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logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:44 250K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:44 275K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:45 319K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:45 897K
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logiciel_devis-et-fa..> 27-Jul-2009 11:45 532K
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logiciel_paye-agrico..> 27-Jul-2009 11:48 351K
logiciel_paye-batime..> 27-Jul-2009 11:49 1.0M
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logiciel_salaires-pr..> 27-Jul-2009 11:49 687K
logiciel_start-up-pa..> 27-Jul-2009 11:49 656K
EBP Bouw
Voor Windows XP en Vista
Installatie- en initiatiegids
Uitgegeven door EBP Business Software bvba,
Kerselarenlaan 15 - 1030 Brussel
Tel : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Website: www.ebp.com
© Copyright 2009 EBPBusiness Software, editie 2010
Gebruikersovereenkomst EBP
Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma’s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht.
Omvang verplichtingen bijstand van EBP
De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site.
Bijstand on site
De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeen- komst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo’n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst.
Backup gegevens
De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of door zijn consultant dat het nodig is in term van goed informaticabeheer om zeker eenmaal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van het systeem, programma en database. Het ontbreken van zo’n backup vermindert de kans om de schade die beperken die kunnen voortvloeien uit een onregelmatig werken van het systeem of de software en kan de bijstandsdiensten geleverd door EBP verminderen. De KLANT herkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om een procedure in te stellen om de
EBP Bouw 3
recuparatie van gegevens, bestanden of beschadigde of verloren programma’s te verzekeren. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van het verliezen van gegevens.
Garantie beperking
EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen.
Beperking verantwoordelijkheid
Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepaketten.
Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze
aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegdheid zullen hebben en dit in alle mogelijke gevallen.
4 EBP Bouw
Proficiat !
U hebt zojuist een toepassing EBP aangekocht. Wij danken u voor het vertrouwen dat u in ons stelt.
Deze gids stelt de toepassing EBP Bouw voor en geeft alle nodige informatie voor de installatie en het van start gaan.
Voor uitleg over onderwerpen of functies die niet in deze gids staan, raadpleegt u de help online beschikbaar in de toepassing. Die wordt regelmatig bijgewerkt en beantwoordt op de vragen die u zich stelt. Er zijn twee mogelijkheden om de help online te verkrijgen :
• De toets F1 voor help op een bepaald scherm
• De menu ? + Help EBP Bouw om een algemene hulp te verkrijgen samengesteld uit een Inhoud, Index welke de behandelde informatie in de help weergeeft en een tabblad Opzoeken die alle gebruikte woorden in de help toont voor een gerichtere opzoeking.
Opmerking
Wij raden u aan om het bestand Bouw.rtf te lezen dat wordt voorgesteld in het menu ? + Lees mij. Alle aangebrachte wijzigingen aan de toepassing uitgaande van de afdruk van die handleiding zijn erin opgenomen.
EBP Bouw 5
Inhoudstafel
Installatie 9
1. ALVORENS TE STARTEN................................................................................9
1.1. Toegang technische dienst......................................................................9
1.2. Minimum aanbevolen configuratie...........................................................9
1.3. De nodige schijfruimte...........................................................................10
2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ?......................................................10
3. HOE DE TOEPASSING STARTEN ?..............................................................11
4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN?...........................................................11
4.1. Demoversie...........................................................................................11
4.2. Hoe uw activeringscode krijgen?...........................................................11
4.3. Hoe de activeringscode ingeven ?.........................................................11
5. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ?...............................................................12
6. WERKSCHERM..............................................................................................14
Van start gaan 15
1. HOE UW DOSSIER INSTELLEN ?..................................................................15
1.1. De in te vullen opties.............................................................................16
1.2. De andere opties...................................................................................17
1.3. De weergave opties...............................................................................17
1.4. Paswoord...............................................................................................18
1.5. Beheer schermen..................................................................................18
2. HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ?...............................................................18
2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek................................................19
2.2. De bibliotheken van uw partners............................................................21
3. HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ?.............................................................21
3.1. Voorbeeld formule.................................................................................22
4. HOE EEN KLANT AANMAKEN ?....................................................................23
5. HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ? ........................24
5.1. Promoties..............................................................................................24
5.2. Tarief.....................................................................................................25
6. HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ?.................................................25
7. HOE EEN OFFERTE INGEVEN ?...................................................................27
7.1. De hoofding...........................................................................................28
7.2. De body.................................................................................................28
7.3. De voet..................................................................................................29
8. HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ?...............................................................29
9. HOE RECUPELBEHEREN?.........................................................................30
9.1. Aanmaak barema...........................................................................30
9.2. Gebruik barema Recupel................................................................30
10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ?........................................30
10.1. Ingave vordering werken................................................................31
10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur...............................................31
11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN.................32
6 EBP Bouw
11.1. Omzetten........................................................................................32
11.2. Dupliceren......................................................................................32
11.3. Groeperen leveringsbonnen...........................................................32
11.4. Afdrukken.......................................................................................33
11.5. Per mail zenden.............................................................................33
12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ?........................................33
13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING.........................................34
14. INGAVE TIJD WERKNEMERS.................................................................35
15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ? ..................................................36
15.1. Hoe bestellen ?..............................................................................37
15.2. Automatische herbevoorrading.......................................................38
15.3. Hoe de aankopen ontvangen ?............................................................39
15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ?...........................................39
16. HOE PROJECTEN BEHEREN ? ......................................................40
16.1. Hoe een project aanmaken ?.........................................................40
16.2. Hoe een document linken aan een project ?..................................41
17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ?..........................................................41
17.1. Twee manieren van voorraadbeheer..............................................41
17.2. De voorraaddocumenten................................................................42
17.3. De ingave van de inventaris ...................................................43
17.4. De voorraadbewegingen................................................................44
18.HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DIENST NA VERKOOP .........................................................................................45
18.1. De onderhoudscontracten..............................................................45
18.2. De dienst na verkoop.....................................................................46
18.3. Historiek Onderhoud / DNV............................................................47
19. DE PLANNING..................................................................................47
19.1. Voorstelling planning......................................................................48
19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken.......................49
19.3. Toevoegen interventie....................................................................50
19.4. Fiche afspraak................................................................................50
20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS..................51
20.1. Hoe een voorschot ingeven?..........................................................51
20.2. Hoe een betaling klant ingeven?....................................................52
21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK....................................................53
21.1. Beheeroverzicht.............................................................................53
21.2. Historiek klanten/prospecten..........................................................53
22. HOE EEN MAILING DOEN ? ...........................................................54
23. HOE BOEKINGENTRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ?................55
23.1. In te vullen opties voor transfer......................................................55
23.2. De transfer......................................................................................56
24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ?...............................56
25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ?................................................57
EBP Bouw 7
De gevorderde functies 59
1. DE HERINNERINGEN.............................................................................59
2. VERVALDAGBOEK KLANT......................................................................59
3. DOSSIER ACCOUNTANT........................................................................59
4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN..........................................59
5. DE STATISTIEKEN...................................................................................60
6. IMPORT PRIJSAANVRAAG .............................................................60
7. HET MENU INTERNET............................................................................60
8 EBP Bouw
Alvorens te starten
Installatie
1.
ALVORENS TE STARTEN
1.1. Toegang technische dienst
De aankoop van de software als licentie geeft recht op het gebruik van onze technische dienst*. Om toegang te hebben moet u uw licentienummer bij de hand hebben en ofwel :
• Belt u. Als de technieker niet vrij is, zal u in wacht gezet worden. 02/737 95 95
• Stuurt u een mail met beschrijving van het probleem support.be@ebp.com
Uren
Maandag tot vrijdag
09u00 tot 17u30
Middagpauze 12u30 tot 13 :30
*Het recht op technische bijstand is afhankelijk van de aankoopdatum, de versie van de software en het onderschreven contract.
1.2. Minimum aanbevolen configuratie
De minimum aanbevolen configuratie voor het gebruik van de toepassing is de volgende:
• Intel Pentium processor 4 –2 gHz of gelijkwaardig
• Geheugen van 512 Kb RAM (1Gb voor Vista),
• Microsoft Windows® XP SP2 of Vista SP1*,
• Een scherm 15’’ minimum is aanbevolen, resolutie 1024 * 768 en 16 bits.
• Microsoft Internet Explorer 6
• Een printer met driver Windows* (inktjet of laser).
* Windows Vista versie 32 bits
EBP Bouw 9
Opmerking
Windows XP of VIsta zijn Microsoft toepassingen die u eerst moet aanschaffen voor de installatie van de software.
1.3. De nodige schijfruimte
De vrije schijfruimte moet 500 Kb zijn.
2.
HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ?
Opgelet Sluit eerst alle geopende toepassingen af alvorens de installatie op te starten.
1. Plaats de CD-Rom EBP in de lezer van de computer. Het welkomstscherm wordt automatisch geactiveerd. Als dit niet het geval is, klikt u op het menu Start en selecteert u Uitvoeren. U typt het commando: X:\Install.exe waar X de letter is van de CD-Rom lezer. U klikt op OK.
2. Het welkomstscherm verschijnt. Klik op Bouw om de installtie van EBP Bouw te starten.
3. EBP Bouw heeft drie versies: Standaard, Onderhoud en Pro. Selecteer de installatie volgens de aangekochte versie.
4. De installatiewizard van de toepassing is zichtbaar. U volgt de stappen een voor een. U klikt op de knop Volgend om de procedure te starten. De getoonde tekst komt overeen met het licentiecontract dat u verplichtend moet lezen. De installatie en het gebruik van de toepassing is hiervan afhankelijk.
5. Klik op Ik aanvaard de licentievoorwaarden om de gebruikersovereenkomst te aanvaarden voor die toepassing anders kan de installatie niet doorgaan. Klik op Volgende om verder te gaan.
6. U klikt op het gewenste installatietype. Wij raden u aan, bij een eerste installatie, te kiezen voor de knop Volledige installatie.
7. Om bepaalde mappen te bepalen, klikt u op Gepersonaliseerde installatie.
8. De standaard installatiemap is : C:\PROGRAM FILES\EBP\Bouw10.0. Om die te wijzigen, klikt u op de knop Doorlopen.
9. U klikt dan op Installeren om de kopei van de bestanden op uw schijf uit te voeren.
10. Op het einde van de installatie klikt u op de knop Beëindigen om de wizard af te sluiten.
10 EBP Bouw
Hoe de toepassing starten ?
3.
HOE DE TOEPASSING STARTEN ?
U kunt de toepassing starten door te klikken op het icoon op het bureaublad. De toepassing kan ook gestart worden via Start + Programma’s + EBP + EBP Bouw.
4.
HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN?
4.1. Demoversie
Zolang de toegangscode niet ingeven is, blijft de software in demoversie. Dit betekent dat deze beperkt is tot 40 dagen. Daarna is de toepassing beperkt in gegevens : 20 elementen, 20 documenten en de afdrukken krijgen de vermelding "Demonstratie".
Opmerking De software heeft een dossier Demonstratie waardoor u alle functies van de toepassing kan ontdekken. Wij raden u aan om dit dossier te openen zodat u zich de software kan eigen maken.
4.2. Hoe uw activeringscode krijgen?
U moet de software EBP aankopen. Om alle functies te kunnen gebruiken, moet u een activeringscode ingeven die geleverd wordt door EBP.
Klik op de optie "Uw activeringscode krijgen" (menu ? + Activeren toepassing).
De activering van de toepassing gebeurt via de internetsite EBP. De verbinding met onze site is automatisch vanaf de toepassing als u pc over internet beschikt. Vervolgens laat u zich leiden door de instructies op het scherm.
Als u op uw pc niet over internet beschikt, verschijnt er automatisch een bericht dat u de procedure uitlegt.
4.3. Hoe de activeringscode ingeven ?
Bij de opstart van de toepassing wordt het openingsscherm geopend. Daar kiest u de optie Activeer uw toepassing. Het Activeringsscherm opent en u heeft toegang tot volgende zones:
• Handelsnaam
U moet dezelfde handelsnaam ingeven als meegedeeld op uw «Registratiekaart » rekening houdend met de schijfwijze (punten, hoofdletters).
EBP Bouw 11
• Licentienummer
U vult het licentienummer in van « Registratiekaart» die in de doos steekt.
• Websleutel
Die wordt gevraagd om u in te loggen op het klantgedeelte van de site www.ebp.com. Hiermee kan u bijwerkingen downloaden, … .
• Activeringscode
U geeft de code in (4 maal 4 posities) zonder spaties noch punten meegedeeld door EBP.
U valideert door te klikken op de knop OK. Er verschijnt een bericht :
• Als de code correct is ingevoerd, verschijnt een bericht met melding van de versie (bv.: 2007 stand-alone) volgens de code.
• Als de code onjuist is, krijgt u volgend bericht: De ingebrachte code is onjuist. In dat geval kunt u uw code opnieuw ingeven via het menu ? + Activeringscode.
Opmerking Omwille van beveiliging en eens gevalideerd, zal uw code niet meer zichtbaar zijn.
5.
HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ?
Via menu Via klavier [Ctrl]+[N]
Om een dossier aan te maken in de toepassing activeert u het menu Bestand\ Nieuw.
U komt dan in de wizard aanmaak dossier. Tussen elke stap maakt u gebruik van de knoppen Volgend en Vorig om voort of terug te gaan in de aanmaak van uw dossier.
12 EBP Bouw
hoe mijn dossier aanmaken ?
U geeft de dossiersnaam in, de folder waarin het dossier staat, de tabellen, de gegevens en informatie. U kan uw logo invoegen zodat dit automatisch wordt overgenomen op uw documenten (offerten, facturen, creditnota’s..). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
EBP Bouw 13
6.
WERKSCHERM
De menus
Navigatiebalk.
Het beheeroverzicht*
Snelle toegang tot de meest courante menus.
De vensterbalk
De statusbalk toont berichten of informatie in functie van de status van uw klavier, de wijze van openen in netwerk, huidige user, …
*Het beheeroverzicht wordt getoond vanaf de tweede opening van het dossier.
Herinnering: Wij raden u aan de schermresolutie 1064*768 in te stellen.
14 EBP Bouw
Van start gaan
In de volgende hoofdstukken ontdekt u de hoofdfuncties van de toepassing door uit te leggen hoe het dossier in te stellen, hoe de gegevens aan te maken. Wij begeleiden u ook bij het aanmaken van een offerte, factuur of werfopvolging en de ingave van een betaling.
De opties die de versies Onderhoud of PRO van EBP Bouw betreffen verschijnen respectievelijk de pictogrammen : ou .
Opmerking De functies van de versie Onderhoud zijn ook beschikbaar in de versie PRO.
1.
HOE UW DOSSIER INSTELLEN ?
Na de aanmaak van een nieuw dossier raden wij u aan om naar het menu « Tools\Opties » te gaan en dit met zorg in te vullen omdat bepaalde optie de werkwijze van de software bepalen.
Dit venster bestaat uit twee delen: links de naam van elke optie, rechts de in te brengen informatie.
EBP Bouw 15
1.1. De in te vullen opties
Het is belangrijk om volgende delen in te vullen:
• Nummering: hier bepaald u de nummering van uw documenten, artikels, klanten, enz… die daarna automatisch verhoogt.
Backup: bepaalt of de wizard backup automatisch wordt voorgesteld bij het afsluiten van uw dossier.
• Werken: bepaalt de berekeningswijze die u wenst toe te passen op de werken en de werking voor het bijwerken van de prijzen.
• Documenten: vkeuze hoe de voorraadopvolging beheerd wordt en welk type van vordering toegepast wordt in de vorderingsfacturen.
• Decimalen: het geeft het aantal decimalen weer van uw bedragen, hoeveelheden en eenheden, berekend of ingegeven.
• Boekhouding: hier legt u de link met uw boekhouddossier. U bepaalt uw journalen, klantenrekeningen voor de boekhoudtransfer.
• BTW: u kan tot 5 BTW-percentages en –rekeningen ingeven.
16 EBP Bouw
1.2. De andere opties
De andere opties zijn praktisch zoals het deel Beheeroverzicht waar u de alarmparameters ingeeft en het aantal maanden voor de grafiek zakencijfer. In Diversen - Verkopen kan u de geldigheidsduur van offerten instellen. In Accountant geeft u de gegevens van de boekhouder in zodat die info verschijnt op alle voor hem/haar bestemde documenten (Dossier Accountant). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
1.3. De weergave opties
EBP Bouw levert vele mogelijkheden om de weergave van de toepassing te personaliseren :
• In de opties Algemeen kan u al dan niet de tips of welkomstscherm weergeven, het achtergrondscherm veranderen, keuze weergavebalken, enz..
• U kan het weergavetype van menus wijzigen door de inhoud van de menus te veranderen met alleen de meest gebruikte menus.
• U kan de lijsten personaliseren door de gewenste kolommen te slecteren en sorteringen en filters multi-criteria erop uit te voeren et berekeningen weer te geven.
• Alle lijsten kan u in boomstructuur organiseren dankzij de categorieën
• Via de groeperingsbalk (toegang via menu Weergave) kan u snel de inhoud van lijsten rangschikken.
• In alle fiches (elementen, klanten, leveranciers, enz..) kan u gepersonaliseerde velden aanmaken .
• In alle documenten (offerte, factuur, opvolging, enz..) kan u ingaveschermen instellen door de weer te geven kolommen te kiezen. U kan ook de kleuren en stijlen van alle elementen veranderen die u in ene offerte kan invoegen (Schijven, sub schijven, werken, formules...) Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
EBP Bouw 17
1.4. Paswoord
U kan uw dossier bji het openen beveiligen door middel van een paswoord. U gaat hiervoor naar het menu Gegevens + Diversen + Gebruikers.
De gebruiker ADM (Beheerder) is standaard aangemaakt. Om hieraan een paswoord toe te kennen selecteert u die en klikt op de knop Wijzigen.
U vult het paswoord in de zone paswoord en Bevestiging in en valideert de fiche beheerder.
Bij de volgende opstart van het dossier zal de identificatie en het paswoord gevraagd worden.
1.5. Beheer schermen
Er bestaan twee venstertypes in de toepassing: de lijsten en fiches. U kan uw eigen kolommen, filters, sorteringen instellen in de lijsten. De kenmerken van elke van die schermen zijn gedetailleerd in help online in het deel Gebruikershandleiding, Algemene kenmerken of via de toets F1 op elk scherm.
2.
HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ?
U kan naar de bibliotheken lijst gaan via:
• Menu Gegevens - Elementen
• Optie Elementen beschikbaar in Favorieten van de navigatiebalk.
De lijst van elementen vermeld het geheel van bibliotheken waarover u beschikt.
Ze heeft het voordeel om elementen afkomstig van uw eigen bibliotheek te scheiden van die komende van partners.
Om de elementlijst samen te stellen kan u een interne bibliotheek aanmaken en/of een prijslijst (of leverancierstarieven) importeren.
18 EBP Bouw
2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek
U kunt elementen aanmaken type Materialen, Manuren, Gereedschap, Diversen, Tekst en Werken.
• Werken zijn samengestelde elementen (materialen, manuren, gereedschap, diversen) nodig voor de realisatie van een volledige prestatie.
• Materialen de fysieke elementen met soms inbegrepen de plaatsing
• Manuren is de nodige werktijd
• Gereedschap is algemeen wat in huur heeft en waarvan u het gebruik factureert aan de klant.
• Diversen is eventueel gereedschap dat nodig is voor het werk (bv: handschoenen, helmen, enz..)
• Tekst types kunnen ingevoerd worden in de body van documenten
Om een element aan te maken in de bibliotheek kan u de knoppen [CTRL]+[Inser] van het klavier gebruiken of klikken op TOEVOEGEN onderaan de elementlijst.
De elementfiche wordt geopend. Kies het type Materialen en selecteer de familie, verkoopeenheid in via het icoon en vul een bondige omschrijving in.
EBP Bouw 19
Opmerking
Om een tab te selecteren klikt u erop of gebruikt u de toetsen [ALT] + de onderlijnde letter van de tab.
Geef dan de commerciële en/of technische beschrijving in, onderlijn enkele woorden met behulp van de attributen (vet, cursief, onderlijnd..). - De tab Aanvulling : bepalen van gewicht en volume van een element. In documenten kan u zo het totaal gewicht en volume verkrijgen van elementen. In de versie Onderhoud kunt u het materiaal een waarborgtype en de duur meegeven. In de versie Pro van EBP Bouw kunt u de verschillende verpakkingseenheden beheren tussen de aankopen, verkopen en voorraad.
Hiervoor dient u de aankoop-, voorraad- en verkoopeenheid in te vullen en de toe te passen coëfficiënten te vermelden tussen elke eenheid. De X betekent bevat.
Voorbeeld U koopt lijm in palet. Elke palet bevat 50 kartons die u opslaagt in depot. Elk karton bevat 250 zakken et u verkoop de zakken per eenheid :
- De tab Tarieven: geef de aankoopprijs in en doe Enter. De prijs incl. BTW is automatisch berekend in functie van de percentages algemene kosten en opbrengst ingegeven in de dossieropties. Alle bedragen en percentages zijn wijzigbaar indien nodig.
In deel Manuren kunt u een prijs manuren linken aan de prijs van materiaal meer bepaald als het materiaal verkocht wordt incluis plaatsing. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm legt uit hoe de bedragen berekend worden.
20 EBP Bouw
Vervolgens kan u de fiche vervolledigen door volgende tabs in te vullen :
• Tarief/Promoties: u geeft de uitzonderlijke tarieven in en u ziet de promoties.
• Rekeningen: geef hier de boekhoudrekeningen in gebruikt voor de transfer boekhouding.
• Gelinkte ref.: laat toe om elementen in te voegen die toegevoegd en gefactureerd worden op hetzelfde moment dat u het artikel invoegt.
• Leveran.: u kan tot 10 verschillende leveranciers ingeven voor een element met de aankoopprijs, kotingen, leveringstermijn, kosten, enz...
• Beeld : laat toe om een beeld van het element in te voegen dat automatisch overgenomen wordt op de afdrukken van documenten (lijst elementen, offerte...) met beeld.
Opmerking Bij de aanmaak van een element type Werk heeft u toegang tot de tab Samenstelling om de elementen in te voegen waaruit het werk bestaat en de tab Formule. Dit is een berekeningsblad en dient om het aantal van een of meerdere elementen te berekenen nodig om het werk te realiseren. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vindt u het detail van alle functies gelinkt aan de tabs en elementtypes.
2.2. De bibliotheken van uw partners
Om een (of meerdere) bibliotheek(eken) van uw partners weer te geven moet u eerst alles importeren. De importprocedure en de elementfiches zijn eigen aan elke bibliotheek.
Dan vinkt u in het menu Tools + Opties + Bibliotheken de bibliotheek(eken) aan weer te geven in de elementlijst. U vindt, bovenaan de tabs, in de elementlijst een knop voor elke bibliotheek .
3.
HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ?
De formule is een handeling die erin bestaat de aantallen te berekenen van materialen en/of gereedschap nodig voor het realiseren van het werk.
EBP Bouw laat u toe om formules te linken aan werken en verkoopdocumenten. De tab Formule is een berekeningsblad waarin u de handelingen opsomt voor een of meerdere materialen.
Die handelingen kunnen eenvoudig gerealiseerd worden door de berekeningen direct in te geven in de zone Formule of door beroep te doen om de wizard.
EBP Bouw 21
Wij stellen u voor om type formules aan te maken vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule. Dit zijn berekeningsformules die altijd gebruikt kunnen worden. Enkel de variabelen moeten telkens ingevuld worden.
Hieronder staat een voorlbeeld van een formule aangemaakt met de wizard.
Opmerking U kan het demodossier raadplegen waarin een aantal voorbeelden staan.
3.1. Voorbeeld formule
Vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule klikt u op Toevoegen onderaan de lijst.
U wenst het volume van een cylinder te berekenen om de hoeveelheid beton te kennen.
De omschrijving: Volume cilinder
In de lijnen van de formule doet u volgende handelingen:
• Voor meer zichtbaarheid typt u volgende commentaar: ‘Afmeting cilinder’. De aanhalingsteken zijn noodzakelijk om de toepassing te melden dat het tekst is.
• Op de 2de lijn typt u de variabele: DIAM= ? en eronder HOOGTE= ? (diameter en hoogte cilinder)
• Op een nieuwe lijn terug commentaar: ‘Oppervlakte cilinder’
• U opent de wizard al klikkend op icoon van de toolbalk.
• In de Functies opent u de rubriek Volume en selecteert u Volcilinder via dubbelel klik.
• De functie verschijnt in de ingave zone. Onderaan komt de formule te staan. In de ingave zone bepaalt u de variabelen met de diameter en de hoogte als volgt: Volcilinder(DIAMETER;HOOGTE)
• Klik op Beëindigen
De formule is aangemaakt. U kan de test uitvoeren door in de kolom Waarden de twee afmetingen diameter en hoogte in te geven. De berekening staat in de kolom Totaal.
Vergeet niet die waarden te verwijderen alvorens te valideren anders staan ze standaard in formule.
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Dan opent u een element type Werk en klikt op tab Formule. U vindt de elementen terug waaruit het werk bestaat.
• Plaatst u op een lijn materiaal en klik op icoon ,
• Selecteer de formule en de handelingen verschijnen.
• Geef de waarden in Diameter en Hoogte.
• De formule berekent automatisch en het totaal is overgedragen in de kolom totaal van de tab Formule en in de kolom hoeveelheid van de tab Samenstelling.
U kan op dezelfde wijze de formules oproepen in de tab Formule van verkoopdocumenten.
4.
HOE EEN KLANT AANMAKEN ?
Om naar de klant- of prospectlijst te gaan, heeft u twee mogelijkheden:
• Selecteer Klanten/Prospecten uit Favorieten van de navigatiebalk,
• Activeer het menu Gegegevens + Klanten / Prospecten.
EBP Bouw 23
De toepassing maakt een onderscheidt tussen klanten en prospecten (mogelijke klanten). Eens een offerte omgezet naar factuur wordt de prospect omgezet naar klant.
Om een klant of prospect aan te maken gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van het klavier.
Vul de gegevens in in de tab Detail en valideer met OK.
In tab Contacten kunt u de lijst en fiches van contacten, gelinkt aan de klant, raaplegen. U kan een nieuw contact toevoegen door de klilkken op icoon Nieuw.
5.
HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ?
5.1. Promoties
De promoties worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Promoties. U gebruikt de knop Toevoegen om een nieuwe promotie aan te maken.
De begin- en einddatum zijn niet verplicht maar u moet toch minstens een van die datums invullen om de fiche te valideren.
De tab Tarieven / Promoties laat u toe om een promotie in te geven voor een bepaalde cliënt, voor een familie van artikels of voor een familie klanten.
24 EBP Bouw
De minimum hoeveelheid is de hoeveelheid waarop de korting toegepast wordt. Die is bekomstig.
Om de aanmaak van de promotie valideren moet u minstens een kortingspercentage ingeven.
5.2. Tarief
Om uitzonderlijke tarieven aan te maken, gaat u naar de tab Tarieven en Promoties in de fiches Families klanten, Families Elementen, Klanten of Elementen.
Voor de Families Klanten en Klanten moet u een tarief instellen voor een elementcode of voor een bepaalde familie elementen.
Voor de Families Artikel en Artikels moet u een tarief instellen voor een bepaalde klant of voor een familie van klanten.
Opmerking Als u, bij het aanmaken van een tarief, meerdere criteria invult op de tarieflijn zal die lijn voorrang hebben bij de berekening van de korting/promotie in het verkoopdocument.
De minimum hoeveelheid en de verkoopprijs, waarvan de prijs of korting zal toegepast worden, zijn alleen ingeefbaar in de tab van de klant- of artikelfiche.
De begin- en einddatum zijn niet ingeefbaar noch wijzigbaar omdat ze alleen in de promoties bepaald worden.
Opmerking Als er een familie werd ingegeven, is de code niet ingeefbaar (en omgekeerd).
Als er een verkoopprijs staat in de lijn is het onmogelijk om een kortingspercentage in te geven (en omgekeerd).
De volgorde van tarieven geeft niet de voorrangsvolgorde dat in het verkoopdocument genomen wordt.
Het toepassen gebeurt volgens het beheer bepaald in de Opties.
6.
HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ?
De betalingswijzen worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Diverse + Betalingswijzen. Gebruik de knop Toevoegen om er een aan te maken.
De betalingswijzen in EBP Bouw betreffen en de gebruikte betalingswijze en de te genereren vervaldag.
U moet een code en omschrijving ingeven. In het rooster vervaldag geeft u op de lijn de betalingswijze in en het aantal dagen voor de berekening van de vervaldag vanaf de datum aanmaak document.
EBP Bouw 25
De vervaldag zal automatisch berekend worden in verkoopdocumenten. In de Pro kan u meerdere vervaldaglijnen aanmaken voor een betalingswijze. Zo kan u automatisch de vervaldagen van klanten instellen.
Klik op het icoon om een nieuwe lijn in het rooster in te voegen en geef de criteria’s in.
Opgelet De som van de % van de aangemaakte lijnen moeten gelijk zijn aan 100%. BV : Aanmaak betalingswijze met drie vervaldagen: - Eerste lijn met 20% contant, - Tweede lijn met 40% en 30 dagen einde maand, - Derde lijn met 40% en 60 dagen einde maand.
Selecteer dan de betalingswijze in de klantfiche in de tab Beheer zone Betalingswijze. Bij het valideren van de factuur, zullen de vervaldagen (datum, type en bedrag) automatisch berekend worden.
26 EBP Bouw
7.
HOE EEN OFFERTE INGEVEN ?
U kan een offerte aanmaken via :
• Optie Nieuwe offerte van de navigatiebalk,
• Menu Verwerking + Nieuwe offerte,
• Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen.
Een nieuwe offerte verschijnt.
De offerte bestaat uit drie delen onder de vorm van tabs : de hoofding, de body en de voet. De hoofdgegevens (nummer, klant, Datum, status...) staat bovenaan het venster.
EBP Bouw 27
U heeft een zone Project. Als u een offerte linkt aan een project verschijnt een bericht of u de informatie gelinkt aan het project automatisch wilt overnemen (klant, gegevens, commentaar, enz…).
7.1. De hoofding
In de delen Hoofding en Aanvulling kan u de klant oproepen met behulp van het icoon en icoon om de fiche te zien. Hier kan u ook de gegevens wijzigen. U kan ook de status van de offerte invullen (lopende, aanvaard...).
De geldigheidsdatum wordt automatisch berekend in functie van het aantal dagen bepaald in de dossieropties.
In de zone Gelinkt document kan u aan de offerte een document linken (*.doc, *.pdf, *.xls..) of een plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) en dit afdrukken met de offerte.
De zone Voorraadbeweging is default aangevinkt als u de voorraad beheert op leveringsbonnen en facturen (zie pg 40). Als u dit ontvinkt en documenten genereert vanaf de offerte, zal de voorraad niet verminderd worden.
7.2. De body
De body van de offerte is deel waarin alle elementen van de bibliotheek (intern of extern) worden ingevoegd of zelfs artikels die niet in de lijst staan die u aan de lijst kan toevoegen.
De body is een rooster en om de ingave te vergemakkelijken beschikt u over:
• Een toolbalk juist boven het rooster (F1 voor meer detail). U kan tot 6 niveau’s van schijven ingeven. De knop Ingave volledig scherm is handig als u veel lijnen moet ingeven in de body van het document.
• Als u een omschrijving ingeeft kan u de toolbalk gebruiken om tekst in het vet, onderlijnd, doorstreept te zetten en u kunt de schrijfwijze nazien.
•
•Een ingavescherm volledig instelbaar. Meer dan 40 kolommen (zie help on line) zijn beschikbaar.
• Een soepele ingave : u voegt de elementen in waar u wilt in het rooster, u kan elementen invoegen die niet bestaan in de lijst door direct de omschrijving en prijs in te geven en u kan werken met knippen-kopiëren-plakken werken in het document of van een document naar een ander. De prijzen kunnen gewijzigd worden.
•
28 EBP Bouw
In de tab Formule kunt u de nodige hoeveelheid berekenen voor het realiseresn van de werken en ze direct bijwerken in de offerte (zie pagina 21).
De tab Type brieven laat toe om een briefhoofding of voet toe te voegen dat zal afgedrukt worden op een aparte pagina van de offerte. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
•
7.3. De voet
De voet is het totalisatie deel van de offerte. U kan een actualisering ingeven, bijkomende posten, portkosten (ex. of incl. BTW) toevoegen en een bedrag van voorschot ingeven (wordt niet geregistreerd in de betalingen).
Onderaan heeft u twee knoppen: BTW om een overzicht van de bedragen ex. BTW en BTW bedragen per percentage te hebben en Overzicht geeft u de aankoopprijs, de verkoopprijs en de totaalkost per elementtype en de plaatsingstijd en MU uitgedrukt in uren en dagen.
8.
HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ?
Om een factuur aan te maken kan u gebruikmaken van :
• Optie Nieuwe factuur vanaf de navigatiebalk,
• Menu Verwerking + Nieuwe factuur,
• Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen.
Een factuur kan ook aangemaakt worden door de omzetting van een offerte.
De factuur heeft ook drie delen: hoofding, body en voet. Ze hebben dezelfde werking als een offerte (zie hoger). Alle velden worden uitgelegd in de help on line toegankelijk via de toets F1 in elk deel van de factuur.
Opmerking In bestellingen klanten, leveringsbonnen en facturen heeft u: - bijkomende kolommen in de body van het document, - een tab Voorschot om een voorschotfactuur aan te maken of te linken aan uw document. Voor die punten, raadpleeg de help on line om het werkingsprincipe te kennen.
EBP Bouw 29
9. HOE RECUPEL BEHEREN?
Sinds 1 juli 2001 wordt Recupel toegepast op Afgedankte Elektrische en Elektronische Apparaten (AEEA).
7 organisaties staan in voor innen van die belasting en elke organisatie heeft zijn eigen barema.
Wij stellen u standaard de barema’s van de vzw Recupel voor. In EBP Bouw gebeurt de parametrage van Recupel in enkele stappen.
9.1. Aanmaak barema
Om een barema aan te maken, kunt u de fiches ingeven of u selecteert « Aanmaak barema Recupel » bij de aanmaak van het dossier of u importeert het barema.
9.2. Gebruik barema Recupel
Op de elementfiche
Na de aanmaak van uw fiches Barema moet u het barema aan elk element toekennen. Het bedrag Recupel is inclusief BTW.
Standaard bevat de verkoopprijs incl. BTW het bedrag Recupel (bedrag element waarvan Recupel).
In de documenten
Telkens u een element in een document (Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) oproept, wordt het barema Recupel gelinkt aan dit element automatisch overgenomen. Het totaalbedrag Recupel incl. BTW wordt berekend in functie an het aantal verkochte elementen.
Onderaan elk document Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) staat het totaalbedrag Recupel (Waarvan Recupel).
Via het menu Afdrukken-Historiek Recupel kunt u een overzicht afdrukken van de gebruikte barema’s Recupel in uw documenten. Al deze stappen worden uitgelegd in de helpfunctie.
10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ?
De vorderings- of situatiefacturen worden aangemaakt :
• Vanaf de facturen zelf,
• Via omzetting van een offerte of besteling.
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10.1. Ingave vordering werken
De ingave van vordering gebeurt vanaf de eerste aangemaakte factuur.
U beschikt over bijkomende kolommen in de body van de factuur: % gecumuleerde vordering, % gecumuleerde vordering op hoeveelheid en de gecumuleerde hoeveelheid.
Bepaal in de kolommen de verbruikte hoeveelheid volgens de vordering van de werken. De toepassing herberekent dan het te factureren bedrag (nettobedrag ex. BTW Vordering).
Opmerking
Het % gecumuleerde vordering laat toe om het te factureren bedrag aan de klant te bepalen. In wijze kwantitatief geeft u het % gecumuleerde vordering hoeveelheid in en dit wordt gekopieerd in het % gecumuleerde vordering om het te factureren bedrag aan de klant te berekenen.
In wijze kwalitatief geeft u het te factureren % vordering in onafhankelijk van het % gecumuleerde vordering hoeveelheid om de reële vordering van de werken te bepalen.
De wijze wordt gekozen in de dossieropties (menu Tools + Opties +Document, Ventes.
In alle gevallen kan u de bedragen wijzigen in de kolom MNettobedrag ex. BTW Vordering in de body van de factuur, op de schijven, sub-schijven of werken.
De tab Vordering toont de totaalbedragen (ex. BTW, BTW, incl. BTW, enz..) dat de klant moet betalen in functie van de vordering van de werken ingebracht in de body van de factuur.
De tab Vervaldagen geeft de betalingswijze en de vervaldagen van de factuur weer. U kunt ervoor kiezen om de inhouding waarborg te berekenen op elke vorderingsfactuur of op alleen op de laatste (F1 voor Help).
10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur
Om een nieuwe vordering in te geven selecteert u de aangemaakte factuur uit de lijst verkoopdocumenten en klit u op Vordering in de Navigatiebalk. Een nieuwe factuur wordt geopend, identiek aan de vorige, en u geeft de nieuwe vorderings % in.
EBP Bouw 31
11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN
11.1. Omzetten
Het omzetten van een document dient om het oorspronkelijk document om te zetten in een ander documenttype. Het origineel document is dan niet meer wijzigbaar.
Een offerte kan omgezet worden naar een bestelling, leveringbonnen of facturen.
Opmerking
Een document kan slechts éénmaal omgezet worden. Het origineel document wordt bewaard maar kan niet meer gewijzigd of verwijderd worden maar wil gedupliceerd.
Hiervoor moet u de lijst documenten weergeven via menu Verwerking + Verkoopdocumenten. Selecteer het oorspronkelijk document en klik op de knop Omzetten in het deel Navigatie van de navigatiebalk. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten.
11.2. Dupliceren
U kunt alle documenten dupliceren (behalve voorschotdocumenten) om de inhoud over te nemen. U gebruikt hiervoor de knop Dupliceren onderaan de lijst verkoop-documenten.
11.3. Groeperen leveringsbonnen
Het groeperen van LB gebeurt vanaf de lijst van verkoopdocumenten en de knop Groeperen LB. Het groeperen van LB kan op volgende manieren:
• Groeperen geselecteerde documenten in de tab Leveringsbonnen naar een factuur.
• Groeperen op een periode voor eenzelfde klant (een zelfde voorraaddepot) van alle leveringsbonnen naar een factuur. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten.
32 EBP Bouw
11.4. Afdrukken
Er worden, met de toepassing, vele standaard afdrukmodellen meegeleverd. Gebruik de toets Afdrukken onderaan het venster van het document en kies het afdrukmodel.
Een afdrukvenster opent en u hebt toegang tot de tabs:
• Kenmerken om de afdrukparameters in te stellen.
• Overzicht voor afdruk. De functies in elke tab worden uitgelegd in de help online (via F1 vanaf elke tab).
11.5. Per mail zenden
Vanaf de navigatiebalk of het afdrukvenster, is het mgelijk om het document per mail te verzenden. Er verschijnt een venster waarin u het afdrukmodel en het formaat kiest. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info hierover.
12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ?
De werfopvolging is een intern document waarin u de verbruikte hoeveelheden materialen ingeeft op de werf en vanaf waar u de voorraad zal verminderen.
Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + In detail. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen .
De werfopvolging bestaat uit twee delen : Hoofding en Body.
In de hoofding linkt u de opvolging linken aan het oorspronkelijk document (offerte of factuur), geeft u informatie over de klant en een commentaar in.
In de body geeft u voor elk element (type materiaal, divers, manuren, gereedschap) de kostprijs en de voorziene hoeveelheid in voor die werf. Dan, naargelang de vordering van de werken, kan u telkens in de werfopvolging komen en elementen toevoegen, verwijderen of wijzigen en de verbruikte hoeveelheden bijwerken.
Klik op Uitgaande bon om de uitgaande voorraad volgens de nieuwe verbruikte hoeveelheid aan te maken.
EBP Bouw 33
13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING
EBP Bouw stelt een tweede werfopvolging voor: vereenvoudigd. In die opvolging geeft u de bedragen van uw uitgaven in, gerangschikt per uitgavecategorie en u vergelijkt telkens de voorziene uitgaven met de gerealiseerde.
Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + Vereenvoudigd. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen .
In de tabs Hoofding en Aanvulling geeeft u de gegevens van de klant en een omschrijving van de werken in. Via het icoon in de zone Document selecteert u het verkoopdocument (offerte, bestelling, enz..). De totale voorziene aankopen verschijnen onderaan. In de versie Onderhoud kan u een vereenvoudigde opvolging aanmaken vanaf een Code contract om de rentabiliteit te controleren.
Zonder zelfs een Contract in te stellen kan u, via de sneltoets Interventies in de Navigatiebalk de manuren en de verbruikte materialen overnemen.
34 EBP Bouw
In de tabs Materialen/Diversen, Manuren, Gereedschap en Bijkomende kosten, beschikt u over een toolbalk om uitgavelijnen in te voegen, toe te voegen en te verwijderen. Op elke lijn voert u de datum, de uitgave en het bedrag in. In de tabs MU en Gereedschap geeft u de gepresteerde uren in. U roept de werknemer op om de naam en uurkost over te nemen alsook voor het gereedschap.
Opmerking Het ingeven van de werkuren kunnen direct gebeuren via de optie Ingave tijd werknemers (zie pg 35).
Met de tab Overzicht verkrijgt u een synthese van alle uitgaven gelinkt aan de werf gerangschikt per categorie:
• totaal materialen/ diversen
• totaal MU
• totaal gereedschappen
• totaal uren
• totaal bijkomende kosten
Het algemeen totaal staat in de zone Totaal gerealiseerde aankopen in vergelijking met Totaal voorziene aankopen afkomstig van het brondocument (in de hoofding van de werfopvolging).
Als de uitgaven groter zijn dan voorzien (de winst is negatief) zal de toepassing een icoon plaatsen.
Druk de opvolging en de rentabiliteit van de werf af via het menu Afdrukken + Vereenvoudigde werven.
14. INGAVE TIJD WERKNEMERS
De optie ingave tijd werknemers vult de vereenvoudigde werfopvolging aan. U kan hier, werknemer per werknemer, de gepresteerde tijd ingeven op elk van de vereenvoudigde werven.
U selecteert de code werknemer. De al ingebrachte uren voor die werknemer verschijnen in de lijst Gebruik icoon Toevoegen om een nieuwe lijn aan te maken en geef de code werfopvolging, de datum, het aantal uren en de uurkost in.
Opmerking U moet de ingave valideren alvorens een andere werknemer te selecteren.
EBP Bouw 35
Bij validering van de ingave worden de vereenvoudigde werven, waarvoor de arbeiders werkten, bijgewerkt.
15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ?
Het aankoopbeheer is alleen beschikbaar in de versie PRO.
De aankoopdocumenten zijn toegankelijk via de sneltoets Aankoopdocument in de Favorieten van de navigatiebalk.
U komt in de lijst aankoopdocumenten die dezelfde kenmerken heeft als de lijst verkoopdocumenten. De kenmerken worden beschreven in de help on line via de toets F1.
Ook het raadplegen, wijzigen, afdrukken, dupliceren, omzetten en verwijderen van documenten werkt zoals vermeld op pagina 32.
U kan meerdere documenttypess aanmaken: prijsaanvragen, bestellingen, ontvangstbonnen, retourbonnen, facturen en creditnota’s.
36 EBP Bouw
15.1. Hoe bestellen ?
U kan een bestelling plaatsen bij uw leverancier via de optie Automatische herbevoorrading (zie pg 38) of door manueel een bestelling aan te maken.
De bestelling bestaat uit drie tabs: hoofding, body en voet. De hoofdinformatie staat bovenaan en is altijd zichtbaar wat ook de tab is. (behalve bij ingave volledig scherm)
15.1.1. Hoofding
Bevat twee tabs Hoofding en Aanvulling waarin u de leveranciersgegevens, de depot, een werkomschrijving of –commentaar… ingeeft.
15.1.2. Body
Alles wat u wenst te bestellen bij de leverancier wordt ingegeven in de tab Body. Om u te helpen beschikt u over:
• een toolbalk met iconen.
• Een ingavescherm volledig instelbaar (weergave gewenste kolommen en plaats) via het contextueel menu (doe rechterklik).
EBP Bouw 37
U voert de elementen in komende van uw interne bibliotheek of van een prijslijst. De aankoopprijzen komen automatisch overeen met het tarief bepaald in de elementfiche voor de leverancier in de hoofding van de bestelling.
U kan ook niet bestaande elementen ingeven. De ingave van tekst is onbeperkt en kan verwijzen naar type teksten.
Als u veel elementen moet ingeven is het handig om gebruik te maken van de inave in volledig scherm.
U kunt verschillende projecten selecteren op elke lijn van uw bestelling. Zo ziet u in uw eenvoudige werfopvolging elk aankoopdocument waarvan minstens een lijn een project heeft.
15.1.3. Voet
De tab Voet laat u toe om het totaal aankopen te zien, het globaal bedrag van de korting en het totaal ex. BTW. Aan dit bedrag kan u portkosten toevoegen. De knop BTW laat u toe om een overzicht te zien van de bedragen ex. BTW per BTW percentage.
Bij die noodzakelijke tabs vindt u nog de tabs Vervaldagen en Type brieven.
Hiermee kan u respectievelijk de voorschotten zien en een brief toevoegen bij het begin of einde van de bestelling (afgedrukt op aparte bladt) en algemene voorwaarden die onderaan de bestelling komen te staan.
15.2. Automatische herbevoorrading
De wizard Automatische herbevoorrading vindt u in het menu Verwerking + Automatische herbevoorrading.
Dit wizard laat u toe om de te herbevoorraden depot of document te kiezen (offerte of bestelling), de in rekening te nemen hoeveelheid (virtueel of reëel) en de leverancier (hoofd, beste prijs of beste termijn).
Opgelet
Alvorens de leveranciersbestellingen te genereren, moet u in de tab Voorraad van de elementfiche de minimum te bestellen hoeveelheid en minimum voorraad ingesteld hebben en de tab Leveran. .
Volg de stappen van de wizard gebruikmakend van de knoppen Volgend en Vorig om van scherm te veranderen. De helpfunctie (F1) geeft u meer uitleg over de stappen.
38 EBP Bouw
15.3. Hoe de aankopen ontvangen ?
Nadat de bestelling geplaatst is bij de leverancier kan u alles of een deel van de bestelling ontvangen.
Hiervoor selecteert u de leveranciersbestelling en kiest u naar keuze :
• Optie Omzetten in de navigatiebalk. Zo kan u een globale ontvangstbon genereren voor de bestelling (behalve elementen type Manuren)
• Optie Ontvangen in de navigatiebalk. Zo kan u lijn per lijn de ontvangen hoeveelheid ingeven en een ontvangstbon of factuur genereren voor elke gedeeltelijke ontvangst.
De ontvangstbonnen hernemen de gegevens van de hoofding van de originele bestelling. De body bevat de ontvangen elementen en in de voet kunt u een voorschot ingeven dat automatisch geregistreerd wordt in de betalingen leveranciers.
15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ?
Een factuur kan aangemaakt worden vanaf de omzetting van een bestelling, ontvangstbon of groepering van ontvangstbonnen. U kan ook direct een factuur aanmaken.
Daarvoor moet u eerst de lijst aankoopdocumenten weergeven via het menu Verwerking + Aankoopdocumenten, klikken op Toevoegen en het documenttype Factuur nemen.
De ingave van een factuur is identiek aan de bestellingen. De vervaldagen worden automatisch berekend in de tab Vervaldagen als de betalingswijze in de leveranciersfiche staat.
Bij het valideren van de factuur zal de voorraad en de GGEK van de elementen bijgewerkt worden. De helpfuncite (F1) geeft u meer uitleg over de aankoopdocumenten.
EBP Bouw 39
16. HOE PROJECTEN BEHEREN ?
De aanmaak van een project is alleen in de versie PRO.
EBP Bouw laat toe om klantprojecten aan te maken waaraan u de verkoop- en aankoopdocumenten, betalingen en een werfopvolging kan linken.
Zo verkrijgt u een synthese over de vordering van de klant dossiers.
16.1. Hoe een project aanmaken ?
Dit kan via de sneltoets Projecten in de Favorieten van de navigatiebalk. De lijst van projecten wordt geopend. Gebruik de toetsen [CTRL] + [Inser] of de knop onderaan Toevoegen om een project aan te maken.
In het scherm van een project vindt u tabs terug per documenttype.
In de tabs Klant en Informatie vult u de klantgegevens, een commentaar, beschrijving in en andere parameters zoals de vertegenwoordiger, de voorziene start- en einddatum van de werken…
40 EBP Bouw
In de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging en Betalingen vindt u de documenten terug gelinkt aan het project.
16.2. Hoe een document linken aan een project ?
Om meerdere documenten te linken aan eenzelfde project moet u hen een gemeenschappelijk projectnummer toekennen.
U kan op twee manieren te werk gaan:
• In de hoofding van documenten is de zone Project aanwezig. U selecteert of maakt een nieuw project aan met behulp van de iconen en .
• Of u opent een project en gebruikt de toets Toevoegen in de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging om nieuwe documenten aan te maken. De toepassing stelt u voor om de informatie gelinkt aan het project over te nemen (klantcode, gegevens, commentaar, enz..).
Opmerking De zone project bestaat niet in de betalingen. De betalingen zijn verbonden met een project als ze afgepunt werden met een factuur die zelf ook verbonden is met een project.
Op elke moment kan u een overzicht of een analyse van uw project afdrukken door onderaan op de knop Afdrukken te klikken.
17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ?
17.1. Twee manieren van voorraadbeheer
EBP Bouw stelt twee wijzen voor om de voorraad te verminderen:
• Vanaf leveringsbonnen en facturen klanten,
• Of vanaf de gedetailleerde werfopvolging
De keuze wordt bepaald in de dossieropties Documenten.
Maar u kunt die keuze veranderen bij de aanmaak van een nieuw document door al dan niet de zone Voorraadbeweging in de tab Aanvulling van documenten.
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Opgelet Als u uitzonderlijk de wijze van voorraadbeheer verandert, moet u dit doen bij de aanmaak van de offerte. De zone Voorraadbeweging zal niet meer toegankelijk zijn in het gegenereerde document vanaf de offerte.
Als u ervoor gekozen heeft de voorraad te beheren vanaf de leveringsbonnen of facturen wordt de voorraad verminderd bij de validering van de factuur.
Als u de voorraad beheert vanaf een werfopvolging verschijnt een bericht bij het valideren van de opvolging om een uitgaande bon aan te maken volgens de laatste ingaven.
17.2. De voorraaddocumenten
Vanaf het menu Verwerking + Voorraaddocumenten maakt u inkomende en uitgaande bonnen aan.
Voor elk materiaal geeft u de hoeveelheid in of uit voorraad in.
Bij het valideren van de inkomende bon wordt de voorraad bijgewerkt en de GGEK herberekend.
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De helpfunctie (F1) geeft meer uitleg over de voorraaddocumenten.
De versie PRO is multi-depot. Dit houdt in dat u de voorraad kan beheren op meerdere depots. De depots maakt u aan in het Gegevens + Depots.
In de voorraaddocumenten kan u op elke lijn melden op welk depot de voorraad binnenkomt of buitengaat.
Ook kunt u transferbonnen ingeven voor de transfer van materialen van de ene naar de andere depot.
17.3. De ingave van de inventaris
De ingave van de inventaris is alleen voor de versie PRO.
Hiervoor gaat u naar de lijst voorraaddocumenten, klikt u op Toevoegen en kiest u het type Inventaris. Selecteer het type groepering (familie, groep, lokalisatie) en het depot.
Een vraag verschijnt om u te vragen of u de nieuwe inventarishoeveelheid op nul wil zetten of ze standaard de huidige hoeveelheden overnemen dit om de ingave van de inventaris te vergemakkelijken.
Het inventarisblad staat op de tab Body. Alle elementen opgevolgd in voorraad staan afgebeeld, geklasseerd volgens de gekozen groepering. Er staat: huidige hoeveelheid, voorraadeenheid, GGEK en de huidige voorraadwaarde.
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Om de inventaris in te geven heeft u twee kolommen :
• Nieuwe hoeveelheid (voorraadeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid uitgedrukt in voorraadeenheid.
• Nieuwe hoeveelheid (verkoopeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid in verkoopeenheid.
Voorbeeld De lijm is opgeslagen in karton en u verkoopt per zak. Bij de inventaris blijft er nog X karton en Y zakken. Geef X in in de kolom Nieuwe hoeveelheid in voorraadeenheid en Y in de kolom Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid. Het totaal van die twee hoeveelheden wordt getoond in voorraadeenheid in de kolom Nieuwe hoeveelheid totaal.
• Nieuwe GGEK Per default is de nieuwe GGEK gelijk aan de huidige GGEK. Toch is dit wijzigbaar.
• Nieuwe totaal aantal Toont het totaal nieuwe hoeveelheden in voorraad (Nieuwe hoeveelheid voorraadeenheid + Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid).
Het totaal van de hoeveelheden vermenigvuldigt met de GGEK laat toe om de nieuwe voorraadwaarde berekenen.
Als de ingave van de inventaris plaatsvindt over meerdere dagen kunt u erop terugkomen en de waarden en hoeveelheden wijzigen zoals u wenst. Als u nieuwe elementen heeft toegevoegd in uw interne bibliotheek kan u ze toevoegen aan de inventaris door te klikken op Herladen.
De voorraadbewegingen worden automatisch bijgewerkt bij de validering van het document.
De elementen in rust die geen voorraad hebben, verschijnen niet de in de body van de inventaris. Indien u die toch uitzonderlijk wilt toevoegen, moet u klikken op de knop Toevoegen element in rust en selecteer het gewenste element.
17.4. De voorraadbewegingen
U kan de historiek van alle voorraadbewegingen vanaf menu Gegevens + Voorraadbewegingen. Kies de gewenste filters en klik op Opzoeken om alles weer te geven.
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Opmerking De voorraadbewegingen kan u snel rangschikken dankzij de groeperingsbalk in het menu Weergave + Groeperingsbalk. Selecteer de kolom naar keuze en plaats ze in de grijze band.
Zo kan u voor elke voorraadbeweging de code, documentnummer, datum, GGEK, voorraadwaarde, enz. raadplegen.
Met de knop Visualiseren gaat u direct naar het document gelinkt aan de beweging.
18. HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DE DIENST NA VERKOOP
18.1. De onderhoudscontracten
Het contractbeheer bestaat uit:
• De ingave en afdruk van contracten
• De periodieke facturatie van die contracten
• Het verlengen of hernieuwen van contracten met afdruk van herinneringsbrief of stilzwijgende verlenging
• De studie van de rentabiliteit van een contract via een eenvoudige werfopvolging
Om een nieuw contract aan te maken gaat u naar het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Contracten. In de lijst contracten klikt u op Toevoegen of u gebruikt de knoppen [Ctrl] + [Inser].
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De help online, via F1 op de contractfiche detailleert de beschikbare functies.
18.2. De dienst na verkoop
Het beheer van de DNV (Dienst na Verkoop) laat u toe om de interventies te volgen vanaf de voorbereiding tot de ingave van het interventierapport.
Vanaf de onderhoudscontracten worden de voor te bereiden interventiefiches automatisch gegenereerd.
Maar u kan ook interventiefiches aanmaken zonder dat ze gelinkt zijn aan een contract (meerbepaald wanneer u een materiaal geïnstalleerd en verkocht hebt en u moet naar de werf gaan).
Als u de interventie voorbereidt, kan u de werknemer bepalen die tussenkomt en het te voorzien gereedschap, de totaal voorziene duurtijd, de verplaatsingkosten en de elementen (code, serienummer, type en duur waarborg, enz...) waarop de interventie betrekking heeft.
U druk de interventiebonnen voor de werknemers af.
De afspraken worden automatisch gegenereerd in de planning of omgekeerd kan u een nieuwe interventie raadplegen of aanmaken vanaf de plannig.
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Interventies aanmaken gebeurt vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Interventies. De helpfunctie (F1) op de interventiefiche voor een detail over de werking.
Om de opvolging van interventies te vervolledigen, wordt een opvolging van acties (oproep, brief…) voorgesteld vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Acties.
18.3. Historiek Onderhoud / DNV
Vanaf het menu Gegevens + Onderhoud / DNV + Historiek Onderhoud / DNV vindt u een serienummer een klant, contract, enz… terugvinden. Alle documenten die eraan verbonden zijn : Contracten, Facturen, Interventies, Acties.
De historiek verschijnt gedetailleerd met alle documentlijnen waar de gekozen filter aanwezig is of niet gedetailleerd door de lijst documenten weer te geven waar de gekozen filter verschijnt.
19. DE PLANNING
In de versie PRO laat de planning toe om de afspraken van werknemers en de reservatie van bedrijfsmateriaal en interventies gelinkt aan het onderhoud en DNV in te geven of te visualiseren.
Opmerking
Alvorens naar de planning te gaan moet u de werknemers aanmaken in het menu
Gegevens + Werknemers en het bedrijfsmateriaal in menu Gegevens +Bedrijfsmaterieel.
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Om toegang te hebben tot de planning klikt u op Planning in de Favorieten van de navigatiebalk.
19.1. Voorstelling planning
U kan de planning onder verschillende vormen visualiseren. U beschikt hiervoor over volgende parameters:
• Zicht U kan kiezen tussen een dagelijks gegroepeerd per resource, dagelijks gegroepeerd per dag of maandelijks. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per resourcetype toont de dagelijkse planning van werknemers en materiaal. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per dag toont de dagen en voor elke dag de lijst van werknemers en materiaal met hun planning. - Het zicht maandelijks toont voor elke werknemer en materiaal alle dagen van de maan met de voorziene afspraken.
• Type resource Hier kiest u tussen de weergave afspraken werknemers of reservaties materiaal in de planning.
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• Resource Toont de afspraken van een werknemer of de reservatie van materiaal.
• Datum Bepaal de weer te geven begindatum van de planning.
• Lijnhoogte Bepaal in pixels, de lijnhoogte in de planning. Dit kan u verhogen of verlagen dankzij de kleine pijltjes in de ingave zone.
• Aantal dagen Geef het aantal weer te geven dagen in.
• Intervals Bepaal de weer te geven intervals in de planning.
Opmerking
De zones Aantal dagen en Intervals zijn niet zichtbaar in het maandelijks zicht van de planning.
19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken
U kan tot 10 verschillende afspraaktypes instellen met hun naam en kleur. U geeft u de openingsuren en middagpauze in die in een andere kleur verschijnen in de planning. Die parametrage gebeurt in de het menu Tools\Opties\Planning.
- Om een afspraak toe te voegen kan u :
• Direct klikken op icoon Toevoegen. De fiche wordt geopend.
• In de planning te staan en icoon Toevoegen gebruiken of contextueel menu en dan Toevoegen. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld.
• In de planning staan, het contextueel menu gebruiken (rechterklik muis) en de optie Toevoegen per type nemen + type afspraak. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld en het gekozen afspraaktype.
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- Om een afspraak te wijzigen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Wijzigen van de toolbalk bovenaan de planning of de optie Wijzigen in het contextueel menu via rechterklik. De fiche is geopend en u voert de wijzigen door.
- Om een afspraak te verwijderen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Verwijderen van de toolbalk bovenaan de planning of het contextueel menu via rechterklik.
19.3. Toevoegen interventie
In het kader van de DNV, kan u vanaf de planning, een nieuwe interventie aanmaken. Via het contextueel menu selecteert u de optie Nieuwe Interventie. Bij de validering hiervan verschijnt de afspraak in de planning voor elke werknemer en materiaal dat moet tussenkomen. In de fiche Afspraak staat de interventiecode.
Om het detail van een interventie te zien vanaf de planning, selecteert u de afspraak en klikt op Visualiseren Interventie in de navigatiebalk.
19.4. Fiche afspraak
Volgende velden zijn beschikbaar :
• Object Een zone van 100 posities om het onderwerp van de afspraak in te geven. Dit is de omschrijving die in de planning komt onderaan het uur (als het interval het toelaat).
• Begin- en einddatum: Selecteer de begin- en eind dagen/uren met behulp van de pijltjes in de ingave zone.
• Knipperend: Vink dit aan als u wenst dat de afspraak in de planning knippert.
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U heeft een zone Nota’s om de doel van de afspraak aan te vullen en de attributen (vet, kleur, enz...) om de tekst te bewerken.
• Tab Link U kan automatisch de afspraak aan meerdere werknemers linken. Hiervoor vinkt u de vakken aan.
20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS
De betalingen leveranciers is alleen voor de versie PRO van EBP Bouw en werkt op dezelfde manier als de betalingen zie punten 16.2 en 16.3.
20.1. Hoe een voorschot ingeven?
Een voorschotfactuur moet uitgeschreven worden voor elk gestort voorschot voor levering van een goed of dienst.
U kan het direct aanmaken vanaf de lijst verkoopdocumenten van het menu Verwerking of vanaf de tab Voorschot in de bestelling of LB.
Wanneer de dienst of het geleverd is, kan u eindfactuur opstellen en die linken aan een of alle voorschotfactuur(en).
Op de facturen vindt u een overzicht van de gestorte voorschotten met de datum en factuurnummers alsook het detail per percent van het totaalbedrag BTW, betaalde BTW en rest te betalen.
In de dossieropties, deel Boekhouding + Derden staan de rekeningen BTW in wacht en de rekeningen derden voor voorschotten ingevuld.
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Raadpleeg help online (F1), deel Handleiding + Voorschotfactuur om de werking van voorschotfacturen te kennen.
20.2. Hoe een betaling klant ingeven?
Om een betaling klant in te geven gaat u naar menu Verwerking + Klanten + Betalingen. De lijst van al gedane betalingen verschijnt. Klik onderaan op Toevoegen.
Vul de informatie over de klant in en het bedrag. Dan kan u :
• Het totaalbedrag toekennen door dubbele klik op de vervaldag of het bedrag in te geven in de kolom Toegekend bedrag op de desbetreffende vervaldaglijnen.
• Mocht u via de stap afgifte bank gaan, bepaalt u hier ook de bankcode. Bij de transfer naar de boekhouding, zal de betaling naar de bank overgedragen worden.
Opmerking U kan ook een betaling ingeven zonder die aan een vervaldag toe te kennen. Ze zal naar de boekhouding overgezet worden en daar kunt u ze toekennen.
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21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK
21.1. Beheeroverzicht
Het beheeroverzicht verschijnt als het dossier opent. Het geeft een synthese van de activiteit.
U ziet er volgende informatie: laatste documenten, te hernemen offerten, verstreken vervaldagen, statistieken en een grafiek met uw zakencijfer per maand.
Tip U kan de documenten openen door erop te klikken.
De gegevens worden bij het openen van het dossier bijgewerkt.
U kan ook de laatste aankoopdocumenten en aankoopstatistieken raadplegen.
21.2. Historiek klanten/prospecten
Vanaf het menu Gegegevens + Historiek klanten kunt u een historiek verkrijgen al dan niet gedetailleerd par element, familie door de periode en het documenttype te kiezen.
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Opmerking Telkens als u de criteria wijzigt moet u klikken op Actualiseren om de lijst bij te werken.
U heeft ook een historiek leveranciers via menu Gegevens + Historiek leveranciers. Raadpleeg de help online (F1) op het scherm beheeroverzicht en historiek voor meer info.
22. HOE EEN MAILING DOEN ?
In versie PRO gaat u naar menu Tools + Mailing klanten /prospecten en u komt in de wizard mailing.
Om die functie te gebruiken moet u beschikken over Microsoft Word versie 97 of hoger.
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Volg de stappen van de wizard waarmee u de klanten en/of prospecten kan selecteren en selecteer het Word document.
Opgelet
De beschikbare velden voor de fusie zijn : Aanspreking, Naam, Adres1,
Adres2, Postcode, Stad, Land, Tel, Fax, GSM, Mail, Website.
U moet ze inlassen in het Word document voor de wizard mailing op te roepen zodat de fusie automatisch gebeurt op het einde van de wizard.
23. HOE BOEKINGEN TRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ?
U kunt boekingen transfereren naar de boekhouding. Om die interface op te zetten moet u een aantal gegevens inbrengen.
23.1. In te vullen opties voor transfer
EBP Bouw heeft een aantal gegevens nodig om de transfer te kunnen uitvoeren :
• In de dosisieropties (menu Tools + Opties) moet u de boekhoudjournalen en de rekeningen ingeven.
• De verkooprekeningen (per BTW percentage) die u gebruikt in te vullen in de elementfiche of de opties.
• De klantrekeningen in de klantfiches.
• De boekhoudrekening bank in de bankfiche of de opties.
• Het boekhoudjournaal bank
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Opmerking De toepassing neemt default de rekeningen in de element-, bank-, klantfiche. Als die niet bestaan worden die van de opties gebruikt.
23.2. De transfer
Om dit uit te voeren gaat u naar het menu Verwerking + Transfer boekhouding, geef de parameters in en start de procedure met de knop Start.
Opmerking U kan boekingen genereren in het volgende formaten : BOB, Winbooks, Solid data, Popsy en EBP Boekhouding.
Wij raden u aan eerst het afdrukvoorbeeld te raadplegen. Dit geeft u de lijst van boekingen die getransfereerd worden.
Klik op Starten om het bestand aan te maken.
24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ?
Het is sterk aanbevolen regelmatig een backup van de gegevens te nemen en minstens twee sets in omloop te hebben.
Opmerking De backup is de enige manier om uw werk terug te vinden als u database verwijderd of beschadigd werd.
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In functie van de grootte van het dossier raden wij u aan om de backup te nemen op een ZIP, USB sleutel of CD-ROM*.
Via het menu Tools + Backup of de optie Backup van de navigatiebalk komt u terecht in de wizard backup waarin u het dossier kan kdiezen en de procdure starten.
De backup kan verlicht worden in functie van de aangevinkte opties. Default wordt alle bewaard (gegevens, modellen en weergaveformaten). Elke stap wordt uitgelegd in de help online (F1).
25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ?
Wij herinneren u eraan dat het archiveren van gegevens een aanbevolen handeling is voor het bewaren van uw documenten. Het nemen van de backup blijft echter wel noodzakelijk.
Het is bij het afsluiten van het boekjaar of de boekhoudperiode dat de archiveringsprocedure tussenkomt.
U gebruikt hiervoor de wizard archivering van gegevens in het Tools + Archivering gegevens.
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Selecteer het te archiveren dossier en de plaats van de te genereren bestanden. Start de handeling al klikkend op Beëindigen.
Alle gegevens van uw dossier worden gearchiveerd in een tekstbestand.
De bestanden worden daarna gecomprimeerd in een bestand type Archives_Naamdossier_ddmmjj.zip
De beschrijving van de bestanden staat in het bestand Dictionnaire.xml beschikbaar in het archief.
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De gevorderde functies
Hieronder vindt u de beschrijving van een aantal andere functies waarover EBP Bouw. Het gebruik van die functies staat gedetailleerd uitgelegd in de help on line (F1).
1. DE HERINNERINGEN
Er bestaan twee types herinneringen: herinneringen voor offerten waarvan de geldigheidsdatum overschreden is en de herinneringen klanten betreft de vervallen vervaldagen.
U vindt die afdrukken terug in het menu Afdrukken + Verkoopdocumenten + Offerten en Afdrukken + Betalingen + Herinneringen.
2. VERVALDAGBOEK KLANT
U kan de vervaldagen raadplegen op het scherm en ze afdrukken aan de hand van filters vanaf het menu Verwerking + Klanten + Vervaldagboek en Vervaldagboek + Leveranciers + Vervaldagboek als u over de versie PRO beschikt.
3. DOSSIER ACCOUNTANT
Vanaf het menu Afdrukken + Dossier accountant stellen wij u de afdruk voor van uw facturen en betalingen met de boekhoudrekeningen en alle informatie die de accountant nodig heeft.
4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN
Vele afdrukmodellen zijn beschikbaar in de toepassing. Alle gegevens kunnen afgedrukt worden vanaf het menu Afdrukken en elk model kan gepersonaliseerd worden door te klikken op Wijzigen model (beschikbaar in elk afdrukvenster).
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5. DE STATISTIEKEN
Met EBP Bouw kan u tal van stastitieken klanten, elementen, betalingen of documenten opvragen onder grafiek of tabelvorm (menu Verwerking + Statistieken). U kan ze afdrukken of exporteren naar Microsoft Excel.
6. IMPORT PRIJSAANVRAAG
EBP Bouw laat u toe om prijsaanvragen over te nemen in het formaat Microsoft Excel.
Na selectie van het te importeren bestand selecteert u een voor een de kolommen van uw prijsaanvraag en duidt u aan met welke kolom ze overeenkomt. U kunt tot 7 kolommen bepalen: Ongebruikt (er is geen import van die kolom), Code (Code element), Nummering lijn, Omschrijving (of beschrijving), Prijs ex. BTW, Verkoopeenheid en Hoeveelheid.
Daarna genereert u de offerte. U hoeft enkel nog de cliënt te kiezen, de cijfers in te vullen en op te slaan.
U doet dit van het menu Tools + Import prijsaanvraag.
7. HET MENU INTERNET
Het menu Internet biedt u de mogelijkheid om de versie van EBP Bouw bij te werken, toegang te hebben tot de technische bijstand, online te ontgrendelen, enz...
Hiervoor moet u toegang hebben tot Internet vanaf uw computer. Selecteer de opties en laat u begeleiden !
60 EBP Bouw
EBP Gestion Commerciale
Pour Windows® XP et Vista
Manuel utilisateur
Table des matières
Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1
Comparez ......................................................................................................................................... 1
Evaluez ............................................................................................................................................. 1
Achetez............................................................................................................................................. 1
Activez .............................................................................................................................................. 1
Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3
Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5
Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5
Dossier ..................................................................................................................................................... 7
Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7
Fermer un dossier ................................................................................................................................ 8
Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 9
Quitter ................................................................................................................................................ 10
Nouveau ............................................................................................................................................. 11
Création d'un dossier ..................................................................................................................... 11
Etape 2 : Identification de la société .............................................................................................. 12
Etape 3 : L'adresse ........................................................................................................................ 13
Etape 4 : Le contact ....................................................................................................................... 14
Etape 5 : Choix de la devise........................................................................................................... 15
Recopie .............................................................................................................................................. 16
La recopie ....................................................................................................................................... 16
Recopie des pièces de ventes ....................................................................................................... 17
Recopie des pièces d'achats .......................................................................................................... 18
Recopie des pièces de stock ......................................................................................................... 19
Recopie des paiements clients ...................................................................................................... 20
Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 21
Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 22
Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 23
Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 24
Utilisateurs ......................................................................................................................................... 25
Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 25
Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 27
Liste des droits ............................................................................................................................... 28
Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 28
Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 28
Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 28
Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 28
Droits MODE DE REGLEMENT ..................................................................................................... 29
Droits BANQUE .............................................................................................................................. 29
Droits FRAIS DE PORT ................................................................................................................. 29
Droits FAMILLES ARTICLES ......................................................................................................... 29
Droits FAMILLES CLIENTS ........................................................................................................... 29
Droits FAMILLES FOURNISSEURS .............................................................................................. 29
Droits PROMOTIONS SOLDES ..................................................................................................... 29
Droits CODE REMISE .................................................................................................................... 29
Droits UNITES ................................................................................................................................ 30
Droits LOCALISATIONS ................................................................................................................ 30
Droits DEVISES ............................................................................................................................. 30
Droits TEXTES STANDARDS ........................................................................................................ 30
Droits DEB ...................................................................................................................................... 30
Droits DIVERS ................................................................................................................................ 30
1. VENTES ................................................................................................................................ 30
Droits DEVIS .................................................................................................................................. 30
Droits COMMANDES ..................................................................................................................... 31
Droits BL ......................................................................................................................................... 31
Droits FACTURES .......................................................................................................................... 31
2. ACHATS ................................................................................................................................ 31
Droits COMMANDES FOURNISSEURS ....................................................................................... 31
Droits BONS DE RECEPTION ....................................................................................................... 31
Droits FACTURES D’ACHAT ......................................................................................................... 31
3. STOCKS ................................................................................................................................ 31
Droits ENTREES ............................................................................................................................ 31
Droits SORTIES ............................................................................................................................. 32
Droits ORDRES DE FABRICATION .............................................................................................. 32
Droits INVENTAIRE ....................................................................................................................... 32
OPERATIONS ................................................................................................................................ 32
OUTILS........................................................................................................................................... 32
INTERNET ..................................................................................................................................... 32
Modification du mot de passe ........................................................................................................ 33
Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 34
Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 35
Historique des connexions ............................................................................................................. 36
Propriétés ........................................................................................................................................... 37
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 37
Barèmes DEEE .............................................................................................................................. 38
Le mémo......................................................................................................................................... 39
Infos base de données ................................................................................................................... 40
Coordonnées .................................................................................................................................. 41
Préférences .................................................................................................................................... 46
Taux de TVA et TPF ....................................................................................................................... 67
Configuration de l'impression ............................................................................................................. 69
Configuration de l'impression ......................................................................................................... 69
Options du convertisseur de fichiers - Excel .................................................................................. 70
Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................... 71
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................... 72
La sauvegarde ................................................................................................................................... 73
La sauvegarde ................................................................................................................................ 73
Que sauvegarder ? ......................................................................................................................... 74
Où sauvegarder ? ........................................................................................................................... 75
Saisie d'un commentaire ................................................................................................................ 76
Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................... 77
Sauvegarde en ligne ...................................................................................................................... 78
La restauration ................................................................................................................................... 79
La restauration ............................................................................................................................... 79
Sélection du fichier de sauvegarde ................................................................................................ 80
Type de restauration ...................................................................................................................... 81
Répertoire de destination ............................................................................................................... 82
Affichage ................................................................................................................................................ 83
La barre d'état .................................................................................................................................... 83
Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 84
Le volet de navigation ........................................................................................................................ 85
Options du menu Fenêtre .................................................................................................................. 86
Barres d'outils .................................................................................................................................... 87
Barres d'outils ................................................................................................................................. 87
Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 88
Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 89
Barre d'outils Données ................................................................................................................... 90
Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 91
Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 92
Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 93
Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 94
Barre d'outils Stock......................................................................................................................... 95
Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 96
Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 97
Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 98
Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 99
Données .............................................................................................................................................. 101
Table des matières
La fiche Affaire ................................................................................................................................. 101
La fiche Frais de port ....................................................................................................................... 102
La fiche Devise ................................................................................................................................ 103
La fiche Texte standard ................................................................................................................... 104
Les filtres .......................................................................................................................................... 105
Stock ................................................................................................................................................ 106
La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................. 106
La fiche Promotions ou Soldes .................................................................................................... 107
La fiche Unité ............................................................................................................................... 108
La fiche Localisation ..................................................................................................................... 109
Articles .......................................................................................................................................... 110
Familles d'articles ......................................................................................................................... 139
Codes remises ............................................................................................................................. 153
Tiers ................................................................................................................................................. 157
La fiche Contact ........................................................................................................................... 157
Clients........................................................................................................................................... 158
Familles de clients ........................................................................................................................ 191
Fournisseurs ................................................................................................................................. 195
Familles de fournisseurs .............................................................................................................. 206
Commerciaux ................................................................................................................................... 210
La fiche Commercial ..................................................................................................................... 210
Onglet Formules de commissions ................................................................................................ 211
Création d'une formule de commissions ...................................................................................... 212
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 213
Onglet Infos .................................................................................................................................. 214
Onglet Région .............................................................................................................................. 215
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 216
Modes de règlement ........................................................................................................................ 217
La fiche Mode de règlement ......................................................................................................... 217
Les écarts de règlement ............................................................................................................... 219
Les écarts de change ................................................................................................................... 220
Banques ........................................................................................................................................... 221
La fiche Banque ........................................................................................................................... 221
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 222
Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 223
Onglet Infos .................................................................................................................................. 224
Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 225
DEB .................................................................................................................................................. 226
La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 226
La fiche Mode de transport........................................................................................................... 227
La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 228
La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 229
Divers ............................................................................................................................................... 230
La fiche NAF ................................................................................................................................. 230
La fiche Code postal ..................................................................................................................... 231
La fiche Département ................................................................................................................... 232
La fiche Pays ................................................................................................................................ 233
Tableau de bord ............................................................................................................................... 234
Le tableau de bord ....................................................................................................................... 234
Les règlements clients .................................................................................................................. 241
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 242
Liste des données ............................................................................................................................ 243
La liste des données .................................................................................................................... 243
Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 247
Ventes .................................................................................................................................................. 249
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 249
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 249
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 250
Appel du client .............................................................................................................................. 252
Type de facturation ....................................................................................................................... 253
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 254
Saisie des articles ........................................................................................................................ 255
Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 256
Onglet Infos .................................................................................................................................. 258
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 259
Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 260
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 262
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 263
Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 264
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 264
Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 265
Liste des devis .............................................................................................................................. 266
Liste des commandes .................................................................................................................. 267
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 268
Liste des factures ......................................................................................................................... 269
L'avoir ........................................................................................................................................... 270
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 271
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 281
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 281
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 282
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 283
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 284
Livraison des commandes............................................................................................................ 284
La livraison partielle ...................................................................................................................... 285
Traitement des commandes ......................................................................................................... 286
Relances .......................................................................................................................................... 287
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 287
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 288
Les relances des Devis ................................................................................................................ 289
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 290
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 290
Achats .................................................................................................................................................. 291
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 291
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 292
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 292
Entête de pièce ............................................................................................................................ 293
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 294
Type de facturation ....................................................................................................................... 295
Pied de pièce ................................................................................................................................ 296
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 297
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 298
La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 298
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 299
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 300
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 301
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 302
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 303
Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 304
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 304
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 305
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 306
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 307
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 307
La réception partielle .................................................................................................................... 308
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 309
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 309
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 310
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 311
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 312
Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 313
Table des matières
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 314
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 314
Stock .................................................................................................................................................... 315
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 315
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 315
La saisie des articles .................................................................................................................... 316
Onglet Infos .................................................................................................................................. 317
Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 318
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 318
Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 319
Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 320
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 321
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 322
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 323
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 324
L'inventaire ................................................................................................................................... 324
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 325
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 326
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 327
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 327
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 328
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 329
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 330
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 331
Modification du tarif ...................................................................................................................... 332
Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 333
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 334
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 335
Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 336
Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 336
Choix des données à modifier ...................................................................................................... 337
Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 338
Intervalle des articles .................................................................................................................... 339
Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 340
Modification du tarif ...................................................................................................................... 341
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 342
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 342
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 343
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 344
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 345
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 346
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 347
Opérations ........................................................................................................................................... 349
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 349
Règlements clients ........................................................................................................................... 350
Les règlements clients .................................................................................................................. 350
Affectation du paiement................................................................................................................ 352
Affectation du règlement .............................................................................................................. 353
Remise en banque ........................................................................................................................... 354
La remise en banque .................................................................................................................... 354
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 356
Lettre de change relevé................................................................................................................ 357
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 358
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 359
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 359
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 361
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 362
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 362
Opération de virement .................................................................................................................. 363
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 364
Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 365
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 365
Sélection des clients ..................................................................................................................... 366
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 367
Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 368
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 369
Génération automatique des paiements ...................................................................................... 370
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 371
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 371
Options du transfert comptable .................................................................................................... 372
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 373
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 374
Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 375
Lettres de relance ............................................................................................................................ 376
La lettre de relance ....................................................................................................................... 376
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 377
DEB .................................................................................................................................................. 378
La DEB ......................................................................................................................................... 378
Validation de la DEB .................................................................................................................... 379
Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 380
Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 381
Impression de la DEB ................................................................................................................... 382
Facturation périodique ..................................................................................................................... 383
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 383
Mise à jour des facturations périodiques ...................................................................................... 384
Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 385
Alertes .......................................................................................................................................... 386
Classification des clients .................................................................................................................. 388
Définition des classifications ........................................................................................................ 388
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 389
Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 391
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 393
Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 395
La mise à jour de la classification ................................................................................................ 396
Une sélection de clients ............................................................................................................... 397
Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 398
Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 399
EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 400
Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 401
Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 421
Impressions ......................................................................................................................................... 423
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 423
Sélection des articles ....................................................................................................................... 424
Sélection des clients ........................................................................................................................ 425
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 426
Sélection des devises ...................................................................................................................... 427
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 428
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 429
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 430
Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 431
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 432
Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 434
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 435
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 436
Impression de la relation client ........................................................................................................ 437
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 438
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 439
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 440
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 441
Impression des paiements ............................................................................................................... 442
Table des matières
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 443
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 444
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 445
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 446
Pièces .............................................................................................................................................. 447
Impression des pièces .................................................................................................................. 447
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 448
Traites .............................................................................................................................................. 449
Impression des traites .................................................................................................................. 449
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 450
Liste des pièces ............................................................................................................................... 451
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 451
Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 452
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 453
Journaux .......................................................................................................................................... 454
Ventes .......................................................................................................................................... 455
Achats........................................................................................................................................... 457
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 459
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 459
Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 460
Création d'un classeur .................................................................................................................. 461
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 462
Données ........................................................................................................................................... 463
Impression des affaires ................................................................................................................ 463
Impression des articles ................................................................................................................. 464
Impression des clients .................................................................................................................. 465
Impression des commerciaux ...................................................................................................... 466
Impression des familles d'articles................................................................................................. 467
Impression des familles de clients ............................................................................................... 468
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 469
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 470
Impression des textes standards ................................................................................................. 471
Banques ....................................................................................................................................... 472
Codes remises ............................................................................................................................. 474
Devises ......................................................................................................................................... 476
Frais de port ................................................................................................................................. 478
Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 480
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 482
Modes de règlement ..................................................................................................................... 484
Promotions ou soldes ................................................................................................................... 486
Unités ........................................................................................................................................... 488
DEB .............................................................................................................................................. 490
Divers ........................................................................................................................................... 499
Historique des ventes ...................................................................................................................... 508
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 508
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 509
Historique des achats ...................................................................................................................... 510
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 510
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 511
Statistiques....................................................................................................................................... 512
Impression des commissions commerciaux................................................................................. 512
Articles .......................................................................................................................................... 513
Clients........................................................................................................................................... 515
Fournisseurs ................................................................................................................................. 519
Stock ................................................................................................................................................ 522
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 522
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 523
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 524
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 525
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 526
Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 527
Outils .................................................................................................................................................... 529
Recalcul des données ...................................................................................................................... 529
Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 530
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 531
Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 532
Le journal des évènements .............................................................................................................. 533
Champs personnalisés .................................................................................................................... 534
Les champs personnalisés ........................................................................................................... 534
Agenda ............................................................................................................................................. 538
L'agenda ....................................................................................................................................... 538
Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 539
Options de l'agenda ..................................................................................................................... 540
Suppression de données ................................................................................................................. 541
Suppression de données.............................................................................................................. 541
Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 542
Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 543
Suppression des paiements ......................................................................................................... 544
Archivage des données ................................................................................................................... 545
Archivage des données ................................................................................................................ 545
Import paramétrable ......................................................................................................................... 546
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 546
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 547
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 548
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 549
Import du fichier articles ............................................................................................................... 550
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 551
Import du fichier clients ................................................................................................................ 552
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 553
Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 554
Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 555
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 556
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 557
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 558
Export paramétrable ........................................................................................................................ 559
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 559
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 560
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 561
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 562
Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 563
Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 563
Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 564
Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 565
Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 566
Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 567
Import Devis Flash ....................................................................................................................... 567
Internet ................................................................................................................................................. 571
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 571
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 572
Envoi des données ....................................................................................................................... 572
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 573
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 574
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 575
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 576
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 577
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 578
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 579
La préparation des données ........................................................................................................ 580
Télécharger les commandes............................................................................................................ 581
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 581
Table des matières
Sélection de la période ................................................................................................................. 582
Choix du client .............................................................................................................................. 583
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 584
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 584
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 585
Choix du format d'export .............................................................................................................. 586
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 587
Création du fichier XML ................................................................................................................ 588
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 589
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 589
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 590
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 591
Menu ? ................................................................................................................................................. 593
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 593
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 594
Divers ................................................................................................................................................... 595
Félicitations ...................................................................................................................................... 595
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 596
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 598
Internet ................................................................................................................................................. 601
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 601
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 602
Envoi des données ....................................................................................................................... 602
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 603
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 604
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 605
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 606
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 607
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 608
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 609
La préparation des données ........................................................................................................ 610
Télécharger les commandes............................................................................................................ 611
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 611
Sélection de la période ................................................................................................................. 612
Choix du client .............................................................................................................................. 613
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 614
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 614
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 615
Choix du format d'export .............................................................................................................. 616
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 617
Création du fichier XML ................................................................................................................ 618
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 619
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 619
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 620
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 621
Menu ? ................................................................................................................................................. 623
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 623
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 624
Divers ................................................................................................................................................... 625
Félicitations ...................................................................................................................................... 625
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 626
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 628
Index .................................................................................................................................................... 631
1
Ecran d'accueil (logiciel non activé)
Le logiciel est livré en version d’évaluation. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de gestion commerciale RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel.
3
Ecran d'accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,
Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,
Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,
Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,
Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.
5
Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
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Dossier
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.EGC qui apparaît pour accéder à votre gestion.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EGC).
Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Gestion
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Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Dossier
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Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours.
Gestion
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Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Dossier
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Nouveau
Création d'un dossier
Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier. Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Gestion
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Etape 2 : Identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Dossier
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Etape 3 : L'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise
Gestion
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Etape 4 : Le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise
Dossier
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Etape 5 : Choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Gestion
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Recopie
La recopie
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
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Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Gestion
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Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
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Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Gestion
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Recopie des paiements clients
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
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Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Gestion
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Recopie des lignes d'action
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
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Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base
Gestion
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Recopie des fichiers de base
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Dossier
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Utilisateurs
Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
Quelques grands principes
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur.
Gestion
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Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur
Dossier
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Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers. Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante :
1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire.
2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance.
3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur.
Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser.
Gestion
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Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs
Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression clients : Supprimer
Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients: Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,
Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)
Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
Import/Export articles: Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Dossier
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Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux: Supprimer
Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement: Supprimer
Droits BANQUE
Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque: Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port: Supprimer
Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles: Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients: Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs: Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
Droits PROMOTIONS SOLDES
Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression promotions ou soldes : Supprimer
Droits CODE REMISE
Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Gestion
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Suppression code remise: Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités: Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations: Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises: Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression textes standards: Supprimer
Droits DEB
Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB: Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers: Supprimer
Import Codes Postaux : Import
PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis: Regroupement, Transfert
Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis: Supprimer
Dossier
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Droits COMMANDES
Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes: Supprimer
Droits BL
Traitement BL: Regroupement, Transfert
Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL: Supprimer
Droits FACTURES
Traitement factures: Transfert
Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures: Supprimer
2. ACHATS
Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs: Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception: Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat: Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat: Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser
Droits ENTREES
Gestion
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Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées: Supprimer
Droits SORTIES
Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties: Supprimer
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication: Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire: Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement: Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Dossier
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Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Gestion
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Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Dossier
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Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Gestion
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Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
La date de connexion,
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
Dossier
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Propriétés
Paramétrage de la devise locale
Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise.
Gestion
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Barèmes DEEE
La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Dossier
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Le mémo
Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés.
Gestion
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Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
Dossier
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Coordonnées
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE).
Gestion
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Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Dossier
43
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Gestion
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Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Dossier
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Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données.
Gestion
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Préférences
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
Libellé des variables de la formule de calcul
Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables.
Dossier
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Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Gestion
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Création d'un format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de date.
Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l’heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Dossier
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Bouton Général
Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque).
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows.
Gestion
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Bouton Décimales
Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €).
Dossier
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Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation.
Génération automatique des factures périodiques
***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations.
Comptabilisation des avoirs en négatif
Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif.
Gestion
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Bouton Devis
Cet onglet permet de paramétrer les informations relatives à l'état des devis.
Durée de validité des devis
La durée de validité des devis est par défaut fixée à 30 jours. Cette durée va permettre de calculer une date de validité pour un devis. Lorsque cette date est arrivée à échéance, les devis En cours pourront alors être relancés.
Autoriser la modification des devis en cours
Un devis dont l’état est En cours n’est par défaut pas modifiable. L’option Autoriser la modification des devis en cours permet de les modifier.
Dossier
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Bouton Pièces : options pour les ventes
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Priorité code remise
Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement.
Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente)
Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7.
Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison
Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client.
Avertissement d’une vente à perte
Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération.
Activer la validation des factures ou avoirs
Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable. En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes.
Gestion
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Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison
Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable.
Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs
Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Insérer automatiquement les articles liés
Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée.
Dossier
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Bouton Pièces : options pour les achats
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures
Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur.
Gestion des frais d’approche
Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Gestion
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Bouton Pièces : options pour les stocks
Inclure les articles en sommeil
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Inclure les articles non facturables
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Dossier
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Bouton Tiers
Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs.
Civilités
Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs.
Clients - Fournisseurs
Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001
Modification du N° de Compte
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte.
Gestion
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Bouton Divers
Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité.
Transfert ou copie de pièces
Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé.
Comptabilisation des pièces
Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur.
Comptabilisation des règlements
Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX.
Dossier
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Bouton Paramètres du réseau local
Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site …
Gestion
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Bouton Déclaration d'échanges de biens
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB.
Dossier
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Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable.
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale.
Transferts Analytiques
***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
***Non disponible en version millésimée*** Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement.
Gestion
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Bouton Racines de comptes comptables
Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Client - Fournisseur
Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture.
Vente - Achat
Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences.
Banque
La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque.
Valeurs à l’encaissement
Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients.
Décaissement
La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs.
Acompte HT
Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes.
Dossier
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Les comptes du dossier comptable
Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces.
Gestion
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Ecritures comptables avec ou sans remise
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Dossier
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Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression.
Numérotation des pièces
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …).
Modèle d'impression par défaut
De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC.
Gestion
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Bouton Préférences Liaison E-mail
Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel.
Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier
Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Vérifiez les mails entrants toutes les X mins
Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Télécharger automatiquement
Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation
Dossier
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Taux de TVA et TPF
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc…
Vente DOM – TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro.
Gestion
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Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc…
Dossier
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Configuration de l'impression
Configuration de l'impression
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Gestion
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Options du convertisseur de fichiers - Excel
Placer toutes les pages sur la même feuille
Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente.
Dossier
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Options du convertisseur de fichiers - RTF
Format de fichier
Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF
Remplacer les tabulations par des espaces
Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF
Gestion
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Options du convertisseur de fichiers - Jpeg
Résolution
Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format
Niveau de compression
Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg.
Dossier
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La sauvegarde
La sauvegarde
Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Gestion
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Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,
La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Dossier
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Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination.
Crypter l’archive avec un mot de passe
Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe.
Ajouter un commentaire à l’archive
Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
Sauvegarde Internet
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Gestion
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Saisie d'un commentaire
Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde.
Dossier
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Saisie du mot de passe de l'archive
Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire
Gestion
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Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un.
Dossier
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La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination
Gestion
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Sélection du fichier de sauvegarde
Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination
Dossier
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Type de restauration
Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination
Gestion
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Répertoire de destination
Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.
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Affichage
La barre d'état
La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :
Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.
Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule.
Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Gestion
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Barre de fenêtres
Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Affichage
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Le volet de navigation
Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation.
Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes
Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,
Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,
Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,
Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne.
Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes
Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,
Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,
Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,
Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,
Relation Client : Agenda
Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème.
Gestion
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Options du menu Fenêtre
Tout fermer
Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes.
Affichage
87
Barres d'outils
Barres d'outils
Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :
La barre d’outils Dossier,
La barre d'outils Navigation,
La barre d’outils Données,
La barre d’outils Formatage texte enrichi,
La barre d'outils Ventes,
La barre d’outils Internet,
La barre d'outils Achats,
La barre d’outils Stock,
La barre d’outils Tiers,
La barre d’outils Outils,
La barre d’outils Utilisateurs.
Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine.
Bulles d’aide
La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône.
Boutons larges
Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale.
Gestion
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Barre d'outils Dossier
Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers.
Affichage
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Barre d'outils Navigation
Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste.
Gestion
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Barre d'outils Données
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards.
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings
Affichage
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Barre d'outils Formatage texte enrichi
La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces.
Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné.
Gestion
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Barre d'outils Ventes
Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes. : Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients.
Affichage
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Barre d'outils Internet
Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP.
Gestion
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Barre d'outils Achats
Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs.
Affichage
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Barre d'outils Stock
Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage.
Gestion
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Barre d'outils Opérations
Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque. : Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques.
Affichage
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Barre d'outils Tiers
Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné. : Affiche la relation client. : Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné. : Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné.
Gestion
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Barre d'outils Outils
Description de la barre d’outils Outils : Affiche l’agenda. : Accède au paramétrage des impressions. : Accède à la réorganisation des fichiers. : Accède à la suppression de données. : Affiche la page sur le gestionnaire de clients. : Accède au recalcul des données. : Affiche les champs personnalisés.
Affichage
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Barre d'outils Utilisateurs
Description de la barre d’outils Utilisateurs : Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur. : Affiche la liste des utilisateurs.
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Données
La fiche Affaire
L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état. Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions. L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire. Une affaire est alors affectée à une action depuis :
L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires créées,
Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,
L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation d’un code affaire.
Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
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La fiche Frais de port
Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du frais de port à définir.
Montant à saisir / Pourcentage/Paliers
Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou fournisseur,
Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT du document courant et du pourcentage saisi,
Pointez Paliers HT pour définir des frais de port fixes fonction du montant facturé. Dans ce cas, définissez pour chaque tranche le montant de frais à appliquer.
N° de compte
Cette zone correspond aux numéros de comptes des frais de port sur les ventes et les achats pour la catégorie National, U.E. et International. Les racines de comptes (ou les comptes) proposées ici sont définies dans les Préférences du dossier. Complétez-la si besoin est.
Soumis à une TVA
Sélectionnez ici le taux de TVA à appliquer si le frais de port à définir est soumis à TVA.
Données
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La fiche Devise
Par défaut, les devises les plus courantes sont déjà créées. Cependant, vous avez la possibilité de créer une nouvelle devise à partir de la liste des devises accessibles depuis le menu Données + Devises. Pour chaque devise que vous créez, vous devez renseigner le code de la devise, son libellé, l’unité monétaire, la sous-unité ainsi que la valeur du dernier cours. Dans cette fiche, vous pouvez également stocker l’historique du cours de la devise. Le cours indiqué dans ce fichier est l’expression de la devise par rapport à la devise du dossier. Par exemple, votre dossier est tenu en Euros et vos souhaitez facturer en dollars. Vous saisirez, alors, dans ce fichier, sur le code USD (dollar), le cours du jour du Dollar par rapport à 1 Euro. En revanche, si vous changez le cours d’une devise plusieurs fois dans la journée, seul le dernier cours saisi sera conservé. La mise à jour de cet historique des cours est partagée par tous les dossiers, simultanément : une saisie unique dans un dossier suffit à intégrer les derniers cours à l’ensemble des dossiers exploités.
Gestion
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La fiche Texte standard
Les textes standards servent à enregistrer différentes formulations types que vous utilisez dans vos pièces. Pour créer un nouveau texte standard à partir de la liste des textes (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (ou libellé) et le texte. Le texte peut être appelé en cours de réalisation d’une pièce de vente ou d’achat, à partir de l’onglet Infos. Il peut ensuite être imprimé sur la pièce si vous paramétrez le modèle d’édition. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
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Les filtres
Sur toutes les listes, vous avez la possibilité de filtrer les enregistrements qui apparaissent en sélectionnant un filtre créé. Un filtre c’est la possibilité de limiter, par des critères que vous définissez, les éléments à afficher ou à imprimer. Par la commande clic droit + Filtres ou par l'icône , vous accédez à la gestion des filtres. Si des filtres ont déjà été créés, ils apparaissent dans la liste déroulante. Les boutons vous permettent de créer un nouveau filtre, de supprimer un filtre, de modifier la définition d'un filtre ou de renommer un filtre.
Créer un nouveau filtre
Le logiciel crée une ligne marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié, Dans Type, choisissez tout d'abord le type de condition du filtre à créer. Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de sélection, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors , Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui crée une sous-ligne marquée par un carré gris représentant la première condition du filtre.
Dans Variable, sélectionnez ensuite la variable (associée à l'une des colonnes de la grille) sur laquelle vous désirez appliquer le filtre.
Dans Relation, sélectionnez la condition.
Dans Valeur, saisissez la valeur ou l'état (une flèche apparaît alors sur la droite du champ) qui va correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, ... à prendre en compte.
Une fois, les trois champs précédents renseignés, la condition est complète. Si le filtre est multi-critères, cliquez sur Ajouter pour définir une nouvelle condition (autre sous-ligne). Déterminez si cette deuxième (ou plus) condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Le petit carré à gauche d'une nouvelle condition fait apparaître un ET par défaut. Cela signifie que les enregistrements retenus après application du filtre devront répondre aux deux conditions (à l'une ET à l'autre). Vous pouvez toutefois définir une condition exclusive (OU) en cliquant sur le petit carré. Cela signifie alors que les renseignements retenus après application du filtre répondent à l'un OU l'autre des critères. Puis, définissez votre nouvelle condition comme expliqué ci-dessus.
Renommer un filtre
Pour un filtre simple (une seule condition), le logiciel nomme automatiquement le filtre avec la condition qu'il contient, pour un filtre multiple, son nom est . Ces noms ne sont pas très significatifs, aussi vous pouvez les renommer. Pour cela, sélectionnez la ligne du filtre (ou de la condition) à renommer et cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur OK ou Appliquer en fonction de l'endroit où vous êtes.
Gestion
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Stock
La fiche Grille de tarifs
***Option disponible uniquement en version PRO*** Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs particuliers pour chaque article et chaque famille d’articles. Ces grilles sont ensuite rattachées à des clients. Pour créer une grille de tarifs, allez dans le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de la grille de tarifs. L’option Arrondi permet de choisir le prix de vente à saisir. Si vous cochez HT, vous devrez alors saisir le prix de vente HT et si vous cochez TTC, vous devrez alors saisir le prix de vente TTC. Ensuite, saisissez vos articles concernés par cette grille de tarifs. Indiquez le code article, le prix de vente HT et le taux de TVA. Vous pouvez également définir une remise sur chacune de ces lignes. Choisissez le type de remise, le seuil et la remise. Procédez de la même manière pour le familles d’articles. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
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La fiche Promotions ou Soldes
Cette option, uniquement disponible en version PRO, va vous permettre de gérer des promotions et des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés.
Période
Indiquez ici la période sur laquelle la promotion va être appliquée.
Remise en
Choisissez ici le type de remise, en pourcentage ou en valeur ; en fonction de votre choix, saisissez le pourcentage de remise, ou le montant qui devra être déduit du prix de vente. Lorsque vous choisissez une promotion de type valeur, un pourcentage de remise sera tout de même calculé dans la pièce afin de réaliser la déduction correspondant à la valeur de la promotion. Articles et Familles d’articles Sélectionnez dans ces parties les articles ou les familles d’articles sur lesquels la promotion s’appliquera. Remarques
Vous pouvez réaliser une promotion à la fois sur des articles précis, et sur des familles d’articles.
Si la promotion doit s’appliquer à tous les articles, il suffit de n’indiquer aucun article et ni aucune famille.
Si un article est rattaché à une grille de remise automatique, la promotion sera prioritaire par rapport à la grille.
Pour supprimer un article ou une famille dans la promotion, sélectionnez la ligne et utilisez la touche Suppr de votre clavier, ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Supprimer. Pour faire apparaître les colonnes Désignation (dans la zone Articles) et Libellé (dans la zone Familles), comme dans la capture d’écran de la page précédente, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone souhaitée, et sélectionnez l’option Propriétés. Cliquez ensuite sur le champ Désignation de la base Article, ou le champ Libellé de la base Famille, puis sur le bouton Ajoutez. Validez par OK. De même, dans le corps de la pièce de vente, la colonne Code Promotion peut être ajoutée par le clic droit de la souris, option Propriétés.
Gestion
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La fiche Unité
Pour créer une nouvelle unité de vente, à partir de la liste des unités (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de l’unité. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
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La fiche Localisation
Pour créer une nouvelle localisation, à partir de la liste des localisations (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de la localisation. La définition des localisations permet de gérer physiquement le stock. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
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Articles
La fiche Article
Pour créer un nouvel article à partir de la liste des articles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article. Sur cette fiche, vous sont proposés les onglets suivants : Tarifs, Complément, Statistiques, Divers, Composants, Infos / Image, Description longue, Nouveaux tarifs, Fournisseurs, Champs personnalisés, Web, Formule de calcul du coefficient multiplicateur et Numéros de comptes. Ces onglets peuvent être consultés par simple clic sur l'onglet correspondant. Vous pouvez choisir une codification automatique des articles. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier dans le bouton Articles des Préférences du menu Dossier + Propriétés. En cours de création de l’article, vous pouvez saisir une quantité initiale. Si tel est le cas, un bon d’entrée sera automatiquement généré valorisé au prix d’achat que vous aurez indiqué dans l’article. Lorsque vous avez validé la fiche d’un article après création, le logiciel remplace la zone Quantité initiale par les quantités saisies en inventaire, entrées, sorties, le stock actuel, les commandes clients et fournisseurs et le stock virtuel. Il vous affiche également le Prix Moyen Pondéré. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
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Onglet Tarifs
Cet onglet permet de saisir le prix d'un article, d'appliquer des frais d’approche et de définir jusqu'à 5 tarifs. Les tarifs saisis sont exclusivement exprimés dans la monnaie du dossier.
Prix d’achat
Saisissez ici le prix d’achat de l’article. Dans le cas d’un article composé, ce prix d’achat pourra être calculé à partir des prix d’achats des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants.
Les frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Cliquez sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarifs de la fiche article pour définir les frais d’approche. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ère colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ème colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Vous avez également la possibilité d’ajouter une valeur constante au prix d’achat dans le champ Constante. Exemple de frais d'approche
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Barèmes DEEE
Si votre article entre dans le cadre de la DEEE, indiquez ici le barème à lui appliquer lors de la vente.
TPF
Le taux proposé ici est celui indiqué dans la fiche de la famille de l’article. Modifiez-le si besoin.
Gestion
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Exemple de frais d'approche
Vous achetez des sacs de sable de différentes origines sur lesquels vous imprimez votre marque pour les revendre. Le coût supplémentaire pour chaque sac est de 1,25 €. De plus, le prix du transport est de 1,30 € par sac. La valeur ajoutée au sac (impression), plus le coût du transport génère une augmentation du prix de revient. Dans le tableau frais d'approche, vous indiquez : - en 1ère ligne, le signe " * multiplication " puis 1,25 - en 3ème ligne, le signe " * multiplication " puis le montant de 1,30. Pour un prix de 6 €, votre sac de sable reviendra à 8,80 €.
Données
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Les différents tarifs
Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents avec un taux de TVA propre à chaque tarif. Les intitulés des tarifs sont définis dans le bouton Articles des Préférences (menu Dossier + Propriétés) et les coefficients proposés par défaut sont ceux définis dans la fiche Famille d’Articles ou ceux définis dans les Préférences. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. A ce prix, sera déduit automatiquement une remise à condition qu’elle ait été indiquée dans la fiche client ou dans la fiche article. L’accès aux colonnes Prix de Vente HT ou Prix de Vente TTC dépend du mode d’arrondi défini dans la famille Article pour chacun des tarifs.
Coefficient
Les coefficients proposés automatiquement sont ceux indiqués dans la fiche Famille ou dans les Préférences du dossier. Modifiez-les si besoin. Ce coefficient lie le prix de revient au prix de vente HT. Si vous modifiez le prix HT ou le prix TTC ce coefficient est automatiquement recalculé.
Prix de vente HT
Le prix de vente est automatiquement calculé à partir du prix de revient (prix d’achat + frais d’approche) et du coefficient. Si vous modifiez le prix de vente , le coefficient et le TTC sont automatiquement recalculés. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente HT des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. Si vous modifiez le prix d’achat, le prix de vente ou le coefficient est recalculé en fonction du choix effectué dans la famille d'articles.
Prix de vente TTC
Le prix TTC est calculé automatiquement à partir du prix HT saisi. Si vous modifiez le prix TTC ( champ uniquement accessible si dans la famille article la case Arrondi sur TTC est cochée), le coefficient est automatiquement recalculé. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente TTC des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants.
TVA
Cette colonne permet de définir un taux de TVA propre à chaque tarif. Cela permet donc de facturer le même article avec des taux de TVA différents. Le taux de TVA proposé pour chaque tarif est celui qui a été indiqué dans la famille de l’article. Vous pouvez le modifier ou le conserver. Attention ! ! Si vous avez accès au prix de vente TTC, vous n’aurez pas accès au prix de vente HT.
Gestion
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Onglet Complément
Nature de l’article
Cette option permet de définir l’état de l’article. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que l’article peut-être vendu,
En sommeil. Cette option signifie que l’article ne peut plus être vendu mais vous pouvez enregistrer un avoir avec cet article. Par exemple, un agenda 2004-2005 ne pourra plus être vendu en 2005-2006, vous pourrez donc le mettre en sommeil,
Non facturable. Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à la vente. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce de vente. De toute façon, si vous insérez un article non facturable, vous aurez le message d’erreur : Article non facturable !
Vous pouvez également vous servir de ces notions pour filtrer votre liste articles.
Facturable (Achats)
Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à l’achat. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce d’achat.
Imprimable (Ventes)
Imprimable signifie que l’article est imprimé sur tous les documents de ventes. Dans le cas contraire, l’article n’apparaîtra pas à l’impression même si il a été inséré dans le document. Vous pouvez également l’utiliser comme filtre.
Imprimable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Non soumis aux remises en pied
Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce.
Non soumis à l'escompte
Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce.
Non soumis aux frais de port
permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :
Le stock de ces articles n’est pas tenu,
La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,
En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,
Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,
En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris.
Facturation au temps
* Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est un article hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée.
Unité de vente
Indiquez ici l'unité de vente de l'article (ML, L, KG). Cette unité pourra s'imprimer sur la facture si vous le paramétrez avec l’outil Win Générateur. Les unités de vente sont à créer dans le menu Données + Stock + Unités.
Données
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Localisation / Rayon
Saisissez l’emplacement de l’article dans le dépôt (utile pour l’inventaire). Les localisations sont à créer par le menu Données + Stock + Localisations / Rayons.
Grille de Remise
Vous pouvez indiquer pour chaque article une grille de remise qui sera reprise automatiquement en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. La grille de remise indiquée dans la fiche article s’applique à tous les clients et tous les fournisseurs. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
Article de remplacement
En facturation, si l’article sélectionné n’est plus disponible, vous avez la possibilité de proposer un autre article. C’est ce qu’on appelle l’article de remplacement. C’est, dans cette zone, que vous devez indiquer si l’article possède un article de remplacement. Si jamais, l’article de remplacement n’est également plus en stock, l’article principal est alors proposé et le logiciel vous informe de la rupture de stock de l’article.
Nomenclature NC8
Saisissez ici la nomenclature NC8 de l’article qui sera utilisé pour la D.E.B. La nomenclature NC8 est le numéro qui identifie le type de marchandise (8 chiffres).
Code barre
Cette zone permet d’indiquer le code barre de l’article. Ainsi, en facturation, vous pourrez insérer des articles en utilisant le code barre. En effet, la douchette renvoie le code barre dans la zone article et le logiciel reconnaît l’article à partir du moment où vous passez au champ suivant.
Conditionnement
Le conditionnement correspond à la quantité qui sera facturée par défaut. Cette dernière reste accessible lors de la création du document.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Le nombre de colis total sera affiché sur les documents clients et fournisseurs et pourra être imprimé. Si nous supposons qu'un colis de papier blanc contient 5 ramettes, si vous indiquez 5, comme valeur de colisage, la vente de 10 ramettes donnera 2 colis.
Poids Brut
Indiquez son poids brut. A la facturation, le total poids des articles saisis sera calculé dans l'unité choisie dans les Préférences du dossier (bouton Général).
Poids Net
Saisissez le poids net à prendre en compte dans la DEB (facturation UE).
Unité
Sélectionnez l'unité de poids de l'article : Milligramme, Gramme, Kilogramme ou Tonne.
Dimensions
Saisissez le volume de l’article à l’unité pour obtenir le total volume dans les documents clients ou fournisseurs. Cette information n’est qu’indicative.
Gestion
116
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
L'option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Données
117
Onglet Divers
Disponible sur PDA
Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si l’article doit être envoyé sur le PDA ou non. Cet onglet donne des informations sur les dernières pièces effectués contenant l’article. Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce de vente,
Le numéro et la date du dernier inventaire,
La date de dernière modification de la fiche,
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat ainsi que la quantité facturée et le prix de revient.
Vous pouvez visualiser chaque pièce en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Gestion
118
Onglet Composants
Cet onglet sert uniquement dans le cas d’un article composé et permet d'enregistrer les articles qui le composent. Un article composé est un article qui est constitué de plusieurs articles. Exemple : un ordinateur est constitué, entre-autres, d’une unité centrale et d’un écran. Donc, l’ordinateur est l’article composé, l’unité centrale et l’écran sont les composants. Attention : un seul niveau de composition est possible et un composant ne peut pas être lui même composé. Le prix de l'article composé peut être défini à partir des composants. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Recalcul si vous souhaitez recalculer le prix d’achat ou le prix de vente de l’article composé à partir des prix des articles composants. Choisissez alors de recalculer le prix d’achat, le prix de vente HT de tous les tarifs ou d’un tarif précis ou encore le prix de vente TTC. L’onglet Tarifs sera mis à jour. Vous pouvez bien entendu saisir un prix forfaitaire directement dans l’onglet Tarifs.
Calcul du prix des composants
Un article composé est fabriqué à partir d’articles pouvant eux-mêmes être vendus à l’unité. Le prix de l’article composé peut ne pas être égal à la somme des prix des articles composants : la somme des prix des articles composants peut, en effet, être supérieure au prix du composé (c’est le principe du pack, du lot). Or, vous souhaitez peut-être connaître le chiffre d’affaires réalisé d’un composant, toutes ventes confondues : ventes directes de l’article ou ventes de l’article dans un lot. Indiquez alors la part que l’article représente dans le prix global de l’article composé (cette part étant égale au rapport entre le prix unitaire de l’article et la somme des prix unitaires des articles entrant dans la composition). Cette information doit être saisie dans la colonne Pourcentage du prix composé (Tarif 1). Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Voir aussi : Assemblage / Désassemblage
Données
119
Onglet Infos / Image
Cet onglet permet de saisir une description de l’article, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image de l’article. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Vous pouvez également insérer une photo (format BMP, JPG ou PCX) de l’article. Ces informations pourront être reprises en impression sur un document client ou fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. La photo pourra être envoyée sur le site Internet (option version PRO).
Gestion
120
Onglet Description longue
***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de saisir une description longue au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Cette description peut être utilisée pour votre facturation quotidienne ainsi que pour la diffusion de votre catalogue sur votre site OXATIS.
Données
121
Onglet Nouveaux tarifs
Cet onglet permet de définir 5 nouveaux tarifs pour cet article à partir d’une date donnée.
Prix d’achat
Indiquez le nouveau prix d’achat.
Frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Si un montant apparaît, il n’est pas modifiable et a été défini dans l’onglet Tarifs. Vous devez donc vous reporter à cet onglet et consulter les frais d’approche qui ont été définis.
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Date de mise en application
Dans cette zone, vous devez déterminer la date à partir de laquelle les nouveaux tarifs doivent être appliqués. A partir de cette date, le logiciel mettra à jour automatiquement l’onglet Tarifs en y reportant les tarifs définis dans cet onglet. Les anciens tarifs ne seront donc plus visibles. De nouveaux tarifs peuvent être également définis à partir d’une facture d’achat. En effet, si vous indiquez un prix d’achat différent de celui indiqué dans l’onglet Tarifs en saisie de facture, lors de l’enregistrement de cette pièce, un message vous demandera si vous souhaitez mettre à jour le prix d’achat des articles à partir des lignes de la pièce ainsi que la mise à jour du prix d’achat du fournisseur principal. Si vous répondez par oui, dans l’onglet Nouveaux tarifs de ces fiches articles, le prix d’achat saisi lors de l’élaboration de la facture sera reporté dans le champ Prix d’achat. Vous n’aurez plus qu’à indiquer une date d’application.
Gestion
122
Onglet Fournisseurs
Cet onglet vous permet de gérer le réapprovisionnement automatique de votre article et certains paramètres d’achat.
TVA sur Achat
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer lors de l'achat de cet article. Le taux reste modifiable ponctuellement sur la ligne de la pièce.
Stock minimum
Le stock minimum correspond à la quantité que vous devez toujours avoir en stock.
Stock d’alerte
Le stock d'alerte correspond à la quantité en dessous de laquelle le logiciel considérera cet article comme un article à réapprovisionner.
Multiple de réappro
Saisissez ici la quantité multiple de réapprovisionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander qui sera un multiple de cette valeur. Exemple : Dan ma fiche article, j’indique en multiple de réapprovisionnement 2 et en stock minimum 10. Mon stock actuel est de –259. Lors du réapprovisionnement, je choisis de tenir compte du stock actuel uniquement. La quantité manquante est donc de 269 ( stock minimum – stock actuel ). Le premier multiple de 2 étant 270, la quantité à commander sera donc de 270. Liste des fournisseurs Saisissez dans ce tableau le code des différents fournisseurs et les informations propres à la commande de l'article. Voici les différentes colonnes de ce tableau : Principal : Cochez cette case pour le fournisseur à prendre en compte lors d'un réapprovisionnement automatique. Si cette colonne ne s’affiche pas, accédez aux propriétés de la grille, en faisant clic droit + Propriétés. Ensuite, il suffit de sélectionner le champ Principal et de cliquer sur Ajouter.
Code Fournisseur
Saisissez ici le code du fournisseur.
Prix d’achat
Saisissez le prix d’achat de l’article chez ce fournisseur. La saisie de plusieurs fournisseurs avec leur prix d’achat respectif permettra, lors du réapprovisionnement, la recherche du fournisseur proposant le meilleur prix dans le cas où aucun fournisseur n’est fournisseur principal. Elle permet également lors de l’établissement d’une pièce fournisseur de renvoyer le prix d’achat en fonction du fournisseur indiqué dans l’entête de la pièce.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison de cet article. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs.
Référence
Données
123
Saisissez ici la référence de l’article chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi obtenir la référence de l’article chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes.
Gestion
124
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des articles apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Données
125
Onglet Web
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les familles d’articles dont les articles seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci ainsi que les familles correspondantes. L'activation de cette option donne accès à 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement.
Gestion
126
Onglet Principal
Image
Cette option permet d'associer une image à votre famille. Cette image sera envoyée sur votre site Web.
Description
Saisissez une description de votre famille d'articles. Cette description sera envoyée sur votre site Web eafin d'être utilisée dans votre catalogue Web.
Entête
Cette information est également utile pour votre catalogue sur le Web.
Données
127
Onglet Stock / Disponibilité
Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque votre article est disponible.
Afficher le niveau du stock
Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock.
Quantité d'alerte
Cette information correspond à la quantité à partir de laquelle un réapprovisionnement doit être déclenché. La valeur indiquée est reprise depuis l'onglet Fournisseurs de la fiche article.
Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul
Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité de l'article.
Afficher le délai de disponibilité
Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0).
Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible
Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock.
Cause de l'indisponibilité
En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune).
Gestion
128
Onglet Référencement
Ces informations permettent de référencer l'article dans les moteurs de recherche.
Données
129
Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Cet onglet permet de définir une formule de calcul qui va vous permettre de facturer des surfaces ou des volumes. Cette formule de calcul va permettre de calculer un coefficient multiplicateur et la quantité correspondra à Coefficient multiplicateur * Nombre.
Variables
Indiquez les dimensions de l’article nécessaires à l’établissement de votre formule de calcul. Si, dans une version antérieure, vous aviez renseigné la largeur, la longueur et la hauteur dans l’onglet Complément de la fiche article, ces valeurs sont alors respectivement reportées dans les champs correspondants de cette zone.
Formule de calcul
Saisissez, dans ce champ, la formule qui va être utilisée à la facturation de cet article. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Par défaut, cette formule est égale à 1. Si, dans une version antérieure de la Gestion Commerciale, vous aviez saisi une valeur dans le champ Coefficient multiplicateur dans l’onglet Complément, cette valeur est alors reportée dans ce champ.
Coefficient multiplicateur
Dans ce champ, apparaît le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. Ce champ est calculé, il n’est donc pas modifiable. Vous devez agir sur la formule de calcul pour modifier le résultat obtenu.
En facturation
Dans le corps d’une pièce de vente ou d’achat, vous devez ajouter par les propriétés d’affichage (option Propriétés du menu contextuel) les variables Largeur, Longueur, Hauteur, Coefficient multiplicateur et Nombre. Lorsque vous facturez un article, si vous avez indiqué des valeurs dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur, ces valeurs sont alors automatiquement reportées dans les colonnes du même nom. Dans la colonne Coefficient multiplicateur, apparaît alors le résultat de la formule de calcul. La valeur, dans la colonne Quantité, correspond à Coefficient multiplicateur * Nombre. Vous pouvez également modifier la largeur, la longueur et / ou la hauteur dans la ligne. Le coefficient multiplicateur est alors recalculé en fonction de la saisie.
Gestion
130
Onglet Numéros de comptes
Dans cet onglet, vous devez définir les comptes comptables pour les achats et pour les ventes pour chaque type. Vous pouvez indiquer pour chaque taux de TVA des comptes différents ce qui vous permet de distinguer les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 % en comptabilité. Si un article a été défini dans sa fiche à 19,60 % et que lors d’une création de pièces vous le facturez au taux à 5,50 %, lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher le compte comptable du taux à 5,50 %. Les taux de TVA sont définis dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Ces comptes comptables seront repris pour chaque article lors du transfert en comptabilité. Par défaut, les comptes de vente et d'achat renseignés dans la famille de l'article s'inscrivent ici mais vous pouvez indiquer un compte de vente et/ou d'achat particulier pour l'article. Vous pouvez utiliser l’icône du petit livre face à chaque zone, ce qui vous renverra le plan comptable de votre dossier comptable, à condition de l’avoir paramétré dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Données
131
Onglet Articles liés
Cet onglet permet de lier plusieurs articles à un même article. Lors de la facturation, les différents articles pourront être insérés, automatiquement ou manuellement, dans les documents de vente.
Liste des articles liés :
Code article
Saisissez le code de l’article qui sera lié.
Quantité
Saisir la quantité qui sera indiquée lors de la facturation de l’article principal. Par défaut, lors de la saisie de l’article lié, la quantité se mettra à 1.
Multiplié par la quantité facturée
Cocher cette case pour indiquer, lors de la facturation de l’article principal, si la ligne de l’article lié reprendra la même quantité que la ligne de l’article principal. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié.
Article gratuit
Cocher cette case permet de facturer cet article lié avec une remise de 100% quelque soit la quantité figurant dans la pièce. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié.
Sélection par défaut
Cocher cette case afin d’identifier les articles liés qui seront insérés automatiquement dans le cas où l’option est cochée dans les préférences. Dans le cas contraire, la coche Sélection par défaut permettra de présélectionner les articles liés à insérer dans la fenêtre Articles liés situé dans le menu contextuel de la saisie de pièce.
Gestion
132
Dupliquer une fiche article
Depuis le menu contextuel accessible dans la liste des articles, vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches articles (choix effectué dans les Préférences, bouton Articles), lors de la duplication d’une fiche article, vous devez renseigner la désignation et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code article. Dans les deux cas, vous avez la possibilité d’indiquer une quantité initiale. Cette information engendre alors la création d’un bon d’entrée à la date que vous avez indiqué.
Données
133
Envoi sur le site Web
Après avoir créé votre site Web par Oxatis, l’envoi sur le site Web permet d’expédier vos articles vers le site. Cette option est disponible depuis le menu contextuel dans la liste des articles. Afin de vous connecter à votre site, vous devez préciser votre identifiant de connexion, votre mot de passe si vous en avez un, ainsi que l’adresse du site que vous avez créé. Validez toutes ces informations par le bouton OK.
Gestion
134
Historique des mouvements
L’historique permet de consulter pour chaque article les mouvements réalisés sur tous les types de pièces sur une période donnée. La consultation se fait par type de pièces contrairement aux mouvements de stock où ces derniers sont imprimés les uns à la suite des autres. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article… Vous pouvez visualiser ou modifier une pièce en utilisant le menu contextuel. Vous avez également la possibilité de modifier les propriétés de la grille soit en cliquant sur l’icône soit en utilisant le menu contextuel. Vous pouvez soit ajouter des colonnes, soit en supprimer soit modifier la disposition des colonnes à l’aide des boutons Monter et Descendre.
Données
135
Historique des commandes
***Disponible uniquement en version PRO*** L’historique des commandes permet de consulter pour chaque article les commandes réalisées sur une période donnée. Des onglets vous permettent de n’afficher que les commandes clients, ou uniquement les commandes fournisseurs. Un double-clic sur une commande vous permet de consulter le contenu de la commande.
Gestion
136
Assemblage - Désassemblage
Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées ou Sorties du menu Stock (onglet OF). L’assemblage / désassemblage peut être également effectué par le menu Stock + Assemblage – Désassemblage. Choisissez l’opération que vous souhaitez effectuer et indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire sur cette opération.
Contrôler la disponibilité des articles composants
Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :
Imprimer la liste des articles composants non disponibles,
Effectuer un réapprovisionnement automatique,
Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles.
Données
137
Stock actuel et stock virtuel
Stock actuel
Le stock actuel correspond au résultat entre : Stock initial – Ventes + Achats + Entrées – Sorties. Le stock actuel tient compte également des inventaires. En effet, si vous réalisez un inventaire, vous obtiendrez en stock actuel les quantités saisies dans ce dernier et les mouvements antérieurs ne seront plus pris en compte dans le stock actuel.
Stock virtuel
Le stock virtuel est automatiquement mis à jour suivant la formule : Stock actuel – commandes clients + commandes fournisseurs.
Valorisation au PMP
Le coût moyen pondéré consiste à évaluer le stock sur la base du coût moyen des articles initialement en stock et de ceux entrés sur la période. PMP = Valeur initiale + Valeur des entrées Stock initial + Quantité Entrée Exemple de calcul de PMP :
Date
Nature de l’opération
Quantité
Prix unitaire
Total
1 / 01
Quantité initiale
100
10
1000
2 / 04
Sortie pour ventes
-20
3 / 08
Sortie pour ventes
-10
4 / 09
Achats
100
15
1500
5 / 10
Sortie pour ventes
-110
7 / 10
Sortie pour ventes
-30
6 / 11
Achats
200
20
4000
10 / 12
Sortie pour ventes
-130
31 / 12
Stock final
100
Formule de calcul lors de chaque entrée : les sorties de stock sont valorisées au dernier coût moyen pondéré, le nouveau étant obtenu par la formule : (Valeur du stock précédent + Prix total des achats) / Quantités totales en stock. Q = Quantité P = Prix V = Valeur
Mouvements
Stock
Q
P
V
Q
1 / 01
100
10
1000
2 / 04
(20)
10
200
80
10
800
3 / 08
(10)
10
100
70
10
700
4 / 09
100
15
1500
170
12.94
2199.80
5 / 10
(110)
12.94
1423.40
60
12.94
776.40
Gestion
138
7 / 10
(30)
12.94
388.20
30
12.94
388.20
6 / 11
+200
20
4000
230
19.07
4386.10
10 / 11
(130)
19.078
2480.14
100
19.07
1907
Valorisation au DPR
La valorisation au Dernier Prix de Revient consiste à évaluer le stock sur le dernier prix d’achat de l’article. Exemple de calcul au DPR : Les calculs sont effectués à partir des mouvements indiqués ci-dessus.
Mouvements
Stock
Q
P
V
Q
P
V
1 / 01
100
10
1000
2 / 04
(20)
10
200
80
10
800
3 / 08
(10)
10
100
70
10
700
4 / 09
100
15
1500
170
15
2200
5 / 10
(110)
15
1650
60
15
550
7 / 10
(30)
15
450
30
15
100
6 / 11
+200
20
4000
230
20
4100
10 / 11
(130)
20
2600
100
20
1500
Données
139
Familles d'articles
La fiche Famille d'articles
Pour créer une nouvelle famille d'articles à partir de la liste des familles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Familles d’articles est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Généralités, Infos, Statistiques, TVA/TPF, Frais d'approche, Formule de calcul du coefficient multiplicateur, Coefficients / Arrondis, Numéros de comptes / Ventilations Analytiques et Web / PDA. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône de la barre d’outils Navigation. L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Après avoir créé vos familles d’articles ainsi que les articles qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) d’articles (racines de comptes, coefficients, TVA…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux articles appartenant aux familles modifiées.
Gestion
140
Onglet Généralités
Cet onglet permet de définir des informations d’ordre général sur la famille et donc les articles qui la composera.
Localisation / Rayon
Indiquez la localisation habituelle des articles de cette famille. Cette localisation sera automatiquement reportée dans les fiches articles mais vous pourrez la modifier ponctuellement.
Grille de remise
Précisez la grille de remise à affecter aux articles de cette famille. Cette grille de remise sera automatiquement appliquée en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
Nomenclature NC8
Saisissez la nomenclature NC8 des articles de cette famille. Ce numéro identifie le type de marchandise (8 chiffres). Lors de l’impression de la DEB, le logiciel prendra en compte cette nomenclature si aucune nomenclature particulière n’est indiquée dans la fiche de l’article.
Valorisation du stock
Vous avez le choix entre PMP et Dernier prix de revient. Ce choix intervient dans le calcul de la marge et dans la valorisation du stock. Donc le choix que vous devez effectuer est important dans la mesure où la valorisation ne sera pas la même.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Indiquez ici le colisage à proposer dans la fiche des articles appartenant à cette famille.
Fournisseur
Indiquez le code du fournisseur habituel des articles de cette famille. Le logiciel commandera en priorité au fournisseur principal associé à la fiche de l’article, autrement il prendra en compte le fournisseur de la famille de l’article.
Article
Nature de l’article Cette option permet de définir l’état des articles de cette famille. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que les articles de cette famille peuvent être vendus,
En sommeil. Cette option signifie que les articles de cette famille ne peuvent plus être vendus mais vous pouvez enregistrer un avoir avec ces articles.
Non facturable. Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à la vente. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce de vente.
En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce et donc de la solution Oxatis, cette option permet de définir les familles d’articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles rattachés à cette famille seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Facturable (Achats) Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à l’achat. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce d’achat. Facturation au temps
Données
141
* Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est une famille hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :
Le stock de ces articles n’est pas tenu,
La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,
En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,
Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,
En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris.
Imprimable (Ventes) Décochez la case si vous souhaitez que les articles appartenant à cette famille ne soient pas imprimés lors des impressions des pièces de ventes (ce choix par défaut pourra bien entendu être modifié dans chaque fiche article). Imprimable (Achats) Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats. Non soumis aux remises en pied Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce. Non soumis à l'escompte Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce. Non soumis aux frais de port permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce.
Impression des étiquettes par
Vous devez choisir entre quantité et nombre. Mais ce choix n’a une incidence que pour la version PRO. En effet, en facturation, vous pouvez indiquer une valeur dans la colonne Nombre qui peut être différente de la quantité. Ainsi, en fonction de votre choix, le logiciel ira rechercher soit la valeur dans Quantité soit la valeur dans Nombre pour imprimer le nombre d’étiquettes. Vous n’obtiendrez donc pas le même nombre d’étiquettes en fonction des valeurs dans chacune des colonnes.
Totaliser les quantités
Cochez la case si vous souhaitez totaliser les quantités vendues lors de l’édition de l’historique des ventes par famille, des statistiques de stock par famille articles.
Disponible sur PDA
Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si les articles appartenant à cette famille doivent être envoyés sur le PDA ou non.
Gestion
142
Onglet Frais d'approche
Cet onglet permet de définir des frais d'approche applicables automatiquement aux articles créés appartenant à cette famille. Ces frais d'approche seront toutefois modifiables au niveau de chaque fiche article par clic sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarif de la fiche article. Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur un article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ière colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ième colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Exemple de frais d'approche
Données
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Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la famille articles. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Gestion
144
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Données
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Onglet Coefficients / Arrondis
Cet onglet permet de définir le coefficient par défaut et le mode d'arrondi par défaut à appliquer aux articles de cette famille. Vous devez également déterminer quelle donnée sera recalculée si vous modifiez le prix d’achat.
Coefficient
Validez ou modifiez le coefficient de chacun des tarifs (définis dans Préférences du menu Dossier + Propriétés). Ces coefficients seront appliqués automatiquement lors de la création d’un article de cette famille, vous pourrez bien entendu les modifier.
Arrondi sur TTC
Si vous voulez saisir le prix de vente TTC dans la fiche article, vous devez cocher cette case.
Recalcul
Lors de la modification ou de la saisie du prix d’achat, ce sont soit les coefficients soit les tarifs de vente qui sont recalculés. Vous devez donc choisir la donnée qui doit être recalculée. Exemple : Le prix d’achat de mon article est de 50,00 €. Pour mon tarif 1, j’ai un coefficient de 1,2 et le prix de vente HT est donc de 60,00 €. Je modifie le prix d’achat dans ma fiche article et saisit 55,00 €. Si, dans la famille article, j’ai choisi recalculer le coefficient, j’obtiendrai alors un coefficient de 1,090909 et un prix de vente toujours égal à 60,00 €. En revanche, si j’ai choisi de recalculer le tarif de vente, j’obtiendrai un coefficient égal à 1,2 et un prix de vente HT de 66,00 €.
Gestion
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Onglet TVA / TPF
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer sur les ventes pour chaque tarif de cette famille d’articles. Ce choix sera automatiquement reporté dans les fiches articles de cette famille mais vous pourrez modifier ces taux si besoin est. Indiquez également le taux de TVA sur les achats à proposer automatiquement pour les articles de cette famille Précisez si la TPF doit ou non être soumise à TVA. Dans ce cas, sélectionnez le taux de TPF à appliquer par défaut aux articles appartenant à cette famille et la base de calcul (Base HT ou Base HT + TVA). Le logiciel propose les taux définis dans les propriétés du dossier.
Barème DEEE
Si les articles de cette famille sont soumis à la DEEE, indiquez le barème. Lors de la création des articles, le barème indiqué dans la famille sera répercuté.
Données
147
Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Pour une aide sur l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur dans la fiche article, cliquez ici. Si vous facturez des volumes ou des surfaces, cet onglet permet de définir une formule de calcul à appliquer aux articles de cette famille en facturation. Cette formule reste modifiable dans les fiches articles.
Variables
Les valeurs que vous renseignez dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur permettent uniquement de tester la formule que vous avez saisi dans le champ Formule de calcul. Par défaut, dans ces champs, la valeur est à 1. Si vous saisissez des valeurs pour tester la formule, lorsque vous reviendrez dans l’onglet de cette famille, les valeurs seront de nouveau à 1.
Formule de calcul
Dans ce champ, vous devez donc saisir la formule de calcul. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Vous pouvez également indiquer un coefficient.
Coefficient multiplicateur
Dans ce champ, est indiqué le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. C’est un champ calculé donc non modifiable.
Gestion
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Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques
Cet onglet permet de définir les comptes de ventes et d'achats à utiliser par défaut pour les ventes et les achats des articles de cette famille. Vous pouvez définir pour chaque taux de TVA des comptes comptables différents, ce qui vous permet, en comptabilité, de différencier les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 %. Les différents numéros correspondent à un taux de TVA qui a été défini dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Pour chaque type de vente et d’achat, vous avez la possibilité d’indiquer des comptes comptables différents. Les racines de comptes qui vous sont proposées par défaut sont celles définies dans le bouton Racines de Comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Ventilation analytique
Vous devez définir votre ventilation analytique pour les ventes et les achats. Vous avez donc la possibilité d’indiquer des postes ou des grilles différents pour vos ventes et vos achats. Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste ou une grille. Ils seront imputés aux comptes de classes 6 et 7 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous donnera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Données
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Onglet Web
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Cette activation donne accès à d'autres options concernant l'envoi de vos articles sur votre site Internet regroupés dans 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement. Dans cet onglet, vous pouvez également visualiser la dernière date à laquelle l'article a été envoyé sur votre site.
Gestion
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Onglet Principal
Classement par catégories
Lorsque vous créez un site Web, l'interface par laquelle vous le créez peut vous permettre de gérer des catégories d’articles. Ces catégories correpondent aux « Familles » dans l'application. vous pouvez donc indiquer jusqu'à 3 catégories sachant que la première catégorie correspond à la famille indiquée dans l'entête de la fiche article. Ces trois familles (ou catégories) vont permettre à vos clients, lors de la navigation sur votre site, de rechercher des articles selon trois catégories différentes (au lieu d’une).
Description
Sur le Web, vous disposez de trois zones de description d’un article : Un nom, une description et une description détaillée. Cette description viendra alimenter la zone Description de l’article dans le catalogue sur le Web. Vous pouvez mettre en forme cette description grâce à la barre d'outils Formatage texte enrichi et la mise en forme est également envoyée sur votre site web. Donc, les champs Désignation, Description et Désignation longue de la fiche article correspondent respectivement aux champs Nom, Description et Description détaillée du catalogue sur le Web.
Vignette
La vignette correspond à la petite image sur votre site. Cette image peut donc être distincte de l'image que vous indiquez dans l'onglet Infos / Image qui est également envoyée sur le site web. La vignette apparaît dans la liste des articles sur le web.
Données
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Onglet Stock / Disponibilité
Toutes les informations contenues dans cet onglet sont utiles pour les articles de cette famille. A l'enregistrement de la famille, tous les paramètres définis dans cet onglet seront alors appliqués aux articles de cette famille. Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque les articles de cette famille sont disponibles.
Afficher le niveau du stock
Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock.
Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul
Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité des articles de cette famille.
Afficher le délai de disponibilité
Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0).
Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible
Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock.
Cause de l'indisponibilité
En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune).
Gestion
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Onglet Référencement
Les informations contenues dans cet onglet permettent de référencer la famille d'articles sur les moteurs de recherche.
Données
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Codes remises
La fiche Code remise
Une remise permet pour des articles précis d’appliquer une réduction en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires réalisés sur la vente de l’article. Pour créer une nouvelle remise à partir de la liste des codes remises (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le code remise. Cette fiche se compose d’une entête et de deux onglets : Ventes et Achats. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
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Onglet Ventes
Sur cet onglet , vous pouvez définir des remises sur les articles à la vente pour les 5 tarifs et par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante, intervalle par intervalle et tarif par tarif. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article ou dans la fiche client en fonction de la priorité que vous avez choisi dans le bouton Pièces du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Grilles de tarifs
Il est possible de rattacher une grille de tarifs à une grille de remise. Ceci permet de combiner l’utilisation des grilles de tarifs et des codes remises et d’obtenir ainsi une gestion des pourcentages de remise plus personnalisée. Explication du principe : Chaque début d’année, votre client négocie les prix auxquels il achète vos produits. Vous créez donc une grille de tarif pour votre client, dans laquelle vous précisez les articles concerné et leur prix de vente. Vous pouvez également utiliser les grilles de tarif pour une autre raison : fixer des remises en fonction de quantité vendues, selon les clients et les articles. Prenons un exemple : Pour vos clients occasionnels, vous proposez systématiquement une remise de 30% pour toute commande inférieure à 150€, et de 35% pour toute commande entre 150 et 450€, et 40% au dessus de 450€, mais uniquement sur les produits de la famille FOURNITURES.
Vous allez créer une 1ière grille de tarif, dans laquelle vous insérez uniquement la famille FOURNITURES, vous cocherez l’option REPRENDRE LE TARIF DE
Données
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L’ARTICLE pour que le prix de l’article (stocké dans sa fiche) soit proposé par défaut lors de la vente de l’article. Cette grille de tarif pourra s’appeler Tarif clients occasionnels Vous allez créer ensuite une grille de remise, que vous allez appeler Remise clients occasionnels, de type ventes, sur le CA, Vous indiquerez dans les intervalles 1, 150, 450 Puis vous insérerez la grille de tarif ‘Tarif clients occasionnels’ et vous indiquez les taux suivants : 30, 35, 40 La grille de remise et la grille de tarifs sont ensuite affectées dans les fiches clients concernées, et lors de la facturation, pour ces clients, et pour les articles appartenant à la famille FOURNITURES, la remise appliquée sera fonction des informations saisies dans la grille de remise.
Gestion
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Onglet Achats
Sur cet onglet, vous pouvez définir des remises sur les articles à l’achat par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles achetés ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante intervalle par intervalle. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans l’onglet Fournisseurs ou l’onglet Tarifs de la fiche article, sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article.
Données
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Tiers
La fiche Contact
Pour créer un nouveau contact , allez dans le menu Données + Tiers + Contacts. Si vous souhaitez créer un contact client, sélectionnez Clients dans la liste déroulante en haut à droite de l’écran, pour créer un contact fournisseur, sélectionnez Fournisseurs dans cette même liste et l’option Autres permet de créer un contact qui n’est pas rattaché à un client ou un fournisseur. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît et permet d’identifier votre contact. Si votre contact est rattaché à un client ou à un fournisseur, il apparaîtra alors dans la fiche de ce client ou fournisseur. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Gestion
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Clients
La fiche Client
Pour créer un nouveau client à partir de la liste des clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le client. La fiche Client est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Contacts, Vente, Statistiques, Infos, Modèles d’impression, Champs Personnalisés, Banque / Mode de règlement,Compte et Autres données que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche client, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences dans le bouton Tiers. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
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Onglet Adresses
En version millésimée
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du client (adresse de livraison et de facturation, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse. Fiche contact Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce client. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
En version Pro et supérieures
Cet onglet permet de saisir les différentes adresses du client, le nombre d’adresses étant illimité. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse. Adresse principale Cette option permet de déterminer l’adresse de facturation ainsi que l’adresse de livraison principale. Par défaut, ces adresses seront reprises lors de la création des pièces. Toutes les adresses créées apparaissent alors dans la partie droite de l’onglet. Depuis cette liste, les fonctions suivantes sont proposées :
Ajouter,
Enregistrer,
Supprimer,
Enregistrer.
Ces fonctions sont également accessibles depuis le volet de navigation.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de facturation ou de livraison indiquée dans la fiche du client n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de facturation et / ou l’adresse de livraison. Ainsi, sur les impressions de pièces ou de fiches clients, l’adresse des clients dont l’option est cochée sera barrée. De plus, lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de facturer le client.
Gestion
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Onglet Contacts
***Non disponible en version millésimée*** Cet onglet permet de saisir tous les contacts attachés au client. Son nombre est illimité et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail, le site web, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation. Ces adresses ne sont pas obligatoires puisque par défaut à la création d’une pièce, les adresses utilisées seront celles cochées Principales dans l’onglet Adresses de la fiche client. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation.
Principal Facturation et Principal Livraison
Ces options permettent d’indiquer le contact principal pour la facturation et celui pour la livraison. Vous pouvez donc indiquer un contact différent pour la facturation et pour la livraison. Lors de la création de pièces, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris.
Mot de passe (Web)
Ce mot de passe est nécessaire pour l’identification du contact client sur votre site web. En effet, lorsque votre contact passe une commande sur votre site, la saisie de son adresse e-mail et de son mot de passe l’identifient automatiquement et lui évite la ressaisie de ses coordonnées.
Liste des contacts
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Composer le N° de téléphone,
Composer le N° de fax,
Composer le N° de portable,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO et supérieures, et avec Windows 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches clients sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO et supérieures).
Données
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Onglet Vente
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour la gestion du client et de ses ventes.
Type
Le type indiqué dans la famille du client s’inscrit automatiquement ici. Vous pouvez le modifier. Dans le cas d’un client U.E (Union Européenne), International ou Exonération de taxe, le logiciel ne calculera pas de TVA (même si l’article facturé est soumis à TVA).
N° TVA intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour un client UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la Déclaration d’Echanges de Biens (fonction non disponible uniquement en version Millésimée). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.inforisk.com, lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée.
Devise
Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre client. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce de ventes. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce.
Commercial
Si, dans les fiches commerciaux, vous avez associé les départements à chaque commercial, le code commercial est automatiquement indiqué en fonction de ces informations. Cependant, vous pouvez le modifier et saisir un autre code. Il sera repris dans tous les documents clients. Ce choix permettra de calculer d’une part des statistiques et d’autre part des commissions basées sur le CA ou la marge brute.
Frais de port
Saisissez un code frais de port pour ce client, il sera automatiquement repris à la facturation. Les fiches frais de port sont à créer dans le menu Données + Frais de Port.
Remise Article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable au client lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser, dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc faire un choix entre la remise article et la remise client.
Grille de tarifs
Indiquez la grille de tarifs à appliquer à votre client. Ces grilles de tarifs sont à définir par le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Elles permettent de définir des tarifs particuliers à chaque client pour chaque article et chaque famille d’articles. En fonction des données créées et appliquées sur les articles et les clients (grilles de tarifs, promotions, grilles de remise…), la priorité du tarif appliqué n’est pas la même.
Tarif Appliqué
Gestion
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Le tarif de la famille du client est automatiquement proposé. Sélectionnez le tarif à appliquer au client en fonction de son type. Ce tarif sera automatiquement proposé en facturation mais reste modifiable. Lors de la facturation, un article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Remise
Saisissez le pourcentage de la remise commerciale à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce.
Remise supplémentaire
Saisissez le pourcentage de la remise supplémentaire à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce.
Données
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Priorité du tarif appliqué
Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même.
Cas N°1
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Euros (sans la remise) avec un taux de TVA à 5.5% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 5,50 %.
2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Euros (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Euros HT avec un taux de TVA 5.5%
Cas N°2
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros.
Cas N°3
Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros.
Cas N°4
Gestion
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Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Euros.
Cas N°5
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint.
Cas N°6
Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Euros et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Euros. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Euros. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Euros. Cette grille de tarifs est rattachée à un client.
1. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Euros.
2. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Euros.
Cas N°7
Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille.
Cas N°8
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros.
Données
165
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros converti en Dollars. Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même.
Cas N°1
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Francs Suisses (sans la remise) avec un taux de TVA à 7.6% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 7.6 %.
4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Francs Suisses HT avec un taux de TVA 7.6 %
Cas N°2
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses.
Cas N°3
Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
Gestion
166
4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses.
Cas N°4
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Francs Suisses.
Cas N°5
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint.
Cas N°6
Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Francs Suisses et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Francs Suisses. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Francs Suisses. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Francs Suisses. Cette grille de tarifs est rattachée à un client.
3. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Francs Suisses.
4. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Francs Suisses.
Cas N°7
Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille.
Données
167
Cas N°8
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses. Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses converti en Dollars.
Gestion
168
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000.
Données
169
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du client, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu.
Accéder aux propriétés de l’image.
Gestion
170
Onglet Modèles d'impression
***Non disponible en version millésimée *** Cet onglet n’est visible que si l’option Utiliser un modèle d’impression de pièce par tiers a été cochée dans le bouton Numéros de pièces des préférences. Définissez alors pour chaque type de pièce HT et TTC le type de modèle a utilisé pour l'impression de la pièce.
Données
171
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des clients apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Gestion
172
Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires des différentes banques de votre client. Vous pouvez saisir au choix le RIB de l’IBAN. En fonction de l’information que vous saisissez, le logiciel reconstruit l’autre information. Si dans la première cellule de l’IBAN, vous saisissez un code différent de FR, la partie RIB est alors cachée. L’enregistrement de ces coordonnées vous permettra de traiter très rapidement vos règlements clients. Lors des remises en banque, si le mode utilisé par votre client est de type LCR ou Prélèvements, ces renseignements seront automatiquement repris dans le fichier Etebac généré. Depuis cet onglet, vous pouvez également choisir le mode de règlement du client et son niveau de relance.
Mode de règlement
Saisissez le code du mode de règlement utilisé habituellement par le client. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Niveau de relance
Vous pouvez choisir pour chaque client le niveau de relance à générer pour les lettres de relance.
Données
173
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir toutes les informations concernant le suivi comptable, financier et commercial de votre client.
Relance par télécopie
Cochez cette case si vous souhaitez générer les relances par fax. Attention : Les logiciels Delrina, Winfax et le gestionnaire de télécopie fourni par Windows XP sont les seuls applicatifs avec lequel les numéros de fax seront reconnus automatiquement. Avec les autres, il est nécessaire de ressaisir le numéro de fax du client.
Numéro de compte
Validez ou modifiez le compte comptable du client généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + code client qui a été indiqué en entête de la fiche ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code client aurait 8 caractères et plus. C’est ce numéro de compte qui sera utilisé lors du transfert en comptabilité. Vérification de la longueur des comptes comptables : Vous possédez l’application de Comptabilité et avez paramétré votre longueur de compte comptable à 9 caractères : les comptes comptables clients et articles, initialisés lors de la création des fiches, seront alignés par défaut sur la longueur des comptes de la comptabilité. La racine par défaut est définie dans le bouton Racines de comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. L’accès au compte comptable client est possible uniquement si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Encours maximum
Indiquez ici le montant maximum autorisé comme encours. Un message vous avertira lorsque cet encours sera dépassé, à la facturation. Par contre, si cet encoursn’est pas dépassé, la lettre de relance ne s’imprimera pas.
Code Risque
Sélectionnez ici le code risque du client.
Client bloqué
Cochez cette case si vous souhaitez bloquer ce client. Aucune vente ne pourra lui être effectuée.
Solde échu
Ce solde correspond à l ‘ensemble des factures qui sont arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance est dépassée.
Solde à échoir
Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui ne sont pas arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance n’est pas encore passée.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû du client. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce.
Gestion
174
Onglet Autres données
Cet onglet donne accès à différentes informations concernant le client.
Classification
La classification correspond au statut du client. Il existe une double notion de classification : la classification théorique et la classification réelle. En version millésimée Il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect, Inactif. Le statut Client est attribué à un client dès qu’une pièce de vente (hors devis) lui est attribuée, le statut Prospect est attribué à un nouveau client. La classification théorique dépend uniquement des pièces enregistrées dans le dossier alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement accessible depuis le menu contextuel de la liste des clients (Mise à jour de la classification ou manuellement par l’utilisateur. En version Pro et supérieures Comme en version millésimée, il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect et Inactif. Cependant, vous pouvez définir une grille de statuts. La classification théorique dépendra alors du paramétrage de la grille que vous avez effectué alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement global automatique ou manuellement par l'utilisateur. Remarque Que les 2 classifications soient en phase ou non, c'est toujours la classification réelle qui sera exploitée dans les filtres (dans les listes comme dans les éditions).
Relation client
***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de suivre toutes les actions menées auprès de ce client à travers un historique accessible par l'option Relation client dans le menu contextuel de la liste des clients. Cet historique se constitue des appels téléphoniques, des courriers envoyés, des rendez-vous pris…
Code NAF
Dans la zone Code NAF, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du client en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône .
Web
Cette option n’a d’incidence que pour les utilisateurs d’OXATIS et permet d’indiquer si votre client est en compte ou non. Un client en compte signifie que, lors de ses commandes sur votre site OXATIS, il ne règle pas dans l’immédiat la commande. Ainsi, lors de la commande sur le site, l’étape sur la saisie des paiements ne sera pas proposée.
Dernière pièce de vente
Dans cette zone, sont indiqués le numéro et la date de la dernière pièce de vente. Vous pouvez la visualiser en cliquant sur le numéro ou sur la date de la pièce. Vous avez également la date de la dernière modification de la fiche.
Données
175
Consultation des écritures comptables
Dans cette fenêtre, vous pouvez visualiser les écritures comptables qui ont été générées en comptabilité sur le compte comptable du client ou du fournisseur. Ces écritures ne peuvent être visualisées que si les factures rattachées au client ou au fournisseur ont été transférées et récupérées en comptabilité. Donc, cela implique que vous ayez le logiciel Comptabilité EBP. Il faut également que le lien comptable ait été spécifié dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Vous avez également en bas de l’écran le solde du client ou du fournisseur au dernier jour de la période indiquée.
Gestion
176
Historique Client
Cet historique permet de consulter pour chaque client tous les articles qui lui ont été vendus, livrés, commandés ou proposés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
Données
177
Graphique
Le graphique proposé par le menu contextuel dans la liste des données fournisseurs, clients et articles ne donne pas les mêmes informations selon le type de données analysées :
Pour le fichier article, le graphique retrace pour chaque article l’évolution des quantités vendues, du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,
Pour le fichier famille d’articles, ce sont les mêmes informations que dans le fichier article qui sont traitées,
Pour le fichier client, ce graphique fait état de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,
Pour le fichier fournisseur, le graphique retrace l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois,
Pour le fichier famille de fournisseurs, le graphique donne également l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois.
Par le menu contextuel, vous accédez à toutes les commandes disponibles. Vous pouvez :
Enregistrer le graphique en tant qu’image au format JPG,
Imprimer le graphique,
Modifier les propriétés du graphique.
Concernant les propriétés du graphique, vous pouvez choisir :
Le type de graphe,
La couleur de fond,
La couleur du titre.
Gestion
178
E-mail
La fonction e-mail disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet d’envoyer un message via Internet à votre correspondant. Si vous avez indiqué l’adresse électronique de votre client ou de votre fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche, son adresse est automatiquement reprise dans le message généré par cette option. L’envoi d’e-mail n’est possible qu’avec la messagerie OUTLOOK EXPRESS 5.
Données
179
Site Web
La fonction site Web disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet de lancer le site Internet correspondant à votre client ou fournisseur. Vous devez auparavant renseigner l’adresse du site Internet de votre client ou fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche. Cette opération n’est possible que si vous possédez Internet.
Gestion
180
Dupliquer une fiche
Depuis le menu contextuel accessible dans toutes les listes des fichiers de base (clients, fournisseurs, commerciaux…), vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches clients et fournisseurs (choix effectué dans les Préférences, bouton Tiers), lors de la duplication d’une fiche client ou fournisseur, vous devez renseigner la raison sociale et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code client ou fournisseur. Pour la duplication des fiches commerciaux, vous devez indiquer la code commercial de la nouvelle fiche. Pour toutes les autres fiches excepté la fiche article, la nouvelle fiche issue de la duplication apparaît automatiquement (vous devez quand même indiquer le code de la nouvelle fiche) contrairement à la duplication des fiches clients, fournisseurs et commerciaux où une fenêtre est à renseigner avant d’obtenir la nouvelle fiche.
Données
181
Factures périodiques
** Disponible uniquement en version PRO ** Cette option permet de définir plusieurs facturations périodiques pour un même client. La facturation périodique signifie que vous réalisez une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client. Donc cette commande vous permet de générer ces factures automatiquement. Si vous définissez ces factures périodiques depuis les familles de clients, ces factures périodiques seront reportées sur tous les clients appartenant à ces familles.
Période de facturation
Tout d’abord, indiquez la période concernée par cette facturation.
Fréquence
Pointez Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. Si vous laissez l’option Hebdomadaire cochée, cliquez sur le lien Prochaine facture le afin de déterminer avec précision le jour de génération. Par contre, si vous cochez une autre fréquence, une fenêtre apparaîtra automatiquement afin de déterminer avec précision les paramètres de génération. Si vous avez pointé Hebdomadaire, indiquez le jour de la semaine où vous souhaitez la générer (Lundi, Mardi...). Si vous pointez Mensuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois, soit enfin un jour bien précis du mois. Si vous pointez Trimestrielle, choisissez tout d'abord 1er, 2ème ou 3ème mois puis déterminez le jour. La période de 3 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Semestrielle, choisissez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le 1er, 2ème, 3ème, 4ème, 5ème ou 6ème mois ou indiquez un jour précis. La période de 6 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Annuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le mois de génération ou un jour précis. La période de 12 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique.
Générer une facture à partir de la pièce
Sélectionnez ici le type de pièce et le numéro de la pièce à utiliser comme modèle pour la génération de la facture : devis, commande, BL, facture. Pour sélectionner le numéro de la pièce, cliquez sur le bouton Liste des pièces, pointez la pièce et cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite de la liste. Le préfixe et le numéro de la pièce sont automatiquement récupérés. L'option Actualiser les prix de la pièce permet de tenir compte des nouveaux tarifs article dans la facture périodique générée et non pas de reprendre les prix figurants dans le document d'origine. Si l'option n'est pas cochée alors les prix des articles seront repris de la pièce d'origine. L'option Appliquer les promotions ou soldes permet de prendre en compte les promotions ou soldes dans la facture périodique. Si l'option n'est pas cochée les promotions ou soldes ne sont jamais prisent en compte lors de la génération des factures périodiques.
Options de génération
Pour générer la facture, vous pouvez soit récupérer les données de la fiche client soit récupérer les données de la pièce d’origine. Si vous cochez l’option Récupérer les données de la fiche client, dans la pièce générée, la remise, la remise supplémentaire, le frais de port et le mode de règlement correspondront à ceux indiqués dans la fiche du client. A l’inverse, si vous cochez l’option Récupérer les données de la pièce d’origine, dans la pièce générée, toutes les données correspondront aux données de la pièce d’origine.
Pour valider la création de cette facturation, cliquez sur l’option Enregistrer la ligne depuis le volet de navigation. Une ligne apparaît alors dans le tableau en bas de la fenêtre et contient toutes les caractéristiques définies précédemment. Cette sauvegarde n’est que temporaire, pour enregistrer
Gestion
182
définitivement votre nouvelle facturation périodique, cliquez sur l’option Enregistrer tout depuis le volet de navigation. Pour modifier une ligne existante, sélectionnez-la dans le tableau. Ces caractéristiques apparaissent alors dans la partie haute de l’écran. Si par la suite, vous ne souhaitez pas enregistrer vos modifications, l’option Restaurer tout permet d’annuler vos modifications. Par l’option Supprimer du menu contextuel, vous pouvez également supprimer une facturation périodique. La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique du menu Opérations ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton Général du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Données
183
Relation client
La relation client permet d'historiser des rendez-vous pris, des courriers envoyés, des appels émis, des pièces commerciales créées, des e-mails reçus et envoyés et de les rattacher ou non, à une affaire. Cette option n'est accessible que si vous avez activé l'option Relation client dans la fiche client ou dans la famille de clients. La relation client peut également être lancée depuis le menu Opérations. L'historique des actions se compose d'une entête et de 7 onglets : Tous, Appel téléphonique, Tâches / Rendez-vous, Notes, E-mail, Courrier et Vente. Tous ces onglets à l'exception de l'onglet Tous caractérisent un type d'action. L'onglet Notes permet de saisir un texte. L'entête propose des filtres et des tris :
La période permet d'afficher les actions créées sur une durée que vous délimitez en choisissant une date dans la liste déroulante,
Le tri permet de classer les actions par Date, Code Affaire ou Type d'action et par ordre croissant ou décroissant,
La priorité permet de trier les actions par priorité définie sur chacune des actions,
Les filtres créées par l'utilisateur sur la table Relation client (clic sur le mot Filtre pour créer un nouveau filtre),
L'option Actions exécutées permet d'afficher les actions cochées Exécutées (un clic sur l'option) et les actions dont l'option Exécutées n'est pas cochée (2 clics sur l'option).
L'option E-mail entrant permet d'afficher uniquement les e-mails entrants (un clic sur l'option) ou uniquement les e-mails sortants (2 clics sur l'option).
Le choix des tris n'est pas conservé d'une consultation à l'autre à l'exception de l'option Actions exécutées. Donc, si vous ne voyez pas toutes vos actions, pensez à vérifier l'état de cette option. Vous avez également la possibilité d'indiquer une affaire afin que seules les actions associées à cette affaire soient affichées.
Gestion
184
Onglet Tous
Cet onglet regroupe tous les types d'actions menés sur ce client. Ces différents types ont des caractéristiques communes telles que la priorité, la date, l'objet ou son caractère « Fait » ou « Non fait ». Cette dernière caractéristique permet entre autre, d’afficher ou d’éditer une liste des tâches à effectuer. Par le menu contextuel, cliquez sur l'option Propriétés et sélectionnez la variable Action exécutée afin de l'afficher dans la grille. Ensuite, cochez la case pour confirmer l'exécution de l'action.
Remarques
Les actions générées automatiquement par l’application, c’est à dire celles issues des pièces commerciales, des e-mails entrants et sortants et de l’édition des courriers et lettres-types sont automatiquement cochées Exécutées. Les appels téléphoniques, les notes et les rendez-vous sont à valider manuellement.
Données
185
Onglet Appel téléphonique
Cet onglet permet de programmer un appel téléphonique. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :
Par l'option Programmer un appel du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cet appel (interlocuteur, numéro de téléphone et durée).
Tous les appels téléphoniques paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Gestion
186
Onglet Tâches / Rendez-vous
Cet onglet permet de programmer une tâche ou un rendez-vous. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :
Par l'option Programmer une tâche ou un rendez-vous du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cette tâche ou ce rendez-vous (contact, heure et durée).
Toutes les tâches ou rendez-vous paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Données
187
Onglet E-mail
Depuis cet onglet, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client ou importer les e-mails qu'il a pu vous envoyer.
Envoi d'un e-mail
Tout d'abord, par l'option Propriétés du menu contextuel, affichez la variable Action. Cette variable vous permettra d'indiquer qu'il s'agit d'un e-mail de type sortant. Saisissez ensuite l’ensemble des données souhaitées et validez votre ligne. Vous obtenez alors la boîte d’envoi d’e-mail. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Import d'un e-mail
Pour effectuer cette opération, sélectionnez l'option Importer un e-mail par le menu contextuel. L’application interroge alors votre boîte de réception et vous présente l’ensemble des mails du jour. L’importation du mail conduit donc à la création d’une action de type e-mail entrant avec la possibilité d’établir un lien direct avec la pièce jointe. L’objet du mail et son contenu sont respectivement récupérés dans les colonnes Objet et Texte. En sélectionnant la ligne, vous pouvez, par le menu contextuel ou par le volet de navigation, ouvrir la pièce jointe. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces jointes et que vous souhaitez importer toutes les pièces, l’importation conduira à la création d’autant d’actions qu’il y a de pièces jointes, chaque action pointant sur une seule pièce. L’objet, récupéré depuis l'e-mail, est également disponible dans tous les autres types d’actions, et est saisissable. La caractéristique de ce champ est son enregistrement, lors de sa saisie, dans une table, consultable depuis le menu Données + Relation client + Liste des objets par type d’actions. C’est également par ce menu que vous allez pouvoir supprimer les objets devenus inutiles.
Gestion
188
Importer un e-mail
Dans la zone Sélectionnez les mails que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de l'e-mail que vous souhaitez importer et cliquez sur la ligne pour voir les pièces jointes s'il y en a. Les mails qui apparaissent sont compris dans l'intervalle de dates indiquée dans la zone Période. Dans la zone Contact, si vous sélectionnez un contact, seuls les e-mails de ce contact seront affichés. Dans le cas contraire, tous les e-mails présents dans votre boîte de réception apparaîtront. Si votre mail contient une pièce jointe que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de la pièce dans la zone Pièces jointes. Avant d'importer votre mail, vous pouvez rattacher votre mail à une affaire en indiquant le code dans la zone Affecter un code affaire.
Données
189
Onglet Courrier
Cet onglet permet d'adresser un courrier à votre client. Que votre courrier soit généré par l’application (par le menu Impressions + Courriers et lettres-types) ou depuis un traitement de texte, vous pouvez non seulement disposer de la ligne d’historique correspondante mais également faire un lien sur le document, pour une consultation rapide dans la colonne Chemin d'une pièce jointe. Si le courrier est généré par l’application, depuis le menu Impressions + Courriers et lettres-types, l’action est générée sur demande par un clic sur le bouton Imprimer, Editer ou Envoi par e-mail, avec le message : Voulez-vous générer une ligne d'action de type 'Courrier' dans l'historique des Relations Clients ?
Remarques
L’édition d’un courrier depuis l’application peut être effectuée sur un ensemble de clients mais la génération de l’action s’effectuera uniquement sur les clients disposant de la relation client. De même, lorsque l’édition est effectuée sur un ensemble de clients, le courrier généré est sous la forme d’un document unique, contenant tous les clients concernés. Le lien avec le document, depuis l’action, est quand à lui géré de façon individuel.
Gestion
190
Onglet Vente
Toutes pièces commerciales, depuis le devis jusqu’à la facture, font l’objet, implicitement, d’une génération d’action. Dans cet onglet, sont donc listées toutes les pièces de ventes créées avec ce client. Vous disposez de la possibilité, non seulement d’afficher le numéro de la pièce, par l'option Propriétés du menu contextuel, mais également de consulter la pièce commerciale par l'option Visualiser la pièce de ce même menu.
Remarque
Supprimer une pièce commerciale, par quelque traitement que ce soit, entraîne immédiatement la suppression de l’action correspondante. Il est entendu que l’inverse ne se vérifie pas.
Données
191
Familles de clients
La fiche Famille de clients
Pour créer une nouvelle famille de clients à partir de la liste des familles clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille client est composée d'une entête et des onglets suivants : Général, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de clients ainsi que les clients qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de clients (racine de compte, remises, facturation périodique…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux clients appartenant à ces familles.
Gestion
192
Onglet Général
Type
Indiquez ici le type des clients de cette famille. Dans le cas d’un client UE, International ou Exonération de taxe, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
Activer la relation client
Si vous cochez cette option, la relation client sera automatiquement activée sur tous les clients appartenant à cette famille. Vous pourrez bien entendu modifier ce choix dans les fiches clients.
Racine de compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable client. En automatique, à la création d’une fiche client le logiciel ajoute à la racine définie ici le code client. Si vous possédez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles.
Grille de tarifs
Indiquez la grille de tarifs à appliquer aux clients de cette famille. Cette grille sera alors automatiquement reprise lors de la création des clients appartenant à cette famille. Cependant, ce choix reste modifiable dans les fiches clients.
Tarif appliqué
Sélectionnez ici le tarif à appliquer aux clients de cette famille. Le tarif indiqué ici sera repris automatiquement dans la fiche client en création mais également lors de l’élaboration de vos pièces commerciales.
Remise / Remise supplémentaire
Vous pouvez appliquer ici deux remises commerciales successives pour les clients de cette famille. Ces remises s’appliqueront sur le brut HT de vos pièces de ventes.
Remise article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable aux clients de cette famille lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc choisir entre la grille de remise dans la fiche article et dans la fiche client.
Ventilation analytique
En fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences, vous pouvez ici déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de ventes lors du transfert en comptabilité. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétrer le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Données
193
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois pour l’ensemble des clients appartenant à une même famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme d’un tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Gestion
194
Onglet DEB
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un client rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
Données
195
Fournisseurs
La fiche Fournisseur
Pour créer un nouveau fournisseur à partir de la liste des fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le fournisseur. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque/ Mode de règlement, Compte, Achat, Articles, Infos, Statistiques, Champs Personnalisés et Divers que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche fournisseur, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences, dans le bouton Tiers. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
196
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du fournisseur (adresse de commande et d’enlèvement, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de commande ou d’enlèvement indiquée dans la fiche du fournisseur n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de commande et / ou l’adresse d’enlèvement. Lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de créer une pièce d’achat avec ce fournisseur.
Fiche contact
Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce fournisseur. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts.
Liste des contacts
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce fournisseur. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Composer le N° de téléphone,
Composer le N° de fax,
Composer le N° de portable,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO, et avec Windows Millénium, 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches fournisseurs sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO).
Données
197
Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires de la banque à laquelle vous réglez votre fournisseur. Vous pourrez ainsi traiter très rapidement vos paiements fournisseurs. Indiquez la banque auquel votre fournisseur est rattaché par l’intermédiaire du numéro Clearing Bancaire,
Saisissez son numéro de compte,
Précisez le type de décaissement utilisé pour payer votre fournisseur : 826 (Paiement BVR) ou 827 (Paiement en Francs Suisses en Suisse). Seuls ces deux types de DTA sont gérés par le logiciel,
Renseignez son N° d’adhérent BVR. Ce numéro est nécessaire si vous avez choisi le type de décaissement 826.
Indiquez le pays où est situé sa banque, l’IBAN (International Bank Account Number) et le BIC (Bank Identifier Code) de son compte bancaire.
Le numéro de compte, le type de décaissement et le N° d’adhérent BVR sont nécessaires pour la génération des fichiers DTA. Indiquez également le code du mode de règlement utilisé habituellement pour régler votre fournisseur. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Gestion
198
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir le compte comptable du fournisseur et d'indiquer un encours maximal. Validez ou modifiez le compte comptable du fournisseur généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + le code fournisseur saisi dans l’entête ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code fournisseur aurait 8 caractères et plus. Ces comptes seront repris lors du transfert en comptabilité. La racine par défaut est défini dans le bouton Racines de Comptes du menu Dossier + Propriétés + Préférences. La modification du compte comptable fournisseur est uniquement possible si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû au fournisseur. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce.
Données
199
Onglet Achat
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour vos achats à ce fournisseur.
Type
Pointez le type du fournisseur. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
N° de TVA Intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour le fournisseur s'il est de type UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la DEB (fonction disponible uniquement en version PRO). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.Inforisk.com lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée.
Devise
*** Non disponible en version millésimée *** Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre fournisseur. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce d’achats. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce.
Frais de port
Si vous souhaitez appliquer systématiquement des frais de port lors de la création de pièces d’achats avec ce fournisseur, indiquez ici le code des frais de port à utiliser.
Remise
Saisissez le pourcentage de remise accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Remise supplémentaire
Saisissez le pourcentage de remise supplémentaire accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison habituel du fournisseur. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs si aucun délai n'est saisi dans la fiche de l'article en particulier. Il sera repris dans les documents fournisseurs que vous établirez.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Gestion
200
Onglet Articles
Cet onglet permet d'enregistrer les articles que vous pouvez vous procurer chez ce fournisseur ainsi que la référence de l'article chez ce fournisseur. Cependant, si vous avez déjà créé votre fichier article en indiquant les fournisseurs, dans cet onglet, les articles de ce fournisseur seront repris automatiquement.
Données
201
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du fournisseur, des informations commerciales, techniques ou autres et d’insérer une image. Dans la zone de saisie, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu.
Accéder aux propriétés de l’image.
Gestion
202
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000.
Données
203
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des fournisseurs apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Gestion
204
Onglet Divers
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du fournisseur en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône représentant un livre ouvert. Cet onglet donne également des informations sur la dernière facture effectuée et les dernières modifications. Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat,
La date de la dernière modification de la fiche.
Vous pouvez visualiser la dernière pièce d’achat en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Données
205
Historique fournisseur
Cet historique permet de consulter pour chaque fournisseur tous les articles qui lui ont été commandés, ceux que vous avez réceptionné et ceux qui vous ont été facturés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
Gestion
206
Familles de fournisseurs
La fiche Famille de fournisseurs
Pour créer une nouvelle famille de fournisseurs à partir de la liste des familles fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille fournisseur est composée d'une entête et des onglets suivants: Compte / Analytique, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de fournisseurs ainsi que les fournisseurs qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de fournisseurs (racines de comptes, DEB…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux fournisseurs appartenant à ces familles.
Données
207
Onglet Compte / Analytique
Type
Indiquez ici le type des fournisseurs de cette famille. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
Racine N° Compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable fournisseur. En automatique, à la création d’une fiche fournisseur, le logiciel ajoute à la racine définie ici le code fournisseur. Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles.
Ventilation analytique
Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de classe 6 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Gestion
208
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois pour l’ensemble des fournisseurs appartenant à cette famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme de tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Données
209
Onglet D.E.B
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un fournisseur rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
Gestion
210
Commerciaux
La fiche Commercial
Pour créer un nouveau commercial à partir de la liste des commerciaux (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le commercial. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Formules de commissions, Adresse, Infos, Région et Champs personnalisés que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. La saisie du code commercial est obligatoire sur 6 caractères maximum. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
211
Onglet Formules de commissions
Cet onglet permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. Pour créer une nouvelle formule de commission, cliquez sur l’option Nouvelle formule dans le volet de navigation ou cliquez sur l’option Nouvelle du menu contextuel. La définition de la formule de calcul des commissions ouvre un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Dans le choix de la base de calcul, vous avez la possibilité de sélectionner chiffre d’affaires encaissé. Cette possibilité correspond aux ventes dont le règlement client a été perçu. Une fois la formule créée, elle s’affiche dans le tableau et vous rappelle les propriétés de celle-ci, soit la cible, la base de calcul et le résultat. Vous pouvez également supprimer ou modifier une formule existante depuis le menu contextuel ou le volet de navigation.
Gestion
212
Création d'une formule de commissions
Il peut s’agir soit d’une commission globale sur la pièce, soit d’une commission calculée article par article. Ensuite, choisissez la base de calcul de la formule et l’intervalle de variation de cette base. Pour finir, vous devez indiquer le type de résultat de la formule. Exemples : 1) La formule de commission est une commission globale à appliquer sur chaque pièce. La base de calcul est le chiffre d’affaires compris entre 100 et 5000 € et le résultat de la formule est 5 % du chiffre d’affaires. Ma facture s’élève à 2713.50 € TTC. Donc, le montant HT est de : 2713.5 / 1.206 = 2250 Mon chiffre d’affaires sur cette facture est de 2250 €. La commission du commercial est de : 2250 * 0.05 = 112.50 € 2) La formule de commission est établie sur tous les articles. La base de calcul est la marge des articles comprises entre 5 et 25 et le résultat de la formule est 15 % de la marge. J’ai deux articles A et B que j’achète respectivement 87 € et 12 € et vend 107 € et 20 €. J’établis une facture où je vend 5 articles A et 15 articles B. La marge sur l’article A est de : (107-87)*5 = 100 € La marge sur l’article B est de : (20-12)*15 = 120 € La commission du commercial est de : (100+120) * 0.15 = 33 €
Données
213
Onglet Adresse
Vous pouvez saisir dans cet onglet les coordonnées du commercial (adresse, téléphone…). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour obtenir une deuxième ligne d’adresse.
Mot de passe Web (Option disponible uniquement en version PRO)
Ce mot de passe permet au commercial de saisir les commandes de ses clients sur le site Web. Sans ce mot de passe, le commercial ne sera pas identifié en tant que commercial de votre société et ne pourra donc pas saisir de commandes. Si vous êtes sous Windows Millénium, 2000 ou XP, vous pouvez utiliser le numéroteur de Windows à partir de cet onglet. Cette fonctionnalité n’est pas disponible en version Standard du logiciel. Une fois le numéro de téléphone saisi, cliquez simplement sur Téléphone : le numéro se composera automatiquement. Attention : Les numéros doivent être saisis sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Disponible sur PDA
Cette option permet d’indiquer que le commercial doit être pris en compte pour l’envoi des données vers le PDA.
Mot de passe (PDA)
Si vous avez coché l’option Disponible sur PDA, vous devez obligatoirement indiquer un mode de passe PDA pour le commercial.
Gestion
214
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du commercial, des informations commerciales, techniques ou autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi.
Données
215
Onglet Région
Cet onglet permet d’indiquer pour chaque commercial les départements qui lui sont rattachés. Ainsi, lors de la création d’une fiche client, le commercial sera automatiquement affecté au client en fonction du code postal saisi dans sa fiche au niveau de l’adresse de facturation. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes.
Gestion
216
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des commerciaux apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Données
217
Modes de règlement
La fiche Mode de règlement
Pour créer un nouveau mode de règlement à partir de la liste des modes de règlements (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le mode de règlement. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du mode de règlement (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du mode de règlement.
Type
Si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC, sélectionnez Lettre de change ou Prélèvement en fonction du mode de règlement que vous souhaitez créer. Si vous souhaitez imprimer un billet à ordre (pour un fournisseur), sélectionnez Billet à ordre. Le type de règlement Ecart permet de gérer :
Les écarts de règlement. écarts de règlement. Par exemple, vous avez une facture de 100.02 € réglée par un paiement de 100 €. Dans le cas présent, il y a donc un écart de règlement que vous devez gérer par la saisie d’une ligne, dans les règlements clients, avec comme type de règlement Ecart.
Les écarts de change. écarts de change. Par exemple, vous avez une facture en dollars à une date N. Le client la règle en totalité en Euros à une date N+1. Le cours de change est donc différent. Il y aura donc un écart de change à constater.
Echéance
Cochez cette case si vous souhaitez définir une ou plusieurs (Option disponible uniquement en version Pro) échéances associées à ce mode de règlement. Les différentes possibilités sont Net, Fin de décade et Fin de mois. Pour l’échéance Fin de mois, vous pouvez indiquer un nombre de jours, ou cocher l’option 30 jours équivalent à un mois. Exemple de fonctionnement : Nous sommes le 12 Février 2003. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 13 Mars. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Avril. Dans le cas de la version Pro, 10 lignes d'échéances pourront être créées. Afin de paramétrer plusieurs lignes d'échéances, vous devrez saisir une valeur dans la colonne %. L'enregistrement de la fiche se fera seulement si le total des pourcentages est égal à 100.
Impression d'une traite
Cochez cette case si vous souhaitez imprimer une traite en pied de facture, ou imprimer une traite seule par le menu Impression + Traites. ATTENTION ! !
Gestion
218
Avant de déterminer si vous souhaitez ou non générer un journal de Valeurs à l'encaissement, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements.
N° de compte
Saisissez ici un numéro de compte de valeur à l'encaissement (511.....) uniquement si vous souhaitez générer un journal de Valeurs à l'encaissement contenant des écritures de type : 411DUPONT 511CHEQUE 511CB... Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, cliquez sur l'icône pour sélectionner le compte directement dans la liste des comptes de Trésorerie disponibles dans le dossier comptable. Vous devez également indiquer un compte pour les décaissements fournisseurs si vous souhaitez générer un journal de décaissements. Le principe est le même que pour les valeurs à l’encaissement.
Journal
Si vous avez indiqué un compte de valeur à l'encaissement, saisissez le code du journal dans lequel vous souhaitez générer les écritures correspondantes. Vous pouvez indiquer un code journal distinct pour chaque mode de règlement ou un code journal identique pour plusieurs modes de règlement. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, sélectionnez le code en cliquant sur l'icône . Le code journal proposé par défaut est celui indiqué dans les Préférences du dossier. Faites de même pour le journal de décaissement si vous avez indiqué un compte de décaissement.
Transférer la date d’échéance du paiement dans le journal de banque
Pour utiliser cette option, il est impératif de gérer les valeurs à l’encaissement. Elle permet pour des règlements par LCR et prélèvements de récupérer en date d’écriture la date d’échéance du règlement dans le journal de banque.
Données
219
Les écarts de règlement
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 6688 et dans la zone Décaissement 7688. Pour le journal de décaissement et le journal des valeurs à l’encaissement, vous devez indiquer un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, on ne peut pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas remises en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques : Client Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 411 Si Ecart < 0 411 7688 Fournisseur Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 401 Si Ecart < 0 401 7688
Gestion
220
Les écarts de change
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 666 et dans la zone Décaissement 766. Pour le journal des valeurs à l’encaissement et le journal de décaissement, vous devez indiquer le code d’un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, vous ne pouvez pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas à remettre en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques :
Client
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
666
411
Si Ecart < 0
411
766
Fournisseur
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
666
401
Si Ecart < 0
401
766
Données
221
Banques
La fiche Banque
Pour créer une nouvelle banque dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la banque. La saisie du code Banque est obligatoire et sur 6 caractères maximum. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Comptabilité, Infos et R.I.B. / N° émetteur que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
222
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir l'adresse de la banque. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse.
Données
223
Onglet Comptabilité
ATTENTION ! ! Avant de déterminer le code journal et le compte comptable de Trésorerie, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements. Cet onglet permet de saisir le compte comptable de Trésorerie associé à la banque et le code journal correspondant. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, vous pouvez utiliser l'icône pour accéder aux journaux de banque et aux comptes de trésorerie de votre dossier comptable. Lors de la remise en banque, ces renseignements seront automatiquement repris à l'appel de cette banque.
Gestion
224
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la banque (heures d'ouverture, contact....). Utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..) Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi.
Données
225
Onglet RIB / N° Emetteur
Cet onglet permet de saisir les différents codes et numéros nécessaires à la génération d'un fichier ETEBAC ou d'une traite.
Fichier ETEBAC formaté
Lors de la remise en banque des LCR et des prélèvements, vous avez la possibilité de générer un fichier LCR au format ETEBAC destiné à votre banque. Cette option permet d’obtenir un paiement par ligne dans le fichier généré. Par exemple, si vous effectuez une remise en banque de plusieurs LCR (ou prélèvements), dans le fichier qui sera généré, vous aurez une LCR (ou prélèvement) par ligne. Dans le cas contraire, toutes les LCR remises en banque (ou prélèvements) seront sur la même ligne.
Gestion
226
DEB
La fiche Nature des transactions
La nature de la transaction décrit l'opération réalisée (ex : vente, achat….). Pour créer une nouvelle nature des transactions à partir de la liste des natures des transactions (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des natures de transactions, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
227
La fiche Mode de transport
Le transport correspond au moyen de transport utilisé pour acheminer la marchandise jusqu’au destinataire. Pour créer un nouveau mode de transport à partir de la liste des modes de transports (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des modes de transports, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
228
La fiche Condition de livraison
Les conditions de livraison correspondent aux obligations des parties selon les dispositions du contrat de vente. Pour créer une nouvelle Condition de Livraison à partir de la liste des conditions de livraison (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle condition de livraison. Cependant, tous les codes de conditions de livraison, utilisés et fournis par la douane, sont déjà créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
229
La fiche Nomenclature NC8
Les Nomenclatures NC8 permettent d’identifier le type de marchandises. Pour créer une nouvelle Nomenclature NC8 à partir de la liste des nomenclatures NC8 (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle nomenclature NC8. Cependant, toutes les nomenclatures NC8, utilisées et fournies par la douane, sont déjà créées dans le logiciel. C’est la nomenclature 2004. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
230
Divers
La fiche NAF
Le code NAF correspond au Numéro d’Appartenance Française (anciennement code APE). Pour créer un nouveau code NAF à partir de la liste des codes NAF (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes NAF existants ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
231
La fiche Code postal
Pour créer un nouveau code postal à partir de la liste des codes postaux (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir le pays, le département, le code postal et le nom de la ville. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
232
La fiche Département
Pour créer un nouveau département à partir de la liste des départements (menu Données + Divers) dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le pays, le code et le nom du département ainsi que l’indicatif téléphonique du département. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
233
La fiche Pays
Pour créer un nouveau pays à partir de la liste des pays (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le nom du pays et le code DEB. Si c’est un pays UE, vous pouvez également le spécifier. Le code DEB correspond au code du pays qui est repris dans la DEB ( code pays sur 3 chiffres). Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
234
Tableau de bord
Le tableau de bord
Le tableau de bord se composent de différents éléments qui sont :
Les commandes à traiter,
Les Devis à relancer,
Les rendez-vous du jour,
Mes meilleurs clients,
Le chiffre d'affaires,
Mes meilleurs articles vendus,
Les règlements clients.
Le graphique visible dès l’appel du tableau de bord compare le chiffre d'affaires des 4 derniers mois sur les 3 dernières années. Un simple clic sur ce graphique vous amène sur un autre graphique (pour ceux d’entre vous qui utilisaient déjà une gestion commerciale, le second graphique proposé est celui dont vous disposiez auparavant, en accès direct depuis le menu Données + Tableau de bord). Les données du tableau de bord en ce qui concernent les paiements, sont actualisées lors de :
La création d’une nouvelle facture,
La modification d’une date d’échéance sur une facture,
Le pointage d’un règlement,
Le dépointage d’un règlement.
Le rafraîchissement du contenu du tableau peut s'effectuer par :
L’appel du tableau par le menu Affichage + Tableau de bord,
L’utilisation de la touche F5 depuis le tableau, lorsque celui-ci est déjà ouvert,
L’utilisation du menu contextuel depuis le tableau (par un clic droit) à travers l’option Actualiser.
Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
Enregistrer le tableau de bord au format HTML,
Imprimer le tableau de bord,
Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir la couleur de votre tableau de bord selon votre sensibilité. 6 thèmes sont proposés. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez afficher ou non le tableau de bord au démarrage du logiciel.
Données
235
Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus anciennes, pour lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous trouverons donc les commandes non clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement (par l'option disponible dans le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients). Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de saisie. Un accès direct à la commande sélectionnée, par simple clic, vous est offert afin de permettre le traitement de la pièce.
Gestion
236
Sont affichés les devis dont l’état est En cours et dont la date de validité est antérieure à la date du jour. Sont affichés les 5 devis les plus anciens. En cliquant sur Devis à relancer, vous accéderez à la boite d'impression des devis à relancer. En sélectionnant un des devis affiché, vous accéderez à celui-ci.
Données
237
Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système. Un accès direct « au rendez-vous affiché dans le tableau de bord» est possible par un simple clic sur le lien proposé.
Gestion
238
Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur les 12 derniers mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé). Un accès direct à la fiche client ou à la famille clients par simple clic sur le code (code client ou code famille client) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche).
Données
239
Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant. Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour. Enfin, nous vous proposons le chiffre d’affaires global sur les 12 derniers mois.
Gestion
240
Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, de la quantité ou de la marge. Un accès direct à la fiche article ou à la famille articles par simple clic sur le code (code article ou code famille article) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche).
Données
241
Les règlements clients
Sont cumulées ici les factures arrivées à échéance (paiements en retard) et les factures non encore échues (paiements à venir). Ces données sont construites à partir de l’état des échéances de chacune des factures, et réparties dans l’une ou l’autre catégorie en fonction de leur date. Font donc partie de la catégorie Paiements en retard toutes les échéances dont la date est antérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi ; ou si un paiement a été saisi, aucun pointage entre l’échéance et le paiement n’a été effectué. Font partie de la catégorie Paiements à venir toutes les échéances dont la date est postérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi. Un accès direct à l’un ou l’autre montant par simple clic vous conduit à l’édition des relances (pour les paiements en retard) ou à l’édition de l’échéancier (pour les paiements à venir)
Remarques
Vous pourriez constater une différence entre le montant des paiements en retard affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans les relances clients. La raison de cette différence est l’absence dans les relances de certains clients et la cause de cette absence est un montant d’encours minimum indiqué dans leur fiche, et non encore atteint (cette donnée conditionne le fait de relancer ou non le client). Vous pourriez également constater une différence entre le montant des paiements à venir affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans l’échéancier : les factures réglées mais non pointées seront prises en compte dans le tableau de bord alors qu’elles n’apparaîtront pas ou apparaîtront comme réglées dans l’échéancier. Les valeurs affichées sont exprimées dans la monnaie du dossier, cela signifie donc ce que toutes données saisies dans une autre devise sont analysées dans la devise du dossier pour être cumulées.
Gestion
242
Le 2ème tableau de bord
Ce tableau donne la marge (option Marge cochée) ou le chiffre d’affaires (option Marge décochée) mois par mois et pour chaque année où des pièces ont été effectuées. Ces valeurs sont reprises à partir du journal de ventes et peuvent être affichées en kilos + devise du dossier en cochant l'option Chiffres en K. Le logiciel calcule également l’évolution du chiffre d’affaires d’une année sur l’autre. Vous pouvez visualiser les valeurs en kilos + devise du dossier en cochant l’option Chiffres en K. Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
Enregistrer le tableau de bord en tant qu’image au format JPG,
Imprimer ce tableau de bord sous forme de graphique,
Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir le type de graphe, la couleur de fond, la couleur du titre.
Consolidation de dossiers
***Disponible uniquement en version PRO*** La consolidation de dossiers permet de consolider les statistiques de plusieurs dossiers. Pour cela, par le bouton droit de la souris, choisissez l’option Définir les dossiers. Une fenêtre apparaît alors avec la liste des dossiers de Gestion Commerciale. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez consolider et validez par le bouton OK. La zone Dossier, en haut de la fenêtre devient, alors, accessible et vous pouvez choisir les statistiques du dossier que vous souhaitez visualiser. La mention Tous permet donc d’obtenir des statistiques globales sur les différentes années et elles sont illustrées de graphiques.
Données
243
Liste des données
La liste des données
La liste des données est composée de champs qui permettent de rechercher une donnée, de trier la liste et de filtrer la liste. Un certain nombre de champs est proposé dans la liste des tris. Une icône en forme de clef précède le nom de chacun des champs : si la clef est jaune cela signifie qu’un tri a déjà été effectué au préalable suivant ce critère. Si la clef est grise, aucun tri n’a encore été effectué sur ce champ. Lors de la première sélection de ce champ pour trier la liste, le traitement peut prendre un certains temps suivant le nombre de données disponibles.
1er cas particulier : Liste des articles
Dans la liste des articles, vous disposez également d’un autre filtre concernant la nature de l'article. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent les 3 natures : Actifs, En sommeil, Non facturable. La sélection d’un état est sauvegardée d’une fois sur l’autre.
2ème cas particulier : Liste des clients
Dans la liste des clients, vous disposez d'un filtre concernant la classification des clients. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent tous les statuts clients définis dans la classification. Le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris, vous offre de nombreuses fonctions :
Pour les clients ou fournisseurs : Modifier (la fiche), Nouveau (création), Dupliquer, Supprimer, Imprimer (la fiche), Imprimer les règlements, Imprimer l’échéancier, Courriers et Lettres Types, Etiquettes (impression), Graphiques, Liste des contacts, Règlements (saisie), Nouvelle pièce (création d’une pièce pour ce client), Historique, Prendre un rendez-vous, Composer le N° de téléphone, etc...
Pour les articles : Modifier, Nouveau, Dupliquer, Supprimer, Imprimer, Etiquettes, Graphiques, Envoi sur le site Web, Historique des mouvements, Historique des commandes...
Lorsque la fenêtre de la liste ne permet pas de visualiser la totalité des colonnes et des lignes proposées par le logiciel, cliquez sur les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour les afficher. Pour toute grille, vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Cette liste de données permet d’effectuer différentes opérations.
Bouton de synchronisation et de désynchronisation
Dans la liste des clients ou toute autre liste de données, lorsque vous ouvrez une fiche, l’icône ou apparaît en haut à gauche de la fiche. L’icône permet de passer d’une fiche à l’autre par les icônes de la barre d’outils Navigation (Suivante, Précédente, Dernière ou Première). En d’autres termes, cette icône signifie que la fiche est synchronisée avec la liste des données. Par exemple, si dans la liste, vous sélectionnez une autre ligne, le logiciel se positionnera automatiquement sur la fiche qui correspond à la donnée sélectionnée. En revanche, l’icône indique que le logiciel restera systématiquement positionner sur la fiche ouverte même si vous sélectionnez une autre donnée dans la liste. La fiche ouverte est alors désynchronisée de la liste des données.
Gestion
244
Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par le menu contextuel de la liste.
Données
245
Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la liste déroulante.
Gestion
246
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis.
Données
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Les opérations disponibles depuis la liste des données
Pour créer une nouvelle fiche, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône ,
Pour consulter ou modifier une fiche, sélectionnez-la et validez la ligne par la touche Entrée ou par le menu contextuel + Modifier,
Pour supprimer un élément dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante (en cliquant sur le bord grisé de la ligne) et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur l’icône . Pour sélectionner plusieurs lignes à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en les sélectionnant.
Cas particuliers : Réinitialiser les fichiers
Dans la liste des Codes NAF et des Codes postaux, une option de réinitialisation est proposée dans le menu contextuel. Elle permet la remise à zéro de ce fichier depuis le fichier fourni par défaut par le logiciel. Toutes les modifications apportées seront donc perdues .
Propriétés d’une liste
Vous pouvez également personnaliser l’affichage dans chaque fichier. Pour cela, utilisez le menu contextuel (clic droit sur le bord grisé de la grille) et sélectionnez Propriétés. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône .
Dans la fenêtre qui apparaît, à gauche, vous avez les champs disponibles et à droite les colonnes qui constituent la liste. Pour ajouter un champ, sélectionnez-le à gauche et pour supprimer une colonne sélectionnez-la à droite. Vous pouvez également modifier la disposition des colonnes.
249
Ventes
Nouvelle pièce
Choix du type de pièce à créer
Sélectionnez le type de pièce à créer.
Gestion
250
L'entête de la pièce
Pour créer une nouvelle pièce de vente, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Ventes ou placez-vous dans la liste des devis, des commandes, des BL ou des Factures par le menu Ventes + Devis, Commande, BL ouFacture puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet d’enregistrer le nom du client, le type de facturation (HT/TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du client. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), les dates des factures de ventes (et factures d’acompte) doivent être numérotées sur une séquence chronologique. Aussi, il n’est pas possible de créer une facture de vente (ou une facture d’acompte) à une date antérieure à la date de la dernière facture de vente créée sauf si vous avez coché l'option Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs dans les préférences. Par exemple, si votre dernière facture de vente date du 06/06/2006, si vous essayez de valider une facture de vente créée le 05/06/06, vous obtiendrez le message suivant : « La date du 05/06/2006 est inférieure à la pièce : Facture n°X du 06/06/2006 enregistrée dans votre dossier … (cf l’aide en ligne pour plus de détails) ». De plus, une fois la facture de vente validée la date n’est plus modifiable.
Touches à utiliser
Tabulation : permet de passer de champ en champ. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. L’icône : enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville, Pays, Commercial, Contact et Grille de tarifs apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie deux choses :
Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones engendre l’accès à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche pays que vous pouvez compléter,
En revanche, si le client a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche client correspondante au client indiqué apparaît.
Impression automatique d’un BL et d’une facture
Vous avez la possibilité d’imprimer automatiquement un BL et une facture à la suite de la validation d’une facture. Pour cela, en création d’une nouvelle facture, sélectionnez la commande Imprimer du menu contextuel. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez l’option Impression à la validation et Imprimer un BL si vous souhaitez imprimer un BL à partir des informations de la facture. Pour les factures suivantes, vous devrez les enregistrer par la touche F2 pour avoir la boîte d’impression automatiquement.
Grille de tarifs
Si vous avez indiqué une grille de tarifs dans la fiche du client, elle apparaît alors dans cette zone. Les articles insérés dans le corps de la pièce auront alors comme prix celui qui a été défini dans la grille de tarifs. La grille de tarifs est prioritaire sur le tarif appliqué.
Ventes
251
Le menu contextuel vous donne accès à différentes commandes :
L’historique du client,
La consultation des écritures comptables du client,
Les courriers et lettres-types,
Valider,
Valider et Nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier.
Gestion
252
Appel du client
Appel d'un client
La sélection d’un client dans une pièce de ventes peut s’effectuer soit sur son code soit sur sa raison sociale. Pour avoir accès aux autres champs de la pièce, vous devez donc indiquer la raison sociale ou le code client. Pour la sélection par code, vous pouvez soit saisir le code complet du client, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients à partir du client dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le client à facturer. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône pour afficher la liste des clients ou appuyez sur la touche F4. Pour la sélection par raison sociale, vous pouvez saisir la raison sociale dans son intégralité. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône ou d’appuyer sur la touche F4 pour obtenir la liste des clients. La liste est triée par code client mais la recherche s’effectue sur la raison sociale. Saisissez alors les premiers caractères de la raison sociale que vous recherchez. Le logiciel se positionne sur le client dont la raison sociale correspond au plus près aux caractères saisis.
Nouveau client
Saisissez le code d’un nouveau client (par exemple DUPONT) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce client. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche client, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la facture. Saisissez les renseignements concernant le client et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche client apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la facture. Attention : il faut absolument que le client saisi dans l’entête existe dans le fichier client sinon lors de l’enregistrement de la pièce vous aurez le message suivant : Vérifier le code client. Une fois le code client indiqué, toutes les zones saisissables tel que le commercial, le tarif appliqué ou le contact sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche client. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Concernant la zone Contact, cette information correspond aux interlocuteurs saisis dans la fiche client. Si plusieurs contacts ont été saisis, cliquez sur l'icône pour accéder à la liste des contacts du client. Vous pouvez alors en changer aisément. Les différents tarifs définis dans les Préférences du dossier apparaissent également sous forme de liste déroulante. Vous pouvez en changer ponctuellement en sélectionnant le nouveau tarif à appliquer dans cette liste. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Ventes
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Type de facturation
Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article.
Gestion
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Le corps de la pièce
Le corps de la pièce vous permet de saisir des articles existants ou de créer de nouveaux articles à facturer, d'insérer des sous-totaux et des commentaires. La combinaison de touches Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante ; la touche Entrée permet de passer de colonne en colonne et clic droit sur le bord grisé de la grille permet d'accéder au menu contextuel qui offre toutes les fonctions utiles en saisie d'articles. Il faut absolument saisir un code article existant sinon vous n’aurez pas accès aux colonnes Quantité, PU Brut, Remise, Prix net et TVA. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis le corps de la pièce, vous avez également la possibilité de modifier le type de facturation (HT ou TTC) ainsi que la devise de facturation. Une barre d’outils est également disponible pour effectuer différentes opérations. Cette barre d’outils permet de déplacer les lignes articles, insérer de nouvelles lignes, insérer des commentaires, insérer des sous-totaux, supprimer des lignes, afficher la fiche article et le détail d’un article composé.
Gestion des frais d’approche (uniquement pour les achats)
Si vous facturez en HT, vous pouvez gérer les frais d’approche sur les achats en ajoutant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche dans le corps de votre pièce d’achat ce qui vous permet de gérer votre PMP. Le menu contextuel du corps de la pièce permet de :
Insérer ou supprimer une ligne ,
Insérer des sous-totaux,
Insérer des commentaires par la commande Texte,
Visualiser la composition d’un article composé par la commande Détail de l’article composé,
Afficher la liste permettant de sélectionner les Articles liés,
Visualiser la fiche client, fournisseur ou article,
Valider,
Accéder aux onglets Echéances et Règlements de la pièce en cours,
Valider et afficher une nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier,
Personnaliser les colonnes qui apparaissent dans le corps de la pièce par la commande Propriétés. Vous pouvez alors ajouter des colonnes en les sélectionnant dans la partie gauche (champs disponibles) ou en supprimer en les sélectionnant dans la partie droite. Vous avez également la possibilité de modifier la disposition des colonnes.
Ventes
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Saisie des articles
Saisie d'un article
Après appel du code article, utilisez la touche Entrée pour accéder aux autres colonnes de la ligne (Désignation, Quantité, Prix Brut HT ou Prix Brut TTC, Remise, Prix Net HT ou Prix Net TTC et TVA/TPF). Dans les pièces de ventes, le taux de TVA proposé par défaut est celui du tarif appliqué. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée. Le logiciel ouvre alors une nouvelle ligne de saisie et affiche sous la grille le total de la facture. Si vous insérez un article composé dans le corps d’une pièce, par le menu contextuel, vous avez la possibilité de visualiser son détail c’est-à-dire les articles qui le composent. Apparaissent le code, la désignation et la quantité de chaque article qui permettent de composer l’article.
Saisie d'un numéro de série (uniquement en version PRO)
Le champ Numéro de série est un champ libre qui autorise la saisie de texte et de chiffres. Après avoir saisi une valeur dans ce champ, vous pourrez ultérieurement effectuer une recherche afin de retrouver les pièces contenant cette donnée.
Formules de calcul sur les quantités à facturer (uniquement en version PRO)
Le champ Coefficient multiplicateur, disponible dans le corps des pièces de vente, permet de proposer un système de facturation en fonction des dimensions d’un article. En effet, dans la fiche Article ( et dans la fiche Familles d'articles) , un onglet Formule de calcul du Coefficient multiplicateur a été ajouté . Il permet de définir la formule de calcul du coefficient multiplicateur en fonction de la largeur, de la longueur et de la hauteur de l’article. Lors de la facturation, cette formule est appliquée dans la zone Coefficient multiplicateur.
Saisie d’un article par sa référence fournisseur (uniquement pour les achats en version PRO)
Dans le corps de la pièce d’achat, vous disposez pour appeler un article des champs Code article et Référence. Ce second champ correspond à la codification de l’article chez le fournisseur (Information disponible dans l’onglet Fournisseur de la fiche Article). Vous pouvez donc pour ajouter votre article, vous positionner dans le champ Référence et au choix, saisir sa valeur si vous la connaissez, ou appeler la liste et le sélectionner parmi les articles proposés (seuls les articles liés au fournisseur sélectionné dans l’en-tête seront proposés).
Nouvel article
Pour créer un nouvel article à partir du corps de la pièce, appelez la liste articles, soit par le petit livre soit par la touche F4, puis utilisez la touche Inser. Vous pouvez également saisir le code article dans le corps de la pièce et taper Entrée. Automatiquement, la liste articles est renvoyée, utilisez la touche Inser pour confirmer la création de cet article. Une nouvelle fiche article apparaît ce qui vous permet de saisir les informations du nouvel article. Ensuite, enregistrez avec les touches Ctrl + S et appuyez sur Echap pour sortir de la fiche. Validez votre code avec Entrée pour revenir au corps de la pièce.
Gestion
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Le pied de la pièce
Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document.
TVA et TPF
Dans le pied de la pièce, un tableau récapitulatif concernant le détail de la TVA et de la TPF est présent. En effet, pour chaque taux de TVA, vous avez la base qui est imposée, le taux et le montant de la TVA. Ces montants sont calculés à partir des articles dont le taux de TVA est indiqué pour chacun qui sont insérés dans le corps de la pièce. C’est le même système pour le calcul de la TPF et de la TVA sur TPF. Le logiciel examine les articles qui sont soumis à la TPF et de cette analyse, sont calculées la TPF qui est uniquement sur la base HT et la TPF qui est sur la base HT + la TVA. Attention, tous les champs qui suivent ne sont pas forcément dans tous les types de pièces.
Remise
Vous pouvez saisir directement une remise appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable.
Remise supplémentaire
Vous pouvez saisir directement une remise supplémentaire appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise supplémentaire s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable.
Frais de port
Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir. Le code frais de port s’affiche automatiquement lorsqu’il a été défini dans la fiche du client mais il reste modifiable. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche frais de port qui a été sélectionné.
Escompte
Vous pouvez saisir ici un escompte accordé pour paiement antérieur à la date d'échéance. Cet escompte est un pourcentage du brut HT + les frais de port.
Divers TTC
Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant.
Acompte
Saisissez le montant d’un acompte éventuel.
Acompte déjà comptabilisé
Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé.
Ventes
257
Règlement reçu
Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement par le client. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement qui a été sélectionné. Dans les règlements clients, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture.
Echéance
Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche client. Dans le cas où le mode de règelement est paramétré avec plusieurs échéances (uniquement en version Pro) alors seul le mode de règlement et le montant total des échéances figure dans le pied de la pièce. Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez modifier l’échéance indiquée ou en saisir une autre. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances ou sélectionnez un mode de règlement paramétré avec plusieurs lignes d'échéances . Pour imprimer une traite, cochez la case correspondante dans la fiche du mode de règlement.
Net à payer
Si, sur votre modèle d’impression, vous souhaitez imprimer le net à payer en toutes lettres, vous devez paramétrer votre modèle par le menu Outils + Paramétrage des impressions ou en cliquant sur le lien Modèle d'impression présent dans la fenêtre d’impression des pièces. Vous devrez alors insérer la variable Montant en Lettres de la rubrique Pièces. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider la pièce et en afficher une nouvelle.
Gestion
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Onglet Infos
Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Règlement, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également accéder à la fiche du client ou fournisseur en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Infos.
Ventes
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Onglet Règlement
Attention : l’onglet Règlement dans les factures fournisseurs n’est pas disponible en version Standard. L’onglet Règlements permet d’enregistrer directement dans la facture les règlements clients ou fournisseurs. Si un règlement au comptant a été enregistré dans le pied de la pièce, il s’inscrit automatiquement ici. Pour enregistrer un nouveau règlement, indiquez le mode de règlement, la date de règlement, la devise du règlement et le montant perçu. La zone Montant Devise est destinée à recevoir le montant du règlement à saisir, quelque soit la devise. Si la pièce est émise et réglée dans la même devise, le montant saisi dans la zone Montant devise est donc identique à celui calculé dans la zone Montant. Pour un règlement DTA ou BVR, vous pouvez ne pas indiquer de mode de règlement. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée ou Entrée. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Pied de pièce, Infos, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du tiers en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce.
Cas particulier : les factures d’acomptes
A partir d’une commande client, vous avez la possibilité de générer une facture d’acompte. Une facture d’acompte correspond à un règlement versé par votre client avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Pour générer cette facture d’acompte, vous devez, dans l’onglet Règlement de la commande, cocher l’option Facture d’acompte sur la ligne de règlement et choisir le taux de TVA. La facture sera alors générée à la validation de la commande.
Gestion
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Les factures d'acomptes
Assujetti à la TVA, vous devez nécessairement émettre une facture d’acompte pour tout acompte versé par vos clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Quelle solution vous propose la gestion commerciale ?
Création d’une commande avec saisie d’un ou plusieurs acomptes
Votre client vous commande un bien ou une prestation. Vous allez donc créer une commande, dans laquelle vous allez saisir le contenu de la prestation et dans l’onglet Règlement, vous allez saisir le montant de l’acompte versé. Sur cet acompte, vous devez cocher l’option Facture d’acompte et choisir un taux de TVA afin de permettre la génération de la facture d’acompte, laquelle sera créée lors de la validation de la commande, si vous le souhaitez.
Liste des factures d’acomptes
Les factures d’acomptes émises sont visibles dans l’onglet Factures d’acomptes de la liste des pièces de ventes, et ne peuvent être qu’imprimées.
Impression de la facture d’acompte
La facture d’acompte peut être imprimée, soit depuis la liste des factures d’acomptes, soit depuis la commande à laquelle elle est liée, en même temps que cette dernière.
Suppression de la facture d’acompte
La facture d’acompte ne peut être supprimée sauf si la commande dont elle dépend l’est (et à condition que la facture d’acompte n’ait pas été comptabilisée au préalable) Attention : seule la suppression manuelle de la commande peut entraîner la suppression de la facture d’acompte (la suppression de la commande lors de la livraison ou du transfert de pièce ne peut en aucun cas entraîner la suppression de la facture d’acompte, même si elle n’a pas été comptabilisée).
Transfert comptable de la facture d’acompte
La génération d’une facture d’acompte impose sa comptabilisation, en tant que pièce d’une part et en tant qu’encaissement du règlement d’autre part C’est donc la remise en banque de l’acompte qui entraîne la comptabilisation de la facture d’acompte. Par conséquent, lors du transfert en comptabilité (Opérations + Transfert en comptabilité), vous devez sélectionner l’option Paiements clients afin de comptabiliser votre acompte. Au préalable, vous aurez paramétré votre compte d’acompte HT depuis le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Racines de comptes comptables. Le compte de tiers utilisé sera celui de votre client Le compte de TVA sera celui associé au taux de TVA, paramétré également par le menu Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. L’écriture comptable de la facture d’acompte, dans le journal des ventes, sera alors de la forme : 411xxx au dédit pour le montant TTC de l’acompte 4457xx au crédit pour le montant de la TVA sur l’acompte 487 ou autre compte pour crédit pour le montant HT de l’acompte L’écriture comptable de l’encaissement de l’acompte, dans le journal de banque, sera alors de la forme : 411xxx au crédit pour le montant TTC de l’acompte 512 au débit pour le montant TTC de l’acompte
Génération et impression de la facture finale
Ventes
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La facture finale, émise lorsque la prestation est réalisée ou les biens livrés doit mentionner la totalité des acomptes versés Cette pièce va donc être générée par transfert de la commande en facture (soit directement, soit par l’intermédiaire d’un BL, que ce soit par la livraison partielle ou non).
Gestion
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Onglet Echéances
Lorsque le mode de règlement indiqué est de type Echéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. Cet onglet (disponible uniquement en version PRO) permet de définir plusieurs échéances particulières. Dans la grille des échéances, le logiciel affiche automatiquement le montant restant à régler. Saisissez les différentes échéances avec le montant associé. Cliquez sur l'icône pour afficher la liste des modes de règlements ou appuyez sur la touche F4. Si vous souhaitez générer plusieurs échéances à intervalles réguliers, utilisez le bouton Nouvelles Echéances. Vous indiquerez alors le nombre d’échéances à générer, le nombre de jours et le mode de règlement. Le bouton Solder permet de générer une échéance si le montant total des échéances n’est pas égal au Net à payer. Il faut néanmoins saisir le mode de règlement. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Infos, Règlements, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du client en cliquant sur son nom dans la zone Client située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce.
Ventes
263
Onglet Champs personnalisés
***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de créer des champs personnalisés pour vos pièces. Ces champs pourront être insérés en entête, en pied de pièce ou dans les lignes de pièces en paramétrant vos modèles d’impression. Vous pouvez également les créer à partir du menu Outils + Champs personnalisés. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la pièce. Cette fenêtre permet également de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Dans la mesure du possible, nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos pièces ainsi que les autres fichiers. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements.
Comment ajouter un nouveau champ ?
Nous allons ici prendre l'exemple du fichier Pièces dans lequel nous allons ajouter un champ Transporteur afin de préciser le transporteur chargé de livrer la marchandise. Sélectionnez la rubrique Pièces. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la pièce. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) appliquent à la variable le format défini dans le bouton Décimales de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Gestion
264
Liste des pièces de ventes
La liste des pièces de ventes
La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Factures d'acompte, Devis, Commandes, Bons de livraison, Factures. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par date, code client, raison sociale, numéro de pièce, ou Commercial. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche.
Ventes
265
Liste des factures d'acompte
Cette liste représente les factures d’acompte créées sur une période donnée. Seules les commandes suivantes sont disponibles à partir de cette liste :
L'impression de la facture d’acompte sélectionnée,
La télécopie de la facture d’acompte sélectionnée,
L'envoi d'un e-mail avec la facture d’acompte en pièce jointe.
Quant au menu contextuel, il propose les fonctionnalités suivantes : Imprimer, Télécopier, Envoi par e-mail, Nouveau filtre et Propriétés. Toutes ces fonctions à l'exception de Propriétés sont également disponibles dans le thème Opérations du volet de navigation.
Gestion
266
Liste des devis
Dans cette liste, vous obtenez les devis établis sur une période donnée. Depuis la liste des devis, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier un devis (icône ),
Créer un nouveau devis (icône ),
Supprimer un devis (icône ),
Dupliquer un devis (icône ),
Imprimer un devis (icône ),
Faxer le devis,
Créer un filtre sur les devis (icône ),
Envoyer par e-mail le devis sélectionné,
Imprimer des étiquettes,
Transférer un devis en commande, BL ou facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper des devis en commandes, BL ou factures. Sélectionnez les devis à regrouper en cliquant sur chaque devis tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des devis est de pouvoir sélectionner les devis que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les devis sur la période indiquée,
Etat des devis. Modifiez l'état d'un devis depuis la liste des devis sans avoir à ouvrir le document. Les état proposés sont : En cours, Accepté, Refusé. Les état antérieurs à l'état du document sélectionné ne seront pas accessibles.
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des devis, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de devis :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les devis créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans une liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non réglés en totalité (2 clics sur l'option).
Ventes
267
Liste des commandes
Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier une commande (icône ),
Créer une nouvelle commande (icône ),
Supprimer une commande (icône ),
Dupliquer une commande (icône ),
Imprimer une commande (icône ),
Faxer une commande,
Créer un filtre sur les commandes (icône ),
Envoyer une commande par e-mail,
Imprimer des étiquettes,
Transférer les commandes en bon de livraison ou facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper les commandes en bon de livraison ou facture. Sélectionnez les commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,
Clôturer une commandes. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été livrées partiellement et qui ne seront jamais livrées dans leur globalité,
Livraison de commande(s). Cette option permet de livrer une ou plusieurs commandes globalement ou partiellement comme cela pourrait être fait par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients.
Envoyer par e-mail une commande afin d'être importé dans un autre dossier EBP Gestion commerciale,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Vous avez également la possibilité d’effectuer la livraison des commandes par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients.
Tris disponibles
Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Livrées partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes livrées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non livrées partiellement (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).
Gestion
268
Liste des bons de livraison
Dans cette liste, vous obtenez les bons de livraison établis sur une période donnée. A partir de la liste des BL, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier un BL (icône ),
Créer un BL (icône ),
Supprimer un BL (icône ),
Dupliquer un BL (icône ),
Imprimer un BL (icône ),
Faxer un BL,
Créer un filtre sur les BL (icône ),
Envoyer un BL par e-mail,
Imprimer des étiquettes,
Transférer un BL en facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper des BL en facture. Sélectionnez les BL à regrouper en cliquant sur chaque BL tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BL est de pouvoir sélectionner les BL que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les BL sur la période indiquée,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des BL, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BL :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BL créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non réglés en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non transférés (2 clics sur l'option).
Ventes
269
Liste des factures
Dans cette liste, vous obtenez les factures établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier une facture (icône ),
Créer une facture (icône ),
Supprimer une pièce (icône ). Attention ! ! ! Une facture ne peut être supprimée que si celle-ci est la dernière facture. Dans le cas où vous souhaitez supprimer une facture de la liste, vous devez impérativement supprimer toutes les factures qui ont été effectuées depuis,
Copier une pièce (icône ). En copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,
Imprimer une facture (icône ),
Télécopier une pièce,
Créer un filtre sur les factures (icône ),
Envoyer une facture par e-mail,
Imprimer des étiquettes.
Transférer une facture en devis, commande ou BL,
Affecter un code affaire,
Régler une facture,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option).
Propriétés de la grille
Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Clients et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. Par exemple, pour une facture de 1000 euros, si on saisit un paiement de 500 euros dans la pièce, on obtiendra un Reste dû de 500 euros. Si on saisit un second règlement, depuis le menu Opérations + Règlement Clients, d’un montant de 250 euros que l’on pointe avec l’échéance de cette facture, le Reste dû est actualisé à 250 euros. Attention !! Si votre dossier a été créé dans une version antérieure à la Version 2007/PRO v11, vous devez effectuer un recalcul des données en passant par le menu Outils + Recalcul des données, afin que le champ Reste dû soit actualisé.
Gestion
270
L'avoir
Pour effectuer un avoir dans Gestion commerciale, vous avez deux possibilités. Si l’avoir à créer a pour objectif d’annuler une facture, sélectionnez la facture dans la liste des factures clients et cliquez sur la fonction Copier dans le thème Opérations du volet de navigation. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Transformer en avoir et automatiquement la facture est dupliquée en avoir puisque le net à payer est négatif. Si vous souhaitez réaliser un avoir qui n’a aucun lien avec une facture, créez une nouvelle facture, dans le corps sélectionnez vos articles et indiquez en quantité une valeur négative c’est-à-dire un chiffre avec le signe moins devant. Quand vous enregistrez la pièce, le numéro de l’avoir est le numéro postérieur à la dernière facture, la numérotation étant identique entre les deux types de pièces. Mais lors de l’impression de votre pièce, sur le modèle sera indiquée la mention Avoir.
Ventes
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Opérations depuis la liste des pièces
La copie de pièces de ventes
La copie de pièces, contrairement au transfert de pièces, permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le client à affecter à la pièce.
Gestion
272
Imprimer une pièce
Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats.
Définissez le nombre d’exemplaires que vous souhaitez imprimer. Par défaut, le chiffre indiqué correspond à celui qui a été défini dans la fiche du tiers affecté à la pièce,
Choisissez le modèle d’impression. Par défaut, ce sont les modèles d’impression correspondant au mode de calcul choisi dans la pièce qui sont proposés. Donc, si dans la pièce, l’option TTC est cochée, ce sont les modèles TTC qui sont affichés et si elle est décochée, ce sont les modèles HT. Cependant, vous pouvez modifier ce choix, en cochant ou décochant l’option Modèles TTC dans cette fenêtre.
Dans le cas d’une multi-sélection de pièces, les modèles proposés par défaut, correspondront au mode de calcul choisi dans les préférences. Plusieurs modèles sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Pour les pièces de ventes, l'impression s'effectuera sur l'imprimante choisie pour chaque type de pièce. Quant aux pièces d'achats, l'impression s'effectuera sur l'imprimante principale. Cliquez sur le bouton Aperçu afin de visualiser l'impression à l'écran, puis depuis l’aperçu choisissez Imprimer afin de l'éditer sur papier.
Imprimer avec un autre modèle
Attention : cette option n'est disponible que pour les pièces de ventes. De plus, pour accéder à cette option, vous devez obligatoirement demander l'impression depuis l'entête ou le corps de la pièce (icône ou option Imprimer depuis le menu contextuel). Cette option vous permet d'imprimer la pièce sélectionnée à partir d'un autre modèle d'impression et sur une autre imprimante. Pour l'impression des factures, vous pouvez également choisir un autre type de pièce. Cochez l'option et indiquez un nombre d'exemplaires. Choisissez le modèle d'impression et l'imprimante sur laquelle effectuer l'impression puis cliquez sur le bouton Imprimer.
Ventes
273
Télécopier une pièce
Cette option permet de télécopier les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats. Cet écran propose différents critères d’impression : Le nombre d’exemplaires proposé par défaut est celui qui a été défini dans la fiche du client ou fournisseur affecté à la pièce que vous souhaitez imprimer. Cependant, vous pouvez modifier ponctuellement cette donnée dans cet écran. Est indiquée la raison sociale du client ou fournisseur. Apparaissent également le numéro de fax ainsi que l’interlocuteur que vous avez associé à ce numéro dans la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de choisir l’interlocuteur à qui vous souhaitez envoyer ce fax en sélectionnant le numéro du contact. Automatiquement le numéro de fax et l’interlocuteur sont mis à jour en fonction des données saisies dans la fiche client ou fournisseur. Mais vous pouvez aussi saisir un numéro et un interlocuteur qui ne sont pas référencés dans la fiche du client ou fournisseur. Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Par contre, en fonction du mode de calcul choisi pour établir vos pièces de ventes c’est-à-dire HT ou TTC, les modèles proposées ne sont pas identiques. Le bouton Configurer permet de choisir le fax sur lequel l’édition doit être effectuée. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’envoi du fax. Le bouton Envoyer permet d’envoyer le fax directement sans effectuer d’aperçu auparavant.
Gestion
274
Imprimer des étiquettes
Lorsque vous êtes dans la liste des pièces de ventes ou d’achats, vous avez accès à la fonction Etiquettes dans le thème Opérations du volet de navigation qui permet d’imprimer des étiquettes à partir de la pièce sélectionnée. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B. Choisissez le modèle d’impression avec lequel vous souhaitez effectuer l’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression des étiquettes à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer les étiquettes directement sur papier sans passer par un aperçu.
Ventes
275
Envoi d'une pièce par e-mail
Gestion commerciale permet également d’envoyer des pièces par e-mail. Cette fonction n’est validée qu’avec Microsoft Outlook version 5. Pour cela, sélectionnez la pièce que vous souhaitez envoyer dans la liste des pièces de vente ou d’achat et cliquez sur la fonction Envoi par e-mail dans le thème Opérations du volet de navigation. Automatiquement, est indiquée l’adresse électronique du destinataire que vous avez indiqué dans la fiche du client. Si vous avez plusieurs contacts avec une adresse e-mail, l'icône permet de sélectionner le contact auquel vous devez adresser votre courrier. Le bouton Carnet d’adresses permet également de sélectionner un destinataire qui n’a pas été créé dans la fiche client mais qui existe dans votre répertoire d’adresses e-mail. Le logiciel a automatiquement indiqué en sujet et en message le type de pièce envoyé et le numéro de celle-ci (exemple : Commande Client N° CC 4). Mais vous pouvez personnaliser votre message et saisir un autre sujet. Vous pouvez également joindre une pièce en cliquant sur le bouton Joindre et choisir que cette même pièce soit automatiquement jointe lors du prochain envoi. Ensuite, précisez le format du document que vous souhaitez envoyer. Vous avez le choix entre PDF, RTF, JPG, TIFF et EXCEL. Choisissez également le modèle d'impression. Tous les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le mail. A côté du bouton Envoyer, l'icône propose les options suivantes :
Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier ou d’envoyer le mail,
Configurer l'imprimante permet de choisir l'imprimante sur laquelle l'édition va être effectuée.
Gestion
276
Le transfert de pièces de ventes
Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, un devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture, une facture peut être transférée en devis, commande ou bon de livraison et ainsi de suite. Cela évite des ressaisies inutiles. Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les commandes et les bons de livraison ne sont plus modifiables dès qu’ils ont été transférés. Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :
La date de la pièce à générer,
Le code du client à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre client que le client de la pièce d’origine.
Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de livraison à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d’origine soit à la date du transfert.
Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle
Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Transfert en commande fournisseur
Vous avez également la possibilité de transférer une pièce de vente en commande fournisseur. Les commandes sont générées à partir des fournisseurs qui sont indiqués dans chaque fiche article. Vous pouvez soit générer une commande par article soit regrouper les articles qui ont le même fournisseur en une seule commande. Pour la quantité à commander, vous avez le choix entre générer la commande fournisseur avec la quantité totale de la commande client ou générer la commande fournisseur avec la quantité qui reste à livrer dans la commande client.
Ventes
277
Etat des devis
***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de mettre en place une gestion des devis.
Etat du devis
Une liste de quatre états est proposée aux utilisateurs :
En préparation,
En cours,
Refusé
Accepté.
Aucun autre état ne pourra être ajouté et ses états ne sont pas modifiable. L’état En préparation est automatiquement affecté Lors de la création d’une pièce. Tant que cet état est sélectionné, la pièce reste modifiable. L’état En cours peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par l’envoi par e-mail ou par fax. Lors de l'envoie par e-mail ou par fax un devis en cours ou en préparation, la date de validité est vérifiée. Si elle est dépassée, un message est affiché pour prévenir que la date de validité n’est plus valable.. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. Toutefois, dans les préférences, l’option Autoriser la modification des devis en cours permettra la modification des devis en état En cours. L’état Accepté peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par le transfert ou le regroupement de devis. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. L’état Refusé ne peut être sélectionné que manuellement. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. Il n'est pas possible de rétrograder l'état d'un devis. Par exemple: un devis Accepté ou Refusé ne peut pas de nouveau être En cours ou En préparation. Un devis En cours ne peut pas de nouveau être En préparation.
Zone de saisie
Cette zone permet de détailler l’état sélectionné. Par exemple : un client qui ne donne pas suite au devis pour des raisons de prix, dans la zone de saisie pour un état Refusé on indiquera prix trop élevés.
Gestion
278
Règlement de la facture
Par cette option, vous avez la possibilité de régler la facture que vous avez sélectionné. Cependant, pour effectuer cette opération, la pièce ne doit pas contenir de règlements, le règlement s’effectue automatiquement dans la devise de la pièce et il doit correspondre au montant global de la facture.
Indiquez le mode de règlement qui règle la facture,
Précisez la date du règlement,
Saisissez un commentaire.
Validez l’opération par le bouton OK.
Le règlement apparaît alors dans l’onglet Règlement de la facture.
Ventes
279
Envoi par e-mail (saisie déportée)
Cette option permet d'envoyer une commande client par e-mail dans le but de la réceptionner dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale. C'est le principe de la saisie déportée. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG : Commande client.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Si vous avez plusieurs commandes clients à envoyer, au lieu les sélectionner une par une, vous pouvez effectuer cette opération par le menu Internet + Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale.
Gestion
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Affecter un code affaire
Dans le cadre de la relation client, cette option permet d'affecter un code affaire à votre pièce de vente. Indiquez le code affaire en le saisissant ou en cliquant sur l'icône puis choisissez l'objet dans la liste déroulante. Cette opération n'est utile que si vous avez coché l'option Relation client dans l'onglet Autres données de la fiche client.
Ventes
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Regroupement des pièces de ventes
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Le regroupement des pièces de ventes permet de générer pour un client donné une seule pièce de ventes pour plusieurs pièces. Les regroupements possibles sont :
Devis en Commande, BL ou Facture,
Commandes en BL ou Facture,
BL en Facture.
Indiquez ici la période de réalisation des pièces de ventes à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces de ventes concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces : Le choix des clients Le type de pièces à générer
Gestion
282
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Sélectionnez le ou les clients pour lesquels vous souhaitez regrouper les pièces de ventes. Voici la dernière étape du regroupement de pièces : Le type de pièces à générer
Ventes
283
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces de ventes à générer, le type de pièce que vous souhaitez générer et définissez les options de regroupement.
Regrouper les articles
Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail.
Copier les lignes Textes
Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces.
Générer un sous-total
Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles.
Gestion
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Livraison globale ou partielle des commandes clients
Livraison des commandes
Indiquez une période et vous obtiendrez toutes les commandes réalisées sur cette période. Lorsque tous les articles d’une commande sont disponibles, la case Stock Dispo est cochée pour le signaler. Les commandes peuvent être livrées en totalité. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les commandes qui peuvent être livrées. Quant au bouton Tout dépointer, il permet, à l’inverse, de désélectionner toutes les commandes pointées. Vous pouvez ici effectuer une livraison partielle ou globale. La livraison partielle vous permet de sélectionner, par commande, les articles reçus et la quantité. La livraison globale s’effectue par simple pointage sur la commande pour l’ensemble des articles. La livraison globale peut être également effectuée par la liste des commandes. Une fois les livraisons d'articles enregistrées, vous avez alors la possibilité de les transférer en BL ou Facture. Vous pouvez personnaliser les colonnes affichées en utilisant le menu contextuel. Pour obtenir le menu contextuel, faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le rebord gris de la grille. Dans les Propriétés, il vous suffira de sélectionner dans la colonne de gauche le champ à ajouter ou sélectionner dans la colonne de droite le champ à supprimer. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison partielle Le traitement des commandes
Ventes
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La livraison partielle
Sélectionnez la commande et cliquez sur le bouton Livraison Partielle. La liste des articles de la commande apparaît et affiche le total des articles commandés, les articles déjà livrés, les quantités à livrer, et le reliquat. Saisissez dans la colonne Quantité à livrer, les quantités à livrer au client. Cliquez sur OK pour valider l’enregistrement des quantités livrées. Le logiciel signale la commande comme partiellement livrée en cochant la case Livraison Partielle. Par cette option, vous avez également la possibilité de livrer une quantité supérieure à la quantité commandée. Pour cela, choisissez la commande à livrer et cliquez sur le bouton Partielle. Dans la colonne Quantités à livrer, saisissez alors la quantité à livrer supérieure à la quantité commandée et validez par le bouton OK. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison des commandes Le traitement des commandes
Gestion
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Traitement des commandes
Une fois la livraison (ou réception) partielle ou globale effectuée, la commande va être transférée soit en bon de livraison (ou bon de réception) soit en facture. Vous devez également préciser la date à laquelle la pièce doit être générée.
Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de livraison a appliquer à la pièce générée. elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d'origine soit à la date du traitement.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Regrouper les pièces d'un même client
Permet, lorsque l’on livre partiellement plusieurs commandes du même client, de ne générer qu’une seule pièce regroupant les lignes des différentes commandes livrées.
Générer un sous-total par Commande Client
Cette option n'est disponible que si l'option Regrouper les pièces d'un même client est sélectionnée. Elle permet de générer une ligne de sous-total dans le cas du regroupement de plusieurs commandes pour un même client.
Recopier dans la pièce générée les lignes des articles déjà livrés
Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui ont été livrés (ou réceptionnés) partiellement ou en totalité. La quantité de ces articles sera bien évidemment à zéro.
Recopier dans la pièce générée les lignes des articles non livrés
Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui n’ont pas encore été livrés (ou réceptionnés). La quantité des ces articles sera bien évidemment à zéro. Dès que la pièce est générée, vous pouvez soit la visualiser soit l’imprimer et la commande devient alors non-modifiable. Le Stock Actuel des articles est mouvementé dès la génération du bon de livraison (ou bon de réception) ou des factures. Attention : si vous supprimez un BL (ou un BR) ou une facture résultant d’une livraison (ou réception) partielle ou globale, la pièce d’origine ne sera pas pour autant accessible.
Ventes
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Relances
Les relances Commandes Clients
Pour obtenir une aide sur les relances commandes fournisseurs, cliquez ici. Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes clients du menu Ventes.
A partir du
Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non livrées et dont la date de livraison est antérieure seront rééditées.
Nombre minimal de jours de dépassement
Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de livraison est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/03 avec une date de livraison prévue le 14/01/03. Le 21/01/03, vous effectuez une relance des commandes clients. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 est imprimée puisque la date de livraison est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 n’est pas édité puisque la date de livraison ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement.
Appliquer une nouvelle date de livraison
Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de livraison. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de livraison d’origine. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de clients en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Clients. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression qui sont proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le bouton Paramétrer que vous avez dans l’onglet Général soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients.
Export au format PDF
Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat.
Gestion
288
Onglet Pièces
Dans cet onglet, vous devez choisir des critères d’impression.
Période
Permet de ne prendre en compte que les commandes réalisées sur une période précise. Indiquez donc la date de début et la date de fin de cette période.
N° de pièces
Permet d’indiquer un intervalle de pièces à prendre en compte pour l’édition. Précisez donc l’intervalle de ces numéros de pièces.
Options
Vous avez la possibilité d’éditer les commandes dans la devise du dossier ou dans la devise auxiliaire en cochant l’option prévue à cet effet.
Nombre d’exemplaires
La commande peut s’éditer en un ou plusieurs exemplaires. Vous pouvez :
Définir le nombre d’exemplaires à imprimer dans cet onglet. Dans ce cas, le nombre d’exemplaires indiqué ici s’appliquera à toutes les commandes qui seront rééditées.
Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la fiche du client. En effet, le logiciel va rechercher dans la pièce à imprimer le client à qui s’adresse la commande. Puis dans la fiche de ce client, il recherche le nombre d’exemplaires indiqué. Dans ce cas précis, le nombre d’exemplaires imprimé est propre à chaque pièce.
Ventes
289
Les relances des Devis
Ces relances permettent de rééditer la liste des devis en état En cours dont la date de validité est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances devis du menu Ventes.
Date de validité
Saisir la date de référence permettant d'indiquer tous les devis en état En cours dont la date de validité est dépassée.
Gestion
290
Recherche sur les lignes de pièces
Recherche sur les lignes de pièces
Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone.
Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces.
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Achats
Les relances commandes fournisseurs
***Non disponible en version millésimée*** Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de réception est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes fournisseurs du menu Achats.
A partir du
Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non réceptionnées et dont la date de réception est antérieure seront rééditées.
Nombre minimal de jours de dépassement
Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de réception est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/07 avec une date de réception prévue le 14/01/07. Le 21/01/07, vous effectuez une relance des commandes fournisseurs. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 est imprimée puisque la date de réception est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 n’est pas édité puisque la date de réception ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement.
Appliquer une nouvelle date de réception
Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de réception. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de réception d’origine. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de fournisseurs en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Fournisseurs. L'option Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients.
Gestion
292
Nouvelle pièce
Choix du type de pièce d'achat à créer
Sélectionnez ici le type de pièces à créer puis validez avec OK.
Achats
293
Entête de pièce
Pour créer une nouvelle pièce d’achat, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Achats, ou placez-vous dans la liste des commandes, des BR ou des factures par le menu Achats + Commande, Bon de réception ou Facture, puis cliquez sur la fonction Nouveau dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet de saisir le nom du fournisseur, le type de facturation (HT ou TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du fournisseur. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce.
Touches et icônes à utiliser
Tabulation : permet de passer d’un champ à l’autre. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). L’icône enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville et Pays apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie que :
Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones permet d’accéder à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche Pays que vous pouvez compléter,
En revanche, si le fournisseur a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche fournisseur correspondante au fournisseur indiqué apparaît.
Le menu contextuel donne accès à différentes commandes :
Historique,
Consultation des écritures comptables,
Courriers et lettres types,
Valider,
Valider et affichage d’une nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier,
Etiquettes.
Gestion
294
Appel d'un fournisseur
Appel d'un fournisseur
Le code fournisseur est obligatoire sinon vous n’aurez accès à aucun champ de la pièce. Vous pouvez soit saisir le code complet du fournisseur, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs à partir du fournisseur dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le fournisseur. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour afficher la liste des fournisseurs.
Nouveau fournisseur
Saisissez le code d’un nouveau fournisseur (par exemple DURAND) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce fournisseur. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche fournisseur, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la pièce. Saisissez les renseignements concernant le fournisseur et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche fournisseur apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la pièce. Attention : il faut absolument que le fournisseur saisi dans l’entête existe dans le fichier fournisseur dans le cas contraire, lors de l’enregistrement, de la pièce vous aurez le message suivant Vérifiez le code fournisseur. Une fois le code fournisseur indiqué, toutes les zones saisissables sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche fournisseur. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Achats
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Type de facturation
Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article.
Gestion
296
Pied de pièce
Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce. Attention : Les onglets Règlements et Echéances ne sont pas disponibles en version Standard. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document.
Remise et Remise supplémentaire
Ces remises s'inscrivent automatiquement lorsqu'elle ont été définies dans la fiche du fournisseur mais vous pouvez toujours en saisir une manuellement.
Frais de port
Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir.
Divers TTC
Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant.
Acompte déjà comptabilisé
Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé.
Règlement reçu
Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement à votre fournisseur. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement utilisé. Dans les règlements fournisseurs, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture.
Echéance
Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche fournisseur . Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez soit modifier l’échéance indiquée soit en saisir une. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider et afficher une nouvelle pièce.
Achats
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Mise à jour du prix d'achat
La mise à jour du prix d’achat peut maintenant être demandé lors de la validation d’un bon de réception ou d’une facture d’achat. De ce fait, les marges réalisées seront recalculées au plus juste. Vous avez également la possibilité de prendre en compte ce prix d’achat pour mettre à jour le prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article.
Gestion des frais d’approche
Si vous avez coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, vous devez saisir, dans vos pièces d ‘achat, vos prix en utilisant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche afin de conserver les frais d’approche que vous avez renseigné dans la fiche article. Dans le cas contraire, si vous ne saisissez pas vos prix dans ces colonnes et que vous avez paramétré des frais d’approche dans votre fiche article, ceux-ci seront écrasés lors de la copie du nouveau prix d’achat. De plus, si vous avez paramétré des opérateurs et des opérandes dans les frais d’approche, ces valeurs seront supprimées et remplacées au profit d’une constante. Si vous n’avez pas coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, lors de la validation du message, le nouveau prix d’achat sera copié dans le champ Prix d’achat de la fiche article et les frais d’approche seront conservés.
Gestion
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Liste des pièces d'achats
La liste des pièces d'achats
La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Commandes Fournisseur, Bons de réception et Factures Fournisseur. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par Date, Code Fournisseur, Raison Sociale ou Numéro de pièce. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche.
Achats
299
Liste des commandes fournisseurs
Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier une commande (icône ),
Créer une commande (icône ),
Supprimer une commande (icône ),
Dupliquer une commande (icône ),
Imprimer une commande (icône ),
Télécopier une commande,
Créer un filtre sur les commandes fournisseurs (icône ),
Envoyer une commande par e-mail,
Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,
Transférer une commande en BR ou facture,
Regrouper des commandes en BR ou facture. Sélectionnez les différentes commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,
Clôturer une commande. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été réceptionnées partiellement et qui ne seront jamais réceptionnées dans leur globalité,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).
Le filtre Réceptionnés partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réceptionnées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réceptionnées partiellement (2 clics sur l'option),
Gestion
300
Liste des bons de réception
Dans cette liste, vous obtenez les bons de réception établis sur une période donnée. Depuis la liste des bons de réception, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier un bon de réception (icône ),
Créer un bon de réception (icône ),
Supprimer un bon de réception (icône )
Dupliquer une pièce (icône ),
Imprimer un bon de réception (icône ),
Télécopier un bon de réception,
Créer un filtre sur les bons de réception (icône ),
Envoyer un bon de réception par e-mail,
Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,
Transférer un bon de réception en commande ou facture. Dès que le bon de réception est transféré, vous ne pouvez plus le modifier,
Regrouper des bons de réception en facture. Sélectionnez les différents BR à regrouper en cliquant sur chaque BR tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BR est de pouvoir sélectionner les BR que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra tous les BR sur la période indiquée.
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des BR, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BR :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BR créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non réglés en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non transférés (2 clics sur l'option).
Achats
301
Liste des factures fournisseurs
Dans cette liste, vous obtenez les factures fournisseur établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures fournisseurs, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Modifier une facture (icône ),
Créer une facture (icône ),
Supprimer une pièce (icône ),
Dupliquer une facture (icône ). Lors de la copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,
Imprimer une facture (icône ),
Télécopier une facture fournisseur,
Créer un filtre sur les factures fournisseur (icône ),
Envoyer une facture fournisseur par e-mail,
Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,
Transférer une facture en commande ou bon de réception,
Régler une facture fournisseur,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option).
Propriétés de la grille
Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Fournisseurs et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. Par exemple, pour une facture de 1000 €, si on saisit un paiement de 500 € dans la pièce, on obtiendra un Reste dû de 500 €. Si on saisit un second règlement, depuis le menu Opérations + Règlement Fournisseurs, d’un montant de 250 € que l’on pointe avec l’échéance de cette facture, le Reste dû est actualisé à 250 €.
Gestion
302
La copie de pièces d'achats
La copie de pièces permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le fournisseur à affecter à la pièce.
Achats
303
Le transfert de pièces d'achats
Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, une commande peut être transférée en bon de réception ou en facture, un bon de réception peut être transféré en commande ou en facture... Cela évite des ressaisies inutiles. Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les pièces ne sont plus modifiables après transfert. Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :
La date de la pièce à générer,
Le code du fournisseur à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre fournisseur que le fournisseur de la pièce d’origine.
Calculer une nouvelle date de réception pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de réception à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de réception de la pièce d’origine soit à la date du transfert.
Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle
Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Gestion
304
Regroupement des pièces d'achats
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période
Le regroupement de pièces d’achats permet de générer pour un fournisseur donné une seule pièce d’achat pour plusieurs pièces. Indiquez ici la période de réalisation des pièces d’achats à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces d’achats, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces d’achats concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces d’achats : Choix des fournisseurs Le type de pièce à générer
Achats
305
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs
Sélectionnez le ou les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez générer les pièces d’achats correspondantes. Voici la dernière étape du regroupement de bons de réception : Le type de pièce à générer
Gestion
306
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer
Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces d’achats à générer et définissez les options de regroupement.
Regrouper les articles
Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail.
Copier les lignes Textes
Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces.
Générer un sous-total
Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce d’achat générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles.
Achats
307
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs
Réception des commandes fournisseurs
Indiquez une période. Toutes les commandes fournisseurs réalisées sur la période s'affichent. Lorsqu’un article d’une commande a déjà été reçu, la case Partielle est cochée pour le signaler. Enregistrez une réception globale ou une réception partielle pour chaque commande à traiter. Si vous voulez réceptionner toutes vos commandes en attente, utilisez le bouton Tout pointer. Sinon, sélectionnez individuellement les commandes à réceptionner en globalité en cochant la case Globale. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les commandes pointées. Lancez ensuite la génération automatique en Bon de réception ou en facture en cliquant respectivement sur les boutons Transfert en Bon de réception ou Transfert en Facture. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception partielle Le traitement des commandes
Gestion
308
La réception partielle
Sélectionnez la commande et cochez la case Partielle (ou cliquez sur le bouton Réception Partielle). La liste des articles de la commande apparaît et affiche pour chaque article : la quantité commandée, la quantité déjà reçue et le reliquat. Saisissez la quantité reçue. Cliquez sur OK pour valider l'enregistrement des quantités reçues. Le logiciel signale alors la commande comme partiellement reçue. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception des commandes Le traitement des commandes
Achats
309
Réapprovisionnement
Le réapprovisionnement : choix des articles
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles à commander. Ces articles sont déterminés en fonction du choix du traitement que vous allez effectuer par la suite. Le réapprovisionnement est possible uniquement si vous avez indiqué un fournisseur dans la fiche de l’article. Vous avez la possibilité de préciser plusieurs fournisseurs pour un même article (onglet Fournisseur). Lors du réapprovisionnement, le logiciel prend automatiquement le fournisseur pour lequel vous avez coché la case Fournisseur principal. Si aucun fournisseur principal n’a été précisé, le logiciel prend automatiquement le premier fournisseur trouvé. La gestion de plusieurs fournisseurs est disponible uniquement à partir de la version PRO. Le réapprovisionnement peut être effectué sur tous les articles ou une sélection d’articles. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : L'intervalle de sélection Le choix du traitement Exemple de calcul de réapprovisionnement
Gestion
310
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseurs à prendre en compte pour le réapprovisionnement automatique. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : Le choix du traitement Exemple de calcul de réapprovisionnement
Achats
311
Le réapprovisionnement : choix du traitement
Pointez le type de réapprovisionnement souhaité. Les quantités commandées varient en fonction du type choisi. Indiquez la date de référence à prendre en compte pour la génération des commandes.
Fonctionnement du réapprovisionnement automatique
Pour chaque article compris dans la sélection (d’articles, de familles et ou de fournisseur) que vous allez définir, le logiciel compare le seuil d’alerte (saisi dans la fiche de l’article) au stock actuel, virtuel ou partiel (lié au type de réapprovisionnement que vous allez définir). Lorsque le stock de référence est inférieur ou égal au stock d’alerte et si un fournisseur a été indiqué dans la fiche article, le réapprovisionnement est déclenché sur cet article. Voici ci-dessous la condition de déclenchement pour chacune des possibilités proposées par le logiciel :
Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (prenant en compte les commandes clients et les commandes fournisseurs).
Stock virtuel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock virtuel <= Stock d’alerte.
Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients.
Stock partiel = Stock Actuel - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.
Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs.
Stock partiel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.
Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte)
Condition de déclenchement : Stock actuel <= Stock d’alerte
Calcul des quantités à commander
La quantité à commander dépend : du stock minimum, du multiple de réapprovisionnement et du type de réapprovisionnement sélectionné. Le calcul s’effectue en deux temps : Le logiciel calcule tout d’abord la quantité manquante :
Cas 1 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock virtuel
Cas 2 et 3 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock partiel
Cas 4 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock Actuel
Le logiciel compare ensuite la quantité manquante au multiple de réapprovisionnement. Le logiciel prendra en compte comme quantité à commander le premier multiple de la valeur saisi en multiple de réapprovisionnement supérieur ou égal à la quantité manquante. Exemple de calcul de réapprovisionnement
Gestion
312
Résultat du réapprovisionnement
Dans cette fenêtre, vous obtenez les commandes à effectuer auprès de vos fournisseurs. Chaque commande correspond à un fournisseur et dans chacune, sont indiqués les articles à commander pour honorer vos commandes clients. Le logiciel choisit le fournisseur en fonction des indications que vous avez effectué dans la fiche article sur l’onglet Fournisseurs. Pour chaque article, est indiquée la quantité minimum à commander. Vous pouvez soit modifier soit imprimer les commandes générées.
Achats
313
Exemple de calcul du réapprovisionnement
Pour l’article CD-ROM : Le stock physique est égal à 650. Les commandes clients en attente sont de 500 CD-ROM. Les commandes fournisseurs en attente sont de 450 CD-ROM. Le stock théorique est de 600 (Stock physique – Commandes clients + Commandes fournisseurs). Le stock minimum (quantité à avoir en stock après un réapprovisionnement) est de 2000. Le multiple de réapprovisionnement est de 100. Le seuil d’alerte est de 1000 (quantité en dessous de laquelle l’article est à réapprovisionner). Voici la quantité à commander pour chacun des 4 cas : Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (Prendre en compte les commandes clients et fournisseurs). La quantité de référence est le stock virtuel : 650 – 500 + 450 = 600. La quantité manquante est donc de 2000 – 600 = 1400 (qui est un multiple de 100) La quantité à commander est de 1400. Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients. La quantité de référence est le stock partiel : 650 – 500 = 150. La quantité manquante est de 2000 – 150 = 1850 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1900. Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs. La quantité de référence est le stock partiel : 654 + 450 = 1100 (supérieur au seuil d’alerte). L’article n’intervient pas dans le réapprovisionnement. Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte). La quantité de référence est le stock actuel : 650. La quantité manquante est de 2000 – 650 = 1350 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1400.
Gestion
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Recherche sur les lignes de pièces
Recherche sur les lignes de pièces
Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone.
Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces.
315
Stock
Nouvelle pièce
Choix du type de pièce de stock à créer
Sélectionnez le type de pièce à créer et validez par OK.
Gestion
316
La saisie des articles
Pour créer une nouvelle pièce de stock, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Stock ou placez-vous dans la liste des Bons d’entrée ou des Bons de sortie par le menu Stock + Bons d’entrée ou Bons de sortie puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. La grille de saisie proposée est identique pour les bons d'entrée, les bons de sorties ou l'inventaire.
Touches à utiliser
La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne,
Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante,
La touche F4 ou l'icône permet d'obtenir la liste des articles.
Utilisez les touches PgDn ou PgUp pour passer d'un onglet à l'autre.
Dès que le code article est validé, automatiquement, en haut de l’écran s’affichent les renseignements sur l’état de stock de l’article saisi. Le message Saisir la quantité apparaît lors de la validation d'un article inséré dans la grille dont la quantité n'a pas été saisie. La fonction Rechercher dans le thème Opérations du volet de navigation permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie par code article, désignation ou code famille en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). La validation de la pièce engendre soit une entrée en stock soit une sortie selon le type de pièce. Attention : dès que la pièce de stock est enregistrée, elle n’est plus modifiable. Le menu contextuel accessible par le clic droit permet d'insérer une ligne, supprimer une ligne, trier les articles insérés dans le corps de la pièce par code article, désignation ou code famille, rechercher un article dans la pièce, visualiser la fiche de l’article sélectionné, valider la pièce, imprimer la pièce, imprimer des étiquettes et modifier les propriétés d'affichage. Certaines de ces fonctionnalités sont également accessibles depuis le thème Opérations du volet de navigation.
Stock
317
Onglet Infos
Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi.
Gestion
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Liste des pièces de stock
La liste des pièces de stock
Cette fenêtre affiche la totalité des pièces de stock, classées par onglet : Entrées, Sorties, Ordres de fabrication et Inventaires. Dans chaque liste, vous pouvez effectuer une recherche par date ou par numéro de pièce. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut.
Stock
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Liste des bons d’entrées
Depuis la liste des bons d'entrées, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Créer une nouvelle pièce (icône ),
Visualiser un bon d’entrée,
Supprimer un bon d’entrée (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon d’entrée.
Gestion
320
Liste des bons de sorties
Depuis la liste des bons de sorties, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Créer une nouvelle pièce (icône ),
Visualiser un bon de sortie,
Supprimer un bon de sortie (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités sorties,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon de sortie.
Stock
321
Liste des ordres de fabrication
Depuis la liste des ordres de fabrication, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Visualiser l’ordre de fabrication,
Supprimer un ordre de fabrication (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées pour l’article composé et l’annulation des quantités sorties pour les composants,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront aux articles dans l’ordre de fabrication.
Gestion
322
Liste des inventaires
Depuis la liste des inventaires, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Créer une nouvelle pièce (icône ),
Visualiser un inventaire même si l’inventaire a été validé définitivement,
Supprimer un inventaire (icône ). Attention, dès lors que l’inventaire a été validé définitivement, vous ne pouvez plus le supprimer,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans l’inventaire.
Stock
323
Impression d'une pièce de stock
Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de stock. Cet écran propose différents critères d’impression :
Le nombre d’exemplaires qui est par défaut à 1,
L’application d’un tri (Option non disponible en version Standard). Vous avez trois possibilités de tris : par Code article, Désignation ou Code famille. Le tri Code famille offre la possibilité d’effectuer un sous-total par famille.
Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer la pièce directement sur papier.
Gestion
324
Saisie de l'inventaire
L'inventaire
L’inventaire permet de réajuster son stock actuel dans le logiciel par rapport au stock physique dans vos locaux c’est-à-dire le stock réel. Sur cette étape, vous devez indiquer si vous souhaitez réaliser un inventaire sur tous les articles ou une sélection. Par défaut les articles en sommeil et non facturables ne sont pas pris en compte dans l’inventaire à moins que vous ne cochiez l’option adéquate dans les préférences du dossier. Si vous cochez l'option Proposer par défaut la quantité du stock actuel, dans la saisie de l'inventaire, la valeur dans la colonne Quantité correspond au stock actuel de l'article. Dans le cas contraire, cette colonne est à 0. Dans le champ Dépôt, par défaut, est sélectionné le dépôt principal. Vous pouvez le modifier en le sélectionnant dans la liste déroulante. Voici les autres étapes de la saisie de l’inventaire : Date de l'inventaire Saisie de l'inventaire
Stock
325
Date de l'inventaire
Saisissez la date à laquelle vous souhaitez que l’inventaire soit généré sachant que tous les mouvements antérieurs à cette date ne seront plus pris en compte dans le stock. Si vous saisissez des pièces à la même date que l’inventaire, ces pièces auront la date du lendemain. Exemple : Vous réalisez un inventaire le 25/10/04. Le même jour, vous saisissez des pièces. Ces pièces auront comme date le 26/10/04. Voici la dernière étape de la saisie de l’inventaire : Saisie de l'inventaire
Gestion
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Saisie de l'inventaire
Pour effectuer un inventaire, utilisez la commande Saisie de l’inventaire du menu Stock. En saisie de l’inventaire, vous obtenez tous les articles pour lesquels vous gérez le stock. Pour chaque article, vous connaissez son code, sa désignation, le stock actuel et l’écart. La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne, Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante. Quand vous sélectionnez une ligne article, en haut de l’écran, vous obtenez différents renseignements concernant les mouvements de cet article. La colonne Quantité vous permet de saisir la quantité que vous souhaitez avoir pour cet article après la validation de l’inventaire. Par défaut, la valeur indiquée dans cette colonne correspond au stock actuel de cet article dans le logiciel. Le bouton Rechercher permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie sur ces 3 critères en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Après avoir saisi la quantité pour chaque article, enregistrez en cliquant sur l’icône . Un message de confirmation apparaîtra. Ensuite, le logiciel vous demandera si vous souhaitez valider votre inventaire. Si vous répondez oui, un message de confirmation apparaîtra également et vous pourrez également supprimer les mouvements de stock antérieurs à la date de l’inventaire. Si vous ne le validez pas, il n’y aura aucune conséquence sur le stock.
Conséquences de la validation de l’inventaire
Tous les mouvements antérieurs ne sont plus pris en compte dans la gestion de stock,
L’impression de l’état de stock reprend les mouvements à partir de la date d’inventaire,
Si vous supprimez les mouvements antérieurs, tous les bons d’entrée, bons de sortie et ordres de fabrication sont supprimés,
L’inventaire est automatiquement valorisé au PMP sauf si en saisie d’inventaire vous avez saisi un prix de revient auquel cas l’inventaire sera valorisé au prix saisi et le PMP sera changé par ce prix.
Stock
327
Mise à jour des tarifs
Mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs permet de :
Réactualiser vos prix (prix d’achat ou prix de vente)
Réactualiser les prix des articles composés,
Recopier des tarifs entre eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient,
Modifier manuellement des nouveaux tarifs avant validation avec calcul automatique du pourcentage.
La mise à jour des prix s’effectue à partir de la commande Mise à jour des tarifs du menu Stock. Selon votre choix, les étapes ne seront pas les mêmes. Pour la mise à jour des prix, vous devrez indiquer le type de données, le tarif et les articles à modifier, l’intervalle des articles, la valeur à appliquer et le récapitulatif de la demande. Pour la recopie des tarifs entre-eux, vous devrez indiquer le tarif à dupliquer, les articles à modifier, l’intervalle des articles et le récapitulatif de la demande. Après le choix de l’opération que vous souhaitez effectuer, indiquez la devise dans laquelle l’opération doit être faite. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : Le choix du type de données à modifier Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le choix du tarif à dupliquer Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Gestion
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Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier
Sélectionnez la donnée à modifier. Que vous pointiez Prix de vente HT, Prix de vente TTC ou Prix d’achat, c’est le coefficient qui sera automatiquement recalculé. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Stock
329
Mise à jour : choix du tarif à modifier
Vous pouvez modifier tous les tarifs ou modifier un tarif ponctuellement. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Gestion
330
Choix des articles à modifier
Vous pouvez effectuer l’opération de mise à jour sur tous les articles ou sur une sélection d’articles selon différents critères. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Stock
331
Intervalle de sélection
Cette étape s’affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseur à prendre en compte pour la mise à jour des tarifs. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Gestion
332
Modification du tarif
La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Stock
333
Le récapitulatif de la mise à jour
Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents éléments et de revenir en arrière si nécessaire.
Gestion
334
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie
En fin d’assistant, la mise à jour des tarifs propose une grille de saisie qui affiche les articles concernés par cette mise à jour avec leurs nouveaux prix (si vous avez demandé une mise à jour en valeur ou en pourcentage) ou les tarifs courants (si aucune modification globale n’a été demandée). Ce tableau permet donc de vérifier le résultat obtenu avant de valider. Cependant, cette grille peut être modifiée avant validation définitive, afin de réajuster manuellement, pour les articles de votre choix, les informations suivantes : prix d’achat, coefficient, prix de vente HT ou prix de vente TTC. Plusieurs tris d’affichage sont à votre disposition et permettent de trier la liste des articles selon différents critères à savoir le code article, la désignation, la famille d’articles et le fournisseur. Pour effectuer la mise à jour des tarifs de ventes, vous avez également la possibilité de modifier pour chaque tarif la marge en valeur ou la marge en pourcentage. Pour cela, vous devez modifier les propriétés de la liste afin d’avoir les colonnes nécessaires à cette modification. Cliquez donc sur l’entête d’une des colonnes (par exemple : Code Article) avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Propriétés. Puis dans la liste des champs, sélectionnez ceux que vous souhaitez (Nouvelle Marge Tarif 1, Nouvelle Marge Tarif 2...). Automatiquement, ces colonnes seront rajoutées dans la grille de saisie et vous pourrez alors indiquer les nouvelles marges pour chacun des tarifs. Après avoir vérifié le résultat obtenu, cliquez sur l’icône puis sur Oui pour valider définitivement la mise à jour des tarifs. Si vous ne souhaitez pas valider cette mise à jour, cliquez sur Non pour annuler l’opération.
Stock
335
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez prendre en compte comme tarif de base puis sélectionnez le tarif à mettre à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par recopie : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Gestion
336
Mise à jour des grilles de tarifs
Mise à jour des grilles de tarifs
Cette option permet de modifier le prix de vente HT ou TTC des lignes des grilles de tarifs. Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Stock + Mise à jour des grilles de tarifs. Indiquez la donnée qui doit être recalculée : prix de vente HT ou prix de vente TTC. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Choix des données à modifier Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle de familles d'articles Modification du tarif
Stock
337
Choix des données à modifier
La mise à jour des grilles de tarifs peut s’effectuer sur l’ensemble des grilles, des articles et des familles d’articles ou sur un intervalle. Par défaut, les 3 types de données sont cochées ce qui signifie que la mise à jour s’effectuera sur l’ensemble des grilles de tarifs, l’ensemble des lignes articles et sur l’ensemble des familles d’articles qui composent ces grilles. En revanche, si vous décochez, par exemple, Grilles de tarifs, la mise à jour s’effectuera sur l’intervalle des grilles que vous aurez indiqué mais sur l’ensemble des lignes articles et des lignes familles d’articles qui composent ces grilles. Pour chaque donnée que vous décochez, vous devez, par la suite, indiquer un intervalle . Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif
Gestion
338
Intervalle des grilles de tarifs
Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape précédente l’option Grilles de tarifs. Vous devez alors indiquer l’intervalle de grilles de tarifs concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif
Stock
339
Intervalle des articles
Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des articles concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des familles d'articles Modification du tarif
Gestion
340
Intervalle des familles d'articles
Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Familles d’articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des familles d’articles concernés par cette mise à jour. Voici la dernière étape de la mise à jour des grilles de tarifs : Modification du tarif
Stock
341
Modification du tarif
La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant.
Gestion
342
Assemblage / Désassemblage
Assemblage / Désassemblage
Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. L’assemblage / désassemblage peut également être lancé à partir de la liste article si vous souhaitez l’effectuer sur un article précis. Dans ce cas, utilisez le menu contextuel disponible dans la liste article. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées / Sorties du menu Stock (onglet OF). Dans ce processus, vous êtes guidé étape par étape. Vous pouvez effectuer l’opération d’assemblage ou de désassemblage sur tous les articles composés, une sélection d’articles composés, une sélection de familles ou une sélection de fournisseurs. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif
Stock
343
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection d'articles dans l’étape précédente. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif
Gestion
344
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de familles dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des familles d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif
Stock
345
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de fournisseurs dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Le choix de la quantité Le récapitulatif
Gestion
346
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité
Indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire.
Contrôler la disponibilité des articles composants
Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :
Imprimer la liste des articles composants non disponibles,
Effectuer un réapprovisionnement automatique,
Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles.
Voici la dernière étape de l’assemblage / désassemblage : Le récapitulatif
Stock
347
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif
Le logiciel récapitule les choix effectués dans les étapes précédentes. Vous pouvez modifier ce choix si nécessaire par simple clic sur le bouton Précédent.
349
Opérations
Ecart de règlements
***Non disponible en version Standard*** Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements. Cette fonction est disponible depuis le menu Opérations + Ecart de règlements. Dans un premier temps, vous devez préciser si le traitement est à effectuer sur les clients ou les fournisseurs. L’onglet Clients ou Fournisseurs permet de réaliser l’opération sur une sélection de clients ou de fournisseurs en précisant l’intervalle dans les onglets correspondants.
Ecart maximal
Dans ce champ, vous devez préciser le montant maximum pour lequel le logiciel doit générer une écriture d’écart. Par exemple, si vous indiquez 0,05 dans cette zone, le logiciel génèrera une écriture d’écart pour tous les comptes clients ou fournisseurs qui ont un solde inférieur ou égal à ce montant.
Date
Précisez la date à laquelle vous souhaitez que l’écriture d’écart soit générée.
Mode de règlement
Dans ce champ, vous devez indiquer un mode de règlement de type Ecart.
Commentaire
Cette zone permet de noter un commentaire que vous retrouverez sur l’écriture d’écart dans les règlements clients ou fournisseurs.
Gestion
350
Règlements clients
Les règlements clients
Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :
Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,
Utiliser le menu Opérations + Règlements clients,
Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures de ventes.
Dès que vous cliquez sur Règlements clients du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements du premier client de la liste saisis directement dans cet écran, dans les factures ou par le bouton Régler. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements du client en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés (exemple : des règlements saisis dans des devis), les règlements remis en banque et ceux à déposer en banque.
La recherche d’un client
Pour obtenir les règlements d’un client précis, vous pouvez :
Cliquer sur les icônes de navigation ,
Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements clients du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des clients.
Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUP001- Dupont Henry et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de ce module, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Ensuite, dans la liste client, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code client si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le client que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichées correspondent au client que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du client sélectionné dans la liste client. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du client. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement.
Saisie d’un règlement
Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode de règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier à la norme CFONB lors de la remise en banque.
Opérations
351
Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances.
Affectation automatique des règlements
Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez.
Tout pointer
Si pour un client, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que le client a réglé toutes ses factures.
Dépointer tout
Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances.
Imprimer
Par les règlements clients, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du client en cours. Le menu contextuel offre les options suivantes :
Insérer une ligne de règlement,
Supprimer une ligne de règlement,
Affecter une échéance à un règlement,
Pointer toutes les échéances d’un client avec un règlement,
Dépointer tous les règlements,
Débloquer la remise en banque. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée,
Imprimer l’échéancier,
Imprimer les paiements,
Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés.
Gestion
352
Affectation du paiement
Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le client sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé).
Affectation du règlement
Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction.
Dépointer
Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement.
Opérations
353
Affectation du règlement
Après la saisie d’un règlement, cette fenêtre apparaît si plusieurs échéances ont exactement le même montant que le règlement saisi. Pour chaque ligne d’échéance, sont indiqués le montant de l’échéance, le numéro de la facture et la date d’échéance. Vous devez alors choisir l’échéance que vous souhaitez pointer avec le règlement saisi et validez par le bouton OK.
Gestion
354
Remise en banque
La remise en banque
Seuls les règlements remis en banque pourront être transférés en comptabilité. Utilisez la commande Remise en banque du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements perçus à remettre en banque. Vous obtenez alors la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, sont affichés les règlements saisis dans la devise du dossier. Pour afficher les règlements saisis dans d’autres devises, sélectionnez la devise dans la liste déroulante. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez.
Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de remise en banque que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement).
Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque remise), le libellé et la date de remise en banque. Si lors de la validation de la remise en banque, aucune banque n’est indiquée, un message vous en avertit.
Si vous souhaitez réalisé une remise en banque de vos règlements sur disquette, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme lettre de change ou prélèvement.
Saisissez le libellé concernant la remise en banque que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque.
Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel.
Pointage pour remise des valeurs
A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez les boutons ou le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à remettre en banque. Lorsque vous avez coché les règlements à remettre, validez la remise par le menu contextuel + Valider.
Les règlements de type LCR ou Prélèvement
Pour les règlements de type LCR ou Prélèvement, la remise en banque permet de générer un fichier au format Etebac à transmettre à votre banque.
Le type choisi en entête doit être Lettre de change ou Prélèvement. Les informations bancaires concernant la banque à laquelle vous allez remettre ce fichier sont reprises automatiquement à partir de la fiche de la banque.
Les informations bancaires du client sont automatiquement reprises à partir de la fiche du client. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le client, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB.
L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations.
Opérations
355
La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de remise en banque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de remise en banque, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées.
Gestion
356
Modifier le RIB
Dans cette fenêtre, sont indiqués les différentes coordonnées bancaires du client. Si vous avez renseigné différentes banques dans la fiche du client, elles apparaissent toutes. Il suffit de sélectionner la banque avec laquelle la transaction doit être réalisée. Vous pouvez également saisir d’autres coordonnés dans la partie basse de la fenêtre.
Opérations
357
Lettre de change relevé
Cette fenêtre n’apparaît que si vous remettez en banque un règlement de type LCR. Vous devez préciser le code entrée et le code acceptation. En bas de l’écran, est indiquée la banque où la remise va être effectuée et vous devez indiquer la date de valeur de la LCR. Validez par OK.
Gestion
358
Impression du bordereau de remise en banque
Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par la remise en banque du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats.
Opérations
359
Règlements fournisseurs
Les règlements fournisseurs
Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :
Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,
Utiliser le menu Opérations + Règlements fournisseurs,
Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures d’achats.
Dès que vous cliquez sur Règlements fournisseurs du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements effectués auprès du premier fournisseur de la liste. Ces règlements ont été saisis soit directement dans ce module soit dans les factures. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements effectués auprès du fournisseur en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés, les règlements décaissés et ceux à décaisser.
La recherche d’un fournisseur
Pour obtenir les règlements effectués auprès d’un fournisseur, vous pouvez :
Utiliser les icônes de navigation ,
Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements fournisseurs du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des fournisseurs.
Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUB001- Dubois Jacques et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de cette option, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Ensuite, dans la liste fournisseurs, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code fournisseur si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichés correspondent au fournisseur que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du fournisseur sélectionné dans la liste fournisseur. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du fournisseur. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement.
Saisie d’un règlement
Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode du règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier de type virement, à la norme CFONB lors des décaissements.
Gestion
360
Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances.
Affectation automatique des règlements
Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez.
Tout pointer
Si pour un fournisseur, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que vous avez réglé toutes les factures auprès de votre fournisseur sinon cette fonction ne marchera pas.
Tout dépointer
Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances.
Imprimer
Par les règlements fournisseurs, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du fournisseur en cours. Le menu contextuel offre les possibilités suivantes :
Insérer une ligne de règlement,
Supprimer une ligne de règlement,
Affecter une échéance à un règlement,
Pointer toutes les échéances d’un fournisseur avec un règlement,
Dépointer tous les règlements,
Débloquer la remise en banque avec le mot de passe du jour. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée
Imprimer l’échéancier,
Imprimer les paiements,
Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés.
Opérations
361
Affectation d'un règlement fournisseur
Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le fournisseur sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé).
Affectation du règlement
Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction.
Dépointer
Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement.
Gestion
362
Décaissements fournisseurs
Les décaissements fournisseurs
Pour pouvoir transférer en comptabilité vos paiements fournisseurs, vous devez utiliser le décaissement fournisseur. Sélectionnez la commande Décaissements (Fournisseurs) du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements émis à décaisser. Vous obtenez alors la liste des règlements à décaisser. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez.
Choix du type de remise
Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de décaissement que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement). Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque décaissement), le libellé et la date de décaissement. Si vous souhaitez réaliser une disquette avec les règlements effectués auprès de vos fournisseurs, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme virement. Les informations bancaires du fournisseur sont automatiquement reprises à partir de la fiche du fournisseur. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le fournisseur, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB. L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations. Vous avez également la possibilité d’imprimer des lettres-chèque si votre mode de règlement est défini comme étant un chèque. Saisissez le libellé concernant le décaissement que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque.
Pointage pour décaissement des valeurs
A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à décaisser. Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel. Lorsque vous avez coché les règlements à décaisser, validez le décaissement par le menu contextuel + Valider. Pour les règlements de type virement, indiquez des paramètres particuliers. La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de décaissement ou une lettre-chèque dans un premier temps pour les règlements par chèque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de décaissement, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées.
Opérations
363
Opération de virement
Cette fenêtre n’apparaît que si lors des décaissements fournisseurs, vous validez un règlement de type virement. Vous devez préciser la date d’échéance et l’opération. En bas de l’écran, est indiquée la banque où le décaissement va être effectué. Validez par OK.
Gestion
364
Impression du bordereau de décaissement
Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par les décaissements du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Ensuite, cliquez sur le bouton Aperçu ou Imprimer en fonction de ce que vous souhaitez effectuer.
Export au format PDF
Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat.
Opérations
365
Générer les prélèvements/virements
Générer les prélèvements/virements
***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de générer automatiquement des règlements clients ou fournisseurs à partir d’échéances non réglées. Cette option est accessible depuis le menu Opérations + Générer les Prélèvements/Virements.
Choisissez le type de tiers à traiter,
Indiquez les dates d’échéances à traiter,
Sélectionnez la devise pour laquelle vous souhaitez régler les échéances. Par défaut, est sélectionnée la devise du dossier. Une seule devise à la fois est traitée,
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l’étape suivante.
Voici les autres étapes : Sélection des clients Sélection des fournisseurs Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements
Gestion
366
Sélection des clients
Dans cette étape, vous devez sélectionner les clients à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :
Sur la classification en choisissant un statut,
En indiquant un intervalle de codes clients,
En précisant un intervalle de familles de clients,
En appliquant un filtre.
Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements
Opérations
367
Sélection des fournisseurs
Dans cette étape, vous devez sélectionner les fournisseurs à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :
En indiquant un intervalle de codes fournisseurs,
En précisant un intervalle de familles de fournisseurs,
En appliquant un filtre.
Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements
Gestion
368
Sélection des modes de règlement
Sélectionnez les modes de règlements pour lesquels vous souhaitez traiter les échéances correspondantes. Indiquez un intervalle de modes de règlements ou même le type de règlement à traiter. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant. Voici les autres étapes : Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements
Opérations
369
Date et commentaire de paiement
Indiquez la date à laquelle le paiement doit être généré ainsi que le commentaire à affecter à la ligne de paiement. Toutes les échéances trouvées par le logiciel auront la date de paiement et le commentaire saisis. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’opération. Voici la dernière étape : Génération automatique des paiements
Gestion
370
Génération automatique des paiements
Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les échéances non réglées correspondant aux critères définis dans l’assistant. Pour chaque échéance, sont indiqués le code tiers, le mode de règlement, la date de paiement indiquée dans l’assistant, le montant de l ‘échéance, le commentaire saisi dans l’assistant et la date d’échéance. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les échéances affichées. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les échéances pointées. Lorsque vous sélectionnez ces échéances, le champ Total pointé est mis à jour et correspond à l’ensemble des échéances pointées. Le menu contextuel permet de :
Tout pointer,
Tout dépointer,
Modifier le RIB,
Propriétés.
Validez par le bouton OK pour générer les paiements correspondants. Un message de confirmation est affiché. Validez pour les générer ou refusez pour retourner dans la liste des échéances. Après la génération des paiements, vous pouvez accéder à la remise en banque afin de remettre en banque les paiements générés.
Opérations
371
Transfert en comptabilité
Le transfert en comptabilité
Cette option permet de transférer directement vos écritures dans EBP Comptabilité. EBP Comptabilité n’apparaît que si vous avez indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences (menu Dossier + Propriétés) le dossier comptable dans lequel les écritures doivent être récupérées. Le transfert en comptabilité permet de générer les écritures comptables correspondant aux opérations de ventes, achats, TVA, échéances, règlements clients et fournisseurs enregistrées dans votre gestion commerciale. L’opération de transfert en comptabilité est irréversible. Nous vous conseillons fortement d’effectuer une sauvegarde (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de lancer le transfert comptable. ATTENTION !! Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez, avant le premier transfert, choisir, compléter et vérifier différents paramètres, ensuite seulement lancez le transfert en comptabilité.
Période
Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert.
Comptabiliser les
Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et dans Comptabilité, le logiciel vous demandera de récupérer des écritures provenant d’un autre logiciel EBP lors de l’ouverture du dossier ou par le menu Outils + Import de données + Import écritures. Vous pourrez intégrer ces écritures en mode simulation afin de les vérifier.
Gestion
372
Options du transfert comptable
Lors du transfert en comptabilité, vous pouvez demander de transférer l’analytique. Les postes et grilles seront repris dans les familles de clients, fournisseurs ou d'articles selon le choix effectué dans le bouton Comptabilité des préférences du dossier. Il est possible de retransférer des pièces qui ont déjà été comptabilisées. Dans le cas où vous cochez cette option, le message suivant apparaît « Attention ! Des écritures comptables déjà passées dans votre comptabilité vont être à nouveau générées . Assurez vous que ces écritures ont été contre-passées dans votre comptabilité auparavant. » Ce message affiché pour répondre au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées) n’a aucun effet sur la Gestion Commerciale et vous informe de la nécessité de contre-passer vos écritures dans votre logiciel de Comptabilité.
Opérations
373
Paramétrage du transfert en comptabilité
Afin que votre transfert comptable soit correct, vous devez définir les différents comptes et journaux comptables nécessaires à la génération des écritures de ventes, d'achats, de TVA et de règlements. Tout d'abord, si vous possédez EBP Comptabilité, vous devez sélectionner le dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Recherchez le dossier comptable et cochez-le. Le lien avec la comptabilité est maintenant effectif et vous avez accès à la liste des numéros de compte et des journaux existants dans votre dossier comptable.
Paramétrage des numéros de compte
Les comptes comptables sont repris soit :
Dans la fiche (article, client, mode de règlement...),
Dans la fiche de la famille (articles, clients) si rien n’est indiqué dans la fiche,
Dans les préférences du dossier (onglet Racines de Comptes) si rien n’est indiqué dans la famille.
La saisie du compte comptable de l'escompte global, de la remise et de la remise supplémentaire est paramétrable uniquement dans les préférences du dossier dans le bouton Racines de Comptes. Vous pouvez également choisir de comptabiliser ou non ces opérations.
TVA : Taux, compte comptable et type de TVA
Le taux, le compte comptable et le type de TVA applicable doivent être paramétrés dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et de TPF. Les taux définis ici pourront être sélectionnés dans la fiche des familles d’articles et/ou dans la fiche des articles.
Tiers : racine de compte
Indiquez dans les préférences du dossier, la racine du compte client et fournisseur à prendre par défaut. En création d'une fiche client et fournisseur, le compte comptable sera automatiquement généré à partir de cette racine et des premiers caractères de la raison sociale. Le compte du tiers sera toutefois modifiable.
Journaux de ventes et d'achat
Indiquez dans les préférences du dossier le code du journal des ventes et des achats. Si vous avez EBP Comptabilité, sélectionnez directement dans la liste le code du journal souhaité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO v9 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale.
Journaux de banque et de valeurs à l'encaissement
Indiquez ici le code du journal de banque, de décaissements et le code du journal des valeurs à l'encaissement puis paramétrez vos fiches Modes de règlement et Banques en fonction du type de transfert souhaité pour vos règlements (clients et fournisseurs).
Gestion
374
Transfert comptable des règlements
Trois emplacements dans votre dossier sont destinés au journal et au compte comptable de trésorerie : les préférences du dossier, la fiche du mode de règlement, la fiche de la banque. Dans le mode de règlement, vous indiquez le compte et le journal de remise à l'encaissement et dans la fiche de la banque, vous indiquez le compte et le journal de trésorerie. Avant de paramétrer vos fiches, vous devez déterminer le type de transfert de paiements que vous souhaitez effectuer c’est-à-dire si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement.
1er cas : Vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement.
Indiquez un code journal de type valeur à l’encaissement dans la fiche des modes de règlements ainsi qu'un compte comptable (511) et saisissez un code journal dans la fiche de la banque et un compte comptable (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal d’encaissement : 411 au crédit 511 au débit Pour le journal de banque : 511 au crédit 512 au débit
2ème cas : Vous ne souhaitez pas gérer les valeurs à l’encaissement.
N’indiquez ni de code journal ni de compte comptable dans la fiche du mode de règlement mais saisissez un code journal dans la fiche de la banque ainsi que le compte de banque (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal de banque : 411 au crédit 512 au débit
Opérations
375
Communication Entreprise-Expert
Cette option permet de transférer vos écritures comptables vers un autre logiciel que EBP Comptabilité. Cependant, pour effectuer cette opération, il faut que le logiciel Communication Entreprise Expert soit installé sur votre ordinateur.
Période
Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert.
Comptabiliser les
Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et le logiciel Communication Entreprise-Expert sera lancé afin de générer le fichier au format souhaité.
Gestion
376
Lettres de relance
La lettre de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc que les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé par lettre ou par fax. La gestion des relances s’effectue à partir du menu Opérations.
Date de référence
La date de référence correspond à la date d’échéance qui doit être prise comme appui.
Nombre minimal de jours de dépassement
C’est le nombre de jours dépassés par rapport à la date d’échéance spécifiée en date de référence. A partir de ces deux indications, le logiciel va rechercher les échéances passées, donc antérieures à la date de référence plus le nombre de jours de dépassement.
Seuils
Le seuil est un montant de référence et permet de relancer uniquement les clients dont le solde dépasse ce seuil. Le seuil automatique est égal au montant d’encours saisi dans chaque fiche client. Donc si, lors de la relance, le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance s’éditera. Le seuil fixe est à saisir et s’applique pour tous les clients. Si le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance ne s’éditera.
Options
Quatre niveaux de relance sont gérés par le logiciel qui permettent d’éditer 3 lettres de relance différentes. Toutefois, les niveaux peuvent être gérés par client. Si vous pointez incrémentation automatique, le logiciel met à jour un compteur au niveau de chacune des échéances et prend la lettre correspondant au niveau de chaque échéance. Cependant, si vous avez plusieurs échéances et que certaines ont déjà été relancées, le logiciel applique la lettre de niveau le plus élevé. Pour que le niveau de relance soit incrémenté, il faut que la lettre ait été imprimée sur papier. Si vous ne faites que des aperçus, le niveau ne change pas. Si vous pointez Tenir compte du niveau de relance du client, le logiciel ne tient pas compte du niveau de relance de chacune des échéances mais du niveau indiqué dans la fiche client. Si vous pointez Indiquer un niveau de relance, le logiciel tient compte du niveau que vous indiquez dans la zone prévue. Vous choisissez donc le contenu de la lettre.
Sélection automatique du texte de la relance
Cette option permet de sélectionner automatiquement le texte qui correspond au niveau de relance incrémenté. Dans l’onglet Clients, vous pouvez indiquer une sélection de clients ou effectuer l’opération sur tous les clients. Vous pouvez également appliquer un filtre pour relancer un groupe de clients. Le contenu de chaque niveau de relance peut bien sûr être paramétré par l’outil Win générateur en cliquant sur le bouton Paramétrer. Les lettres imprimées peuvent être triées selon un critère précis que vous choisissez dans la liste déroulante.
Opérations
377
Télécopier une lettre de relance
Cette fenêtre permet d’envoyer votre lettre de relance par fax. Est indiquée la raison sociale du client. Ensuite, choisissez le contact auquel la lettre doit être adressée. Les contacts proposés sont ceux qui ont été saisis dans la fiche du client. Cependant, vous avez la possibilité de saisir ponctuellement le numéro et le nom de l’interlocuteur.
Gestion
378
DEB
La DEB
***Fonction non disponible en version millésimée*** La DEB un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne. DEB signifie Déclaration d’Echanges de Biens. Vous avez la possibilité d ‘éditer deux états PREPARATOIRES de la DEB : un exemplaire pour les introductions (arrivée d’une marchandise communautaire en France) et un autre pour les expéditions (départ d’une marchandise vers un autre Etat membre de l’UE). La déclaration est mensuelle, la date limite de dépôt étant le 10ème jour du mois qui suit la période de référence. Cette déclaration doit être effectuée à partir du moment où vos opérations de TVA dépassent certains seuils. En fonction de vos opérations de TVA, la déclaration sera soit simplifiée soit détaillée. Seuils depuis le 01/01/2002 :
INTRODUCTION
EXPEDITION
NIVEAU
> 2 300 000 €
> 2 300 000 €
1 – Détaillé avec valeur statistique
> 230 000 €
> 460 000 €
2 – Détaillé mais valeur statistique facultative
> 100 000 €
> 100 000 €
3 – Simplifié
< 100 000 €
4 – Simplifié avec données limitées
< 100 000 €
Pas de déclaration
Pour que les lignes de votre DEB, puissent être correctement générées, les informations suivantes doivent être saisies :
Le numéro d’identification pour votre société (menu Dossier + Propriétés + Coordonnées),
Le code régime, la nature de la transaction, la condition de livraison et le mode de transport par défaut (menu Dossier + Propriétés + Préférences + D.E.B.). Cependant, ces informations restent modifiables sur chaque ligne de la DEB,
La nomenclature UE et le poids net de chacun des articles susceptibles d’être vendus ou achetés sur la UE ( Données + Stock + Articles, onglet Complément),
Le code DEB de chacun des pays dont font partie les clients et les fournisseurs avec lesquels vous traitez sur la UE (le fichier des pays est accessible par la commande Divers du menu Données).
Opérations
379
Validation de la DEB
Les lignes qui apparaissent dans la DEB sont reprises des factures où le client et le fournisseur sont définis de type UE.
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été saisies,
Indiquez le type de déclaration. Si les différentes informations concernant la DEB ont été correctement renseignées, la majorité des colonnes sont remplies automatiquement. Cependant, les informations restent modifiables,
Indiquez si c’est une arrivée ou un départ de marchandises,
Indiquez la date que la déclaration doit avoir,
Saisissez une référence si besoin,
Le nom qui apparaît ici est le nom du contact saisi dans l’onglet Contact des Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Cependant, vous pouvez le modifier,
Saisissez le niveau d’obligation (1, 2, 3 ou 4) qui dépend du seuil et des opérations de TVA réalisées.
Quelques explications sur les différentes colonnes : Valeur fiscale : correspond au montant net HT et cette information est éditée sans décimale. Régime : fixe la nature de l’opération Valeur statistique : Valeur fiscale augmentée des frais accessoires et cette valeur est éditée sans décimale. Masse nette : exprimée en kilos, arrondis c’est-à-dire pour un poids net inférieur à 500 g vous aurez en masse nette 0 et pour un poids compris entre 500 et 1499 g vous aurez 1. Unités supplémentaires : pour certains articles qui ne se mesurent pas en kilos N° condition de livraison : ne peut être que 1 ou 2 et ils correspondent aux pays mentionnés dans les contrats de transport ( 1 pour la France et 2 pour les autres Etats membres). Pour obtenir plus d’informations sur la DEB, vous pouvez cliquer sur le lien Plus d’infos sur Internet qui vous connectera au site du ministère des finances et affichera une page concernant la DEB. Vous pouvez supprimer des lignes en utilisant le menu contextuel mais vous avez également la possibilité d’en saisir des supplémentaires. Lorsque le contenu de votre DEB est correct, vous devez valider les lignes pour pouvoir générer l’impression. Pour cela, utilisez le menu contextuel ou cliquez sur l‘icône . Les lignes disparaissent alors de l’écran et vous pouvez éditer votre DEB par le menu Impressions. La DEB peut également être éditée, à partir de cette fenêtre, par le menu contextuel avant de la valider définitivement. Vous avez également la possibilité de générer un fichier Intracom. C’est une opération irréversible, nous vous conseillons donc fortement de faire une sauvegarde auparavant. Le menu contextuel permet également d’accéder aux propriétés du tableau. Vous pouvez alors changer l’affichage des colonnes ou ajouter de nouvelles colonnes.
Gestion
380
Exemple de calcul de la valeur fiscale
Le 15 du mois M, la société B expédie les biens à l’attention de la société A. Les biens sont réceptionnés par la société A le 18 du mois M, date à laquelle la société B établit sa facture pour un montant hors taxe de 12 000 €. La facture 18 du mois M établie par la société B à l’attention de la société A se présente schématiquement de la façon suivante : Société B Société A Facture n° 150 du 18 M Produits A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % - 1000 € Produits B (NC 15) 3000 € Produits C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % - 1000 € Sous-total 1 10000 € - Remise de 10 % - 1000 € Sous-total 2 9000 € + Divers + 2000 € + Frais de transport + 1000 € Total général 12000 € Dans cette hypothèse, la facture du 18 du mois M emporte exigibilité de la TVA. Afin d’établir sa DEB à l’introduction au titre du mois M, la société A doit, en regard de la facture du 18 du mois M, déterminer, pour chaque produit possédant une nomenclature douanière différente, une valeur fiscale de la façon suivante : Prix d’achat du produit A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % (25 % x 4000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit B (NC 15) 3000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % (20 % x 5000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (40 % x 1000 €) - 400 € + Divers (40 x 2000 €) + 800 € + Frais de transport (40 % x 1000 €) + 400 € soit : 4800 €
Opérations
381
Génération d'un fichier Intracom
Le fichier intracom se génère depuis la déclaration d’échanges de biens, soit par le clic droit dans l’entête de la DEB, soit après la validation de cette dernière. Ce fichier est conçu selon la structure Intracom, correspondant à la description des enregistrements pour la transmission par voie informatique des informations statistiques. Ce format est compatible avec le logiciel IDEP/CN8, outil fourni gratuitement par les douanes, permettant entre autre traitement, de mettre en évidence toutes les erreurs de saisies que vous auriez pu commettre. Depuis la gestion commerciale, nous appliquons deux contrôles principaux sur les données générées :
1. Le numéro de TVA intracommunautaire du tiers : ce dernier doit être saisi sans espace ni point. Si vous avez inclus dans votre codification ces caractères, le traitement permettant la génération du fichier supprimera ces caractères. Par contre, toutes autres erreurs dans la cohérence du numéro de TVA seront mises en évidence par le logiciel IDEP/CN8.
2. Les factures d’avoirs : toutes factures d’avoirs émises sur un client de type UE doivent faire l’objet d’une déclaration à l’expédition. Le code régime associé à ce type de pièce est le code 25, code saisissable par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton DEB.
Remarque Le logiciel IDEP/CN8 mettra en évidence toutes les erreurs constatées dans votre DEB. Nous vous conseillons fortement de reporter les corrections dans la Gestion Commerciale (en particulier par rapport aux erreurs sur les numéros de TVA) ceci afin d‘éviter le retour de l’erreur à chaque déclaration, et par conséquent, la nécessité de la corriger à chaque fois.
Gestion
382
Impression de la DEB
Pour imprimer la DEB, utilisez la commande Déclaration d’échanges de biens du menu Impressions. Cette commande imprime la DEB en fonction des lignes et des renseignements que vous avez validé par le menu Opérations + Déclaration d'échanges de biens. L’édition obtenue ne peut en AUCUN CAS être envoyée à votre centre de collecte. C’est pour éviter cet envoi que nous avons apposé, sur l’état imprimé, le terme Non agréé. Vous devez donc impérativement utiliser le logiciel IDEP/CN8 fourni par les douanes pour effectuer votre déclaration Précisez la date de déclaration de la DEB au niveau de la période et choisissez le flux. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Le modèle dont vous disposez est modifiable par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu si vous souhaitez vérifier les valeurs éditées ou sur le bouton Imprimer.
Export au format PDF
Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat.
Opérations
383
Facturation périodique
Génération des factures périodiques
Dans cette fenêtre, s’inscrivent toutes les factures à générer que vous avez déterminé dans l’option Factures périodiques. Sélectionnez les pièces que vous souhaitez valider et cliquez sur Générer. Le logiciel génère automatiquement les factures correspondantes. Vous pouvez également supprimer des factures à générer par le bouton Supprimer.
Gestion
384
Mise à jour des facturations périodiques
La Mise à jour des facturations périodiques permet de faire un traitement global ou non sur le paramétrage des factures périodique du dossier. La Mise à jours des facturations périodiques s'effectue par le menu Facturation périodique, du menu Opérations. Cet assistant permet d'activer ou désactiver les options Actualiser les prix et Appliquer les promotions dans les fiches de paramétrage des facturation périodiques. Voici les autres étapes de la mise à jour des facturations périodiques : Choix de l'option, Choix des Données à modifier, Choix des fiches à modifier, Intervalle de sélection, Récapitulatif de la mise à jour.
Opérations
385
Récapitulatif de la mise à jour
Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents éléments et de revenir en arrière si nécessaire.
Gestion
386
Alertes
Alertes sur la facturation périodique
Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les alertes du jour paramétrées sur la facturation périodique. Pour chaque alerte, sont indiquées la date d’alerte et la raison sociale du client concernée par l’alerte. Tant que vous n’avez pas imprimé une alerte, elle est conservée dans cette fenêtre. Le bouton Sélectionner tout permet de sélectionner simultanément toutes les alertes affichées. Le bouton Désélectionner tout permet de décocher toutes les alertes cochées. Le bouton Supprimer permet de supprimer définitivement les alertes de la fenêtre. Aucun traitement ne pourra être effectué sur ces alertes. Dès que vous avez sélectionné les alertes à traiter, cliquez sur le bouton OK.
Opérations
387
Impression des alertes
Pour les alertes sélectionnées, vous devez choisir les impressions à effectuer. Vous pouvez éditer la liste des clients et un courrier. L’édition de la liste des clients affiche la fenêtre d’impression des clients et l’impression d’un courrier affiche la fenêtre des courriers et lettres types. Cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix. Les alertes seront alors considérées comme traitées et elles n’apparaîtront plus dans la liste des alertes à traiter. Les boîtes d’impression apparaîtront l’une après l’autre. En cliquant sur le bouton Annuler, vous revenez dans la liste des alertes à traiter.
Gestion
388
Classification des clients
Définition des classifications
La classification consiste en la définition de statuts clients (16 possibilités) répartis dans une grille, laquelle dispose d’un intervalle de chiffre d’affaires et ou d’un intervalle de périodicité. Ces statuts sont définis pour l’ensemble du dossier, et répercutés sur chaque client, selon les intervalles définis, soit lors d’un traitement global de mise à jour de la fiche client, soit lors d’une facturation. Pour définir vos classifications (ou statuts clients), allez dans Opérations + Classifications des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications. Créez vos statuts clients en cliquant sur l'icône . Les icônes et permettent de classer vos statuts dans l'ordre que vous souhaitez. Si vous avez créé un statut que finalement vous n'utilisez pas, cliquez sur l'icône pour le supprimer.
Remarque
Il existe par défaut le statut Aucun, non visible dans cet onglet, qui est utilisé si le contact ne répond à aucun des critères. Dès que vous avez créé vos statuts, cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille afin de définir vos intervalles de périodicité et ou de chiffre d'affaires.
Opérations
389
Paramétrage de la grille
Avant de paramétrer cet onglet, vous devez auparavant définir vos statuts dans l'onglet Définition des classifications. Dès que vous avez défini vos statuts, vous devez donc, paramétrer votre grille selon un intervalle de périodicité et ou de chiffre d'affaires. Vous avez donc 3 possibilités pour définir votre grille :
Seul l'intervalle de périodicité suffit à décider du statut de votre client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra à la période de facturation la plus récente et pour laquelle la condition est remplie,
Seul le chiffre d'affaires suffit à décider du statut de votre contact. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie.
Autant le chiffre d'affaires et la périodicité sont considérés pour décider du statut du client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé sur la période la plus récente.
Légende
1. Activation de l'intervalle de période
5. CA minimum
2. Période la plus proche
6. CA maximum
3. Période la plus éloignée
7. Grille de statuts
4. Activation de l'intervalle de chiffre d'affaires
La classification affectée à chaque client est visible dans l'onglet Autres données de la fiche client.
Mise à jour de la classification
La classification est mise à jour lors d’un traitement global, accessible depuis le menu Opérations + classification des clients, ou lors de la saisie d’une facture, à sa validation. La mise à jour par traitement global permet, dès que vous avez paramétré votre grille, d'affecter la classification correspondante à votre client. Elle permet également de mettre à jour à la fois la classification théorique et la classification réelle. Pour effectuer cette mise à jour, cliquez sur le bouton OK dans la fenêtre où vous avez paramétré votre grille.
Gestion
390
La mise à jour à la facturation permet de mettre à jour uniquement la classification théorique de votre client en fonction de la grille paramétrée et sans qu'il soit nécessaire de valider une option supplémentaire.
Opérations
391
Exemple de classification sur la périodicité
Vous avez décidé de ne gérer que deux statuts, Clients et Prospects, et vous considérez que seul le critère de périodicité suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont la dernière facture date de plus de 9 mois n’est plus un client mais un prospect, par contre, un contact dont la dernière facture date de moins de 6 mois est un client et non plus un prospect. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril.
Comment le traduire dans la grille de statuts ?
1. Allez dans le menu Opérations + Classification des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications.
2. Créez les statuts Prospect et Client.
3. Cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille.
4. Cliquez sur l'option Pour une période moins de.
5. Indiquez la périodicité : le mois plancher se calcule automatiquement en fonction du mois courant.
6. Affectez le statut Client et Prospect sur chaque ligne correspondant à la période.
Création des factures pour illustrer l’exemple
1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :
En date du 06/04/2004,
En date du 15/02/2004,
En date du 01/01/2004,
En date du 15/12/2003,
En date du 01/11/2003,
En date du 01/01/2000.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 3 factures ont été émises entre Avril 2004 et Janvier 2004, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et octobre 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Juillet 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Avril 2003. Une facture a été émise avant le mois d’Avril 2003, elle est donc exclue des critères définis. Par conséquent, nous trouvons notre client dans les 4 lignes de notre tableau à une dimension.
Gestion
392
Dans notre exemple, notre contact est donc CLIENT puisque la classification choisie correspond à la période de facturation la plus récente, et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue du haut vers le bas. 2ème cas : Pour un client (autre que le client du 1er cas), créez 1 facture au 01/11/2003. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 1 facture a été émise entre Avril 2004 et Juillet 2003, 1 facture a été émise en Avril 2004 et Avril 2003. Par conséquent, nous trouvons notre client dans la 3ième et 4ième ligne de notre tableau à une dimension. Selon le principe énoncé plus haut, la classification choisie sera la première pour laquelle la condition est remplie, soit la 3ième ligne. Dans notre exemple, notre contact est donc PROSPECT.
Opérations
393
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires
Vous considérez que seul le critère de chiffre d’affaires suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 1000 Euros est un client faible, alors qu’un contact dont le chiffre d’affaires est supérieur à 20000 Euros est un excellent client.
Comment le traduire dans la grille de statuts ?
Comme dans l’exemple sur la périodicité, créez les statuts faible, moyen, bon et excellent puis répartissez ces statuts dans votre grille, en ayant au préalable déterminé votre intervalle de chiffre d’affaires.
Création de factures pour illustrer l’exemple
1er cas : Pour un même client, créez 4 factures comme suit :
Une facture de 500 Euros HT,
Une facture de 1000 Euros HT,
Une facture de 5000 Euros HT,
Une facture de 30000 Euros HT.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé du client est de 36500 Euros, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 et 25000. Notre contact est donc à la fois faible, moyen, bon et excellent. Un choix s’impose donc nécessairement. Ce choix est imposé par l’application, selon le principe suivant : la classification choisie sera celle correspondant au chiffre d’affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue de la gauche vers la droite. Dans notre exemple, notre contact est donc EXCELLENT. 2ème cas : Pour un même client (différent du cas précédent), créez une facture de 500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : le CA de ce client ne dépasse pas 500 Euros, il ne rentre dans aucun des intervalles, le contact est donc affecté du statut AUCUN. 3ème cas : Pour un 3ème client, créez une facture de 1500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA de ce client est supérieur à 1000 Euros, mais inférieur à 5000, 15000 et 25000, le contact est donc affecté du statut FAIBLE.
Gestion
394
4ème cas : Pour un 4ème client, créez une facture de 1500 Euros HT, une facture de 5500 Euros HT, une facture de 10000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé de ce client est de 17000, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 mais inférieur à 25000 Euros, le contact est donc affecté du statut BON.
Opérations
395
Exemple de classification selon le double critère
Dans ce cas de figure, nous considérons autant la période que le chiffre d’affaires réalisé, avec la logique suivante : plus le chiffre d’affaires du client est récent et élevé et plus le client tend vers l’excellence. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril.
Comment le traduire dans la grille de statuts ?
Création des factures pour illustrer l’exemple
1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :
En date du 06/04/2004 pour 1000 Euros HT,
En date du 15/02/2004 pour 2000 Euros HT,
En date du 01/01/2004 pour 1500 Euros HT,
En date du 15/12/2003 pour 5000 Euros HT,
En date du 01/11/2003 pour 20000 Euros HT,
En date du 01/01/2000 pour 25000 Euros HT.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : Entre Avril 2004 et Janvier 2004, nous avons un cumul CA de 4500 Euros, Entre Avril 2004 et Octobre 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Juillet 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Avril 2003, nous avons un CA de 29500 Euros. Par conséquent, le contact de notre exemple est qualifié d’EXCELLENT
Gestion
396
La mise à jour de la classification
La mise à jour peut s'effectuer sur l'ensemble des clients ou sur une sélection de clients en précisant l'intervalle dans l'étape suivante. En cochant l'option Classification réelle, non seulement la classification théorique sera mise à jour mais également la classification réelle. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération de mise à jour.
Opérations
397
Une sélection de clients
Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle de clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code client.
Gestion
398
Une sélection de familles de clients
Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de familles de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des familles clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients compris dans l'intervalle de familles de clients seront mis à jour.
Opérations
399
Une sélection de commerciaux
Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de Commerciaux dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des commerciaux sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients rattachés aux commerciaux compris dans l'intervalle seront mis à jour.
Gestion
400
EBP Gescom Pocket
Opérations
401
Envoi des données vers le PDA
Gestion
402
En mode socle
Envoi des données vers le PDA en mode socle
* Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant l’envoi des données vers le PDA en mode mobile, cliquez ici. Avant d’effectuer l’envoi des données, il faut installer le logiciel ActiveSync qui est généralement fourni avec le PDA ou le télécharger sur le site de Microsoft. Après installation de l’application, ActiveSync est automatiquement lancé si le PDA est connecté au PC. Suivez les différentes étapes de paramétrage et dans l’étape de paramétrage des synchronisation, vous devez cocher l’option Fichiers. Si l’option Fichiers n’a pas été cochée lors du paramétrage d’ActiveSync, vous pouvez le faire par le menu Outils + Options dans ActiveSync. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Choix du commercial Indiquez le commercial pour lequel vous souhaitez envoyer les données. Si vous cliquez sur l’icône , vous accédez alors à la liste des commerciaux. Seuls les commerciaux pour lesquels vous avez coché l’option Disponible sur PDA apparaissent dans cette liste. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Tous les commerciaux voient tous les clients Lorsque vous envoyez vos données vers le PDA, ce sont les clients du commercial sélectionné qui sont envoyés. Cependant, vous pouvez demander à envoyer tous les clients en cochant l’option Tous les commerciaux voient tous les clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des articles en mode socle Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Opérations
403
Sélection des articles en mode socle
Pour une aide sur la sélection des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Gestion
404
Intervalle des articles en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Opérations
405
Intervalle des familles d'articles en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des familles d’articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Gestion
406
Intervalle des fournisseurs en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des fournisseurs en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Opérations
407
Sélection des clients en mode socle
Pour une aide sur la sélection des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Gestion
408
Intervalle des clients en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Opérations
409
Intervalle de familles de clients en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des familles de clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille de clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Validation du traitement en mode socle
Gestion
410
Validation du traitement en mode socle
Pour une aide sur la validation du traitement en mode mobile, cliquez ici. La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et l’envoi des clients ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode Socle. Il faut, d’ailleurs, que le PDA soit sur son socle pour pouvoir récupérer les données.
Opérations
411
En mode mobile
Envoi des données vers le PDA en mode mobile
* Fonction non disponible en version Standard * L’envoi en mode mobile n’est possible que si vous avez un code de débridage qui mentionne le mode mobile. Si vous allez dans le menu ? + Licence, il doit être indiqué Gescom Pocket (GPRS). Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA en mode mobile. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cochez l’option Envoi en mode mobile. E-mail Cette adresse e-mail vous permet de recevoir le rapport d’envoi des données. Indiquez donc l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir ce rapport. Commerciaux Vous pouvez envoyer tous les commerciaux ou une sélection de commerciaux. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des commerciaux en mode mobile Sélection des articles en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Gestion
412
Sélection des commerciaux en mode mobile PDA
Cette étape n’est affichée que si, dans l’étape précédente, vous avez choisi d’envoyer une sélection de commerciaux. Indiquez donc l’intervalle des commerciaux à traiter pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des articles en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Opérations
413
Sélection des articles en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Gestion
414
Intervalle des articles en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Opérations
415
Intervalle des familles d'articles en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Gestion
416
Intervalle des fournisseurs en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Opérations
417
Sélection des clients en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Gestion
418
Intervalle des clients en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Opérations
419
Intervalle de familles de clients en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille de clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Validation du traitement en mode mobile
Gestion
420
Validation du traitement en mode mobile
La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et la sélection des commerciaux ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode mobile.
Opérations
421
Réception des commandes passées sur un PDA
Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode socle
* Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant la réception des pièces passées sur le PDA en mode mobile, cliquez ici. Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cliquez sur le bouton Terminer. Le logiciel va alors vérifier la présence du fichier Orders.xml dans le répertoire \Mes documents\Nom du PDA Mes documents\EBP. Ce répertoire est également le répertoire d’échange pour l'envoi des données vers le PDA en mode socle. Ce répertoire apparaît sur le bureau du PC. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Pour valider le transfert, le PDA doit être sur son socle. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée. Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer. Une fois que le fichier est importé, le fichier n’est pas supprimé du répertoire. Cependant, si on réessaie l’import du même fichier, un message est affiché indiquant qu’aucune pièce n’a été importée.
Gestion
422
Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode mobile
* Fonction non disponible en version Standard * Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cochez l’option Réception en mode GPRS, indiquez la période des pièces à récupérer et cliquez sur le bouton Terminer. Le logiciel va alors interroger le serveur pour vérifier la présence d’un fichier contenant des pièces à importer. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée.
Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer.
423
Impressions
Sélection des affaires
Définissez ici les affaires à prendre en compte pour l’impression des fiches affaires en indiquant le code et le nom de la première et dernière affaire.
Gestion
424
Sélection des articles
Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection d'articles :
La définition d'un intervalle d'articles,
Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des articles et cliquez sur l’icône .
Impressions
425
Sélection des clients
Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de clients :
Le filtre sur la classification. Si vous avez paramétré une classification des clients, les différents statuts clients sont proposés dans une liste déroulante. Vous pouvez ainsi n'imprimer que les clients répondant à une classification précise,
La définition d'un intervalle de clients,
Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des clients et cliquez sur l’icône .
Gestion
426
Sélection des commerciaux
Définissez ici les commerciaux à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les commerciaux à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, cliquez sur le lien Filtres.
Impressions
427
Sélection des devises
Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise.
Gestion
428
Sélection des familles articles
Définissez ici les familles articles à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir.
Impressions
429
Sélection des familles clients
Définissez ici les familles clients à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir.
Gestion
430
Sélection des familles fournisseurs
Définissez ici les familles fournisseurs à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles fournisseurs à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir.
Impressions
431
Sélection des fournisseurs
Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de fournisseurs :
La définition d'un intervalle de fournisseurs,
Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier clients et cliquez sur l’icône .
Gestion
432
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu
Lorsque vous effectuez l’aperçu d’un document, des fonctions deviennent accessibles par le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris) ou par le volet de navigation.
Imprimer
Cette option édite directement le document sur l’imprimante sans que vous puissiez choisir les pages à imprimer et le nombre de copies.
Exporter au format PDF
Cette commande exporte les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr70_fra_full.exe. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré est automatiquement ouvert sous ACROBAT.
Exporter au format RTF
Cette option permet d’exporter les données contenues dans l’édition au format RTF. Le format RTF est un format texte qui est lu par Word. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Exporter au format JPEG
Cette option permet de générer une image de l’édition au format JPEG. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Exporter au format TIFF
Cette option permet de générer une image de l’édition au format TIFF. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Exporter au format HTML
Cette option permet de générer une image de l’édition au format HTML. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Exporter au format EXCEL
Cette option permet d’exporter des données vers Microsoft Excel. Un fichier au format CSV est généré et directement récupéré sous Excel depuis le logiciel EBP. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Envoyer par mail
Cette option permet d’envoyer par e-mail le document édité à l’écran sous forme de fichier PDF.
Copier
Cette commande permet de copier l’aperçu écran et de le coller dans un traitement de texte tel que WORD.
Zoom
Impressions
433
Cette option permet d’augmenter ou de réduire l’aperçu du document. Les zoom disponibles sont :
200 %,
150 %,
100 %,
50 %,
25 %,
Largeur de page,
Page entière.
Gestion
434
Impression des billets à ordre
***Non disponible en version millésimée*** Il s’agit de l’impression des billets à ordre pour vos fournisseurs. Avant d’utiliser cette impression, vous devez suivre la procédure suivante :
1. Créez un mode de règlement de type Billet à ordre, par l’option Modes de règlement du menu Données.
2. Saisissez le règlement du fournisseur par l’option habituelle accessible par Opérations + Règlements Fournisseurs, en choisissant le mode de règlement créé précédemment.
3. Validez le règlement par l’option Opérations + Décaissement. Attention : sélectionnez bien la banque source dont les coordonnées apparaîtront sur le billet à ordre.
4. Imprimez le bordereau par le menu Impressions + Billet à ordre.
Dans la fenêtre d’impression :
Précisez la période à prendre en compte.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Fournisseurs, sélectionnez une catégorie de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
435
Impression du portefeuille des devis
Pour imprimer le portefeuille des devis, utilisez la commande Portefeuille des devis du menu Impressions. Cette impression permet d’obtenir les devis effectués sur une période donnée et pour une date de livraison précise. Dans l’édition, vous obtiendrez donc les devis qui répondent aux deux critères que vous aurez défini dans les zones Période et Date de livraison.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des devis, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Articles, déterminez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
436
Impression du portefeuille des commandes
Pour imprimer le portefeuille des commandes clients ou fournisseurs, utilisez la commande Portefeuille des commandes du menu Impressions.
Vous pouvez obtenir les commandes clients ou fournisseurs par date de commande et date de livraison (ou réception) prévue : ainsi, renseignez les zones Période et Date de livraison (ou réception),
Choisissez le type de commandes : Non livrées, Soldées ou Toutes,
Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le tri par code article permet d’avoir une totalisation par article. En effet, si vous avez plusieurs commandes avec le même article, ce tri permettra d’obtenir pour l’article la liste des commandes dans lesquelles ils figurent,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des commandes, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients (ou Fournisseurs pour le portefeuille des commandes fournisseurs), indiquez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
437
Impression de la relation client
*** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer la relation client, sélectionnez la commande Relation client du menu Impressions. Cette option permet d’analyser ou de récapituler les actions et affaires créées selon différents modèles.
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez prendre en compte toutes les actions créées,
Choisissez si vous souhaitez imprimer uniquement les actions exécutées (un clic sur l’option Actions exécutées, si vous cliquez une 2ème fois, seules les actions non encore exécutées seront imprimées) ou toutes les actions,
Cochez l’option Affaires uniquement si vous souhaitez n’imprimer que l’affaire et ses statistiques, sans le détail des actions par affaire,
Vous pouvez également imprimer un seul type d’action en choisissant son type dans la zone Type d’action,
Indiquez si vous souhaitez imprimer toutes les actions, priorité confondue, ou seulement les actions rattachées à une priorité en choisissant cette priorité dans la zone Priorité,
Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués. Classez ces tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Code affaire, Type d’action, Date, Code client et Commercial,
Vous pouvez choisir des ruptures c’est-à-dire l’édition d’un sous-total par rupture choisie,
Dans l’onglet Affaires, précisez l’intervalle des affaires,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux.
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Remarque
Selon le modèle d’impression que vous choisissez, nous préconisons de choisir certaines options :
Modèle Historique des affaires et des actions par tiers : cochez les ruptures Code affaire et Client, dans la zone Ordre de tri, positionnez le tri Code client en premier suivi du tri Code affaire et ne sélectionnez pas les options Actions exécutées et Affaires uniquement.
Modèle Liste des tâches à faire : cochez l’option Actions exécutées, ne sélectionnez pas de rupture, n’indiquez pas de tri particulier afin d’obtenir les actions exécutées ou celles non exécutées.
Modèle Récapitulatif des actions par commercial : cochez la rupture Commercial et positionnez le tri Commercial en premier.
Modèle Standard : toutes les ruptures sont paramétrées dans le modèle d’impression, vous pouvez donc choisir votre ordre de tri et vos ruptures.
Modèle Historique affaire : cochez l’option Affaires uniquement, choisissez la rupture Code affaire et positionnez le tri Code affaire en premier.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
438
Impression des étiquettes
Pour imprimer des étiquettes fournisseurs, clients ou articles, utilisez la commande Fournisseurs, Clients ou Articles Stock du menu Impressions + Etiquettes. Pour chaque impression, vous pouvez indiquer une sélection de fournisseurs, clients ou articles en personnalisant l’intervalle dans l’onglet Fournisseurs, Clients ou Articles. Les étiquettes peuvent être imprimées selon différents tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition. Différents choix de modèles sont disponibles et ils peuvent être modifiés à votre convenance en utilisant Win Générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Vous avez la possibilité d’éditer une étiquette plusieurs fois en indiquant le nombre d’exemplaires souhaité. Pour les étiquettes articles, vous pouvez générer des étiquettes avec les codes barres en sélectionnant les modèles Etiquettes code barre (code 39), Etiquettes code barre (EAN 13) ou Etiquettes code barre (EAN 8). Vous avez également la possibilité d’imprimer les étiquettes en fonction de la quantité en stock c’est-à-dire d’éditer le nombre d’étiquettes propre au stock actuel de chaque article. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
439
Impression de l'échéancier
***Fonction non disponible en version millésimée*** Pour imprimer l’échéancier, utilisez la commande Echéancier du menu Impressions. Vous pouvez l’imprimer pour les clients ou les fournisseurs. L’échéancier permet de consulter pour chaque client ou fournisseur les échéances non réglées ainsi que leur date. Les clients ou fournisseurs sont édités en continu.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Modes de règlements, indiquez une sélection de modes de règlements,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
440
Impression du relevé de factures
Pour imprimer un relevé de factures, utilisez la commande Relevés de factures du menu Impressions. Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi).
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Appliquez un filtre,
Les modèles disponibles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Pièces, définissez vos critères d’impression,
Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
441
Impression des encours dépassés
Pour imprimer les encours dépassés, utilisez la commande Encours dépassés du menu Impressions. Cet état permet d’éditer les clients qui ont dépassé leur encours indiqué dans l’onglet Compte de la fiche client. Pour chaque client, vous obtenez son SOC (=solde des opérations courantes), son encours et le montant du dépassement.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle dont vous disposez est modifiable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Clients, déterminez une sélection de clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
442
Impression des paiements
Pour obtenir une aide sur l’impression des billets à ordre, cliquez ici. Pour imprimer les paiements, utilisez la commande Paiements du menu Impressions. Vous imprimez les paiements clients ou fournisseurs. Cet état est un récapitulatif de tous les paiements qui ont été saisis soit dans une facture soit dans Opérations + Règlements Clients ou Opérations + Règlements fournisseurs sur une période donnée.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,
Dans l’onglet Mode de règlement, précisez un intervalle de modes de règlement,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
443
Impression des bordereaux de remise en banque
Pour imprimer un bordereau de remise en banque, utilisez la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de remise en banque qui ont été réalisés par le menu Opérations + Remise en banque.
Indiquez un intervalle de numéros de pièces,
Précisez une période de dates de remises,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Exporter l’aperçu
***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel.
Gestion
444
Impression des bordereaux de décaissements
Pour imprimer un bordereau de décaissement, utilisez la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de décaissements qui ont été réalisés par le menu Opérations + Décaissements.
Indiquez un intervalle de numéros de pièces,
Précisez une période de dates de remises,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
445
Impression des lettres-chèque
Pour imprimer une lettre-chèque, utilisez la commande Lettres-chèque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les lettres-chèque qui ont été réalisées par le menu Opérations + Décaissements.
Indiquer les numéros de remise,
Indiquez la période sur laquelle les remises ont été effectuées,
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
446
Impression du tableau de bord
Le tableau de bord permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires sous forme de graphique. Pour éditer le tableau de bord sélectionnez la commande Tableau de bord du menu Impressions. Indiquez les années sur lesquelles vous souhaitez éditer ce tableau. Vous avez la possibilité d’éditer en kilos Euros. Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
447
Pièces
Impression des pièces
Pour imprimer les pièces, utilisez la commande Pièces du menu Impressions. Cela vous permet d’obtenir en continu toutes les pièces établies sur une période donnée. Attention : Toutes les pièces sélectionnées seront imprimées selon le même modèle.
Choisissez le type de pièce à imprimer. Vous avez le choix entre Devis, Commandes client, Bons de livraison, Factures, Commandes fournisseur, Bons de réception et Factures fournisseurs.
Précisez la période à prendre en compte,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Appliquez un filtre si besoin afin d’alléger le nombre de pièces à imprimer,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Options, définissez vos choix d’impression tel que le nombre d’exemplaires à imprimer.
Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients.
Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux.
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
448
Options d'impression des pièces
Pour imprimer les pièces de ventes ou d’achats, des options sont disponibles et permettent de définir des choix d’impression.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez imprimer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce à imprimer. Si vous voulez imprimer plusieurs pièces, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées.
Pièces non imprimées
Cette option permet d’imprimer uniquement les pièces qui n’ont pas encore été éditées. Dans le cas contraire, toutes les pièces sont imprimées.
Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la pièce
Lors de l’impression, le nombre d’exemplaires éditer pour chaque pièce est celui qui a été défini dans la fiche du client qui lui est associée. Dans le cas contraire, le logiciel édite le nombre d’exemplaires qui est indiqué dans le champ Nombre d’exemplaires.
Impressions
449
Traites
Impression des traites
Pour imprimer les traites, utilisez la commande Traites du menu Impressions. Cette impression vous permet d’éditer les traites des factures non réglées.
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Choisissez un modèle d’impression. Le modèle de traite est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Pièces, indiquez un intervalle de pièces et une période pour les dates d’échéances.
Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients.
Attention : Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances enregistrées avec un mode de règlement de type LCR et dont la case Impression traite est cochée. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
450
Onglet Pièces
L’onglet Pièces permet de définir les pièces et les dates d’échéances à prendre en compte.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez prendre en compte pour l’édition des traites en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Donc, seules les pièces comprises dans l’intervalle que vous indiquez sont prises en compte.
Dates déchéances
Déterminez la période des dates d’échéances à prendre en compte. Seules les factures non réglées et dont la date d’échéance est comprise dans l’intervalle auront une traite d’éditer.
Impressions
451
Liste des pièces
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats
Pour imprimer la liste des pièces de ventes ou d’achats, utilisez la commande Ventes ou Achats du menu Impressions + Listes des pièces. Pour les ventes, vous pouvez obtenir la liste des devis, commandes, BL ou factures. Pour les achats, vous pouvez obtenir la liste des commandes, BR ou factures.
Indiquez la période sur laquelle les pièces ont été établies et le type de pièce dont vous souhaitez avoir la liste.
Appliquez un filtre afin de limiter votre impression à quelques pièces selon des critères particuliers,
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs,
Dans l’onglet Commerciaux (accessible uniquement pour les pièces de ventes), définissez une sélection de commerciaux,
Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
452
Options d'impression de la liste des pièces de ventes
Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces de ventes. Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la livraison partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été livrées partiellement.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées.
Tri
Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine.
Impressions
453
Options d'impression de la liste des pièces d'achats
Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces d’achats. Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la réception partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été réceptionnées partiellement.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées.
Tri
Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine.
Gestion
454
Journaux
Impressions
455
Ventes
Impression du journal de ventes
Pour imprimer le journal des ventes, utilisez la commande Ventes du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,
Appliquez un filtre afin d’imprimer quelques factures,
Choisissez un modèle d’impression que vous pouvez éventuellement paramétrer par Win générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions.
Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,
Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,
Dans l’onglet Commerciaux, précisez une sélection de commerciaux,
Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
456
Options d'impression du journal de ventes
L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal de ventes en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte.
Tri
Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine.
Impressions
457
Achats
Impression du journal d'achats
Pour imprimer le journal d’achats, utilisez la commande Achats du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,
Appliquez un filtre,
Choisissez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,
Dans l’onglet Options, effectuez vos choix d’impression
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
458
Options d'impression du journal d'achats
L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal d’achats en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte.
Tri
Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine.
Impressions
459
Courriers et lettres types
Courriers et lettres types clients et fournisseurs
Pour envoyer une lettre à un client ou un fournisseur, utilisez la commande Lettres-type du menu Impressions. Ces lettres vous permettent de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients, fournisseurs. Une lettre-type est un modèle de lettre à partir duquel le logiciel génère le courrier proprement dit. Il existe des modèles de lettres-types qui peuvent être modifiés ou supprimés. Vous pouvez également créer de nouveaux modèles. La modification ou la création d’une lettre s’effectue à partir d’un traitement de texte. La lettre est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Aller dans le répertoire EBP \ GESTION \ LETTRES par l’explorateur Windows, Sélectionner un des fichiers et faire un clic avec le bouton droit de la souris tout en appuyant sur la touche Shift, Dans le menu contextuel, choisir Ouvrir Avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme (word ou wordpad...) puis cocher l'option "Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type".
Création d’une lettre
Pour créer une lettre, cliquez sur le bouton Créer. Ensuite, vous serez dans le traitement de texte où vous devrez saisir votre texte et insérer les variables du dictionnaire. Une variable correspond à un champ que vous avez déjà saisi dans la Gestion Commerciale (ex : le code client). Le dictionnaire contient différentes rubriques qui concernent notamment le client. Les variables permettent d’insérer une donnée qui est spécifique à chaque client. Elles apparaissent entre parenthèses sur la lettre mais à l’impression, elles sont remplacées par la donnée spécifique au client. Dès que la lettre est établie, enregistrez-la par l’icône et elle sera sauvegardée au format RTF.
Modification d’une lettre
Pour modifier une lettre, cliquez sur le bouton Modifier. Ensuite, apportez les modifications que vous souhaitez. Nous vous conseillons d’enregistrer la lettre modifiée sous un autre nom par le menu Fichier + Enregistrer sous pour garder la lettre d’origine.
Consultation d’une lettre
Pour consulter une lettre, utilisez le bouton Editer. Cette fonction permet de vérifier la mise en page des lettres et d’ajouter des précisions pour un tiers particulier : celles-ci n’affecteront pas la lettre-type . Le logiciel lance automatiquement le traitement qui fusionne la lettre-type avec les informations concernant chacun des clients ou fournisseurs. Les coordonnées du tiers et autres renseignements spécifiques aux tiers sont automatiquement intégrés à partir de la fiche du tiers. Un saut de page est généré entre chaque lettre.
Impression d’une lettre
Pour imprimer une lettre, cliquez sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer la lettre lorsque vous êtes en modification, en création ou en édition. Dans l’onglet Clients, définissez un intervalle de clients et faites de même dans l’onglet Fournisseurs.
Gestion
460
Envoi d'un mailing commercial par le Net
La fonction Lettres types et Courriers permet d’envoyer des lettres ou des mailings commerciaux ou administratifs à l’attention de vos clients ou fournisseurs par le moyen de la messagerie Internet (e-mail). Le contenu de cet e-mail n’est pas limité aux courriers, des documents peuvent y être joints. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Joindre puis ces documents sont listés dans la zone Pièces jointes. Vous pouvez également indiquer un message particulier et le sujet du mail. Enfin, cet envoi peut être individualisé (un mail par client ou par fournisseur) ou groupé (un seul mail est envoyé à l’ensemble des clients ou fournisseurs sélectionnés). Dans ce dernier cas, un seul destinataire s’inscrit dans la zone A et les autres destinataires s’inscrivent en CCI.
Impressions
461
Création d'un classeur
Un classeur correspond à un thème et peut vous permettre de distinguer les différents types de lettre en les rangeant dans les classeurs. Si aucun classeur existe, vous pouvez en créer par le bouton Nouveau puis saisir le nom du classeur.
Gestion
462
Création d'une lettre
Renseignez le nom de la lettre et le classeur dans lequel elle doit être annexée. Vous pouvez ne pas l’affecter un classeur bien particulier. Elle apparaîtra directement dans la liste.
Impressions
463
Données
Impression des affaires
Pour imprimer les affaires, utilisez la commande Affaires du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Affaires, précisez une sélection d'affaires.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
464
Impression des articles
Pour imprimer les articles, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des articles ou une fiche détaillée de chaque article en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, définissez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
465
Impression des clients
Pour imprimer les clients, utilisez la commande Clients du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des clients ou une fiche détaillée de chaque client en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant
Dans l’onglet Clients, précisez une sélection de clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
466
Impression des commerciaux
Pour imprimer les commerciaux, utilisez la commande Commerciaux du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des commerciaux ou une fiche détaillée de chaque commercial en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Commerciaux, indiquez une sélection de commerciaux.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
467
Impression des familles d'articles
Pour imprimer les familles d’articles, utilisez la commande Familles d’articles du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles d’articles ou une fiche détaillée de chaque famille d’articles en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles d'articles, indiquez une sélection de familles d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
468
Impression des familles de clients
Pour imprimer les familles de clients, utilisez la commande Familles de clients du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles de clients ou une fiche détaillée de chaque famille de clients en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles clients, définissez une sélection de familles clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
469
Impression des familles de fournisseurs
Pour imprimer les familles de fournisseurs, utilisez la commande Familles de fournisseurs du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez un intervalle de familles fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
470
Impression des fournisseurs
Pour imprimer les fournisseurs, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des fournisseurs ou une fiche détaillée de chaque fournisseur en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
471
Impression des textes standards
Pour imprimer les textes standards, sélectionnez la commande Textes standards du menu Impressions + Données. Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des textes standards ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des textes standards. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
472
Banques
Impression des banques
Pour imprimer les banques, utilisez la commande Banques du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Banques, précisez une sélection de banques.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
473
Sélection des banques
Définissez ici les banques à prendre en compte pour l’impression des fiches banques en indiquant le code et le nom de la première et dernière banque.
Gestion
474
Codes remises
Impression des grilles de remise
Pour imprimer les grilles de remise, utilisez la commande Codes remises du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Codes remises, indiquez une sélection de codes remises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
475
Sélection des remises
Définissez ici les grilles de remise à prendre en compte pour l’impression des fiches codes remises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de remise.
Gestion
476
Devises
Impression des devises
Pour imprimer les devises, utilisez la commande Devises du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des devises. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant
Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
477
Sélection des devises
Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise.
Gestion
478
Frais de port
Impression des frais de port
Pour imprimer les frais de port, utilisez la commande Frais de port du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Frais de port, précisez un intervalle de frais de port.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
479
Sélection des frais de port
Définissez ici les frais de port à prendre en compte pour l’impression des fiches frais de port en indiquant le code et le libellé du premier et dernier frais de port.
Gestion
480
Grilles de tarifs
Impression des grilles de tarifs
Pour imprimer les grilles de tarifs, utilisez la commande Grilles de tarifs du menu Impressions + Données.
L'option Famille article puis par code article permet de trier dans la partie Articles de la grille de tarifs les articles par code famille puis par code article,
Le seul modèle disponible est une fiche des grilles de tarifs. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Grilles de tarifs, indiquez une sélection de grilles de tarifs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
481
Sélection des grilles de tarifs
Définissez ici les grilles de tarifs à prendre en compte pour l’impression des fiches grilles de tarifs en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de tarif.
Gestion
482
Localisations / Rayons
Impression des localisations / rayons
Pour imprimer les localisations, utilisez la commande Localisations / Rayons du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des localisations. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Localisations, définissez l’intervalle de localisations.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
483
Sélection des localisations
Définissez ici les localisations à prendre en compte pour l’impression de la liste des localisations en indiquant le code et le libellé de la première et dernière localisation.
Gestion
484
Modes de règlement
Impression des modes de règlement
Pour imprimer les modes de règlement, utilisez la commande Modes de règlement du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Modes de règlements, définissez l’intervalle des modes de règlements.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
485
Sélection des modes de règlement
Définissez ici les modes de règlement à prendre en compte pour l’impression des fiches modes de règlement en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de règlement.
Gestion
486
Promotions ou soldes
Impression des promotions ou soldes
Pour imprimer les promotions ou soldes, utilisez la commande Promotions ou soldes du menu Impressions + Données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Promotions, définissez l’intervalle des promotions ou soldes.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
487
Sélection des promotions ou soldes
Définissez ici les promotions ou soldes à prendre en compte pour l’impression des fiches promotions ou soldes en indiquant le code et le libellé de la première et dernière promotion ou solde.
Gestion
488
Unités
Impression des unités
Pour imprimer les unités, utilisez la commande Unités du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des unités. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Unités, indiquez la sélection des unités.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
489
Sélection des unités
Définissez ici les unités à prendre en compte pour l’impression de la liste des unités en indiquant le code et le libellé de la première et dernière unité.
Gestion
490
DEB
Impressions
491
Conditions de livraison
Impression des conditions de livraisons
Pour imprimer les conditions de livraisons, utilisez la commande Conditions de livraisons du menu Impressions + Données + DEB.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Dans l’onglet Conditions de livraisons, précisez un intervalle de conditions de livraison.
Le seul modèle disponible est une liste des conditions de livraisons. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Exporter l’aperçu ***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel.
Gestion
492
Sélection des conditions de livraison
Définissez ici les conditions de livraison à prendre en compte pour l’impression de la liste des conditions de livraison en indiquant le code et le libellé de la première et dernière condition de livraison.
Impressions
493
Modes de transport
Impression des modes de transport
Pour imprimer les modes de transport, utilisez la commande Modes de transport du menu Impressions + Données + DEB.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des modes de transport. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Modes de transport, indiquez une sélection de modes de transport.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
494
Sélection des modes de transport
Définissez ici les modes de transport à prendre en compte pour l’impression de la liste des modes de transport en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de transport.
Impressions
495
Nature des transactions
Impression des natures de transactions
Pour imprimer les natures de transactions, utilisez la commande Natures de transactions du menu Impressions + Données + DEB.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des natures de transactions. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Natures de transactions, précisez une sélection de natures de transaction.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
496
Sélection des natures de transaction
Définissez ici les natures de transaction à prendre en compte pour l’impression de la liste des natures de transaction en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nature de transaction.
Impressions
497
Nomenclatures NC8
Sélection des nomenclatures NC8
Définissez ici les nomenclatures NC8 à prendre en compte pour l’impression de la liste des nomenclatures NC8 en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nomenclature NC8.
Gestion
498
Impression des nomenclatures NC8
Pour imprimer les nomenclatures NC8, utilisez la commande Nomenclatures NC8 du menu Impressions + Données + DEB.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des nomenclatures NC8. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet NC8, précisez une sélection de nomenclatures NC8.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
499
Divers
Impression des départements
Pour imprimer les départements, utilisez la commande Départements du menu Impressions + Données + Divers.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Nom,
Dans l’onglet Départements / Pays, sélectionnez un intervalle de départements ou pays.
Le seul modèle disponible est une liste des départements. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats.
Gestion
500
Impression des pays
Pour imprimer les pays, utilisez la commande Pays du menu Impressions + Données + Divers. Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des pays ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des pays. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
501
Codes NAF
Impression des codes NAF
Pour imprimer les codes NAF, utilisez la commande Codes NAF du menu Impressions + Données + Divers.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des codes NAF. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Codes NAF, déterminez une sélection de codes NAF.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
502
Sélection des codes NAF
Définissez ici les codes NAF à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes NAF en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code NAF à imprimer.
Impressions
503
Codes postaux
Impression des codes postaux
Pour imprimer les codes postaux, utilisez la commande Codes postaux du menu Impressions + Données + Divers.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Ville,
Le seul modèle disponible est une liste des codes postaux. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Codes postaux, indiquez une sélection de codes postaux,
Dans l’onglet Départements / Pays, déterminez un intervalle de départements ou pays.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
504
Sélection des codes postaux
Définissez ici les codes postaux à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes postaux en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code postal.
Impressions
505
Sélection des départements et pays
Définissez ici les départements ainsi que les pays à prendre en compte en indiquant le code et le libellé du premier et dernier département et pays.
Gestion
506
Barèmes DEEE
Impression des barèmes DEEE
Pour imprimer les barèmes DEEE, allez dans le menu Impressions + Données + Divers + Barèmes DEEE.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des barèmes DEEE. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet DEEE, précisez un intervalle de DEEE.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
507
Sélection des barèmes DEEE
Définissez ici les barèmes DEEE à prendre en compte pour l’impression de la liste des barèmes DEEE en indiquant le libellé du premier et du dernier barème DEEE.
Gestion
508
Historique des ventes
Impression de l'historique des ventes par client
Pour imprimer un historique des ventes par client, utilisez la commande Client du menu Impressions + Historique des ventes. L’historique est un état qui se compose de toutes les lignes articles des différentes factures établies sur une période donnée et par client. En plus du sous-total par client, un sous-total par article est édité. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par client du montant HT et du net HT.
Indiquez la période d'impression,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Choisissez également si les articles vendus par client doivent être triés par code ou par date de vente,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez un intervalle de commerciaux,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
509
Impression de l'historique des ventes par article
Pour imprimer un historique des ventes par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des ventes. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par article du montant HT et du net HT.
Indiquez la période d'impression,
Choisissez les articles à imprimer : Simples et Composés ou Simples et Composants. Si vous optez pour la deuxième solution, les articles composés ne seront pas imprimés. Ce sont ces composants qui seront édités,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
L'option Ne pas imprimer le détail permet d'ignorer le détail pour chaque article et de n'imprimer qu'un total par article,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
510
Historique des achats
Impression de l'historique des achats par fournisseur
Pour imprimer un historique des achats par fournisseur, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Historique des achats. L’historique est un état qui ressort toutes les lignes articles dans les différentes factures établies sur une période donnée par fournisseur. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…
Indiquez la période d'impression,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,
Dans l'onglet Articles, sélectionnez un intervalle d'articles,
Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
511
Impression de l'historique des achats par article
Pour imprimer un historique des achats par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des achats. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…
Indiquez la période d'impression,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
512
Statistiques
Impression des commissions commerciaux
Pour imprimer les commissions des commerciaux, lancez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions + Statistiques. Les statistiques commissions commerciaux calculent la commission du commercial en fonction des ventes et de la formule de calcul établie dans la fiche du commercial.
Indiquez l’intervalle de dates dans Période de ventes si la formule de calcul a été créée sur le chiffre d’affaires réalisé ou dans Période d’encaissements si la formule a été établie sur le chiffre d’affaires encaissé,
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
513
Articles
Impression des statistiques articles
Pour imprimer des statistiques articles, sélectionnez la commande Articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Les statistiques articles permettent d’obtenir pour chaque article selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers articles de ce classement,
Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,
Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
514
Impression des statistiques par famille d'articles
Pour imprimer des statistiques par famille d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Les statistiques par famille d’articles permettent d’obtenir pour chaque famille d’articles selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires et la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de voir l’évolution des différentes données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les familles d’articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles d’articles de ce classement,
Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles d'articles, définissez l’intervalle des familles d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
515
Clients
Impression des statistiques clients
Pour imprimer des statistiques clients, lancez la commande Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques clients permettent d’obtenir pour chaque client selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers clients de ce classement,
Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
516
Impression des statistiques par famille de clients
Pour imprimer des statistiques par famille de clients, lancez la commande Famille de Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques par famille de clients permettent d’obtenir pour chaque famille de clients selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les familles de clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de clients de ce classement,
Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles clients, définissez l’intervalle des familles clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
517
Impression des statistiques comparatives
Pour imprimer des statistiques comparatives, sélectionnez la commande Comparatives du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques comparatives permettent de comparer 4 périodes différentes concernant le chiffre d’affaires réalisé client par client et l’évolution de leur CA d’une période sur l’autre.
Définissez les 4 périodes à comparer,
Indiquez un intervalle de chiffre d’affaires pour limiter l’impression,
L’édition peut être effectuée en kilos + devise du dossier en cochant l’option appropriée,
Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Clients, précisez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
518
Impression des statistiques croisées clients
*** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer des statistiques croisées clients, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Année, Mois, Commercial, Clients, Familles d’articles, Articles.
Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BL et les factures sont prises en compte,
Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,
Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Commercial, Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,
Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
519
Fournisseurs
Impression des statistiques par famille de fournisseurs
Pour imprimer des statistiques par famille de fournisseurs, sélectionnez la commande Famille de fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques par famille de fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Un autre tri est disponible : chiffre d’affaires. Ce tri classe les familles de fournisseurs par ordre d’importance et offre donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de fournisseurs de ce classement,
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez l’intervalle de familles fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
520
Impression des statistiques fournisseurs
Pour imprimer des statistiques fournisseurs, lancez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
521
Impression des statistiques croisées fournisseurs
***Disponible uniquement en version PRO*** Pour éditer des statistiques croisées fournisseurs, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Articles, Fournisseurs, Familles d’articles, Mois, Année.
Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BR et les factures sont prises en compte,
Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,
Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,
Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
522
Stock
Impression des mouvements de stock
Pour imprimer les mouvements de stock, sélectionnez la commande Mouvements du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Les mouvements de stock impriment l’ensemble des entrées et des sorties de l’article sur une période donnée. Vous pouvez éditer les mouvements sur tous les types de pièces (Sorties, Entrées, BL, Réceptions, Ventes, Achats, OF, Inventaires) ou sur une sélection. Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle d’impression peut être personnalisé par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
523
Impression de l'état de stock
Pour imprimer l’état de stock, lancez la commande Etat de stock du menu Impression + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état édite les quantités entrées et sorties de chaque article et les valeurs. Selon le modèle d’impression utilisé, vous obtiendrez :
Les entrées et les sorties en quantité et en valeur de chaque article ainsi que le stock final,
Un état avec uniquement le stock final pour chaque article,
Le stock final valorisé au dernier prix d’achat et au PMP,
Les entrées, les sorties et le stock final mois par mois en quantité et en valeur ainsi que le report des mois antérieurs et un total.
Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition.
Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Par défaut, les articles dont le stock est nul ne sont pas édités. Si vous souhaitez qu'ils soient imprimés, cochez l'option prévue à cet effet,
Dans l'onglet Articles, indiquez une sélection d'articles,
Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
524
Impression du palmarès de rotation
***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès de rotation permet de connaître le nombre de jours restant avant la rupture de stock pour chaque article. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès de rotation du menu Impressions + Stock.
Précisez la période d’impression. Cette période va permettre de savoir le nombre d’articles sortis sur cette période et ainsi de calculer le nombre d’exemplaires sortis par jour,
Cette édition est un palmarès des articles classés par le nombre de quantités sorties. L’option Imprimer les permet d’imprimer les n premiers articles de ce classement,
Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,
Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
525
Impression du palmarès des commandes
***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès des commandes permet de connaître pour chaque article le nombre commandé. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès des commandes du menu Impressions + Stock.
Précisez la période d’impression sur laquelle vous souhaitez connaître le nombre d’articles commandés par référence.
Ce palmarès peut être effectué pour les commandes clients et pour les commandes fournisseurs.
Dans l’onglet Articles, définissez un sélection d’articles.
Choisissez le tri à appliquer : quantité (vendue) ou valeur (chiffre d’affaires).
Cette édition est un palmarès des articles commandés classés par ordre d’importance. L’option Imprimer les permet donc d’imprimer les n premiers articles de ce classement,
Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,
Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs,
Dans l'onglet Devises, sélectionnez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
526
Impression du réapprovisionnement
Pour imprimer l’état de réapprovisionnement, sélectionnez la commande Réapprovisionnement du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cette impression édite uniquement les articles que vous devez commander pour honorer vos commandes clients. Sont indiquées les quantités minimum à commander.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, indiquez un intervalle d’articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
527
Impression de la disponibilité
Pour imprimer la disponibilité du stock, lancez la commande Disponibilité du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et fournisseurs. Il édite toutes les commandes clients et fournisseurs sur la période donnée. Le logiciel calcule le stock prévisionnel à partir du stock actuel + les commandes clients – les commandes fournisseurs.
Indiquez la date de livraison prévue,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, définissez un intervalle d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
529
Outils
Recalcul des données
Pour effectuer un recalcul des données, utilisez la commande Recalcul des données du menu Outils. Cette opération permet de recalculer les soldes clients et de mettre à jour les données statistiques des articles (entrée / sorties / ventes) en fonction des documents enregistrés. Cette opération peut prendre un certain temps.
Gestion
530
Réorganisation des fichiers
Pour réorganiser les fichiers, utilisez la commande Réorganisation des fichiers du menu Outils. La réorganisation peut être effectuée sur les fichiers suivants : Pièces, Clients, Fournisseurs, Articles, Paiements, D.E.B., Codes postaux et Autres fichiers de la base. Donc, cochez les fichiers que vous souhaitez réorganiser, puis cliquez sur OK. Ce traitement peut être long, c'est pourquoi nous vous conseillons de lancer le traitement la nuit ou lors d’une pause dans la journée si vous traitez de gros fichiers de travail.
Outils
531
Paramétrage des modèles
Pour accéder au paramétrage des modèles d’impression proposés dans le logiciel, vous avez deux solutions :
Allez dans le menu Outils + Paramétrage des impressions, choisissez la catégorie du modèle à modifier, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Ouvrir. Saisissez un nouveau nom et validez par le bouton OK. L’utilitaire pour paramétrer le modèle est alors ouvert,
Allez dans le menu Impressions, choisissez l’impression souhaitée, sélectionnez le modèle et cliquez sur le lien Modèle d'impression.
Gestion
532
Sauvegarde du format d'exportation
Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain export, en sélectionnant ce format les champs que vous souhaitez exporter seront automatiquement sélectionnés. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’import sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion).
Outils
533
Le journal des évènements
Le journal des évènements est accessible depuis le menu Outils + Journal des évènements. C’est une édition dans laquelle sont consignées toutes les factures, factures d’acompte et avoirs créés avec une date antérieure à la facture la plus récente. Différentes fonctionnalités du logiciel permettent d’enregistrer ou de générer une facture :
Copie de factures ou avoirs,
Création de factures d’acompte,
Création de factures ou avoirs,
Facturation périodique,
Livraison globale ou partielle,
Modification de factures ou avoirs,
Regroupement de pièces,
Transfert de pièces.
Les pièces qui apparaissent dans l’édition sont donc replacées dans leur contexte (quelle fonctionnalité a permis de créer cette pièce avec une date antérieure). Par défaut, tous les évènements sont affichés mais vous pouvez les demander sur une période précise en indiquant l’intervalle de dates.
Gestion
534
Champs personnalisés
Les champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, utilisez la commande Champs Personnalisés du menu Outils. Vous pouvez également les créer à partir de l’onglet Champs Personnalisés d’une fiche article, client, fournisseur ou commercial. Cette fenêtre vous permet de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant l’article, le client, le fournisseur ou le commercial. Nous vous conseillons fortement de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches articles, clients, fournisseurs et commerciaux. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements. Les champs personnalisés peuvent être repris lors des impressions en paramétrant le modèle.
Comment ajouter un nouveau champ ?
Nous allons ici prendre l'exemple du fichier articles dans lequel nous allons ajouter un champ Couleur afin de pouvoir préciser la couleur de chacun des articles. Sélectionnez la rubrique Articles. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la fiche Article. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) dépendent des formats définis dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Décimales. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Outils
535
Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul.
Gestion
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Une variable de type Entier est une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans décimales et pour laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur.
Outils
537
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0.
Gestion
538
Agenda
L'agenda
L’agenda vous permet de planifier tous vos rendez-vous avec vos clients et fournisseurs. Pour une utilisation optimum de cette fonctionnalité, vous devez auparavant paramétrer les contacts de vos fiches clients et fournisseurs. L’agenda est accessible depuis le menu Outils + Agenda.
Dans la fenêtre qui apparaît, vous obtenez le planning de la semaine qui correspond à la date système de votre ordinateur. Pour afficher une semaine précédente ou suivante, choisissez une date dans le calendrier à gauche de votre écran,
Dès que vous avez paramétré un rendez-vous, la plage horaire est marquée. Est également indiqué l’objet de votre rendez-vous et si vous pointez votre souris sur le rendez-vous apparaissent alors le client, le contact et ses coordonnées.
Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur l’option Supprimer l'événement par le menu contextuel.
Pour modifier un rendez-vous, double-cliquez dessus,
A gauche de votre écran, vous pouvez consulter vos tâches de la semaine en cliquant sur Tâches hebdomadaires. Sont indiqués tous les rendez-vous et appels téléphoniques que vous avez pu créer par l'agenda ou par la relation client.
Le menu contextuel donne accès aux fonctions suivantes :
des critères d'affichage de la grille (60, 30, 15, 10, 6 et 5 minutes)
Ajouter un nouvel événement.
Depuis le volet de navigation, vous avez accès à diverses options de l'agenda.
Outils
539
Ajouter un nouvel événement
Cet écran vous permet de paramétrer un nouveau rendez-vous.
Indiquez l'objet et l'emplacement du rendez-vous,
Sélectionnez des critères d'affichages,
Indiquez l’heure et la date de début et de fin du rendez-vous,
Indiquez si le rendez-vous est Privé ou si c'est une réunion,
Paramétrez un rappel du rendez-vous, un commentaire ainsi que la périodicité de ce rendez-vous.
Choisissez le type (rendez-vous ou appel téléphonique),
Précisez si c’est un rendez-vous avec un client ou un fournisseur et indiquez le code tiers,
Choisissez le contact en cliquant sur l’icône ,
Validez-le par le bouton OK.
Le rendez-vous apparaît alors dans votre planning.
Gestion
540
Options de l'agenda
Cette fenêtre vous permet de paramétrer les propriétés d’affichage dans l’agenda.
Définissez la vue quotidienne en indiquant une échelle de temps. Par exemple, si vous indiquez 30 minutes, vous aurez 2 plages par heure,
Indiquez les jours où vous travaillez. Par défaut, sont cochés les jours de Lundi à Vendredi.
Définissez le premier jour de la semaine,
Précisez la plage horaire que vous souhaitez voir apparaître dans l’agenda en indiquant l'heure de début et l'heure de fin,
Vous pouvez également ne pas afficher le samedi et le dimanche dans votre agenda en décochant l’option Compresser les week-end.
Vous pourrez également visualiser les rendez-vous des autres utilisateurs en cochant Afficher l'agenda des autres utilisateurs.
Si vous le souhaitez vous pourrez choisir d'Afficher l'agenda Outlook,
Si vous souhaitez que votre agenda s’affiche au lancement du logiciel, cochez l’option Afficher l’Agenda au démarrage.
Afin d’épurer l’historique de votre agenda, indiquez au bout de combien de jours les rendez-vous doivent être effacés.
Outils
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Suppression de données
Suppression de données
Pour supprimer des données, allez dans le menu Outils + Maintenance technique + Suppression des données. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Cette commande permet de supprimer les entrées, les sorties, les ordres de fabrication, les devis, BL, les factures transférées, les règlements clients transférés, les commandes fournisseurs, les bons de réception et les factures fournisseurs transférées. Cette option peut par exemple, être utile pour supprimer des devis qui ne sont plus utilisés. La suppression engendre également l’annulation des statistiques et les mouvements de stock rattachés aux pièces. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), avant toute suppression de données, il est nécessaire de procéder d’une part à une sauvegarde du dossier de Gestion Commerciale et d’autre part à un archivage des données à supprimer. Un bouton est proposée dans l’assistant de Suppression de données afin de réaliser l’archivage du dossier. Il est également accessible depuis le menu Outils + Maintenance technique + Archivage des données. La sauvegarde peut être réalisée en passant par le menu Dossier + Sauvegarde. Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de ventes (Devis, Commandes, Bons de livraison et Factures) à supprimer du dossier courant. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces d'achat Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients
Gestion
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Suppression des pièces d'achats
Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces d’achat (Commandes, Bons de réception et Factures) à supprimer du dossier courant. Seules les factures transférées en comptabilité peuvent être supprimées. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients
Outils
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Suppression des pièces de stock
Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de stock (Entrées, Sorties, Ordres de fabrication, Inventaires) à supprimer du dossier courant. Voici la dernière étape de la suppression de données : Suppression des paiements clients
Gestion
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Suppression des paiements
Indiquez la période et les paiements à prendre en compte (clients et fournisseurs). Seuls les paiements transférés en comptabilité peuvent être supprimés.
Outils
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Archivage des données
Archivage des données
Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), il est obligatoire de réaliser un archivage des données pour chaque année comptable. Cette opération est différente de la sauvegarde, qui reste une opération indispensable dont la fréquence doit être régulière. L’archivage est également nécessaire lorsque vous effectuez certaines manipulations telle que la suppression de données par exemple.
Gestion
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Import paramétrable
Import paramétrable-1
* Non disponible en version Standard * Pour effectuer un import dans votre dossier, utilisez la commande Import Paramétrable du menu Outils. L’opération d’import de données étant une opération délicate, nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. Seuls des articles, des clients ou des fournisseurs peuvent être importés. Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF et le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Dans cette première fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier.
Format d'import
Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table sélectionnée précédemment. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 2 Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
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Import paramétrable-2
Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut.
Le fichier est au format DOS
Un fichier au format DOS correspond à un fichier qui a été modifié sous DOS. Si vous cochez l’option, les caractères accentués sont importés. En revanche, dans le cas inverse, les caractères accentués sont ignorés et remplacés par un code ASCII.
Type
Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ.
Début des données
Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
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Import paramétrable-3
Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier.
Séparateur de champs
Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les séparateurs proposés sont la tabulation, le point-virgule, la virgule et l’espace.
Les champs Texte sont entourés par
Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets, des apostrophes ou rien, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés.
Ignorer les espaces à la fin des champs
Si dans votre fichier, vous avez des espaces à la fin des différents champs, vous avez la possibilité de les ignorer ou de les conserver. L’option Ignorer les espaces à la fin des champs permet de les supprimer.
Les noms des champs sont sur la première ligne
Cette option permet d’associer automatiquement les champs du fichier aux champs de la table à condition donc que le nom de chaque champ soit sur la première ligne du fichier. Si tel est le cas, cochez cette option. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
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Import paramétrable-3 bis
Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs les uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne.
Utilisation du clavier
Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
550
Import du fichier articles
Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer un code famille à prendre par défaut en importation des articles lorsqu'un article n'a pas de famille associé. Vous pouvez également ici mettre à jour les prix de vente d'articles existants (en import pour mise à jour).
Code Famille
Sélectionnez ici le code de la famille article à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille.
Génération automatique des codes articles
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code article à partir de la désignation. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans les Préférences du dossier, bouton Articles du menu Dossier + Propriétés.
Souhaitez-vous la mise à jour des tarifs ?
Cette option sert uniquement lorsque vous importez des articles pour une mise à jour et que vous souhaitez mettre à jour un prix article (d'achat, HT, ou TTC) ou un coefficient dans vos fiches articles. La mise à jour du prix de vente HT ou TTC peut s'effectuer sur tous les tarifs ou sur un tarif particulier, dans ce cas, sélectionnez dans la liste déroulante votre choix : Tous ou le tarif précis. L'étape suivante vous permettra d'indiquer le paramètre à recalculer. Concernant la mise à jour du prix d’achat, vous pouvez demander la recopie de ce nouveau prix d’achat dans le fournisseur principal. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
551
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer
Cette étape intervient uniquement si vous avez demandé la mise à jour des tarifs. Vous devez indiquer le paramètre à recalculer. Si vous avez demandé la mise à jour du prix d'achat, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le coefficient. Si vous avez demandé la mise à jour du coefficient, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le prix d'achat. Si vous avez demandé la mise à jour du prix de vente HT, le logiciel vous propose de recalcul soit le coefficient soit le prix d'achat. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
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Import du fichier clients
Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer, si vous le souhaitez, un code famille client, un mode de règlement et un commercial à intégrer par défaut, dans les fiches clients. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches clients qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import).
Famille - Mode de règlement - Commercial
Sélectionnez ici le code de la famille client, le code du mode de règlement et le code du commercial à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille, de code mode de règlement et de code commercial.
Copier l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison si la fiche du client ne possède pas d'adresse de livraison.
Génération automatique des codes clients
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code client à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Attribution automatique d'un numéro de compte
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences ). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
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Import du fichier fournisseurs
Cette étape est très importante. Elle permet de préciser une racine de compte, modes de règlements par défaut. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches fournisseurs qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import).
Famille
Indiquez le code famille à affecter aux fiches fournisseurs à importer qui n’ont pas de code famille dans le fichier d’import.
Mode de règlement
Sélectionnez ici le code du mode de règlement à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code mode de règlement associé.
Copier l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement si la fiche du fournisseur ne possède pas d'adresse d'enlèvement.
Génération automatique des codes fournisseurs
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code fournisseur à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Attribution automatique d'un numéro de compte
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
554
Import des tarifs fournisseurs
Pour importer les tarifs fournisseurs, votre fichier doit se composer au moins du code article et du code fournisseur. Les tarifs que vous allez importer vont être recopiés dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article. En cochant l’option Recopie du prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Tarifs de la fiche article, vous pouvez recopier les tarifs importés dans l’onglet Tarifs de la fiche article. Si tel est le cas, indiquez la donnée à recalculer : le prix de vente HT ou le coefficient de vente. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
555
Import du fichier Codes Postaux
Cette étape permet d’indiquer le pays correspondant aux codes postaux présents dans le fichier à importer. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
556
Import paramétrable-4
Association du fichier source avec la table
Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table par le bouton Associer. Le bouton Recommencer permet d’annuler toutes les associations effectuées afin de recommencer à zéro. Si vous avez associé un champ du fichier à un mauvais champ de la table, le bouton Libérer permet d’annuler cette association. Une fois l’importation terminée, cliquez sur le bouton Suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Voici la dernière étape de l’import paramétrable : Import paramétrable 5
Outils
557
Import paramétrable-5
Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes.
Enregistrer le format
Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier.
Gestion
558
Sauvegarde du format d'importation
Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’export sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion).
Outils
559
Export paramétrable
Export paramétrable-1
* Fonction non disponible en version Standard * Pour exporter dans un fichier des données, utilisez la commande Export paramétrable du menu Outils. Sélectionnez Texte pour générer un fichier texte. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de générer des fichiers à un format prédéfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exporté et le répertoire dans lequel vous souhaitez le générer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son répertoire, si vous souhaitez écraser un fichier existant.
Format d'export
Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure (ordre et champs) que le fichier que vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente exportation, sélectionnez le format dans la liste. Les champs à exporter seront automatiquement sélectionnés. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier export, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’export. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 2 Export paramétrable 3 Export paramétrable 4
Gestion
560
Export paramétrable-2
La liste de droite affiche la totalité des champs de la table à exporter. Sélectionnez le champ à placer en premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du fichier à obtenir. Le bouton Recommencer permet d’enlever tous les champs exportés dans le fichier et de choisir de nouveau les champs à exporter. Si vous avez choisi d’exporter un champ dont au final vous n’avez pas besoin, le bouton Libérer permet de le supprimer du fichier généré. Le bouton Tout exporter permet d’exporter tous les champs présents dans la table dans l’ordre où ils apparaissent. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 3 Export paramétrable 4
Outils
561
Export paramétrable-3
Dans cette fenêtre, il faut définir les propriétés du fichier.
Séparateur de champs
Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer au fichier à exporter (tabulation, espace, point virgule, virgule) ou encore un caractère de votre choix.
Les champs Texte sont entourés par
Vous pouvez ici indiquer un délimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adapté en fonction des choix effectués.
Séparateur de décimal
Si vous avez sélectionné un séparateur de champ autre que la virgule, vous avez le choix entre la virgule et le point comme séparateur de décimal. Si vous cochez l’option Utiliser le '.' comme séparateur de décimal, le point sera alors le séparateur de décimal. Dans le cas inverse, ce sera la virgule.
La première ligne devra contenir
Vous avez la possibilité de choisir le contenu de la première ligne du fichier. Le fichier peut donc débuter soit par les données, soit par le nom de champs, soit par le titre des champs. Si vous choisissez le nom ou le titre des champs, cela permet de connaître à quoi correspond chaque valeur. Voici la dernière étape de l’export paramétrable : Export paramétrable 4
Gestion
562
Export paramétrable-4
Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles que vous souhaitez récupérer et que leur ordre est correct.
Enregistrer le format
Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour générer ce même type de fichier, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors généré
Outils
563
Export des données vers le logiciel de cartographie
Export des données vers le logiciel de cartographie
Cette option permet d’exporter des données vers un logiciel de cartographie. Depuis ce logiciel, vous pourrez alors repérer vos clients par distance et par tâches communes ainsi qu’effectuer des statistiques. Vous pouvez, également, dans la gestion commerciale, depuis les fiches clients, les fiches fournisseurs, les pièces de ventes et les pièces d’achats localiser vos clients ou vos fournisseurs en cliquant sur le mot Code postal indiqué dans l’adresse. Indiquez si vous souhaitez exporter toutes les ventes ou une sélection de ventes et précisez le répertoire dans lequel le fichier doit être généré. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des clients à exporter Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres
Gestion
564
Sélection des clients à exporter
Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des clients à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les clients compris dans l’intervalle et rattachés au moins à une vente seront exportés. Donc, si un client est compris dans l’intervalle mais qu’il n’a pas été facturé, il ne sera pas exporté vers le logiciel de cartographie. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres
Outils
565
Sélection des commerciaux à exporter
Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des commerciaux à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les commerciaux répondant aux critères suivants seront exportés :
Etre compris dans l’intervalle indiqué ci-dessus,
Etre rattachés au moins à une vente,
Le client de la vente doit être compris dans l’intervalle indiqué dans l’étape précédente.
Voici la dernière étape de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection de la période et des filtres
Gestion
566
Sélection de la période et des filtres
Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez la période sur laquelle les pièces et les actions de la relation client doivent être exportées. Vous pouvez également limiter l’export des données en appliquant des filtres créées sur les pièces et la relation client. Enfin, choisissez le type d’action de la relation client que vous souhaitez exporter.
Outils
567
Imports Devis-Flash
Import Devis Flash
L’importation des données de Devis-Flash dans Gestion Commerciale impose d’abord de générer, depuis un assistant disponible dans la version 4.0 de Devis Flash, les fichiers. Cette exportation est accessible depuis le menu Outils + Migration vers EBP Gestion Commerciale. Un assistant vous permet de définir le dossier pour lequel vous souhaitez récupérer les données, et le répertoire dans lequel vous souhaitez générer les fichiers (par défaut, il s’agit de C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Devis\Export\) Il est important que vous reteniez le répertoire dans lequel vous allez générer vos fichiers Devis-Flash, il vous sera demandé lors de l’importation dans Gestion Commerciale Les données récupérées par Gestion Commerciale sont les suivantes :
Les articles
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Description commerciale
Résumé
Famille
Fournisseur
Prix de revient
Prix de vente HT
Taux de TVA
Compte vente
Compte vente export
Compte vente UE
Unité
Code barre
Notes en clair
Table clients
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Civilité
Nom
Adresse
Adresse suite
Code Postal
Ville
Pays
Téléphone
Mobile
Fax
Email
Site Web
NAF
N° TVA Intracommunautaire
Code Mode de règlement
Encours maximum
Compte comptable
Code famille
Gestion
568
Table Prospects
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Civilité
Nom
Adresse
Adresse suite
Code Postal
Ville
Pays
Téléphone
Mobile
Fax
Email
Site Web
NAF
N° TVA Intracommunautaire
Code famille
Table Fournisseurs
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Civilité
Nom
Adresse
Adresse suite
Code Postal
Ville
Pays
Téléphone
Mobile
Fax
Email
Site Web
NAF
N° TVA Intracommunautaire
Code famille
Table Unités
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Libellé
Table Modes de règlement
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Libellé
Type de paiement (Carte bancaire : CB, Chèque : CHQ, Prélèvement : PVT, Virement : VRT, Contre-Remboursement : CRB, Traite : TRT, Avoir : AVO, LCR : LCR, Lettre au porteur : LAP)
Echéance (Nb. Jours)
Outils
569
Table Contacts
Champs exportés depuis Devis Flash
Type
Codetiers
Civilité
Fonction
Nom
Tél
T mobile
Fax
e-mail
Table Famille clients
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Libellé
Table Famille articles
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Libellé
Remarques :
1. Les prospects de Devis-Flash sont récupérés dans la base Clients d’EBP Gestion Commerciale
2. Les codes familles clients dans Gestion commerciale sont au maximum sur 6 caractères. Dans Devis-Flash, les codes familles clients sont sur 8 caractères. Si vous avez créé des familles clients sur 8 caractères, celles-ci ne seront pas récupérées dans Gestion Commerciale.
L’importation dans EBP Gestion commerciale est accessible depuis le menu Outils + Imports Devis-Flash L’assistant affiche le répertoire par défaut dans lequel les fichiers sont générés, si vous avez défini un autre répertoire, vous devez ici le modifier. Cliquez ensuite sur OK pour démarrer l’importation des données.
A la fin de l’importation, un résumé sur le nombre d’enregistrements importés, modifiés et ignorés est affiché.
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Internet
La solution Oxatis
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide. Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis qui donne toutes les informations concernant le e-commerce. La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par le menu Internet + Créer un site Important ! ! L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de licence. Après création de votre site, vous devez impérativement Sauver les paramètres d’accès pour que la liaison puisse se faire automatiquement. Depuis cette fenêtre, vous pouvez :
Créer votre site,
Consulter votre site créé par OXATIS,
Administrer votre site,
Envoyer le catalogue de vos articles,
Télécharger les commandes effectuées depuis votre site.
Cette fenêtre s'affiche automatiquement au lancement du logiciel. L'option Ne plus afficher la page e-Solution au démarrage permet que cette fenêtre ne soit plus affiché à chaque lancement du logiciel.
Gestion
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Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...)
Envoi des données
Dans un premier temps, vous devez indiquer les paramètres d’accès à votre site e-commerce en cliquant sur l’option Paramètres d’accès au site e-commerce … Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :
Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer, dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,
Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche, ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.
Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de la Gestion Commerciale viendra écraser celui du site.
Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la commande soit effectuée par téléphone ou sur le web.
La synchronisation entre les données d’EBP et les données du site Web fonctionne ainsi :
Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web,
Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site.
Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5.
Forcer l’envoi des données
Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Sélection des options de l'envoi des données Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Sélection des options de l'envoi des données
Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case. Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer les articles du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données: Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
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Intervalle de sélection des articles à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle des articles à prendre en compte pour l’envoi des données, et seuls les articles dont la case En vente sur le Web aura été cochée (onglet Web de la fiche article) seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Intervalle de sélection des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles appartenant à ces familles seront pris. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
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Intervalle de sélection de fournisseurs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles rattachés à ces fournisseurs seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Critères d'envoi des contacts
Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de clients et de familles clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
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Intervalle de sélection des clients à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Intervalle de sélection des familles clients
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients appartenant à ces familles seront pris. Voici la dernière étape de l’envoi des données : Préparation des données
Gestion
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La préparation des données
Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations. Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes précédentes.
Internet
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Télécharger les commandes
Téléchargement des commandes
Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Gestion commerciale les commandes que vos clients ont effectuées sur votre site. Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de règlements, clients, articles et frais de port. Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande générée. Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale. Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :
Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;
Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc pas recréé ;
Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web :
o Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va vous permettre de contrôler cette identification ;
o En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette identification.
Voici l’étape suivante : Sélection de la période
Gestion
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Sélection de la période
Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées
Internet
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Choix du client
Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans votre Gestion Commerciale. Vous vous trouvez dans une des deux situations suivantes :
L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de la Gestion Commerciale ;
En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle est strictement identique à celle du client Internet.
Cliquez sur l’icône pour sélectionner un autre client ; ou Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ; ou Répondez Annuler, et le client sera créé.
Gestion
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Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos pièces de ventes via le courrier électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. Par exemple, vos commerciaux saisissent des commandes ou des devis de leurs clients dans EBP Gestion Commerciale et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis des mails ou Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale les réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles. Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux pièces de ventes, vous pouvez effectuer cette opération depuis la liste des pièces de ventes clients en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème Opérations du volet de navigation. Indiquez le type de pièces de vente à envoyer ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez envoyer ces pièces. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Sélection par numéro de pièce Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Internet
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Sélection par numéro de pièce
Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces de ventes à envoyer si vous ne souhaitez pas envoyer toutes les pièces créées sur une même journée par exemple. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Gestion
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Choix du format d'export
Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de pièces de ventes à envoyer et vous devez alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :
Envoyer un e-mail contenant les pièces de ventes,
Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée).
Voici la dernière étape de l'envoi des pièces de ventes : Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Internet
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Coordonnées du destinataire
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail contenant les pièces de ventes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG + le type de pièces envoyé.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail.
Gestion
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Création du fichier XML
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les pièces de ventes dans un fichier XML. Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération.
Internet
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Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails
Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Comme pour l'envoi des pièces de ventes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le logiciel l'interrogation de votre messagerie. Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Cette opération qui consiste à interroger la boîte de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte de mails). Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Pièces en attente apparaît en bas à droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation. Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par le répertoire du dossier depuis lequel la pièce a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur et l'adresse e-mail de l'émetteur. Quant à la pièce, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client concerné.
Conserver les numéros de pièces
Pour tous les types de pièces, vous pouvez choisir si ces pièces doivent être importées avec leur numéro d’origine ou si elles doivent être renumérotées en fonction de la dernière pièce présente dans le dossier. Si vous choisissez de les renuméroter, le numéro de la pièce d’origine est indiquée dans l’onglet Infos de la pièce en début de zone. Quant aux factures, elles sont obligatoirement importées avec leur numéro d’origine. Donc, une facture qui porte le même numéro qu’une facture déjà présente dans le dossier ne sera pas importée.
Remarques
Si le mail contient plusieurs pièces, la liste de toutes les pièces présentes sont affichées. L’importation concerne donc soit la totalité des pièces présentes dans le mail, soit aucune, il n’est pas possible d’importer une partie des pièces présentes dans le mail. Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
Gestion
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Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ?
La pièce émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la pièce, et la facture d’acompte qui aurait pu être générée. Par conséquent, sont récupérés :
Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison, référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),
Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),
Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,
La composition d’un article s’il y a lieu,
La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison, la description longue,
Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,
Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté.
Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs
Nous pouvons distinguer plusieurs cas :
Le dossier dans lequel la pièce a été créée ne contient aucune donnée commune avec le dossier dans lequel la pièce est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira à la création de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de règlement.
Le dossier dans lequel la pièce a été créée contient des données communes mais le libellé de la ligne d’article, dans la pièce émise, a été modifié.
Dans ce cas, l’importation de la pièce est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la pièce a été trouvé, mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit vous choisissez de créer un nouvel article. Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale)
Internet
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Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML
Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Les factures de vente ne peuvent pas être importées dans un souci de cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées). Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération.
Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
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Menu ?
Licence d'utilisation
Comment saisir le code d’activation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel ou par la commande Activer le logiciel du menu ?.
Activation automatique
L’activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Activation manuelle
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies. La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette date et rectifiez la si besoin est. Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance. Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service commercial au 01 34 90 80 20.
Gestion
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A propos de Gestion Commerciale
Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :
Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),
Changer le code d’activation.
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Divers
Félicitations
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Gestion
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Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :
Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),
Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),
En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15,
Divers
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Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).
Gestion
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CGV et Contrat de licence des progiciels EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut
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réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
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Internet
La solution Oxatis
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide. Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis qui donne toutes les informations concernant le e-commerce. La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par le menu Internet + Créer un site Important ! ! L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de licence. Après création de votre site, vous devez impérativement Sauver les paramètres d’accès pour que la liaison puisse se faire automatiquement. Depuis cette fenêtre, vous pouvez :
Créer votre site,
Consulter votre site créé par OXATIS,
Administrer votre site,
Envoyer le catalogue de vos articles,
Télécharger les commandes effectuées depuis votre site.
Cette fenêtre s'affiche automatiquement au lancement du logiciel. L'option Ne plus afficher la page e-Solution au démarrage permet que cette fenêtre ne soit plus affiché à chaque lancement du logiciel.
Gestion
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Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...)
Envoi des données
Dans un premier temps, vous devez indiquer les paramètres d’accès à votre site e-commerce en cliquant sur l’option Paramètres d’accès au site e-commerce … Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :
Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer, dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,
Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche, ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.
Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de la Gestion Commerciale viendra écraser celui du site.
Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la commande soit effectuée par téléphone ou sur le web.
La synchronisation entre les données d’EBP et les données du site Web fonctionne ainsi :
Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web,
Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site.
Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5.
Forcer l’envoi des données
Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Sélection des options de l'envoi des données Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Sélection des options de l'envoi des données
Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case. Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer les articles du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données: Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
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Intervalle de sélection des articles à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle des articles à prendre en compte pour l’envoi des données, et seuls les articles dont la case En vente sur le Web aura été cochée (onglet Web de la fiche article) seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Intervalle de sélection des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles appartenant à ces familles seront pris. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
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Intervalle de sélection de fournisseurs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles rattachés à ces fournisseurs seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Critères d'envoi des contacts
Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de clients et de familles clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
608
Intervalle de sélection des clients à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Intervalle de sélection des familles clients
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients appartenant à ces familles seront pris. Voici la dernière étape de l’envoi des données : Préparation des données
Gestion
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La préparation des données
Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations. Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes précédentes.
Internet
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Télécharger les commandes
Téléchargement des commandes
Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Gestion commerciale les commandes que vos clients ont effectuées sur votre site. Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de règlements, clients, articles et frais de port. Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande générée. Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale. Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :
Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;
Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc pas recréé ;
Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web :
o Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va vous permettre de contrôler cette identification ;
o En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette identification.
Voici l’étape suivante : Sélection de la période
Gestion
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Sélection de la période
Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées
Internet
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Choix du client
Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans votre Gestion Commerciale. Vous vous trouvez dans une des deux situations suivantes :
L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de la Gestion Commerciale ;
En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle est strictement identique à celle du client Internet.
Cliquez sur l’icône pour sélectionner un autre client ; ou Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ; ou Répondez Annuler, et le client sera créé.
Gestion
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Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos pièces de ventes via le courrier électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. Par exemple, vos commerciaux saisissent des commandes ou des devis de leurs clients dans EBP Gestion Commerciale et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis des mails ou Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale les réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles. Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux pièces de ventes, vous pouvez effectuer cette opération depuis la liste des pièces de ventes clients en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème Opérations du volet de navigation. Indiquez le type de pièces de vente à envoyer ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez envoyer ces pièces. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Sélection par numéro de pièce Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Internet
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Sélection par numéro de pièce
Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces de ventes à envoyer si vous ne souhaitez pas envoyer toutes les pièces créées sur une même journée par exemple. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Gestion
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Choix du format d'export
Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de pièces de ventes à envoyer et vous devez alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :
Envoyer un e-mail contenant les pièces de ventes,
Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée).
Voici la dernière étape de l'envoi des pièces de ventes : Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
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Coordonnées du destinataire
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail contenant les pièces de ventes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG + le type de pièces envoyé.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail.
Gestion
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Création du fichier XML
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les pièces de ventes dans un fichier XML. Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération.
Internet
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Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails
Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Comme pour l'envoi des pièces de ventes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le logiciel l'interrogation de votre messagerie. Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Cette opération qui consiste à interroger la boîte de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte de mails). Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Pièces en attente apparaît en bas à droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation. Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par le répertoire du dossier depuis lequel la pièce a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur et l'adresse e-mail de l'émetteur. Quant à la pièce, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client concerné.
Conserver les numéros de pièces
Pour tous les types de pièces, vous pouvez choisir si ces pièces doivent être importées avec leur numéro d’origine ou si elles doivent être renumérotées en fonction de la dernière pièce présente dans le dossier. Si vous choisissez de les renuméroter, le numéro de la pièce d’origine est indiquée dans l’onglet Infos de la pièce en début de zone. Quant aux factures, elles sont obligatoirement importées avec leur numéro d’origine. Donc, une facture qui porte le même numéro qu’une facture déjà présente dans le dossier ne sera pas importée.
Remarques
Si le mail contient plusieurs pièces, la liste de toutes les pièces présentes sont affichées. L’importation concerne donc soit la totalité des pièces présentes dans le mail, soit aucune, il n’est pas possible d’importer une partie des pièces présentes dans le mail. Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
Gestion
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Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ?
La pièce émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la pièce, et la facture d’acompte qui aurait pu être générée. Par conséquent, sont récupérés :
Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison, référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),
Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),
Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,
La composition d’un article s’il y a lieu,
La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison, la description longue,
Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,
Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté.
Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs
Nous pouvons distinguer plusieurs cas :
Le dossier dans lequel la pièce a été créée ne contient aucune donnée commune avec le dossier dans lequel la pièce est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira à la création de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de règlement.
Le dossier dans lequel la pièce a été créée contient des données communes mais le libellé de la ligne d’article, dans la pièce émise, a été modifié.
Dans ce cas, l’importation de la pièce est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la pièce a été trouvé, mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit vous choisissez de créer un nouvel article. Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale)
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Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML
Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Les factures de vente ne peuvent pas être importées dans un souci de cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées). Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération.
Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
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Menu ?
Licence d'utilisation
Comment saisir le code d’activation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel ou par la commande Activer le logiciel du menu ?.
Activation automatique
L’activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Activation manuelle
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies. La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette date et rectifiez la si besoin est. Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance. Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service commercial au 01 34 90 80 20.
Gestion
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A propos de Gestion Commerciale
Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :
Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),
Changer le code d’activation.
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Divers
Félicitations
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Gestion
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Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :
Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),
Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),
En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15,
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Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).
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CGV et Contrat de licence des progiciels EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut
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réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
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Index
A Acompte ....................................................... 262 Acrobat ........................................................ 434 ActiveSync ................................................... 404 Affaire .......................................................... 103 Archivage ..................................................... 547 Articles [Fiche]112, 114, 115, 116, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 126, 131, 132, 133, 135 Articles [Impression] .................................... 466 Avoir ............................................................. 272 B Banque ........................................................ 223 Banques [Impression] .................................. 474 Barre d état .................................................... 85 Barre de fenêtres ........................................... 86 Billet à ordre [Impression] ............................ 436 Bons de livraison ......................................... 270 Bordereaux de remise en banque [Impression] ................................................................. 445 C Choix du client ..................................... 585, 615 Classification................................................ 390 Clients [Fiche]160, 161, 170, 171, 173, 174, 175, 176, 192 Clients [Impression] ..................................... 467 Clôturer une commande client..................... 269 Clôturer une commande fournisseur ........... 301 Code postal.................................................. 233 Codes NAF [Impression] ............................. 503 Codes postaux [Impression] ........................ 505 Commande .................................................. 269 Commandes fournisseurs ............................ 301 Commerciaux [Impression] .......................... 468 Commissions commerciaux [Impression] .... 514 Composants d un article .............................. 120 Comptes du dossier comptable ..................... 65 Conditions de livraison [Impression] ............ 493 Configurer ...................................................... 71 Copier une pièce de vente ........................... 273 Courriers ...................................................... 461 Création d un nouveau format ....................... 50 Création d'un classeur ................................. 463 Création d'une nouvelle lettre ...................... 464 D DEB ............................................................. 380 DEB [Impression] ......................................... 384 Décaissements fournisseurs ....................... 364 Département ................................................ 234 Départements [Impression] ......................... 501 Description longue ....................................... 122 Devises [Impression] ................................... 478 Disponibilité [Impression] ............................. 529 Dossier [Barre d outils] .................................. 90 Dupliquer ..................................................... 182 E Ecart de règlements .................................... 351 Echéancier (Impression) .............................. 441 E-mail .......................................................... 180 Encours dépassés [Impression] .................. 443 Envoi d'un mailing commercial par le Net ... 462 Envoi d'une pièce par e-mail ....................... 277 Envoi par e-mail .......................................... 277 Envoyer par mail ......................................... 434 Etat de stock ............................................... 525 Etat des devis ............................................. 279 Etiquettes .................................................... 440 Export paramétrable ................................... 561 F Facturation périodique ................ 183, 386, 387 Facturation périodique [paramétrage]183, 386, 387 Factures ...................................................... 271 Factures d acomptes .................................. 262 Factures fournisseurs ................................. 303 Famille d articles ......................................... 141 Famille de clients ........................................ 193 Famille de fournisseurs ............................... 208 Familles d articles [Impression] .................. 469 Familles de clients [Impression] .................. 470 Familles de fournisseurs [Impression] ........ 471 Fenêtres [Barre de] ....................................... 86 Fermer un dossier ......................................... 10 Fichier Intracom .......................................... 383 Fichiers [Barre outils] .................................... 92 Filtres .......................................................... 107 Format EBP Comptabilité ........................... 373 Formatage texte enrichi [barre d outils] ........ 93 Formats ......................................................... 49 Fournisseurs [Impression] .......................... 472 Frais d approche ......................................... 113 Frais de port ................................................ 104 Frais de port [Impression] ........................... 480 G Graphique client .......................................... 179 Grilles de remise [Impression] .................... 476 H Historique des achats ................................. 512 Historique des achats par article ................ 513 Historique des commandes ........................ 137 Historique des connexions ............................ 38 Historique des ventes par client .................. 510 I IDEP/CN8 ................................................... 383 Import Paramétrable ................................... 548 Imprimante BL ............................................... 71 Intracom ...................................................... 383 J Journal des achats ...................................... 457 Journal des ventes ...................................... 457 L Les factures d acompte............................... 262 Lettre de relance ......................................... 378 Lettres types ............................................... 461 Liste des droits .............................................. 30 Livraison des commandes .......................... 286
Gestion
632
Livraison partielle ......................................... 287 Localisation .................................................. 111 Localisations [Impression] ........................... 484 M Mise à jour des tarifs ................................... 329 Mise à jour du prix d achat .......................... 299 Mode de règlement ...................................... 219 Mode socle .................................................. 404 Modèles ....................................................... 533 Modes de règlement [Impression] ............... 486 Modes de transport [Impression] ................. 495 Mouvements de stock [Impression] ............. 524 N NAF .............................................................. 232 Natures de transaction [Impression] ............ 497 Navigation [Barre d outils] ............................. 91 Nomenclature UE ........................................ 116 Numéroteur téléphonique ............................ 161 O Opérations [Barre d outils] ............................. 98 P Paiements (Impression) ............................... 444 Palmarès de rotation ................................... 526 Palmarès des commandes .......................... 527 Paramétrage ................................................ 533 Pays ............................................................. 235 Pays [Impression] ........................................ 502 PDA404, 405, 406, 407, 408, 409, 410, 411, 412, 413, 414, 415, 416, 417, 418, 419, 420, 421, 422, 423 PDF .............................................................. 434 Pièce de stock [Impression] ......................... 325 Pièces (onglet de l'impression des relances commandes clients) ................................. 290 Pièces de stock [Liste] ........ 321, 322, 323, 324 Portefeuille des commandes ....................... 438 Portefeuille des devis .................................. 437 Promotions................................................... 109 Propriétés de l agenda ................................ 542 R Réapprovisionnement .......................... 311, 315 Réapprovisionnement [Impression] ............. 528 Recalcul des données ................................. 531 Réception des commandes ......................... 309 Réception partielle ....................................... 310 Recherche lignes de pièces ................ 292, 316 Recopie .......................................................... 18 Règlement d une facture ............................. 280 Règlements clients ...................................... 352 Règlements fournisseurs ............................. 361 Regroupement des pièces d achats ............ 306
Relances Commandes Clients ................... 289
Relances Commandes Fournisseurs .......... 293
Relances Devis Clients ............................... 291
Relation client185, 186, 187, 188, 189, 190, 191
Relevés de factures (Impression) ............... 442
Remise ........................................................ 155
Réorganisation des fichiers ........................ 532
Réorganiser les icônes ................................. 88
S Saisie déportée ................................... 586, 616 Sauvegarde du format d exportation .......... 534 Sauvegarde du format d importation .......... 560 Site Web ..................................................... 181 Soldes ......................................................... 109 Statistiques articles ..................................... 515 Statistiques clients ...................................... 517 Statistiques comparatives ........................... 519 Statistiques croisées clients ........................ 520 Statistiques croisées fournisseurs .............. 523 Statistiques fournisseurs ............................. 522 Statistiques par famille d'articles................. 516 Statistiques par famille de fournisseurs ...... 521 Stock actuel ................................................ 139 Stock virtuel ................................................ 139 Suppression de données ............................ 543 T Tableau de bord (Impression) ..................... 448 Téléchargement des commandes ...... 583, 613 Télécopier une lettre de relance ................. 379 Télécopier une pièce................................... 275 Textes standards [Impression] .................... 473 Tiers [Barre d outils] ...................................... 99 Transfert comptable [Paramétrage] ............ 375 Transfert comptable des règlements .......... 376 Transfert de pièces ..................................... 278 U Unité ............................................................ 110 Unités [Impression] ..................................... 490 Utilisateurs .................................. 27, 29, 35, 36 Utilisateurs [Barre d outils] .......................... 101 Utilisateurs connectés ................................... 37 V Vente à perte ................................................ 55 Ventilation analytique [famille article] .......... 150 Ventilation analytique [famille client] ........... 194 Ventilation analytique [famille fournisseur] . 209 W Web [Fiche article] ...................................... 151 Z
Zoom ........................................................... 434
EBP Bâtiment
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl,
Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02/737 95 90 - Fax : 02/737 95 91 - Site: www.ebp.com
© Copyright 2009 Business Software sprl, édition 2010
Convention d’Utilisation d’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l’utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d’autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu’à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d’une licence d’utilisation. L’achat d’un produit ne donne droit qu’aux seules licences d’utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L’ensemble des programmes est protégé par le copyright d’EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu’il estime opportunes.
1.
ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
2.
ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
3.
SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
EBP Bâtiment 3
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
4.
LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l’essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
5.
LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l’éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d’aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu’en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l’état sans garantie d’aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l’acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
4 EBP Bâtiment
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
• Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.
EBP Bâtiment 5
Table des matières
Installation 9
1. AVANT DE COMMENCER................................................................................9
1.1. Accès au service technique.....................................................................9
1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................9
1.3. La place disque nécessaire...................................................................10
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?....................................................10
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.........................................................11
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................11
4.1. Version d’évaluation..............................................................................11
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................11
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?...........................................................13
6. ECRAN DE TRAVAIL......................................................................................14
Prise en main 15
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?...................................................15
1.1. Les options à remplir dès maintenant....................................................16
1.2. Les autres options.................................................................................17
1.3. Les options d’affichage..........................................................................17
1.4. Mot de passe.........................................................................................18
1.5. Gestion des fenêtres..............................................................................18
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..............................................................18
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne......................................19
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires....................................................22
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?...........................................22
3.1. Exemple de métré..................................................................................23
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.....................................................25
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?...............................26
5.1. Promotions.....................................................................................26
5.2. Tarifs......................................................................................................26
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?.......................................27
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.....................................................................28
7.1. L’entête du devis............................................................................29
7.2. Le corps..........................................................................................29
7.3. Le pied...........................................................................................30
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?...........................................................30
9. COMMENT GERER LE RECUPEL?...............................................................31
10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ?............................32
10.1. Saisie de l’avancement des travaux...............................................32
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement...............................32
11. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS.......................33
11.1. Transfert de documents.................................................................33
11.2. Duplication......................................................................................33
11.3. Regroupement de bons de livraison...............................................33
6 EBP Bâtiment
11.4. Impression des documents..................................................................34
11.5 .Envoi par e-mail...................................................................................34
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?............................34
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE........................................................35
14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES.........................................................37
15. COMMENT GERER LES ACHATS ? ...............................................38
15.1. Comment commander ?.................................................................38
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks..........................40
15.3. Comment réceptionner les achats ?...............................................40
15.4. Comment créer les factures fournisseurs ?....................................41
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ............................................41
16.1. Comment créer une affaire ?..........................................................41
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?........................42
17. COMMENT GERER LES STOCKS ?.......................................................43
17.1. Deux modes de gestion du stock...................................................43
17.2. Les documents de stock.................................................................44
17.3. La saisie de l’inventaire ..........................................................45
17.4. Les mouvements de stocks............................................................46
18. LA GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET LE SERVICE APRES VENTE ........................................................................................47
18.1. Les contrats de maintenance.........................................................47
18.2. Le service après vente...................................................................48
18.3. L’historique Maintenance / SAV.....................................................49
19. LE PLANNING ..................................................................................49
19.1. Présentation du planning................................................................49
19.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous........................50
19.3. Ajout d'une intervention..................................................................51
19.4. La fiche rendez-vous......................................................................51
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS....................52
20.1. Comment saisir un acompte ?........................................................52
20.2. Comment saisir un règlement client ?............................................53
20.3. La remise en banque......................................................................54
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE....................................................54
21.1. Le tableau de bord........................................................................54
21.2. L’historique client/prospect.............................................................55
22. COMMENT CREER UN MAILING ? .................................................56
23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURESEN COMPTABILITE ?..............57
23.1. Les données à renseigner avant transfert......................................57
23.2. Le transfert.....................................................................................58
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?..........................................59
25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?..............................................60
Les fonctions avancées 61
EBP Bâtiment 7
1. LES RELANCES.......................................................................................61
2. L’ECHEANCIER CLIENT..........................................................................61
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE..............................61
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS........................................61
5. LES STATISTIQUES................................................................................62
6. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE ........................................................62
7. LE MENU INTERNET...............................................................................62
8 EBP Bâtiment
Installation
1.
AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente. 02/737 95 95
• Exposez votre problème par e-mail support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
09h00 à 17h30
Pause 12h30 à 13h30
*Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
• Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent
• Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Windows Vista),
• Microsoft Windows® XP SP2 ou Vista SP1 *,
• Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits
• Microsoft Internet Explorer 6
• Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
* Windows Vista version 32 bits EBP Bâtiment 9
Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
1.3. La place disque nécessaire
L’espace disque libre doit être de 500 Mo.
2.
COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Bâtiment pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment.
3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO. Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise.
Remarque Si vous avez acheté une version réseau, cliquez sur le lien Installation en réseau, et suivez la procédure d’installation disponible sur le CD-ROM.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
7. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
8. Le répertoire d’installation par défaut est: C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
10 EBP Bâtiment
3.
COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bâtiment.
4.
COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration"
Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activez votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel.
La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
EBP Bâtiment 11
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
• Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2009 monoposte) correspond ce code.
• Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible.
12 EBP Bâtiment
5.
COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, commandes , factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
EBP Bâtiment 13
6.
ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Le tableau de bord*
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
La barre de fenêtres
La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, …
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768.
14 EBP Bâtiment
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos suivants : ou .
Remarque Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO
1.
COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
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1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
• Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc..
• Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.
• Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.
• Documents : vous permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation.
• Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
• Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
• TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA.
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1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffres d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Les options d’affichage
EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :
• Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc…
• Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés..
• Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples, et en affichant des calculs.
• Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux catégories
• Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.
• Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez créer des champs personnalisés
• Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...) Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options.
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1.4. Mot de passe
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs.
L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier.
Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur.
Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot de passe.
1.5. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel.
2.
COMMENT CREER UN ELEMENT ?
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :
• Le menu Données - Eléments
• L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.
La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires.
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Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'oeuvre, matériel, divers, ouvrage et textes.
• Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’oeuvre, matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.
• Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.
• Les main-d'oeuvre correspondent au temps de travail nécessaire.
• Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en location et dont vous facturez au client l’utilisation.
• Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..)
• Les textes types pourront être insérés dans le corps de vos documents.
Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments.
Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte.
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Remarque
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet.
Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids et le volume total de vos éléments. En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture. Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage.
Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente, et précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient.
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Exemple Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque cartons contient 250 sachets et vous vendez les sachets à l’unité :
- Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
La partie Main-d’oeuvre vous permet d’associer un prix de main-d’oeuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.
Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :
• Tarifs/Promotions: Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions éléments.
• Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.
• Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.
• Fourn.: Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais, etc..
• Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images.
Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage.
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Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments.
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez
d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments
sont spécifiques à chaque bibliothèque.
Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter.
3.
COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?
Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux.
EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une, ou plusieurs fournitures.
Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs directement dans la zone Métré, ou bien en faisant appel à l’assistant métré.
Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données + Divers + Métrés-types. Les métrés-types sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir.
Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métré-type avec l’utilisation de l’assistant métré.
Remarque Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux exemples de métrés-types.
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3.1. Exemple de métré
A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste.
Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton nécessaire pour une colonne.
Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre.
Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :
• Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit d’un commentaire.
• Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)
• Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du cylindre’
• Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre d’outils.
• Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la fonction Volcylindre en double-cliquant dessus, à l’aide de la souris.
• La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit : Volcylindre(DIAM;HAUT)
• Cliquez ensuite sur le bouton Terminer
Votre métré-type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos diamètre et hauteur. Le calcul s’affichera dans la zone Total.
N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré.
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Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.
• Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône ,
• Sélectionnez le métré-type. Les opérations s’affichent alors.
• Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.
• Le métré se calcule automatiquement, et son total est reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet Composition.
Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré-type dans l’onglet Métré des documents de vente.
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4.
COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
• Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,
• Activer le menu Données + Clients/Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez par OK.
L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
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5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?
5.1. Promotions
Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion.
Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche.
L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients.
La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise. Elle est facultative.
Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le % de remise.
5.2. Tarifs
Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou Eléments.
Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments.
Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client précis ou pour une famille précise de clients.
Remarque Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente.
La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou la remise, sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments.
Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont définies uniquement dans les promotions.
Remarque Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement).
Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de remise (et inversement).
L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document. L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options.
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6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer.
Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document.
La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos clients.
Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères.
Attention La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances : - Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant, - Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois, - Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois.
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Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées.
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
• L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
• Le menu Traitements + Nouveau devis,
• Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l’écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat..) sont affichées en haut de la fenêtre.
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Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les informations liées à l’affaire (Client, coordonnées, commentaires…).
7.1. L’entête du devis
Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre devis.
La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et factures. Si vous la décochez, et les documents générés à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les stocks.
7.2. Le corps
Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne.
Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :
• D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (F1 pour plus de détails)
• Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches..
• Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
• Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là vous vous le souhaitez ..Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.
• D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
• D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer
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des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés.
L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis.
L’onglet Lettres types, permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis. Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.
•
7.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en jours.
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :
• L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
• Le menu Traitements + Nouvelle facture,
• Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d’un devis.
La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.
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Remarque Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez : - De colonnes supplémentaires dans le corps de votre document, - Dun onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement en détail.
9. COMMENT GERER LE RECUPEL?
Depuis le 1 juillet 2001 le Recupel est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques (DEEE).
7 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de l’ASBL Recupel. Dans EBP Batiment, le paramétrage de la gestion du Recupel s'effectue en plusieurs étapes.
9.1.1.1. Création du barème
Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez « Créer le barème Recupel » lors de la création de dossier ou d’importer le barème.
9.1.1.2. Utilisation du barème Recupel
Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant du Recupel est TTC.
Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant du Recupel (Montant de l’élément dont Recupel).
Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Note de crédit), le barème du Recupel associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total Recupel TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus.
En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Note de crédit), le montant total Recupel inclus (Dont Recupel) ou ajouté dans le Total TTC du document est indiqué.
Par le menu Impressions-Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
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10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ?
Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :
• A partir de factures directes
• Par transfert de devis ou de commande
10.1. Saisie de l’avancement des travaux
La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez.
Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée.
Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant à facturer au client (montant net HT Avancement).
Remarque
Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité, et celui-ci se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au client.
En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux.
Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le menu Outils + Options, partie Document, Ventes.
Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages.
L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture.
L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement, ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide).
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement
Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la
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barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement.
11. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
11.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les modes de transferts des documents.
11.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
11.3. Regroupement de bons de livraison
Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL.
Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités :
• Regrouper les documents sélectionnés dans l’onglet Bons de livraison en une facture.
• Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les bons de livraison qui ont été effectués en une facture. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les modes de transferts des documents.
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11.4. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
• Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.
• Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
11.5. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?
Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les quantités fournitures consommées sur votre chantier, et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre stock.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste.
Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi.
L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial (devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, au stock et de saisir un commentaire.
Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter, modifier, ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités consommées.
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Cliquez sur le bouton Bon de Sortie pour créer un bon de sortie de stock correspondant aux nouvelles quantités consommées.
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE
EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé réalisé.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +
Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer.
Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez dans la zone Document le document de vente source (devis, commande, etc..). Le déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi. En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier simplifié à partir d’un Code contrat afin d’étudier sa rentabilité.
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Sans même préciser de Contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’oeuvre et de matériels réalisées.
Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’oeuvre, Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer, et supprimer les lignes de dépenses. Sur chaque ligne, saisissez la date, l’objet de la dépense et son montant. Dans les parties Mo et Matériel, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier et faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer le nom du salarié et son taux horaire, et votre fichier matériel pour récupérer le coût horaire.
Remarque La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie des temps salariés (voir p. 37).
L'onglet récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses
liées au chantier, classées par catégorie :
• le total des fournitures/ divers,
• le total des Mo
• Le total des matériels,
• le total des heures et
• le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à chaque catégorie de dépenses.
Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec
le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de chantier).
Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement
imprimez votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir du menu Impressions + Chantier simplifié.
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14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES
L’option de saisie des temps salariés complète le suivi de chantier simplifié. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié, les heures effectuées sur chacun des chantiers simplifiés.
Pour cela, sélectionnez le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures effectuées, et le taux horaire.
Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié.
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillé, seront mis à jour.
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15. COMMENT GERER LES ACHATS ?
La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO.
Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 33 de ce manuel.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes fournisseurs, les bons de réceptions et bons de retours, les factures fournisseurs et les notes de crédits.
15.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 40) ou bien en créant une commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le
pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans
la partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande affiché à l'écran. (sauf en mode saisie plein écran)
15.1.1. L'entête de la commande
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut...
15.1.2. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi
dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :
• d'une barre d'outils avec des icônes.
• d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.
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Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de
vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est
illimitée, et peut faire appel à des textes types.
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein
écran.
Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre suivi de chantier simplifié, vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire.
15.1.3. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que
le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres -types
qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une
lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une
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page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande.
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks
L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement des stocks.
Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix, ou au meilleur délai) pour les commandes d’achat qui vont être générées.
Attention
Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander et le stock d’alerte, et avoir renseigné l’onglet Fourn dans la fiche élément.
Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes.
15.3. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés.
Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :
• Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande (sauf les éléments de type Main-d'oeuvre)
• Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle.
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs.
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15.4. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le
menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ?
La création d’affaires est uniquement disponible en version PRO.
EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez rattacher les documents de vente, achat, règlement et suivi de chantier. Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers clients.
16.1. Comment créer une affaire ?
Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une nouvelle affaire.
L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des onglets par type de documents.
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Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du client, une description de l’affaire, ainsi que des paramètres comme le nom du représentant, les dates prévues de début et de fin de travaux, la distance du chantier…
Dans les onglets Ventes, Achats, Suivi Chantiers, Suivi chantiers simplifiés, et Règlements, vous retrouverez la liste des documents rattachés à l’affaire.
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?
Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un numéro d’affaire commun.
Vous pouvez procéder de deux façons différentes :
• Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .
• Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.
• Ou bien ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes, Achat, Suivi de chantiers, Suivi de chantiers simplifiés pour créer de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre
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les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires..).
Remarque La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même, est rattachée à une affaire.
Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer au bas de la liste.
17. COMMENT GERER LES STOCKS ?
17.1. Deux modes de gestion du stock
EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :
• A partir des bons de livraisons et factures clients,
• A partir du suivi de chantier détaillé
Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie Documents.
Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément des documents.
Attention Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le document généré à partir du devis.
Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la validation de la facture.
Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon de sortie de stock correspondant aux dernières saisies.
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17.2. Les documents de stock
Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock.
Vous indiquerez, pour chacune de vos fournitures, la quantité en stock à entrer ou à sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos fournitures est recalculé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks.
La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données + Dépôts.
Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer.
Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’une fourniture d’un dépôt à un autre.
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17.3. La saisie de l’inventaire
La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO
Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..), et le dépôt.
Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro, ou bien si vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire.
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Tous les éléments suivis en stock sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump, et la valeur actuelle du stock.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :
• Nouvelle quantité (unité stock) Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de stock.
• Nouvelle quantité (unité de vente) Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente.
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Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité totale.
• Nouveau PUMP Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.
• Nouvelle quantité totale Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock + nouvelle quantité en unité de vente).
Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle valeur du stock.
Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger.
Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du document.
- Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Toutefois, si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un élément mis en sommeil, vous devez cliquer sur le bouton Ajout d’un élément en sommeil et sélectionner l'élément que vous souhaitez. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
17.4. Les mouvements de stocks
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher.
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Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock.
Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné.
18. LA GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET LE SERVICE APRES VENTE
18.1. Les contrats de maintenance
La gestion des contrats de maintenance consiste en :
• La saisie et l'impression des contrats
• La facturation périodique de ces contrats
• La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites...
• L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié
Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton
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Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter un nouveau contrat. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
18.2. Le service après vente
La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions,
de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention.
A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont
automatiquement générées.
Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir sur le chantier)
Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, les frais de déplacement, et saisir les éléments (code, numéro de série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir.
Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés.
Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning, ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle intervention.
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Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance /SAV + Interventions. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..)
vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions.
18.3. L’historique Maintenance / SAV
A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, Actions..
L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents
où le filtre choisi est présent, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la
liste des documents où le filtre sélectionné apparaît.
19. LE PLANNING
En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels, et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V
Remarque
Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu
Données + Salariés, et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données + Matériels
Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.
19.1. Présentation du planning
Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour
cela, vous disposez des paramètres suivants :
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• Vue Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning journalier des salariés et matériels. - La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours du mois avec les RDV prévus.
• Type de ressource Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariés ou les réservations matérielles dans le planning.
• Ressource Permet d'afficher les rendez-vous d'un salarié ou les réservations d'un matériel
• Date Indiquez la date de début du planning à afficher.
• Hauteur d'une ligne Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone de saisie.
• Nombre de jours Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.
• Intervalles Indiquez les intervalles à afficher dans le planning.
Remarque
Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue mensuelle du planning.
19.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous
Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur
nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du menu Outils.
- Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :
• cliquer directement sur l'icône Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche.
• vous placer sur le planning et utiliser l'icône Ajouter ou le menu contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de début et date de fin pré-remplies.
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• vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaité. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné.
- Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez l'icône Modifier disponible dans la barre d'outils au dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.
La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez.
- Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris).
19.3. Ajout d'une intervention
Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning,
une nouvelle intervention. Pour cela, Sélectionnez, dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché.
Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le raccourci Visualiser Intervention disponible dans la barre de navigation.
19.4. La fiche rendez-vous
Vous disposez des champs suivants :
• Objet Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning au dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).
• Dates de début et fin de rendez-vous Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie.
• Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning.
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Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte.
• L’onglet Affectation Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms des salariés concernés, ou bien cochez la zone en face du libellé Salariés pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris.
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS
Les paiements et les décaissements fournisseurs, accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les parties 16.2 et 16.3 ci-dessous.
20.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée.
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements, ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL.
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
52 EBP Bâtiment
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte.
20.2. Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
• affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
• Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert
comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée.
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Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
20.3. La remise en banque
EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en éditant le bordereau de remise en banque.
Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Remise en banque, et utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste.
Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer.
Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients et fournisseurs, dans leurs fiches respectives.
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
21.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois.
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Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats, et les statistiques d’achat.
21.2. L’historique client/prospect
Depuis le menu Données + Historique clients, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste.
Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu Données + Historique fournisseur. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
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22. COMMENT CREER UN MAILING ?
En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients /prospects, et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft
Word, en version 97 ou supérieure.
Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion.
Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1,
Adresse2, CodePost, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb.
Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing,
afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant.
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23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données.
23.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :
• Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA.
Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .
• Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.
• Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
• Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.
• Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
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Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
23.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer.
Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d’écritures comptable aux formats suivants : EBP Comptabilité, BOB, Winbooks, Solid data, Popsy et TOP Comptabilité.
Nous vous conseillons de consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi.
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24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
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25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
C’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données.
Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.
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Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme.
Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances.
2. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez une version PRO.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS
Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions.
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5. LES STATISTIQUES
EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
6. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE
EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft Excel.
Pour cela, après avoir sélectionner le fichier à importer, vous devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code (code élément), Numérotation de la ligne,
Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité de vente et Quantité.
Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer.
Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils + Import d’appel d’offre.
7. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !
62 EBP Bâtiment
EBP Devis & Facturation Pratic
pour Windows XP, Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl
Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010
Convention d’Utilisation d’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
EBP Devis & Facturation 3
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
4 EBP Devis & Facturation
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
• Le menu ? + Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.
EBP Devis & Facturation 5
TABLE DES MATIERES
Table des matières
INSTALLATION 8
1. AVANT DE COMMENCER 8
1.1. Accès au service technique.....................................................................8
1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10
4.1. Version d’évaluation..............................................................................10
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................10
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12
6. ECRAN DE TRAVAIL 13
PRISE EN MAIN 14
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14
1.1. Les options à remplir dès maintenant....................................................15
1.2. Les autres options.................................................................................15
1.3. Gestion des fenêtres..............................................................................15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 18
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 19
5.1. L'entête du devis....................................................................................20
5.2. Le corps.................................................................................................20
5.3. Le pied...................................................................................................20
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 21
7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ? 21
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 21
8.1. Transfert de documents.........................................................................21
8.2. Duplication.............................................................................................22
8.3. Impression des documents....................................................................22
8.4. Envoi par mail........................................................................................22
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 23
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 23
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 25
11.1. Le tableau de bord..............................................................................25
11.2. L’historique des ventes........................................................................25
11.3. L’historique Recupel............................................................................25
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 26
12.1. Les données à renseigner avant transfert...........................................26
12.2. Le transfert..........................................................................................26
6 EBP Devis & Facturation
TABLE DES MATIERES
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 27
LES FONCTIONS AVANCEES 29
1. L’ECHEANCIER CLIENT 29
2. LES RELANCES 29
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE? 29
4. LES EPURATIONS 29
5. LES STATISTIQUES 30
6. LE MENU INTERNET 30
EBP Devis & Facturation 7
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95
• Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
9h00 à 17h00
Pause 12h30 à 13h30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Les systèmes d’exploitation supportés sont :
• WindowsXP SP2
• Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit
8 EBP Devis & Facturation
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• Windows 7 32 bit & 64 bit
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis & Facturation Pratic.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète.
8. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\VENTES 6.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
10. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.
EBP Devis & Facturation 9
11. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.
12. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.
13. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis & Facturation Pratic.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
10 EBP Devis & Facturation
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Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
• Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
• Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible.
EBP Devis & Facturation 11
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
12 EBP Devis & Facturation
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6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Le tableau de bord*
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
La barre de fenêtres
La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, …
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768.
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PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
14 EBP Devis & Facturation
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1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc..
Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.
Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.
Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
EBP Devis & Facturation 15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article.
Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte.
Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.
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La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés.
L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer.
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,
Activer le menu Données + Clients / Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenue dans l'onglet Détail et validez par OK.
EBP Devis & Facturation 17
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer.
Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le mode de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document.
Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement.
Exemple: Code : 01
Mode de paiement : Chèque
Echéance : 30 jours.
Règlement : Net le
Le : 15
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Ainsi, pour une facture du 01/01/2009, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net le 15, ce qui donnera une date d’échéance au 15/02/2009.
La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures.
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre.
EBP Devis & Facturation 19
5.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
5.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
• D'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
• D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
• D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre.
• D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
5.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contre-valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client.
20 EBP Devis & Facturation
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6. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.
Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie.
7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ?
Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements.
Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Note de crédit.
Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients.
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en note de crédit.
EBP Devis & Facturation 21
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
•
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression.
Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
8.4. Envoi par mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
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9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée.
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte.
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
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Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
• affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,
• ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
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11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
11.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
• les derniers documents
• les devis à relancer
• les échéances échues
• des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois.
Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
11.2. L’historique des ventes
Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
11.3. L’historique Recupel
Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents.
EBP Devis & Facturation 25
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données.
12.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis & Facturation Pratic a besoin de plusieurs renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables et les comptes de TVA.
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
12.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer.
Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures comptable aux formats suivants: EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB, Popsy, Winbooks et Pro Acc.
26 EBP Devis & Facturation
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Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis & Facturation Pratic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi.
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
EBP Devis & Facturation 27
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
28 EBP Devis & Facturation
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LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis & Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées.
2. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE?
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LES EPURATIONS
Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer
EBP Devis & Facturation 29
5. LES STATISTIQUES
EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
.
6. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis & Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
30 EBP Devis & Facturation
EBP Comptabilité
pour Windows 2000, XP ou Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl
Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010
TABLE DES MATIERES
Convention d’Utilisation d’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
TABLE DES MATIERES
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
TABLE DES MATIERES
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne : Le menu ? + Manuel d’utilisation pour obtenir une aide générale.
TABLE DES MATIERES
Table des matières
INSTALLATION 8
1. AVANT DE COMMENCER 8
1.1. Accès au service technique.....................................................................8
1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8
1.3. La place disque nécessaire.....................................................................9
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9
2.1. Version monoposte..................................................................................9
2.2. Version réseau.......................................................................................10
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10
4.1. Version d’évaluation..............................................................................10
4.2. Comment activer mon logiciel?..............................................................10
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ? 12
6. ECRAN DE TRAVAIL 13
PRISE EN MAIN 14
1. LES ASTUCES DU LOGICIEL? 15
1.1. Les raccourcis clavier............................................................................15
1.2. La saisie dans un journal.......................................................................15
2. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 16
2.1. Onglet Création......................................................................................16
2.2. Onglet Périodes.....................................................................................17
2.3. Onglet Paramétrage..............................................................................17
3. COMMENT CREER UN JOURNAL? 18
4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE? 19
5. COMMENT CREER UN CLIENT? 20
6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR? 22
7. COMMENT CREER UN TIERS? 23
8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ? 24
8.1. Encodage vente sur plusieurs comptes comptables..............................25
8.2. Encodage vente Intracom......................................................................26
8.3. Encodage vente Cocontractant..............................................................28
9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ? 28
9.1. Encodage achat Intracom......................................................................30
9.2. Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible)........................30
9.3. Encodage d’un investissement..............................................................32
9.4. Encodage honoraire..............................................................................34
10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ? 35
10.1. Comment créer un nouveau journal financier ?...................................35
10.2. Comment encoder son solde d’ouverture ?.........................................36
10.3. Comment lettrer un paiement avec une facture ?................................38
10.4. Comment utiliser l’écart de paiement ?................................................40
TABLE DES MATIERES
10.5. Comment rechercher une informartion?..............................................41
11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ? 45
12. LA DECLARATION TVA INTERVAT 45
12.1. Génération du fichier « .XML »............................................................46
12.2. Intervat.................................................................................................46
13. SAUVEGARDE 47
14. PARAMETRES EBP COMPTA 48
LES FONCTIONS AVANCEES 8
1. L’ECHEANCIER 54
2. LES RAPPELS 54
3. L’ANALYTIQUE 54
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INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1.
Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95
• Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
9h00 à 17h00
Pause 12h30 à 13h30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2.
Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
• Pentium 4 - 2 gHz avec processeur Intel et 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista),
• Microsoft Windows 2000 SP4, XP Pro SP2, XP Familiale SP2 ou Vista
• Microsoft Internet Explorer 5.5 SP 2
• Un écran supportant la résolution 1024*768 (24 bits),
• Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
• Le logiciel tourne sur Windows Vista 32-bits Edition et pas sur 64-bits.
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Remarque
Windows 2000, XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
1.3.
La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 120 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
2.1.
Version monoposte
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Gamme Entreprise pour accéder à la présentation et à l’installation EBP Comptabilité.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Vous sélectionnez la langue et vous cliquez sur le bouton OK pour démarrer la procédure. Vous arrivez sur l’écran d’installation et vous cliquez sur Suivant.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation.
6. Cliquez sur Je comprends et j’accepte les conditions pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Je refuse les termes et l’installation s’arrêtera. Vous cliquez sur Suivant.
7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\EBP\Accounting. Vous cliquez sur Suivant.
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8. Dans l’écran Installation vous cliquer sur le bouton Installer.
9. Sur l’écran InstallShield Self-extraction vous répondez Oui.
10. Après vous pouvez redémarrer votre ordinateur. Vous devez cliquer sur le bouton Terminer.
2.2.
Version réseau
Pour les installations en réseau, installez d'abord le logiciel sur le serveur.
Ensuite, complétez l’installation sur les postes clients en installant le fichier « DLLEBPAS.exe ». Ce fichier se trouve dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\BIN. Sur chaque poste de travail, il faudra créer un raccourci en cherchant le fichier « EBPAS.exe » sur le serveur.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, une icône s’est créée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Comptabilité.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1.
Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2.
Comment activer mon logiciel?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Il nous faut les éléments suivant afin de pouvoir vous renvoyez votre code :
• Le n° de série ou le n° de licence (se trouve dans la boîte),
• La zone « Clé » à l’écran d’activation. Pour cela il faut installer le logiciel.
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4.3.
Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'activation s’ouvre et vous avez accès aux zones suivantes :
• Nom
Vous devez impérativement saisir le même nom qu’EBP vous communique en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
• Clé
La zone Clé est une clé propre à votre ordinateur et se calcule automatiquement.
• N° série
Le n° de série vous sera communiqué par EBP et est à introduire dans cette zone.
• Code d’activation
Saisir le code comme communiqué par EBP.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Suivant. Un message pourrait s’afficher :
• Si le code a été correctement saisi, vous avez le choix de la société.
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• Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : « Code d’activation invalide ! ». Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code et bien vérifier que la zone « Nom » est renseignée correctement.
Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ?
Après avoir renseigner votre code d’activation, vous arrivez sur l’écran de « Choix de la société ».
Tant que vous n’avez pas créée votre propre dossier, vous faites des écritures de tests dans la société de démo.
L’utilisateur est par défaut ADMIN et le mot de passe est par défaut 0001.
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6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Cliquez ici pour changer de langue.
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PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer des journaux, comment créer un client / fournisseur et en vous guidant dans la réalisation des écritures comptables.
Il est recommandé de passer chaque zone via la touche [Entrée].
La comptabilité existe en deux versions : Standard et Pro.
Les options qui ne concernent que la version PRO d’EBP Comptabilité apparaîtront avec le picto suivant :.
Avec la version standard vous pouvez créer 5 dossier. Avec la version Pro c’est limité jusqu’ à 10.
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1. LES ASTUCES DU LOGICIEL?
1.1.
Les raccourcis clavier
1.2.
La saisie dans un journal
Si vous encodez dans une période ultérieure lors de la validation de la pièce le message suivant apparaît :
Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure.
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2. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
2.1.
Onglet Création
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier\Nouveau onglet Création.
Dans la partie Fichier vous renseignez le nom de votre société et le nom que portera votre dossier sur le disque dur.
Dans la partie Importations vous sélectionnez pour chaque rubrique la législation souhaitée. Par défaut, c’est mis sur « Législation Belge (F) ».
Afin de créer votre dossier comptable vous cliquez sur le bouton Création .
Après création la fenêtre suivante apparaît :
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2.2.
Onglet Périodes
Si vous cliquez sur le bouton OK, le logiciel se positionne dans l’onglet Périodes. Vous renseignez votre Excecice 1 et vous cliquez sur le bouton Enregistrer.
2.3.
Onglet Paramétrage
Dans cet onglet vous renseignez les coordonnées de votre société et vous cliquez sur le bouton Enregistrer.
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3. COMMENT CREER UN JOURNAL?
Par défaut une liste des journaux est créée. Vous pouvez les modifier, supprimer ou en ajouter.
Si vous souhaitez créer un nouveau journal du type « Financier », il faut d’abord créer le compte comptable de la classe 55 afin de le rattacher à votre journal financier. Dans les Financiers, vous pouvez faire l’imputation directe de la TVA.
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Les codes journaux *xx* sont des journaux utilisé par le soft et donc ne pas à supprimer.
4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE?
Pour accéder au plan comptable vous utilisez le menu Données\Comptes Généraux.
Afin de rechercher un compte vous tapez les premiers chiffres. Le logiciel se positionne sur le premier compte en question. Exemple : Vous tapez 6111, le logiciel se met sur le premier compte 6111 qui est « Entretien et meubles ».
Pour ajouter un compte général, vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte général,
• La touche [Insert] de votre clavier.
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Vous remplissez le n° de compte à créer ainsi que son libellé. Si le compte n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Vous enregistrez la fiche du compte en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer un compte via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un compte mouvementé.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur l’icône . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel.
5. COMMENT CREER UN CLIENT?
Pour accéder à la liste des clients vous passez via le menu Données\Comptes Clients. Pour ajouter un client vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un client,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Error! Style not defined.
Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre client.
Si le client n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Vous pouvez rattacher un compte d’imputation au client. Ceci facilite l’encodage des écritures.
Vous enregistrez la fiche du client en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Le message
Vous pouvez supprimer un client via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un client mouvementé.
Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux clients. Ceci facilite l’encodage des écritures.
En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel.
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6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR?
Pour accéder à la liste des fournisseurs vous passez via le menu Données\Comptes fournisseurs. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre fournisseur.
Si le fournisseur n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux fournisseurs. Ceci facilite l’encodage des écritures.
Vous enregistrez la fiche du fournisseur en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer un fournisseur via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un fournisseur mouvementé.
En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période.
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Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. : Dans la version Pro vous pouvez imprimer les fiches 281.50. Pour cela il faudra renseigner sur la fiche du fournisseur la zone « Fiche 281 à établir ».
7. COMMENT CREER UN TIERS?
Pour accéder à la liste des tiers vous passez via le menu Données\Comptes tiers. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur,
• La touche [Insert] de votre clavier.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre employé. Si l’employé n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux tiers. Ceci facilite l’encodage des écritures.
Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer un tiers via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un tiers mouvementé.
En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel.
8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ?
Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Si vous avez plusieurs journaux de ventes, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler.
Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône ,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage.
ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît :
Error! Style not defined.
Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure.
8.1.
Encodage vente sur plusieurs comptes comptables
Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez].
Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement.
Dans la zone « Code client », s’il s’agit d’un client déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste. Vous sélectionnez le client avec les flèches et [Entrez].
Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F2].
En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année.
Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture.
Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche client. Cette zone est modifiable.
En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche client, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premiers chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés.
Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne « Montant HTVA » et vous encodez le montant HTVA.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne « Montant HTVA » *+ le pourcentage TVA.
Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code.
Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
8.2.
Encodage vente Intracom
Afin d’encoder une vente Intracom, il faut vous assurer que sur la fiche du client vous avez renseigné le pays européen ainsi que le taux qui doit être 0.00 %.
Error! Style not defined.
Après vous allez dans le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Ci-dessous l’écran d’un encodage INTRACOM.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Il met automatiquement le Code TVA. Ce code est modifiable en cliquant dans la case. Il vous laisse choisir un autre code de TVA.
Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
8.3.
Encodage vente Cocontractant
Dans l’écriture, vous sélectionnez dans le champ Taux de TVA 0.00.
Sur la ligne de l’écriture vous changer dans le champ Code TVA le code en Vente Co-contractant (VCC).
Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ?
Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Achats ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Si vous avez plusieurs journaux d’achats, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler.
Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône ,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage.
ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît :
Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure.
Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez].
Error! Style not defined.
Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement.
Dans la zone « Code Fournissseur », s’il s’agit d’un fournisseur déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste.
Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F3]. Le programme vous propose toutes les coordonnées du fournisseur.
En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année.
Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture.
Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche fournisseur. Cette zone est modifiable.
En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche fournisseur, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premières chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés.
Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne ’Montant’ et vous encodez le montant HTVA.
Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne Montant *+ le pourcentage TVA.
Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code.
Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Ci-dessous quelques encodages particuliers dans les achats.
9.1.
Encodage achat Intracom
En fonction du type de compte utilisé il faudra modifier le Code TVA en cliquant sur la flèche.
La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down].
9.2.
Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible)
Ce régime est géré automatiquement par EBP Comptabilité grâce au paramétrage du logiciel. Ci-dessous un exemple d’un compte :
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Lors de l’encodage de cette écriture, la case TVA non-déductible est automatiquement calculée.
La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Pour l’impression de la liste des Dépenses Non Admissible, reportez-vous à l’aide en ligne .
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
9.3.
Encodage d’un investissement
EBP Comptabilité gére les amortissements en automatique. Pour cette raison, les comptes comptables d’investissements sont préparamètrés. Dans la partie Liaison à d’autres comptes en bas à droite le compte est mis comme type Investissement.
Après vous faites l’encodage de votre investissement. EBP Comptabilité reprend le bon code TVA.
Error! Style not defined.
En validant votre écriture via le bouton ou la touche [Page Down], l’écran Ecritures automatiques liées avec le compte s’ouvre. Il faudra renseigner le libellé de l’investissement.
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Pour contrôler et générer votre tableau d’amortissement il faut cliquer sur le bouton en bas à gauche.
Ensuite il génère votre tableau d’amortissement.
Si vous apportez des modifications à ce tableau, il faut cliquer sur le bouton Regénérer le tableau. Pour l’impression des Immobilisations, reportez-vous à l’aide en ligne.
9.4.
Encodage honoraire
Avant d’encoder un honoraire il faut vérifier que sur le fournisseur vous avez bien indiqué la fiche 281 à établir.
Error! Style not defined.
Après vous encodez votre écriture comme vu précèdement. Pour l’impression de la liste des Fiches 281.50, reportez-vous à l’aide en ligne .
10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ?
Pour accéder à l’encodage du financier vous passez via le menu Saisies\Financiers ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Si vous avez plusieurs journaux financiers, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler.
10.1.
Comment créer un nouveau journal financier ?
Avant de pouvoir créer votre journal financier, il faudra créer le compte général. Pour cela vous allez dans le menu Données \ Comptes Généraux.
Pour ajouter un compte financier vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte,
• La touche [Insert] de votre clavier.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Après vous prenez le menu Fichier \ Journaux et vous cliquez sur le bouton .
Dans le champ « Type », il faut sélectionner Financiers. Dans le champ Centralisateur, vous tapez le compte financier que vous venez de créer.
10.2.
Comment encoder son solde d’ouverture ?
Si vous avez votre balan d’ouverte, vous faites la récupération du solde financier comme décrit ci-dessous:
1) Dans l’OD d’ouverture vous indiquez le solde repris du bilan sur le compte d’attente 499000.
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2) Dans le journal Financier, vous indiquez sur la 1ière ligne le compte d’attente 499000 et vous le lettrez avec le montant du solde initial.
Pour cela vous cliquez sur le bouton à côté du champ « Lettrage ». L’écran suivant s’ouvre.
Vous sélectionnez la ligne et vous cliquez sur le bouton « OK ».
Vous validez deux fois avec la touche [Entrez] afin d’enregistrer la
ligne.
3) Ensuite vous encodez le reste de votre extrait de compte.
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Si un client/fournisseur/tiers vous paie vous tapez dans la zone « Compte » C, F ou T et [Entrez]. Vous arrivez sur la liste des clients/fournisseurs et vous le sélectionnez.
Si vous n’avez pas votre bilan d’ouverture, vous faites d’abord 2 et 3. Dès que le bilan est en votre possession, vous l’encodez dans le journal Divers.
10.3.
Comment lettrer un paiement avec une facture ?
Taper dans la zone « Lettrage » « * » pour ouvrir l’écran de lettrage et sélectionner la facture avec les lfèches et la barre d’espacement.
Error! Style not defined.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Aller avec [Entrez] jusque dans la champ « Montant EUR ».
10.4.
Comment utiliser l’écart de paiement ?
Nous avons une facture mais le client nous paie moins. Vous tapez le montant reçu a la place du montant et on fait [Entrez].
Taper « * » dans case « Lettrage » à côté du champ « Ecart ».
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Le lettrage devient imparfait. Le « # » devant la référence de lettrage nous le signale et on voit un écart. Pour le gérer, la seule chose à faire est de taper « * » dans le champ « Lettrage » à côté de la zone « Ecart ».
Et un écran « Ecart de paiement » s’ouvre automatiquement. Il n’y a plus qu’à le compléter en avançant avec [Entrez] et en mettant la différence dans la bonne case puis continuez en laissant [Entrez] appuyé. Vou sortez de cet écran avec le bouton OK.
10.5.
Comment rechercher une informartion?
Supposons maintenant que vous avez un montant mais vous savez plus de quoi il s’agit. De nouveau taper « * » dans le champ « Compte » et faire [Entrez].
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La fenêtre « Paramètres de sélection » s’ouvre. Par défaut on est positionné sur le plus fréquent, le montant. Taper le montant recherché dans la zone « Cible » et faire 2x [Entrez].
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Et on a retrouvé Belgacom. Vous allez dans zone « Lettrage » et taper « * » et pointer toutes les factures Belgacom avec la barre d’espacement et les flèches.
Laisser ensuite [Entrez] appuyé pour revenir sur le compte. Valider via [Page Down].
Vous devez renseigner votre nouveau solde dans le champ « Nouveau ».
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Si le solde n’est pas correct, il affiche un message.
Après correction de votre extrait bancaire, la validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down].
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
Error! Style not defined.
11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ?
Pour accéder à l’encodage des opérations diverses vous passez via le menu Saisies\Opérations diverses ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône ,
• La touche [Insert] de votre clavier.
L’encodage d’une opération diverse se fait comme décrit pour les ventes/achats sauf qu’il faut ajouter dans le champ « Montant EUR » le signe D ou C pour indiquer le sens de l’écriture Débit ou Crédit.
La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down].
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
12. LA DECLARATION TVA INTERVAT
Pour imprimer votre déclaration de TVA vous allez dans le menu Impression\Déclaration TVA.
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12.1.
12.2.
Génération du fichier « .XML »
• Entrer dans le menu « Impressions\Déclaration TVA »,
• Indiquer les bons paramètres nécessaires à l’envoi de la déclaration,
• Cocher la case « Fichier XML – Déclaration Unique »,
• Cliquer sur l’icône « Prévisualiser » ou [F9].
Lors de la prévisualisation, un fichier « DECLUNIBE…_....XML » se génère dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\EXPORTTVA. Le fichier est déterminé comme suite : Déclaration Unique BE + n° de TVA + date de création du fichier. Imprimer la déclaration et sortir de l’écran de prévisualisation.
Intervat
Au préalable, il faut avoir un certificat valable pour accéder aux fonctions Intervat. Vous pouvez obtenir ce certificat :
• Sur le site internet des autorités de certification concernées. La procédure à suivre y est décrite en détails. - Global Sign - Isabel - Certipost
• Vous pouvez également obtenir un accès via votre carte d'identité électronique. Pour ce faire, vous devez disposer d'un lecteur de carte et d'un software. Vous trouverez plus de renseignements à ce sujet sur http://readers.eid.belgium.be
Le site ne fonctionne, pour l’instant, qu’avec « Microsoft Internet Explorer ».
• Introduire votre carte d’identité dans le lecteur d’ID,
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• Entrer dans le site du Ministère des finances (icône « .be »),
• Cliquer sur le lien « INTERVAT »,
• Cliquer sur « Authentification par carte d’identité électronique »,
• Cliquer sur le bouton « LOGIN ».
A la première entrée de la journée, un écran d’identification numérique apparaît. Sélectionner l’identifiant et introduire le code PIN.
12.2.1. La déclaration manuelle
• Cliquer sur le lien « Déclaration manuelle » à gauche de l’écran,
• Cliquer sur « Ouvrir » ;
• Cliquer sur le bouton « Parcourir… » afin de sélectionner le fichier « .XML » de la déclaration TVA unique, à envoyer, dans le répertoire C:\EBP/ACCOUNTING/EXPORTTVA,
• Cliquer sur le bouton « Ouvrir » (ceci peut prendre plusieurs minutes),
• Vérifier les renseignements repris sur la déclaration.
Les montants sur la déclaration e-TVA doit(vent) avoir le format suivant : 00 000.00.
Si ce n’est pas le cas, merci de vérifier les paramètres régionaux de votre ordinateur. Ci-dessous les paramètres requit :
• Symbole décimal : un point
• Symbole de groupement des chiffres: un espace
• Format de l’heure: HH :mm :ss
• Format de date courte : jj/MM/aaaa)
Vous redemandez la prévisualisation de votre déclaration TVA dans EBP Comptabilité 2008.
Une fois la vérification terminée, remplir les champs obligatoires dans le Cadre VIII de la déclaration et cliquer sur le bouton « Envoyer » ;
Vous suivez les instructions reprisent à l’écran afin d’enregistrer/imprimer votre accusé de réception de la déclaration TVA qui vient d’être envoyée.
13. SAUVEGARDE
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
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En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, clé USB ou CD-ROM.
Ceci se fait en prenant une copie de votre dossier avec extension EBP. Votre dossier se trouve par défaut dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\AS\DATA.
14. PARAMETRES EBP COMPTA
Si vos chiffres sont multiplié par 100, il faudra modifier les options régionales. Pour cela vous cliquez sur le bouton « Démarrer » en bas à gauche de votre écran. Vous sélectionnez Panneau de configuration – Options régionales et vous cliquez sur “Personnaliser”.
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• Sous-menu « Nombres »
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1 espace
1 point
Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider
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• Sous-menu « Symbole monétaire »
1 point
1 espace
Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
• Sous-menu « Heure »
HH:mm:ss
Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider.
Error! Style not defined.
• Sous menu « Date »
jj/MM/aaaa
Cliquer sur la touche « Appliquer » ensuite sur la touche « OK »
A l’écran « Options régionales et linguistiques », cliquer sur la touche « Appliquer » puis « OK »
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LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité.
1. L’ECHEANCIER
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances.
2. LES RAPPELS
Il existe cinq niveaux de relances. Vous pouvez indiquer un texte pour les 4 langues. En fonction de la langue du client le rappel sera imprimé.
3. L’ANALYTIQUE
EBP Comptabilité gére 5 niveaux analytiques. Vous pouvez aussi imprimer la balance analytique. Pour l’impression de l’analytique, reportez-vous à l’aide en ligne.
Paye
Pour Windows® XP, Vista et 7
Manuel utilisateur
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 0811 65 20 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2013 EBP Informatique, édition juin 2012
Table des matières
Félicitations ! .................................................................................................................................... 1
A lire attentivement .......................................................................................................................... 3
Le code d’activation ..................................................................................................................... 3
Le fichier Alire attentivement ........................................................................................................ 3
La sauvegarde ............................................................................................................................. 3
L'assistance technique .................................................................................................................... 5
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ....................................................... 7
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ..................................................................... 7
B. Contrat de services EBP ......................................................................................................... 8
C. Mode locatif ........................................................................................................................... 12
Licence d'utilisation ........................................................................................................................ 13
Activation automatique ............................................................................................................... 13
Activation manuelle .................................................................................................................... 13
Configuration minimale requise ..................................................................................................... 15
La gestion des 35 heures .............................................................................................................. 17
Comment y accéder ? ................................................................................................................ 17
A quoi sert ce module ? ............................................................................................................. 17
Code d'activation ........................................................................................................................... 19
Comment activer mon logiciel ? .................................................................................................... 21
Activation manuelle du logiciel ...................................................................................................... 23
Evaluer une version d'évaluation ................................................................................................... 25
Rechercher les mises à jour .......................................................................................................... 27
Général .......................................................................................................................................... 29
Ecran de bienvenue ................................................................................................................... 29
Ecran de bienvenue (version d'essai) ........................................................................................ 29
Installation du logiciel .................................................................................................................... 31
Installation monoposte ............................................................................................................... 31
Installation gestion des 35 heures ............................................................................................. 31
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ....................................................... 31
Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) ................................................................... 33
Désinstallation du produit ........................................................................................................... 34
Menu Dossier ................................................................................................................................. 35
Ouverture d'un dossier ............................................................................................................... 35
La suppression de dossiers ....................................................................................................... 35
Fermer un dossier ...................................................................................................................... 35
Création d'un dossier ................................................................................................................. 36
La recopie à partir d'un autre dossier ........................................................................................ 41
La recopie vers plusieurs dossiers ............................................................................................ 43
Les propriétés du dossier ........................................................................................................... 45
Les utilisateurs ........................................................................................................................... 64
La sauvegarde ........................................................................................................................... 66
La sauvegarde en ligne .............................................................................................................. 67
La restauration ........................................................................................................................... 68
Menu Edition .................................................................................................................................. 71
Rechercher une fiche ................................................................................................................. 71
Les fiches ................................................................................................................................... 71
La fiche salarié ......................................................................................................................... 112
Menu Affichage ............................................................................................................................ 159
Recherche dans l'arborescence .............................................................................................. 159
Le paramétrage des barres d'outils ......................................................................................... 159
Tableau de Bord ...................................................................................................................... 160
Menu Gestion .............................................................................................................................. 163
Mois courant ............................................................................................................................. 163
EBP Paye V17
Saisie des variables ................................................................................................................. 163
Saisie des variables : Choix des variables à saisir .................................................................. 164
Saisie des congés / heures ...................................................................................................... 164
Préparation des bulletins ......................................................................................................... 165
Généralisation de la date de la paye ....................................................................................... 166
Généralisation des jours travaillés ........................................................................................... 166
Calcul de la paye ..................................................................................................................... 167
Cumuls de la société ................................................................................................................ 167
Historique des bulletins ............................................................................................................ 167
Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF .............................. 168
Historique des bulletins de tous les salariés ............................................................................ 168
Interrogation des données de paye ......................................................................................... 169
Postes analytiques ................................................................................................................... 170
La clôture des bulletins ............................................................................................................ 170
La clôture mensuelle ................................................................................................................ 171
La clôture annuelle................................................................................................................... 172
Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 172
Envoi du bulletin par e-mail ...................................................................................................... 174
Le virement des salaires .......................................................................................................... 177
Menu Impression ......................................................................................................................... 181
Impressions : Choix des établissements ................................................................................. 181
Impression des bulletins .......................................................................................................... 182
Impression des lettres-chèque ................................................................................................. 182
Impression des lettres-chèque des acomptes ......................................................................... 183
Impression des salariés ........................................................................................................... 183
Impression des fiches individuelles.......................................................................................... 184
Impression de la liste des salariés ........................................................................................... 184
Impression des imputations analytiques .................................................................................. 185
Impression du trombinoscope .................................................................................................. 185
Impression de l'état des heures ............................................................................................... 185
Comment y accéder ? .............................................................................................................. 186
Généralités : ............................................................................................................................. 186
Impression des organismes ..................................................................................................... 187
Impression des profils .............................................................................................................. 187
Impression des rubriques ......................................................................................................... 188
Impression des tables de calcul ............................................................................................... 189
Impression des variables ......................................................................................................... 189
Impression des cumuls ............................................................................................................ 190
Impression de la liste des acomptes ........................................................................................ 190
Impression de l'état des congés .............................................................................................. 191
Impression liste des congés et absences ................................................................................ 191
Impression de la provision de Congés Payés .......................................................................... 192
Impression du DIF .................................................................................................................... 193
Impression du livre des variables............................................................................................. 194
Impression des états salariés .................................................................................................. 195
Impression de l'état des variables ............................................................................................ 195
Impression du récapitulatif des allégements ............................................................................ 196
Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................................ 196
Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................... 196
Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 196
Impression de l'enquête sociale............................................................................................... 198
Impression de l'état MSA ......................................................................................................... 198
Impression des états préparatoires ......................................................................................... 199
Impression des cumuls des salariés ........................................................................................ 199
Impression des cumuls de la société ....................................................................................... 200
Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 201
Table des matières
Conséquence sur le registre .................................................................................................... 202
Impression de la liste des entrées/sorties ................................................................................ 204
Les interactions ........................................................................................................................ 204
Aperçu ...................................................................................................................................... 205
Export au format Microsoft Excel ............................................................................................. 205
Export aux différents formats. .................................................................................................. 205
Les filtres .................................................................................................................................. 206
Les impressions de fin de mois ................................................................................................ 206
Menu WebPaye ........................................................................................................................... 213
Menu WebPaye ....................................................................................................................... 213
Menu Outils .................................................................................................................................. 217
Fiche salarié : Les Champs personnalisés .............................................................................. 217
Envoi d'un SMS ........................................................................................................................ 217
Intéressement et participation .................................................................................................. 218
Archivage des données ........................................................................................................... 219
Journal des événements .......................................................................................................... 219
Justificatif de l'événement ........................................................................................................ 219
Import/Export ............................................................................................................................ 219
Maintenance Utilisateur ........................................................................................................... 230
Maintenance Technique ........................................................................................................... 231
La reprise de paye ................................................................................................................... 233
Les statistiques ........................................................................................................................ 236
Contrat et lettre type ................................................................................................................ 237
Etats Administratifs ...................................................................................................................... 241
Onglet Administratif .................................................................................................................. 241
Onglet Administratif .................................................................................................................. 241
Paramétrage des Attestations .................................................................................................. 242
Nouveau document administratif ............................................................................................. 242
Paramétrage des contrats et lettres types ............................................................................... 243
La modification d'un contrat et d'une lettre type ...................................................................... 244
Les contrats et lettres types : Modification d’un document ...................................................... 245
Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? ............................. 245
L'attestation d'Employeur ......................................................................................................... 245
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité ................................................................ 257
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) .................................... 261
L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle ................................................................ 265
La Déclaration d'accident du travail ......................................................................................... 268
Feuilles d'aide aux calculs ....................................................................................................... 271
FAQ .......................................................................................................................................... 271
Paye Agricole ............................................................................................................................... 275
La DAS Bilatérale ..................................................................................................................... 275
Le fichier MSA .......................................................................................................................... 278
La DUCS ...................................................................................................................................... 283
La DUCS .................................................................................................................................. 283
Paramétrage de la DUCS ........................................................................................................ 283
Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 285
Mise à jour de la DUCS ........................................................................................................... 287
Le fichier DADS-U : Préparer ................................................................................................... 287
Sélection des déclarations ....................................................................................................... 288
Déclarer votre fichier DUCS EDI .............................................................................................. 288
Les effectifs de la DUCS URSSAF .......................................................................................... 289
La DUCS : Fonctionnement général ........................................................................................ 290
Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? .............................. 290
DADS-U ....................................................................................................................................... 293
Qu'est-ce que la DADS-U ? ..................................................................................................... 293
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? ............................ 295
EBP Paye V17
Les déclencheurs automatiques DADS-U ............................................................................... 295
Configuration des cumuls DADS-U ......................................................................................... 296
Avertissement .......................................................................................................................... 299
Le rapport DADS-U .................................................................................................................. 299
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 300
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 301
Import des cumuls DADS-U ..................................................................................................... 301
Export des Cumuls DADS-U .................................................................................................... 301
L'éditeur DADS-U ..................................................................................................................... 302
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? ......................... 302
Notice de génération ................................................................................................................ 303
DADS-U CI-BTP (Bâtiment) ........................................................................................................ 313
Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? ........................................................................................ 313
Préparation du fichier DADS-U CI-BTP ................................................................................... 314
Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI
BTP) ......................................................................................................................................... 315
Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? .............................................. 316
Notice de génération ................................................................................................................ 317
DADS-U Prévoyance ................................................................................................................... 323
Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ............................................ 323
Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation ......................... 324
Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? ................................. 324
Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? .. 325
Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) .................................... 325
Notice de génération ................................................................................................................ 326
FAQ ............................................................................................................................................. 333
Liste des questions .................................................................................................................. 333
Création d'un nouveau dossier ................................................................................................ 334
Ouverture d'un dossier ............................................................................................................. 334
Création d'un salarié ................................................................................................................ 335
La Déclaration Unique d'Embauche ........................................................................................ 335
Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? ................. 336
Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? ......................................................... 336
La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? ........................................................... 337
La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? ................................... 337
La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? ................................. 338
La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? .............................................. 338
La fiche Variable : A quoi servent les variables ? .................................................................... 338
Virement des salaires .............................................................................................................. 338
Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 340
Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 340
Conséquence sur le registre .................................................................................................... 341
Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED),
apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? ..................... 343
Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des
jours de repos .......................................................................................................................... 343
Comment supprimer une rubrique ou une variable ? .............................................................. 345
Comment supprimer une fiche salarié ? .................................................................................. 346
Comment supprimer un organisme ? ...................................................................................... 346
La clôture mensuelle ................................................................................................................ 347
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 348
Historique des bulletins ............................................................................................................ 348
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ? ............................................................................................................... 349
Gestion des entrées / Sorties ................................................................................................... 349
Les sommes isolées ................................................................................................................ 352
Table des matières
Vendeur Représentant Placier (VRP) ...................................................................................... 353
La gestion des Congés Payés / DIF ........................................................................................ 357
Index ............................................................................................................................................ 373
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
3
A lire attentivement
Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises.
Vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne gestion de votre paye.
Le code d’activation
Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités,
selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue ). Au delà de ces 40 jours, les
fonctionnalités seront limitées (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ?
).
Le fichier Alire attentivement
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez
consulter le fichier A lire attentivement est accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il
contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation
et/ou l'aide ont été réalisées.
La sauvegarde
La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des
données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur
votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données
correctes.
5
L'assistance technique
EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions.
Avant de nous contacter, notez ...
• Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens
ne pourront vous répondre sans ce numéro.
• La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur,
fonctionnement réseau ou monoposte...)
• Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) .
Notre support téléphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00
Le vendredi : 8H00 à 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente).
Composez le :
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail
au :
paye.support.fr@ebp.com
En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit.
7
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au
RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser
à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut
transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est
strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à
des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier
d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via
Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication
illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou
d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les
3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En
cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible
depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même
si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de
l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son
installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider
à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes.
Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site
une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
EBP Paye V17
8
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie
d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance
du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations
de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de
toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière
non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un
contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et
qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un
retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des
services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le
fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne
vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue
à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés.
Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs
ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
Convention d'utilisation d'EBP
9
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de
Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838
947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an.
La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée
AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne
peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la
mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à
compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec
sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du
contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit
(8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute
autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc
le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code
d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit
ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du
EBP Paye V17
10
Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le
territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi
sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire
par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom
du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité
d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La
nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard
des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation
en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données
associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus,
outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit
sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix
par rapport au droit de licence initialement payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le
conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des
modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu
dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un
prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande
aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables,
conseils juridiques, etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de
logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en
cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions
d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports
magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur
reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le
logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au
rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie
du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit.
EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition
du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique
de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée,
Convention d'utilisation d'EBP
11
il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit
l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour
analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de
l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les
copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions
fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le
fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de
formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences
requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se
substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur
les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un
problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site
une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de
l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties
convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier,
commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction
tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou
d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait
été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et
intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront
excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en
cours.
EBP Paye V17
12
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne
vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue
à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence
ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes
et automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui
d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de
maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
13
Licence d'utilisation
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de
l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé.
Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?.
Activation automatique
L'activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas
de code à saisir.
Activation manuelle
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs.
Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous
avez accès au service technique d'EBP pour une durée en fonction du contrat d’assistance
souscrit.
Pour l’installation de la version complète de Pervasive.SQL V8, une procédure est disponible sur
votre CD-rom d’installation : pour y accéder, insérez le CD-rom dans le lecteur, puis, dans l’onglet
Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL V8 Poste à Poste.
15
Configuration minimale requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP3
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4
2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ).
Contactez notre réseau de revendeurs.
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
17
La gestion des 35 heures
Votre logiciel de paye est livré avec le module de Gestion des 35 heures. Vous devez au
préalable l’installer avec votre CD d’installation.
Comment y accéder ?
Par le menu Dossier + Gestion des 35 heures
A quoi sert ce module ?
o Planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un ensemble de
salariés,
o Enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les heures
théoriques de travail et les heures réellement effectuées,
o Enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées, congés
payés, heures supplémentaires, absences diverses,
o Suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés,
o Editer différents états récapitulatifs,
o Transférer le RTT Solde et Période vers EBP Paye pour une impression
éventuelle sur les bulletins.
En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux dossiers et de nouveaux salariés,
ni communiquer avec EBP Paye. Un dossier de démonstration ’Démo’ vous permet de
découvrir les possibilités de ce module.
Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (commande Ouvrir du menu Dossier) pour vous
familiariser avec le module avant de créer votre propre dossier.
Une aide détaillée est accessible directement dans le module par le menu ?.
19
Code d'activation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel de paye reste en version d’évaluation.
Plusieurs versions sont proposées :
• Version Millésime,
• Version Pro,
• Version Bâtiment,
• Version Agricole.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période prédéfinie.
Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel
seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien ’’comparer les versions de EBP paye’’
de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP.
Remarque
Le logiciel contient trois dossiers de Démonstration pré-remplis vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Millésime, Pro, Agricole, Bâtiment). Il est fortement recommandé d’ouvrir un ou plusieurs de ces
dossiers afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer
votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur une des sociétés de
Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Paye REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Paye REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez
votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même
que la version avec laquelle vous avez créée votre dossier.
Consultez aussi :
• Comment activer mon logiciel ?
• Activation manuelle du logiciel
• Evaluer une version après activation
21
Comment activer mon logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, vous
devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas
de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Retour à code d'activation
23
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si vous ne possédez pas Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de
l’écran de bienvenue et sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ puis sur le bouton "Activer
Manuellement". Vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom de l'entreprise que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
• Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la
boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous
permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises
à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous
a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, un message vous indique à quelle version du
logiciel correspond le code.
• Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez
pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le
même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
Retour à code d'activation
25
Evaluer une version d'évaluation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de la paye que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement
désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
• réactiver votre produit tel qu’il était avant de basculer en mode d’évaluation en cliquant
sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre
la procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
• répéter la procédure d’activation du début pour basculer vers une nouvelle version.
Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Retour à code d'activation
27
Rechercher les mises à jour
Le logiciel fait une recherche afin de savoir s'il y a des versions plus récentes que celle installée
sur votre ordinateur.
29
Général
Ecran de bienvenue
Sous chaque dossier figure le dernier exercice. L’accès aux exercices précédents se fait en
cliquant sur la petite flèche située à côté de l’exercice en cours.
Les dossiers sont suivis d’une disquette vous permettant d’effectuer vos sauvegardes. Ils
peuvent être suivis d’une mention indiquant qu’il est nécessaire d’effectuer une mise à jour avant
ouverture du dossier.
Remarque !!!
Pour ouvrir un dossier, il vous suffit de sélectionner l’exercice souhaité du dossier que vous
souhaitez ouvrir.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
• Ouvrir :
• Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez
sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice.
• Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration.
• Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir.
• Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche
afin de sélectionner un ancien exercice.
• Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier.
• Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier.
• Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier.
Attention, cette suppression est définitive.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier..
Cet écran de bienvenue s’affichera à chaque lancement du logiciel. Cependant, si vous préférez
que votre dossier soit ouvert directement, sans passer par cet écran, cochez la case située en
bas de la fenêtre : La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet
écran.
Ecran de bienvenue (version d'essai)
Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose
l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation.
Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limité en fonctionnalités.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel.
Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez
réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la
EBP Paye V17
30
même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le
site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre
logiciel.
31
Installation du logiciel
Installation monoposte
Attention !!!
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Paye pour accéder aux différentes
versions du produit.
3. Cliquez sur EBP Paye pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et
l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option
J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une
première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite
lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous
permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir chapitre Installation Réseau).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS\PAYE12.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS
AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
Installation gestion des 35 heures
Le module Gestion des 35 heures est installé en même temps que votre logiciel de paye.
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les
produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour
accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre
installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par
conséquent révéler des défauts non constatés par le passé.
Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de
compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel
de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique
d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires.
EBP Paye V17
32
Fiabilité
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau
qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données
causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre
matériel.
Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes :
• Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
• Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée
certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
• Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée
(EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à
nous consulter),
• Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés
Microsoft),
• En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande
quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau
100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour
tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne
peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les
problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de
votre réseau.
Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des
sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance
ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation
électrique).
En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement
peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de
vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un
onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure
prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non
seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers.
Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent
parfaitement la procédure d'arrêt.
Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service
technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de données
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de
données Pervasive.SQL V8.
Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les
versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous
utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15
ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15,
Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun
de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8,
vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de
données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un
Installation du logiciel
33
faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).
Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier)
Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® 2000
Windows® Vista
Serveur dédié
Windows® 2000, Windows® 2003
Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et
le serveur.
Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est
obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention !!!
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS\PAYE12.0
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers
le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la
station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi
cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et
EBP Paye V17
34
sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en
modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau
précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration X:\DEMONSTRATIONS
Répertoire des données X:\PARTAGE
Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez
la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
Problème d’utilisation
Important !!!
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre
logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurezvous
la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de
travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel
est à l'origine des problèmes.
Désinstallation du produit
Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue,
problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celle-ci a l’avantage de supprimer
uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés
par l’utilisateur.
Comment y accéder ?
Démarrer de Windows Pramètres + panneau de configuration +
Ajout/Suppression de programmes
Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation.
35
Menu Dossier
Ouverture d'un dossier
Comment afficher la liste des dossiers ?
Barre de menu Dossier + Ouvrir
Comment ouvrir un dossier ?
Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si
votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien
Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez
sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA.
Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de
bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de
démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que
la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \
DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au
moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier
que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice
du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice
antérieur.
Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP
Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue
s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des
dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de
démonstration ou choisir un dossier dans la liste des
dossiers.
Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous
dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le
raccourci (*.EPA).
La suppression de dossiers
Cette fonction permet de Supprimer définitivement un dossier de votre ordinateur.
Comment y accéder ?
Ecran de bienvenue Icône qui se trouve sur la ligne de votre dossier
dans l'écran de bienvenue
.
Fermer un dossier
Cette fonction permet de Fermer un dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Fermer
EBP Paye V17
36
Dans le logiciel Par la croix (en haut à droite de l’écran)
Création d'un dossier
Création d'un nouveau dossier
Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes :
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Nouveau
Barre d’outils , Nouveau
Raccourci clavier Alt + Entrée
Suivi des étapes
La création d’un dossier comprend 10 étapes.
Etape 1 : Partage de données
Etape 2 : Nom et emplacement
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton
Précédent permet de revenir sur une étape antérieure.
Etape 1 : Partage de données
Cette première étape vous permet de créer un nouveau dossier dans un nouveau répertoire (Cas
1) ou dans le répertoire d’un dossier créé avec un autre logiciel EBP (Cas 2)
Cas 1 :
Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP Comptabilité, EBP
Gestion Commerciale, EBP Garage &ldots;), pointez alors Créer un dossier Paye dans un
nouveau répertoire.
Cas 2 :
Votre dossier a déjà été créé dans un autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données
&ldots; et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de ressaisir les coordonnées et le
mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels. Vous passerez
alors directement à l’étape 6.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 2 : Nom et emplacement
Menu Dossier
37
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 2 : Nom et emplacement
Saisissez la raison sociale de votre société (31 caractères maximum). La raison sociale sera
modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse.
Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à
l’exception des espaces et des caractères spéciaux, dans lequel seront stockées toutes les
données du dossier. Tous les dossiers EBP sont regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS :
ce répertoire a été créé à l’installation du premier logiciel EBP. Pour préciser un autre répertoire
(non conseillé), cliquez sur .
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 3 : Identification
Saisissez l’identification de votre société. Ces informations seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Identification.
• Le SIRET est obligatoire pour les déclarations de fin d’année (ne saisissez pas les
espaces).
• Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire.
• Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE).
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
EBP Paye V17
38
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 4 : Adresse
Saisissez l’adresse de votre société. L’adresse sera modifiable par la suite dans Dossier +
Propriétés + Coordonnées onglet Adresse.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + Entrée
pour passer à la ligne suivante.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 5 : Contact
Saisissez les informations du contact de la société (non obligatoire). Ces informations seront
modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Contact.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Attention !!!
Ce choix est TRES important.
Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données
vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez
le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques
d’un autre paramétrage.
Remarque !!!
Menu Dossier
39
Le paramétrage Agricole et Bâtiment sont disponibles à partir de la version PRO. Les dossiers
de démonstration Agricole et Bâtiment sont toutefois à votre disposition.
Attention !!!
Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil. Il crée uniquement les
variables. Il est utile pour :
- récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier),
- sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer).
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 7 : Exercice courant
Paye Décalée
Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exercice
de paye démarre en décembre et termine en novembre, le mois de décembre (N-1) fera alors
partie de votre exercice.
Choisir entre les options suivantes :
• Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye
• Constant : si votre société est déjà en décalage de paye
• Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année.
Attention !!!
Le choix entre ces différentes informations est important car ces informations seront reprises lors
de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun
bulletin n’a été calculé.
Si votre dossier n’est pas en paye décalé choisir l’option Sans décalage de paye
Mois et Année
Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous
indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à
saisir les cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et
risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes
décalées).
Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois.
Attention !!!
Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé.
EBP Paye V17
40
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 8 : Paramètres
Saisissez les paramètres de votre société. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Préférences onglet Paramètres.
Heures mensuelles de références
Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le
nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme
nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié.
Convention collective
Saisissez ici la convention collective de l’entreprise en sélectionnant le code IDDC. Une
convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 9 : Congés payés
Saisissez les paramètres des congés payés. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Préférences onglet Congés / DIF.
Congés Payés
La durée du congé mensuel peut être déterminée au choix :
• 2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente
jours ouvrables,
• 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total vingt cinq
jours ouvrés,
Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de
jours particuliers (par exemple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM).
Date de clôture des congés payés
Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous devez
indiquer le mois de mars.
L’exercice de congés payés est fixé par la convention collective ou, à défaut, par l'employeur
conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité
d'entreprise.
Menu Dossier
41
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier :
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 10 : La banque
Saisissez les coordonnées de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les
virements. Ces paramètres seront modifiables dans le classeur Banques de votre arborescence,
dans lequel vous pourrez créer d’autres banques.
Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou utilisez le bouton
Précédent pour revenir sur les étapes précédentes.
Retour à la fenêtre de création de dossier
La recopie à partir d'un autre dossier
La recopie à partir d'un autre dossier
Cette option permet de recopier des données d’un dossier à l’autre. Pourront être recopiés les
organismes, les tables de calcul, les variables, les rubriques, les profils et les salariés.
Attention !!!
La recopie à partir d’un autre dossier est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Recopie + à partir d’un autre dossier
Comment faire la recopie ?
Ouvrez le dossier cible (celui qui reçoit les données) et lancez la commande Dossier + recopie +
A partir d’un autre dossier. Choisissez le dossier source (celui à partir duquel vous souhaitez
recopier les données).
Si le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier les données est protégé par un mot de
passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie.
Suivi des étapes
Voici les différentes étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des organismes
Récupération des tables de calcul
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Récupération des organismes
Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source.
EBP Paye V17
42
Cochez les organismes à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent
respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des tables de calcul
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des tables de calcul
Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source.
Cochez les tables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des tables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des variables
Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source.
Cochez les variables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des rubriques
Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source.
Menu Dossier
43
Cochez les rubriques à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer
contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les
variables et les tables de calcul concernées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des profils
Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source.
Cochez les profils à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils
doivent également être recopiées.
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des salariés
Cette étape affiche la liste des salariés du dossier source.
Cochez les salariés à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des salariés.
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer.
Retour à la fenêtre de recopie
La recopie vers plusieurs dossiers
La recopie vers plusieurs dossiers
Cette option permet de recopier des données d’un dossier vers plusieurs autres dossiers.
Pourront être recopiés les rubriques, variables, profils, organismes et tables de calcul.
Attention !!!
La recopie vers plusieurs dossiers est disponible qu’en version EXPERT.
EBP Paye V17
44
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Recopie + Vers plusieurs dossiers
Comment faire la recopie ?
Ouvrez le dossier source (celui qui contient les données à recopier) et lancez la commande
Dossier + recopie + Vers plusieurs dossiers. Choisissez les dossiers cibles (ceux qui vont
recevoir les données). Le bouton Tous permet de sélectionner tous les dossiers et le bouton
Aucun permet d’annuler la sélection en cours.
Si les dossiers dans lesquels vous souhaitez recopier les données sont protégés par un mot de
passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie.
Suivi des étapes
Voici les différentes étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des rubriques
Recopie des variables
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Choix des rubriques à recopier
Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source.
Cochez les rubriques à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer
contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les
variables et les tables de calcul concernées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des variables
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des variables à recopier
Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source.
Cochez les variables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des variables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Menu Dossier
45
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des profils à recopier
Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source.
Cochez les profils à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils
doivent également être recopiées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des organismes à recopier
Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source.
Cochez les organismes à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes.
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des tables de calcul à recopier
Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source.
Cochez les tables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des tables.
Retour à la fenêtre de recopie
Les propriétés du dossier
Les notes personnelles
Vous pouvez saisir vos notes personnelles par dossier.
EBP Paye V17
46
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes
Barre d’outils , Notes
Généralités :
Cette option équivaut à un pense-bête, vous pourrez y noter les actions à ne pas oublier :
changer un taux, augmenter un salarié, changer son coefficient, saisir ses congés&ldots;
Ces notes s’afficheront automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour ne pas afficher les notes
à l’ouverture du dossier, cochez la case Ne plus afficher cette boîte à l’ouverture du dossier.
Les paramètres généraux
Onglet Options
Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez choisir les paramètres de
fonctionnement de l’ensemble des dossiers de paye.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Options
Explication des différents choix :
• Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin : en consultation du bulletin à
l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque
rubriques en cochant l'option.
• Vérifier la cohérence des données DADS-U à la clôture : vous pouvez désactiver
cette option si vous ne souhaitez pas que le logiciel vérifie vos données de paye en vue
de votre déclaration DADS-U de fin d’année. Le rapport DADS-U ne sera donc pas
généré à la clôture de vos bulletins. Nous vous conseillons de laisser actif ce contrôle si
vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO)
• Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales : Indiquez le nombre de
chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement).
• Modèle par défaut pour imprimer les bulletins : choisissez ici votre modèle préféré,
pour ne pas avoir à faire ce choix à chaque impression.
• Afficher les avertissements de la liaison avec le lecteur de PDF : Lors de la création
des états administratifs un message d’avertissement apparaît à l’écran, vous avez la
possibilité de désactiver ce message en décochant l’option.
Onglet Formats
Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez définir des formats de variable
Menu Dossier
47
d’impression (utilisateurs expérimentés).
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Formats
Comment créer un format ?
Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau et suivez les étapes de
l’assistant :
• Faites Suivant pour poursuivre ;
• Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou
monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (= texte) :
• Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le
bouton Terminer.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur,
parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers,
l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. Vous
pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £, ou $,ou
Livre, Dol...).
Attention !!!
Le format Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limités tels que
les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de
décimales.
Format Date
Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour,
le mois et l’année. Vous pouvez également afficher le nom du jour.
Format Heure
Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous
pouvez également afficher heure et minute en abrégé.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer
un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Onglet Emetteur / Déclarant
EBP Paye V17
48
Vous devez renseigner dans cet onglet les informations sur l’émetteur DADS-U, les contacts
DADS-U, ainsi que les informations sur le destinataire du compte rendu d’exploitation (CRE).
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole les informations de cet onglet ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Emetteur / Déclarant
L’émetteur DADS-U
Il faut noter ici le nom et l’adresse de l’émetteur de la DADS-U. Il peut être soit l’entreprise soit un
tiers déclarant (expert-comptable par exemple).
L’émetteur sera commun à l’ensemble des dossiers de paye et il sera repris lors de la génération
des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel
de paye.
Attention !!!
Les informations de l'émetteur doivent être obligatoirement saisies pour la génération du fichier
DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez
pas préparer votre fichier DADS-U.
Si vous souhaitez gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U, reportez-vous cidessous
à la question : Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Les contacts
Vous avez la possibilité de créer jusqu'à trois contacts maximum.
Par défaut, les contacts sont communs à l’ensemble des dossiers de paye. Ils sont repris lors de
la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à
partir du logiciel de paye.
Si vous souhaitez gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U reportez-vous,
ci-dessous à la question : Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADSU
?
Le compte rendu d’exploitation (CRE)
Le compte rendu d’exploitation est un bilan global du traitement de votre déclaration. Ce compte
rendu comprendra, le cas échéant:
• Le bilan quantitatif qui constitue un document comptable à conserver ou à
transmettre à votre comptable ;
• Les Reports Non Effectués (RNE) : liste des salariés pour lesquels le salaire n’a
pas été reporté sur le compte vieillesse ;
• Les solutions d’identification de salariés vous permettant de mettre à jour vos
fichiers.
Pour recevoir ce bilan vous devez renseigner :
• le SIREN et le NIC de l'établissement
• l'adresse e-mail de la personne
Questions
Menu Dossier
49
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ?
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Les coordonnées
Onglet Adresse
L’adresse de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant
compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Adresse
Barre d’outils , onglet Adresse
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse.
Onglet Contact
Le contact de la société est renseigné lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant
compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Contact
Barre d’outils , onglet Contact
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes de notes
Onglet Identification
L’identification de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez
cependant le compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
50
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Identification
Barre d’outils , onglet Identification
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Le SIRET est obligatoire pour la DADS-U (ne saisissez pas les espaces).
• Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire.
• Le NAF (4 car.) correspond à l'ancien numéro d'appartenance française (anciennement
APE)
• La NAF (5 car.) correspond au nouveau numéro d'appartenance française applicable au
1er janvier 2008.
Remarque!!!
Par défaut en mise à jour de dossier, le code NAF 4 caractères est reporté dans la zone Code
NAF 5 caractères.
Pour toutes les impressions, c'est le code NAF (5 caractères) qui est repris.
Pour la déclaration DADS-U 2007 (Disponible à partir de la version PRO) c'est le code NAF (4
car.) qui est utilisé.
Onglet sécurité
Vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture du
dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Sécurité
Barre d’outils , onglet Sécurité
Raccourci clavier Alt + Entrée
Comment le saisir ?
• Cochez la case Dossier protégé par un mot de passe ;
• Saisissez le mot de passe dans les deux champs, Mot de passe et Confirmation.
Attention !!!
Vérifiez si vous tapez en majuscule ou en minuscule. N’oubliez pas votre mot de passe.
Menu Dossier
51
Onglet Dossier
Cet onglet vous indique le chemin d’accès au répertoire de votre dossier, soit l’emplacement des
fichiers de données, ainsi que le nom du dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Dossier.
Barre d’outils , onglet Dossier
Raccourci clavier Alt + Entrée
Onglet Correspondance
Vous devez indiquer ici l’adresse de correspondance pour votre DUE si elle est différente de
l’adresse de votre établissement.
Vous recevrez l'accusé de réception à cette adresse au cas où le numéro de télécopie n'est pas
mentionné.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Correspondance.
Barre d’outils , onglet Correspondance
Raccourci clavier Alt + Entrée
Préférences
Onglet Paramètres
Les paramètres généraux de l’entreprise sont renseignés lors de la création du dossier. Vous
pouvez compléter ou modifier certaines informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
Paramètres.
Caractéristiques de l’entreprise :
L’année de l’exercice courant n’est pas modifiable. La clôture annuelle effectuera le
changement automatiquement.
La section prud’homale doit être renseignée pour les élections prud’homales. En effet, c’est à
travers la DADS-U que les informations seront transmises. Précisez ici, la section prud’homale de
EBP Paye V17
52
votre dossier de paye. A la validation des préférences, un message vous demandera si vous
souhaitez appliquer cette section à tous vos salariés.
La coche régime Alsace-Moselle’’ permet lorsqu’elle est cochée de mettre à disposition la liste
des codes DUCS applicables à ce régime. C’est à partir de cette liste que sera paramétrée votre
DUCS URSSAF.
Cocher l’option Entreprise de travail temporaire (ETT) si vous êtes une entreprise de travail
temporaire. En effet, cette option vous permettra de réaliser la Déclaration Unique d'Embauche
spécifiquement réservée aux salariés intérimaires.
L’effectif de la société affiche le nombre de salariés créés et pour lesquels l’option du bulletin
’r;’Hors effectif’’ n’est pas cochée dans la fiche salarié. Le bouton Détails permet de réaliser des
modifications mois par mois.
Options par défaut pour tous les salariés
Si vous souhaitez une numérotation automatique des matricules salariés, cochez alors l’option
et saisissez le prochain numéro souhaité.
Choisissez le type de régularisation à appliquer sur les tranches des cotisations plafonnées,
Mensuelle étant le choix par défaut et celui le plus fréquemment utilisé.
Indiquez le nombre d’heures de référence de la société (151,67 si vous êtes aux 35 heures).
Cochez Calculer la variable PRORATA E/S selon la règle du trentième si vous souhaitez que
le salaire, les heures et les plafonds soient proratisés selon la règle du 30ème. La variables
PRORATA intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié serait incomplète sur le
mois (embauche ou départ en cours de mois).
Cochez Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié si vous souhaitez
que le logiciel ne vous propose que les profils correspondant au statut Catégoriel du salarié.
Tous les profils sont rattachés à un statut catégoriel.
Attention !!!
Le statut n’est plus modifiable. Vous devez obligatoirement choisir un des statuts proposés.
Fraction du dossier
La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner
votre fichier DADS-U vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les
préférences de votre dossier le n° de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre
total de fraction que vous possédez.
Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant.
Vous pourrez ensuite générer un fichier DADS-U par dossier comportant les numéros de fraction,
dans la rubrique S20.G01.00.005 Numéro de fraction de déclaration.
Exemple !!!
Vous avez 3 fractions.
Dans votre dossier n° 1 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 1 sur 3
Dans votre dossier n° 2 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 2 sur 3
Dans votre dossier n° 3 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 3 sur 3
Menu Dossier
53
Type du dossier
Si vous êtes une entreprise du bâtiment, sélectionnez Bâtiment.
Remarque !!!
Si vous possédez une version EXPERT ou BATIMENT, cette option va vous permettre de
réaliser votre fichier DADS-U CI-BTP et vous aurez accès à l’onglet Bâtiment de la fiche de vos
salariés.
Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous
intéressent, contactez notre service commercial.
Si vous êtes une entreprise agricole, sélectionnez Agricole
Remarque !!!
Si vous possédez une version EXPERT ou AGRICOLE, cette option va vous permettre de
réaliser votre fichier DAS Bilatérale ou votre déclaration MSA sur disquette.
Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous
intéressent, contactez notre service commercial.
Pour tous les autres types de dossier sélectionnez Standard
Gestion de la DNA
Si vous souhaitez générer la DNA, vous devez cocher Gestion de la DNA UNEDIC, ceci vous
permettra d'accéder à l'onglet DNA de la fiche de votre salarié et générer mensuellement le
fichier DNA (Option disponible en version PRO).
Gestion des acomptes
En activant cette option, vous aurez ainsi la possibilité de saisir plusieurs acomptes dans le mois.
Vous pourrez effectuer les transferts en comptabilité des règlements d'acomptes.
Décalages de paye
Après la création de votre dossier, ou le premier mois de votre exercice, vous avez la possibilité
de choisir entre les options suivantes :
• sans décalage de paye : si votre dossier n’est pas en paye décalée
• Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye
• Constant : si votre société est déjà en décalage de paye
• Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année.
Attention !!!
Le choix entre ces différentes informations est important car elles seront reprises lors de la
génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun
bulletin n’a été calculé.
Convention collective par défaut
Chaque salarié relève d’une convention collective .
Le choix de la convention collective s’initialise à la création du dossier. Il est possible de la
modifier à cet emplacement. Elle sera reprise à la création d’une nouvelle fiche salarié dans
l’onglet Affectations Cependant, vous pourrez sélectionner directement une autre convention
dans la fiche salarié pour les personnes concernées.
Effectif de la société
EBP Paye V17
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Cette fonctionnalité vous permet de modifier les effectifs de votre société mois par mois.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
Paramètres, bouton Détails
Comment modifier l’effectif affiché ?
Cochez le mois à modifier puis saisissez le bon effectif
Convention collective
La convention collective peut être paramétré dans les préférences du dossier ou dans la fiche du
salarié.
Pour la norme DADS-U, la convention collective doit être sélectionnée dans la liste officielle des
Identifiants Des Conventions Collectives (IDCC). Si vous ne connaissez pas votre code IDCC,
vous pouvez aller sur le site : http://www.travail.gouv.fr/idcc/rech_emploi.asp
Le champ IDCC : est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour la
DADS-U.
Le champ Libellé pour impressions : Le libellé de la convention sélectionné s’indique
automatiquement si le champ est vide. En cas de mise à jour de dossier c’est votre convention
collective saisie dans les préférences du dossier qui sera reprise.
Dans tous les cas, c’est le champ Libellé pour impressions qui est repris sur l’édition du
bulletin.
Lorsque vous sélectionnez un code IDCC et que le champ Libellé pour impressions est déjà
renseigné, un message vous demande alors si vous souhaitez remplacer le libellé existant par
celui de la convention sélectionnée ou conserver le libellé en cours.
Une fois le code IDCC et le libellé sélectionnés, le logiciel va appliquer cette convention
uniquement aux salariés présents dans le dossier de paye et rattachés à la convention de
l’entreprise par défaut. Tout nouveau salarié sera également initialisé avec cette convention par
défaut et modifiable si besoin.
Onglet Congés / DIF
Complétez dans cet onglet toutes les informations de votre dossier relatives aux congés payés et
au DIF (Droit Individuel à la Formation).
Certains choix concernant les congés payés sont définis lors de la création du dossier.
Vous pouvez compléter ou modifier ces choix dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Congés
/ DIF
Menu Dossier
55
Généralité :
Toutes les informations saisies dans cet onglet seront reprises par défaut lors de la création de
vos salariés.
Les Congés Payés
Choisissez le mode d'acquisition des congés payés : en jours ouvrés (5 jours par semaine), en
jours ouvrables (6 jours par semaine) ou Autres.
Si vous choisissez Autres, renseignez le nombre de jours de congés à acquérir pour un mois
ainsi que le nombre de jours qui permet de calculer la retenue de l'absence CP.
La zone Calcul de l'absence CP sert au calcul de la retenue de l'absence CP. La valeur saisie
alimente la variable "JABSENCECP".
Indiquez également le nombre de jours de congés supplémentaires à acquérir par mois auxquels
ont droit vos salariés.
Indiquez le mois de clôture des congés (généralement le mois de mai, ou le mois de mars pour
les entreprises de bâtiment).
Si vous souhaitez imprimer les valeurs de congés payés sur le bulletin des salariés sortants, vous
devez cocher l'option "Imprimer valeurs des congés sur bulletins des salariés sortants". Par
défaut cette option est décochée.
Si vos salariés bénéficient de congés d'anciennetés indiquez l'ordre de décompte des CP. En
effet, lorsque votre salarié prend des congés d'anciennetés, ils seront décomptés soit en premier
(avant les CP N-1) soit en dernier (lorsque les CP N-1 seront épuisés)
Les provisions pour Congés Payés
Indiquez le taux de charges sociales et fiscales applicables dans votre entreprise pour le calcul
de la provision pour Congés Payés.
Ces informations servent à l'impression de la provision pour congés payés (Option disponible à
partir de la version PRO)
Le Droit Individuel à la Formation
Chaque année un salarié bénéficiant du DIF acquiert 20h (sauf accord collectif prévoyant une
durée supérieure), modifier dans la zone Droit annuel au DIF le nombre d'heure s'il est différent
de 20. Ce nombre d'heure sera reporté dans la fiche du salarié, dès que l'option Acquisition du
DIF sera cochée.
Ce droit annuel est cumulable sur 6 ans, il faut donc indiquer dans la zone Plafond du droit au
DIF le nombre d'heures maximum à acquérir soit 120h si le droit annuel au DIF est de 20h.
Le salarié bénéficie de ces heures tous les ans, pour cela, vous devez indiquer le mois de
clôture du DIF (dit mois anniversaire), afin de mettre à jour les compteurs DIF dans la fiche du
salarié (onglet DIF).
Lors de la clôture du DIF, vous pouvez appliquer un arrondi en choisissant l'une des options
suivantes :
• Ne pas arrondir
• Au nombre entier supérieur d'heures
EBP Paye V17
56
• Au nombre entier inférieur d'heures
• A l'heure la plus proche
Onglet Banque
La banque proposée est celle définie lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier votre
choix dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Banque.
Généralité :
La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire. Les banques sont
créées et modifiées à partir du classeur Banques de votre arborescence.
Onglet URSSAF
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme URSSAF ainsi que les
différents taux d’Accident du travail et de Transport.
Attention !!!
Cet onglet s'appelle MSA en version agricole.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
URSSAF.
Comment sélectionner l’organisme ?
Vous devez sélectionner ici l’organisme URSSAF en ouvrant la liste déroulante.
L’organisme URSSAF est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des
organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence.
Groupement d'employeurs (option disponible en paye AGRICOLE)
Si vous n'êtes pas un groupement d'employeurs la ligne TOP FILLON BONIFIEE (PE31) de
votre déclaration trimestrielle des salaires ne doit pas être renseignée. Par conséquent vous ne
devez pas cocher cette option.
Par contre, si vous êtes un groupement d'employeurs, il faut indiquer dans votre déclaration
trimestrielle des salaires et pour chaque salarié s'il y a de la TOP FILLON BONIFIEE (PE31 de
votre déclaration) ou non. Vous devez donc cocher cette option afin d'indiquer que vous êtes bien
un groupement d'employeurs, puis dans la fiche de chaque salarié, onglet Info.Paye, vous devez
cocher ou non la case TOP FILLON BONIFIEE.
Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ?
Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son
code bureau, car pour chaque salarié, ces informations doivent obligatoirement apparaître dans
la DADS-U et pour chacune de ses situations déclarées pendant un exercice.
Menu Dossier
57
Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés afin de préparer
le fichier DADS-U et d'éditer la DUCS.
Remarque !!!
la génération du fichier DADS-U et l’impression de l’état préparatoire à la DUCS sont des options
uniquement disponibles à partir de la version PRO.
Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ?
C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue.
Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la
DUCS.
Attention !!!
Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.
Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau.
• Exemples de paramétrage des taux de 0 à 7
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur
Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.
De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les
informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche.
• Exemples de paramétrage des taux 9
Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé :
Renseigner : N° d’ordre = 9
Code section=99
Taux AT=99999
Code Risque = 99999
Si vous avez des salariés concernés par ce cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye
de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire.
Onglet MSA
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme MSA ainsi que les différents
taux d’Accident du travail et de Transport.
Attention !!!
Cet onglet est spécifique à la paye Agricole
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet MSA
Comment sélectionner l’organisme ?
Vous devez sélectionner ici l’organisme MSA en ouvrant la liste déroulante. L’organisme MSA est
sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le
classeur Organisme de votre arborescence.
EBP Paye V17
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Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ?
Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son
code bureau pour chaque salarié.
Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés.
Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ?
C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue.
Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la
DUCS.
Attention !!!
Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.
Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau.
• Exemples de paramétrage des taux de 0 à 8
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur
Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.
De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les
informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche.
• Exemple de paramétrage du taux 9
Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé :
Renseigner : N° d’ordre = 9
Code section=99
Taux AT=99999
Code Risque = 99999
Si vous avez des salariés concernés par un de ces cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet
Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin
de salaire.
Onglet Pôle emploi
Dans cet onglet, vous devez sélectionner les organismes :
• pour le Pôle emploi
• pour les caisses de retraite Cadre et Non cadre et pour les cadres.
Attention !!!
Cet onglet n’existe pas en version agricole
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Pôle
emploi.
Comment sélectionner l’organisme ?
Menu Dossier
59
Vous devez sélectionner ici les organismes associés à chaque zone en ouvrant la liste
déroulante des organismes. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le
classeur Organisme de votre arborescence.
Onglet Médecine du travail
Vous devez saisir ici les informations concernant votre service de santé au travail.
La saisie de ces éléments est obligatoire pour la réalisation de la Déclaration Unique
d'Embauche.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Médecine
du travail
Généralités :
Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de santé au travail pour l’ensemble de
ses salariés.
Reportez le code, le nom et l’adresse du service de santé au travail auquel vous adhérez ou que
vous souhaitez adhérer.
Comment trouver ses informations ?
La Direction Départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP),
ou l’URSSAF peuvent vous mettre à disposition les différentes coordonnées des services de
santé au travail.
Onglet siège
Vous devez renseigner dans cet onglet les coordonnées de l’entreprise siège, si elle est
différente de votre dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Siège
Généralités :
Par défaut se sont les informations saisies dans les coordonnées de votre dossier qui sont
reprises.
Si vous souhaitez indiquer les coordonnées de l’entreprise siège, cochez l’option Siège autre
que le dossier, puis modifier les coordonnées.
Attention !!!
Les informations de cet onglet sont utilisées uniquement dans votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO)
Onglet taxes
EBP Paye V17
60
Dans cet onglet, vous devez renseigner si votre entreprise est assujettie ou non à la taxe sur les
salaires, à la taxe d'apprentissage ou à la formation professionnelle continue.
Attention !!!
Toutes ces informations servent à la génération de votre fichier DADS-U disponible à partir de la
version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes.
Assujettissement à la taxe sur les salaires
Cocher l’option Assujettissement à la taxe sur les salaires si l’établissement est assujetti à la
taxe sur les salaires. Si tel est le cas, les rubriques de cotisations Taxes sur salaires devront
être présentes dans les bulletins afin que les sommes soient correctement renseignées dans la
préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO).
Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de
l'apprentissage (TA/CDA)
Il n'y a pas de seuil d'effectif pour déclarer la TA/CDA par le biais de la DADS-U. Si vous êtes
redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la taxe
d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base arrondie de la taxe et contribution,
dans la zone prévue à cet effet.
La valeur à renseigner est le total arrondi des rémunérations versées sur l'année (en pratique, il
s'agit de la même base que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale).
Remarque !!!
La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle.
Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage
Cette contribution est due par les entreprises d'au moins 250 salariés qui sont redevables de la
taxe d'apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat d'apprentissage ou
de professionnalisation et de jeunes accomplissant un volontariat international en entreprise ou
bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) est
inférieur à 3% de l'effectif annuel moyen. Elle remplace le taux majoré de taxe d'apprentissage
prévu aux troisième et quatrième alinéas de l'article 225 du CGI.
Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la
contribution supplémentaire apprentissage.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base de la contribution.
Remarque !!!
La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle.
Assujettissement à la participation à la formation professionnelle continue (FPC)
Contrairement à la TA/CDA; il existe un seuil d'effectif pour déclarer la FPC par le biais de la
DADS-U. Seules les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser cette déclaration, les
autres devront remplir la déclaration 2483.
Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la
Menu Dossier
61
participation à la formation professionnelle continue.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner :
• La base arrondie formation professionnelle continue à déclarer en DADS-U.
• La base arrondie formation professionnelle continue (CDD) à déclarer en DADSU.
Remarque !!!
Ces bases sont remises à 0 lors de la clôture annuelle.
Etats Administratifs
Paramétrage des Attestations
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant
soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les
différentes rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations de salaire
Comment réaliser le paramétrage ?
Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul
permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites
des bulletins.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité
et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes.
Explications sur les différents encadrés :
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Cotisations dues au titre des assurances maladie
Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le
montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de
cotisation COTMALAD.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes
Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial.
La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX)
EBP Paye V17
62
Nombre d’heures de travail
Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est
la variable HEUREEL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués.
Montant du salaire en cas de maladie
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable
SBRUTABT.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maladie
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT
Montant du salaire en cas de maternité ou paternité
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la
Part salariale des cotisations et de la CSG.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maternité ou paternité.
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ?
Montant brut soumis à cotisations
Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT.
Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les
zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations.
Avantages en nature
Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui
ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature.
Indemnités, primes, gratifications
Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins
et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la rubrique.
Frais professionnels
Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui
sont soumis aux cotisations.
Menu Dossier
63
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la rubrique.
Part salariale des cotisations
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale
des cotisations est SCOTSAL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales
réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la
CSG.
La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur
(précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes
rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations d'employeur
Comment réaliser le paramétrage ?
Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques
de salaires brut.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte
d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage.
Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul
permettant d’alimenter les zones de Formule.
Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ?
Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage.
Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une
modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre
salarié.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ?
Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner
dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage.
EBP Paye V17
64
La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2
Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour
chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris
les heures supplémentaires).
La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ?
Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents
(cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous
nature Liée à l'activité avec période spécifique.
Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité
de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le
remplissage de l'attestation.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ?
Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre
entreprise verse aux salariés lors d’un départ.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde
de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos
salariés.
La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes :
- Indemnité légale supplémentaire de licenciement
- Dommages et intérêts dus à un CDD
- Indemnité suite à la clause de non concurrence
- Indemnités versée au titre des RTT
Les utilisateurs
La liste des utilisateurs
Attention !!!
La gestion des utilisateurs est accessible uniquement en version PRO RESEAU ou
EXPERT COMPTABLE.
La gestion des utilisateurs permettra d’autoriser ou non l’accès aux différentes options. Les
utilisateurs sont communs à toutes les applications EBP, sauf Gestion Commerciale. Aussi, un
même dossier de paye et de compta créé dans le même répertoire auront les mêmes utilisateurs.
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant
qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de
tous les droits sur les dossiers. Pour cet utilisateur, vous pouvez modifier son identité dans la liste
des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs en cliquant sur le bouton Modif et les droits qui
lui sont attribués. Il n’est tout de même pas conseillé de les modifier.
Conseil : l’administrateur n’a pas de mot de passe par défaut, il est donc préférable de lui
attribuer un mot de passe afin d’en limiter son accès. Pour cela, faites Dossier + Utilisateurs +
Modifier le mot de passe.
Comment créer un utilisateur ?
1. Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs par Dossier +
Menu Dossier
65
Utilisateurs + Liste des utilisateurs, et cliquez sur Nouv.
2. Vous avez déjà créé un utilisateur et vous souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez
votre dossier en tant qu’administrateur, par Dossier + Utilisateurs + Changer
d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire. Puis placezvous
dans la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouv.
3. Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer.
Définissez pour chaque utilisateur ses droits par dossier.
L’Administrateur peut suivre pour l’ensemble des utilisateurs l’ensemble des transactions
effectuées sur les différents dossiers. Définissez les transactions dans Dossier + Utilisateurs +
Sélection des transactions, et imprimez le résultat dans Dossier + Utilisateurs + Impressions
des transactions.
Modification du mot de passe
Changez le mot de passe de l’utilisateur par l’option Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de
passe.
Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé.
Ancien mot de passe
Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant.
En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe.
Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles.
Nouveau mot de passe
Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront
affichés sous forme d’étoiles.
Confirmer le mot de passe
Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour
confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux
mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe.
Changer d'utilisateur
Cette commande permet d’indiquer le code d’un autre utilisateur qui prend le relais et va travailler
sur le dossier. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé.
La gestion des transactions
Seul l’Administrateur a accès à cette commande. Elle permet de définir les transactions à suivre
sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante.
Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel (une option). Chaque fois
qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée
d’utilisation de la fonction sont mémorisés.
Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions.
Impression des transactions
EBP Paye V17
66
Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’imprimer toutes les
transactions effectuées sur le dossier courant ou sur l’ensemble des dossiers.
Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la
liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date
particulière.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
Purge des transactions
Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’effacer l’historique de
toutes les transactions. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les
transactions.
La sauvegarde
La sauvegarde
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier
d'archive. Il s'agit d'une copie (généralement compressée) de vos données. Vous pouvez
sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous
devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos
données.
Consultez aussi :
• Que sauvegarder ?
• Où sauvegarder ?
• Comment y accéder
• Comment procéder ?
Sauvegarde - Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
• La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail.
• La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles
et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage etc.
Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble vos dossiers, les modèles d'impression
paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui
auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Revenir à la sauvegarde
Sauvegarde - Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la
sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux
physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien
Menu Dossier
67
via le service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous
stockez sans y toucher), dans un répertoire précis ET sur disquettes. Ces sauvegardes
d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent
être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple,
données avant clôture septembre, données après recalcul des soldes, données après clôture
annuelle 20XX, données après RAZ, semaine 10, mois 07/20XX...).
Attention !!!
Pour les logiciels de comptabilité et de paye, réalisez une sauvegarde de vos dossiers avant
clôture annuelle, et conservez-les.
Revenir à la sauvegarde
Sauvegarder - Comment procéder ?
• Accédez à la fonction de sauvegarde
• Choisissez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer (sauvegarde complète,
sauvegarde d’un dossier)
• Choisissez un fichier de destination
• Cochez Crypter l’archive par un mot de passe si vous souhaitez protéger l’archive
par un mot de passe
• Cochez Ajout d’un commentaire à l’archive si vous souhaitez associer un
commentaire à votre archive en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera
affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
• Cochez Sauvegarde Internet si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service
commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un
serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
• Sauvegardez
Revenir à la sauvegarde
La sauvegarde en ligne
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos
sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes
externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de
fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un
périphérique de stockage.
Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il
vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre
service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique.
• Configuration de la sauvegarde sur Internet
• Comment y accéder ?
• Comment récupérer vos archives sur Internet ?
Configuration de la sauvegarde en ligne
Par le menu Dossier + Propriétés + Internet configurez votre sauvegarde en ligne.
• Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe
• Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un
EBP Paye V17
68
message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée
• Configurez des Proxys http et FTP
Revenir à la sauvegarde en ligne
Comment accéder à la sauvegarde en ligne ?
Barre d’outils
Sauvegarde
Barre de menu Dossier + Sauvegarde
Ecran de bienvenue
Sauvegarde
La procédure de sauvegarde en ligne est identique à celle de la sauvegarde classique. Vous
devez simplement au préalable configurer votre sauvegarde en ligne.
Revenir à la sauvegarde en ligne
Comment récupérer vos archives ?
Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous
devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple
Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com.
Pour restaurer :
• Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial
• Sélectionnez le pays associé à votre licence
• Indiquez votre mot de passe personnel
• Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement
• Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur
• Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et
choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupérée
Remarque !!!
Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, ni
de stocker des sauvegardes d'archive, mais vous offre une sécurité supplémentaire.
Revenir à la sauvegarde en ligne
La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque
dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être
résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois.
La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains
de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs
apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive.
Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de
travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais
attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la
restauration seront à ressaisir.
Menu Dossier
69
Attention !!!
La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons
vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui
étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour
éviter que cela ne se reproduise.
Consultez aussi :
• Comment y accéder ?
• Comment procéder ?
Restauration - Comment y accéder ?
Barre d’outils
Restauration
Barre de menu Dossier + Restauration
Revenir à la restauration
Restauration - Comment procéder ?
• Indiquez le chemin de l’archive contenant les données à restaurer
• Saisissez votre mot de passe (optionnel si l’archive est protégée)
• Indiquez le dossier de destination des données à restaurer
Attention !!!
Cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer
par les données archivées. Cela a pour conséquence d’engendrer la perte des opérations
effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration.
Exemple : la sauvegarde a lieu le 10 juin, à la fin de la journée. Le 12 juin au matin, une
restauration est lancée. Toutes les données saisies le 11 juin sont alors perdues. On se
retrouve dans l'état où l'on était le 10 juin au soir.
Revenir à la restauration
71
Menu Edition
Rechercher une fiche
Pour rechercher une fiche, lancez la commande Fiche + Rechercher, ou cliquez sur l’icône .
Cochez le type de fiche concerné (salarié, rubrique, variable &ldots;) et tapez le nom ou la
description de la fiche recherchée.
Les fiches
La fiche Banque
Pour créer une fiche banque, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran. Saisissez obligatoirement le RIB de la banque si vous désirez effectuer des virements
automatiques des salaires.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Banque
Barre d’outils , Banques
Raccourci clavier Alt + 9 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Banques une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Explications :
Le classeur Banques contient les banques de la société, qui vous permettront de réaliser des
virements.
Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la création du dossier, et
créer de nouvelles banques.
Le champ Titulaire du compte est utilisé dans le cas d'un télérèglement dans la DUCS EDI.
La banque utilisée par défaut pour le transfert des salaires sur disquette (option Gestion +
Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés +
Préférences.
La fiche Organisme
Pour créer une fiche organisme, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran. Saisissez obligatoirement les comptes comptables si vous désirez effectuer des
transferts en comptabilité.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Organismes
EBP Paye V17
72
Barre d’outils , Organismes
Raccourci clavier Alt + 6 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Organismes une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Description de la fiche :
• Type de caisse :
Sélectionnez le type de caisse URSSAF, IRC, IP .....
Le type Assurance correspond aux organismes qui sont considérés comme des sociétés
d'assurances ou des courtiers délégataires de gestion qui couvrent la complémentaire santé, la
prévoyance et la retraite supplémentaire. Celles qui ne sont pas garantie par votre société
d'assurance doivent être déclarées en type Prévoyance/santé.
Compléter ensuite vos différents contrats à l'aide de la fiche de paramétrage que votre société
d'assurance vous a fourni.
Le type IRC correspond aux caisses de retraites complémentaires. Ces caisses seront déclarées
pour chaque salarié affilié, à l’intérieur de sa ou ses situations.
Le type Prévoyance / Santé correspond aux Institutions de Prévoyance ou les mutuelles . Ces
caisses permettent de gérer les différents contrats de prévoyance qui ne sont pas garantis par
une société d'assurance. Elles sont rattachées ensuite au niveau de la fiche salarié. Pour chaque
salarié affilié à un contrat de prévoyance, des informations seront consultables dans la
préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
Le type Caisse de congés payés est réservé aux caisses de congés payés du BTP. Comme
pour les caisses IRC, les salariés rattachés à une caisse de CP auront des informations sur cette
caisse dans la préparation du fichier DADS-U CI-BTP (Options disponibles en version Bâtiment
et EXPERT)
Les types IRCANTEC (Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et
des collectivités publiques), CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des
Collectivités Locales), RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) sont réservés à la
fonction publique.
• Code :
Le code de l’organisme dépend du type de l’organisme sélectionné (Assurance, IRC,
Prévoyance, Caisse de congés payés). Une liste est proposée en fonction du type.
Pour les types URSSAF, Pôle emploi, MSA et Autres, le code est grisé.
Pour chaque organisme, complétez sa fiche. Le numéro correspond au numéro de rattachement
communiqué par vos organismes de gestion.
A la validation de la fiche, cette dernière est rangée dans le type qui lui correspond.
• Compte de Tiers :
Le logiciel propose automatiquement la racine 43 correspondant à la racine des comptes de
sécurité sociale et des autres organismes sociaux. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan
Comptable Général. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le
nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &.
Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera
Menu Edition
73
par le nom du salarié concerné.
• Compte de Charge :
Le logiciel propose automatiquement la racine 645 correspondant à la racine des comptes de
charges de sécurité sociale et de prévoyance. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan
Comptable Général.
• Informations complémentaires
Les coordonnées de l’organisme seront reprises dans les différentes impressions.
Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans l’option Dossier +
Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes (URSSAF par exemple).
Explications :
Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisations, classées par type de
caisse. Chaque cotisation sera rattachée à un organisme.
Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut par le logiciel, changer
leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de
nouveaux organismes. Vous devez obligatoirement compléter le numéro de l’URSSAF.
Cette partie est très importante car elle a des influences directes sur la déclaration des données
pour un salarié, vous pouvez consulter les informations DADS-U dans la préparation du fichier
DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
En effet, à l’intérieur d’une situation, il faut déclarer des informations complémentaires sur les
organismes de retraite ou sur les régimes de prévoyance collective ou de complémentaire santé
gérés par une institution de prévoyance.
D’une part, le type de caisse permet de trier les organismes par type (URSSAF, Pôle emploi,
IRC, IP &ldots;).
Pourquoi le type de l’organisme est-il grisé ?
L’organisme a déjà été rattaché à un de vos salariés dans l'onglet affectations de sa fiche pour
une période d’activité, vous ne pouvez donc plus le changer.
A quoi sert le lien : Où est utilisé cet organisme ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisations qui utilisent l’organisme
sélectionné.
Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise l'organisme, vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de
salaire, les variables, les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique
dans le bulletin (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique
de cotisation) ;
• où est utilisée la rubrique de cotisation comme le profil ou les cumuls qui sont
alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique
de cotisation).
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Autres questions :
EBP Paye V17
74
Comment supprimer un organisme ?
Comment gérer les contrats dans un organisme Assurance ?
Comment gérer les contrats dans un organisme de Prévoyance / Santé ?
La fiche Organisme : Contrats pour les sociétés d'assurances
Vous pouvez renseigner toutes les zones de cette fiche à l'aide de la fiche de paramétrage que
vous a transmis votre société d'assurance.
Remarque !!!!
Toutes ces informations doivent être remplies pour la préparation de votre fichier DADS-U
sociétés d'assurances (Option disponible à partir de la version PRO)
Comment y accéder ?
Fiche Organismes Type = Assurance
Généralité
• Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat d'assurance, et compléter les différentes
zones à l'aide de votre fiche de paramétrage.
• Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat d'assurance, pour cela
sélectionnez-le puis faites Supprimer.
Remarque !!!!
Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la suppression ne sera pas
possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé
ce contrat ?
• Le bouton Modifier, permet de modifier un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le
puis faites Modifier
Remarque !!!!
Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la modification du Type
nature cotisation ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat
sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ?
Qu'est-ce que la fiche de paramétrage ?
La fiche de paramétrage est émise par les sociétés d'assurances que ce soit par des compagnies
d'assurances ou par des sociétés de courtage en assurance.
Cette fiche est mise à disposition à tous les clients des sociétés d'assurances. Vous la trouverez
soit à partir du module fourni par SINTIA soit par demande auprès de votre société d'assurance.
Comment renseigner les éléments de la fiche de paramétrage dans le logiciel ?
Une fiche de paramétrage correspond à un organisme de type Assurance.
Informations en entête de chaque fiche de paramétrage
Code organisme destinataire est à renseigner dans la fiche organisme.
Siren et la dénomination de l'entreprise souscriptrice est à renseigner dans les onglets
Identification et Adresse des coordonnées du dossier.
Date d'application de la fiche, permet d'avoir la date de début d'application du contrat.
Les différentes zones des lignes d'information
Menu Edition
75
Le code Unité de Gestion (UG) est à renseigner dans la zone UG. L'UG sert à la société
d'assurance, elle permet de structurer en plusieurs UG le portefeuille de l'assurance collective
(retraite, complémentaire santé, prévoyance décès invalidité)
La périodicité vous permet de connaître la périodicité d'émission de votre DADS-U assurance.
La référence contrat est à renseigner dans la zone Référence contrat. Chaque référence contrat
correspond à une population de salariés ayant la même cotisation vis-à-vis d'un contrat
d'assurance collective. Pour une même référence contrat vous pouvez avoir plusieurs natures de
cotisation.
La désignation commerciale est à renseigner dans la zone Désignation commerciale. Cette
information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat.
De plus elle apparaît dans la liste de choix de l'organisme à affecter à votre rubrique de
cotisation.
Les informations de cotisations sont à renseigner dans la zone Type nature de cotisation.
Sélectionnez le code dans la liste déroulante, il vous permettra par la suite de renseigner
correctement la base de votre cotisation.
Exemple !!!!
Si vous sélectionnez le code 001, la base de votre cotisation devra être TA
Si vous sélectionnez le code 004, la base de votre cotisation devra être TB
....
Le code organisme porteur de risques est à renseigner dans la zone Code porteur de risques.
Saisissez le code de la compagnie d'assureur qui est le porteur de risques dans le cas où le
contrat est souscrit avec un courtier d'assurance.
A quoi sert le lien : Où est utilisé ce contrat ?
Ce lien permet de déterminer dans quelles rubriques est utilisée la référence du contrat
sélectionnée.
Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise la référence contrat dans votre organisme, vous
avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de
salaire, les variables et les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique
dans le bulletin, ainsi que l'organisme et le contrat d'assurance associé (par la
question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ;
• où est utilisée la rubrique de cotisation, comme le profil ou les cumuls qui sont
alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique de cotisation).
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Retour à la fiche Organisme
La fiche Organisme : Contrats pour les caisses de Prévoyance
Les informations de la fiche contrat de prévoyance vont servir à déclarer le contenu aux
EBP Paye V17
76
différentes caisses à travers votre fichier DADS-U complète ou DADS-U Prévoyance.
Comment y accéder ?
Fiche Organismes Type = Prévoyance / Santé
Généralité
• Pour déterminer la fréquence de vos déclarations aux caisses de prévoyance, vous
devez indiquer soit Annuelle ou Trimestrielle.
• La coche Déclaré en DADS-U Complète permet de définir si les données du contrat de
prévoyance seront intégrées dans le fichier de DADS-U complète ou non.
• Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat de prévoyance, et compléter les
différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage.
• Le bouton Modifier permet de modifier un contrat déjà existant.
• Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat de prévoyance, pour cela
sélectionnez-le puis faites Supprimer.
Remarque !!!!
Si votre contrat est rattaché à un salarié, sa suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la
liste des salariés utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ?
Les différentes zones de la fiche du contrat de prévoyance
Pour chaque contrat vous aurez à indiquer :
• une référence contrat,
• une désignation commerciale,
• s'il y a ou non une majoration pour enfants à charge,
• Eventuellement, le nombre d'enfants à charge,
• le code délégataire de gestion.
Si vous ne connaissez pas un de ces éléments vous pouvez vous rapprocher auprès de votre
caisse de prévoyance qui vous les communiquera.
Retour à la fiche Organisme
La fiche Table de calcul
Pour créer une table de calcul, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Table de calcul
Barre d’outils , Tables de calcul
Raccourci clavier Alt + 8 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Tables de calcul une fiche
vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi sert une table de calcul ?
Les tables de calcul sont très utiles pour le calcul de la prime d’ancienneté, les primes sur chiffre
Menu Edition
77
d’affaires, le remboursement des frais kilométriques... En fait dans tous les cas où une liste de
valeurs est associée à une autre liste valeurs.
Exemple !!!
Le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut
définir un tableau du type :
Moins de 3 ans d’ancienneté 0 %
De 3 ans à 6 ans 3 %
De 6 ans à 9 ans 6 %
...
La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable.
Vous pouvez modifier les tables créées par défaut pour les adapter à votre entreprise et en créer
de nouvelles.
Comment créer une table de calcul ?
Pour créer une table de calcul, cliquez sur le classeur Table de calcul, et complétez la fiche
vierge dans la partie droite de l’écran :
• Saisissez le nom et la description de la nouvelle table,
• Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant),
• Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de
navigation,
• Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter,
• Enregistrez de nouveau la table.
Quels sont les différents types de tables de calcul :
• Table de calcul à index
Une table de calcul à index permet d'associer une valeur d’entrée à une valeur de retour.
• Table de calcul à intervalles
Une table de calcul à intervalle permet d’associer un intervalle à une valeur de sortie. Un
intervalle comprend une borne inférieure, et une borne supérieure qui est exclue de l’intervalle.
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur
d’entrée et à retourner le résultat qui lui est associé.
• Table de calcul cumulative
Le principe d'une table cumulative consiste à retourner le résultat total de toutes les valeurs de
retour des lignes précédentes.
• Table de calcul à intervalles progressifs
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la
valeur recherchée et à retourner le résultat total de tous les montants calculés des intervalles
précédents, y compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée (la
valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure).
• Appel d’une table dans une formule
Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous
devez respecter la syntaxe suivante :
NomDeLaTable[VARIABLE]
EBP Paye V17
78
Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors
du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée.
Exemples !!!
La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule
Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule.
La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime
d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de
mois d’ancienneté du salarié.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés
par la table de calcul sélectionnée.
Pour chaque élément qui utilise la table de calcul, vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la variable ou la rubrique, comme les rubriques de
cotisation ou de salaire, et les variables rattachées permettant de calculer la table
de calcul dans une variable ou dans une rubrique (par la question : Quels sont les
éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ;
• où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique ou l'organisme) :
• pour les variables : la liste des rubriques associées est indiquée;
• pour les rubriques : la liste des cumuls, rubriques ou profils associés sont
indiqués.
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Liste des organismes
Sélectionnez l’organisme que vous souhaitez dans la liste puis faites OK.
Tous les organismes proposés dans cette liste sont ceux de votre dossier. Pour créer ou modifier
les données d’un organisme, sélectionnez dans votre arborescence la table Organisme puis
l’organisme concerné.
Pour obtenir de l’aide sur les organismes cliquez ici
La fiche Rubrique de salaire brut
Pour créer une rubrique de salaire brut, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de Salaire Brut
Raccourci clavier Alt + 1 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de salaire brut une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
A quoi servent les rubriques de salaire brut ?
Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique.
Menu Edition
79
Si la rubrique à créer est soumise aux cotisations, elle se trouvera en haut du bulletin : il s’agit
d’une rubrique de Salaire Brut.
Quelles sont les types des rubriques ?
Voici les différents types des rubriques de Salaire Brut que vous pouvez créer :
• Les gains qui augmentent le brut total et le net à payer (salaires, primes, heures
supplémentaires...).
• Les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...),
Remarque !!!
Dans une rubrique de type Gain ou Retenue vous avez la possibilité de la rattacher à une nature
dans la zone Nature de la rubrique. En effet, si la rubrique est une rubrique d'heures
supplémentaires exonérées ou tout autres exonérations ( dans le cadre de la loi TEPA), de prime
ou de frais professionnel, vous devez sélectionner les différentes natures concernées.
• Les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais
n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport),
• Les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à
payer (vous devez obligatoirement sélectionner une des natures suivantes : avantage
voiture, nourriture, logement, outils NTIC ou autres).
Attention !!!
Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez
éventuellement une rubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de brut sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans
le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de salaire brut sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
salaire brut sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
EBP Paye V17
80
Autre question :
Comment créer une rubrique de salaire brut ?
A quoi servent les thèmes ?
Comment créer une rubrique de salaire brut ?
Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut,
• Sélectionnez le Type de la rubrique.
• En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par
G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut ou
R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les
bulletins.
• Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez
personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque
écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable,
dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié
concerné.
• Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une
rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
o Saisissez directement la formule dans l'une des zones. Si vous ne
connaissez pas le nom des variables, des tables ou des rubriques à
faire intervenir ; utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur un des
boutons suivants : , , .
o Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces
zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin
et pourra être renseignée.
o Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en
priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le
contenu de la zone Base par celui de la zone Taux.
o Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez un astérisque (*), sinon la
zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le
bulletin.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus
souvent la variable de la Base.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois, comme une prime de fin d’année).
Menu Edition
81
• Indiquez les propriétés de la rubrique, cocher :
o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable.
o Non soumise aux cotisations classiques, si la rubrique ne doit pas
intervenir dans le calcul des bases de cotisations.
o Soumise à CSG / CRDS, si la rubrique entre dans le calcul de la base
CSG-RDS
o Soumise à abattement, si la rubrique entre dans le calcul des
abattements.
o Participe à la base dixième CP, le montant de la rubrique sera ainsi
pris en compte ou non dans la base 10ième ou base CP de l'année en
cours qui servira au calcul de la règle du 10ième. Elle alimente la zone
Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre
dans le calcul de la base brute fiscale
o Participe au calcul absence CP, permet de prendre en compte les
éléments de salaire du bulletin afin de valoriser une journée d'absence
CP (aide au calcul du cumul SBASEABSCP))
• Indiquez la Nature de la rubrique :
o Si la rubrique est une rubrique calculant des heures exonérées,
sélectionnez Exonérations des Heures dans la liste déroulante, puis
l'une des natures suivantes :
Heures supplémentaires exonérées (la rubrique alimentera
le cumul SCUMHSEXO)
Heures complémentaires exonérées (la rubrique alimentera
le cumul SCUMCOMPEXO)
Jours excédant le forfait exonérés (la rubrique alimentera le
cumul SCUMJREXO)
o Si la rubrique est une rubrique calculant des rachats de jours de
repos, sélectionnez Rachat de jours de repos dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
RTT acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul
SRTTAVT311207)
RTT acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul
SRTT)
Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 (la rubrique
alimentera le cumul SFORFAVT311207)
Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 (la rubrique
alimentera le cumul SFORF)
CET acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul
SCETAVT311207)
CET acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul
SCET)
Repos compensateur acquis depuis 01/08 (la rubrique
alimentera le cumul STCR)
Attention !!!
EBP Paye V17
82
Si vous n'indiquez pas le type d'exonération dans la rubrique, le montant de cette dernière ne
sera pas repris dans l'impression de l'état récapitulatif des réductions de cotisations
(Fillon/TEPA) qui se trouve dans le menu Impressions.
Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront
déclarées dans cet état.
o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels,
sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une
des natures suivantes :
Allocations forfaitaires,
Remboursement des frais,
Prise en charge par l’employeur
Autres
o Si la rubrique est une rubrique calculant une prime, sélectionnez
Prime dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Autre
Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) (la
rubrique alimentera le cumul SPEXC)
Exceptionnelle loi Revenus du Travail (avant fin 09/09)
Exceptionnelle liée à l'activité
Liée à l'activité avec période spécifique, en sélectionnant
cette option, vous devrez renseigner dans le bulletin la
période de rattachement de la prime.
Non liée à l'activité - événement personnel
o Si la rubrique est une rubrique calculant une indemnité versée tous les
mois, sélectionnez Indemnité versée mensuellement dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de fin de CDD
Indemnité légale de fin de mission
Indemnité compensatrice de congés payés
o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte,
sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de licenciement
Indemnité légale supplémentaire de licenciement
Indemnité légale spéciale de licenciement
Indemnité légale spécifique de licenciement
Indemnité légale de fin de CDD
Indemnité légale de fin de mission
Indemnité légale de départ à la retraite
Indemnité légale due aux journalistes
Indemnité légale de clientèle
Indemnité légale de due au personnel navigant de
Menu Edition
83
l'aviation civile
Indemnité légale versée à l'apprenti
Dommage et intérêts dus à un CDD
Indemnité due ne raison d'un sinistre
Indemnité suite à clause de non concurrence
Indemnité compensatrice de congés payés
Indemnité conventionnelle
Indemnité transactionnelle
Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué
Indemnité de fin de CNE
.....
Attention !!!
Si vous n'indiquez pas le type d'indemnité dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera
pas repris dans l'impression de l'attestation d'employeur (option disponible à partir de la
version PRO) qui se trouve dans l'onglet Administratif de la fiche de vos salariés.
Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront
déclarées dans cet état.
o Si la rubrique est une rubrique de paiement des Congés payés,
uniquement en cas de paiement des CP pris N et N-1 (de type Gain),
sélectionnez Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis l'un
des types suivants :
Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP dans
la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de
la fiche du salarié )
Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP
dans la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet
Congés/heures de la fiche du salarié)
Remarque !!!
Si vous souhaitez vous servir de l'état de provision des CP (disponible à partir de la version
PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures.
o Si la rubrique est une rubrique d'absence et qu'elle est de type
Retenue, sélectionnez Absence dans la liste déroulante, puis le
calendrier correspondant à l'absence (la sélection du calendrier
permet d'imprimer les dates d'absences de votre salarié sur son
bulletin)
o Si la rubrique est une rubrique de rappel de paye, sélectionnez
Rappel de paie dans la liste déroulante, puis l'une des natures
suivantes :
Rappel de paie sur évolution de salaire
Rappel de paie sur heures supplémentaires
Rappel de paie suite à une absence
Autre rappel de paie
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DNA (disponible prochainement en Version
EBP Paye V17
84
PRO de votre logiciel)
o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des
sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Somme versée au départ de l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de
l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la
collectivité ou ne relevant plus de l'ircantec au moment
du versement
Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA)
Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement
pour la DNA)
Retour à la fiche Rubrique de salaire brut
La fiche Rubrique de cotisation
Pour créer une rubrique de cotisation, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation
Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de cotisation une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de cotisation ?
Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique.
La rubrique de cotisation sert à calculer une cotisation salariale ou patronale.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de cotisation sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique de
cotisation dans le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de cotisation sélectionnée.
Menu Edition
85
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
cotisation sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de cotisation ?
Pour créer une rubrique de cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques de Cotisation.
• Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom,
et la description que vous retrouverez sur les bulletins.
• Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls
par caisse et générer les écritures comptables correspondantes.
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique
sera classée en fonction de l'organisme choisi (URSSAF, pôle emploi....).
• Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de
calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules.
• Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de la Base par
celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du Taux Patronal.
• Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des
variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de
formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.
• Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ;
cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin.
Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est
entièrement automatique.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement).
Si vous souhaitez qu'une rubrique se calcule seulement sur le mois où le salarié a un
statut sortant vous devez indiquer : Calculer la rubrique pour le mois de sortie. Par
EBP Paye V17
86
conséquent le mois de validité est ignoré.
Si vous souhaitez qu'une rubrique ne se calcule pas sur le mois où le salarié a un statut
sortant vous devez indiquer : Ne pas calculer la rubrique sur le mois de sortie. Par
conséquent le mois de validité est ignoré.
• Indiquez les propriétés de la rubrique, en cochant :
o Participe au calcul du net imposable, si la rubrique de cotisation
entre dans le calcul de la base imposable.
Remarque !!!
Le calcul du net imposable reprend le cumul de vos rubriques de Salaire Brut imposables -
le montant des cotisations salariales + le montant des rubriques de cotisation cochées
Participe au calcul du net imposable ( exemple : le montant de la CSG non déductible ).
Dans le cas d'une réduction des cotisations salariales, il ne faut pas que cette réduction
augmente le montant de votre salaire imposable, il faut donc cocher cette option afin
qu'elle soit ignorée dans le calcul de votre salaire imposable.
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre
dans le calcul de la base brute fiscale
o Part. sal. participe au taux de réduction loi TEPA, si la part salariale
de la cotisation est soumise au calcul du taux de la réduction des
charges salariales.
o Ne pas tenir compte du taux (impression état des charges), si vous
souhaitez ignorer le changement de taux de cotisation afin de ne pas
imprimer une ligne différente par taux dans l'état des charges.
o Part pat. soumise à CSG / RDS, si la part patronale de la cotisation
est soumise à CSG / RDS (rubriques de retraite supplémentaire,
prévoyance et mutuelle).
o Participe à la Taxe sur la prévoyance, si la part salariale de la
cotisation participe au calcul de la taxe de prévoyance. (calcul du
cumul STAXPREV)
o Participe au cumul de charges URSSAF
o Régularisation de cotisation prévoyance ou assurance : Cette
option est accessible si l'organisme de la rubrique de cotisation est de
type Assurance ou Prévoyance/Santé.
Si la rubrique est de type Assurance, les valeurs de cette rubrique
seront déclarées dans votre fichier DADS-U Sociétés d'assurances en
tant que régularisation.
Si la rubrique est de type Prévoyance/Santé, les valeurs de cette
rubrique seront déclarées dans la structure éléments de rémunération
(S45.G05.15). Les montants de la rubrique ne déclencheront pas de
nouvelle structure S45.G05.15.
o Participe au cumul de charges exo. TO/DE : Cette propriété permet
d'alimenter un nouveau cumul SCUMSSMSA. Ce cumul est utilisé pour
calculer l'exonération concernant les travailleurs occasionnels. Si vous
êtes dans le secteur agricole et que vous disposez de salariés
travailleurs occasionnels, vous devez cocher toutes les rubriques de
cotisation qui sont exonérées par ce dispositif.
• Indiquez la nature de la rubrique :
Menu Edition
87
o Cotisation Chômage (cette nature s'affiche seulement si votre
organisme est de type Pôle emploi ou URSSAF).
Cotisation chômage si la rubrique est une rubrique de
cotisation chômage
Cotisation AGS si la rubrique est une rubrique de cotisation
AGS
o Exonération TEPA
Réduction salariale si la rubrique est une rubrique de
réduction de cotisation salariale, tel que la COTRED par
exemple.
Déduction patronale si la rubrique est une rubrique de
déduction de cotisation patronale, tel que la COTDEF01 par
exemple.
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version
PRO), en effet, elle permet de renseigner automatiquement les rubriques de la structure
S41.G30.35)
o Part pat. au financement d'avantage particulier
La présence de cette nature varie en fonction de l'organisme
choisi. Par exemple, si l'organisme est Aucun la nature sera
présente alors que si l'organisme est ARRCO, la nature ne
sera pas présente.
o Exonération MSA
Cette nature sert à indiquer la rubrique de cotisation qui
calcule l'exonération des travailleurs occasionnels dans le
bulletin. Cette nature n'est visible que dans les dossiers de
type agricole.
o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des
sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste
déroulante, puis l'un des types suivants :
Somme versée au départ de l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de
l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la
collectivité ou ne relevant plus de l'Ircantec au moment
du versement
Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA)
Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement
pour la DNA)
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version
PRO de votre logiciel).
Une procédure est à votre disposition dans la veille sociale, pour la mise en place des sommes
isolées.
• Indiquez les Paramètres spécifiques Prévoyance (pour la DADS-U complète et la
DADS-U prévoyance)
EBP Paye V17
88
Si vous souhaitez transmettre via le fichier de DADS-U complète ou de DADS-U Prévoyance les
éléments de salaire de vos salariés à vos caisses de prévoyance, vous devez impérativement
compléter les Paramètres spécifiques Prévoyance.
Important !!!
Le bouton Paramètres spécifiques Prévoyance est visible seulement si l'organisme de la rubrique
de cotisation sélectionné est de type Prévoyance/Santé.
Remarque !!!
Si vous constatez que votre organisme de prévoyance/santé à la notion "Par défaut", cela signifie
que votre organisme ne dispose d'aucun contrat. Pour créer vos différents contrats, sélectionnez
la fiche de votre organisme de prévoyance/santé et faire "Ajouter" les contrats.
Explication de la boîte : Paramètres spécifiques Prévoyance
• Base de calcul : cette information sert à déterminer si la base de la rubrique est
un forfait, un salaire brut, une tranche, un plafond, ou un versement libre.
A quoi va servir cette base de calcul ?
Pour la DADS-U Prévoyance ou la DADS-U complète, vous devez déclarer dans la structure
S45.G05.10 la période de cotisation. Une période s'arrête dès qu'un événement a lieu. Dès que
vous effectuez une modification dans votre rubrique au niveau du taux, de la base ou du montant,
la base de calcul indiquée nous permet de déterminer si le changement qui a été fait dans la
rubrique est un élément déclencheur d'une nouvelle structure S45.G05.10 ou non.
Exemple !!!
Le forfait de votre cotisation augmente (suite à la naissance d'un enfant), une nouvelle période de
cotisation doit être générée. Par conséquent, si vous avez choisi en base de calcul "Forfait", c'est
le changement de montant du forfait dans la base de votre rubrique qui déclenchera une autre
période de cotisation.
Autre exemple !!!
Vous avez choisi en base de calcul un salaire brut, c'est le changement de taux qui déclenchera
une nouvelle période de cotisation.
• Eléments de rémunération : Cette information va permettre de déclarer les
montants dans la structure S45.G05.15 de votre déclaration DADS-U
prévoyance ou complète.
• Salaire brut prévoyance : Ce choix est à prendre lorsqu'en
base de votre rubrique de cotisation vous avez SBRUTABT ou
SBRUT
• Montant de la tranche A prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est inférieure ou égale au plafond
de la sécurité sociale
• Montant de la tranche 2 prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la
sécurité sociale et 3 fois ce plafond
• Montant de la tranche B prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la
sécurité sociale et 4 fois ce plafond
• Montant de la tranche C prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre 4 fois le plafond
de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond
Menu Edition
89
• Montant de la tranche D prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre 8 fois le plafond
de la sécurité sociale et 12 fois ce plafond
• Montant de la tranche D1 prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est au delà de 8 fois le plafond de
la sécurité sociale. Son montant n'est pas plafonné.
• Montant d'une base spécifique Prévoyance : ce choix est à
prendre lorsque la base de votre rubrique de cotisation est
calculée sur aucun des éléments cités ci-dessus. Le choix
"Montant d'une base spécifique Prévoyance" implique d'indiquer
la spécificité de la base. Pour cela une liste de choix apparaît.
• base allocation spéciale PRP
• base des salariés bénéficiaires de conventions FNE
d'aide au passage à temps partiel
• base des salariés qui acceptent de réduire leur temps de
travail dans un contexte économique difficile
• ..........
La fiche Rubrique de net
Pour créer une rubrique de salaire net, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de net
Raccourci clavier Alt + 3 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de net une fiche
vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de net ?
Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera en bas de bulletin : c’est
une rubrique de Net.
Quelles sont les types des rubriques ?
Voici les types de rubriques de Net que vous allez rencontrer :
• les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange, frais kilométrique,
..),
• les retenues qui diminuent le net à payer (acompte).
• les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à
payer (avantages voiture, nourriture, logement, outils NTCI ou autres seront à
sélectionner).
EBP Paye V17
90
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de salaire net sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans
le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de salaire net sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
salaire net sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de salaire net ?
Pour créer une rubrique de net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net.
• Sélectionnez le type de la rubrique.
• En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par
G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description.
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique
sera classée en fonction du type choisi (Gain, retenue, avantage en nature).
• Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez
personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque
écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable,
dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié
concerné.
• Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une
rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des
formules.
• Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des
Menu Edition
91
variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir. Sinon utilisez l’éditeur de formule
en cliquant sur le bouton associé à la zone.
• Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ;
la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.
• Pour le calcul d’une rubrique de Net, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu
de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la
zone Taux.
• Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est
considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable pour laquelle vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin,
le plus souvent la variable de la Base.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique.
• Indiquez les propriétés de la rubrique, cochez :
o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable.
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique
entre dans le calcul de la base brute fiscale
• Indiquez la Nature de la rubrique :
o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels,
sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une
des natures suivantes :
Allocations forfaitaires,
Remboursement des frais,
Prise en charge par l’employeur.
Autres
o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte,
sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de licenciement,
Indemnité légale supplémentaire de licenciement,
Indemnité légale spéciale de licenciement,
Indemnité légale spécifique de licenciement,
Indemnité légale de fin de CDD,
Indemnité légale de fin de mission,
Indemnité légale de départ à la retraite,
Indemnité légale due aux journalistes,
EBP Paye V17
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Indemnité légale de clientèle,
Indemnité légale de due au personnel navigant de
l'aviation civile,
Indemnité légale versée à l'apprenti,
Dommage et intérêts dus à un CDD,
Indemnité due ne raison d'un sinistre,
Indemnité suite à clause de non concurrence,
Indemnité compensatrice de congés payés,
Indemnité conventionnelle,
Indemnité transactionnelle,
Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué,
Indemnité de fin de CNE.
......
o Si la rubrique est une rubrique calculant le net à payer négatif du mois
en cours, sélectionnez Net à payer négatif dans la liste déroulante.
(Pour savoir comment gérer le net à payer négatif dans vos bulletins
cliquez ICI)
o Si la rubrique est la rubrique calculant l’ajustement du net à payer du
mois en cours, sélectionnez Ajustement du net à payer dans la liste
déroulante.(Pour savoir comment gérer l'ajustement du net à payer
dans vos bulletins cliquez ICI)
o Si la rubrique est une rubrique permettant de calculer la part patronale
au financement d'avantages particuliers, sélectionnez la nature Part.
pat. au financement d'avantages particuliers, puis l'une des sousnatures
suivantes :
Participation patronale aux frais de transports publics
Participation patronale aux frais de transports personnel
o Si la rubrique est une rubrique permettant le versement d'un acompte,
sélectionnez la nature Acompte. La sélection de cette nature a pour
but d'imprimer, sur le bulletin, la date de versement de l'acompte.
La fiche Rubrique de commentaire
Pour créer une rubrique de commentaire, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie
droite de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de commentaire
Raccourci clavier Alt + 4 (du clavier Numérique)
Arborescence Clique sur le classeur Rubriques de commentaire
une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de commentaire ?
Menu Edition
93
Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du bulletin, et permettent
d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire.
Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de commentaire un peu
spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
cumuls) utilisés par la rubrique de commentaire sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant d'alimenter ce commentaire
dans le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels profils est utilisée la rubrique de commentaire
sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des profils qui utilise la rubrique de commentaire
sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque profil les éléments qui le compose. Un
retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix entre Traduction de la formule et Modification de la formule ?
Le choix Traduction de la formule permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de commentaire ?
Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Rubriques de Commentaires.
• Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom et la
description.
• Cochez la case Ne pas imprimer le nom si vous ne souhaitez pas que le nom de la
rubrique apparaisse sur le bulletin (seule la description apparaîtra).
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année).
• Indiquez, dans la zone Afficher le résultat dans la colonne, la colonne du bulletin dans
laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule.
• Paramétrez la formule de calcul. Saisissez-la directement si vous connaissez le nom
des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur
EBP Paye V17
94
de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
La fiche Profil
Comment y accéder ?
Création à partir d’une nouvelle fiche profil
Barre de menu Edition + Profil
Barre d’outils , Profils
Raccourci clavier Alt + 5 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Profil une fiche vierge s’ouvre
dans la partie droite de l’écran
Création à partir de la fiche salarié
Onglet bulletin
Créer un profil
Comment créer un profil ?
Pour créer un nouveau Profil, vous pouvez :
• A partir d’une nouvelle fiche profil
o Accéder à une fiche profil vierge grâce aux raccourcis cités ci-dessus,
o Affecter un nom et un statut à votre profil
o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez
rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non
cadre....).
o Ajouter ensuite les rubriques souhaitées dans la partie gauche de
l’écran
• A partir de l’onglet bulletin de la fiche salarié
o Sélectionner le profil Aucun ou un profil existant
o Ajouter ou supprimer (profil existant) vos rubriques et cliquer sur le
bouton Créer un profil
o Affecter un nom et un statut à votre profil
o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez
rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non
cadre....).
A quoi servent les profils ?
Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre,
employé, ouvrier, temps partiel, apprenti...). Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les
profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant
des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer un profil existant par
l’icône .
Menu Edition
95
Comment modifier un profil ?
Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du profil s’affiche dans la
partie gauche de l’écran.
• Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil.
• Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le
profil.
• Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS (disponible à
partir de la version PRO).
• La liste de gauche contient les rubriques du profil, celles que vous retrouverez ensuite
sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas).
• La liste de droite contient les rubriques disponibles.
Le principe du paramétrage est le suivant :
• Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en
cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de
gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl.
• Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant
sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite.
• Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre.
Important !!!
Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une
autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas.
Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de l’arborescence la sélectionner
dans le classeur des Rubriques puis tirer l’icône de la rubrique vers l’icône du profil.
Comment dupliquer un profil existant ?
Pour dupliquer un profil :
• Sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur l’icône de la
barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée automatiquement une copie du profil et lui
donne le même nom suivi du chiffre 1 (2, 3, ...),
• Modifiez le contenu du profil.
Comment supprimer un profil non utilisé ?
Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer les profils qui ne vous
servent pas par l’icône . Cela allégera ainsi votre base des profils inutiles.
Éditeur de formule
Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et des rubriques, ou lancer
l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à
définir (Base, Taux, Montant, Tx sal., Tx pat., Formule).
EBP Paye V17
96
L’écran se divise en cinq parties :
• La formule,
• La description de la formule,
• Les fonctions disponibles,
• Les données disponibles,
• La calculatrice.
Lorsque la saisie du code (dans la zone formule) d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est
incorrecte, le logiciel le signale en inscrivant les caractères en rouge.
La traduction de la formule:
Pour une meilleure compréhension des formules, ce cadre affiche la description que vous avez
saisie dans les rubriques, les variables ou les tables de calcul à la place des codes.
Fonctions disponibles :
Le rôle d’une fonction est détaillé dans le cadre Information en bas de la boîte lorsque vous
cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représentent des noms de variables que vous choisissez
dans la fenêtre de droite. Pour insérer une fonction, cliquez sur le bouton Insérer la fonction.
Données disponibles :
Vous trouvez ici la liste des cumuls, des rubriques, des tables de calculs et des variables.
L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de l’élément est affichée dans
le cadre Information. Pour insérer une donnée, cliquez sur le bouton Insérer la donnée.
Calculatrice :
Vous pouvez utiliser indifféremment la calculatrice ou le clavier numérique.
Les fonctions de l'éditeur de formule
Les fonctions mathématiques
Nom de la fonction Signification
ABS (x) Retourne la valeur absolue du nombre x.
ARRONDI (x) Retourne la valeur entière la plus proche du nombre x.
BORNE (min, x, max) Compare une valeur à un intervalle, retourne 0 si x < min,
retourne x-min si min < x < max et retourne max &endash; min
si x > max.
ENTIER (x) Retourne la valeur entière du nombre x.
ENTSUP (x) Retourne la valeur entière supérieure du nombre x.
MIN (x, y) Retourne la plus petite valeur entre x et y.
MAX (x, y) Retourne la plus grande valeur entre x et y.
RESTE (x, y) Retourne le reste de la division entière de x par y.
Les fonctions logiques
Nom de la fonction Signification
X=Y Retourne vrai si x=y sinon faux.
X <> Y Retourne vrai si x <> y sinon faux.
Menu Edition
97
X > Y Retourne vrai si x est strictement supérieur à y sinon faux.
X < Y Retourne vrai si x est strictement inférieur à y sinon faux.
X >= Y Retourne vrai si x est supérieur ou égal à y sinon faux.
X <= Y Retourne vrai si x est inférieur ou égal à y sinon faux.
A et B Retourne vrai si les deux propositions a et b sont réalisées
sinon faux.
A ou B Retourne vrai si au moins l’une des deux propositions a ou
b est réalisée sinon faux.
NON (a) Retourne vrai si a est faux sinon faux.
SI c ALORS x SINON y Retourne x si la condition c est réalisée sinon y.
Comment supprimer une rubrique ou une variable ?
Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a
pas été utilisée sur votre exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la
rubrique ou variable à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic
droit de la souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est
utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain
exercice » ?
Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez
pas la supprimer avant votre prochain exercice.
Comment supprimer un organisme ?
Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur
votre exercice précédent et l’exercice en cours.
Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de
sa fiche
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné
l’organisme à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
EBP Paye V17
98
Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans
l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice »
apparaît en suppression ?
Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant
votre prochain exercice.
Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible
de le supprimer » apparaît en suppression ?
Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer.
Les thèmes dans les fiches
Les thèmes permettent de regrouper un certain nombre d'éléments de votre paye dans un
groupe afin de vous faciliter par la suite le classement et ou la recherche.
Par défaut la paye propose des thèmes pour chaque catégorie de l'arborescence.
• Pour les organismes : C'est le type d'organisme (URSSAF, pôle emploi, IRC....) qui
définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les variables : c'est le type de la variable (constante, variable à saisir ou formule de
calcul) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les rubriques de brut et de net : c'est le type de la rubrique (Abattement sur le
brut, avantage en nature, gain ou retenue) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis
un autre).
• Pour les rubriques de cotisation : C'est l'organisme de la rubrique (URSSAF, pôle
emploi...) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les profils : c'est le statut du profil (cadre, non cadre, pas de statut..) qui définit le
thème (sauf si vous en avez mis un autre).
Comment créer un nouveau thème ?
Pour créer un nouveau thème vous devez saisir dans la zone prévue à cet effet le nom du thème.
Lors de l'enregistrement de votre fiche, vous aurez au niveau de l'arborescence sur votre gauche
un classeur supplémentaire portant le nom du thème choisi.
Comment supprimer un thème ?
Le thème est automatiquement supprimé à partir de l'instant où il n'y a plus aucun élément
rattaché à ce thème. Par conséquent, pour supprimer un thème vous devez modifier tous les
éléments qui le compose.
Que signifie le thème : cachées dans les versions précédentes ?
Sur les versions antérieures à celles des V14, on avait la possibilité de masquer des variables,
des rubriques, des tables de calcul...... Lors de la mise à jour en V14, tous les éléments cachés
ont été récupérés dans le thème cachées dans les versions précédentes.
Les variables
La fiche Variable
Pour créer une variable, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran.
Menu Edition
99
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Variables
Barre d’outils , Variables
Raccourci clavier Alt + 7 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Variables une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Comment créer une variable ?
Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, et complétez la fiche vierge dans la
partie droite de l’écran :
• Saisissez le nom de la variable qui doit commencer par une lettre et est limité à 31
caractères maximum.
• La description de la variable,
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre variable
sera classée en fonction du type choisi (constante, variable à saisir ou formule de calcul).
• Pointez le type de la variable (voir dans les Questions diverses). Un report mensuel et/ou
à la clôture de l'exercice est possible pour les variables de type "Variable à saisir".
Enregistrez la nouvelle variable avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de
navigation.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette variable ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les éléments (variables, rubriques) utilisés par la
variable sélectionnée.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette variable ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable
sélectionnée.
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Questions diverses :
A quoi servent les variables ?
Quels sont les types de variables ?
Comment utiliser une variable dans une formule ?
Comment obtenir le cumul d'une variable ?
Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ?
Comment supprimer une variable ?
Pourquoi certaines variables sont grisées ?
EBP Paye V17
100
A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule ?
Pourquoi le type de certaines variables est grisé ?
A quoi sert l'option "Saisissable dans un calendrier (en heures)" ?
La liste des variables standards
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standards :
Nom Type Description
ACOMPTE A saisir Acompte
ACQ A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N,
en vue du calcul des congés payés.
AGE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du
calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation.
AJUSTNAPMM1 A saisir Ajustement du net à payer du mois en cours et du mois
précédent
ASSUJASS A saisir Assujettis à l’assurance chômage
AUBRY1 A saisir Montant par salarié et par mois de l’aide Aubry 1.
BASEMINI Formule Base minimum, c'est-à-dire SMIC ou salaire conventionnel.
BASESMIC Formule Calcul de la base du SMIC.
CHIFFRE A saisir Chiffre d'affaires du mois, en vue du calcul de la prime sur
chiffre d’affaire.
COEFAUBRY Const. Coefficient pour le calcul de l’allègement Aubry II des Hôtels,
Cafés, Restaurants.
CONTRAT A saisir Année du contrat de travail pour les apprentis et les contrats de
qualification (1 pour 1ère année, 2 pour 2ème année, 3 pour 3ème
année), en vue du calcul automatique du salaire ou de la base
de cotisation.
CYLINDRE A saisir Nombre de chevaux de la voiture, en vue du calcul des
indemnités kilométriques.
ECHELON A saisir Echelon du salarié à saisir
FORFAIT A saisir Montant du forfait.
GMP Formule Salaire charnière pour le calcul de la Garantie Minimale de
Points (pour les cadres).
HEUBONI Formule Nombre d’heures de bonification.
HEUCOMP A saisir Nombre d’heures complémentaires.
HEUNTRAV Formule Total des heures non travaillées.
HEUREEL Formule Nombre d'heures réellement travaillées.
HEUREF A saisir Nombre d’heures de référence de la société, indiqué dans les
préférences du dossier
HEURTAV A saisir Heures travaillées dans le mois.
HEUSU A saisir Nombre d’heures supplémentaires bonifiées en repos.
HEUSU10 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 10%.
HEUSU100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100%.
Menu Edition
101
HEUSU25 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25%.
HEUSU50 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50%.
HEUCOMPEXO A saisir Nombre d'heures complémentaires exonérées
HEU25EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 25 % exo IR
HEU50EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 50 % exo IR
HJOUR Formule Nombre d’heures moyen par jour (pour les conversion de jours
en heures).
JOURABSENCE A saisir Nombre de jours d'absence du mois.
JOURMOIS A saisir Nombre de jours travaillés par mois.
JOUROUVR A saisir Nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) par mois en vue du
calcul des congés payés.
KMS A saisir Nombre de kilomètres effectués dans le mois, en vue du calcul
des indemnités kilométriques.
MAXABT Const. Abattement maximum autorisé pour l’année (entreprises de
bâtiment et de transport).
MC A saisir Minimum conventionnel mensuel.
MG A saisir Minimum garanti
NAPNEGMM1 A saisir Net à payer du mois en cours et du mois précédent
NBHEUSUP Formule Total des heures supplémentaires.
NBPERS A saisir Nombre de personnes à charge, en vue du calcul de la saisie
sur arrêt.
NIVEAU A saisir Niveau du salarié.
PANIERS A saisir Nombre de paniers repas.
PIECE A saisir Nombre de pièce pour le calcul de l’avantage en nature
logement.
PLAFA Formule Calcul du plafond tranche A.
PLAFASS Const. Montant du plafond tranche A.
PLAFB Formule Calcul du plafond tranche B.
PLAFBSS Const. Montant du plafond tranche B.
PLAFC Formule Calcul du plafond tranche C.
PLAFCSS Const. Montant du plafond tranche C.
PLAFD Formule Calcul du plafond tranche D.
PLAFDSS Const. Montant du plafond tranche D.
PLAFT2 Const. Montant du plafond tranche 2 caisses de retraite.
PLAFT2CR Formule Calcul du plafond tranche 2 caisses de retraite.
POINT Const. Valeur du point, en vue du calcul des salaires au point.
POSITION A saisir Position du salarié.
POURCMALA A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur
en cas de maladie.
POURCSUSP A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur
en cas de suspension du contrat de travail.
PRIME A saisir Montant de la prime exceptionnelle.
PRORATA A saisir Coefficient de proratisation de la paye, se calcule
automatiquement en fonction de la période de paye du bulletin.
RAPHOR Formule Proratisation des heures pour le calcul des allègements bas
salaires.
REDB Formule Plafond pour les allègements bas salaires.
EBP Paye V17
102
REMTACHE A saisir Rémunéré à la tâche.
REPOSACQMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs acquis dans le mois
REPOSOLDE Formule Nombre de jours de repos compensateurs à prendre.
REPOSPRISMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs pris dans le mois
REV A saisir Revenu brut du 1er juin N-1 au 31 mai N (provision congé), en
vue du calcul des congés payés.
RTTADIV A saisir Nombre d’heures d’absences diverses en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTAM A saisir Nombre d’heures d’absences maladie en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTANP A saisir Nombre d’heures d’absences non payées en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTCONGESPRIS A saisir Nombre d’heures de congés payés pris en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTHREF A saisir Nombre d’heures de référence en provenance du module
Gestion des 35 heures
RTTS025 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTS050 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTS100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTHTR A saisir Nombre d’heures de travail retenues en provenance du module
Gestion des 35 heures
RTTHTT A saisir Nombre d’heures théoriques de travail en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTM A saisir Nombre d’heures d’absences maternité en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTP A saisir Nombre d’heures collectif (planning collectif) en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTPERIODE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) du mois en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTSOLDE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) de l’exercice (solde global)
en provenance du module Gestion des 35 heures
SALBASANC A saisir Salaire de base avant le passage à 35 heures, en vue du calcul
du complément différentiel de salaire.
SALMOIS Formule Salaire du mois, en vue du calcul des plafonds régularisés des
temps partiels.
SALPLEIN Formule Salaire temps plein, en vue du calcul des plafonds régularisés
des temps partiels.
SMI120 Formule 120 % du SMIC mensuel.
SMI120A Formule 120 % du SMIC mensuel du 1er janvier
SMI130 Formule 130 % d’un SMIC de 169 heures, en vue du calcul des
allègements bas salaire.
SMI150 Formule 150 % du SMIC mensuel.
SMI169 Formule Smic de 169 heures.
SMIC Const. Smic horaire.
SMIC1 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 16/06/98 et
Menu Edition
103
le 30/06/99.
SMIC130 Formule 130 % du SMIC mensuel.
SMIC2 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/99 et
le 30/06/00.
SMIC3 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/00 et
le 30/06/01.
SMIC4 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/01.
SMIC5 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/02.
SMICA Const. SMIC horaire au 1er janvier, en vue du calcul des bases
forfaitaires de cotisations des apprentis.
SMIMEN Formule SMIC mensuel.
SOUMISABT A saisir Soumis à l’abattement.
TAUXHOR Formule Taux horaire.
TICKETS A saisir Nombre de tickets restaurant du mois.
TOTSAL A saisir Total des salaires du mois pour les salariés multi employeurs.
La liste des variables spécifiques à la paye Hôtel, Restaurant, Café
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie Hôtel, Restaurant, Café :
Nom Type Description
AVREPAS A saisir Nombre de repas pris.
INDREP A saisir Nombre de repas non pris.
MG A saisir Minimum garanti.
POURB A saisir Pourboires.
REPDE A saisir Nombre de repas à déduire.
La liste des variables spécifiques à la paye du Spectacle
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie du Spectacle :
Nom Type Description
CACHET A saisir Prix d’un cachet.
FORFJOUR A saisir Prix du forfait journalier.
FORFSEM A saisir Prix du forfait hebdomadaire.
MG A saisir Minimum garanti.
NBCAC12 A saisir Nombre de cachets de 12 heures.
NBCAC8 A saisir Nombre de cachets de 8 heures.
NBJOURS A saisir Nombre de jours de forfait.
EBP Paye V17
104
NBSEM39 A saisir Nombre de semaines à 39 heures.
NBSEM47 A saisir Nombre de semaines à 47 heures.
PLAFJAS Const. Plafond journalier artiste du spectacle (12 fois le plafond
horaire).
PLAFJOUR Const. Plafond journalier.
PLAFSEM Const. Plafond hebdomadaire.
SEM39 A saisir Prix du forfait de semaines à 39 heures.
SEM47 A saisir Prix du forfait de semaines à 47 heures.
La liste des variables spécifiques à la paye du Bâtiment
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie du Bâtiment :
Nom Type Description
ANCPROF A saisir Nombre de mois d’ancienneté dans la profession.
ANCPROFAN Formule Nombre d’année d’ancienneté dans la profession.
HEUABSCHOP A saisir Nombre d’heures d’absence pour chômage partiel.
HEUABSFAMIL A saisir Nombre d’heures d’absence pour évènements familiaux.
HEUABSINT A saisir Nombre d’heures d’absence pour intempéries.
HEUABSJFERIE A saisir Nombre d’heures d’absence pour jours fériés.
HEUABSMATER A saisir Nombre d’heures d’absence pour maternité.
HEUABSMNP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie non professionnelle.
HEUABSMP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie professionnelle.
HEUABSNAISS A saisir Nombre d’heures d’absence pour naissance ou adoption.
HEUABSPREAV A saisir Nombre d’heures d’absence pour préavis.
HEUABSSTAGE A saisir Nombre d’heures d’absence pour stage de formation
professionnelle et stage d’apprentissage.
HEUFAMIL A saisir Nombre d’heures pour évènements familiaux payées.
HEUINDAT A saisir Nombre d’heures d’indemnités accident du travail.
HEUINDINT A saisir Nombre d’heures d’indemnités intempéries.
HEUINDMATER A saisir Nombre d’heures d’indemnités maternité.
HEUINDMNP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie non professionnelle.
HEUINDMP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie professionnelle.
HEUJFERIE A saisir Nombre d’heures pour jours fériés payées.
HEUNAISS A saisir Nombre d’heures pour congés naissance et adoption payées.
HEUPAYE Formule Nombre d’heures payées.
HEUPREAV A saisir Nombre d’heures de préavis payées.
HEUSTAGE A saisir Nombre d’heures de stage de formation professionnelle et
formation d’apprentissage payées.
INDKMS Const. Pris du kilomètre pour les indemnités kilométriques non
soumises à cotisation.
MG Const. Minimum garanti.
NJOURDP A saisir Nombre de jours de grands déplacements.
NKMS A saisir Nombre de kilomètres pour les indemnités kilométriques.
Menu Edition
105
NREPAS A saisir Nombre de repas.
TRAJET A saisir Indemnité de trajet.
VKMS A saisir Prix du kilomètre pour les indemnités kilométriques soumises à
cotisation.
VREPAS A saisir Valeur du repas soumis à CSG/RDS.
La liste des variables spécifiques à la paye Agricole
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie Agricole :
Nom Type Description
ABATCOT A saisir Acompte
AC13M A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N,
en vue du calcul des congés payés.
APE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du
calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation.
BRUIT A saisir Travail dans le bruit.
CONDLOURD A saisir Conduite de véhicules lourds.
CRCCA A saisir Cotise à la CRCCA.
EMBAUC1 A saisir Exonération pour 1ère embauche.
ETRANG A saisir Domicilié fiscalement à l’étranger.
HANDICAP A saisir Handicap reconnu.
LICENCI A saisir Licenciement dans les 12 mois précédant l’embauche.
MANIPLOURDES A saisir Manipulation de charges lourdes.
MANIPPROD A saisir Manipulation de produits chimiques / traitement.
MEDEC6 A saisir Médecine du travail avant 6 mois.
NUIT A saisir Travail de nuit.
REMNATURE A saisir Rémunéré en nature.
RTT A saisir Concerné par l’aide.
RTTAPPLI A saisir Application de l’aide.
TXAT A saisir Calcul du taux en fonction du code APE (0 ou 1).
TXEXO A saisir N° d’exonération des occasionnels pour la déclaration MSA.
TXRED A saisir Taux de la réduction des TO / TODE en pourcentage.
TXREDDE A saisir Taux de la réduction des demandeurs d’emploi en
pourcentage.
TXREDOCC A saisir Taux de la réduction des travailleurs occasionnels en
pourcentage.
La liste cumuls systèmes
Les cumuls systèmes ne peuvent être modifiées, leur formule n’est pas visible.
Lorsque le nom de la variable n’est pas précédé du signe $, il s’agit du cumul du mois, lorsque le
nom de la variable est précédé du signe $, il s’agit du cumul depuis le début de l’exercice. Par
exemple, la variable SNETIMP correspond au net imposable du mois, et la variable $SNETIMP
au cumul du net imposable depuis le début de l’exercice.
Tous les cumuls commençant par TOT ne peuvent pas être précédé du $ car ce sont des cumuls
EBP Paye V17
106
progressifs.
Nom Description
Variables Servant au calcul des congés payés
CPLEGACQUIS Nombre de jours de CP légal que le salarié acquiert sur sa période
de paye
CPSUPACQUIS Nombre de jours de CP supplémentaires que le salarié acquiert
chaque mois
JOURPRIS Nombre de jours de congés pris sur la période du bulletin.
CPACQUISN1 Nombre total des CP acquis au 31/05/XX (ou à la fin du mois de
clôture des CP)
CPPRISN1 Valeur des CP pris sur les CP acquis.
TOTCPLEGACQUISN1 Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP N-1
TOTCPSUPACQUISN1 Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP
N-1
TOTCPACQUISN1 Reprend le total des CP acquis à la clôture des CP.
( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure
de la fiche du salarié)
TOTCPPRISN1 Reprend le total des CP N-1 pris depuis la clôture des CP
( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
CPRESTEN1 C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux N-1 diminués des CP pris N-1 total ( - TOTCPPRISN)
TOTCPLEGACQUISN Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP
(CPLEGACQUIS et les valeurs de reprises)
TOTCPSUPACQUISN Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP
(CPSUPACQUIS et les valeurs de reprises)
TOTCPACQUISN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux et supplémentaires (TOTCPLEGACQUISN +
TOTCPSUPACQUISN)
( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure
de la fiche du salarié)
CPPRISN Valeur des CP pris par anticipation sur le mois, dans le cas ou le
CP reste N-1 est à 0.
TOTCPPRISN Reprend le cumul de CPPRISN.
Lors de la clôture des congés, la valeur de cette variable passe en
reprise dans la variable TOTCPPRISN1.
( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
Menu Edition
107
CPRESTE C'est la somme des CP restants sur N-1 et N.
CPRESTEN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux N diminués des CP pris total (TOTCPLEGACQUISN +
TOTCPSUPACQUISN - TOTCPPRISN)
CPANCACQUISN Indique le nombre de jour total de CP d'ancienneté acquis pour
l'année. Cette valeur est fixe.
( zone CP Ancienneté Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la
fiche du salarié)
CPANCPRISN Reprend la valeur du CP ancienneté pris sur la période.
TOTCPANCPRISN Reprend la valeur de CPANCPRISN cumulée mois pas mois sur la
période de l'exercice CP
( zone CP ancienneté Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la
fiche du salarié)
CPANCRESTEN C'est une donnée calculé, qui reprend CPANCACQUISN -
TOTCPANCP
CONGE Provision congés sur la période : somme de toutes les rubriques de
brut dans lesquelles l’option « Participe à la base dixième CP »
est cochée sur la période
TOTCONGEN Provision congés cumulée sur l'exercice CP : somme de la
variables CONGE
CONGEN1 Provision congés cumulée sur l'exercice CP précédent pour le
paiement des congés acquis. ( zone Base CP n-1 dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
MTCPVERSEEN Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N»
sur le bulletin en cours
MTCPVERSEEN1 Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N-
1» sur le bulletin en cours
TOTMTCPVERSEEN Reprend la valeur de MTCPVERSEEN cumulée mois pas mois sur
la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N dans
l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié)
TOTMTCPVERSEEN1 Reprend la valeur de MTCPVERSEEN1 cumulée mois pas mois
sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N-1
dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié)
CONGESACQUIS Nombre de jours de congés payés acquis. Cette variable n'est plus
utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par les variables
TOTCPACQUISN
EBP Paye V17
108
CONGESPRIS Nombre de jours de congés pris. Cette variable n'est plus utilisé
depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable JOURPRIS
CONGESRESTE Nombre de jours restant à prendre. Cette variable n'est plus utilisé
depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable CPRESTN1
Variables concernant le DIF
DIFACQUISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié acquiert sur sa période de
paye
DIFPRISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié prend sur sa période de
paye
DIFAPRENDRE Cumul le DIF que le salarié dispose à la clôture du DIF (cette valeur
est plafonnée)
TOTDIFN Reprend le total du DIF cumulé sur l'année en cours et que le
salarié pourra disposer dès la clôture du DIF.
TOTDIFPRIS Reprend le total du DIF que le salarié à pris sur l'année en cours.
DIFRESTE C'est une donnée calculée qui reprend DIFAPRENDRE -
TOTDIFPRIS
Variables diverses
SABT Montant de l’abattement.
SABTBASE Base de calcul de l’abattement : somme de toutes les rubriques de
brut dans lesquelles l’option Soumise à abattement est cochée.
SAJUSTNAPM Ajustement du net à payer du mois en cours
SAVN Somme des avantages en nature.
SAVNABT Somme des avantages en nature soumis à abattement.
SAVNIC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables
et soumis aux cotisations.
SAVNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables
et non soumis aux cotisations
SAVNNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, non
imposables et non soumis aux cotisations
SBASEABSCP Somme des rubriques de salaire brut cochées Participe au calcul
de l'absence CP.
SBAT1 à SBAT20 Cumuls de l’onglet Bâtiment (disponible en version BATIMENT).
SBRUT Brut : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations.
SBRUTABT Brut abattu : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations après abattement.
SBRUTFISC Somme des rubriques qui participent au calcul de la base brute
fiscale
Menu Edition
109
SCOTFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature "Réduction
Fillon"
SCOTMAJFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature 'Majoration
réduction Fillon"
SCOTPAT Somme des cotisations patronales.
SCOTSAL Somme des cotisations salariales.
SCOTSALNI Somme des cotisations salariales non imposables.
SCOTSSSAL Somme des cotisations salariales qui ont la propriété montant limite
"Total cotisations SS salariales"
SCOTSSPAT Somme des cotisations patronales qui ont la propriété montant
limite "Total cotisations SS patronales"
SCOTHS Somme des rubriques de cotisations qui ont la case Part sal.
participe au taux de réduction loi TEPA de cochés.
SCSG Somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations
patronales soumises à CSG.
SCSGCOMP Somme des rubriques qui ont la propriété "Base alimente assiette
CSG abattue".
SCSGABT Base de la CSG et de la RDS : somme des rubriques de brut
soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG, et
multipliée par 0,97.
SCUMSSMSA Somme des montants patronaux des rubriques de cotisation qui ont
été cochées Participe au cumul de charges exo TO/DE
SFRP Somme des rubriques de brut et de net dans lesquelles une des
options qui se trouve dans Frais professionnels est sélectionnée.
(nature de rubrique dans les rubriques de salaires brut)
SGAIN Somme de tous les gains.
SGAINABT Somme des rubriques de brut soumises à abattement.
SGAINIC Somme des gains et des retenues imposables et soumis à
cotisations.
SGAININC Somme des gains et des retenues imposables et non soumis à
cotisations.
SGAINNIC Somme des gains et des retenues non imposables et soumis à
cotisations.
SGAINNINC Somme des gains et des retenues non imposables et non soumis à
cotisations.
SNAPNEGM Net à payer négatif du mois en cours
SNET Net à payer.
SNETIMP Net imposable.
SNETNIMP Net non imposable.
SRET Retenues sur le net.
EBP Paye V17
110
TA Tranche A de cotisations.
TB Tranche B de cotisations.
TC Tranche C de cotisations.
TD Tranche D de cotisations.
Variables de cumuls créées dans la cadre de la loi TEPA
SCUMCOMPEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Heures complémentaires exonérées est sélectionné.
SCUMHSEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Heures supplémentaires exonérées est sélectionné.
SCUMJREXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Jours excédants forfait exonérés est sélectionné.
SPEXC Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Prime et que le type Exceptionnelle Loi
Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) est sélectionné.
SRTTAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
RTT acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SRTT Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
RTT acquis depuis 01/08 est sélectionné.
SFORFAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SFORF Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 est sélectionné.
SCETAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
CET acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SCET Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
CET acquis depuis 01/08 est sélectionné.
STCR Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Repos compensateur acquis depuis 01/08 est sélectionné.
Menu Edition
111
STAXPREV Somme des tous les montants patronaux des rubriques de
cotisation qui sont cochées Participe à la taxe sur la Prévoyance.
CUMRACHAT07 Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des
jours de repos acquis avant fin décembre 2007. Soit le cumul des
variables : SRTTAVT311207 / SFORFAVT311207 /
SCETANT311207.
CUMRACHAT Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des
jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 et qui sont
exonérés de charges. Soit le cumul des variables : SRTT / SFORF /
STCR, le cumul SCET n'est pas repris car il n'est pas concerné par
les exonérations.
La liste des variables alimentées par le calendrier
Définition des variables alimentées par le calendrier :
JOURPRIS A saisir Nombre de jours de congés pris dans le mois.
HEUABS A saisir Nombre d’heures d’absence.
JOURMALADIE A saisir Nombre de jours d'absence maladie non professionnelle du
mois.
JOURMALPROF A saisir Jours Maladie professionnelle
JOURMATERPATER A saisir Jours Maternité/Paternité
HEUABSAT A saisir Nombre d’heures d’absence pour accident du travail.
JOURTRAJET A saisir Nombre de Jours Accident de trajet
JOURINVAL1 A saisir Nombre de Jours Invalidité première catégorie
JOURINVAL2 A saisir Nombre de Jours Invalidité deuxième catégorie
JOURTHERA A saisir Nombre de Jours Mi-temps thérapeutiques
HEUABSINT A saisir Heures Chômage intempéries
JOURMALDEMI A saisir Nombre de Jours Maladie à demi traitement (CNRACL)
JOURCPNONREM A saisir Jours CP non rémunérés par employeur
JOURSUSPENSION A saisir Nombre de jours de suspension du contrat de travail, alimenté
par le calendrier.
La liste des variables alimentées par la fiche du salarié
Définition des variables alimentées par la fiche salarié :
Nom Type Description
ADULTES A saisir Nombre d’adultes à charge
ANCIENNETE A saisir Ancienneté du salarié en mois, s’incrémente automatiquement
chaque mois de 1 (à la clôture mensuelle).
ENFANTS A saisir Nombre d’enfants à charge
HEUMOIS A saisir Nombre d'heures travaillées par mois (nombre fixe pour les
mensuels).
MULTI A saisir Permet la proratisation des plafonds pour les salariés multi
employeurs. (zone Employeur multiple dans la fiche salarié)
SALBASE A saisir Salaire de base mensuel.
SALHOR A saisir Salaire horaire.
TAUXAT A saisir Taux accident du travail, repris automatiquement des
EBP Paye V17
112
préférences et renseigné dans la fiche du salarié
TEMPSPARTIEL A saisir En vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels, 1
est indiqué si vous sélectionnez « Temps partiel » dans la zone
Caractéristique de l’activité de la fiche salarié.
POINTBASE A saisir Base forfaitaire pour les salariés payés au point.
POINTCOEF A saisir Coefficient hiérarchique du salarié
La fiche Variable : Pourquoi certaines variables sont grisées ?
Les variables qui sont grisées dans l'arborescence sont les variables qui sont protégées. Vous ne
pouvez ni les supprimer ni les modifier.
De plus elles ne sont pas consultables dans la saisie des variables du menu Gestion.
Retour à la fiche Variable.
Fiche Variable : A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la
formule dans une variable de type Formule de calcul?
Le choix Traduction de la formule permet d’afficher une description pour chaque élément de la
formule afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Retour à la fiche Variable.
Pourquoi le type de certaines variables est grisé ?
Le type de certaines variables n'est pas modifiable afin de protéger des éléments indispensables
pour le traitement de la paye.
Retour à la fiche Variable.
La fiche salarié
Création d'un salarié
Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ?
Barre de menu Edition + Salarié
Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez
alors les éléments de la fiche, en commençant par
l'entête.
Fiche salarié : Entête
Matricule : cette saisie est obligatoire *
En numérotation automatique (option à demander dans Dossier + Propriétés + Préférences,
onglet Options), un numéro vous est automatiquement proposé. En numérotation manuelle,
saisissez le matricule du salarié sur 10 caractères maximum.
Menu Edition
113
Titre, Prénom, Nom de naissance, Nom marital / Usage : ces zones sont obligatoires *
Le nom d’Usage est accessible pour tous. S’il est renseigné, il sera repris pour les impressions.
Code Emploi (PCS-ESE) : cette saisie est obligatoire *
C’est le code de la catégorie socioprofessionnelle. Selon le cahier des charges DADS-U, ce
champ doit obligatoirement être renseigné pour les établissements de 20 salariés et plus.
Cependant pour simplifier et faciliter les échanges avec les émetteurs du fichier DADS-U, tous
les partenaires DADS-U conseillent toutes les entreprises de moins de 20 salariés de valoriser
cette rubrique. C’est pourquoi, ce champ est devenu obligatoire dans votre logiciel de paye.
Attention !!!
Le code INSEE a changé pour les déclarations de fin d’année 2003. Il faut vérifier pour chacun
des salariés que le code INSEE soit bien renseigné, sinon l’icône apparaîtra dans la zone.
Certains des anciens codes ont une équivalence avec les nouveaux codes, ils seront donc
automatiquement changés lors de la récupération de dossier.
Code Employeurs multiples : cette saisie est obligatoire *
Le choix Unique est proposé par défaut. Ouvrez la liste et sélectionnez un autre choix si votre
salarié travaille pour plusieurs employeurs.
Ce champ est lié à une variable de paye MULTI. Par défaut, cette dernière est à 0 pour un choix
Unique ou Non connu et s’initialise à 1 pour un choix Multiple.
Attention !!!
Si vous sélectionnez cette option veuillez vérifier le calcul de votre plafond de sécurité sociale
(variable PLAFA). En effet, il se calcule différemment dans le cas d’un emploi multiple.,
Code Emplois multiples : cette saisie est obligatoire *
Le choix Unique est proposé par défaut. Ce champ concerne uniquement les salariés ayant des
emplois multiples simultanées chez un même employeur au cours d’une même période d’activité.
Référence contrat
Dans la cas d'un multi-contrat vous devez renseigner une référence.
En effet, dans le cadre de la génération du fichier DNA (option disponible à partir de la version
PRO) il est nécessaire d'identifier le contrat auquel se rattachent les informations transmises pour
le salarié.
Photo :
Un clic droit dans le cadre Photo vous permet d’insérer un fichier au format JPEG, BMP, TGA et
PCX représentant la photo du salarié, de supprimer la photo, ou de connaître le nom de l'image
et sa taille par l’option Informations.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Etat civil
EBP Paye V17
114
Adresse, CP / Ville, Pays : ces zones sont obligatoires
Par défaut le pays France est sélectionné. S’il est différent, il faut donc le spécifier.
E-mail :
Renseignez éventuellement l’adresse e-mail de votre salarié.
Option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail"’ :
Cette option permet de marquer le salarié comme souhaitant recevoir ses bulletins par e-mail.
Elle ne peut-être cochée sans l’accord préalable du salarié.
Téléphone, Personne à charge
Ces éléments sont à titre d’informations
Situation familiale :
Le code situation familiale n’est pas un champ obligatoire mais conseillé.
Numéro de sécurité sociale : cette saisie est obligatoire
En fonction de la civilité, le numéro S.S. est initialisé à 1 ou 2 lors de l’enregistrement. Si vous
validez une fiche salarié sans numéro de sécurité sociale, car non connu, ce champ sera, alors,
complété par des 999999999999
Date de naissance, Commune de naissance, Département de naissance : ces zones sont
obligatoires*
Dans le département de naissance, si le salarié est né à l’étranger, il faudra alors sélectionner le
code 99 Pays étranger
Pays de naissance : cette saisie est obligatoire
Si le département de naissance est différent de 99 Pays étranger cette zone est inaccessible et
FR apparaît par défaut. Si 99 Pays étranger est sélectionné dans le département de naissance,
cette zone sera alors dégrisée et il faudra sélectionner le pays au choix.
Nationalité : cette saisie est obligatoire
Par défaut la nationalité sélectionnée est FR-France. Si le salarié a une nationalité différente, il
faut sélectionner le pays concerné.
N° titre de séjour, N° de carte de séjour, Libellé, validité et délivré par :
Ces zones doivent être renseignées pour les salariés étrangers pour l’édition du registre unique
du personnel.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Info. Paye
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Options de bulletin
Menu Edition
115
Salaire et Durée du travail
Classement conventionnel
Contrat de Travail et statut catégoriel
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : options de bulletin
Payé au point :
La zone Payé à l’heure sera grisée et dans la zone Salaire, Base forfaitaire s’affichera et c’est la
variable POINBASE qui sera alimentée.
Payé à l’heure :
La zone Payé au point sera grisée et dans la zone Salaire, Salaire horaire s’affichera et c’est la
variable SALHOR qui sera alimentée.
Pourboire
Cochez l’option si le salarié est rémunéré au pourboire.
Base de cotisation forfaitaire :
Vous devez cocher cette option si les cotisations de votre salarié sont calculés sur une base
forfaitaire.
Remarque !!!
Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U
disponible à partir de la version PRO.
Vacataire et Hors effectifs :
Ces zones sont à titre indicatif.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Salaire
Salaire mensuel :
Selon les cases cochées précédemment, vous saisissez le salaire mensuel (variable SALBASE,
pour les salariés mensuels), le salaire horaire (variable SALHOR, pour les salariés payés à
l’heure), ou la base forfaitaire (variable POINTBASE, pour les salariés payés au point)..
Nombre de payes par mois :
Pour les salariés ayant plusieurs payes (bulletins) par mois, indiquez le nombre de payes (entre 1
et 20) que vous souhaitez pouvoir générer sur le mois.
Taux A.T. :
EBP Paye V17
116
Sélectionnez dans la liste déroulante le taux AT du salarié. Ce choix est nécessaire pour la
DADS et il est reporté dans la variable TAUXAT qui est utilisé dans certaines rubriques. Chaque
taux proposé ici a été défini dans Dossier + Propriétés + Préférences, Onglet URSSAF.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Durée de travail mensuelle :
Renseignez ici, la durée de travail mensuelle contractuelle du salarié.
Durée de travail hebdomadaire :
La durée hebdomadaire est calculée de façon automatique en fonction de la durée de travail
mensuelle. (Durée mensuelle / 4.33333333)
Ancienneté :
(variable ANCIENNETE) :
Le nombre de mois d’ancienneté du salarié doit être saisi manuellement en création. Il sera
incrémenté à chaque clôture du mois et pourra servir dans le calcul de la prime d’ancienneté.
Unité horaire :
Vous devez sélectionner le code unité horaire dans lequel est exprimé la durée contractuelle du
temps de travail du salarié et de l'entreprise.
Horaire entreprise :
Vous devez indiquer ici l'horaire usuel de l'entreprise.
Périodicité de paiement :
Vous devez indiquer la fréquence pour le paiement des salaires.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Affectations : Exonérations URSSAF
Il est obligatoire de déclarer l’ensemble des exonérations auxquelles a droit un salarié. Par
exemple, Loi Fillon (allégement de cotisations), Temps partiel exo 30 %...
Même si le salaire brut du salarié ne justifie pas d’exonération, le nom de l’aide à laquelle il
pourrait avoir droit doit être déclaré dans les déclarations de fin d'année (DADS-U) (Option
disponible à partir de la version PRO).
Pour sélectionner la ou les exonérations, cliquez sur Modifier. Une liste s’affiche. Sélectionnez
toutes les exonérations du salarié pour la période en cours.
Par exemple, les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003.
Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II ne doit plus apparaître et mettre à la Fillon.
Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du
mois où elles doivent être prises en compte.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Menu Edition
117
Attention !!!
Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié.
A quoi sert le bouton Généraliser ?
Si vous avez renseigné en cours d’année vos exonérations URSSAF vous avez la possibilité de
les généraliser depuis le début de l’année.
Exemple !!!
CAS N°1 : Jamais renseigné :
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous ne l’avez jamais
renseigné.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération
n’a été trouvée et si vous souhaitez l’appliquer depuis le début de l’année.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible.
CAS N°2 : Renseigné au cours de l’année
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous êtes sur le mois de
Décembre et vous l’avez renseigné en Février.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération
n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible.
CAS N°3 : Renseigné au cours de l’année et changé en fin d’année.
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE de janvier à juin, en février vous avez renseigné le
code 10. En juillet vous avez renseigné le code 13 et vous êtes sur le mois de décembre.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît en vous indiquant qu’aucune
exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible
Le code 13 ne sera pas généralisé car vous avez renseigné avant ce code, le code 10.
Pourquoi le bouton généraliser est grisé ?
Soit vous avez déjà appliqué cette option à votre salarié, soit vous avez toujours renseigné vos
exonérations à votre salarié depuis le début de leur période d’activité.
Si vous constatez un erreur, vous devrez la modifier manuellement dans votre fichier DADS-U
(option disponible à partir de la version PRO)
Retour à l'onglet Affectations
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Classement conventionnel
Renseignez les champs concernés pour déterminer le classement de votre salarié. Si aucun
champ n’est renseigné, dans votre fichier DADS-U, (option disponible à partir de la version PRO)
la rubrique concernant le classement conventionnel sera alors renseignée avec Sans
classement conventionnel.
La zone Coef. Hiérarchique alimente une variable POINTCOEF accessible par la saisie des
variables et pouvant être utilisée dans les rubriques de paye.
En revanche, le Niveau, l’Indice, la Position et l’Echelon sont des zones alphanumériques qui
n’alimentent pas de variable accessible par la saisie des variables. Ces données peuvent
toutefois être imprimées sur les bulletins de salaire.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Contrat de Travail et Statut catégoriel
EBP Paye V17
118
Code population : ce champ est obligatoire*
Le code population permet de définir la situation administrative générale du salarié ou de l'agent.
Ce champ est très important pour la déclaration N4DS.
Nature du contrat de travail : ce champ est obligatoire*
Il faut indiquer ici la nature du contrat de travail signé avec le salarié.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Intitulé du contrat de travail : ce champ est obligatoire*
Il faut préciser l'intitulé du contrat de travail. Si aucun intitulé ne correspond à votre salarié, vous
devez sélectionner "Autres contrats".
Date de fin de contrat prévue
Si le contrat de travail est un Contrat à Durée Déterminée vous devez obligatoirement renseigner
la date de fin de CDD.
Au moment de la préparation du bulletin, un message d'avertissement s'affichera dès que la date
de fin de CDD arrive à échéance.
Modalité de l'activité : ce champ est obligatoire*
Ce champ permet d'indiquer la spécificité du contrat de travail. Si le contrat de travail de votre
salarié ne dispose pas de l'une des spécificités proposées alors sélectionner "salarié non
concerné".
Modalité de l'exercice : ce champ est obligatoire*
Il convient de renseigner sur ce champ les modalités de l'exercice du travail. Cette information
est nécessaire notamment pour calculer les droits à l'assurance chômage.
Taux de travail à temps partiel : ce champ est obligatoire*
C’est le rapport entre l’horaire du salarié et la durée collective du travail. Par exemple 80.00 pour
un salarié à 80%. Ce champ doit être renseigné si la caractéristique du contrat de travail est
Temps partiel.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Statut catégoriel : ces champs sont obligatoires*
• IRC : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens du régime
de retraite complémentaire
• CCN : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens de la
convention collective de votre entreprise
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Nature d’emploi : ce champ est obligatoire*
La nature d'emploi est un champ de saisie libre.
Qualification :
Cette information est reprise pour l’impression de l’attestation Pôle emploi et l’impression des
bulletins
Menu Edition
119
Service :
Le service peut servir à faire un tri dans la saisie des variables.
Le service est un champ de saisie libre.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Affectations
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Caisse de rattachement
Exonérations URSSAF
Régimes
Convention Collective
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Affectation : Caisse de rattachement
Attention !!!
Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié.
Attention !!!
Vous devez obligatoirement renseigner cette zone avant la création de votre premier bulletin.
Si vous ne le faites pas tout de suite, lors de la péparation de votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO) une nouvelle situation sera créée.
A quoi sert cette option ?
Chaque salarié est affilié, lorsqu’il est embauché, à un régime complémentaire, spécial ou de
congés payés BTP.
Il est obligatoire de préciser ici, les caisses pour lesquelles il va cotiser. Ces caisses ou
organismes sont créés dans la table Organisme
Remarque !!!
Si vous êtes une entreprise du bâtiment, chaque salarié doit obligatoirement être rattaché à une
caisse de congés payés BTP et une seule.
Le salarié ne relève d’aucun régime :
L’option Pas de régime complémentaire est sélectionnée par défaut.
EBP Paye V17
120
Le salarié relève au moins d’une caisse :
Désactivez l’option Pas de régime complémentaire et cliquez sur le bouton Modifier puis
sélectionnez le ou les organismes du salarié.
Exemple !!! Pour un salarié cadre
Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC.
Ces organismes devront être déclarés dans la préparation de votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO) et pour chaque situation.
Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera
une nouvelle situation.
Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre
Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO.
Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC.
Deux situations sont à déclarer :
- Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée.
- Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées.
Souvent le changement de caisse est lié à un changement dans l’activité du salarié (ici, le statut
professionnel).
Le déclencheur (et motif de début de nouvelle situation) est la modification de son Statut
professionnel.
Aucun organisme n’apparaît dans la liste ?
Aller dans la table Organisme, et vérifier que le type de caisse est bien renseigné (caisse de
conges payés BTP, Cnracl, IRC ou IRCANTEC)
Retour
Fiche salarié : Onglet Affectation : Régimes
Chaque salarié relève d’un ou plusieurs régimes de base obligatoire (200 : régime général, 300 :
régime agricole...) pour couvrir les risques maladie, accident du travail, vieillesse.
Renseignez alors le Régime Base Obligatoire si tous les risques sont couverts par le même
régime.
En revanche si pour l’un des risques, l’affiliation est différente, il ne faut alors pas renseigner le
Régime de base obligatoire mais renseigner les quatre autres risques (maladie, Accident du
travail, vieillesse).
Le ou les régimes sont à déclarer dans la DADS-U (option disponible à partir de la version PRO)
pour chaque situation.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Retour
Sélection d'un organisme
Vous devez cocher dans cette fenêtre la ou les caisses de retraite auxquels le salarié cotise.
Pour les dossiers crées avec un type bâtiment, vous devez également affecter la caisse du
Menu Edition
121
bâtiment dont dépend le salarié.
Comment faire quand je n'ai pas mes organismes ou rien dans cette fenêtre ?
Vous devez aller paramétrer la fiche de vos différents organismes. Pour cela :
• allez dans le menu Edition + Organisme,
• ouvrez le dossier Autres
• sélectionnez votre organisme et indiquez le code de la caisse.
• enregistrez la modification.
Fiche salarié : Onglet Affectation : Convention Collective
La convention collective est par défaut celle des préférences du dossier.
Le champ IDCC est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour dans
le fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Un champ Libellé pour impressions correspond au libellé qui est repris pour les éditions. Pour
les salariés déjà présents avant la mise à jour de votre dossier, le libellé antérieurement saisi est
repris ici ou réinitialisé avec le libellé des préférences du dossier si vous avez modifié vos
préférences.
Pour un nouveau salarié, Le code IDCC et le libellé sont repris à partir des préférences du
dossier.
Pour chacun de vos salariés, vous pouvez modifier le code IDCC et le libellé.
Retour
Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Gestion des Entrées / Sorties
Gestion des situations
Gestion du Solde de tout compte
Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie : Gestion du Solde de Tout Compte
Vous avez la possibilité, afin de créer votre attestation Pôle emploi ou pour la future génération
du fichier DNA (Option disponible à partir de la version PRO), de typer le dernier bulletin de vos
salariés solde de tout compte (STC).
Dans la zone Changements de Situation, STC apparaît devant la date de début et de fin du
bulletin.
Comment créer un solde de tout compte ?
Vous devez sélectionner le bulletin que vous souhaitez typer "Solde de Tout Compte" en vous
positionnant sur la période de Début ou de Fin puis :
• Cliquez sur le bouton Créer un STC
• Complétez les informations dans la fenêtre Informations sur le Solde de Tout
Compte
Vous pouvez également Modifier ou Supprimer un STC en le sélectionnant dans la liste.
EBP Paye V17
122
Remarque !!!
Vous pouvez également créer votre STC sur le bulletin en cours
Retour à l'onglet Entrée / Sortie
Fiche salarié : Onglet chômage
Assujettissement assurance chômage :
Il faut sélectionner le code assujettissement de l'activité du salarié afin d'identifier s'il est assujetti
à l'assurance chômage ou non.
Exonération assurance chômage :
Renseigner ici si votre activité est exonérée de cotisation à l'assurance chômage sur la part
patronal ou salarié ou si vous n'êtes pas concerné par cette exonération.
Assujettissement à l'AGS :
Renseigner ici si votre activité est assujettie à titre obligatoire à l'AGS ou non.
Contrat aidé au sens Pôle emploi :
Renseignez, si vous avez signé ou non un contrat aidé avec votre assurance Chômage. Il existe
3 aides qui sont les suivantes :
• Contrat jeune en entreprise
• Aide dégressive à l'employeur (ADE)
• Soutien à l'emploi des jeunes diplômés dans les DOM et à Saint-Pierre-et-
Miquelon.
Date de signature de la convention et la référence de la convention :
Vous devez renseigner la date de signature avec le pôle emploi du contrat aidé et la référence de
la convention.
Fiche salarié : Onglet Congés / DIF
Les congés
Indiquez les différents éléments de congés liés au salarié :
• Son droit aux congés payés par mois. Il faut y indiquer le nombre de jours acquis
chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les
préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour
chaque salarié.
• Son droit aux congés supplémentaires par mois. Si votre salarié a des congés
Menu Edition
123
supplémentaires, vous devez y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le
salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui
est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié.
• Son droit aux congés ancienneté pour l’année. Si votre salarié acquiert des congés
d'ancienneté, vous devez y indiquer le nombre de jour qui s'incrèmentera chaque année
sur le premier mois de l'exercice des congés.
Le bouton Reprise CP vous permet de reprendre l'intériorité des congés payés de votre salarié si
vous créez votre dossier en cours d'exercice.
Le DIF
Cochez l’option Acquisition au DIF, si votre salarié en est bénéficiaire. Le nombre d'heure qui
apparaît est celui qui est renseigné dans l'onglet Congés/DIF des préférences de votre dossier.
Vous avez la possibilité de modifier ce nombre d'heure. Par exemple dans le cas de travail à
temps partiel, indiquez lui son droit annuel proratisé.
Remarque !!!
Vous pouvez décocher l'option si vous souhaitez que le DIF ne se cumule plus lors de la
clôture mensuelle.
Le bouton Reprise DIF vous permet de mettre à jours le DIF de votre salarié.
Remarque !!!
Vous devez renseigner un mois de clôture du DIF dans les préférences de votre dossier
(ce dernier permet de mettre à jour le droit annuel du DIF de vos salarié lors de la clôture
mensuelle)
Fiche salarié : Onglet Prévoyance/Assurance
Qu’est-ce qu’une prévoyance ?
Dans le cadre collectif des entreprises, les institutions de prévoyance apportent aux salariés des
couvertures complémentaires liées à la personne humaine. Il s’agit des garanties de prévoyance
(décès, invalidité, incapacité, ...) et de complémentaire santé (frais de soins de santé).
La quasi totalité des institutions de prévoyance, sont adhérentes au CTIP (Centre Technique des
Institutions de Prévoyance).
Pourquoi renseigner l'onglet prévoyance/Assurance de votre salarié ?
Les caisses de prévoyance et d'assurance ont besoin de connaître tous les événements
(S45.G05.05) liés à un contrat. Il nous est impossible de déterminer d'après les bulletins les
événements qui ont lieu sur le contrat. Par conséquent il est indispensable que vous indiquiez
manuellement dans cet onglet les différents événements que le salarié a eu.
Remarques !!!
Pour la DADS-U, il faut déclarer la prévoyance dans les structures commençant par S45. Elles
sont présentes par salarié et par période d’activité et uniquement si le salarié relève d’un régime
de prévoyance.
EBP Paye V17
124
Explication de l'onglet prévoyance/assurance :
• Affilier à un contrat : Le bouton Affilier à un contrat sert à rattacher votre salarié aux
différents contrats.
• Supprimer une affiliation : Le bouton Supprimer une affiliation sert à retirer
complètement un contrat auquel le salarié est rattaché.
Important !!!
Si vous supprimez une affiliation vous n'avez pas d'autre solution que de tout remettre
manuellement.
• Modifier les périodes : Le bouton modifier les périodes permet de changer les périodes
de cotisation. Ces périodes sont automatiquement détectées en fonction de vos bulletins.
Pour avoir plus d'informations sur la boîte Modifier les périodes, cliquez ici.
• Contrat : Dans la zone contrat, vous n'avez que les contrats auxquels le salarié a été
rattachés.
• Ajouter : Le bouton ajouter permet d'ajouter un événement sur le contrat qui est
sélectionné. Il n'est pas possible d'ajouter un nouveau contrat par ce bouton. Si vous
souhaitez ajouter un contrat supplémentaire à votre salarié, vous devez passer par le
bouton Affilier à un contrat.
• Modifier : Le bouton modifier permet de modifier un événement lié au contrat. Seuls les
événements en noir peuvent être modifiés.
• Dupliquer : Le bouton Dupliquer permet de copier un événement lié au contrat. Seuls les
événements en noir peuvent être modifiés.
• Supprimer : Le bouton Supprimer permet de supprimer un événement lié au contrat.
Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. Il n'est pas possible de supprimer
un contrat dans sa totalité par ce bouton, si vous souhaitez supprimer un contrat dans sa
totalité vous devez passer par le bouton Supprimer une affiliation.
Comment sont générées les périodes de cotisation ?
Dès que la salarié est affilié un à un contrat, et que ce dernier a dans son bulletin une ou
plusieurs rubriques de cotisation rattachées à ce même contrat, une période de cotisation est
créée.
Combien de contrats peut-on gérer en même temps ?
Le nombre de contrats par salarié n'est plus limité.
Fiche salarié : Onglet Prévoyance, événement du contrat de prévoyance
La prévoyance a besoin de connaître tous les événements liés à un contrat. Pour indiquer les
événements qui sont intervenus tout au long du contrat vous devez indiquer dans cette boîte les
informations concernant le changement dans le contrat.
• Contrat
Si vous faites une affiliation à un contrat vous devez indiquer à quel contrat votre salarié est
affilié.
Si vous ajouter un événement sur le contrat de prévoyance la zone est grisée. L'ajout d'un
événement se fait obligatoirement sur le contrat de prévoyance qui est sélectionné.
• A partir de
Vous devez indiquer à partir de quelle date a lieu le motif de changement du contrat de
prévoyance.
• Le motif de changement du contrat
Vous devez indiquer le motif du changement du contrat.
• Code option
Il s'agit des codes options définis dans le contrat, que le salarié peut choisir individuellement. Les
valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner
sur sa demande.
Menu Edition
125
• Code population
Il s'agit du code population défini dans le contrat, auquel le salarié est rattaché. Les valeurs de
code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa
demande.
Fiche salarié : Onglet Complément
Niveau d’études
Sélectionnez ici le niveau d’étude de votre salarié.
Lieu de travail à l'étranger
Ce champ permet de préciser si le lieu de travail du salarié est situé en zone frontalière ou à
l'étranger.
Remarque !!!
Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U
disponible à partir de la version PRO.
Rémunération sur plusieurs établissements
Cette zone doit être renseignée pour une entreprise soumise à la taxe sur les salaires, et dans le
cas où le salarié travaillerait pour plusieurs établissements de l’entreprise : il faut préciser pour
l’établissement en cours (dossier ouvert) s’il est Agglomérant ; c’est-à-dire si c’est cet
établissement qui détermine la taxe sur les salaires pour l’ensemble des rémunérations perçues
par le salarié. Dans ce cas la zone est renseignée à A pour le salarié.
Si l’établissement agglomérant est un autre établissement que celui en cours, alors il faut
renseigner la zone avec la lettre P + NIC de l’établissement agglomérant.
Lieu de travail autre que l’établissement
Indiquez ici l’adresse du lieu géographique de travail de votre salarié si elle est différente du lieu
d’affectation.
La raison sociale, l’adresse, CP, ville et SIRET sont des informations obligatoires pour la DADS.
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
Vous devez préciser le statut du salarié s'il travaille pour le compte d'une entreprise étrangère en
sélectionnant un des choix de la liste.
Elections prud’homales
Les élections prud’homales ont lieu tous les 5 ans.
Pour la procédure de constitution des listes électorales (C. trav., art. L. 513-3), la déclaration
prud’homale ne prendra plus la forme d’une déclaration spécifique faite par l’employeur. Elle sera
intégrée dans la DADS.
Aussi, il faut dès maintenant renseigner les informations nécessaires au niveau de la fiche
salarié. (Collège, Section)
La zone Droit de contrat de travail doit obligatoirement être renseignée pour valider la fiche de
votre salarié.
Dans le secteur public, la zone Droit de contrat de travail doit être renseignée 02 - Pas de
contrat de travail de droit privé, puis renseigner la Situation administrative du salarié.
EBP Paye V17
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Fiche salarié : Onglet Règlement
Cet onglet permet de saisir les informations nécessaires au règlement du salarié, et le compte
comptable.
Le mode de règlement choisi vous permettra d’éditer une lettre-chèque par Impressions +
Lettres chèque (disponible à partir de la version PRO), ou d’effectuer un virement sur disquette
par Gestion + Virements + Des salaires (saisie du RIB obligatoire, le numéro d’IBAN sert
uniquement pour des communications avec des banques étrangères).
Le logiciel vous propose le numéro de compte 421 (Rémunérations dues) qui regroupera
l'ensemble des salaires nets. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Fiche salarié : Onglet Commentaires
Saisissez ici les commentaires concernant votre salarié. Cette zone est reprise lors de
l’impression du bulletin du salarié.
Fiche salarié : Les Champs personnalisés
La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Champs personnalisés
Fiche salarié Onglet Champs personnalisés
Généralités :
La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en
ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières.
Ils pourront être édités sur les bulletins de paye.
Important !!!
L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons
donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés.
Comment créer un champ personnalisé ?
• Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ.
• Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter.
• Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur
du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un
caractère.
Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du
dossier. Cliquez sur Oui.
De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette
Menu Edition
127
zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ.
Fiche salarié : Onglet DUCS
Cet onglet affiche la liste des codes de personnel du profil rattaché au salarié. Il permet
également de rajouter d'autres codes (URSSAF ou Pôle emploi) pour des rubriques de
cotisations ajoutées dans le bulletin du salarié.
L’ajout des codes personnels doit être effectué avant de lancer le calcul du bulletin pour que les
montants soient correctement calculés. Ce paramétrage peut être réalisé également à partir des
profils : voir la DUCS.
Fiche salarié : Bouton Modifier
Exonérations URSSAF
Sélectionnez dans cette liste toutes les exonérations du salarié pour la période en cours.
Par exemple !!!
Les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003.
Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II était détachée et Fillon était sélectionnée. Dans
le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où
elles doivent être prises en compte.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Retour Onglet Affectations : Exonérations URSSAF
Caisses de rattachement
Sélectionnez dans cette liste toutes les caisses de rattachement de votre salarié pour la période
en cours.
Exemple !!! Pour un salarié cadre
Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC.
Ces organismes devront être déclarés dans chaque situation DADS-U (S41.G01.01)
Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera
une nouvelle situation.
Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre
Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO.
Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC.
Deux situations sont à déclarer :
- Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée.
- Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les caisses de rattachement de votre
salarié.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Retour Onglet Affectation : Caisse de rattachement
Comment supprimer une fiche salarié ?
EBP Paye V17
128
Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu
de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié
à supprimer)
Barre d’outils
Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un
bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain
exercice » apparaît en suppression ?
Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne
pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice.
Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis
sélectionnez « Masquer les salariés sortis »
La DUE
La Déclaration Unique d'Embauche
La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un
salarié.
Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter
votre DUE.
Comment y accéder ?
Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié
Remarque !!!
Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée.
Comment paramétrer les différentes données ?
Avant de lancer cette option, vous devez renseigner :
• les coordonnées de votre dossier
• les informations légales d'identification
• les informations concernant le service de santé au travail
Attention !!!
Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner
cette dernière dans les coordonnées de votre dossier.
Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ?
Menu Edition
129
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
Q'est-ce que la DUE régime général ?
La déclaration unique d'embauche (DUE) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs
formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche
(DPAE).
Qui doit déclarer ?
Tous les employeurs, à l'exception des particuliers, quels que soient le secteur d'activité, les
conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un
salarié relevant du régime général de la Sécurité Sociale.
Quand ?
Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant
l'embauche, notamment pour la DPAE.
Que déclarer ?
La DUE regroupe les 7 formalités suivantes :
la déclaration préalable à l'embauche,
la déclaration d'une première embauche dans un établissement,
la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
la demande d'adhésion à un service de santé au travail,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de
la visite médicale obligatoire,
la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle
de données sociales (DADS).
Auprès de qui ?
La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Comment ?
La DUE peut être effectuée dans votre logiciel, soit sur papier soit directement par Internet, en
passant par la fiche du salarié.
Conséquences d'une déclaration incorrecte
Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information
incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE qui aura pour effet :
de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux,
de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération,
de rendre l'employeur passible de sanctions.
Suivi des étapes de la DUE Régime général :
• Etape 2 : Choix DUE Papier ou Internet
• Etape 3 : Internet : Lien sur le site Internet
EBP Paye V17
130
• Etape 3 : Papier : Situation du salarié
• Etape 4 : Papier : Date et Heure d'embauche
• Etape 5 : Contrat de travail
• Etape 6 : Eléments sur l'emploi
• Etape 7 : Rémunération
• Etape 8 : Durée du travail
• Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise
• Etape 10 : Demande d'immatriculation
• Etape 11 : Edition
Les étapes DUE : régime général
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE régime général ?
Etape 2 : Type de la déclaration
Etape 3 : Situation du salarié
Etape 4 : Date et Heure d'embauche
Etape 5 : Contrat de travail
Etape 6 : Eléments sur l'emploi
Etape 7 : Rémunération
Etape 8 : Durée du travail
Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise
Etape 10 : Demande d'immatriculation
Etape 11 : Edition
Qu'est-ce que la DUE MSA ?
La déclaration unique d'embauche pour les salariés agricoles (DUE MSA) permet d'effectuer, en
une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la
déclaration préalable à l'embauche (DPE).
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
Qui doit déclarer ?
Tous les employeurs relevant du régime de protection sociale agricole, à l'exception de ceux qui
utilisent le titre emploi simplifié agricole (TESA), pour toute embauche d'un salarié relevant du
régime de protection sociale agricole.
Quand ?
Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant
l'embauche.
Que déclarer ?
La DUE MSA regroupe les formalités suivantes :
la déclaration préalable à l'embauche (DPE),
la déclaration d’embauche,
la demande d'immatriculation d'un salarié au régime de protection sociale agricole,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de
la visite médicale obligatoire,
la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire
obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à la CRCCA,
la demande de bénéfice de taux réduits pour l'emploi d'un travailleur occasionnel ou
Menu Edition
131
demandeur d'emploi,
la demande de bénéfice de certaines mesures pour l’emploi, détaillées dans la notice
explicative (à demander à votre MSA)
Auprès de qui ?
La DUE MSA doit être transmise à la caisse MSA dont relève l'établissement concerné par
l'embauche.
Comment ?
La DUE MSA peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier.
Conséquences d'une déclaration incorrecte
Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information
incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE MSA qui aura pour effet :
de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux,
de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération,
de rendre l'employeur passible de sanctions.
Suivi des étapes de la DUE MSA :
• Etape 2 : Type de la déclaration
• Etape 3 : Situation du salarié
• Etape 4 : Date et Heure d'embauche
• Etape 5 : Contrat de travail
• Etape 6 : Eléments sur l'emploi
• Etape 7 : Rémunération
• Etape 8 : Durée du travail
• Etape 9 : Conditions de travail
• Etape 10 : Service de santé au travail
• Etape 11 : Pièce à joindre
• Etape 11 : Edition
Les étapes DUE : Régime MSA
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE MSA ?
Etape 2 : Type de la déclaration
Etape 3 : Situation du salarié
Etape 4 : Date et Heure d'embauche
Etape 5 : Contrat de travail
Etape 6 : Eléments sur l'emploi
Etape 7 : Rémunération
Etape 8 : Durée du travail
Etape 9 : Conditions de travail
Etape 10 : Service de santé au travail
Etape 11 : Pièce à joindre
Etape 11 : Edition
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO
Qu'est-ce que la DUE Salarié intérimaire ?
EBP Paye V17
132
La déclaration unique d'embauche pour un salarié intérimaire permet d'effectuer, en une seule
fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié.
Votre logiciel vous permet d’imprimer cette Déclaration spécifique, cependant ce formulaire est
disponible auprès de votre U.R.S.S.A.F.
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible si vous avez coché l’option Entreprise de travail
temporaire dans les préférences de votre dossier
Pourquoi cette déclaration particulière ?
Cette déclaration permet aux Entreprises de Travail Temporaire recrutant un salarié intérimaire
de réaliser les seules formalités les concernant et de tenir compte des spécificités liées à
l’embauche de personnels intérimaires.
Que déclarer ?
La DUE regroupe en une formalité les 5 obligations suivantes :
- La déclaration préalable à l'embauche,
- La demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la sécurité sociale,
- La demande d'adhésion à un service de santé au travail,
- La déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite
médicale d’embauche obligatoire,
- La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de
données sociales (DADS
Auprès de qui ?
La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Comment ?
La DUE E.T.T. peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier.
Suivi des étapes de la DUE E.T.T :
• Etape 2 : Type de déclaration
• Etape 3 : Date et Heure d'embauche
• Etape 4 : Edition
Les étapes DUE : Salarié Intérimaire
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE Salarié Intérimaire
Etape 2 : Type de déclaration
Etape 3 : Date et Heure d'embauche
Etape 4 : Edition
DUE : Type de déclaration
Choisissez le type de Déclaration que vous souhaitez réaliser pour votre salarié.
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
Menu Edition
133
Attention !!!
Cette fenêtre ne s’affiche qu’à partir du moment ou vous avez coché l’option Entreprise de
travail temporaire dans les préférences de votre dossier ou que vous êtes une société de type
Agricole.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Choix du support
Indiquez ici le type de support que vous souhaitez utiliser pour envoyer votre déclaration, soit sur
papier, soit directement par Internet.
Attention !!!
L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général.
Si vous choisissez de déclarer votre DUE par Internet, vous arriverez directement à l’étape
Internet : Lien sur le site Internet. Sinon, complétez les informations demandées dans les
différentes étapes.
DUE : Accès au site Internet
Si vous souhaitez que les informations de votre société ainsi que de votre salarié se préremplissent
dans le formulaire, vous devez décocher l’option « Utiliser le navigateur Internet
par défaut et ne pas tenter de pré-remplir le formulaire ».
Cliquez ensuite sur Terminer pour accéder directement à votre DUE pré-remplie.
Vous pouvez accéder directement au site de l’URSSAF sur la DUE en sélectionnant le lien
Internet proposé (Attention, dans ce cas, le formulaire ne sera pas pré-rempli).
Attention !!!
L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général.
Remarque !!!
Sous le sytème d'exploitation Windows Vista, votre DUE ne pourra pas être pré-remplie. En effet,
cela est dû aux contraintes de sécurités imposées par ce système d'exploitation.
DUE : Situation du salarié
Sélectionnez ici la situation que votre salarié avait avant son arrivée dans votre établissement.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Situation du salarié MSA
Vous pouvez cocher l’une de ces deux cases si votre activité professionnelle est une activité de
culture, élevage, dressage, pisciculture ou toute autre activité visée à l’article L.7222-1 1° et 4° du
code rural et si le salarié que vous embauchez pour réaliser cette activité est :
• un salarié, que vous occupez pour une durée de maximum de 132 jours de travail
EBP Paye V17
134
effectif, consécutif ou non par année civile, sous contrat à durée déterminée. (sauf
dérogations)
• un demandeur d’emploi, inscrit à l’ANPE depuis au moins 4 mois ou depuis au
moins 1 mois s’il s’agit d’une inscription consécutive à un licenciement (justificatif à
joindre)
Remarque !!!
La durée maximum d’application des taux réduits est de 100 jours ouvrés par année civile, par
salarié et par employeur.
Pour bénéficier de la mesure, la demande doit intervenir au plus tard, dans les instants qui
précédent l’embauche (délais de la DPE).
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Date et heures d'embauche
Renseignez ici la date et l’heure prévisible d’arrivée de votre salarié dans votre établissement.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Contrat de travail
DUE régime général :
Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez
la date de fin du contrat.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) :
Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez
la date de fin du contrat.
Si votre type de contrat est particulier (exemple : Contrat de vendange, contrat
d’apprentissage&ldots;) veuillez le préciser.
Vous devez impérativement joindre le justificatif, visé par l’administration compétente (volet
spécifique ou photocopie du contrat). Ce justificatif est indispensable pour vous permettre de
bénéficier d’une exonération de cotisations (à l’exception de certains contrats)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Menu Edition
135
DUE : Eléments sur l'emploi (MSA)
Cochez l’option si votre salarié est cadre ou assimilé.
Dans ce cas préciser s’il est déclaré ou non à la CRCCA (Caisse de Retraite Complémentaire
des cadres de l’Agriculture)
• Déclaré dans la catégorie art. 4 ou 4 bis : ce sont les cadres de plein droit du fait
de leur fonction et de leur classification (ex : cadre dirigeant, ingénieur&ldots;)
• Déclaré dans la catégorie art. 36 : il s’agit des agents de maîtrise et techniciens
reconnus cadres par leur employeur (ex : chef d’équipe&ldots;)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Rémunération
DUE régime général :
Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de
votre salarié.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) :
Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de
votre salarié.
Précisez également si votre salarié est rémunéré exclusivement en nature ou s’il est domicilié
fiscalement à l’étranger (dans ces cas, cochez les cases concernées)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Durée du travail
Renseignez la durée du travail du salarié qui a été portée au contrat de travail.
Sélectionnez dans la liste déroulante la périodicité et saisir la durée de travail.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Conditions de travail
Ces renseignements permettent de déterminer si votre salarié devra effectuer des travaux
soumis à certaines exigences ou sera soumis de façon habituelle à des risques spéciaux
EBP Paye V17
136
Renseignez les conditions de travail à l’embauche en sélectionnant les choix proposés. Si le
salarié doit être soumis à un autre risque non listé, veuillez indiquer ce risque dans Autre risque
(ex : travaux en hauteur, travaux comportant des gestes répétitifs à cadence élevée&ldots;)
Remarque !!!
Le médecin du travail peut vous aider à préciser les risques de votre salarié en fonction de
l’emploi.
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Service de santé au travail
Cochez la case si le salarié :
• a été examiné par un médecin du travail pour un emploi identique dans les 6
mois précédant l’embauche ;
• a un handicap reconnu (soit par la COTOREP, soit à la suite d’un accident de
travail ayant entraîné une incapacité permanente partiel (IPP) d’au moins 10%) ;
• est un saisonnier recruté pour une durée égale ou supérieur à 45 jours (un
emploi saisonnier : il s’agit de travaux qui sont normalement appelés à se répéter
chaque année, à date à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Pièces à joindre
Cette étape vous permet de visualiser les pièces à joindre à votre déclaration.
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Demande d'immatriculation
Menu Edition
137
Si le salarié n’est pas en mesure de fournir son numéro de sécurité, vous devez compléter ce
cadre.
Vous êtes tenu de déclarer dans les 8 jours qui suivent la date d’embauche, tout salarié non
immatriculé au régime général de la sécurité sociale.
Attention !!!
Cette demande d’immatriculation apparaît à partir du moment ou vous n’avez pas renseigné le n°
de sécurité sociale dans la fiche du salarié.
Seuls les salariés ne possédant ce numéro d’immatriculation doivent faire l’objet d’une demande.
Dans le cas ou vous avez oublié de le noter dans sa fiche, veuillez retourner dans la fiche du
salarié puis le saisir dans l’onglet Etat civil.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Eléments sur l'emploi
Renseignez les éléments décrivant l’emploi que votre salarié va occuper.
Sélectionnez dans la liste proposée la nature de l’emploi et la qualification de votre salarié et
renseignez la Durée en jour(s) de la période d’essai.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Renseignements sur l'entreprise
Effectif de l’établissement
Saisissez l’effectif de votre établissement avant l’embauche de ce salarié.
Attention !!!
Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer
l’effectif de votre établissement uniquement dans cette zone.
Première embauche
Si votre salarié est le premier embauché dans votre établissement, vous devez renseigner
l’effectif complet de l’entreprise avant l’embauche.
Attention !!!
Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer
l’effectif de l’entreprise, sinon, laissez cette zone à 0.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Edition
Editez votre Déclaration Unique d’Embauche en sélectionnant Terminer.
Remarque !!!
EBP Paye V17
138
Si vous souhaitez réaliser un aperçu écran avant d’imprimer votre DUE, cochez l’option «Ouvrir
un aperçu à l’écran au lieu d’imprimer ».
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Eléments de la fiche Salarié
Fiche salarié : Onglet Bulletin
Cet onglet vous permet de contrôler, modifier, calculer, imprimer et envoyer par e-mail le bulletin
de votre salarié.
Pour réaliser un bulletin, vous devez :
• Saisir les congés, à partir de l’onglet Congés/Heures, ou dans Gestion +
Saisie des congés/heures.
• Saisir les variables directement dans le bulletin, ou à partir du bouton Variables
ou dans Gestion + Saisie des variables.
• Lancer la préparation du bulletin à partir du bouton Préparer ou dans Gestion
+ Préparation des bulletins.
• Lancer le calcul du bulletin, à partir du bouton Calculer ou dans Gestion
+ Calcul de la paye.
• Imprimer le bulletin à partir du bouton Imprimer ou dans Impressions +
Bulletins
Ces opérations, sauf la saisie des congés, peuvent être réalisées directement dans l’onglet
bulletin, ou d’une manière globale pour tous les salariés dans le menu Gestion ou Impressions.
Le bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Les rubriques sont
regroupées dans des profils. Chaque salarié doit être associé à un profil pour que le logiciel
calcule le bulletin. Vous devez auparavant vous assurer que les variables, rubriques et profils
sont correctement paramétrés.
Si vous avez un doute sur le résultat d'une rubrique, consultez le justificatif des calculs de la
rubrique par le lien Expliquer la rubrique en ayant sélectionné au préalable la rubrique.
Les zones vertes dans le bulletin sont des zones de saisie.
Explication des options du bulletin :
Période de paye : Le logiciel propose automatiquement le premier et dernier jour du mois en
cours, sauf si le salarié est entré en cours de mois. Vous pouvez cependant la modifier.
Date de paye : Le logiciel propose automatiquement la date du dernier jour du mois courant.
Vous avez la possibilité de saisir une autre date de paye directement, ou de généraliser une date
à l’ensemble des salariés, par Gestion + Date de la paye.
Profil : Indispensable ! ! Sélectionnez ici le profil à associer au salarié. Les rubriques du profil
sont automatiquement intégrées, et le bulletin calculé.
Menu Edition
139
Régularisation : Le type de régularisation défini dans les préférences de votre dossier est
proposé par défaut, vous pouvez bien entendu sélectionner une autre fréquence de régularisation
pour le salarié. Pour un salarié Multi-bulletins, vous pouvez demander une régularisation bulletin
par bulletin.
Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant les rubriques :
Ajouter permet d’ajouter une rubrique au bulletin. Cliquez sur le bouton et cochez
la ou les rubriques à ajouter. Une zone de recherche est disponible afin d'atteindre
plus facilement la rubrique désirée.
Retirer permet de retirer une rubrique du bulletin. Cliquez sur la ligne à retirer puis
sur le bouton. Dans tous les cas, les lignes à 0 ne s’impriment pas sur le bulletin.
De ce fait, ne les retirez pas car si vous établissez sur le mois suivant un bulletin
que vous aurez préparé à partir du bulletin précédent, alors, le bulletin préparé
risquerait d’être erroné après calcul.
Variables permet d’afficher les variables de la rubrique courante en vue de leur
saisie.
Monter permet de remonter la ligne courante.
Descendre permet de descendre la ligne courante.
Expliquer la rubrique ce lien permet d'afficher à l'écran le contenu de la rubrique
avec une explication et le résultat des formules indiquées dans la rubrique. Cette
aide est précieuse pour comprendre le résultat des formules.
Remarques !!!
- Les boutons Ajouter, Retirer, Monter et Descendre ne sont pas utiles si le profil a été
correctement paramétré.
- La saisie des variables peut être réalisée par le bouton Variables, ou directement en saisissant
dans les cases vertes, ou par le clic droit Variables à saisir ou par la commande Gestion +
Saisie des variables (très pratique à partir de cinq salariés).
Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant le bulletin :
Préparer vous permet de construire le bulletin à partir du profil, à partir du bulletin
précédent, ou encore, pour un salarié multi-bulletins, de détruire le bulletin afin de
revenir au précédent.
Calculer calcule les montants du bulletin.
A l’envers vous permet de trouver un montant brut par rapport à un net voulu.
Historique vous ouvre l’historique des bulletins de l’année, afin de les consulter, de
les imprimer ou de les envoyer par e-mail.
E-mail lance l’envoi par e-mail du bulletin. Il faut au préalable, avoir : renseigné le
modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux, l’adresse email
du salarié dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et coché l’option ’'Préfère
obtenir ses bulletins par e-mail".
Clôturer n’est utilisé que pour les salariés multi-bulletins, et permet de passer au
bulletin suivant.
Aperçu affiche le bulletin à l'écran (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle
de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux
Imprimer lance directement l’impression sans passer par l'aperçu (il faut au
préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les
paramètres généraux
Créer STC permet de créer un bulletin de solde de tout compte pour le salarié.
Vous devez renseigner les différentes zones proposées dans la fenêtre
"Informations sur le solde de tout compte (STC)".
Modifier STC permet de modifier le solde de tout compte créé sur le bulletin.
Suppr STC permet de supprimer le solde de tout compte créé.
Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site
WebPaye du client un bulletin au format PDF.
EBP Paye V17
140
Remarques !!!
- Pour lancer une impression globale pour tous les bulletins, utilisez l’option Impressions +
Bulletins.
- Le bouton E-mail : Si l’adresse e-mail est renseignée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié
et que l’option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée, vous pourrez envoyer
exceptionnellement par e-mail le bulletin à votre salarié. Si aucun des deux champs n’est
renseigné (adresse e-mail et coche), l’adresse du salarié ne sera pas pré-renseignée dans votre
messagerie, vous devrez alors l’indiquer manuellement ou la renseigner dans la fiche de votre
salarié.
- L’historique des bulletins est accessible par le bouton Historique, ou par l’option Gestion +
Historique des bulletins.
- La préparation et le calcul du bulletin peuvent être lancer pour tous les salariés par Gestion +
Préparation des bulletins et Gestion + Calcul de la paye.
- La clôture des bulletins, pour les salariés multi-bulletins, peut être lancée par le bouton Clôturer
ou d’une manière globale dans Gestion + Clôturer les bulletins.
- La création, la modification ou la suppression du STC peut également se faire dans l'onglet
entrée/sortie de la fiche du salarié
Comment créer un solde de tout compte sur un bulletin ?
Lors du départ d'un salarié, vous devez réaliser son bulletin 'Solde de tout compte".
Vous avez la possibilité de renseigner sur le bulletin de votre salarié les informations concernant
son solde de tout compte (date de préavis, s'il a été effectué ou non, payé ou non, ainsi que les
informations concernant la rupture du contrat de travail)
Comment accéder à la création d’un solde de tout compte ?
L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Onglet bulletin +
Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte
sur le bulletin courant)
L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Entrée sortie
+ Bouton créer STC (pour typer un solde de tout
compte sur un des bulletins du salarié)
Définition des différentes zones concernant le préavis
Ces informations permettent de connaître la situation du salarié au regard du préavis. Cochez et
indiquez les dates de références, si le préavis a été :
• effectué et payé
• non effectué et payé
• non effectué et non payé
S'il n'y a pas de clause de préavis applicable cochez l'option Pas de clause de préavis
applicable.
Définition des différentes zones concernant la rupture du contrat de travail
Saisissez la date de dernier jours travaillé.
Menu Edition
141
La date de fin de contrat se renseigne automatiquement avec la date de sortie du salarié. Si la
date de fin de contrat est différentes, vous devez sélectionner dans cette zone la bonne date.
Sélectionnez le motif de rupture du contrat. Si vous sélectionnez l'un des motifs suivants :
licenciement pour liquidation judiciaire, fermeture définitive de l'établissement, pour motif
économique vous devez renseigner la date d'engagement de la procédure de licenciement et la
date de notification de la rupture.
Précisez s'il existe une clause de non concurrence au contrat de travail du salarié
Indiquez si le salarié a perçu une indemnité supra-légale lors du solde de tout compte lié a la
rupture du contrat de travail.
Si vous avez versé une indemnité compensatrice de CP, indiquez le nombre de jours ouvrables
de CP correspondant.
Remarques importantes !!
Toutes les informations saisies dans cette fenêtre sont récupérées lors de l'édition de
l'attestation d'employeur
Fiche salarié : Onglet Bulletin : Période de rattachement
Renseignez la période de rattachement de votre rubrique en indiquant la date de début et de fin
de la période de rattachement de la prime.
Pour pouvoir renseigner une période de rattachement vous devez avoir sélectionné dans votre
rubrique :
• la nature "Prime" et "Liée à l'activité avec période spécifique".
Remarques !!!
Cette période est reportée dans l'attestation Pôle emploi ainsi qu'à l'impression des bulletins de
salaires.
• la nature "Rappel de paie" avec une des autres sous-natures
Remarques !!!
Cette période est reportée dans la DNA ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires.
Liste des calendriers
Le calendrier des Congés payés
Ce calendrier permet de déclarer les jours de congés pris sur la période en cours. Les zones
Pris, RST N-1, RST N et RST ANC s’alimentent avec la saisie dans le calendrier. Les rubriques
associées sont RCONG, GCP, GCPA et GCPN1 . La variable alimentée est JOURPRIS.
Le calendrier Absences non payées
Ce calendrier reste inchangé. La saisie s’effectue en heures et alimente la variable HEUABS. La
rubrique associée est RABS.
Le calendrier des jours de suspension
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Ce calendrier alimente la variable JOURSUSPENSION.
Le calendrier Maladie non professionnelle
Ce calendrier remplace l’ancien calendrier Maladie. Il alimente la variable JOURMALADIE. La
saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAL (Ou RBR00107 pour le bâtiment).
Le calendrier Maladie Professionnelle
Ce calendrier alimente une variable JOURMALPROF. La saisie s’effectue en jours. La rubrique
associée est RABSMAPR (Ou RBR00104 pour le bâtiment.).
Le calendrier Maternité/Paternité
Ce calendrier alimente une variable JOURMATERPATER. La saisie est en jours. La rubrique
associée est RABSMAPA (Ou RBR00105 pour le bâtiment).
Le calendrier Accident du travail
Ce calendrier reste le même et alimente une variable HEUABSAT. La saisie s’effectue en
heures. La rubrique associée est RABSAT (Ou RBR00103 pour le bâtiment)
Le calendrier Accident de trajet
Ce calendrier alimente une variable JOURTRAJET. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSTRAJ (Ou RBR00116 pour le bâtiment).
Le calendrier Invalidité première catégorie
Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL1. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSINV1 (Ou RBR00114 pour le bâtiment).
Le calendrier Invalidité deuxième catégorie
Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL2. La saisie est en jour. La rubrique associée
est RABSINV2 (Ou RBR00115 pour le bâtiment).
Le calendrier Mi-temps thérapeutique
Ce calendrier alimente une variable JOURTHERA. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSTHER (Ou RBR00113 pour le bâtiment).
Le calendrier Chômage Intempéries
Ce calendrier alimente une variable HEUABSINT. La saisie est en heures. Ce calendrier est
réservé aux entreprises du BTP qui pratiquent le chômage intempéries. La rubrique associée est
RABSINT. (Ou RBR00106 pour le bâtiment.).
Le calendrier à demi traitement (CNRACL)
Ce calendrier alimente une variable JOURMALDEMI. La saisie est en jours.
Ce calendrier est réservé aux entreprises du secteur public relevant de la CNRACL (Caisse
Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). La rubrique associée est
RABSMADE. (Ou RBR00112 pour le bâtiment).
Le calendrier CP non rémunérés par l’employeur
Ce calendrier alimente une variable JOURCPNONREM. La saisie est en jours.
Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP pour lesquelles les congés pris ne sont pas
Menu Edition
143
payés par l’entreprise mais par une caisse de congés payés. La rubrique associée est
RABSNONRE (Ou la variable HEUCP = Min(JOURCPNONREM*HJOUR,HEUMOIS)).
Paye à l'envers
Pour réaliser une paye à l’envers, le bulletin doit être au préalable préparé et calculé.
Dans l’onglet Bulletin de votre salarié, vous devez ajouter ou vérifier que la rubrique dans
laquelle vous souhaitez ajuster votre salaire soit bien présente. Pour l'ajouter cliquez sur le
bouton Ajouter une rubrique (icône +).
Fonctionnement :
Cliquez sur le bouton A l’envers.
• Indiquez le Salaire net à payer désiré dans la zone de saisie ;
• Dans le cadre Rubriques de brut, sélectionnez la rubrique que vous souhaitez
modifier afin d'y intégrer la nouvelle valeur ;
• Dans le cadre Eléments à saisir, sélectionnez la variable ou la zone de saisie dans
laquelle vous souhaitez transférer le résultat du calcul. Les différentes zones de
saisie sont les suivantes :
o Base : si vous souhaitez modifier la base de votre rubrique. Si une variable à
saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Base à saisir.
o Taux : si vous souhaitez modifier le taux de votre rubrique. Si une variable à
saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Taux à saisir.
o Montant : si vous souhaitez modifier le montant de votre rubrique. Si une
variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Montant à saisir.
• Cliquez sur le bouton Calculer, la valeur qui permettra d'obtenir le salaire net à payer
désiré s'affiche en bas de l'écran. Vous obtenez également un tableau qui vous affiche la
base, le taux et le montant de la rubrique que vous avez sélectionné et qui permet
d'obtenir le salaire net à payer désiré.
• Cliquez sur le bouton Transférer, la valeur se transférera dans l'Elément à saisir
choisi.
Il n'y a pas de variable à saisir dans ma rubrique, que se passe-t'il ?
Dans votre onglet bulletin lorsqu'il n'y a pas de variable associée ni de valeur fixe dans
une de vos rubriques, la zone de calcul est vide et elle apparaît dans une zone de saisie
avec un fond vert.
Dans le calcul à l'envers dans le cadre Eléments à saisir, vous devez sélectionner soit
base à saisir, taux à saisir, ou montant à saisir.
Le salaire net à payer désiré n'est pas celui que j'ai demandé, il y a une erreur de centimes
?
La variable sélectionnée a une formule de calcul qui ne peut pas donner le montant que
vous souhaitez.
Le logiciel vous propose donc une valeur approchée que vous pouvez transférer ou non.
Ce cas peut se présenter si vous souhaitez modifier un nombre d'heures, ou une variable
qui ont un coefficient multiplicateur.
Pourquoi ce message apparaît : "La variable choisie n'est pas adaptée pour le net à payer
désiré" ?
EBP Paye V17
144
Il est possible que la variable que vous avez sélectionnée n'a pas d'incidence sur le résultat de
votre salaire net à payer. Nous vous conseillons de sélectionner une autre variable ou de vérifier
la formule de calcul dans votre rubrique.
Exemple 1 : ajustement du salaire brut du salarié !!!
Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne
(selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. Or, le salaire net à payer
souhaité est de 1100 euros net.
Cliquez sur A l’envers,
Saisissez le Salaire net à payer désiré 1100,
Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez GMENS,
Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez SALBASE,
Cliquez sur Calculer
Le logiciel vous indique la valeur de la variable SALBASE à indiquer afin d'obtenir le
salaire net de 1100 euros..
Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur de la variable SALBASE trouvée.
Exemple 2 : indemnités journalières brutes à calculer !!!
Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne
(selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. L’employeur touche les
indemnités journalières de la Sécurité Sociale de 380 euros, car le salarié était en maladie
le mois précédent.
En bas du bulletin, il faut saisir sur la rubrique des indemnités journalières nettes, les 380
euros : le net passe alors à 1420 euros.
Cliquez sur A l’envers,
Saisissez le Salaire net à payer désiré 1040,
Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez RINDB,
Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez Base à saisir,
Cliquez sur Calculer
Le logiciel vous indique la valeur de la Base à saisir afin d'obtenir le salaire net de 1040
euros.
Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur directement dans la Base de la rubrique
Retour à l'onglet bulletin de la fiche du salarié
Ajouter une rubrique
Sélectionner la ou les rubriques à ajouter.
Le nombre de rubriques sélectionnées s’affiche et vous avez la possibilité d’annuler cette
sélection par le bouton Aucun.
Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir le code de la rubrique ou un terme de la
description afin d'atteindre plus rapidement la rubrique à ajouter.
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures
Présentation
Cet onglet permet de traiter les absences et les heures de travail.
Les calendriers de type "Congés et absences" :
Menu Edition
145
Il est indispensable de gérer toutes les absences qui ont lieu dans l'année, et qui doivent être
déclarées dans la DADS-U car ce sont des situations particulières.
Ces périodes d’inactivités (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période
d’activité (S41) mais dans une structure à part S46.
Pour la déclaration de fin d’année DADS-U, les dates début et fin sont à déclarer.
Les calendriers Congés payés, Absences non payées et Absences pour suspension du CDT ne
sont pas utiles pour la déclaration de fin d’année DADS-U.
Pour avoir la liste des calendriers de type congés et absence, cliquez ICI
Les calendriers de type "Heures de travail" :
Les calendriers d'heures proposés sont ceux pour lesquels dans la fiche variable l'option
"Saisissable dans un calendrier" est cochée. Pour savoir à quelle variable le calendrier fait
référence, il suffit de regarder sous le calendrier le nom de la variable qui apparaît.
Le nom du calendrier est repris du libellé de la variable.
La saisie des heures se fait par jour.
Le total qui découle de la saisie est repris pour la préparation du bulletin.
Un nouvel état a été crée afin de pouvoir imprimer le détail des heures effectuées. L'impression
se trouve dans le menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures.
Fonctionnement général :
• Les jours de travail hebdomadaire sont automatiquement indiqués, lors de la création
d’un salarié, et sont par défaut fixés du Lundi au Vendredi.
• Le mois en rouge correspond au mois en cours. Les jours en gris clair sont les samedis,
en gris foncé les dimanches et les jours fériés. Le trait noir entre deux mois symbolise la
clôture des congés (la clôture des congés sera automatique au moment de la clôture
mensuelle).
• Pour pointer :
o Le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre
Espace, le logiciel signale la case en vert,
o une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½,
o un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼,
o pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche
Suppr.
• Utilisez la touche Tabulation ou les flèches de direction pour vous déplacer de gauche à
droite.
• A la première saisie, vous devez paramétrer les jours travaillés hebdomadaires au moins
une fois, par l’icône , afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins.
Cochez les jours travaillés et validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis pour
tous les salariés de manière globale dans Gestion + Jours travaillés.
• L’icône vous permettra d’imprimer le tableau des congés.
Fonctionnement pour les congés :
Pour obtenir des informations sur les différentes zones de l'encadré congés, cliquez ici
EBP Paye V17
146
Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Gestion des CP
Avant la réalisation des premiers bulletins, nous vous conseillons de réaliser une Reprise de vos
congés payer.
Les zones suivantes sont saisissables sur la période :
• CP légaux acquis période : indique le nombre de CP légal acquis pour la période de
paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période
indiquée dans le bulletin de paye ;
• CP supp acquis période : indique le nombre de CP supplémentaires acquis pour la
période de paye par le salarié en fonxction des éléments renseignés dans sa fiche et de l
apériode indiquée dans le bulletin de paye ;
• CP pris période : indique le nombre de CP supplémentaires et légaux pris pour la
période de paye par le salarié.
Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous
pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster (en saisissant la différence uniquement).
• Les congés payés acquis :
• CP acquis N-1 : indique le total des CP acquis (légaux + supplémentaires) au
31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) ;
• CP pris N-1 : indique le total des CP N-1 (légaux + supplémentaires) pris depuis
la clôture des CP ;
• CP reste N1 : indique les CP (légaux + supplémentaires) restant à prendre
jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP
acquis N-1 diminués des CP pris N-1.
Remarque !!!
S'il reste de CP N-1, ils seront reportés lors de la clôture dans le CP total acquis N-1.
• Les congés payés en cours :
• CP acquis N : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours
d'acquisition depuis le 01/06/N (ou le 1er mois de l'exercice des CP). Cette zone
deviendra le CP N-1 acquis total à la prochaine clôture des CP ;
• CP pris N (ou CP pris par anticipation) : indique le total des CP (légaux +
supplémentaires) en cours pris depuis le 1er mois de l'exercice des CP après
épuisement des CP N-1 et l'ancienneté s'il y a lieu. Cette zone deviendra le CP
N-1 pris total à la prochaine clôture des CP ;
• CP reste N : indique les CP acquis N diminués des CP pris sur l’année en cours.
• Les congés payés d’ancienneté
• CP anc acquis : indique le total des CP d’ancienneté pour l’année en cours
(vous devez au préalable le noter dans la fiche du salarié). Cette zone
s'incrémente le premier mois de l’exercice des CP ;
• CP anc pris : Indique le total des CP d’ancienneté pris depuis la clôture des CP ;
• CP anc reste : indique les CP ancienneté restant à prendre jusqu'à la prochaine
clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP ancienneté acquis
diminués des CP ancienneté pris.
Remarque !!!
S'il reste des CP anciennetés à la clôture alors ils se reportent dans le CP total ancienneté
acquis.
Vous pouvez indiquer dans les préférences de votre dossier l'ordre de décompte des congés.
Soit les congés N-1 en priorité soit les congés d'ancienneté.
• Les bases de congés payés :
Menu Edition
147
• Base CP période : indique le total des montants entrant dans la base CP ou la
base 10ème pour la période de paye du salarié ;
• Base CP N-1 : indique la base CP ou la base 10ème cumulée sur l'exercice des
CP précédent ;
• Total ind CP N-1 : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début
de l’exercice des CP et au titre des CP pris N-1 ;
• Base CP N : indique le total de la base CP ou de la base 10ème depuis le début
de l’exercice des CP en cours ;
• Total ind CP N : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début
de l’exercice des CP et au titre des CP pris N.
Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Ajuster ou Reprise
Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI
Comment faire une reprise des CP ?
Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié.
La reprise des CP ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre
dossier avec les reprises des soldes de CP de vos salarié.
Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement
Comment faire un ajustement des CP ?
Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet Congés/Heures de la fiche de votre salarié.
L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou
déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant.
Exemple !!!
Dans votre CP Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez
donc saisir -1 dans la zone à ajuster
Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car
certains ajustement donnent un total négatif ?
Vous ne pouvez pas ajuster ou reprendre une valeur qui rend un reste à prendre négatif.
Exemple !!!
Vous avez un CP Acquis N de 10, et un CP Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une
valeur supérieur à -8.
En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le CP Acquis période, le CP Acquis
N passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8.
Onglet DIF : Saisie de la période du DIF
Saisissez dans cette fenêtres :
• la date de début et de fin de formation (la date de début est obligatoire, contrairement à
EBP Paye V17
148
la date de fin
• le motif ou un commentaire sur la formation qui a été prise
• Le nombre d'heures prises pendant cette période
• Le montant de l'allocation versée.
Toutes ses informations peuvent être imprimé sur la lettre de DIF que vous communiquerez à vos
salariés.
Que doit-on saisir dans le montant de l'allocation versée ?
La formation au titre du DIF se déroule en principe hors du temps de travail. Dans ce cas, elle
donne lieu au versement d'une allocation de formation.
Il est possible (en fonction d'un convention, accord collectif de branche ou d'entreprise) que le
DIF s'exerce en partie pendant le temps de travail. Dans ce cas, les heures consacrées à la
formation donne droit au maintien de la rémunération du salarié.
Dans le cas contraire, où les heures de DIF ont été effectuées en dehors du temps de travail, le
salarié bénéficie du versement d'une allocation de formation égale (le plus souvent) à 50¨% de la
rémunération nette.
Onglet DIF Ajuster ou reprise
Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI
Comment faire une reprise du DIF ?
Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié.
La reprise du DIF ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre
dossier avec les reprises des soldes de DIF de vos salarié.
Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement
Comment faire un ajustement du DIF ?
Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet DIF de la fiche de votre salarié.
L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou
déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant.
Exemple !!!
Dans votre DIF Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez
donc saisir -1 dans la zone à ajuster
Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car
certains ajustement donnent un total négatif ?
Vous ne pouvez pas ajuster une valeur qui rend un reste à prendre négatif.
Exemple !!!
Vous avez un DIF Acquis Année de 10, et un DIF Acquis période de 2 vous ne pouvez pas
ajuster une valeur supérieur à -8.
En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le DIF Acquis période, le DIF
Menu Edition
149
Acquis année passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8.
Onglet DIF
Le DIF, le Droit Individuel à la Formation, permet aux salariés disposant d’une certaine
ancienneté dans l’entreprise de bénéficier de formation professionnelle, rémunérée ou
indemnisée, en dehors du temps de travail ou durant celui-ci.
Pour cela vous devez cocher l'option Acquisition du DIF dans sa fiche.
Les salariés acquièrent un crédit d’heures de formation annuel qu’ils peuvent cumuler pendant 6
ans (soit 120 heures ou plus en fonction des accords dans l’entreprise). Pour cela vous devez
renseigner le nombre d'heures maximum à acquérir dans l'onglet congés / DIF des préférences.
La date d’entrée en vigueur du Droit Individuel à la Formation est le 7 mai 2004.
Le 7 mai 2005 est la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, tous les
salariés ayant plus de 12 mois d’ancienneté en CDI et 4 mois en CDD (dans les 12 derniers
mois) ont acquis leur nombre d’heures de DIF. (20h ou plus en fonction de l’accord de branche)
Pour certaines conventions comme la Syntec, l’acquisition des droits se fait au 1er janvier de
chaque année.
Vous avez donc la possibilité de sélectionner le mois d'anniversaire (mois de clôture) dans
l'onglet congés / DIF des préférences..
Historisation des périodes du DIF pris
Lorsque votre salarié fait une formation dans le cadre du DIF, vous pouvez saisir les périodes
(dates de début et de fin, commentaire, nombre d'heures et montant de l'allocation versée) grâce
au bouton Ajouter.
Vous pouvez modifier ou supprimer les différentes périodes affichées.
Remarque !!!
Toutes ces informations sont saisies à titre informatifs.
Vous pouvez toutefois les imprimer par le menu Impressions + DIF + Liste récapitulative du DIF
pris
Explication des zones
Les zones suivantes sont saisissables sur la période :
• DIF Acquis période : indique le DIF acquis pour la période de paye par le salarié en
fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiqués dans le bulletin
de paye ;
• DIF pris période : indique le nombre de DIF pris pour la période de paye par le salarié.
Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous
pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster.
• Acquis année : indique le total du DIF en cours d'acquisition depuis la date
d'anniversaire du DIF (mois d'acquisition du DIF). La valeur de cette zone alimente le DIF
prendre lors de la clôture du DIF et se remet à 0.
• DIF à prendre : indique le total du DIF que le salarié peut prendre au cours de l'année.
Lors de la clôture, cette zone reprend le DIF reste à prendre ajouté du Acquis année
(avant clôture). La valeur doit être limité à 6 fois l'acquisition annuel qui est le plafond
indiqué dans les préférences du dossier.
• DIF pris année : indique le total du DIF pris sur la période en cours.
• DIF reste à prendre : indique le DIF qu'il reste à prendre au salarié. Cette zone est une
zone calculée, la valeur indiquée est le résultat du DIF à prendre moins le DIF pris
année.
EBP Paye V17
150
Fiche salarié : Onglet Cumuls
Cet onglet permet de consulter les cumuls d’un salarié, cumuls mensuels ou annuels. C’est
également ici que vous pourrez saisir une partie des cumuls des salariés dans le cas d’une
reprise de paye, lorsque vous créez un dossier de paye en cours d’année.
• Sélectionnez la période concernée : choisissez le Mois de consultation, ou pointez
Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours
d'exercice.
• La case Autoriser la modification ne peut être cochée que lorsque Reprise de paye
est sélectionnée.
• Les Tranches de cotisations correspondent aux montants des tranches sur lesquelles
le salarié a déjà cotisé. Le logiciel tient compte de ces valeurs pour calculer les
régularisations de tranches.
Saisie des variables par le bulletin
• Dans la colonne Variables apparaît la liste des variables de la rubrique courante
• Dans la colonne Valeurs saisissez la valeur de la variable
Fiche salarié : Onglet Bâtiment
Cet onglet contient les informations nécessaires pour les déclarations auprès des caisses de
congés et de retraites.
Vous avez la possibilité d’éditer les états préparatoires par le menu Impression + Etats
préparatoires.
Certaines de ces informations sont également nécessaires pour la déclaration DADS-U CI-BTP.
Attention !!!
Cet onglet n’est disponible qu’en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas
Les cumuls
Les différents cumuls sont repris dans la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des
congés payés. Chaque cumul SABT est rattaché à une variable ou à une rubrique. Ces cumuls
sont remis à zéro à la clôture des congés (à la clôture du mois de mars ou le mois que vous avez
sélectionné dans l'onglet Congés de vos préférences), et non à la clôture annuelle : les états
devront être édités avant la clôture de mars. Reportez-vous au paramétrage des cumuls
bâtiment.
Pour consulter vos cumuls, sélectionnez la période concernée, choisissez le Mois de
consultation, ou pointez Exercice.
La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d’exercice de congés
payés.
La case Autoriser la modification ne doit être cochée QU’EN CAS DE REPRISE DE PAYE.
DNA
Ce cadre contient des informations nécessaires à la Déclaration Nominative Annuelle de la
caisse des congés payés ainsi qu’à la DADS-U CI-BTP. Sélectionnez les différents éléments
dans les listes déroulantes.
Menu Edition
151
• Caisse : indiquez le type de caisse auquel est affilé votre salarié
• Qualification : indiquez la qualification de votre salarié
• Métier : choisissez le code métier correspondant à votre salarié. Cette zone alimente une
rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Statut cotisant : indiquez le mode de cotisation de votre salarié. Cette zone alimente
une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Rémunéré à la tâche : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié.
• Assujettis à l’Assurance Chômage : cochez ou non cette option en fonction de votre
salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée
PROBTP
Ce cadre contient les informations nécessaires à la déclaration auprès de la caisse de retraite.
Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes.
• Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique
pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Fin de contrat, Nature et Qualification : Indiquez des valeurs dans ces zones, elles
permettent d’alimenter votre état préparatoire à la PROBTP.
Autres
• Taux d’abattement pour frais professionnel : Choisissez le taux d’abattement pour
frais professionnels dont bénéficie le salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la
DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Entrée dans la profession : l’ancienneté de votre salarié dans sa profession actuelle
peut être différente de l’ancienneté qu’il a dans l’entreprise, indiquez ici sa date d’entrée
dans la profession. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée.
• Affiliation retraite complémentaire : Ce code précise le type d’affiliation à l’institution
de retraite complémentaire qui peut être différent du rattachement conventionnel du
salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée.
Fiche salarié : Onglet Analytique
Attention !!!
Cet onglet est disponible à partir de la version PRO.
L'analytique est une ventilation des coûts salariaux par poste.
Sélectionnez en bas de la fenêtre le poste analytique concernant le salarié, puis le pourcentage
du temps passé sur ce poste.
Remarque !!!
Pour faire par la suite le transfert en comptabilité de l’analytique, vous devez créer les postes
analytiques dans le menu Gestion / Postes analytiques, et indiquer pour chaque poste un nom,
et le code comptable du poste.
Vous pourrez imprimer le livre analytique par le menu Impressions.
EBP Paye V17
152
Fiche salarié : Onglet Historique
Cet onglet affiche la liste des événements survenus pour le salarié depuis sa date d'entrée.
Quels sont les événements indiqués avec l’icône ?
Ce sont les changements effectués dans la fiche du salarié. Certains événements sont
déclencheurs de nouvelles situations DADS-U. Ils sont à indiquer lors des déclarations de fin
d’année.
Il n’est pas possible de modifier ou d'ajouter des changements de situation car ils sont générés
en fonction des éléments renseignés.
Les motifs de déclenchement de situation DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les
suivants :
• Dans l'onglet Info. Paye, le changement :
o de contrat de travail,
o de caractéristique de l'activité,
o de statut professionnel,
o du statut catégoriel AGIRC-ARRCO,
o du taux accident du travail,
o du taux de travail à temps partiel,
o du type de déclarations (uniquement en agricole).
• Dans l'onglet Affectations, le changement :
o de caisse de rattachement,
o de régime.
Les motifs qui ne déclenchent pas de situation dans la DADS-U et présents dans l’onglet
historique sont les suivants :
• Dans l'onglet Info. Paye, le changement :
o du montant du salaire,
o de la coche étranger,
o de la coche payé à l’heure,
o de la coche payé au point,
o de la coche hors effectif,
o du nombre d’heures,
o du niveau,
o de l’indice,
o de la position,
o de l’échelon,
o du coefficient hiérarchique,
o du code CIPDZ (seulement en agricole)
• Dans l'onglet Entrée/Sortie, le changement :
o du motif de début ou de fin de situation
Comment ajouter une note ?
Vous avez la possibilité d’ajouter des notes manuellement (visites médicales, mariage…) grâce
au bouton Ajouter.
Toutes les informations possédant l’icône peuvent être modifiées ou supprimées.
A quoi servent les différents boutons disponibles en bas de la fenêtre ?
Ce bouton permet d’ajouter une note manuellement.
Ce bouton permet de modifier uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur
un événement de l’historique, le bouton est grisé.
Menu Edition
153
Ce bouton permet d’imprimer tous les événements qui se sont produits depuis
l’embauche d’un salarié.
Ce bouton permet de supprimer uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne
sur un événement de l’historique, le bouton est grisé.
Ce bouton permet de vider toutes les notes et uniquement les notes. Lorsque l’on
se positionne sur un événement automatique de l’historique, le bouton est grisé.
Cumuls bâtiment
• Indiquez pour chaque cumul le mois de clôture (mars est indiqué par défaut)
SABT1 Heures de travail HEUPAYE (1)
SABT2 Heures d’indemnités d’intempéries HEUINDINT
SABT3 Heures d’indemnités d’accident du travail HEUINDAT
SABT4 Heures de maladie professionnelle HEUINDMP
SABT5 Heures de maternité HEUINDMATER
SABT6 Heures de maladie non professionnelle HEUINDMNP
SABT7 Salaires bruts (2)
SABT8 Prime d’insalubrité et prime de risque Base(GTOT0003)
SABT9 Indemnités d’intempéries Montant(GBR00303)
SABT10 Indemnités d’accident du travail Montant(GBR00300)
SABT11 Salaire maternité Montant(GBR00302)
SABT12 Indemnités maladie professionnelle Montant(GBR00301)
SABT13 Indemnités maladie non professionnelle Montant(GBR00304)
SABT14 Tranche A TA
SABT15 Tranche B TB
SABT16 Tranche C TC
SABT17 Montant chômage intempéries A définir
SABT18 A définir A définir
SABT19 A définir A définir
SABT20 A définir A définir
(1) HEUPAYE fait la somme des heures payées :
HEUMOIS*PRORATA + NBHEUSUP + HEUCOMP + HEUPREAV + HEUNAISS +
HEUFAMIL + HEUSTAGE + HEUJFERIE + REPOSPRISMOIS
(2) « Salaires bruts » regroupe :
o salaire mensuel
o heures supplémentaires
o heures complémentaires
o prime d’ancienneté
o prime de 13ème mois
o prime d’insalubrité
o prime de risque
o avantages en nature
o indemnité de préavis
EBP Paye V17
154
o indemnités de sécurité sociale pour
o maladie professionnelle
o accident du travail
o maladie non professionnelle
Base(GTOT0002) + Base(GTOT0001) + Base(GTOT0003) + Base(GTOT0005) +
Base(GTOT00004) + Base(GBR00310)
Ce paramétrage est valable si vous utilisez dans vos payes ces variables
et ces rubriques. Sinon, vous devez l’adapter à vos propres
paramétrages.
Si vous commencez une paye en cours d’exercice de congé, ou si vous
bénéficiez de la version BATIMENT en cours d’exercice de congés, vous
devez effectuer une reprise de paye. Cela consiste à saisir les cumuls
des zones SBAT1 à SBAT20 pour les mois antérieurs au mois en cours,
AVANT de réaliser les payes du mois en cours. Pour cela, pointez
Reprise de paye et Autoriser la modification.
Retour à l'onglet bâtiment de la fiche du salarié
Onglet Administratif
Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié.
Attention !!!
Cette option n’est disponible qu’en version Millésime.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Explications
Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types.
Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous
avez sélectionnés.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en
double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos
salariés.
La régularisation
Certaines cotisations sont dites plafonnées (vieillesse TA, FNAL TA, retraite TA, retraite
Menu Edition
155
TB&ldots;), ce qui signifie que leur base de calcul ne doit pas dépasser un certain plafond.
La régularisation des cotisations est un redressement des bases théoriques de cotisations en
fonction des plafonds de la sécurité sociale. Elle se fait soit par un supplément de la base, soit
par une diminution. Elle est obligatoire et s’effectue au moins une fois par an (décembre). Le
logiciel vous évite d’attendre l’avis de régularisation des différentes caisses de cotisations en
vous permettant de réaliser automatiquement ces calculs selon la fréquence souhaitée :
mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La fréquence généralement choisie est
mensuelle, elle est déterminée dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres.
Remarque importante !!!
Si vous avez choisi la régularisation annuelle, et que vous embauchez des salariés ne travaillant
que quelques mois dans l’année, la régularisation ne va s’effectuer qu’au mois de décembre.
Dans le cas de supplément de cotisations ou de diminution, il faudra reprendre contact avec le
salarié (c’est pourquoi la fréquence mensuelle est souhaitable).
Formules de calculs utilisées en régularisation :
Cette formule doit impérativement être appliquée en commençant par le calcul de la tranche A,
puis B, C et enfin D.
• Si le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la
tranche est égal à :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
• Si le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la
tranche est égal à :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Le plancher d’une tranche correspond au plafond de la tranche inférieure.
Exemple !!!
Le tableau ci-dessous correspond aux bulletins 2005 d’un salarié : (nous mettrons de côté les
tranches C, D et 2 )
Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB
Janvier 3050 2516 2516 10064 534
Février 3200 2516 2516 10064 684
Cumuls 6250 5032 5032 20128 1218
En février, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 6250 > 5032 ), donc la base de
cotisation sur la tranche A est de :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Soit 5032 - 2516 = 2516
Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 6250 < 20128), donc la base de cotisation sur
la tranche B est de :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
Soit 6250 - 534 - 5032 = 684
Passons au mois de mars :
EBP Paye V17
156
Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB
Janvier 3050 2516 2516 10064 534
Février 3200 2516 2516 10064 684
Mars 1500 2516 2516 10064 - 1016
Cumuls 7750 7548 7548 30192 202
En mars, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 7750 > 7428 ), donc la base de
cotisation sur la tranche A est de :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Soit 7428 - 4952 = 2476
Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 7750 < 29715 ), donc la base de cotisation sur
la tranche B est de :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
Soit 7750 - 1218 - 7548 = - 1016
Ce résultat est tout à fait normal. Le salarié a une baisse importante de salaire en mars, ce qui
signifie qu’annuellement, il a trop cotisé sur la tranche B : on obtient alors une tranche B
négative.
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Onglet Administratif
Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet
d’avoir un suivi complet de vos états administratifs.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Comment créer un document ou une attestation?
Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document
administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer.
Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants :
Menu Edition
157
• L'attestation d'employeur (Pôle emploi)
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Explication des autres options :
Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une
attestation ou un document existant.
Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré.
Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou
d’une lettre type.
159
Menu Affichage
Recherche dans l'arborescence
Vous avez la possibilité de faire une recherche d'un code, d'une description, d'un nom ou d'un
prénom dans toute l'arborescence.
Remarque !!!
Si vous avez trié la liste de vos salariés par matricule, vous pouvez également rechercher un
salarié par son matricule
Exemple !!!
Recherche d'une rubrique d'indemnité :
- Saisir Indem dans la zone de recherche
- Faire Entrée ou F3 ou
- Recommencer pour passer à la fiche suivante
Le paramétrage des barres d'outils
Il s’agit soit de personnaliser les barres d’outils, soit d’activer ou désactiver certains éléments de
l’affichage.
Comment y accéder ?
Barre de menu Affichage + Barre d’outils + Personnaliser ou
Outils + Personnaliser
Onglet Barres d’outils
Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées.
• La Barre de menus n’est pas désactivable : elle permet d’accéder à toutes les
fonctions du logiciel.
• La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des
menus.
• La barre Fiche permet de naviguer dans un aperçu de page en page, et enregistrer,
modifier, dupliquer les fiches.
• La barre Impression comprend les icônes pour les éditions des éléments le
l’arborescence.
• La barre Gestion comprend les icônes du menu Gestion
Onglet Commandes
Cet onglet vous permet d’ajouter ou de retirer une commande à une barre d’outils, en la faisant
glisser grâce à la souris.
Onglet Options
EBP Paye V17
160
Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d’affichage des menus, des icônes et des infobulles.
Activer les éléments de l’affichage
A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d’autres éléments :
• La Barre d’état, qui correspond à la barre grise en bas d’écran dans laquelle des
informations utiles s’affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous
trouvez.
• La Barre de fenêtre qui permet d’afficher en haut d’une fenêtre un onglet, afin de
passer facilement d’une fenêtre à l’autre lorsque plusieurs options sont ouvertes
simultanément.
• Le Tableau de bord qui s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier.
Pour déplacer une barre
Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à
l'emplacement désiré.
Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de
l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible.
Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de
l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle
devient une fenêtre flottante.
Tableau de Bord
Le tableau de bord s’affiche à chaque ouverture du dossier, si vous préférez que cet écran ne
s’affiche pas, cochez la case située en bas de la fenêtre : Ne pas ouvrir le tableau de bord
automatiquement à l’ouverture du dossier.
Comment y accéder de nouveau ?
Barre de menu Affichage + Tableau de bord
Le tableau de bord a pour objectif de vous présenter les opérations courantes du logiciel de
paye. Il est séparé en plusieurs parties :
Les statistiques
Plusieurs statistiques vous sont proposées :
Répartition Hommes/Femmes
Vous permet de déterminer rapidement le nombre d'hommes et de femmes présents dans
votre dossier. Un pourcentage est calculé. Cette répartition ne tient pas compte des salariés
sortis.
Répartition en fonction de l'âge
Vous permet de déterminer rapidement le nombre de salariés qui ont moins de 26 ans, entre
26 et 35, entre 36 et 45 ans ou plus de 45 ans qui sont présents dans votre dossier.
L'âge des salariés est calculé en fonction de la date de naissance qui est saisie dans la fiche.
Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis.
La répartition des âges se fait en fonction de la date système de votre ordinateur.
Menu Affichage
161
Evolution de la masse salariale
Vous permet de contrôler l'évolution de votre masse salariale sur les 12 mois de l'exercice
courant.
En fonction de la rémunération brute des salariés.
Répartition en fonction de l'ancienneté
Vous permet de visualiser le nombre de salariés qui sont présents dans la société depuis plus
ou moins longtemps.
L'ancienneté qui est reprise est celle qui est indiquée dans la fiche du salarié (onglet Info
paye).
Les opérations courantes à réaliser
Bulletins à préparer
Les bulletins à préparer sont regroupés par profil, pour les réaliser, vous devez suivre les
étapes suivantes :
• Sélectionnez Saisie Variables pour accéder à la saisie des variables.
• Sélectionnez Préparation pour accéder à la préparation des bulletins.
Autres étapes
Les opérations les plus couramment utilisées dans le logiciel vous sont proposées, telles que
l'impression des bulletins, l'état des charges et la clôture mensuelle.
Informations diverses
Contrats arrivant à terme
Dès qu'un contrat CDD arrive à échéance, les noms des salariés avec la date de fin du contrat
s'affichent.
Heures exonérées (Top 5)
Vous permet de consulter rapidement le nombre d'heures supplémentaires (à 25 et 50%) et
complémentaires cumulées depuis le début de l'année pour les 5 salariés ayant la plus grande
quantité d'heures.
163
Menu Gestion
Mois courant
Cette option vous permet de consulter le mois de paye sur lequel vous êtes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Mois courant
Saisie des variables
La saisie des variables est indispensable pour obtenir le calcul correct des bulletins.
Ce tableau vous permet de saisir chaque mois d'une façon globale les éléments variables pour
l'ensemble des salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Saisie des variables
Barre dӀoutils , Saisie des variables
Raccourci clavier Ctrl + S
Paramétrage d'un tableau de saisie adapté
Important !!!
Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau et les variables calculées
apparaissent en gras.
Généralement la première utilisation, il est nécessaire d'adapter ce tableau votre saisie
mensuelle..
Par défaut, le logiciel vous affiche l'ensemble des salariés (zone Profil Tous) et la totalité des
variables définies dans votre dossier ( l'exception des variables de type Constante). Vous allez
donc afficher uniquement dans ce tableau, les variables que vous souhaitez saisir
mensuellement
Pour cela, cliquez sur l'icone de votre tableau. La liste des variables apparaît. Utilisez les
boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l'ensemble des variables.
Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être coches (par exemple, cochez
uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s'ajuste
automatiquement.
Cette sélection de variables est mémorise par le logiciel et s'affichera automatiquement la
prochaine ouverture du tableau de saisie des variables (pour Profil = Tous).
La sélection des variables peut se faire également pour les salariés d'un profil particulier.
Pour cela, sélectionnez dans la zone Profil, le profil des salariés pour lesquels vous souhaitez
saisir des variables particulières et définissez les variables renseigner.
Saisie des valeurs
Saisissez maintenant les valeurs de vos variables (chiffre d'affaires, nombre de tickets, acompte
versé). Utilisez les touches de direction pour vous déplacer dans le tableau. Les valeurs saisies
apparaissent en rouge : cela signifie qu'elles n'ont pas encore t sauvegardes.
EBP Paye V17
164
Valeur identique pour tous les salariés (ou presque)
Vous pouvez saisir la m me valeur dans toute une colonne (donc pour l'ensemble des salariés
affichés). Pour cela, saisissez la valeur dans la première ligne de la colonne, positionnez le
curseur sur cette case et cliquez sur l'icone : le montant s'inscrit sur toute la colonne. Si
besoin, modifiez cette valeur pour certains salariés.
Enregistrement des valeurs
L'icone sert enregistrer la saisie des valeurs. Sinon, en quittant le tableau, le logiciel vous
proposera d'enregistrer les modifications.
Récupération des valeurs saisies par le client
Cette fonction ne concerne que les clients qui disposent du service WebPaye (Version expert).
La fonction permet de récupérer ou non les valeurs que le client a saisi sur WebPaye.
Saisie des variables : Choix des variables à saisir
Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l’ensemble des
variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être cochées (par
exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le
tableau s’ajuste automatiquement
Dans le tableau de saisie des variables, vous pouvez trier vos salariés en fonction de leur nom,
prénom, service, nature d’emploi ou Matricule
Retour à la saisie des variables
Saisie des congés / heures
Cette option permet de saisir les différentes absences pour l’ensemble des salariés.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Saisie des congés / heures
Barre d’outils , Saisie des congés
Raccourci clavier Ctrl + G
Comment les saisir ?
Important !!!
Toutes les absences qui ont lieu durant une année, doivent être déclarées dans la DADS-U car
elles sont des situations particulières.
Ces périodes d’inactivité (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période
d’activité (S41) mais dans une structure séparée (S46).
Vous pouvez consulter, sans générer le fichier DADS-U, les dates de début et de fin déclarées
dans la préparation des données DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
Menu Gestion
165
La saisie des congés pour l’ensemble des salariés peut s’effectuer très rapidement par cette
commande. La saisie des congés peut également être réalisée salarié par salarié dans l’onglet
Congés/Heures de la fiche salarié.
• Choisissez le mois de paye concerné. Lorsque vous êtes sur le mois en cours de paye,
vous avez des colonnes supplémentaires ACQ L, ACQ S, PRIS, RST N-1, RST N et
RST ANC. Vous pouvez saisir directement dans les colonnes ACQ L, ACQ S et PRIS.
o La colonne ACQ L correspond au nombre de jours de congés légaux
pour la période de paye.
o La colonne ACQ S correspond au nombre de jours de congés
supplémentaires pour la période de paye.
o La colonne PRIS correspond au nombre de jours pris sur la période de
paye.
• Pour faciliter votre saisie, vous pouvez trier les salariés par nom, prénom, service, nature
d’emploi ou matricule. Pour cela, sélectionnez le critère de tri dans le champ Trier par.
• Pour changer de calendrier, il suffit de changer le type de saisie dans le champ Type de
saisie. (explication et liste de chaque calendrier)
• Les jours en gris clair correspondent aux samedis, les jours en gris foncé correspondent
aux dimanches. Pointez les jours de congés pris par les salariés suivant le principe
suivant :
• le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace,
le logiciel signale la case en vert,
• une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½.
• un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼.
• pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr.
Utilisez les touches de direction : flèche gauche et droite pour vous déplacer de jour en jour dans
le mois.
Cette option intègre un bouton , qui permet d’exporter le tableau dans un fichier Excel.
Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau
Préparation des bulletins
La préparation des bulletins consiste à intégrer les rubriques dans les bulletins, à partir du profil
associé, ou par recopie du bulletin du mois précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Préparation des bulletins
Barre d’outils , Mise à jour des bulletins
Choisissez le type de préparation voulu :
• Reconstruction à partir du profil
Le logiciel génère les bulletins en reportant les rubriques du profil dans les bulletins.
EBP Paye V17
166
• Reconstruction à partir du bulletin précédent
Le logiciel reprend dans ce cas les rubriques du bulletin du mois précédent. Utilisez cette option
uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans le bulletin.
A ce stade, vos bulletins sont construits (c'est-à-dire qu’ils contiennent les rubriques) mais ne
sont pas calculés, sauf si vous avez coché Recalculer les bulletins après mise à jour.
Questions :
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ? Non, la préparation ne peut se faire que si un bulletin a été préparé le mois
précédent.
Généralisation de la date de la paye
La date et la période de paye proposées par défaut par le logiciel sont le dernier jour et la période
de votre mois de paye. Vous avez la possibilité de saisir une autre date ou une autre période et
de la généraliser à l’ensemble de vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Date de la paye
Comment modifier la date de la paye?
Saisissez la date de paye, choisissez tous ou une partie des salariés, et validez par Ok. La date
de paye est toutefois modifiable pour un salarié dans l’entête de l’onglet Bulletin de la fiche du
salarié.
La date de la paye sélectionnée s’imprimera sur vos bulletins.
Comment modifier la période de paye?
Vous devez cocher l’option Période de paye puis saisissez la bonne période de paye à
généraliser.
Sélectionnez ensuite les salariés qui doivent avoir dans leur bulletin la période saisie.
Attention !!!
La modification de la période de paye à une incidence sur le calcul de votre bulletin, veuillez le
recalculer et le contrôler dans l’onglet bulletin de la fiche du salarié
Généralisation des jours travaillés
Vous devez indiquer au logiciel les jours travaillés de vos salariés, afin de gérer correctement les
dates de congés sur les bulletins.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Jours travaillés
Comment les modifier ?
Vous devez cocher les jours travaillés, pour tous les salariés, ou les salariés appartenant à un
certain profil, ou à une certaine nature d’emploi. Validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être
saisis salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de chaque fiche salarié.
Menu Gestion
167
Lorsque le salarié prendra deux semaines de congés, vous saisirez dans le tableau des congés
deux fois cinq jours en jours ouvrés, ou deux fois six jours en jours ouvrables. Sachant que ni le
samedi, ni le dimanche sont des jours travaillés, le logiciel saura que le week-end est compris
dans les deux semaines de congés et affichera alors les bonnes dates de congés sur le bulletin.
Par contre, si le salarié prend par exemple le lundi et le mardi, puis le jeudi et le vendredi, le
logiciel saura que le mercredi est un jour travaillé, et affichera donc sur le bulletin deux périodes
de congés distinctes.
Calcul de la paye
Le calcul de la paye consiste à calculer les différentes rubriques en fonction des valeurs saisies
dans le tableau des variables.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Calcul de la paye
Barre d’outils
, Calcul de la paye
Raccourci clavier Ctrl + R
Comment calculer la paye ?
Vous devez au préalable avoir préparé vos bulletins.
Vous pouvez calculer les bulletins pour seulement quelques salariés. Pour ce faire utiliser les
boutons Tous ou Aucun et sélectionner les salariés voulus.
Si vous avez réalisé un bulletin de paye pour un salarié sorti, vous pouvez afficher la liste des
salariés sortis en décochant l'option Cacher les salariés sortis, puis sélectionnez le salarié dont
le bulletin est à calculer.
Cliquez ensuite sur OK pour lancer le calcul. A ce stade, les bulletins de vos salariés sont prêts.
Vous pouvez les contrôler à partir de l’onglet Bulletin de chaque salarié.
Important !!!!
Si vous rencontrez des bases de cotisations négatives sur la tranche B ou C, ne vous en étonnez
pas. En effet, en cours d’année, pour un salarié dont le salaire varie (valeur en dessous puis en
dessus ... du plafond de S.S.), le logiciel effectue les régularisations.
Cumuls de la société
Cette option vous permet de consulter ou recalculer les cumuls société.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Cumul de la société
Explications :
Par défaut, ce sont les cumuls de l’exercice qui s’affichent, mais vous pouvez sélectionner un
mois précis.
Le bouton Calculer recalculera tous les cumuls de la société (obligatoire après une reprise de
paye). Le calcul tient compte de tous les bulletins, et d’une reprise de paye éventuelle.
Historique des bulletins
EBP Paye V17
168
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié
Barre d’outils , Historique des bulletins
Raccourci clavier Ctrl + H
Dans l’onglet bulletin de
la fiche salarié
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce
aux boutons Précédent et Suivant.
Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même
salarié en une seule opération.
Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un
même salarié en une seule opération.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Comment consulter la seconde page du bulletin ?
Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2
Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF
Cochez les bulletins de l’historique de votre salarié que vous souhaitez imprimer, envoyer par email
ou exporter au format PDF.
Vous pouvez vous aider des boutons Tous et Aucun pour sélectionner ou désélectionner les
bulletins.
Retour à l'historique
Historique des bulletins de tous les salariés
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer les bulletins de tous les salariés pour une
période que vous souhaitez.
Comment y accéder ?
Menu Gestion
169
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique de tous les
salariés
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant.
Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à
la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les
bulletins de vos salariés.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer les bulletins de votre sélection de salarié sur toute
l'année.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois sur laquelle vous
souhaitez imprimer les bulletins.
Interrogation des données de paye
L'interrogation des données de paye consiste à rechercher la valeur d'une ou de plusieurs
formules, variables ou rubriques pour un ensemble de salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Interrogation des données de paye
Comment réaliser une interrogation des données de paye ?
• Sélectionnez dans l’entête les salariés pour lesquels vous souhaitez obtenir des
informations. Vous pouvez définir une fourchette (premier et dernier salarié) et/ou
appliquer un filtre.
• Pour définir les interrogations (voir L'éditeur de formule pour la saisie de la formule
interrogative), utilisez l'onglet Interrogation simple pour le calcul d’une seule formule,
ou l'onglet Interrogation multiple (non disponible en version STANDARD) pour le
calcul de plusieurs formules.
Exemple !!!
EBP Paye V17
170
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées pour votre salarié :
- de Janvier à Mars, saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
- depuis le début de l’année, saisissez : $HEUREEL
- sur le mois en cours, saisissez : HEUREEL
Qu’est ce qu’une interrogation simple
L'onglet Interrogation simple permet de saisir la formule dont vous désirez connaître la valeur.
Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Cliquez
ensuite sur le bouton Calculer pour obtenir automatiquement les valeurs calculées par salarié.
Pour imprimer ce résultat, cliquez sur le bouton Imprimer.
Le bloc-notes de Windows est automatiquement lancé et affiche le fichier d’interrogation. Utilisez
le menu Fichier pour imprimer ou sauvegarder votre fichier.
Qu’est-ce qu’une interrogation multiple
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
L'onglet Interrogation multiple permet d’obtenir la valeur de plusieurs formules (une à chaque
ligne). Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule.
Une fois les formules saisies, cliquez sur le bouton Calculer pour obtenir le tableau des valeurs.
Une saisie directe dans ce tableau est possible.
Un export du tableau dans un fichier Excel peut être réalisé grâce à l'icône .
Vous pouvez d’autre part enregistrer le résultat par l'icône . Celle-ci pourra être rappelée à
partir de l'onglet Charger une interrogation.
Dans l’onglet Interrogation multiple, vous pouvez sauvegarder vos formules par le bouton
Enregistrer, et les rappeler (à une autre date par exemple) par le bouton Charger.
Postes analytiques
Cette option vous permet de créer, modifier ou supprimer des postes analytiques.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Postes analytiques
Q’est-ce que les postes analytiques ?
Les postes analytiques vous permettront de ventiler les gains et les charges patronales pour
chaque bulletin à partir de l'onglet Analytique dans la fiche Salarié. Vous pourrez par la suite
imprimer le livre analytique par Impressions + Livre analytique.
Comment créer un poste analytique ?
Dans la partie basse de la fenêtre, renseignez le nom du poste, et le code comptable si vous
souhaitez réaliser des transferts comptables de l’analytique.
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, et recommencez l’opération pour tous les postes.
La clôture des bulletins
Si vous gérez plusieurs bulletins (différents) pour certains salariés dans le même mois, la clôture
Menu Gestion
171
mensuelle ne doit être lancée qu’après la réalisation et l’impression du dernier bulletin du mois.
Entre chaque bulletin, lancez la clôture
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer les bulletins
Par la fiche salarié Bouton Clôturer dans l’onglet Bulletin
Explications :
Le logiciel liste les bulletins déjà réalisés pour les salariés multi-bulletin, c'est-à-dire ceux qui ont
dans leur fiche un nombre de bulletin par mois supérieur à un.
Cochez les salariés pour lesquels vous souhaitez clôturer le bulletin et cliquez sur Ok.
Si vous devez annuler la clôture d’un bulletin, ouvrez le bulletin du salarié (onglet Bulletin),
cliquez sur le bouton Préparer et choisissez l’option Détruire ce bulletin et revenir au
précédent.
Pourquoi y a-t-il un message d’erreur indiquant que des erreurs ont été détectées dans
certaines fiches salarié et que la clôture a été interrompue ?
Ce message est un message Bloquant, si vous rencontrez ce message c’est que vous n’avez
pas complété toutes les données de la fiche du salarié.
En effet, si toutes les informations obligatoires ne sont pas renseignées dans la fiche de votre
salarié, alors cela peut fausser votre déclaration DADS-U de fin d’année.
Pour avoir la liste des anomalies rencontrées dans la fiche de votre salarié, vous devez
sélectionner Afficher le rapport.
Vous devez donc corriger votre fiche salarié avant de pouvoir réaliser votre bulletin suivant.
La clôture mensuelle
Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et
imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer le mois
Barre d’outils Clôture mensuelle
Tableau de bord Clôture mensuelle
Explications :
Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins
du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois
précédent.
Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier,
afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est
fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant
EBP Paye V17
172
chaque clôture.
Conséquences de la clôture :
• Le mois en cours est modifié ;
• L’ancienneté des salariés est augmentée de un ;
• L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Que doit-on faire en décembre ?
Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez
votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé
de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements
de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte
lors de la génération de votre fichier DADS-U.
Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le
logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre.
La clôture annuelle
Pour réaliser les payes de l’exercice suivant, lorsque les bulletins du mois de décembre ont été
calculés, imprimés et clôturés, vous devez lancer la clôture annuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer l’exercice
Conséquences de la clôture :
• Les cumuls sont remis à zéro, hormis les cumuls de congés payés et les variables
ayant de coché Report du cumul à la clôture annuelle ;
• Les cumuls congés, ainsi que les nombres de jours acquis et restant à prendre sont
reportés.
• Les cumuls du DIF sont reportés
Attention !!!
Vous devez auparavant réaliser une sauvegarde de vos données par Dossier + Sauvegarde.
Contrôlez également que tous vos états sont corrects : une fois l’exercice clôturé, vous pourrez
consulter les états et les bulletins, mais vous ne pourrez rien modifier sur votre exercice archivé.
Le transfert en comptabilité
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Menu Gestion
173
Le transfert vers EBP comptable
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + EBP
Comptabilité
Comment initialiser le dossier ?
Vous devez vous assurer que les comptes comptables ont été paramétrés : dans les fiches
organismes, dans les rubriques de brut, les rubriques de net, dans les fiches salariés.
Comment initialiser le transfert des écritures de salaires et de paiements ?
• Choisissez le mois à transférer.
• Indiquez la date des écritures. La date de fin du mois de la paye est indiquée par défaut.
• Coche "Salaires" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des
écritures de salaires.
• Indiquez le code du journal comptable.
• Cochez la case Analytique si vous souhaitez transférer les ventilations analytiques sur
les écritures de classe 6.
• Coche "Paiements" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des
écritures de paiements des salaires.
Information :
Vous pouvez faire un transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires en
même temps. Pour cela cocher les 2 options.
Comment initialiser le transfert des règlements des acomptes?
• Choisissez le mois à transférer.
• Choisissez les dates d'acomptes
• Transférer les écritures déjà comptabilisées : Si vous avez déjà réalisé le transfert
comptable des règlements d'acomptes et que vous souhaitez le refaire, vous le pouvez
en cochant "Transférer les écritures déjà comptabilisées"
Remarque !!!
Contrairement au transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires le mois
de paye n'a pas à être clôturé pour effectuer le transfert
Comment transférer les écritures comptables vers EBP Comptabilité ou EBP Gestion
Intégrée ?
• Pour un transfert analytique vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation),
qui gère les axes analytiques, vous devez indiquer obligatoirement le numéro de l’axe
(1, 2 ou 3). Si vous ne gérez pas les axes analytiques dans EBP Comptabilité, indiquez
1.
• Pour un transfert vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), cochez la
première option, et sélectionnez le dossier comptable par l’icône .
EBP Paye V17
174
• Sélectionner l'exercice comptable pour lequel vous souhaitez transférer vos écritures
• Après transfert, à l'ouverture du logiciel de comptabilité la récupération automatiquement
des écritures vous sera proposée.
Comment transférer les écritures comptables vers un fichier texte ?
Pour un transfert dans un fichier texte, cochez la seconde option et indiquez le nom du fichier à
générer : le fichier est généré dans le répertoire du dossier.
Comment imprimer les écritures comptables ?
Pour imprimer les écritures comptables, cochez la troisième option, puis sélectionnez le bouton
OK
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les comptes du transfert ?
Il permet de connaître où sont paramétrés tous les numéros de compte qui composent le
transfert comptable.
Dans cette fenêtre sélectionnez dans la liste déroulante le n° de compte que vous souhaitez
vérifier. Vous aurez ensuite la liste des employés, des rubriques ou des organismes qui utilisent
le numéro de compte que vous avez sélectionné.
Pour chaque élément de la liste vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent votre sélection, comme les rubriques de salaire, les
variables ou les cumuls rattachés permettant de calculer le total du compte qui
sera transféré en comptabilité (par la question : Quels sont les éléments utilisés
par la rubrique, l'organisme ou le salarié).
• où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique ou l'organisme) :
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Communication Entreprise Expert ...
Une nouvelle fonctionnalité vous permet de transférer les Opérations Diverses (OD) de paye vers
d'autres logiciels de comptabilité existants. Il s’agit des logiciels suivants : EBP, CEGID (Sisco et
PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité +
Communication Entreprises Experts
Remarques !!!
Avant de réaliser tout transfert d’écritures, vous devez vous assurer que les dates d’exercice du
dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques.
Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert
sera annulé.
Envoi du bulletin par e-mail
Menu Gestion
175
Envoi des bulletins par e-mail
Les employeurs peuvent envoyer à leurs salariés qui le souhaitent leurs bulletins de paye par
voie électronique. Cette méthode permet d’une part, de faciliter les échanges (rapidité d’envoi par
l’employeur et de réception par le salarié) et d’autre part, de faire des économies de papier.
Remarque !!!
Les bulletins de salaire électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord
préalable de ce dernier.
Vous pouvez envoyer les bulletins par e-mail à vos salariés grâce à :
• La boîte de dialogue d’envoi des bulletins par e-mail
Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail
Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail
Raccourci clavier Ctrl + E
• L'onglet bulletin
• L'historique des bulletins
Comment envoyer les bulletins par e-mail
Cette fonction vous permet d’envoyer les bulletins par voie électronique grâce au bouton E-mail,
aux salariés pour lesquels :
• L’adresse e-mail est renseignée dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié
• La coche Préfère obtenir ses bulletins par e-mail est cochée
Remarque !!!
Les bulletins de salaires électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord
préalable de ce dernier.
Les salariés pour lesquels l’adresse e-mail n’est pas renseignée (et la coche ’’Préfère
obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas sélectionnée) ne seront pas concernés par l’envoi.
Généralités :
Vous pouvez envoyer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour
accéder à la gestion des filtres .
Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en
couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le
bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions.
Le bouton Modifier, vous permet de modifier ou supprimer l’objet ou le message
de l’envoi par E-mail.
Attention !!!
Lorsque vous cliquez sur le bouton "Envoyer’’, une boîte de dialogue indiquant le message
suivant apparaît. Il indique : ’’Un programme essaie d’envoyer le message électronique
suivant de votre part : voulez-vous envoyer le message ?’’
EBP Paye V17
176
- Si vous répondez ’’Oui’’, votre messagerie s’ouvre et vous pouvez alors envoyer votre
message.
- Dans le cas contraire, la boîte de dialogue disparaît et l’envoi est annulé. Cependant, dans le
Menu Impression + Bulletins, si vous effectuez une impression des bulletins en cochant l’option
’’Ignorer les salariés préférant obtenir leurs bulletins par e-mail’’, il faudra alors
penser à envoyer les bulletins par courrier aux salariés pour lesquels l’envoi par e-mail a été
annulé.
Remarque !!!
Dans le menu Impression des bulletins, vous pouvez soit, imprimer tous les bulletins soit,
imprimer uniquement les bulletins des salariés pour lesquels l’option ’’Préfère obtenir ses
bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée.
Si vous souhaitez envoyer exceptionnellement à un salarié son bulletin par voie
électronique, vous devez alors passer par les accès suivants :
L'onglet bulletin
L'historique des bulletins
Le menu contextuel dans le bulletin du salarié ou dans l’historique des bulletins
Retour à l'envoi des bulletins par e-mail
Modifier le message d'envoi
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail
Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail
Raccourci clavier Ctrl + E
• Les éléments par défaut
Par défaut, l’objet et le message suivant apparaissent :
o Objet : Votre bulletin de paye (Raison sociale) du (début de période du bulletin)
au (fin de période du bulletin)
o Message : Veuillez trouver en pièce jointe le bulletin de paye de (Prénom, Nom
et matricule du salarié) pour la période du (début de période du bulletin) au (fin
de période du bulletin) dans la société (Raison sociale)
• La modification de l’objet et/ou du texte du courrier
Vous pouvez si vous le souhaitez, personnaliser l’objet et/ou le message de votre dossier grâce
au bouton, Modifier, . Ce nouveau message sera conservé après clôture
mensuelle et annuelle. Vous pourrez ensuite envoyer vos bulletins par e-mail grâce au bouton
, Envoyer.
Lorsque vous cliquez sur le bouton , Modifier, le programme Bloc-notes s’ouvre et
le modèle par défaut apparaît. Vous pouvez alors conserver, modifier ou supprimer l’objet et/ou le
contenu du message.
o L’objet :
Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le libellé existant (sans supprimer l’intitulé
’’Objet’’) ou saisir le nouvel objet que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous
avez la possibilité d’ insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier
Suppression : Effacez la ligne de l’objet (intitulé ’’Objet’’ + libellé)
Menu Gestion
177
o Le message :
Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le message existant ou saisir le nouveau
message que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’insérer des
données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier
Suppression : Effacez le message.
Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou de votre dossier ?
Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, &ldots;) grâce à la
fenêtre Variables du dictionnaire EBP.
Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez la à l’endroit souhaité.
Exemple !!!
Si vous souhaitez insérer le Prénom d’un salarié dans la zone de texte :
- Sélectionnez la table Employé.
- Sélectionnez la variable Prénom
- Positionnez-la dans votre modèle.
- ${Employe.Prénom,T:21} apparaît dans votre modèle
La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus
Vous l’avez fermée.
Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge
(en bas à droite de votre écran en règle générale).
Retour à l'envoi des bulletins par e-mail
Le virement des salaires
Virement des salaires
Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
178
Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires
Barre d’outils , Virement bancaire
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans
l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans
la liste des virements.
Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste.
Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez
tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié
s'affiche.
Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion +
Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants.
Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont
plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois.
Exemple !!!
Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le
premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second
bulletin (après avoir clôturé le premier).
Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront.
Comment réaliser le fichier de virement ?
• La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un
fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau
format qui va remplacer à terme le format CFONB.
• La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant
une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une
banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la
colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été
effectué ou qui reste à effectuer.
• Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque.
• La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que
vous virez. Cette date est modifiable.
• Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur.
Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .
• Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de
compensation proposée par défaut.
• Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours
chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements
Menu Gestion
179
bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot.
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion +
Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué.
Virement des acomptes
Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des acomptes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Virements + Des acomptes
Dans quel cas peut-on générer un fichier de virement ?
Le logiciel prend en compte tous les salariés pour lesquels la variable ACOMPTE contient un
montant.
Comment réaliser le fichier de virement ?
• La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un
fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau
format qui va remplacer à terme le format CFONB.
• La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant
une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une
banque, et un autre à partir d’une autre banque. Lorsque le virement de l'acompte a
déjà été effectué, dans la colonne Effectué apparaît un OUI.
• Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque.
• Le fichier sera généré par défaut dans votre répertoire document de votre
ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant
sur ..
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion +
Virements + Historique.
Historique des virements
Après avoir générer les virements de salaires ou d’acompte, un historique est créé.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Virements + Historique
Explication :
Cette fenêtre fait apparaître la liste des virements effectués (salaires et acomptes). A partir de
cette fenêtre, vous pouvez imprimer, supprimer ou copier un fichier.
181
Menu Impression
Impressions : Choix des établissements
Cet écran vous permet de sélectionner votre établissement principal puis les établissements que
vous souhaitez afin de les regrouper dans les éditions suivantes :
• Journal de paye
• Livre de paye
• Livre des variables
• Etat des charges
• DUCS
Attention !!!
Les impressions multi-établissements sont disponibles à partir de la version PRO.
Remarque !!!
Dans votre logiciel de paye, les établissements sont vos différents dossiers.
Comment y accéder par la barre de menu ?
Journal de paye Impressions +Journal de paye périodique +
Journal de paye multi-établissements
Livre de paye Impressions + Livre de paye périodique + Livre de
paye multi-établissements
Livre des variables Impressions + Livre de paye périodique + Livre des
variables multi-établissements
Etat des Charges Impressions + Etat des charges périodique + Etat
des charges multi-établissements
DUCS Déclarations + DUCS + DUCS multi-établissements
Généralités :
Pour déterminer les différents établissements, vous devez sélectionner :
• l'établissement principal (il sera automatiquement coché dans la liste des établissements
concernés et le nom de l'établissement apparaîtra en gris clair). C'est le nom de
l'établissement qui apparaîtra sur l'impression.
• l'exercice que vous souhaitez imprimer.
• le ou les établissements que vous souhaitez réunir dans les éditions. Le bouton Tous et
Aucun est à votre disposition. Vous ne pouvez pas décocher le dossier que vous avez
déterminé en tant qu'établissement principal.
Remarque !!!
Seuls les dossiers que vous avez mis à jour apparaissent dans la liste. Si vous ne voyez pas
votre dossier, ouvrez-le puis refaites l'impression.
Explications :
Pour avoir des explications sur les différentes éditions sélectionnez les liens suivants :
• Journal de paye multi-établissements
• Livre de paye multi-établissements
• Livre des variables multi-établissements
• Etat des charges multi-établissements
• DUCS multi-établissements
EBP Paye V17
182
Impression des bulletins
Cette édition vous permet d’imprimer les bulletins à fournir à vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impression + Bulletins
Barre d’outils , Imprimer bulletins
Raccourci clavier Ctrl + B
Généralités :
Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour
accéder à la gestion des filtres. De plus, vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires de
bulletins que vous souhaitez.
Vous pouvez imprimer les bulletins de vos salariés en ignorant ceux pour lesquels l’option
’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail ’’ est cochée dans l'onglet Etat civil de la fiche
salarié.
Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en
couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le
bouton Paramétrer ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats..
Impression des lettres-chèque
Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de
paiement chèque.
Attention !!!
L’impression des lettres-chèque est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Impression + Lettres-chèque
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est
Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié.
Généralités :
Vous pouvez imprimer les lettres-chèque pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des
Menu Impression
183
impressions.
Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. Si vous souhaitez imprimer
plusieurs chèques par page (sans lettre), vous devez alors modifier le fichier PLAN.MSV, qui se
trouve dans Program Files / EBP / Paye / Modeles, de cette manière :
Vous remplacez :
{
LettreCheque:
>Corps
}
Par :
{
LettreCheque:
>>Corps
}
Vous devez ensuite créer un nouveau modèle d’impression, en indiquant que c'est un modèle
étiquette. Vous pourrez alors définir le nombre de chèques par page et toutes les données à
imprimer.
L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des lettres-chèque des acomptes
Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de
paiement chèque.
Attention !!!
L’impression des lettres-chèque des acomptes est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Impression + Lettres-chèque + Des acomptes
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est
Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié.
Généralités :
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des
impressions.
Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied.
L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des salariés
Vous pouvez imprimer les fiches des salariés ainsi que leurs historiques
Comment accéder à l’impression de la fiche salarié ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches
EBP Paye V17
184
Barre d’outils Impression fiches salariés
Généralités :
Vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et
appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la
gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que
vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions.
L’impression des fiches des salariés et de l’historique vous permet de réaliser un export Excel,
ainsi qu’un export aux différents formats.
Impression des fiches individuelles
La fiche individuelle reprend mois par mois toutes les rubriques du bulletin. Les informations
contractuelles du salariés sont présentes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches individuelles
Généralités :
Vous pouvez imprimer les fiches pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun
filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous devez
également définir la période à prendre en compte pour l’impression. De plus, vous pouvez choisir
de supprimer ou non les rubriques aux montants nuls, et d’imprimer ou non les bases de
cotisations .
Vous pouvez sélectionner les variables pour lesquelles vous souhaitez obtenir un détail.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu des fiches individuelles vous permet de réaliser un export aux différents formats..
Impression de la liste des salariés
Vous pouvez imprimer la liste des salariés ainsi que les étiquettes
Attention !!!
L’impression des étiquettes est disponible à partir de la version PRO.
Comment accéder à l’impression de la liste des salariés ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Liste
Barre d’outils Impression fiches salariés
Comment accéder à l’impression des étiquettes?
Menu Impression
185
Barre de menu Impressions + Salariés + Etiquettes
Généralités :
Pour chacune des impressions, vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri
par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton
pour accéder à la gestion des filtres
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que
vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions.
L’impression de la liste des salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export
aux différents formats.
Impression des imputations analytiques
Cette édition vous permet d’imprimer les imputations analytiques par salarié.
Attention !!!
L’impression des imputations analytiques est disponible à partir de la version PRO.
Comment accéder à l’impression des imputations analytiques ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Imputations analytiques
Généralités :
Vous pouvez imprimer les imputations analytiques pour une fourchette de salariés, et appliquer
un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des
filtres
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu des imputations analytiques vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression du trombinoscope
Vous pouvez imprimer le trombinoscope de votre société, il reprend les photos que vous avez
éventuellement insérées dans chaque fiche salarié.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Trombinoscope
Généralités :
Vous pouvez lancer un aperçu ou une impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du trombinoscope vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression de l'état des heures
EBP Paye V17
186
Cette édition vous permet d'obtenir un état des heures effectuées par salarié.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des
heures
Généralités :
Vous pouvez imprimer un état des heures :
• Par tranche de salarié,
• En appliquant un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour
accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer la liste des congés et absences ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour
l'ensemble de l'exercice;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez avoir dans votre édition.
• Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela :
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression.
Il existe un modèle d’impression "Etat des heures détaillé" et un modèle "Etat des heures" (non
détaillé).
Vous pouvez les personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage
des impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des banques
Vous pouvez imprimer la liste de vos banques paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Banques
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs banques.
Menu Impression
187
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les banques à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les banques à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des organismes
Vous pouvez imprimer la liste de vos organismes paramétrés dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Organismes
Barre d’outils Impression Organismes
Généralités :
Vous pouvez imprimer un ou plusieurs organismes.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les organismes à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les organismes à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les organismes sélectionnés ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisation qui utilisent l’organisme
sélectionné.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Impression des profils
Vous pouvez imprimer la liste de vos profils paramétrés dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Profils
Barre d’outils Impression Profils
Généralités :
Vous pouvez imprimer cette liste pour une sélection de profils en indiquant l’intervalle à l’aide des
EBP Paye V17
188
listes déroulantes.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des rubriques
Vous pouvez imprimer la liste de vos rubriques de salaire brut, de cotisation, de net et de
commentaire, que vous avez paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Rubriques
Barre d’outils Impression Rubriques
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs rubriques en fonction du type et d'un thème. les thèmes
proposés sont ceux présents au niveau de votre arborescence.
• Type de rubriques vous permet de sélectionner dans la liste déroulante le type des
rubriques qui s'afficheront dans la liste :
• Toutes
• Rubriques de salaire brut
• Rubriques de cotisation
• Rubriques de net
• Rubriques de commentaire
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les rubriques à imprimer, en fonction
du type choisi ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Le bouton Bulletins uniquement vous permet de sélectionner uniquement les rubriques
qui apparaissent dans l'onglet bulletin de vos salariés ;
• Cochez manuellement la ou les rubriques à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) qui sont utilisés par la rubrique de brut sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de brut sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Menu Impression
189
Impression des tables de calcul
Vous pouvez imprimer la liste de vos tables de calcul paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Tables de
calcul
Barre d’outils Impression Tables de calcul
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs tables de calcul.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les tables de calcul à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les tables de calcul à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés
par la table de calcul sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Impression des variables
Vous pouvez imprimer la liste de vos variables paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Variables.
Barre d’outils Impression Variables.
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs variables. Les variables sont classées par thème puis
par ordre alphabétique. Si vous cochez la case devant un thème, automatiquement toutes les
variables du thème seront cochées.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les variables à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
EBP Paye V17
190
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les variables sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques) qui
sont utilisés par la variable sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les variables sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable
sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide général de la fonctionnalité.
Impression des cumuls
Vous pouvez imprimer la liste de vos cumuls.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Cumuls.
Généralités :
Vous pouvez imprimer un ou plusieurs cumuls.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les cumuls à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cocher manuellement la ou les cumuls à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les cumuls sélectionnés ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui alimentent le cumul sélectionné.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les cumuls sélectionnés ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui utilisent le cumul sélectionné.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Impression de la liste des acomptes
Cette édition vous permet d'imprimer la liste des acomptes versés à vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste des acomptes
Menu Impression
191
Généralités :
Vous pouvez imprimer la liste des acomptes :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ;
• Pour le mois, le trimestre, l'année ou libre;
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression de l'état des congés
Cette édition vous permet de connaître les différents soldes des congés de tous les salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés et absences + Etat des congés
Généralités :
Vous pouvez imprimer l'état des congés :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le solde des congés pour
chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer le solde des congés ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents solde de congés pour
l'ensemble de l'exercice;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez avoir dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous
pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Remarque !!!
Suite à cette nouvelle impression (à partir de la Version de paye 2009), le modèle Etat des
congés du menu Impressions + États salariés n'est plus disponible.
Impression liste des congés et absences
Cette édition vous permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi
que les périodes où le salarié a été en congé.
EBP Paye V17
192
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Liste des
congés et absences
Généralités :
Vous pouvez imprimer la liste des congés et absences des salariés :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le planning des congés et des
absences pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer la liste des congés et absences ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour
l'ensemble de l'exercice;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez avoir dans votre édition.
• Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela :
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous
pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression de la provision de Congés Payés
Cet état permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié
par salarié.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés et Absences + Provisions de
Congés Payés
Explications des différentes colonnes du tableau :
• La colonne Provision brute totale correspond au total brut du salarié pour le mois
multiplié par 10%
• La colonne Ind. CP versée correspond au total des indemnités CP versées pour le
salarié pour le mois correspondant
Menu Impression
193
• La colonne Provision brute restante est égale à la colonne provision diminuée de la
colonne Ind. CP versée
• La colonne Charges Fiscales (le % est à renseigner dans les préférences du dossier)
correspond à la colonne Provision Brute restante l multipliée par le pourcentage
renseigné.
• La colonne Charges Sociales (à renseigner dans les préférences du dossier)
correspond à la colonne Provision Brute restante multipliée par le pourcentage
renseigné.
• La colonne Total à provisionner correspond à la somme des colonnes suivantes :
• Provision Brute restante
• charges fiscales
• charges sociales
• La colonne CP reste N-1 correspond aux CP restant à prendre avant le 31/05/N pour le
salarié pour le mois correspondant
• La colonne CP reste N correspond aux CP en cours d’acquisition pour le mois
correspondant.
Généralités
Vous pouvez imprimer la provision de congés payés:
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur de la provision de
CP pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer votre provision ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer la provision pour l'exercice ;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez cumuler dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du DIF
Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié le droit au DIF acquis et pris des
heures correspondant.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Droit individuel à la formation
Liste des modèles proposés :
• Lettre DIF d'information annuelle : Cette édition est à remettre au moins une fois par
an à tous vos salariés bénéficiant du DIF.
• Liste récapitulative du DIF : Cette édition est un état récapitulatif du DIF Acquis / Pris /
reste.
• Liste récapitulative du DIF pris : Cette édition est un état récapitulatif des dates de
EBP Paye V17
194
formation prises dans le cadre du DIF avec le nombre d’heure. (il reprend les périodes du
DIF pris du salarié)
Généralités :
Vous pouvez imprimer les états concernant le DIF de vos salariés vous devez:
• Sélectionner les salariés par tranche, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un
filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des
filtres ;
• Dans la zone, Imprimer les périodes de DIF, sélectionner la période dans lequel le
détail par salarié du DIF pris s"imprimera. (cette option permet d'imprimer le modèle
Liste récapitulative du DIF pris
• Cocher l'option Ignorer les salariés en CDI avec moins de 12 mois d'ancienneté pour
ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDI qui ne bénéficient pas des 12 mois
d'ancienneté requis pour disposer du DIF.
• Cocher l'option Ignorer les salariés en CDD avec moins de 4 mois d'ancienneté pour
ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDD qui ne bénéficient pas des 4 mois
d'ancienneté requis pour disposer du DIF.
• Sélectionner un mois donné, ce qui vous permet de connaître le DIF pour un mois
précédent ou pour le mois en cours pour un salarié
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du livre des variables
Cette édition est un état récapitulatif des heures pour la périodicité que vous souhaitez
(mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date)
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre des variables du
dossier ou livre des variables multi-établissements.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le livre des heures pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du livre des heures vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un livre des variables au format PDF.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre livre des heures.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
Menu Impression
195
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre des heures cumulée sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Impression des états salariés
Les états salariés vous permettent d’imprimer :
• un récapitulatif du repos compensateur
• un récapitulatif des RTT
• la liste déclarative prud'homale
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etat salariés
Généralités :
Vous pouvez imprimer les états salariés pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus,
vous devez choisir le mois de paye concerné.
Vous pouvez ensuite choisir le modèle d’impression correspondant à l’état désiré. Les modèles
d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’impression des états salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux
différents formats.
Impression de l'état des variables
Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié la valeur de chaque variable.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etat des variables
Généralités :
Vous pouvez imprimer l'état des variables :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ;
• Pour un mois donné, ce qui vous permet de connaître la valeur d'une variable pour un
mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié ;
• Pour une ou plusieurs variables :
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
EBP Paye V17
196
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du récapitulatif des allégements
Cette édition vous permet d’obtenir la liste des salariés qui bénéficient de l’allégement sur la
valeur des repas dans le secteur de l’hôtellerie restauration, avec le montant de la réduction.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des
allégements HCR.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion
des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’allégement utilisées
sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de
Rubriques d’allégements. Vous devez ensuite choisir le mois concerné, et le modèle
d’impression correspondant au type d’allégement souhaité. Les modèles d’impression sont
personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu du récapitulatif des allégements vous permet de réaliser un export aux différents
formats.
Coefficients à sélectionner (allégement Fillon)
Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de coefficients en cliquant sur le
bouton .
Seule la rubrique GCOEF4 doit être sélectionnée.
Attention !!!
Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre
propre rubrique.
Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon)
Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’heures rémunérées en cliquant
sur le bouton .
Sélectionnez la rubrique GHEUREMU
Attention !!!
Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre
propre rubrique.
Préparation de la DUCS
Cette fonctionnalité vous permet :
• de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT.
Menu Impression
197
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez
contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Cette fonctionnalité vous permet également :
• d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée,
• d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee,
• d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau
récapitulatif),
• d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite
Complémentaire)
Attention !!!
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF
Déclarations + DUCS Pôle emploi
Déclarations + DUCS IRC
Explications
• Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en
compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation.
• Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement
• Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement
• Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement
• Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires
Attention !!!
Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée.
• Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période
considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé.
• J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas,
et renseignez à compter de quelle date.
• Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce
cas, et renseignez à compter de quelle date.
• Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas
échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le
signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible
pour la DUCS URSSAF)
• Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop
perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise,
sinon elle s’ajoutera au total automatiquement.
• Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure
du paiement dans votre fichier EDI.
• Références paiement : référence à renseigner.
• Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société.
• Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option
permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier
DUCS.
EBP Paye V17
198
• Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une
DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant
son envoi.
Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ?
Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation
de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin
de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance.
Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications.
Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer.
Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ?
Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires
à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant
l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression".
Retour à la DUCS
Impression de l'enquête sociale
Cette édition vous permet d’obtenir des informations concernant la rémunération et les primes de
vos salariés par catégorie professionnelle.
Attention !!!
L’impression de l’enquête sociale est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Enquête sociale.
Généralités :
Vous devez sélectionner pour chaque type de gain, les rubriques utilisées sur les bulletins, pour
que le logiciel puisse trouver les montants. Pour cela, cliquez successivement sur les boutons
modifier.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu de l’enquête sociale vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression de l'état MSA
Cette édition vous permet d’obtenir l’état préparatoire à la déclaration MSA pour une entreprise
Agricole.
Attention !!!
L’impression de l’état MSA n’est proposée que si vous avez choisi un paramétrage agricole lors
de la création du dossier, donc disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etats MSA
Menu Impression
199
Généralités :
Vous pouvez imprimer cet état pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun
filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des
filtres. Vous devez ensuite choisir la période concernée, et obligatoirement les rubriques d’ICCP
(Indemnités Compensatrices de Congés Payés) et de CPC (Contribution de Prévoyance
Complémentaire, c’est-à-dire taxe sur prévoyance) utilisées sur les bulletins, afin que le logiciel
puisse trouver les montants, en utilisant les boutons .
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, qui est
personnalisable par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu de l’état MSA vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des états préparatoires
Il s’agit de l’état préparatoire à la DADS, de la lettre du net imposable du salarié, et, en version
BATIMENT, de l’état préparatoire à la déclaration PROBTP, à la DNA et un récapitulatif des
cumuls bâtiment.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etats préparatoires à la DADS
Généralités :
Vous pouvez imprimer un état préparatoire pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre.
Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous devez ensuite choisir votre modèle d’impression : DADS, lettre du net imposable, PROBTP,
DNA, récapitulatif des cumuls bâtiment. Les états préparatoires à la DADS et à la DNA existent
en présentation fiche ou liste, c’est-à-dire un salarié par page, ou tous les salariés en liste dans
une même page. Les modèles sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils +
Paramétrage des impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
Remarque!!!
Pour obtenir de l’aide sur l’état préparatoire à la DADS, cliquez ici
L’impression des états préparatoires vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export
aux différents formats.
Impression des cumuls des salariés
Cette édition vous permet d’obtenir, pour un salarié ou la totalité, la valeur des cumuls du mois ou
d'un période choisie.
Une page sera imprimée par salarié.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
200
Barre de menu Impressions + Cumuls des salariés
Généralités :
Vous pouvez imprimer la liste des cumuls des salariés :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de
chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer les cumuls des salariés ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez cumuler dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression des cumuls de la société
Cette édition vous permet d’obtenir les cumuls de la société, tous salariés confondus
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Cumuls de la société
Généralités :
Vous pouvez imprimer les cumuls de la société :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de tous
les salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer vos cumuls ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez cumuler dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Menu Impression
201
Impression du Registre Unique du personnel
Remarque !!!
L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro
Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du
Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque
emploi associatif.
Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque
établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre
chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de
l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements
postérieurs.
Remarque !!!
Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans
effacement des mentions initiales.
Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition :
• des délégués du personnel
• de l’inspecteur du travail
• des contrôleurs URSSAF
Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à
compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les
garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes :
Date de l’événement
Matricule
Nom de naissance
Nom d’usage
Prénom
Date de naissance
Sexe
Nationalité
Titre ou carte de séjour avec le n° du document
Emploi
Qualification
Date d’entrée
Date de sortie
Type de contrat
Contrat particulier
Caractéristique de l’activité
Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie,
contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation.
La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si
l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un
registre du personnel.
L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de
sanctions pénales.
EBP Paye V17
202
Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel
Fonctionnement du registre
La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un
salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin
du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois.
Evènement Conséquence sur le registre
Nouveau salarié
Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations
renseignées dans la fiche du salarié.
La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour
un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le
registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement.
Changement de
situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne
supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée
pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de
l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la
nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est
embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le
contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première
ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le
15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée
déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement
’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée
indéterminée’’.
Salarié ’r;’ sortant à la
fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du
mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie
n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois
de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye.
Salarié sorti avec
l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié
est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié
apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars.
Menu Impression
203
Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre.
Suppression d’un salarié
créé à tort et supprimé
sur le même mois
Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié
entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce
salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée.
Clôture mensuelle ou
clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont
définitivement enregistrées.
Clôture annuelle
Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier
du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements
de situation postérieurs des salariés.
Déclôture mensuelle ou
annuelle
Restauration de la sauvegarde avant clôture.
Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus
antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas.
Choix de la période de traitement :
La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de
sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel.
Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement.
L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents
sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés.
Exemple :
Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître :
Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur
date d’entrée.
Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus
depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007.
Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son
changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué.
Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent.
Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007
sera indiqué.
Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02
ne sera pas indiquée.
L’ordre d’impression :
Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par :
• Date d’entrée
• Matricule
• Ordre alphabétique
EBP Paye V17
204
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents
formats.
Impression de la liste des entrées/sorties
La liste des entrées/sorties identifie les contrats conclus et résiliés au cours d’une période
donnée. Elle permet ainsi au gestionnaire de paye d’avoir un état des mouvements de
l’entreprise et de déterminer les variations d’effectifs. Elle peut être une aide dans l’établissement
de tableaux, d’autant plus, qu’elle est exportable sous Excel. Ainsi, le gestionnaire peut établir
par exemple sa Déclaration des Mouvements de Main-d’oeuvre.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste des entrées sortie
Vous avez le possibilité d’éditer une liste des entrées/sorties par :
• Date d’entrée
• Date de sortie
La sélection de la coche ’’N’imprimer que les données comprises’’ permet
de sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez imprimer votre liste. Si aucune date n’est
saisie dans ces champs, la liste s’imprime entièrement.
L’édition d’une liste des entrées/sorties pour une période donnée fait apparaître tous les salariés
qui ont été présents sur la période.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
La liste des entrées/sorties vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Les interactions
Les interactions vous permettent :
• de déterminer où sont utilisés certains éléments dans votre dossier de paye,
• de déterminer quels sont les éléments (rubriques, variables, organismes...) utilisés dans
votre dossier de paye en fonction de l'élément que vous avez sélectionné.
Liste des Interactions possibles :
• Organismes
• Contrat d'assurance
• Variables
• Tables de calcul
• Rubriques de salaire brut ou net
• Rubriques de commentaire
• Rubriques de cotisation
• Transfert comptable
Comment y accéder ?
Dans les impressions ou
fiches comprenant des
variables, rubriques,
organismes...
Questions :
Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ?
Quels sont les éléments utilisés par les rubriques
sélectionnées ?
Menu Impression
205
Généralités :
Pour chaque élément de la liste, vous avez la possibilité de connaître les éléments qui le
compose et dans quel autre élément il est utilisé.
Les boutons Suivant ou Précédent (représentés par les icônes flèche vers la droite ou vers la
gauche) vous permettent de revenir à la fenêtre précédemment ouverte.
Généralités d'impression :
Vous pouvez imprimer une seule interaction à la fois.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Aperçu
A l’aide du menu Contextuel, vous états pourront être :
• Imprimés ;
• Exportés aux différents formats;
• Envoyés par E-Mail ;
• Copiés et collés sur un autre support.
Export au format Microsoft Excel
A partir de certaines impressions, vous pouvez réaliser un export au format Microsoft Excel. Pour
cela, cliquez sur le bouton Excel : un ficher CSV est alors créé et directement récupéré sous
Excel.
Les données qui sont exportées sont les informations contenues dans un modèle d’impression
spécifique, nommé Export, et sélectionnées dans un format d’export, nommé ExportAperçu.
Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un autre format d’export afin de récupérer uniquement
les informations dont vous avez besoin. Dans ce cas, répondez Non à la question Voulez-vous
utiliser ce format par défaut, puis suivez l’assistant de l’export paramétrable.
Dans la dernière étape, n’oubliez pas d’enregistrer le format que vous avez défini afin de pouvoir
le réutiliser lors des prochains exports. Cependant, votre format ne doit pas être nommé
ExportApercu car ce dernier est réservé au format système défini par EBP.
Export aux différents formats.
A partir d’une impression, vous pouvez réaliser un export aux formats PDF, .Excel, HTLM, RTF,
JPEG, TIFF
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Exporter + Format PDF
Menu contextuel Clic droit + Exporter au format PDF / Excel / HTLM /
RTF / JPEG ou TIFF
EBP Paye V17
206
Comment exporter aux différents formats?
Pour cela, vous devez lancer un aperçu à l’écran grâce au bouton Aperçu. Vous devez ensuite
soit faire un clic droit de la souris, puis choisir l’option Exporter + Format PDF (ou Excel / HTLM
/ RTF / JPEG / TIFF), soit utiliser la commande Dossier + Exporter au format PDF pour le
format PDF uniquement.
Indiquez ensuite le chemin et le nom du fichier à générer.
Les filtres
Un filtre permet de définir un ou plusieurs critères de sélection sur votre fichier Salarié. Les filtres
sont applicables sur la plupart des impressions et en interrogation des données de paye..
Lorsque vous êtes dans une fenêtre d’impression, cliquez sur le bouton pour créer un
nouveau filtre.
La liste des filtres existants apparaît. Cliquez sur le bouton Nouveau.
Le logiciel crée une ligne portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez
définir. Son nom pourra bien entendu être modifié avec le bouton Renommer.
• Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition (le plus
fréquent). Si vous désirez créer un filtre englobant plusieurs critères, pointez Groupe
de Conditions. Le nom du filtre devient alors . Cliquez sur le
bouton Ajouter pour créer deux sous-lignes correspondant aux deux critères que
vous allez définir. Dans la case grise est affiché un « Et ». Un clic sur cette case et le
« Et » devient « Ou ».
• Sélectionnez dans la liste des variables celle sur laquelle portera le critère.
• Choisissez une relation : Est égal à, Est supérieur à ...
• Indiquez la valeur.
Une fois, les trois champs renseignés, la condition est complète : vous pouvez enregistrer par le
bouton Ok.
Les impressions de fin de mois
Impression du livre analytique
Cette édition vous permet d’obtenir, salarié par salarié, les ventilations qui lui ont été imputées, et
un cumul de tous les salariés poste par poste.
Attention !!!
L’impression du livre analytique est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Livre analytique.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le livre analytique pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus,
vous devez choisir le mois de paye concerné, et vous pouvez demander la suppression des
postes à zéro.
Menu Impression
207
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du livre analytique vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression du journal de paye
Cette édition vous donne pour chaque salarié les cumuls mensuels (brut, tranches de cotisations,
net...) pour la période que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, de date à date ou annuelle).
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Journal de paye périodique +
journal de paye du dossier ou journal de paye
multi-établissements
Remarque !!!
L'impression du journal de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version
PRO de votre logiciel.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le journal de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’impression du journal de paye vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux
différents formats.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un journal de paye au format PDF.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre journal de paye.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre journal de paye cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus vos modèles
personnalisés ?
L’édition du journal de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité que
mensuelle. Si vous souhaitez éditer vos anciens modèles, passer par le menu Impressions + Etat
salariés
Impression du livre de paye
Cette édition vous permet de connaître pour chaque rubrique (salariale et patronale) la valeur
EBP Paye V17
208
enregistrée dans le bulletin de chaque salarié, le cumul de chaque rubrique, pour la périodicité
que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date)
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre de paye
périodique ou livre de paye multi-établissements
Remarque !!!
L'impression du livre de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO
de votre logiciel.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le livre de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus,
vous devez choisir la périodicité de paye concernée.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe plusieurs modèles d’impression,
que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions. Les modèles proposés sont :
o Livre de Paye périodique: toutes les rubriques de cotisations patronales et
salariales sont incluses dans l’état.
o Livre de Paye périodique (Salarial) : seules les rubriques de cotisations
salariales apparaissent dans l’état.
L’aperçu du livre de paye vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre livre de paye.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre de paye cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un journal de paye au format PDF.
Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus les modèles
que vous avez personnalisés ?
L’édition de votre livre de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité
que mensuelle, vous devez donc re-personnaliser votre modèle.
Auparavant, un récapitulatif des heures apparaissait en dernière page, vous pouvez maintenant
l’éditer en passant pas le menu Impression + Livre de paye + Livre des variables.
Impression de l'état des charges
Cette édition vous permet de connaître le détail des cotisations salariales et patronales pour la
périodicité que vous désirez, jusqu'à douze mois avant votre mois courant.
Comment y accéder ?
Menu Impression
209
Barre de menu Impressions + Etat des charges périodique + Etat
des charges du dossier ou Etat des charges multiétablissements
Remarque !!!
L'impression de l'état des charges multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version
PRO de votre logiciel.
Généralités :
Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou
par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu de l’état des charges vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Les organismes sont proposés par type de caisse (IRC, URSSAF...) puis classés par ordre
alphabétique.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre état des charges.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre état des charges cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Choix des organismes :
Vous pouvez imprimer l’état des charges pour un ou plusieurs organismes. Pour cela, cliquez sur
le bouton Tous ou Aucun. Vous pouvez sélectionner les organismes en fonction de leur type
(tous les IRC...)
Cochez l'option Une page par organisme lorsque vous souhaitez avoir un saut de page par
organisme.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état des charges au format PDF.
Impression de l'état des paiements
Cette édition vous donne pour chaque salarié :
• Les informations bancaires de la banque du salarié ;
• Les informations bancaires de la banque à partir de laquelle le virement est effectué (une
des banques de la société) ;
• Le montant du net à payer.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
210
Barre de menu Impressions + Etat des paiements
Généralités :
Vous pouvez imprimer l'état des paiements :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ;
• Pour un mois donné ;
• Pour la banque de votre choix ou pour toutes les banques ;
• Pour un ou tous les modes de règlements ;
• L'option Regrouper par mode de règlement permet d'imprimer l'état des paiements
pour tous les modes de règlements, avec un sous total du net à payer par mode de
règlement ;
• L'option Supprimer les lignes nulles permet de ne pas imprimer les salariés dont le net
à payer est à zéro.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état des paiements au format PDF.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du récapitulatif de la taxe sur les salaires
Cette permet d’obtenir la liste des salariés, avec pour chacun, le montant de la taxe sur les
salaires.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etats récapitulatifs + De la taxe sur
les salaires.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion
des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de taxe sur les salaires
utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en
face de Rubriques. Vous devez ensuite choisir le mois concerné.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du récapitulatif de la taxe sur les salaires vous permet de réaliser un export aux
différents formats.
Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat
des jours de repos
Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et
Menu Impression
211
soumises à un allégement de charges.
Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés
d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures
supplémentaires.
Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations.
Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des
heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent.
Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état
récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié.
Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois :
• les informations relatives à la réduction Fillon,
• les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures
supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de
cotisations (Fillon/TEPA)
Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ?
Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en
cliquant sur le bouton .
Attention !!!
Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages,
n'oubliez pas de les sélectionner.
Dans la partie "Heures supplémentaires" :
• Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques
d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des
jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la
nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques
de salaires Brut.
• Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX)
;
• Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO,
GHS50EXO) ;
• Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique
GJRCOREN).
Remarque !!!
Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le
montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer".
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations
salariales (notamment COTRED).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des
cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19
EBP Paye V17
212
salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés).
Dans la partie "Rachat jours de repos":
Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours
acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de
rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules
les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent
apparaître.
Remarque !!!
Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il
ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer.
Dans la partie"Loi Fillon" :
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient
Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction
Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures
rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU).
Généralités :
Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre état récapitulatif.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils +
Paramétrage des impressions.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF.
Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la réouverture
de votre dossier.
Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du
récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats.
213
Menu WebPaye
Menu WebPaye
Nouveau !!!
Le menu WebPaye est disponible dès la version Expert de EBP Paye. Ce nouveau service donne
accès à un espace privé pour échanger des informations avec les clients d'un expert-comptable
(salariés, saisie de valeurs de variables, bulletins au format pdf, autres documents administratifs).
Créer un compte Administrateur sur le site WebPaye
A la première utilisation du service WebPaye, vous devez créer votre compte Administrateur.
C'est à partir de ce compte, que vous pourrez administrer l'ensemble des dossiers clients.
Créer le dossier WebPaye
Saisir les informations de votre cabinet comptable.
Créer le dossier du client sur WebPaye
Au moment d'utiliser le menu Préparer les saisies du mois pour le client et si le dossier client
n'existe pas, il vous est demandé de créer le dossier.
Une page d’informations s’affiche avec les coordonnées du dossier du client. Validez la création
du dossier sur WebPaye.
L’étape suivante consiste à créer le compte client.
Un email sera envoyé à votre client pour lui communiquer son identifiant et son mot de passe
pour lui permettre de se connecter à WebPaye.
Préparer les saisies du mois pour le client
Chaque mois, vous mettez à disposition de votre clients les différentes variables nécessaires à la
préparation des bulletins de paye.
Le message d’accueil : personnalisez le message que vous souhaitez communiquer à votre
client.
Variables à saisir : toutes les variables du dossier de paye sont disponibles. Cependant,
l’objectif est de ne communiquer au client, que les variables dont les valeurs sont connues par
lui-même. Par exemple, le salaire de base, les heures supplémentaires, l’acompte versé en cours
de mois….
• Ajouter : permet de sélectionner les variables à envoyer sur WebPaye
• Propriétés : permet de modifier le libellé de la variable uniquement pour l’affichage dans
WebPaye.
Pour les variables de type heures, il est également possible d’indiquer que l’affichage sera sous
forme d’heure. Dans ce cas, et uniquement sur WebPaye, 2heures s’afficheront sous la forme 2h.
2,50 s’afficheront 2h30.
Salariés, bulletins à faire préparer par le client : sélectionnez les salariés pour lesquels vous
souhaitez une saisie de variables par votre client.
La sélection des salariés permettra également d’envoyer les fiches employé avec les
informations essentielles (Nom, Prénom, Adresse, Sécurité sociale, Date Entrée / Sortie, Numéro
de téléphone).
Cochez « Envoyer les photos des salariés » si vous souhaitez les envoyer en même temps
EBP Paye V17
214
que la fiche.
Autoriser la saisie sur le site WebPaye par le client : vous avez le contrôle total sur le site
WebPaye et les autorisations que vous donnez à votre client. Vous pouvez décider d’autoriser ou
non la saisie sur WebPaye. Lorsque le site WebPaye est fermé, le client peut consulter, imprimer
mais ne peut pas saisir des valeurs de variables, ne peut pas insérer des événements ou des
documents. Cela peut s’avérer utile lorsque vous travaillez sur les bulletins de paye dans
l’application EBP Paye.
Afficher le site WebPaye après la mise à jour : une fois les variables du mois envoyées sur le
site, le site WebPaye est automatiquement ouvert en mode administration. Ceci vous permet de
visualiser les données présentes sur le site.
Autoriser ou interdire la saisie sur le site par le client
A tout moment, il est possible de modifier les autorisations pour votre client sur WebPaye.
L’interdiction pour le client, de modifier les données du site, peut être intéressant lorsque vous
avez téléchargé les valeurs de variables du mois en cours et ce, jusqu’à la prochaine publication
des bulletins le mois suivant.
Récupérer les valeurs saisies par le client
Au moment de calculer les bulletins de paye, vous récupérez toutes les valeurs de variables
saisies par votre client.
Si le client n’a pas verrouillé ses saisies, une fenêtre s’ouvre avec les salariés pour lesquels la
saisie par le client, risque d’être incomplète.
Vous pouvez sélectionner les salariés pour lesquels vous souhaitez tout de même télécharger les
valeurs de variables.
Après le téléchargement, plusieurs cas de figure :
• Vous récupérez les valeurs du mois pour la première fois. La grille de la saisie des
variables (menu Gestion + Saisie des variables) s’ouvre filtrée uniquement sur les
variables présentes sur WebPaye. Toutes les valeurs modifiées sont repérables
facilement car elles sont en rouge. Vous pouvez alors accepter ou refuser les valeurs de
votre client au moment de la sauvegarde de la grille.
• Le client modifie les valeurs de variables après téléchargement et vous réimportez une
nouvelle fois les variables. Dans ce cas, une grille s’affiche pour indiquer les valeurs du
client, et celles de la paie. Vous avez alors la possibilité de reprendre les nouvelles
valeurs du client ou de conserver celles de la paye.
Suivi d’avancement client
Très rapidement, vous pouvez avoir une vision globale des dossiers de vos clients.
• Le nombre de bulletins en cours de saisie chez le client
• Le nombre de bulletins saisis par le client et validés par le client
• Le nombre d’événements saisis par le client
Publier les bulletins du mois
Une fois les bulletins de paye préparés et calculés, vous pouvez renvoyer vos bulletins au format
pdf sur WebPaye. Votre client pourra rapidement récupérer ces documents.
La publication des bulletins verrouille automatiquement la saisie des variables pour le mois en
cours. De cette manière, le client ne pourra plus modifier des valeurs pour des bulletins imprimés.
Une action Publier est disponible directement depuis l’onglet Bulletin.
Menu WebPaye
215
Publier des bulletins de l’historique
Si vous avez omis de publier les bulletins des mois précédents ou s’ils ont été effacés sur
WebPaye : il est tout à fait possible de publier les historiques de bulletins.
Une action Publier est disponible directement depuis le menu Gestion + Historique des bulletins.
Publier l’état des paiements
En communiquant l’état des paiements à votre client, il pourra avoir une vision rapide des
salaires nets à payer.
Publier le journal de paye / livre de paye
Vous pouvez déposer un journal de paye et/ou un livre de paye à votre client.
Publier l’état des charges
Pour que votre client puisse connaître le montant des cotisations à payer, vous pouvez déposer
l’état des charges mensuel ou trimestriel les états sur WebPaye .
Administrer le site WebPaye
Avec votre Identifiant Expert et votre mot de passe, vous pouvez administrer vos dossiers clients.
Accéder aux pages du client
Afin de vérifier les informations visibles par le client, vous pouvez vous connecter avec
l’identifiant et le mot de passe du client.
217
Menu Outils
Fiche salarié : Les Champs personnalisés
La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Champs personnalisés
Fiche salarié Onglet Champs personnalisés
Généralités :
La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en
ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières.
Ils pourront être édités sur les bulletins de paye.
Important !!!
L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons
donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés.
Comment créer un champ personnalisé ?
• Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ.
• Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter.
• Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur
du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un
caractère.
Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du
dossier. Cliquez sur Oui.
De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette
zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ.
Envoi d'un SMS
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
• un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service
Clients EBP au 0811 65 80 20,
• un abonnement ou une offre d'essais auprès d'un fournisseur d'accès SMS (tel que
EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi)
Vous pouvez envoyer des SMS à un ou plusieurs salariés, par exemple : pour leur rappeler leur
rendez-vous à la médecine du travail, pour leur informer que le solde de tout compte est prêt ...
Comment accéder à l'envoi des SMS à vos salariés ?
EBP Paye V17
218
Barre de menu Outils+ Envoi d'un SMS à plusieurs salariés
Icône Envoi de SMS Sur chaque zone N° de téléphone du logiciel
Généralités :
• Fournisseur : Vous devez sélectionner le fournisseur pour l'envoi de votre SMS
(EcoSms, SMSToB, SMSEnvoi), Le fournisseur proposé par défaut est celui sélectionné
dans les paramètres internet, onglet SMS.
• Options : Le bouton "Options" permet de saisir les informations de configuration que
votre fournisseur vous a communiqué lors de votre inscription, si ces informations ont été
saisies dans les paramètres internet, onglet SMS, elles sont reprises automatiquement et
vous n'avez rien à faire.
• Ajouter : Le bouton "Ajouter" permet de choisir les destinataires pour lesquels vous
souhaitez envoyer votre SMS.
Remarque !!!
Si votre salarié n'apparaît pas dans la liste, c'est que son n° de portable n'est pas renseigné dans
sa fiche (onglet Etat civil). Dans le cas d'un envoi unique de SMS, le bouton Ajouter permet
d'ajouter manuellement un numéro de téléphone.
• Supprimer : Pour annuler un salarié de l'envoi cliquer sur le bouton "Supprimer"
• Texte : Cet encadré vous permet de saisir le texte de votre SMS
• Différer l'envoi à la date : Vous pouvez choisir de différer l'envoi de vos SMS à une
autre date ou plus tard dans la journée. Pour cela, cocher la case "Différer l'envoi à la
date" puis choisir la date et l'heure
• Envoyer : Ce bouton permet d'envoyer votre SMS
Intéressement et participation
Vous pouvez effectuer une simulation du calcul de l’intéressement et de la participation.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO et elle est limitée à 400 salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Intéressement / Participation
Comment l’effectuer ?
Indiquez les différents éléments à prendre en compte pour une nouvelle simulation du calcul de
la participation. Ensuite, cliquez sur OK.
Vous pouvez compléter la simulation obtenue, en saisissant dans les cases écrites en bleu. Vous
pouvez l’imprimer grâce à l’icône . Vous pouvez également l’exporter sous Excel en cliquant
sur l’icône . Pour enregistrer la simulation, cliquez sur et saisissez le nom que vous
souhaitez.
Comment ouvrir une simulation précédemment crée ?
Vous pourrez la re-consulter par Outils + Intéressement / Participation, en sélectionnant la
simulation précédemment créée.
Menu Outils
219
Archivage des données
Archivez vos données au format CSV par cette option.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + archivage des données
Pourquoi archiver les données
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006,
que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos
documents, que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération
Selon l’art 99 du B.O. du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable
que la procédure d’archivage doit être faite.
Journal des événements
Toutes les opérations de maintenance réalisées dans votre dossier sont conservées dans ce
journal des événements.
Remarque !!!
Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des
comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous
réalisez dans votre logiciel.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Journal des événements
Explications
Dans la partie droite de votre écran apparaît la liste complète des opérations de maintenance que
vous avez réalisé sur votre dossier.
Les événements sont classés par date et les commentaires qui apparaissent sont ceux que vous
avez saisie dans le justificatif de l’opération de maintenance sur les bulletins ou annuelle ainsi
que lors de la sauvegarde ou de la restauration de vos données.
Dans la partie gauche de votre écran, vous avez la possibilité de faire apparaître les événements
par tranche de date et afficher les événements par type de maintenance.
Justificatif de l'événement
Noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance.
Le commentaire que vous noterez sera conservé dans le livre des événements.
Remarque !!!
Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des
comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous
réalisez dans votre logiciel.
Import/Export
EBP Paye V17
220
Import des cumuls DADS-U
Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou
récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier.
Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Comment importer les données ?
Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus.
Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double
cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer.
Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ?
Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant
dans cette fenêtre sont donc :
• Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier +
Dadsu + Configuration des cumuls).
• Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une
modification de formule mieux adaptée.
Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur
cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Import des variables
Vous pouvez importer deux éléments différents : des variables, ou des valeurs de variables.
Import de variables :
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Variables
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier var qui s’affiche.
Vous obtenez ainsi la liste des variables relatives au paramétrage choisi.
Si vous désirez n’importer qu’une partie des variables, cliquez sur le bouton Tout
désélectionner, et ne cochez que les variables voulues. Les variables en gras sont celles que
vous ne possédez pas, les variables précédées par # sont celles que vous possédez déjà.
Menu Outils
221
Attention !!!
Si vous importez une variable que vous possédez déjà, votre variable sera écrasée.
Cliquez enfin sur le bouton Importer.
Import de valeurs de variables :
Il s’agit de l’import d’un fichier .VAL, qui respecte la structure suivante :
[Matricule du salarié][séparateur][nom de variable][séparateur][valeur][retour chariot]
Le séparateur désigne un ou plusieurs caractères tabulations ou espace.
Exemple !!!
1 SALBASE 2500
0002 HEUTRAV 151.67
0002 HEUSU50 12
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Variables , choisissez dans la zone
Type, en bas de la fenêtre, Valeur de variables. Sélectionnez
ensuite le fichier
Import des salariés
Cette fonction permet de récupérer des salariés définis dans un autre dossier. Cela signifie qu’un
export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Salariés
Comment importer les données ?
Sélectionnez le fichier avec l’extension .sal, en double-cliquant dessus.
L’importation se fait.
Import des tables de calcul
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Tables de calcul
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier tdc qui s’affiche : toutes les tables de calcul sont alors importées.
EBP Paye V17
222
Attention !!!
Vos tables de calculs seront écrasées par les tables importées.
Import des rubriques
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Rubriques
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier rub qui s’affiche.
Vous obtenez ainsi la liste des rubriques relatives au paramétrage choisi.
Si vous désirez n’importer qu’une partie des rubriques, cliquez sur le bouton Tout
désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues. Les rubriques en gras sont celles que
vous ne possédez pas, les rubriques précédées par # sont celles que vous possédez déjà.
Attention !!!
Si vous importez une rubrique que vous possédez déjà, votre rubrique sera écrasée.
Cependant, vous pouvez importer des rubriques que vous possédez déjà, sans modifier les
libellés de vos rubriques : pour cela, il suffit de cocher Ne pas mettre à jour les libellés des
rubriques existantes.
Si les rubriques importées contiennent des variables dans leur paramétrage, alors il faut
également importer ces variables.
Cliquez enfin sur le bouton Importer.
Import des profils
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Profils
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier prf qui s’affiche.
Vous obtenez ainsi la liste des profils relatifs au paramétrage choisi.
Si vous désirez n’importer qu’une partie des profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner,
et ne cochez que les profils voulus. Les profils en gras sont ceux que vous ne possédez pas, les
profils précédés par # sont ceux que vous possédez déjà.
Menu Outils
223
Attention !!!
Si vous importez un profil que vous possédez déjà, votre profil sera écrasé.
Cliquez enfin sur le bouton Importer.
Astuce !!!
Si vous importez un profil pour lequel vous ne possédez pas les rubriques qui le composent,
cliquez deux fois coup sur coup sur le bouton Importer.
Export des Cumuls DADS-U
Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un
autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé.
Export des variables
Cette option permet d’exporter les variables afin de les importer dans un autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Variables
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.var, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de toutes les variables est lancé.
Export des salariés
Cette option permet d’exporter les salariés afin de les importer dans un autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
EBP Paye V17
224
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Salariés
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.sal, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de tous les salariés est lancé.
Export des tables de calcul
Cette option permet d’exporter les tables de calcul afin de les importer dans un autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Tables de calcul
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.tdc, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de toutes les tables de calcul est lancé.
Export des rubriques
Cette option permet d’exporter les rubriques afin de les importer dans un autre dossier
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Rubriques
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.rub, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Vous obtenez la liste des rubriques de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des
rubriques, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues.
Cliquez enfin sur le bouton Exporter.
Export des profils
Cette option permet d’exporter les profils afin de les importer dans un autre dossier
Menu Outils
225
Attention !!!
Cette fonction n’est pas disponible en version STANDARD.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Profils
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.prf, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Vous obtenez la liste des profils de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des
profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les profils voulus. Cliquez
enfin sur le bouton Exporter.
Import personnalisée
Importation personnalisée
L’importation personnalisée vous permet de récupérer un certain nombre d’éléments saisis dans
un autre logiciel de paye, en supposant que ce logiciel de paye permet d’exporter vos données.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Personnalisée.
Comment importer les données ?
• Générez à partir du logiciel source (votre ancien logiciel) les fichiers à récupérer au
format texte dit aussi format ASCII.
• Ensuite, dans EBP Paye, créez le dossier dans lequel vous désirez récupérer vos
données, et ouvrez-le.
• Sélectionnez la commande Outils + Importation + Personnalisée.
• Choisissez la table EBP Paye dans laquelle vous souhaitez importer les données.
L’assistant à l’importation de données s’affiche. Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les
boutons Suivant et Précédent.
Voir les différentes étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 2
Importation personnalisée 3
Importation personnalisée 4
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Importation personnalisée - 2
Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF, et le séparateur de champ doit être
EBP Paye V17
226
unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, il faudra utiliser le point pour les
décimales.
Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer.
Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier.
Format d’import :
Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure, et que le format d’import a été
enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes.
L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape.
Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages
de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez
Non, vous accédez directement à la dernière étape.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 3
Importation personnalisée 4
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 3
Séparation des champs :
Lorsque les champs du fichier sont délimités par un caractère (virgule, point virgule,
tabulation&ldots;), pointez Délimité.
Lorsque les champs du fichier sont de largeur fixe, c’est à dire qu’un même champ a sur chaque
enregistrement une taille identique, pointez Largeur fixe.
Début des données :
Si votre fichier contient des lignes à ne pas importer (du texte, des titres&ldots;), indiquez le
nombre de lignes à ne pas prendre en compte.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 4
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 4
Pour un fichier contenant des champs délimités, le logiciel affiche automatiquement les colonnes
qu’il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant.
Dans certains cas, vous devez préciser vous-même le séparateur et le délimiteur de champ.
Menu Outils
227
Séparateur de champs :
Cochez le caractère qui sépare les champs.
Les champs Texte sont entourés par :
Indiquez ici le délimiteur des champs de type texte, comme les guillemets.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 4 bis
Pour un fichier contenant des champs de largeur fixe, le logiciel affiche le fichier en délimitant
les différents champs par un trait vertical, qui se termine par un triangle noir. La règle donne la
position de chaque champ.
Pour modifier la structure du fichier proposé, vous pouvez :
• Cliquer sur un triangle noir et le déplacer en le faisant glisser ;
• Cliquer dans la règle pour créer un nouveau trait délimiteur.
Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer,
c’est-à-dire le largeur de chaque colonne.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 5
Dans cette étape, vous allez associer les champs du fichier à importer aux champs de la table
EBP.
La liste de gauche propose la liste des champs de la table, c’est-à-dire les champs importables.
La liste de droite contient la liste des champs de votre fichier.
Pour associer deux champs ensembles, il suffit de sélectionner un champ dans la liste de
gauche, un champ dans la liste de droite, et de cliquer sur le bouton Associer. Dans la liste de
gauche, le champ associé apparaît, et vous pouvez donc contrôler l’opération.
Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton Suivant. Un message vous avertit si toutes
les colonnes du fichier ne sont pas associées. Confirmez si vous ne souhaitez effectivement pas
importer tous les champs du fichier.
Voir aussi l’étape suivante :
EBP Paye V17
228
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 6
Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données
correspondent bien aux noms des colonnes.
Enregistrer le format :
Si vous pensez par la suite importer d’autres fichiers ayant la même structure que le fichier
actuel, vous pouvez mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le
bouton Enregistrer le format, et donnez un nom au format. A la prochaine importation, vous
pourrez ainsi appeler ce format, à la première étape.
Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l’importation terminée, le
logiciel affiche le nombre d’enregistrements ajoutés à la table de votre dossier.
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Export personnalisée
Exportation personnalisée
Cette commande vous permet d’exporter les données en fichiers texte, ou ASCII, afin de les
récupérer dans un autre logiciel.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Personnalisée
Comment exporter les données ?
Choisissez la table EBP Paye à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données.
Vous entrez alors automatiquement dans l’assistant à l’exportation de données. Pour passer
d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent.
Voir les différentes étapes de l’exportation personnalisée :
Exportation personnalisée 2
Exportation personnalisée 3
Exportation personnalisée 4
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 2
Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le nom et le chemin du fichier à créer.
Format d’export :
Menu Outils
229
Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure, et que le format d’export a été
enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes.
L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape.
Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages
de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez
Non, vous accédez directement à la dernière étape.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Exportation personnalisée 3
Exportation personnalisée 4
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 3
Dans cette étape, vous allez sélectionner les champs à exporter.
La liste de droite contient les champs de votre fichier. Sélectionnez le champ à exporter, et
cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs. Une fois la sélection
terminée, cliquez sur le bouton Suivant.
Voir aussi les étapes suivantes :
Exportation personnalisée 4
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 4
Séparation des champs :
Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer (tabulation, point virgule, virgule, espace), ou
tapez le caractère de votre choix.
D’autre part, vous pouvez sélectionner, si vous le souhaitez, un délimiteur pour entourer les
champs de type texte (guillemets ou apostrophes) dans la zone Les champs Texte sont
entourés par.
Vous devez utiliser le point comme séparateur de décimal si vous utilisez la virgule en séparateur
de champ.
Vous pouvez demander à ajouter sur la première ligne du fichier les noms ou les titres des
champs.
Voir aussi l’étapes suivante :
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 5
Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont
celles dont vous avez besoin et que leur ordre est correct.
Enregistrer le format :
EBP Paye V17
230
Si vous pensez par la suite exporter de nouveau cette table avec la même structure, vous pouvez
mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer
le format, et donnez un nom au format. A la prochaine exportation, vous pourrez ainsi appeler ce
format, à la première étape.
Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Une fois l’exportation terminée, le logiciel affiche le nombre
d’enregistrements exportés.
Maintenance Utilisateur
Maintenance de la base de données
Cette maintenance permet de purger la base de données afin de gagner du temps et de la place
lors des sauvegardes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Maintenance de
la base de données
Cet outil propose de :
• Compresser la base de données, en supprimant les enregistrements vides ;
Et accessibles par le bouton Options :
• Supprimer les natures d’emploi non utilisées ;
• Supprimer les services non utilisés ;
• Supprimer les lieux de travail non utilisés ;
• Supprimer l’historique des bulletins avant une certaine date ;
• Supprimer l’historique des virements.
Remarque !!!
Les cases concernant la suppression des natures d’emploi, des services et des lieux de travail
sont grisées s’il n’existe pas de nature d’emploi, de service ou de lieu de travail non utilisés.
Attention !!!
Si vous supprimez l’historique des bulletins, vous ne pourrez pas ré-imprimer les bulletins
antérieurs à la date indiquée.
Les suppressions
Suppression des conventions collectives
Vous pouvez supprimer les conventions collectives non utilisées.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des
conventions collectives
Explications :
Menu Outils
231
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les conventions collectives non utilisées dans les fiches
salariés. Cochez les conventions collectives à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Suppression des lieux de travail
Vous pouvez supprimer les lieux de travail non utilisés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression +
Des lieux de travail
Explications :
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les lieux de travail non utilisés dans les fiches salariés.
Cochez les lieux de travail à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Suppression des natures d'emploi
Vous pouvez supprimer les natures d’emploi non utilisées.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression +
Des natures d’emploi
Explications :
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les natures d’emploi non utilisées dans les fiches salariés.
Cochez les natures d’emploi à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Suppression des services
Vous pouvez supprimer les services non utilisés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression +
Des services
Explications :
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les services non utilisés dans les fiches salariés. Cochez
les services à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Maintenance Technique
La maintenance annuelle
Si vous avez clôturé par erreur votre exercice ou que vous souhaitez modifier l’exercice antérieur,
vous avez la possibilité de le revenir sur l’exercice précédent.
Attention !!!
EBP Paye V17
232
Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement
usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous
donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée.
N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de
maintenance et sera conservée dans le livre des événements.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance
annuelle
Pourquoi l’option est-elle grisée ?
Plusieurs éventualités sont possibles :
• Cette maintenance peut se faire uniquement sur le premier mois de l’exercice (Soit
janvier ou décembre N-1 en cas de paye décalée)
• Vous avez réalisé votre clôture annuelle avec une version antérieur à la V10 de
votre logiciel.
• Vous avez supprimé votre répertoire backup de votre dossier.
• &ldots;
Dans ces cas là, vous devez restaurer votre sauvegarde. (en prenant soins de supprimer
l’exercice créé auparavant, par le menu Dossier + Supprimer et sélectionner l’exercice à
supprimer)
Attention !!!
Il est toujours vivement conseillé de réaliser vos propres sauvegardes, sur un autre support que
votre disque et de les conserver.
Conséquences de la maintenance annuelle :
Le fait de revenir sur l’exercice précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les
bulletins, l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots;
Après la maintenance annuelle, pourquoi suis-je sur décembre clôturé ou novembre
clôturé (en cas de paye décalée) ?
Le dernier mois de l’exercice est automatiquement clôturé. Si vous souhaitez modifier vos
données de paye sur ce dernier mois, vous devez réaliser une maintenance sur les bulletins ou
une restauration de sauvegarde.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Maintenance sur les bulletins
Vous avez la possibilité de revenir sur le mois précédent votre mois courant.
Attention !!!
Menu Outils
233
Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement
usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous
donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée.
N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de
maintenance et sera conservée dans le livre des événements.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance sur
les bulletins
Conséquences de cette maintenance:
Le fait de revenir au mois précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les bulletins,
l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots;
Le fichier généré lors de la clôture sera restaurée. Vous retrouverez les informations du mois
précédent avant la clôture mensuelle.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
La reprise de paye
La reprise de paye
La reprise de paye concerne les utilisateurs qui commencent les payes sur EBP Paye en cours
d’année, alors que des bulletins ont été réalisés sur les mois antérieurs (dans un autre logiciel ou
à la main).
Attention !!!
Une saisie des cumuls va alors être nécessaire, notamment pour que les tranches de cotisation
se calculent correctement. Cependant, tous les montants indiqués dans cette reprise n’auront
aucune incidence sur votre DADS-U (Option disponible à partir de la version PRO) Vous devrez
donc le gérer manuellement dans votre fichier.
Voici les différentes étapes d’une reprise de paye :
Initialisation du dossier
Reprise des cumuls - onglet Cumuls
Reprise des cumuls des variables
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Reprise de paye : Initialisation du dossier
Lors de la création du dossier, vous devez indiquer le mois sur lequel vous souhaitez commencer
les payes. Dans notre exemple, nous prendrons juin.
Une fois le dossier créé, vous devez personnaliser les données qui permettront de calculer les
bulletins (variables, rubriques, profils). Vous devez également créer tous les salariés présent sur
l’exercice, même ceux qui sont sortis (pour les états et la préparation pour les déclarations de fin
EBP Paye V17
234
d’année).
Attention !!!
Ces cumuls doivent être saisis avant le calcul des premiers bulletins de salaire. De plus, vous
devez saisir les cumuls des mois antérieurs sans inclure le mois courant.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Reprise des cumuls - onglet Cumuls
Reprise des cumuls des variables
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Reprise des cumuls - onglet Cumuls
Comment y accéder ?
Fiche salarié onglet Cumuls
Comment réaliser la reprise des cumuls ?
Cochez la case Reprise de paye : vous ne devez jamais saisir directement des cumuls en
cochant Mois ou Exercice. Cochez Autoriser la modification, et saisissez tous les cumuls. Dans
notre exemple, nous saisissons les cumuls de janvier à mai. Il est important de saisir :
• Les cumuls Tranche A, B, C et D correspondant aux bases sur lesquelles le salarié a
cotisé en tranche A, B, C ou D.
• Le brut non abattu, le brut abattu (même s’il n’y a pas d’abattement), la base brute
fiscale, le cumul des gains, des cotisations salariales, patronales, l’assiette CSG, la
provision congés, le net imposable et les autres champs s’il y a lieu.
Enregistrez les cumuls saisis avec l’icône de la barre de navigation.
Important !!!
Les utilisateurs d’une version Paye Bâtiment devront également introduire les cumuls de l’onglet
Bâtiment.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Reprise des cumuls des variables
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Reprise des cumuls des variables
Menu Outils
235
Comment y accéder ?
Par le menu Gestion + Saisie des variables
Comment réaliser la reprise des variables ?
• Cochez la case Reprise de paye.
• Pour rendre la saisie des variables plus rapide et agréable, nous vous conseillons
d’afficher uniquement les variables que vous souhaitez renseigner. Pour cela, cliquez sur
l’icône de votre tableau, et décochez les variables que vous n’utilisez pas et donc
que vous n’allez pas renseigner, puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste
automatiquement.
• Saisissez les cumuls des variables, et notamment HEUREEL, NBHEUSUP, PLAFA,
PLAFB, PLAFC, PLFD, PLAFT2CR, PRORATA (prorata contiendra la nombre de mois
de payes, 5 dans notre exemple, de janvier à mai, lorsque le salarié était présent depuis
janvier).
• Une fois la saisie terminée, enregistrez cette saisie en cliquant sur l’icône de votre
tableau.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Saisie des valeurs pour le mois
Décochez la case Reprise de paye, et saisissez les valeurs pour le mois en cours (salaire,
heures supplémentaires, heures d’absences, acompte de juin). Quittez le tableau en fermant la
fenêtre, et confirmez l’enregistrement.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Mise à jour des cumuls société
Une fois la saisie des cumuls de chaque salarié terminée, vous devez lancer le calcul des cumuls
de la société.
Comment y accéder ?
Par le menu Gestion + Cumuls de la société
EBP Paye V17
236
Comment réaliser le calcul ?
Vos cumuls société sont à ZERO, pointez Exercice et cliquez sur le bouton Calculer.
Un message de confirmation et de prévention vous est affiché. Cliquez sur OK.
Le logiciel recalcule alors les cumuls société.
Voici la dernière étape d’une reprise de paye :
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Saisie des cumuls de congés
Renseignez, pour chaque salarié, le cumul de jours de congés acquis et le reste à prendre dans
la fiche salarié, onglet Congés / Heures.
Retour à la reprise
Les statistiques
Les statistiques
Vous pouvez réaliser des statistiques sur votre dossier.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Statistiques
Les différents types de statistiques :
• Répartition des salariés : il s’agit de statistiques sur les salariés, sur un ou deux
critères, tels que situation familiale, nature d’emploi, qualification, service, tranche d’âge
&ldots;
• Ventilation des cumuls : ce sont des statistiques sur les cumuls, comme les charges,
les gains, concernant un critère précis (situation familiale, nature d’emploi&ldots;) et une
période déterminée.
• Variation des cumuls : il s’agit de la variation des cumuls sur l’année.
• Variation de l’effectif : cela vous donne un graphique sur l’évolution de l’effectif sur
l’année.
• Répartition des congés : il s’agit de la répartition des congés sur l’année.
• Pyramide des âges : cela correspond à un regroupement des salariés par tranche
Menu Outils
237
d’âge.
Vous pouvez choisir d’afficher un graphique, ou un tableau de données. Vous pouvez choisir le
type de graphique (camembert, bâtonnets, ligne, escalier &ldots;)
Les statistiques : Détails
Vous avez la possibilité d’afficher un fond dégradé ou non de vos statistiques à l’écran.
Si vous décochez l’option, le fond sera alors uni.
Les statistiques : Imprimer
Vous avez la possibilité d’imprimer vos graphiques soit en Portrait soit en Paysage, et d’utiliser
ou non toute la surface de la feuille.
Sélectionnez l’orientation ou l’échelle souhaité, puis faites OK pour lancer l’impression.
Contrat et lettre type
Paramétrage des contrats et lettres types
Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail,
une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de
la fiche de votre salarié
Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats
système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye.
Remarque !!!
Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône .
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types
Barre d’outils , Lettres types
Comment personnaliser un modèle système ?
Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une
copie
Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle.
Modèle demandant la sélection d’un bulletin
Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin
de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire
net ou la somme des cotisations.
Explications des autres options proposées :
• Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système.
EBP Paye V17
238
• Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle.
• Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle.
• Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement.
• Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre.
Créer une copie d'un contrat et d'une lettre type
Les modèles systèmes n’étant pas paramétrables, vous devez créer une copie du modèle
proposé par défaut afin de le personnaliser.
Vous avez également la possibilité de dupliquer vos propres modèles par ce bouton.
Il vous suffit de sélectionner le modèle puis d’activer le bouton Créer une copie.
Vous devez ensuite indiquer le nouveau nom de votre modèle.
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Contrat et lettre type : Nouvelle lettre
Sélectionnez le classeur dans lequel vous souhaitez créer votre modèle, puis cliquez sur le
bouton Ajouter.
Saisissez le nom du modèle que vous souhaitez créer, puis validez la fenêtre. Sélectionnez
ensuite le bouton Modifier afin d’afficher votre nouveau modèle.
Si vous n’avez pas sélectionné le bon classeur, déplacez votre modèle à l’aide du bouton
déplacer.
Pourquoi le bouton Ajouter est-il grisé ?
Vous devez sélectionner le classeur dans lequel vous souhaitez ajouter votre modèle.
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Contrat et lettre type : Nouveau Classeur
Saisissez le nom du classeur dans lequel vous souhaitez classer vos lettres types.
Validez la fenêtre et ce nouveau classeur apparaît dans la liste avec l’icône devant le nom.
Pourquoi le bouton Classeur est-il grisé ?
Vous devez impérativement sélectionner le classeur Documents pour ajouter un classeur à la
racine de documents et sélectionner un classeur existant pour créer un sous-classeur.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas créer un autre sous classeur dans un sous classeur :
- Documents
(classeur) Congés
(sous classeur) congés1
(sous classeur) congés 2
&ldots;
Menu Outils
239
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Contrat et lettre type : Déplacer
Pour déplacer une lettre type dans un autre classeur, sélectionnez la lettre à déplacer puis
sélectionnez le bouton Déplacer
Sélectionnez ensuite dans la fenêtre le nom du classeur de destination.
Validez la fenêtre et la lettre type sera déplacée dans le classeur choisi.
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
241
Etats Administratifs
Onglet Administratif
Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié.
Attention !!!
Cette option n’est disponible qu’en version Millésime.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Explications
Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types.
Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous
avez sélectionnés.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en
double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos
salariés.
Onglet Administratif
Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet
d’avoir un suivi complet de vos états administratifs.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Comment créer un document ou une attestation?
Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document
administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer.
Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants :
• L'attestation d'employeur (Pôle emploi)
EBP Paye V17
242
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Explication des autres options :
Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une
attestation ou un document existant.
Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré.
Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou
d’une lettre type.
Paramétrage des Attestations
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant
soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les
différentes rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations de salaire
Comment réaliser le paramétrage ?
Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul
permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites
des bulletins.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité
et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes.
Explications sur les différents encadrés :
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ?
Nouveau document administratif
Sélectionnez le modèle ou l’attestation que vous souhaitez créer dans la liste des modèles :
• Les modèles que vous avez personnalisés apparaissent dans la liste avec l’icône .
Etats Administratifs
243
• Les modèles systèmes proposés par défaut dans votre logiciel apparaissent dans la
liste avec l’icône
Sélectionnez ensuite le bouton afin d’afficher le document pré-rempli.
Nous vous invitons à contrôler les informations et les modifier si nécessaire avant d’enregistrer
puis imprimer vos documents d’attestations ou de contrat ou lettre type.
Pour obtenir de l’aide sur les documents à créer, sélectionnez un des liens suivants :
• L'attestation Pôle emploi
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Paramétrage des contrats et lettres types
Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail,
une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de
la fiche de votre salarié
Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats
système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye.
Remarque !!!
Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône .
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types
Barre d’outils , Lettres types
Comment personnaliser un modèle système ?
Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une
copie
Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle.
Modèle demandant la sélection d’un bulletin
Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin
de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire
net ou la somme des cotisations.
Explications des autres options proposées :
• Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système.
• Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle.
• Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle.
• Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement.
• Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre.
EBP Paye V17
244
La modification d'un contrat et d'une lettre type
Le modèle que vous avez sélectionné apparaît dans votre logiciel de traitement de texte, vous
pouvez ainsi modifier ou insérer votre texte.
Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou des coordonnées de votre
dossier ?
Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, le numéro de
sécurité sociale, la date du jour &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP..
Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez-là à l’endroit où vous
souhaitez l’insérer.
Exemple !!!
Si vous souhaitez insérer le matricule d’un salarié dans la zone de texte :
- Sélectionnez la table Employé.
- Sélectionnez la variable Matricule
- Positionnez-là dans votre modèle.
- ${Employe.Matricule,T:11} apparaît dans votre modèle
Comment insérer une donnée du bulletin ?
Dans la fenêtre Variables du dictionnaire EBP, sélectionnez la table Bulletin.
Exemple !!!
Si vous souhaitez insérer le salaire Net d’un salarié dans la zone de texte :
- Sélectionnez la table Bulletin.
- Sélectionnez la variable SNET
- Positionnez-là dans votre modèle.
- ${Bulletin.SNET,T:10,A:D} apparaît dans votre modèle
Pour faire apparaître cette table Bulletin, vous devez avoir coché l’option Modèle demandant la
sélection d’un bulletin avant de paramétrer votre modèle.
La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus
Vous l’avez fermée.
Etats Administratifs
245
Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre
horloge. (en bas à droite de votre écran en règle générale).
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Les contrats et lettres types : Modification d’un document
Vous êtes en version Millésime
Si vous être en version Millésime, vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications. Les icônes
Mode édition et sauvegarde ne sont pas accessibles.
Vous avez la possibilité de modifier le contenu avant d’imprimer le contrat ou la lettre type, en
effet, un mini-éditeur de traitement de texte vous est proposé.
Vous êtes en version PRO, Agricole, Bâtiment ou Expert
A partir de la version PRO, vous pouvez apporter des précisions sur le modèle sélectionné en
suivant les étapes suivantes :
• Sélectionnez l’icône Mode Edition afin d’apporter les modifications souhaitées à
l’aide du mini-éditeur de traitement de texte qui vous est proposé (texte, police,
&ldots;).
• Enregistrer les modifications par l’icône
• Imprimer votre modèle par l’icône .
Vous devez impérativement suivre ces étapes, en effet
- Vous ne pouvez pas apporter de modification à votre contrat ou votre lettre type si le mode
édition n’est pas sélectionné.
- Vous ne pouvez pas imprimer votre modèle si le mode édition est sélectionné, il faut être en
mode consultation.
Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ?
Tous les caractères accentués n’apparaissent pas dans votre modèles, comme par exemple le
« é », « ç », « à » &ldots; lors de la création de votre attestation avec les données de paye
Vous possédez la version 6.0 d Adobe Reader, installer la version 7.0 .
L'attestation d'Employeur
L'attestation d'Employeur (Pôle emploi)
Lors du départ d’un salarié, vous devez lui remettre son attestation employeur (Pôle emploi) au
moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture de son contrat de travail.
Désormais, sauf cas particuliers, vous avez également l'obligation de transmettre un exemplaire
de l'attestation à votre Pôle emploi (décret 2006-390 du 30 mars 2006, JO 1er avril). L'Unédic
vient de préciser que cette nouvelle formalité doit être accomplie en adressant l'attestation
destinée à votre Pôle emploi à la boîte postale suivante : Centre de traitement - BP 80069 -
77213 Avon Cedex.
Attention !!!
L’édition de l’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation d'employeur
EBP Paye V17
246
• Accéder à la notice de l'attestation d'employeur
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Cadre 1 : L'employeur
Cadre 2 : Le salarié
Cadre 4 : Emploi
Cadre 5 : Chômage total sans rupture
Cadre 6 : Motif de la rupture
Cadre 7.1 : Salaires des 12 mois civils
Cadre 7.2 Primes et Indemnités
Cadre 7.3 : Sommes versées à l'occasion de la rupture
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
Comment remplir l'attestation d'Employeur (Pôle Emploi) ?
Notice officielle de l’attestation Employeur (Pôle emploi)
Important : cette attestation doit être remplie exclusivement par l’employeur ou son
représentant ; l’exactitude des renseignements fournis engage sa responsabilité. Le salarié ne
doit rien y écrire et doit la joindre à la demande d’allocations qu’il obtiendra du Pôle emploi lors
de son inscription comme demandeur d’emploi.
1 - L’employeur
• Vous êtes en cours d’affiliation, joignez une copie du récépissé du centre de formalité
des entreprises.
• Vous êtes affilié à une autre caisse que Pôle emploi ou le Pôle emploi service, indiquez
le nom de la caisse et votre numéro d’affiliation.
Employeurs du secteur public
• Vous avez adhéré de façon irrévocable au régime d’assurance chômage, vous pouvez
sauter cette rubrique.
• Vous êtes en auto-assurance ou en convention de gestion : indiquez si vous avez
adhéré à un régime particulier au titre d’un emploi aidé.
• Vous êtes en convention de gestion : indiquez le numéro de cette convention.
2 - Le salarié
• Niveau de qualification : indiquez l’une des catégories suivantes et le code
correspondant :
30. cadre
40. profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…)
51. employé non qualifié
52. employé qualifié
61. ouvrier non qualifié
62. ouvrier qualifié
4 - Emploi
• Statut particulier : si le salarié avait une fonction de dirigeant, mandataire social, etc…
précisez son statut.
Etats Administratifs
247
5 - Chômage total sans rupture du contrat de travail
Il s’agit des périodes de suspension du contrat de travail permettant le versement d’allocations
d’aide publique, en cas de réduction ou de suspension temporaire d’activité imputable à la
conjoncture économique, de difficultés d’approvisionnement en matières premières ou en
énergie, de sinistre, d’intempéries de caractère exceptionnel, de transformation, restructuration
ou modernisation de l’entreprise ou de toute autre circonstance de caractère exceptionnel (article
R 351-50 du code de travail).
6 - Motif de la rupture du contrat de travail
• 14 « licenciement pour motif économique » : il s’agit des licenciements visés à l’article L
321-1 alinéa 1 du code du travail. Si le salarié a été licencié dans le cadre du plan de
sauvegarde de l’emploi ou à l’âge de 55 ans ou plus, n’oubliez pas de répondre aux
questions posées dans les encadrés.
• 20 « licenciement pour autre motif », précisez s’il s’agit d’un motif personnel, d’une
faute grave ou lourde, d’une raison de santé, d’une inaptitude physique d’origine
professionnelle visée à l’article L 122-32-5 du code du travail, etc.
• 60 « autre motif » que licenciement : précisez le motif s’il s’agit d’une rupture d’un
commun accord, avec ou sans transaction.
7.1 - Salaires des 12 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé
Dernier jour travaillé et payé
• Il ne coïncide pas toujours avec la fin du contrat de travail, en cas de maladie, de
préavis non effectué, de congé sans solde ou de fin de carrière. Remontez au dernier
jour effectivement travaillé et reportez les salaires des 12 mois civils complets
antérieurs.
• Les jours de congés payés sont considérés comme travaillés, sauf s’ils sont payés par
une caisse professionnelle (bâtiment, dockers, etc.).
• Si le dernier jour travaillé a donné lieu à une rémunération réduite, indiquez les salaires
des 12 mois qui précèdent le dernier jour payé au salaire habituel. Les situations visées
sont les suivantes :
o Chômage partiel, préretraite progressive,
o Cumul d’un salaire à temps partiel avec des indemnités de sécurités
sociales,
o Congé parental d’éducation à temps partiel,
o Réduction d’horaire pour cause de redressement ou liquidation
judiciaire, ou de difficultés économiques,
o Reprise d’activité avec réduction de salaire par suite d’une maladie ou
d’un accident, ou de difficultés économiques
Colonne 3 : nombre d’heures travaillées
Pour chaque période de paie, déclarez toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de
salaire, y compris les heures supplémentaires.
Colonne 4 : nombre de jours n’ayant pas été intégralement payés
Il s’agit des jours n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire.
• Indiquez les jours d’absence non payés, quel qu’en soit le motif, y compris les samedis
et dimanches s’ils sont inclus dans la période d’absence (exemple : pour une absence
du mardi 8 au jeudi 17, indiquez 10 jours).
• Indiquez également les jours ayant donné lieu au versement par l’employeur d’une
rémunération partielle (exemple : rémunération réduite du fait d’un mi-temps
thérapeutique, d’une absence pour convenance personnelle, etc.).
• En cas de maladie, indiquez les jours d’absence dans cette colonne, sans porter de
salaire dans la colonne 5. Si vous avez maintenu la rémunération intégrale du salarié,
en versant un complément aux indemnités journalières de la sécurité sociale, et que
EBP Paye V17
248
l’absence pour maladie n’a entraîné aucune réduction de prime, vous pouvez déclarer
la rémunération intégrale dans la colonne 5. Dans ce cas n’indiquez aucun jour
d’absence dans la colonne 4, et signalez en observation (colonne 7) les incidences sur
le montant du précompte Assurance chômage.
• Indiquez les jours de chômage partiel dans cette colonne, sans que les salaires
correspondants soient portés dans la colonne 5. Si le salaire a été intégralement
maintenu, déclarez-le en colonne 5 et n’indiquez aucun jour d’absence en colonne 4 ;
signalez en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte
Assurance chômage.
Colonne 5 : salaire mensuel brut
• Si le salarié n’est pas mensualisé, mentionnez-le dans la colonne observations (7).
• Le salaire brut est le salaire soumis à contributions, c’est-à-dire avant retenue des
charges sociales et après réduction des frais professionnels (bâtiment et travaux
publics, VRP, etc.).
• Indiquez toutes les sommes correspondant à la rémunération habituelle : salaire
mensuel de base + indemnités et primes de même périodicité. Les indemnités et primes
de périodicité différente du salaire mensuel doivent être portées dans la rubrique 7.2
(voir ci-dessous).
• Ne doivent pas figurer dans cette colonne les rémunérations partielles correspondant
aux jours d’absence ou n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire
(colonne 4). L’indemnité compensatrice de congé payés ou de préavis doit être portée
dans la rubrique 7.3 (voir ci-dessous).
Colonne 6 : montant du précompte Assurance chômage (part salariale)
• N’indiquez que les précomptes réellement versés à votre caisse Pôle emploi. Lorsque
le montant du précompte ne correspond pas au salaire brut, signalez-le en observations
(colonnes 7).
Colonne 7 :Observations
• Précisez le motif des variations du salaire ou du nombre d’heures travaillées, ou le motif
des différences de précompte.
7.2 - Primes et indemnités de périodicité différente des salaires, non mentionnées dans le
cadre 7.1
• Indiquez ici les primes ou indemnités liées aux salaires des 12 mois civils précédant le
dernier jour travaillé payé et de périodicité différente du salaire mensuel. Précisez la
nature de la prime ou de l’indemnité ; 13ième mois, prime de bilan, prime exceptionnelle,
etc.
• Complétez ce cadre avec précision : il permet de prendre en compte en totalité ou au
prorata les sommes que vous y portez pour le calcul des allocations.
7.3 - Sommes versées à l’occasion de la rupture (solde de tout compte)
La sommes portées dans ce cadre doivent être libellées en euros
• vous devez faire figurer dans le cadre le total des sommes versées après le dernier
mois civil indiqué dans le cadre 7.1 et correspondant au solde de tout compte :
o salaire, lorsque la fin du contrat de travail intervient en cours de mois,
o indemnité compensatrice de préavis si le préavis est non effectué et
payé,
o indemnité compensatrice de congés payés pour les congés payés non
pris. Précisez le nombre de jours ouvrables correspondants, et le nom
de la caisse si cette indemnité est due par une caisse professionnelle.
• Vous devez également déclarer le montant total des indemnités ou autres sommes
inhérentes à la rupture, et détailler les indemnités légales, conventionnelles, ou
Etats Administratifs
249
transactionnelles.
• Dans le cadre des indemnités conventionnelles, vous devez faire figurer notamment les
indemnités afférentes aux journées complémentaires de repos acquises au titre d’un
accord de RTT et celles correspondant aux droits acquis au titre du compte épargne
temps.
Liste des indemnités légales :
o indemnité légale de licenciement (art. L 122-9 et R 122-2 du code du
travail),
o indemnité de fin de contrat à durée déterminée (art. L 122-3-4 du code
du travail),
o indemnité de rupture d’un contrat « nouvelles embauches » (art. 2. 3°
ord. N°2005-893),
o indemnité de fin de mission (art. L 122-4-4 du code du travail),
o indemnité de départ à la retraite (art. L 122-14-13 du code du travail),
o indemnité spéciale de licenciement en cas d’accident de travail ou de
maladie professionnelle (art. L 122-32-6 du code de travail),
o indemnité due aux journaliste (art. L 761-5 du code du travail),
o indemnité de clientèle (art. L 751-9 du code du travail),
o indemnité due au personnel navigant de l’aviation civile (art. R 423-1 du
code de l’aviation civile),
o indemnité spécifique de licenciement (art. L 321.2.1 du code du travail),
o versée en cas de risque sérieux d’atteinte à la santé ou à l’intégrité
physique ou morale de l’apprenti (art. L 117.5.1 du code du travail),
o due en raison d’un sinistre (art. L 122.9.1 et L 122.3.4.1 du code du
travail),
o versée lorsque non-poursuite du contrat de travail en cas de nullité de
la procédure de licenciement économique (art. L 122.4.4 du code du
travail),
Si vous versez d’autres rémunérations après avoir établi cette attestation, informez-en le
Pôle emploi.
8 . Avance du fonds national de garantie des salaires
Si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, indiquez si le Fonds national de
garantie des salaires a procédé ou doit procéder à l’avance des créances salariales. Indiquez
leur nature (rappel de salaires, congés payés, indemnités liées à la rupture du contrat, etc.). En
cas d’absence d’intervention de Fonds national de garanties des salaires, précisez en le motif
(fonds disponibles de l’entreprise, relevés de créances transmis au juge commissaire ou à l’AGS,
ou refus de l’AGS).
9 . authentification par l’employeur
• Précisez la qualité du signataire de l’attestation.
• Rappelez en toutes lettres le motif de la rupture du contrat de travail.
Votre responsabilité d’employeur est engagée par les renseignements fournis
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur
(précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes
rubriques utilisées dans vos bulletins.
EBP Paye V17
250
Attention !!!
L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations d'employeur
Comment réaliser le paramétrage ?
Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques
de salaires brut.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte
d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage.
Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul
permettant d’alimenter les zones de Formule.
Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ?
Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage.
Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une
modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre
salarié.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ?
Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner
dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage.
La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2
Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour
chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris
les heures supplémentaires).
La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ?
Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents
(cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous
nature Liée à l'activité avec période spécifique.
Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité
de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le
remplissage de l'attestation.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ?
Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre
entreprise verse aux salariés lors d’un départ.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde
de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos
Etats Administratifs
251
salariés.
La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes :
- Indemnité légale supplémentaire de licenciement
- Dommages et intérêts dus à un CDD
- Indemnité suite à la clause de non concurrence
- Indemnités versée au titre des RTT
L'attestation d'Employeur (Pôle emploi) : L'assistant
Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation d'employeur (Pôle
emploi) pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer le paramétrage de vos rubriques en
indiquant correctement leurs natures. Vous retrouverez la liste des rubriques prisent en compte
dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestation d'employeur .
Attention !!!
Un nouveau modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) est mis à votre disposition, vous
devez l'utiliser à la place de l'ancien modèle d' Attestation ASSEDIC.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle Attestation
Employeur (Pôle emploi)
Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle Attestation
Employeur (Pôle emploi)
Paramètres généraux
Vous devez renseigner le n° d’ordre de votre attestation d'employeur (Pôle emploi) si celui
proposé par défaut n’est pas correct.
Vous devez à chaque nouvelle attestation d'employeur incrémenter d’une unité le n° d’ordre. Par
défaut votre logiciel le fait automatiquement.
Durée d’emploi salarié
La durée de l’emploi proposée par défaut est :
• La date d’entrée que vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de
votre salarié pour la période de début.
• la date de sortie qui vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de votre
salarié pour la période de fin ou la date du Dernier jour travaillé que vous avez
renseignée lors de la création du solde de tout compte.
Attention !!!
Si cette période est erronée, renseignez une période correcte sinon, le cadre 7.1 salaires des 12
EBP Paye V17
252
mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé de votre attestation
d'employeur risque d’être faux.
Remarque !!!
Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006
n’est pas créée avec votre logiciel le message Il n’y a pas d’exercice précédent s’affichera
lorsque vous cliquerez sur Créer. Validez le message est complétez manuellement l’encadré 7.1
de votre attestation.
Bulletin du dernier jour travaillé payé
Sélectionnez le bulletin couvrant la dernière période travaillée. Les éléments de ce bulletin seront
repris pour compléter le cadre 7.3, partie Salaire versé après le dernier mois civil mentionné au
cadre 7.1.
Exemple !!!
Si vous avez plusieurs bulletins sur le même mois pour votre salarié, alors les données déclarées
seront la somme de tous les bulletins.
Par exemple :
1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N
2ième bulletin du 11/06/N au 15/06/N date de paiement le 15/06/N
Vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N
Bulletin du solde de tout compte
Par défaut, vous trouverez le dernier bulletin que vous avez typé Solde de tout compte pour votre
salarié. Si vous souhaitez le modifier, sélectionnez le bulletin dans lequel vous avez versé à votre
salarié les indemnités pour son solde de tout compte (cadre 7.3).
Si vous avez indiqué les indemnités du solde de tout compte dans le même bulletin de salaire
que celui incluant le dernier jour travaillé et payé, vous devez indiquer le même bulletin que
précédemment.
Cependant, si vous avez créé un bulletin différent pour le solde de tout compte sélectionnez le
dans cette zone.
Remarque !!!
Votre salarié est sorti le 25 mai.
Vous lui avez fait son bulletin de salaire du 1er au 25 mai, puis à la date du 30 mai, vous lui avez
fait un second bulletin incluant uniquement le solde de tout compte.
Dans la zone Bulletin du dernier jour travaillé payé sélectionnez le bulletin du 01/05/N
&endash; 25/05/N.
Dans la zone Bulletin du solde de tout compte sélectionnez le bulletin du 30/05/N &endash;
30/05/N
Dans le cas où le bulletin du 01/05/N est typé solde de tout compte, alors il faut sélectionner ce
bulletin dans cette zone.
Organismes retraite complémentaire
Sélectionnez le bouton puis dans la liste des organismes proposée choisissez le nom des
caisses de retraite complémentaire de votre salarié.
Formule de calcul du salaire brut mensuel
Renseignez ici la formule de calcul permettant de calculer le salaire soumis à contributions de
Etats Administratifs
253
votre salarié.
La variable de cumul SBRUT reprend la somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations (proposée par défaut).
Si vous souhaitez renseigner une autre formule de calcul, sélectionnez le bouton
pour accéder à l'éditeur de formule.
Exemple !!!
Si votre salarié est payé avec une base forfaitaire la variable SGAIN est la mieux adaptée pour
calculer le salaire brut mensuel.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 1 : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger
(Onglet Adresse et Identification.)
• Le nom de l’organisme ayant recouvré les contributions d’assurance-chômage est repris
par défaut. En effet, vous pouvez le paramétrer dans Onglet Attestation d'employeur
• Vérifiez le nombre de salariés, et modifiez-le si besoin dans votre modèle, vous pouvez
modifier les effectifs de votre société dans les préférences de votre dossier.
• Précisez, si l’employeur a conclu une convention de gestion, le numéro et la date
d’adhésion à cette convention
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 2 : Le salarié
• Indiquez s’il y a lieu le lien de parenté ou d’alliance avec le chef d’entreprise.
• Le niveau de qualification est indiqué par défaut, cependant, si cette zone est vide cela
vient du fait que vous n’avez pas renseigné un des éléments suivants dans l'onglet
Info.Paye de la fiche de votre salarié :
o Cadre
o Profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…)
o Employé non qualifié
o Employé qualifié
o Ouvrier non qualifié
o Ouvrier qualifié
Dans ce dernier cas, sélectionnez la qualification de votre salarié à partir de la liste déroulante
directement dans votre attestation.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 3 : Caisses de retraite complémentaire
Les caisses de retraite complémentaire du salarié sont celles que vous avez renseignées dans
EBP Paye V17
254
votre assistant de création.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi): Cadre 4 : Emploi
• La durée d’emploi qui est reprise est celle que vous avez notée dans votre assistant de
création..
• Le dernier emploi tenu est repris par défaut. Dans votre logiciel, vous le renseignez dans
la zone Nature d’emploi dans l'onglet Infos.Paye de la fiche de votre salarié.
• La ville du dernier lieu de travail ainsi que le code postal sont repris par défaut. Dans
votre logiciel, vous les renseignez dans l'onglet adresse des coordonnées de votre
dossier ou dans l'onglet complément de la fiche de votre salarié, si le lieu de travail de
votre salarié est différent de l’établissement.
• Indiquez la date de notification du licenciement, de la démission ou de la rupture d’un
CNE
• Toutes les informations que vous avez saisies dans votre Solde de tout compte sont
reprises automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations en
cochant les cases correspondantes, si un préavis a été effectué ou non effectué et s’il a
été payé ou non payé. Renseignez les dates du préavis s’il a été effectué. En cas de
préavis non payé, indiquez le motif.
• Indiquez s’il y a lieu le numéro d’affiliation à un régime spécial de sécurité sociale.
• Cochez Oui si vous relevez du régime local d’Alsace Moselle.
• Cochez la catégorie d’emploi particulier, si vous cochez Autre n’oubliez pas de le
préciser.
• L’horaire de travail hebdomadaire applicable dans l’établissement et celui du salarié sont
renseignés par défaut dans votre logiciel, vous devez renseigner :
o dans les informations sur le solde de tout compte, l’horaire pour votre
établissement dans la zone Heures mensuelles de référence de
l'onglet Paramètres des préférences de votre dossier.
o l’horaire pour votre salarié dans la zone hebdomadaire de l'onglet Info.
Paye de la fiche de votre salarié.
• N’oubliez pas de renseigner l’horaire de travail annuel.
• En cas de différence entre l’horaire de votre entreprise et celui du salarié, précisez-en le
motif.
• La nature du contrat est renseignée par défaut, seulement si vous avez renseigné :
Contrat à durée indéterminée, Contrat à durée déterminée ou Contrat Nouvelles
Embauches dans la zone code Contrat de travail de l'onglet infos Paye de la fiche de
votre salarié. Dans le cas où vous avez renseigné autre chose, cochez la nature du
contrat de votre salarié. Vous ne pouvez renseigner qu’une seule des trois possibilités.
• Renseignez le type de contrat particulier ainsi que le statut particulier s’il y a lieu.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 5 : Chômage total sans rupture
Lorsque le salarié est dans une situation de chômage total sans rupture du contrat de travail,
Etats Administratifs
255
indiquez si une demande d’allocation de chômage partiel a été réalisée auprès de la DDTE.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 6 : Motif de la rupture
Le motif de licenciement ou de rupture du contrat de travail que vous avez saisi dans votre Solde
de tout compte est repris automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations
en cochant la case correspondante.
Attention !!!
Vous ne pouvez indiquer qu’un seul motif.
Si votre salarié est licencié pour motif économique n’oubliez pas de répondre aux questions
posées dans les encadrés.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.1 Salaires des 12 mois civils
Il s’agit du récapitulatif des salaires des 12 derniers mois complets précédant le dernier jour
travaillé. Si ces 12 mois de paye n’ont pas été réalisés dans EBP Paye, saisissez pour chaque
mois les différentes lignes de salaire directement dans votre attestation.
Les bulletins repris ont été déterminés par la période d’emploi que vous avez renseignée dans
l'assistant de création.
• Le salaire mensuel brut est déterminé en fonction de la formule que vous avez notée
dans l'assistant de création.
• Le calcul du nombre d’heures travaillées et le montant du précompte Assurance
chômage sont configurés dans l'onglet Attestations d'employeur du paramétrage des
Etats Administratifs.
• La colonne Nb de jours n’ayant pas été intégralement payés doit être complétée
directement dans votre attestation.
Pourquoi y a-t-il des zones vides ?
Vous n’avez pas réalisé de bulletins sur toute la période indiquée dans l’assistant.
Compléter les différentes lignes afin d’avoir les 12 derniers mois de salaire.
Exemple !!!
Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006
vous n’avez pas réalisé de bulletin de salaire avec votre logiciel de paye, alors les lignes
concernant la période de 2006 seront non renseignées.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.2 Primes et Indemnités
EBP Paye V17
256
Chaque ligne est évaluée en fonction des rubriques que vous avez configurées dans l'onglet
Attestations d'employeur du paramétrage des Etats Administratifs.
Si la ou les rubriques que vous avez sélectionnées sont évaluées sur plusieurs périodes
(bulletins), alors une ligne par période sera indiquée.
Le montant des primes ou indemnités saisies manuellement dans cet encadré doit être exclu du
salaire Brut mensuel déclaré dans le cadre 7.1.
Les montants détectés par votre logiciel sont automatiquement exclus.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.3
Comment est évalué l’encadré Salaire ?
Dans l'assistant de création vous avez indiqué un bulletin dans la zone Bulletin du dernier jour
travaillé payé. Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données
de ce bulletin.
Remarque !!!
Si vous avez plusieurs bulletins pour le même mois pour ce salarié, alors les données déclarées
seront la somme de tous les bulletins.
Par exemple :
1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N
2ème bulletin du 11/06 au 15/06 date de paiement le 15/06/N
Dans l’assistant vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N
Dans le cadre 7.3 encadré Salarié, vous aurez :
Du 01/06/N au 15/06/N en période
Le 15/06/N en date de paiement
Le nombre d’heure de travail, le salaire brut, le montant du précompte Assurance chômage
cumulés des deux bulletins
Comment sont évalués les éléments du solde de tout compte ?
Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données du
bulletin"Solde de tout compte" que vous avez renseigné dans l'assistant de création de
l'attestation.
Que se passe-t-il si le bulletin du solde de tout compte est le même que celui du dernier
jour travaillé et payé ?
Dans ce cas là, dans l’encadré Salaire, le salaire brut du dernier jour travaillé et payé ne tient pas
compte de toutes les indemnités déclarées en solde de tout compte.
Explications diverses sur les différentes zones :
• Les montants des indemnités compensatrices de préavis et de congés payés sont repris
automatiquement en fonction des rubriques que vous avez indiquées dans le
paramétrage de l'attestation d'employeur .
• Indiquez le nombre de jours ouvrables correspondants à une éventuelle indemnité
compensatrice de congés payés (jours payés mais non pris), versée postérieurement au
12 derniers mois complets de paye (versée le dernier mois lorsqu’il est incomplet par
exemple).
Etats Administratifs
257
• Le champ Total des sommes inhérentes à la rupture reprend les sommes des
indemnités conventionnelles (définies par la convention collective) et transactionnelles
(dont les dommages et intérêts), versées postérieurement au 12 derniers mois complets
de paye (versées le dernier mois lorsqu’il est incomplet par exemple). Les indemnités
légales (indemnité légale de licenciement etc.) détaillées dans l’attestation seront
automatiquement cumulées à cette somme. Vous devez paramétrer au préalable les
rubriques d’indemnités.
• Tous les montants correspondants aux indemnités légales sont paramétrables dans le
paramétrage de l'attestation d'employeur
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 9 Authentification par l'employeur
N’oubliez pas :
• D’identifier et de renseigner la qualité du signataire.
• De rappeler le motif de la rupture du contrat de travail.
• De signer l’attestation.
Attention !!!
Vous devez impérativement contrôler les données de votre attestation d'employeur avant de la
transmettre à votre salarié ainsi qu’à votre organisme.
En effet, votre responsabilité est engagée par les renseignements fournis.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une
maladie.
Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible
à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié.
En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la caisse d'Assurance Maladie pourra
déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités
journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à
vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation).
Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales
peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes.
Remarque !!!
Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire.
Attention !!!
L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité est disponible à partir de la
version PRO.
EBP Paye V17
258
Quand remplir l’attestation ?
Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié.
Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée.
Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié.
Vous devez adresser cette attestation à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Employeur
Assuré (e)
Renseignements permettant l'étude des droits
Demande de subrogation en cas de maintien de salaire
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Cotisations dues au titre des assurances maladie
Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le
montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de
cotisation COTMALAD.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes
Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial.
La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX)
Nombre d’heures de travail
Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est
la variable HEUREEL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués.
Montant du salaire en cas de maladie
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable
SBRUTABT.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maladie
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT
Montant du salaire en cas de maternité ou paternité
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la
Part salariale des cotisations et de la CSG.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Etats Administratifs
259
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maternité ou paternité.
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant
Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie
/ Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier +
Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 11135_02 Maladie
Maternité Pater
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié +
+ sélection du modèle 11135_02 Maladie
Maternité Pater
Sélection du type d’arrêt
Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité ou Paternité.
Cas général ou cas particuliers
Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier, un VRP etc&ldots;
sélectionnez Cas particuliers, sinon laissez Cas général.
Avec subrogation
Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire.
Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici.
Remarque!!!
L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas
définie dans les préférences de votre dossier
Salaires de référence évalués
Cas général :
Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail.
Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
EBP Paye V17
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Cas particuliers :
Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail.
Exercice précédent
Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option.
Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger
(Onglet Adresse et Identification).
• Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas
le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e)
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de
les corriger.
• L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la
Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre
salarié.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits
• Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même
si la journée de travail n'a pas été achevée.
• Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le
salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour.
• Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par
le médecin ou est pour une raison personnelle.
Cas général
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou
des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre
est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Etats Administratifs
261
Cas particuliers
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou
des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à
reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations
de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Période de référence
• La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création.
Salaires de référence
• La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés
dans l’assistant de création.
• Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que
vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de
salaire.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : Subrogation
Qu’est-ce que la subrogation ?
En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail pour maladie, la
subrogation permet à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les
indemnités journalières dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de
l’arrêt de travail considéré.
Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention
collective ou d’un accord de branche.
Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au
moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie.
La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais
également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi
que les congés maternité, paternité et d’adoption.
Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ?
Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité vous avez
sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale
sont reportées.
• Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ;
• Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la
subrogation définie par votre convention collective ou votre accord de branche.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole)
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité (MSA)
EBP Paye V17
262
Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une
maladie si vous appartenez au régime Agricole.
Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible
à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié.
En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la mutualité sociale agricole pourra
déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités
journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à
vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation).
Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales
peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes.
Remarque !!!
Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire.
Attention !!!
L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité /Allocation journalière de
maternité est disponible à partir de la version PRO.
Quand remplir l’attestation ?
Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié.
Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée.
Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié.
Vous devez adresser cette attestation à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Employeur
Assuré (e)
Renseignements permettant l'étude des droits
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant
Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie
/ Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier +
Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire.
Comment y accéder ?
Etats Administratifs
263
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 12000_02 Maladie
Maternité Paternité (régime Agricole)
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié +
+ sélection du modèle 12000_02 Maladie
Maternité Paternité (régime Agricole)
Sélection du type d’arrêt
Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité, Paternité ou Allocation journalières maternité.
Cas général ou cas particuliers
Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier etc&ldots; sélectionnez Cas
particuliers, sinon laissez Cas général.
Salaires de référence évalués
Cas général :
Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail.
Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Cas particuliers :
Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail.
Exercice précédent
Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option.
Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger
(Onglet Adresse et Identification).
• Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas
le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e)
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de
les corriger.
EBP Paye V17
264
• L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la
Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre
salarié.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits
• Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même
si la journée de travail n'a pas été achevée.
• Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le
salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour.
• Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par
le médecin ou est pour une raison personnelle.
Cas général
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou
des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre
est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Cas particuliers
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou
des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à
reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations
de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Période de référence
• La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création.
Salaires de référence
• La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés
dans l’assistant de création.
• Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que
vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de
salaire.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
Etats Administratifs
265
L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle
Ce document est à fournir en cas d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie
professionnelle.
Attention !!!
L’édition de l'attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle est disponible à partir de la
version PRO.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation de salaire AT/Maladie Professionnelle.
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Employeur
La victime
Renseignements concernant le medecin du travail
Renseignements relatifs à l'arrêt de travail
Salaires de référence
Demande de subrogation en cas de maintien de salaire
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ?
Montant brut soumis à cotisations
Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT.
Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les
zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations.
Avantages en nature
Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui
ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature.
Indemnités, primes, gratifications
Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins
et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la rubrique.
Frais professionnels
Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui
sont soumis aux cotisations.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la rubrique.
EBP Paye V17
266
Part salariale des cotisations
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale
des cotisations est SCOTSAL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales
réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la
CSG.
La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'assistant
Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Accident
du travail / Maladie professionnelle pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier +
Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie
Prof
Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie
Prof
Avec subrogation
Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire.
Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici.
Remarque!!!
L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas
définie dans les préférences de votre dossier.
Salaires de référence évalués
Pour un salarié payé au mois, renseignez la dernière paye échue avant l’arrêt de travail.
Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 2 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 4 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Exercice précédent
Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option.
Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur.
Etats Administratifs
267
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre attestation ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les
corriger (Onglet Adresse et Identification).
• Le n° de risque AT est indiqué par défaut, sauf si vous ne l’avez pas renseigné dans les
préférences de votre dossier.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : La victime
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre attestation ou allez dans la fiche de votre salarié afin
de les corriger.
• La nationalité française est cochée par défaut si « FR &endash; France » est
sélectionné dans le pays de naissance de votre salarié, si ce n’est pas le cas, cochez la
nationalité de votre salarié dans sa fiche.
• La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre salarié
(date d’entrée).
• La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que vous
avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la
qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre
salarié.
• L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend l’ancienneté
notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• Cochez si l’accident a fait une autre victime.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Le médecin du travail
Les éléments concernant le médecin du travail sont indiqués par défaut si vous avez renseigné
dans l'onglet Médecine du travail des préférences une adresse de service de santé autre que
l’établissement.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Renseignement arrêt de travail
Renseignez toutes les zones de cet encadré.
N’oubliez pas de renseigner le motif de l’arrêt, s’il s’agit d’un arrêt de travail dû à une maladie
professionnelle ou à un accident de travail.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Salaires de référence
EBP Paye V17
268
A . Salaire de base et accessoires du salaire de la période de référence
• La période de référence reprise est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de
création.
• Le montant brut, le montant des avantages en nature, le montant des indemnités, la
part salariale des cotisations, le montant des frais professionnelles sont complétés par
défaut en fonction des éléments de calcul que vous avez renseignés dans les
propriétés des Etats administratifs..
B . Rappels de salaire et accessoires du salaire versés avec une périodicité différente de
celle du salaire de base
Renseignez manuellement les éléments de cet encadré.
C . Cas où la période de référence n’a pas été entièrement accomplie
Renseignez manuellement les éléments de cet encadré.
D . Cas particulier
Renseignez manuellement les éléments de cet encadré.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Subrogation
Qu’est-ce que la subrogation ?
En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail, la subrogation permet
à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières
dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de l’arrêt de travail considéré.
Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention
collective ou d’un accord de branche.
Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au
moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie.
La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais
également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi
que les congés maternité, paternité et d’adoption.
Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ?
Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle vous avez
sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale
sont reportées.
• Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ;
• Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la
subrogation telle que définie par votre convention collective ou votre accord de branche.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
La Déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - Quand établir la déclaration ?
Attention !!!
L’édition de déclaration d’accident du travail est disponible à partir de la version PRO.
L’employeur est tenu de déclarer tout accident du travail ou de trajet dont il a eu connaissance
dans les 48 heures à la caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime.
Etats Administratifs
269
L’obligation de déclaration par l’employeur s’applique dès que celui-ci a connaissance de toute
lésion corporelle survenue pendant le temps et sur le lieu de travail, et ce quelle que soit son
opinion sur les causes de l’accident. À défaut d’une telle déclaration, l’employeur commet une
faute et, dès lors que l’action en reconnaissance du caractère professionnel de l’accident est
prescrite, le salarié peut demander des dommages-intérêts devant les juridictions civiles.
Explication sur les différents cadres
Employeur
Victime
Accident
Témoins
Tiers
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos déclarations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle
déclaration.
Déclaration AT - L'assitant de création
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 60-3682 Déclaration
Accident du Travail
Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 60-3682 Déclaration
Accident du Travail
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - L'employeur
Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiez-les dans
votre déclaration ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet
Adresse et Identification)
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - La victime
Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre déclaration ou allez dans l’onglet Etat civil de la fiche de votre
salarié afin de les corriger.
• La nationalité française est cochée par défaut si « FR- France » est sélectionné
dans le pays de naissance de votre salarié. Si ce n’est pas le cas, cochez la
nationalité de votre salarié dans sa fiche. Si votre le salarié est de nationalité
étrangère, vous devrez cocher « C.E.E. » ou « Autre » manuellement dans la
déclaration.
EBP Paye V17
270
• La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre
salarié (date d’entrée).
• La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que
vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la
qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de
votre salarié.
• L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend
l’ancienneté notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• L’emploi est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous
avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de votre salarié.
• La catégorie professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la
qualification que vous avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de
votre salarié.
• Cochez si l’accident a fait une autre victime.
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - L'accident
• Lieu de l’accident : Précisez si l’accident s’est produit :
o Sur le lieu du travail habituel (atelier, chantier, bureau),
o Sur un lieu de travail occasionnel,
o Lors d’un déplacement pour le compte de l’employeur,
o Au domicile du salarié,
o Sur le trajet aller ou retour entre le domicile ou le lieu de prise habituelle
des repas, et le lieu de travail.
Dans tous les cas, indiquez la localité et le lieu précis de l’accident.
• Circonstances détaillées de l’accident
Indiquez ce que faisait la victime au moment de l’accident (travail sur une machine, manutention,
etc) et comment celui-ci s’est produit (glissade, heurt, etc).
• Siège des lésions
Indiquez l’endroit du corps où la victime a été atteinte (yeux, tête ou cou, mains, membres
supérieurs, tronc, pieds, membres inférieurs, sièges internes) en précisant s’il y a lieu droite ou
gauche.
• Nature des lésions
Précisez s’il s’agit de contusions, plaie, lumbago, entorse, fracture, brûlure, piqûre, présence d’un
corps étranger, lésions multiples, autres (à préciser).
• Arrêt de travail
Si la victime a arrêté son travail sur prescription d’un médecin, et si cet arrêt intervient après
envoi de la présente déclaration, vous devez OBLIGATOIREMENT établir et envoyer le
formulaire « ATTESTATION DE SALAIRE » Accident du travail ou maladie professionnelle
&endash; Réf. 11137-02, à la caisse primaire du lieu de résidence habituelle de la victime. Vous
devez également remplir cette même formalité si votre salarié a un nouvel arrêt de travail dû à
son accident.
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - Témoins
Précisez la qualité du témoin : collègue, conjoint &ldots;.
En l’absence de témoin oculaire direct, il convient d’indiquer les personnes ayant eu
connaissance de l’accident ou ayant constaté des blessures.
Etats Administratifs
271
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - Tiers
Lorsqu’un tiers est impliqué dans l’accident, pensez à le signaler afin que la CPAM puisse
engager le recours contre le tiers en cause.
En effet, si la responsabilité est totale, les dépenses correspondantes à cet accident seront prises
en charge par l’assurance du tiers et ne seront pas imputées sur votre compte.
Retour à la déclaration d'accident du travail
Feuilles d'aide aux calculs
Feuilles d'aide aux calculs
Lors de la rupture du contrat de travail du salarié, L’employeur est tenu de procéder :
A la proratisation du plafond de sécurité sociale (si celui-ci sort en cours de mois)
Au versement d’une éventuelle prime au prorata,
Au versement de différentes indemnités légales de rupture.
Les feuilles d’aide au calcul des indemnités de départ sont comme leur nom l’indique, une aide
au calcul des éléments de paye du solde de tout compte du salarié. Elles ont pour objectif de
permettre au client de calculer en automatique les éléments de rémunérations relatifs au départ
du salarié après avoir renseigné un certain nombre d’informations sur la sa présence, sa
rémunération.
Les montants calculés pourront ensuite être saisis par le client dans le bulletin de départ du
salarié (ou bulletin complémentaire, si le solde de tout compte est effectué après le mois de
sortie) après avoir ajouté les rubriques correspondantes. On distingue trois types de feuilles
d’aide aux calculs (cf. tableau suivant).
Indemnités de départ fin CDD
Indemnités de départ fin CDI
Indemnités de licenciement ou retraite.
Feuille d’aide au calcul des
fins de contrats à durée
déterminée
Feuille d’aide au calcul des
fins de contrats à durée
indéterminée
Feuille d’aide au calcul des
indemnités de licenciement
et départ à la retraite
Calculs
effectués
• calcul du prorata
plafond SS
• Calcul d’une prime
au prorata
• Calcul de l’indemnité
de fin de contrat
(prime de précarité)
• Calcul de l’indemnité
compensatrice de
congés payés
• calcul du prorata
plafond SS
• Calcul d’une prime
au prorata
• Calcul de
l’indemnité
compensatrice de
congés payés
• Calcul de l’indemnité
de licenciement pour
motif personnel
• Calcul de l’indemnité
de licenciement pour
motif économique
• Calcul de l’indemnité
de mise à la retraite
• Calcul de l’indemnité
de départ volontaire
à la retraite
Remarque !!!
Pour de plus amples informations sur les modalités d’utilisation des feuilles de calcul, reportez
vous à la notice jointe à chaque feuille.
FAQ
Comment modifier le contenu d'une attestation ?
EBP Paye V17
272
Vous venez de créer votre attestation
Après avoir établi votre attestation à l’aide de l’assistant de création, vous avez à l’écran votre
attestation. Pour modifier les données :
• Complétez et/ou modifiez les informations directement dans votre Etat.
• N’oubliez pas d’enregistrer par le bouton .
• Imprimez ensuite votre attestation.
Remarque !!!
Après avoir enregistré vos modifications puis imprimé votre attestation, vous n’avez plus la
possibilité de lui apporter des précisions. Si vous souhaitez de nouveau modifier les éléments
indiqués dans votre état sélectionnez le bouton . Sans oublier ensuite
d’enregistrer, puis imprimer…
Vous avez déjà créé votre attestation et vous souhaitez la modifier
Après avoir validé votre attestation, vous avez la possibilité de la Modifier, Consulter et Imprimer
autant de fois que vous le souhaitez. En effet, toutes les attestations que vous avez éditées pour
vos salariés sont conservées dans l'onglet Administratif de leurs fiches, par date et heure de
création.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
Comment saisir un montant avec des décimales dans les Attestations ?
Si vous souhaitez saisir un montant avec des décimales dans vos attestations, vous devez
impérativement mettre un « . » en séparateur de décimale.
Pour saisir « 151,67 » vous devez inscrire « 151.67 »
Comment modifier le contenu d'un document ?
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Consultation des contrats et lettres types
Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, consultez vos documents créés
précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton .
La consultation permet d’imprimer le contrat sans le modifier..
Modification des contrats et lettres types
Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, modifiez vos documents créés
précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton .
Modifiez puis enregistrez votre document. En effet, tant que vos modifications ne sont pas
validées par le bouton enregistrer, le bouton imprimer n’est pas accessible.
Pourquoi du texte est proposé par défaut en modification dans une attestation ?
Vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader
Etats Administratifs
273
Pour cela suivez les étapes suivantes :
o Allez dans le menu Edition + Préférences.
o Sélectionnez Formulaire dans la colonne Catégories.
o Dans la zone Remplissage automatique sélectionnez l’option
Désactivé dans la liste déroulante.
Pourquoi l'attestation n'apparaît pas à l'écran en création ou en modification ?
Vous avez probablement sélectionné le bouton Bloquer et coché l’option Mémoriser mon
action pour le site : localhost sur le message d’avertissement de sécurité d’Abobe Reader.
Pour débloquer cette action, vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader 7.0.
Pour cela suivez les étapes suivantes :
o Allez dans le menu Edition + Préférences.
o Sélectionnez Gestionnaire des approbations dans la colonne
Catégories.
o Dans la zone Accès aux ressources sélectionnez le bouton Modifier
les paramètres de site.
o Dans l’encadré, dans la colonne site, sélectionnez localhost, (dans la
colonne Etat doit apparaître Toujours refuser).
o Sélectionnez le bouton supprimer.
o Le message d’avertissement apparaîtra ensuite lors de la création
d’une attestation, et n’oubliez pas de sélectionner le bouton autoriser.
Pourquoi l'option subrogation est-elle grisée dans les assistants de création des
attestations ?
L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque dans votre dossier et si cette
dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier.
275
Paye Agricole
La DAS Bilatérale
Le fichier DAS Bilatérale
Vous pouvez générer un fichier à la norme DAS Bilatérale par le menu Déclarations + Agricole
+ DAS Bilatérale, et l’envoyer directement à votre centre DAS, à la place du document papier.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Génération du fichier DAS Bilatérale
• Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque.
• Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires
exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous
n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer.
• Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...),
le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires
(enregistrements n° 210).
• Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées
par le salarié.
• Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, sélectionnez la section 01 puis la
section 02. Autrement, laissez le code 00. En multi-sections, vous devez générer les
deux fichiers l’un après l’autre.
• Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier.
Modification du fichier DAS Bilatérale
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel.
• Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les
enregistrements générés.
• L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur
de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de :
o lire et modifier les enregistrements du fichier
o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires
(salariés, établissements, entreprises),
o généraliser une valeur à un groupe de salariés,
o recalculer automatiquement le total Établissement et Entreprise,
o ajouter des honoraires.
Attention !!!
Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement
seront écrasées.
Comment sont déclarés les salariés sortis ?
Tous les salariés qui sont sortis sur l'exercice précédent ne seront pas produits dans le fichier
EBP Paye V17
276
DAS Bilatérale.
Remarque !!!
Si vous devez réaliser un bulletin de paye pour un salarié sorti sur l'exercice de paye
précédente, les informations de ce bulletin ne seront pas déclarées.
Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ?
Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas
produits dans la déclaration DAS Bilatérale.
Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié
ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations.
Le fichier DAS bilatérale multi-établissements
Vous pouvez générer un fichier DAS multi-établissements par le menu Déclarations + Agricole
DAS multi-établissements, et l’envoyer directement à votre DAS, à la place du document
papier.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Génération du fichier DAS Bilatérale multi-établissements
• Sélectionnez dans Dossier de l’entreprise le dossier correspondant au siège social.
• Choisissez l’année concernée
• Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque.
• Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...),
le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires
(enregistrements n° 210).
• Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires
exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous
n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer.
• Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées
par le salarié.
• Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, vous devez générer un premier fichier
avec la section 01 puis la section 02. Si vous ne générez pas de DAS multi-sections,
laissez 01.
• Cochez les dossiers correspondant aux différents établissements.
Remarque !!!
Si les dossiers que vous avez sélectionné sont protégés par un mot de passe, vous aurez à saisir
le mot de passe de chaque dossier protégé pour pouvoir continuer la génération du fichier.
• Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier.
Modification du fichier DAS Bilatérale
Paye Agricole
277
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel.
• Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les
enregistrements générés.
• L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur
de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de :
o lire et modifier les enregistrements du fichier
o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires
(salariés, établissements, entreprises),
o généraliser une valeur à un groupe de salariés,
o recalculer automatiquement le total Etablissement et Entreprise,
o ajouter des honoraires.
Attention !!!
Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement
seront écrasées.
Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ?
Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas
produits dans la déclaration DAS multi-établissements.
Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié
ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations.
Les enregistrements et les points à vérifier DAS Bilatérale
Les différents enregistrements
010 : En tête Entreprise
020 : En tête Etablissement
200 : Ligne Salarié
202 : Ligne Salarié Négative
210 : Ligne Honoraires
300 : Total Etablissement
302 : Total Etablissement Négatif
310 : Total Entreprise
312 : Total Entreprise Négatif
Type de DADS générée avec le logiciel
Le logiciel génère les types de DAS suivants :
0 : Salaires et Honoraires déclarés sur le même fichier.
2 : Salaires uniquement sans Honoraire.
Points essentiels à vérifier
• Enr 200 champ 100 ; Enr 300 champ 018 ; Enr 310 champ 021 : Renseigner ici la
base brute fiscale correspondant au montant brut des rémunérations en sens de
l'assiette retenue pour la taxe sur les salaires, y compris la rémunération des heures
supplémentaires et complémentaires exonérée.
• Enr 200 : Informations à compléter
EBP Paye V17
278
o Champs 065 et 070 : Les périodes d'emploi. On récupère la dernière
période indiquée dans la fiche de l'employé. Pour une deuxième
période, elle sera à renseigner manuellement.
o Champs 107 à 110 : Le détail des avantages en nature doit être
renseigné si besoin. Seul le champ 105 (valeur) est renseigné.
o Champs 132 à 136 : Tout ce qui est taxe sur les salaires est à
renseigner manuellement.
o Champ 139 : Le code absence montant doit être renseigné pour
justifier, dans certains cas, une absence d'information dans les zones
"rémunérations" sociales et/ou fiscales.
o Champ 144 : renseigner dans ce champ tous les « autres revenus
nets imposables » qui ne figurent pas dans les champs 103 et 142
o Champ 146 : renseigner dans ce champs le montants des heures
supplémentaires et complémentaires exonérées. (afin que le calcul se
fasse automatiquement, renseigner les rubriques dans la zone prévue
lors de la génération du fichier.
• Enr 202 : L'établissement a des lignes négatives. Les régularisations négatives
(sommes versées en trop) concernant une année antérieure, sont, en principe déduites
des sommes rémunérant l'année de régularisation. Cette information s'effectue dans la
fiche du salarié au niveau du dossier. Complétez les champs concernés des
enregistrements 202, 302, 312.
• Enr 210 : Si vous avez indiqué un nombre d’enregistrements honoraires, complétez les
champs concernés des enregistrements 210, 300, 310.
Modification du fichier DAS Bilatérale
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel, notamment
pour gérer les cas particuliers.
Déplacez-vous d’un enregistrement à l’autre par les boutons Précédent et Suivant. Lorsque le
champ d’un enregistrement est modifiable, le bouton Modifier est actif.
Pour connaître les bases de cotisations de vos salariés, vous pouvez :
• Imprimer leur fiche individuelle (Impression + Salariés + Fiches individuelles),
• Lancer une interrogation des données de paye par Gestion + Interrogation des
données de paye.
Cliquez sur le bouton Imprimer si vous souhaitez conserver une trace du fichier généré.
Consultez les différents enregistrements et les points essentiels à vérifier.
Le fichier MSA
Paramétrage du fichier MSA
Le fichier MSA est composé de différents enregistrements.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Paye Agricole
279
Enregistrements obligatoires :
PE11 : Identification de l’entreprise
PE31 : Salaires versés
PE32 : Si le salarié a effectué des heures supplémentaires
PE41 : Assiettes
Enregistrements facultatifs :
PE21 à PE24 : Evolutions de situation d’un salarié
Pour les enregistrements PE31 et PE41, un certain nombre de montants seront à renseigner,
comme la rémunération brute du salarié, le montant d’une éventuelle indemnité de préavis, le
montant d’une éventuelle indemnité compensatrice de congés payés, etc.
Les éléments de calcul du fichier
Eléments de calcul de l’enregistrement PE31:
01 Rémunération brute
02 Indemnité de préavis non effectué
04 Allocation de convention de conversion
08 Complément de rémunération à la charge de l’état
09 Indemnités compensatrices de congés payés
10 Rémunération habituelle (sans prime ni rappel)
11 Indemnités journalières brutes légales
12 Déduction frais professionnels
13 Rémunération théorique mensuelle (ramenée à un temps plein)
14 Sommes isolées
16 Somme excédant les seuils réglementaires fixés pour les
contributions patronales de prévoyance complémentaire et de
retraite supplémentaire
25 Montant des cotisations de retraite complémentaire à la charge du
salarié
30 Montant de la rémunération Brute des 8 premières heures
supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires
40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires
effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire
hebdomadaire
80 Plafond à appliquer si différent d’un plafond mensuel
81 Salaire théorique temps plein
82 Salaire théorique temps partiel
83 Salaire multi-employeurs
Eléments de calcul de l’enregistrement PE32
30 Montant de la rémunération Brut des 8 premières heures
supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires
40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires
effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire
hebdomadaire
EBP Paye V17
280
Eléments de calcul de l’enregistrement PE41
51 Assiette taxe sur prévoyance
53 Assiette CSG et RDS sur salaires
54 Assiette CSG à 3.8% RDS des revenus de remplacement des
personnes imposables non imposées
56 Assiette CSG à 6.2% et RDS des revenus de remplacement des
personnes imposées
58 Contribution épargne salariale
Comment paramétrer ces éléments de calcul
Pour ne pas avoir à remplir le fichier MSA manuellement, vous disposez d’un fichier de
paramétrage dans le répertoire de votre dossier. Par défaut, votre dossier se trouve sur :
C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\NomDeLaSociété\Paye.X
Où X représente le numéro de votre exercice. Le 1er exercice est situé dans un répertoire Paye.0,
le 2nd dans un répertoire Paye.1, etc. Vous devez ouvrir le répertoire contenant le numéro le plus
grand, celui qui correspond à votre dernier exercice. Le fichier s’appelle Agora.msa.
Eléments de calcul du PE31
La première partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE31. En face de
chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est le montant
de la rubrique qui sera repris dans le fichier MSA. Pour reprendre la base de la rubrique, ajoutez
(B) devant le code de la rubrique.
Exemples !!!
01 = COMRBRUTreprend le montant de la rubrique COMRBRUT, soit la rémunération brute.
13 = (B)GETPreprend la base de la rubrique GETP, soit la rémunération brute équivalente à un
temps plein.
Eléments de calcul du PE32
La PE32, se génère automatiquement si vous avez bien paramétré les éléments de calcul 30 et
40 pour la PE31.
Les différentes lignes de cet enregistrement s'alimentent de la manière suivante :
• Le taux de majoration des HS/comp. reprend le taux de la ou des rubriques qui ont
été renseignées dans le paramétrage, divisé par la variable TAUXHOR que vous
avez de renseignée dans vos variables. (le calcul est le suivant : "Taux des
rubriques" / "la variables TAUXHOR" - 1*100)
• Nombre d'HS/Compl : reprend la base de la ou des rubriques qui ont été
renseignées dans le paramétrage.
• Montant rému. HS/Compl : reprend le montant de la ou des rubriques qui ont été
renseignées dans le paramétrage.
Eléments de calcul du PE41
La seconde partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE41 (assiettes
de cotisation). En face de chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique
concernée : c’est la Base de la rubrique qui sera reprise.
Vous devez utiliser dans vos payes les rubriques paramétrées dans ce fichier (ajoutez-les à vos
Paye Agricole
281
profils), ou modifiez et complétez les lignes du fichier avec les noms de vos propres rubriques.
Le fichier MSA
Les utilisateurs d’une paye Agricole doivent communiquer chaque trimestre à la MSA les
rémunérations perçues par leurs salariés, afin que celle-ci procède au recouvrement des
cotisations, taxes et contributions. Vous pouvez profiter de cet envoi pour faire connaître des
évolutions de situations des salariés.
Vous pouvez générer le fichier MSA sur un support dématérialisé par le menu Déclarations +
Agricole + Déclaration MSA sur disquette, et l’envoyer directement à la MSA, à la place du
document papier.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Avant de générer le fichier, vous devez consulter la partie sur le paramétrage du fichier MSA.
• Indiquez le n° du trimestre sur lequel vous souhaitez générer le fichier.
• Indiquez le n° de votre département.
• Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le n° du taux d’exonération
des travailleurs occasionnels. Par défaut, il s’agit de la variable TXEXO.
Pourcentage
d’exonération
Activité N° du taux
58 % 1
75 % (85 % si CDI) Raisin de cuve 2
75 % (85 % si CDI) Apiculteur 3
75 % (85 % si CDI) Tabac 4
75 % (85 % si CDI) Houblon 5
75 % (85 % si CDI) Pommes de terre 6
90 % (100 % si CDI) Raisin de table 7
90 % (100 % si CDI) Horticulture 8
90 % (100 % si CDI) Fruits & Légumes 9
• Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le nombre d’heures
réellement travaillées. Par défaut, il s’agit de la variable HEUREEL.
• Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le taux de réévaluation du
SMIC pour vos salariés. Ce taux correspond au rapport entre la durée contractuelle du
travail (hors heures supplémentaires ou complémentaires) sur la présence dans
l'entreprise et la durée légale mensuelle. Ne sont pas concernés par ce dispositif les
salariés :
o Entrées et/ou sortis en cours de mois
o Saisonniers, intérimaires
o Rémunérés à la tâche (bûcherons)
o travailleurs occasionnels / demandeurs d'emploi (en cas de renonciation au
dispositif TO-DE (de votre part), afin de permettre à votre MSA de calculer
rétroactivement la réduction Fillon.
• Par défaut, le logiciel génère le fichier dans le répertoire de votre société. Nous vous
EBP Paye V17
282
conseillons fortement de générer le fichier dans un premier temps sur votre disque dur,
puis de le transférer sur disquette dans un second temps : Il s’agit là d’une
recommandation de la MSA. Ces opérations ont pour but, d’une part, de vous laisser la
possibilité d’adresser un nouveau fichier si le premier émis s’avérait inexploitable du fait
d’anomalies, et d’autre part, d’accéder au fichier et de le modifier plus rapidement.
• Cliquez sur le bouton Générer.
Modification du fichier
Pour contrôler et compléter le contenu du fichier, cliquez sur le bouton Modifier. Le logiciel vous
ouvre le fichier dans « l’éditeur MSA ».
Le fichier se présente dans une arborescence. Vous retrouvez dans cette arborescence les n°
des enregistrements obligatoires : PE11, PE31 (un par salarié et par mois - ici, le fichier ne
contient que le premier mois du trimestre), PE32 (si vos salariés ont des heures supplémentaires
ou complémentaires Exonérées) et PE41.
Modification d’un champ : Lorsque vous cliquez sur un enregistrement (par exemple ici le
PE11), dans la partie droite de l’écran, apparaît son contenu. Les zones grisées ne sont pas
modifiables. Les zones en noir sont modifiables simplement en double-cliquant dessus.
Ajout d’un enregistrement : Les enregistrements facultatifs n’ont pas pu être créés par le
logiciel, car ils concernent des situations qu’il ne connaît pas. Il s’agit des enregistrements
suivants :
PE21 : Date d’embauche du salarié si différente de la DUE
Date de fin d’activité du salarié si différente de la date déclarée
PE22 : Dates de suspension d’un contrat de travail
PE23 : Modifications concernant le contrat de travail
PE24 : Modifications concernant le contrat de travail (éléments complémentaires)
Pour ajouter un de ces enregistrements, faites un clic droit sur le nom du salarié concerné (dans
l’arborescence) et choisissez le n° d’enregistrement qui vous intéresse. Le nom du salarié est
alors précédé d’un « + ». Cliquez sur le « + » pour accéder aux enregistrements ainsi créés, et
complétez-les manuellement.
283
La DUCS
La DUCS
Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les pouvoirs publics et les
organismes de protection sociale cherchent à réduire les formalités que les entreprises doivent
remplir en matière de cotisations sociales et de contributions.
L'unification des procédures de déclaration et l'ouverture de services utilisant les nouvelles
techniques de communication sont notamment les deux moyens retenus dans ce but.
La Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS) est ainsi progressivement proposée en
substitution à diverses déclarations périodiques obligatoires. Elle permet d’obtenir l’édition des
déclarations dans un format commun aux organismes de protection sociale. La déclaration est
composée de différents volets (un par organisme concerné). Chaque volet est adressé
directement à l'organisme destinataire.
Depuis 1998, les organismes suivants peuvent recevoir des DUCS papier :
• URSSAF,
• Pôle emploi,
• Les institutions de retraite complémentaire, ainsi que les institutions de prévoyance
appartenant à un même groupe que ces dernières,
• Les caisses de Mutualité Agricoles,
• Les caisses de Congés Payés du Bâtiment et des Travaux Publics.
Le logiciel vous propose :
Une DUCS URSSAF papier agréée.
Une DUCS pôle emploi papier agréée.
Un état préparatoire pour les caisses suivantes : ARRCO, et AGIRC
Comment y accéder ?
Fiche salarié Edition + Fiche Salarié + Onglet DUCS
Profil Edition + Profil + Bouton DUCS
Quelles informations souhaitez-vous avoir ?
Fonctionnement général de la DUCS
Paramétrer une DUCS
Imprimer une DUCS
Mettre à jour une DUCS
Les effectifs de la DUCS URSSAF
Paramétrer les codes DUCS pour les heures supplémentaires exo
Paramétrage de la DUCS
Etape 1 : Vérification du Taux d’accidents du travail et de transport
Vous devez tout d’abord définir le ou les différents taux AT et Transport utilisés dans votre paye,
à partir des préférences de votre dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
URSSAF).
• Pour définir les taux AT dans les préférences de votre dossier, sélectionnez un
numéro d’ordre puis saisissez le taux correspondant.
EBP Paye V17
284
Attention !!!
Le premier taux porte le n°0, et vous devez entre chaque taux, cliquer sur le bouton Appliquer.
Exemple !!!
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquer sur Appliquer, et
indiquez n°1 = 4.50.
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
• Le paramétrage du taux de transport est identique au taux AT.
Etape 2 Paramétrage dans les profils, par le bouton Ajouter
Vous devez associer à chaque code (chaque ligne de la déclaration) une des cotisations
concernées pour que le logiciel détermine la base de cotisation, et donc le montant
correspondant.
Cette opération s’effectue au niveau des profils sachant qu'ensuite, le fait d’affecter un salarié à
son profil transférera le paramétrage DUCS du profil à la fiche du salarié (onglet DUCS). Si les
profils sont déjà affectés aux salariés, vous lancerez l’option Gestion + Mise à jour DUCS.
Nous prendrons ici l’exemple du profil Mensuel, dans lequel les codes Personnel suivant sont à
renseigner : 100 Cas Général, 236 FNAL et 900 Transport. Ouvrez le classeur des profils et
cliquez sur le profil Mensuel.
Attention !!!
Il peut arriver que le paramétrage de certaines rubriques ne puisse répondre à la rigidité d’un
code « types de personnel ». Dans ce cas, le paramétrage devra être revu. N’hésitez pas à
contacter notre service technique.
Cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter
pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel » URSSAF, Pôle emploi,
ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à chaque
modification des taux).
Paramétrez la ligne 100A (accident du travail) :
• Sélectionnez le code 100,
• Pointez Taux AT et sélectionnez le n° paramétré dans les préférences,
• Sélectionnez la rubrique COTAT Accident du Travail (dont vous pourrez contrôler le
taux),
• Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 100D (URSSAF déplafonné) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 100,
• Sélectionnez le n° AT. La précision de ce taux est indispensable pour distinguer
plusieurs lignes 100 éventuelles avec des taux AT différents. Le logiciel pourra ainsi
positionner les lignes 100D et 100P sous la ligne 100A correspondante,
• Pointez Déplafonné,
• Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF déplafonnée (par exemple, la rubrique
COTAF1 Allocations familiales),
• Cliquez sur OK.
Paramétrez la ligne 100P (URSSAF plafonné) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 100,
• Sélectionnez le n° AT,
La DUCS
285
• Pointez Plafonné,
• Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF plafonnée (par exemple, la rubrique
COTVIEI2 Vieillesse TA)
• Cliquez sur le bouton OK.
A ce stade vous avez défini les lignes correspondant au code 100 :
Paramétrez la ligne 236D (FNAL sur brut +9 salariés) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 236,
• Pointez Déplafonné,
• Sélectionnez la rubrique FNAL sur brut +9 salariés (COTAL1)
• Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 900D (Transport +9 salariés) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 900,
• Pointez Taux de transport et indiquez le n° du taux paramétré dans les préférences,
• Sélectionnez la rubrique Transport +9 salariés (COTVTRAN)
• Cliquez sur le bouton OK.
Faites de même pour chaque ligne de votre bordereau URSSAF, puis pour les autres
organismes. A ce jour, nous fournissons les codes Type de Personnel uniquement pour
l’URSSAF et Pôle emploi.
Attention !!!
Pour le paramétrage Pôle emploi, changez d’onglet !
A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône .
La commande Gestion + Mise à jour DUCS va vous permettre de recopier le paramétrage d’un
profil à l’autre, en cochant la deuxième option (Recopier les informations...).
Quand tous les profils seront paramétrés, relancez cette option en cochant cette fois la première
option (Mettre à jour les informations...) ce qui transférera le paramétrage des profils vers les
fiches salariés (onglet DUCS). Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre
ce paramétrage.
Après le calcul des bulletins, vous pourrez imprimer la DUCS par Impressions + DUCS : les
bases seront automatiquement reprises renseignées, et les montants automatiquement calculés.
Cette impression peut être réalisée pour n’importe quelle période (un mois, un trimestre &ldots;).
Cotisations particulières au salarié
Dans certains cas, le bulletin d’un salarié peut avoir des rubriques de cotisations supplémentaires
non référencées dans le profil. Vous devez alors compléter le paramétrage DUCS, directement
dans l’onglet DUCS de la fiche du salarié concerné.
Retour à la DUCS
Préparation de la DUCS
Cette fonctionnalité vous permet :
• de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez
EBP Paye V17
286
contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Cette fonctionnalité vous permet également :
• d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée,
• d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee,
• d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau
récapitulatif),
• d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite
Complémentaire)
Attention !!!
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF
Déclarations + DUCS Pôle emploi
Déclarations + DUCS IRC
Explications
• Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en
compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation.
• Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement
• Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement
• Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement
• Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires
Attention !!!
Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée.
• Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période
considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé.
• J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas,
et renseignez à compter de quelle date.
• Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce
cas, et renseignez à compter de quelle date.
• Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas
échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le
signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible
pour la DUCS URSSAF)
• Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop
perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise,
sinon elle s’ajoutera au total automatiquement.
• Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure
du paiement dans votre fichier EDI.
• Références paiement : référence à renseigner.
• Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société.
• Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option
permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier
DUCS.
• Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une
La DUCS
287
DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant
son envoi.
Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ?
Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation
de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin
de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance.
Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications.
Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer.
Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ?
Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires
à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant
l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression".
Retour à la DUCS
Mise à jour de la DUCS
Cette option permet de mettre à jour le paramétrage de la DUCS mis en place pour les salariés
en fonction de certains critères.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Mise à jour DUCS
Quelles sont les options proposées ?
• Mettre à jour les informations DUCS de tous les salariés à partir de leur profil, c’est-à-dire
transférer le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet DUCS). Cette option
doit donc être lancée lorsque le paramétrage DUCS de tous les profils a été réalisé. Pour
les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre le paramétrage du profil.
• Recopier les informations DUCS d’un profil à l’autre, en sélectionnant le profil source,
et le profil cible.
Retour à la DUCS
Le fichier DADS-U : Préparer
Pour déposer votre fichier sur Net-entreprises, vous devez préparer votre fichier avant de le
déclarer.
Comment accéder à la préparation du fichier DUCS depuis le logiciel de paye?
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Préparer DUCS du dossier
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
extraites de votre dossier de paye.
EBP Paye V17
288
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre
fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos bulletins dans votre logiciel de paye ces modifications n'apparaîtront
pas dans votre fichier DUCS; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DUCS à l’aide de l’éditeur toutes vos
modifications seront écrasées.
Sélection des déclarations
La sélection n'est possible que pour les déclarations DUCS URSSAF qui ont été préparées au
préalable.
L'écran de sélection est proposé à 2 endroits :
- pour l'impression de la DUCS URSSAF
- pour déclarer le fichier DUCS URSSAF en EDI
Généralités
A quoi servent les différents boutons de la boîte de sélection :
- Imprimer : Le bouton Imprimer permet d'éditer la déclaration sélectionnée,
- Aperçu : Le bouton Aperçu permet d'afficher un aperçu de la déclaration sélectionnée,
- PDF : Le bouton PDF permet de générer un fichier au format PDF de la déclaration
sélectionnée,
- Publier (Option disponible pour les clients qui utilisent le service Webpaye) : Le bouton
Publier sert à déposer sur le site web du client la déclaration sélectionnée.
Déclarer votre fichier DUCS EDI
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez
contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier.
Information !!!
Pour pouvoir réaliser des déclarations en EDI vous devez remplir un formulaire d'adhésion qui
vous est fourni sur le site de l'URSSAF.
La transmission de votre fichier pourra se faire :
• par dépôt direct de fichier sur le service "Urssaf en ligne" de www.urssaf.fr;
• par email sécurisé : coplat.s@declaration.urssaf.fr;
• par un portail déclaratif (ex : Net-entreprises).
Comment y accéder ?
La DUCS
289
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Déclarer DUCS EDI
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Sélection de la déclaration
Vous devez sélectionner la déclaration à déposer parmi celles proposées.
Rappel :
Pour pouvoir déclarer votre fichier vous devez l'avoir préparé au préalable.
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaitez déposer votre fichier en test ou en réel.
Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à
titre d'essai.
Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par l'organisme.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DUCS. Modifiez le nom du fichier si
nécessaire.
Etape 6 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de Net-entreprises.
Vous pouvez :
- accéder directement à votre fichier,
- accéder au site de Net-entreprises.
Les effectifs de la DUCS URSSAF
• Nombre de salariés ou d’assurés au dernier jour de la période
Cette zone comptabilise tous les salariés présents au dernier jour de la période considérée : Un
salarié avec une date de sortie au dernier jour du mois comptera pour 1. Un salarié avec
plusieurs bulletins dans le mois et présent au dernier jour du mois comptera pour 1.
Attention !!!
Il existe des salariés sans contrat particulier qui ne doivent pas être comptabilisés dans les
effectifs au dernier jour de la période comme :
- les apprentis
- les contrats d’accompagnement dans l’emploi.
- les contrats d’avenir
- les CES ou CEC
- les contrats d’insertion-RMA
- les VRP multi-cartes
EBP Paye V17
290
- les contrats de professionnalisation (pendant la durée du CDD ou la période de
professionnalisation du CDI uniquement)
- les contrats initiatives emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI)
- les contrats d’accès à l’emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI)
Pour ne pas tenir compte de ces salariés dans l’état, il faut cocher dans l’onglet Info. Paye de la
fiche salarié l’option Hors effectifs.
• Nombre de salariés ou d’assurés rémunérés dans l’établissement pour la
période
Cette zone comptabilise le nombre de salariés réellement payés au cours de la période
considérée quelle que soit la date d’entrée ou de sortie, quel que soit le type de contrat. Un
salarié ayant plusieurs bulletins dans le mois comptera pour 1.
Retour à la DUCS
La DUCS : Fonctionnement général
Chaque organisme référence ses codes. Chaque code représente un ensemble de cotisations
appartenant à une même base de calcul. Pour chaque code, vous devez donc associer l’une des
cotisations afin que le logiciel prenne en compte la base de calcul : une seule ligne de code
suffit à définir une base de cotisations.
Exemple pour l'URSSAF :
Référez-vous au bordereau URSSAF : la DUCS contient, à peu de choses près, les mêmes
éléments. La différence se situe sur les lignes portant les n°100 : sur la DUCS, le taux d’accident
du travail ressort sur une troisième ligne.
Le code "Type de Personnel" 100 se trouve sur trois lignes :
• Ligne accident du travail avec le taux d’accident du travail.
Le code généré sur la DUCS sera 100A, qui n’affichera pas de montant (car les montants sont
cumulés sur la ligne suivante), mais que vous devez quand même associer à une rubrique,
par exemple la cotisation Accident du travail (ou Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage
ou Vieillesse sur brut).
• Ligne URSSAF déplafonné avec le taux 20.95%, où 20.95 correspond à :
Allocations familiales 5.40
Maladie + 0.75 + 12.80
Vieillesse + 1.60+ 0.10
CSA +0.3
Le code généré sur la DUCS sera 100D que vous associerez au choix et une seule fois à la
cotisation Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou Vieillesse sur brut.
• Ligne URSSAF plafonné avec le taux 15.05%, où 15.05 correspond à :
Vieillesse 6.65 + 8.30
FNAL + 0.10
Le code généré sur la DUCS sera 100P que vous associerez au choix et une seule fois à la
cotisation Vieillesse TA ou FNAL TA.
Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ?
La DUCS
291
Dans votre profil, vous devez ajouter les codes DUCS correspondant à la réduction et la
déduction des heures supplémentaires.
Comment les ajouter ?
Dans vos profils, cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur
le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel »
URSSAF, Pôle emploi, ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à
jour à chaque modification des taux).
Paramétrez la ligne 003 (Réduction salariale des heures supp) :
• Sélectionnez le code 003 (Réduction salariale heures supp),
• Pointez Cotisation venant en déduction,
• Sélectionnez la rubrique COTRED Réduction cotisations salariales sur HS
• Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal)
• Sélectionnez le code 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal) ,
• Pointez Cotisation venant en déduction ,
• Sélectionnez la rubrique de déduction COTDEF01 ou COTDEF02
• Cliquez sur OK.
A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône .
Retour à la DUCS
293
DADS-U
Qu'est-ce que la DADS-U ?
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Présentation de la norme DADS-U
La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les
entreprises effectuent chaque année.
Dans le cadre de la simplification administrative et il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC.
L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de
Données Sociales Unifiée.
En une seule déclaration, les entreprises pourront ainsi communiquer l’ensemble des éléments
de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes
DADS-TDS et DADS-CRC à partir de l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier
2006.
Présentation du fichier DADS-U Complet
La déclaration DADS-U a pour principe de déclarer l’activité professionnelle d’un salarié au cours
d’un exercice, en indiquant les différentes situations du salarié au cours de ce même exercice.
En effet, tout événement survenu au cours de l’année (par exemple : un changement de statut
professionnel ou catégoriel, un congé parental&ldots;) doit faire l’objet d’une déclaration de
situation.
De plus, toutes les informations spécifiques au salarié doivent faire l’objet d’une déclaration : par
exemple, les contrats d’apprentissage, embauche premier salarié, ZRR ou les périodes
d’inactivité qui font partie d’une déclaration particulière.
Composition du fichier DADS-U
- Des structures
Qui contiennent des groupes
Qui contiennent des sous-groupes
Qui contiennent des rubriques, qui sont les informations élémentaires de
la déclaration
Qui contiennent des sous rubriques
Cette structuration hiérarchique se retrouve dans les références des rubriques.
Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U ?
Composition d’un fichier DADS-U (S* signifie Structure) :
Structure Description Informations complémentaires
S*10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui
réalise l’envoi
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise
déclarée
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S30 Identification salarié : Pour identifier le
salarié déclaré
Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de
salarié à déclarer ou des honoraires
seuls
S41 Période(s) d’activité : Pour connaître
l’activité professionnelle et les salaires
Structure obligatoire pour chaque
période sauf si la DADS-U est de type
EBP Paye V17
294
versés pour une période de déclaration
donnée
néant
S42 Collectivités publiques Ircantec : Pour
la période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié du secteur public relevant de
l’Ircantec
Structure obligatoire si le salarié relève
de l’Ircantec
S43 Collectivités publiques Cnracl : Pour la
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié du secteur public relevant de la
Cnracl
Structure obligatoire si le salarié relève
de la Cnracl
S44 Retraite complémentaire : Pour la
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié relevant de l’Arrco ou de l’Agirc
Structure obligatoire si le salarié relève
de l’Arrco ou de l’Agirc
S45 Prévoyance et santé collectives : Pour
la période d’activité citée, (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié bénéficiant d’un régime de
prévoyance collective
Structure obligatoire si le salarié relève
d’un régime de prévoyance collective
S46 Situations particulières (périodes
d’inactivité) : Pour signaler les périodes
de maladie, maternité ou accident du
travail survenues au cours de l’exercice
déclaré
Structure facultative, présente si le
salarié a été concerné par ces situations
S66 Caisse de congés payés du bâtiment
et des travaux publics (Spécifique
pour la déclaration BTP) : Pour chaque
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour le calcul
des droits à congés payés réglés par une
caisse de congés payés du BTP
Structure obligatoire si la DADS-U est
destinée aux caisses de congés payés
du BTP
S70 Honoraires : Pour identifier les
bénéficiaires d’honoraires et pour
déclarer les montants versés
Structure facultative
S80 Identification INSEE des
établissements : Pour identifier tous les
établissements de l’entreprise faisant
l’objet de la déclaration
Structure obligatoire
S90 Total envoi : Pour totaliser certaines
rubriques composant l’envoi
Structure obligatoire
Structures liées au salarié
Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié :
Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du
salarié durant une année (S41 et ses occurrences). Pour ce groupe, on aura autant
de périodes que d’évolutions du salarié dans l’entreprise sachant que les périodes
ne peuvent pas se chevaucher (Le chevauchement de période d’activité est
autorisé à condition d’un code emploi multiple et que le contrat soit à temps partiel).
Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations
particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage,
intempéries). C’est la structure S46.
DADS-U
295
Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe.
Exemple !!!
Un salarié est embauché au 01/01/2004 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période
S41 du 01/01/2004 au 31/03/2004. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des
cotisations à différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période. Selon les
spécificités de son contrat de travail, des informations complémentaires seront déclarées et
d’autres pas.
C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui
déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er avril 2004. C’est donc une
nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une
nouvelle situation S41 à partir du 01/04/2004 et les différentes informations s’y rattachant.
Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe
S46, présentera une période de non-activité.
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Pour gérer un émetteur différent dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller paramétrer
cet émetteur dans les préférences de votre dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant
Généralités
Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous
est bien cochée.
Ensuite, vous devez renseigner les différentes informations.
Les déclencheurs automatiques DADS-U
Dans la fiche du salarié, certains éléments sont déclencheurs de Situation DADS-U.
En effet dès qu’un des champs, listés ci-dessous, sera modifié dans la fiche du salarié alors cela
entraînera une création de situation S41.G01 dans la préparation du fichier DADS-U. (Options
disponibles à partir de la version PRO)
Remarques !!!
Dès l’instant que vous apportez une modification dans la fiche de votre salarié sur les champs
cités précédemment, une nouvelle situation sera automatiquement déclaré dans votre DADS-U ,
que vous ayez renseigné ou non les informations dans l’onglet Entrée/Sortie.
Tous ces champs sont des déclencheurs automatiques de situation DADS-U.
Le code Contrat de travail :
Par exemple, le fait de passer d’un CDD à un CDI déclenchera une nouvelle situation.
Si le champ est modifié, le motif Changement de contrat de travail est automatiquement affecté
dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Caractéristique de l’activité :
C’est le fait de passer d’un temps complet à un temps partiel ou autre... Si le champ est modifié,
EBP Paye V17
296
le motif Changement des caractéristiques de l’activité ou du contrat de travail est
automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Statut professionnel :
C’est le fait de passer d’un statut employé à un statut cadre supérieur par exemple.
Si le champ est modifié, le motif Changement du statut professionnel est automatiquement
affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Statut catégoriel :
Il faut indiquer ici si le salarié est cadre ou non cadre.
Si le champ est modifié, le motif Changement du statut catégoriel est automatiquement affecté
dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Taux de travail à temps partiel :
Il est à indiquer si la caractéristique de l’activité est rattachée à un temps partiel. Il sera lui aussi
déclencheur car il peut varier dans l’année pour un salarié comme passer de 80% à un mi-temps.
Si le champ est modifié, le motif Changement du taux d’activité à temps partiel est
automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Code régime :
Chaque changement de régime entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U.
Si le champ est modifié, le motif Changement d’un des régimes de bases de Protection
Sociale pour au moins un risque est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en
motif de début et de fin de période.
Caisse de rattachement :
Chaque affectation de caisse entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U..
Si le champ est modifié, le motif Changement de code régime complémentaire est
automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Remarques !!!
Dans le cas ou vous avez oublié de modifier ces données dans la fiche de votre salarié une
situation sera tout de même générée. Vous devrez corriger votre fichier dans l’éditeur complet
DADS-U à la préparation du fichier.
Configuration des cumuls DADS-U
La configuration des cumuls est une étape nécessaire à réaliser avant de lancer la préparation du
fichier DADS-U. (Options disponibles à partir de la version PRO)
En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec
le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables
dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U.
Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier
et des données que vous devez déclarer.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls
DADS-U
297
Ecran de gauche : Groupes et sous-groupes de la DADS-U
Apparaissent ici tous les groupes ou sous-groupes de la DADS-U qui ont des rubriques de
cumuls devant être associées à une donnée de paye.
Explication des icônes :
aucune rubrique de cumul n’est à paramétrer dans les groupes ou sous-groupes
possédant cet icône (l'écran de droite est vide)
des rubriques de cumuls sont paramétrées dans les groupes ou sous-groupes
possédant cet icône (l'écran de droite contient des rubriques)
des formules ont été personnalisées dans certaines rubriques de ce groupe
des formules contiennent des rubriques ou des variables que vous n'avez pas dans votre
dossier de paye.
Exemple !!!
Dans la société de démonstration, accédez à la configuration des cumuls.
Sélectionnez le groupe S41.G01.00 (Période d’activité). Les informations relevant de ce groupe
apparaissent dans l'écran de droite.
Affichage des codes DADS-U
Pour une meilleur visibilité, vous avez la possibilité d'afficher ou non le code DADS-U qui se
trouve devant la description de chaque groupes ou sous-groupes.
Si vous ne souhaitez pas voir ces codes dans la liste, décochez l'option Afficher les codes
DADS-U
Option de recherche
Vous avez la possibilité de rechercher une partie ou l'ensemble d'un code DADS-U ou d'un
libellé.
Exemple !!!
Vous souhaitez rechercher toutes les rubriques ayant le mot "Retraite" dans la description, vous
devez saisir ce mot dans la zone de recherche, puis cliquez sur Rechercher, le premier mot
Retraite est trouvé, puis cliquez de nouveau sur le bouton pour passer au mot suivant. (vous
pouvez également utiliser la touche Entrée de votre clavier)
Vous pouvez également rechercher par exemple toutes les rubriques finissant pas _57, ou
commençant par S41.
Ecran de droite : Description de toutes les rubriques de cumuls
Apparaissent ici toutes les rubriques de cumuls devant être associées à une donnée de paye.
Les colonnes suivantes apparaissent, Indicateur de couleur, Code, Libellé, Évaluation et
Formule.
Code
Cette colonne affiche le code de la rubrique DADS-U, elle apparaît à l'écran seulement si l'option
Afficher les codes DADS-U est cochée.
L'indicateur de couleur s'affiche devant le code, une couleur différente apparaît dès que vous
modifiez une formule ou lorsque la formule contient une rubrique ou une variable qui n'est pas
présente dans votre dossier :
- vert : cela veut dire que les formules proposées par défaut ont été personnalisées,
- rouge : cela veut dire que dans la formule il y a une variable ou une rubrique qui n'existe
pas dans votre dossier (cela n'a aucune incidence lors de la génération de votre fichier
EBP Paye V17
298
DADS-U),
- aucune couleur : cela veut dire que la formule n'a pas été personnalisée et que les
rubriques et variables utilisées sont bien dans votre dossier.
Libellé
Cette colonne affiche le libellé de la rubrique DADS-U à évaluer dans le fichier DADS-U.
Si vous n'avez pas affiché le code DADS-U, L'indicateur de couleur s'affiche devant le libellé.
Évaluation
Cette zone est complétée en fonction :
• Des formules indiquées dans la colonne Formule
• Du salarié sélectionné dans l'encadré Évaluation
• De la période d'évaluation sélectionnée dans la zone "Premier et dernier bulletin de la
période à tester"
Formule
Cette colonne affiche la formule de calcul indiquée pour la rubrique et qui permettra de l'évaluer
lors de la génération du fichier DADS-U
Comment modifier la formule ?
Vous avez la possibilité de modifier la formule proposée par défaut si elle ne correspond pas au
paramétrage de votre dossier.
Vous devez sélectionner la rubriques à modifier, puis sélectionner le bouton Modifier la formule,
et l'éditeur de formule.s'affiche.
Exemple !!!
Dans notre exemple, le groupe S41.G01.00 (Période d’activité) a été sélectionné. Sélectionnez
maintenant la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période), puis le
bouton Modifier la formule,
Saisissez dans la zone de formule : HEUREEL+HEUCOMP, puis valider la fenêtre par OK.
Comment revenir sur la formule d'origine ?
Si vous souhaitez revenir à la formule d'origine (proposée par défaut par le logiciel), vous devez
sélectionner le bouton Formule par défaut.
Exemple !!!
Dans notre exemple, la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la
période) a été sélectionnée. La formule qui apparaît est HEUREEL+HEUCOMP.
Revenez sur la formule d’origine en sélectionnant Formule par défaut, la formule initiale
réapparaît.
Comment tester le résultat ?
La colonne évaluation vous permet de tester la formule saisie en reprenant les informations du
salarié (qui doit être sélectionné dans l'encadré Évaluation zone Employé) et pour une période
donnée (vous devez choisir la période du bulletin dans la zone Premier et dernier bulletins de
la période à tester)
Exemple !!!
Dans notre exemple, la formule de calcul est celle proposée par défaut par le logiciel.
Sélectionnez le salarié AYMARD, puis du bulletin 01 janv. –31 janv. au 01 janv. – 31 janv.
Dans la colonne évaluation, tous les cumuls du groupe S41.G01.00 sont évalués.
Dans la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période) le nombre
d’heure à déclarer pour le salarié AYMARD apparaît.
DADS-U
299
Nous vous invitons également à lire attentivement la notice de génération DADS-U.
Avertissement
A la clôture de vos bulletins une fenêtre d’avertissement ou d’erreur peut s’afficher si vous avez
des incohérences dans votre dossier de paye.
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Message d’avertissement
Ce contrôle est réalisé sur vos données de paye en vue de la déclaration DADS-U complète,
vous avez la possibilité de :
• Consulter le rapport : Ce choix vous permet de consulter les incohérences
détectées par la paye sur vos données DADS-U. Vous devrez corriger ces erreurs
soit dans votre dossier de paye soit dans votre fichier. Le rapport reste consultable
par le menu Gestion + Consulter les incohérences de paye.
• Continuer la clôture : Ce choix vous permet d’ignorer l’avertissement et de continuer
votre Clôture. Nous vous conseillons tout de même de consulter le rapport et
d’annuler la clôture afin d’apporter les corrections dans votre dossier.
• Annuler la clôture.
Message d’erreur
Ce message est bloquant, vous ne pourrez pas clôturer vos bulletins si vous n’avez pas
renseigné tous les éléments obligatoires dans la fiche de votre salarié.
Si vous souhaitez consulter de nouveau le rapport vous devez :
• Relancer votre clôture est sélectionner le bouton Consulter le rapport ;
• Aller dans répertoire de votre dossier qui se trouve dans l’explorateur Windows,
puis sélectionner le RapportFicheSalarie.xml (le chemin est noté dans votre
message).
Message d’erreur : concernant les organismes
L’organisme ARCCO ou AGIRC a été détecté dans vos lignes de bulletin, vous devez donc
affecter la caisse de rattachement de type ARCCO ou AGIRC dans la fiche de votre salarié
onglet Affectation
Un avertissement apparaîtra également si vous avez affecté un organisme et que ce dernier n’a
pas été détecté dans vos bulletins. Soit l’organisme est affecté par erreur et nous vous
conseillons de le retirer soit c’est normal et vous pouvez continuer votre clôture mensuelle.
Le rapport DADS-U
Afin de diminuer les erreurs en génération du fichier DADS-U, il est important d’effectuer des
contrôles tout au long de l’année sur les données de paye.
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Consulter les incohérences de paye
EBP Paye V17
300
Pourquoi modifier les données indiquées dans le rapport avant la clôture mensuelle
définitive ?
Dès que vous avez des avertissements dans votre rapport, nous vous conseillons de corriger les
données dans votre dossier de paye.
En effet, une situation commence avec un bulletin et se termine avec un bulletin. Ce qui signifie
qu’une situation est détectée à la clôture du bulletin. Une fois une nouvelle situation commencée,
il n’est plus possible de modifier les données de paye correspondant à la situation précédente.
Comment apporter les modifications des données de paye indiquées dans le rapport ?
Pour corriger les anomalies constatées, vous devrez :
• corriger les erreurs dans la paye lorsque cela est possible
• corriger les erreurs directement dans le fichier généré en passant par l'éditeur DADS-U
Préparation du fichier DADS-U
Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires....
Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après
avoir validé votre préparation par l'option Déclarer.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye?
Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants :
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye du message sélectionné.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à
votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront
pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
DADS-U
301
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U
toutes vos modifications seront écrasées.
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Préparation du fichier DADS-U
Lorsque le fichier a déjà été préparé une première fois et que vous relancez l'étape de la
préparation, une boîte vous avertit qu'un fichier existe déjà. Vous avez le choix entre plusieurs
possibilités.
• Consulter : Ce bouton vous permet de réouvrir le fichier que vous avez préparé la fois
précédente.
• Remplacer : Ce bouton vous permet d'écraser le fichier que vous avez préparé la fois
précédente.
• Annuler : Ce bouton ferme la boîte et arrête la préparation du fichier.
Import des cumuls DADS-U
Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou
récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier.
Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Comment importer les données ?
Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus.
Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double
cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer.
Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ?
Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant
dans cette fenêtre sont donc :
• Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier +
Dadsu + Configuration des cumuls).
• Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une
modification de formule mieux adaptée.
Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur
cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Export des Cumuls DADS-U
Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un
autre dossier.
Attention !!!
EBP Paye V17
302
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé.
L'éditeur DADS-U
L’éditeur DADS-U est un module vous permettant de visualiser ou de modifier la structure ou les
données de votre fichier DADS-U
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U (Complète ou DNA ou TDS ou...+
Préparer
Comment modifier les valeurs générées ?
Si les valeurs indiquées dans la visualisation des données DADS-U sont fausses, soit la formule
de calcul indiquée dans la configuration des cumuls est fausse soit vos données de paye sont
erronées.
Dans ce dernier cas, une erreur a peut-être été faite dans un de vos bulletins. Veuillez les vérifier
et apporter les modifications nécessaires. (Une déclôture mensuelle peut être faite pour corriger
vos données de paye, dans ce cas reportez-vous à la partie Déclôture mensuelle).
Si vous ne souhaitez pas réaliser de déclôture, vous avez la possibilité de réaliser les
modifications directement dans le fichier que vous avez préparé.
Attention !!!
Si vous préparer de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que des
modifications ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U, si vous sélectionner Remplacer
toutes les modifications ne seront pas conservées, si vous souhaitez ouvrir le fichier sélectionner
Consulter
Comment modifier les structures générées ?
Vous avez la possibilité d’ajouter ou de modifier les structures dans l’éditeur. Pour cela, nous
vous conseillons de consulter l’aide en ligne disponible dans cet éditeur par la touche F1.
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ?
Pour gérer des contacts différents dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller
paramétrer ces différents contacts dans les préférences de votre dossier.
Comment y accéder ?
DADS-U
303
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant
Généralités
Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous
est bien cochée.
Ensuite, vous devez renseigner vos différents contacts. Ils sont au nombre de 3 maximum.
Notice de génération
Notice de génération des fichiers DADS-U
La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les
entreprises effectuent chaque année.
Dans le cadre de la simplification administrative, il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC.
L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de
Données Sociales Unifiée.
En une seule déclaration, les entreprises peuvent ainsi communiquer l’ensemble des éléments
de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes
DADS-TDS et DADS-CRC depuis l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier 2006.
Je suis une petite entreprise, je n'ai pas internet et je souhaite réaliser ma DADS sur papier,
comment faire ?
Je souhaite déclarer ma DADS-U Complète par un fichier (option disponible à partir de la version
PRO), comment faire ?
Je souhaite déclarer ma DADS-U CI BTP, comment faire ?
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Je souhaite déclarer ma DADS-U Prévoyance sociétés Assurances, comment faire ?
Remarque !!!
Cette déclaration concerne tous les types de dossier.
Comment générer et télétransmettre vers Pôle emploi les attestations employeurs ?
Pensez à consulter la veille sociale par le menu Internet + Veille sociale.
Petites entreprises : DADS sur papier
Vous devez au préalable vous procurer les 3 formulaires (Salarié, Etablissement et Honoraires)
auprès de votre centre TDS.
A l’aide de votre logiciel de paye, vous pouvez imprimer un état préparatoire à la DADS. Cet état
récapitule uniquement les données accessibles dans de votre paye.
Attention !!!
Le support papier étant voué à disparaître, veuillez donc prendre toutes dispositions pour
transmettre votre déclaration par Internet.
EBP Paye V17
304
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etat préparatoire à la DADS puis
sélectionner le modèle
Comment remplir le formulaire ?
Votre édition papier reprend, dans le titre, le nom du formulaire concerné et les zones
correspondantes aux informations demandées.
Vous pourrez donc compléter à l’aide de cet état préparatoire le formulaire papier que votre
centre de TDS vous a envoyé.
Si vous souhaitez avoir une explication complète sur les zones à renseigner, reportez-vous à la
notice explicative envoyée par votre centre.
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
DADS-U par un fichier
Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U complet. En effet, il intègre la déclaration TDS,
IRC et IP
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre
les instructions des étapes suivantes :
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U
Etape 3bis : Mettre en place des Heures supp dans la DADS-U
Etape 4: Vérifier votre période de paye
Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U
Etape 8 : Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ?
Etape 9 : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises
Etape 10 : Passer le fichier de mode Test à Réel
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification
(adresse, Siret, APE..)
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse
et identification
Remarque !!!
DADS-U
305
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet
adresse et de l’onglet identification
Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise
siège.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U. Si
vous ne l’avez pas fait, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U.
Renseignez également les informations concernant le destinataire du Compte-rendu
d’exploitation (CRE). En effet, il faut renseigner les coordonnées de l’établissement de
l’entreprise ou son mandataire qui a été désigné pour recevoir le document émis par les centres
récepteurs après l’exploitation complète de votre fichier DADS-U.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet
Emetteur/Déclarant
Si vous possédez plusieurs dossiers, l'émetteur est commun à tous les dossiers.
Depuis la version 14.0.0 de votre logiciel de paye vous avez la possibilité de gérer un émetteur
différent pour chaque dossier. Pour cela, vous devez allez dans le menu Dossier + Propriétés +
Préférences + Onglet Emetteur/Déclarant.
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U
Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une grande
partie des valeurs à déclarer dans votre fichier DADS-U.
En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec
le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables
dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U.
EBP Paye V17
306
Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier
et des données que vous devez déclarer.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici
A quoi sert cette configuration ?
Elle sert à reprendre les valeurs et montants de vos bulletins de paye, si vous ne faites pas ce
paramétrage correctement, votre fichier DADS-U sera faux.
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Retour à la notice de génération
Etape 3bis : Mise en place de l'allègement, loi du 21 Aout 2007 (TEPA) dans la DADS-U
Si vous avez payé à vos salariés :
• des heures supplémentaires,
• des heures complémentaires,
• des jours excédant le forfait,
• des jours de repos rachetés au titre de 2008
• des heures de repos compensateur de remplacement exonérées ,
Vous devez les déclarer dans votre fichier DADS-U.
Dans la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures supplémentaires et
complémentaires exonérée) pour la rémunération des heures supplémentaires et
complémentaires exonérée.
Dans la structure S41.G30.35 (Allègements, loi du 21 aout 2007) et S41.G30.36 (Allègements,
loi du 21 aout 2007 : rémunérations exonérées), pour les jours de repos rachetés au titre de
2008.
Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, si vous avez modifié ou créé d’autres
rubriques ou variables, vous devez obligatoirement, les ajouter dans le paramétrage de la
configuration des cumuls et mettre les bonnes natures dans vos rubriques.
Comment doit-on déclarer ces heures et jours dans le fichier DADS-U ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
Étape 1 :
Où doit-on déclarer la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires
exonérés qui doit être déclarée au centre des impôts ?
La rémunération de ces heures doit être déclarée dans la rubrique S41.G01.00.073. Vous devez
personnaliser les formules dans la configuration des cumuls (par le menu Déclarations +
Configuration des cumuls), pour cela, vous devez suivre les points suivants :
• A gauche de la fenêtre de "Configuration des cumuls" vous devez sélectionner la
DADS-U
307
structure S41.G01.00 (Période d'activité)
• A droite, sélectionnez la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures
supplémentaires et complémentaires exonérée),
• Cliquez sur le bouton Modifier la Formule, et indiquez la liste des rubriques de
rémunération des heures supplémentaires utilisées dans vos bulletins (indiquez le code
de vos rubriques à la place des "...") :
Montant(GHS25EXO)+Montant(GHS50EXO)+Montant(GCOMPEXO)+Montant(...)+...
Étape 2 :
Où doit-on déclarer la rémunération exonérée ainsi que les réductions et déductions de
cotisations ?
Toutes ses informations sont déclarées dans les 2 structures suivantes :
• S41.G30.35 (Allègement, loi du 21 Août 2007) : Pour les Montants des réductions et
des déductions de cotisations
• S41.G30.36 (Allègement, loi du 21 Août 2007 : rémunérations exonérées) : Pour la
rémunérations et le nombre d'heures ou de jours exonéré.
Afin de déclarer ces heures ou jours exonérés dans votre fichier DADS-U, vous devez vérifier la
nature (Exonération des heures ou Rachat de jours de repos) et la sous nature de la rubrique
qui a été sélectionnée.
Le montant de la déduction des cotisations patronales des heures (ou jours) :
Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la déduction des cotisations patronales
(S41.G30.35.004.001). Pour cela, vous devez :
• Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la déduction forfaitaire
patronale.
• Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique
• Sélectionner Déduction patronale en sous-nature.
Le montant de la réduction des cotisations salariales des heures (ou jours) :
Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la réduction des cotisations salariales
(S41.G30.35.005.001). Pour cela, vous devez :
• Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la réduction forfaitaire salariale.
• Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique
• Sélectionner Réduction salariale en sous-nature.
La rémunération exonérées :
Vous devez déclarer en DADS-U la somme des rémunérations versées au titre de la loi du 21
Aout 2007 ainsi que le nombre d'heures ou de jours afférents à ces heures. Pour cela, vous
devez :
• Pour les heures supplémentaires, complémentaires ou jour excédant le forfait :
• Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération
exonérée ;
• Sélectionner Exonération des heures dans la nature de la rubrique puis une
des sous-nature suivantes :
• Heures supplémentaires exonérées pour déclencher la structure
S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 01.
• Heures complémentaires exonérées pour déclencher la structure
S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 02.
• Jours excédant le forfait exonérés pour déclencher la structure
S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 03.
EBP Paye V17
308
• Pour les jours excédant le forfait, les jours RTT rachetés au titre de 2008, les heures de
repos compensateur de remplacement exonérées :
• Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération
exonérée ;
• Sélectionner Rachat des jours de repos dans la nature de la rubrique puis une
des sous-natures suivantes :
• RTT acquis depuis 01/08 et Jours de repos (forfait) acquis depuis
01/08 pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de
rémunération sera 04.
• Repos compensateur acquis depuis le 01/08 pour déclencher la
structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 05.
Le nombre d'heures (ou jours) déclaré reprend la base des rubriques qui ont été typées. Les
bases en jours seront divisées par la variable HJOUR pour être ramenées en heures.
La rémunération déclarée reprend le montant des rubriques qui ont été typées
Retour à l'étape précédente ou
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Retour à la notice de génération
Etape 4 : Vérifier votre période de paye
Pour la préparation finale de votre DADS-U, vous devez obligatoirement être sur le mois de
décembre Clôturé, si le mois de décembre ne l’est pas encore, vous devez obligatoirement
lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion + Clôturer le mois.
Si vous avez déjà clôturé mensuellement votre mois de décembre avec une version antérieure à
la V10.0R1, vous devez déclôturer votre mois et le re-clôturer.
Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez :
• Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye
ou
• Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U
à l’aide de l’éditeur.
Retour à l'étape précédente ou
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Retour à la notice de génération
Etape 5: Préparer votre fichier DADS-U
Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez générer votre fichier DADS-U
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
DADS-U
309
Retour à la notice de génération
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U
Après la préparation du fichier l'éditeur s'ouvre et vous avez la possibilité de modifier vos
données.
Comment re-ouvrir le fichier ?
Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer
dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur l’éditeur faites F1 sur la page principale.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier sur le site de Net Entreprise.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail
Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous
avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration.
En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de
vous permettre de corriger toutes les erreurs.
Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante :
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test
ou en réel.
• Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux
organismes à titre d'essai.
• Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les
différents organismes.
Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus
EBP Paye V17
310
tard au fin janvier
Attention !!!
Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée
sur le site de net-entreprises.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si
nécessaire.
Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations
Etape 5 : Certificat de contrôle
Votre fichier peut être certifié par l'outil de contrôle (fourni gracieusement par net-entreprises) dès
qu'aucune erreur est trouvée par cet outil sur votre fichier (le rapport d'erreurs est consultable
dans votre éditeur)
Grâce à ce certificat, les organismes destinataires traitent en priorité votre fichier.
Etape 6 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de net-entreprises.
Vous pouvez :
- accéder directement à votre fichier
- accéder au site de Net-entreprises.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 8: Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ?
Si vous avez coché l'option Accédez au site de net-entreprises, le site s'ouvre sur la page
d'accueil.
Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes.
Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise
ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse mèl.
Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour
cela vous devez :
• Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous
• Saisissez votre n° de Siret et votre nom, prénom et le mot de passe qui vous a été
transmis lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné)
• Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations
• Accédez ensuite à la déclaration DADS-U
• Sélectionnez le menu Déclarer
• Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment
déclaré. (Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X +
Déclarations.
DADS-U
311
Des anomalies ont été retournées par Net Entreprises comment faire ?
Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier.
Remarque !!!
Net entreprises vous laisse la possibilité de contrôler votre fichier avant de le déposer sur
leur site, pour cela télécharger l’outil qui est fourni gracieusement par Net-entreprise et
qui est mis à votre disposition directement sur le site de net-entreprises (Espace Editeur
de logiciel)
L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.net-entreprises.fr
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 9: : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises
Vous pouvez corriger les erreurs qui vous ont été transmises dans votre dossier de paye, ou en
modifiant votre fichier dans l'éditeur DADS-U
Attention !!!
Si vous préparez de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que vous cliquez
sur Remplacer alors les modifications qui ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U
seront perdues.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 10 : Passer le fichier mode Réel
Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
• Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert.
• Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U
Complète + Déclarer
• Dans l'assistant sélectionner le mode Réel
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide dans votre Éditeur DADS-U, presser le bouton F1
Quand doit-on passer le fichier DADS-U en mode Réel ?
Lorsque Net-Entreprises ne vous aura plus retourné d’erreurs et au plus tard au 31 janvier.
Attention !!!
Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée
sur le site de net-entreprises
EBP Paye V17
312
Retour à l'étape précédente ou
Retour à la notice de génération
313
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ?
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment.
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas.
Présentation de la norme DADS-U CI-BTP
La Déclaration Annuelle de Données Sociales caisse Congés Intempéries BTP est une formalité
que les entreprises peuvent effectuer chaque mois, trimestre ou année.
La déclaration annuelle CI-BTP reprend la période du 1 avril N-1 au 31 mars de l’année N.
Si vous n’avez pas commencé votre paye sur la période N-1, vous devrez modifier manuellement
votre fichier DADS-U CI-BTP.
Présentation du fichier DADS-U CI-BTP
Comme pour la DADS-U complète, vous devez déclarer dans votre DADS-U CI-BTP les
différentes périodes d’activité et d’inactivité de votre salarié.
Composition du fichier DADS-U CI-BTP
La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques)
avec des structures en plus et en moins.
Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U CI-BTP ?
Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) :
Structure Description Informations complémentaires
S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui
réalise l’envoi
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise
déclarée
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S30 Identification salarié : Pour identifier le
salarié déclaré
Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de
salarié à déclarer
S41 Période(s) d’activité : Pour connaître
l’activité professionnelle et les salaires
versés pour une période de déclaration
donnée
Structure obligatoire pour chaque
période.
S66 Caisse de congés payés du bâtiment
et des travaux publics (Spécifique
pour la déclaration BTP) : Pour chaque
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour le calcul
des droits à congés payés réglés par une
caisse de congés payés du BTP
Structure obligatoire pour la DADS-U
destinée aux caisses de congés payés
du BTP
S46 Situations particulières (périodes
d’inactivité) : Pour signaler les périodes
de maladie, maternité ou accident du
travail survenues au cours de l’exercice
déclaré
Structure facultative, présente si le
salarié a été concerné par ces situations
S80 Identification INSEE des Structure obligatoire
EBP Paye V17
314
établissements : Pour identifier tous les
établissements de l’entreprise faisant
l’objet de la déclaration
S90 Total envoi : Pour totaliser certaines
rubriques composant l’envoi
Structure obligatoire
Structures liées au salarié
Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié :
Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du
salarié (S41) durant la période de déclaration. Pour ce groupe, on aura autant de
S41 que d’évolutions du salarié dans l’entreprise.
Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations
particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage,
intempéries). C’est la structure S46.
Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe.
Exemple !!!
Un salarié est embauché au 01/12/2005 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période
S41 du 01/12/2005 au 28/02/2006. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des
cotisations aux différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période.
C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui
déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er mars 2005. C’est donc une
nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une
nouvelle situation S41 à partir du 01/03/2005 et les différentes informations s’y rattachant.
Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe
S46, présentera une période de non-activité.
La première période d’activité S41 déclarée pour le salarié dans la DADS-U CCP BTP sera du
01/12/2005 au 28/02/2006, la seconde S41 sera du 01/03/2005 au 31/03/2006.
La période d’inactivité S46 sera également présente dans le fichier.
Préparation du fichier DADS-U CI-BTP
Cette option vous permet de préparer votre fichier DADS-U CI-BTP annuel, mensuel ou
trimestriel.
Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U CI-BTP, nous vous conseillons de suivre
la notice de génération.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI-BTP + Préparer
Etape 1 : Comment choisir la périodicité ?
Vous pouvez choisir la périodicité mensuelle, trimestrielle et annelle.
La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur la période du
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
315
1er avril N-1 au 31 mars de l’année N.
La périodicité Mensuelle est destinée aux entreprises occupant 10 salariés et plus.
La périodicité Trimestrielle est destinée aux entreprises occupant moins de 10 salariés.
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées
à votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaitront
pas dans votre fichier DADS-U CI BTP; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U CI BTP à l’aide de l’éditeur
DADS-U toutes vos modifications seront écrasées
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI
BTP)
S41.G01.00.001 à 004 Début et fin de période d’activité
Sont repris ici la période de début et de fin de situation, ainsi que les codes motifs de début et de
fin de situation indiquées dans l’onglet Entrée/Sortie de la fiche du salarié.
Il y a autant de S41 avec une période différente qu’il y a de changement de situation.
S41.G01.00.008 à 019, éléments de la fiche salarié
Dans ces différentes zones, sont repris les éléments notés dans la fiche de votre salarié pour la
période d’activité concernée.
S41.G01.00.025 à 028, renseignements sur l’accident du travail
Ces rubriques ne doivent pas être déclaré. Si vous indiquez manuellement des valeurs dans ces
zones à l'aide de l'éditeur DADS-U, votre fichier DADS-U CI BTP sera refusé.
S41.G01.00.029 : Base brut Sécurité sociale pour la période
Vous devez renseigner la base réelle ou la base forfaitaire de sécurité sociale pour votre salarié
pour la période déclarée.
S41.G01.00.032/033/035/063 valeurs fiscale
Ces rubriques doivent figurer dans la DADS-U CI BTP mais la valeur doit être égale à 0.
Les autres rubriques
La majorité des autres rubriques doivent être paramétrées dans la configuration des cumuls.
EBP Paye V17
316
Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ?
Attention !!!
Cette structure n’apparaît que dans la DADS-U CI-BTP. Option disponible qu’en version
Bâtiment et EXPERT
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas
Cette structure est toujours alimentée dans votre DADS-U CI-PBTP. En effet, elle permet de
déclarer à vos caisses les différents éléments de salaire de vos salariés.
S66.G01.00.001 Numéro d’adhésion à la caisse
Vous devez renseigner dans votre organisme de congé payé ce numéro d’adhésion dans la zone
Code de la fiche organisme
Vous devez également renseigner dans l'onglet Affectations de la fiche de votre salarié sa caisse
de rattachement de type congés payés.
S66.G01.00.005 ancienneté dans la profession
Il faut déclarer dans cette zone le nombre d’années entières dans la profession à la fin de la
période déclarée (S41.G01.00.003)
La date d’entrée dans la profession doit être saisie dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre
salarié.
S66.G01.00.006 Code bénéficiaire Pôle emploi
Pour avoir Oui dans cette zone, vous devez cocher l’option Assujettis à Pôle emploi qui se
trouve dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié.
S66.G01.00.008 / 10 / 11
Sont des rubriques paramétrables dans la configuration des cumuls.
Il faut déclarer dans ses rubriques la valeur de la formule au dernier mois de la période déclarée.
S66.G01.00.014 Taux d’abattement pour frais professionnels
Vous devez renseigner la zone Abattement dans la fiche de votre salarié dans l'onglet bâtiment.
S66.G01.00.015 statut cotisant
Vous devez renseigner la zone statut cotisant dans la fiche de votre salarié dans l'onglet
bâtiment.
S66.G01.00.016 / 018 / 019 Niveau / Position / Echelon
Vous devez renseigner ces éléments dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
S66.G01.00.020 / 021 / 022
Vous devez renseigner ses différents éléments dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié.
Pour les autres rubriques de la S66 de votre fichier DADS-U, vous devez :
• Dans la configuration des cumuls du menu Déclarations + Configuration des
cumuls, sélectionner :
o dans la colonne de gauche la structure S66,
o dans la colonne de droite vérifier les formules de calcul des différentes
rubriques
o Dans la zone formule, indiquer la rubrique ou la variable permettant
d’alimenter cette rubrique.
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
317
Notice de génération
Notice de génération du fichier DADS-U CI-BTP
Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U CI-BTP, annuel, mensuel et trimestriel destiné
aux caisses de congé payé du bâtiment.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas.
Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre
les instructions des étapes suivantes :
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U CI-BTP
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U CI-BTP
Etape 4: Vérifier votre période de paye
Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U CI-BTP
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP
Etape 8 : Comment transférer le fichier ?
Etape 9 : Passer le fichier de mode Test à Réel
Etape 10 : Contrôle du fichier
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification
(adresse, Siret, APE..)
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse
et identification
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet
adresse et de l’onglet identification
Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise
siège.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
EBP Paye V17
318
Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U CIBTP.
Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U CIBTP.
Remarque !!!
Les CI-BTP n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous pouvez le
renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet
Emetteur
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U
Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une partie des
valeurs à déclarer.
Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, vous avez probablement modifié ou créé
d’autres rubriques ou variables, qui devront être paramétrées.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici
Je souhaite faire une DADS-U CI-BTP annuelle, où renseigner les cumuls ?
Seul le paramétrage indiqué sur votre exercice en cours alimentera vos cumuls DADS-U. En
effet, il est possible que vous ayez changé votre configuration des cumuls sur votre exercice en
cours et pas sur le précédent. Le logiciel calculera donc les informations de votre exercice
précédent en fonction des formules renseignées sur votre exercice courant.
Exemple !!!
Vous êtes au mois de mars 2006.
Vous avez indiqué, dans la configuration des cumuls, une formule de calcul permettant
d’alimenter la rubrique S41.G01.00.037 (valeur avantage en nature) : Montant (AVN1)
Vous n’avez pas de formule de calcul sur votre exercice 2005
Votre salarié à la rubrique AVN1 d’alimenté en juin 2005 et en janvier 2006.
Lors de votre génération du fichier DADS-U CI-BTP, les valeurs de juin 2005 et janvier 2006
apparaîtront
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
319
Retour à la notice de génération
Etape 4 : Vérifier votre période de paye
Pour la génération finale de votre dossier, vous devez avoir Clôturé votre mois (Avril, pour la
déclaration annuelle). Pour ce faire, vous devez lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion
+ Clôturer le mois.
Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez :
• Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye
ou
• Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U
à l’aide de l’éditeur.
Remarque !!!
Le rapport qui s’affiche à la clôture mensuelle est le rapport de la DADS-U Complète. Certains
éléments sont également obligatoires pour la DADS-U CI-BTP. Nous vous conseillons vivement
de limiter toutes les erreurs et de les corriger.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U CI BTP
Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U CI-BTP
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Préparer
dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Choisir la périodicité ?
Sélectionner la périodicité de déclaration que vous avez choisie, puis la période à déclarer.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP
Après la préparation du fichier, vous avez la possibilité de le modifier dans l’éditeur.
Comment ouvrir le fichier ?
Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer
dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter
EBP Paye V17
320
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide dans l’éditeur faites F1 sur la page principale.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier auprès de l'organisme destinataire.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Déclarer
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail
Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous
avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration.
En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de
vous permettre de corriger toutes les erreurs.
Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante :
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaiter déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test
ou en réel.
• Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux
organismes à titre d'essai.
• Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les
différents organismes.
Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreurs sur votre fichier ou au plus
tard à la date communiqué par votre caisse de congés payés.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si
nécessaire.
Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations
Etape 5 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être envoyé à votre caisse de congés payés
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
321
Etape 8: Comment transférer le fichier ?
Il n’existe pas de lieu de dépôt unique pour l’envoi vers les CI-BTP.
Vous devez prendre contact avec votre Caisse de Congé Paye du Bâtiment ou des Travaux
Publics qui vous indiquera comment transmettre votre fichier.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 9 : Passer le fichier en mode Réel
Comment procéder ?
Dans un premier temps vous devez faire des fichiers de test et les déposer pour contrôles. Le
résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont présentes ou non. Tant que des
anomalies sont présentes alors il est préférable de retester dans cette phase de test.
Lorsque le fichier a passé avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier
avec l’indicateur positionné à REEL, ainsi lorsque votre CI-BTP recevra le fichier elle pourra alors
considérer que cet envoi est REEL et pourra l’intégrer dans son système d’information afin d’en
exploiter les données.
Date limite de dépôt ?
Vous devez normalement déposer votre fichier REEL dans le courant du mois d’avril (pour une
déclaration annuelle). La date limite de dépôt varie selon les caisses. Vous devez prendre
contact avec votre caisse afin connaître cette date limite de dépôt.
Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
• Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert.
• Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U CIBTP +
Déclarer
• Dans l'assistant sélectionner le mode Réel
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide dans votre Editeur DADS-U, presser le bouton F1
Retour à l'étape précédente ou
Retour à la notice de génération
323
DADS-U Prévoyance
Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances)
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Pro et Expert
Présentation de la norme DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
La Déclaration Annuelle de Données Sociales Prévoyance (sociétés d'assurances) est une
formalité que les entreprises peuvent effectuer chaque trimestre, ou année.
Présentation du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
Vous devez déclarer dans votre DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) les différentes
périodes d’inactivité de votre salarié et les éléments de salaires des cotisations affectées à
chaque organisme d'assurance.
Remarque !!!
Vous devez réaliser un fichier par organisme d'assurance.
Composition du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques)
avec des structures en plus et en moins.
Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U Prévoyance (sociétés
d'assurances) ?
Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) :
Structure Description Informations complémentaires
S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui
réalise l’envoi
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise
déclarée
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S30 Identification salarié : Pour identifier le
salarié déclaré
Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de
salarié à déclarer
S46 Situations particulières (périodes
d’inactivité) : Pour signaler les périodes
de maladie, maternité ou accident du
travail survenues au cours de l’exercice
déclaré
Structure facultative, présente si le
salarié a été concerné par ces situations
S51 Eléments de cotisations : Pour déclarer
les éléments de salaires de la société
d'assurance.
Structure obligatoire
S80 Identification INSEE des
établissements : Pour identifier tous les
établissements de l’entreprise faisant
l’objet de la déclaration
Structure obligatoire
EBP Paye V17
324
S85 Récapitulatif des montants déclarés
:Pour totaliser les montants déclarés à la
société d'assurance pour tous les
salariés
Structure obligatoire
S90 Total envoi : Total des rubriques
composant l’envoi
Structure obligatoire
Structures liées au salarié
Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié :
Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30)
Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de cotisations à
l'assurance (structure S51) ou les périodes de non-activité (maladie, accident du
travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46.
Chaque salarié ayant des cotisations à l'organisme d'assurance doit être déclaré dans le premier
groupe.
Exemple !!!
Un salarié est embauché au 01/01/xx en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S51
du 01/01/xx au 31/03/xx. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations à
l' organisme d'assurance. Tout ceci sera déclaré dans la période S51.
C’est la présence de rubriques dans le bulletin qui déclenchera les données DADS U de la S51.
Si ce salarié est absent du 20/02/xx au 24/02/xx pour maladie alors le deuxième groupe S46,
présentera une période de non-activité.
Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation
La structure S51 est produite en fonction des rubriques de cotisation mises sur le bulletin de vos
salariés.
Remarque!!!
Tous les changements effectués sur la rubrique de cotisation déclenchent une nouvelle S51.
Par exemple, le taux de votre rubrique de cotisation change, une nouvelle S51 sera produite.
Quelques précisions sur les différentes rubriques de la S51
• Code catégorie socio professionnelle, Code situation familiale, Matricule du salarié
et Nombre d'enfants à charge : ces informations proviennent de la fiche du salarié
• Référence du contrat, Code organisme destinataire, Code type nature base de
cotisation : ces informations proviennent de votre fiche de paramétrage de votre
organisme de type assurance.
• Montant de l'assiette de cotisations ou Montant du forfait ou du versement libre :
ce montant dépend du code type nature base de cotisation indiqué dans la fiche de votre
contrat d'assurance. Si c'est une assiette on indique les montants dans la rubrique
montant de l'assiette (S51.G01.00.009.001). Si c'est un forfait on indique le montant du
forfait dans la rubrique Montant du forfait (S51.G01.00.009.002). On ne doit renseigner
qu'une seule des 2 rubriques.
• Montant de l'assiette des régularisations, Taux de régularisation, Montant de la
régularisation : Ces valeurs proviennent de vos rubriques de cotisation pour lesquelles
vous avez coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance".
Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ?
DADS-U Prévoyance
325
Cette structure est à ajouter manuellement à partir de l'éditeur.
Cette structure est présente si aucun salarié n'a été déclaré pour l'établissement au titre d'un
contrat d'assurance collectif.
Vous devez compléter le code organisme destinataire qui vous sera fourni votre organisme
d'assurance ou le courtier délégataire.
Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ?
Il y a une structure S85 par référence contrat. Les montants proviennent de vos différentes S51.
Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances)
Cette option vous permet de préparer votre déclaration DADS-U Prévoyance (Sociétés
d'assurances), annuelle, trimestrielle.
Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances),
nous vous conseillons de suivre la notice de génération.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurance+ Préparer
Etape 1 : Comment choisir la périodicité ?
Vous pouvez choisir la périodicité trimestrielle et annuelle.
La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur votre
exercice complet.
La périodicité Trimestrielle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur le
trimestre demandé.
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées
à votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaîtront
pas dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ; dans ce cas il faut
sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
EBP Paye V17
326
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés
d'assurances) à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Notice de génération
Notice de Génération du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances)
Votre logiciel de paye vous permet de produire le fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés
d'assurances) annuel, trimestriel destiné aux sociétés d'assurances que ce soit des compagnies
d'assurances ou des sociétés de courtage en assurance.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO.
Dans votre logiciel de paye, vous devez déclarer votre fichier auprès des organismes
destinataires, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes :
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Etape 3 : Vérifier le paramétrage de votre organisme
Etape 4: Vérifier vos rubriques de cotisation
Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Etape 8 : Comment transférer le fichier ?
Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification
(adresse, Siret, APE..)
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse
et identification
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet
adresse et de l’onglet identification
Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise
siège.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège
DADS-U Prévoyance
327
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U
Société d'assurance. Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier.
Remarque !!!
Les sociétés d'assurances n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous
pouvez le renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet
Emetteur /Déclarant
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 3 : Vérifier le paramétrage de vos organismes
Pour contrôler les informations de vos organismes, vous devez aller dans votre arborescence du
logiciel et dans la partie Organismes.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 4 : Vérifier vos rubriques de cotisation
Pour que les montants se déclarent correctement dans votre déclaration DADS-U, vous devez
avoir correctement rattachées dans vos rubriques de cotisations à l'organisme.
Dans vos rubriques de cotisation vous servant à régulariser vos cotisations de type assurance, il
est important d'avoir coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance".
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
EBP Paye V17
328
Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances +
Préparer
Choisir la périodicité ?
Sélectionnez la période de la déclaration, soit annuelle ou trimestrielle.
Choix des organismes
Cochez le ou les organismes auxquels est destinée la déclaration.
Remarque !!!
Lorsque vous lancerez la préparation, si c'est votre première préparation l'éditeur s'ouvrira
directement. Par contre si ce n'est pas votre première préparation vous obtiendrez un message
comme quoi le fichier existe déjà. Plusieurs possibilités s'offrent à vous.
• Consulter : la consultation permet de réouvrir le fichier que vous aviez préparé la fois
précédente.
• Remplacer : permet d'écraser le précédent fichier par un nouveau.
• Annuler : permet d'arrêter la préparation du fichier.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U
Vous avez déjà fait la préparation du fichier et vous souhaitez le consulter ou le modifier.
Comment réouvrir mon fichier ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances +
Préparer
Lorsque vous obtenez le message d'avertissement vous
devez faire consulter
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
DADS-U Prévoyance
329
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier sur le site de DéclarAssur.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances +
Déclarer
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail
Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous
avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration.
En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de
vous permettre de corriger toutes les erreurs.
Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante :
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche.
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de DéclarAssur votre fichier en test ou
en réel.
• Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux
organismes à titre d'essai.
• Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les
différents organismes.
Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus
tard à la date communiquée par votre organisme d'assurance.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier. Modifiez le nom du fichier si nécessaire.
Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations
Etape 5 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de DeclarAssur.
Vous pouvez :
- accéder directement à votre fichier
- accéder au site de DéclarAssur.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
EBP Paye V17
330
Etape 8: Comment transférer le fichier ?
Si vous avez coché l'option Accédez au site de DéclarAssur, le site s'ouvre sur la page
d'accueil.
Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes.
Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise
ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour
cela vous devez :
• Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous
• Saisissez votre n° de siren, votre identifiant et le mot de passe qui vous a été transmis
lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné)
• Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations
• Accédez ensuite à la déclaration DADS-U
• Sélectionnez le menu Déclarer
• Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment déclaré.
(Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X + Déclarations.
Des anomalies ont été retournées par DeclarAssur comment faire ?
Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier.
L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.DeclarAssur.fr
Retour à l'étape précédente ou
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Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel
Dans un premier temps vous devez faire des fichiers en mode "Test" et les déposer afin de les
soumettre aux différents contrôles. Le résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont
présentes ou non. Tant que des anomalies sont présentes il est préférable de continuer à
déposer les fichiers en mode "Test".
Lorsque le fichier passe avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier en
mode "Réel". Ainsi lorsque votre société d'assurance recevra le fichier elle pourra alors
considérer que cet envoi est réel et pourra donc l’intégrer dans son système afin d’en exploiter
les données.
Date limite de dépôt ?
La date limite de dépôt varie selon les sociétés d'assurances. Vous devez prendre contact avec
votre caisse afin de connaître cette date limite de dépôt.
Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
• Déclarez votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U Sociétés
DADS-U Prévoyance
331
d'assurances + Déclarer
• Dans l'assistant sélectionnez le mode Réel
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Retour à la notice de génération
333
FAQ
Liste des questions
- Comment créer mon dossier ?
- Comment ouvrir mon dossier ?
Questions concernant les salariés et le bulletin :
- Comment créer un salarié ?
- Comment réaliser la Déclaration Unique d'Embauche ?
- Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? (Nouveauté
gamme 2008 ou PRO V12)
- Comment gérer les Congés Payés ? (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13)
- Comment mettre en place le DIF ?(Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13)
- Mise à jour des Congés de V1X à V13 (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13)
- Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO
V14)
- Comment comprendre le résultat d'une ligne du bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO
V14)
Questions concernant les variables :
- Quels sont les types de variables ?
- Comment utiliser une variable dans une formule ?
- Comment saisir une valeur dans une variable à saisir ?
- Comment obtenir le cumul d'une variable ?
- A quoi servent les variables ?
Questions concernant les opérations courantes :
- Comment faire le virement des salaires ?
- Comment transférer mes écritures en comptabilité ?
- Comment imprimer le registre Unique du personnel ?
- Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED)
s'imprime sur plusieurs lignes, je souhaite l'imprimer sur une seule ? (Nouveauté gamme 2008
ou PRO V12)
- Comment imprimer, sur un même état la les informations relatives à la réduction Fillon et des
allégements de charges patronales et salariales relatives aux heures supplémentaires ?
(Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12)
Questions concernant les suppressions de fiches :
- Comment supprimer une rubrique ou une variable ?
- Comment supprimer une fiche salarié ?
- Comment supprimer un organisme ?
Questions concernant la gestion des Entrées/Sorties :
- Comment entrer un salarié sorti ?
- Comment saisir une date d'entrée à un salarié ?
- Comment saisir une date de sortie à un salarié ?
- Comment sortir un salarié plusieurs mois après sa sortie ?
- Comment sortir un salarié le mois suivant ?
- Comment gérer les situations DADS-U d'un salarié ?
- Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ?
Opérations de fin d’exercices
- Comment faire ma clôture en décembre ?
- Comment réaliser ma DADS-U ?
EBP Paye V17
334
- Comment imprimer l'historique des bulletins d'un exercice clôturé ?
- Sur le premier mois d'un nouvel exercice peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ?
Création d'un nouveau dossier
Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes :
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Nouveau
Barre d’outils , Nouveau
Raccourci clavier Alt + Entrée
Suivi des étapes
La création d’un dossier comprend 10 étapes.
Etape 1 : Partage de données
Etape 2 : Nom et emplacement
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton
Précédent permet de revenir sur une étape antérieure.
Ouverture d'un dossier
Comment afficher la liste des dossiers ?
Barre de menu Dossier + Ouvrir
Comment ouvrir un dossier ?
Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si
votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien
Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez
sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA.
Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de
bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de
démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que
la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \
DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au
moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier
que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice
du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice
FAQ
335
antérieur.
Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP
Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue
s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des
dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de
démonstration ou choisir un dossier dans la liste des
dossiers.
Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous
dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le
raccourci (*.EPA).
Création d'un salarié
Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ?
Barre de menu Edition + Salarié
Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez
alors les éléments de la fiche, en commençant par
l'entête.
La Déclaration Unique d'Embauche
La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un
salarié.
Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter
votre DUE.
Comment y accéder ?
Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié
Remarque !!!
Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée.
Comment paramétrer les différentes données ?
Avant de lancer cette option, vous devez renseigner :
• les coordonnées de votre dossier
• les informations légales d'identification
• les informations concernant le service de santé au travail
Attention !!!
Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner
cette dernière dans les coordonnées de votre dossier.
Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ?
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
EBP Paye V17
336
Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ?
La rémunération et la majoration des heures supplémentaires sont exonérées d'impôt sur le
revenu. De ce fait, la partie de la rémunération des heures supplémentaires soumise à CSG non
déductible n'est pas à prendre en compte dans le net imposable.
La COTCSG4 a donc été ajoutée. Elle correspond à la retenue CSG-CRDS effectuée sur les
heures supplémentaires (taux de 8 % = 5.10 % +2.90 %)
La COTCSG1a été modifié mais reste la rubrique de référence qui alimente l'assiette CSG de
l'onglet cumul de la fiche salarié. De plus, elle déclenche la ligne CSG-CRDS de la DUCS
URSSAF papier agréée.
Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ?
Le net à payer négatif peut être reporté le mois suivant et récupéré sur la prochaine paye.
L'ajustement du net à payer permet de produire un net à payer arrondi à l'entier supérieur.
Paramétrage dans la paye
Deux nouvelles variables ont été mises à votre disposition :
• NAPNEGMM1 : net à payer négatif du mois en cours et du mois précédent
• AJUSTNAPMM1 : ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent
Pour mettre en place le nouveau paramétrage dans votre paye, vous devez suivre les étapes
suivantes :
ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES
• Allez dans le menu Outils + Importation + Rubriques.
• Double cliquez sur le répertoire ''Standard'' puis sélectionnez le fichier ''Standard.rub'' et
cliquez sur le bouton Ouvrir.
• La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre.
• Cliquez sur le bouton Aucune et cochez les rubriques citées ci-dessous :
• RNEGM1 : Net à payer négatif M-1
• GNAPNEG : Net à payer négatif
• RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1
• GAJUSNAP : Ajustement du net à payer
• Faites ''Importer''
ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS
Si vous souhaitez gérer uniquement le net à payer négatif :
Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes :
• RNEGM1 : Net à payer négatif M-1
• GNAPNEG : Net à payer négatif
La rubrique GNAPNEG doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin.
Si vous souhaitez gérer uniquement l'ajustement du net à payer :
Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes :
• RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1
• GAJUSNAP : Ajustement du net à payer
FAQ
337
La rubrique GAJUSNAP doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin.
Si vous souhaitez gérer le net à payer négatif et l'ajustement du net à payer :
Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les quatre rubriques suivantes
en respectant cet ordre:
• RNEGM1 : Net à payer négatif M-1
• RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1
• GAJUSNAP : Ajustement du net à payer
• GNAPNEG : Net à payer négatif
La rubrique GAJUSNAP doit être placée avant la rubrique GNAPNEG qui doit être placée après
toutes les rubriques de net du bulletin et avant le net à payer.
La fiche Variable : Quels sont les types de variables ?
Trois types de variables sont à votre disposition. Chaque type de variable a un fonctionnement
bien particulier. Avant de sélectionner le type de la variable, vérifiez qu’il correspond bien à ce
que vous en attendez.
• Variable Constante :
Lorsque la valeur d’une variable est identique pour l’ensemble des salariés de l'entreprise
(comme par exemple les plafonds de sécurité sociale, le smic&ldots;), elle est dite Variable
Constante. Pointez Constante et indiquez dans la zone Valeur, la valeur de la constante (vous
pouvez saisir des montants avec jusqu'à 4 chiffres après la virgule).
• Variable à saisir :
Lorsqu’une variable à une valeur qui varie en fonction du salarié et/ou du mois, elle est dite
Variable A Saisir. Pour ce type de variables, un critère supplémentaire peut être défini : le Report
mensuel. Cela permet de reporter, à la clôture mensuelle, la valeur de la variable le mois suivant
(pour éviter la ressaisie). Autrement, la valeur est remise à zéro. Dans tous les cas, la valeur sera
modifiable.
• Variable avec Formule de calcul :
Lorsqu’une variable peut être calculée par une formule, elle est dite Variable Formule de calcul.
Pour définir la formule de calcul, saisissez-la directement dans la zone ou cliquez sur le bouton
Formule pour accéder à l’éditeur de formule. Le bouton Tester permet de tester la formule par une
saisie manuelle de valeurs.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
Retour à la fiche Variable.
La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ?
Une variable est utilisée dans la formule de calcul d’une autre variable, d’une rubrique ou comme
valeur d’entrée d’une table de calcul. Pour cela, saisissez simplement son nom dans la formule
ou entre les crochets de la table.
Retour à la fiche Variable.
EBP Paye V17
338
La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ?
Les valeurs des variables de type A Saisir seront à saisir directement dans le bulletin (si les
rubriques ont été paramétrées) ou dans le tableau de saisie accessible par le menu Gestion +
Saisie des variables. L’intérêt du tableau de saisie est que vous pourrez saisir les valeurs pour
l’ensemble des salariés.
Retour à la fiche Variable.
La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ?
Pour toute variable créée, vous pouvez obtenir son cumul exercice. Le cumul exercice d’une
variable s’obtient par ajout de $ devant le nom de la variable : $NOMDEVARIABLE
Par exemple, la variable $HEUREEL (Heures réellement travaillées) retournera la valeur cumulée
de la variable HEUREEL.
Pour obtenir le cumul sur une période précise, vous pouvez utiliser la syntaxe suivante :
$NOMDEVARIABLE[MoisDébut-MoisFin]
Les mois sont repérés par les trois premiers caractères du mois, ou les quatre premiers pour Juin
et Juillet : Jan, Fev, Mar, Avr, Mai, Juin, Juil, Aou, Sep, Oct, Nov, Dec
Par exemple, la variable $HEUREEL[Jan-Mar] donnera le cumul des heures sur le premier
trimestre.
Retour à la fiche Variable.
La fiche Variable : A quoi servent les variables ?
Une variable permet de mémoriser sous un nom précis, une valeur. Les variables peuvent être
appelées dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable. Leur nom n’apparaît pas
directement dans le bulletin.
Les variables Système (repérées par leur point rouge) dites aussi variables Standards ne
peuvent pas être supprimées, à la différence des variables Utilisateurs.
Avant de créer des variables particulières, consultez les variables existantes pour éventuellement
adapter leur contenu.
A la création du dossier, vous obtiendrez une liste de variables spécifiques au paramétrage
choisi :
les variables standards, les variables spécifiques à la paye Agricole, les variables spécifiques à la
paye du Bâtiment, les variables spécifiques à la paye du Spectacle et les variables spécifiques à
la paye Hôtellerie.
Il existe également un autre type de variables, non listée dans le fichier des variables, car il s’agit
de calculs internes au logiciel, ce sont les variables de cumuls.
Toute variable pourra être utilisée dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable par
simple appel de son nom
Retour à la fiche Variable.
Virement des salaires
Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires.
FAQ
339
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires
Barre d’outils , Virement bancaire
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans
l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans
la liste des virements.
Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste.
Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez
tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié
s'affiche.
Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion +
Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants.
Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont
plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois.
Exemple !!!
Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le
premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second
bulletin (après avoir clôturé le premier).
Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront.
Comment réaliser le fichier de virement ?
• La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un
fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau
format qui va remplacer à terme le format CFONB.
• La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant
une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une
banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la
colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été
effectué ou qui reste à effectuer.
• Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque.
• La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que
vous virez. Cette date est modifiable.
• Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur.
Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .
• Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de
compensation proposée par défaut.
• Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours
chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements
EBP Paye V17
340
bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot.
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion +
Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué.
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Impression du Registre Unique du personnel
Remarque !!!
L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro
Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du
Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque
emploi associatif.
Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque
établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre
chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de
l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements
postérieurs.
Remarque !!!
Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans
effacement des mentions initiales.
Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition :
• des délégués du personnel
• de l’inspecteur du travail
• des contrôleurs URSSAF
Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à
compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les
garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes :
Date de l’événement
Matricule
Nom de naissance
Nom d’usage
Prénom
Date de naissance
Sexe
Nationalité
Titre ou carte de séjour avec le n° du document
Emploi
Qualification
FAQ
341
Date d’entrée
Date de sortie
Type de contrat
Contrat particulier
Caractéristique de l’activité
Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie,
contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation.
La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si
l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un
registre du personnel.
L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de
sanctions pénales.
Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel
Fonctionnement du registre
La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un
salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin
du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois.
Evènement Conséquence sur le registre
Nouveau salarié
Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations
renseignées dans la fiche du salarié.
La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour
un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le
registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement.
Changement de
situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne
supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée
pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de
l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la
nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est
embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le
contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première
ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le
15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée
déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement
’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée
indéterminée’’.
Salarié ’r;’ sortant à la
fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si
EBP Paye V17
342
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du
mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie
n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois
de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye.
Salarié sorti avec
l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié
est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié
apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars.
Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre.
Suppression d’un salarié
créé à tort et supprimé
sur le même mois
Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié
entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce
salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée.
Clôture mensuelle ou
clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont
définitivement enregistrées.
Clôture annuelle
Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier
du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements
de situation postérieurs des salariés.
Déclôture mensuelle ou
annuelle
Restauration de la sauvegarde avant clôture.
Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus
antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas.
Choix de la période de traitement :
La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de
sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel.
Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement.
L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents
sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés.
Exemple :
Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître :
Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur
date d’entrée.
Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus
FAQ
343
depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007.
Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son
changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué.
Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent.
Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007
sera indiqué.
Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02
ne sera pas indiquée.
L’ordre d’impression :
Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par :
• Date d’entrée
• Matricule
• Ordre alphabétique
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents
formats.
Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED),
apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ?
Dans votre rubrique de cotisation, vous devez aller cocher l'option Ne pas tenir compte du taux
pour l'impression de l'état des charges
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation
Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquer sur le classeur Rubriques de cotisation une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
Sélectionnez ensuite votre rubrique puis cochez l'option.
Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat
des jours de repos
Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et
soumises à un allégement de charges.
Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés
d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures
supplémentaires.
Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations.
Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des
heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent.
Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état
EBP Paye V17
344
récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié.
Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois :
• les informations relatives à la réduction Fillon,
• les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures
supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de
cotisations (Fillon/TEPA)
Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ?
Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en
cliquant sur le bouton .
Attention !!!
Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages,
n'oubliez pas de les sélectionner.
Dans la partie "Heures supplémentaires" :
• Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques
d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des
jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la
nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques
de salaires Brut.
• Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX)
;
• Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO,
GHS50EXO) ;
• Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique
GJRCOREN).
Remarque !!!
Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le
montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer".
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations
salariales (notamment COTRED).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des
cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19
salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés).
Dans la partie "Rachat jours de repos":
Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours
acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de
rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules
les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent
apparaître.
Remarque !!!
FAQ
345
Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il
ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer.
Dans la partie"Loi Fillon" :
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient
Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction
Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures
rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU).
Généralités :
Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre état récapitulatif.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils +
Paramétrage des impressions.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF.
Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la réouverture
de votre dossier.
Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du
récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats.
Comment supprimer une rubrique ou une variable ?
Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a
pas été utilisée sur votre exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la
rubrique ou variable à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic
EBP Paye V17
346
droit de la souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est
utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain
exercice » ?
Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez
pas la supprimer avant votre prochain exercice.
Comment supprimer une fiche salarié ?
Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu
de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié
à supprimer)
Barre d’outils
Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un
bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain
exercice » apparaît en suppression ?
Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne
pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice.
Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis
sélectionnez « Masquer les salariés sortis »
Comment supprimer un organisme ?
Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur
votre exercice précédent et l’exercice en cours.
Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de
sa fiche
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné
l’organisme à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
FAQ
347
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans
l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice »
apparaît en suppression ?
Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant
votre prochain exercice.
Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible
de le supprimer » apparaît en suppression ?
Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer.
La clôture mensuelle
Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et
imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer le mois
Barre d’outils Clôture mensuelle
Tableau de bord Clôture mensuelle
Explications :
Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins
du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois
précédent.
Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier,
afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est
fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant
chaque clôture.
Conséquences de la clôture :
• Le mois en cours est modifié ;
• L’ancienneté des salariés est augmentée de un ;
• L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Que doit-on faire en décembre ?
Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez
votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé
de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements
de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte
lors de la génération de votre fichier DADS-U.
Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le
logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre.
EBP Paye V17
348
Préparation du fichier DADS-U
Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires....
Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après
avoir validé votre préparation par l'option Déclarer.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye?
Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants :
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye du message sélectionné.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à
votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront
pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U
toutes vos modifications seront écrasées.
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Historique des bulletins
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié
Barre d’outils , Historique des bulletins
FAQ
349
Raccourci clavier Ctrl + H
Dans l’onglet bulletin de
la fiche salarié
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce
aux boutons Précédent et Suivant.
Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même
salarié en une seule opération.
Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un
même salarié en une seule opération.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Comment consulter la seconde page du bulletin ?
Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ?
Pour la préparation des bulletins sur un nouvel exercice, vous devez obligatoirement préparer les
bulletins à partir du Profil.
Si vous utilisez toujours l’option Préparer à partir du bulletin précédent, nous vous conseillons de
paramétrer vos profils dès lors qu’une nouvelle rubrique s’applique aux bulletins de vos salariés.
Remarque
L’option de préparation « à partir du précédent » reprend les rubriques du bulletin du mois
précédent.
Vous devez utiliser cette option uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières
directement dans votre bulletin.
Sur le premier mois de votre exercice de paye, il n’y a pas de bulletin précédent. Vous devez
utiliser l’option « à partir du profil » et ajouter ou retirer les rubriques qui doivent apparaître ou
disparaître exceptionnellement de vos bulletins.
Gestion des entrées / Sorties
Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ?
Lors du départ ou de l’arrivée d’un salarié, vous devez appliquer sur le salaire une retenue
exactement proportionnelle à la durée de l’absence. Il existe différentes méthodes de calcul de la
retenue absence. A savoir :
La méthode de l’horaire mensuel réel
La méthode de l’horaire mensuel moyen
La méthode des jours ouvrés
EBP Paye V17
350
La méthode des jours ouvrables
La méthode des jours calendaires
Entre les différentes méthodes existantes, il faut savoir que la Cour de Cassation n’a validé que
la méthode de l’horaire réel de travail.
Dans la pratique, pour éviter tout litige, vous avez la possibilité d’appliquer la méthode la plus
favorable pour le salarié. Ceci est possible grâce aux opérations suivantes :
Vérification du paramétrage
Des nouvelles variables :
Vérifiez la présence des variables suivantes dans la liste des variables, si elles ne le sont pas
veuillez les créer ou les importer (par le menu Outil + Importation + Variables) :
Nom de la variable : JRABS30 : Nombre de jours absence calendaires
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Nom de la variable : JRABS22 : Nombre de jours absence ouvrés
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Nom de la variable : JRABS26 : Nombre de jours absence ouvrable
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Nom de la variable : RETREELLE : Nombre heures réelles du mois
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Nom de la variable : JCALEND : Nombre de jours calendaires dans le mois
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Modifiez ou vérifiez les formules de calcul des variables de plafond :
Nom de la variable : PLAFA : Plafond Tranche A
Type de la variable : Formule de calcul
Formule : Si MULTI=1
Alors PLAFASS*(SALBASE+PRIME)/TOTSAL
Sinon Si JCALEND>0
Alors (JCALEND-JRABS30)/30*PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF)
Sinon PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF)*PRORATA
Apportez les mêmes modifications dans les variables PLAFB, PLAFC, PLAFD et PLAFT2
Modifiez ou vérifiez la formule de calcul de la GMP :
Nom de la variable : GMP : Montant GMP Mensuelle
Type de la variable : Formule de calcul
Formule : Si JCALEND>0
Alors (2869*(JCALEND-JRABS30)/30)*(HEUMOIS/HEUREF)
Sinon 2869*PRORATA*HEUMOIS/HEUREF
Des rubriques :
FAQ
351
Vérifiez la présence de la rubrique de commentaire du calcul du plafond de sécurité sociale dans
liste des rubriques de commentaire , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le
menu Outil + Importation + rubriques)
Nom de la rubrique : COMPLAFA : Plafond de Sécurité Sociale du mois
Option à cocher : Cochez Ne pas imprimer le nom
Imprimer : Jamais
Validité : Toute l’année
Afficher le résultat : Nombre ou base
Formule : PLAFA
Vérifiez la présence de la rubrique de salaire brut de retenue pour Entrée/Sortie dans liste des
rubriques de salaire brut , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le menu Outil +
Importation + rubriques)
Nom de la rubrique : RRETENUE : Retenue Entrée/Sortie
Type : Retenue
Montant : Min((SALBASE*JRABS30)/30,
Min((SALBASE*JRABS22)/22,
Min((SALBASE*JRABS26)/26,
Min((SALBASE*HEUABS)/HEUMOIS,(SALBASE*HEUABS)/RETREELL
E))))
Dans les paramètres généraux
Par le menu Dossier + Propriétés + Paramètres généraux onglet Options
Décochez l’option Calculer la variable PRORATA selon la règle du 30ème
Dans le bulletin
Dans la fiche de votre salarié, sélectionnez l'onglet Bulletin
Calcul du plafond de sécurité sociale de votre salarié
• Insérez la rubrique de commentaire COMPLAFA, si elle n’y est pas, cliquez sur le
bouton Ajouter puis sélectionnez la rubrique.
Cliquez sur la colonne Nombre ou base de votre rubrique de commentaire
La fenêtre Saisie des variables s’affiche à l’écran
Renseignez le nombre de jours calendaires pour le calcul des Plafonds dans la
variable JCALEND (exemple 31 pour le mois de janvier, 28 ou 29 pour le mois de
Février&ldots;.)
Renseignez 1 dans la variable PRORATA, puis validez la fenêtre par le bouton OK
Calcul de la rubrique d’absence pour la retenue Entrée/Sortie
Ajoutez la rubrique RRETENUE dans le bulletin par le bouton Ajouter, puis validez la
fenêtre.
Cliquez sur la colonne nombre ou base de la rubrique
Renseignez :
o JRABS30 : nombre de jours calendaires d’absence du salarié, pour
un salarié entré le 15 du mois, le nombre de jours calendaires
d’absence sera de 14.
o JRABS26 : nombre de jours ouvrables d’absence du salarié,
comptez tous les jours, hormis le dimanche, entre le 1er jour du mois et
la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du départ de
votre salarié jusqu'à la fin du mois)
o JRABS22 : nombre de jours ouvrés d’absence du salarié, comptez
tous les jours, hormis le samedi et le dimanche, entre le 1er jour du
mois et la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du
EBP Paye V17
352
départ de votre salarié jusqu'à la fin du mois)
o HEUABS : nombre d’heures d’absence du salarié, calculez le
nombre d’heures retenues, qui est le nombre d’heures que le salarié
n’a pas effectuées en cas de mois complet. Par exemple, si votre
salarié effectue 7h par jour et que 4 jours n’ont pas été travaillés sur le
mois, alors il faudra noter 28 (7h*4j)
o RETREELLE : Nombre d’heures réelles du mois en cours, calculez
le nombre d’heures réelles sur le mois complet en cours. Par exemple,
si vous avez 21 jours ouvrés sur le mois courant, et que vous travaillez
7heures par jour alors notez 147h (7h*21j)
Après avoir renseigné tous ses éléments, la rubrique calculera la méthode la plus avantageuse
pour votre salarié.
Attention !!!
Vous devez renseigner toutes les variables pour que le calcul s’effectue correctement.
Les sommes isolées
Les sommes isolées
Qu’est-ce que les sommes isolées ?
Les sommes isolées sont les sommes ayant un caractère exceptionnel, versées aux cadres lors
de la rupture de leur contrat de travail ou postérieurement. Elles sont soumises aux
cotisations AGIRC selon des règles particulières.
Sont considérées comme des sommes isolées :
L’indemnité compensatrice de congés payés
Les rappels de salaires versés postérieurement au départ du salarié ou le jour du
départ
Les reliquats de commissions incluant des éléments liés au départ,
L’indemnité de fin de contrat des personnes en contrat à durée déterminée,
L’indemnité de départ volontaire en retraite
La partie de l’indemnité de licenciement ou de départ à la retraite éventuellement
soumise à cotisations
L’indemnité de non-concurrence
En revanche ne sont pas considérées comme SI :
l’indemnité compensatrice de préavis en cas de dispense
les sommes non soumises à cotisations (indemnité de licenciement)
Vous souhaitez avoir des informations sur :
Les cotisations concernées par les sommes isolées
les cotisations concernées par les sommes isolées
Les sommes isolées sont soumises aux cotisations de retraite complémentaire AGIRC
suivantes :
AGFF Tranche B
Retraite complémentaire AGIRC Tranche B
APEC
Retraite complémentaire AGIRC Tranche C
CET
La somme isolée n’a aucune incidence sur la garantie minimale de point qui sera prélevée
comme habituellement.
FAQ
353
Les SI constituent en cela une base supplémentaire de cotisations qui s’ajoute à la tranche B
calculée sur la « rémunération habituelle ». Elles supportent les cotisations de retraite
complémentaire AGIRC sur leur totalité, en fonction des taux de cotisations en vigueur à la date
effective de leur versement.
Retour aux Sommes Isolées
Calcul des bases de cotisations des retraites complémentaires
La rémunération du cadre sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plafond SS de l’année
précédente
La SI sert d’abord à régulariser la tranche A, puis, l’éventuel surplus dépassant le plafond de
SS est soumis à cotisation de Tranche B et éventuellement de la tranche C. Dans ce cas, la
somme isolée sera diminuée de la part ayant servi à cette régularisation.
La rémunération sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plancher de la tranche C de
l’année précédente
la somme isolée est affectée en totalité à la tranche B mais dans la limite de 7 plafonds annuel
de SS de l’année de départ (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 7 = 225 288). Elle subit les cotisations
dues en tranche B.
Elle génère des points affectés en tranche B.
La rémunération sur l’exercice précédant a atteint la limite inférieure de la tranche C de
l’année précédente
Si la rémunération de l’exercice précédent a atteint la tranche C, la somme isolée est affectée :
- en tranche B : jusqu’à trois fois le plafond SS de l’année de départ
(soit en 2007 : 2 682 x 12 x 3 = 96 552)
- en tranche C : fraction comprise entre trois et sept fois le plafond c’est à dire 4 plafonds
annuel SS de l’année en cours (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 4 = 128 736).
Et ce, sans tenir compte des tranches B et C déjà dégagées avant la fin du contrat du salarié.
Les points correspondants sont affectés à chaque tranche.
La cotisation AGFF TB n’est due à l’institution AGIRC que sur les sommes isolées donnant lieu à
cotisation au taux de la tranche B.
Cas de la CET
La contribution exceptionnelle et temporaire est due sur la totalité de la somme isolée. Son
assiette est toutefois limitée à sept plafonds annuels de sécurité sociale indépendamment de
l’assiette retenue pour les rémunérations normales. A cette assiette, s’ajoute l’assiette de la
tranche B normale soit 8 plafonds SS.
Retour aux Sommes Isolées
Vendeur Représentant Placier (VRP)
Les VRP
Un Voyageur Représentant Placier (VRP) se définit d’une manière générale comme un
représentant de commerce salarié. Cette profession est régie par les articles L. 751-1 et suivants
du code du Travail et par l’Accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975. Les VRP
EBP Paye V17
354
bénéficient d’un statut légal et conventionnel particulier.
Le statut des VRP
Durée du travail des VRP
Rémunération des VRP
Les frais professionnels des VRP
La gestion des VRP dans la paye
Le statut des VRP
Cinq conditions sont nécessaires pour qu’un salarié puisse prétendre au statut de VRP :
• exercice d’un travail de représentation
• travail effectué pour le compte d’un ou plusieurs employeurs
• travail exercé d’une manière exclusive et constante
• Absence d’opérations commerciales pour son compte personnel
• Engagements de l’employeur caractérisant
Remarque !!!
Si la personne ne satisfait pas l’ensemble des conditions légales, le statut peut lui être appliqué
conventionnellement, en accord avec son employeur. Dans cette hypothèse, le représentant
bénéficiera des droits et avantages du VRP statutaire.
Retour au VRP
La durée du travail des VRP
• Durée du travail
Les dispositions légales sur la durée du travail (35 heures par semaine) ne sont pas applicables
aux VRP sauf convention ou accord particulier. Ce sont normalement des salariés dont la
rémunération est fixée sans référence à un quelconque horaire de travail.
• Heures supplémentaires
La réglementation relative à la durée du travail ne s'applique pas au VRP. Entre autres
conséquences, ils ne peuvent donc notamment pas réclamer le paiement d'heures
supplémentaires, leur bulletin de paye ne mentionne aucun horaire.
Retour au VRP
La rémunération des VRP
• Modes de rémunération
La rémunération est déterminée librement entre l’employeur et le VRP lors de la conclusion du
contrat de travail. Elle est fixée dans le contrat de travail et repose soit sur :
• un fixe uniquement
• des commissions (un pourcentage du chiffre d'affaires réalisé par le représentant)
• le plus souvent, sur une combinaison des deux (fixe et commissions).
Le fixe, lorsqu'il existe, doit être payé aux époques prévues par le contrat et en tout état de cause
au moins une fois par mois.
Les commissions doivent être payées au plus tous les trois mois, mais rien n'interdit de convenir
d'un paiement à périodicité plus rapprochée.
Remarque !!!
L'employeur doit obligatoirement verser au VRP qui en fait la demande des acomptes mensuels.
Ils sont alors calculés en fonction des commissions effectivement dues au titre du trimestre en
cours. Les employeurs peuvent aussi accorder aux VRP des avances sur commissions dans le
FAQ
355
but de leur permettre d'étaler leurs rentrées d'argent.
• Rémunération minimale
Le SMIC ne s'applique pas aux VRP lorsqu'ils ne sont soumis à aucun horaire de travail (dans le
cas contraire, ils peuvent y prétendre).
À la place, l'accord national interprofessionnel sur les VRP prévoit que les VRP exclusifs
travaillant à temps plein ont droit, au titre de chaque trimestre et quel que soit le mode de
rémunération, à une rémunération minimale garantie. Il faut noter que, pour les juges, le seul fait
qu'un VRP soit engagé à titre exclusif emporte droit à cette garantie, puisqu'il ne saurait alors se
voir imposer de travailler à temps partiel.
La rémunération garantie est de 520 fois le SMIC horaire par trimestre, le taux applicable étant
celui du dernier mois échu pris en compte à chaque paiement. Si nécessaire, le VRP devra en
plus bénéficier du remboursement de ses frais professionnels.
Lorsque les frais professionnels sont inclus dans les commissions, ils doivent être calculés
forfaitairement par rapport à la ressource minimale. Cette règle a une incidence pratique sur
l'éventuel complément dû au VRP au titre de la rémunération garantie.
Cette ressource minimale trimestrielle doit être proratisée lorsque le contrat de travail débute ou
prend fin au cours du trimestre, ou en cas de suspension temporaire d'activité du représentant au
cours de ce trimestre.
Exemple !!!
Un VRP est payé mensuellement par un fixe de 780 €. S’y ajoutent des commissions de 1,5 %.
Au premier trimestre 2007, son chiffre d’affaires est de 75 000 €, soit 1 125 € de commissions. Sa
rémunération trimestrielle est donc de 3 465 €. La garantie trimestrielle de 520 fois le SMIC
représente 4 300.40 € (SMIC à 8,27 €).
Cas n° 1 : Commissions nettes de frais. Si les commissions sont nettes de frais professionnels
(remboursés par ailleurs), l’employeur doit lui verser un complément de rémunération de 4
300,40 € - 3 465 € = 835,40 €. Cette somme pourra être récupérée, le cas échéant, le trimestre
suivant.
Cas n° 2 : Si les commissions incluent des frais professionnels (30 % par hypothèse), la
rémunération minimale doit, avant toute comparaison avec les 3 465 € de commissions, être
réévaluée pour tenir compte de l’inclusion des remboursements de frais dans les commissions du
VRP. Le minimum réévalué est donc de (4 300,40 € x 100) / 70 = 6 143,43 €. Le complément dû
au salarié est de 6 143,43 € - 3 465 € = 2 678,43 € dont 2 678,43 €x 70 % = 1 874,90 € à titre de
rémunération et 2 678,43 € x 30 % = 803,53 € au titre de frais professionnels.
Le respect de la rémunération minimale garantie s'apprécie trimestre par trimestre. Dès lors, si
un VRP perçoit, pour un trimestre donné, une rémunération supérieure à ce minimum garanti, il
n'est pas possible de considérer que la rémunération excédentaire se reportera sur le trimestre
suivant.
Si besoin, l'employeur doit verser un complément au VRP. Il peut le récupérer durant les trois
trimestres suivants, sur la partie de rémunération excédant la rémunération minimale garantie.
Cette récupération ne pourra s’opérer que sur la seule partie de ces rémunérations qui excède la
ressource minimale.
Retour au VRP
Les frais professionnels des VRP
Le VRP peut prétendre au remboursement de ses frais professionnels selon les modalités
EBP Paye V17
356
suivantes :
• Un indemnité forfaitaire de frais est allouée aux VRP
• Le taux des commissions inclut le remboursement forfaitairement des frais
professionnels ;
• Le remboursement des frais professionnels a lieu sur justification des frais réellement
engagés.
Remarque !!!
En principe, les frais sont évalués forfaitairement à 30 % de la rémunération brute lorsqu'il est
prévu que la rémunération intègre indistinctement les frais professionnels. Mais le mieux est de
l'écrire très clairement dans le contrat de travail.
Dans tous les cas, il faut exclure les remboursements de frais professionnels pour vérifier le
respect de la rémunération minimale garantie.
• Déduction forfaitaire spécifique.
L'employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 30 %
sur l'assiette des cotisations, dans la limite de 7 600 € par an pour chaque VRP. L'assiette des
cotisations de sécurité sociale et des charges ayant la même assiette (Pôle emploi, retraite
complémentaire, etc.) est alors constituée par la rémunération brute du VRP (avantages en
nature inclus) majorée des remboursements de frais professionnels, le tout faisant l'objet de
l'abattement de 30 %.
Remarque !!!
La déduction spécifique pour frais professionnels n’est pas applicable à l’assiette de la
CSG/CRDS
Retour au VRP
La gestion des VRP dans la paye
• VRP rémunéré mensuellement
Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le
Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez la variable suivante :
o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin)
• VRP rémunéré trimestriellement
Les commissions du VRP peuvent être versées au plus tous les trois mois.
Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le
Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez les variables suivantes :
o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin)
o TRIM = 1
Attention !!!
La mention de la valeur 1 pour la variable ’’TRIM’’ détermine le mode de calcul de la
réduction Fillon.
Le VRP étant rémunéré trimestriellement, il convient de neutraliser le plafond de sécurité sociale
des mois pendant lesquels aucune rémunération n’est versée. Pour ce faire, vous devez
renseigner, dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié, ’’salarié inactif’’. Aucun
bulletin n’est donc à calculer pour ces mois. Sur le mois de versement des commissions,
renseignez ’’salarié actif’’ dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié et procédez au
FAQ
357
calcul de la paye.
Attention !!!
Lors du versement des commissions, la plafond de sécurité sociale doit apparaître en tenant
compte du plafond des mois pendant lesquels aucune rémunération n’a été versée.
Exemple : Un VRP est rémunéré trimestriellement. Il ne perçoit aucune rémunération en janvier
et février. En mars, des commissions lui sont versées. Le plafond de sécurité sociale du VRP
sera de 2682 * 3 = 8 046 € (pour l’année 2007).
Retour au VRP
La gestion des Congés Payés / DIF
Comment mettre en place les Congés Payés ?
Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations
nécessaires dans votre logiciel :
• La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux, congés
supplémentaires et congé d’ancienneté s’il y a lieu.
• Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en
appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié.
• Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés
Toutes les donnés acquises ou en cours d'acquisition sont affichées dans votre logiciel :
Etape 1 : Paramétrage des CP dans les préférences du dossier
Vous devez renseigner dans l'onglet congés/DIF du menu Dossier + Propriétés + Préférences
toutes les informations générales de votre dossier concernant la gestion des congés payés.
La durée des congés est déterminée à raison de :
• 2,5 jours ouvrables par mois de travail
• ou 2.08 jours ouvrés par mois de travail
Sélectionnez le choix correspondant à votre dossier. Si vous souhaitez une autre acquisition
mensuelle, sélectionnez Autre.
Si vous gérez des congés supplémentaires, saisissez la valeur de l'acquisition mensuelle dans la
EBP Paye V17
358
zone correspondante.
Sélectionnez le mois de clôture des congés payés : mai est proposé par défaut.
Si vous gérez les CP d'anciennetés, lors de la prise des congés payés, indiquez indiquer l'ordre
de décompte : Ancienneté puis CP N-1 ou CPN-1 puis ancienneté.
Si vous ne gérez pas les CP d'anciennetés peut importe le choix sélectionné.
Pour imprimer le tableau de provision pour congés payés (impression disponible à partir de la
version PRO) , vous devez renseigner les taux de charges sociales et fiscales appliqués dans
votre entreprise.
Etape 2 : Paramétrage des CP dans la fiche du salarié
Dans l'onglet Congés/DIF de la fiche du salarié, vous devez renseigner les nombres de jours de
congés légaux, supplémentaires et d'ancienneté auxquels le salarié a droit. Ce sont ces
informations qui permettront de calculer correctement le nombre de jours de congés acquis par
mois et par année.
Le bouton Reprise CP vous permet de saisir l'antériorité des congés payés d'un salarié déjà
présent si vous venez de créer votre dossier.
Dans l'onglet Congés/Heures, vous trouverez plusieurs zones concernant les CP, pour plus
d'explications, sur les différentes zones, cliquez ICI
Le bouton Ajuster vous permet de corriger une valeur qui serait fausse. Pour cela, vous devez
saisir uniquement la valeur en plus ou en moins.
Etape 3 : Paramétrage des rubriques
Paramétrez correctement vos rubriques de brut afin d'obtenir des valeurs cohérentes lors de la
prise des congés, pour cela cochez les propriétés suivantes s'il y a lieu :
• Participe à la base dixième CP : le montant de la rubrique sera ainsi pris en
compte dans la base dixième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul
de la règle du dixième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet
congés/heures de la fiche du salarié .
• Participe au calcul absence CP : permet de prendre en compte les éléments de
salaire du bulletin pour valoriser une journée d'absence CP (le montant des
rubriques alimente le cumul SBASEABSCP))
Dans vos rubriques d'indemnité de Congés payés, uniquement pour les CP pris N et N-1 (de type
Gain), sélectionnez la nature de la rubrique Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis
sélectionnez l'un des types suivants :
• Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N
s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié )
• Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N-1
s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié )
Remarque !!!
Si vous souhaitez imprimer l'état des provisions de CP (disponible à partir de la version
PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures.
FAQ
359
Dans vos rubriques d'absence CP (de type Retenue), sélectionnez en nature de la rubrique
Absence dans la liste déroulante, puis sélectionnez le calendrier correspondant à l'absence CP.
La sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences CP dans le corps du bulletin,
en dessous de la rubrique d'absence. Les dates de prises de CP sont des mentions obligatoires
sur les bulletins.
Etape 4 : Paramétrage de vos profils
Dans votre logiciel, un ensemble de rubriques sont configurées pour gérer les congés payés. Il
est conseillé de les utiliser en les insérant dans vos bulletins ou profils.
Les rubriques à insérer sont les suivantes :
• RCONG : Absences congés
• GCP : Indemnité de CP pour congés pris N
• GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1
• GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés
d'ancienneté)
Remarque !!!
Si ces rubriques ne sont pas présentes dans votre dossier, vous pouvez les importer par
le menu Outils + Importation + Rubriques
Dans votre bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les
rubriques suivantes :
• GICCPN : Indemnité comp. CP N
• GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1
• GICCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (en cas de départ si vous avez des
congés d'ancienneté)
Etape 5 : Prise de Congés d'un salarié
Si votre salarié prend des congés sur le mois, vous devez saisir les dates de congés dans
l'onglet Congés/heures de sa fiche dans le calendrier des congés.
En fonction du choix sélectionné au niveau des préférences du dossier, pour le décompte des
CP, la valeur de CP pris période (indiquant le nombre de jours que vous avez saisis dans le
calendrier des congés) alimente les zones suivantes :
• Décompte CP ancienneté puis le CP N-1 :
• S'il reste des CP ancienneté, le logiciel les solde dans la zone Pris total
de la colonne CP ancienneté
• Puis s'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone
Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl
• Sinon, les congés sont considérés comme pris par anticipation, et le
logiciel indique la valeur dans la zone Pris total de la colonne CP N
légaux + suppl
• Décompte CP N-1 puis les CP d'ancienneté :
• S'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone Pris
total de la colonne CP N-1 légaux + suppl
• Si la zone reste CP N-1 légaux + suppl est à 0, alors le logiciel alimente
la zone Pris total de la colonne CP ancienneté
• Le logiciel alimente ensuite la zone Pris total de la colonne CP N
légaux + suppl et les congés sont considérés comme pris par
EBP Paye V17
360
anticipation.
Remarque !!!
Dans tous les cas les zones Reste des colonnes CP N-1 légaux + suppl, CP N légaux +
suppl et CP ancienneté sont automatiquement recalculées en fonction des congés pris.
Etape 6 : Clôture mensuelle
A chaque préparation de bulletins, les différentes zones de l'onglet congés/heures de la fiche du
salarié s'alimentent de la façon suivante :
• Les CP légaux acquis période et les CP suppl. acquis période se cumulent
dans la colonne CP N légaux + suppl. de la ligne Acquis.
• Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (si des CP ont été pris)
Etape 7 : Clôture des CP
A la clôture des congés payés, les différentes zones de l'onglet Congés/heures de la fiche du
salarié s'alimentent de la façon suivante :
• Les CP ancienneté sont réinitalisés en fonction du nombre de congés
ancienneté saisie dans la fiche du salarié. (s'il y a 2 jours dans la fiche du salarié,
la valeur 2 s'affichera dans le acquis et dans le reste)
• La valeur du Acquis des CP N légaux + suppl. est basculée dans la zone
Acquis CP N-1 légaux + suppl.
• La valeur du Pris total CP N légaux + suppl est basculée dans le Pris total de la
colonne CP N-1 légaux + suppl.
• Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (que ce soit pour l'ancienneté, les CP
légaux + suppl. N et N-1)
Etape 8 : Impression des CP
Liste des congés absences
Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Liste des congés et
absences, permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi que les
périodes où le salarié a été en congés.
Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici
Etat des congés payés
Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Etat des congés,
permet de connaître l'état des congés de tous les salariés.
Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici
La provision de congés (Disponible à partir de la version PRO)
Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Provisions des
congés payés, permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois,
salarié par salarié.
FAQ
361
Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici
Mise à jour des Congés de VXX à V13
Votre onglet Congés/heures a évolué.
Nous vous proposons désormais une gestion des congés plus automatisée qu'auparavant.
Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations
nécessaires dans votre logiciel :
• La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux et congé
d’ancienneté s’il y a lieu.
• Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en
appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié.
• Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés.
1 - Principe de mise à jour
Les principes appliqués lors de la mise à jour VXX à V13
Dans les versions précédentes, les congés se présentaient sous la forme :
Dans la version actuelle (V13), les congés se présentent sous la forme :
EBP Paye V17
362
- L’ancienne zone Acquis période (CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP
légaux acquis période (CPLEGACQUIS)
- L’ancienne valeur Reste à prendre ($CONGERESTE) est reprise dans la nouvelle zone CP N-
1 légaux + suppl. Acquis (TOTCPACQUISN1).
Attention !!!
Si cette ancienne zone Reste à Prendre est négative, alors il y a une répartition de la valeur
sur les zones CP N-1 légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN1) et CP N légaux + suppl.
Acquis (TOTCPACQUISN). Ceci pour que la zone CP N-1 Reste ne soit pas négative.
La nouvelle zone Reste de la colonne CP N-1 légaux + suppl (CPRESTEN1) est calculée à
partir des zones Acquis &endash; Pris.
- L’ancienne zone Pris période (JOURPRIS) est reprise dans la nouvelle zone CP pris période
(JOURPRIS). Les congés pris sur la période, sont répartis sur les périodes de congés N-1 / N /
Ancienneté.
Pour cette raison : la variable JOURPRIS est devenue une formule : CPPRISN1 (CP pris N-1) +
CPPRISN (CP pris N) + CPANCPRISN (CP Ancienneté Pris N).
La répartition des congés pris se fait sur ces 3 variables CPPRISN1, CPPRISN, CPANCPRISN,
en vérifiant les zones CP Reste, de telle manière à ce que CP Reste N-1 (CPRESTEN1) ne soit
pas négatif.
• Dans la colonne CP N-1 légaux + suppl. la valeur est reprise :
• dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl
(TOTCPPRISN1).
• dans la nouvelle zone Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl
(TOTCPACQUISN1): ceci pour que la zone Reste N-1 soit équivalente à
l’ancienne valeur Reste à prendre tout en étant obligatoirement positive ou
nulle.
• Dans la colonne CP N légaux + suppl. la valeur est reprise :
• dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl
(TOTCPPRISN).
FAQ
363
- L’ancienne valeur Acquis année ($CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP N
légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN).
Ajustement des valeurs après la mise à jour
Si vous souhaitez reprendre les valeurs exactes de CP N-1 légaux + suppl Acquis et CP N-1
légaux + suppl. Pris (données non disponibles au moment de la mise à jour), pour tenir compte
de ce que le salarié avait acquis sur la période CP N-1 (par exemple 25 jours ouvrés) et de ce
qu’il avait pris au total jusqu’au mois en cours (par exemple 20), vous pouvez effectuer un
ajustement des valeurs.
Pour cela cliquez sur le bouton Ajuster et saisissez les valeurs d’ajustement. Cliquez ici pour
avoir plus d’informations sur les ajustements
2 - Correspondance entres les anciennes et les nouvelles zones de votre onglet
Congés/Heures
2.1 - Cas standard :
Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants :
Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS
Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS
Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS
Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE
En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante:
Explications :
EBP Paye V17
364
Zones dans la fiche du salarié
Avant mise à jour Après mise à jour
Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période
(CPLEGACQUIS)
2.50
Acquis année 15 Ligne Acquis de la colonne CP N
légaux + suppl (TOTCPACQUISN)
Le reste est identique le pris total
n'est pas renseigné.
15
Reste à prendre 22 Ligne Acquis de la colonne CP N-1
légaux + suppl
(TOTCPACQUISN1)
Le reste est identique le pris total
n'est pas renseigné.
22
Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
2.2 - Cas standard avec des CP pris dans la période :
Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants :
Acquis période correspondait au cumul CONGESACQUIS
Pris période correspondait au cumul CONGESPRIS ou JOURPRIS
Acquis année correspondait au cumul $CONGESACQUIS
Reste à prendre correspondait au cumul $CONGERESTE
Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 21985.64 (le
nom du cumul était $CONGE)
La provision pour CP du mois était de 2108.20 car le bulletin a déjà été préparé (le nom du cumul
était CONGE) .
En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante :
FAQ
365
Explications :
Zones dans la fiche du salarié
Avant mise à jour Après mise à jour
Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis
période (CPLEGACQUIS)
2.50
Pris période 5.00 Ligne CP pris période
(JOURPRIS)
Ligne pris total de la période
de la colonne CP N-1 légaux +
suppl (TOTCPPRISN)
5.00
Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP
N légaux + suppl
(TOTCPACQUISN1)
27.50
Reste à prendre 9.80 Ligne Reste de la colonne CP
N-1 légaux + suppl est l'acquis
- le pris (CPRESTEN1)
---------------------------
Ligne pris total de la période
de la colonne CP N-1 légaux +
suppl (TOTCPPRISN1)
---------------------------
Ligne Acquis de la colonne CP
N-1 légaux + suppl majoré du
pris total de la période
(TOTCPACQUISN1)
9.80
------------
5.00
------------
14.80
(9.8 + 5)
Provision CP 21985.64 Ligne Base CP de la colonne
CP N (TOTCONGEN)
21985.64
Ligne Base CP période de la
colonne CP N (CONGE)
2108.20
Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
La valeur 14.80 est calculée en fonction du reste à prendre que vous aviez (9.80) majorée du pris
EBP Paye V17
366
période (5).
En mise à jour de votre dossier, nous n'avons pas la possibilité de connaître le nombre de jours
de CP qu'avait acquis le salarié en début d'exercice.
Si vous souhaitez avoir une information cohérente, nous vous conseillons de réaliser un
ajustement de la valeur du Acquis N-1 et du Pris N-1 grâce au bouton Ajuster.
2.3 - Cas avec un reste à prendre en négatif
Votre salarié a pris des congés par anticipation, les congés de l'année en cours d'acquisition
doivent alors être diminués.
Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants :
Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS
Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS
Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS
Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE
Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 18317.57 (le
nom du cumul était $CONGE)
La provision pour CP du mois était de 1917.57 car le bulletin est déjà préparé.(le nom du cumul
était CONGE)
En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante:
Explications :
Zones dans la fiche du salarié
FAQ
367
Avant mise à jour Après mise à jour
Acquis période 2.08 Ligne CP légaux acquis
période (CPLEGACQUIS)
2.08
Pris période 0.00 Ligne CP pris période
(JOURPRIS)
0.00
Acquis année 15.00 Ligne Acquis de la colonne CP
N légaux + suppl
(TOTCPACQUISN)
15.00
Reste à prendre -3 Ligne Pris total de la colonne
CP N légaux + suppl
(TOTCPPRISN)
---------------------------
Ligne Reste de la colonne CP
N légaux + suppl est l'acquis -
le pris (CPRESTEN)
3
------------
12
(15-3)
Provision CP 18317.57 Ligne Base CP de la colonne
CP N (TOTCONGEN)
18317.57
Ligne Base CP période de la
colonne CP N (CONGE)
1917.57
Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
2.4 - Cas avec un reste à prendre en négatif avec un pris sur la période
Votre salarié a pris des congés par anticipation, mais a épuisé sur le même mois ses congés qui
lui restaient à prendre. Ce sont donc les congés N-1 qui doivent être diminués puis les congés
pris par anticipation.
Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants :
Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS
Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS
Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS
Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE
En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante:
EBP Paye V17
368
Explications :
Zones dans la fiche du salarié
Avant mise à jour Après mise à jour
Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis
période (CPLEGACQUIS)
2.50
Pris période 9.00 Ligne CP pris période
(JOURPRIS)
Cette valeur est répartie dans la
variable CPPRISN pour une
valeur de 6 et CPPRISN1 pour 3
(car le reste à prendre était
négatif)
9.00
Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP
N légaux + suppl
(TOTCPACQUISN)
27.50
Reste à prendre -6 Ligne Pris total de la colonne
CP N légaux + suppl+
(TOTCPRISN)
---------------------------
Ligne Pris total de la colonne
CP N-1 légaux + suppl.
(TOTCPRISN1)
-------------------------
Ligne Acquis de la colonne CP
N-1 légaux + suppl.
(TOTCPACQUISN1)
---------------------------
Ligne Reste de la colonne CP N-
1 légaux + suppl est l'acquis - le
pris (CPRESTEN1)
---------------------------
Ligne Reste de la colonne CP N
légaux + suppl est l'acquis - le
6
------------
3
------------
3
------------
0
(3-3)
------------
21.50
(27.50-
6)
FAQ
369
pris (CPRESTEN)
Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
Le salarié a pris 9 jours de CP dont 3 jours sur l'exercice N-1 et 6 jours par anticipation sur
l'exercice N.
3 jours sont donc décomptés sur les Congés N-1 et les 6 autres par anticipation sur les CP N.
3 - Fin de la mise à jour
Votre dossier a été mis à jour.
Vous pouvez consulter ces nouveaux paramétrages dans l'onglet congés/heures de la fiche du
salarié. Le rapport de conversion est accessible dans l'onglet congés/heures de la fiche du
salarié.
Pour aller plus loin sur le fonctionnement complet des congés payés, cliquez ici
4 - Importation des rubriques + mise à jour des rubriques personnalisées
Afin de mettre à jour vos rubriques de paye tenant compte de la nouvelle gestion des congés
payés, vous devez suivre les étapes suivantes :
ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES
Remarque !!!
Si vous avez personnalisé les rubriques ci-dessous, et que vous les importez, vos modifications
seront perdues.
Grâce au menu Outils + Importation + Rubriques.
Double cliquez gauche sur le répertoire ''Standard'' puis double cliquez sur le fichier
''Standard.rub''.
La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre.
Cliquez sur le bouton Aucune et sélectionnez les rubriques citées ci-dessous (si les rubriques
sont grisées, ou le préfixe # apparaît devant les rubriques à importer, il faut tout de même les
cocher afin de mettre à jour les éléments déjà existants dans votre dossier) :
• GCP : Indemnité de CP pour congés pris N
• RCONG : Absences congés
• GICCPN : Indemnité comp. CP N (en cas de départ)
• GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1
• GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté
• GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ)
• GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ)
Cliquez sur ''Importer''.
Remarque !!!
Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes :
GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N
EBP Paye V17
370
GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1
GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté
RBR00109 : Absences pour congés payés
GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ)
GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ)
GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ)
ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS
Dans vos profils et bulletins, vous devez insérer les rubriques suivantes pour la gestion des CP et
des indemnités de CP :
• RCONG : Absences congés
• GCP : Indemnité de CP pour congés pris N
• GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1
• GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés
d'ancienneté)
Remarque !!!
Si vous êtes en version bâtiment, insérez les rubriques suivantes :
GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N
GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1
GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté
RBR00109 : Absences pour congés payés
Dans le bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les rubriques
suivantes :
• GICCPN : Indemnité comp. CP N
• GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1
• GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté)
Remarque !!!
Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes :
GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ)
GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ)
GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ)
Impression des bulletins
Des nouveaux modèles d'impressions sont disponibles par le menu Impressions + Bulletins et
ils tiennent compte des nouvelles variables de congés. De plus, pour chaque absence CP dans le
mois, la périodicité s'imprime dans le corps du bulletin en dessous de la rubrique RCONG.
Impression des soldes CP
L'impression des soldes de CP des salariés ne se trouve plus dans le menu Impressions +
FAQ
371
Etats des salariés, mais dans le menu Impressions + Congés et Absences + Etat des
congés.
Si vous aviez personnalisé des modèles, ils ne seront plus utilisables avec cette nouvelle version.
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
Comment mettre en place le DIF ?
Le Droit Individuel à la Formation permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté dans
l’entreprise de bénéficier d’heures de formation professionnelle.
Les salariés acquièrent un crédit d’heure annuel que vous devez renseigner dans les préférences
de votre dossier, onglet Congés / DIF dans la zone Droit annuel au DIF (usuellement 20 heures).
L’acquisition du droit au DIF se fait une fois par an, vous devez également y renseigner le mois
de clôture du DIF.
L'acquisition du DIF pour le salarié
L’acquisition du DIF pour les salariés se fait à la clôture du DIF et à la condition que l’option
acquisition au DIF de la fiche du salarié soit cochée.
Demande de DIF de la part du salarié
Lorsqu’un salarié demande à bénéficier de son DIF, il doit le faire par demande écrite : un
modèle de lettre de demande de prise de DIF est disponible dans les Contrats et lettres-types.
En retour, l’employeur est tenu de lui répondre : un modèle de lettre de réponse est disponible
dans les Contrats et lettres-types de votre logiciel.
Vous les trouverez dans l’onglet Administratif de sa fiche.
Décompte du DIF pris par le salarié
Vous devez décompter, dans la fiche de votre salarié, les heures prises dans le cadre du DIF.
Pour cela, renseignez dans l’onglet DIF de sa fiche le nombre d’heures de DIF pris par votre
salarié sur la période dans la zone « DIF pris période »
Historisation
Vous avez la possibilité d’avoir un suivi complet du DIF pris par votre salarié dans l’onglet DIF
de sa fiche. Pour cela, vous devez y saisir la date de début et de fin de la formation, le nombre
d’heures prises et le montant de l’allocation versée par l'employeur et vous pouvez ajouter un
commentaire (titre de la formation par exemple).
Ces informations seront reprises dans les différentes éditions du DIF, disponibles par le menu
Impressions+ Droit individuel à la formation.
Les impressions
Vous pouvez imprimer les modèles suivants (par le menu Impressions + Droit individuel à la
formation) :
• La lettre d’information annuelle sur le DIF à fournir à vos salariés ;
• La liste récapitulative du DIF pour tous vos salariés ;
• La liste récapitulative du DIF pris par vos salariés.
373
Index
A
A lire attentivement ...................................... 3
Activation manuelle du logiciel .................. 25
Adresse de la société ................................ 55
Adresse du salarié ................................... 131
Allègements bas salaires (état récapitulatif)
............................................................. 224
Analytique ................................................ 236
Impression du livre ............................... 236
Postes analytiques ............................... 195
Saisie ................................................... 175
APE ............................................................ 56
Aperçu ..................................................... 235
Appel au technique ...................................... 5
Assistance technique ................................... 5
Assistant de création de DUE .......... 148, 385
Attestation ASSEDIC280, 287, 289, 290,
291, 292, 293
Attestation AT-Maladie Professionnelle . 299,
303, 304
Attestation de salaire Maladie / Maternité /
Paternité89, 294, 296, 297, 298, 305, 306,
307
B
Banque société par défaut ......................... 63
Banques ..................................................... 81
Création .................................................. 81
Impression ............................................ 213
Modification ............................................ 81
Barre d'outils ............................................ 183
Bâtiment ................................................... 174
Bulletins ................................................... 191
Calcul ................................................... 191
Clôture .................................................. 196
Historique ............................. 192, 193, 401
Impression ............................................ 208
Modification .................................. 159, 167
Préparation ................................... 190, 402
Réalisation ................................... 159, 167
Réimpression ....................... 192, 193, 401
Visualisation ................................. 159, 167
C
Calcul à l'envers ...................................... 165
Calcul de la paye ..................................... 191
Calcul des bases de cotisations des retraites
complémentaires .................................. 406
Certificat de travail ........................... 272, 277
Champs personnalisés .................... 145, 249
Changer de mois ............................. 197, 399
Changer d'exercice .......................... 198, 266
Chemin d'accés au dossier ........................ 57
Clôture ............................................. 198, 266
Annuelle ....................................... 198, 266
Des bulletins ......................................... 196
Mensuelle .................................... 197, 399
Code d activation ...................................... 21
Coefficient Fillon ..................................... 225
Comment accéder à la sauvegarde en ligne
? ............................................................ 77
Comment activer mon logiciel ? ................ 23
Comment envoyer les bulletins par e-mail
............................................................ 201
Comment modifier le contenu d un
document ? .................. 280, 281, 311, 312
Comment modifier le contenu d une
attestation ? ......................................... 311
Comment récupérer vos archives ? .......... 77
Comment saisir le code de débridage ? ..... 5
Comment supprimer une rubrique ou une
variable ? ..................... 111, 147, 397, 398
Commentaire (rubrique) .......................... 106
Commentaire sur bulletin ........................ 144
Communication Entreprises Experts ...... 200
Comptabilité ............................ 181, 198, 391
Configuration de la sauvegarde en ligne .. 77
Configuration des cumuls DADS-U ? ..... 341
Configuration minimale ............................. 17
Configuration minimale requise ................ 17
Congés............................................ 411, 415
Congés payés ......................................... 167
Initialisation .......................................... 167
Mois de clôture ...................................... 61
Nombre de jours acquis par mois ......... 61
Saisie globale ...................................... 188
Saisie salarié par salarié ..................... 167
Constantes ...................... 113, 387, 388, 389
Construction des bulletins............... 190, 402
Contact de la société ................................ 55
Contrats et lettres types .................. 272, 277
Convention collective .......................... 58, 61
convention d'utilisation ................................ 7
Coordonnées de la société ....................... 55
Cotisations ................................................ 96
Création d'un nouveau dossier ......... 40, 384
Création d'un salarié ....................... 129, 385
Cumuls (liste des variables) .................... 121
Cumuls bâtiment ..................................... 177
Cumuls salariés ...................................... 229
Impression ........................................... 229
Reprise ................................................ 267
Saisie................................................... 267
Visualisation ........................................ 173
Cumuls société ....................................... 229
Impression ........................................... 229
Recalcul ............................................... 192
D
DADS-U .................................................. 228
Etat préparatoire ................................. 228
EBP Paye V17
374
Fichier ................. 344, 345, 348, 362, 400
DAS Bilatérale ................................. 315, 316
Date de la paye ........................................ 190
Débridage .............................................. 5, 15
Déclaration AT
Déclaration AT - L accident .................. 309
Déclaration AT - L assitant de création 308
Déclaration AT - L employeur .............. 308
Déclaration AT - La victime .................. 308
Déclaration AT - Quand établir la
déclaration ? ..................................... 307
Déclaration AT - Témoins .................... 309
Déclaration AT - Tiers .......................... 310
Déclaration DNA (état préparatoire) ........ 228
Déclaration MSA ...................................... 321
Déclaration PROBTP (état préparatoire) . 228
Déclôture mensuelle ................................ 267
Désintallation du logiciel ............................ 37
DIF ................................................... 172, 427
Dossier............................................... 40, 384
Création .......................................... 40, 384
Fermeture ............................................... 39
Ouverture ....................................... 39, 384
Recopie à partir d'un autre dossier ........ 46
Recopie vers plusieurs dossiers ............ 49
Suppression ........................................... 39
DUCS ............................................... 225, 328
Déclarer le fichier DUCS ...................... 331
Impression .................................... 225, 328
Mise à jour des salariés ....................... 330
Préparer le fichier DUCS ..................... 330
Principe et paramétrage ....................... 325
Recopie d'un profil à l'autre .................. 330
DUE ................................................. 148, 385
DUE cas général .......................... 148, 153
DUE Intérimaire............................ 152, 153
DUE MSA ..................................... 150, 153
DUE Choix du support ............................. 153
DUE Conditions de travail ....................... 156
DUE Contrat de travail ............................. 155
DUE Date et heures d embauche ............ 155
DUE Durée du travail ............................... 156
DUE Édition ............................................. 159
DUE Éléments sur l emploi .............. 155, 158
DUE Rémunération ................................. 156
DUE Renseignements sur l entreprise .... 158
DUE Service de santé au travail .............. 157
DUE Situation du salarié ......................... 154
E
Écran d accueil ................................ 383, 402
Écran de bienvenue ................................... 31
Écran de bienvenue version d essai ......... 31
Écritures comptables ............... 181, 198, 391
Éditeur de formule ................................... 110
Effectif ........................................................ 58
E-mail EBP .................................................. 5
Enquête sociale ...................................... 227
Envoi des bulletins par e-mail ................. 201
Envoi d'un SMS à plusieurs salariés ...... 249
Etat .......................................................... 239
Des charges ........................................ 239
Des cotisations .................................... 239
Des paiements .................................... 240
Préparatoire ......................................... 228
Récapitulatif de la taxe sur les salaires 241
Récapitulatif des allègements ............. 224
Salariés ....................................... 223, 237
Evaluer une version d évaluation .............. 27
Export...................................................... 258
Des profils ........................................... 258
Des rubriques ...................................... 257
Des salariés ................................. 256, 347
Des tables de calcul ............................ 257
Des variables ....................................... 256
Format Microsoft Excel ....................... 235
Format PDF ......................................... 236
Personnalisé ........................................ 262
F
Fax des virements................................... 206
Félicitations ................................................. 1
Feuilles d aide aux calculs ...................... 310
Fiches individuelles (impression) ............ 210
Fichier MSA ............................................ 321
Filtres ...................................................... 236
Fonctions logiques .................................. 110
Fonctions mathématiques ....................... 110
Formats ............................................... 52, 53
G
Génération du fichier DADS-U344, 345, 348,
362, 400
Gestion des 35 heures .............................. 19
Gestion des situations DADS-U ? ........... 340
H
Heures de référence de la société ............ 58
Heures d'ouverture ..................................... 5
heures rémunébées ................................ 225
Historique des bulletins ........... 192, 193, 401
Historique des évènements .................... 176
Honoraire ................................................ 364
I
Icône ....................................................... 183
Identification de la société ........................ 56
Import ...................................................... 255
Des profils ........................................... 255
Des rubriques ...................................... 254
Des salariés ......................... 252, 254, 347
Des tables de calcul ............................ 254
Des variables ....................................... 253
Personnalisé ........................................ 258
Impression .............................................. 208
Bulletins ............................................... 208
Cotisations ........................................... 239
Index
375
Journal de paye ........................... 223, 237
Lettres-chèque ..................................... 208
Paiements ............................................ 240
Salariés ................................................ 210
Impression de la liste des entrées/sorties234
Impression du récapitulatif des heures
supplémentaires ........................... 242, 395
Impression DUCS ............................ 225, 328
Installation .................................................. 33
Monoposte ............................................. 33
Réseau ................................................... 35
Réseau
explications et recommandations ....... 33
Installation gestion des 35 heures ............. 33
Intéressement .......................................... 250
Interrogation des données de paye ......... 194
J
Journal de paye ............................... 223, 237
L
La durée du travail des VRP .................... 408
La gestion des VRP dans la paye ........... 410
La rémunération des VRP ....................... 408
La restauration ........................................... 78
La sauvegarde ........................................... 75
L'assistance technique ................................ 5
Le statut des VRP .................................... 407
Le transfert vers EBP comptable ............. 198
Les contrats et lettres types ..................... 280
les cotisations concernées par les sommes
isolées .................................................. 406
Les effectifs de la DUCS URSSAF .......... 332
Les frais professionnels des VRP ............ 409
Les sommes isolées ................................ 405
Les VRP ................................................... 407
Lettres-chèque (impression) .................... 208
Licence ........................................................ 5
liste des anomalies les plus courante ...... 364
Liste des calendriers ................................ 163
Livre analytique (impression) ................... 236
Livre de paye ................................... 222, 238
Livre des événements ..................... 251, 252
l'onglet congés / DIF ................................ 172
M
Mail EBP ...................................................... 5
Mémo ......................................................... 51
Modifier le message d envoi .................... 202
Module planning RTT ................................ 19
Mois de clôture des congés payés ............ 61
Mot de passe ............................................. 56
Mot de passe utilisateur............................. 74
MSA ......................................................... 321
Déclaration ........................................... 321
Déclaration MSA (impression) ............. 227
Taux AT .................................................. 65
Taux de transport ................................... 65
N
N° SS du salarié ..................................... 131
NAF ........................................................... 56
Net imposable (impression de la lettre) .. 228
NII ............................................................. 56
Nom du salarié ........................................ 129
Notes personnelles ................................... 51
Notice de génération DADS-U349, 350, 351,
352, 355, 356, 357, 358, 359, 366, 367,
368, 369, 370
Notice de génération du fichier DADS U CIBTP
..................................................... 365
Nouveau document administratif ............ 277
Nouveau salarié .............................. 129, 385
Numérotation automatique des matricules 58
O
Onglet Administratif................. 178, 181, 275
Organismes ............................................... 81
Création ................................................. 81
Impression ........................................... 214
Modification ........................................... 81
Ouverture d'un dossier ...................... 39, 384
P
Paramétrage de l attestation ASSEDIC ... 71,
285
Paramétrage de la DUCS ....................... 325
Paramétrage des Attestations69, 70, 71,
276, 295, 303
Paramètres généraux ............................... 52
Participation ............................................ 250
Paye à l'envers ....................................... 165
Pense-bête ................................................ 51
Plafonds .......................... 113, 387, 388, 389
Planning RTT ............................................ 19
Préparation des bulletins ................ 190, 402
Prévoyance ............................................. 142
Prime d'ancieneté ..................... 87, 112, 398
Profils ...................................................... 258
Export .................................................. 258
Import .................................................. 255
Impression ........................................... 214
Modification ......................................... 108
Prorata ...................................................... 52
Provision CP ........................................... 220
Q
Q est-ce que la DUE ? .... 148, 150, 152, 153
Qu est-ce que la DADS-U ? ............ 337, 361
R
Récapitulatif des allégements ................. 224
Recherche d'une fiche .............................. 81
Recopie ..................................................... 46
A partir d'un autre dossier ..................... 46
Vers plusieurs dossiers ......................... 49
Reçu pour solde de tout compte ..... 272, 277
Registre Unique du personnel ........ 230, 391
Régularisation ......................................... 179
EBP Paye V17
376
Fonctionnement ................................... 179
Fréquence .............................. 58, 159, 167
Répertoire du dossier ................................ 57
Reprise de paye....................................... 267
Reprise des cumuls ................................. 267
Restauration - Comment procéder ? ......... 79
Restauration - Comment y accéder ? ........ 79
RIB ........................................... 142, 143, 145
Rubrique de Brut........................................ 90
Rubrique de Commentaire ...................... 106
Rubrique de net ....................................... 102
Rubriques
De commentaire ................................... 106
De cotisation .......................................... 96
De net ................................................... 102
De salaire brut ........................................ 90
Export ................................................... 257
Import ................................................... 254
Impression ............................................ 215
S
Saisie des congés (par gestion) .............. 188
Saisie des variable par le bulletin ............ 173
Saisie des variables ......................... 187, 188
Salaire ..................... 132, 133, 134, 135, 146
Salarié...................................................... 131
Adresse ................................................ 131
Création ........................................ 129, 385
Date de sortie ....................................... 139
Date d'entrée........................................ 139
Export ........................................... 256, 347
Fiches individuelles .............................. 210
Identification ......................................... 129
Import ................................... 252, 254, 347
Impression ............................................ 210
N° SS ................................................... 131
Nature d'emploi .................................... 129
Photo .................................................... 129
Qualification ......................................... 129
RIB ....................................... 142, 143, 145
Sauvegarde - Où sauvegarder ? ............... 76
Sauvegarde - Que sauvegarder ? ............. 75
Sauvegarde en ligne .................................. 77
Sauvegarder - Comment procéder ? ......... 76
Service technique (heures d'ouverture) ....... 5
Siren .......................................................... 53
SIRET .................................................. 53, 56
Smic ................................ 113, 387, 388, 389
Solde de tout Compte ...................... 140, 162
Sortie du salarié ....................................... 139
Sous-total ................................................. 106
Statistiques ..................................... 271, 272
Suppression .............................................. 39
Des conventions collectives ................ 264
Des lieux de travail .............................. 265
Des natures d'emploi ........................... 265
Des services ........................................ 265
D'un dossier .......................................... 39
Un organisme .............................. 112, 398
Une fiche salarié.......................... 147, 398
Une rubrique ................................ 111, 397
Une variable ................................ 111, 397
T
Tableau de Bord ..................................... 184
Tables de calcul ........................ 87, 112, 398
Création ................................. 87, 112, 398
Export .................................................. 257
Import .................................................. 254
Impression ........................................... 216
Modification ........................... 87, 112, 398
Taxe sur les salaires (état récapitulatif) .. 241
Téléphone technique EBP .......................... 5
Transfert comptable ................ 181, 198, 391
Trombinoscope ....................................... 212
U
URSSAF ................................................... 63
Taux AT ................................................. 63
Taux de transport .................................. 63
Utilisateurs ................................................ 73
Création ................................................. 73
Liste ....................................................... 73
V
Variables
Création ....................... 113, 387, 388, 389
Export .................................................. 256
Import .................................................. 253
Impression ........................................... 216
Modification ................. 113, 387, 388, 389
Saisie........................................... 187, 188
Variables de cumul (liste) ....................... 121
Variables de la paye Agricole (liste) ....... 121
Variables de la paye du Bâtiment (liste) . 119
Variables de la paye du Spectacle (liste) 119
Variables de la paye Hôtel (liste) ............ 118
Variables standards (liste) ...... 115, 127, 128
Virement .................................................. 205
Des acomptes ..................................... 205
Des salaires ................................. 204, 390
Historique ............................................ 206
Impression ........................................... 206
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Pack Bâtiment
2010
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Paye Bâtiment 2011
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Immobilisations Classic Open line TM 2011Fonctions Principales
Bâtiment 2011
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• Import de nombreux tarifs fournisseurs et de bibliothèques d’ouvrages
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TVA à 19,6% ou 5,5%, ajout de variantes...
• Factures d’avancement de travaux
• Gestion de la retenue de garantie
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• Gestion des stocks
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formats(1)
Paye Bâtiment 2011
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contrat professionnalisation...
• Attestations de salaires, attestation Assedic, déclaration Accident du Travail (cf configurations minimales requises)
• Tableau de bord affichant des statistiques salariés
• Personnalisation du classement de l’arborescence; Fonction « Recherche »
• Explication des calculs de paye
• DADS-U Sociétés d’Assurances (à la norme en vigueur)
• Multi-établissements : DUCS papier Pôle Emploi et IRC ; Etat des charges ; Livre et
Journal de paye
• Génération du fichier DADS-U CI BTP (à la norme en vigueur)
• Génération du fichier DADS-U et de la DN-AC* (à la norme en vigueur)
• DUCS papier URSSAF et Pôle Emploi agréées et état préparatoire DUCS Retraites
• Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou au format du
logiciel de votre Expert-Comptable (1)
*Disponible dès acceptation des fichiers par Pôle Emploi
Compta Classic Open line TM 2011
• Plan comptable entreprise
• Saisie pratique, saisie guidée, saisie par journal et au kilomètre
• Numérotation automatique des écritures
• TVA sur les débits et les encaissements
• Lettrage et dé-lettrage manuels et automatiques
• Rapprochement bancaire manuel et automatique
• Tableau de prévision de trésorerie
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Déclarations de TVA CA3, CA12, annexe 3310A et n°3519 agréées DGFiP
• Edition des Journaux, Grand-Livre et Balance
• Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires)
• Export et import des écritures au format du logiciel du cabinet comptable(1)
Immobilisations Classic Open line TM 2011
• Paramétrage des comptes comptables des fiches d’équipements
• Plans d’amortissement fiscale et économique
• Mode d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable
• Gestion des cessions d’immobilisations, des éclatements
• Génération des écritures de dotation, des écritures de cession, des dépréciations
• Tableau de bord (valeur nette comptable, amortissements cumulés,...)
• Editions des états préparatoires : cerfa 2054, cerfa 2055, cerfa 2033
• Transfert comptable des écritures d’amortissements vers EBP Compta Classic
(1) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS,
ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST
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Avec EBP Compta Classic,
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Avec EBP Paye Bâtiment vos attestations et
déclarations sont à portée de main.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Les attestations et déclarations d’EBP Paye Bâtiment nécessitent l’utilisation
d’Adobe® Acrobat® 9
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP2
• Windows® 7
Windows XP®, Vista® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel. ®
Fonctionne avec
Windows XP®, Vista®
etWindows® 7
EBP Bâtiment
Document non contractuel • Décembre 2010
Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
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• Outil de prévisions de trésorerie
• Gestion des échéancesmultiples, lettres de relance
• Justificatif de TVA
• Gestion des échéances et desmodes de réglements
• Balance âgée, prévisions de règlements et échéancier prévisionnel
• Comptabilité analytique et budgétairemulti-axes
• Grand-Livre analytique et résultat analytique
• Gestion des budgets analytiques ou généraux
• Bilan et Compte d’Exploitation (états préparatoires), Journaux, Grand-Livre et
Balance
• Tableaux de gestion :Marge Brute, Résultat d’Exploitation, Résultat Net Comptable
• Clôturesmensuelles et bouclement annuel
• Export des écritures à votre fiduciaire au format EBP ou au format de nombreux
logiciels comptables*, avec envoi par e-mail (fichier compressé et protégé par
mot de passe)
• Import des clearing bancaires
Gestion Commerciale PRO v16
• Devis, commandes, bons de livraison, bons de réception, factures avec BVR
• Gestion destarifs pour les articles composés
• Impression du BVR (police OCR-B livrée)
• Fichiers clients, fournisseurs, commerciaux et articles
• Electronic Banking (import des fichiers de la banque)
• Gestion d’un tarif par client et par article avec grille de remises
•Multi-devises,multi-échéances etmulti-banques
• Recherche sur leslignes de pièce : numéro de série, code article…
• Recherche par référence fournisseur
• Gestion des promotions ou soldes
• Saisie déportée des documents de vente
• Gestion des articlesliés
• Suivi clients(règlements,relances,relevé de factures,remise en banque)
• Gestion de la relation client
• Gestion des échéances personnalisées
• EasyView : l’agenda dynamique, synchronisation des données avec l’agenda
Outlook
• Gestion desremises articles ou clients avec choix de la priorité
• Gestion des achats et desstocks avec saisie de l’inventaire
• Transfert des factures et des règlements vers EBP Comptabilité PRO ou à votre
fiduciaire au format de nombreux logiciels comptables*
Salaires PRO v16
• Nombre de dossiers: 10
• Gestion d’un nombre illimité de salariés
• Plan de paye pré-paramétrés
• Nombreux profils proposés(cadres, apprentis, retraités, employéssoumis à l’impôt à la source ou non...)
• Plusieurs bulletins parmois pour unmême salarié
• Personnalisation desmodèles d’impression
• Gestion de la paye décalée
• Numéro AVS
• Planning des congés payés et des absences, depuisla fiche salarié
• Historique des évènements d’un salarié
• Gestion des champs personnalisés
• Etat des paiements et état des charges
• Journal de paye
• Gestion de la paye analytique
• Certificat officiel de salaire et attestation desrentes
• Création d’un fichier de virement dessalaires norme DTA
• Contrats et lettres-types(contrat de travail, certificat de travail…)
• Etat des heures(travaillées,maladie... parsalarié et parmois)
• Etatsrécapitulatifs des déclarations annuelles(AVS,Attestation Quittance concernant l’impôt à la source parsalarié...)
• Transfert des écritures comptables à votre fiduciaire au format EBP ou au format
de nombreux logiciels comptables*
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC,APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Comptabilité)
Visualisez en un clin d’œil le stock
disponible pour chaque dépôt ou en totalité
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel. ®
Fonctionne avec
Windows XP®, Vista®
etWindows® 7
Document non contractuel • Mars 2012
Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Compta
LES 5 POINTS CLÉS
Pour l’ensemble des petites entreprises
Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les
fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité
générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très
complet, il permet de gérer efficacement votre trésorerie
grâce au tableau de bord.
Une prise
en main facilitée
Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce à son environnement de
travail, proche de vos usages quotidiens (Excel®, e-mail). Retrouvez toutes
les fonctions utiles au quotidien pour votre entreprise : saisie des écritures,
lettrage, déclaration de TVA, Bilan...
Saisissez
rapidement
Choisissez la saisie qui vous convient : simplifiée, guidée ou par journal et
par mois. Gagnez du temps en automatisant les saisies grâce à l’association
de comptes et aux abonnements.
Analysez
vos données
Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance grâce au
tableau de bord : solde de compte de banque, état des créances clients, des
dettes fournisseurs.
Editez
simplement
Etablissez en toute simplicité votre déclaration de TVA pré-remplie et votre
Bilan et Compte de Résultat.
Communiquez
facilement
Echangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre
Expert-Comptable, pour la vérification de vos comptes, au format de
nombreux logiciels comptables*.
(3)
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
et en import uniquement HELIAST.
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
DEVELOPPER
Gamme Classic
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Classic Open LineTM 2013
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Nombre de sociétés : 5
• Aide en ligne
• Assistant de navigation
• Tableau de bord
• Plan Comptable Entreprise
• Plan Comptable Association
• Plan Comptable Syndicat
• Recherche multi-critères
• Recherche incrémentale
• Tri, regroupement avancé
• Sauvegarde et restauration
• Solvabilité avec Société.com, Bilansgratuits.fr(1)
• Envoi de SMS via des partenaires(1) (hors coût de sms) : Eco.
sms, SMS Envoi, SMS to b
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois
• Saisie guidée
• Saisie simplifiée
• Ventes comptoir
• Gestion des abonnements
• Gestion des échéances
• Recherche d’écritures
• Consultation de comptes
• Association de comptes pour automatiser la saisie
• Ecritures simulées
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle des pièces
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Déclarations de TVA : CA3, CA12 et annexes 3310A
agréées DGFiP
• Justificatif de TVA
• Report automatique du crédit de TVA
• Calcul automatique de la TVA en cours de saisie
• Déclaration 3519 (demande de remboursement)
• Formulaire 3514 (acomptes trimestriels)
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(2)
• Réimputation des écritures d’un journal à un autre, d’une
date à une autre ou d’un compte à un autre
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Lettrage automatique découlant du pointage
• Lettrage en cours de saisie
• Rapprochement bancaire manuel
• Documents associés à une ligne d’écriture
• Grand-Livre interactif
• Balance interactive
• Balance d’ouverture (saisie ou génération automatique)
• Validation des écritures
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Consultation inter-exercice (interactive)
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
Editions
• Open Report Designer™ : nombreux modèles d’impression
• Journaux
• Grand-Livre
• Balance
• Balance âgée par pointage ou par lettrage
• Echéancier
• Impressions annuelles
• Journal centralisateur
• Rapprochement bancaire
• Bilan (Etat préparatoire)
• Compte de Résultat (Etat préparatoire)
www.ebp.com
MOBILITY
(2)ZOOM sur
Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
le tableau de bord
EBP Compta Classic Open LineTM dispose d’un tableau de bord très complet pour aider le chef d’entreprise
à contrôler en temps réel la situation de sa trésorerie, son résultat et son chiffre d’affaires. Vous disposez
ainsi de toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions.
Une prise en main simple et rapide
L’ergonomie intuitive du logiciel est également visible au travers du tableau de bord. Chaque rubrique
est bien distincte pour faciliter l’accès à l’information. Des liens dynamiques sont également prévus pour
accéder par exemple à l’impression des créances clients et des dettes fournisseurs.
Suivi de la trésorerie
Suivez efficacement vos disponibilités en caisse et vos soldes bancaires et contrôlez l’état de vos créances
clients et de vos dettes fournisseurs (échues et à échoir).
Les graphiques
Comparez, à l’aide de graphiques, les résultats mensuels de votre entreprise mais aussi votre chiffre d’affaires,
votre résultat comptable et votre marge brute.
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet
comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE
100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS,
ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST
• Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML.
• Import paramétrable des écritures, comptes et journaux
• Import au format texte EBP
• Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel®
• Export Liasses fiscales
• Export Interface Expert
• Export paramétrable
• Import / export des guides de saisie
Statistiques
• Solde de comptes de banque
• Etat des créances clients
• Etat des dettes fournisseurs
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line(3) (un service Cloud) : accès à distance
aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet
depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un
smartphone et échange des données avec EBP Compta
Classic
(1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM.
(2) Plus de détails sur www.ebp.com
(3) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails,
nous consulter.
Le tableau de bord
Existe en version réseau !
Quel logiciel choisir ? EBP Compta
Classic Open LineTM
EBP Compta
PRO Open LineTM
Saisie simplifiée, saisie guidée, saisie avancée
Déclaration de TVA, Grand-Livre, Balance, Bilan, Compte de Résultat
Gestion des échéances multiples
Tableau de prévision de trésorerie
Comptabilité analytique multi-axes
Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée
Version réseau (en option) Jusqu’à 3 postes Jusqu’à 10 postes
279
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
VERSION
Commerce de détail
VERSION
PRO
VERSION
Mode
Choisissez le produit
adapté à vos besoins :
Pour tous les professionnels du commerce
C’est le logiciel de gestion haut de gamme pour tous les professionnels du commerce : en
plus des fonctions traditionnelles d’encaissement, de suivi de la clientèle, de gestion d’articles
par gamme… vous pouvez connecter plusieurs caisses en réseau* et profiter d’une gestion
de stocks en multi-dépôts.
www.ebp.com
EBP Point de Vente PRO 2013
Point de Vente PRO
2013
LES 5 POINTS CLÉS
Gagnez
du temps
Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos
clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse.
Personnalisez
vos gammes
Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur) en fonction de votre activité afin de
gérer simplement vos gammes. Puis visualisez votre stock par article ou par gamme d’articles.
Travaillez
en multi-dépôts
Gérez plusieurs dépôts de stockage. Les possibilités sont multiples : transfert de dépôt à dépôt pour pallier une rupture
de stock, définition de plusieurs dépôts (magasins, vente sur Internet, vente par correspondance...), statistiques articles
détaillées par dépôt…
Partagez
vos données
Travaillez en mode réseau* au sein de votre commerce. A distance, vous pouvez ouvrir une caisse et centraliser les
informations de vos différentes caisses**.
Communiquez
facilement
En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au
format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable***.
* En option
** En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
*** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.Point de Vente
Visualisez vos comptes de façon plus détaillée et suivez l’évolution de votre société pour un poste et une période précise.
Une caisse entièrement paramétrable
Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences.
Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre
écran : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton.
Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité :
verrouillage manuel ou automatique.
Le mode écran tactile
Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile.
La facturation
Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les
étiquettes codes-barres de leurs articles.
Le paiement
Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse
enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs
moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…).
Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon
supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle,
un nouveau produit...
Les documents pour gérer le stock en multi-dépôts
Pour les achats : lors de la réception d’une commande, dispatchez les articles
dans les dépôts de votre choix.
Pour les ventes : saisissez votre facture et choisissez le dépôt qui s’appliquera
à l’ensemble de votre facture.
Les bons de transfert inter-dépôts
Afin d’optimiser la gestion de plusieurs stocks, le logiciel identifie automatiquement
les ruptures de stock sur tel ou tel article et propose des solutions de transfert :
choix du ou des dépôts où l’article est disponible. Puis le logiciel édite
automatiquement le bon de transfert inter-dépôts.
Vous avez également la possibilité de gérer les cas particuliers en transférant
des articles manuellement d’un dépôt à un autre, en vue par exemple d’une
importante commande.
L’inventaire
Réalisez votre inventaire sur chaque dépôt ou sur tous les dépôts. A la validation
du document, les stocks sont automatiquement mis à jour.
Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable.
Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux
outils personnalisables.
Optez pour une plus grande productivité ! Ce logiciel vous permet de gérer plusieurs dépôts de stockage. Il peut s’agir de dépôts
classiques (magasin, entrepôt,…) ou de dépôts spécifiques (salon, vente par correspondance, Internet…).
L’ENCAISSEMENT
LA GESTION DES STOCKS EN MULTI-DÉPÔTS
Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse
Les statistiques
Consultez pour un article donné, le stock contenu dans chaque dépôt ou pour
tous les dépôts. Puis éditez les états correspondants : état de stock, mouvement
de stock, état de réapprovisionnement.
Visualisez en un clin d’oeil le stock disponible pour chaque dépôt ou en totalitéPRO
Les cartes de fidélité
Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de
points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous
attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon d’achat.
Les chèques cadeaux
Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à leurs
proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients.
Les soldes et promotions
Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des événements.
Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date de début et une
date de fin d’opération.
La personnalisation des gammes selon 3 critères
Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous
travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et
matières de vos articles.
La déclinaison de vos articles de référence
Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à
cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été»
est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera
automatiquement les combinaisons d’articles possibles !
Une gestion des stocks simplifiée
Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande
fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes
codes-barres que d’articles réceptionnés.
Le palmarès des articles
Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré.
Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui remportent
le moins de succès.
La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur
Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition
de votre activité.
Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de
fidélisation pertinente et efficace.
Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. En effet, vous pouvez décliner vos articles selon 3 critères
personnalisables et ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/domaine/
millésime.
Véritable outil d’aide à la décision, le logiciel vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre activité.
LA FIDÉLISATION DE VOTRE CLIENTÈLE
LA GESTION DES GAMMES DE PRODUITS
LES STATISTIQUES
Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux…
Le suivi des collections
Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous permet
d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection.
Visualisez en un clin d’oeil les informations clés tels que le stock,
le CA, ou encore les différents tarifs
Visualisez l’essentiel de votre activitéDocument non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 335
Caractéristiques générales
• Personnalisation des listes et de tous les
modèles d’impression
• Outil de sauvegarde multi-supports et
restauration des données
• Gestion des utilisateurs avec définition des droits
• Tableau de bord (CA journalier, indice de vente,
fréquentation/CA)
• Consultation et filtrage des tickets : en attente,
en compte, réglés, transférés en factures
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire
avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr,
mappy, yahoo France, Bing*.
• Version réseau (en option)
Gestion Commerciale
(Back Office)
Gestion des fichiers
• Nombre illimité de dossiers
• Fichiers clients, commerciaux, articles
• Gestion des codes-barres à prix et poids
variables
Gestion des achats et des ventes
• Devis, commandes, bons de livraison, factures
• Gestion de la DEEE (Déchets des Equipements
Electriques et Electroniques)
• Recherche sur les lignes de pièces : numéro de
série, code article...
• Saisie déportée des devis, commandes, bons de
livraison et factures
• Transferts et regroupements de pièces
• Facturation HT ou TTC
• Gestion multi-devises, multi-échéances
• Livraison/réception globale ou partielle des
commandes avec gestion des reliquats
• Gestion des remises articles ou clients avec
choix de la priorité
• Multi-facturation périodique
• Grille tarifaire par client
• Gestion des soldes et promotions
• Relance clients personnalisée
• Recherche des articles par référence fournisseur
dans les pièces d’achat et les pièces de vente
• Impression des étiquettes avec prix normal et
prix soldé
• Consultation des tickets de caisse
• Remise en banque centralisée : Back et Front
Office
• Contremarque : détection de commandes clients
à livrer suite à la réception de commandes
fournisseurs
• Réservation d’articles en rupture de stock avec
versement d’arrhe ou d’acompte
Gestion des stocks
• Bons d’entrées, bons de sorties
• Fabrication des articles composés
• Saisie de l’inventaire complet
• Inventaire tournant : sélection d’une liste
d’articles à inventorier
• Gestion des stocks en multi-dépôts
• Transfert de dépôt à dépôt
• Statistiques articles détaillées par dépôt ou pour
tous les dépôts
• Génération automatique de bon de transfert lors
de rupture de stock
Gestion des gammes
• Déclinaison des articles selon 3 critères
personnalisables
• Visualisation du stock par article ou par gamme
d’articles
• Résultats des ventes par collection
Gestion de la Relation Client
• Grille de classification
• Rattachement des actions d’un client à une
affaire
Fidélité client
• Historique de la fidélité par client
• Gestion des cartes de fidélité (par point, par
chiffre d’affaires, par nombre de passages en
caisse)
• Calcul du CA hors promotion
• Gestion des remises, articles offerts, bons
d’achat
• Chèques cadeaux
• Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
• Sélection et exclusion des articles concernés par
la fidélité client (en cas de promotion...)
Statistiques
• Consultation des statistiques depuis la fiche tiers
et la fiche article
• Palmarès des articles, meilleurs vendeurs
• Activité du magasin par tranche horaire et par
vendeur
• Panier moyen, indice de vente
• Statistiques globales illustrées par un graphique
(tableau de bord)
Import/Export des fichiers
• Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail
depuis toutes les éditions et exportations au
format EXCEL®, JPEG, TIFF, HTML, RTF
• Transfert en comptabilité des factures, tickets de
caisse et mouvements de caisse au format du
logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID
(Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM
• Imports et exports paramétrables des fichiers
articles, familles d’articles, clients, fournisseurs
et contacts
• Lien avec le logiciel EBP Cartographie &
Décisions PRO (à acquérir séparément)
• Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi des
articles/clients vers le site Web puis récupération
automatique des commandes en ligne sur le
logiciel EBP
Encaissement (Front Office)
• Mode RDS**
• Personnalisation de l’écran de vente
• Mode écran tactile
Gestion des ventes comptoir
• Saisie des articles
• Ventes en attente
• Gestion des articles liés pour les ventes
additionnelles
• Modification du mode de règlement sur un ticket
validé
• Ventes en compte
• Gestion des retours articles et des avoirs
• Multi-règlements : carte bancaire, chèque,
espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque
cadeau, avoir
• Regroupement de tickets en facture
•
Gestion des abonnements
• Visualisation des stocks par dépôt
• Statistiques sur les bons d’achats et chèques
cadeaux
• Saisie du code postal à chaque saisie de ticket
(édition de statistiques)
• Edition de ticket sans prix avec le détail des
articles (ticket cadeau)
• Tri des articles par famille sur le ticket de caisse
• Impression automatique d’une facturette à
chaque vente (en plus du ticket)
• Édition de tickets supplémentaires
(offre promotionnelle, nouveau produit...)
Caisse
• Verrouillage de la caisse, manuel ou
automatique
• Suivi du fond de caisse
• Mouvements de caisse avec la création de types
de mouvements de caisse
• Clôture de caisse avec déclaration des montants
en caisse, impression du Z de caisse et du Z de
caisse consolidé (regroupement des tickets de
plusieurs caisses)
• Impression du X de caisse, journal de caisse
Suivi des clients
• Saisie du multi-règlements pour les ventes en
compte
• Remise en banque automatique des paiements
CB
Fonctions Principales EBP Point de Vente PRO 2013
Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement
Compatible OPOS
EBP Point de Vente PRO est compatible avec les
principaux périphériques d’encaissement du
marché. Toutes les imprimantes tickets, afficheurs,
tiroirs caisse, compatibles OPOS avec interface
série ou parallèle pourront fonctionner avec EBP
Point de Vente PRO.
Parmi les marques compatibles :
EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA
Pour connaître la liste des périphériques compatibles,
consultez notre site : www.ebp.com
COMPATIBLE
OPOS
*Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou
PREMIUM.
**En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service
roposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir
séparément du logiciel EBP.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
(1) Excepté pour le Front Offi ce : écran supportant une résolution de 800*600
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
DEMARRER
Gamme Pratic
DEVELOPPER
Gamme Classic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
LES 5 POINTS CLÉS
Pour les créateurs et les repreneurs d’entreprise
Pratic 2013
Business Plan
Montez votre projet en toute simplicité et laissez-vous
guider par l’ergonomie intuitive du logiciel. Mettez
toutes les chances de votre côté en présentant un
rapport financier soigné, clair et complet.
Démarrez
facilement
Laissez-vous guider étape par étape dans la réalisation de votre business
plan grâce à l’aide en ligne dynamique, à l’ergonomie intuitive du logiciel et
au dossier d’aide à la création du business plan.
Formulez
différentes
hypothèses
Travaillez sur plusieurs business plans simultanément et élaborez
diverses hypothèses : optimistes, pessimistes, réalistes. Vous analysez ainsi
tous les différents scénarios de votre projet.
Reprenez
une entreprise
Intégrez les Comptes de Résultat des 3 exercices antérieurs de l’entreprise
que vous souhaitez reprendre.
Enrichissez
vos commentaires
Ajoutez automatiquement les chiffres clés de votre dossier dans vos
commentaires. Fini les erreurs de ressaisie et le temps perdu à rechercher
une donnée.
Perfectionnez
votre rapport
Editez un dossier financier d’une qualité exceptionnelle : il sera votre
meilleur atout auprès de votre banquier et représente la clé de la réussite de
votre projet.
EBP PACk
juRIDIquE
Inclus
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Fonctions Principales
Ergonomie
• Navigation de page en page et retour en arrière, comme
dans un navigateur web
• Aide en ligne intégrée aux écrans
• Possibilité d’ajouter des commentaires à chaque étape du
business plan
• Etapes du business plan clairement définies : Préférences,
Prévisions, Résultats, Rapports.
• Correcteur orthographique avec dictionnaire personnalisé
• Raccourci de fichiers dans les notes
• Liens vers des sites d’aide à la création d’entreprise
• Travail sur plusieurs business plans en simultané
• Gestion de différentes hypothèses sur un même dossier
• Nombreux graphiques et ratios
Saisie
• Prévisions jusqu’à 6 ans (reprise comprise)
• Création de 10 business plans
• Prévisions annuelles ou mensuelles
• Répartition des prévisions par activité
• Compte de résultat par activité
• Reprise des 3 années antérieures d’après le Compte de
Résultat
• Commentaires avec intégration automatique des résultats
chiffrés
• Gestion du découvert de trésorerie
• Gestion des augmentations prévisonnelles sous forme de
pourcentage
• Choix du taux de négoce pour le calcul des achats (taux
de marge ou de taux de marque)
• Choix entre deux types d’activités : marchandises ou
production
• Amortissement linéaire et dégressif des investissements
jusqu’à 50 ans
• Gestion des cessions d’immobilisations
• Gestion des comptes courants d’associés avec remboursement des intérêts et blocage/déblocage des capitaux
• Différents profils de salariés
• Gestion automatique des exonérations ou diminutions de
charges salariales
• Prise en compte des commissions et primes dans le
calcul des coûts de personnel
• Prise en compte des stocks dans le calcul des coûts
d’achats
• Récapitulatif des échéances de l’Impôt sur les Sociétés
• Prise en compte du report déficitaire et de l’IFA pour le
calcul de l’IS
• Possibilité de saisir des ajustements pour le calcul de l’IS
• Calcul de l’échéancier des emprunts et crédits-bail
• Gestion de la levée de l’option d’achat du crédit-bail
• Gestion des saisonnalités
• Gestion des échéanciers multiples
• Gestion des avances et acomptes dans les échéanciers
(achats et ventes)
www.ebp.comZOOM sur
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel. Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
l’ergonomie et les aides
Vous devez rédiger un business plan et vous ne savez pas par où commencer ? Le logiciel vous guide pas
à pas dans l’écriture de votre projet grâce à son ergonomie intuitive, ses aides (en ligne et dynamique),
son dossier d’aide à la création... et bien plus encore !
Guide d’aide à l’élaboration d’un business plan
Parce que l’élaboration d’un business plan est souvent complexe, vous trouverez les réponses à vos
questions dans ce document mis à votre disposition : les questions à se poser avant de se lancer, les
différentes prévisions à prendre en compte, les éléments du dossier financier... en bref, une pléïade de
conseils à lire !
Le tableau de bord
Retrouvez dès l’ouverture de votre dossier les chiffres clés de votre business plan pour connaître l’état
d’avancement de votre rapport. Le tableau vous permet d’avoir une vision globale de votre projet et de
vérifier qu’il n’existe pas d’incohérence.
Analyse financière
• Compte de Résultat
• Tableau de trésorerie
• Seuil de rentabilité
• Bilan
• Besoin en Fonds de Roulement (BFR)
• Récapitulatifs de TVA : TVA collectée, TVA déductible, TVA
à payer
• Tableau de financement simplifié
• Plan de financement
• Effectif du personnel
• Edition du tableau des investissements et de tableau des
annuités de crédit Résultats
• Simulations : le changement d’une donnée prévisionnelle
a un impact immédiat sur les résultats
• Différents niveaux de détail pour visualiser les tableaux
de résultats
• Visualisation à la carte des résultats (mensuels, cumulés...)
Dossier final
• Structure complète du dossier final
• Impression du dossier final avec les données principales
sous forme de tableaux, graphiques et ratios
• Impression des commentaires complétant les données
principales
Le tableau de bord regroupant les chiffres clés de votre projet,
les alertes ou bien encore l’analyse du seuil de rentabilité
6 assistants pour vous conseiller en droit
Assistant en Droit des Sociétés 2013
Consultez en quelques clics les explications des textes de lois relatifs
au fonctionnement d’une entreprise.
Assistant en Droit des Affaires 2013
Utilisez les bonnes procédures en cas de litige avec vos clients ou vos fournisseurs.
Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur 2013
Consultez les informations juridiques relatives au statut de l’Auto-Entrepreneur.
Assistant en Droit du Travail 2013
Pour trouver les réponses à vos questions d’ordre social.
Assistant en Droit du Immobilier 2013
Rédigez aisément vos contrats grâce aux modèles prêts à l’emploi.
Assistant en Droits du Particulier 2013
Prenez connaissance de vos droits et obtenez gain de cause.
Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013
629
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
DEVELOPPER
Gamme Classic
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
4 logiciels de pointe pour gérer votre entreprise du bâtiment
Un pack complet de logiciels pour piloter l’ensemble de votre entreprise du bâtiment : vente, achat,
suivi de chantier, statistiques, trésorerie, budget, compte de résultat, immobilisations, paye...
Paye Bâtiment 2013
Compta PRO Open LineTM 2013
Grâce à ce logiciel convivial et puissant, effectuez vos
traitements quotidiens (saisie, lettrage, déclaration
de TVA…) et établissez votre Bilan et votre Compte
de Résultat. Exploitez vos données grâce à la tenue
d’une comptabilité analytique, à la gestion des
budgets et à la prévision de trésorerie.
Bâtiment PRO v14
Bénéficiez d’un logiciel 100% bâtiment riche
en fonctionnalités, vous permettant de piloter
efficacement votre activité commerciale : ventes,
achats, stocks, suivi de chantier, contrats de
maintenance… Le tout dans un environnement de
travail simple et ergonomique.
PRO v14
Réalisez rapidement vos bulletins de paye grâce
au plan de paye adapté au secteur du Bâtiment.
Réalisez simplement vos déclarations sociales
(DADS-U, DADS-U Ci-BTP, DPAE). Gérez le suivi des
congés payés sur N et N-1. Toutes les démarches
administratives sont facilitées pour gagner du
temps et se consacrer pleinement au traitement des
salaires.
Immobilisations PRO Open LineTM 2013
Gérez efficacement vos immobilisations
conformément à la réglementation CRC 2002-
10 méthode simplifiée. Etablissez vos plans
d’amortissement, contrôlez vos acquisitions en
crédit-bail, vos locations et vos emprunts et suivez
très précisément la situation actuelle de vos
immobilisations. Analysez également leur répartition
grâce à la fonction analytique.
Pack BâtimentDocument non contractuel • Septembre 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Bâtiment PRO v14
• Nombre de dossiers illimité
• Tableau de bord en page d’accueil
• Version réseau (en option)
• Fiches prospects et clients détaillées
• Historique des documents de vente
• Edition automatique de courriers de relance
• Création d’une bibliothèque interne avec fourniture, main d’œuvre, matériel,
ouvrage, divers et texte
• Création de fournitures avec temps de pose
• Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main
d’œuvre, le bénéfice, le prix de revient
• Historique des éléments
• Mise en sommeil des éléments obsolètes
• Gestion des promotions
• Bibliothèque interne
• Import de nombreux tarifs fournisseurs (Cédéo, Rexel, la Plateforme du Bâtiment,
Dupont...)****
• Imports des bibliothèques d’ouvrages Annuel des Prix, Artiprix (Batirama), Batiprix,
Gible (Capeb)****
• Création des documents : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour,
factures, avoirs...
• TVA neuf ou rénovation
• Saisie de factures d’acompte
• Étude des déboursés
• Réapprovisionnement automatique
• Suivi de chantier simplifié/détaillé
• Saisie par salarié ou par chantier des heures effectuées
• Gestion des contrats de maintenance et interventions
• Planning
• Gestion des affaires
• Gestion des achats (fournisseurs et sous-traitants)
• Enregistrement des règlements clients
• Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de
nombreux logiciels comptables*
Compta PRO Open LineTM 2013
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Gestion de groupes d’écritures
• Gestion des favoris
• Saisie pratique et guidée
• Saisie par journal et par mois
• Saisie au kilomètre
• Gestion des abonnements
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Délettrage automatique
• Echéancier détaillé
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A
• Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI**
• Rapprochement bancaire manuel et automatique
• Import paramétrable des relevés
• Import des lignes de relevés au format CFONB, Qif
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévision de trésorerie
• Comptabilité analytique
• Gestion des budgets généraux et analytiques
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Bilan et Compte de Résultat
• Balance et Grand-Livre analytiques
• Comparatif N / N-1
• Virements et prélèvements
• Comptabilisation des lignes de relevés bancaires
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
• Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis
un smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO Open LineTM
• Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
Immobilisations PRO Open LineTM 2013
• Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée
• Plan d’amortissement économique et fiscal
• Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable
• Gestion des cessions d’immobilisations
• Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts
• Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055
• Gestion de l’analytique
• Gestion des interventions (réparations...)
• Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta
Paye Bâtiment 2013
• Plan de paye pré-paramétré BTP
• Nombreux profils proposés : 35 heures, ouvrier de chantier, apprenti, stagiaire,
contrat professionnalisation...
• Attestations de salaires Maladie-Maternité-Paternité, AT Maladie Professionnelle,
attestation d’employeur (Pôle Emploi)
• Explication des calculs de paye
• Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Paye décalée
• Paye analytique
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général
• Gestion du DIF
• Gestion des acomptes
• Saisie des heures jour par jour dans un calendrier
• Fonction « Recherche »
• Génération du fichier DADS-U à la norme 4DS (disponible fin 2012)
• Génération du fichier DADS-U CI BTP à la norme 4DS (disponible fin 2012)
• Attestation employeur dématérialisée à la norme 4DS
• DUCS papier URSSAF et Pôle Emploi agréées
• Etat préparatoire DUCS Retraites
• DUCS URSSAF EDI – Format COPLAT***
•Multi-établissements : DUCS papier Pôle Emploi et IRC ; Etat des charges ; Livre
et Journal de paye
• Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou au format du
logiciel de votre Expert-Comptable*
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE. Et en import uniquement HELIAST (sur EBP Compta Classic).
**Plus de détails sur www.ebp.com
***Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM.
****Les bibliothèques d‘ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel
* *
DADS-U CI-BTP
+
Disponibles fin 2012
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go(1)
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go(1)
Les attestations et déclarations d’EBP Bâtiment
PRO nècessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9
(1) Sauf pour Paye Bâtiment 2013 : Mémoire 1 Go
// Espace disque libre 2 Go
Pour les PME de 10 à 50 salariés
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
DEVELOPPER
Gamme Classic
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
3 ATOUTS DU LOGICIEL
Gérez efficacement votre comptabilité générale (saisie, déclaration de TVA,
rapprochement bancaire…) et analytique grâce à ce logiciel qui allie convivialité
et performance. Etablissez votre Bilan et votre Compte de Résultat, gérez vos
immobilisations et exploitez vos données grâce aux prévisions de trésorerie et à la
gestion des budgets. Profitez aussi de l’univers Open Line Technology™ qui vous
assure une maîtrise rapide et totale de votre logiciel.
EBP Compta PRO Open LineTM
PRO
Compta
DECISIONNEL
Budgets
Tableau de bord
Analytique
Prévision de trésorerie
PUISSANT
Communication
Entreprise-Expert
Comptabilité
générale
Immobilisations
Réseau
Open LineTechnologyTM
Open Guide
Recherche Intelligente
Intuitif
ERGONOMIQUE
MOBILITYCompta
PUISSANT
Une bonne gestion d’entreprise passe par un traitement efficace de la comptabilité. Grâce à EBP Compta PRO Open Line™, retrouvez
l’ensemble des outils nécessaires à la création de vos états comptables (Bilan, Compte de Résultat, Déclaration de TVA, …) et à la gestion
de vos immobilisations.
Le lettrage
Grâce à la gestion des échéances, le lettrage d’une écriture est automatique si le règlement correspond exactement au montant de la facture.
+ du logiciel : lettrage simplifié, automatique, délettrage automatique
Le rapprochement bancaire
Importez vos relevés bancaires au format ETEBAC ou tout autre format et pointez manuellement ou automatiquement vos relevés avec le compte banque de
votre logiciel EBP.
+ du logiciel : pointage automatique, import paramétrable des relevés bancaires, critères de comptabilisation des lignes de relevés.
La déclaration de TVA
Ne perdez plus de temps à remplir manuellement votre déclaration de TVA, EBP Compta
PRO Open LineTM le fait pour vous. Le logiciel calcule automatiquement le montant de
votre déclaration à payer. Il ne vous reste plus qu’à l’éditer et à l’envoyer à votre centre
des impôts ou bien optez pour la télédéclaration au format EDI**.
+ du logiciel : déclaration de TVA agréée par la DGFiP, télédéclaration au format
EDI**, génération du fichier de virement de la TVA
La gestion des immobilisations
Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement
conformément à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée.
Créez vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez une fraction d’un même
bien en gérant les éclatements et visualisez vos plans d’amortissement. Vous suivez
ainsi précisément la situation actuelle de vos immobilisations.
+ du logiciel : calcul du plan d’amortissement, cession, mise au rebut.
La Communication Entreprise-Expert
Pour la vérification de vos comptes, échangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre Expert-Comptable au format de son logiciel*.
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST.
**Plus de détails sur www.ebp.com
A partir de 5 postes, le logiciel est proposé avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft® SQL Server
2008 Workgroup, Edition 32 bits.
Un mode réseau perfomant
La gestion de vos immobilisations
La version réseau
ouvre les portes
du travail simultané et à plusieurs.PRO
Plus qu’un simple outil de gestion comptable, EBP Compta PRO Open LineTM vous aide à prendre les bonnes décisions au quotidien grâce
à la prévision de trésorerie, à la comptabilité analytique et à la gestion des budgets.
La prévision de trésorerie
Consultez tous les mouvements effectués sur les comptes bancaires et toutes les échéances
dues afin de prévoir votre situation de trésorerie. Complétez également ces données par les
charges et les produits à venir pour une meilleure anticipation.
La comptabilité analytique
La ventilation des charges et des produits sur 1, 2 ou 3 plans (axes) analytiques vous permet
de réaliser des analyses selon différents critères. Consultez vos ventilations analytiques sous
forme de tableaux paramétrables pour une exploitation approfondie de vos données. Editez
également votre Balance analytique, Grand-Livre analytique,…
La gestion des budgets
Grâce à la gestion des budgets de types général et analytique vous pouvez comparer les
dépenses estimées avec les dépenses réellement effectuées et ainsi ajuster ou modifier
votre stratégie pour atteindre les objectifs fixés.
DECISIONNEL
ERGONOMIE
Ce logiciel a été développé sous la technologie « Open Line technologyTM » qui vous assure une prise en main rapide et un confort
d’utilisation. Il offre une interface de travail proche de vos usages quotidiens en informatique.
Une ergonomie intuitive
Travaillez dans un environnement familier. La nouvelle ergonomie se base sur les modes de fonctionnement utilisés chaque jour (web, outils bureautiques…),
ceci permettant de vous adapter à votre logiciel dès la première utilisation.
L’Open Guide
Pour retrouver les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, référez-vous à l’Open Guide de la rubrique correspondante : consultation, trésorerie,
analytique,…
La recherche intelligente
Profitez d’un moteur de recherche puissant pour retrouver tous types d’informations dans vos listes que ce soit un compte, une date, un montant…
La consultation analytique permet de visualiser
la rentabilité d’un secteur, d’un service,…
L’Open Guide : l’assistant de navigationFonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de sociétés : 5 ou 10
• Aide en ligne
• Plan Comptable Entreprise
• Plan Comptable Association
• Plan Comptable Syndicat
• Sauvegarde et restauration
• Sauvegarde en ligne*
• Tableau de bord paramétrable
• Recherche
• Version réseau (en option) : jusqu’à 3 postes ou
jusqu’à 10 postes
• Gestion des favoris
• Gestion de groupes d’écritures
• Champs personnalisés
Transfert comptable
• Historique des transferts comptables
• Import du transfert comptable (écritures,
échéances, pointages)
Traitements comptables
• Saisie au kilomètre
• Saisie guidée
• Saisie pratique et ventes comptoir
• Saisie par écriture
• Abonnements
• Association de comptes pour automatiser la
saisie journal
• Ecritures simulées
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle des
pièces
• Réimputation des écritures de compte à compte,
de journal à journal et de période à période
• Consultation des comptes
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, automatique, simplifié
• Délettrage automatique
• Rapprochement par compte
• Rapprochement par journal
• Echéance sur la ligne d’écriture
• Echéancier détaillé
• Pointage des échéances
• Modes de règlement
• Moyens de paiement
• TVA sur les débits et encaissements
• Calcul automatique de la TVA
• Justificatif de TVA
• Modification des informations de TVA
• Liste des informations de TVA
• Mise à jour des informations de TVA selon le
paramétrage des comptes
• Déclarations de TVA agréées Direction Générale
des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe
3310A
• Déclaration 3519 (demande de remboursement)
• Formulaire 3514 (acomptes trimestriels)
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA**
• Génération du fichier de virement de TVA
• Report automatique du crédit de TVA
• Documents associés aux lignes d’écritures
• Libellés types
• Libellés enrichis
• Recalcul des soldes
• Tri par date
• Rapprochement bancaire manuel et automatique
• Import paramétrable des relevés bancaires
• Import des lignes de relevés au format CFONB, Qif
• Comptabilisation manuelle des lignes de relevés
• Comptabilisation automatique des lignes de
relevés bancaires
• Découvert autorisé
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Règlements des Tiers
• Validation des écritures
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévision de trésorerie
• Gestion des chéquiers et des lettres-chèques
• Purge du plan comptable
• Reformatage des comptes
• Purge des relevés bancaires
• Journal des événements
• Archivage des données
• Déclôture mensuelle
• Virements internationaux
• Virements et prélèvements CFONB
• Virements et prélèvements SEPA
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
• Suivi des relances clients
Analytique et budgets
• 3 plans (axes)
• Ventilations analytiques
• Grilles analytiques
• Outil d’application de grilles analytiques
• Consultation interactive
• Gestion des budgets généraux et analytiques
• OD Analytiques
Immobilisations
• Codification automatique en Alpha-numérique
des codes immobilisations d’immobilisations
• Localisation, fournisseur
• Notion de famille (héritage des paramètres de
la famille)
• Consultation du plan d’amortissement
• Mode d’amortissement linéaire et non amortissable
• Mode d’amortissement dégressif
• Gestion comptable et fiscale
• Simulation d’achat d’une immobilisation
• Recherche d’une immobilisation à partir du
numéro, de son libellé
• Gestion des cessions d’immobilisations, de la
mise au rebut
• Gestion des éclatements (fractionnement
d’immobilisations en plusieurs immobilisations)
• Gestion des mutations
• Gestion des composants
• Gestion des dépréciations
• Gestion de la valeur de revente dans les calculs
d’amortissements (avec ou sans dérogatoire)
• Génération des écritures de dotation annuelle,
choix de la période
• Génération des écritures d’achat
• Génération des écritures de cession
• Gestion des interventions (réparations...)
Editions
• Journaux
• Grand-Livre
• Balance
• Balance âgée par échéance ou par lettrage
• Balance mensuelle, trimestrielle
• Rapprochement bancaire
• Bilan
• Compte de Résultat
• Situations des comptes
• Encours clients
• Créances clients / Dettes fournisseurs
• Comparatif N / N-1
• Impressions annuelles
• Suivi des écritures
• Chéquiers et lettres-chèques
• Balance analytique
• Grand-Livre analytique
• Grilles analytiques
• Cerfa 2054 : récapitulatif des mouvements des
immobilisations au cours de l’exercice
• Cerfa 2055 : situations et mouvements des
dotations de l’exercice et ventilation des amortissements dérogatoires
• Soldes Intermédiaires de Gestion
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du logiciel
de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco
et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA,
CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS,
ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import
uniquement HELIAST
• Import paramétrable des écritures, des comptes
et des journaux
• Exportation des impressions au format PDF,
Word®, Excel®
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML
• Export des liasses fiscales
• Import texte des écritures et des comptes au
format EBP
• Export Interface Expert
• Export paramétrable
• Import / export des guides de saisie
Version réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur
• Gestion des droits par groupe d’utilisateurs
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line*** (un service Cloud) :
accès à distance aux données du logiciel EBP via
un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais
depuis un smartphone et échange des données
avec EBP Compta Classic et PRO
*Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE
ou PREMIUM.
**Plus de détails sur www.ebp.com
***Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE,
PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous
consulter.
• Fonctions accessibles à partir de la
version Classic
• Fonctions supplémentaires à partir de la
version PRO Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 915
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
**
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
LES 5 POINTS CLÉS
DEVELOPPER
Gamme Classic
Pour l’ensemble des petites entreprises
Classic Open LineTM 2013
Paye
Simplifiez la gestion de votre paye au quotidien avec
un logiciel convivial et facile à prendre en main. Gérez
efficacement la paye de vos salariés grâce à une
solution adaptée à tous les types d’activités. Réalisez
facilement vos bulletins de paye à l’aide de profils
types. Très complet, le logiciel vous permet d’éditer
des contrats de travail pré-paramétrés et de gérer le
suivi des congés payés sur N et N-1.
Démarrez
rapidement
Travaillez avec un logiciel ergonomique et facile à prendre en main.
Doté de la technologie Open LineTM, EBP Paye Classic vous offre un confort
d’utilisation sans égal pour tenir efficacement votre paye : saisie semi-automatique
des formules, explication des calculs de paye etc.
Adaptez
vos bulletins
de paye
Gérez la paye de votre entreprise en fonction de votre activité grâce aux
différents profils proposés (apprenti, stagiaire, bulletin simplifié cadre et non
cadre, etc.). Vous disposez de nombreux modèles de bulletins de paye prêts
à l’emploi, ce qui vous offre un gain de temps considérable.
Optimisez
la gestion
de vos salariés
Bénéficiez de nombreuses impressions pour un contrôle optimal de vos
payes : état des charges avec répartition hommes/femmes, journal de paye,
livre de paye, état récapitulatif Fillon etc.
Gérez
les congés payés
Saisissez les congés payés en toute simplicité. A partir du bulletin de
paye, un volet de navigation vous permet de saisir directement les congés
payés de vos salariés. Lors de l’impression des bulletins, les périodes de
congés seront affichées automatiquement.
Communiquez
facilement
Exportez vos écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité
ou à celui de votre Expert-Comptable*.
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE Ligne 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers : 5
• Nombre d’établissement : 1
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Personnalisation des droits utilisateurs (en version réseau)
• Synchronisation des données avec EBP Compta Classic
Open LineTM
• Version monoposte
• Sauvegarde et restauration de données
• Tableau de bord
• Assistant de navigation :Open Guide
• Sauvegarde en ligne(1)
• Aide en ligne
Gestion des payes
• Définition d’un planning hebdomadaire valable pour tout
le bulletin
• Gestion du décalage de paye
• Personnalisation des organismes (ou institutions)
• Personnalisationdel’organismecollecteurpourlesdéclarations
• Définition des taux de cotisations et plafonds avec date
d’application
• Définition de tables de calcul à deux dimensions
• Définition de fonctions utilisant des paramètres de types
différents (date, valeur,rubrique, etc.)
• Définition des variables salariés
• Définition des rubriques de type : salaire brut, cotisation,
net, commentaire
• Classement par thème des paramètres de paye
• Définition de profils et de sous profils de paye
• Saisie semi-automatique des formules
• Version système du paramétrage EBP toujours disponible
pour consultation ou utilisation
• Mise à jour du paramétrage système en automatique
• Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié
• Explication des calculs de paye
• Interrogation des données de paye
• Paramétrage des tris sur les listes
• Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA
• Définition et personnalisation des cumuls
Gestion des salariés
• Assistant de création d’un salarié
• Nombre de salariés illimité
• Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti,
contrat professionnalisation etc.
• Gestion du matricule en automatique ou manuel
• Définition des modèles de documents administratifs
• Définition d’un planning hebdomadaire par salarié
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)-régime général
et agricole
• Etats préparatoires de la DUCS (URSSAF,Retraite)
• Assistant de mise à jour salarié
• Bulletin de reprise
Gestion des bulletins de paye
• Préparation des bulletins de paye depuis la liste des salariés
• Calcul de tous les bulletins depuis la liste des salariés
• Reprise de paye sur les variables et les cumuls
• Bulletin de paye pour un salarié sorti (sommes isolées,
portabilité des contrats de prévoyance)
• Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié
• Personnalisation de la période de paye et de la date de
paiement
• Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures)
• Paye inversée
• Régularisationprogressiveouannuelledesbasesdecotisations
• Validation individuelle des bulletins ou clôture de toute la
période de paye
• Déclôture périodique pour revenir au mois précédent
• Assistant de création de modèles de bulletin
www.ebp.comZOOM sur
Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
la gestion des congés et des absences
Le logiciel dispose d’une véritable gestion des congés payés et des absences. De la saisie à l’analyse des
congés, gérez simplement et rapidement les absences de vos salariés.
La gestion des congés et des absences
Gérez tous les types d’absences possibles (congés payés, maladie, maternité, paternité etc.). Pour chacune des absences, le décompte peut se faire selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles).
La saisie des congés et des absences
La saisie des congés payés et des absences s’effectue directement à partir du bulletin de paye, grâce au volet
de navigation. Sans sortir du bulletin, vous visualisez rapidement le détail des absences du salarié sur le mois.
Les impressions
Sur l’impression des bulletins, vous disposez du détail des congés payés légaux, supplémentaires et
d’ancienneté pour les périodes N-1 et N. De nombreux états récapitulatifs sont mis à votre disposition,
comme l’impression en masse des congés payés par salarié et l’impression des absences.
(1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM
Gestion des congés payés /absences
• Acquisition des congés payés en jour ouvré, ouvrable ou
personnalisé
• Calcul automatique des congés payés et des absences
selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/
heures réelles)
• Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et
ancienneté sur les périodes N-1 et N
• Saisie des absences et congés payés depuis le bulletin
Gestion des exercices
• Gestion des exercices (social, congés payés, etc.)
• Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l’événement
• Consultation interactive des données surtous les exercices
Historisation des données de paye
• Historisation des paramétrages de paye
• Historisation de la fiche salarié
• Consultation de la définition (d’une rubrique, d’une variable,
d’un cumul) prise en compte dans le bulletin non validé
• Consultation de la définition du contrat de travail du salarié
pour un bulletin non validé
Open LineTM Mobility
• EBP ReportsOn Line(2) (un service Cloud) : accès à distance
aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone
Impressions
• Fiches de paramétrage
• Etat des paiements / des variables
• Etats des absences par salarié et par type d’absence
• Etats des variables
• Etats des charges par organisme avec effectif
• Etat des congés payés / des allégements TEPA et Fillon
• Etats des charges salariales / patronales
• Livre et journal de paye
• Documents administratifs (contrats de travail, certificat de
travail,reçu pour solde de tout compte etc.)
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
• Différents modèles de bulletins de paye
• Duplicata des bulletins
• Réimpression des bulletins validés
• Fiche individuelle
Importation / Exportation
• Export des donnéees au format de votre logiciel de
comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP,
ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX
(Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
• Exportation de la plupart des éditions au format Excel® ou
PDF avec envoi par e-mail
• Import paramétrable de fiches salariés
• Import paramétrable des salariés venant d’EBP
Paye (v16)
• Transfert comptable des salaires et des paiements
(1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou
PREMIUM.
(2) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM
ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
Saisissez toutes les absences directement à partir du bulletin de paye, grâce au volet de navigation.
Quel logiciel choisir ? EBP Paye Classic
Open LineTM
EBP Paye PRO
Open LineTM
Nombre de dossiers 5 10
Bulletins de paye, état des charges, documents administratifs, DPAE
(régime général et agricole), tableau de bord
Gestion automatique des congés payés légaux, supplémentaires et
ancienneté sur les périodes N et N-1
Gestion des attestations de salaire, Maladie / AT
DUCS EDI (1) - URSSAF et IRC/IP
Déclarations sociales : DADS-U complète, DADS-U aux institutions
de prévoyance, mutuelles et sociétés d’assurances à la norme 4DS
(disponible fin 2012)
1114
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 3 Go
• Ecran :résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
•Windows XP® SP3
•Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
•Windows® 7 32 bits et 64 bits
•Windows® 8
Windows XP®,Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devezfaire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Existe en version réseau !
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Bénéficiez d’une suite de 6 logiciels pour gérer l’ensemble de votre entreprise : de la gestion des
achats, des ventes, des stocks, des salaires... jusqu’à la comptabilité.
Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013
Consultez en quelques clics les explications des textes de
loi et rédigez des lettres et contrats grâce aux modèles
pré-paramétrés et modifiables sous Word®.
Gestion Commerciale Classic Open LineTM 2013
Passez un cap avec EBP et gagnez du temps dans votre
gestion grâce à une solution complète. Maîtrisez tous les
maillons d’une gestion d’entreprise : gestion des achats,
des ventes, des stocks, suivi des règlements clients,
transfert des écritures comptables.
Gestion de Contacts Pratic Open LineTM 2013
Gérez vos clients, prospectez, fidélisez… grâce à
un outil de suivi et d’analyse performant. Un logiciel
CRM, très simple d’utilisation, au service des petites
entreprises.
Compta Classic Open LineTM 2013
Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les
fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité
générale : saisie des écritures, TVA, Bilan…
Très complet, il permet de gérer efficacement votre
trésorerie grâce au tableau de bord.
Immobilisations Classic Open LineTM 2013
Gérez simplement les amortissements et les cessions de
vos biens d’équipement dans ce logiciel conforme à la
réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez
vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez
une fraction d’un même bien en gérant les éclatements
et visualisez vos plans d’amortissement.
Créez simplement et efficacement vos bulletins de
paye à l’aide de profils types. Réalisez et imprimez des
contrats de travail pré-paramétrés et gérez le suivi des
congés payés sur N et N-1. Et grâce au tableau de bord
analysez la situation salariale de votre entreprise.
Paye Classic Open LineTM 2013
6 Logiciels essentiels pour gérer votre entreprise
Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
ClassicDocument non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Compta Classic Open LineTM 2013
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Plan Comptable Entreprise
• Tableau de bord pour le suivi de l’activité
• Saisie simplifiée, saisie guidée, saisie par journal ou par mois
• Ventes comptoir
• Recherche d’écritures
• Association de comptes pour automatiser la saisie
• Lettrage et dé-lettrage manuels et automatiques
• Lettrage en cours de saisie
• Saisie des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
• Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application «EBP Notes de Frais» depuis un smartphone et échange des donnéesavec EBP Compta Classic Open LineTM
• Rapprochement bancaire manuel
• Gestion des abonnements
• Gestion des échéances
• TVA sur les débits et les encaissements
• Déclarations de TVA CA3, CA12, annexe 3310A agréées DGFiP
• Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI**
• Journaux, Grand-Livre et Balance
• Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires)
• Export et import des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
Paye Classic 2013 Open LineTM 2013
• Tableau de bord
• Nombre de dossiers : 5
• Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation
etc.
• Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole
• Saisie semi-automatique des formules
• Explication des calculs de paye
• Définition des rubriques de type : salaire brut, cotisation, net, commentaire
• Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application
• Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA
• Nombreuses impressions disponibles : état des charges avec répartition hommes/
femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc.
• Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde
de tout compte...)
• Historisation des paramétrages de paye
• Export des écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de
votre Expert-Comptable*
Pack Juridique
Pratic Open LineTM 2013
Assistant en Droit des Sociétés 2013 : constitution, statuts, dissolution
Assistant en Droit des Affaires 2013 : fonds de commerce, vente, justice…
Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur 2013 : règles de gestion, formalités administratives...
Assistant en Droit du Travail 2013 : contrats, congés, délégués du personnel…
Assistant en Droit Immobilier 2013 : location, vente, construction, SCI…
Assistant en Droits du Particulier 2013 : voyages, famille, voisinage, dettes…
Gestion Commerciale
Classic Open LineTM 2013
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Fichiers articles, clients, prospects, fournisseurs
• Sous familles clients et fournisseurs
• Gestion des ventes, achats, stocks et saisie inventaire
• Devis, commande, bon de livraison, facture, avoir, facture d’acompte, avoir
d’acompte, bon d’entrée et de sortie
• Regroupement de devis en un seul devis
• Révision de devis
• Demande de prix et commande fournisseurs
• Facturation HT ou TTC
• Tarifs et promotions clients
• Tarifs et promotions fournisseurs
• Open Report DesignerTM : 300 modèles d’impressions
• Saisie des règlements (moyen de paiements, banque, règlement libre)
• Multi-échéances
• Impression de lettres de relance
• Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA,
marge, palmarès clients…
• Génération comptable des règlements et des factures des tiers (clients et fournisseurs) au format du logiciel du cabinet comptable*
Immobilisations
Classic Open LineTM 2013
• Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée
• Paramétrage des comptes comptables des fiches d’équipements
• Plans d’amortissement calculés sur 360 jours ou 365 jours
• Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable
• Gestion des cessions d’immobilisations, de la mise au rebut
• Gestion et impressions des éclatements, des mutations et des dépréciations
• Gestion des composants, génération des écritures de dotation annuelle, d’achat, de
cession
• Editions des états préparatoires Cerfa 2054 et 2055
Gestion de Contacts
Pratic Open LineTM 2013
• Recueil d’informations clients / prospects : coordonnées, société, CA, évaluation
(froid, tiède, chaud)
• Fichiers Pistes, contacts, comptes
• Gestion des activités (tâches, événements,e-mails, appels, courriers et fax)
• Historique complet de tous les échanges
• Création et suivi des opportunités
• Assistant emailing et publipostage
• Modèles de lettres (modifiables) pour les envois d’emails et de courriers
• Multiples collaborateurs
• Agenda (journaliers, hebdomadaires...), rappel
• Tableau de bord (graphique, synthèse, indicateurs clés...)
• Import paramétrable de tiers
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Classic)
** Plus de détails sur www.ebp.com
EBP Gestion Commerciale
Classic Open LineTM
**
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
DEVELOPPER
Gamme Classic
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
6 logiciels de pointe pour gérer votre PME
Un pack complet de logiciels à un tarif avantageux pour piloter l’ensemble de votre entreprise :
achat, vente, stock, comptabilité, immobilisations, paye, relation client, aide juridique…
Gestion Commerciale PRO Open LineTM 2013
Contrôlez tous les aspects de votre activité commerciale
(achat, vente, stock) grâce à un logiciel à la fois
puissant fonctionnellement et flexible pour répondre aux
spécificités de votre métier.
Immobilisations PRO Open LineTM 2013
Gérez efficacement vos immobilisations conformément
à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée.
Etablissez vos plans d’amortissement, contrôlez vos
acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts
et suivez très précisément la situation actuelle de vos
immobilisations. Analysez également leur répartition
grâce à la fonction analytique.
Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013
Consultez en quelques clics les explications des textes
de lois et rédigez vos lettres et contrats grâce aux
modèles pré-paramétrés et modifiables sous Word.
Compta PRO Open LineTM 2013
Grâce à ce logiciel convivial et puissant, effectuez vos
traitements quotidiens (saisie, lettrage, déclaration de
TVA…) et établissez votre Bilan et votre Compte de
Résultat.
Exploitez vos données grâce à la tenue d’une comptabilité
analytique, à la gestion des budgets et à la prévision de
trésorerie.
Paye PRO Open LineTM 2013
Optimisez votre gestion de la paye avec un logiciel alliant
performance, fiabilité et conformité légale. Réalisez
simplement vos bulletins de salaire et effectuez vos
déclarations (DADS-U, DUCS, DPAE) conformément à la
législation.
CRM PRO Open LineTM 2013
Développez vos ventes grâce à une gestion fine de
vos clients et prospects. Qualifiez vos contacts en
enregistrant une multitude d’informations (coordonnées,
historique des échanges, etc.) afin d’anticiper leurs
besoins et d’identifier de futures opportunités de vente.
PRODocument non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Compta PRO Open LineTM 2013
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Gestion de groupes d’écritures
• Saisie pratique et guidée
• Saisie par journal et par mois
• Saisie au kilomètre
• Gestion des abonnements
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Délettrage automatique
• Echéancier détaillé
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A
• Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI**
• Rapprochement bancaire manuel et automatique
• Import paramétrable des relevés
• Import des lignes de relevés au format CFONB
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévision de trésorerie
• Comptabilité analytique
• Gestion des budgets généraux et analytiques
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Bilan et Compte de Résultat
• Balance et Grand-Livre analytiques
• Comparatif N / N-1
• Virements et prélèvements
• Comptabilisation des lignes de relevés bancaires
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
• Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis un
smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO Open Line™
• Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
Paye PRO Open LineTM 2013
• Tableau de bord
• Nombre de dossiers : 10
• Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation
etc.
• Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole
• Saisie semi-automatique des formules
• Explication des calculs de paye
• Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application
• Nombreuses impressions disponibles : état des charges avec répartition hommes/
femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc.
• Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de
tout compte...)
• Historisation des paramétrages de paye
• DUCS EDI** URSSAF et Retraite
• Déclaration des données sociales à la norme 4DS (fin 2012)
• Attestation Employeur Dématérialisée (AED) (fin 2012)
• Export des écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de
votre Expert-Comptable*
CRM PRO Open LineTM 2013
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Recueil d’informations clients / prospects jusqu’à 120 champs (coordonnées, société,
CA, évaluation…)
• 3 bases tiers (pistes, contacts, comptes) afin de les classer selon leur statut
• Historique complet de tous les échanges (e-mails, appels, courriers…)
• Création et suivi des opportunités de ventes
• Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation)
• Segmentation des contacts sur des critères précis
• Fichier articles (produits/services) et édition de devis
• Lettres types de courriers (charte graphique + visuels) pour une utilisation immédiate
• Gestion des campagnes marketing
• Fonction écran de travail : liste des tâches à effectuer dans la journée par collaborateur
• Lien avec EBP Gestion Commerciale PRO Open LineTM pour synchroniser ses données
sur les tiers
Gestion Commerciale PRO Open LineTM 2013
• Réseau: jusqu’à 10 postes (option)
• Fichier clients, prospects, fournisseurs et commerciaux
• Paramétrage de favoris dans la barre de navigation
• Sous familles clients et fournisseurs
• Gestion des achats (demande de prix, facture fournisseur)
• Gestion des ventes (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir)
• Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels
• Tableau de gestion des relances clients
• Livraison / réception totale ou partielle
• Facturation HT ou TTC
• Tarifs et promotions clients
• Simulation de tarif fournisseur
• Personnalisation des modèles d’impression
• Gestion des stocks (entrée, sortie mouvement, suivi et inventaires)
• Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques
• Statistiques et tableaux de bord paramétrables
• Transfert des factures et règlements vers EBP Compta PRO Open LineTM
• Import paramétrable
• Export paramétrable
• Import-Export des écritures comptables au format du logiciel de cabinet comptable*
Immobilisations PRO Open LineTM 2013
• Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée
• Plan d’amortissement économique et fiscal
• Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable
• Gestion des cessions d’immobilisations
• Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts
• Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055
• Gestion de l’analytique
• Gestion des interventions (réparations...)
• Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta
Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013
Assistant en Droit des Sociétés 2012 : constitution, statuts, dissolution
Assistant en Droit des Affaires 2012 : fonds de commerce, vente, justice…
Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur 2012 : règles de gestion, formalités administratives...
Assistant en Droit du Travail 2012 : contrats, congés, délégués du personnel…
Assistant en Droit Immobilier 2012 : location, vente, construction, SCI…
Assistant en Droits du Particulier 2012 : voyages, famille, voisinage, dettes…
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta PRO)
** Plus de détails sur www.ebp.com
*** Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM.
EBP Paye PRO
A partir du 1er janvier 2012
* *
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
• Carte graphique : 32 Mo
Les attestations et déclarations d’EBP Paye PRO
nècessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9
Pour les PME de 10 à 50 salariés
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
DEVELOPPER
Gamme Classic
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Optimisez votre gestion de la paye avec un logiciel alliant performance, fiabilité et
conformité légale. Grâce à sa grande souplesse d’utilisation et à sa puissance de
paramétrage, le logiciel répond aux besoins les plus pointus en matière de gestion de
la paye tout en s’adaptant à un contexte légal et social en constante évolution. Doté de
la technologie Open LineTM, EBP Paye PRO vous offre un confort d’utilisation sans égal
grâce à son interface conviviale et intuitive.
EBP Paye PRO Open LineTM
PRO
Paye
3 ATOUTS DU LOGICIEL
PUISSANCE
Tables de calcul
Congés/Absences
Historisation des données
Déclarations sociales
PERSONNALISATION
Paramétrages de paye
Bulletins de salaire
Profils de paye
ERGONOMIE
Open Guide
Open Line TechnologyTM
Recherche intelligente
Planning salarié IntuitifPaye
PUISSANCE
Pour faire face aux exigences des gestionnaires de paye et analyser les données avec précision, EBP Paye PRO Open LineTM vous offre une
panoplie d’outils puissants, qui répondent aux besoins les plus évolués.
Les tables de calcul
Gérez des tableaux croisés (tables de calcul) permettant de regrouper des données
selon une ou deux catégories (dimensions), par exemple : «âge» et «année de
contrat».
Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de
calcul, les données correspondantes aux différents intervalles ou valeurs.
Ces tables de calcul sont ensuite utilisables pour calculer une fonction ou une
rubrique.
Exemple
Le salaire d’un apprenti est déterminé en pourcentage du SMIC, en fonction de
son âge et de son année de contrat. Le calcul du salaire de l’apprenti s’effectuera
automatiquement grâce à la table de calcul, pour laquelle les dimensions «âge»
et «année du contrat» ont été renseignées. Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées.
L’interrogation des données de paye
Grâce à cet outil puissant, vous pouvez interroger une ou plusieurs données de paye, sur
une période choisie, pour un ou plusieurs salariés. Le but est de réaliser des analyses
salariales (rechercher le nombre d’heures travaillées pour tous les salariés par exemple).
Deux types d’interrogation sont disponibles :
L’interrogation simple
Elle vous permet d’interroger une donnée de paye. Vous déterminez la variable ou bien
la rubrique à analyser et vous spécifiez la période sur laquelle porte votre demande.
L’interrogation multiple
Interrogez plusieurs variables ou rubriques simultanément, sur différentes périodes, et
éditez le résultat sous forme d’un tableau.
L’interrogation des données permet d’interroger un élément de paye à un instant précis.
La gestion des congés et des absences
Gérez tous les types d’absences possibles (congés payés, maladie, maternité,
paternité etc.). Le décompte peut se faire selon différentes méthodes (jours
ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Pour plus de personnalisation, vous
pouvez définir de nouveaux types d’absences.
La saisie des congés et des absences
La saisie des congés et des absences s’effectue directement à partir du bulletin de
paye, grâce au volet de navigation. Vous pouvez saisir par anticipation les absences
et les congés, ils seront automatiquement pris en compte à la date de validité voulue.
Sans sortir du bulletin, vous visualisez rapidement le détail des absences du salarié
sur le mois.
Les impressions
Sur l’impression des bulletins, vous disposez du détail des congés payés légaux,
supplémentaires et d’ancienneté pour les périodes N-1 et N. La saisie des absences s’effectue directement à partir du bulletin de paye,
grâce au volet de navigation.PRO
PERSONNALISATION
EBP Paye PRO Open LineTM vous assure une gestion optimale de la paye quel que soit votre secteur d’activité. Grâce à la personnalisation
des paramétrages, le logiciel s’adapte à tous les types de paye.
Les sous profils
Chaque profil de paye (Cadre, Non cadre, Apprenti....) représente un « bulletin type »
intégralement modifiable. Les profils d’EBP Paye PRO Open LineTM sont constitués de
rubriques et de sous profils.
Les sous profils représentent un sous ensemble de rubriques, pouvant être inséré dans
chaque profil. Ils sont entièrement personnalisables et vous offrent un gain de temps
considérable dans la mise à jour ou la création de vos profils.
Dès que vous effectuez une modification dans un sous profil, tous les profils utilisant ce
sous profil se mettent automatiquement à jour.
Le paramétrage de paye
L’ensemble du paramétrage du logiciel est personnalisable (variables, rubriques,
cumuls, listes des champs de la fiche salarié). Vous gérez ainsi tous les cas, des plus
simples aux plus complexes.
Afin de faciliter la mise en place de vos paramétrages de paye, vous disposez de la saisie semi-automatique des formules. Cet outil simplifiera la rédaction
de vos formules. Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre répertoriant la liste des paramètres disponibles s’ouvre. Vous n’avez plus qu’à
sélectionner l’élément voulu.
Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option)
A chacun son espace de travail ! Pour vous garantir un haut niveau de confidentialité, vous pouvez définir des droits d’accès pour chaque utilisateur. Ainsi lors
de l’ouverture du dossier, un nom d’utilisateur et un mot de passe seront nécessaires pour vous connecter. Grâce à la puissance et à la précision de la gestion
des droits, les spécificités de chaque utilisateur sont prises en compte.
ERGONOMIE
Le logiciel est doté de la technologie «Open LineTM». Cette dernière vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans
égal. Vous bénéficiez d’une interface de travail conviviale et intuitive, proche de vos usages quotidiens en informatique.
Une ergonomie intuitive
Travaillez dans un environnement familier. La nouvelle ergonomie se base sur les outils
de fonctionnement utilisés chaque jour (web, logiciels bureautiques…). Vous maîtrisez
ainsi votre logiciel dès la première utilisation.
L’Open Guide : l’assistant de navigation
Pour retrouver les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, référez-vous à
l’Open Guide de la rubrique correspondante : salariés, bulletins, paramètres de paye etc.
La recherche intelligente
Profitez d’un moteur de recherche puissant pour retrouver tous types d’informations
dans vos listes que ce soit un salarié, un bulletin, un document administratif etc.
A partir de 5 postes, le logiciel est proposé avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft® SQL Server
2008 Workgroup, Edition 32 bits.
Un mode réseau perfomant
L’Open Guide : l’assistant de navigation.
Les sous profils représentent un sous ensemble de rubriques à insérer dans les profils.
La version réseau
ouvre les portes
du travail simultané et à plusieurs.Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers : 5 ou 10 dossiers
• Version réseau : jusqu’à 3 postes ou jusqu’à 10
postes (option)
• Sauvegarde et restauration de données
• Tableau de bord
• Personnalisation des droits utilisateurs (en
version réseau)
• Synchronisation des données avec EBP Compta
Open Line™
• Version monoposte
• Assistant de navigation :Open Guide
• Aide en ligne
• Mises à jour du paramétrage système
• Paramétrage de favoris dans la barre de
navigation
Gestion des payes
• Planning hebdomadaire
• Gestion du décalage de paye sur l’établissement
• Organismes de cotisations
• Définition des régimes et des tranches de
cotisations
• Personnalisation des organismes (ou institutions)
• Personnalisation de l’organisme collecteur pour
les impressions et les déclarations
• Définition des taux de cotisations et plafonds
avec date d’application
• Définition des tables de calcul à 1 ou 2
dimensions
• Définition des variables salariés
• Définition des rubriques de type : brut, cotisation,
net, commentaire
• Classement par thème des paramètres de paye
• Définition de profils et de sous profils de paye
• Personnalisation des rubriques pour définir des
liaisons avec d’autres rubriques
• Saisie semi-automatique des formules
• Personnalisation des valeurs des champs de la
fiche salarié
• Explication des calculs de paye
• Interrogation des données de paye enrichie
• Paramétrage des tris sur les listes
• Virement des salaires aux formats CFONB ou
SEPA
• Définition et personnalisation des cumuls
• Gestion des effectifs
Gestion des salariés
• Assistant de création d’un salarié
• Assistant de mise à jour des salariés
• Nombre de salariés illimité
• Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, etc.
• Sauvegarde des documents administratifs par
salarié/par établissement
• Définition des modèles de documents
administratifs
• Définition d’un planning hebdomadaire par
salarié
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)-
régime général et agricole
• Gestion des contrats de prévoyance et assurance
Gestion des bulletins de paye
• Bulletins de reprise
• Bulletin de paye pour un salarié sorti
• Plusieurs bulletins par mois pour un même
salarié
• Personnalisation de la période de paye et de la
date de paiement
• Saisie des variables depuis le bulletin (salaires,
heures)
• Saisies des variables depuis une grille pour tous
les salariés
• Paye inversée
• Régularisation progressive ou annuelle des
bases de cotisations
• Validation individuelle des bulletins ou en masse
lors de la clôture de paye
• Reprise de paye sur les variables et les cumuls
Gestion des congés/absences
• Calcul automatique des congés payés et des
absences selon différentes méthodes (ouvrés/
ouvrables/calendaires/ heures réelles)
• Définition de nouveaux types d’absences
• Gestion des congés payés légaux,
supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Saisie des absences et congés payés à partir du
bulletin de paye
• Neutralisation des plafonds et des congés payés
pour un bulletin
Traitements évolués
• DUCS EDI(1) URSSAF et IRC/IP
• DUCS papier états préparatoires
• Déclaration des données sociales à la norme
4DS(1)
• Attestation Employeur Dématérialisée - AED(1)
• Attestations de salaire,Maladie / AT
Gestion des exercices
• Gestion des Exercices (social, congés payés,…)
• Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de
l’événement
• Consultation interactive des données sur tous
les exercices
Historisation des données de paye
• Historisation des paramétrages de paye
• Historisation de la fiche salarié
• Consultation de tout l’historique du calcul du
bulletin non validé
• Consultation de tout l’historique des
changements d’un salarié et de son contrat de
travail
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line(2) : accès via Internet aux
données du logiciel EBP (consultation d’états
d’impression)
Impressions
• Fiches de paramétrage
• Etat des paiements
• Etat des heures
• Etats des absences par salarié et par type
d’absence
• Etats des variables
• Etats des charges par organisme avec effectif
• Etats des charges salariales / Patronales
• Livre et Journal de paye
• Etat des congés payés
• Etat des allègements TEPA et Fillon
• Documents administratifs
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
• Différents modèles de bulletins personnalisables
• Duplicata des bulletins
• Réimpression des bulletins validés
• Fiche individuelle
• Lettre de revenus Imposables
Transferts comptables
• Historique des transferts
• Transfert comptable des salaires et des
paiements
Exportation
• Export des données au format de votre logiciel
de comptabilité ou à celui de votre ExpertComptable(3)
Version Réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur
• Gestion des droits par groupe d’utilisateurs
• Gestion des droits par colonne
(1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE
ou PREMIUM
(2) Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE
ou PREMIUM et peut être également acheté séparément.
Pour connaître la capacité de stockage, la liste complète des
données publiables et les conditions tarifaires, merci de nous
contacter.
(3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100,
COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM,
INFORCE
• Fonctions accessibles à partir de la
version Classic
• Fonctions supplémentaires en version
PRO
Document non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 328
Configurations Minimales Requises :
• Processeur: Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran :résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
•Windows XP® SP3
•Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
•Windows® 7 32 bits et 64 bits
•Windows® 8
Windows XP®,Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devezfaire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
La combinaison d’EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic
et d’EBP Compta Classic Open LineTM
Pour les artisans du bâtiment
Ce pack, composé de deux logiciels, est la solution idéale pour gérer votre entreprise du
bâtiment.
Avec Devis et Facturation Bâtiment Classic, créez votre bibliothèque d’éléments, élaborez vos devis et
vos factures et éditez des statistiques.
Avec Compta Classic Open LineTM, tenez simplement votre comptabilité générale et suivez votre
trésorerie.
Compta
Classic Open LineTM 2013
Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les
fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité
générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très
complet, il permet de gérer efficacement votre trésorerie
grâce au tableau de bord.
Une prise en main rapide
Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce au volet de navigation. Choisissez
la saisie qui vous convient (simplifiée, guidée ou avancée) et gagnez du temps en
automatisant les saisies d’écritures les plus fréquentes.
Editez simplement
Générez en toute simplicité votre déclaration de TVA, calculée automatiquement
grâce aux saisies enregistrées dans votre logiciel. Et établissez votre Bilan et votre
Compte de Résultat.
Le tableau de bord
Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de compte
de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais aussi,
comparez les résultats de vos exercices N et N-1.
Devis et Facturation Bâtiment
Classic 2013
Conçu pour les artisans du bâtiment, ce logiciel très
simple d’utilisation est idéal pour informatiser facilement
votre gestion. Adapté à votre métier quel que soit votre
corps d’état, il vous permet de gérer vos fournitures, de
rédiger des devis et des factures détaillés avec tranches
de travaux et de suivre vos clients.
Démarrez facilement
Créez simplement votre bibliothèque d’éléments avec vos fournitures, main
d’oeuvre, matériel et importez en un clic de nombreux tarifs fournisseurs (Cédéo,
Dupont, Schneider Electric, La Plateforme...)
Gérez vos ventes
Elaborez des devis précis en les présentant par tranches de travaux, choisissez la
TVA, ajoutez des couleurs et des images… puis transférez-les en factures d’un
simple clic.
Communiquez facilement
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables sans aucune
ressaisie et transférez-les directement dans EBP Compta Classic Open LineTM
.
2013Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Devis et Facturation Bâtiment
Classic 2013
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers illimité
• Tableau de bord
• Aide en ligne complète
• Correcteur orthographique
• Sauvegarde multi-supports : disque dur, clé USB, CD-Rom, Internet
• Archivage du dossier
Fichier clients
• Fiches clients et prospects détaillées
• Historique des documents
• Edition automatique de courriers de relance
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire depuis la fiche client(1)
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi et SMS to b (hors coût de SMS)
Bibliothèques et tarifs fournisseurs
• Bibliothèque interne
• Import des tarifs fournisseurs(2) Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Canal Pro Club
Privilège, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric,
Catelec, COVAP, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Chausson Matériaux, Le Gallais
• Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne
Fichier éléments
• Création d’éléments de type fourniture, main d’oeuvre, ouvrage et divers
• Création de fournitures avec temps de pose
• Mise en sommeil des éléments obsolètes
• Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main
d’oeuvre, le bénéfice, le prix de revient, la marge
Documents de vente
• Création des documents : devis, factures, factures d’acompte, avoirs
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques)
• Modèles d’attestations de TVA à taux réduit
• Différents modèles d’impression pré-paramétrés
• Réalisation de devis par tranche et sous-tranche de travaux
• TVA neuf ou rénovation
• Saisie de descriptions en couleur et choix du style de police
• Insertion d’une lettre d’accompagnement en début et fin de devis
• Saisie en heures ou en jours de la main d’oeuvre
• Date de validité et impression de relances de devis
• Affichage en rouge des éléments dont la marge est négative
• Récapitulatif par taux de TVA
• Génération automatique d’une facture à partir d’un devis ou création d’une facture
directement
Règlements
• Enregistrement des règlements clients
• Edition des bordereaux de remise en banque
Importation - Exportation
• Import/export paramétrable des fichiers clients, prospects, fournisseurs, articles…
au format ASCII délimité ou fixe
• Récupération automatique des données d’EBP Devis et Facturation (versions 2004
à 2010)
• Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de
nombreux logiciels de comptabilité* via le module Communication Entreprise-Expert
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Classic).
(1) L’utilisation de cette fonction nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) Les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel
Compta
Classic Open LineTM 2013
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Nombre de sociétés : 5
• Aide en ligne
• Tableau de bord
• Plan Comptable Entreprise
• Plan Comptable Association
• Plan Comptable Syndicat
• Recherche multi-critères
• Tri, regroupement avancé
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois
• Saisie guidée, saisie simplifiée, ventes comptoir
• Abonnements
• Numérotation automatique ou manuelle des pièces
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Lettrage en cours de saisie
• Rapprochement bancaire manuel
• Documents associés à une ligne d’écriture
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Calcul automatique de la TVA en cours de saisie
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexes 3310A
• Déclaration 3519 (demande de remboursement)
• Formulaire 3514 (acomptes trimestriels)
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(1)
• Justificatif de TVA
• Grand-Livre interactif et Balance interactive
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
Editions
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Balance âgée par échéance ou par lettrage
• Bilan et Compte de Résultat (Etat préparatoire)
Importation/Exportation
• Import paramétrable des écritures, comptes et journaux
• Import au format texte EBP
• Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel®
Statistiques
• Solde de compte de banque
• Etat des créances clients, des dettes fournisseurs
• Comparatif du résultat des exercices N et N-1
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line(2) (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel
EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un
Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des
données avec EBP Compta
(1) Plus de détails sur www.ebp.com
(2) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
(1)
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
Compta Classic Open LineTM 2013
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Devis et Facturation Bâtiment Classic 2013
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
LES 5 POINTS CLES
DEVELOPPER
Gamme Classic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
Un logiciel
intégré
Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en
compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en
affichant sa facture d’origine issue de la Gestion.
Gérez vos achats
et vos stocks
Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez
vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos
inventaires.
Personnalisez vos
devis, vos factures,
vos commandes...
Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles (devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce
à Open Report Designer™.
Contrôlez
votre activité
Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA,
de la marge, palmarès des ventes…
Editez vos documents comptables
Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des
Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat.
Pour l’ensemble des petites entreprises
Compta & Gestion Commerciale
Classic Open LineTM 2012
Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration
de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce
logiciel offre une multitude de fonctionnalités.
www.ebp.com
MOBILITY
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
2013
Pour répondre aux besoins des magasins de prêt-à-porter, de lingerie, de chaussures, de sport, de
maroquinerie, EBP propose une solution performante pour gérer votre activité en toute simplicité.
Encaissements, gestion des articles en tailles/couleurs, consultation du stock en temps réel,
fidélisation des clients et transfert des données en comptabilité sans aucune ressaisie.
VERSION
Commerce de détail
VERSION
PRO
VERSION
MODE
Choisissez le produit
adapté à vos besoins :
Point de Vente Mode
www.ebp.com
Point de Vente Mode 2013
Pour tous les commerçants
LES 5 POINTS CLÉS
Optimisez
votre gestion
Appuyez-vous sur un logiciel puissant pour piloter l’ensemble de votre activité : gestion des achats, des ventes, des
stocks, gestion de la Relation Client, multi-devises, transfert en comptabilité.
Gagnez
du temps
Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos
clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse.
Personnalisez
vos gammes
Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur) en fonction de votre activité afin de
gérer rapidement vos gammes. Puis visualisez votre stock par article ou par gamme d’articles.
Dynamisez
vos ventes
Réalisez des opérations commerciales à l’occasion de soldes, de promotions... Et fidélisez votre clientèle à l’aide de
cartes de fidélité, chèques cadeaux, édition de tickets supplémentaires...
Communiquez
facilement
En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au
format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*.
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.Une caisse entièrement paramétrable
Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences.
Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre
écran : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton.
Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité :
verrouillage manuel ou automatique.
Le mode écran tactile
Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile.
La facturation
Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les
étiquettes codes-barres de leurs articles.
Le paiement
Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse
enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs
moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, chèque cadeau...).
Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon
supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle,
un nouveau produit... Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse
L’encaissement
Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable.
Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux
outils personnalisables.
Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. Vous pouvez décliner les articles selon 3 critères personnalisables
et ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/domaine/millésime.
Personnalisation des gammes selon 3 critères
Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous
travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et
matières de vos articles.
La déclinaison de vos articles de référence
Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à
cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été»
est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera ensuite
automatiquement les 30 combinaisons d’articles possibles !
Une gestion des stocks simplifiée
Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande
fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes
codes-barres que d’articles réceptionnés.
Le suivi des collections
Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous
permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection.
Déclinez votre article et visualisez toutes les tailles et les couleurs disponibles
La gestion des gammes de produits
ZOOM sur les fonctions clésLa gestion des stocks
Les cartes de fidélité
Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de
points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous
attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon
d’achat.
Les chèques cadeaux
Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à
leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients.
Les soldes et promotions
Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des
événements. Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date
de début et une date de fin d’opération.
La fidélisation de votre clientèle
Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de
fidélisation pertinente et efficace.
Les documents de stocks
La gestion des stocks s’effectue au fur et à mesure des bons d’entrées et
des bons de sorties ainsi que lors de la validation des documents de ventes
et d’achats.
Le réapprovisionnement automatique
Evitez les ruptures de stock et mettez en place un système de
réapprovisionnement automatique. Pour chacun des articles, définissez le
stock minimum et le stock d’alerte.
L’inventaire
Saisissez votre inventaire à l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse
prêt à l’emploi.
Pour gérer vos stocks en toute tranquillité, EBP Point de Vente Mode met à votre disposition une gestion complète des stocks : de
la saisie des bons d’entrées et des bons de sorties, à la gestion de l’inventaire.
Indiquez les quantités en fonction des tailles et des couleurs
Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux…
Les statistiques
Le palmarès des articles
Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré.
Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui
remportent le moins de succès.
La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur
Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition
de votre activité.
Les statistiques de ventes par tarif
Analysez le nombre de ventes réalisées par tarif. Vous tenez un magasin de
vente à emporter ? Vous pourrez identifier très clairement la répartition du
chiffre d’affaires entre «les ventes sur place» et «les ventes à emporter».
Véritable outil d’aide à la décision, EBP Point de Vente Mode vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre
activité.
Visualisez en un clin d’oeil les résultats de vos ventes
en fonction des différentes collectionsDocument non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 334
Caractéristiques générales
• Personnalisation des listes et de tous les
modèles d’impression
• Outil de sauvegarde multi-supports et
restauration des données
• Gestion des utilisateurs avec définition des
droits
• Tableau de bord (CA journalier, indice de
vente, fréquentation/CA)
• Consultation et filtrage des tickets : en
attente, en compte, réglés, transférés en
factures
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, manageo,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*.
Gestion Commerciale
(Back Office)
Gestion des fichiers
• Nombre illimité de dossiers
• Fichiers clients, commerciaux, articles
• Gestion des codes-barres à prix et poids
variables
Gestion des achats et des ventes
• Devis, commandes, bons de livraison,
factures
• Gestion de la DEEE (Déchets des
Equipements Electriques et Electroniques)
• Recherche sur les lignes de pièces :
numéro de série, code article...
• Saisie déportée des devis, commandes,
bons de livraison et factures
• Transferts et regroupements de pièces
• Facturation HT ou TTC
• Gestion multi-devises, multi-échéances
• Livraison/réception globale ou partielle des
commandes avec gestion des reliquats
• Gestion des remises articles ou clients avec
choix de la priorité
• Multi-facturation périodique
• Grille tarifaire par client
• Gestion des soldes et promotions
• Relance clients personnalisée
• Recherche des articles par référence
fournisseur dans les pièces d’achat et les
pièces de vente
• Impression des étiquettes avec prix normal
et prix soldé
• Consultation des tickets de caisse
• Remise en banque centralisée : Back et
Front Office
• Contremarque : détection de commandes
clients à livrer suite à la réception de
commandes fournisseurs
• Réservation d’articles en rupture de stock
avec versement d’arrhe ou d’acompte
Gestion des stocks
• Bons d’entrées, bons de sorties
• Fabrication des articles composés
• Saisie de l’inventaire complet
• Inventaire tournant : sélection d’une liste
d’articles à inventorier
Gestion des gammes
• Déclinaison des articles selon 3 critères
personnalisables
• Visualisation du stock par article ou par
gamme d’articles
• Résultats des ventes par collection
Gestion de la Relation Client
• Grille de classification
• Rattachement des actions d’un client à
une affaire
Fidélité client
• Historique de la fidélité par client (tickets,
gains)
• Gestion des cartes de fidélité (par point, par
chiffre d’affaires, par nombre de passages
en caisse)
• Calcul du CA hors promotion
• Gestion des remises, articles offerts, bons
d’achat
• Chèques cadeaux
• Envoi de SMS via des partenaires*: Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
• Sélection et exclusion des articles
concernés par la fidélité client (en cas de
promotion...)
Statistiques
• Consultation des statistiques depuis la fiche
tiers et la fiche article
• Palmarès des articles, meilleurs vendeurs
• Activité du magasin par tranche horaire et
par vendeur
• Panier moyen, indice de vente
• Statistiques globales illustrées par un
graphique (tableau de bord)
Import/Export des fichiers
• Génération de fichiers PDF avec envoi
par e-mail depuis toutes les éditions et
exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF,
HTML, RTF
• Transfert en comptabilité des factures,
tickets de caisse et mouvements
de caisse au format du logiciel de
l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco
et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
• Imports et exports paramétrables des
fichiers articles, familles d’articles, clients,
fournisseurs et contacts
• Lien avec le logiciel EBP Cartographie &
Décisions PRO (à acquérir séparément)
• Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi
des articles/clients vers le site Web puis
récupération automatique des commandes
en ligne sur le logiciel EBP
Encaissement (Front Office)
• Mode RDS**
• Personnalisation de l’écran de vente
• Mode écran tactile
Gestion des ventes comptoir
• Saisie des articles
• Ventes en attente, avec impression du
ticket en attente
• Gestion des articles liés pour les ventes
additionnelles
• Modification du mode de règlement sur un
ticket validé
• Ventes en compte (différé et rattaché à un
client)
• Gestion des retours articles
• Gestion des avoirs
• Multi-règlements : carte bancaire, chèque,
espèces, ticket restaurant, bon d’achat,
chèque cadeau, avoir
• Regroupement de tickets en facture
•
Gestion des abonnements
• Statistiques sur les bons d’achats et
chèques cadeaux
• Saisie du code postal à chaque saisie de
ticket (édition de statistiques)
• Edition de ticket sans prix avec le détail des
articles (ticket cadeau)
• Tri des articles par famille sur le ticket de
caisse
• Impression automatique d’une facturette à
chaque vente (en plus du ticket)
• Édition de tickets (offre
promotionnelle, nouveau produit...)
Caisse
• Verrouillage de la caisse, manuel
ou automatique
• Suivi du fond de caisse
• Mouvements de caisse avec la création de
types de mouvements de caisse
• Clôture de caisse avec déclaration des
montants en caisse, impression du Z de
caisse et du Z de caisse consolidé (tickets
de plusieurs caisses)
• Impression du X de caisse, journal de
caisse
• Ecran de comptage de caisse
Suivi des clients
• Saisie du multi-règlements pour les ventes
en compte
• Remise en banque automatique des
paiements CB
Fonctions Principales EBP Point de Vente Mode 2013
Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement
*Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE
ou PREMIUM.
**En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service
proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir
séparément du logiciel EBP.
Compatible OPOS
EBP Point de Vente Mode est compatible avec
les principaux périphériques d’encaissement
du marché. Toutes les imprimantes tickets,
afficheurs, tiroirs caisse, compatibles OPOS
avec interface série ou parallèle pourront
fonctionner avec EBP Point de Vente Mode.
Parmi les marques compatibles :
EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC,
ZEBRA
Pour connaître la liste des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com
COMPATIBLE
OPOS
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP2
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
(1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
La combinaison gagnante pour s’informatiser en douceur
Deux logiciels pour créer son entreprise, ne nécessitant aucune compétence en gestion et en
comptabilité. Rédigez facilement vos devis et factures, suivez vos règlements et tenez votre
comptabilité jusqu’à l’établissement du Bilan.
Facturation Pratic Open LineTM 2013
Novice en gestion, profitez d’un logiciel facile à prendre
en main. Rédigez immédiatement des devis et factures
en quelques clics grâce à une saisie pédagogique. Puis
gérez efficacement votre entreprise : clients, articles,
statistiques, règlements, transfert en comptabilité...
Rédigez en quelques clics
Reposez-vous sur un assistant de rédaction pour devis et factures. Simple
et pédagogique, vous visualisez votre modèle (devis ou facture) et saisissez
directement vos données à l’écran.
Gagnez du temps
Transférez vos devis en factures sans aucune ressaisie lorsqu’un devis est
accepté. Envoyez par email vos documents de vente. Saisissez vos règlements
clients (échéances, moyens de paiement).
Suivez vos ventes
Bénéficiez de statistiques pré-établies afin d’identifier vos meilleurs clients, le
palmarès des produits les plus vendus, l’évolution de votre Chiffre d’Affaires mois
par mois…
Compta Pratic Open LineTM 2013
Ce logiciel est l’outil idéal pour bien démarrer en
comptabilité. Il permet de saisir sans connaissance
comptable les factures d’achat, de vente, les opérations
bancaires et les ventes comptoir. Sa facilité d’accès
s’accompagne de fonctions essentielles telles que la
déclaration de TVA, le Bilan, le Compte de Résultat…
Prise en main rapide
Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce à son environnement de travail
familier, proche de vos usages quotidiens (Excel, Internet…)
Démarrez facilement
Laissez-vous guider par le logiciel pour saisir vos achats, vos ventes et votre
trésorerie. Etablissez votre déclaration de TVA, éditez votre Bilan et votre Compte
de Résultat en toute simplicité.
Suivez votre activité
Visualisez en un coup d’œil l’essentiel de votre activité grâce au tableau de bord :
solde des comptes de banque, évolution du chiffre d’affaires…
2013Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Compta Pratic Open LineTM 2013
Caractéristiques générales
• Versionmonoposte
• Sauvegardemulti-supports
• Envoi de SMS via des partenaires** : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b
Aide
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation
• Assistant de navigation
Traitements comptables
• Paramétrage des comptes
• Création de journaux
• Création de clients et fournisseurssans notion comptable
• Enregistrement desfactures de vente sans notion comptable
• Enregistrement desfactures d’achatsans notion comptable
• Enregistrement des opérations de trésorerie en caisse ou en banque sans notion
comptable
• Ventes comptoir
• Génération automatique des écritures en débit/crédit
• Mono-échéance
• Consultation de comptes
• Lettrage simplifié des comptessans notion comptable
• Rapprochement bancaire par compte
• Déclarations de TVA CA3, 3310A et CA12 agréées par la Direction Générale des
Finances Publiques
• Justificatif de TVA
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA***
• Bilan (états préparatoires)
• Compte de Résultat (états préparatoires)
• Journal centralisateur
• Clôturemensuelle
• Clôture annuelle
• Validation des écritures
• Archivage des données
Suivi de l’activité
• Tableau de bord affichant l’essentiel de l’activité
• Affichage dessoldes de trésorerie
• Présentation graphique de l’évolution du chiffre d’affaires
Impressions
• Liste desfacturessaisies
• Echéancier détaillé
• Liste des opérations de trésorerie enregistrées en caisse ou en banque
• Journaux
• Grand-Livre
• Balance
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
• Envoi des données à l’Expert-Comptable par e-mail
• Exportation desimpressions au format PDF,Word®, Excel®
• Exportation deslistes au format XML,TXT, Excel®, HTML
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI,AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Pratic Open LineTM)
** Nécessite la souscription à un un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM, hors coût de SMS.
*** Plus de détails sur www.ebp.com.
Facturation Pratic Open LineTM 2013
Caractéristiques générales
• Versionmonoposte
• Mono-dossier
• Tableau de bord
• Assistant de navigation :Open Guide
• Barre de tâches et de navigation
• Recherchemulti-critères
• Aide en ligne
• Dossier protégé par unmot de passe
• Sauvegardemulti-supports et restauration de données
• Imports paramétrables des fichiers articles, clients
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing.
• Envoi de SMS via des partenaires** : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b
Devis et Factures
• Devis, factures, avoirs, factures d’acompte, avoirs d’acompte
• Envoi par email des documents de vente
• Transfert de devis en facture
• Transfert de facture en avoir
• Facturation HT ou TTC
• Gestion de la TVA
• Frais de port HT
• Facturation d’articles non référencés dansla base article
• Personnalisation des devis et factures(logo, coordonnées,mentionslégales)
• Assistant de paramétrage des documents
Suivi des clients
• Fichiers clients et prospects
• Contactsillimités
• Famille clients
• Saisie desrèglements(moyen de paiements, banque,règlement libre)
• Gestion des écarts de règlements
• Gestion des différentsmodes de règlements
• Echéancier clients
• Historique des documents de vente par client
• Historique des articles des devis et factures par client
Articles (ou produits)
• Famille articles
• Code article selon le type : bien ou service
• Libellé et description de l’article
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques)
• Historique des Eco-Contributions(Ecotaxe)
• Gestion desremises en % ou enmontant
• Indicateurs: prix de revient, taux demarge, taux demarque, prix de vente HT, taux
de TVA, prix de vente TTC
Statistiques
• Evolution du chiffre d’affaires et de la marge par client
• Evolution du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes par article
• Palmarès du chiffre d’affaires et de la marge par client
• Palmarès du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes par article
Comptabilité
• Transfert des règlements et factures vers EBP Compta Pratic Open LineTM
• Génération comptable desrèglements clients et desfactures au format du logiciel
du cabinet comptable*
• Exportschéma de la base
***
282
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
EBP Bâtiment
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2004 EBP Informatique, édition Septembre 2008
EBP Bâtiment 3
Convention d’Utilisation d’EBP
1. PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI
CHATEL DU 3 JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Bâtiment
3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
EBP Bâtiment 5
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. 4LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
EBP Bâtiment 7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés
dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu
? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression
de ce manuel y seront consignées.
8 EBP Bâtiment
EBP Bâtiment 9
Table des matières
INSTALLATION 13
1. AVANT DE COMMENCER..............................................................................13
1.1. Accès au service technique ...................................................................13
1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................13
1.3. La place disque nécessaire ...................................................................14
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?....................................................14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.........................................................15
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................15
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................15
4.2. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................16
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...........................................................17
6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................18
PRISE EN MAIN 19
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................19
1.1. Les options à remplir dès maintenant ....................................................19
1.2. Les autres options .................................................................................20
1.3. Les options d’affichage..........................................................................20
1.4. Mot de passe .........................................................................................21
1.5. Gestion des fenêtres..............................................................................21
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..............................................................21
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne ......................................21
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ....................................................24
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...........................................25
3.1. Exemple de métré..................................................................................25
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.....................................................27
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...............................28
5.1. Promotions ............................................................................................28
5.2. Tarifs......................................................................................................28
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?.......................................29
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.....................................................................30
7.1. L’entête du devis....................................................................................31
7.2. Le corps.................................................................................................31
7.3. Le pied...................................................................................................32
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...........................................................32
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..............................................33
10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? ............................34
10.1. Saisie de l’avancement des travaux ....................................................34
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement....................................35
11. TRANSFERT,DUPLICATIONETIMPRESSION DE DOCUMENTS.......................35
11.1. Transfert de documents.......................................................................35
11.2. Duplication...........................................................................................35
11.3. Regroupement de bons de livraison ....................................................35
11.4. Impression des documents..................................................................36
10 EBP Bâtiment
11.5. Envoi par e-mail...................................................................................36
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .................................36
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ............................................................37
14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..............................................................38
15. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................38
15.1. Comment commander ? ......................................................................39
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks................................40
15.3. Comment réceptionner les achats ? ....................................................41
15.4. Comment créer les factures fournisseurs ? .........................................41
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ................................................42
16.1. Comment créer une affaire ? ...............................................................42
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?..............................43
17. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................43
17.1. Deux modes de gestion du stock.........................................................43
17.2. Les documents de stock ......................................................................44
17.3. La saisie de l’inventaire ................................................................44
17.4. Les mouvements de stocks .................................................................46
18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 47
18.1. Les contrats de maintenance...............................................................47
18.2. Le service après vente.........................................................................48
18.3. L’historique Maintenance / SAV...........................................................48
19. LE PLANNING ........................................................................................49
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ........................52
20.1. Comment saisir un acompte ? .............................................................52
20.2. Comment saisir un règlement client ?..................................................52
20.3. La remise en banque...........................................................................53
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE ........................................................54
21.1. Le tableau de bord..............................................................................54
21.2. L’historique client/prospect ..................................................................55
22. COMMENT CREER UN MAILING ? ......................................................55
23. COMMENT TRANSFERERMES ECRITURES ENCOMPTABILITE?...................56
23.1. Les données à renseigner avant transfert ...........................................56
23.2. Le transfert ..........................................................................................57
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..........................................57
25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..................................................58
EBP Bâtiment 11
LES FONCTIONS AVANCEES 59
1. LES RELANCES..............................................................................................59
2. L’ECHEANCIER CLIENT.................................................................................59
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ....................................59
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS...............................................59
5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT * ....................................................60
6. LES STATISTIQUES .......................................................................................60
7. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE ................................................................61
8. EBP SAUVEGARDE........................................................................................61
9. LE MENU INTERNET......................................................................................61
INDEX 62
Avant de commencer
EBP Bâtiment 13
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d’attente.
01 34 94 20 00
Exposez votre problème par e-mail
batiment.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la
version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent
Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Windows Vista),
Microsoft Windows® XP SP2 ou Vista SP1 *,
Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits
Microsoft Internet Explorer 6
Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
* Windows Vista version 32 bits
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
INSTALLATION
14 EBP Bâtiment
1.3. La place disque nécessaire
L’espace disque libre doit être de 500 Mo
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment.
3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO.
Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise.
Remarque
Si vous avez acheté une version réseau, cliquez sur le lien Installation en réseau, et
suivez la procédure d’installation disponible sur le CD-ROM.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le
texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation
Complète.
7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalisée.
8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Batiment9.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez
sur le bouton Parcourir.
9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer
l’assistant.
Comment lancer mon logiciel ?
EBP Bâtiment 15
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le
bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP Bâtiment.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20
éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration"
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre
logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer
votre logiciel.
INSTALLATION
16 EBP Bâtiment
4.2. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activez votre logiciel.
La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est
unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la
même syntaxe (points, majuscules).
Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement
apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle
version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code
saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en
passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
Comment créer mon dossier ?
EBP Bâtiment 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il
s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous
pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos
documents (devis, commandes, factures, ..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
INSTALLATION
18 EBP Bâtiment
6. ECRAN DE TRAVAIL
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768
Cliquez ici pour
accéder
rapidement aux
menus les plus
courants.
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé
par un cadenas , l’utilisateur courant, …
Les menus
La barre de fenêtres
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Bâtiment 19
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos
principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une
facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui
ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront
respectivement avec les pictos suivants : ou .
Remarque
Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie
gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents
qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes
éléments, clients etc..
Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé
automatiquement à la fermeture de votre dossier.
Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous
souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en
cas de mise à jour des prix.
Documents : Permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de
stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos
factures de situation.
Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour
tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre
dossier.
PRISE EN MAIN
20 EBP Bâtiment
Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour
rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous
pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher
pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez
indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable,
vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les
documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Les options d’affichage
EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du
logiciel :
Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran
des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les
barres d'affichages que vous souhaitez, etc..
Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en
changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les
menus les plus utilisés..
Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes
que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions
multiples, et en affichant des calculs .
Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux
catégories
Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage),
vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos
listes.
Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez
créer des champs personnalisés
Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez
créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les
colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et
styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis
(Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...)
Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements
sur toutes ces options.
Comment créer un élément ?
EBP Bâtiment 21
1.4. Mot de passe
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un
mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers
+ utilisateurs.
L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de
passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier.
Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans
la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur.
Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et
vous demandera de saisir votre mot de passe.
1.5. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les
fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris
dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques
générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel.
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :
Le menu Données - Eléments
L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de
navigation.
La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les
éléments issus des bibliothèques de nos partenaires.
Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne
et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d’oeuvre, matériel, divers,
ouvrage et textes.
PRISE EN MAIN
22 EBP Bâtiment
Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, maind’oeuvre,
matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation
complète.
Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la
pose.
Les main-d’oeuvre correspondent au temps de travail nécessaire.
Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en
location et dont vous facturez au client l’utilisation.
Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez
besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..)
Les textes types pourront être insérés dans le corps de vos
documents.
Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches
[CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au
bas de votre liste d'éléments.
Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa
famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description
succincte.
Remarque
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les
touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet.
Comment créer un élément ?
EBP Bâtiment 23
Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet
désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les
attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique,
souligné..).
- L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans
les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids, le volume total de vos éléments,
le code barre, le fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non.
En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la
durée de garantie de votre fourniture.
Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités
de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage.
Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente, et
précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient.
Exemple
Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50
cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque carton contient 250 sachets et
vous vendez les sachets à l’unité :
Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur
Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de
frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les
montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
Il est également possible de sélectionner un barème eco contribution.
La partie Main-d’oeuvre vous permet d’associer un prix de main-d’oeuvre au prix de
votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose
comprise.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont
calculés tous les montants affichés.
Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets
suivants :
Tarifs/Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de
visualiser les promotions éléments.
PRISE EN MAIN
24 EBP Bâtiment
Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par cet onglet.
Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés
pour le transfert en comptabilité.
Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés
et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.
Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un
élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de
livraison, frais, etc..
Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera
automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des
éléments, devis...) avec images.
Remarque
En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet
Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré,
qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité
d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage.
Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de
toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments.
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez
d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments
sont spécifiques à chaque bibliothèque.
Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou
les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, audessus
des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des
bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter.
Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre
liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+
Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y
figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons
développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*.
*En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant
à la faisabilité de la récupération de vos fichiers.
Comment créer et utiliser un métré ?
EBP Bâtiment 25
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?
Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou
de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux.
EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos
documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans
laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une, ou plusieurs fournitures.
Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs
directement dans la zone Métré, ou bien en faisant appel à l’assistant métré.
Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données +
Divers + Métrés-types. Les métrés-types sont des formules de calcul qui pourront
être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à
saisir.
Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métrétype
avec l’utilisation de l’assistant métré.
Remarque
Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux
exemples de métrés-types.
3.1. Exemple de métré
A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste.
Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton
nécessaire pour une colonne.
Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre.
Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :
Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du
cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel
qu’il s’agit d’un commentaire.
Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la
ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)
Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du
cylindre’
PRISE EN MAIN
26 EBP Bâtiment
Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre
d’outils.
Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la
fonction Volcylindre en double-cliquant dessus, à l’aide de la souris.
La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer,
comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables
correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit :
Volcylindre(DIAM;HAUT)
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer
Votre métré-type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne
Valeurs, les deux dimensions de vos diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera
dans la zone Total.
N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront
par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré.
Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous
retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.
Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône
,
Sélectionnez le métré-type. Les opérations s’affichent alors.
Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.
Le métré se calcule automatiquement, et son total est reporté dans la
colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet
Composition.
Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré-type dans l’onglet Métré
des documents de vente.
Comment enregistrer un client ?
EBP Bâtiment 27
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de
navigation,
Activer le menu Données + Clients/Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects
(clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect,
ce dernier est transféré en client.
Remarque
Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant prospect. Pour cela, vous
devez confirmer le message de transfert du prospect en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre
clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre
client contenues dans l’onglet Détail et validez par OK.
L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées
à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
PRISE EN MAIN
28 EBP Bâtiment
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?
5.1. Promotions
Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le
bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion.
Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez
renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche.
L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un
élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients.
La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise.
Elle est facultative.
Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le %
de remise.
5.2. Tarifs
Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et
Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou
Eléments.
Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément
précis ou pour une famille précise d’éléments.
Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client
précis ou pour une famille précise de clients.
Remarque
Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs critères sur une ligne
de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans
le document de vente.
La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou
la remise, sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou
Eléments.
Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont
définies uniquement dans les promotions.
Remarque
Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement).
Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de
remise (et inversement).
L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document.
L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options.
Comment créer un mode de règlement ?
EBP Bâtiment 29
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de
règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de
paiement utilisé et l’échéance à générer.
Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la
grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour
calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document.
La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de
ventes.
En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de
règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos
clients.
Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et
saisissez ses différents critères.
Attention
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Ex : Création d’un
mode de règlement avec trois échéances :
- Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant,
- Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois,
- Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois.
Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de
l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances
(date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées.
PRISE EN MAIN
30 EBP Bâtiment
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu
Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l’écran :
Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces
différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales
informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre.
Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire,
un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer
automatiquement les informations liées à l’affaire.
Comment saisir un devis ?
EBP Bâtiment 31
7.1. L’entête du devis
Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à
l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez
également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner
votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre
de jours indiqués dans les options du dossier.
La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc,
*.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre
devis.
La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer
votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 43). Si vous la
décochez, et les documents générés à partir de ce devis, ne décrémenteront pas
les stocks.
7.2. Le corps
Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus
de vos bibliothèques externes ou interne, ou même des éléments non référencés,
que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne.
Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous
disposez :
D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de
détails)
Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches..
Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous
avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet
d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là ou vous le souhaitez. Vous
pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.
D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes
(voir aide en ligne) sont à votre disposition.
D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le
souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans
votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer
des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à
un autre.
Les prix affichés peuvent être modifiés.
L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de
vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis (voir
page 25).
PRISE EN MAIN
32 EBP Bâtiment
L’onglet Lettres types, permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera
imprimée sur une page à part du devis.
Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées
dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.
7.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir
une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou
TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos
règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet
d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le
bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par
type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en
jours.
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :
L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu
Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d’un devis.
La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir
plus haut).
Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1,
dans chaque partie de la facture.
Remarque
Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez :
- De colonnes supplémentaires dans le corps de votre document,
- D’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre
document.
Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de
fonctionnement en détail.
Comment gérer l'éco-contribution ?
EBP Bâtiment 33
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou
DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique
son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum
pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une
contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes
(DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront
amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les
opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ).
Dans EBP Batiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue
en plusieurs étapes.
9.1.1. Création du barème
Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous
souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création
de dossier ou importer le barème.
9.1.2. Utilisation du barème éco-contribution
Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque
fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC.
Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'écocontribution
(Montant de l’élément dont éco-contribution).
Par le menu Outils/Options/Documents/Ventes-divers, vous avez la
possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au total TTC de l’élément, en
sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution au montant TTC ».
Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande,
BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément
sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé
en fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option sélectionnée.
En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
montant total d'éco contribution inclus (Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le
Total TTC du document est indiqué.
Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité
d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les
documents.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
PRISE EN MAIN
34 EBP Bâtiment
10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ?
Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :
A partir de factures directes
Par transfert de devis ou de commande
10.1. Saisie de l’avancement des travaux
La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez.
Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le %
d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée.
Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des
travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant à facturer au client (montant net HT
Avancement).
Remarque
Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client.
En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité, et celui-ci
se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au
client.
En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client,
indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement
réel des travaux.
Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le
menu Outils + Options, partie Document, Ventes.
Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net
HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou
ouvrages.
L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le
client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps
de cette facture.
Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numéro de
situation d’avancement est automatiquement incrémenté.
L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture.
Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures
d’avancement, ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide).
Transfert, duplication et impression de documents
EBP Bâtiment 35
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement
Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste
des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la
barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et
vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement.
11. TRANSFERT,DUPLICATIONET IMPRESSION DE DOCUMENTS
11.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n’est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera
conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements
+ Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton
Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation.
11.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type ou un type différent
(ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents d’acompte), afin de
récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des
documents de vente.
11.3. Regroupement de bons de livraison
Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents
de vente et du bouton « Regroupement BL ».
Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités :
o Regrouper les documents sélectionnés dans l’onglet BL en une facture.
o Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même
dépôt de stock) tous les BL qui ont été effectués en une facture.
Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture générée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les
transferts, duplications ou regroupements des documents.
PRISE EN MAIN
36 EBP Bâtiment
11.4. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos
documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du
document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes :
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.
Un onglet Aperçu avant impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans
l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
11.5. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez
envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran.
Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?
Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les
quantités fournitures consommées sur votre chantier, et à partir duquel vous
pouvez décrémenter votre stock.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +
Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste.
Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi.
L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial
(devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, au stock et de
saisir un commentaire.
Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type
fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le
chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez
revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter,
modifier, ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités
consommées.
Cliquez sur le bouton Bon de Sortie pour créer un bon de sortie de stock
correspondant aux nouvelles quantités consommées.
Le suivi de chantier simplifié
EBP Bâtiment 37
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE
EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi,
vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense,
et vous pouvez comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé
réalisé.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +
Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste pour le créer.
Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de
votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez
dans la zone Document le document de vente source (devis, commande, etc..). Le
déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi.
En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier
simplifié à partir d’un Code contrat afin d’étudier sa rentabilité.
Sans même préciser de Contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans
la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’oeuvre et de matériels
réalisées.
Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’oeuvre, Matériel et Frais
complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer, et
supprimer les lignes de dépenses. Sur chaque ligne, saisissez la date, l’objet de la
dépense et son montant. Dans les parties Mo et Matériel, vous pouvez saisir les
heures passées sur le chantier et faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer
le nom du salarié et son taux horaire, et votre fichier matériel pour récupérer le coût
horaire.
Remarque
La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie
des temps salariés (voir p 38)
L'onglet récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses
liées au chantier, classées par catégorie :
le total des fournitures/ divers,
le total des Mo
Le total des matériels,
le total des heures et
le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à
chaque catégorie de dépenses.
PRISE EN MAIN
38 EBP Bâtiment
Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec
le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de
chantier).
Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est
en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement .
Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir
du menu Impressions + Chantier simplifié.
14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES
L’option de saisie des temps salariés complète le suivi de chantier simplifié. En
effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié, les heures effectuées
sur chacun des chantiers simplifiés.
Pour cela, sélectionnez le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce
salarié s’affichent dans la liste. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle
ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures
effectuées, et le taux horaire.
Remarque
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié.
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur
lesquels vos salariés ont travaillé, seront mis à jour.
15. COMMENT GERER LES ACHATS ?
La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO.
Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document
d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés
que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide,
accessible par la touche F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et
la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 35 de ce manuel.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les
commandes fournisseurs, les bons de réceptions et bons de retours, les factures
fournisseurs et les avoirs.
Comment gérer les achats ?
EBP Bâtiment 39
15.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par
l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 40), ou bien en créant une
commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le
pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la
partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande
affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran).
15.1.1. L'entête de la commande
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les
coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou
commentaire, le taux de TVA par défaut, etc..
15.1.2. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi
dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :
d'une barre d'outils avec des icônes.
d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à
afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel,
accessible par le clic droit de la souris.
PRISE EN MAIN
40 EBP Bâtiment
Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de
vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront
automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué
en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est
illimitée, et peut faire appel à des textes types..
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein
écran.
Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de
votre commande. Ainsi sur votre suivi de chantier simplifié, vous pouvez voir
chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire.
15.1.3. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que
le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter à ce
montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des
montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres –types
qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une
lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une
page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre
commande.
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks
L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir
du menu Traitements + Réapprovisionnement des stocks.
Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou
Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte
(virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix, ou au
meilleur délai) pour les commandes d’achat qui vont être générées.
Attention
Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet
Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander et le stock d’alerte,
et avoir renseigné l’onglet Fourn dans la fiche élément.
Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et
Précèdent pour passer d’une page à l’autre.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes.
Comment gérer les achats ?
EBP Bâtiment 41
15.3. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la
possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés.
Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :
Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation
Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la
commande (sauf les éléments de type Main-d’oeuvre)
Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation
Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer
un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle.
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la
commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied,
vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les
paiements fournisseurs.
15.4. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande,
d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le
menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et
sélectionner le type de document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances
fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode
de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis
à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats,
détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
PRISE EN MAIN
42 EBP Bâtiment
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ?
La création d’affaires est uniquement disponible en version PRO.
EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez
rattacher les documents de vente, achat, règlement et suivi de chantier.
Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers
clients.
16.1. Comment créer une affaire ?
Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible
dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les
touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une
nouvelle affaire.
L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des
onglets par type de documents.
Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du
client, une description de l’affaire, associer jusqu’à cinq documents, ainsi que des
paramètres comme le nom du représentant, les dates prévues de début et de fin de
travaux, la distance du chantier, etc…
Dans les onglets Ventes, Achats, Suivi Chantiers, Suivi chantiers simplifiés, et
Règlements, Interventions, vous retrouverez la liste des documents rattachés à
l’affaire.
Comment gérer les stocks ?
EBP Bâtiment 43
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?
Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un
numéro d’affaire commun.
Vous pouvez procéder de plusieurs façons :
Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous
pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .
Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous
pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.
Ou bien ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets
Ventes, Achat, Suivi de chantiers, Suivi de chantiers simplifiés pour créer
de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre
les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires
etc..).
Remarque
La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à
une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même, est
rattachée à une affaire.
Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre
affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste.
17. COMMENT GERER LES STOCKS ?
17.1. Deux modes de gestion du stock
EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :
A partir des bons de livraisons et factures clients,
Ou à partir du suivi de chantier détaillé
Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie
Documents.
Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en
cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet
Complément des documents.
Attention
Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock,
vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera
plus accessible dans le document généré à partir du devis.
PRISE EN MAIN
44 EBP Bâtiment
Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures,
il sera décrémenté au moment de la validation de la facture.
Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la
validation du suivi pour générer un bon de sortie de stock correspondant aux
dernières saisies.
17.2. Les documents de stock
Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu
Traitements + Documents de stock.
Vous indiquerez, pour chacune de vos fournitures, la quantité en stock à entrer ou à
sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire
moyen pondéré) de vos fournitures est recalculé.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de
stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des
stocks.
La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks
sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données +
Dépôts.
Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel
dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer.
Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’une
fourniture d’un dépôt à un autre.
17.3. La saisie de l’inventaire
La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO
Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de
stocks cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire.
Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..),
et le dépôt.
Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les
nouvelles quantités d’inventaire à zéro, ou bien si vous voulez qu’elles reprennent
par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire.
Comment gérer les stocks ?
EBP Bâtiment 45
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Tous les éléments suivis en stock
sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la
quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump, et la valeur actuelle du stock.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :
Nouvelle quantité (unité stock)
Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de
stock.
Nouvelle quantité (unité de vente)
Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente.
Exemple
Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet.
A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la
colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité
en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock
dans la colonne Nouvelle quantité totale.
Nouveau PUMP
Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous
pouvez le modifier.
Nouvelle quantité totale
Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité
de stock + nouvelle quantité en unité de vente).
Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle
valeur du stock.
Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir
dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De
même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne,
vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger.
Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du
document.
- Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le
corps d'un inventaire. Toutefois, si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans
votre inventaire un élément mis en sommeil, vous devez cliquer sur le bouton
Ajout d’un élément en sommeil et sélectionner l'élément que vous souhaitez.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
PRISE EN MAIN
46 EBP Bâtiment
17.4. Les mouvements de stocks
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le
menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et
cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher.
Remarque
Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de
regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement.
Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans
la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le
numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump
et la valeur du stock.
Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au
mouvement sélectionné.
Gestion des contrats de maintenance et S.A.V.
EBP Bâtiment 47
18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V.
18.1. Les contrats de maintenance
La gestion des contrats de maintenance consiste en :
La saisie et l'impression des contrats
La facturation périodique de ces contrats
La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des
lettres de relances ou reconductions tacites...
L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié
Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements +
Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton
Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter
un nouveau contrat.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
PRISE EN MAIN
48 EBP Bâtiment
18.2. Le service après vente
La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions,
de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention.
A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont
automatiquement générées. Vous pouvez également définir un contrat sans
intervention.
Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à
un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et
vous devez revenir sur le chantier)
Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui
vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, le jour et l’heure de
l’intervention, les frais de déplacement, et saisir les éléments (code, numéro de
série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir.
Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés.
Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning , ou à
l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle
intervention.
Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements +
Maintenance /SAV + Interventions.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..)
vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions.
18.3. L’historique Maintenance / SAV
A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV,
vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les
documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, Actions..
L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents
où le filtre choisi est présent, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste
des documents où le filtre sélectionné apparaît.
Le planning
EBP Bâtiment 49
19. LE PLANNING
En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos
salariés, les réservations de vos matériels, et les interventions liées à la
maintenance et au S.A.V.
Remarque
Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu
Données + Salariés, et créer vos ressources matérielles à partir du menu
Données + Matériels
Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning
disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.
19.1.1. Présentation du planning
Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela,
vous disposez des paramètres suivants :
Vue
Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par
jour ou une vue mensuelle.
- La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning
journalier des salariés et matériels.
- La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque
journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning.
- La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours
du mois avec les RDV prévus.
Type de ressource
Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariés ou les
réservations matérielles dans le planning.
Ressource
Permet d'afficher les rendez-vous d'un salarié ou les réservations d'un
matériel
Date
Indiquez la date de début du planning à afficher.
Hauteur d'une ligne
Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les
augmenter ou diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone
de saisie.
Nombre de jours
Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.
Intervalles
Indiquez les intervalles à afficher dans le planning.
PRISE EN MAIN
50 EBP Bâtiment
Remarque
Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue
mensuelle du planning.
19.1.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous
Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur
nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de
déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces
paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du
menu Outils.
- Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :
cliquer directement sur l'icône Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche.
vous placer sur le planning et utiliser l'icône Ajouter ou le menu
contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de
début et date de fin pré-remplies.
vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le
clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendezvous
souhaité. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de
fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné.
- Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus
à l'aide de la souris, puis utilisez l'icône Modifier disponible dans la barre
d'outils au-dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans
le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.
La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez.
- Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant
dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la
barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris).
19.1.3. Ajout d'une intervention
Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une
nouvelle intervention. Pour cela, Sélectionnez, dans le menu contextuel accessible
à partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de
celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui
doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché.
Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le
rendez-vous et cliquez sur le raccourci Visualiser Intervention disponible dans la
barre de navigation.
Le planning
EBP Bâtiment 51
19.1.4. La fiche rendez-vous
Vous disposez des champs suivants :
Objet
Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet
de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning
au-dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).
Dates de début et fin de rendez-vous
Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide
des flèches disponibles dans les zones de saisie.
Clignotant
Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre
planning.
Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet
de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les
attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout
ou une partie de votre texte.
L’onglet Affectation
Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à
plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des
noms des salariés concernés, ou bien cochez la zone en face du libellé
Salariés pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris.
PRISE EN MAIN
52 EBP Bâtiment
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS
Les paiements et les décaissements fournisseurs, accessibles seulement en
version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la
saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres cidessous.
20.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué
avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article
289 c du CGI)
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu
Traitements, ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL.
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la
facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été
enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés
avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux
du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en
attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour
connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement
des documents d’acompte.
20.2. Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +
Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du
règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris,
sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter
dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances
concernées.
Le suivi financier des clients et fournisseurs
EBP Bâtiment 53
Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise
en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert
comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite
l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
20.3. La remise en banque
EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en
éditant le bordereau de remise en banque.
Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +
Remise en banque, et utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] ou le bouton Ajouter au
bas de la liste.
Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements
concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et
de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer.
20.3.1. Génération du fichier Etebac
En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme Etebac 5
, destiné à votre banque, après validation de la remise en banque. Pour cela,
utilisez le bouton Générer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises
en banque, et indiquez le chemin où copier le fichier sur votre disque dur ou sur
une disquette.
Attention
Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données
+ Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients et fournisseurs, dans leurs
fiches respectives.
PRISE EN MAIN
54 EBP Bâtiment
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
21.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d’obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les
devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique
représentant votre chiffre d’affaire par mois.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats, et les statistiques
d’achat.
Comment créer un mailing ?
EBP Bâtiment 55
21.2. L’historique client/prospect
Depuis le menu Données + Historique clients, EBP Bâtiment vous offre la
possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou
famille d’article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez
sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste.
Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu
données + Historique fournisseur.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
22. COMMENT CREER UN MAILING ?
En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients
/prospects, et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word,
en version 97 ou supérieure.
Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les
clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le
fichier Word avec lequel effectuer la fusion.
Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1,
Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb.
Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing,
afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant.
PRISE EN MAIN
56 EBP Bâtiment
23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN
COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de
règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain
nombre de données.
23.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs
renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès
du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures,
ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA.
Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité,
vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en
comptabilité à l’aide de l’icône .
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez
utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à
renseigner dans la fiche banque ou dans les options.
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches
éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des
options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Bâtiment 57
23.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et
lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer.
Nous vous conseillons de consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous
donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre
à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de
comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier de transfert.
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de
tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables,
comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 90
jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de
navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
PRISE EN MAIN
58 EBP Bâtiment
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la
conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à
cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de
l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu
Outils + Archivage des données.
Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis
lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format
texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans
l'archive.
Les relances
EBP Bâtiment 59
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous
disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide
en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de
validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de
règlement échues ou arrivant à terme.
Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions +
Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances.
2. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos
clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements +
Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous
possédez une version PRO.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes
les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS
Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible dans le logiciel. Toutes
les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque
modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans
toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en
main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom EBP, pour effectuer les
modifications souhaitées.
LES FONCTIONS AVANCEES
60 EBP Bâtiment
5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT *
EBP Bâtiment vous offre une solution de mobilité à travers le serveur Mobibat :
Utilisez l’option disponible dans le menu Internet pour envoyer vos
clients/prospects et vos ouvrages sur le serveur Mobibat.
Récupérez-les ensuite sur votre PDA, afin d’établir des devis chez vos
clients.
Envoyez les devis ou factures réalisés sur le serveur Mobibat,
Utilisez l’option de récupération des documents disponible dans le
menu Internet d’EBP Bâtiment pour les réintégrer dans votre
logiciel.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne (F1) pour connaître le détail du
fonctionnement de chaque étape.
*Sous réserve de disponibilité du service
6. LES STATISTIQUES
EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments,
sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le
menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au
format Microsoft Excel.
L’import d’appel d’offre
EBP Bâtiment 61
7. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE
EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft
Excel.
Pour cela, après avoir sélectionner le fichier à importer, vous devez sélectionner
une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne
elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette
colonne ne s'effectuera pas), Code (code élément), Numérotation de la ligne,
Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité de vente et Quantité.
Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom
du client, chiffrer le devis et l'enregistrer.
Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils +
Import d’appel d’offre.
8. EBP SAUVEGARDE
EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP
Sauvegarde accessible depuis l’assistant de sauvegarde des données.
EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de
vos données, la possibilité d’y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité
d’un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde
confirme le bon déroulement des opérations.
Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts.
9. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP
Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des
sauvegardes en ligne que vous avez effectué, de débrider en ligne votre
programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez
ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !
INDEX
62 EBP Bâtiment
Index
A
Accès au service technique ....................................................................................12
Achats.....................................................................................................................37
Activation ................................................................................................................14
Affaires..............................................................................................................41, 42
Aide sur EBP Bâtiment .............................................................................................7
Appel d’offre............................................................................................................61
B
Bibliothèque interne................................................................................................21
Bibliothèques externes ...........................................................................................23
C
Clients.....................................................................................................................26
Code d'activation ..............................................................................................14, 15
Commande d’achat à partir d’un devis ...................................................................39
Commandes fournisseurs.................................................................................38, 39
Configuration minimale ...........................................................................................12
Contrats ..................................................................................................................46
Convention d’utilisation d’EBP..................................................................................3
Corps du devis........................................................................................................30
Correcteur orthographique......................................................................................30
Création de dossier.................................................................................................16
D
DEEE................................................................................................................22, 32
Devis.......................................................................................................................29
Documents d’achats ...............................................................................................37
Documents de stock ...............................................................................................43
Dossier expert.........................................................................................................59
Duplication de documents.......................................................................................34
E
Echéanciers............................................................................................................59
Eco-contribution................................................................................................22, 32
Eco-taxe............................................................................................................22, 32
Ecran de travail.......................................................................................................17
Eléments.................................................................................................................20
En sommeil .......................................................................................................22, 44
Envoi par e-mail......................................................................................................35
Index
EBP Bâtiment 63
Etebac ....................................................................................................................52
F
Facture..............................................................................................................31, 40
Factures d'avancement...........................................................................................33
Fonctions avancées................................................................................................59
Fournitures..............................................................................................................21
G
Gestion des fenêtres...............................................................................................20
H
Historique client ......................................................................................................54
Historique fournisseur.............................................................................................54
I
Impression de documents.......................................................................................35
Initialisation du dossier ...........................................................................................18
Installation...............................................................................................................13
Internet....................................................................................................................61
Intervention.............................................................................................................49
Inventaire................................................................................................................43
L
Lancement du logiciel .............................................................................................14
M
Mailing clients / prospects.......................................................................................54
Main d’oeuvre .........................................................................................................21
Matériels .................................................................................................................21
Métrés...............................................................................................................24, 27
Modes de règlement .........................................................................................27, 28
Modifier un modèle .................................................................................................59
Mot de passe ..........................................................................................................20
Mouvements de stocks ...........................................................................................45
Multi tarif .................................................................................................................27
N
Nouveau devis ........................................................................................................29
O
Options d’affichage.................................................................................................19
Options du dossier..................................................................................................18
Ouvrages ................................................................................................................21
INDEX
64 EBP Bâtiment
P
Pied de devis ..........................................................................................................31
Planning..................................................................................................................48
Promotion ...............................................................................................................27
Prospects................................................................................................................26
R
Réapprovisionnement des stocks ...........................................................................39
Récéptionner ..........................................................................................................40
Règlement client .....................................................................................................51
Règlement fournisseur............................................................................................51
Regroupement de BL..............................................................................................34
Relances clients......................................................................................................59
Relances devis .......................................................................................................59
Remise en banque..................................................................................................52
Rendez-vous.....................................................................................................49, 50
Retenue de garantie ...............................................................................................33
S
Sauvegarde des données.................................................................................56, 61
SAV ........................................................................................................................46
Statistiques .............................................................................................................60
Stocks.....................................................................................................................42
Suivi de chantier ...............................................................................................35, 36
T
Tableau de bord......................................................................................................53
Temps Salaries.......................................................................................................37
Textes types ...........................................................................................................21
Transfert comptable..............................................................................................55, 56
Transfert de documents..........................................................................................34
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2008 EBP Informatique, édition Décembre 2008
EBP Bar & Restaurant
Pour Windows® XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
EBP Bar & Restaurant 3
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents serveurs, à livrer les progiciels au
plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les
délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
4 EBP Bar & Restaurant
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
EBP Bar & Restaurant 5
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0 : Janvier 2008
EBP Bar & Restaurant 7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bar & Restaurant et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
TABLE DES MATIERES
EBP Bar & Restaurant 9
Table des matières
INSTALLATION 13
1 AVANT DE COMMENCER ........................................................................... 13
1.1 Accès au service technique ............................................................ 13
1.2 Présentation ..................................................................................... 14
1.3 Configuration requise ...................................................................... 14
1.4 Place disque nécessaire ................................................................. 14
2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL .................................................... 15
2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant ....................................... 15
2.2 Installation réseau ........................................................................... 16
3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR & RESTAURANT ? ................. 19
4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ..................................................... 20
4.1 Comment activer le logiciel ? ......................................................... 21
4.2 Activation manuelle du logiciel ...................................................... 21
4.3 Evaluez une version après activation ............................................ 22
5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ................... 23
5.1 Etape 1 : Nom et emplacement ....................................................... 23
5.2 Etape 2 : Identification ..................................................................... 23
5.3 Etape 3 : Adresse ............................................................................. 23
5.4 Etape 4 : Contact .............................................................................. 24
5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier ......................................... 24
5.6 Ecran de travail ................................................................................ 25
PRISE EN MAIN 27
1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ........... 27
1.1 Les coordonnées de mon dossier .................................................. 27
1.2 Les préférences de mon dossier .................................................... 28
1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ? ...................................... 31
1.4 Les Serveurs ................................................................................... 32
1.5 Les modes de règlements ............................................................... 34
1.6 Les tables ......................................................................................... 35
1.7 Les commentaires cuisines ............................................................ 35
1.8 Les familles clients .......................................................................... 36
1.9 Les clients ........................................................................................ 37
1.10 Les rayons .................................................................................... 39
1.11 Les familles d’articles .................................................................. 40
1.12 Les articles .................................................................................... 42
1.13 Les banques ................................................................................. 45
1.14 Les fidélités clients ...................................................................... 46
TABLE DES MATIERES
10 EBP Bar & Restaurant
2 LA GESTION DES VENTES ........................................................................ 47
2.1 Paramétrage de l’écran de ventes .................................................. 47
2.2 Les périphériques ............................................................................ 49
2.3 Préférences de fonctionnement du front office ............................ 49
2.4 Création d’un ticket ......................................................................... 51
2.5 Comment imprimer mon journal des tickets ................................. 55
2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin .................................. 55
2.7 La clôture de caisse ......................................................................... 56
2.8 La remise en banque ....................................................................... 57
3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ................................................... 58
3.1 Liste des tickets de caisse .............................................................. 58
3.2 Historique clients ............................................................................. 59
3.3 Transfert en comptabilité ................................................................ 60
4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ............................................ 62
4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ...................................................... 62
4.2 Comment sauvegarder ? ................................................................. 62
LES FONCTIONS AVANCEES 63
1 BACK OFFICE .............................................................................................. 63
1.1 Menu Dossier ................................................................................... 63
1.2 Menu Données ................................................................................. 63
1.3 Menu Ventes ..................................................................................... 63
1.4 Menu Achats ..................................................................................... 64
1.5 Menu Stock ....................................................................................... 65
1.6 Menu Opérations .............................................................................. 65
1.7 Menu Impressions ........................................................................... 66
1.8 Menu Outils ...................................................................................... 67
2 FRONT OFFICE ........................................................................................... 68
2.1 Menu Ventes ..................................................................................... 68
2.2 Menu Opérations .............................................................................. 68
2.3 Menu Caisse ..................................................................................... 69
2.4 Menu Outils ...................................................................................... 69
INDEX 70
Avant de commencer
EBP Bar & Restaurant 11
INSTALLATION
12 EBP Bar & Restaurant
Avant de commencer
EBP Bar & Restaurant 13
Installation
1 AVANT DE COMMENCER
1.1 Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
gestion.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
14 EBP Bar & Restaurant
1.2 Présentation
EBP Bar & Restaurant est un logiciel qui se compose d’un back office et d’un front
office (= points d’encaissement). Le back office prend en charge tout ce qui est
gestion des données, gestion des achats, gestion des stocks et transfert comptable
des données.
Quant au front office, il prend en charge tout ce qui est gestion des tickets de
caisse, gestion des clients en compte, gestion du fond de caisse, clôture de caisse,
et remise en banque.
1.3 Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Processeur Intel pentium 4, 2 GHz et 512 Mo de RAM (1 Go pour
Windows Vista) ;
Windows® XP(1) ou Vista(2) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l'écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows® XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2.
(2) Service Pack Windows Vista SP1 (Version 32 Bits)
1.4 Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le
dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et
cochez uniquement les composants désirés.
Comment installer mon logiciel
EBP Bar & Restaurant 15
2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL
2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant
Remarque
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre gestion métier puis sur EBP Bar
& Restaurant version Commerce de détail, pour accéder à la présentation et
à l’installation du produit.
3. Cliquez sur Installation du logiciel indiqué sous EBP Bar & Restaurant, la
procédure d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît. Suivez les étapes
une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour commencer.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cliquez sur Oui si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit. Si vous cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
5. Cliquez directement sur la ou les applications que vous souhaitez installer
(Back office + Front office, back office seul ou front office seul).
6. Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons
pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La
copie des fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation
Personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires
d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 16).
7. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
INSTALLATION
16 EBP Bar & Restaurant
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
2.2 Installation réseau
2.2.1 Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Windows® Seven
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2 Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes
les stations et le serveur.
2.2.3 Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de
type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises
concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un
manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Comment installer mon logiciel
EBP Bar & Restaurant 17
2.2.4 Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le
rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau
du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un
autre lecteur) :
Répertoire des logiciels EBP C:\PROGRAM FILES\EBP
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau
qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double
cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et
choisissez "Se connecter à un lecteur réseau".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de
travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option personnalisée du logiciel sur tous les
PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X:
correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire de données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire commun X:\PARTAGE
2.2.5 Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste
à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur
cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le
répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
INSTALLATION
18 EBP Bar & Restaurant
2.2.6 Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer
cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7 Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation
de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les
cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau.
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
Comment lancer mon logiciel Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 19
3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR &
RESTAURANT ?
Lancez le produit :
A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône : ,
Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bar & Restaurant (Back
office) 14.1
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet de :
Essayer le logiciel en version d’évaluation,
Activer le logiciel.
INSTALLATION
20 EBP Bar & Restaurant
4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Bar & Restaurant reste
en version d’évaluation.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Bar & Restaurant,
reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit Il est fortement recommandé
d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes
fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de
bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de
Bar & Restaurant REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation.
Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration
en guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Bar & Restaurant REEL en version
d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que
vous avez achetée (Commerce de détail) est la même que la version avec
laquelle vous avez créé votre dossier.
Comment activer mon logiciel ?
EBP Bar & Restaurant 21
4.1 Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
4.2 Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
• Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
INSTALLATION
22 EBP Bar & Restaurant
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.3 Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir
en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin
d’évaluer une autre version de Bar & Restaurant que celle que vous avez achetée.
Votre logiciel est alors temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
• Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez
votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de
procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
• Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous
devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 23
5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail. Pour cela, dans le back office, utilisez le menu Dossier + Nouveau ou
l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1 Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés.
Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le
disque.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique
recherchée (recherche intuitive).
5.2 Etape 2 : Identification
Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur .
Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII.
Le NAF signifie Nomenclature d’Activité Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3 Etape 3 : Adresse
L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
INSTALLATION
24 EBP Bar & Restaurant
5.4 Etape 4 : Contact
Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre
société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées
de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise.
Vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente
de la devise du dossier.
Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 25
5.6 Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menus Barres d’outils
Tableau de bord : il donne, les
meilleurs clients, le chiffre d'affaires
du jour, des 12 derniers mois, les
articles les plus vendus, les
paiements en retard et ceux à venir.
Volet de navigation : il se
décline en différents thèmes.
La majorité de ces thèmes se
composent toujours des
mêmes fonctionnalités. Quant
aux autres, ils s'adaptent au
traitement en cours. Il peut
être désactivé par le menu
Affichage.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 27
Prise en main
1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR &
RESTAURANT ?
1.1 Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la
fenêtre.
1.1.1 Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi
que l’emplacement du dossier.
1.1.2 Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!
PRISE EN MAIN
28 EBP Bar & Restaurant
1.2 Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement
général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu
Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous
dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
1.2.1 Le bouton Articles
Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et
une méthode d’arrondi. Cette dernière permet d’arrondir le prix de vente HT ou
TTC par défaut, par excès ou au plus juste.
Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.
Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés,
cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères
sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la
désignation de l’article.
1.2.2 Le bouton Pièces
Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en
négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente
mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs.
Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilisé au débit du compte de vente.
Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou
TVA sur encaissements. Ce choix a une influence pour le transfert comptable
puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA
page 31).
Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 29
1.2.3 Le bouton Tiers
Le bouton vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà
présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les
fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône
ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et
.
Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés,
cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères
sur lequel le code doit être calculé.
Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez
modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans
le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisée et le compte sera
indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients
ou fournisseurs.
1.2.4 Le bouton Comptabilité
Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité
d’effectuer un transfert direct de vos données (tickets de caisse, paiements
caisse et mouvements de caisse) vers votre dossier comptable. Pour cela,
cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le dossier dans
lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous
devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les
écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable
pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône , vous accédez alors à la
liste de vos journaux en comptabilité.
1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables
Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes
comptables pour les clients, les ventes et les banques. Ces racines seront
proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous
n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront
repris lors du transfert comptable.
Le compte comptable que vous indiquez pour la remise est celui qui sera
repris lors du transfert comptable. Pour la remise, la case Comptabilisation
permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant
sur le compte de ventes correspondra au montant des ventes HT remisé.
PRISE EN MAIN
30 EBP Bar & Restaurant
Pour les clients, vous devez également préciser si le numéro de compte
doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine
+ la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles
clients.
1.2.6 Le bouton Caisse
Si vous souhaitez mettre en place une gestion de cartes de fidélité, cochez
l’option Gestion des cartes de fidélité et indiquez la durée de validité de
vos cartes. Cette date permettra de calculer une date d’expiration et
d’avertir le vendeur lors de la vente si la carte est périmée.
Pour le transfert en comptabilité de vos ventes comptoir, vous pouvez
choisir d’enregistrer toutes vos ventes sur le compte de caisse ou sur le
compte client. Si vous souhaitez enregistrer vos ventes sur le compte de
caisse, cochez l’option Comptabilisation des ventes comptoir sur le
compte de caisse.
Indiquez également tous les comptes comptables pour le transfert des
mouvements de caisse, des bons d’achats et des écarts de caisse.
Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 31
1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ?
Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et
de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de
TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles
et dans les fiches articles.
Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour
chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont
indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez
précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône
, vous accédez au plan comptable de votre dossier.
Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et
renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en
comptabilité.
Vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si
c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes
comptables en conséquence.
Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
PRISE EN MAIN
32 EBP Bar & Restaurant
1.4 Les Serveurs
Pour accéder à la liste des serveurs, sélectionnez la commande Serveurs du menu
Données.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des serveurs.
Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche
Serveurs proposée dans le front office est un condensé des informations du back
office.
1.4.1 Je crée une fiche Serveur
Vous souhaitez créer le Serveur « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération,
cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.
Renseignez le code, le nom et le prénom du serveur, les autres zones
étant facultatives.
Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du serveur dans
l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique
pour le contacter par e-mail.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 33
1.4.2 Présentation de la liste des données
Dès que votre fiche Serveur est enregistrée, elle apparaît dans une liste.
Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :
Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.
Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.
Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères
précis.
Mettre en forme la liste à partir de l’icône . Vous pouvez alors
supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes….
A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le
bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la
liste des données dans laquelle vous êtes.
Pour des informations plus précises concernant ces différentes options,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
PRISE EN MAIN
34 EBP Bar & Restaurant
1.5 Les modes de règlements
Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande
Modes de règlement du menu Données.
Remarque
Dans le front office, seule une liste de modes de règlement est proposée, vous
n’aurez pas la possibilité de créer de modes de règlements. Pensez donc, bien, à
créer tous les modes de règlements dont vous avez besoin.
Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône ou appuyez sur
la touche Inser.
Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.
Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type
du règlement découle des traitements bien spécifiques,
Exemple
Si un client règle son ticket par un chèque, vous aurez alors la possibilité d’imprimer
le chèque à condition que vous possédiez une imprimante ticket qui permet
d’imprimer les chèques.
Si lors de la saisie d’un règlement dans un ticket, vous souhaitez y
associer un commentaire, cochez l’option Saisie d’un commentaire dans les
ventes comptoirs.
Si vous souhaitez transférer vos règlements saisis dans les tickets en
fonction de leur type dans des comptes comptables distincts, renseignez
alors le champ Compte de caisse. Cette fonctionnalité vous permettra
alors d’obtenir pour chaque type de règlement, le montant global perçu.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 35
1.6 Les tables
Pour accéder à la liste des tables, sélectionnez la commande Tables du menu
Données + Restauration.
Pour créer une nouvelle table, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche
Inser.
Renseignez le code et le libellé de la table.
Précisez le nombre de place sur cette table. Cette précision permettra
d’attribuer automatiquement le nombre de couverts pour le ticket.
L’Etat de la table changera en fonction de l’évolution des tickets fait pour
celle-ci. Les différents états possibles sont : Libre, Niveau 1 à x et
Encaissement.
Afin de faciliter la création d’un groupe de table, depuis la liste des Tables, vous
trouverez dans le volet de navigation l’outil de Création multiple.
1.7 Les commentaires cuisines
Pour accéder à la liste des commentaires cuisine, sélectionnez la commande
Commentaires cuisine du menu Données + Restauration.
Pour créer un nouveau commentaire, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la
touche Inser.
Renseignez le code et le libellé de la table.
L’option Choix multiple en saisie de vente permet de faire une multi
sélection dans un même commentaire cuisine.
Le bouton vous permet de composer le commentaire cuisine. Vous
pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans
la liste en cliquant sur les icônes et .
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
PRISE EN MAIN
36 EBP Bar & Restaurant
1.8 Les familles clients
La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers +
Familles de clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des
statistiques par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous
pouvez effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille.
Remarque
Les fiches familles de clients ne sont pas visibles dans le front office.
Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la
touche Inser.
Renseignez le code et le libellé de la famille clients.
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.
La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont
automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les
Préférences. Cependant, vous pouvez le modifier.
Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise
supplémentaire dans le pied des tickets aux clients de cette famille, renseignez
les zones Remise et Remise supplémentaire et précisez si la remise doit
s’appliquer sur le montant brut TTC ou le montant brut HT.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles clients.
Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 37
1.9 Les clients
Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu
Données + Tiers.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des clients.
Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche client
proposée dans le front office est un condensé des informations du back office.
Vous souhaitez créer votre client « Société Dupont ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), renseignez la
raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous
devez également saisir son code.
PRISE EN MAIN
38 EBP Bar & Restaurant
1.9.1 Onglet Adresse
Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre
client. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez
rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas
contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse.
Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez
sur l’option Ajouter une adresse dans le volet de navigation.
1.9.2 Onglet Compte
Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des
paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous
avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), vous pouvez alors modifier
le compte comptable proposé.
L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si
vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au-delà d’un certain montant,
indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un
message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum.
Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de
nouveaux tickets au nom de ce client.
1.9.3 Onglet Vente
Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont
automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche
familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier.
1.9.4 Onglet Fidélité
Si vous souhaitez attribuer une carte de fidélité à ce client, cochez l’option
Gestion d’une carte de fidélité. Cette option n’est active que si vous
avez correctement paramétré les préférences de votre dossier (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 30).
Si vos cartes de fidélité se composent d’un code barre, indiquez ce code
barre dans le champ prévu à cet effet. Ce code barre vous permettra
d’identifier votre client lors de son passage en caisse.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 39
La date d’expiration est calculée en fonction de la date d’ouverture de la
carte et la durée de validité de vos cartes indiquée dans les préférences
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page
30).
Dans les onglets Points, CA TTC et Nombre de passages, sont cumulés
les points, le chiffre d’affaires réalisé ou le nombre de passages en
fonction des fiches de fidélité que vous avez paramétré.
Vous pouvez également renseigner la date anniversaire du client. Cette
information vous permettra alors d’éditer un courrier à vos clients en
proposant des conditions commerciales à l’occasion de leur anniversaire.
Procédez de la même manière pour créer tous vos clients.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
1.10 Les rayons
Pour accéder à la liste des rayons, sélectionnez la commande Localisations /
Rayons du menu Données + Stock.
Cette notion de rayon est très utile pour classer vos familles d’articles et articles par
rayon. De plus, vous pourrez éditer des statistiques articles par rayon.
Remarque
Les fiches rayons ne sont pas visibles dans le front office.
Vous souhaitez créer le rayon « Mobilier ». Cliquez, alors, sur l’icône ou
appuyez sur la touche Inser et indiquez le code et le libellé.
Procédez de la même manière pour créer tous vos rayons.
PRISE EN MAIN
40 EBP Bar & Restaurant
1.11 Les familles d’articles
Pour accéder à la liste des familles d’articles, sélectionnez la commande Famille
d’articles du menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de
regrouper les articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et
surtout de répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles d’articles
sur les articles appartenant à ces familles.
Remarque
Les fiches familles d’articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez
pas les modifier.
Vous souhaitez créer la famille d’articles « Entrées ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé.
1.11.1 Onglet Généralités
Précisez le rayon auquel la famille d’articles est rattachée.
Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez
l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans les tickets en positif comme en
négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être
vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non
Facturable, l’article n’apparaîtra pas dans le front office.
Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur
stock, cochez la case Hors Stock.
Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs
imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au
Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge.
Si votre gestion de fidélité est un cumul de points, vous pouvez, alors,
paramétrer un nombre de points qui sera attribué à la vente d’un article de
cette famille.
1.11.2 Onglet TVA / TPF
Pour chacun des 5 tarifs, choisissez le taux de TVA à appliquer sur la vente des
articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été
créés par Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 41
1.11.3 Onglet Coefficients / Arrondis
Les coefficients et les méthodes d’arrondis indiqués, dans cet onglet, ont
été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
1.2.1 Le bouton Articles page 28). Cependant, vous pouvez les personnaliser
pour chaque famille d’articles.
Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui
peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC
pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet
article est arrondi sur le TTC.
Si, dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le
bouton Articles page 28), vous avez sélectionné une méthode d’arrondi pour
chaque tarif, elle est alors reprise dans la colonne Méthode d’arrondi. Vous
pouvez, cependant, la modifier.
Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de
vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat.
1.11.4 Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques
Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes à
utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées
correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables
page 29).
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles articles.
PRISE EN MAIN
42 EBP Bar & Restaurant
1.12 Les articles
La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles.
Remarque
Les fiches articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les
modifier.
Vous souhaitez créer l’article « Steack - Tartare ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique
de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le
cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer
les paramètres définis à l’article.
Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article.
La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base,
d’enregistrer vos ventes comptoir dans le front office sans passer par la
création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de
stock.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 43
1.12.1 Onglet Tarifs
Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont
automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant,
modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.
La TVA et la méthode d’arrondi appliquées sur chaque tarif correspondent
à la TVA et à la méthode d’arrondi sélectionnées sur chacun de ces tarifs dans
la famille d’articles. Choisissez en une autre dans les listes déroulantes si
besoin est.
1.12.2 Onglet Composants
Vous pouvez déterminer le type d’article dans cet onglet : Menu, Composé ou
Forfait.
PRISE EN MAIN
44 EBP Bar & Restaurant
1.12.3 Onglet Vignette, Raccourcis clavier et Fidélité
La valeur indiquée, dans le champ Nombre de points, a été renseignée
dans la famille d’articles. Vous pouvez, cependant, modifier ce nombre.
Vous pouvez associer une vignette aux articles qui sera utilisée sur les
boutons articles dans l’écran de ventes.
1.12.4 Restauration
Pour un article donné vous allez pouvoir associer des commentaires cuisine. Par
exemple, la cuisson pour une viande ou un parfum pour un dessert.
Indiquez également sur quelle imprimante sera envoyé l’article lors des envois en
cuisine.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1. Procédez de la même manière pour créer tous vos articles.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 45
1.13 Les banques
Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu
Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en
banque.
Remarque
Dans le front office, seule une liste des banques est proposée, vous n’aurez donc
pas la possibilité de créer des banques. Pensez bien à créer toutes vos banques
dans le back office.
Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche
Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la
banque pour un maximum de clarté et le libellé.
Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre
banque.
Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez
récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos banques.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
PRISE EN MAIN
46 EBP Bar & Restaurant
1.14 Les fidélités clients
Pour accéder à la liste des fidélités clients, sélectionnez la commande Fidélités
client du menu Données.
Si vous souhaitez gérez des cartes de fidélités, vous devez alors créer des fiches
de fidélité qui vont définir le type de fidélité (par point, par CA ou par nombre de
passages) et les seuils à atteindre pour l’obtention d’un gain.
Remarque
Les fiches de fidélités clients sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez
pas les modifier.
Pour créer une nouvelle fidélité client, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la
touche Inser et indiquez un libellé.
L’option Activée permet d’indiquer que la fidélité est à prendre en compte
lors d’un passage en caisse. Donc, si l’option est cochée, les paramètres de la
fiche de fidélité seront appliqués.
Le type de carte Par CA cumulé permet de cumuler le CA TTC de chaque
ticket pour un même client, le type de carte Par point permet de cumuler des
points en fonction d’un nombre de points par tranche d’Euros et d’un nombre
de points attribués à chaque article et le type de carte Par nombre de
passages en caisse permet de cumuler un passage en caisse par ticket créé.
Indiquez le seuil d’attribution du gain et le gain obtenu (une remise, un
article offert ou une remise sur le CA cumulé).
Donc, si vous avez plusieurs seuils de fidélité, vous devez créer autant de fiches
que vous avez de seuils.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 47
2 LA GESTION DES VENTES
Avant d’utiliser votre module de ventes comptoir, vous devez effectuer plusieurs
types de paramétrages : paramétrer l’écran de ventes, les périphériques et les
préférences de fonctionnement de votre front office.
2.1 Paramétrage de l’écran de ventes
2.1.1 Application d’un thème
L’écran de ventes proposé dans le Front office est entièrement paramétrable par le
menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Cet écran se compose des
vues Bandeau, Afficheur, Pavé numérique, Ticket, Fonctions de caisse,
Rayons, Familles d’articles et Articles. Cependant, vous pouvez appliquer un
des thèmes proposés par défaut.
Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Outils + Paramétrage de
l’écran de ventes. Par un clic droit dans n’importe quelles vues (exceptées les
vues Fonctions de caisse et Afficheur), cliquez sur l’option Paramétrages.
Cliquez alors sur l’onglet Thèmes et dans la liste déroulante, choisir un thème.
Cliquez sur le bouton OK ou Appliquer pour valider votre choix.
PRISE EN MAIN
48 EBP Bar & Restaurant
2.1.2 Paramétrage classique et paramétrage avancé
Cependant, les thèmes qui sont proposés peuvent ne pas correspondre à vos
attentes. Vous pouvez donc paramétrer votre écran de ventes et de deux façons
différentes :
Personnaliser chaque vue dans son ensemble c’est-à-dire que les boutons
dans une même vue auront tous la même apparence. Les rayons, les
familles d’articles et les articles sont alors affichés par ordre alphabétique
et organisés en fonction des informations indiquées dans les fiches. On
parle alors de paramétrage classique.
Personnaliser les vues Rayons, Familles d’articles et Articles de façon
plus approfondie c’est-à-dire que vous pouvez choisir pour chaque bouton
de chaque vue, le rayon, la famille d’articles ou l’article à lui affecter
(Option Personnaliser l’affichage des rayons, des familles et des
articles dans les préférences). On parlera alors de paramétrage avancé.
Exemple
Dans votre dossier, vous avez créé un rayon A que vous avez rattaché à la famille
A et cette famille est rattachée à l’article A.
Si vous choisissez le paramétrage classique, pour voir le bouton de l’article A dans
l’écran de ventes, vous devez cliquer sur le bouton du rayon A puis cliquez sur le
bouton de la famille A.
En revanche, si vous optez pour le paramétrage avancé, vous pouvez alors choisir
le bouton sur lequel votre article A apparaîtra. Vous n’êtes donc absolument pas
obligés de suivre la même logique que le paramétrage classique. Vous pouvez
aussi bien ne rattacher votre article qu’au rayon, ne le rattacher qu’à la famille ou
même à aucun rayon et à aucune famille.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 49
2.2 Les périphériques
Le menu Dossier + Périphériques + Paramétrage des périphériques permet de
déclarer les périphériques utilisés sur votre point d’encaissement.
Pour créer un périphérique, sélectionnez la classe de périphérique que vous
souhaitez créer et cliquez sur le bouton Ajouter un périphérique. Dans la zone
Quel type de périphérique voulez-vous ajouter ?, choisissez Périphérique sur
port COM ou Périphérique OPOS.
Si vous choisissez Périphérique sur port COM, dans le champ Driver, choisissez
le driver que vous souhaitez utiliser pour votre imprimante.
Si vous choisissez Périphérique OPOS, apparaissent alors tous les drivers OPOS
que vous avez installé sur votre PC. Sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.
Si vous avez un afficheur qui est directement relié à votre ordinateur, suivez la
même procédure que ci-dessus à l’exception près que vous devez sélectionner la
classe Afficheur.
Pour plus d’informations sur la gestion des périphériques, consultez l’aide en
ligne grâce à la touche F1.
2.3 Préférences de fonctionnement du front office
Le paramétrage des préférences s’effectue par le menu Dossier + Propriétés +
Préférences.
2.3.1 Onglet Numérotation des pièces / Fidélité
Indiquez le dernier numéro pour chaque type de donnée.
Exemple
Vous indiquez le numéro 000. La prochaine pièce portera alors le numéro 001.
PRISE EN MAIN
50 EBP Bar & Restaurant
Concernant la numérotation des tickets, le numéro peut se construire sur
deux données : le numéro du jour et le numéro de ticket.
Cependant, vous pouvez également choisir que la numérotation du ticket
soit automatique en cochant l’option Gestion automatique du numéro du
jour et du numéro de ticket. Dans ce cas, le numéro correspondra à la
date du jour + 0001. Donc, si nous sommes le 02 Janvier 07, le premier
ticket sera alors numéroté 701020001.
De plus, avec cette option, la numérotation est réinitialisée tous les jours
puisque le début du numéro correspond à la date du jour et la deuxième
partie du numéro recommence à 0001.
2.3.2 Onglet Caisse
La Gestion des tables permet de sélectionner la table sur laquelle sera
saisi le ticket.
Dans le cas où la gestion des serveurs est activée, le timer, permet de
verrouiller l’écran des tables au bout du temps indiqué.
Une option permet la gestion des serveurs pour chaque nouvelle vente
Si vous travaillez avec un écran tactile, l’option Affichage du clavier
tactile permettra d’afficher, dans l’écran de ventes, un clavier visuel dès
que vous cliquerez dans une zone de saisie.
Toutes les ventes devant être rattachées à un client, indiquez celui qui
sera par défaut rattaché à toutes vos ventes. Si vous n’indiquez pas de
client, à chaque nouvelle vente, vous devrez alors indiquer un client.
2.3.3 Onglet Règlements
Si vous possédez un tiroir caisse, précisez, alors, pour chaque type de
règlement, si le tiroir doit s’ouvrir lors du règlement du ticket. Par exemple,
si vous ne rangez pas vos reçus de cartes bancaires dans le tiroir caisse, il
n’est alors pas nécessaire que celui-ci s’ouvre systématiquement lors du
règlement.
L’option Déclaration des montants en caisse permet lors de la clôture
d’enregistrer le montant réel en caisse pour les types de règlement
Espèces, Chèques, Cartes bancaires et Tickets restaurants. Si une
différence est constatée entre le montant théorique (calculé par le logiciel)
et le montant saisi, un écart de clôture est alors généré.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 51
2.3.4 Onglet Impressions
Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante le ticket et la
facturette doivent être imprimés et à partir de quel modèle.
De plus, si vous possédez une imprimante ticket qui permet d’éditer les
chèques, cochez l’option Impression des chèques afin que vous puissiez
les imprimer lors d’un règlement par chèque d’un ticket.
2.3.5 Onglet Imprimantes Cuisine
• Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante Cuisine les
envois en cuisine doivent être imprimé et à partir de quel modèle.
2.3.6 Onglet Périphériques
• Si vous avez connecté un afficheur, un tiroir caisse et un TPE (Terminal de
Paiement Electronique), vous devez préciser pour chacun d’entre eux, sur
quel périphérique ils sont connectés.
2.4 Création d’un ticket
Pour enregistrer une vente, allez dans le menu Ventes + Prendre une commande.
2.4.1 Composition du ticket
Afin de faire suivre les plats convenablement tout au long du repas, le ticket devra
se découper en différents A suivre. Vous ajouterez, grâce à la fonction de caisse A
suivre, autant de niveau que nécessaires.
2.4.2 Saisie des articles
Pour insérer un article dans le ticket, vous avez plusieurs possibilités :
Saisir le code article au clavier,
Rechercher l’article en cliquant sur le bouton Recherche article,
Cliquer sur le bouton de l’article dans la vue Articles,
Double-cliquer sur l’article depuis la liste des articles.
Pour modifier la quantité ou le prix unitaire d’un article, sélectionnez l’article dans le
ticket, saisissez la nouvelle valeur dans le pavé numérique et cliquez sur le bouton
Qté ou P.U. de ce même pavé.
PRISE EN MAIN
52 EBP Bar & Restaurant
Toutes les ventes sont donc affectées au client par défaut que vous avez indiqué
dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.1 Onglet
Ventes page 49). Cependant, vous pouvez bien entendu indiquer un autre client en
cliquant sur le bouton Client dans la vue Fonctions de caisse.
2.4.3 Le menu
2.4.3.1 Saisie d’un menu
La sélection d’un article de type menu ouvre un assistant qui vous permet de
sélectionner chaque plat dans chaque niveau.
Les boutons Suivant et Précédent vous permettent de naviguer dans l’assistant.
2.4.3.2 Modification d’un menu
Au cours du repas un menu peut être modifié ou complété. Pour cela vous
disposez, dans les fonctions de caisse, du bouton Modifier Menu.
L’assistant de saisi du menu sera alors proposé.
2.4.4 Envoyer la suite
La fonction de caisse Envoyer la suite vous permet d’envoyer en cuisine les plats
qui seront à servir.
A chaque Envoyer la suite, l’Etat de la table est modifié.
2.4.5 Les vues
Deux manières de voir le ticket sont proposées : la vue cuisine et la vue ticket.
• La vue Cuisine permet de visualiser le ticket avec les différents niveaux A
suivre découpant le repas. Cette vue fait également ressortir l’ensemble
des commentaires cuisines.
De plus, dans cette vue, seul les plats composants un menu sont
mentionnés. L’article menu en lui-même ne ressort pas.
• La vue Ticket permet de visualiser le ticket dans l’état où il sera imprimé
au client. De ce fait, les différents A suivre ne sont pas mentionnés ainsi
que les commentaires cuisine.
De plus, c’est sur cette vue que l’article menu sera mentionné.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 53
2.4.6 Règlement du ticket
2.4.6.1 Le règlement simple
Pour régler un ticket, vous avez deux possibilités :
Si c’est un règlement unique de type Carte bancaire, Chèque ou
Espèces, vous pouvez alors cliquer sur le bouton correspondant dans la
vue Fonctions de caisse. Un récapitulatif est affiché et la validation de
cette fenêtre entraîne l’enregistrement et l’impression du ticket.
Pour un mode de règlement de type Chèque, si vous avez coché l’option
Impression des chèques dans les préférences (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.3.4 Onglet Impressions page 51), à la validation de
la vente, une fenêtre est proposée afin d’imprimer le chèque,
Si la vente est réglée par plusieurs règlements ou par un type de
règlement non représenté dans la vue Fonctions de caisse, cliquez sur le
bouton Règlements dans cette même vue.
PRISE EN MAIN
54 EBP Bar & Restaurant
Dès que vous avez entièrement réglé le ticket, cliquez sur le bouton Valider pour
l’enregistrer. Il apparaît alors dans les onglets Validés et Réglés de la liste des
tickets qui est accessible par le menu Ventes + Liste des tickets.
2.4.6.2 Le partage de notes
Pour régler un ticket, vous avez la possibilité de procéder au partage de note. Vous
disposez du bouton Partage que vous trouvez dans l’écran des règlements.
Cette option permet de sélectionner les plats à régler pour chaque convive. Il est
également possible de réaliser un Multi-règlement dans le partage de note.
2.4.7 La note
Le bouton Note vous permet d’imprimer une note reprenant le montant global du
ticket, la ou les TVA figurant dans le ticket ainsi que le nombre de repas concernés
par le ticket.
Pour avoir des informations plus précises sur la création des tickets, utilisez
l’aide en ligne grâce à la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 55
2.5 Comment imprimer mon journal des tickets
Pour imprimer le journal des tickets, utilisez la commande Journal des tickets du
menu Impressions + Historique des ventes. Cet état édite la liste des tickets sur
une période donnée, un récapitulatif par mode de règlement et un récapitulatif par
taux de TVA.
Indiquez la période d’impression à prendre en compte.
Dans l’onglet Options, vous pouvez choisir d’imprimer un sous-total selon
différentes périodicités.
Un seul modèle d’impression est proposé mais il est paramétrable par le
bouton Paramétrer.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui
vous permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le bouton
Imprimer pour éditer le journal des ventes sur papier.
2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin
Pour suivre l’évolution de votre activité, différentes statistiques sont proposées :
Activité du restaurant par tranche horaire,
Activité du restaurant par serveur,
Résultat des ventes,
Statistiques de ventes par tarif,
Graphique Restauration.
Par exemple, pour imprimer le résultat des ventes, allez dans le menu Impressions
+ Statistiques + Chiffre d’affaires. Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez
imprimer cet état et cliquez sur le bouton Imprimer ou Aperçu.
Le résultat des ventes permet d’avoir une vision globale de l’activité puisque sont
indiqués le chiffre d’affaires, le nombre d’articles vendus, le nombre d’articles
retournés, le nombre d’articles offerts…
Pour avoir des informations plus précises sur les statistiques, utilisez l’aide
en ligne grâce à la touche F1.
PRISE EN MAIN
56 EBP Bar & Restaurant
2.7 La clôture de caisse
La clôture de caisse a pour conséquences :
La validation définitive de vos tickets. Ils seront clôturés et ne pourront
plus être supprimés,
La remise en banque de tous les règlements reçus à l’exception des
règlements en espèces,
La clôture des mouvements de caisse,
La réinitialisation du fond de caisse. Le montant des chèques et des cartes
bancaires sont remis à zéro et les espèces sont cumulées dans le solde
antérieur.
Pour effectuer la clôture de caisse, lancez la commande Clôture du menu Caisse.
Indiquez la période à clôturer. Cette période correspond aux dates
auxquelles vous avez enregistré vos ventes et vos règlements.
Choisissez sur quelle imprimante vous souhaitez effectuer l’impression :
Imprimante ou Imprimante ticket.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer la clôture.
Si, dans les préférences, vous avez coché l’option Déclaration des
montants en caisse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2
Onglet Caisse page 50), une fenêtre est alors affichée afin de saisir les
montants réels en caisse pour les types Espèces, Cartes bancaires,
Chèques et Tickets restaurant.
Un message apparaît qui vous demande de confirmer la clôture. Cliquez
sur Oui.
Pour avoir des informations supplémentaires sur la clôture de caisse, pensez
à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 57
2.8 La remise en banque
La clôture de caisse permet donc de remettre en banque les règlements reçus à
l’exception des règlements en espèces. Pour remettre des espèces en banque,
vous devez auparavant créer un retrait de caisse par le menu Caisse +
Mouvements de caisse.
Concernant les autres types de règlement, il convient de distinguer les règlements
de type Chèque et Ticket Restaurant des règlements de type Carte bancaire. En
effet, les règlements de type Carte bancaire peuvent être remis en banque
automatiquement.
2.8.1 Des règlements de type Chèque et Ticket restaurant
Pour effectuer la remise en banque de vos règlements de type Chèque et Ticket
restaurant, lancez la commande Remise en banque du menu Opérations.
Indiquez la période sur laquelle les règlements ont été enregistrés.
Vous pouvez indiquer un intervalle de modes de règlement si vous
souhaitez remettre qu’un type de règlement.
Sélectionnez la banque auprès de laquelle vous souhaitez effectuer la
remise en banque. De toute façon, sans cette information, vous ne pourrez
pas valider la remise en banque.
Pointez tous les règlements à remettre en banque et validez par le bouton
OK.
Une fenêtre apparaît et propose d’imprimer un bordereau de remise en
banque. Cliquez alors sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Un message
demande de confirmer la remise en banque. Confirmez.
2.8.2 Des règlements de type Carte bancaire
Pour les règlements de type Carte bancaire, vous pouvez paramétrer une remise
en banque automatique. Pour effectuer cette opération, vous devez renseigner
dans la fiche du mode de règlement la banque à prendre en compte pour la remise
en banque.
Ainsi, après la clôture de caisse, si des règlements de type Carte bancaire ont été
clôturés, un message vous proposera alors d’effectuer la remise en banque de ces
règlements. En répondant Oui, une boîte d’impression sera alors proposée pour
éditer le bordereau de remise en banque.
PRISE EN MAIN
58 EBP Bar & Restaurant
3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE
3.1 Liste des tickets de caisse
Un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans la liste des pièces de ventes et cette
liste de tickets est accessible par le menu Ventes + Factures puis un clic sur
l’onglet Tickets de caisse.
Cette liste est mise à jour à jour au fur et à mesure que les ventes sont enregistrées
dans le front office.
En cliquant sur l’option Modifier / Visualiser dans le volet de navigation, vous
pouvez visualiser un ticket sous-forme de facture. Dans l’onglet Corps,
apparaissent tous les articles composant le ticket et dans l’onglet Pied, le
règlement saisi dans le ticket apparaît dans la zone Acompte.
Traitements dans le back office
EBP Bar & Restaurant 59
3.2 Historique clients
Dans l’historique des clients, accessible depuis le menu Données + Tiers +
Clients, option Consulter l’historique dans le volet de navigation, un onglet
Tickets de caisse a été ajouté dans lequel apparaissent tous les tickets affectés au
client.
Vous pouvez même consulter le ticket en cliquant sur l’option Consulter la pièce
dans le volet de navigation.
Dans l’historique des articles, un onglet Tickets de caisse a également été ajouté.
PRISE EN MAIN
60 EBP Bar & Restaurant
3.3 Transfert en comptabilité
Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les tickets
de caisse, les règlements en caisse et les mouvements de caisse.
3.3.1 Les 2 types de transfert comptable
Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :
Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP
Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte
contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de
Comptabilité.
Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les
utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors
envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture
du dossier comptable.
3.3.2 Transfert comptable vers EBP Comptabilité
Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer
différents éléments :
Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, et banques,
Les comptes comptables dans le bouton Caisse du menu Dossier +
Propriétés + Préférences,
Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton
Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande EBP
Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité.
Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Tous
les tickets, les mouvements de caisse et les règlements compris dans cet
intervalle seront transférés.
Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité
(Tickets de caisse, Paiements Caisse et Mouvements de caisse).
Traitements dans le back office
EBP Bar & Restaurant 61
Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE
EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 29 pour paramétrer
cette option).
Si vous souhaitez centraliser vos écritures de caisse, cochez l’option
Centralisation de la caisse. Les comptes de ventes, de taxes et de clients
seront centralisés en une seule écriture pour une même journée. En revanche,
vous perdez tout le détail de ces comptes.
Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour
obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs
imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande
EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. Pour
effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du
traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées.
PRISE EN MAIN
62 EBP Bar & Restaurant
4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER
4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire
de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de
préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des
lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
4.2 Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix
simultanés possibles).
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre
dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre
service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de
vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un
partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe
grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.
Back office
EBP Bar & Restaurant 63
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Bar & Restaurant. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide
en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous
pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez
sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé.
1 BACK OFFICE
1.1 Menu Dossier
1.1.1 La recopie
La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne,
mot clé Recopie).
1.1.2 Les utilisateurs
Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie
des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs).
1.2 Menu Données
1.2.1 Onglet Restauration
Cette fonctionnalité permet de gérer la création des tables et des commentaires
cuisines.
1.3 Menu Ventes
1.3.1 L’état des devis
Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de
validité. Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et
Refusé. Vous avez également la possibilité d’associer un commentaire à chaque
LES FONCTIONS AVANCEES
64 EBP Bar & Restaurant
état du devis. Un devis dont la date de validité est dépassée pourra être réédité par
les relances devis.
1.3.2 La recherche sur un N° de série
Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui
peut recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible
d’effectuer des recherches.
1.3.3 Les relances commandes clients
Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en
reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances
commandes clients).
1.3.4 Les factures d’acompte
Cette option permet de gérer les acomptes versés par les clients avant la
réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Lors de la saisie d’un
règlement dans une commande, vous pourrez préciser si vous souhaitez ou non
générer une facture d’acompte (aide en ligne, mot clé Facture d acompte).
1.4 Menu Achats
1.4.1 La recherche des articles par référence fournisseur
Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un
critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre
que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de
retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce.
1.4.2 Le réapprovisionnement automatique
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les
articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé
Réapprovisionnement).
Back office
EBP Bar & Restaurant 65
1.5 Menu Stock
1.5.1 La mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :
Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,
Recopier des tarifs entre eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient.
(Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs).
1.6 Menu Opérations
1.6.1 Les écarts de règlement
Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par
exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de
règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements).
1.6.2 Les relances
La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en
retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance).
LES FONCTIONS AVANCEES
66 EBP Bar & Restaurant
1.7 Menu Impressions
1.7.1 Les courriers et lettres types
Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos
clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers).
1.7.2 L’historique des ventes
Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou
un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes
par client).
1.7.3 Les statistiques
Dans le logiciel EBP Bar & Restaurant, vous pouvez éditer différents états
concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients
et fournisseurs.
1.7.4 Les relevés de factures
Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées.
En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le
souhaitez (en fonction du modèle choisi).
Back office
EBP Bar & Restaurant 67
1.8 Menu Outils
1.8.1 Les champs personnalisés
Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez
renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou serveurs (aide en ligne,
mot clé Champs personnalisés).
1.8.2 L’agenda
L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous,
vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. Vous pourrez également afficher
l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisis dans
Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda).
1.8.3 Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, clients et fournisseurs).
Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou
Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la
fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
LES FONCTIONS AVANCEES
68 EBP Bar & Restaurant
2 FRONT OFFICE
2.1 Menu Ventes
2.1.1 Génération d’une facture
Vous avez des clients en compte dans le back office (à qui vous générez des
factures régulièrement) qui passent occasionnellement à la caisse. En cochant
l’option Générer une facture au lieu d’un ticket dans la fiche de ce client, lors de
la mise en compte d’un ticket, au lieu qu’un ticket soit généré pour ce client, une
facture sera alors générée dans le back office.
2.2 Menu Opérations
2.2.1 Saisie des règlements
Si vous gérez les ventes en compte, vous serez alors amené à utiliser l’option de
saisie des règlements puisque cette dernière permet de régler les ventes à crédit
(aide en ligne, mot clé Règlements).
2.2.2 Regroupement de tickets
Vous avez des ventes en compte dans le front office et vous souhaitez relancer les
clients de ces tickets ou échelonner le paiement de ces tickets ? Le regroupement
de tickets va vous permettre de générer une facture par client pour l’ensemble des
ventes en compte de ce client (aide en ligne, mot clé Regroupement).
Front office
EBP Bar & Restaurant 69
2.3 Menu Caisse
2.3.1 Fond de caisse
Cette option vous permettra de suivre l’évolution de votre tiroir caisse concernant
les espèces, cartes bancaires, chèques, tickets restaurant, avoirs, crédits (aide en
ligne, mot clé Fond de caisse).
2.3.2 Mouvements de caisse
Les mouvements de caisse permettent de réaliser des entrées et des sorties de
caisse (aide en ligne, mot clé Mouvements).
2.4 Menu Outils
2.4.1 Raccourcis clavier
Cette option permet d’associer à chaque fonctionnalité accessible depuis l’écran de
ventes un raccourci clavier qui pourra être utilisé en cours de ventes. Vous pouvez
également affecter un raccourci clavier à vos articles (aide en ligne, mot clé
Raccourcis clavier).
2.4.2 Paramétrage des modèles de ticket
Par le menu Outils + Paramétrage des modèles de ticket, vous pouvez
paramétrer vos modèles de ticket en ajoutant ou supprimant des variables (aide en
ligne, mot clé Editeur).
Index
A
Activer ..................................................................................................................... 21
Activité .................................................................................................................... 52
Adresse de la société ....................................................................................... 23, 27
Agenda ................................................................................................................... 81
Aide en ligne (utilisation) ........................................................................................... 7
Article ...................................................................................................................... 41
Articles collectifs ..................................................................................................... 62
Assistance technique .............................................................................................. 13
B
Banque ................................................................................................................... 43
C
Champ personnalisé ............................................................................................... 81
Chiffre d’affaires ...................................................................................................... 52
Civilités ................................................................................................................... 29
Client....................................................................................................................... 36
Client bloqué ........................................................................................................... 37
Clôture de caisse .................................................................................................... 53
Codification automatique ........................................................................................ 28
Collectifs ................................................................................................................. 62
Collection ................................................................................................................ 61
Combinaison ........................................................................................................... 62
Commercial ............................................................................................................. 32
Comptabilisation des avoirs .................................................................................... 28
Configuration requise .............................................................................................. 14
Contact de la société ........................................................................................ 24, 27
Coordonnées .......................................................................................................... 27
Courriers ................................................................................................................. 80
Création de dossier ................................................................................................. 23
D
DEB ........................................................................................................................ 79
Déclaration .............................................................................................................. 49
Dépôt ...................................................................................................................... 70
Devise du dossier ................................................................................................... 24
Index
EBP Bar & Restaurant 71
E
Ecart de règlement ................................................................................................. 79
E-mail EBP ............................................................................................................. 13
Encours maximum .................................................................................................. 37
Evaluation ............................................................................................................... 20
Exportation .............................................................................................................. 81
F
Famille articles ........................................................................................................ 39
Familles clients ....................................................................................................... 35
Fichier texte ............................................................................................................ 57
Fidélité .................................................................................................................... 30
Fidélités clients ....................................................................................................... 44
G
Gammes ................................................................................................................. 59
H
Historique des clients .............................................................................................. 55
Historique des ventes ............................................................................................. 80
I
Identification de la société ....................................................................................... 27
Importation .............................................................................................................. 81
Installation monoposte ............................................................................................ 15
J
Journal des tickets .................................................................................................. 52
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 19
Lettre de relance ..................................................................................................... 79
Lettres types ........................................................................................................... 80
Lisezmoi.txt ............................................................................................................... 7
Liste des tickets de caisse ...................................................................................... 55
INDEX
72 EBP Bar & Restaurant
M
Magasin .................................................................................................................. 52
Mise à jour des tarifs ............................................................................................... 79
Mode de règlement ................................................................................................. 34
Montants en caisse ................................................................................................. 49
Mot de passe .......................................................................................................... 27
Multi-dépôt .............................................................................................................. 70
N
NAF .................................................................................................................. 23, 27
NII ..................................................................................................................... 23, 27
Nouveau dossier ..................................................................................................... 23
Numérotation des pièces ........................................................................................ 48
O
Oxatis...................................................................................................................... 81
P
Paramétrage avancé .............................................................................................. 46
Paramétrage classique ........................................................................................... 46
Paramétrage des taux de TVA ................................................................................ 31
Périphérique ........................................................................................................... 47
Préférences du dossier ........................................................................................... 28
Promotion ............................................................................................................... 78
Protocoles validés ................................................................................................... 16
R
Racines de comptes ............................................................................................... 29
Rayon ..................................................................................................................... 38
Réapprovisionnement ....................................................................................... 78, 79
Recopie ................................................................................................................... 77
Regroupement ........................................................................................................ 82
Relance ................................................................................................................... 79
Relances commandes clients ................................................................................. 78
Relevés de factures ................................................................................................ 80
Remise en banque .................................................................................................. 54
Réseaux validés ..................................................................................................... 16
Index
EBP Bar & Restaurant 73
S
Sauvegarde ............................................................................................................ 75
Service technique (e-mail) ...................................................................................... 13
Service technique (téléphone) ................................................................................ 13
Statistiques ............................................................................................................. 80
Synthèse ................................................................................................................. 69
T
Téléphone EBP ....................................................................................................... 13
Thème..................................................................................................................... 45
Ticket ...................................................................................................................... 50
Transfert comptable ................................................................................................ 57
U
Utilisateurs .............................................................................................................. 77
NOTES
74 EBP Bar & Restaurant
Notes
Notes
Notes
Auto-entrepreneur Pratic
pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
EBP Auto-Entrepreneur Pratic 3
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic 5
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009
6 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
EBP Auto-Entrepreneur Pratic 7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
8 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Avant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 9
Table des matières INSTALLATION .....................................................................................................11
1. AVANT DE COMMENCER.................................................................................11
1.1. Accès au service technique..........................................................................11
1.2. Configuration minimale conseillée................................................................11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.......................................................12
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................13
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?...........................................................13
4.1. Version d’évaluation.....................................................................................13
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................................13
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................14
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ..............................................................15
6. ECRAN DE TRAVAIL .........................................................................................15 PRISE EN MAIN.....................................................................................................16
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ......................................................16
1.1. Les options à remplir dès maintenant...........................................................16
1.2. Les autres options........................................................................................16
1.3. Gestion des fenêtres ....................................................................................17
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?...................................................................17
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?.....................................................................17
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?........................................................................18
4.1. L'en-tête du devis.........................................................................................18
4.2. Le corps .......................................................................................................18
4.3. Le pied .........................................................................................................19
4.4. La liste des devis..........................................................................................19
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ..............................................................20
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ..........................21
6.1. Transfert de documents ...............................................................................21
6.2. Duplication ...................................................................................................21
INSTALLATION 10 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?...................................21
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?.................................................................22
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ............................................................22
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? .............................................................23
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?.............................................................23
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?........................................................................24
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?...................................................................................24
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .............................................25 LES FONCTIONS AVANCEES..............................................................................26
1. LE TABLEAU DE BORD.....................................................................................26
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................26
2.1. Création du barème......................................................................................27
2.2. Utilisation du barème éco-contribution .........................................................27
3. HISTORIQUE DES VENTES..............................................................................28
4. LES ECHEANCIERS..........................................................................................28
5. LES STATISTIQUES ..........................................................................................28
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .......................................................29
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ......................29 INDEX.....................................................................................................................31
Avant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 11
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista)
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
Windows XP SP2
Windows Vista SP1*
* Windows Vista version 32 bits
INSTALLATION 12 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Auto-Entrepreneur Pratic.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.
Comment lancer mon logiciel ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 13
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.
INSTALLATION 14 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
Comment créer mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 15
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte
Menus
Barre de navigation
PRISE EN MAIN 16 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
Comment créer un article ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 17
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur Entrée. La partie Description générale permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article.
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de règlement ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s associé/s.
PRISE EN MAIN 18 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,
Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :
l'entête,
le corps
le pied.
4.1. L'en-tête du devis
Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
4.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :
Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
Comment saisir un devis ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 19
4.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché.
4.4. La liste des devis
A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.
Historique client/prospect
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.
PRISE EN MAIN 20 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En entête de document, vous disposez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.
Comment Transferer, dupliquer un document ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 21
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?
6.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous
2. sélectionner le document initial
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.2. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents.
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche.
PRISE EN MAIN 22 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients -Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,
saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement.
Comment saisir une Recette ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 23
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ?
Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une référence, une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Remarque Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes.
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?
Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Clients – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur, une référence, une nature, un montant et un moyen de paiement. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les dépenses.
PRISE EN MAIN 24 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?
Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impôt sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement le Seuil pour le Chiffre d’affaires, les taux de cotisation et d’imposition dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts ». Ensuite par le menu Règlements - Clients- Charges sociales/Impôts vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes.
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 25
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
LES FONCTIONS AVANCEES 26 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Auto-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les devis à relancer ;
Les échéances échues ;
Les statistiques des ventes ;
Les meilleurs clients ;
Les meilleurs articles ;
Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ;
Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
La Gestion de l’éco-contribution EBP Auto-Entrepreneur Pratic 27
2.1. Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
2.2. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Depuis le menu Ventes – Impressions - Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
3. HISTORIQUE DES VENTES
Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
4. LES ECHEANCIERS
La consultation des échéances clients s'effectue à partir :
de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,
du menu Ventes - Règlements – Échéanciers,
du menu Règlements - Clients – Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.
5. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
Comment archiver mes données ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 29
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :
le manque d'un n° TVA intracommunautaire,
la suppression de documents…
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.
LES FONCTIONS AVANCEES 30 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Index EBP Auto-Entrepreneur Pratic 31
Index
AAccès au service technique ....................................................................................11 Acompte..................................................................................................................22 Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic....................................................................7 Archivage................................................................................................................29 Articles..............................................................................................................16, 17 BBarème eco-contribution.........................................................................................26 CCharges sociales ....................................................................................................24 Clients.....................................................................................................................17 Code d'activation ....................................................................................................13 Configuration minimale ...........................................................................................11 Corps du devis........................................................................................................18 Création de dossier.................................................................................................15 DDépenses................................................................................................................23 Devis.......................................................................................................................18 Duplication de documents.......................................................................................21 EEchéances..............................................................................................................28 Echéancier..............................................................................................................28 Eco-contribution......................................................................................................26 Ecran de travail.......................................................................................................15 e-mail......................................................................................................................21 FFacture....................................................................................................................20 Facture d’acompte..................................................................................................22 Fonctions avancées................................................................................................26 GGestion des fenêtres...............................................................................................17
INDEX 32 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
HHistorique clients ..............................................................................................19, 28 Historique eco-contribution .....................................................................................27 IImpôts.....................................................................................................................24 Imprimer..................................................................................................................24 Initialisation du dossier ...........................................................................................16 Installation...............................................................................................................12 JJournal des événements.........................................................................................29 LLancement du logiciel .............................................................................................13 Livre des recettes ...................................................................................................24 MMot de passe ..........................................................................................................16 NNouveau devis........................................................................................................18 Nouvelle Facture.....................................................................................................20 Numerotation ..........................................................................................................16 OOptions du dossier..................................................................................................16 PPied de devis ..........................................................................................................19 Prospects................................................................................................................17 RRecettes..................................................................................................................23 Registre des achats ................................................................................................24 Règlement ..............................................................................................................22 SSauvegarde ............................................................................................................25 Statistiques .............................................................................................................28 TTableau de bord......................................................................................................26 Tarif article..............................................................................................................17
Transfert de documents..........................................................................................21
Assistants en Droit
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, ZA du Bel Air, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2006 EBP Informatique, édition Juin 2008
Convention d’Utilisation d’EBP
PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL
DU 3 JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP assistants en droit et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
La gamme des Assistants en Droit est composée de véritables bibliothèques
d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression
de lettres répondant à une situation juridique particulière.
Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne
requiert pas de connaissances techniques préalables.
La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes
:
Droits du Particulier,
Droit des Sociétés Pratic,
Droit du Travail Pratic,
Droit des Affaires Pratic,
Droit Immobilier Pratic.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Aide sur Assistants juridiques pour obtenir une aide générale
composée d’un index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans
l’aide et du détail de l’élément que vous avez demandé à consulter.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisezmoi.txt qui sera proposé à l’installation
du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce
manuel y seront consignées.
Les assistants en Droit 9
Tables des matières
INSTALLATION 10
1. AVANT DE COMMENCER 10
1.1. Assistance pendant un mois..................................................................10
1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................10
1.3. Enregistrement par Internet ...................................................................10
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12
4. PRESENTION GENERALE 13
4.1. L’écran de travail ...................................................................................13
4.2. Les barres..............................................................................................14
4.3. La vue Bibliothèque ...............................................................................15
4.4. La vue Document...................................................................................18
REALISATION D’UNE LETTRE 19
1. ETAPES A SUIVRE 19
2. L’ACTE-TYPE 20
2.1. Le texte constant ...................................................................................20
2.2. Les zones réservées..............................................................................20
2.3. Les parties à compléter .........................................................................20
2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ...............................20
3. L’EDITEUR DE TEXTE 21
3.1. Choix de l’éditeur ...................................................................................21
3.2. Utilisation de Microsoft Word..............................................................21
4. LES FONCTIONS DE L’EDITEUR INTERNE 21
4.1. Les onglets ............................................................................................21
4.2. Les pages de la lettre ............................................................................22
4.3. Recherche /Remplace dans le texte......................................................22
4.4. Mise en forme du texte ..........................................................................23
4.5. Mise en forme de la page ......................................................................26
4.6. Suivi de la lettre .....................................................................................27
INDEX 29
INSTALLATION
10 Les assistants en Droit
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Assistance pendant un mois
Pendant un mois, à compter de la date d'achat du logiciel, EBP met à votre
disposition une ligne téléphonique pour les problèmes de démarrage et
d'installation que vous pourriez rencontrer.
Pour y accéder, composez-le : 01 34 94 80 26
Du lundi au vendredi : 10 h à 12 h
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent
Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Vista),
Microsoft Windows SP2 ou Vista SP1*
Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits
Espace disque libre : 500 Mo
Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
Remarque
Windows® XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
* Windows Vista version 32 bits
1.3. Enregistrement par Internet
Si vous désirez vous enregistrer par Internet, vous devez vous connecter sur
WWW.ebp.com/enr, avant d’installer votre assistant.
Comment installer mon logiciel ?
Les assistants en Droit 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement si l’autorun de votre système est actif. Dans le cas
contraire, cliquez sur le menu et sélectionnez Exécuter.
Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité
de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Produit pour accéder à la présentation
et à l’installation des produits EBP.
3. Sélectionnez dans la gamme Les Indispensables, Les assistants en Droit :
les caractéristiques générales du produit s’affichent alors.
4. Cliquez sur le bouton INSTALLER pour lancer la procédure d’installation du
produit.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Utilisez les boutons Suivant pour
passer d’une étape à une autre et cliquez sur Précédent afin de revenir aux
étapes précédentes.
5. L’accord de licence doit être lu et accepté pour installer le logiciel. Cliquez sur
Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez
sur Non, l’installation s’arrêtera.
6. Introduisez ensuite votre mot de passe en faisant bien attention à respecter
majuscules et minuscules comme indiqué sur votre carton de licence EBP.
7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Assistants. Vous pouvez bien entendu choisir un autre répertoire
et/ou une autre unité.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de conserver l’option Installation
complète.
9. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme
EBP\Assistants en Droit. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre
Dossier Programme.
INSTALLATION
12 Les assistants en Droit
10. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite
présenté, lorsque vous validez l’installation démarre.
11. La dernière étape vous permet de lancer directement le logiciel après
installation.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du logiciel, vous avez demandé la création d’une icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer Les assistants en Droit en cliquant dessus.
Le logiciel peut également être lancé par + Programmes + EBP +
Les assistants en Droit.
Présention générale
Les assistants en Droit 13
4. PRESENTION GENERALE
4.1. L’écran de travail
2. Les barres d’outils
Nom de la bibliothèque courante
3. Barre d’état
4. Vue Bibliothèque composée
des onglets Sommaire,
Recherche et Signet.
5. Vue Document
composée des
onglets Guide et
Acte-type
1. La barre de Raccourcis : chaque icône
de la vue EBP correspond à une
bibliothèque de la gamme des assistants en
droit d’EBP et permet d’activer la
bibliothèque de votre choix.
INSTALLATION
14 Les assistants en Droit
4.2. Les barres
4.2.1. La barre de raccourcis
Cette barre est composée de 3 vues : EBP, Outils et MS Office. Cliquez sur la vue
pour obtenir les icônes qu’elle contient.
La vue EBP donne accès aux bibliothèques juridiques. Leur nombre dépend du
nombre d’assistant que vous possédez.
La vue Outils donne accès aux options du logiciel, à l’explorateur et à Interne
Explorer (s’il est installé).
La vue MS Office donne accès aux applications de MS Office (Word, Excel, …)
si elles sont installées.
4.2.2. Les barres d’outils
La barre Format
Cette barre permet de mettre en forme le texte (police, taille, gras,…).
La barre Standard
Cette barre permet de gérer vos documents et vos lettres.
Pour connaître la fonction d’un icône, passez votre souris dessus. Lorsqu’un
raccourci-clavier existe, il vous est également indiqué.
4.2.3. La barre d’état
Cette barre affiche des messages d’aide et d’état concernant votre clavier ou la
zone courante.
Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le
menu Affichage. Dans les options du logiciel (Menu Outils + Options), vous
pouvez déterminer si la barre de raccourcis et la barre de statut doivent ou non
s’afficher par défaut.
Présention générale
Les assistants en Droit 15
4.3. La vue Bibliothèque
Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient
tous les documents d’un assistant juridique.
4.3.1. Comment ouvrir une bibliothèque ?
Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de raccourcis en cliquant sur
l’icône de la bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base
de donnée.
Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à
l’écran.
La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu
Fenêtre.
4.3.2. Le sommaire
Présentation du sommaire
Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments :
les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre.
les documents, représentés par l’icône Feuille.
Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes
remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents.
Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône.
Déplacement rapide dans le sommaire
Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier
Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier
Développement du sommaire
Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le
livre sélectionné :
+ affiche les dossiers et documents du niveau inférieur
- cache tous les niveaux inférieurs
* affiche tous les niveaux inférieurs
Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre
pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier.
INSTALLATION
16 Les assistants en Droit
4.3.3. Recherche dans la bibliothèque
Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez
l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton
Rechercher.
La recherche s’applique sur l’ensemble des textes.
Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront
affichés :
Cliquez sur le document qui vous intéresse et cliquez sur Afficher ou doublecliquez
directement sur le nom du document.
Présention générale
Les assistants en Droit 17
4.3.4. Les signets de la bibliothèque
Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter.
Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et
d’accéder directement à l’élément du sommaire rattaché au signet.
Création d’un signet
Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et
cliquez sur le bouton Ajouter.
Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent.
Accès à un signet
Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le
bouton Aller à. La vue Document est automatiquement mise à jour.
INSTALLATION
18 Les assistants en Droit
4.4. La vue Document
Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est
automatiquement mise à jour.
4.4.1. Guide d’un document
L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre
la démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez
également y trouver des références juridiques, des explications et des conseils.
4.4.2. Acte type d’un document
L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous
pouvez consulter / imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation
d’une lettre).
Remarque
Les actes-types et les guides sont modifiables.
Etapes à suivre
Les assistants en Droit 19
REALISATION D’UNE LETTRE
1. ETAPES A SUIVRE
Pour réaliser votre lettre à partir d’un acte-type, suivez les étapes ci-dessous :
1. Sélectionner dans le sommaire (voir page 15), l’acte-type qui doit vous servir
de modèle,
2. Cliquer sur l’icône de la barre Standard (voir page 14) : la fenêtre de
l’éditeur de texte par défaut (voir page 21) s’ouvre avec une copie de la lettretype
(voir page 20),
3. Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 23),
4. Faîtes la mise en forme de la page (voir page 26),
5. Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre (voir page 27
),
6. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 27),
7. Lancez l’impression (voir page 27).
REALISATION D’UNE LETTRE
20 Les assistants en Droit
2. L’ACTE-TYPE
L’Acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait elle est
composée de quatre types de données différents :
2.1. Le texte constant
C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel
Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette
assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou
par un associé.
2.2. Les zones réservées
Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir.
Exemple : (dénomination sociale) (nom de l'associé)
(adresse)
2.3. Les parties à compléter
Elles sont représentées par 3 petits points : … .
Exemple de phrase :
Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ...
(lieu).
2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte
Ils apparaissent également entre parenthèses.
Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien
faire parvenir au gérant avant le ... (ou confier à votre mandataire), est joint à la
présente.
L’éditeur de texte
Les assistants en Droit 21
3. L’EDITEUR DE TEXTE
Pour réaliser votre lettre, le logiciel Les assistants en Droit met à votre disposition
deux éditeurs de texte :
Un éditeur interne,
Microsoft Word .
3.1. Choix de l’éditeur
Pour choisir l’éditeur, activez le menu Outils + Options.
Cochez l’option Utiliser Microsoft Word pour activer cet éditeur si vous le possédez
(il permet d’effectuer des mises en forme plus poussée) ou décochez l’option si
vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser
l’éditeur interne).
3.2. Utilisation de Microsoft Word
Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel
d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft.
4. LES FONCTIONS DE L’EDITEUR INTERNE
La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et
Pieds.
4.1. Les onglets
Les onglets Entête et Pieds servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se
répètera sur toutes les pages de votre lettre.
L’onglet Corps reçoit la copie de l’acte-type et permet de définir la lettre elle-même.
Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le
menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors
en grisé.
Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en
renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante
(voir page 18).
REALISATION D’UNE LETTRE
22 Les assistants en Droit
4.2. Les pages de la lettre
Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un
certain type d’affichage à partir du menu Affichage.
4.2.1. Le mode Normal
Le mode Normal affiche la lettre en continu ; avec saut de page, des lignes de
pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression.
4.2.2. Le mode Page
Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de
visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous
visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la
fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page.
4.2.3. Déplacement de page en page
Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante
/Page précédente ou le raccourci clavier Ctrl + ou Ctrl + .
4.3. Recherche /Remplace dans le texte
La fonction de Recherche permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est
accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F.
La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre.
Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier
Ctrl + R.
Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu
Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Ctrl + F3 pour passer de mot
en mot recherché.
La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements
à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses.
Les fonctions de l’éditeur interne
Les assistants en Droit 23
4.4. Mise en forme du texte
4.4.1. Déplacement dans le texte
pour aller en début de ligne
Fin pour aller en fin de ligne.
Ctrl + pour aller en début de texte
Ctrl + Fin pour aller en fin de texte.
Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot
4.4.2. Sélection de texte
Sélection du mot
Double-clic sur un mot.
Sélection de tout le texte
Ctrl + A
Sélection d’une partie de texte
Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en
restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte.
Sélection d’un tableau
Utilisez la commande Sélectionner le tableau du menu Edition.
4.4.3. Saisie de texte
Mode insertion/Refrappe
Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie
que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en
décalant les mots suivants sans les écraser.
La touche Inser permet de passer en mode Refrappe.
Suppression de caractère
Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la
touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr
REALISATION D’UNE LETTRE
24 Les assistants en Droit
Retour à la ligne
Retour à la ligne avec fin de paragraphe
La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de
paragraphe.
Retour à la ligne simple
La combinaison de touches + Entrée permet d’appliquer un retour à la
ligne sans fin de paragraphe.
Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe
(encadrement, fond, alignement, ...).
Ligne vierge
La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne
d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de
ligne et faites un ou deux retours à la ligne.
Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne
vierge et appuyez sur Suppr.
4.4.4. Déplacement /Copie de paragraphe
Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller :
1. Sélectionnez le texte,
2. Couper le texte avec le menu Edition + Couper…. ou le raccourci clavier
Ctrl + X.
3. Placez le curseur à l’endroit désiré,
4. Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. Ou le raccourci clavier
Ctrl + V.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection
à déplacer à l’emplacement souhaité.
La copie de texte correspond à un Copier/Coller :
Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl +
C. Ensuite voir plus haut.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche
Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité.
4.4.5. Attributs
Attributs de texte
Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de
fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format.
Les fonctions de l’éditeur interne
Les assistants en Droit 25
Attributs de paragraphe
Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation,
alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de
paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d’outils Format propose
quelques raccourcis icônes.
4.4.6. Bordure de paragraphe
Encadrement
La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure.
Le bouton encadre chacun des paragraphes
sélectionnés.
L’icône encadre le contour de la sélection.
Trame
La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le
pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie.
Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame,
avant de valider avec OK.
REALISATION D’UNE LETTRE
26 Les assistants en Droit
4.4.7. Annulation ou répétition d’une fonction
Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu
Edition + Annuler /Refaire. Ou le raccourci clavier Ctrl + Z / Ctrl + Shift + Z.
4.4.8. Insertion dans le texte
Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une
image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte
ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP.
4.4.9. Correcteur orthographique
Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur
orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7.
Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci
peut être incorrect ; dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut
aussi ne pas exister dans le dictionnaire.
Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre :
1. Ajouter le mot au dictionnaire.
Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au
prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté.
2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots,
Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignorer ou Ignorer tout (si
vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot).
4.5. Mise en forme de la page
Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier le format de la page, les
marges d’impression et l’orientation du papier (Portrait ou Paysage).
Les fonctions de l’éditeur interne
Les assistants en Droit 27
4.6. Suivi de la lettre
4.6.1. Enregistrement de la lettre
Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la
conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure.
L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccouci
clavier Ctrl + S.
Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF
dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM
FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre
répertoire (par exemple MES DOCUMENTS).
Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre
puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
4.6.2. Aperçu écran de la lettre
Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran
la disposition qu’aura votre texte dans la page.
Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu.
4.6.3. Impression de la lettre
Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou la raccourci
clavier Ctrl + P pour lancer l’impression.
4.6.4. Fermeture de l’éditeur
Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer sa fenêtre en cliquant sur la croix.
REALISATION D’UNE LETTRE
28 Les assistants en Droit
4.6.5. Ouvrir une lettre
Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci
clavier Ctrl + O et choisissez la lettre.
4.6.6. Créer une lettre de A à Z
Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un
acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le
raccourci clavier Ctrl + N.
Index
Les assistants en Droit 29
INDEX
A
Acte-type....................................................................................................... 19, 21
Affichage Entête/Pied ......................................................................................... 23
Aide sur les assistants en droit ............................................................................. 7
Aperçu écran de la lettre..................................................................................... 28
Assistant
Ouvrir un ......................................................................................................... 16
Attributs de paragraphe ...................................................................................... 26
Attributs de texte................................................................................................. 25
B
Barre de raccourcis............................................................................................. 15
Bibliothèque........................................................................................................ 16
C
Configuration minimale ....................................................................................... 11
Contour............................................................................................................... 26
Copie de texte..................................................................................................... 25
Correcteur orthographique.................................................................................. 27
D
Défaire une fonction............................................................................................ 27
Déplacement dans le sommaire ......................................................................... 16
Déplacement dans le texte ................................................................................. 24
Déplacement de page en page........................................................................... 23
Déplacement de texte......................................................................................... 25
Développement du sommaire............................................................................. 16
Dictionnaire......................................................................................................... 27
Document ........................................................................................................... 19
E
Encadrement ...................................................................................................... 26
Enregistrement par Internet ................................................................................ 11
Entête de page ................................................................................................... 22
INDEX
30 Les assistants en Droit
F
Fermer une fenêtre............................................................................................. 28
Fin de ligne ......................................................................................................... 24
Fin de texte......................................................................................................... 24
Fond ................................................................................................................... 26
G
Guide .................................................................................................................. 19
I
Impression de la lettre ........................................................................................ 28
Insertion d’image ................................................................................................ 27
Insertion de tableau ............................................................................................ 27
Insertion de texte ................................................................................................ 27
Installation........................................................................................................... 12
Internet................................................................................................................ 11
L
Lettre
Enregistrer....................................................................................................... 28
Imprimer .......................................................................................................... 28
Modifier ........................................................................................................... 29
Ligne pointillée.................................................................................................... 23
Ligne vierge ........................................................................................................ 25
M
Mode Normal ...................................................................................................... 23
Mode Page ......................................................................................................... 23
Modifier une lettre............................................................................................... 29
O
Orthographe (correction)..................................................................................... 27
Ouvrir une bibliothèque....................................................................................... 16
Ouvrir une lettre.................................................................................................. 29
P
Paragraphe
Attributs........................................................................................................... 26
Pied de page....................................................................................................... 22
R
Réaliser sa lettre................................................................................................. 20
Recherche d’un mot............................................................................................ 17
Index
Les assistants en Droit 31
Remplacer dans le texte ..................................................................................... 23
Répertoire d’installation ...................................................................................... 12
Répéter une fonction .......................................................................................... 27
Retour à la ligne.................................................................................................. 25
S
Saisie de texte .................................................................................................... 24
Sélection d’une partie ......................................................................................... 24
Sélection de mot ................................................................................................. 24
Sélection de tableau ........................................................................................... 24
Sélection de tout le texte..................................................................................... 24
Signet ................................................................................................................. 18
Sommaire ........................................................................................................... 16
Suppression de texte .......................................................................................... 24
Symbole
Insertion .......................................................................................................... 27
T
Tableau
Insertion .......................................................................................................... 27
Sélection ......................................................................................................... 24
Texte
Attributs........................................................................................................... 26
Copie............................................................................................................... 25
Déplacement ................................................................................................... 25
Insertion .......................................................................................................... 27
Saisie .............................................................................................................. 24
Suppression .................................................................................................... 24
Trame ................................................................................................................. 26
EBP Agence
Immobilière 3
Pour Windows 98, Me, NT, 2000 et XP
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recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable
d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP.
Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une
procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes
détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de
perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse,
EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de
résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut
toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative,
toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le
cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens
de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou
services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux
résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Agence Immobilière 3 et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
Pour une aide générale, lancez la commande Aide sur Agence
Immobilière ou Sommaire et index du menu ?.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.RTF qui est proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
EBP Agence Immobilière 3 7
TABLE DES MATIERES
AVANT DE COMMENCER 11
1. ASSISTANCE TECHNIQUE 11
1.1. Accès.....................................................................................................11
1.2. Horaires .................................................................................................11
2. PRESENTATION DU LOGICIEL 12
2.1. Caractéristiques générales ....................................................................12
2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3........................................12
3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE 14
4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE 15
5. LE FICHIER LISEZ-MOI 15
6. L’AIDE 15
INSTALLATION ET LANCEMENT 17
1. INSTALLATION MONOPOSTE 17
2. INSTALLATION EN RESEAU 18
2.1. Liste des réseaux validés ......................................................................18
2.2. Protocoles réseaux validés....................................................................18
2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste.............................19
2.4. Installation et configuration en réseau dédié .........................................20
2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10....20
2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 ...............21
2.7. Mises à jour et nouvelles versions.........................................................21
2.8. Problème d’utilisation.............................................................................21
3. LANCEMENT DU LOGICIEL 22
4. CODE DE DEBRIDAGE 22
5. VERSIONS DISPONIBLES 23
6. OUVERTURE D’UN DOSSIER 23
8 EBP Agence Immobilière 3
PRINCIPES D’UTILISATION 24
1. PRESENTATION 24
2. LES BARRE D'OUTILS 24
3. LA BARRE OUTLOOK 28
4. LA BARRE D’ETAT 29
5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS 30
6. LA GESTION DES FENETRES 31
7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES 32
8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION 34
PRISE EN MAIN 35
1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION 35
2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR 36
2.1. Les options du dossier...........................................................................36
2.2. Les informations société........................................................................37
2.3. Initialiser les différentes commissions....................................................38
2.4. Les autres options .................................................................................39
3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR 41
3.1. Les données obligatoires.......................................................................41
3.2. Les autres paramètres...........................................................................44
CREER SES PREMIERS VENDEURS 45
1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS 45
2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR 46
2.1. Les étapes à suivre pas à pas ...............................................................46
2.2. Les différents textes pour les éditions....................................................50
3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR 51
4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR 52
4.1. Rechercher un vendeur .........................................................................53
4.2. Compléter la fiche du vendeur...............................................................54
4.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................54
EBP Agence Immobilière 3 9
5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR 55
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 57
1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS 57
2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR 58
2.1. Créer une fiche acquéreur .....................................................................58
2.2. Connaître les critères de son futur achat ...............................................59
3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR 60
3.1. Rechercher un acquéreur ......................................................................61
3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur ..........................................................61
3.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................62
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES
ACQUEREURS 63
1. PRESENTATION 63
2. FICHE VENDEUR 64
2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement.......................................64
2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu ...............................................65
2.3. La relance à l'acquéreur ........................................................................67
3. FICHE ACQUEREUR 68
3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement / ........................................68
3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur potentiel ..............69
4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE 70
4.1. Promesse d’achat ..................................................................................70
4.2. La transaction ........................................................................................71
5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES 72
6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS 73
6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda .............................73
6.2. Présenter des nouvelles affaires............................................................73
6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé...................................74
TRAITEMENTS PARTICULIERS 76
1. FAIRE DES DIAPORAMA 76
1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire..........................................76
1.2. Elaborer un diaporama ..........................................................................78
2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES 79
10 EBP Agence Immobilière 3
3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES 80
4. PREPARER LES MAILINGS 83
5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT 84
6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT 85
7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES 86
8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES87
9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS 88
AUTRES TRAITEMENTS 90
1. SAUVEGARDE DU DOSSIER 90
2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES 91
INDEX 93
Assistance technique
EBP Agence Immobilière 3 11
AVANT DE COMMENCER
1. ASSISTANCE TECHNIQUE
1.1. Accès
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique .
Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix:
utilisez notre ligne téléphonique directe : un serveur vocal vous permet de
demander le service que vous désirez contacter. Si en fonction du trafic, une
attente est nécessaire, vous en êtes informés et vous pouvez alors décider de
surseoir à votre demande en connaissance de cause.
01 34 94 20 00
exposez votre problème par e-mail
immobilier.support@ebp.com
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
AVANT DE COMMENCER
12 EBP Agence Immobilière 3
2. PRESENTATION DU LOGICIEL
2.1. Caractéristiques générales
EBP Agence Immobilière 3 est un logiciel destiné aux PME. Son principal atout est
de fournir tous les éléments nécessaires pour gérer au mieux toutes les affaires
confiées et de leur trouver des acquéreurs grâce à des critères multiples.
Grâce à son ergonomie conviviale et simple, vous saisissez les biens immobiliers et
les acquéreurs potentiels. Toutes les informations seront alors entrées au fur et à
mesure.
Puis des outils de suivi vous permettront de rapprocher ces deux types de données.
A tout moment, il est possible de modifier des fiches, en fonction des nouvelles
exigences des clients.
Au jour le jour, vous avez à votre disposition un agenda qui vous permet de planifier
et de suivre toutes les étapes importantes de vos transactions.
L’éditeur de texte fourni avec le logiciel offre l’avantage de créer ses propres
documents (mandat, promesse, courriers divers…) en récupérant par simple
copier-coller ses textes déjà créés par un traitement de texte ou de modifier les
documents proposés par défaut dans le logiciel.
Enfin, dans une agence ayant plusieurs négociateurs, le logiciel permet de
travailler simultanément sur un même dossier. Ainsi, chacun pourra consulter ou
mettre à jour les différents fichiers de travail. Ceci optimisera alors le partage des
tâches au sein d’une même société.
2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3
Agence Immobilière 3 est un logiciel conçu pour des systèmes fonctionnant sous
Windows 95 ou supérieurs.
Son environnement s’inspire de Microsoft Office 2000. Des menus déroulants, des
menus contextuels, la barre Outlook. L’environnement de travail est paramétrable
(Barres d’outils, barre de raccourcis,…).
La possibilité de faire appel à des outils Microsoft Office, à l’explorateur,
directement à partir du logiciel.
Présentation du logiciel
EBP Agence Immobilière 3 13
LES DIFFERENTES FONCTIONS PROPOSEES PAR LE LOGICIEL :
Fonctions générales
Récupération des données de la version antérieure EBP Agence 1 (excepté les
photos),
Travailler en MDI (Interface à Documents Multiples),
Nombre illimité de bases de données,
Travailler en monoposte ou en réseau jusqu’à 11-13 postes,
Créer des utilisateurs avec blocages de sécurité après 3 essais de connexion
et affichage des utilisateurs connectés,
Travailler simultanément en Euro ou en devise locale,
Connexion directe au site des interlocuteurs, à partir des adresses internet
saisies dans la base,
Envoyer des messages électroniques à un contact,
Paramétrer les sauvegardes automatiques au format ZIP,
Préparer la répartition des commissions effectuées sur les affaires réalisées,
Installation personnalisée : choix des disques, chemins pour les différents
fichiers installés,
Aide en ligne contextuelle,
Assistant de démarrage,
Astuces du jour,
Saisie des données
A la création du dossier, possibilité de récupération des données de bases
(vues, type d’affaires, état général…),
Personnaliser ensuite ces listes pour ses propres besoins,
Des champs obligatoires lors de la saisie des affaires et des acquéreurs : pas
d’oubli possible des données importantes (comme le nom du vendeur, le type
d’affaire…),
En temps réel, les données de base sont mises à jour par simple ajout
(exposition, évacuation, agents,…) sans annuler la saisie en cours,
Notion de marque page (il est possible de marquer une fiche pour y revenir
rapidement),
Possibilité de cacher les informations confidentielles d’un vendeur pour
permettre à un client de consulter la fiche de l’affaire à l’écran.
Des visites, des rendez-vous avec les différents intervenants peuvent être
déclenchés au moment de la saisie,
Suppression des fiches perdues ou anciennes avec conservation d’une
archive,
Consultation rapide de l’historique des affaires et des acquéreurs avec
modification possible ou réédition,
Stockage, mise en place des photos au format BMP, GIF, JPEG, TIFF ou
PNG,
AVANT DE COMMENCER
14 EBP Agence Immobilière 3
Retouche des images,
Import d’image depuis un fichier existant, le presse papier, ou tout périphérique
compatible TWAIN,
Saisie rapide des textes pour la diffusion commerciale,
Mise en forme des mémos, des textes, des annonces.
Traitements
Recherche rapide selon différents critères (statut, nature, secteur…),
Recherche contextuelle sur n’importe quel champ d’une fiche,
Rapprochement simple et rapide entre affaires et acquéreurs selon critères,
Modification des données de rapprochement,
Suivi des différentes étapes : mandat, promesse …,
Paramétrage des documents type : modification et création de nouveaux
modèles,
Calcul des commissions dès la vente.
Autres Traitements
Gestion de l’agenda avec niveau de priorité,
Elaboration d’un diaporama paramétrable grâce à un assistant,
Génération automatique des petites annonces à publier sur un site internet ou
un journal,
Gestion évoluée de la pige,
Gestion de l’historique selon critères,
Impression des fiches de données, personnalisation des modèles d’édition,
Génération de mailings,
Simulation de calculs d’emprunts,
Enregistrement de toute impression dans un fichier RTF, XLS, WQ1(Corel
QuattroPro)…, ou dans un fichier d’archive pour une consultation ultérieure,
Différents graphiques représentatifs de l’activité de l’agence et export en WMF
ou BMP. Exportation des valeurs au format Excel ou Html.
Outils de sauvegarde et de maintenance intégrés.
3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE
EBP Agence Immobilière 3 fonctionne avec des systèmes Windows 95, 98, 2000,
XP ou NT.
32 Mo de RAM minimum sont nécessaires pour une bonne utilisation du
programme.
Une résolution graphique minimum de 800 *600 est conseillée.
Les systèmes d’exploitation sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition au préalable.
La place disque nécessaire
EBP Agence Immobilière 3 15
4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE
L’installation complète du logiciel nécessite environ 12 Mo de place disque
disponible sur votre disque dur. Le dossier de démonstration prend environ 2 Mo.
Vous pouvez n’installer que certains composants si vous choisissez une installation
personnalisée.
Cependant, votre propre dossier d’agence nécessitera de la place disque et il
grossira en fonction des données saisies. Aussi, il est conseillé d’avoir une place
disque qui soit au minimum le double de ce que nécessite l’installation.
5. LE FICHIER LISEZ-MOI
Nous vous conseillons vivement de lire le fichier Lisez-moi. Toutes les modifications
apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront
consignées.
6. L’AIDE
Un fichier d’aide est accessible directement à partir du logiciel en cliquant sur F1
sur une commande particulière ou en utilisant le menu ? Aide sur Agence
Immobilière.
Au démarrage du programme vous pouvez en 15 minutes, connaître les principales
étapes à suivre.
? Sommaire et Index…vous offre un guide de référence complet sur chaque
commande, ainsi qu’un guide d’utilisateur et quelques astuces de « comment
faire … ».
Installation monoposte
EBP Agence Immobilière 3 17
INSTALLATION ET LANCEMENT
1. INSTALLATION MONOPOSTE
L’installation d’EBP Agence Immobilière 3 s’effectue à partir du CD Rom.
Si vous avez un lecteur de CD Rom :
1 – Placez le CD Rom dans le lecteur de l’ordinateur.
Si l’autorun de votre système est activé alors passez à l’étape 4.
2 – Cliquez sur le menu Démarrer/Exécuter
3 – Tapez X:\Install.exe en remplaçant X par la lettre de votre CD Rom.
Un assistant vous accueille.
4 – Cliquez sur Produit pour passer à l’étape suivante.
5 – Pointez Installation du logiciel pour Agence Immobilière.
1. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Acceptez les termes du contrat de
licence en cliquant sur Oui.
2. L’étape suivante est le choix de votre installation. Par défaut, il est conseillé de
faire une installation Complète qui installe alors tous les composants.
Si vous êtes un utilisateur averti, vous pouvez effectuer une installation
personnalisée afin de déterminer les composants à installer ou Réseau pour
des besoins spécifiques à votre agence ; les chemins réseau seront alors
signalés.
INSTALLATION ET LANCEMENT
18 EBP Agence Immobilière 3
3. L’étape suivante est importante puisqu’elle indique le dossier d’installation du
produit. Par défaut, le logiciel est installé dans le dossier
\ProgramFiles\EBP\Agence3. Vous pouvez modifier ce chemin par le bouton
Parcourir.
Les dernières étapes vous permettent de sélectionner le dossier Programme, par
défaut EBP. Puis des icônes de lancement peuvent être créées sur le bureau. Enfin
un récapitulatif des paramètres à installer vous permet de revenir en arrière par le
bouton Précédent. Pour démarrer l’installation cliquez sur Suivant.
2. INSTALLATION EN RESEAU
Veuillez trouver ci-dessous les informations nécessaires à une installation correcte
du logiciel sur votre réseau.
2.1. Liste des réseaux validés
Veuillez trouver ci-dessous, la liste des réseaux validés par EBP.
Réseaux Poste à poste
Windows 95, Windows 98
Windows NT4 Workstation
Serveur dédié
Windows NT Server 3.51 / 4.0
Novell Netware 3.12 et supérieur
2.2. Protocoles réseaux validés
Vous pouvez utiliser au choix les protocoles :
TCP/IP , IPX/SPX
NETBEUI (excepté pour Novell).
Il suffit que le protocole choisi soit installé sur toutes les stations et le serveur.
Installation en réseau
EBP Agence Immobilière 3 19
2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste
IMPORTANT ! ! Pour des configurations comprenant jusqu’à 3 ou 4 postes, vous
pouvez utiliser un réseau poste à poste Windows® 95/98/NT. Au delà et/ou pour un
usage intensif, il est très vivement conseillé d’utiliser un serveur dédié.
2.3.1. Installation du logiciel sur le PC serveur de données
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation dans le
répertoire de votre choix (par défaut C:\Program Files\EBP).
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\
Répertoire de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Data
Modèles d’impression C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Report
Modèles de documents C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Document
Modèles de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Template
Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help
Sauvegardes C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Backup
2.3.2. Mise en place de l’accès aux données
Le répertoire de la station serveur doit être partagé en accès complet via
l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et
choisissez "Partager…").
Ensuite, sur toutes les stations clients qui utiliseront le logiciel, et grâce au
voisinage réseau, créez un lecteur réseau pour le répertoire C:\PROGRAM
FILES\EBP\AGENCE3 partagé, en lui affectant une lettre, X par exemple.
2.3.3. Installation du logiciel sur tous les autres PC
Faites une installation (voir § Installation et lancement - 1.) sur tous les PC
concernés. Vous sélectionnez alors Installation Réseau à l’étape 4, qui vous
permettra alors de sélectionner les différents chemins du réseau pour les fichiers
installés.
Aussi, vous devez avoir les chemins suivants :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\
Répertoire de données X:\Data
Modèles d’impression X\Report
Modèles de documents X :\Document
Modèles de données X :\Template
Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help
Sauvegardes X :\Backup
INSTALLATION ET LANCEMENT
20 EBP Agence Immobilière 3
2.4. Installation et configuration en réseau dédié
L'installation avec un serveur dédié est identique à l’installation poste à poste, à une
exception près : le logiciel n'est pas installé sur le serveur.
ATTENTION :
Il est conseillé de ne pas utiliser le volume SYS du serveur Netware comme volume
de données.
2.4.1. Mise en place des répertoires sur le serveur dédié
Vous devez créer sur le serveur dédié un répertoire (par exemple EBP) puis le
partager en accès complet pour tous les utilisateurs susceptibles d’utiliser le logiciel
(seul l’administrateur peut donner ces droits).
2.4.2. Installation du logiciel sur tous les autres PC
L'installation sur les stations est identique à celle du réseau poste à poste (voir §
Installation et lancement - 2.3).
Cependant, au lieu d'utiliser la commande "Connecter un lecteur réseau", vous
pouvez créer des scripts de login Netware ou NT pour créer automatiquement votre
lecteur réseau sur l'ensemble des stations (voir votre revendeur).
2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware
3.1x et 4.10
- Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau
du système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à
apporter sont les suivantes : Sur le poste serveur, taper la commande
LOAD OS2.NAM.
- Sur le poste serveur, taper la commande : ADD NAME SPACE OS2 TO
‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les données seront
installées).
- Modifier ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la
commande suivante : LOAD OS2.NAM.
- Redémarrer le serveur.
Installation en réseau
EBP Agence Immobilière 3 21
2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware
4.11
Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du
système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à apporter
sont les suivantes :
- Sur le poste serveur, tapez la commande LOAD LONG
- Sur le poste serveur, tapez la commande : ADD NAME SPACE
LONG TO ‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les
données seront installées)
- Modifiez ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en
ajoutant la commande suivante : LOAD LONG
- Redémarrez le serveur
2.7. Mises à jour et nouvelles versions
Attention ! !
A chaque mise à jour du logiciel, tous les postes utilisant le produit doivent faire une
mise à jour.
2.8. Problème d’utilisation
IMPORTANT ! !
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez
des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez
votre réseau dans sa globalité :
- les câbles réseaux,
- les cartes réseaux,
- procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour se faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
INSTALLATION ET LANCEMENT
22 EBP Agence Immobilière 3
3. LANCEMENT DU LOGICIEL
Pour lancer le logiciel, utilisez le menu :
Démarrer/Programme/EBP/Agence Immobilière 3/
Vous pouvez également repérer l’icône créée sur votre bureau et lancer le logiciel
par un double-clic.
4. CODE DE DEBRIDAGE
Lors de l’achat du logiciel, une licence vous a été accordée. Une carte
d’enregistrement retournée à EBP vous a permis d’obtenir un code de débridage
sur votre Raison Sociale qui dépend de la version achetée (monoposte ou réseau).
Ainsi, lorsque vous lancez le logiciel Agence Immobilière 3, vous devez enregistrer
votre licence exactement comme indiquée sur le courrier. Ceci vous permettra alors
de travailler en mode complet.
Puis validez par Ok.
Si les informations ne sont pas correctes, le logiciel vous l’indique et vous travaillez
en mode restreint. Au prochain lancement du programme, ou par le menu
/Outils/Options/ et l’onglet Licence, ou encore par ?/Code de débridage, vous
devez ressaisir les informations de votre licence en respectant tous les caractères
que vous lisez sur le courrier EBP.
Lance l’application
Lance le fichier d’aide
Tapez la raison sociale inscrite sur le
courrier.
Tapez le code de débridage inscrit
sur le courrier.
Saisissez votre numéro de licence
Versions disponibles
EBP Agence Immobilière 3 23
5. VERSIONS DISPONIBLES
Il existe deux versions du logiciel : la version monoposte et la version réseau.
La version que vous possédez dépend de votre achat. Vous pouvez la vérifier en
allant dans le menu /Outils/Options/ et l’onglet Licence ou par ?/Code de
débridage.
6. OUVERTURE D’UN DOSSIER
Au premier lancement du logiciel, vous obtenez la base « Agence de
démonstration ». Son nom s’affiche en bas à droite dans la barre d’état. Puis vous
allez créer votre base de données pour votre propre agence. Dans le menu
/Outils/Options et l’onglet des options Générales, il est conseillé d’activer « Ouvrir
la dernière base » afin que ce soit votre base qui soit ouverte à chaque lancement.
Toutefois, si votre base n’est pas ouverte ou que vous souhaitez ouvrir une autre
base, alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou Ctrl + O ou l’icône . Choisissez
alors dans la liste des bases celle qui vous intéresse (par exemple Demo.aid).
PRINCIPES D’UTILISATION
24 EBP Agence Immobilière 3
PRINCIPES D’UTILISATION
1. PRESENTATION
Agence Immobilière 3 évolue dans un environnement Windows 95 ou supérieur.
Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que
votre environnement de travail quotidien : des menus déroulants avec une liste de
commandes à exécuter.
Des barres d’outils permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par
simple clic sur les icônes.
Une barre Outlook permet de naviguer rapidement entre les données.
Une barre d’état rappelle le nom de la base ouverte.
2. LES BARRE D'OUTILS
Les barres d'outils permettent d'organiser les commandes d’Agence Immobilière de
la manière qui vous convient le mieux, afin de pouvoir y accéder rapidement.
Vous pouvez facilement personnaliser les barres d'outils, par exemple en ajoutant
ou en supprimant des menus et des boutons. Vous pouvez également créer des
barres d'outils personnelles, ou encore masquer, afficher ou déplacer les barres
d'outils.
Par le menu /Affichage/Barre d’outils/Personnaliser, vous adaptez le logiciel à
vos besoins.
A chaque bouton est associée une commande. Pour cela , il est conseillé d’activer
dans les /Options du logiciel « Afficher les infos bulles » de manière à connaître
lors du passage de la souris sur le bouton la commande associée.
Icônes Fichiers
Nouvelle base de données (Ctrl+N).
Ouvrir une base de données (Ctrl +O).
Imprime les données en cours.
Aperçu à l’écran.
Les Barre d'outils
EBP Agence Immobilière 3 25
Icônes Edition
Annuler (Ctrl + Z).
Rétablir (Ctrl + Y).
Couper une sélection pour la placer dans
le presse-papiers en attente d’un Coller.
Copier les données du presse papier.
Coller les données du presse papier
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PRINCIPES D’UTILISATION
26 EBP Agence Immobilière 3
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Acquéreurs.
Vendeurs.
Négociateurs.
Supports publicitaires.
Les Barre d'outils
EBP Agence Immobilière 3 27
Icône Traitements
Agenda.
Diaporama.
Graphique.
Icône Format
Remplacer (Ctrl + H).
Mettre texte en gras.
Mettre texte en italique.
Mettre texte en souligné.
Aligner le texte à gauche.
Centrer le texte.
Aligner le texte à droite.
Ajouter une puce au paragraphe.
Police et Taille du texte.
Icônes Outils
Options.
Paramétrage du modèle.
Sauvegarde.
PRINCIPES D’UTILISATION
28 EBP Agence Immobilière 3
3. LA BARRE OUTLOOK
La barre Outlook, visible sur la gauche de votre espace de travail, permet un accès
direct aux commandes les plus courantes. Cela vous permet de lancer une
opération sans ouvrir le menu adéquat.
Par exemple lorsque vous faites appel aux vendeurs, vous cliquez sur Vendeurs
de la barre plutôt que de passer par le menu /Données/Vendeurs.
Pour afficher ou désactiver la barre, utilisez le menu /Affichage/Barre Outllok.
Pour accéder aux commandes de traitement, cliquez sur le bouton Traitement La
liste des boutons change ; s’affichent l’agenda, les graphiques, le diaporama.
Sélectionnez celui qui vous intéresse parmi les trois.
Commandes du
menu Données.
Commandes du menu
Traitement.
Commandes du menu
Impression.
Commandes du menu Outils.
Accès aux outils
Microsoft.
La Barre d’état
EBP Agence Immobilière 3 29
4. LA BARRE D’ETAT
La barre d’état visible en bas de votre espace de travail , indique le nom de la base
de données ouverte.
Si vous êtes en réseau, alors vous aurez également le mode d’ouverture de cette
base (exclusif ou partagé).
Mode d’ouverture exclusif
ou partagé.
Nom de la Base de
données.
PRINCIPES D’UTILISATION
30 EBP Agence Immobilière 3
5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS
Les touches de raccourcis permettent d'exécuter rapidement les tâches les plus
courantes. Par exemple, l'appui sur les touches CTRL+ C permet de copier le
contenu du presse-papiers, tout comme la sélection du bouton de la barre
d'outils Format ou l'activation du menu /Edition/Copier.
F1 Affiche l’aide correspondant à l’élément sélectionné.
F2 ou Enter Enregistrer fiche si activée dans les options du logiciel
Ctrl + Enter
F4 Appelle la liste dans un champ liste.
F5 Rafraîchir.
F6-F7 Passer d’un onglet à l’autre dans une fenêtre.
ALT + F4 Fermer le programme Agence.
Ctrl + Esc Afficher le menu Démarrer.
CTRL + X Couper.
CTRL + C Copier.
CTRL + V Coller.
CTRL + Supp supprimer.
CTRL + Z Annuler.
TAB ou Enter Champ suivant.
MAJ + TAB
Ou Champ précédent.
MAJ + Enter
Esc Annuler les modifications de la fiche en cours de modification
ou ferme la fiche.
Enter Enregistre les modifications de la fiche ou récupère une fiche
dans un champ liste.
La gestion des fenêtres
EBP Agence Immobilière 3 31
6. LA GESTION DES FENETRES
Chaque fois que vous sélectionnez une commande, soit par la barre des
menus, soit par les boutons de raccourci, une fenêtre, encore appelée grille,
apparaît. Dans les /Options du logiciel, vous avez la possibilité de travailler en
MDI. Ceci permet d’avoir pour un même fichier de données, deux fenêtres à l’écran.
Par exemple, pour le fichier des affaires, vous pouvez demander à avoir l’onglet
Détail et l’onglet Texte en même temps.
L’appel à des fiches en standard, comme les types d’affaires, est basé sur la
même présentation : une liste et le détail de la fiche sélectionnée. Il est conseillé de
choisir un modèle de base de données Standard pour avoir, dans un premier
temps, les données nécessaires à une bonne publication d’annonces, puis de le
compléter avec les données souhaitées.
La liste présente l’ensemble des données créées avec un certain nombre de
colonnes affichées. Par le clic droit et propriétés vous pouvez personnaliser les
colonnes affichées.
Le détail est la description complète de la fiche.
Dans la liste de la grille, chaque colonne a une largeur standard qu’il est possible
de modifier. Pour cela, faites glisser la bordure située à droite de la colonne jusqu'à
ce que vous obteniez la largeur de colonne souhaitée.
PRINCIPES D’UTILISATION
32 EBP Agence Immobilière 3
Si plusieurs fenêtres sont ouvertes simultanément, alors vous pouvez organiser en
cascade ou en mosaïque votre plan de travail par le menu /Fenêtres.
Manuellement vous déplacez une fenêtre en cliquant-glissant la barre de titre. Si
dans les options du logiciel, vous cochez « Enregistrer l’environnement » alors
chaque fenêtre sera ouverte comme lors de sa dernière ouverture.
Enfin, pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit de la
souris. Ce menu propose les principales fonctions utiles.
7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES
La recherche est possible sur n’importe quel champ d’une grille. Il suffit de se
positionner sur le champ en question et de cliquer sur le bouton recherche ou
CTRL + F. Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous saisissez votre
requête. Par le bouton suivant vous obtiendrez tous les objets de votre
recherche.
Il existe deux niveaux de tri dans une grille :
- Le tri en fonction d’une colonne par simple clic. Par exemple, le tri des
affaires par Secteur.
- Le regroupement des données en fonction d’une colonne. Par exemple,
faire une liste des affaires en les regroupant par statut. La boîte de
regroupement est activée par le menu /Affichage/Boîte de regroupement.
Puis par un « Drag and Drop », la colonne sélectionnée est amenée sur la
zone de regroupement de la liste. Une fois le regroupement effectué, il est
également possible de faire un tri par colonne.
Recherche / Tri de la liste / Propriétés
EBP Agence Immobilière 3 33
Par exemple, essayez de regrouper les vendeurs par Statut, et triés par
numéro :
Les propriétés accessibles par le clic droit, dans une liste donnée permettent
de rendre visibles ou pas les colonnes.
Regroupement par Drag and Drop de la colonne
Tri par colonne par simple clic.
PRINCIPES D’UTILISATION
34 EBP Agence Immobilière 3
8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION,
SUPPRESSION
Pour créer une nouvelle fiche, clic sur le bouton ou CTRL + Ins. Vous
avez alors accès aux différents champs de la fiche. Pour l’enregistrer clic sur le
bouton ou la touche paramétrée dans les /options du logiciel (F2/Ctrl + Entrée
/ Entrée).
Dans certains fichiers de données, comme les affaires ou les acquéreurs, la
validation de la fiche dépend de zones obligatoires qui devront être renseignées
(les champs sont en gras).
Pour modifier une fiche, il suffit de la repérer dans la liste puis de modifier les
champs concernés. Le bouton est alors actif pour enregistrer votre saisie. Si
vous souhaitez annuler, alors utilisez le bouton .
Pour supprimer une fiche, une fois repérée, cliquez sur le bouton .
L’élément ne pourra pas être supprimé s’il est utilisé dans une autre fiche.
Cas particuliers : en ce qui concerne les affaires et les acquéreurs, un
historique des fiches est conservé. Un motif de suppression peut-être renseigné
(par exemple «affaire perdue »), cette liste ayant été créée par le menu
/Données/Motifs de suppression.
Accès au dossier de démonstration
EBP Agence Immobilière 3 35
PRISE EN MAIN
Un dossier de démonstration est fourni avec le logiciel. Pour découvrir les
principales fonctions du logiciel, nous allons nous appuyer sur ce dossier tout au
long des chapitres suivants. Aussi, vous pouvez à tout moment effectuer vos
propres essais avant de travailler en réel sur votre société d’agence.
1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION
Pour accéder au dossier de démonstration, lancez le logiciel par l’icône de votre
bureau. Si vous ne voyez pas dans la barre d’état « Agence de démonstration »,
alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou CTRL + O ou . Une liste des dossiers
créés par Agence Immobilière apparaît.
Dans notre exemple, vous devez voir la société exemple (Demo.aid) que vous
sélectionnez par un simple clic, puis vous cliquez sur Ouvrir pour accéder à la base.
Vous accédez alors à la base de données. Le nom de la société apparaît en bas
dans la barre d’état.
Ouvre la base en
mode consultation.
En réseau, ouvre le
dossier en exclusif
Demo.aid est le fichier
de démonstration.
PRISE EN MAIN
36 EBP Agence Immobilière 3
2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR
La base de données est ouverte, et vous allez découvrir toutes les possibilités du
logiciel à travers cette société de démonstration.
2.1. Les options du dossier
Par le menu /Outils/Options, vous personnalisez votre méthode de travail. Toutes
les options par défaut sont modifiables.
L’onglet des options Générales
Pour personnaliser votre travail, différents choix sont proposés. Ci dessous les
options les plus importantes.
- Option « Ouvrir la dernière base » : permet d’ouvrir la dernière base ouverte
par l’utilisateur.
- Option Raccourcis clavier : lors de la validation d’une fiche, vous avez le choix
entre F2, Enter ou Ctrl +Enter ; ouvrez la liste pour sélectionner votre choix.
Les premières informations à saisir
EBP Agence Immobilière 3 37
De même pour se déplacer de champ en champ, utilisez la touche qui vous
convient le mieux entre TAB et Enter.
- Option « Enregistrer l’environnement » : garde en mémoire la dernière position
de chacune de vos fenêtres.
- Option « Plusieurs documents MDI » : pour un même fichier avoir plusieurs
fenêtres ouvertes.
- Option « Fenêtres maximisées » : chaque fenêtre est en plein écran.
2.2. Les informations société
L’onglet Société
Lors de la création de votre dossier, vous avez peut-être omis de renseigner toutes
les informations de vos coordonnées. Vous pouvez les compléter maintenant par
cet onglet.
Accédez au champ Ville et complétez-le avec CEDEX.
Clic ici pour envoyer un
message électronique.
CEDEX
PRISE EN MAIN
38 EBP Agence Immobilière 3
2.3. Initialiser les différentes commissions
L’onglet commissions
Lors de la vente d’une affaire, le calcul des commissions et la répartition entre les
différents intervenants se fera par défaut à partir des éléments que vous indiquez
ici.
Indiquez les commissions
par type d’affaires. Puis
donnez la répartition.
Les premières informations à saisir
EBP Agence Immobilière 3 39
2.4. Les autres options
L’onglet Rapprochement
Lors du rapprochement d’un vendeur avec les acquéreurs, les critères par défaut
sont déterminés en fonction de vos options.
La fourchette de prix à prendre en compte par défaut est –5% et +20%. Vous
pouvez modifier ces valeurs si besoin. De même que les critères de rapprochement
par défaut sont modifiables si vous cochez ou décochez les options.
L’onglet Euro
Vous travaillez dans la devise locale qui vous est favorable, en indiquant le taux de
conversion devise locale/euro. Ainsi, lors de la mise en place de vos affaires, vous
travaillerez aussi bien en Euro qu’en devise locale, par simple activation du bouton
.
PRISE EN MAIN
40 EBP Agence Immobilière 3
L’onglet Format
Par défaut, le format E a été utilisé pour symboliser l’Euro pour faciliter le
fonctionnement des systèmes d’exploitation ne reconnaissant pas le sigle €. Vous
pouvez remplacer ce format par le sigle € si vous le désirez.
L’onglet Répertoires
L’emplacement des différents fichiers peut être personnalisé. Par exemple, vous
pouvez placer les sauvegardes sur un disque réseau.
L’onglet Sauvegarde
Afin de ne pas oublier les sauvegardes, vous demandez au logiciel qu’il vous
propose une sauvegarde un jour ou plusieurs jours de la semaine.
L’onglet Documents
Lors des impressions et afin de faciliter les tâches quotidiennes, vous définissez ici
les modèles de documents à prendre par défaut.
De même que vous pouvez imprimer le logo de votre agence sur tous les
documents.
Les premières données à saisir
EBP Agence Immobilière 3 41
3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR
3.1. Les données obligatoires
L’enregistrement d’un vendeur ou d’un nouvel acquéreur est d’autant plus simple et
rapide qu’un certain nombre d’éléments est déjà créé dans la base. Cependant si
ce n’est pas le cas, vous pourrez le faire au moment de la saisie, mais cette
dernière en sera simplifiée et plus agréable si vous prenez le temps de mettre en
place tous ces fichiers de base.
Il s’agit ainsi de toutes les informations communes à plusieurs affaires ou
acquéreurs. Par exemple, les types d’affaires vendues, les secteurs, les vues, les
agents, etc….Toutes ces données sont accessibles par le menu Données.
Lorsque vous sélectionnez une ligne du menu /Données, vous obtenez alors la
grille.
PRISE EN MAIN
42 EBP Agence Immobilière 3
Dans notre exemple, les types d’affaires représentent les affaires classées selon
leur nature. Déjà, vous pouvez comprendre que les rapprochements entre affaires /
acquéreurs s’effectueront selon ces critères. Aussi il est très important de savoir ce
que le rapprochement devra inclure (tous les appartements ou certains type F2,
Ancien…).
Pour créer un nouveau type, clic sur le bouton ou Ctrl + Ins.
Les tables Types d’affaires, Etat général et Chauffages ont une correspondance à
définir avec les sites d’envoi des annonces.
Saisissez la description.
« Chalet ».
Modifiez la description
annonce si elle est
différente. Par défaut, est
reprise la description
« Chalet ».
Chalet
Chalet
Définissez la catégorie à
laquelle elle appartient.
Définissez la correspondance
avec les sites pour l’envoi des
annonces
Les premières données à saisir
EBP Agence Immobilière 3 43
Le code est géré par le logiciel. Validez la fiche par ou la touche que vous avez
paramétrée dans les options du logiciel.
La liste contient alors un élément de plus. Créez ainsi tous les types d’affaires par
ce même procédé.
Utilisez le menu /Données pour créer les autres fiches. Par exemple, nous allons
créer un nouveau secteur « Tignes ». Pour cela, nous sélectionnons le menu
/Données/Secteurs. La liste des secteurs déjà créés apparaît. Nous ajoutons la
fiche par Ctrl+Ins, puis nous enregistrons par .
Les types d’affaires et les secteurs sont des données obligatoires à la
validation d’un vendeur ou d’un acquéreur.
Tignes
Tignes
PRISE EN MAIN
44 EBP Agence Immobilière 3
3.2. Les autres paramètres
Tous les autres fichiers de base seront créés selon le même principe. Ces données
seront ensuite utilisées dans les fiches acquéreurs et vendeurs.
N’oubliez pas qu’à la création d’un nouveau dossier, les données standard
peuvent être récupérées. Le but est de vous simplifier la saisie. Il est conseillé, lors
de la création d’un nouveau dossier, de récupérer les données standard pour avoir
les données correspondant aux sites d’envoi d’annonces, puis de rajouter les
données que vous désirez.
Vous pouvez imprimer les listes par le menu /Impression ou le bouton dans la
liste. Des modèles listes ou fiches sont disponibles. Ils peuvent être personnalisés
en utilisant la boîte /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous êtes dans la
boîte d’impression. Vous créez alors votre propre modèle en partant du modèle
sélectionné (Voir § Traitements Particuliers – 9.).
Présentation des données vendeurs
EBP Agence Immobilière 3 45
CREER SES PREMIERS VENDEURS
1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS
Pour accéder au fichier vendeur de la société de démonstration, utilisez les
options au choix :
- Menu /Données/Vendeurs,
- Barre Outlook et Vendeurs,
- Icône Vendeurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres.
Une liste de vendeurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations
intéressantes (mandat effectué ou pas, type d’affaires vendues, secteur…). Elles
peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et
propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées.
De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne
(tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu
/Affichage), vous pouvez regrouper les vendeurs en fonction de vos besoins ; pour
cela « Drag an Drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement. (voir §
Principes d’utilisation – 5.).
Pour visualiser les données d’une fiche vendeur, sélectionnez d’abord sa fiche
(dans notre exemple, FURET). Puis en cliquant sur les différents onglets, vous allez
découvrir les champs de saisie.
CREER SES PREMIERS VENDEURS
46 EBP Agence Immobilière 3
L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les vendeurs ayant un statut
déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez
rechercher un vendeur en particulier non présent dans la liste.
Et en plus n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour
rechercher ensuite sur un champ en particulier (voir § Principes d’utilisation – 5.).
2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR
2.1. Les étapes à suivre pas à pas
permet de créer un nouveau vendeur.
Renseignez toutes les zones intéressantes. Celles qui sont en gras (Prix de vente,
Type, Secteur) sont obligatoires pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer
au champ suivant utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du
logiciel.
Dans cet onglet Détail, vous trouvez les informations coordonnées de l’affaire.
Lorsque vous consulterez cette fiche avec un acquéreur potentiel, vous pourrez
masquer les informations confidentielles, en utilisant le petit cadenas / .
9 1000000
Maison Rambouillet
Recopier les coordonnées
entre Affaire / vendeur
Création d'un nouveau vendeur
EBP Agence Immobilière 3 47
L’onglet Détail2
Une fois les informations coordonnées saisies, vous passez à l’onglet Détail2 pour
saisir une description détaillée de cette affaire. Pour les rapprochements avec les
acquéreurs, ces informations sont importantes.
Le descriptif détaillé des pièces est accessible après validation de la fiche. L’ajout
de plusieurs lignes de description se fait par la flèche basse.
CREER SES PREMIERS VENDEURS
48 EBP Agence Immobilière 3
L’onglet Textes
Lorsque vous allez éditer des annonces diverses, faire des diaporama, les textes
saisis ici seront repris automatiquement. Ils peuvent être les mêmes par simple
recopie ou différents pour chaque zone.
Rendez l’annonce active pour pouvoir la sélectionner lors d’une parution ou d’une
publication de petites annonces.
Recopier le texte de
l’affichette.
Recopier le texte de la
petite annonce.
Rendre l’annonce active
Création d'un nouveau vendeur
EBP Agence Immobilière 3 49
L’onglet Gestion
Il concerne les informations entre le vendeur et l’agence. Cet onglet est masqué si
vous utilisez le cadenas en haut à droite. Renseignez ici le mandat s’il est négocié
avec le vendeur. Vous pourrez ensuite l’éditer par simple clic sur le bouton Mandat
après validation de la fiche.
La promesse d’achat intervient lorsqu’un acheteur intéressé réserve une affaire.
Dans la fiche du vendeur, la zone Promesse Achat est alors cochée. Le statut dans
la liste change « Promesse ».
L’onglet Mémo
Il permet la saisie d’informations diverses qui seront mises en relation avec les
mots-clé de la fiche acquéreur.
A ce stade, vous pouvez enregistrer votre fiche par .
Puis vous allez compléter la fiche, en ajoutant par exemple des photos (onglet
Photos voir § Traitements Particuliers - 1.).
CREER SES PREMIERS VENDEURS
50 EBP Agence Immobilière 3
2.2. Les différents textes pour les éditions
Comme nous l’avons abordé plus haut, les textes que vous saisissez dans l’onglet
Textes de la fiche Vendeur seront utilisés pour les éditions commerciales. Tous les
textes proposés contenant des sommes sont éditables au choix en francs ou en
euros.
« Le texte de l’affichette » sera édité sur les états AfficheV (vertical) / AfficheH
(horizontal) accessibles par le bouton Affichette lorsque vous êtes sur le fichier des
vendeurs. Plusieurs modèles verticaux et horizontaux sont accessibles par le
bouton Affichette.
N’oubliez pas : Vous pouvez créer votre propre modèle à partir du modèle par
défaut. (Menu /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous avez la boîte
d’impression).
« Le texte de la petite annonce » identique ou pas au précédent apparaît lors
du traitement des parutions et des publications si « Annonce active » est activée.
(menu /Traitement/Parution et /Traitement/Publication).
« Le texte du descriptif commercial » apparaît dans les fiches complètes que
vous éditez pour un acquéreur intéressé.
Le mandat avec le vendeur
EBP Agence Immobilière 3 51
3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR
A l’enregistrement d’une affaire, un mandat avec le vendeur peut être déclenché
immédiatement ou plus tard. Dans les deux cas, il suffit d’activer le mandat dans la
fiche du vendeur et l’onglet Gestion. Le logiciel reprend le prix de l’affaire et la
durée du mandat à partir de la date du jour. (la durée dépend de vos préférences
dans les /options du logiciel et onglet infos2). Vous pouvez modifier toutefois ces
dates. Renseignez les honoraires et la nature du mandat.
Une fois l’enregistrement du mandat effectué, vous pouvez éditer l’état à partir
d’Agence Immobilière directement. Pour cela cliquez sur le bouton Mandat dans la
fiche du vendeur.
Très simplement vous obtenez un mandat que vous pouvez personnaliser par le
menu /Outils/Paramétrage de document. Toutes les informations sont
modifiables. Validez le mandat par le bouton ou annuler si vous avez fait
une erreur.
Différents modèles en
fonction du type de mandat.
CREER SES PREMIERS VENDEURS
52 EBP Agence Immobilière 3
Après la validation un simple clic sur ouvre la boîte de dialogue pour
l’impression.
Le mandat pourra très rapidement être réédité, puisque dès son enregistrement, il
est stocké dans l’historique du vendeur. Vous pouvez le consulter en vous
positionnant sur l’historique de la fiche (voir § Créer ses premiers vendeurs - 4.).
4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR
Une fois les données du vendeur enregistrées, vous pouvez les modifier en fonction
de l’évolution de l’affaire.
Les modifications simples sont celles liées à la fiche même du vendeur (onglet
détail), et celles liées à la description de l’affaire (Détail2, textes).
Puis il y a le suivi de l’affaire vendue. Au fur et à mesure que vous ferez des
actions, vous pouvez faire un certain nombre de tâches. (Voir § Rapprocher les
différents vendeurs avec les acquéreurs – 5.).
Par exemple, vous allez appeler le vendeur ou recevoir un appel. Cet appel sera
alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un résumé de
l’appel sera saisi et enregistré dans l’historique. Tout courrier sera de la même
manière enregistrée. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter tous
les modèles de votre agence de manière à ce qu’ils soient disponibles dans les
listes (voir § Traitements particuliers – 6.).
A chaque fois cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée
(appel/courrier/rendez-vous…).
Modifier les données d'un vendeur
EBP Agence Immobilière 3 53
4.1. Rechercher un vendeur
Pour rechercher un vendeur en particulier, placez-vous sur la liste des vendeurs et
sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher, ouvre une boîte
de dialogue en proposant en priorité le champ.
Imaginons que nous voulons retrouver la fiche du vendeur CERF. Dans la liste des
vendeurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F ou icône .
Saisissez dans la zone Valeur « CERF » et clic sur Suivant. Le logiciel se
positionne alors sur la fiche correspondante.
Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, cliquez sur suivant pour accéder aux
autres fiches.
CERF
CREER SES PREMIERS VENDEURS
54 EBP Agence Immobilière 3
4.2. Compléter la fiche du vendeur
Sur la fiche du vendeur identifiée par la recherche ou tout simplement en se
positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de
sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrer la fiche par le bouton de
validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler.
4.3. Imprimer la fiche / la liste
Il est intéressant d’imprimer la fiche du vendeur ou la liste de tous les vendeurs
enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le bouton Imprimer.
Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez vos critères puis
faites un aperçu ou directement une impression en cliquant à nouveau sur le
bouton Imprimer.
N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins.
Critères d’édition
Historique de la fiche vendeur
EBP Agence Immobilière 3 55
5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR
L’onglet Historique de la fiche du vendeur donne la liste de tous ses événements.
Ainsi, très rapidement vous pouvez consulter les appels précédents ou les courriers
reçus ou envoyés en double-cliquant sur la ligne correspondante.
Vous pouvez ajouter ici d’autres données, toujours en sélectionnant le bouton
adéquat.
Par ailleurs, par le menu /Traitement/Historique, vous retrouvez tous les
traitements effectués d’après une sélection que vous définissez par l’onglet
Sélection. Ce peut être ainsi pour un vendeur en particulier ou tous; ce peut être
pour un acquéreur ou tous, etc…
CREER SES PREMIERS VENDEURS
56 EBP Agence Immobilière 3
De la même manière que dans la fiche du vendeur, chaque ligne peut être
consultée et/ou modifiée par l’onglet « Détail ». Vous pouvez éditer chacune des
sélections qui vous intéressent.
Présentation des données acquéreurs
EBP Agence Immobilière 3 57
CRÉER SES PREMIERS
ACQUEREURS
1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS
Pour accéder au fichier acquéreurs de la société de démonstration, utilisez les
options au choix :
- Menu /Données/Acquéreurs,
- Barre Outlook et Acquéreurs,
- Icône Acquéreurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres.
Une liste d’acquéreurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations
intéressantes (le type d’affaires recherchée, le secteur, le prix à mettre…). Elles
peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et
propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées.
De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne
(tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu
/Affichage), vous pouvez regrouper les acquéreurs en fonction de vos besoins ;
pour cela « drag and drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement
(voir § Principes d’utilisation – 6.).
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
58 EBP Agence Immobilière 3
Pour visualiser les données d’une fiche acquéreur, sélectionnez d’abord sa
fiche (dans notre exemple, LECOEUR). Puis en cliquant sur les différents onglets,
vous allez découvrir les champs de saisie.
L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les acquéreurs ayant un statut
déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez
rechercher un acquéreur en particulier non présent dans la liste. Et en plus
n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur
un champ en particulier.
2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR
2.1. Créer une fiche acquéreur
permet de créer un nouvel acquéreur.
Renseignez toutes les zones intéressantes. Celle qui est en gras (le nom) est
obligatoire pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer au champ suivant,
utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel.
L’onglet Détail 2
Lorsqu’une promesse d’achat (onglet Gestion de la fiche Vendeur) ou une vente est
enregistrée par une transaction, alors la fiche de l’acquéreur est mise à jour.
Création d'un nouvel acquéreur
EBP Agence Immobilière 3 59
L’onglet Mémo
Saisissez des informations complémentaires sur l’acquéreur.
2.2. Connaître les critères de son futur achat
L’onglet Critère
Dans cet onglet, vous définissez tous les critères de l’acquéreur. Les champs en
gras sont obligatoires (Prix maximum, secteur, type).
Tous ces critères permettront ensuite le rapprochement entre acquéreur et
vendeur.
Les champs Secteurs, Types font appel à des listes que vous avez préparées
auparavant. Cependant il se peut que certaines données soient absentes. Dans ce
cas, au moment de l’appel de la liste vous pouvez créer une nouvelle entrée puis la
récupérer ensuite dans votre fiche acquéreur.
Validez la fiche par le bouton .
Pour créer un
nouveau secteur.
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
60 EBP Agence Immobilière 3
3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR
Une fois les données de l’acquéreur enregistrées, vous pouvez les modifier en
fonction de son suivi.
Les modifications simples sont celles liées à la fiche même de l’acquéreur (onglet
détail, détail2 et critères). Par exemple, le client peut mettre un prix plus important.
Dans ce cas, dans l’onglet critère, il suffit de modifier le prix maximum.
Puis il y a le suivi de l’acquéreur. Au fur et à mesure que vous ferez des actions,
vous devrez faire un certain nombre de tâches.
Par exemple, vous allez appeler l’acquéreur pour visiter des affaires intéressantes.
Cet appel sera alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un
résumé de l’appel sera saisi et enregistré pour l’historique. Tout courrier sera de la
même manière enregistré. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter
dans cette liste les documents de votre agence. (voir § Traitements particuliers -
6.).
A chaque fois, cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée (appel /
courrier / rendez-vous…).
Chacune de ces tâches est enregistrée dans l’historique de la fiche ou accessible
par le menu /Traitement/Historique.
Dans cet onglet, vous pouvez ajouter des lignes complémentaires par simple clic
sur le bouton concerné (Appel, Courrier,…)
Modification de la fiche acquéreur
EBP Agence Immobilière 3 61
3.1. Rechercher un acquéreur
Pour rechercher un acquéreur en particulier, placez-vous sur la liste des
acquéreurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher
ouvre une boîte de dialogue en proposant en priorité le champ .
Imaginons que nous voulons retrouver la fiche de « LES ETOILES ». Dans la liste
des acquéreurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F.
Puis saisissez dans la zone Valeur « LES ETOILES » et cliquez sur Suivant. Le
logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante.
Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, alors cliquez sur suivant pour accéder
aux autres fiches.
3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur
Sur la fiche de l’acquéreur identifié par la recherche ou tout simplement en se
positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de
sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrez la fiche par le bouton de
validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler.
LES ETOILES
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
62 EBP Agence Immobilière 3
3.3. Imprimer la fiche / la liste
Il est intéressant d’imprimer la fiche de l’acquéreur ou la liste de tous les
acquéreurs enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le
bouton Imprimer. Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez
vos critères puis faîtes un aperçu ou directement une impression en cliquant à
nouveau sur le bouton Imprimer.
N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins.
Présentation
EBP Agence Immobilière 3 63
RAPPROCHER LES DIFFERENTS
VENDEURS AVEC LES
ACQUEREURS
1. PRESENTATION
Le rapprochement entre vendeurs et acquéreurs est la prochaine étape après la
saisie de leur fiche.
Le rapprochement consiste à trouver pour un vendeur, les acquéreurs qui
répondent le mieux aux détails de l’affaire vendue. Ou encore, il consiste à trouver
pour un acquéreur, les affaires intéressantes qui répondent à ses critères d’achat.
Le rapprochement peut aussi bien s’effectuer à partir de la fiche vendeur que de la
fiche acquéreur.
Aussi, comme nous l’avons vu précédemment, il est très important de définir ces
détails ou critères de chacune des fiches acquéreurs et vendeurs.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
64 EBP Agence Immobilière 3
2. FICHE VENDEUR
2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement
Dans la fiche du vendeur, vous avez saisi une description de son affaire. Alors vous
allez rechercher les acquéreurs potentiels.
Sélectionnez la fiche « Vinou », puis positionnez-vous sur l’onglet Acquéreurs.
De suite, à partir des critères par défaut Prix / Secteur / Type, il apparaît un
acquéreur potentiel.
Si vous souhaitez affiner les recherches, vous pouvez cocher les autres critères,
comme par exemple les particularités. Dans notre exemple l’acquéreur disparaît car
il ne répond plus aux critères de sélection. Bien entendu, il peut être intéressant de
modifier dans la fiche même du vendeur certaines de ses données. Par exemple, le
vendeur vous appelle pour baisser le prix de son affaire.
Fiche vendeur
EBP Agence Immobilière 3 65
Vous lui envoyez un courrier de confirmation, qui est un avenant à son mandat.
Ainsi très rapidement, vous pouvez continuer sur ces nouvelles bases et trouver
d’autres acquéreurs.
2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu
Lorsque vous avez trouvé des acquéreurs, vous les contactez par courrier, par
téléphone, afin de convenir d’un rendez-vous.
Toujours sur le même principe. Directement à partir de la fiche vendeur vous
pouvez lancer un appel chez l’acquéreur. L’enregistrement de cet appel se fera
alors dans la fiche de l’acquéreur et dans la fiche du vendeur si vous mettez dans
l’appel la référence au vendeur.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
66 EBP Agence Immobilière 3
Dans le même temps, vous enregistrez le rendez-vous du 10/10/99. Ainsi par
l’agenda du menu /Traitement/Agenda, vous aurez la liste de tous vos rendezvous
à venir.
Si vous consultez l’historique du vendeur et de l’acquéreur, vous retrouvez les
actions en cours.
Met à jour l’historique vendeur
Met à jour l’historique acquéreur
Fiche vendeur
EBP Agence Immobilière 3 67
2.3. La relance à l'acquéreur
Après la visite du bien vous allez enregistrer le compte rendu. Sur la ligne du
rendez-vous, vous allez saisir « Le client est très intéressé par cette affaire.
Réfléchit quelques jours avant de se décider ».
Puis une semaine après, le client n’ayant pas donné son avis favorable, vous le lui
envoyez un courrier. Dans sa fiche, cliquez sur Courrier et dans la zone « Lettre
Type », sélectionnez un modèle existant ou créez-en un nouveau. Vous pouvez
modifier le texte récupéré puis vous l’imprimez pour lui envoyer.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
68 EBP Agence Immobilière 3
3. FICHE ACQUEREUR
3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement /
Vous avez saisi la fiche de l’acquéreur ainsi que ses critères en matière d'achat.
Vous allez donc rechercher les affaires potentielles. Comme pour le vendeur, il
suffit, sur la fiche de l’acquéreur, de sélectionner l’onglet Vendeur puis de modifier
les critères de recherche en fonction des résultats.
Puis dès que vous repérez une affaire intéressante, vous pouvez la consulter
directement en cliquant sur « Modifier » et en utilisant le cadenas pour
masquer les informations confidentielles si le client est en face de vous.
Vous pouvez ainsi décrire le bien visé, éventuellement en éditant une fiche
descriptive, si vous le souhaitez.
Cache les infos confidentielles
Appelle la fiche de l’affaire
Fiche acquéreur
EBP Agence Immobilière 3 69
3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur
potentiel
Si l’affaire intéresse l’acquéreur, alors vous organisez une visite.
Comme avec la fiche vendeur (voir § Rapprocher les différents vendeurs avec les
acquéreurs – 3.2), vous faites appel au différents boutons Rendez-vous ou Appel si
vous devez d’abord appeler le client. Chaque enregistrement de ces actions sera
présent dans l’historique.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
70 EBP Agence Immobilière 3
4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE
Différentes actions ont été menées entre le vendeur et l’acquéreur. Vous
aboutissez à une négociation.
4.1. Promesse d’achat
La première étape peut être une promesse d’achat faite par l’acquéreur.
Ainsi dans la fiche du vendeur en question, et dans l’onglet Gestion, il suffit
simplement de cocher Promesse d’achat et d’indiquer l’acquéreur.
Si vous consultez la liste des acquéreurs, le statut de « Les Etoiles » a changé (la
ligne est d’une autre couleur).
Signer une promesse ou un compromis de vente
EBP Agence Immobilière 3 71
4.2. La transaction
La transaction est simple et rapide. Dans la fiche du vendeur cliquez sur
Transaction, vous faites un Compromis de vente ou une Promesse de vente. Cette
phase ne suppose pas que vous ayez fait la promesse d’achat préalablement, cette
dernière n’étant pas obligatoire.
Renseignez alors toutes les données de la transaction.
La vente étant faite, les commissions des différents intervenants sont dégagées en
fonction du prix de la vente.
L’onglet Honoraires permet de visualiser et modifier ces différentes commissions.
Enfin, après validation de la transaction, le statut de la fiche de l’acquéreur (via la
liste) est devenu Acheteur.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
72 EBP Agence Immobilière 3
5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES
Lorsque vous consultez la liste de tous les vendeurs, éventuellement triée par
statut, vous pouvez très facilement repérer les vendeurs pour lesquels des actions
sont à entreprendre. Par exemple, les vendeurs qui n’ont pas de mandat, car ce
sont des fiches que vous avez saisies par un repérage dans la presse écrite.
Vous souhaitez leur envoyer un courrier.
Dans la liste des vendeurs, faites un regroupement par statut puis repérez les
fiches qui n’ont pas de mandat. Puis cliquez sur courrier et dans la liste des
modèles, prenez le modèle en standard ou celui que vous avez personnalisé.
Effectuer un suivi des acquéreurs
EBP Agence Immobilière 3 73
6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS
6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda
L’agenda est l’outil au quotidien. Grâce à lui, vous pouvez planifier tous les rendezvous,
les contacts…. Jour par jour, vous connaissez les actions en cours par
négociateur, par type d’actions (appel, rendez-vous, courrier…).
Pour ajouter une action, sélectionnez celle qui vous intéresse dans la barre de
menu et saisissez les données. De la même manière, l’historique du vendeur ou de
l’acquéreur sera mis à jour. Vous pourrez ainsi retrouver dans sa fiche l’action
enregistrée ici.
6.2. Présenter des nouvelles affaires
Par des rapprochements avec les vendeurs, vous pouvez présenter des nouvelles
affaires à un acquéreur.
Dans la fiche concernée, et par l’onglet Vendeur, si vous avez plusieurs nouvelles
affaires, vous pouvez déclencher un courrier qui lui présentera les nouvelles
affaires en cours.
Pour chacune de ces affaires, vous éditez une fiche que vous joindrez au courrier.
Si l’acquéreur vous appelle, alors par simple clic sur
Appel puis Appel entrant, vous ferez un compte rendu rapide.
Nouvelle action
Négociateur
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
74 EBP Agence Immobilière 3
6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé
Il arrive qu’un acquéreur ne soit plus intéressé du fait d’un achat dans une autre
agence.
Vous souhaitez alors détruire sa fiche. Dans la liste, sélectionnez la fiche et
combinez CTRL+Supp ou . Une boîte de suppression vous demande le motif
de suppression.
Effectuer un suivi des acquéreurs
EBP Agence Immobilière 3 75
Validez la suppression après avoir renseigné le motif.
Sa fiche n’est pas complètement détruite. Si par l’onglet Sélection, vous
demandez le statut Supprimées ou Toutes les fiches, vous retrouvez les
acquéreurs supprimés.
Si après avoir supprimé une affaire, vous voulez la récupérer pour la remettre en
vente ou autre, par l’onglet Sélection, demandez le statut Supprimées ou Toutes les
fiches, puis supprimez par la même commande que précédemment l’affaire
supprimée ; une boîte de dialogue apparaît, vous demandant si vous voulez
remettre l’affaire en vente ; si vous répondez oui, elle aura de nouveau le statut
d’affaire à la vente ; sinon elle gardera le statut d’affaire supprimée.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
76 EBP Agence Immobilière 3
TRAITEMENTS PARTICULIERS
1. FAIRE DES DIAPORAMA
Agence Immobilière 3 vous permet très rapidement d’effectuer des diaporama pour
des affaires que vous sélectionnez. Ainsi vous pouvez très bien avoir une
présentation dans votre vitrine qui tourne sur un écran en continu.
1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire
La première étape est d’intégrer les photos dans l’affaire vendue. Le logiciel vous
permet à travers un périphérique TWAIN de communiquer avec le logiciel de votre
appareil photo numérique. Très rapidement vous récupérez les photos qui vous
intéressent. De plus vous pouvez retoucher les photos (par exemple jouer sur la
luminosité).
Si vous possédez déjà des fichiers photos, les formats JPG, GIF, TIF, PNG, BMP
sont reconnus dans le logiciel.
Lorsque vous avez créé une affaire, positionnez-vous sur l’onglet Photo. Puis
cliquez sur Ajouter pour ajouter une photo. Un éditeur vous permet alors d’ouvrir un
fichier déjà existant, ou de travailler via l’interface TWAIN.
Faire des diaporama
EBP Agence Immobilière 3 77
Par exemple, vous pouvez diminuer la luminosité de l’image.
Plusieurs photos peuvent être intégrées à une affaire. Parmi elles, vous
sélectionnez celles qui feront partie du diaporama, et celle qui est la photo
principale. A chaque fois, vous cochez l’option adéquate.
Chaque photo intégrée dans une affaire est enregistrée dans un répertoire
« Dossier.IMG » où « Dossier » est le nom de votre agence.
Interface TWAIN
TRAITEMENTS PARTICULIERS
78 EBP Agence Immobilière 3
1.2. Elaborer un diaporama
Pour mettre en place une présentation, utilisez le menu /Traitement/Diaporama.
Un assistant vous permet de sélectionner les affaires à inclure, les photos à
prendre en compte et les effets de la présentation ainsi que la durée entre deux
photos.
Préparer la parution des petites annonces
EBP Agence Immobilière 3 79
2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES
Régulièrement, vous allez faire paraître des annonces de vos affaires en cours.
Première étape : Les supports publicitaires ont été créés dans les données. A la
mise en place de ces fiches, vous avez renseigné également le prix de la petite
annonce. Vous pouvez modifier les fiches si besoin.
La deuxième étape : Lors de la mise en place des affaires, vous avez renseigné les
différents textes commerciaux. Le texte de la petite annonce doit avoir « Annonce
active » si vous souhaitez qu’il soit pris dans les parutions. Dans le fichier des
vendeurs, vous pouvez modifier l’ensemble de vos affaires si besoin.
La troisième étape : Par le menu /Traitement/Parutions, pour un Négociateur et un
support publicitaire, vous allez déclencher une édition de toutes les annonces
concernées.
Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par
exemple pour un autre support. Vous pouvez également modifier les textes pour
chacune d’entre elles.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
80 EBP Agence Immobilière 3
3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES
Vous pourrez également envoyer des annonces de vos affaires en cours sur des
sites internet immobiliers.
Les deux premières étapes sont identiques à celles de la parution. Il est toutefois
conseillé, lors de la création d’une nouvelle base, de sélectionner une base
Standard, car elle contiendra entre autre par défaut les valeurs des tables
Transports, Vue et Exposition utilisés par les sites internet destinataires des
annonces. Les tables Chauffages, Etat général, Supports et Types d’affaires sont
aussi remplies avec les correspondances adéquates.
Si la création d’une nouvelle base se fait avec une base Vide ou si le but est de
récupérer une ancienne base, les champs seront créés mais non remplis ; pour la
meilleure publication possible, les valeurs suivantes au minimum doivent être
saisies, en respectant la première lettre en Majuscule :
Table Transports : Aéroport, Gare, Transports en commun, Car, Bus.
Table Vue : Belle, Dégagée, Mer.
Table Exposition : Est, Ouest, Nord, Sud.
Table Chauffage : Non précisé, Radiateurs électriques avec les
correspondances de types des sites.
Table Etat général : A rafraîchir, A rénover, Bon, Non précisé avec les
correspondances de types des sites.
Table Type d’affaire : Appartement, Locaux, Maison, Terrain avec les
correspondances de types des sites.
La troisième étape : Par le menu /Traitement/Publication, pour un Négociateur et
un support publicitaire, vous allez déclencher l’envoi de toutes les annonces
concernées.
Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par
exemple pour un autre support.
Vous pouvez également modifier les textes des annonces ; le nombre de
caractères est limité pour les sites du SNPI et SeLoger à 1024 caractères, et à
2000 caractères pour le site d’ImmoStreet.
Vous pouvez choisir les photos accompagnant les annonces.
Pour 123Immo, il faut choisir pour chaque annonce à paraître, un type de pack ; le
pack Classique correspond à une photo normale, le pack Vision à trois photos
normales et le pack Panoramique correspond à 2 photos normales et deux photos
panoramiques.
Pour le SNPI et SeLoger, il faut préciser le nombre de photos pour chaque annonce
(celui-ci pouvant aller de 1 à 4 photos).
Préparer la publication des petites annonces
EBP Agence Immobilière 3 81
Pour ImmoStreet, pour chaque annonce, on doit préciser le nombre de photos, de 1
à 6, et le type de chaque annonce (annonce à créer, supprimer, modifier ou affaire
vendue).
Vous pouvez choisir le type d’action sur les annonces à envoyer.
Pour 123Immo, on doit indiquer l’action voulue : annuler et remplacer les annonces
(qui se fait au premier envoi ou quand on veut remplacer toutes les annonces
présentes sur le site par des nouvelles), ajouter, supprimer ou modifier des
annonces.
Pour SeLoger, on doit indiquer si on veut publier les annonces sur le journal
SeLoger et/ou sur le site internet SeLoger (par défaut le site SeLoger seul est
sélectionné). Pour ce dernier et le SNPI, un message s’affiche précisant que
chaque transfert conduit au remplacement intégral de toutes les annonces
présentes précédemment dans la base de données du site et qu’un client SeLoger
doit envoyer sous son code SeLoger, un client SNPI sous sa référence SNPI, un
client SeLoger ET SNPI doit envoyer sous son code SeLoger uniquement.
Pour ImmoStreet, on doit choisir entre l’option Annuler – Remplacer toutes les
annonces ou Ajout – Suppression – Modification ; pour cette dernière option, vous
devrez choisir ensuite un type d’action pour chaque annonce.
Pour un support choisi, il vous sera demandé de saisir, lors du premier envoi, votre
identifiant et les paramètres de votre compte FTP (identifiant et mot de passe de
connexion, et paramètres de votre serveur proxy si vous en avez un). Finalement,
en cliquant sur le bouton Terminer, l’envoi se lance et sur la dernière page s’affiche
le compte rendu de l’envoi.
L’assistant de Publication permet de gérer les publications d’annonces d’affaires à
la vente sur des sites internet immobiliers ou dans des journaux. Pour cette version
d’Agence, les sites de 123Immo, le SNPI, SeLoger et ImmoStreet vous sont
proposés.
Voici comment les contacter pour obtenir vos paramètres de connexion :
123Immo :
adresse du site : http://fr.123immo.com/
adresse mail : service.clientele@123immo.com
téléphone : 0 826 00 31 31.
SNPI :
adresse du site : http://www.snpi.fr/
envoi d’une demande à l’adresse : http://www.snpi.fr/nous_ecrire.htm
téléphone : 01.53.64.91.91.
SeLoger :
adresse du site : http://www.seloger.com/
demande d’informations à l’adresse :
http://www.seloger.com/offres_annonces/contactsite.htm
téléphone : 0800 089 089.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
82 EBP Agence Immobilière 3
ImmoStreet :
adresse du site : http://www.immostreet.com/
adresse mail : contact@immostreetpro.com
demande d’informations à l’adresse :
http://www.immostreet.com/is/commun/template.php?U=apropos&P=nous_con
tacter.
Chaque agence pourra ainsi obtenir un identifiant, un login et un mot de passe par
site choisi pour l’envoi d’annonces.
Préparer les mailings
EBP Agence Immobilière 3 83
4. PREPARER LES MAILINGS
Régulièrement, vous allez faire des mailings à plusieurs clients.
Par le menu /Traitement/Mailings : A partir de la liste d’un type d’Acquéreurs ou
de Vendeurs, on sélectionne les destinataires du mailing, la lettre type et on génère
le mailing. On peut modifier le texte du mailing pour chaque destinataire.
Par le rapprochement Acquéreur sur la fiche Vendeur : En cliquant sur « Mailings »,
la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des
acquéreurs, les destinataires du mailing et générer les mailings.
Par le rapprochement Vendeur sur la fiche Acquéreur : En cliquant sur « Mailings »,
la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des vendeurs,
les destinataires du mailing et générer les mailings.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
84 EBP Agence Immobilière 3
5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT
Lors de la présentation d’affaires à la vente à des acquéreurs potentiels, vous
pourrez simuler un calcul d’emprunt et faire une comparaison de deux calculs par le
menu /Traitement/Simulation d’emprunt.
Prenez de préférence la partie gauche de la fenêtre pour mettre en valeur un des
deux calculs si la fenêtre est redimensionnée.
Pour chaque calcul, vous devez choisir un mode de remboursement (annuités
constantes ou annuités à amortissement constant), un paramètre à calculer parmi
le capital emprunté, le montant des mensualités ou de l’amortissement et le nombre
d’années d’emprunt, le taux d’intérêts et le nombre de remboursements par an.
En cliquant sur le bouton Calcul, la valeur du paramètre à calculer choisi apparaîtra,
le coût du crédit et le plan de remboursement seront calculés et le graphique de ce
plan sera construit.
Vous pourrez faire la comparaison de deux calculs en cliquant sur le bouton
Différence.
Comment faire une pige très rapidement
EBP Agence Immobilière 3 85
6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT
Une pige permet de retrouver très rapidement un interlocuteur, Agent, Vendeur,
Acquéreur…dont le numéro de téléphone ou fax est connu.
Par le menu /Traitement/Pige, sélectionnez le type de fiche entre Vendeurs,
Acquéreurs…, que vous recherchez. Puis sélectionnez les champs sur lesquels
effectuer la recherche (téléphone, tél bureau, tél portable…). Enfin tapez le début
du numéro recherché. Le bouton Rechercher affiche les occurrences. Si dans la
liste se trouve celle qui vous intéresse, alors sélectionnez-la et double cliquez pour
l’ouvrir.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
86 EBP Agence Immobilière 3
7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES
Il est toujours utile de connaître sous forme de graphiques un certain nombre de
statistiques. Par le menu /Traitement/Graphiques, vous pouvez avoir des
statistiques par vendeur ou par acquéreur.
Le résultat graphique peut être personnalisé par le clic droit de la souris et
propriétés (par exemple modifier les légendes).
Ces graphiques peuvent être sauvegardés au format BMP ou WMF.
La représentation graphique pourra également être fournie en valeurs (Onglet
données). Ainsi il sera très facile d’exporter vers Excel ces données afin de les
exploiter, ou de les publier sur votre site en générant des pages HTML.
Imprimer l'ensemble des listes / Personnaliser les modèles
EBP Agence Immobilière 3 87
8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES
MODELES
Tous vos fichiers de données peuvent être imprimés. Par le menu /Impression,
vous sélectionnez le fichier qui vous intéresse. Des modèles Liste ou Fiche sont
proposés en standard. Vous pouvez les personnaliser en utilisant le menu
/Outils/Paramétrage du modèle. Vous créez alors un nouveau modèle dans
lequel vous placez les variables du fichier.
Menu /Outils/Paramétrage
du modèle
TRAITEMENTS PARTICULIERS
88 EBP Agence Immobilière 3
9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS
Tous les documents (lettres, contrats, …) sont personnalisables. Sur le même
principe que les modèles, vous pouvez à partir d’un modèle standard créer un
nouveau document.
L’intérêt est effectivement de mettre en place l’ensemble de vos courriers et
contrats que vous avez l’habitude d’utiliser dans votre agence.
Par le menu /Outils/Paramétrage de documents, vous entrez dans un éditeur de
texte simple.
Soit vous ouvrez un modèle existant, soit vous créez votre propre modèle.
Il se peut très certainement que vous ayez déjà des documents sous Word ou autre
traitement de texte.
Aussi par simple Copier/Coller, vous récupérez dans Agence vos données.
Puis vous pouvez effectuer la mise en forme ou compléter le document.
Enfin vous enregistrez votre document, en le répertoriant dans la catégorie
souhaitée. De cette manière vous le retrouverez lors des éditons.
Personnaliser / créer ses propres documents
EBP Agence Immobilière 3 89
Catégorie
Nom de votre document Format du fichier
AUTRES TRAITEMENTS
90 EBP Agence Immobilière 3
AUTRES TRAITEMENTS
1. SAUVEGARDE DU DOSSIER
A ce stade des découvertes, il est nécessaire d’effectuer une sauvegarde des
données saisies. Il faut sans cesse garder à l’esprit que la sauvegarde est le seul
moyen de pouvoir restaurer votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
La sauvegarde dépend des options que vous avez définies :
Afin de ne pas oublier de sauvegarder, il suffit de proposer une sauvegarde
automatique, par exemple tous les deux jours. Ainsi, à chaque fermeture du
dossier, un message vous proposera une sauvegarde si c’est un jour préférentiel.
Sinon, par le menu /Outil/Sauvegarde, vous accédez à un assistant qui vous
permettra de sélectionner les options de sauvegardes, ainsi que le chemin (par
défaut sur le lecteur A : ) et le nom du fichier zip.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (images, données, archives).
Maintenance de la base de données
EBP Agence Immobilière 3 91
2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES
Il peut arriver que votre base de données soit endommagée ou désorganisée suite
à une défaillance de votre disque dur ou à une coupure de courant. La première
opération à lancer est la maintenance de la base. Menu /Outil/Maintenance de la
base de données : un assistant vous permet alors de vérifier la base et/ou les
compteurs.
Si malgré cette opération, votre base est toujours désorganisée, alors contactez le
service technique d’EBP (01.34.94.20.00) ou votre revendeur.
Index
EBP Agence Immobilière 3 93
INDEX
A
Accès à la démonstration ......................................................................................................35
Acquéreur .............................................................................................................................57
Créer un acquéreur............................................................................................................58
Critères .............................................................................................................................59
Imprimer ...........................................................................................................................62
Mémo................................................................................................................................59
Modifier............................................................................................................................60
Rechercher ........................................................................................................................61
Supprimer un acquéreur....................................................................................................74
Agenda................................................................................................................12, 14, 66, 73
Aide en Ligne .................................................................................................................13, 19
Assistance technique.............................................................................................................11
B
Barre d’état .....................................................................................................................29, 35
Barre Outlook .......................................................................................................................28
C
Code de débridage ................................................................................................................22
Commissions ............................................................................................................13, 14, 71
Création
Secteur ..............................................................................................................................43
Type d'affaires ..................................................................................................................42
Création du dossier ...............................................................................................................13
Création d'une fiche ..............................................................................................................34
D
Diaporama ....................................................................................................14, 48, 76, 77, 78
E
E-mail ...................................................................................................................................11
G
Gestion des fenêtres..............................................................................................................31
Graphiques......................................................................................................................14, 86
H
Horaires ................................................................................................................................11
INDEX
94 EBP Agence Immobilière 3
I
Impression ............................................................................................................................87
Créer ses modèles .............................................................................................................88
Liste de données ...............................................................................................................44
Installation
Mise à jour........................................................................................................................21
Monoposte ........................................................................................................................17
Réseau ..............................................................................................................................18
Réseau dédié.....................................................................................................................20
Réseau poste à poste .........................................................................................................19
Réseaux validés ................................................................................................................18
L
La configuration matérielle...................................................................................................14
La place disque .....................................................................................................................15
Lancement du logiciel...........................................................................................................22
Les Barre d'outils..................................................................................................................24
Icônes................................................................................................................................24
Les points forts .....................................................................................................................12
Ligne téléphonique ...............................................................................................................11
Lisezmoi ...............................................................................................................................15
M
Maintenance de la base de données ......................................................................................91
Marque page .........................................................................................................................13
MDI ..........................................................................................................................13, 31, 37
Messages électroniques ........................................................................................................13
Modifier une fiche ................................................................................................................34
Moteur Client/Serveur ..........................................................................................................19
O
Options
Commissions ....................................................................................................................38
Documents......................................................................................................................40
Euro ............................................................................................................................39, 40
Générales ..........................................................................................................................36
Rapprochement .................................................................................................................39
Répertoires........................................................................................................................40
Sauvegardes...................................................................................................................40
Société ..............................................................................................................................37
Ouverture d’un dossier .........................................................................................................23
P
Petites annonces..................................................................................................79, 80, 83, 84
Photos
Mise en place des photos ..................................................................................................76
Pige.................................................................................................................................14, 85
Index
EBP Agence Immobilière 3 95
Présentation du logiciel.........................................................................................................12
Propriétés d'une liste.............................................................................................................32
Protocoles validés .................................................................................................................18
R
Rapprochement...............................................................................................................14, 63
Dans la fiche Acquéreur ...................................................................................................68
Dans la fiche Transaction .................................................................................................71
Dans la fiche Vendeur ......................................................................................................64
Promesse d’achat ..............................................................................................................70
Relance de l’acquéreur......................................................................................................67
Vente ................................................................................................................................70
Visite-Compte rendu.........................................................................................................69
Visite–Compte rendu........................................................................................................65
Recherche .......................................................................................................................14, 32
Réseaux validés ....................................................................................................................18
S
Sauvegardes ..............................................................................................................13, 40, 90
Statistiques............................................................................................................................86
Suivi des acquéreurs .............................................................................................................73
Suivi des affaires ..................................................................................................................72
Supprimer une fiche..............................................................................................................34
T
Touches de raccourcis...........................................................................................................30
Tri de la liste.........................................................................................................................32
TWAIN.................................................................................................................................76
V
Vendeur ................................................................................................................................45
Créer un nouveau vendeur ................................................................................................46
Historique .........................................................................................................................55
Informations confidentielles .............................................................................................46
Mandat........................................................................................................................49, 51
Mémo................................................................................................................................49
Modifier ses données ........................................................................................................52
Onglet Détail.....................................................................................................................46
Onglet Détail2...................................................................................................................47
Onglet Gestion..................................................................................................................49
Onglet textes
Affichette ......................................................................................................................50
Annonce........................................................................................................................50
Commercial ..................................................................................................................50
Onglet Textes....................................................................................................................48
Rechercher ........................................................................................................................53
Sélection des vendeurs......................................................................................................46
Versions disponibles.............................................................................................................23
EBP Gestion Commerciale PRO
Pour Windows® XP et Vista
Manuel utilisateur
Table des matières
Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1
Comparez ......................................................................................................................................... 1
Evaluez ............................................................................................................................................. 1
Achetez............................................................................................................................................. 1
Activez .............................................................................................................................................. 1
Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3
Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5
Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5
Dossier ..................................................................................................................................................... 7
Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7
Fermer un dossier ................................................................................................................................ 7
Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 7
Quitter .................................................................................................................................................. 7
Nouveau ............................................................................................................................................... 7
Création d'un dossier ....................................................................................................................... 7
Etape 2 : Identification de la société ................................................................................................ 8
Etape 3 : L'adresse .......................................................................................................................... 8
Etape 4 : Le contact ......................................................................................................................... 8
Etape 5 : Choix de la devise............................................................................................................. 8
Recopie ................................................................................................................................................ 8
La recopie ......................................................................................................................................... 8
Recopie des pièces de ventes ......................................................................................................... 9
Recopie des pièces d'achats ............................................................................................................ 9
Recopie des pièces de stock ........................................................................................................... 9
Recopie des paiements clients ........................................................................................................ 9
Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 10
Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 10
Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 10
Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 10
Utilisateurs ......................................................................................................................................... 10
Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 10
Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 11
Liste des droits ............................................................................................................................... 12
Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 12
Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 13
Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 13
Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 13
Droits MODE DE REGLEMENT ..................................................................................................... 13
Droits BANQUE .............................................................................................................................. 13
Droits FRAIS DE PORT ................................................................................................................. 13
Droits FAMILLES ARTICLES ......................................................................................................... 14
Droits FAMILLES CLIENTS ........................................................................................................... 14
Droits FAMILLES FOURNISSEURS .............................................................................................. 14
Droits PROMOTIONS SOLDES ..................................................................................................... 14
Droits CODE REMISE .................................................................................................................... 14
Droits UNITES ................................................................................................................................ 14
Droits LOCALISATIONS ................................................................................................................ 14
Droits DEVISES ............................................................................................................................. 14
Droits TEXTES STANDARDS ........................................................................................................ 14
Droits DEB ...................................................................................................................................... 15
Droits DIVERS ................................................................................................................................ 15
1. VENTES ............................................................................................................................... 15
Droits DEVIS .................................................................................................................................. 15
Droits COMMANDES ..................................................................................................................... 15
Droits BL ......................................................................................................................................... 15
Droits FACTURES .......................................................................................................................... 15
Table des matières
2. ACHATS ............................................................................................................................... 15
Droits COMMANDES FOURNISSEURS ....................................................................................... 16
Droits BONS DE RECEPTION ....................................................................................................... 16
Droits FACTURES D’ACHAT ......................................................................................................... 16
3. STOCKS ............................................................................................................................... 16
Droits ENTREES ............................................................................................................................ 16
Droits SORTIES ............................................................................................................................. 16
Droits ORDRES DE FABRICATION .............................................................................................. 16
Droits INVENTAIRE ....................................................................................................................... 16
OPERATIONS ................................................................................................................................ 16
OUTILS........................................................................................................................................... 17
INTERNET ..................................................................................................................................... 17
Modification du mot de passe ........................................................................................................ 17
Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 17
Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 17
Historique des connexions ............................................................................................................. 17
Propriétés ........................................................................................................................................... 18
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 18
Barèmes DEEE .............................................................................................................................. 18
Le mémo......................................................................................................................................... 18
Infos base de données ................................................................................................................... 18
Coordonnées .................................................................................................................................. 18
Préférences .................................................................................................................................... 19
Taux de TVA et TPF ....................................................................................................................... 30
Configuration de l'impression ............................................................................................................. 30
Configuration de l'impression ......................................................................................................... 30
Options du convertisseur de fichiers - Excel .................................................................................. 31
Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................... 31
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................... 31
La sauvegarde ................................................................................................................................... 31
La sauvegarde ................................................................................................................................ 31
Que sauvegarder ? ......................................................................................................................... 32
Où sauvegarder ? ........................................................................................................................... 32
Saisie d'un commentaire ................................................................................................................ 32
Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................... 33
Sauvegarde en ligne ...................................................................................................................... 33
La restauration ................................................................................................................................... 33
La restauration ............................................................................................................................... 33
Sélection du fichier de sauvegarde ................................................................................................ 33
Type de restauration ...................................................................................................................... 34
Répertoire de destination ............................................................................................................... 34
Affichage ................................................................................................................................................ 35
La barre d'état .................................................................................................................................... 35
Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 35
Le volet de navigation ........................................................................................................................ 35
Options du menu Fenêtre .................................................................................................................. 36
Barres d'outils .................................................................................................................................... 36
Barres d'outils ................................................................................................................................. 36
Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 36
Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 37
Barre d'outils Données ................................................................................................................... 37
Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 38
Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 38
Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 39
Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 39
Barre d'outils Stock......................................................................................................................... 39
Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 39
Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 40
Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 40
Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 40
Données ................................................................................................................................................ 41
La fiche Affaire ................................................................................................................................... 41
La fiche Frais de port ......................................................................................................................... 41
La fiche Devise .................................................................................................................................. 42
La fiche Texte standard ..................................................................................................................... 42
Les filtres ............................................................................................................................................ 42
Stock .................................................................................................................................................. 43
La fiche Dépôt ................................................................................................................................ 43
La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................... 44
La fiche Promotions ou Soldes ...................................................................................................... 44
La fiche Unité ................................................................................................................................. 45
La fiche Localisation ....................................................................................................................... 45
La fiche Gamme ............................................................................................................................. 45
Articles ............................................................................................................................................ 46
Articles collectifs ............................................................................................................................. 59
Familles d'articles ........................................................................................................................... 62
Codes remises ............................................................................................................................... 68
Collections ...................................................................................................................................... 70
Combinaisons ................................................................................................................................. 71
Tiers ................................................................................................................................................... 73
La fiche Contact ............................................................................................................................. 73
Clients............................................................................................................................................. 73
Familles de clients .......................................................................................................................... 89
Fournisseurs ................................................................................................................................... 91
Familles de fournisseurs ................................................................................................................ 95
Commerciaux ..................................................................................................................................... 96
La fiche Commercial ....................................................................................................................... 96
Onglet Formules de commissions .................................................................................................. 96
Création d'une formule de commissions ........................................................................................ 97
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 98
Onglet Infos .................................................................................................................................... 98
Onglet Région ................................................................................................................................ 98
Onglet Champs personnalisés ....................................................................................................... 98
Modes de règlement .......................................................................................................................... 99
La fiche Mode de règlement ........................................................................................................... 99
Les écarts de règlement ............................................................................................................... 100
Les écarts de change ................................................................................................................... 100
Banques ........................................................................................................................................... 101
La fiche Banque ........................................................................................................................... 101
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 101
Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 101
Onglet Infos .................................................................................................................................. 101
Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 102
DEB .................................................................................................................................................. 102
La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 102
La fiche Mode de transport........................................................................................................... 102
La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 102
La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 103
Divers ............................................................................................................................................... 103
La fiche NAF ................................................................................................................................. 103
La fiche Code postal ..................................................................................................................... 103
La fiche Département ................................................................................................................... 104
La fiche Pays ................................................................................................................................ 104
Tableau de bord ............................................................................................................................... 104
Le tableau de bord ....................................................................................................................... 104
Les règlements clients .................................................................................................................. 105
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 106
Liste des données ............................................................................................................................ 106
La liste des données .................................................................................................................... 106
Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 107
Table des matières
Ventes .................................................................................................................................................. 109
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 109
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 109
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 109
Appel du client .............................................................................................................................. 110
Type de facturation ....................................................................................................................... 110
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 111
Saisie des articles ........................................................................................................................ 111
Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 112
Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 112
Onglet Infos .................................................................................................................................. 114
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 114
Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 115
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 116
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 116
Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 117
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 117
Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 117
Liste des devis .............................................................................................................................. 118
Liste des commandes .................................................................................................................. 118
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 119
Liste des factures ......................................................................................................................... 120
L'avoir ........................................................................................................................................... 121
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 121
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 125
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 125
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 126
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 126
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 126
Livraison des commandes............................................................................................................ 126
La livraison partielle ...................................................................................................................... 127
Traitement des commandes ......................................................................................................... 127
Relances .......................................................................................................................................... 128
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 128
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 129
Les relances des Devis ................................................................................................................ 129
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 129
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 129
Achats .................................................................................................................................................. 131
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 131
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 131
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 131
Entête de pièce ............................................................................................................................ 131
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 132
Type de facturation ....................................................................................................................... 133
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 133
Pied de pièce ................................................................................................................................ 133
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 134
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 134
La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 134
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 135
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 136
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 136
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 137
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 137
Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 138
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 138
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 138
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 138
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 139
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 139
La réception partielle .................................................................................................................... 139
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 139
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 139
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 140
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 140
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 141
Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 141
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 141
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 141
Stock .................................................................................................................................................... 143
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 143
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 143
La saisie des articles .................................................................................................................... 143
Onglet Infos .................................................................................................................................. 143
Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 144
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 144
Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 144
Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 144
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 144
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 145
Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 145
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 145
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 145
L'inventaire ................................................................................................................................... 145
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 146
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 146
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 146
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 146
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 147
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 147
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 148
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 148
Modification du tarif ...................................................................................................................... 148
Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 148
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 148
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 149
Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 149
Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 149
Choix des données à modifier ...................................................................................................... 149
Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 150
Intervalle des articles .................................................................................................................... 150
Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 150
Modification du tarif ...................................................................................................................... 150
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 150
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 150
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 151
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 151
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 151
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 151
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 152
Opérations ........................................................................................................................................... 153
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 153
Règlements clients ........................................................................................................................... 153
Les règlements clients .................................................................................................................. 153
Affectation du paiement................................................................................................................ 155
Affectation du règlement .............................................................................................................. 155
Remise en banque ........................................................................................................................... 155
La remise en banque .................................................................................................................... 155
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 156
Table des matières
Lettre de change relevé................................................................................................................ 156
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 157
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 157
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 157
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 158
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 159
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 159
Opération de virement .................................................................................................................. 160
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 160
Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 160
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 160
Sélection des clients ..................................................................................................................... 160
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 161
Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 161
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 161
Génération automatique des paiements ...................................................................................... 161
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 162
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 162
Options du transfert comptable .................................................................................................... 162
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 163
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 164
Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 164
Lettres de relance ............................................................................................................................ 165
La lettre de relance ....................................................................................................................... 165
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 166
DEB .................................................................................................................................................. 166
La DEB ......................................................................................................................................... 166
Validation de la DEB .................................................................................................................... 167
Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 167
Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 168
Impression de la DEB ................................................................................................................... 169
Facturation périodique ..................................................................................................................... 169
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 169
Mise à jour des facturations périodiques ...................................................................................... 169
Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 170
Alertes .......................................................................................................................................... 170
Classification des clients .................................................................................................................. 170
Définition des classifications ........................................................................................................ 170
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 171
Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 172
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 173
Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 174
La mise à jour de la classification ................................................................................................ 175
Une sélection de clients ............................................................................................................... 175
Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 175
Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 175
EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 175
Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 175
Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 181
Impressions ......................................................................................................................................... 183
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 183
Sélection des articles ....................................................................................................................... 183
Sélection des clients ........................................................................................................................ 183
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 183
Sélection des devises ...................................................................................................................... 183
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 183
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 183
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 184
Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 184
Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 184
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 184
Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 185
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 186
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 186
Impression de la relation client ........................................................................................................ 187
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 188
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 188
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 189
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 189
Impression des paiements ............................................................................................................... 190
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 190
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 191
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 191
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 192
Pièces .............................................................................................................................................. 192
Impression des pièces .................................................................................................................. 192
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 193
Traites .............................................................................................................................................. 193
Impression des traites .................................................................................................................. 193
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 194
Liste des pièces ............................................................................................................................... 194
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 194
Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 194
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 195
Journaux .......................................................................................................................................... 195
Ventes .......................................................................................................................................... 195
Achats........................................................................................................................................... 196
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 197
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 197
Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 198
Création d'un classeur .................................................................................................................. 198
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 198
Données ........................................................................................................................................... 198
Impression des affaires ................................................................................................................ 198
Impression des articles ................................................................................................................. 199
Impression des clients .................................................................................................................. 199
Impression des commerciaux ...................................................................................................... 200
Impression des familles d'articles................................................................................................. 200
Impression des familles de clients ............................................................................................... 200
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 201
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 201
Impression des textes standards ................................................................................................. 202
Articles collectifs ........................................................................................................................... 202
Banques ....................................................................................................................................... 203
Codes remises ............................................................................................................................. 203
Collections .................................................................................................................................... 204
Devises ......................................................................................................................................... 204
Dépôts .......................................................................................................................................... 204
Frais de port ................................................................................................................................. 205
Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 205
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 206
Modes de règlement ..................................................................................................................... 206
Promotions ou soldes ................................................................................................................... 207
Unités ........................................................................................................................................... 207
Gammes ....................................................................................................................................... 208
DEB .............................................................................................................................................. 208
Divers ........................................................................................................................................... 210
Historique des ventes ...................................................................................................................... 212
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 212
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 213
Table des matières
Historique des achats ...................................................................................................................... 213
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 213
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 214
Statistiques....................................................................................................................................... 214
Impression des commissions commerciaux................................................................................. 214
Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 215
Articles .......................................................................................................................................... 215
Clients........................................................................................................................................... 217
Fournisseurs ................................................................................................................................. 219
Stock ................................................................................................................................................ 221
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 221
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 221
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 222
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 222
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 223
Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 223
Outils .................................................................................................................................................... 225
Recalcul des données ...................................................................................................................... 225
Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 225
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 225
Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 225
Le journal des évènements .............................................................................................................. 225
Champs personnalisés .................................................................................................................... 226
Les champs personnalisés ........................................................................................................... 226
Agenda ............................................................................................................................................. 226
L'agenda ....................................................................................................................................... 226
Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 227
Options de l'agenda ..................................................................................................................... 227
Suppression de données ................................................................................................................. 227
Suppression de données.............................................................................................................. 227
Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 228
Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 228
Suppression des paiements ......................................................................................................... 228
Archivage des données ................................................................................................................... 228
Archivage des données ................................................................................................................ 228
Import paramétrable ......................................................................................................................... 228
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 229
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 229
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 230
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 230
Import du fichier articles ............................................................................................................... 231
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 231
Import du fichier clients ................................................................................................................ 232
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 232
Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 233
Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 233
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 233
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 233
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 234
Export paramétrable ........................................................................................................................ 234
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 234
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 234
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 235
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 235
Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 235
Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 235
Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 236
Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 236
Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 236
Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 236
Import Devis Flash ....................................................................................................................... 236
Internet ................................................................................................................................................. 241
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 241
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 241
Envoi des données ....................................................................................................................... 241
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 242
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 242
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 242
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 243
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 243
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 243
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 243
La préparation des données ........................................................................................................ 243
Télécharger les commandes............................................................................................................ 244
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 244
Sélection de la période ................................................................................................................. 244
Choix du client .............................................................................................................................. 244
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 245
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 245
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 245
Choix du format d'export .............................................................................................................. 245
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 245
Création du fichier XML ................................................................................................................ 246
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 246
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 246
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 247
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 247
Menu ? ................................................................................................................................................. 249
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 249
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 249
Divers ................................................................................................................................................... 251
Félicitations ...................................................................................................................................... 251
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 251
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 252
Ecran d'accueil (liste des dossiers) ..................................................................................................... 255
Comment activer le logiciel ? ............................................................................................................... 257
Activation manuelle du logiciel ..................................................................................................... 257
Dossier ................................................................................................................................................. 259
Ouverture d'un dossier ..................................................................................................................... 259
Fermer un dossier ............................................................................................................................ 259
Arrêter toutes les impressions ......................................................................................................... 259
Quitter .............................................................................................................................................. 259
Nouveau ........................................................................................................................................... 259
Création d'un dossier ................................................................................................................... 259
Etape 2 : Identification de la société ............................................................................................ 260
Etape 3 : L'adresse ...................................................................................................................... 260
Etape 4 : Le contact ..................................................................................................................... 260
Etape 5 : Choix de la devise......................................................................................................... 260
Recopie ............................................................................................................................................ 260
La recopie ..................................................................................................................................... 260
Recopie des pièces de ventes ..................................................................................................... 261
Recopie des pièces d'achats ........................................................................................................ 261
Recopie des pièces de stock ....................................................................................................... 261
Recopie des paiements clients .................................................................................................... 261
Recopie des paiements fournisseurs ........................................................................................... 262
Recopie des lignes d'action .......................................................................................................... 262
Recopie des déclarations d'échanges de biens ........................................................................... 262
Recopie des fichiers de base ....................................................................................................... 262
Utilisateurs ....................................................................................................................................... 262
Gestion des utilisateurs ................................................................................................................ 262
Table des matières
Création de droits pour un utilisateur ........................................................................................... 263
Liste des droits ............................................................................................................................. 264
Droits CLIENTS ............................................................................................................................ 264
Droits FOURNISSEURS .............................................................................................................. 265
Droits ARTICLES ......................................................................................................................... 265
Droits COMMERCIAUX ................................................................................................................ 265
Droits MODE DE REGLEMENT ................................................................................................... 265
Droits BANQUE ............................................................................................................................ 265
Droits FRAIS DE PORT ............................................................................................................... 265
Droits FAMILLES ARTICLES ....................................................................................................... 266
Droits FAMILLES CLIENTS ......................................................................................................... 266
Droits FAMILLES FOURNISSEURS ............................................................................................ 266
Droits PROMOTIONS SOLDES ................................................................................................... 266
Droits CODE REMISE .................................................................................................................. 266
Droits UNITES .............................................................................................................................. 266
Droits LOCALISATIONS .............................................................................................................. 266
Droits DEVISES ........................................................................................................................... 266
Droits TEXTES STANDARDS ...................................................................................................... 266
Droits DEB .................................................................................................................................... 267
Droits DIVERS .............................................................................................................................. 267
1. VENTES ............................................................................................................................. 267
Droits DEVIS ................................................................................................................................ 267
Droits COMMANDES ................................................................................................................... 267
Droits BL ....................................................................................................................................... 267
Droits FACTURES ........................................................................................................................ 267
2. ACHATS ............................................................................................................................. 267
Droits COMMANDES FOURNISSEURS ..................................................................................... 268
Droits BONS DE RECEPTION ..................................................................................................... 268
Droits FACTURES D’ACHAT ....................................................................................................... 268
3. STOCKS ............................................................................................................................. 268
Droits ENTREES .......................................................................................................................... 268
Droits SORTIES ........................................................................................................................... 268
Droits ORDRES DE FABRICATION ............................................................................................ 268
Droits INVENTAIRE ..................................................................................................................... 268
OPERATIONS .............................................................................................................................. 268
OUTILS......................................................................................................................................... 269
INTERNET ................................................................................................................................... 269
Modification du mot de passe ...................................................................................................... 269
Changement d'utilisateur .............................................................................................................. 269
Utilisateurs connectés .................................................................................................................. 269
Historique des connexions ........................................................................................................... 269
Propriétés ......................................................................................................................................... 270
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................. 270
Barèmes DEEE ............................................................................................................................ 270
Le mémo....................................................................................................................................... 270
Infos base de données ................................................................................................................. 270
Coordonnées ................................................................................................................................ 270
Préférences .................................................................................................................................. 271
Taux de TVA et TPF ..................................................................................................................... 282
Configuration de l'impression ........................................................................................................... 282
Configuration de l'impression ....................................................................................................... 282
Options du convertisseur de fichiers - Excel ................................................................................ 283
Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................. 283
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................. 283
La sauvegarde ................................................................................................................................. 283
La sauvegarde .............................................................................................................................. 283
Que sauvegarder ? ....................................................................................................................... 283
Où sauvegarder ? ......................................................................................................................... 284
Saisie d'un commentaire .............................................................................................................. 284
Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................. 284
Sauvegarde en ligne .................................................................................................................... 285
La restauration ................................................................................................................................. 285
La restauration ............................................................................................................................. 285
Sélection du fichier de sauvegarde .............................................................................................. 285
Type de restauration .................................................................................................................... 285
Répertoire de destination ............................................................................................................. 286
Affichage .............................................................................................................................................. 287
La barre d'état .................................................................................................................................. 287
Barre de fenêtres ............................................................................................................................. 287
Le volet de navigation ...................................................................................................................... 287
Options du menu Fenêtre ................................................................................................................ 288
Barres d'outils .................................................................................................................................. 288
Barres d'outils ............................................................................................................................... 288
Barre d'outils Dossier ................................................................................................................... 288
Barre d'outils Navigation .............................................................................................................. 289
Barre d'outils Données ................................................................................................................. 289
Barre d'outils Formatage texte enrichi ......................................................................................... 290
Barre d'outils Ventes .................................................................................................................... 290
Barre d'outils Internet ................................................................................................................... 291
Barre d'outils Achats .................................................................................................................... 291
Barre d'outils Stock....................................................................................................................... 291
Barre d'outils Opérations .............................................................................................................. 291
Barre d'outils Tiers........................................................................................................................ 292
Barre d'outils Outils ...................................................................................................................... 292
Barre d'outils Utilisateurs .............................................................................................................. 292
Données .............................................................................................................................................. 293
La fiche Affaire ................................................................................................................................. 293
La fiche Frais de port ....................................................................................................................... 293
La fiche Devise ................................................................................................................................ 294
La fiche Texte standard ................................................................................................................... 294
Les filtres .......................................................................................................................................... 294
Stock ................................................................................................................................................ 295
La fiche Dépôt .............................................................................................................................. 295
La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................. 296
La fiche Promotions ou Soldes .................................................................................................... 296
La fiche Unité ............................................................................................................................... 297
La fiche Localisation ..................................................................................................................... 297
La fiche Gamme ........................................................................................................................... 297
Articles .......................................................................................................................................... 298
Articles collectifs ........................................................................................................................... 309
Familles d'articles ......................................................................................................................... 312
Codes remises ............................................................................................................................. 317
Collections .................................................................................................................................... 319
Combinaisons ............................................................................................................................... 319
Tiers ................................................................................................................................................. 321
La fiche Contact ........................................................................................................................... 321
Clients........................................................................................................................................... 321
Familles de clients ........................................................................................................................ 338
Fournisseurs ................................................................................................................................. 339
Familles de fournisseurs .............................................................................................................. 344
Commerciaux ................................................................................................................................... 345
La fiche Commercial ..................................................................................................................... 345
Onglet Formules de commissions ................................................................................................ 345
Création d'une formule de commissions ...................................................................................... 345
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 346
Onglet Infos .................................................................................................................................. 347
Onglet Région .............................................................................................................................. 347
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 347
Modes de règlement ........................................................................................................................ 347
La fiche Mode de règlement ......................................................................................................... 347
Table des matières
Les écarts de règlement ............................................................................................................... 348
Les écarts de change ................................................................................................................... 349
Banques ........................................................................................................................................... 349
La fiche Banque ........................................................................................................................... 349
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 350
Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 350
Onglet Infos .................................................................................................................................. 350
Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 350
DEB .................................................................................................................................................. 350
La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 350
La fiche Mode de transport........................................................................................................... 351
La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 351
La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 351
Divers ............................................................................................................................................... 352
La fiche NAF ................................................................................................................................. 352
La fiche Code postal ..................................................................................................................... 352
La fiche Département ................................................................................................................... 352
La fiche Pays ................................................................................................................................ 353
Tableau de bord ............................................................................................................................... 353
Le tableau de bord ....................................................................................................................... 353
Les règlements clients .................................................................................................................. 354
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 354
Liste des données ............................................................................................................................ 355
La liste des données .................................................................................................................... 355
Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 356
Ventes .................................................................................................................................................. 357
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 357
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 357
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 357
Appel du client .............................................................................................................................. 358
Type de facturation ....................................................................................................................... 358
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 359
Saisie des articles ........................................................................................................................ 359
Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 360
Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 360
Onglet Infos .................................................................................................................................. 362
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 362
Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 363
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 364
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 364
Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 365
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 365
Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 365
Liste des devis .............................................................................................................................. 366
Liste des commandes .................................................................................................................. 366
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 367
Liste des factures ......................................................................................................................... 368
L'avoir ........................................................................................................................................... 369
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 369
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 373
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 373
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 373
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 373
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 373
Livraison des commandes............................................................................................................ 373
La livraison partielle ...................................................................................................................... 374
Traitement des commandes ......................................................................................................... 374
Relances commandes clients .......................................................................................................... 375
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 375
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 376
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 376
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 376
Achats .................................................................................................................................................. 379
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 379
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 379
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 379
Entête de pièce ............................................................................................................................ 379
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 380
Type de facturation ....................................................................................................................... 381
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 381
Pied de pièce ................................................................................................................................ 381
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 382
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 382
La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 382
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 383
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 384
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 384
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 385
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 385
Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 386
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 386
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 386
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 386
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 387
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 387
La réception partielle .................................................................................................................... 387
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 387
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 387
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 388
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 388
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 389
Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 389
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 389
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 389
Stock .................................................................................................................................................... 391
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 391
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 391
La saisie des articles .................................................................................................................... 391
Onglet Infos .................................................................................................................................. 391
Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 392
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 392
Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 392
Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 392
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 392
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 393
Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 393
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 393
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 393
L'inventaire ................................................................................................................................... 393
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 394
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 394
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 394
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 394
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 395
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 395
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 396
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 396
Modification du tarif ...................................................................................................................... 396
Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 396
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 396
Table des matières
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 397
Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 397
Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 397
Choix des données à modifier ...................................................................................................... 397
Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 398
Intervalle des articles .................................................................................................................... 398
Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 398
Modification du tarif ...................................................................................................................... 398
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 398
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 398
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 399
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 399
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 399
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 399
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 400
Opérations ........................................................................................................................................... 401
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 401
Règlements clients ........................................................................................................................... 401
Les règlements clients .................................................................................................................. 401
Affectation du paiement................................................................................................................ 403
Affectation du règlement .............................................................................................................. 403
Remise en banque ........................................................................................................................... 403
La remise en banque .................................................................................................................... 403
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 404
Lettre de change relevé................................................................................................................ 404
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 405
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 405
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 405
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 406
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 407
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 407
Opération de virement .................................................................................................................. 408
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 408
Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 408
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 408
Sélection des clients ..................................................................................................................... 408
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 409
Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 409
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 409
Génération automatique des paiements ...................................................................................... 409
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 410
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 410
Options du transfert comptable .................................................................................................... 410
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 411
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 412
Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 412
Lettres de relance ............................................................................................................................ 413
La lettre de relance ....................................................................................................................... 413
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 414
DEB .................................................................................................................................................. 414
La DEB ......................................................................................................................................... 414
Validation de la DEB .................................................................................................................... 415
Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 415
Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 416
Impression de la DEB ................................................................................................................... 417
Facturation périodique ..................................................................................................................... 417
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 417
Alertes .......................................................................................................................................... 417
Classification des clients .................................................................................................................. 418
Définition des classifications ........................................................................................................ 418
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 418
Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 419
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 420
Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 422
La mise à jour de la classification ................................................................................................ 422
Une sélection de clients ............................................................................................................... 423
Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 423
Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 423
EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 423
Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 423
Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 429
Impressions ......................................................................................................................................... 431
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 431
Sélection des articles ....................................................................................................................... 431
Sélection des clients ........................................................................................................................ 431
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 431
Sélection des devises ...................................................................................................................... 431
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 431
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 431
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 432
Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 432
Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 432
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 432
Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 433
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 434
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 434
Impression de la relation client ........................................................................................................ 435
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 436
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 436
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 437
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 437
Impression des paiements ............................................................................................................... 438
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 438
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 439
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 439
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 440
Pièces .............................................................................................................................................. 440
Impression des pièces .................................................................................................................. 440
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 441
Traites .............................................................................................................................................. 441
Impression des traites .................................................................................................................. 441
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 442
Liste des pièces ............................................................................................................................... 442
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 442
Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 442
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 443
Journaux .......................................................................................................................................... 443
Ventes .......................................................................................................................................... 443
Achats........................................................................................................................................... 444
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 445
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 445
Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 446
Création d'un classeur .................................................................................................................. 446
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 446
Données ........................................................................................................................................... 446
Impression des affaires ................................................................................................................ 446
Impression des articles ................................................................................................................. 447
Impression des clients .................................................................................................................. 447
Impression des commerciaux ...................................................................................................... 448
Impression des familles d'articles................................................................................................. 448
Table des matières
Impression des familles de clients ............................................................................................... 448
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 449
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 449
Impression des textes standards ................................................................................................. 450
Articles collectifs ........................................................................................................................... 450
Banques ....................................................................................................................................... 451
Codes remises ............................................................................................................................. 451
Collections .................................................................................................................................... 452
Devises ......................................................................................................................................... 452
Dépôts .......................................................................................................................................... 452
Frais de port ................................................................................................................................. 453
Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 453
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 454
Modes de règlement ..................................................................................................................... 454
Promotions ou soldes ................................................................................................................... 455
Unités ........................................................................................................................................... 455
Gammes ....................................................................................................................................... 456
DEB .............................................................................................................................................. 456
Divers ........................................................................................................................................... 458
Historique des ventes ...................................................................................................................... 460
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 460
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 461
Historique des achats ...................................................................................................................... 461
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 461
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 462
Statistiques....................................................................................................................................... 462
Impression des commissions commerciaux................................................................................. 462
Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 463
Articles .......................................................................................................................................... 463
Clients........................................................................................................................................... 465
Fournisseurs ................................................................................................................................. 467
Stock ................................................................................................................................................ 469
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 469
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 469
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 470
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 470
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 471
Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 471
Outils .................................................................................................................................................... 473
Recalcul des données ...................................................................................................................... 473
Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 473
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 473
Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 473
Le journal des évènements .............................................................................................................. 473
Champs personnalisés .................................................................................................................... 474
Les champs personnalisés ........................................................................................................... 474
Agenda ............................................................................................................................................. 474
L'agenda ....................................................................................................................................... 474
Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 475
Options de l'agenda ..................................................................................................................... 475
Suppression de données ................................................................................................................. 475
Suppression de données.............................................................................................................. 475
Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 476
Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 476
Suppression des paiements ......................................................................................................... 476
Archivage des données ................................................................................................................... 476
Archivage des données ................................................................................................................ 476
Import paramétrable ......................................................................................................................... 476
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 477
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 477
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 478
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 478
Import du fichier articles ............................................................................................................... 479
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 479
Import du fichier clients ................................................................................................................ 480
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 480
Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 481
Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 481
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 481
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 481
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 482
Export paramétrable ........................................................................................................................ 482
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 482
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 482
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 483
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 483
Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 483
Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 483
Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 484
Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 484
Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 484
Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 484
Import Devis Flash ....................................................................................................................... 484
Internet ................................................................................................................................................. 489
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 489
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 489
Envoi des données ....................................................................................................................... 489
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 490
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 490
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 490
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 491
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 491
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 491
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 491
La préparation des données ........................................................................................................ 491
Télécharger les commandes............................................................................................................ 492
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 492
Sélection de la période ................................................................................................................. 492
Choix du client .............................................................................................................................. 492
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 493
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 493
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 493
Choix du format d'export .............................................................................................................. 493
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 493
Création du fichier XML ................................................................................................................ 494
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 494
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 494
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 495
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 495
Menu ? ................................................................................................................................................. 497
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 497
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 497
Divers ................................................................................................................................................... 499
Félicitations ...................................................................................................................................... 499
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 499
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 500
Index .................................................................................................................................................... 503
1
Ecran d'accueil (logiciel non activé)
Le logiciel est livré en version d’évaluation. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de gestion commerciale RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel.
3
Ecran d'accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,
Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,
Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,
Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,
Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.
5
Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
7
Dossier
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale Pro + 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.GPP qui apparaît pour accéder à votre gestion.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.GPP).
Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours.
Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Nouveau
Création d'un dossier
Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier.
Word PRO Plus
8
Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Etape 2 : Identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Etape 3 : L'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise
Etape 4 : Le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise
Etape 5 : Choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Recopie
La recopie
Dossier
9
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication, transferts inter-dépôts) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements clients
Word PRO Plus
10
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des lignes d'action
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base
Recopie des fichiers de base
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Utilisateurs
Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
Quelques grands principes
Dossier
11
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur. Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur
Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers.
Word PRO Plus
12
Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante :
1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire.
2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance.
3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur.
Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser.
Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs
Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Dossier
13
Suppression clients : Supprimer
Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients: Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,
Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)
Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
Import/Export articles: Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux: Supprimer
Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement: Supprimer
Droits BANQUE
Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque: Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port: Supprimer
Word PRO Plus
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Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles: Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients: Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs: Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
Droits PROMOTIONS SOLDES
Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression promotions ou soldes : Supprimer
Droits CODE REMISE
Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression code remise: Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités: Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations: Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises: Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Dossier
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Suppression textes standards: Supprimer
Droits DEB
Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB: Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers: Supprimer
Import Codes Postaux : Import
PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis: Regroupement, Transfert
Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis: Supprimer
Droits COMMANDES
Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes: Supprimer
Droits BL
Traitement BL: Regroupement, Transfert
Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL: Supprimer
Droits FACTURES
Traitement factures: Transfert
Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures: Supprimer
2. ACHATS
Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Word PRO Plus
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Impression journaux et historique - Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs: Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception: Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat: Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat: Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser
Droits ENTREES
Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées: Supprimer
Droits SORTIES
Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties: Supprimer
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication: Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire: Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement: Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Dossier
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Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
Word PRO Plus
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La date de connexion,
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
Propriétés
Paramétrage de la devise locale
Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise.
Barèmes DEEE
La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Le mémo
Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés.
Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
Coordonnées
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Dossier
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Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE).
Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données.
Préférences
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
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Libellé des variables de la formule de calcul
Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables.
Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Création d'un format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format.
Dossier
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Les formats sont applicables dans les modèles d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de date.
Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l’heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Bouton Général
Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque).
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows.
Bouton Décimales
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Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €).
Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation. Si vous possédez la version multi-dépôt du logiciel, lorsqu'un article est en rupture de stock dans le dépôt que vous avez sélectionné, une fenêtre apparaît dans laquelle vous avez la quantité disponible de l'article pour chaque dépôt où le stock est positif.
Génération automatique des factures périodiques
***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations.
Comptabilisation des avoirs en négatif
Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif.
Bouton Devis
Cet onglet permet de paramétrer les informations relatives à l'état des devis.
Durée de validité des devis
La durée de validité des devis est par défaut fixée à 30 jours. Cette durée va permettre de calculer une date de validité pour un devis. Lorsque cette date est arrivée à échéance, les devis En cours pourront alors être relancés.
Autoriser la modification des devis en cours
Un devis dont l’état est En cours n’est par défaut pas modifiable. L’option Autoriser la modification des devis en cours permet de les modifier.
Dossier
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Bouton Pièces : options pour les ventes
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Priorité code remise
Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement.
Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente)
Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7.
Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison
Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client.
Avertissement d’une vente à perte
Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération.
Activer la validation des factures ou avoirs
Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable.
Word PRO Plus
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En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes.
Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison
Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable.
Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs
Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Insérer automatiquement les articles liés
Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée.
Bouton Pièces : options pour les achats
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures
Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur.
Gestion des frais d’approche
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Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Bouton Pièces : options pour les stocks
Inclure les articles en sommeil
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Inclure les articles non facturables
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Bouton Tiers
Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs.
Civilités
Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs.
Clients - Fournisseurs
Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001
Modification du N° de Compte
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte.
Bouton Divers
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Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité.
Transfert ou copie de pièces
Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé.
Comptabilisation des pièces
Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur.
Comptabilisation des règlements
Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX.
Bouton Paramètres du réseau local
Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site …
Bouton Déclaration d'échanges de biens
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB.
Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable.
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale.
Dossier
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Transferts Analytiques
***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
***Non disponible en version millésimée*** Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement.
Bouton Racines de comptes comptables
Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Client - Fournisseur
Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture.
Vente - Achat
Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences.
Banque
La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque.
Valeurs à l’encaissement
Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients.
Décaissement
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La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs.
Acompte HT
Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes.
Les comptes du dossier comptable
Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces.
Ecritures comptables avec ou sans remise
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression.
Numérotation des pièces
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …).
Modèle d'impression par défaut
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De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC.
Bouton Préférences Liaison E-mail
Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel.
Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier
Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Vérifiez les mails entrants toutes les X mins
Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Télécharger automatiquement
Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation
Bouton Gestion des gammes
***Disponible uniquement en version Pro Plus***
Nombre de gammes
A la création d’un dossier, l’option Gérer les gammes est automatiquement cochée et le nombre de gammes est égal à 2. Ces 2 gammes se déclinent sous le nom de Gamme 1 et Gamme 2. Cependant, vous pouvez personnaliser chaque gamme en cliquant sur leur nom sous le bouton Gestion des gammes à gauche de votre écran. Vous pouvez également gérer une 3ème gamme en indiquant 3 dans le champ Nombre de gammes. La gamme 3 est alors créée. Attention ! Dès que vous avez créé un élément dans une gamme, vous ne pouvez plus changer le nombre de gammes que vous souhaitez gérer.
Codification automatique
Un article « gammé » est automatiquement créé à partir d’un article collectif et de la combinaison qui lui est rattaché. L’article collectif doit obligatoirement être codifié sur 7 caractères. Vous pouvez donc soit les numéroter manuellement soit les numéroter automatiquement en cochant l’option Codification automatique.
Mode de remplissage de l’arbre
Cette option concerne l’affichage des combinaisons. Une combinaison se présente sous forme d’arbre. Par exemple, si vous gérez 3 gammes (par exemple : Appellation, Domaine et Millésime), sous chaque appellation apparaîtra chaque domaine et sous chaque domaine apparaîtra tous les millésimes. 3 possibilités d’affichage sont proposées :
Tout réduire. Seuls les éléments de la gamme 1 sont affichés et un + apparaît à côté de chaque élément de la gamme 1 afin de visualiser les éléments de la gammes 2 et ceux de la gamme 3.
Tout déplier signifie que dès que vous ouvrez une combinaison, par défaut, tout est déplié. L’ensemble de l’arbre est affiché.
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Intelligent permet de ne déplier que les éléments qui contiennent plus d’un enregistrement.
Paramétrage d'une gamme
Cet écran permet de paramétrer chaque gamme.
Libellé
Lorsque vous créez un dossier, par défaut, ces champs sont renseignés pour chaque gamme. Ils se nomment Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3. Cependant, vous pouvez les renommer et vous devez indiquer un libellé au singulier et au pluriel. Les libellés que vous indiquez ici, seront repris dans le menu Données + Stock afin de créer des éléments dans chaque gamme.
Code
Indiquez la longueur du code pour chaque gamme sachant que la concaténation du code des 3 gammes doit être obligatoirement à 9 caractères. Si vous ne gérez que 2 gammes, l’obligation reste la même. Si cette concaténation n’est pas égale à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences. Attention ! Cette longueur ne peut plus être modifiée dès que vous avez créé un élément dans une gamme.
Image
Vous pouvez associer une image à chaque gamme. Cliquez sur l’option Insérer une image et sélectionnez votre image. L’image apparaît alors en dessous de l’option. Cette image permet d’identifier une gamme et est reprise dans la combinaison. Ainsi, pour chaque élément de la gamme, cette image lui sera associée dans la combinaison. Cependant, vous pouvez également associer une image à chaque élément d’une gamme.
Taux de TVA et TPF
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc…
Vente DOM – TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro.
Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc…
Configuration de l'impression
Configuration de l'impression
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Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Options du convertisseur de fichiers - Excel
Placer toutes les pages sur la même feuille
Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente.
Options du convertisseur de fichiers - RTF
Format de fichier
Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF
Remplacer les tabulations par des espaces
Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg
Résolution
Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format
Niveau de compression
Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg.
La sauvegarde
La sauvegarde
Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ?
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Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,
La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination.
Crypter l’archive avec un mot de passe
Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe.
Ajouter un commentaire à l’archive
Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
Sauvegarde Internet
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Saisie d'un commentaire
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Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde.
Saisie du mot de passe de l'archive
Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un.
La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination
Sélection du fichier de sauvegarde
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Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination
Type de restauration
Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination
Répertoire de destination
Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.
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Affichage
La barre d'état
La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :
Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.
Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule.
Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Barre de fenêtres
Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Le volet de navigation
Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation.
Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes
Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,
Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,
Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,
Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne.
Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes
Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,
Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,
Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,
Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,
Relation Client : Agenda
Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont
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accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème.
Options du menu Fenêtre
Tout fermer
Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes.
Barres d'outils
Barres d'outils
Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :
La barre d’outils Dossier,
La barre d'outils Navigation,
La barre d’outils Données,
La barre d’outils Formatage texte enrichi,
La barre d'outils Ventes,
La barre d’outils Internet,
La barre d'outils Achats,
La barre d’outils Stock,
La barre d’outils Tiers,
La barre d’outils Outils,
La barre d’outils Utilisateurs.
Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine.
Bulles d’aide
La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône.
Boutons larges
Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale.
Barre d'outils Dossier
Affichage
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Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers.
Barre d'outils Navigation
Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste.
Barre d'outils Données
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards.
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Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings
Barre d'outils Formatage texte enrichi
La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces.
Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné.
Barre d'outils Ventes
Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes.
Affichage
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: Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients.
Barre d'outils Internet
Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP.
Barre d'outils Achats
Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs.
Barre d'outils Stock
Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage.
Barre d'outils Opérations
Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque.
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: Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques.
Barre d'outils Tiers
Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné. : Affiche la relation client. : Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné. : Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné.
Barre d'outils Outils
Description de la barre d’outils Outils : Affiche l’agenda. : Accède au paramétrage des impressions. : Accède à la réorganisation des fichiers. : Accède à la suppression de données. : Affiche la page sur le gestionnaire de clients. : Accède au recalcul des données. : Affiche les champs personnalisés.
Barre d'outils Utilisateurs
Description de la barre d’outils Utilisateurs : Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur. : Affiche la liste des utilisateurs.
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Données
La fiche Affaire
L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état. Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions. L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire. Une affaire est alors affectée à une action depuis :
L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires créées,
Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,
L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation d’un code affaire.
Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Frais de port
Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du frais de port à définir.
Montant à saisir / Pourcentage/Paliers
Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou fournisseur,
Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT du document courant et du pourcentage saisi,
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