de salaire
Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire.
Exemple d’un bulletin en euros avec le format Papier blanc comme modèle d'impression. BD FG ABCE
18
Prise en main
Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications.
On trouvera notamment :
Dans l'en-tête...
A les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET,
code APE, code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES).
B les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité
Sociale, la convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande
SALARIES).
Dans le corps du bulletin...
...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que
les bases, taux et montants des cotisations retenues.
C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et
interviennent avant le Salaire Brut et après le Net imposable.
D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après
le Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques.
E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et
l'employeur aux différents organismes sociaux.
F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations.
G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit
certaines rubriques.
Quitter le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
Création et mise en place d’un dossier
20
Créer votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier
qui contiendra les données de votre société.
1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez.
Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres dossier.
Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la
création de votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement
reprises dans les paramètres dossier.
Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui
contiendra les fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en
cliquant sur le bouton .
3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].
Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos
salariés ; listes des différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la
convention collective, caisses, etc.).
Saisissez ici le nom de la
société à créer.
Liste des dossiers existants.
21
L’assistant Top Départ
La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre
dossier de paye en procédant étape par étape.
1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante.
Vous disposez de deux modes de création :
• Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création
de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.).
Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous
pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier
(banques, caisses, salariés, etc.).
• Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des
paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés,
heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.)
2. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par
défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement
(Dénomination, coordonnées, etc.).
Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données.
3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>].
Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer].
Création d’un dossier en mode simplifié
Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les
éléments essentiels.
Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une
flèche rouge.
Fenêtre Coordonnées du dossier
Si vous ne récupérez pas les informations saisies lors de votre référencement, vous devez
renseigner les zones suivantes :
1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale.
2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les
différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton .
3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF.
4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante.
5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP.
Ainsi, votre logiciel contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP.
6. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société :
Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax.
Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre
précédente en cliquant sur le bouton [Précédent].
Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler].
La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement
les informations saisies (raison sociale, adresse).
22
7. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramètres du dossier
C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les
informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de
salaire.
Zone Paramètres
1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours.
2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.
Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois
de paye commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre.
Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en
décembre et la clôture annuelle s'effectue en novembre.
3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise.
4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent.
La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins
se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez.
Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le
bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des
bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Zone Congés Payés
5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés.
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au
mois de mai de l'année suivante.
6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une
journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de
congés payés.
7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet
peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de
calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante :
• 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés.
• 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours.
La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les
cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le
traitement de clôture de la période de référence des congés.
23
Zone Congés RTT
8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par
les congés RTT.
Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre
l'estimation des jours travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours
fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218 jours par an).
Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés
payés et des jours compte épargne temps.
Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramétrage du modèle de paye
Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir :
Du paramétrage de paye modèle
Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas
Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application.
Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.)
nécessaires à la création des bulletins de salaire.
10.Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le
triangle de sélection situé en fin de zone.
11.Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que
vous créez.
12.Cliquez sur le bouton [Suivant].
Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures
Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des
dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont
pas récupérés.
13.Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures.
Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de
paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Liste de contrôle
Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en
cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses,
Salariés, Etablissements.
Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les
variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant
sur le bouton d'aide.
14.Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer].
24
Création d’un dossier en mode avancé
Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres
généraux de la société.
Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide]
présents dans les fenêtres.
Si vous gérez plusieurs dossiers
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX
Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs :
• du Plafond de la sécurité sociale,
• du SMIC horaire,
• du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise),
• ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires,
par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers
(menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces
valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres globaux.
En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en
particulier, laissez ces cases cochées.
Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont
complétées lors des mises à jour de Ciel Paye.
Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours
et celles des trois dernières années.
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton .
Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée.
Par exemple : pour un bulletin de janvier 2012, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/
12 qui est 3031 et le SMIC horaire au 01/01/12 à savoir 9.22.
25
Contrôler et modifier le plan de paye
Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la
majorité des éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins.
Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez
plus qu’à vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus
particulièrement sur certains d'entre eux.
Les variables
Menu BASES - commande VARIABLES
Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires
pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent
également être utilisées dans le calcul des cotisations.
On distingue deux types de variables :
• les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés,
• les variables salariés dont la valeur est propre à chacun.
Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite
dans les fiches Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est
ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.
Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne
de la variable concernée.
Les variables globales
On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés.
Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée.
Exemple
C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une
période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois.
La valeur du ticket restaurant est
identique pour tous les salariés : ne
cochez pas cette case.
26
Les variables salariés
On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à
l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié est cochée.
Exemple
Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la
variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours
ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre d'absences ou de congés pris par le
salarié.
Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable
salarié. Ainsi, l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à
la variable à condition que celle-ci soit différente de zéro.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire
à associer.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.
Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les
décochez, vous désactivez leur affichage.
Cochez cette case pour indiquer
que la variable diffère
d’un salarié à l’autre.
Cochez cette case si vous
voulez que la variable soit automatiquement
remise à zéro
d’un mois sur l’autre.
27
Les rubriques
Menu BASES - commande RUBRIQUES
Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations,
intervenant avant le calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable
(SNETIMPO).
Exemple
Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les
rubriques :
La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets :
• l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la
rubrique ;
• l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique
est intégré, en cochant les options nécessaires ;
• l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être
calculée ;
• l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au
calcul de la D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul
des Frais professionnels, des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc.
1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.
Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé.
Mais la notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être
également rattachées à une Caisse.
2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].
Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net
imposable (ACOMPTE VERSÉ, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les
comptes comptables correspondants.
SBASE Salaire de base
R702 Absence pour conges payes
R703 Indemnites pour conges
R100 Prime d'anciennete
= SBRUT Salaire brut
Cotisations
= SNETIMPO Net imposable
R650 Remboursement carte orange
R651 Indemnites kilometriques
R600 Tickets restaurant
R008 Acompte
= SNET Net a payer
28
Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul.
3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte.
4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de
la formule.
Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin.
5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies.
6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe.
Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant
le symbole %.
Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets
restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée
en euros, en sélectionnant le symbole €.
Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation
du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin
que l’application tienne compte des conditions définies en préparation du bulletin.
7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à
droite de la zone. Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique
ou d'une formule de calcul.
8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et
la zone Et (borne extérieure exclue).
Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une
formule. Dans ce cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en
cliquant sur le bouton [§].
Ces boutons ouvrent des listes ou des
fenêtres permettant de paramétrer les
zones correspondantes.
29
Les cotisations salariales et patronales
Menu BASES - commande COTISATIONS
Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges
salariales et patronales à verser aux organismes sociaux.
Créer les caisses correspondant aux organismes sociaux
Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant :
• soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état
préparatoire DUCS.
• soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture
de paye en comptabilité.
1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse.
Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application.
2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît
à l'écran.
Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans
l’onglet Complément les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les
montants des cotisations y soient correctement imputés.
L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de
prévoyance, de mutuelle ou d’assurance.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur
les caisses.
Vérifier les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations
Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une
partie seulement de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure
étant représentée par le Plafond.
Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le
gouvernement varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par
décret, est révisé.
C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls.
Voir A propos de la règle des cumuls, page 50.
• Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique
Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui
permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans
tenir compte de leur répartition mensuelle.
• Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale
Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le
salarié et pour l’employeur.
30
La partie Condition d'application
Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée
sous certaines conditions.
Exemple
La cotisation C120ZF1 Maladie Mater. Décès veu. ZF est comprise entre 0 et 99999999.
La partie Condition d'application se présente alors sous la forme suivante :
L’onglet D.U.C.S.
Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par
codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales).
Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans
l’état préparatoire D.U.C.S (menu ETATS).
Voir L’état préparatoire DUCS, page 58.
Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation
sélectionnée.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail
sur les cotisations.
Déclarer la convention collective à laquelle est rattachée la société
Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE
Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les
différentes catégories de salariés.
1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la
barre d’actions pour définir la convention collective dont relève la société. Cette information
doit figurer sur les bulletins de salaire de vos employés.
Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre
Convention collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre
autres sur ces critères.
Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société.
2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans
l’onglet Salaires de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS).
31
La reprise de paye (reprise de cumuls)
Contexte
Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier
à Mars, vous gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous
voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye.
Les méthodes de la reprise de paye
Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être
appliquées :
1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à
refaire les bulletins de paye depuis le début de l'exercice.
2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période
allant du début de l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel.
En pratique
Première méthode
1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés et
dans l’onglet Congés/DIF, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre
exemple, à fin décembre N-1). Voir Créer les fiches des salariés, page 33.
2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser
votre plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans
les bulletins à créer. Voir Créer les profils correspondants, page 34.
3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant
des bulletins de de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établir des premiers
bulletins de paye, page 40.
4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration.
Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est
un excellent exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet,
enfin vous pourrez optimiser par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel :
• éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période,
• sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…),
• établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles,
• vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les
cotisations et les exonérations).
Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice
social, il est bien plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice.
Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du
possible, il serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de
faire la migration en janvier N+1.
32
Seconde méthode
Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé
par salarié pour la période à reprendre.
1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien
vers Créer un salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires.
Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre
exemple : Mars) dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établir des premiers
bulletins de paye, page 40.
2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton
[Créer].
3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de
ces éléments sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule (
dans notre exemple de Janvier à Mars).
Exemple :
Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de
janvier, février et mars sont à renseigner.
4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures
et de plafond.
5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au
niveau des variables.
Exemple :
Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de
double-cliquer sur le montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé.
Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de
chaque salarié pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails,
consultez la rubrique Onglet Congés/DIF de l’Aide, accessible à partir du menu ?.
Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants :
• Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année.
• Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…).
• Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou
annuelles.
• Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système.
Conclusion
Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos
futures éditions ou traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour
les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu
une période de présence sur l'exercice (ex: un salarié en CDD présent qu'au mois de
janvier).
33
Créer les fiches des salariés
Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application.
Pour chaque salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les
informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de salaire.
Recenser les différentes catégories de salariés et de services
Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les
différentes catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi
qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui correspond.
Exemple
Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une
entreprise. Voir Créer une fiche pour chaque salarié, page 35.
Gérer les entrées et les sorties des salariés
Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités
administratives auxquelles l'employeur doit se soumettre.
Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois
être fastidieuses, votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière
méthodique les entrées et sorties du personnel.
Assistant d'entrée d'un salarié
Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ
Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau
salarié et les documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le
contrat de travail et la D.U.E. (Déclaration Unique d'Embauche).
Assistant de sortie d'un salarié
Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ
Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que
vous devez remettre au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier
bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte et l'attestation Pôle
Emploi.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié et
Assistant de sortie d'un salarié.
34
Créer les profils correspondants
Menu BASES - commande PROFILS
Ces différentes catégories de salariés présents dans votre entreprise donnent lieu à des
profils à partir desquels la création des bulletins sera simplifiée.
En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations,
rubriques, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire,
etc.).
La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés
sans avoir à redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin.
Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales
catégories d'une entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout
simplement de les modifier ; il vous est également possible de créer autant de profils que
vous le souhaitez.
Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous
pouvez ajouter ou supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le
bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne.
1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil
concerné.
2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront
le bulletin des salariés rattachés à ce profil.
3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application),
vous allez les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié),
d'après la catégorie à laquelle il appartient.
Insère, dans le profil une ligne vierge audessus
de celle sélectionnée.
Ouvre la liste de tous les éléments du
bulletin pouvant être insérés dans un
profil.
Supprime, dans le profil, la ligne sé-
lectionnée.
35
Créer une fiche pour chaque salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS
La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un
bulletin ; c'est donc un élément clé dans une gestion de paye.
1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), cliquez
sur l’icône [Créer] de la barre d’actions.
Une nouvelle fiche apparaît.
2. Dans l’onglet Etat civil/Adr., renseignez l'état civil du salarié.
3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un
Profil au salarié.
4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du
salaire.
Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème»
correspondant à un type de paye bien particulier.
Les boutons de ce type (appelés boutons
liste) ouvrent des fenêtres permettant
de renseigner les zones
correspondantes.
Les paramètres de Gestion du
temps ne sont pas disponibles
dans Ciel Paye.
Pour inclure le salarié dans le
calcul automatique de l’effectif Fillon,
cochez l’option et associez un
mode de calcul.
Si plusieurs conventions collectives
sont appliquées dans la société,
choisissez celle à laquelle
le salarié est rattaché, en cliquant
sur ce bouton liste.
36
Dans la zone Type de paye :
si le salarié est mensualisé...
... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que
celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle
générale 151.67 h/mois depuis le passage aux 35 heures.
si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre...
... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule :
TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS).
si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société...
... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à
l'autres mais il est inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire
correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures
effectuées par mois.
si le salarié est payé aux points...
... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU
POINT X NBPOINTS.
si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules...
... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X
BASE.
Tests sur les salaires
Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut
donc vérifier que le salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant.
Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce
cas, les éléments de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du
menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables.
Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base
viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les
inclure dans le test (option Eléments du SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet
Prise en compte des rubriques).
L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut.
Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum
Conventionnel.
Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de
la valeur du SMIC, du SMC ou des deux.
Pour plus de détails sur les tests des minimas sociaux, consultez l’aide contextuelle.
5. Dans l'onglet Congés/DIF, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les
congés payés, les congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel
à la Formation (DIF) de chacun des salariés.
37
Droit au DIF
6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF.
• Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté
dans l'entreprise.
• Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois
en CDD.
Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat.
Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables
effectués dans les paramètres société.
Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement
renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient
correctement mises à jour.
• Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure.
• Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours.
• Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris.
• Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre.
Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées
dans les autres zones.
Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la formation (paramétrage,
gestion du droit au DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle.
7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez
les coordonnées bancaires du salarié si besoin.
8. Si vous souhaitez générer, une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées
dans l'onglet DADS.
Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises
lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel.
9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance
dans l’onglet IP.
Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en
cliquant sur le bouton [Aide] de la fiche Salarié.
Dupliquer une fiche salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS
Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce
qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc.
Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données
propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance...
1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir.
2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
3. La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides.
38
Imprimer la fiche individuelle de chaque salarié
Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière
claire et synthétique les principaux renseignements afférents au salarié.
1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la
fiche que vous souhaitez imprimer.
2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression
déclarés en Favori. Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de
sélection présenté à droite de l'icône Aperçu et sélectionner le titre
Fiche salarié.
Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du
document mais directement à la fenêtre d’aperçu avant impression
suivante :
Pour modifier le format d'impression Fiche Salarié, activez la commande APERÇU AVANT
IMPRESSION du menu DOSSIER.
3. Pour lancer l’impression, cliquez sur l’icône [Imprimer] de la barre d’actions.
Création des bulletins et traitements
40
Établir des premiers bulletins de paye
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier.
Vous êtes maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés.
Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties :
Le calcul du BRUT
Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à
partir duquel l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des
caisses de cotisations. Ce calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel
s'ajoutent des heures supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits des
heures ou jours d'absence.
Le calcul du NET IMPOSABLE
Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations.
C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus.
Le calcul du NET A PAYER
Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net
imposable calculé, d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du
Net à payer. Des remboursements de carte orange ou des frais de déplacement seront
ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes versés
au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable.
L'assistant Top Bulletin
Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN
Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement.
Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base
du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct.
Choisir la période de création du bulletin
Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme
Période de création des bulletins.
1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant].
Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de
salaire à la semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et
celle de Fin.
Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en
cours.
Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les
modifications effectuées.
41
Choisir le salarié pour lequel un bulletin doit être créé
2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez
le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de
la zone.
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un
salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié.
Choisir la méthode de génération du bulletin
3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées,
puis cliquez sur le bouton [Suivant].
Bulletin précédent
Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin
du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les
informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période
précédente, sont reportées sur la période en cours.
Profil
Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est
particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui
d'un salarié entré en cours d'année.
Bulletin vide
Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération
peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous
conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé.
Attention !
Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche
et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider].
42
Saisir les variables du bulletin
4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables
correspondantes.
Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet.
Exemple
Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juillet 2012 du 01/07/2012 au 31/07/2012.
Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa
date d'entrée et effectuera automatiquement la différence.
Ajouter une variable
1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer].
2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le
bouton [OK] pour valider. Voir Les variables, page 25.
Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci
sera automatiquement insérée dans le bulletin de paie.
Supprimer une variable
Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer].
Déplacer une variable
Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée.
Rétablir le paramétrage original
Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables.
Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est
personnalisable par salarié.
3. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces
opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en
cliquant sur le bouton [Modèles].
Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer
de la fenêtre du bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser.
4. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer].
Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider.
43
Valider les bulletins de la période
Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider.
Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez...
...modifier les informations du bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires.
...calculer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des
modifications que vous avez effectuées sur les lignes.
...effectuer le calcul du bulletin à l'envers
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye
inversée.
3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé.
... générer un profil d'après le bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir
duquel vous souhaitez générer le profil.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande
GÉNÉRER.
... imprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton .
... supprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer.
2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
... valider un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider.
2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
44
Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez...
... imprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton .
... créer les bulletins de la période suivante
A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou
CONTEXTUEL.
45
Effectuer le paiement des salaires
Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par
chèque ou par virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces.
Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous
allons voir comment il s'effectue à partir de votre logiciel.
Créer les comptes bancaires
Menu BASES - commande BANQUE
1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le
bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez.
Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour
chacune d'elle.
Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à
chacun de vos salariés payés par virement :
3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - double-clic sur la ligne du
salarié concerné).
4. Cliquez sur l'onglet Banque.
5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné.
L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire
parvenir les ordres de virement de salaires à votre
banque directement via votre messagerie.
46
Éditer l'état des paiements
Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS
1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de
vos paiements.
2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état.
Transférer les ordres de virement à votre banque
C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des
ordres de virement à votre banque.
Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS
DES SALAIRES du menu CONTEXTUEL.
Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement.
3. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immé-
diat, Etebac 3 différé, e-mail.
4. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à
l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement
Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement
présenté à l'écran. En imprimant ce bordereau (par l'icône Imprimer de la barre d'actions)
vous conservez ainsi un justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez
transmis à votre banque.
La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre de virement
et de la génération du fichier.
Si votre société possède plusieurs comptes dans diffé-
rentes banques, sélectionnez la banque pour laquelle
vous éditez l’état des paiements.
Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer
les ordres de virements des salaires : SEPA, Association
Française de Banques (AFB) ou Banque De
France (BDF).
47
Transférer l’écriture de paye en comptabilité
A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous
pouvez générer l'écriture de paye de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement
correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans
lequel vous les récupérez.
Saisir les comptes de comptabilité générale
Pour que l'écriture de paye soit correctement générée, vous devez vérifier, dans un
premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de
paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois.
Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une
modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par
exemple.
Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante.
Pour les salariés
Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié :
• Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut,
• Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à
payer de chacun des salariés.
Pour les cotisations
Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de
la fiche Caisse :
• Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales,
• Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales,
• Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce
compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales.
Pour les rubriques
Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux
rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net
imposable.
Deux cas de figure se présentent :
• si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais,
etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ;
• si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le
Compte Charge patronale et le Compte Part patronale.
48
Générer l'écriture comptable
Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les
écritures comptables de vos données de paye.
1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande
GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont
renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.
3. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur le bouton [OK].
Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de
modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible.
A partir de la liste des bulletins de salaire, l'indication OUI dans la colonne Comptabilisé
indique que l'écriture comptable a été générée pour la période concernée.
Transférer l'écriture comptable
Vous venez de générer votre écriture comptable. Vous pouvez maintenant effectuer le
transfert de cette écriture vers la comptabilité.
Si vous possédez Ciel Compta
1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton [Sélection
d'un répertoire] pour le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel
Compta vous sont alors proposés.
3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer l'écriture.
Cette date correspond à la date du jour.
Cette option permet de générer à nouveau l’écriture
comptable pour la période de paye, en tenant
compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont
déjà fait l’objet d’un précédent transfert.
La partie « Ecritures à générer » n’est pas
disponible dans Ciel Paye.
Cette option est cochée par défaut si l'analytique est
renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables
sont éclatées en fonction des codes analytiques
49
4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste
déroulante et choisissez-en un :
• Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels
de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques.
• Format Ximport : ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard
TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du
fichier est : XIMPORT.TXT
• Ciel Compta Dos.
5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert.
Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel
Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver l'écriture
comptable de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé
XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur
une disquette.
Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le
fichier.
Ce fichier XIMPORT.TXT comporte une colonne servant à identifier la monnaie d'origine :
• o : la monnaie d'origine est l'euro ; les montants sont exportés en francs, puis seront
convertis en euros dans un dossier comptable géré en euros.
• n : la monnaie d'origine est le franc ; les montants sont exportés en francs.
Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité...
Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Vous pouvez alors exporter votre écriture de paye via un fichier au format ASCII, dont
vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter.
Quelques mots sur la validation groupée...
Après avoir réalisé un transfert de l'écriture de paye en comptabilité et après avoir vérifier
les écritures ainsi générées, vous pourrez enchaîner en une seule et même opération la
validation des bulletins ET le transfert de l'écriture de paye en comptabilité.
Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins (menu
GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE).
1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande
MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Une écriture de paye est alors générée d'après les bulletins qui vont être validés et le
transfert en comptabilité du fichier des écritures de paye est également réalisé.
Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la
commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
Voir Générer l'écriture comptable, page 48.
50
A propos de la règle des cumuls
La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs
des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être
automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné.
Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de
sécurité sociale est normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des
écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois,
l’ACOSS autorise les entreprises à effectuer cette régularisation tous les mois et permet
ainsi d’éviter des écarts trop importants.
Principe
Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un
mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de
l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds.
Exemple 1
Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 2 946 € au 01/01/2011.
Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 500 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche
A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 500 €.
Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 480 €.
Sans régularisation automatique
La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera
calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées :
Tranche B (2 500 € + 480 €) - 2 946 € = 34 €
En appliquant mensuellement la règle des cumuls
Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond.
Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé
est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A.
Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 2 946 sera modifiée
par 2 980 dans le bulletin selon la formule suivante :
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA
cumulée
Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 €
Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 €
Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 €
Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple)
7 980 € - 5 000 € = 2 980 €
51
Exemple 2
Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le
salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 1910 euros au mois de mai.
Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche
A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin.
Exemple 3
Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau
régularisés.
Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche
A. La tranche A est donc égale à 17 390 € - 14 730 € = 2 660 €. Pour tenir compte des
régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée.
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA
mensuelle
Base TA
cumulée
Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 €
Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 €
Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 €
Avril 2 500 € 10 480 € 11 784 € 2 500 € 10 480 €
Mai 4 410 € 14 890 € 14 730 € 4 250 € 14 730 €
Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple)
14 730 € - 10 480 € = 4 250 €
Tranche B = Salaire Brut - Tranche A
4 410 € - 4 250 € = 160 €
Brut Brut cumulé Plafond TA
cumulé Base TA mensuelle Base TA
cumulée
Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 €
Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 €
Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 €
Avril 2 500 € 10 480 € 11 784 € 2 500 € 10 480 €
Mai 4 410 € 14 890 € 14 730 € 4 250 € 14 730 €
Juin 2 500 € 17 390 € 17 676 € 2 660 € 17 390 €
52
Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la
tranche B sera égale à - 160 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro.
Conditions d'application de la règle des cumuls
Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la
valeur mensuelle des planchers et plafonds :
• si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié,
• et si l'option Régularisation automatique est cochée.
Voir Vérifier les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 29.
Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais,
bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches
utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le
calcul de la taxe sur les salaires.
Les impressions
54
Principes généraux des impressions
Les différents types d’impression
On distingue trois types d'impression.
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et
imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés
dans la barre de navigation.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables,
rubriques, cotisations, etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi
qu'aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins.
Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour
obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour
imprimer la liste de toutes les caisses existantes.
Les documents
Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer
le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple).
De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de
documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et
modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurer une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états
doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu
DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Attention !
Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne
peuvent pas être modifiés.
55
Choisir une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante
déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que
vous voulez utiliser :
• par la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état,
• ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et
APERÇU AVANT IMPRESSION d'une liste ou d'un document.
Le mode Aperçu avant impression
Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle
qu'elle s'imprimera sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document.
Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales
d'impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER.
Demander l'aperçu avant impression d'un état
1. Activez une des commandes du menu ETATS.
2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur l’icône Aperçu .
Demander l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION
du menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant.
L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format pdf
Vous pouvez visualiser votre bulletin au format pdf.
1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur l'icône .
2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser.
Un fichier pdf est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide
d'Adobe Reader. Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre
ordinateur.
Modifier l'affichage de l'édition à l'écran
Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre :
• par les raccourcis clavier <+> et < - >,
• par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supé-
rieure à 100% pour l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire,
• par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur
papier.
56
Enregistrer un aperçu au format pdf
Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF
Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de
document (différent d'un bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce
document au format PDF.
Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou
CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu.
Envoyer par e-mail un état au format pdf
Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL
Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de
document (différent d'un bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL
votre document converti en pdf.
Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du
menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu.
Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le
répertoire Temporaire de Windows™.
Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré.
Imprimer l'état, la liste ou le document sur papier
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier.
La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre
dans lequel elles doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre.
Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes,
documents et états dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des
documents et rubriques spécifiques à chaque état.
57
Les éditions mensuelles et trimestrielles
Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états
nécessaires au suivi de vos données de paye.
Le journal de paye
Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE
Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du
menu ETATS. Vous l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en
cumulé.
Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de
paramétrage de l'édition. Selon les critères que vous définissez, la présentation de
l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires) sera quelque peu différente
puisque ces lignes pourront être détaillées ou non.
Le livre de paye
Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE
Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble
de vos salariés.
Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre
de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères
que vous souhaitez visualiser dans l'édition.
Toutes les lignes du bulletin sont
imprimées pour chaque salarié
sélectionné.
Seules les lignes principales du
bulletin sont imprimées : nombre
d’heures, salaire de base,
cotisations cumulées, etc.
Toutes les cotisations seront
présentées dans l’ordre alphanumé-
rique, et non dans l’ordre de
présentation des bulletins.
58
Les déclarations aux organismes sociaux
Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE
Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux
diffèrent :
• pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin
de mois ;
• pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir
chaque fin de trimestre.
La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et
d'imprimer, pour chacune des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état,
non seulement une distinction est faite entre la part salariale et la part patronale (bases,
taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et salariaux est également
réalisé.
Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection.
L’état préparatoire DUCS
Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS
Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de
regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales).
Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des
caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez
calculer et imprimer l'état préparatoire.
Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des
organismes sociaux auxquels la société est affiliée.
1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux
établissements.
Si vous avez défini des codes de regroupement
dans les fiches cotisations,
vous pouvez obtenir le cumul
des bases, taux et montants des différentes
tranches de cotisations
versées à une caisse.
59
Période
2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin.
3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans
l’édition de la DUCS :
• Période uniquement
• Période et récapitulatif
• Récapitulatif uniquement
Caisse
4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou
sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en
cliquant sur le bouton du même nom.
La fenêtre Caisses s’affiche.
5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant
sur le bouton [OK].
Vous revenez à la fenêtre DUCS.
Établissement
6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la
DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste
d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements
s’affiche.
7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte.
8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.
Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI
DUCS. Cet assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la
procédure de souscription à Ciel directDéclaration Social.
Consultez le Manuel de référence, Menu Etats, Etat préparatoire DUCS.
60
L’assistant EDI Ducs
Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS
Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant
Edi Ducs vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye
vers les organismes de protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une
télédéclaration.
Informations détaillées sur la télédéclaration
1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration
de la Ducs. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus]
associés à chaque option.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.
L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde
étape de l'assistant lors des prochaines utilisations de la commande.
Souscription à Ciel directDéclaration Social
Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier
(menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier
(menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS).
Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire].
1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à
l'abonnement Ciel directDéclaration Social.
2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests,
votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée,
l'envoi sera réalisé en mode réel.
3. Sélectionnez qui prend en charge la transmission :
• Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise.
• Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables,
centres de gestion agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission.
4. Indiquez la civilité, nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi
que son adresse E-mail.
5. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de
vous identifier.
Attention !
La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion
directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des
organismes de protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite
complémentaire et de prévoyance.
61
Réduction sur les bas salaires
Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES
Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle
est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues.
Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir
indiqué qu’elle est assujettie à la réduction sur bas salaire.
Réductions des cotisations patronales
Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS...
Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale
(assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail),
elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction
est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un
coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération
mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES
COTISATIONS... du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition :
sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser
dans l'édition.
Si vous bénéficiez de l'allégement des 35 heures, cochez l’option correspondante.
Etat des congés payés et RTT
Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT
Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû,
pris et restant sur l'exercice N et N-1.
Attestation Pôle Emploi
Menu BASES - commande SALARIÉS
puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI
Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant
l'entreprise pour faire valoir ses droits.
L’accès à cet état est différent dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment mais le
principe reste identique.
Pour plus de précisions, reportez-vous au paragraphe “Attestation Pôle Emploi”,
page 77.
Attention !
Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande
d’adhésion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement.
Traitements de fin d’année
63
Traitements de fin d’année
La dernière paye de l’année
Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls
annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés.
Voir A propos de la règle des cumuls, page 50.
Régularisation des planchers et plafonds
Avec régularisation automatique
Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le
début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le
dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières.
Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations.
Sans régularisation automatique
En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors
calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les
comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations.
Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en
cumulé il ne devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la
régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée.
Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur.
Le treizième mois
Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier
bulletin de l'année de chaque salarié.
Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique
PRIME13 Prime de treizième mois est créée.
Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés
concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT.
Les états de fin d'année
Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées,
vous procédez à l'impression :
• des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par
caisse, etc.). Voir La clôture du dossier, page 65.
• de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle.
• de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales.
Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 64.
64
Traitements de fin d’année
La déclaration annuelle des données sociales
La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les
entreprises. Avec votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la
DADS ainsi que créer une DADSU.
Etat préparatoire DADS
Menu ETATS - COMMANDE ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS
L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos
salariés.
Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que
les informations nécessaires sont correctement définies.
Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire.
Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique
Etat préparatoire D.A.D.S.
Créer une DADSU
Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADSU
Afin de générer des DADSU à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le
module Ciel Déclarations Sociales.
Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle
déclaration.
Cet assistant vous propose également d’effectuer un contrôle de cohérence afin de limiter
le nombre d'erreurs dans votre déclaration
Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide.
Ensuite, la DADSU est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce
module que vous contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration.
Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres
opérations sont proposées :
• re-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES
DADSU,
• accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande
SUIVI DES DADSU.
65
Traitements de fin d’année
La clôture du dossier
Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE
L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en
réalisant au préalable tous les traitements nécessaires.
1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant.
Après l’avoir lue, cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant.
L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant :
• Journal de paye,
• Livre de paye,
• Charges à payer par caisse,
• Fiche individuelle.
3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer]
pour quitter l'assistant.
Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y
rapportent, consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas
de la fenêtre Top Clôture.
Cliquez sur ces
boutons d’aide pour obtenir
des informations relatives
au traitement
correspondant.
Les cases à cocher sont
des indicateurs. Elles sont
grisées par défaut et cochées
en fonction des
opérations
effectuées.
Gestion des dossiers
67
La gestion des utilisateurs
On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou
consulter les données de paye d'une société.
Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en
leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés
chaque fois qu'ils activeront certaines commandes.
L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à
certains menus et commandes.
Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres
On distingue deux types d'utilisateurs :
Les utilisateurs maîtres
Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou nonmaîtres)
et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes.
Les utilisateurs non-maîtres
Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres
ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être
limité.
Créer, Modifier ou Détruire les fiches Utilisateurs
Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS
du menu UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet.
Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs.
68
La sauvegarde
La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure
de courant inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos
différents dossiers. Vous pouvez ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque
dur ou sur les fichiers eux-mêmes.
Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail !
Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois,
après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents
nécessaires.
Sauvegarde de vos données sur support
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE
Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un
support externe (disque dur, clé USB....), le principe est le même.
1. Connectez votre support sur vote ordinateur.
2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre :
Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de
déclarations sociales ainsi que les archives liées au dossier.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des
salariés, les bulletins de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos
modèles de bulletins.
• Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des
archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegarder une
archive, page 86.
• Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations
Sociales, à savoir vos DADSU et vos attestations employeurs (AED).
69
3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde.
4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données.
5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.
Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les
sauvegardes ont été réalisées.
Sauvegarde de vos données en ligne
Menu DOSSIER - commande E-SAUVEGARDE
Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde.
Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des
locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent
une connexion Internet qui est utilisée lors de :
• la création/modification du site à l'aide d'un assistant,
• l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée,
• la réalisation d'une sauvegarde en ligne.
Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, e-Sauvegarde.
70
La restauration
Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées.
1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectezle
à votre ordinateur.
2. Ouvrez la société à restaurer.
Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est
inactive ; son titre est grisé.
3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION.
4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui].
5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant
sur l'icône .
La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi
s'affiche.
Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de
paramétrage ainsi que l’archive liée au dossier.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des
salariés, les bulletins de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos
modèles de bulletins.
• Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des
archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegarder une
archive, page 86.
6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la
sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du
bon jeu de sauvegardes à restaurer.
8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement.
A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert.
Attention !
Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé
sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle.
Les fonctionnalités de Ciel Paye Évolution
et Ciel Paye Bâtiment
72
La gestion de temps
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS
Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu
DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible.
La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des
entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires
qui devient de plus en plus complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes,
variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel.
Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux
outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion.
Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour
optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les
contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail.
Le module de Gestion de temps intégré vous permet :
• d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels),
• d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater
d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié,
• d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques.
Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de
travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez
utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes
absences et/ou présences de vos salariés.
Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE
Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles
de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de suractivités, de sous-activités ou bien
encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les
plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés.
Attention !
Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant
Top Départ de choisir votre mode de gestion des absences.
Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de
gestion de temps.
73
Concevez vos plannings prévisionnels annuels
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL
Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir
vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES
DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de
salariés ayant des horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de planning
différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous
les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos
plannings salariés.
Déterminez les différentes natures d'écarts possibles
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS
Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En
effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé
pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les
bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes
rubriques de paye qui leur seront affectées.
Rattachez un modèle de planning à un salarié
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS
Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de
travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque
salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir
duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui
représentent le «réalisé»).
Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un
salarié pourra être rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou
hebdomadaires).
Enregistrez vos feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS -FEUILLES DE TEMPS
Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la
saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer
les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au
réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de
congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires.
Saisie décentralisée des feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL
Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées
par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de
temps, votre logiciel vous donne la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel.
Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide
contextuelle de l’application.
74
La gestion automatique des IJSS
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer
automatiquement les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).
La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye
est Mensuel, Horaire, Par points.
Paramétrage des IJSS
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS
Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont
pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail).
Mode de calcul des IJSS
1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net.
2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante.
Paramétrages
Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué.
3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables
qui participent au calcul des IJSS.
4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des
variables.
5. Sélectionnez, les rubriques associées :
• au maintien de salaire,
• aux IJSS déduites,
• aux IJSS versées,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
6. Sélectionnez, les variables associées :
• au maintien du salaire,
• aux IJSS,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici
seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le
calcul des rubriques.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
75
Dans le bulletin
Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS
Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le
calcul du bulletin.
Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une
période d'arrêt de travail.
Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une
modification cette zone sera automatiquement actualisée.
1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche
pour lancer le calcul.
2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante.
Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables
rattachées sont accessibles à partir des paramètres IJSS.
Voir Paramétrage des IJSS, page 74.
Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées.
Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à
l’aide contextuelle de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale.
76
Les services
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande SERVICES
Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise.
Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés.
La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés.
Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de
vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir
La gestion de temps, page 72.
77
Les éditions administratives
Attestation Pôle Emploi
Menu BASES - commande SALARIÉS
puis menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION PÔLE EMPLOI
Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant
l'entreprise pour faire valoir ses droits.
A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation
d'envoyer l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er
février 2011).
Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi
choisi, la saisie est différente :
• Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations
Sociales. Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL
DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES AED.
• Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché
à l’écran.
Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi.
Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES,
qui facilite toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ
d'un salarié de l'entreprise et notamment l'attestation Pôle Emploi.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant de sortie d'un salarié.
L'attestation de salaire
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
(à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS -
ATTESTATION DE SALAIRE
Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou
paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités
journalières auprès de la Sécurité Sociale.
Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire
qui doit être produite.
1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, maladie professionnelle,
accident du travail) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de
zone.
2. Indiquez la date de l'arrêt de travail.
3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail
ainsi que la date de reprise du travail.
78
Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant
son absence. L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité
Sociale verse alors directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas,
les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié.
4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante.
5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la
société.
6. Les coordonnées de l'organisme payeur renseignées dans l'onglet Banque de la fiche
Salarié sont reprises par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.
7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également
le Type de maintien du salaire (Intégral ou Partiel).
8. Les informations demandées en bas de la fenêtre varient selon le type d'attestation
(maladie ou accident du travail).
• Attestation pour maladie : précisez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la
déclaration.
• Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du médecin de travail
dans la zone Médecin du travail ainsi que le poste occupé par la personne en charge
de la déclaration dans la zone Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un gérant de
magasin, d'un responsable paye, etc.
9. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît
alors à l'écran.
10.Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complé-
tez-le éventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre
au salarié concerné pour qu'il le signe.
La Déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.)
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
(à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS -
D.U.E (EDI, Papier ou Internet)
Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; il
s'agit de la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche
du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7
formalités liées à l'embauche d'un salarié. L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir,
à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéresse.
1. Ouvrez la liste des salariés puis activez la commande D.U.E.
S'il s'agit d'une DUE Papier...
2. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de
l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option
Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales.
3. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf
peut contacter dans l'entreprise.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement
généré et présenté à l'écran.
79
DUE EDI uniquement
1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf
peut contacter dans l'entreprise.
2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de réfé-
rencer le message.
3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel.
4. Cliquez sur [OK] pour valider.
5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez
alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer.
6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
7. La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.
Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide
contextuelle de l’application.
80
Le récapitulatif des salaires
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu ÉTATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES
Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches.
Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse.
1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou
Un seul.
2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste].
3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez
Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton
[Liste].
4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection.
5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement
d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement.
6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.
Pour des informations détaillées sur l’état récapitulatif des salaires, reportez-vous à
l’aide contextuelle de l’application.
81
Le générateur de documents
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents.
Tous les documents sont communs à tous les dossiers.
Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés,
variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les
bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu
DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un
document.
Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé
uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné
pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la
fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement identique à la fenêtre d'accès
aux impressions.
Créer un document
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de
document que vous souhaitez créer.
2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement
dans la liste concernée.
3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du
document.
Ouvrir un document existant
1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix.
Le symbole se transforme alors en signe -.
2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné,
2. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK].
Supprimer un document existant
Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire].
Dupliquer un document existant
Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer].
Importer / exporter un modèle de document
Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes
différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre
par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre
Générateur de documents.
Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide
contextuelle de l’application.
82
Les éditions chaînées
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu ÉTATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES
Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes.
La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de
paye, livre de paye, charges à payer par caisse, etc.)
1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur
le bouton [Ajouter].
La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche.
2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur
le bouton [OK].
3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer.
Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée.
Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres
différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye
annuel).
4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK]
pour lancer l'impression.
Supprimer un état de l'édition chaînée
Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et
cliquez sur le bouton [Supprimer].
Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés
dans la liste des états à imprimer.
Consulter les critères de sélection de l'état
1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état
concerné dans la Liste des états à imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état.
La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles
modifications si vous le souhaitez.
Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide
contextuelle de l’application.
83
Personnalisation des fiches salarié
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER
Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires
permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins.
Exemple
Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés
(formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces
informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER
LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces critères.
Ouvrir la liste des salariés
1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS.
La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour
effectuer vos paramétrages.
Les principaux outils
icône cadre : permet de définir une zone.
icône texte : permet de saisir du texte.
icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan.
icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan.
icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés.
icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie.
icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les
personnalisations que vous venez de mettre en place.
Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du
salarié concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors
compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre.
Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous
à l’aide contextuelle de l’application.
84
Générer des écritures comptables
(Zone Ecritures à générer)
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE
Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les
différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de
vos données de paye.
Pour cela, à partir du JOURNAL COMPTABLE, faites un clic-droit et activez la commande
GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES.
Zone Ecritures à générer
1. Précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable :
• écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel.
Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée l'écriture de paye est SA mais
vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité.
• et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués
aux salariés.
2. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur [Ok].
Toutes les lignes de l'écriture sont alors présentées. A ce stade, il ne vous est pas
possible de les modifier.
85
Assistant de cotisation
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande
ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS
Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et
choisir la fonction Assistant.
Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les
informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la
présentation diffère.
• Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes.
• Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures.
• Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite.
• Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant.
86
L’archivage d’un dossier
Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Archiver un dossier
Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE
Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture
annuelle, cochez la case Archiver le dossier avant la clôture.
Une seule archive peut être réalisée par dossier. Par conséquent, si une archive existe
déjà, celle-ci est remplacée par la nouvelle archive.
Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou
encore la supprimer.
Consulter une archive
Menu DOSSIER – commande OUVRIR
Cette archive est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder
aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de
modifier des bulletins de pays validés.
Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une
petite flèche en face du nom de la société.
1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message
vous demande donc de la décompresser.
Sauvegarder une archive
Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER
Il est possible d’inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la
clôture annuelle.
Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture.
Supprimer une archive
Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER
Il est possible d’effacer de votre disque l'archive d'une société.
1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive.
2. Confirmez la suppression.
Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est
également effacée.
87
La gestion analytique
Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment
Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts
salariaux. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos
écritures comptables et états.
Codes analytiques
Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES
Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous
serez susceptible d'utiliser par la suite.
Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6
caractères.
Dans les fiches salariés
Menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique]
Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes
analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la
répartition analytique du bulletin.
• Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne
peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié.
• La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition.
• Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches
salariés.
Dans les bulletins de paye
Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique
L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche.
S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier
même si le bulletin est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants :
• Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques.
• Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique.
• Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir
à la répartition initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser].
88
Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées
dans la fiche du salarié via le bouton [Mémoriser].
• Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de
saisir à d'autres bulletins.
Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il
soit inférieur à 100%.
Dans les écritures comptables
Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER LES ÉCRITURES
COMPTABLES.
L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné
dans votre dossier.
Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des
codes analytiques associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les
pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins.
Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes
comptables sans affectation analytique.
89
Import Ciel Bâtiment
Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment
Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT
Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de
les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des
exports et à des imports des données.
Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique.
La procédure se déroule en deux temps :
• Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos
données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT).
• Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données.
Dans Ciel Bâtiment
Au préalable
Paramétrage de paye
1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE
2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone.
3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par
défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous
cliquez sur le nom de votre société.
4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message
d'erreur s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye.
5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à
Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment.
Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans
la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel
de Paye.
Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de
paye.
6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider].
Matricule salarié
Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans
Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export.
Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et
saisissez un matricule.
Suivi de chantier
Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de
main d'oeuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un
chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE.
90
Exportation
Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de
l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel
Bâtiment.
Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE.
Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt
sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de
votre société de paye.
Dans Ciel Paye Bâtiment
Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés
(modification de l'extension .TXT en .BAK).
1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la
fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS
et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil.
2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les
données que vous ne voulez pas récupérer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie
que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%.
Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte
sont quand même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera
pas pour autant impactée.
Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte
ne sont pas modifiés.
Attention !
Ne modifiez pas ces fichiers.
91
Etat préparatoire DADS CI-BTP
Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment
Menu ETATS - COMMANDE ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS
Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse
des Congés Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP).
Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée :
Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les
informations pour la caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte.
Les informations requises sont alors ajoutées à votre état.
92
Index
A
Analytique 87
Aperçu avant impression 55
bulletin au format PDF 55
état 55
liste ou document 55
Assistant
clôture de dossier 65
création d’un bulletin 40
création de dossier 21
entrée d’un salarié 33
sortie d’un salarié 33
Attestation ASSEDIC 61, 77
Attestation de salaire Maladie 77
B
Bulletins
assistant Top Bulletin 40
calculer à l’envers 43
établir le premier bulletin 39
valider 43
C
Caisses 29
Charges à payer par caisse 58
Clôture
assistant Top Clôture 65
Congés 22, 36
Convention collective 30
Cotisations 29
D
DADS 63
Déclaration Unique d'Embauche 78
DIF (Droit Individuel à la Formation) 37
Documentation 7
Documents administratifs 77
Dossier
assistant Top Départ 21
clôturer 65
créer 20
paramètres
généraux 22
modèle de paye 23
restaurer 70
sauvegarder 68
E
Ecriture comptable 47
Editions
fin d’année 63
Etats
attestation ASSEDIC 61, 77
charges à payer par caisse 58
congés payés et RTT 61
DADS 63
journal de paye 57
livre de paye 57
provisions pour congés payés 63
réductions
cotisations patronales 61
Exemple
bulletin de salaire 17
société 13
G
Gestion de temps 72
bordereau de saisie 73
bordereau de saisie Excel 73
feuille de temps 73
natures d’écarts 73
planning hebdomadaires 72
planning salariés 73
plannings annuels 73
Copyright 2012 Ciel
Manuel de découverte Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment - MAN_WP - V19.0 /12.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
I
IJSS
gestion automatique 74
paramétrage 74
Import Ciel Bâtiment 89
Impressions
aperçu avant impression 55
imprimante 54
types 54
Imprimante
choisir 55
configurer 54
Intuiciel 14
J
Journal de paye 57
L
Livre de paye 57
N
Natures d’écarts 73
P
Paiement
état 46
ordres de virement 46
Paramètres
généraux 22
modèle de paye 23
Paye inversée 43
Profils 34
R
Réductions
cotisations patronales 61
Règle des cumuls 50
conditions d’application 52
principe 50
régularisation automatique 29, 63
Restaurer un dossier 70
Rubriques 27
S
Salariés 31
assistant d’entrée 33
assistant de sortie 33
créer une fiche 35
profil 34
Sauvegarde
en ligne 69
sur support 68
Services 76
T
Tranches 29
Transfert
écriture comptable 47
ordres de virement 46
Treizième mois 63
U
Utilisateurs 67
V
Validation groupée 49
Variables 25
globales 25
salariés 26
Manuel de découverte
Ciel Gestion Intégrale
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel.
Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les
éléments de base.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,
• votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement,
• le dépliant d’installation.
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet
Explorer 7.0 (ou supérieur).
• Pentium 3 minimum 900 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 1Go de Ram.
• 550 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Pilotage : nécessitent la police de caractères Wingdings3 (installée par
défaut avec Microsoft Office Word).
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur).
• Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).
Pour utiliser les fonctions réseaux
• Nécessite une carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou plus, et protocole TCP/IP installé
(réseau câblé local).
• Plateforme Windows obligatoire.
• Ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows Serveur (excepté pour l'utilisation
de plus d'une session en mode TSE).
Pour utiliser directDéclaration
• 1Go de Ram.
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants
système déjà installés sur votre poste.
• Une connexion internet via modem ADSL.
Pour utiliser Ciel e-Commerce
• 512 Mo de Ram.
• 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Une connexion internet via : Numéris, ADSL, câble ou ligne spécialisée.
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..................................................................................... 6
Documentation ..................................................................................7
Démarrez votre logiciel .......................................................................8
Si vous débutez .................................................................................9
Entraînez-vous ................................................................................13
Création et mise en place d’un dossier ............................................. 17
Créez un dossier ..............................................................................18
Les paramètres du dossier ................................................................23
Gestion commerciale ........................................................................ 36
Créez les données de base ................................................................37
Saisissez les pièces clients ................................................................56
Saisissez les pièces fournisseurs ........................................................76
Gestion de production.......................................................................77
Commandes des articles en rupture....................................................78
Gestion des stocks multi-dépôts.........................................................79
Comptabilité ..................................................................................... 81
Créez et modifiez le plan de comptes ..................................................83
Créez les journaux ...........................................................................87
Créez vos chéquiers et vos RIB ..........................................................89
Préparez une comptabilité analytique..................................................91
Saisissez les écritures comptables ......................................................93
Le brouillard.................................................................................. 107
Rapprochez une facture et son règlement.......................................... 109
Rapprochez des écritures avec la banque .......................................... 110
Pointez des écritures ...................................................................... 111
Annulez une écriture validée............................................................ 112
Gérez la trésorerie prévisionnelle ..................................................... 114
Les états......................................................................................... 116
Les différents types d’état ............................................................... 117
La liste des états disponibles ........................................................... 119
L’imprimante ................................................................................. 120
Les états pilotés ............................................................................ 121
Traitements de fin d’année ............................................................. 122
L’assistant Top Clôture ................................................................... 123
La régulation des stocks ................................................................. 124
Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) .................................. 125
Importez et exportez des données ................................................... 128
La sauvegarde ............................................................................... 135
La restauration .............................................................................. 137
Index.............................................................................................. 139
Prise en main
7
Prise en main
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous
rappelons les conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris.
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Le manuel de référence
Le manuel de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements
à effectuer.
Pour le visualiser, allez dans le menu AIDE et choisissez MANUEL DE RÉFÉRENCE.
Naviguez dans le manuel de référence
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre.
Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Vous affichez le
paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Pour imprimer le manuel de référence électronique
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et
commandes.
Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier
ou activer la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le Manuel de référence
ou l’aide.
8
Prise en main
Démarrez votre logiciel
Vous pouvez lancer l’application à la fin de la procédure d’installation.
Vous avez deux possibilités pour ouvrir votre logiciel :
• Cliquez sur l'icône présenté sur le Bureau de votre ordinateur.
• Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows™.
Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION INTÉGRALE - CIEL GESTION INTÉ-
GRALE.
Vous accédez à la page d’accueil ci-dessous :
Référencez-vous
Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à
titre personnel et pour une seule application.
Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie
Editeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement.
9
Prise en main
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Gestion Intégrale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met
l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
• créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos
pièces commerciales.
• saisissant ensuite vos devis clients.
• transformant directement un devis en facture.
• utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi,
fournis avec Ciel Gestion Intégrale.
• personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
• Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille
• Les clients
• Les fournisseurs
• Les représentants
• Les familles d'articles
• Les articles
Voir Créez les données de base, page 37
Vous pourrez ensuite gérer votre comptabilité. Voir Comptabilité, page 81
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre
dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces
commerciales (devis, factures, règlements).
10
Prise en main
Saisissez un nouvel article
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments
clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très
importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer
vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
1. Activez la commande ARTICLES du menu GESTION (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez
sur le bouton .
La fenêtre Article s’affiche.
2. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire.
3. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK].
Pour plus d’informations sur la saisie d’un article Voir Les articles, page 43
Créez un devis pour un client
Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu GESTION -
VENTES.
La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre
nouveau devis.
1. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est
obligatoire.
2. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK].
Transformez un devis en facture
Pour éviter de saisir une facture, Ciel Gestion Intégrale vous permet de gagner du temps
en transférant directement votre devis en facture.
1. Sélectionnez le devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] situé dans la
barre d’actions puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN
FACTURE.
2. Confirmez le traitement.
3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez
que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 66
11
Prise en main
Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents
Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition des modèles de documents (offres
promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux
(modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.).
Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps
précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo
par exemple) à partir du générateur de documents.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence
accessible par le menu AIDE.
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes
utilisés en comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou
perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement
dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par
la loi et répartis en 8 classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle
il appartient. On distingue ainsi :
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours,
tiers, financiers
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits)
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des
montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit
et la somme des montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable,
avec un cumul pour chacun d'eux.
12
Prise en main
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des
écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est
représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués
à la clôture de l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de
l’entreprise (bénéfice ou perte).
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou
plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se
soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des
échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la
concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire,
adressé périodiquement par votre banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous
saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
13
Prise en main
Entraînez-vous
Nous vous invitons à découvrir Ciel Gestion Intégrale en utilisant le fichier d’exemple.
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple accessible depuis la page
d’accueil.
2. Le fichier exemple Société Exemple s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de comptes, d'écritures,
etc.
Lors de l’installation de l’application, seul ce dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par
le bouton accessible depuis la page d’accueil.
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage.
14
Prise en main
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des
commandes est accessible à l'aide des menus.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de
votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures,...)
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre
verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents
groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel,
• ouvrir des applications ou des fichiers,
• présenter des images ou des notes texte,
Bouton de
fermeture
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Barre de statut Intuiciel
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Prise en main
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres
électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur
un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant
l'adresse du destinataire.
Vous trouverez une description détaillée des menus dans le Manuel de référence
accessible par le menu AIDE.
L’Intuiciel©
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Vous pouvez y accéder via le
menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou encore depuis les boutons de la barre
d’actions .
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous
permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales et comptables ou à
des récapitulatifs de vos chiffres d'affaires. Il est composé du Bureau, des Tableaux de bord
et des Etats et statistiques.
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines
rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou
rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des
informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations
etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l’assistance
technique.
Personnaliser Mon Bureau
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter
les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation,
il suffit de cliquer sur le bouton .
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de
travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau
plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un
pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence
accessible par le menu AIDE.
16
Prise en main
Trouvtoo©
Barre d’actions - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans
quitter votre application :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les
retrouvant rapidement.
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à
l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo.
Création et mise en place d’un dossier
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Création et mise en place d’un dossier
Créez un dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de
la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier.
1. Dans la fenêtre Création, nommez votre société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
3. Un message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez
sur le bouton [Oui] ou [Non].
4. Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre de sélection du
dossier.
Attention !
La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou
égale à une version 2006 :
Ciel Compta Évolution : version supérieure ou égale à la version 5.00.
Ciel Compta : version supérieure ou égale à la version 12.00.
Ciel Compta Facile : version supérieure ou égale à la version 1.00.
19
Création et mise en place d’un dossier
• Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion
Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de
la société dans la liste déroulante.
• Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez
le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste.
• Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A
la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application.
Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle
comptable s’affiche.
Choix du modèle comptable
Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose
de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés
par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier.
• Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel.
• Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer
manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option
située en bas de la liste.
• Cliquez sur le bouton [OK].
L'assistant Top Départ s'affiche.
20
Création et mise en place d’un dossier
Assistant Top Départ
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Étape : paramètres du dossier
Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà
renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas.
Monnaie du dossier
1. Indiquez la monnaie du dossier.
2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le
bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES.
Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à
compte. Validez en cliquant sur [OK].
Longueurs des comptes
3. Cliquez sur le bouton .
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux
et des codes analytiques.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Monnaie de la devise
6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante.
7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste.
8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte.
9. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations
saisies lors de votre référencement.
Étape : paramétrage des décimales
1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix,
les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.
2. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par
défaut].
Étape : raison sociale
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code
postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans
la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
Attention !
Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.
21
Création et mise en place d’un dossier
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF
(A.P.E.), le R.C.S. (le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des socié-
tés). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
6. Entrez le R.M (Répertoire des Métiers).
7. Entrez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité
Limitée).
8. Indiquez votre Code société.
Étape : coordonnées et paramètres
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si
vous en possédez un.
2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de saisie.
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’Enregistrement immédiat des écritures. Si c’est
le cas, les écritures seront automatiquement enregistrées juste après la validation de
leur saisie.
Étape : autres paramètres
Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA,
facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage. Pour cela, cliquez
sur le bouton correspondant.
Voir Les paramètres du dossier, page 23
Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES.
Étape : logos
Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise.
Vous pouvez :
• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier.
• importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé
USB, CD-Rom).
• récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
Pour régler la taille de l'image
Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'une des icônes ou le curseur du zoom
.
Étape : options de démarrage
1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier
22
Création et mise en place d’un dossier
que vous créez. Cliquez sur le bouton .
2. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application,
cochez la case correspondante.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
23
Création et mise en place d’un dossier
Les paramètres du dossier
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour
fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification,
Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expertcomptable,
du logo de votre société.
Onglet Coordonnées
1. Complétez les informations si vous ne les avez pas saisies lors de la création du dossier.
Voir Étape : raison sociale, page 20 et Voir Étape : coordonnées et paramètres,
page 21
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états
et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise.
2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement.
3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable.
4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet O.G.A
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion
Agréée (O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
24
Création et mise en place d’un dossier
Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A.,
via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A.
Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site
Internet de votre O.G.A.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs
méthodes : coller, importer l’image dans Ciel Gestion Intégrale ou encore récupérer
l’image depuis un scanneur ou appareil photo.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
Paramètres Comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
25
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Paramètres
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice, de l'exercice N : exercice comptable
en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies.
Les dates correspondant à l'exercice N+1 et les dates de la Période de saisie sont alors
renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans
cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel.
2. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin
des objectifs se calcule automatiquement.
3. Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type
d'impôt dont elle relève.
La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos
pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements.
4. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est
alors accessible.
L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales,
enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture
correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous
pourrez alors générer une écriture ultérieurement.
Onglet Tiers
Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou
fournisseurs à la création de leur fiche.
1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche :
• Affecter le compte : sélectionnez le compte qui sera proposé à chaque création d’une
fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche.
• Ne pas affecter de compte : aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur.
Vous choisirez le compte dans la fiche du client ou du fournisseur.
2. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des
comptes qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures. Pour les modifier,
cliquez sur le bouton Liste et choisissez un compte. Cliquez sur le bouton [OK].
Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client
ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche.
Onglet Devises
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.
Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation
et les comptes concernés.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre
société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
26
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Racines/Défauts
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les
modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie, la bonne utilisation
des comptes.
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de
paramétrer :
• la longueur des comptes et des codes analytiques
• les caractères autorisés
• les racines de classe et de compte : vérifiez les racines proposées par défaut selon le
PC99 et modifiez-les si nécessaire.
Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes
alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En
effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement
numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2
caractères suffit.
Onglet Comptes
Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de
vos saisies :
• comptes de port : port soumis, port non soumis , Facturé soumis, Facturé non soumis.
• comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges
exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu.
Onglet Synchro compta
Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta.
Mode de fonctionnement de la Synchro compta
Deux modes sont proposés :
• Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement
les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les
écritures ou envoyer tout le dossier comptable.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont
récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la diffé-
rence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été
envoyées, ce qui évite les doublons.
• Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet
d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux,
ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques,
le lettrage et le pointage sont récupérés.
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une
période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines
des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
27
Création et mise en place d’un dossier
extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les
périodes.
1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option
Synchro compta ou Synchro compta +.
Modalité de transfert des données
2. Sélectionnez le sens du transfert des données :
• Client Expert : le client envoie des données à son expert-comptable.
• Expert Client : l'expert-comptable envoie des données à son client.
3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement
Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées.
4. (Uniquement en mode Synchro compta + ) Selon l'accord que vous avez passé avec votre
client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le
journal des A-nouveaux :
• expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation
des A-nouveaux.
• client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux.
Informations complémentaires expert-comptable
5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable.
Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.
Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +)
La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation
(date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont
automatiquement renseignées.
Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert)
Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la
partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre.
6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs,
à l'aide de l'icône d'appel de liste .
Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton
situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes
fournisseurs.
Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures.
L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier
de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert. Ensuite, Sage
Expert transfère vos écritures à votre expert-comptable.
Attention !
Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable,
sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est
toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.
28
Création et mise en place d’un dossier
7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage.
8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur [OK].
Paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Onglet TVA
L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher.
1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous
voulez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu LISTES.
2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au
CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la
TVA collectée et la TVA déductible.
• Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
3. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis
à la TVA sur les débits.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement
de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements.
29
Création et mise en place d’un dossier
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations
de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
4. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
• le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA
générée dans Ciel Gestion Intégrale.
5. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour votre déclaration de TVA.
• Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de
régularisation de TVA.
• Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants
saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la
déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du
montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA
(état CA3).
• Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas
du Régime simplifié.
Onglet Déclaration de TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent
chaque rubrique de la déclaration.
1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte
concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône
d’appel de liste .
2. L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel
et si votre TVA sur les ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette
case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opé-
rations imposables.
Onglet Téléprocédure TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes
les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la
DGFiP n'est pas obligatoire.
Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la
TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page
Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration.
2. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédure
TVA.
3. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en
cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la
zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP.
30
Création et mise en place d’un dossier
Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP,
cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau
d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire.
4. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail
du redevable de la déclaration.
5. Dans la zone Complément, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante
ou Expert-comptable dans la liste déroulante.
6. Saisissez la Référence Obligation fiscale.
Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres.
7. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Paramètres Facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des
relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc.
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre
Paramètres société du menu DOSSIER :
pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son
adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA.
pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
31
Création et mise en place d’un dossier
Globales
1. Cochez les options correspondantes si vous gérez :
• les nomenclatures.
• la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains
produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et
huiles usagées, etc.
• les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un
client (opérations de prospection, actions marketing, etc.
• le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.
• les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle
de temps régulier.
• Les Gammes : gestion de gammes de produits.
• les Remises en cascade : gestion des remises en cascade. Cette option permet de cumuler
et d'appliquer toutes les remises en fonction des rangs. Les rangs permettent de
définir à partir de quel montant s'applique une remise.
Stocks
2. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements
de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise),
Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de
série/lot (stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot).
Gestion à 0 ou négatif
Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création
d'un article.
• PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.
• PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif.
Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.
Générer les écritures de stock final à partir du
Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de
stock. Sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou
du PAMP (prix d'achat moyen pondéré).
Gestion des clients
• Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au
crédit accordé seront automatiquement bloqués.
• Si vous cochez la case Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient
inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués.
Onglet Valeurs par défaut
Cet onglet permet de définir les valeurs à prendre en compte par défaut lors de la saisie
des pièces commerciales.
1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis.
Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis
hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone.
2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre.
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Création et mise en place d’un dossier
Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans
laquelle vous ne précisez pas de code article.
3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement
des pièces commerciales.
Ces deux codes sont obligatoires.
4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.
5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut si vous ne précisez
pas de code lors de vos saisies.
6. Choisissez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut si vous
ne précisez pas son code lors de vos saisies.
Onglet Alertes
Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées
principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs
automatiques etc.).
Pièces commerciales
Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il
suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes :
• Quantité insuffisante sur stock : alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité
du stock disponible ou sur la quantité du stock théorique.
• Quantité en stock inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le
stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum.
• Alerte sur la gestion des articles HT/TTC.
• Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de
la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées
à un article.
• Alerte sur le prix de vente de l'article : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente
d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP.
• Article bloqué.
• Adresse client (facturation, livraison ou autre) incorrecte. Cette alerte est également
valable pour les adresses de prospects. Il suffit de cocher l'option Client NPAI (n'habite
pas à l'adresse indiquée) pour activer cette alerte.
• Client/Fournisseur bloqué.
• Encours client dépassé : vous pouvez être alerté qu'un client a dépassé son encours
au moment de la validation d'une facture. Il vous suffit de cocher l'option Encours
client dépassé.
• Nature soumise à taxes. Si des clients sont en mode de TVA : C.E.E., Hors C.E.E., Suspension
de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un
message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible.
• Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à
partir duquel une alerte s’affichera si vous créez pour ce client une nouvelle pièce
commerciale. Par exemple, si vous avez défini un niveau de risque Moyen dans la fiche
du client et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen,
le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce
client.
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Création et mise en place d’un dossier
Autres
• Lorsque vous cochez la case Contrôle du N.I.I, le programme vérifie la cohérence du
N.I.I. saisi dans le logiciel.
• Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et
calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez les codes barres dans les
fiches articles.
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de choisir les données qui alimentent vos statistiques des articles
ainsi que le moment où la mise à jour des statistiques des représentants doit être
effectuée.
Articles
Si vous cochez la case :
• Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en
compte dans vos statistiques.
• Comptabiliser l’escompte : les escomptes seront pris en compte.
Si vous modifiez par la suite le mode de calcul, les statistiques seront
automatiquement recalculées.
Représentants
Si vous cochez la case :
• Factures et avoirs validés : les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les
factures et avoirs seront validés.
• Factures réglées : les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les
factures seront réglées.
Onglet Etats
Nombre d’exemplaire
L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le
nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article.
L’option Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le
nombre de documents indiqué dans la fiche client.
Mentions NRE
La loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi
impose l'affichage des délais de paiement sur les factures.
7. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu.
8. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé.
9. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur
votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne,
vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art
262 ter I du CGI).
10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
34
Création et mise en place d’un dossier
Paramètres Numérotation
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION
La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces
commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la
création d'une fiche est possible.
1. Saisissez le code d'origine pour les bases et pièces pour lesquelles vous souhaitez
paramétrer une incrémentation automatique.
2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
35
Création et mise en place d’un dossier
Paramètres Immobilisations
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS
1. Cochez l’option Proratiserles dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler
:
• avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou
• avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29
jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option
Calcul du taux linéaire en jours.
2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une
immobilisation avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement
avec la méthode de l’étalement.
3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation.
4. Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton [Coefficients
dégressifs].
La fenêtre affiche deux parties :
• les coefficients standards dans la partie haute.
• la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une
date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par
défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001.
5. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Paramètres Pilotage
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE
Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez
reprendre des écritures des 4 derniers exercices.
1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées.
2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icône située
en fin de zone.
Gestion commerciale
37
Gestion commerciale
Créez les données de base
Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier :
• Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions,
• Les représentants,
• Les fournisseurs,
• Les articles,
• Les familles d’articles,
• Les clients,
• Les affaires.
La TVA
Menu LISTES - commande TVA
Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par
des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les
fiches clients, fournisseurs, factures, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible
(type 44566).
38
Gestion commerciale
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur
la facture du client.
6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à
régulariser ainsi que le compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée
sur les achats à régulariser.
7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible dans les immobilisations.
La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas
répercutée sur le montant TTC de la facture.
8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
La TPF
Menu LISTES - commande TPF
La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF
existants.
Exemple
La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de
base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Les modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte
bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Les remises et promotions
Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de
clients et par famille d’articles. Vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par
article ou par client.
Il est possible de définir deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans
les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet
Options).
39
Gestion commerciale
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie
dans une pièce commerciale.
Vous pouvez également créer des remises/promotions par tranche. La remise est dans ce
cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale.
Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Remises/promotions pour obtenir tout
le détail sur les remises et promotions.
Les représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise.
Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur
fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER,
MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail
sur les représentants.
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
Identification du fournisseur
La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux
sur l'identité du fournisseur.
40
Gestion commerciale
Identification du fournisseur
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous
pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous
pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas
le code.
2. Saisissez le Nom du fournisseur.
3. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.
Le numéro de SIRET identifie géographiquement l’établissement d’une entreprise.
Le code NAF - anciennement code APE - définit l’activité principale du travailleur
indépendant ou de l’entreprise.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de
catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type
d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques,
par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
2. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le Mode de paiement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la
case Bloqué.
3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse
dans l'édition des relevés de comptes.
Onglet Adresse
1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur.
Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du
fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte
via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin
correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur).
41
Gestion commerciale
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre
fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être
renseigné afin que la page internet s'ouvre.
2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur.
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son
adresse électronique, son adresse Internet.
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe).
• Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si
les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis
à la TVA dans le fichier Articles.
• L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté
Européenne.
• Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
• La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous
pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur
notamment pour le mode Suspension de taxe.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors
d'une opération commerciale avec la CEE.
3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF.
Comptabilité
Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur
dans la zone Compte comptable.
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous
pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la
liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes
analytiques en créer d'autres.
Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques.
Divers
1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
2. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste le dépôt du fournisseur.
3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
4. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite
rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création.
42
Gestion commerciale
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les
paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte
fournisseur est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser
s'adaptera automatiquement.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant
sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces
commerciales du fournisseur.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez
ce fournisseur.
Onglet Banque
1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet,
le Numéro de compte, la Clé RIB.
• Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements
financiers normalisés au niveau international.
2. Indiquez la Domiciliation bancaire.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises
magnétiques.
3. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
4. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le
cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.
Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.
Les familles d’articles
Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille
d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une
familles d’articles.
43
Gestion commerciale
Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Familles articles pour obtenir tout le
détail sur le mode de création des familles d’articles.
Les articles
Menu GESTION - commande ARTICLES
Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations
de service ou bien les produits annexes (port, etc.).
Identification de l’article
La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments
clés dans une gestion complète des achats et des ventes.
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire
permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie
d'une pièce commerciale.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser
en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes
bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas
contraire, saisissez-le.
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la
fiche article si cette zone n'est pas renseignée.
44
Gestion commerciale
2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les
saisir dans 2 langues étrangères.
3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer
des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous
souhaitez obtenir.
4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
• dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
• ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message
lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES -
FACTURATION - onglet saisies).
Informations stock
Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans
le cas contraire, décochez cette case.
Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante.
Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot
dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 30.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un
article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le
stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
• une entrée de stock manuelle
• ou une régulation de stock
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un
mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la
base des mouvements de stocks.
Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont
automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes
non soldées.
• Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de
stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum).
• Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le
stock réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage
du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Onglet Prix Tarif
Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Attention !
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client
commandée plus les Commandes fournisseurs.
45
Gestion commerciale
Fixer le prix de vente HT
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de
vente HT.
Par défaut, cette option est sélectionnée.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne
la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de
vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.
Fixer le coefficient de marge
Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat
entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).
Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des
calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales,
les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le
mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article.
3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option
définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
PAMP
Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure
des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante :
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services,
cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il
peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de
négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu
GESTION - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix
d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de
stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient
de marge.
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente
hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le
calcul automatique d'un coefficient.
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix
de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix
Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel +
Quantité entrée.
46
Gestion commerciale
d'achat et du nouveau prix de vente.
Prix de vente TTC
La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix
de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le
prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est
aussi recalculé.
Grille des tarifs
La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
• Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des
tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles).
• Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents
tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que
vous souhaitez accorder à vos clients.
Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de
tarif dont chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions
différentes. La fiche de cet article est composée de :
• Code : Pentium II 400
• Désignation : Pentium II 400 Mhz
• Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des
grossistes, des revendeurs et des particuliers.
• Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué
dans la fiche article.
• Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement
fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire
qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de
toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de
tel ou tel tarif.
• Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises
au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif
est purement fonction de la quantité.
Saisie des tarifs
Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton .
47
Gestion commerciale
Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche .
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités.
Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un
croisement entre les tarifs et les quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif
correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet
Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans
l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez
pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.
Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en
Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs
en TTC.
Onglet N° de série / lot
Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article.
Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock est
à zéro, cochez l'option Afficher le n° épuisé.
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement,
version, etc.).
Pour modifier, ajouter ou supprimer
des tarifs, cochez le
mode Modification.
Pour consulter la grille des tarifs
et effectuer des croisements
entre les quantités et
les tarifs, cochez le mode Visualisation.
48
Gestion commerciale
2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez
copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou
appareil photo.
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion
Intégrale gère le code barre de type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code
EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION
- onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres Facturation, page 30.
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède
une.
3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques
et Electroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante.
4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de
rupture de stocks ou de fin de série.
Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir
ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
5. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques
et Electroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation
correspondante.
6. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste
prédéfinie.
7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de
gestion de stock...), cochez la case Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains
éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces
éléments sont :
• le code article
• les codes de TVA et TPF
8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne
plus utiliser.
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie
d'une pièce commerciale.
9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le
web.
10.Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois).
La date de création de l'article s'affiche.
11.Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article.
49
Gestion commerciale
12.Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin
n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande
CRÉER.
13.Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque.
Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la
fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur.
Conditionnement
14.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent
des précisions supplémentaires sur l'article.
Onglet Nomenclature
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans
les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION -
Onglet Options - zone Nomenclatures).
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure
particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir
d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, articles pour obtenir tout le détail sur
les nomenclatures.
Onglet Fournisseur
Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur.
1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste .
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.
Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le
pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher
dans ces zones.
Onglet Comptabilité
1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille
d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées.
2. Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez
vous aider du bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes
analytiques.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
50
Gestion commerciale
Les clients
Menu LISTES - commande CLIENTS
Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des
produits dans un établissement commercial.
La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur
code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc.,
suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.
Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client.
Identification du client
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces
commerciales.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui
identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.
3. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité
principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise.
4. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant.
5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les
clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la
suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client.
Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont
pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des
avoirs et la création de règlements.
Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et
l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme.
3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le mode de paiement. Vous pouvez également
classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur).
En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case
Bloqué.
4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans
l'édition des relevés de comptes.
51
Gestion commerciale
Onglet Adresses
1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation et/ou de Livraison du client.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
• Facturation : adresse principale de facturation.
• Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation
que de livraison).
2. Cochez la case d’option choisie puis saisissez l'adresse postale du client.
3. Vous disposez de la localisation géographique via Internet en cliquant sur les boutons
de la barre d’actions. De même vous pouvez vérifier l’adresse.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant
(itinéraire de votre adresse à celle de votre client).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être
renseigné afin que la page internet s'ouvre.
4. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la
liste correspondante.
5. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex,
son adresse électronique, son adresse Internet.
6. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est
plus correcte.
Onglet Complément
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la
définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc.
Nature
1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois
les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à
la TVA dans le fichier articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors
d'une opération commerciale avec la CEE.
3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez
changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment
pour le mode Suspension de taxe.
52
Gestion commerciale
4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF.
Comptabilité
Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans
la zone Compte comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de
votre client. Cette zone est renseignée en fonction des paramètres comptables que vous
avez définis.
Vous pouvez toujours modifier le compte attribué.
Exemple
411001 pour le premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui
attribuer un code Analytique.
Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à
chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de
celle des comptes comptables.
L’icône Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis.
Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres.
L’icône vous permet de définir plusieurs codes analytiques.
Divers
La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un
client en fonction de sa date de création.
5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir
pour ce client et un éventuel Taux de remise.
En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors
de la saisie des pièces commerciales.
6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel.
7. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client.
Tarifs
8. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté
au client.
9. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur
l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces
commerciales du client.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez
ce client.
53
Gestion commerciale
Onglet Relations Client
La fonction Relations Clients vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda
à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer.
Onglet Banque
10.Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet,
le Numéro de compte, la Clé RIB.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements
financiers normalisés au niveau international.
11. Indiquez la Domiciliation de la banque.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises
magnétiques.
12.Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
13.La zone Dailly indique si ce type de gestion est accepté ou non pour l’adresse de facturation
du client.
14.Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces
options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre
d'une gestion des bordereaux de remise en banque.
15.Dans le cas où vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client vous a livré un
mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la réfé-
rence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton
.
Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque.
Onglet Recouvrement
Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le
libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et
éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du
recouvrement.
Pour plus d’informations concernant le recouvrement, reportez vous au Manuel de
référence, Menu Listes, commande Etapes de recouvrement.
Les informations
concernant
l’identification
bancaire
sont disponibles
sur un
de vos Relevés
d'Identité
Bancaire
(R.I.B.).
54
Gestion commerciale
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.
Les prospects
Menu LISTES - commande PROSPECTS
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la
publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.
La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code,
leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage
des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect
ou le CONVERTIR EN CLIENT.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur
la gestion des prospects.
Les affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes
ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre
activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des
prévisions.
Exemple
Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer
une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Créez une affaire
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.
Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER -
commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
Onglet synthèse
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des
objectifs ainsi que la rentabilité.
Onglet objectifs
2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour
cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la
période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant
de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie
courante, période d'objectifs, etc.).
3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le
premier mois.
55
Gestion commerciale
4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces
commerciales validées pour cette affaire.
Onglet statistiques
5. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou
d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou
Achat puis indiquez la période en prendre en compte.
Onglet Pièces
6. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire.
Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
Onglet Stocks
7. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes
des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou
fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour
cette affaire.
Onglet Ecritures
L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire.
8. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton [Ajouter].
9. La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton
[OK].
10.Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton [Enlever].
11.La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des
clôtures d’exercice, d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le
montant des soldes des écritures encore d’actualité.
Onglet observations
12.Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette
d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
13.Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à
cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Lancez les états des affaires
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés
ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire.
1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
56
Gestion commerciale
Saisissez les pièces clients
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier.
Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales.
Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des
pièces clients (menu GESTION - VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu
GESTION - ACHATS).
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de
modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos
pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.
Pour toute information sur le Le générateur d'états, consultez le Manuel de référence,
disponible depuis le menu AIDE.
Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner
votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par
défaut dans le logiciel.
Les différents modes de saisie
Votre logiciel vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons :
• la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale
concernée.
• la saisie standard.
• à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu GESTION commande TOP FACTURE).
Pièces de vente Pièces d’achat
Devis Commandes
Commandes Bons de réception (BR)
Bons de livraison (BL) Factures
Factures, Avoirs Avoirs
Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez
un acompte pour un client ou un fournisseur.
Attention !
Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison,
avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes
aux différentes fenêtres.
Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent
d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.
57
Gestion commerciale
La saisie document
Uniquement pour les pièces de vente
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir,
enregistrer une commande, etc. rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône
.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce
commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu
CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.
Exemple : Extrait d’un devis
Fonctions disponibles dans le menu Contextuel
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations :
Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale,
Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner
l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre
adresse, etc.
Fonctions disponibles dans la barre d’actions
Saisissez les informations
directement dans
la pièce commerciale.
58
Gestion commerciale
Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez.
Dans tous les types de pièces, vous pouvez :
• créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours,
• efface la pièce commerciale en cours,
• lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours,
• envoyer la pièce par e-mail,
• naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un
élément,
• modifier le représentant,
• modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce.
• consulter le client.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations
détaillées sur ce mode de saisie.
L’assistant Top Facture
Menu GESTION - VENTES commande TOP FACTURE
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez
l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK].
Créez une pièce commerciale
Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le
logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.
1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le
bouton [Continuer].
59
Gestion commerciale
2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison,
avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer].
3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez
sur le bouton [OK].
4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie
sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le
bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 60
Transférez une pièce commerciale
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre
clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les
devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton
[OK] pour valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre
(exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis
validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce
transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce
transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton
[OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférez une
pièce commerciale : généralités, page 66
Liste des pièces clients
Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
60
Gestion commerciale
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par
exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce
commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou
le TRANSFERT en une autre pièce.
Créez une pièce commerciale client
Menu GESTION - VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce
commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .
Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document.
Voir La saisie document, page 57
• Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre
pièce commerciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton
[Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la
pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la
création de la pièce commerciale.
Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale.
Gardez la souris enfoncée.
2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans
la pièce voulue.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client
pour lequel vous établissez la pièce.
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et
Mode de paiement.
Informations pièce
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce
commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).
61
Gestion commerciale
La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas
contraire, un message vous en informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel
vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez
faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail.
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions
à attribuer.
5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques
d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
7. Saisissez éventuellement une Remarque.
Paiement
Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche
automatiquement.
8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste .
La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la
date de la pièce et du mode de règlement.
L'onglet Lignes
1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article.
Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.
62
Gestion commerciale
2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs
sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer.
Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité
négative.
Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous
demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la
quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie.
Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne
(quantité × PU HT ou TTC).
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans
la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez
sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez
coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de
saisie.
Vous pouvez modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué
à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de
remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité
lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont
accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article
(onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton pour saisir les numé-
ros de sortie ou d’entrée de stock.
Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans
la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la
commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les
suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de
vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise
attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables.
63
Gestion commerciale
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez
modifier le Taux mais aussi le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte
correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres
de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port
soumis).
3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des
articles.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone
Total HT + Port.
5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce.
La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce.
Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements.
6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en
cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont
automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la
pièce commerciale client ou fournisseur.
L'onglet Infos tiers
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client
ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via
internet.
Copier l'adresse
3. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons [de facturation] ou
[de livraison]. Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou
de livraison.
4. Cliquez sur le bouton [Autres] si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette
adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale.
Contact
5. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
64
Gestion commerciale
Tarif
Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code
s'affiche automatiquement dans la zone Tarif.
6. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif
dans le liste déroulante.
Crédit disponible
Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre.
L’onglet Echéances
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.)
vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet
Echéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce
commerciale.
• Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton .
• Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur
.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Modifiez une pièce commerciale client
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le
bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimez une pièce commerciale client
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez
sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
65
Gestion commerciale
Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce
commerciale sélectionnée.
1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le
bouton .
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle
déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis
ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son
menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Validez une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le
bouton [OK].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées
dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une
facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de
livraison.
66
Gestion commerciale
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du
client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de
modifier aussi les stocks, en les augmentant.
Transférez une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce
commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de
réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous
pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale,
etc.).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale
(vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que
vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture,
page 58
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une
autre en utilisant le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris
enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures.
Transférez une pièce commerciale de vente
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous
ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis
créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal
comptable.
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
67
Gestion commerciale
Transférez une pièce d'achat
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.
Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la
pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options
de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été
générée.
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en
fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en
fonction de la pièce d'origine.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de
destination.
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable,
Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Commande Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR) Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception Imprimer, valider le bon de
réception
Pièce de destination Vous pouvez :
Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
68
Gestion commerciale
Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux
traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de
référence disponible depuis le menu AIDE.
Les options supplémentaires
Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces
clients. Ils vous permettent de :
• Dupliquer une pièce.
• Considérer non-comptabilisée.
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider
ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture
irrécouvrable...).
Dupliquez une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Considérez non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà
comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été
définie comme non-comptabilisée.
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Avoir Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception Imprimer, valider le bon de
réception
69
Gestion commerciale
Les options d’affichage de la liste
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un
clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Affiner la sélection
Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage.
Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche.
Vous pouvez alors afficher les pièces :
• de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de
l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher
respectivement le client précédent et le client suivant,
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
• en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le
menu déroulant.
Envoyez une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la
messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir
préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem.
Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton .
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est
inséré dans un nouveau message.
2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme
adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie,
la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
70
Gestion commerciale
Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la
commande ENVOYER UN E-MAIL.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme
adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie,
la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la
fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail.
Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales
clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les
préférences.
4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés
seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
5. Saisissez le texte de votre mail.
6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton
.
7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez
l'option Afficher la messagerie.
8. Cliquez sur le bouton [OK].
9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à
votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en
avez l’habitude.
Les factures d’acompte
Menu GESTION - VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer.
Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement
générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le
client correspondant, etc.
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes
perçus (loi NRE).
71
Gestion commerciale
Les règlements
Menu GESTION - VENTES commande RÈGLEMENTS
Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les
règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes
particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc.
Saisissez un règlement
Menu GESTION - VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton .
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces
clients ou fournisseurs.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la
facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton .
Informations règlements
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
Codes pièces - Clients.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les
paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION -
onglet paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la Date d'échéance du règlement.
L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates
spéciales (date du jour, date de travail).
3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le Client. Le mode de paiement attribué au
client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez
toutefois modifier le mode de règlement.
4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire.
72
Gestion commerciale
5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton
pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous
pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le
numéro de carte bancaire.
6. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer
un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum
pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez
sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du
prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au
préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le
menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Montant
1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du
règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à
régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement
peut concerner plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
73
Gestion commerciale
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et
profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant,
vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution
d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la
facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de
l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et
3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser
la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone).
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
• Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent
de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce
que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le
montant devra être égal au solde dû.
• Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera
ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
• Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et
profits (charges ou produits financiers).
• Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir
et reste donc disponible pour régler une prochaine facture.
Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le
numéro d'avoir qui suit le dernier créé.
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture,
il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture
dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart
de règlement.
74
Gestion commerciale
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement.
Echéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs
factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement
dans la colonne Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez
sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier
enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs
Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs.
1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez
sur le bouton [Créer].
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Double-cliquez sur la facture à régler ainsi que les avoirs auxquels sera déduit le
montant du règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction
des avoirs utilisés.
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Modifiez un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Imprimer].
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton
[OK].
Supprimez un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
Un message vous informe que la suppression a été effectuée.
75
Gestion commerciale
Règlement impayé
Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des
règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et
peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement.
76
Gestion commerciale
Saisissez les pièces fournisseurs
Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs,
règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la
dénomination de certaines zones diffère.
Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer
les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.
Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales
d’achat.
Reportez vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée pour obtenir tous les
détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu GESTION - ACHATS et
les traitements associés.
77
Gestion commerciale
Gestion de production
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION
La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le
réapprovisionnement de vos articles.
Vous pouvez créer des ordres de fabrication :
• assemblage,
• désassemblage,
• annulation d'assemblage.
L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs
articles composants.
Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et
ainsi rétablir les stocks initiaux.
La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un
assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés
automatiquement.
A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de
production pour éditer l’état correspondant.
Pour plus de détail concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de
référence accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
78
Gestion commerciale
Commandes des articles en rupture
Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes
fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de
commande sera généré.
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
• Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
• Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la
famille sélectionnée.
• Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur
sélectionné seront traités.
2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir
duquel sera déterminé le réapprovisionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
• Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront
pris en compte.
• Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est infé-
rieur au stock minimum seront pris en compte.
4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité
d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles
suffisant pour :
• remettre le stock à zéro ou,
• remettre le stock à la quantité minimale ou,
• remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition
des commandes.
Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail.
Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses email
doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs.
6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.
Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez
votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION -
commandes ACHATS - COMMANDES).
Attention !
Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.
79
Gestion commerciale
Gestion des stocks multi-dépôts
Vous pouvez suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise
(entrepôts, boutiques, siège social, etc.).
Enregistrez vos différents dépôts
Menu GESTION - commande DÉPÔTS - bouton [Créer].
Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci
peut être modifié si besoin.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le
cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque dépôt créé.
2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP,
Ville, Pays).
3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire
éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider.
Affectez un article à un dépôt
Menu GESTION - commande ARTICLES
Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet
Dépôts.
Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être
déclaré en dépôt favori.
1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt
principal utilisé lors de la facturation.
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori
puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera
possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante.
3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque
dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Réapprovisionnez vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos
stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur
(onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs
par dépôt.
Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché
le fournisseur sélectionné.
80
Gestion commerciale
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez
dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le
dépôt concerné.
Gérez les variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous
commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Vous pouvez dans ce cas :
• utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
• effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
• utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante,
• lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique...
Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces
commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce.
Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être
envisagé pour une modification de mouvements de stock.
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans
la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande
MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du
bouton le dépôt souhaité.
Analysez vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Intégrale
vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multidépôts,
à savoir :
• les articles par dépôt, le suivi des stocks,
• l'inventaire des articles,
• la capacité de fabrication.
Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui
s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu
AIDE.
Comptabilité
82
Comptabilité
Principales étapes de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser
pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Gestion Intégrale.
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
Imprimez les éditions de fin d’année :
Clôturez l’exercice
Créez et modifiez le plan comptable
et les journaux
grand-livre, balance, journaux, ...
bilan et compte de résultat, SIG
lettrage, rapprochement bancaire, ...
83
Comptabilité
Créez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous
avez choisi lors de la création de votre dossier.
Voir Choix du modèle comptable, page 19
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux
qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement
propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du
menu COMPTABILITÉ.
Dans les deux cas, la liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier
numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Créer un compte
Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant
votre compte.
Onglet Options
Utilisation
Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit
impérativement cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation
d'un compte en saisie.
Exemple
Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures.
Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce
fournisseur.
En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du
compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas
le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, pour
interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable.
Lettrage/pointage
• La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en
principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le
prochain code lettrage à utiliser.
• La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage.
Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.
84
Comptabilité
Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage
ou de pointage sera X.
• La zone Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de
lettrage lors du lettrage manuel.
Budgets/analytique
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au
compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le
code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez
également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône
.
Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire
(dans les Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code
analytique lors de la saisie des écritures. Le code associé au compte sera repris
automatiquement en saisie d'écritures.
Saisie
Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures.
Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le
programme ne placera pas le curseur sur ces zones.
• L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro
de pointage.
• Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes
clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres
comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone
date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur).
• La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des
quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7.
Saisie Infos perso
Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les
rubriques de votre choix, et de personnaliser ainsi vos lignes d'écritures.
Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton [Modifier l’intitulé]. La liste des
Infos perso s'affiche. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique
personnalisée de compte.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en
fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher
un statut.
Comptes
Les comptes diffèrent selon le type de compte que vous créez.
Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits
• Exonéré de TVA : en cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies
sur le compte en question.
85
Comptabilité
• Compte de TVA : vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte
client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement
repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône
d’appel de liste et choisissez le compte de TVA.
Option disponible dans les compte de type Client
• Compte de produits : vous pouvez attribuer un compte de produits par défaut à un
compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez
sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produits. Puis, cliquez sur
le bouton [OK].
Option disponible dans les comptes de type Fournisseurs
• Compte de charges : vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un
compte fournisseurs afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies.
Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez
sur le bouton [OK].
Options disponibles dans un compte de type TVA
Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur
la flèche pour choisir le Type de TVA (Collectée, Déductible, etc.) et le Taux à appliquer au
compte.
Onglet Banque
Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque.
Chemin d'accès
Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le
répertoire du fichier de connexion CFONB.
Soldes
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure
des saisies effectuées.
1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur
l’icône .
La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche.
2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque.
Liste des banques
La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement
consulter ou modifier les fiches des banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque
concernée.
Onglet Immobilisations
Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations.
Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des
comptes de dotations et d'amortissements en cliquant sur l'icône .
86
Comptabilité
Onglet Client ou Fournisseur
L'onglet Clients est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet
Fournisseurs n'est visible que dans un compte Fournisseur.
Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez
consulter, modifier les fiches clients ou fournisseurs à partir du compte. Pour cela,
double-cliquez sur le client ou fournisseur concerné.
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes
des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes
sont ainsi présentés mois par mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre
brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez
sur le bouton [+].
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton
[Regroupement].
Afficher les totalisations
Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels.
1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques,
par exemple sur Crédit.
2. Choisissez la commande TOTALISER.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton
[OK].
Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes
pour tous les exercices cumulés.
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période
correspondant à l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer
un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.
87
Comptabilité
Créez les journaux
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
La liste des journaux
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous
créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu
COMPTABILITÉ .
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de
journaux bancaires que de comptes bancaires.
Créez un journal
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche.
2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum)
et un Intitulé.
3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations
Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type
de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine
client est impossible.
Options
• Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement
le mouvement sur la dernière ligne d'écriture.
Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez
le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le
Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie.
88
Comptabilité
Exemples
Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce
journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour
équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au
compte 512000.
Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée
445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte
clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la
ligne d'écriture qui concerne la TVA.
• L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro
d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré.
Gestion des numéros de pièce
• Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal,
saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser.
• Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel
contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si
ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal.
• Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la
fenêtre.
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer
un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active.
89
Comptabilité
Créez vos chéquiers et vos RIB
Les chéquiers
Menu LISTES - commande CHÉQUIERS
Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la
saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez
déclarer vos chéquiers.
Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque
journal de banque.
• Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste
des chéquiers.
Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la
touche .
Les relevés d’identité bancaire
Menu LISTES - commande BANQUES
Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec
les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer les
relevés d'identité bancaire et toutes les données s'y rapportant.
L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet R.I.B./Divers des banques.
Les formats des relevés bancaires
Menu COMPTABILITÉ- commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre
logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au
format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange).
Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires.
Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de
création de format d’import des relevés bancaires s’affiche.
Import au format Standard (Texte)
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques
de votre logiciel.
Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les
ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de
données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
90
Comptabilité
1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé
(ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez
sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant
au relevé.
2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire,
vous devez donc au moins renseigner celle-ci.
3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’entête
et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de
fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.
4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
Format QIF ou format OFX
Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé
sur la définition des colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit
QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX.
La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :
• Français : format de date de type Jour/Mois/Année
• US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats
d’import relevé.
91
Comptabilité
Préparez une comptabilité analytique
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes
analytiques. Ces codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures.
Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur,
article et famille d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application
reprendra le code analytique correspondant.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes
budgétaires ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option
correspondante.
Créer un code analytique
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum)
puis indiquez l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet
Répartition est alors visible.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget
est alors visible.
Onglet Répartition
Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut
être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une
répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de
répartition.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois
départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être
la suivante :
• 20% à l'administration
• 35% au service après-vente
• 45% au service commercial
Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour
chaque département.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la
répartition que vous souhaitez effectuer.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
92
Comptabilité
Si ce code n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.
3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.
4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous souhaitez procéder à des modifications
en cours de saisie.
• Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.
• Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions.
• Le bouton permet d'équilibrer les répartitions.
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou .
• Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les
cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants
budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte
du montant budgété.
• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés,
vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé
dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures
associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le
mois.
• Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les
cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre
brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période
correspondant à l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la
fenêtre.
93
Comptabilité
Saisissez les écritures comptables
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer,
vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel
Gestion Intégrale.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant
Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 100
Le mode Saisie standard
Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille
de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal,
numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent
(compte, libellé, montant, etc.).
Le mode Saisie rapide
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Gestion
Intégrale met à votre disposition les grilles de saisie suivantes :
• Factures clients rapide
• Factures fournisseurs rapide
• Encaisser un montant
• Régler un montant
Le mode Saisie au kilomètre
Avec le mode Saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates
mais toujours d’un même mois.
C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus
particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.
Le mode Saisie guidée
Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des
libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir.
La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par
défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux.
Le mode Saisie en devise
Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISE vous
permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix.
Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les
pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée
d'une facture, adressée au client Fleur de lys 411FL, d'un montant TTC de 400 €.
94
Comptabilité
Saisie d’une écriture en mode standard
Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande SAISIE STANDARD
Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche
ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Les données de l'en-tête
Devise
Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES
DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser.
Journal
Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard.
Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des
journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste, présenté en fin de
zone, ou en appuyant sur la touche de votre clavier.
Date
La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut
comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien
comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet
Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 24
N°de pièce
La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères
alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone
obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal,
celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créez les journaux, page 87
Libellé
Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur
l'édition des journaux.
Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme
libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture
client, soit :
• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411FL (400 euros),
• ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne Compte, saisissez la racine du compte client puis
cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone.
Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez
le compte adéquat.
95
Comptabilité
2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la
ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la
fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le
libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez
le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.
Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel
propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste
présenté en fin de zone pour en sélectionner un.
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la
date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la
modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par
défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le
lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture
correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne
Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton Liste présenté en
fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée.
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut,
le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture.
Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez
l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le
taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que
l'option [Calcul automatique], située en haut de la fenêtre, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.... Comme pour la ligne 2 :
• le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Attention !
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées
accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de
quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
96
Comptabilité
Ventilation budgétaire
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur
la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement
dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/
analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs
codes analytiques.
La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation
analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer
différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.
Opérations sur les lignes d’écritures
Soldez l'écriture
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant
au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton
[Solde].
Enregistrez une contrepartie
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est
possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au
compte de contrepartie.
Insérez une ligne
Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Effacez une ligne
Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.
Dupliquez une ligne
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie.
97
Comptabilité
Effacez tout
Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.
Calculez les frais kilométriques
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit
sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des
frais kilométriques.
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements
kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques
de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement
calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99
Imprimez une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez
la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Changez l’affichage de la colonne ’Intitulé du compte’
Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter
votre saisie.
1. Positionnez-vous dans une cellule de la colonne Intitulé du compte puis faites un clic
droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option de votre choix :
• soit vous n’affichez plus cette colonne
• soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
98
Comptabilité
Saisie d'une écriture en mode saisie guidée
Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR ou PAIEMENT
Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou
ENCAISSEMENT
Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT.
Saisie de la première ligne
Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir
une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est
proposé.
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir.
2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis
sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée.
3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans
les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste pré-
senté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUP dans la liste qui s'affiche.
Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.
4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire
mais ce numéro facilitera la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal,
celui-ci s'incrémente automatiquement.
5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce
libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et
appuyez sur la touche .
6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411FL,
celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce.
La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous
enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous
pouvez le modifier.
Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du
compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur
la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en
paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné
cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs
codes analytiques.
8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un
compte.
99
Comptabilité
9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini,
ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste .
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité
pour effectuer de nouvelles saisies.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99
Saisie des A-nouveaux
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES DES A-NOUVEAUX
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous
présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre
saisie.
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les
reports d’A-nouveaux sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte correspondant, saisissez le
montant de votre opération.
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez
sur le bouton [OK].
L’enregistrement des écritures en comptabilité
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous
devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
• Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez
sur le bouton [Enregistrer].
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout
moment.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans
la colonne Statut.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou
partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
100
Comptabilité
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans
la colonne Statut.
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
• annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
• modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne
ou une réimputation de compte.
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants
prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement
dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.
Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la
mention Simulation dans la colonne Statut.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être
modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en
comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
L’assistant Top Saisie
Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures
de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires,
etc.) à l'aide de modèles.
101
Comptabilité
Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne
s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier.
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations
proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment
choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez
votre opération en complétant les lignes d'écriture.
Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.
102
Comptabilité
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous
pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Une facture de vente
Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la
réception ou l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment
ce que vous devez et ce que l'on vous doit .
Achats au comptant
Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les
passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur.
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
J’envoie une facture de vente Mon client me paye
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.
J’enregistre une note d’essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant.
• Montant TVA au débit de TVA déductible.
J’enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
103
Comptabilité
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Pôle Emploi, Caisse de
retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont
donc soldés.
En enregistrant les charges patronales chaque mois
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je calcule les charges sociales
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
104
Comptabilité
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont
donc soldés.
Un prêt bancaire
Factures payées par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à
recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes :
• 403xxx Effets à payer.
• 413xxx Effets à recevoir.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
J’obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
• Montant HT au débit du compte Achats.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et
la date d'échéance.
105
Comptabilité
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez,
avec leurs différentes échéances.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de
la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la
TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire
que j'ai un CREDIT de TVA.
La traite est retirée de mon compte à l’échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
J’ai un crédit de TVA
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
106
Comptabilité
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
Je paye ma TVA en tenant compte du crédit
• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
107
Comptabilité
Le brouillard
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite
modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en
cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable
irréprochable en fin d'exercice.
Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, votre logiciel vérifie :
• l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,
• la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates
d'échéances,
• la validité des codes budgétaires,
• l'équilibre des écritures, etc.
Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement
dans le brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.
Enregistrez des écritures dans le brouillard
Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de
saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99
Validez le brouillard
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements
comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore
effectuer une contrepassation.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Contrepassation.
Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de
sélection.
Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les
mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous
pouvez modifier ces dates.
1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous
indiquez le code seront sélectionnés pour la validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le
numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation,
cochez la case Inclure les écritures en simulation.
108
Comptabilité
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton
.
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez
sur le bouton de votre choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant
été validés.
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention
Validation apparaît dans la colonne Statut.
Consultez la liste des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en
brouillard, en simulation ou validées.
Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le
mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier
l'écriture.
Consultez le Manuel de référence, Menu Comptabilité, Liste des écritures.
Editez le brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient
enregistrées en brouillard ou en simulation.
109
Comptabilité
Rapprochez une facture et son règlement
A quoi sert le lettrage des écritures ?
Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin
d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou
plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se
soldent. Ce traitement peut être réalisé :
• au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],
• ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu
TRAITEMENTS.
Le lettrage automatique
1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un
intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer
le lettrage.
Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
110
Comptabilité
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
Le lettrage manuel
Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne
soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas
exactement au montant de la facture.
Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le
détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :
• effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,
• lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],
• délettrer les écritures,
• ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,
• équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,
• annuler le lettrage.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible
depuis le menu AIDE.
Rapprochez des écritures avec la banque
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre
banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les
différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le
solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
• d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
• à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.
111
Comptabilité
Pointez des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre
banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés
bancaires pour commencer votre pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le
pointage puis cliquez sur le bouton [OK].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…).
3. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de
sélection s'affiche.
4. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton
[Pointer] ou [Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :
• d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La
Poste,
• d’un fichier généré avec le protocole CFONB.
Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par
import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats.
112
Comptabilité
Annulez une écriture validée
Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il
est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en
comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous
saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures
enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en
simulation ou validées.
Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de
présenter les écritures par :
• Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et
permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Lignes comptables.
113
Comptabilité
Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton .
1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur
le bouton .
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
2. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais
vous pouvez la modifier dans la zone Date.
Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais
vous pouvez le modifier.
Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier.
3. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante
:
• Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
• Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le
signe - (moins) est apposé aux montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant
l'option correspondante :
• Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
• Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
• Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous
informant de la réussite du traitement. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur
[OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
114
Comptabilité
Gérez la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.
1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un
compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et
effectuer les calculs.
Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle.
Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies.
1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule
correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos
recettes puis celles correspondant à vos dépenses.
• La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés
en début de période.
• La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
• La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et
calculées avec le solde initial.
115
Comptabilité
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou
votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte
pour la période sélectionnée.
5. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton
droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande
correspondante.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients, paiements fournisseurs et les
remboursements d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements
fournisseurs ou Remboursements d’emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic
droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de
paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéances des
mensualités d’emprunt.
Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période
suite à une modification.
3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle.
Les états
117
Les états
Les différents types d’état
Les états articles
Ciel Gestion Intégrale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire
des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des
fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier,
évolution des ventes, encours clients, etc.
Les états analyses
Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion
commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par
famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks,
statistiques, etc.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et
modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
Les états comptables
Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants :
• Grand-livre,
• Balance,
• Journaux,
• Brouillard,
• Déclarations de TVA.
Les états budgétaires/analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y
rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients
et fournisseurs :
• Echéancier,
• Balance agée,
• Encours clients,
• Relances clients,
• Lettre de pénalités de retard,
• Bordereau de remise en banque, etc.
118
Les états
Les états fiscaux
Le menu ETATS vous permet d'éditer :
• le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions
fiscales.
• les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC),
2054 et 2055.
• les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Ces documents
peuvent être édités avec le détail des comptes. Pour cela, il vous suffit de
cocher l’option correspondante
Les états statistiques
La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des
comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et
modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
119
Les états
La liste des états disponibles
Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une
fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre.
Aperçu de l’état sélectionné
Commentaire sur l’état.
Pour agrandir l’aperçu, glissez le
curseur vers la droite.
Pour ne plus afficher le commentaire et
l’aperçu de l’état sélectionné, décochez
cette case.
Liste des états.
Types de sorties.
120
Les états
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états
avec votre logiciel doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en
sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante
déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel
Gestion Intégrale celle que vous voulez utiliser.
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en
fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous
choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système
Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de
l’imprimante.
Configurez votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états
avec Ciel Gestion Intégrale doit être effectué au niveau du système d'exploitation
Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et
IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
121
Les états
Les états pilotés
Le pilotage consiste à exploiter les données de l'entreprise et de constituer des tableaux
de bord.
Ciel Gestion Intégrale permet aux responsables et aux dirigeants d’une entreprise
d’optimiser le pilotage et la performance de leur activité. Pour cela, des catalogues d’états
sont disponibles à partir du menu PILOTAGE. Ces catalogues vous offre une analyse
poussée des données d’une entreprise sous forme de tableau de bord (reporting).
Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des
indicateurs clefs, afin d’évaluer l’activité d’une entreprise. Chaque utilisateur peut
accéder en quelques clics à ces indicateurs clés et peut prendre les bonnes décisions à
son propre niveau de responsabilité.
Ciel Gestion Intégrale fonctionne avec une base de données dynamiques et en interaction
avec Ciel Pilotage.
Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation
dans un document. Vous n’avez pas besoin de connaître l’utilisation des bases de
données.
Avant de consulter vos tableaux de bord, vous devez mettre à jour les données.
Mise à jour des données
Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES
La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles
données saisies dans votre logiciel. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations,
visibles dans Ciel Pilotage.
La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre
dossier.
Consultation des états pilotés
Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS
Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en deux
catégories :
• la gestion commerciale,
• la comptabilité.
Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états
des catalogues s’affiche.
1. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur
le bouton [OK].
2. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage
s’ouvre.
Traitements de fin d’année
123
Traitements de fin d’année
L’assistant Top Clôture
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin
d'année.
Ainsi, vous clôturez votre dossier en toute sécurité.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
La première étape de l'assistant vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données.
1. Cliquez sur le bouton pour lancer la sauvegarde. Dans la fenêtre d'avertissement
qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Un message
vous informe que la sauvegarde est terminée.
Vous revenez à l'assistant Top Clôture.
2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondants aux traitements à
effectuer avant de lancer la clôture.
Les traitements suivants sont proposés :
Pour plus d’informations sur ces traitements, reportez-vous au Manuel de Référence
disponible dans le menu AIDE, Menu Traitements, Commande Fin d’exercice - Top
Clôture.
3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer].
Attention !
Vous devez obligatoirement valider les écritures et les déclarations de TVA pour pouvoir
clôturer l’exercice. Si ce n’est pas le cas, des messages bloquants apparaissent. Vous
pouvez alors les valider en cliquant sur les boutons correspondants dans la fenêtre des
traitements.
124
Traitements de fin d’année
La régulation des stocks
Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un
article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de
l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle
physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne
réservée au pointage.
Saisie du stock physique
La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un
article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir
le stock physique.
2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.
3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la
plupart, sur chaque fiche article) :
• Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable.
• Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
• Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en
commande client plus la quantité en commande fournisseur.
• Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au
stock réel, l'écart sera négatif et inversement.
5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation].
Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération,
le fichier de stock est modifié de façon irréversible.
6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état].
Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste
RÉGULATION DES STOCKS.
125
Traitements de fin d’année
Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion Intégrale vous
permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux.
La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour
faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez
effectuer.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet
de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner :
• une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales
dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser
l'icône du calendrier ou des dates spéciales .
• une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées.
Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les
pièces à purger.
Date limite de purge
Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces
commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent.
2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi
que les règlements clients à purger.
3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs.
Vous pouvez également purger les mouvements de stocks.
Sélection de pièces
La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte
ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture
d'acompte.
4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors,
dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger.
6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des
données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des
données.
126
Traitements de fin d’année
Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier
enfoncée.
Archivage des pièces
Quels que soient les critères de sélection réalisés, cette étape vous est proposée. En effet,
elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées.
Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents
commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans
lequel seront archivés ces documents.
7. Cliquez sur le bouton correspondant à l’Archivage des pièces clients.
Une fois le traitement terminé, le bouton apparaît coché avec la mention Archivage
effectué en dessous.
Cliquez de la même manière sur le bouton Archivage des pièces fournisseurs.
Sauvegarde et purge des pièces
La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une
sauvegarde.
8. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton .
9. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.
• Zip : format compressé.
• Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original.
• e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet.
10.Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le
volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
11.Cliquez ensuite sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement.
12.Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK].
Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de :
• : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier
et lancer la purge.
• : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde
préalable.
Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le
traitement.
Cliquez sur le bouton [Oui].
Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y
retrouvez le détail des pièces purgées.
127
Traitements de fin d’année
Historique archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des
Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L’archivage de ces documents
est réalisé lors de la purge des pièces ou la clôture de l’exercice. Les documents archivés
sont classés par année de clôture.
L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées.
Vous pouvez également consulter votre dossier clôturé en lecture seule uniquement. Pour
visualiser ce dossier archivé, double-cliquez sur ce fichier dans la liste.
Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les
objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces
données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées.
128
Traitements de fin d’année
Importez et exportez des données
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES
Cette commande est destinée aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il
peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout
autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.
Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Gestion Intégrale
(synchro compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente
seulement l’import et l’export des écritures ainsi que l’import/export d’une balance.
Paramétrage
Coordonnées
Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - COORDONNÉES EXPERTCOMPTABLES
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée
sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les
informations relatives à votre expert-comptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Liaison comptable
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les
traitements à effectuer lors de l’import des écritures.
Exemple
Vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un
rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils
n’existent pas, etc.
Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre
clavier).
Réglages de l’export au format Ciel
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des
écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage
et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.
Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ).
Le format Ximport
Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la
majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est :
XIMPORT.TXT.
129
Traitements de fin d’année
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou
le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les
créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas
importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un
enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères.
Il doit avoir la structure suivante :
N° de Mouvement 5 caractères Numérique
Journal 2 caractères Alphanumérique
Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce 12 caractères Alphanumérique
Compte 11 caractères Alphanumérique
Libellé 25 caractères Alphanumérique
Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique
Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)
N° de pointage 12 caractères Alphanumérique
Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique
Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique
Euro 1 caractère Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version 4 caractères Alphanumérique
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.
130
Traitements de fin d’année
Exportez des écritures
Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de
votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre
dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et
100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats
d'export:
• Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage
Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX
ou Cegid.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le
format adéquat.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le
programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité
doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures
s'affiche.
• Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import
s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents
logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export
dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un
nouvel e-mail.
Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage
Convertisseur Universel.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par
exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
131
Traitements de fin d’année
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre
en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
• Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la
fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la
fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est
compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à
seront sélectionnés.
• Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont
vous indiquez le code seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
• Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré-
cédemment seront exportées.
• Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant
aux critères définis précédemment seront exportées.
• Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant
aux critères définis précédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier
CEGID ainsi que la longueur des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser
avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient
vos écritures comptables.
9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
132
Traitements de fin d’année
A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent
qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur
plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier
généré.
• Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre
messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à
votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail.
• Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées
à la prochaine ouverture du fichier concerné.
Importez des écritures
Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES
Cette commande peut être utilisée :
• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre
expert-comptable (écritures de bilan, par exemple),
• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres
éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage
Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest,
Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Gestion Intégrale.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :
• Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou
Sage Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus,
EBP, Cote Ouest, Gestimum.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale,
Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Gestion Intégrale et
qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Gestion Intégrale
les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation
a été effectuée.
Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Gestion Intégrale, à
l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer
l’importation.
• Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche
Attention !
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont
correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de
l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.
133
Traitements de fin d’année
et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels.
Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton
[Ouvrir].
4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures
avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une
fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].
5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si
elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées
par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les
écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel
se chargera de les créer.
Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code
analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes
analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.
Importez une balance
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE
1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par
défaut, dans le journal des A-nouveaux.
3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si
nécessaire.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les
opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte inexistant.
Exportez une balance
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un
autre logiciel.
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT).
2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de
votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
134
Traitements de fin d’année
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la
période d'exercice qui sera considérée par défaut.
4. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer
l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez
pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez
les options de votre choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche.
Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les
données.
135
Traitements de fin d’année
La sauvegarde
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une
autre unité de stockage.
Sauvegarde sur support
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE/RESTAURATION, commande SAUVEGARDE.
3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : format compressé.
• Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original.
• e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet (voir ci-après).
4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le
volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé
comme nom de la copie.
6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux
sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou
vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus
demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Vous pouvez fixer des Préférences de sauvegarde. Pour plus de détails, consultez le
Manuel de référence (partie Présentation générale, Chapitre Les préférences,
paragraphe Les sauvegardes), disponible depuis le menu AIDE.
Sauvegarde en ligne
Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui
permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de
l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures
solutions pour un archivage informatique.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette
opération est essentielle: en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt
intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une
suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire
perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans
ce cas, de récupérer vos données.
136
Traitements de fin d’année
La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou
supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre
Ciel e-Sauvegarde.
Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier - SAUVEGARDE/
RESTAURATION - SAUVEGARDE), disponible depuis le menu AIDE.
137
Traitements de fin d’année
La restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données
précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde
sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont
disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez
cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre
fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer
une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration
restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous
choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à
restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les
données sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
138
Traitements de fin d’année
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que
vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche
l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer,
cliquez sur le bouton [Suivant].
Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre
dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme
revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez
sur le bouton [Suivant].
Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le
bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton
[Restaurer].
139
Index A
Achats
pièces fournisseurs 76
Affaires 54
Afficher
détail 69
Analytique 91
Annuler une écriture validée 112
Archivage DGFiP 126
Archivage DGI
historique 127
Articles 43
Assistant
clôture de dossier 123
de saisie 100
saisie de pièces 58
Avoirs 56 B
Balance
exporter 133
Barème frais kilométriques 97
Bons de livraison 56
Bons de réception 56
Brouillard 107
valider 107
C
Chéquiers 89
Clients 50
Commandes 56
Commandes articles 78
Contrepassation 112
Créer
un article 43
un client 50
un fournisseur 39
une nomenclature article 49
D
Dépôts 79
Devis / Pro forma 56
Dossier
restaurer 137
sauvegarder 135
E
Ecritures
écritures types 102
en brouillard 99
en simulation 100
enregistrer 99
validées 100
Enregistrer des écritures 99
Escompte 63
Exports
balance 133
F
Factures 56
d’acompte 70
Familles articles 42
Fin d’exercice 123
Format d’import 89
Fournisseurs 39
Frais kilométriques 97 G
Gestion de production 77 I
Impressions
imprimante 120
J
Journaux 87
Copyright 2012 Ciel
Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale - MAN_WGQ - V6.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
L
Lettrage
automatique 109
manuel 110
M
Modes de règlement 38
P
Paramètres
société 23
Pièces commerciales
assistant Top facture 58
clients 59
créer 60
décomptabiliser 68
envoyer par e-mail 69
fournisseurs 76
saisie document (ventes) 57
valider 65
Pointage manuel 111
Prospects 54
R
Rapprochement bancaire 110
Rapprocher écriture /règlement 109
Réapprovisionner
articles 78
Référencement 8
Règlements 71
Régulation des stocks 124
Relevés d’identité bancaire 89
Remise
commerciale 62
Représentants 39
Restaurer un dossier 137
Rupture de stock
commande 78
S
Saisie
assistant Top Saisie 100
guidée 98
modes de saisie 93
standard 94
Saisie Document 57
Sauvegarder un dossier 135
Solder 73
Stocks 124
T
Tarifs
grille de tarifs 46
par famille 38
Top Départ 19
Top facture 58
TPF 38
Transférer
une pièce commerciale 66
Trésorerie prévisionnelle 114
TVA 37
non perçue 38
V
Valider
des écritures 100
le brouillard 107
une pièce commerciale 65
Ventes
saisie document 57
Manuel de découverte
Ciel Compta Facile
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment
créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base et gérer
rapidement votre comptabilité.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,
• votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps
de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet
Explorer 7.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur).
• Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).
Pour utiliser directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz
• 2Go de Ram
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants
système déjà installés sur votre poste.
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que
dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..................................................................................... 7
Documentation ..................................................................................8
Conventions utilisées dans la documentation..........................................................8
Les manuels ......................................................................................................8
L’aide en ligne ...................................................................................................8
Si vous débutez .................................................................................9
Quelques notions de comptabilité .........................................................................9
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier...................................... 10
Entraînez-vous ................................................................................11
Lancez votre logiciel ......................................................................................... 11
Ouvrez le dossier Société Exemple...................................................................... 11
Quittez le logiciel.............................................................................................. 11
La fenêtre principale de l’application ................................................................... 12
L’Intuiciel ........................................................................................................ 13
Effectuez des recherches Trouvtoo© ................................................................... 16
Besoin d’aide ................................................................................................... 17
Création et mise en place d’un dossier ............................................. 18
Créez votre dossier ..........................................................................19
Choix du mode comptable ................................................................................. 19
Paramètres du dossier ...................................................................................... 20
Créez un dossier via la Synchro compta ..............................................22
Définissez les paramètres de votre dossier ..........................................23
Paramètres Société........................................................................................... 23
Paramètres comptabilité.................................................................................... 24
Paramètres TVA ............................................................................................... 26
Contrôlez et modifiez les éléments de base..........................................30
Le plan de comptes .......................................................................................... 30
Créez un compte .............................................................................................. 31
Les journaux ................................................................................................... 33
Les modes de paiement .................................................................................... 35
Les cahiers ...................................................................................................... 35
La tenue de votre comptabilité ......................................................... 37
Saisissez les écritures comptables ......................................................38
Saisie dans un cahier ........................................................................................ 38
Les écritures d’abonnements.............................................................................. 40
Saisie au kilomètre ........................................................................................... 40
Saisie des A-nouveaux ...................................................................................... 43
Traitements sur les écritures .............................................................45
Consultez les écritures ...................................................................................... 45
Rapprochez des écritures avec votre banque ........................................................ 46
Pointez des écritures......................................................................................... 46
Annulez une écriture validée .............................................................................. 47
Validez le brouillard .......................................................................................... 48
Les états........................................................................................... 50
Les états ........................................................................................51
Grand livre ...................................................................................................... 51
Balance........................................................................................................... 51
Journaux - Centralisateur .................................................................................. 51
Brouillard ........................................................................................................ 52
Déclarations de TVA.......................................................................................... 53
Bilan et Compte de résultat ............................................................................... 53
Traitements ...................................................................................... 54
Clôturez et réouvrez un exercice ........................................................55
Importez ou exportez des écritures ....................................................57
Paramétrage.................................................................................................... 57
Exportez des écritures ...................................................................................... 58
Importez des écritures ..................................................................................... 60
Gestion des dossiers......................................................................... 62
La sauvegarde / restauration .............................................................63
Sauvegarde sur support .................................................................................... 63
Sauvegarde en ligne ......................................................................................... 63
Restauration .................................................................................................... 64
Index................................................................................................ 66
Prise en main
8
Prise en main
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques:
• le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales
fonctions du logiciel.
• le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et
qui contient les annexes, et le générateur d’états.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la
fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à
la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en :
• appuyant sur la touche de votre clavier,
• activant la commande AIDE du menu ? (AIDE).
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
9
Prise en main
Si vous débutez
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes
utilisés en comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou
perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement
dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par
la loi et répartis en 8 classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle
il appartient. On distingue ainsi :
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours,
tiers, financiers.
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des
montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit
et la somme des montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable,
avec un cumul pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des
écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est
représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
10
Prise en main
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués
à la clôture de l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de
l’entreprise (bénéfice ou perte).
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous
saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser
pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta Facile.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Créez et paramétrez votre dossier
Contrôlez et modifiez les éléments de
base : plan de comptes, journaux, cahiers
Saisissez vos écritures et comparez-les :
pointage
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables : grandlivre,
balance, journaux
Imprimez les éditions de fin d’année :
bilan et compte de résultat
Clôturez l’exercice
11
Prise en main
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le
dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA FACILE.
La page d’accueil s’affiche.
Ouvrez le dossier Société Exemple
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple .
2. Le fichier Société exemple s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par
le bouton J’ouvre mon dossier
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
12
Prise en main
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :
La barre de menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des
commandes est accessible à l'aide des menus.
Attention !
Ciel Compta Facile dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre
logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode
comptable choisi à la création d’un dossier.
Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta Facile dans le mode comptable
par défaut (Cahier). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de
référence, accessible dans le menu Aide.
Bouton de
fermeture
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Barre de statut Intuiciel
Zone de recherche
Trouvtoo
13
Prise en main
Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre
d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans
différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci
est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous
pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.
Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel Annexes.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la
barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON
INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous
permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs
de votre exercice.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
• Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous
retrouvez le bureau de votre logiciel, par lequel vous pouvez accéder aux fonctions que
vous utilisez le plus souvent.
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de
personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe
“Personnaliser Mon bureau”, page 14.
• Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser
dans cet onglet les principales informations de votre société.
Vous pouvez repérer rapidement les résultats, le solde de vos comptes de trésorerie
ayant été mouvementés, les évolutions des charges et des produits sous forme de
graphiques, etc.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de
la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
14
Prise en main
• Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez
une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant
sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement
aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la
personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser
Mes états et statistiques”, page 15.
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques
du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher
certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations
pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi
que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance
technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant
d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et
sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer
directement sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous
pouvez déposer votre tâche.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur
votre bureau.
15
Prise en main
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer
un groupe. Une flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau,
une petite barre d’icônes d’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si
vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Restaurer le paramétrage par défaut
1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton .
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser Mes états et statistiques
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états
en cliquant sur le bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants.
Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé
l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le
MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir
d’ajouter un état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le
enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches
s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
16
Prise en main
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter
l’état. Un «+» blanc s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe
d’états, une petite barre d’icônes d’affiche.
Effectuez des recherches Trouvtoo©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans
quitter votre application :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les
retrouvant rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez
le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et
la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant,
Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations
spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .
4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à
l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo.
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
17
Prise en main
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur
l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel
vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre
Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et
lancer la connexion.
Création et mise en place d’un dossier
19
Création et mise en place d’un dossier
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création
d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.
Ciel Compta Facile détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous
pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première
option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta Facile créé un dossier en mode Cahier.
Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite
convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous
convient pas.
A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client
ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). Si vous voulez créer un dossier dans ce
mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Standard.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Attention !
Si vous choisissez le mode Standard, vous ne pourrez pas convertir votre dossier en
mode Cahier.
Paramètres du dossier
4. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier :
• dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer
le menu CONTEXTUEL,
• sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte
puis cliquez sur le bouton [OK].
5. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que
les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez
pas à les re-saisir.
6. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant
votre Raison sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code
postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans
la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité
Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre
du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si
vous en possédez un.
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez
saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
Troisième étape : choix du mode comptable
1. Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures :
• Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants.
Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de
21
Création et mise en place d’un dossier
chaque client et fournisseur.
• Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales.
Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Quatrième étape : validation du mode comptable
Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui
composent votre comptabilité :
• en mode Créances/dettes : un cahier d'achats pour enregistrer les factures fournisseurs,
un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les
encaissements et les paiements.
• en mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de
recettes pour les encaissements.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Cinquième étape : paramétrages des cahiers
Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez
vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des
cahiers via le menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER.
Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de
cahier s'affiche.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Les cahiers”, page 35.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application,
cochez la case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton
[Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 43
• Importer une balance.
• Ne rien faire.
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
22
Création et mise en place d’un dossier
Créez un dossier via la Synchro compta
Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les
données du fichier de synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans
le nouveau dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.
Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel
Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus
3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce
répertoire.
Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône .
4. Cliquez sur le bouton [OK].
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé,
celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.
23
Création et mise en place d’un dossier
Définissez les paramètres de votre dossier
Paramètres Société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
1. Dans la fenêtre Paramètres société, cliquez sur l'onglet correspondant aux données à
modifier.
Onglet Coordonnées
2. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
3. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées
(Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc).
4. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité
Principale de l'Entreprise).
5. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce
et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre
Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
Attention !
Les paramètres se définissent dans votre dossier et non dans la Société Exemple.
Vérifiez que votre dossier est bien ouvert.
24
Création et mise en place d’un dossier
6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est
généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées pour les éditions
que vous effectuez à partir de Ciel Compta Facile.
Onglet Compléments
7. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
8. Précisez l’Activité puis indiquez le nom du Responsable.
Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou
secondaire).
9. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable.
Onglet O.G.A.
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion
Agréée (O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A.,
via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A.
Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site
Internet de votre O.G.A.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
Paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel
vous allez effectuer les saisies.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre
société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
25
Création et mise en place d’un dossier
Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont
alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise
dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier
cette période de saisie.
Journaux par défaut
Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations
diverses et A-nouveaux sont sélectionnés par défaut.
Comptes par défaut
Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par
défaut dans l'application.
3. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les.
Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage
de celle-ci. Voir Saisie des A-nouveaux, page 43
Réglages comptables
Le bouton [Modifier les réglages compta] ouvre une fenêtre :
Vous pouvez paramétrer :
• La longueur des comptes
Cliquez sur les icônes pour définir le nombre de caractères autorisés pour les
numéros de comptes (13 caractères maximum).
• Les caractères autorisés
Attention !
Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report Anouveau
doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos
données.
26
Création et mise en place d’un dossier
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en
cochant les cases correspondantes.
• Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et
modifiez-les si nécessaire.
Synchro compta
Le bouton [Paramétrer la Synchro compta] ouvre une fenêtre vous permettant de
paramétrer la synchronisation de vos données comptables.
Pour plus de détails sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au
manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Onglet TVA
1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante.
2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier.
Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA.
3. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA
CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines
des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
27
Création et mise en place d’un dossier
et la TVA déductible.
• Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
4. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc
soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de
la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez
l'option Encaissements.
Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes
de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de
TVA).
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de
TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
5. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
• le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA
générée dans Ciel Compta Facile.
6. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA.
• Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de
régularisation de TVA.
• Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants
saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la
déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du
montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA
(état CA3).
• Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas
du Régime simplifié.
Onglet Taux de TVA
Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui
utilisé par défaut.
• Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande
PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste).
• Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer].
• Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
28
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Déclaration de TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent
chaque rubrique de la déclaration.
1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte
concerné(e).
2. La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel
et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements.
Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la
ventilation des opérations imposables.
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes
les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la
DGFiP n'est pas obligatoire.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page
Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription
effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage TéléTVA.
2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en
cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la
zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP.
Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la Direction
Générale des Finances Publiques, cochez la case correspondante. La présence
d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est
alors obligatoire.
3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail
du redevable de la déclaration.
29
Création et mise en place d’un dossier
4. Dans la zone Complément, choisissez l’Identification de l'émetteur de la télédéclaration :
Société courante ou Expert comptable.
5. Saisissez la Référence d’obligation fiscale.
Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivi d’un à trois chiffres.
6. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre
Paramètres société du menu Dossier :
• pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son
adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA.
• pour l'expert comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
30
Création et mise en place d’un dossier
Contrôlez et modifiez les éléments de base
Le plan de comptes
Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES
Le Plan de comptes regroupe les comptes livrés par défaut dans Ciel Compta Facile
conforme au Plan Comptable Général 2010. Ainsi, il comporte l’ensemble des comptes
standards.
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux
qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement
propres à chaque société.
Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur
différente.
Modifiez un compte
Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la
liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment :
• déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les
touches ou de votre clavier,
• cliquer sur le numéro de compte,
• saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.
31
Création et mise en place d’un dossier
Exemple
Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.
1. Saisissez les chiffres 512.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.
3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé.
4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].
Créez un compte
Créez des comptes de tiers : clients et fournisseurs
Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients,
vous devez les créer.
A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant.
1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients.
2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.
La fenêtre Nouveau compte s’affiche.
1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.
2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant
votre compte.
Localiser le client/fournisseur sur une carte
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné-
raire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).
Vérifier l’adresse du client ou fournisseur
Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du
fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale,
l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du
Responsable (nom, prénom).
32
Création et mise en place d’un dossier
Informations légales
Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre client via le site InfoGreffe.
Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné.
Créez un compte de TVA
Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), une partie supplémentaire, Options
TVA, apparaît et vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte.
• Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte
correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un
compte pour chaque type et taux de TVA utilisé.
Créez un compte de Banque
Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les parties RIB et Import relevé
apparaissent.
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import :
4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque.
5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre
banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement
reprises.
33
Création et mise en place d’un dossier
Validez la création d’un compte
Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur
le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre.
Les journaux
Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous
créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste.
Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux :
• AN journal des A-nouveaux.
• BQ journal de banque.
• HA journal des achats.
• OD journal des opérations diverses.
• VT journal de ventes.
Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux
que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux.
Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la
fenêtre.
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de
journaux bancaires que de comptes bancaires.
34
Création et mise en place d’un dossier
Qu’est-ce qu’un compte de contrepartie ?
Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces
enregistrées sur le journal correspondant.
Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir :
• le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux,
• le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.
Exemple
Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte
de contrepartie.
1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
La fenêtre de modification du journal s’affiche.
1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture
change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré
2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie.
3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la
touche ou >Entrée>.
4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation.
Gestion des numéros de pièce
Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le
numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal.
5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel
contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si
ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des
ventes.
35
Création et mise en place d’un dossier
Les modes de paiement
Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT
Les modes de paiement les plus couramment utilisés sont automatiquement définis dans
votre dossier lorsque vous le créez.
Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin est, supprimer
ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux.
Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la
fenêtre.
Un mode de paiement se définit par un code, intitulé et type (Chèque, TIP, Virement, etc.)
Les cahiers
Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER
Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode
de saisie manuelle en comptabilité.
Lors de la création de votre dossier, vous avez dû créer vos cahiers comptables. Peut-être
que vous n’avez pas fini cette étape, alors nous vous conseillons de vérifier que tous les
cahiers qui serviront à saisir vos écritures sont bien créés.
• A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche.
Pour avoir une meilleure visibilité, vous pouvez réduire la liste. Faites un clic-droit
puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE.
Créez un cahier
1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous
guide dans la création de votre cahier.
2. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous
demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant.
36
Création et mise en place d’un dossier
Création d'un cahier des Ventes / Achats / Dépenses / Recettes
Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création
d'un cahier des Ventes, des Achats ou d'un cahier des Recettes, des Dépenses est
identique.
1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents
cahiers par la suite.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Saisissez le nombre de comptes des achats ou des ventes ou des dépenses ou des
recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos
écritures.
4. Passez à l’étape suivante.
Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez
toujours en ajouter.
5. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, choisissez le compte à utiliser.
Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte.
6. Sélectionnez les autres comptes.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer].
8. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement.
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.
Création d'un cahier de Trésorerie
1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie.
2. Cliquez sur le bouton [Terminer].
3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement.
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.
Paramétrage des cahiers
Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS
Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles
de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle
permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier.
En ouvrant un modèle de cahier, vous accédez à ses paramètres. Vous pouvez ajouter des
comptes, nécessaires à vos saisies d’écritures, afficher ou non des colonnes de votre grille
de saisie, changer l’Intitulé des colonnes.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible par le menu AIDE.
La tenue de votre comptabilité
38
La tenue de votre comptabilité
Saisissez les écritures comptables
Dans Ciel Compta Facile, vous disposez de deux type de saisie :
• la SAISIE CAHIER : identique à la méthode de saisie manuelle en comptabilité.
• la SAISIE KILOMÈTRE : permet de saisir très rapidement une série d’écritures sur un
même mois. Celle-ci est particulièrement utile pour saisir des bordereaux de chèques.
Saisie dans un cahier
Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton [Ouvrir le
cahier]. La grille de saisie s'affiche.
Les colonnes de cette grille varient selon le paramétrage du cahier, notamment en
fonction des comptes que vous avez ajoutés en création de cahier.
Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers,
sont :
En créances/dettes
• Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année.
• L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur
un cahier des ventes) : choisissez le client ou le fournisseur ou le poste de trésorerie,
son numéro s’affiche alors automatiquement.
• Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de tré-
sorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement.
• Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible
dans un cahier de trésorerie.
• Le Libellé : précisez, dans cette colonne, le nom de votre opération.
• Le Montant : Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC sinon les
calculs sur l'opération seront erronés.
39
La tenue de votre comptabilité
Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la
colonne Montant.
Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt
dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit.
• Autre compte et Montant :
La colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez
exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter
dans les paramètres du cahier.
Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la
colonne Montant.
En dépenses/recettes
• le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en
cliquant sur l'icône.
• le libellé : précisez, dans cette colonne, le nom de votre opération.
• le mode de paiement : indiquez le mode de paiement utilisé.
• le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire.
• le montant de l'opération :celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur
l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC
ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération.
• le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture.
• le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit
être imputée, cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT de la
dépense ou recette.
• le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur
l'icône de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA.
• Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir
une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule
fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous
indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne
Montant TTC autre compte.
Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés.
1. Renseignez les différentes colonnes.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le bouton d’appel de liste s'affiche, cliquez
dessus pour sélectionner un élément.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez
dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un
compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA.
2. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Calcul des frais kilométriques
Si vous devez affecter des frais kilométriques à une opération, à partir de la grille de
saisie d’un cahier, dans une cellule de type Montant, faites un clic droit et choisissez la
commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
40
La tenue de votre comptabilité
Les écritures d’abonnements
Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER - bouton [Liste des abonnements]
Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous
pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous saisissez
votre écriture qu'une seule fois.
L’abonnement se saisie comme une écriture dans un cahier. Voir Saisie dans un cahier,
page 38
En plus, vous devez cliquer sur le bouton afin de définir la fréquence de
l’opération.
L’enregistrement de ces écritures vous sera automatiquement demandé à l’ouverture
d’un cahier.
Saisie au kilomètre
Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE AU KILOMÈTRE
A titre d’exemple, nous allons détailler la saisie d’une
facture
Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche
ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones.
41
La tenue de votre comptabilité
Les données de l'en-tête
1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé
libre, en sélectionnant l'une des deux options.
2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie,
sélectionnez Calcul automatique.
Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre
exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT.
3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal
de ventes.
4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par
défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors
qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de
comptabilité.
5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumé-
riques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire,
mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal,
celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 34
6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite
sur l'édition des journaux.
Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement
proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au
début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre
clavier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture
client, soit :
• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros),
• ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client,
soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en
fin de zone pour afficher la liste des comptes.
2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple.
3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la
ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la
fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le
libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez
le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.
Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel
propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en
fin de zone pour en sélectionner un.
6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un
clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’.
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la
date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la
modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par
défaut comme Référence pointage/Let.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste
présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée : 445714
TVA collectée 19.6% pour l’exemple.
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut,
le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture.
Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez
l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le
taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que
l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.
Comme pour la ligne 2 :
• le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer
différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.
43
La tenue de votre comptabilité
Opérations sur les lignes d’écritures
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Une fois que vous avez saisi toutes les lignes, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous
pouvez alors consulter les écritures à partir de la commande LISTE DES ÉCRITURES du menu
EXPERT COMPTABLE.
Saisie des A-nouveaux
Menu MA COMPTA - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX
Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les
soldes de départ des comptes.
Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre
ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre
comptabilité en cours d’exercice.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente
votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celleci
sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN).
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les
reports d’A-nouveaux sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du
solde de départ.
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée
et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie
solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture,
cliquez sur le bouton [Solde].
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte
de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture
en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie.
Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille
de saisie.
Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la
dernière ligne saisie.
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille.
Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.
44
La tenue de votre comptabilité
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez
sur le bouton [OK].
45
La tenue de votre comptabilité
Traitements sur les écritures
Consultez les écritures
Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES
La liste des écritures présente toutes les écritures par mouvements ou lignes et à la
période choisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou validées.
Dans la barre, les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les
écritures par :
• Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et
permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Lignes comptables.
Affiner la sélection
La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri.
Vous pouvez alors :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
• préciser le statut (Brouillard ou Validation) des écritures à afficher en cliquant sur la
zone Avec le statut.
Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton
et en cliquant sur la commande Affiner la sélection.
46
La tenue de votre comptabilité
Editez les écritures
1. Faites un clic droit dans la liste des écritures puis choisissez la commande TOUT SÉLECTIONNER.
2. Cliquez sur l’un des boutons suivants : .
Pour sélectionner des écritures : cliquez sur la première écriture à éditer puis appuyez
sur le touche . Tout en maintenant la touche enfoncée, cliquez sur les
autres écritures.
Modifiez les écritures
Pour modifier une écriture en brouillard, dans la liste de écritures, double-cliquez sur le
mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier
l'écriture.
De la même façon, vous pouvez modifier une écriture à partir de la commande CONSULTER
UN COMPTE.
Une écriture validée ne peut être modifiée. En cas d’erreur, vous devez l’annuler. Voir
Annulez une écriture validée, page 47
Rapprochez des écritures avec votre banque
Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux
méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé
bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre
banque.
Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque.
Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur
un compte de Banque.
Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable :
• vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,
• connaître le format d’import de votre banque.
A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes
étapes.
Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, accessible par le menu AIDE.
Pointez des écritures
Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre
banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés
bancaires pour commencer votre pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le
pointage puis cliquez sur le bouton [OK].
47
La tenue de votre comptabilité
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton
. La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.
3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton
[Pointer] ou [Dépointer].
Annulez une écriture validée
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en
revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez
ensuite une nouvelle écriture.
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur
le bouton .
48
La tenue de votre comptabilité
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
Par défaut, le logiciel propose :
• la Date du jour comme date de l'écriture,
• d'imputer le mouvement au Journal d'O.D,
• le libellé du mouvement.
2. Modifiez ces éléments si nécessaire.
3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture :
• Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
• Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le
signe - (moins) est apposé aux montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous
informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
Validez le brouillard
Menu EXPERT COMPTABLE- commande VALIDATION BROUILLARD
Par défaut, Ciel Compta Facile enregistre les écritures dans le brouillard. Vous pouvez
ainsi modifier ou supprimer des écritures en cours d'exercice.
L’édition du brouillard permet d’obtenir toutes les écritures non validées. Vous lancez
cette impression par le menu EXPERT COMPTABLE - ETATS. Voir Brouillard, page 52
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements
comptables du brouillard de saisie.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D.
(opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation.
Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection.
Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les
mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous
pouvez modifier ces dates.
49
La tenue de votre comptabilité
1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous
indiquez le code seront sélectionnés pour la validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le
numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton
.
4. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
5. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez
sur le bouton de votre choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant
été validés.
6. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention
Validation apparaît dans la colonne Statut.
Les états
51
Les états
Les états
Grand livre
Menu ETATS - commande GRAND LIVRE
Pour rappel, le grand-livre présente toutes les écritures classées par compte.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant
un intervalle de dates.
3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Balance
Menu ETATS - commande BALANCE
La balance donne la liste de tous les comptes de la société, avec pour chacun, le total des
écritures passées au débit et des écritures passées au crédit, le solde débiteur ou
créditeur. Les totaux de la balance doivent être égaux (d’une part égalité des cumuls
débit /crédit d’autre part égalité des soldes débit et crédit).
Le lancement de l’état est identique au Grand-livre, décrit ci-dessus.
Journaux - Centralisateur
Menu EXPERT COMPTABLE - commande ETATS puis JOURNAUX ou CENTRALISATEUR
Un journal est un livre comptable sur lequel les écritures sont enregistrées jour par jour.
La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.
La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le
cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. Ceci est
une obligation légale. Vous donnerez le centralisateur à votre comptable en fin d'exercice.
Seules les écritures validées sont prises en compte.
1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à
générer.
52
Les états
2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la
fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle
de dates.
4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Brouillard
Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS puis BROUILLARD
Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en
mode brouillard.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle
de dates.
3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :
• pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante.
Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles.
• pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option
correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à
prendre en compte.
4. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression
d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
53
Les états
Déclarations de TVA
Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT
Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond
au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER :
• état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel
• état CA12, si vous avez choisi régime simplifié
Consultez le chapitre Menu Etats, § Déclaration de TVA du Manuel de référence,
accessible depuis le menu AIDE.
La télédéclaration avec l’assistant Téléprocédures TVA
Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TV A
Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant
Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel
Compta Facile vers la Direction Générale des Finances Publiques.
Consultez la partie Télédéclaration de TVA du Manuel de référence.
Bilan et Compte de résultat
Menu ETATS - commande BILAN ou COMPTE DE RÉSULTAT
Les Bilan et Compte de résultat permettent de préparer les éditions fiscales.
Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin
d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de
façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges
de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de
votre entreprise durant l'année est :
• un bénéfice : total des produits > total des charges
• une perte : total des produits < total des charges
Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels.
Attention !
Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS que si vous n’avez pas souscrit au dispositif
de télédéclaration auprès de la DGFiP dans les paramètres TVA de votre dossier.
Traitements
55
Traitements
Clôturez et réouvrez un exercice
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un
exercice en toute sécurité.
1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les
comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces élé-
ments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à
effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique
Assistant Top Clôture, lien Traitements.
L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant
contribués à leur établissement.
Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre.
4. Cliquez sur les boutons correspondants aux documents légaux à archiver (Grand
livre, Journaux, Balance...).
A la fin de l'opération, les boutons se transforment en boutons .
Par la suite, vous pourrez consulter, l’HISTORIQUE DES ARCHIVES à partir du menu
DIVERS.
5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer].
6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le
bouton [Faire une copie et continuer].
7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée.
Cliquez sur [OK].
8. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le
Attention !
La validation du brouillard, des écritures et des déclarations de TVA est obligatoire pour
pouvoir lancer la clôture.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des
données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des
données.
Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis
d'établir les documents légaux.
56
Traitements
compte de report à nouveau.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
10.Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez
l'option correspondante.
11.Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou
non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau.
12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
13.A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement
réalisée. Cliquez sur [OK].
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Traitements
Importez ou exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES
Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il
peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout
autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.
Vous pourrez ainsi :
• Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient
en brouillard ou validées.
• Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il
contient.
Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Compta Facile
(synchro compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente
seulement l’import et l’export des écritures.
Paramétrage
Coordonnées
Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée
sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les
informations relatives à votre expert-comptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les
traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la
prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import
effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.
Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ).
Réglages de l’export au format Ciel
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des
écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage
et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.
Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ).
58
Traitements
Exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de
votre choix. Vous enverrez ce fichier à votre expert-comptable. Les écritures pourront
ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels :
Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid,
CCMX.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :
• Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage
Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX
ou Cegid.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le
format adéquat.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le
programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité
doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures
s'affiche.
• Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import
s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents
logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export
dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un
nouvel email.
Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage
Convertisseur Universel.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par
exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
59
Traitements
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre
en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
• Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la
fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la
fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est
compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à
seront sélectionnés.
• Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont
vous indiquez le code seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
• Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré-
cédemment seront exportées.
• Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant
aux critères définis précédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier
CEGID ainsi que la longueur des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser
avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient
vos écritures comptables.
9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
• Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre
60
Traitements
messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à
votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail.
• Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées
à la prochaine ouverture du fichier concerné.
Importez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES
Cette commande peut être utilisée :
• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre
expert-comptable (écritures de bilan, par exemple),
• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres
éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage
Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest,
Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta Facile.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :
• Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou
Sage Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus,
EBP, Cote Ouest, Gestimum.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale,
Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta Facile et
qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta Facile
les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation
a été effectuée.
Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta Facile, à
l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer
l’importation.
• Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche
et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels.
Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton
[Ouvrir].
Attention !
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont
correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de
l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.
61
Traitements
4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures
avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une
fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].
5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si
elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées
par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les
écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel
se chargera de les créer.
Gestion des dossiers
63
Gestion des dossiers
La sauvegarde / restauration
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une
autre unité de stockage.
Sauvegarde sur support
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le
volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé
comme nom de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux
sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou
vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus
demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Sauvegarde en ligne
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de
sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de
l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une
connexion Internet qui est utilisée lors de :
• l’abonnement au service Ciel e-Sauvegarde,
• la création/modification du site à l'aide d'un assistant,
• l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée,
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette
opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt
intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une
suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire
perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans
ce cas, de récupérer vos données.
64
Gestion des dossiers
• la réalisation d'une sauvegarde en ligne.
Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, § Sauvegarde/Restauration.
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données
précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde
sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont
disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez
cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre
fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer
une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration
restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous
choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à
restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
65
Gestion des dossiers
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que
vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche
l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin.
5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le
bouton [Oui].
Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.
66
Index A
Abonnement 40
Annuler une écriture validée 47
A-nouveau 43
Archivage DGFiP 55
Assistant
création de dossier 19
Top clôture 55
B
Balance 51
Barre
d’actions 13
de navigation 13
Besoin d’aide 17
Bilan 53
Brouillard
imprimer 52
valider 48
C
Cahiers
abonnement 40
créer 35
paramétrage 36
saisie 38
Clôture 55
Compte
banque 32
contrepartie 34
modifier 30
tiers 31
TVA 32
Compte de résultat 53
Contrepassation 47 D
Déclaration de TVA 53
Documentation
8
Dossier
créer 19
paramètres 23
restaurer 64
sauvegarder 63
E
Ecritures
annuler 47
consulter 45
importer/exporter 57
modifier 46
pointer 46
saisir 38
Environnement de travail 12
Exercice
clôturer 55
rouvrir 55
Export 58 F
Frais kilométriques 39 G
Grand livre 51 I
Import 60
Imprimer
balance 51
bilan 53
brouillard 52
compte de résultat 53
déclaration de TVA 53
grand livre 51
journaux 51
Intuiciel 13
Copyright 2012 Ciel
Manuel de découverte Ciel Compta Facile - MAN_WKF - V6.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
J
Journaux 33
M
Mode de paiement 35
P
Paramètres
comptabilité 24
dossier 23
TVA 26
Plan de comptes 30
Pointage 46
R
Relation Expert 57
Restauration 64
S
Saisie
au kilomètre 40
cahier 38
Sauvegarde 63
T
Trouvtoo© 16
TVA
déclaration 53
télédéclaration 53
Manuel de découverte
Ciel Devis Factures
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel et son manuel de référence électronique
au format PDF
• le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que votre logiciel est un produit
authentique Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors
du référencement
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet
Explorer 7.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante : laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé)
• Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur)
• Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte ......................................................................................... 8
Aides et documentations .....................................................................9
La documentation...............................................................................................9
L’aide en ligne ...................................................................................................9
Le site Internet Ciel ............................................................................................9
Commencer à travailler.....................................................................10
Démarrer Ciel Devis Factures ............................................................................ 10
Ouvrir le dossier d'exemple ............................................................................... 10
Environnement ................................................................................................ 12
L’Intuiciel ........................................................................................................ 13
Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 13
Besoin d’aide ................................................................................................... 14
Création d’un dossier........................................................................ 15
Choisir la méthode de création du dossier ...........................................16
Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur ................................................. 16
Création d’un nouveau dossier ........................................................................... 16
Créer un dossier en mode rapide........................................................18
Étape : Raison sociale ....................................................................................... 18
Étape : Service à la personne............................................................................. 19
Étape : Coordonnées et paramètres .................................................................... 19
Étape finale ..................................................................................................... 20
Créer un dossier en mode détaillé ......................................................21
Étape : Logos .................................................................................................. 21
Étape : Modes de paiement ............................................................................... 22
Étape : Articles ................................................................................................ 23
Étape : Clients ................................................................................................. 24
Étape : Intervenants......................................................................................... 25
Prise en main ................................................................................... 27
Les clients.......................................................................................28
La liste des clients ............................................................................................ 28
Rechercher un client ......................................................................................... 28
Filtrer la liste ................................................................................................... 29
Ouvrir une fiche client ....................................................................................... 30
Créer un client ................................................................................................. 31
Les articles .....................................................................................33
Créer un article ................................................................................................ 33
Le remplissage automatique .............................................................................. 34
La saisie document ..........................................................................35
Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» .......................... 36
Créer un devis .................................................................................37
Préparer un devis ............................................................................................. 37
Imprimer un devis ............................................................................................ 40
Envoyer le devis par e-mail ............................................................................... 40
Aperçu du devis à l'écran................................................................................... 40
Rechercher un devis ......................................................................................... 41
Modifier et supprimer un devis ........................................................................... 41
Accepter un devis ............................................................................................. 41
Convertir un devis en facture ............................................................................. 42
Facturer un client.............................................................................43
Valider une facture ........................................................................................... 43
Aperçu d'une facture à l'écran ............................................................................ 43
Imprimer une facture........................................................................................ 44
Supprimer une facture ...................................................................................... 44
Les factures d’acompte ..................................................................................... 44
Les règlements ................................................................................45
Encaisser un règlement ..................................................................................... 45
Saisir un acompte ............................................................................................ 47
Consulter les règlements ................................................................................... 48
Établir un avoir ................................................................................49
Créer un avoir.................................................................................................. 49
Établir un avoir d'annulation de facture ............................................................... 49
Établir un avoir total ......................................................................................... 50
Remboursement d’avoir .................................................................................... 50
Relancer un client ............................................................................51
Consulter un compte client ................................................................52
Accéder à une fiche Client ................................................................................. 52
Envoyer un e-mail au client ............................................................................... 53
Consulter le site Web ........................................................................................ 53
Envoyer une relance au client ............................................................................ 53
Statistiques ..................................................................................................... 53
Aperçu/ Imprimer............................................................................................. 53
Le rapport des ventes .......................................................................54
Autres fonctions...............................................................................56
Mot de passe ................................................................................................... 56
Sauvegarde ..................................................................................................... 57
Restauration .................................................................................................... 58
Calculatrice ..................................................................................................... 59
Purge ............................................................................................................. 59
Historique des archives : Purges......................................................................... 61
Modifier un modèle de facture ............................................................................ 61
Index................................................................................................ 62
Découverte
9
Découverte
Aides et documentations
La documentation
La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels électroniques au
format PDF accessibles depuis le menu Aide :
• Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la
découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus
importantes de votre logiciel.
• Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans
le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier,
nous vous conseillons donc de consulter ce document.
• le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un
dossier créé avec une ancienne version.
Vous pouvez consulter et imprimer ces documentations à l'aide d'Adobe Reader©.
Naviguer dans le manuel électronique
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre.
• Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous
affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous
souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel
électronique est ouvert consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu
AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis
Factures , des informations utiles.
10
Découverte
Commencer à travailler
Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple.
Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez
chacune des fonctions du logiciel.
Démarrer Ciel Devis Factures
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le
Bureau de votre ordinateur ou bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES .
3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES .
Ouvrir le dossier d'exemple
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous
conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple :
Attention !
Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier
(une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU).
11
Découverte
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple .
2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc.
Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par
le bouton .
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
12
Découverte
Environnement
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des
commandes est accessible à l'aide des menus.
Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au
format électronique PDF (Adobe Reader).
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de
votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).
Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de
référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader).
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Bouton de
fermeture de
l’application
Bouton de réduction
et d’agrandissement
Espace de travail
Barre de navigation
(masquée par défaut) Barre de statut Intuiciel
13
Découverte
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre
d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans
différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel
• ouvrir des applications ou des fichiers
• présenter des images ou des notes texte
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres
électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur
un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant
l'adresse du destinataire.
Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande
AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous
indique que l’affichage est actif.
Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de
référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader).
L’Intuiciel
L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous
permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs
de vos chiffres d'affaire. Il est composé de quatre onglets : Bureau, Tableaux de bord, et
Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions
.
Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter
les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation,
il suffit de cliquer sur le bouton .
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence
accessible par le menu AIDE du logiciel.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans
quitter votre application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les
factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les
retrouvant rapidement.
14
Découverte
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations
spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur
l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle
rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre
Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Création d’un dossier
16
Création d’un dossier
Choisir la méthode de création du dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier
d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER.
Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise.
Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier.
Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur
Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures en mode souscription
Lorsque vous activez la commande NOUVEAU dans Ciel Devis Factures en mode souscription,
un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur.
• Si vous voulez récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur, cliquez sur le bouton
[Oui]. Reportez-vous à l’Aide (touche F1) pour suivre la procédure de récupération.
• Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] puis procédez à la création d’un
dossier en vous référant au paragraphe qui suit : “Création d’un nouveau dossier”.
Création d’un nouveau dossier
Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante
s'affiche :
1. Dans la fenêtre Création, indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous
exercez une activité libérale.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
17
Création d’un dossier
La fenêtre suivante s’affiche:
3. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro
est sélectionné.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez
la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en
compte,
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création :
Mode de création rapide
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de
début d'activité) sont à renseigner.
Mode de création détaillé
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les
fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel
plus rapidement.
5. Cochez l'option de votre choix puis lancez la procédure de création en cliquant sur le
bouton [Suivant>].
18
Création d’un dossier
Créer un dossier en mode rapide
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide
Étape : Raison sociale
Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle
vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code
postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans
la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité
Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du
commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intra-communautaire (N° TVA).
6. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce
et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre
Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états
que vous imprimerez à partir de Ciel Devis Factures.
7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
19
Création d’un dossier
Étape : Service à la personne
Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et
si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation
fiscale annuelle.
Étape : Coordonnées et paramètres
Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si
vous en possédez un.
2. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA
• si vous souhaitez facturer en TTC
3. Indiquez la date de début d’activité. Elle correspond à la date de création de votre
société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier .
4. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la
création de votre fichier.
20
Création d’un dossier
Étape finale
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette
case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans
que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un
mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe].
Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.
Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères
saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 56
5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est
affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.
21
Création d’un dossier
Créer un dossier en mode détaillé
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé
Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes :
• Raison sociale
• Service à la personne
• Coordonnées et paramètres
• Logo ou photo
• Modes de paiement
• Articles
• Clients
• Intervenants
Nous ne détaillerons pas ici les trois premières étapes de la création qui sont similaires à
celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier.
Voir Créer un dossier en mode rapide, page 18
Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante.
Étape : Logos
Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise.
Vous pouvez :
• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier.
• importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé
USB, CD-Rom).
• récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
22
Création d’un dossier
Étape : Modes de paiement
Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont
déjà créés par défaut.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création
d'un nouveau Mode de paiement s’affiche.
2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé.
Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces,
Virement, Traite, etc.
Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier,
ni en créer de nouveaux.
3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous
cliquez sur le triangle de sélection .
4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste
qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste .
La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être
effectué par le client.
5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant
sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions
de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez
sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les
Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les
Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte.
6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK].
Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste.
7. Procédez de même pour les autres modes de paiement.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Articles
Dans cette étape, vous allez créer vos Articles.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la
création d'un nouvel Article s'affiche.
2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article.
3. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des
caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche
dans les listes et les éditions.
4. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques
de l'article, utilisez la zone Description.
Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de
la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les
outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).
Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est
récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence
de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris.
5. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté.
6. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.
Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En
24
Création d’un dossier
effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule :
Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT
7. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant.
Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.
8. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste.
9. Validez la création de la fiche Article en cliquant sur [OK].
Cet article est maintenant visible dans la liste.
10.Procédez de même pour les autres articles.
11.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Clients
Dans cette étape, vous allez créer vos Clients.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la
création d'un nouveau Client.
Le Code est proposé par défaut.
En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des
fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.
Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le
Manuel de référence (Menu DOSSIER), disponible depuis le menu AIDE.
2. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
25
Création d’un dossier
L'onglet Fiche
3. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé-
phone, télécopie, etc.).
L'onglet Complément
L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de
regrouper les tiers selon des caractéristiques communes.
4. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle
à l'aide du bouton [Créer].
5. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par
votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier.
6. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous
autorisez à votre client.
La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client.
L'onglet Contact
Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans
l'onglet Contact.
7. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact].
Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Intervenants
Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants.
Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne
dans l’étape Service à la personne.
26
Création d’un dossier
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant.
3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées.
4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.
La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la
création de votre dossier.
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette
case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans
que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un
mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe].
Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.
Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères
saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 56
• Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la
barre de titre de la fenêtre principale.
Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société
de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER.
Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes 3, 4 et 5, vous
disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos
premières factures.
Prise en main
28
Prise en main
Les clients
La liste des clients
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS
ou barre d'actions - icône Liste des clients
Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects.
La commande CLIENTS/TIERS ayant été appelée, c'est le lien Clients qui est actif.
Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un
nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients
sélectionnés dans la liste.
La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée.
Consultez la documentation électronique pour plus de détails sur les fenêtres et les
listes.
Rechercher un client
Menu EDITION - commande RECHERCHER
Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen
rapide est d'effectuer une recherche.
29
Prise en main
La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher :
• Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par
exemple DU, puis cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la
totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élé-
ment répondant à la demande. Il trouve ici le client - DURAND.
Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis.
Mot entier uniquement
Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous
recherchez, tel qu'il est enregistré dans votre liste.
Exemple
Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans
sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne
pourra aboutir.
Respecter Min/Maj
Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des
minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche.
Exemple
Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez
indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir.
Par contre, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec
succès.
Sélectionner les éléments
Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients
concernés par votre recherche.
Direction
Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera
effectuée à partir du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.
Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect.
Filtrer la liste
Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de
multiples critères. Par conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile
30
Prise en main
de peaufiner les sélections et de réduire le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer
une procédure de traitement.
Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans la documentation électronique
annexes Les Filtres.
Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre
qui va être réalisé ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres
qui seront ensuite accessibles à l'aide du menu déroulant.
Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet
d'effectuer différentes sélections selon vos besoins.
Exemple
Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris.
1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes.
La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste.
2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton .
3. Indiquez Paris dans la zone Valeur.
4. Validez vos critères en appuyant sur la touche Entrée.
Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de
Paris.
Annuler un filtre
Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le
menu déroulant FILTRES.
La liste complète s'affiche à nouveau.
Ouvrir une fiche client
1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES.
2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client que
vous souhaitez ouvrir.
31
Prise en main
Créer un client
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]
Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui
vous est proposé.
En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des
fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.
1. Saisissez le Nom du client.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
L'onglet Fiche
2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé-
phone, fax, adresse E-mail, etc.)
Vous disposez des boutons suivants :
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné-
raire de votre adresse à celle de votre client).
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.
32
Prise en main
• Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la
page internet s'ouvre.
L'onglet Complément
L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de
regrouper les tiers selon des caractéristiques communes.
3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle
à l'aide du bouton [Créer].
4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par
votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier.
5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous
autorisez à votre client.
La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client.
L'onglet Contact
Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans
l'onglet Contact.
6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact].
Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client.
Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre
d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS.
33
Prise en main
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES
ou barre d'actions - icône Liste articles
Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des
articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez.
Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme
de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore
les supprimer.
Créer un article
Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer]
34
Prise en main
Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que
pour le code d'un nouveau client).
1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des
caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche
dans les listes et les éditions.
2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez
préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description.
Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de
la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les
outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).
Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est
récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence
de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris.
3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté.
4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.
Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En
effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule :
Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT
5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant.
Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.
6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques
et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation
correspondante.
Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCOPARTICIPATIONS.
7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste.
8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez
pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la
personne.
9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.
Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un
nouveau.
Le remplissage automatique
Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE
AUTOMATIQUE
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains
choix d'affichage des fenêtres Liste.
Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles
(augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
35
Prise en main
La saisie document
Uniquement pour les pièces commerciales clients
La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs)
rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale
concernée.
Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale.
En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes
propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu
CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.
Voir Créer un devis, page 37 - “Facturer un client”, page 43 - “Établir un avoir”, page 49
Exemple : Extrait d’un devis
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations :
Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations
détaillées sur ce mode de saisie.
Saisissez les informations
directement dans la
pièce commerciale.
36
Prise en main
Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser»
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez
la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée,
glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.)
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client
ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le
cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture (ou une facture en avoir)
Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures
ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs.
37
Prise en main
Créer un devis
Préparer un devis
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS
ou barre de navigation - onglet Mes affaires - icône Préparer un devis.
Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou
prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les
supprimer ou encore les transférer en facture, vous utilisez la commande DEVIS du
menu LISTES.
Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que
vous choisissiez un client ou un prospect.
• Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le
devis.
La fenêtre de création du devis apparaît.
Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton
[Nouveau client] ou [Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou
prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré
la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis.
La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties :
38
Prise en main
L'entête du devis
Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date
d'échéance, le code client, son nom et son adresse.
Le corps du devis
Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix.
Le pied du devis
Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.
Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce
dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL.
Renseigner l'entête du devis
Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel
selon le numéro du dernier devis créé.
Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis
dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
La date de travail est proposée comme Date du devis.
La Date de validité correspond à la durée du devis.
Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-
définies situés en fin de zone.
Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète.
Vous pouvez modifier ces informations.
Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de
l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code.
Saisir les articles dans le corps du devis
Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis.
La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le
curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie.
Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui
s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom.
Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de
celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.
2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante.
Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les
informations définies dans la fiche article.
3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones.
4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur
la touche ou .
Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées.
Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés
39
Prise en main
dans le pied du devis, est calculé.
Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code
article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description dans la zone texte
qui s'affiche puis appuyez sur la touche pour passer aux zones
suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc.
Compléter et vérifier les données du pied du devis
Facturer en TTC
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur
le HT.
Eco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de
l'éco-participation s'affiche à titre informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du
menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en
pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles
saisis, les zones sont remises à jour automatiquement.
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son
montant dans la zone Acompte.
Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement
calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis.
• Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré
et vous propose ensuite d'effectuer différents traitements :
• Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de
votre choix.
Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton
[Plus tard].
40
Prise en main
Imprimer un devis
A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis.
Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles
depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
Imprimer après la création d'un devis
1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK]
pour demander l'édition du devis.
Imprimer à partir de la liste des devis
Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez
par la commande DEVIS du menu LISTES.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste.
Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler
votre demande en cliquant sur le bouton [Annuler].
La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression.
Envoyer le devis par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une
messagerie électronique et un modem.
1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par email.
3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme
adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste
vide. Vous devez alors la saisir.
4. Cliquez sur le sur le bouton [OK].
5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.
Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe
Reader).
Aperçu du devis à l'écran
L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier,
selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles
depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser.
41
Prise en main
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste.
La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche.
3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en choisissant
l'option IMPRIMER présente dans la menu déroulant en haut de la fenêtre.
Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer
le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la
fenêtre Aperçu.
Rechercher un devis
Pour rechercher un devis :
• Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la
barre d’action. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver
celui qui vous intéresse.
• ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la
liste, page 29
Modifier et supprimer un devis
Menu LISTES - commande DEVIS
Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis.
1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne.
Le masque de saisie du devis s'affiche.
3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le
bouton [OK].
Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis
concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer
plusieurs par sélection multiple dans la liste.
Accepter un devis
Menu LISTES - commande DEVIS
Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation
de la facture ainsi créée, son règlement et son impression.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter.
2. Cliquez sur le bouton [Accepter].
Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de
confirmer.
42
Prise en main
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables
accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la
commande FACTURES du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être
modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous
obtenez par la commande RÈGLEMENT du menu LISTES.
Convertir un devis en facture
A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque
étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la
facture générée si le devis n'est que partiellement accordé.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture].
Un message vous demande de confirmer ce traitement.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché
à l’écran.
4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de
paiement.
5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK].
Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande
FACTURES du menu LISTES.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
43
Prise en main
Facturer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT
C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.
Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la
commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture].
Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, le masque de saisie de la facture
est affiché à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de
la facture, le corps de la facture et le pied de la facture.
Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique
à celle de la création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 37
Valider une facture
Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un
avoir, elle doit être validée.
Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la
commande RÉGLER, ou lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, Ciel Devis
Factures vous propose de la valider, si elle ne l'est pas.
En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande
ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider
préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore.
Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont
pas par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées
en gras dans la liste.
Pour valider une facture à partir de la liste des factures
1. Placez le curseur sur la facture à valider.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Un message vous demande de confirmer le traitement.
3. Cliquez sur [Oui].
Que la facture soit ou non validée, vous pouvez à tout moment :
• la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier,
• l'imprimer sur papier,
• l'envoyer par e-mail à votre client.
Aperçu d'une facture à l'écran
Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur
votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier.
La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables
accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
44
Prise en main
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche.
3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à
l'écran, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT (dans l'entête de la fenêtre
Aperçu).
Imprimer une facture
Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander
l'impression à partir de la liste des factures.
Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables
accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer].
La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche.
3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].
Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur
l'icône Imprimer, présenté à droite de la liste des factures.
Supprimer une facture
Seules les factures non validées peuvent être supprimées.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer.
Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs
factures, appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez
sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer
la suppression.
3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement.
Les factures d’acompte
menu LISTES - commande FACTURES d’acompte
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un
acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes
perçus (loi NRE).
4. Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou
l'envoyer par e-mail.
Voir Saisir un acompte, page 47
45
Prise en main
Les règlements
Encaisser un règlement
Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT
Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients.
Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être
préalablement créées et validées.
Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.
Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez
le chapitre Mon argent du Manuel de référence.
Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche :
La date de travail est proposée comme Date de règlement.
Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés
automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code
défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le
modifier après l'avoir sélectionné et effacé.
1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans
la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
Validez le code du client en appuyant sur la touche ou de
votre clavier.
46
Prise en main
La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est
présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés.
2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou
en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le, en appuyant sur la touche
ou de votre clavier.
Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche
du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche
rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection.
4. Cliquez sur l'icône pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone
Réglé.
La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les
zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce
n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture.
5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement.
Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.
Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler]
Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées
dans la liste.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton
[Régler].
La fenêtre suivante s'affiche :
La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé.
2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement.
47
Prise en main
Saisir un acompte
barre d’actions - icône Liste des factures
Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte.
2. Cliquez sur le bouton [Acompte].
Si la facture n'est pas validée, Ciel Devis Factures vous affiche un message d'alerte et
vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas
enregistrer l'acompte.
Voici la fenêtre que vous obtenez :
La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier.
Le Code est indiqué par défaut.
Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le
n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte.
Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de
trésorerie est défini dans le mode de paiement.
Les deux dernières zones peuvent être modifiées.
1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé.
La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste.
2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.
Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras.
La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la
colonne Reste à payer indique le montant restant dû.
Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la
case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte.
48
Prise en main
Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture
Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de
la facture vous permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre
commande.
L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture
correspondante sera validée. Ciel Devis Factures affichera alors la fenêtre
d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment.
Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures
d’acompte, page 44
Consulter les règlements
Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués,
indépendamment de la commande utilisée.
Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de :
• la liste des factures, par le bouton [Régler]
• l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte])
• l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT)
Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou
en effacer un, en cliquant sur le bouton [Supprimer].
Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste.
Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le
Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de
paiement.
La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé
sous forme d'acompte.
49
Prise en main
Établir un avoir
Créer un avoir
Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR
ou barre de navigation - onglet Mes affaires - icône Établir un avoir
Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.
Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche.
1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le
créer.
La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche.
2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la
même que pour un devis ou une facture.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste
des avoirs accessible depuis la barre d'actions ou depuis la commande AVOIRS du menu
LISTES.
L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé.
Établir un avoir d'annulation de facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir]
Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture
correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations.
A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes.
Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la
commande FACTURES du menu LISTES.
Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte
ne doit être enregistré.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas,
un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider
préalablement la facture nécessaire.
Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir
généré permettra d'annuler la facture.
3. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste
des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
50
Prise en main
Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique.
La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des
avoirs. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Établir un avoir total
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir]
Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut
pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera
un avoir total.
3. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Votre logiciel crée l'avoir et ouvre le masque de saisie.
4. Cliquez sur le bouton [Fermer].
Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande
AVOIRS du menu LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un
commentaire est ajouté sur l’origine de la pièce.
Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro.
Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture.
Remboursement d’avoir
Menu LISTE DES AVOIRS - bouton [Rembourser]
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Étape préalable à la création d'un avoir :
1. Création d'une facture.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé.
2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant
de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante,
etc.).
3. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, vous pouvez
modifier le Libellé.
4. Sélectionnez le Mode de règlement et le Poste de trésorerie à prendre en compte.
5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK].
51
Prise en main
Relancer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT
Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients
n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer.
2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.)
et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.)
et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires
à l'édition de vos relances.
3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une
des options proposées :
• Tous : tous les clients existants seront sélectionnés.
• Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez
envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner.
• De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code
seront sélectionnés, utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner.
4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non
réglées.
5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance.
6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton
[...].
7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.)
8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes :
• Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à
celui que vous indiquerez seront sélectionnées.
• Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini
dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection.
9. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez
vérifier le paramétrage de votre imprimante et du format d'impression.
52
Prise en main
Consulter un compte client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT
A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour
un client donné : lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou
encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications.
1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez
sur l'icône d'appel de liste.
2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre
clavier.
Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents
onglets :
• Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné.
• Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées.
• Devis : liste de tous les devis émis pour le client.
• Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client.
• Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client.
Accéder à une fiche Client
Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui
apporter des modifications.
53
Prise en main
Envoyer un e-mail au client
Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement
installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur.
1. Cliquez sur le bouton [Email].
Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire
parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous
devez alors saisir son adresse.
Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre.
L'adresse électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du
destinataire.
2. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.
Consulter le site Web
Cette commande ouvre votre navigateur Internet.
Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site Web, celui-ci s'ouvre.
Envoyer une relance au client
Vous pouvez effectuer une relance pour un ou plusieurs clients en cliquant sur le bouton
[Relancer].
La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que
vous effectuez par la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS.
Voir Relancer un client, page 51
Statistiques
Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client
sélectionné et les affiche à l'écran.
Aperçu/ Imprimer
Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] vous proposent de visualiser à l'écran votre sélection
ou de lancer directement l'édition de celle-ci.
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Prise en main
Le rapport des ventes
Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES
Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné le détail des factures et
avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés.
Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif.
1. Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de
ventes, en cochant une des options proposées :
• Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés.
• Le client : l'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la
liste qui s'affiche lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste.
• De la famille : seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la
zone qui suit seront sélectionnés.
L'icône , présenté à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes.
2. Dans la partie Articles, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport
des ventes, en cochant une des options proposées :
• Tous : tous les articles existants sont alors sélectionnés.
• L'article : dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont
vous choisissez le code dans la liste affichée, quand vous cliquez dans l'icône
d'appel de liste.
• De la famille : seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code
seront sélectionnés.
55
Prise en main
3. Définissez la période à prendre en compte, en choisissant respectivement dans les
zones Du et Au, la date de début et la date de fin de la période.
Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées.
L'icône présenté à la fin des zones ouvre le calendrier.
4. Cliquez sur [OK].
Une nouvelle fenêtre s'affiche.
5. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur les boutons correspondants
:
• bouton [Écran] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu.
• bouton [Imprimer] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier.
Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu, en
utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT présenté dans l'entête de la fenêtre.
56
Prise en main
Autres fonctions
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.
L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors
de sa dernière étape.
Créer un mot de passe
La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est
vide.
1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre Mot de passe s’affiche.
2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous
aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais
vous pouvez en créer un nouveau.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche
des points dans la zone correspondante.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]
dans la fenêtre Mot de passe.
57
Prise en main
Modifier ou supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK].
Votre mot de passe s'affiche.
4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK].
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe].
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une
autre unité de stockage.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette
opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt
intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une
suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire
perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans
ce cas, de récupérer vos données.
Sauvegarde sur support
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE.
3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.
• Zip : format compressé.
• Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original.
• e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet (voir ci-après).
4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le
volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé
comme nom de la copie.
6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux
sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou
vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus
demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Vous pouvez fixer des Préférences de sauvegarde. Pour plus de détails, consultez le
Manuel de référence (partie Les préférences, paragraphe Les sauvegardes), disponible
depuis le menu AIDE.
58
Prise en main
Sauvegarde en ligne
Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui
permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de
l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures
solutions pour un archivage informatique.
La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou
supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre
Ciel e-Sauvegarde.
Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier - SAUVEGARDERESTAURATION
- e-Sauvegarde), disponible depuis le menu AIDE.
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données
précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde
sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la
restauration.
2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont
disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez
cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre
fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer
une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration
restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous
choisirez.
• Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous
pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les
données sauvegardées.
3. Une fois que vous avez choisi votre mode de restauration, cliquez sur le bouton
[Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche.
59
Prise en main
4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que
vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche
l’emplacement de votre sauvegarde.
5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer,
cliquez sur le bouton [Suivant>].
Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre
dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme
revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez
sur le bouton [Suivant>].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le
bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton
[Restaurer].
Calculatrice
Menu TRAITEMENTS - commande CALCULATRICE
La commande CALCULATRICE ouvre la calculatrice standard de Windows.
Purge
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont
plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements).
60
Prise en main
La commande PURGE affiche la fenêtre suivante :
Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant
celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer
le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée.
1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes
du calendrier ou des dates pré-définies.
2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales mais vous
pouvez décocher la case correspondant aux pièces que vous souhaitez conserver.
L'étape suivante vous permet d'archiver les données commerciales.
Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre.
3. Cliquez sur le bouton correspondant à chaque Export des données : Export des pièces
clients et Export des règlements clients.
Une fois le traitement terminé, les boutons sont cochés avec la mention Archivage
effectué en dessous.
Vous pourrez par la suite consulter l'Historique des données archivées accessible à partir
du menu TRAITEMENTS.
4. Cliquez sur le bouton [Purger].
5. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de
confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui].
Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des
données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des
données.
61
Prise en main
avant de lancer une purge.
• Pour cela, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. En choisissant cette
option, votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement des données qui vont
être sauvegardées puis il effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre
principale.
• Si vous cliquez sur [Continuer sans copie], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel
effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.
Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que
les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que
partiellement, ils ne pourront pas être purgés.
Historique des archives : Purges
Menu TRAITEMENTS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES - PURGES
Cette commande vous permet d'afficher la liste des archivages effectués dans le cadre de
l'archivage imposé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
Pour visualiser les données archivées, cliquez sur le bouton [Consulter].
Modifier un modèle de facture
Un dessin de facture standard est sélectionné par défaut dans votre logiciel, mais celui-ci
peut être modifié pour l'adapter à vos besoins.
1. Activez le menu DOSSIER, commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES.
2. Sélectionnez dans la liste des familles, à gauche, la famille Dessin factures.
Dans la liste de droite s'affichent les différents modèles de factures.
3. Sélectionnez le modèle affiché en gras (coché par défaut).
4. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir.
Un message vous indique que cet état est standard et qu'il n'est pas modifiable. Il
propose de le dupliquer.
5. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle de facture puis cliquez sur [OK].
Le logiciel ouvre directement le dessin du modèle existant que vous pouvez maintenant
modifier.
Consultez le Manuel de référence (partie Générateur d'états), disponible dans le menu
AIDE du logiciel.
Copyright 2012 Ciel
Manuel de découverte Ciel Devis Factures - MAN_WDF - V12.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Index
A
Acompte 47
Articles 33
Avoir 49
B
Besoin d’aide 14
C
Calculatrice 59
Clients 28
créer 31
rechercher 28
relancer 51
Compte client 52
D
Devis
accepter 41
convertir en facture 42
créer 37
envoyer par mail 40
imprimer 40
modifier 41
Documentation 9
Dossier
créer en mode détaillé 21
créer en mode rapide 18
E
Environnement 12
F
Facture
imprimer 44
modèle 61
saisir 43
valider 43
Facture d’acompte 44
H
Historique DGI des purges 61
I
Intuiciel 13
M
Mot de passe 56
P
Purge 59
R
Rapport des ventes 54
Règlements 45
consulter 48
Remplissage automatique 34
Restauration 58
S
Saisie document 35
Sauvegarde 57
T
Trouvtoo 13
Manuel de référence
Ciel Compta Facile
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Sommaire
Documentation........................................................................................................................ 7
Naviguer dans le manuel de référence ..................................................................................... 8
Menu Dossier..............................................................................................9
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 10
Nouveau................................................................................................................................ 11
Ouvrir.................................................................................................................................... 16
Fermer................................................................................................................................... 17
Synchro compta..................................................................................................................... 18
Paramètres ............................................................................................................................ 19
Ciel Business Mobile.............................................................................................................. 26
Options ................................................................................................................................. 29
Imports ................................................................................................................................. 33
Exports.................................................................................................................................. 33
Mise en page ......................................................................................................................... 34
Imprimer ............................................................................................................................... 35
Aperçu avant impression ....................................................................................................... 35
Impressions........................................................................................................................... 36
Mot de passe......................................................................................................................... 37
Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 39
Sauvegarde............................................................................................................................ 45
Restauration.......................................................................................................................... 46
Quitter................................................................................................................................... 48
Menu Edition.............................................................................................49
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 50
Annuler ................................................................................................................................. 51
Couper .................................................................................................................................. 51
Copier ................................................................................................................................... 51
Coller .................................................................................................................................... 51
Effacer................................................................................................................................... 51
Fiches.................................................................................................................................... 52
Sélectionner tout ................................................................................................................... 52
Rechercher ............................................................................................................................ 52
Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 53
Atteindre ............................................................................................................................... 53
Rafraîchir............................................................................................................................... 53
Tout afficher.......................................................................................................................... 53
Liste ...................................................................................................................................... 53
Menu Ma Compta......................................................................................54
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 55
Saisie cahier .......................................................................................................................... 56
Saisie Z de caisse................................................................................................................... 63
Relevé bancaire ..................................................................................................................... 64
Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 64
Le Plan de comptes................................................................................................................ 65
Journaux ............................................................................................................................... 66
Modes de paiement ............................................................................................................... 66
Paramétrage des cahiers........................................................................................................ 67
Liste des tâches..................................................................................................................... 70
Rappels ................................................................................................................................. 70
Formats d’import relevé ........................................................................................................ 70
Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 70
Autres listes .......................................................................................................................... 70
Menu Expert comptable ............................................................................71
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 72
Liste des écritures ................................................................................................................. 73
Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 73
Consulter un compte ............................................................................................................. 74
Pointage manuel.................................................................................................................... 74
Contrepassation .................................................................................................................... 74
Validation du brouillard......................................................................................................... 74
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 75
Etats...................................................................................................................................... 75
Menu Listes ..............................................................................................76
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 77
Ecritures................................................................................................................................ 78
Plan de comptes .................................................................................................................... 81
Consulter un compte ............................................................................................................. 90
Journaux ............................................................................................................................... 91
Modes de paiement ............................................................................................................... 93
Emprunts............................................................................................................................... 94
Familles Top Saisie .............................................................................................................. 100
Modèles/abonnements ........................................................................................................ 102
Formats d’import relevé ...................................................................................................... 105
Règles d’affectation relevé................................................................................................... 108
Autres listes ........................................................................................................................ 113
Menu Saisies...........................................................................................114
Vue d’ensemble................................................................................................................... 115
Généralités sur les saisies.................................................................................................... 116
L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 119
Exemples de saisies............................................................................................................. 120
Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 124
Les saisies guidées .............................................................................................................. 126
Relevé bancaire ................................................................................................................... 135
Saisie Z de caisse................................................................................................................. 141
Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 145
Saisie au kilomètre .............................................................................................................. 147
Les modèles de saisie.......................................................................................................... 154
Menu Traitements...................................................................................156
Vue d’ensemble................................................................................................................... 157
Travail sur un compte.......................................................................................................... 158
Pointage manuel.................................................................................................................. 160
Lettrage............................................................................................................................... 161
Contrepassation .................................................................................................................. 164
Réimputation....................................................................................................................... 166
Validation brouillard............................................................................................................ 167
Fin d’exercice ...................................................................................................................... 168
Liste des tâches................................................................................................................... 171
Rappels ............................................................................................................................... 174
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 176
Menu Etats..............................................................................................178
Vue d’ensemble................................................................................................................... 179
Liste des états disponibles................................................................................................... 180
Grand livre .......................................................................................................................... 181
Balance................................................................................................................................ 184
Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 186
Brouillard ............................................................................................................................ 187
Déclaration de TVA.............................................................................................................. 188
Bilan - Compte de résultat................................................................................................... 192
Menu Echanges.......................................................................................193
Vue d’ensemble................................................................................................................... 194
Importer des écritures ......................................................................................................... 196
Exporter des écritures ......................................................................................................... 199
Importer une balance .......................................................................................................... 203
Exporter une balance........................................................................................................... 204
Synchro compta................................................................................................................... 205
Envoyer le dossier ............................................................................................................... 214
Coordonnées expert-comptable .......................................................................................... 215
Historique Imports/Exports ................................................................................................. 216
Menu Divers............................................................................................217
Vue d’ensemble................................................................................................................... 218
Conversion en mode standard ............................................................................................. 219
Historique des archives ....................................................................................................... 220
Messagerie .......................................................................................................................... 221
Menu Fenêtres ........................................................................................222
Vue d’ensemble................................................................................................................... 223
Fermer................................................................................................................................. 223
Tout fermer......................................................................................................................... 223
Suivante .............................................................................................................................. 223
Précédente .......................................................................................................................... 223
Cascade............................................................................................................................... 224
Mosaïque............................................................................................................................. 224
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 225
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 229
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 229
Menu Aide ..............................................................................................230
Vue d’ensemble................................................................................................................... 231
Aide .................................................................................................................................... 232
Besoin d’aide....................................................................................................................... 232
Démo rapide........................................................................................................................ 232
Manuel de découverte.......................................................................................................... 233
Manuel de référence ............................................................................................................ 233
Guide des mises à jour ........................................................................................................ 233
A propos de......................................................................................................................... 233
Index ......................................................................................................234
7
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :
Les manuels listés ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE.
• le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions
les plus importantes de votre logiciel.
• le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions
de votre logiciel et qui contient la présentation générale du logiciel, le générateur d’états et le générateur
de tableaux de bord.
Installation d'Adobe Reader®
Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas
présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader® et suivez la procédure.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche .
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
8
Naviguer dans le manuel de référence
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le manuel de référence et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du manuel, cliquez sur le signet nommé Sommaire.
Les liens dans le manuel
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du manuel.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe
correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Saisir la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du manuel de référence. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir la
fiche d’appréciation] situé ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie.
Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].
Nouveau
Ouvrir, Fermer
Synchro compta
Paramètres, Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Menu Dossier
Menu Dossier
10
Vue d’ensemble
Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier
que vous devez créer.
Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les
données, ou bien de les supprimer.
Menu Dossier
11
Nouveau
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, renseignez le Nom de votre société.
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta Facile créé un dossier en mode Cahier.
Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre
dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas.
Si vous voulez directement créer un dossier en mode Standard, cochez l'option Je préfère utiliser le mode
Standard.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Paramètres du dossier
3. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier) :
1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer
le menu CONTEXTUEL.
2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES.
Attention !
Si vous choisissez le mode Standard, vous ne pourrez pas convertir votre dossier en mode Cahier.
Menu Dossier
12
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en
cliquant sur [OK].
5. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations
saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir.
6. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au
paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 12 ou “Création en mode
Cahier”, page 15.
Création en mode Standard
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à
renseigner.
• Mode de création détaillé en 6 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers
principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus
rapidement.
Etape 1 : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Etape 2 : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
4. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options
de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 15.
5. En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de boutons
situés dans la partie Plus de paramètres vous permettant de définir :
• les paramètres comptabilité. Voir Paramètres Comptabilité, page 24.
Menu Dossier
13
• les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 28.
• les paramètres Synchro compta. Voir Paramètres Synchro compta, page 288.
Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé)
La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut.
Créer un compte
Voir Créer un compte, page 89.
Modifier un compte
Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un compte
Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé)
La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut.
Créer un journal
Voir Créer un journal, page 104.
Modifier un journal
Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un journal
Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé)
La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut.
Créer un mode de paiement
Voir Créer un mode de paiement, page 106.
Modifier un mode de paiement
Menu Dossier
14
Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un mode de paiement
Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 44.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux
• Importer une balance
• Ne rien faire
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création en mode Cahier
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Etape 1: raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Etape 2 : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un.
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
Etape 3 : choix du mode comptable
Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures :
Menu Dossier
15
• Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez
les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur.
• Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez
uniquement les entrées et sorties de trésorerie.
Etape 4 : validation du mode comptable
Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre
comptabilité :
• mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de
ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements.
• mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les
encaissements.
Etape 5 : paramétrages des cahiers
Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par
la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA -
commande SAISIE CAHIER.
Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche.
Voir Créer un cahier, page 64.
Boutons en mode créances/dettes
Boutons en mode dépenses/recettes
Etape 6 : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 44.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux
• Importer une balance
• Ne rien faire
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Menu Dossier
16
Ouvrir
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si
vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre
logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu
DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de
changer de dossier courant.
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel.
• le ou les dossier(s) correspondant(s) à celui que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour
refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.
Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier manuellement]
pour sélectionner directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi afficher le
dossier exemple via le menu contextuel, faites un clic droit dans la fenêtre d’ouverture et sélectionnez
l’option Voir les dossiers exemples.
Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. S'il n'apparaît pas, faites un clic droit
dans la fenêtre et sélectionnez l'option Voir les dossiers exemples.
Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de la commande NOUVEAU du menu DOSSIER ou en cliquant
sur l'icône Je crée mon dossier sur le bureau d'accueil. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un
nouveau dossier.
La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
Voir Nouveau, page 11.
reportez-vous au chapitre Les préférences - Comptabilité dans la partie Présentation générale de ce manuelOptions
supplémentaires
Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode
avancé est activé.
A partir du menu Contextuel
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre.
• Voir les dossiers exemples : permet d'afficher les dossiers exemples dans la fenêtre Ouvrir un dossier afin
qu'ils soient plus facilement accessibles.
• Mode avancé : en mode avancé, la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez d'options
d'affichage. Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers
ou encore faire des recherches.
• Modifier les dossiers : permet d'accéder à la gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer
ou dupliquer un dossier.
• Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consulter
votre dossier sans apporter de modifications.
• Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir
où se situe le dossier sur votre ordinateur.
Menu Dossier
17
Fermer
Menu DOSSIER - commande FERMER
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre
logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
Menu Dossier
18
Synchro compta
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de
synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau
dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.
Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO
CONSULT.2186918231\Communication\Reçus
3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire.
Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône .
4. Cliquez sur le bouton [OK].
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre
ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.
Le dossier créé dans Ciel Compta Facile est par défaut en mode Cahier. Vous pouvez toujours le
convertir en mode standard.
Menu Dossier
19
Paramètres
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous
définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
de vos coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé-
phone, Télécopie, adresse e-mail, etc).
3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels
à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
Menu Dossier
20
5. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement
fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
2. Précisez son Activité et Code société.
3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire).
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet O.G.A
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée
(O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu
ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée
pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre
O.G.A.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
Menu Dossier
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Paramètres Comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer
les saisies.
Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées
automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne
seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.
En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des
critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Journaux par défaut
Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et Anouveaux
sont sélectionnés par défaut.
Comptes par défaut
Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans
l'application.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Menu Dossier
22
1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les.
Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre
comptabilité.
2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif.
Réglages comptables
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer :
• La longueur des comptes
Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes
(13 caractères maximum).
• Les caractères autorisés
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases
correspondantes.
• Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire.
Synchro compta
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la
synchronisation de vos données comptables.
Pour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au paragraphe
“Paramètres Synchro compta”, page 288.
Attention !
Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent
être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données.
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des
comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Menu Dossier
23
Paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Onglet TVA
1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante.
2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche
. Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA.
Régime de TVA
Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à
payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
• Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
Type de TVA
Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA
sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements,
les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements.
Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en
attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel
compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
Menu Dossier
24
Numéro fiscal (FRP)
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet
à votre centre d'impôt de vous identifier.
Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
• le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel
Compta Facile.
Comptes par défaut
Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône ouvre la liste
des comptes de TVA existants.
• Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de
TVA.
• Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes
Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la
ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié.
Onglet Taux de TVA
Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut.
• Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX
PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste).
• Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer].
• Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Onglet Déclaration de TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique
de la déclaration.
Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous
accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône .
La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur
ventes est soumise aux encaissements.
Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des
opérations imposables.
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones
demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas
obligatoire.
Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le
moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le
télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre
pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de
paramétrage Téléprocédures TVA.
Menu Dossier
25
2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case
correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion
DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la
case correspondante.
La présence d'un IBAN dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors
obligatoire.
3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de
la déclaration.
4. Dans la zone Complément, choisissez l'Identification de l'émetteur de la télédéclaration : Société courante
ou expert-comptable.
5. Saisissez la Référence Obligation fiscale.
Cette référence doit obligatoirement commencer par "TVA" suivi de 1 à 3 chiffres.
6. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société
du menu DOSSIER :
• pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro
de SIRET et le numéro d'identification TVA.
• pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
Menu Dossier
26
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
Vue d’ensemble
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile.
Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
Le principe est simple.
Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis
publie ces données sur le web.
Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel
Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel http://www.ciel.com/.
Envoyer les données
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES
• Si vous publiez vos données pour la première fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de
réglage de Ciel Business Mobile.
Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage,
page 34.
• Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication
de vos données sur Internet.
Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.
Menu Dossier
27
Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre
d’actions de l’accueil de votre logiciel.
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE
La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos
codes et identifiants de connexion.
Onglet Général
Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel.
Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher :
• Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel
publie automatiquement les données mises à jour sur Internet.
• Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche un icône dans la zone de notification
se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icône vous donne un accès
rapide aux options de publication.
• Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel
publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la
publication des données en cochant la case Demander confirmation.
La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre
société.
Menu Dossier
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Onglet Business Mobile
Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile.
• La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données.
• La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
• La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez
sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche.
• La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez
effectuée.
1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel
Business Mobile.
Informations de connexion
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos
données sur Internet s’affiche.
Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].
Menu Dossier
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Options
Menu DOSSIER - commande OPTIONS
Préférences
Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore
choisir des options d'impressions.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Utilitaires
Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils
vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Date de travail
Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
Informations
Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
INFORMATIONS.
Liste des pays
Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Menu Dossier
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Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE.
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton
[OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.
Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays
dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et
administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et
Continent, etc.
Etats paramétrables
Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
Reportez-vous à la partie Générateur d’états dans ce manuel.
Imports paramétrables
Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel.
Menu Dossier
31
Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les
informations que vous voulez importer.
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.
2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du fichier à importer
3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer.
Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].
Plusieurs formats sont disponibles :
• CSV,
• Délimité,
• DBF,
• Longueur fixe,
• Standard Ciel Windows™,
• Fichier XML,
• Standard Ciel MAC.
4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion.
5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez
l'option Mode avancé.
Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut.
Format du fichier délimité
6. Indiquez les options relatives au format de fichier :
• Caractères de fin de fichier
• Caractères de remplissage
Menu Dossier
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• Séparateurs d'enregistrements
• Taille d'un enregistrement, etc.
Définition des options globales
Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres,
format des dates, type de séparateur de date, format booléen).
Définition des rubriques du fichier à importer
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer.
Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
Valeurs par défaut
Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par
l'application.
7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si
vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification.
Essai et Enregistrement
• Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement].
• Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation].
8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description.
Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Modifier un import
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exécuter un import
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter].
La fenêtre Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez
l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK].
Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement.
Menu Dossier
33
Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS
Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états
paramétrables du générateur d’états est ouverte.
Exports
Menu DOSSIER - commande EXPORTS
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées.
Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un élément de la liste
est sélectionné.
Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire
votre choix et valider.
1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.).
2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du
fichier sur votre disque.
Menu Dossier
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Mise en page
Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
Cette commande vous permet de spécifier votre imprimante et format d'impression par défaut.
Onglet Standard
1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel.
Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™,
vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.
2. Pour définir votre format d’impression par défaut, cochez :
• l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage,
• l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac,
• l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. La case à cocher Copies groupées
vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages,
d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas à les trier manuellement une fois
imprimé.
Exemple
Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se
présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera
la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos
documents.
3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.
Onglet Options avancées
Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Générer une impression par document.
Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages,
l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages.
Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun.
Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option
d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront
agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs.
4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.
Menu Dossier
35
Imprimer
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :
• une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles,
ou
• la fenêtre de mise en page.
Exemple
Si la fiche d’un compte est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques
de la fiche.
Aperçu avant impression
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle
s'imprimera sur papier.
Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez :
• lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton .
• obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors
l'enregistrer au format PDF.
• enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
• envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton .
L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour
cela, vous devez avoir une messagerie électronique.
Menu Dossier
36
Impressions
Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à
conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
• d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION
• de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière
impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant
le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées.
Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des
impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Aperçu s'affiche.
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.
Menu Dossier
37
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.
L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière
étape.
Créer un mot de passe
Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande
MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s'affiche :
2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher
le mot de passe en clair.
3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en souvenir La liste déroulante vous propose quelques
indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice.
Menu Dossier
38
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de
passe et affiche des points dans la zone concernée.
Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir
puis de cliquer sur le bouton [OK].
Modifier un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le.
5. Indiquez également un nouvel indice.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton .
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Menu Dossier
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Sauvegarde/Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet,
90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol
de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un
système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition
un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos
données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation
représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique
La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent :
• Internet Explorer 5.5 ou supérieure
• une connexion Internet,
• un logiciel de messagerie
• un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai
dont vous bénéficiez.
A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel
e-Sauvegarde.
e-Sauvegarde
Lorsque vous réalisez une sauvegarde en ligne pour la première fois, la fonction CRÉER LE SITE vous est
automatiquement proposée. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la
création de votre site de sauvegarde.
Etape 1
1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel.
Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de
Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est
incorrect ou erroné, un message vous le signale.
2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de
l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde.
3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion.
Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape
suivante de création de site.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Menu Dossier
40
Etape 2
L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée.
5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir :
• votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ;
• votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une
confidentialité maximales de l'accès au site.
Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés
à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde.
6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde.
Etape 3
7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette
étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les
si nécessaire.
Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez
par conséquent à leur exactitude.
Menu Dossier
41
Etape 4
Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder.
8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre,
cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique alors
que la création du site s'est bien passée.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site.
Votre site e-Sauvegarde est à présent créé.
Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique.
Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur...
Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un
abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite
d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet.
Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit
être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement.
En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce
cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné.
Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de
sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de
deux étapes :
• la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales
d'utilisation ;
• la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
Menu Dossier
42
Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service
Ciel e-Sauvegarde.
Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous
avez souscrit une offre e-Sauvegarde.
Si vous avez oublié votre mot de passe...
A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de
passe.
Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors
données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.
Réaliser une sauvegarde en ligne
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver
ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise.
La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les
éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le
temps du traitement.
1. Sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION puis activez la commande SAUVEGARDE.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le format e-Sauvegarde.
3. Par défaut, les options Votre dossier et Vos données annexes sont cochées. Ainsi, la totalité des votre
dossier et vos personnalisations (modèles d’états, préférences...) sont sauvegardées. Si vous ne voulez
pas enregistrer les données annexes, décochez l’option.
4. Si vous ne voulez plus que cette fenêtre s’ouvre avant une sauvegarde, cochez l’option Ne plus afficher.
Les critères que vous venez de définir seront alors utilisés pour vos prochaines sauvegardes. Vous
pourrez toujours les modifier dans les préférences de sauvegarde.
Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes
explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier
facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives.
L'option Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est
une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis.
5. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée
sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un
message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès.
Menu Dossier
43
Restaurer une sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
...réalisée avec e-Sauvegarde version 2
1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la
commande RESTAURATION.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre Restauration.
2. Choisissez le mode de restauration à l’aide des boutons radios. Trois options sont disponible :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées,
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé,
• Mode avancé.
Par défaut, l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées est sélectionnée.
3. Une fois le mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous devez spécifier le type et l’emplacement de la sauvegarde que vous
souhaitez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre
dernière sauvegarde. Modifiez-les et sélectionnez le format e-Sauvegarde.
La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre.
5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton
[Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin
d’effectuer la restauration.
Attention !
Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel
vous travaillez actuellement.
Menu Dossier
44
Transférer une sauvegarde en archive
1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Archiver une
sauvegarde] ou activez la commande ARCHIVER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.
Restaurer une archive
1. Cliquez sur l’onglet Archives.
2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l’archive à restaurer puis cliquez sur le bouton
[Restaurer une archive] ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL.
Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer
la restauration.
Supprimer une archive
1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer une archive], ou
activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.
Accéder au site
La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser
l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier.
Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la
création, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi.
Supprimer le site
La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site
e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur.
1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre
adresse e-mail.
2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la
création du site.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Si vous avez oublié votre mot de passe...
Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe].
Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors
données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.
Menu Dossier
45
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette
opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une
sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur
externe...).
2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
La fenêtre suivante s’affiche :
Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES -
SAUVEGARDE) sont reprises.
1. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats :
• Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original.
• e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. Voir Réaliser une
sauvegarde en ligne, page 49.
2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume dans
lequel sera stockée la copie de votre dossier.
3. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original
sera utilisé comme nom de la copie.
4. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le
remplacement.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder :
• Votre dossier,
• Vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de
définir dans cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres
de sauvegarde par le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Menu Dossier
46
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous
pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
Menu Dossier
47
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde.
Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton
[Suivant].
Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Menu Dossier
48
Quitter
Menu DOSSIER - commande QUITTER
Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la
commande, il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier + .
• La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône
présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application.
• Un double-clic sur l'icône du menu système.
• Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application.
Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous
rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en
effectuer une avant de quitter votre logiciel.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde de la partie Présentation générale de ce
manuel.
Annuler
Couper, Copier, Coller
Effacer
Fiches
Sélectionner tout
Rechercher, Poursuivre la recherche
Atteindre
Rafraîchir
Tout afficher
Liste
Menu Edition
Menu Edition
50
Vue d’ensemble
A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif.
Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste,
comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER.
La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu
CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.
Menu Edition
51
Annuler
Menu EDITION - commande ANNULER
Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.
Couper
Menu EDITION - commande COUPER
Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le
stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document.
L'action de couper efface la sélection.
Copier
Menu EDITION - commande COPIER
Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous
réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER.
Coller
Menu EDITION - commande COLLER
Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le
presse-papiers.
Effacer
Menu EDITION - commande EFFACER
Cette commande permet d'effacer une sélection.
Attention !
Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base
et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.
Menu Edition
52
Fiches
Menu EDITION - commande FICHES
Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs,
contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de :
• CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer].
• MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier].
• PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné
dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active.
• ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche.
• VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.
• INSÉRER : insérer un élément dans la liste.
• SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer].
• DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste.
Sélectionner tout
Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT
Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une
zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc.
Rechercher
Menu EDITION - commande RECHERCHER
La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux
informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers.
Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton
[OK].
Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés puis sélectionne le premier élément répondant
à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont
des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus.
• Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez
tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une écriture contenant le
mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous
saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir.
• Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules
lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une écriture dont le
libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas,
votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche
sera alors effectuée avec succès.
• Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les éléments
concernés par votre recherche.
Menu Edition
53
Poursuivre la recherche
Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE
Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes
critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.
Atteindre
Menu EDITION - commande ATTEINDRE
Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre
fiche sans repasser par la liste des fiches.
C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches.
Rafraîchir
Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR
Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est
automatique.
Tout afficher
Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER
Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste
initiale.
Liste
Menu EDITION - commande LISTE
La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une
information qui elle-même appartient à une liste.
Saisie cahier
Saisie Z de caisse
Relevé bancaire
Saisie des A-nouveaux
Plan de comptes
Journaux
Modes de paiement
Paramétrage des cahiers
Liste des tâches, Rappels
Formats d’import relevé
Règles d’affectation relevé, Autres listes
Menu Ma Compta
Menu Ma Compta
55
Vue d’ensemble
Le menu MA COMPTA est composé des commandes permettant de :
• définir les éléments de base de votre comptabilité (plan de comptes, journaux, modes de paiement),
• saisir vos écritures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevés bancaires),
• de gérer votre dossier de travail par la tenue d’un agenda ou la définition de vos propres rubriques
(Liste des tâches, Rappels, Autres Listes, Règles).
Menu Ma Compta
56
Saisie cahier
Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER
Liste des cahiers
Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie
manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche.
Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants :
• période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année.
• validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers
Validés ou ceux Non validés.
• saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non saisis
(Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides).
Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton .
• Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus.
• Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les
mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1).
Pour réduire/déployer tous les cahiers :
Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT
DÉPLOYER.
Pour réduire/déployer un cahier :
Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier.
Menu Ma Compta
57
Créer un cahier
1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la
création de votre cahier.
Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir
le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant.
2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<].
Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes
Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des
Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique.
Etape1
1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la
suite.
Menu Ma Compta
58
Etape 2
2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre
de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures.
Etape 3
Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en
ajouter.
3. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste .
4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous
pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton .
5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant.
Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte.
6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est
réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.
Création d'un cahier de Trésorerie
1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie.
2. Cliquez sur le bouton [Terminer].
3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le
bouton [OK] pour confirmer.
La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez.
Menu Ma Compta
59
Modifier le paramétrage d'un cahier
1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier.
2. Cliquez sur le bouton .Voir Paramétrage des cahiers, page 74.
Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton .
La grille de saisie s'affiche.
Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des
comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers.
Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont :
• Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utiliser
le calendrier en cliquant sur l'icône .
• L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des
ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement.
• Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son intitulé
s'affiche alors automatiquement.
Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou
d’exploitant.
• Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération.
• Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un
cahier de trésorerie.
• Le Montant :
Attention !
Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront
erronés.
Menu Ma Compta
60
Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant.
Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes
selon le type de l'opération : débit ou crédit.
• Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez
exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres
du cahier.
Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant.
3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner
un élément.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer
le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer
automatiquement le montant de la TVA.
4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES
ÉCRITURES.
Régler ou encaisser une écriture en Créances/Dettes
• Pour régler une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte fournisseur et le montant.
Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Achats, vous pouvez les régler.
• Pour encaisser une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte client et le montant.
Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Ventes, vous pouvez les encaisser.
Les boutons [Régler] ou [Encaisser] ne fonctionnent que sur une ligne d’écriture à la fois.
1. Sélectionnez la ligne d’écritures que vous souhaitez régler ou encaisser.
2. Les boutons ou deviennent alors actifs dans la barre d’actions. Cliquez sur [Régler]
dans le cahier des achats ou sur le bouton [Encaisser] si vous êtes dans le cahier des ventes.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, vérifiez les informations concernant l’encaissement ou le règlement et
choisissez votre mode de paiement en cliquant sur l’icône .
4. Validez en cliquant sur [OK].
Si vous avez plusieurs cahiers de trésorerie, un message s’affiche pour vous demander dans quel
cahier de trésorerie vous souhaitez enregistrer le règlement ou l’encaissement. Dans ce cas,
sélectionnez le cahier de trésorerie concerné et validez par [OK].
Votre règlement ou votre encaissement apparaît alors automatiquement dans votre cahier de trésorerie.
Attention
Pour régler ou encaisser vos écritures, vous devez avoir créer au moins un cahier de trésorerie.
Menu Ma Compta
61
Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton .
La grille de saisie s'affiche.
Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des
comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers.
Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes :
• le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur
l'icône .
• le libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération.
• le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé.
• le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire.
• le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération
sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon
le type de l'opération : débit ou crédit.
• le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture.
• le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée,
cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT.
• le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icône de la calculatrice
afin de calculer le montant de la TVA.
• Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un
compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de
l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant
de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte.
• Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés.
3. Renseignez les différentes colonnes.
Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche :
• l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément.
Menu Ma Compta
62
• l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique.
La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA.
4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez
qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer.
Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton .
Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 69.
5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES
ÉCRITURES.
Saisir des écritures d'abonnements
1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction :
• A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers
1. Cliquez sur le bouton et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture
habituelle.
2. Le bouton s’affiche, cliquez alors dessus.
• A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements.
La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer].
Liste des abonnements d'un cahier
Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements.
Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier :
1. Sélectionnez le cahier concerné.
2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements].
Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures
d'abonnements”, page 69.
Menu Ma Compta
63
Enregistrer les abonnements d'un cahier
Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton
, la fenêtre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche.
Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un
abonnement.
A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement.
Passer une écriture d’abonnement plus tard
Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez
sur le bouton [Plus tard].
Passer une écriture d’abonnement immédiatement
Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur
le bouton [Maintenant].
• Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Saisie Z de caisse
Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie Z de caisse”, page 199.
Menu Ma Compta
64
Relevé bancaire
Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Relevé bancaire”, page 193.
Saisie des A-nouveaux
Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie des A-nouveaux”, page 203.
Menu Ma Compta
65
Le Plan de comptes
Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES
La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut dans votre logiciel ainsi que ceux
que vous créez.
Le plan de comptes fonctionne à l’identique aussi bien en mode standard qu’en mode cahier.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Plan de comptes”, page 88.
Menu Ma Compta
66
Journaux
Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Journaux”, page 104.
Modes de paiement
Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Modes de paiement”, page 106.
Menu Ma Compta
67
Paramétrage des cahiers
Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS
Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à
partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les
colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier.
Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures
d'abonnement dans un cahier.
Créer un modèle de cahier
Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la
fonction Créer à partir d'un assistant.
L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un
cahier. Voir Créer un cahier, page 64.
Paramétrer un modèle de cahier
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton .
Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier.
Menu Ma Compta
68
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes.
Ajouter un compte
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le
compte à ajouter.
Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la
fenêtre.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un compte
Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé.
1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Définir les colonnes de saisie
Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous
retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez
ajoutés.
Affichage
Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou
décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé.
Exemple : l'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de
renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.
Menu Ma Compta
69
Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos
écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage.
Intitulés des colonnes
Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à
vos habitudes, méthodes de travail.
1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la
colonne.
Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC».
Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne.
Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes.
2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du
titre.
3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un modèle de cahier
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Créer une écriture d'abonnement
Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un
abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule
fois.
1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer.
2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche.
3. Saisissez intégralement l'écriture.
4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement.
8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Attention
Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier.
Menu Ma Compta
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Liste des tâches
Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES